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UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NCLEO MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA
MATURN / MONAGAS / VENEZUELA

ANLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA EL


DESARROLLO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE
MERCANCA DE LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.
MATURN, ESTADO MONAGAS

TUTOR ACADMICO:
Lcda. Maira Vargas

ELABORADO POR:
Br. Salazar M., Yosmarys C.
17.241.330

Trabajo de Grado, Modalidad Pasanta, presentado como requisito


parcial para optar al ttulo de: Licenciado en Contadura Pblica.

Maturn, Noviembre de 2008.

DEDICATORIA
Quiero dedicarle este logro especialmente a mis padres Betzaida
Medina de Salazar y

Jos Gregorio Salazar, quienes fueron el pilar

fundamental para ir logrando cada una de las metas que me he trazado en la


vida, siendo esta la mas importante, reconocindoles todo el esfuerzo y
apoyo que me han brindado hasta ahora, orientndome, protegindome y
guindome por el camino que debo seguir para alcanzar todas mis metas y
ser una persona exitosa en la vida. Este logro es de ustedes, Te Amo mami,
Te amo Papi!
A mis amigas y compaeras de estudio la Migse, la Zore, Karelis,
Vanessa y Anais, por todo lo que hemos compartido juntas, por estar siempre
all cuando ms las necesito. Las quiero!
A Anita y a Laura este triunfo tambin es para ustedes amigas.

Yosmarys Salazar

ii

AGRADECIMIENTO
A Dios Todo Poderoso por guiarme y mostrarme el camino correcto
cada da de mi vida.
A la Universidad de Oriente, por abrirme sus puertas, y darme la
oportunidad de realizar mis estudios en sta institucin.
A la Empresa Conexsa Oriente, S.A., por permitirme realizar mi trabajo
de grado en sus instalaciones. As como a todas las personas que laboran en
la misma.
A la Lcda. Maira Vargas por su enorme colaboracin, apoyndome
siempre y ofrecindome sus conocimientos para el desarrollo de este trabajo.
A la Lcda. Ana Parra, por su asesora y entendimiento, ayudndome
en todo lo que era necesario.
A la Ing. Luxgenys Milln, por prestarme su valiosa colaboracin en
todo momento.
A mis compaeros y amigos Vanessa Lpez, Anais Rossi, Karelis
Len, Ana Rodrguez, Migselis Arbelaez, Zoreilys Lpez, Laura y Harold
Pastrano por todo su apoyo y compaa en los momentos que mas los he
necesitado, gracias amiguitos por estar siempre conmigo los quiero mucho.
A todas aquellas personas que de una u otra manera colaboraron con
mi formacin y capacitacin como profesional y aquellas que me orientaron y
apoyaron en la realizacin de este trabajo de grado. GRACIAS!
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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NCLEO MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA
MATURN / MONAGAS / VENEZUELA

ANLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA EL


DESARROLLO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE
MERCANCA DE LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.
MATURN, ESTADO MONAGAS

Aprobado por:

_______________________
Lcda. Maira Vargas
Asesor Acadmico
____________________
Lcda. Joswmar Franco
JURADO

__________________
Lcdo. Nguel Rodrguez
JURADO

Maturn, Noviembre de 2008.

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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NCLEO MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA
MATURN / MONAGAS / VENEZUELA

ANLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA EL


DESARROLLO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE
MERCANCA DE LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.
MATURN, ESTADO MONAGAS
Autor:
Br. Salazar M., Yosmarys C.
Tutor Acadmico:
Lcda. Maira Vargas
RESUMEN
El objetivo de la presente investigacin fue Analizar los Procedimientos que
se realizan para el desarrollo de las Operaciones de Compra y Venta de
Mercanca en la Empresa Conexsa Oriente, S.A. Maturn, Estado Monagas.
Con el propsito de obtener la informacin necesaria se precisaron los
objetivos especficos dirigidos a: Conocer las actividades que se desarrollan
en la Gerencia de Operaciones conjuntamente con la Gerencia de Ventas de
la Empresa Conexsa Oriente, S.A. Describir los procedimientos necesarios
para la ejecucin de las operaciones de compra y venta de mercanca.
Evaluar el sistema de control interno administrativo en las Gerencias de
Operaciones y Ventas a travs de los diferentes mtodos. Analizar los
resultados obtenidos de la evaluacin realizada a los procedimientos de
compra y venta de mercanca. Este trabajo estuvo enmarcado en la
modalidad de campo y documental, nivel descriptivo, con una poblacin
conformada por Diez (10) personas. Para recaudar la informacin, se dise
y aplic un instrumento tipo cuestionario del cual se obtuvieron los datos que
posteriormente fueron tabulados y analizados, entre las conclusiones se
obtuvo que: La empresa no cuenta con un manual de sistemas y
procedimientos administrativos y contables, el cual es importante para el
desarrollo de las actividades diarias. Se sugiere la elaboracin de un manual
de sistemas y procedimientos administrativos y contables.
Descriptores: Anlisis, Procedimientos, Control interno.

NDICE GENERAL

Dedicatoria

Pg.
ii

Agradecimiento.

iii

Aprobacin del Jurado.

iv

Resumen.

ndice General ..

vi

Introduccin

FASE I:
ASPECTOS GENERALES O GENERALIDADES

Objetivos de la Investigacin .

Objetivo General.

Objetivos Especficos.

Caractersticas Organizacionales De La Empresa

Resea Histrica De La Empresa ..

Misin de Conexsa Oriente, S.A..

Visin de Conexsa Oriente, S.A

Poltica de Calidad de de Conexsa Oriente, S.A..

Objetivos de Conexsa Oriente, S.A..

Estructura Organizativa de de Conexsa Oriente, S.A..

FASE II.
DESARROLLO DEL ESTUDIO

10

Actividades que se desarrollan en al Gerencia de Operaciones


conjuntamente con la Gerencia de Ventas de la Empresa Conexsa
Oriente, S.A..

10

Procedimientos necesarios para la ejecucin de las operaciones de


compra y venta de mercanca...
Sistema de control interno administrativo en los Departamento de

vi

13

Operaciones y Ventas a travs de los diferentes mtodos

24

Resultados obtenidos de la evaluacin realizada a los procedimientos


de compra y venta de mercanca...

28

FASE III
CONSIDERACIONES FINALES

33

Conclusiones..

33

Recomendaciones..

34

Definicin de Trminos.

37

Bibliografa

40

Anexos...

42

vii

INTRODUCCIN
La mayora de las empresas buscan siempre mejorar el desarrollo de
sus funciones y lograr de esta manera eficiencia y eficacia en sus
operaciones, para as maximizar sus utilidades como objetivo principal. Para
una organizacin saber si realiza de manera correcta sus operaciones
generalmente acude a las revisiones y evaluaciones, ya que, a travs de las
mismas se evalan todos los procedimientos que se realizan en los
diferentes departamentos a fin de indagar si existen anomalas y de ser as,
determinar el origen para corregirlas.
Las empresas deben contar con una herramienta eficaz para saber si
sus operaciones tienen un buen rumbo, siendo observadas y evaluadas por
personas ajenas o pertenecientes a ellas, las cuales persiguen como objetivo
conseguir y corregir los errores en los procedimientos de las operaciones.
Actualmente las organizaciones siempre quieren mejorar sus operaciones, a
travs de un buen control interno, no descuidando detalles, ya que,
pequeos errores que se presenten pueden ocasionar al final grandes
consecuencias.
El control interno es unos de los aspectos ms importantes, ste
comprende la organizacin, polticas y procedimientos para el desarrollo de
las operaciones y busca promover el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas para el logro de los objetivos de la empresa. Una estructura de
control interno slida es fundamental para obtener la eficiencia y economa
en las operaciones realizadas en cada uno de los departamentos de la
entidad, aunque sta no garantiza por si misma una gestin eficiente, ni
puede estar libre de errores e irregularidades.

Dentro de los departamentos ms importantes que tiene una


organizacin encontramos los de compra y venta, ya que en los mismos es
donde se invierte la mayor cantidad de dinero, adems de ser el motor
fundamental a travs de los cuales las empresas obtienen sus utilidades.
Estos departamentos deben tener un buen manejo y control, y una de las
maneras ms idneas de evaluar si se estn cumpliendo con los
procedimientos de forma correcta es mediante de evaluaciones peridicas.
Conexsa Oriente, S.A. es una empresa de tipo comercial, ya que, su
principal actividad es la compra y venta de mercanca. El encargado de
realizar, supervisar y controlar que dichas operaciones se realicen de la
mejor manera, es la Gerencia de Operaciones, conjuntamente con la
Gerencia de Ventas, estos tienen como objeto contribuir a que los procesos
de atencin al cliente se realicen de forma oportuna, as mismo desarrollar
las estrategias de mercadeo y ventas de todos los productos que ofrece la
compaa.
El trabajo que se presentar a continuacin, busc analizar los
procedimientos realizados para el desarrollo de de las operaciones de
compra y venta de mercanca de la Empresa Conexsa Oriente, S.A.
El presente trabajo est estructurado de la siguiente manera:

FASE I: En la cual se describe el entorno empresarial donde se


realizaron las pasantitas, los objetivos desarrollados, as como tambin las
tcnicas de recoleccin de informacin y las caractersticas organizacionales
de la institucin.

FASE II: En esta fase se presenta el anlisis de cmo se controla todo


el movimiento de entrada y salida de mercanca de acuerdo a las actividades
que se realizan dentro de la Gerencia de Operaciones y de Venta, para
mejorar los procedimientos de las operaciones de Compra y Venta.
FASE III: En esta ltima fase se desarrollaron las conclusiones y
recomendaciones de acuerdo a la investigacin realizada. As mismo se
presentan la definicin de trminos, la bibliografa utilizada para la
elaboracin del presente informe, y los anexos respectivos que sirven para
sustentarlos.

FASE I
ASPECTOS GENERALES O GENERALIDADES
La Empresa Conexsa Oriente, S.A. tiene como actividad econmica la
compra y venta de suministros, materiales y equipos de ferretera industrial.
Estas actividades de compra y venta son generalmente realizadas por el
departamento de operaciones el cual sigue una serie de procedimientos y
tiene por finalidad recibir, analizar y revisar la informacin del rea de
operaciones. As

mismo,

atender

los

diferentes

requerimientos

del

departamento de ventas en cuanto al suministro de materiales y otros rubros


ubicados en almacn, recibindolos, clasificndolos, despachndolos e
inventarindolos para satisfacer necesidades de dichas unidades.
La Gerencia de Operaciones es primordial para el control de las
operaciones de compra y venta y para que estas se realicen de una manera
eficiente. Esta Gerencia tienen como funcin principal controlar, dirigir y
supervisar la entrada y salida de mercanca, esto engloba todas las
operaciones relacionadas con la compra y venta de mercanca, debido a las
mltiples funciones que all se realizan surge la necesidad de establecer una
gerencia que se encargue exclusivamente de las compras y otro paralelo a
este, que ya existe dentro de la organizacin que se encargue de las ventas,
siendo la Gerencia de Operaciones el que brinde un punto de equilibrio entre
ambos y de esta forma se lograra una mejor eficiencia en las operaciones.
A travs de la elaboracin de este proyecto se persigue realizar un
anlisis en la Gerencia de operaciones y en la Gerencia de ventas de la
Empresa Conexsa Oriente, S.A. con la finalidad de optimizar los
procedimientos administrativos realizados para el desarrollo de las
operaciones de compra y venta de mercanca.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
OBJETIVO GENERAL
Analizar los Procedimientos que se realizan para el desarrollo de las
Operaciones de Compra y Venta de Mercanca en la Empresa Conexsa
Oriente, S.A. Maturn, Estado Monagas.
OBJETIVOS ESPECFICOS

Conocer las actividades que se desarrollan en la Gerencia de


Operaciones conjuntamente con la Gerencia de Ventas de la Empresa
Conexsa Oriente, S.A.

Describir los procedimientos necesarios para la ejecucin de las


operaciones de compra y venta de mercanca.

Evaluar el sistema de control interno administrativo en las Gerencias


de Operaciones y Ventas a travs de los diferentes mtodos.

Analizar los resultados obtenidos de la evaluacin realizada a los


procedimientos de compra y venta de mercanca.

CARACTERSTICAS ORGANIZACIONALES DE LA EMPRESA


Resea Histrica de la Empresa
CONEXSA ORIENTE, S.A. Fue creada el cuatro (04) de Septiembre
de 2002, es una empresa que nace a raz del desarrollo industrial imperante

en la Regin Oriental, es por ello que se ha preparado durante una larga


trayectoria para cubrir las demandas existentes de la misma.
El objeto de la empresa es la explotacin del ramo relacionado con la
compra y venta de Conexiones para la Industria Petrolera.
La inexistencia

de empresas dedicadas a la venta de diferentes

materiales a la Industria Petrolera conlleva a los fundadores de CONEXSA


ORIENTE, S.A. a desarrollar sus actividades en el oriente del pas, la cual
tiene como poltica principal ofrecer a todos sus clientes un servicio de
distribucin de Conexiones Soldables, Conexiones Roscadas (de acero al
carbn, acero inoxidable, hierro negro y aleados), al igual que bridas,
vlvulas petroleras, conexiones de acero inoxidable para instrumentacin,
tuberas de acero al carbono en diversos dimetros y shedules, mangueras y
correas industriales, conexiones hidrulicas para baja y alta presin,
esprragos petroleros, herramientas y accesorios varios. Toda esta lnea de
productos regida por las normas internacionales, ofrecindoles certificados
de calidad para garantizarles la los compradores la

calidad ptima del

producto.
Por su capacidad tcnica y competitiva comercial, posee una alta
experiencia de ventas a renombradas Empresas de la Industria de Gas y
Petrleo en Venezuela, en tal sentido su filosofa es la de conformar equipos
de trabajo con el cliente a fin de optimizar los resultados.
Misin de Conexsa Oriente, S.A.
Ofrecer

un excelente servicio en la distribucin de insumos

industriales a travs de una gama de productos de alta calidad acorde a los

cambios del mercado para cubrir las necesidades en las operaciones de la


industria. As mismo un excelente servicio post-venta.
Visin de Conexsa Oriente, S.A.
Ser una empresa lder a nivel nacional como proveedor confiable de
insumos para la industria. Con apertura de nuevas sucursales, adems de
contar con un personal calificado que lideren y garanticen la eficiencia de las
operaciones, satisfaciendo totalmente a nuestros clientes.
Poltica de Calidad de Conexsa Oriente, S.A.
Nuestra empresa se dedica a la comercializacin de productos de alta
calidad, elaborados por fabricantes que aplican normas internacionales de
aseguramiento de la calidad y nos enfocamos en la satisfaccin total de
nuestros clientes, as como en las mejoras continuas de nuestros procesos.
Objetivos de Conexsa Oriente, S.A.

Atender a clientes y proveedores.

Supervisar y controlar la mercanca despachada contra la que est en


existencia.

Establecer mtodos de trabajo, registro y control.

Supervisar y controlar el retiro de las empresas proveedoras, los


materiales y equipos adquiridos por la empresa.

Supervisar el funcionamiento operativo de de las unidades de


transporte.

Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad integral


establecidos.

Elaborar informes peridicos de las actividades realizadas.

Realizar cualquier otra actividad que le sea asignada y que sea


inherente a Conexsa.

Estructura Organizativa de Conexsa Oriente, S.A.


Conexsa Oriente, S.A. es una empresa que est conformada por
cuatro (04) gerencias, identificadas como: Gerencia General, administracin
y recursos humanos, Operaciones y Ventas. Las pasantas fueron realizadas
en la gerencia de Administracin y Recursos Humanos, desarrollando el
cargo de auxiliar contable siendo objeto de estudio las Gerencias de
Operaciones y Ventas.
La Gerencia de Administracin y Recursos Humanos tiene por
finalidad planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos administrativos y
econmicos de la empresa; proyectos y acciones financieras encaminadas a
la obtencin de resultados positivos para la empresa. Prepara los planes y
presupuestos financieros de la empresa. As mismo, ser responsable de la
administracin de los subsistemas de Recursos Humanos de la organizacin,
buscando procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continuo.
Funciones y actividades que se desarrollan en la Gerencia de
Administracin y Recursos Humanos:
Emitir facturas al cliente y velar que estas cumplan con los requisitos del
Seniat.
Realizar seguimiento a las cuentas por cobrar.

Manejar y controlar Caja Chica.


Controlar el proceso de solicitudes de solvencias administrativas y pago
de impuestos fiscales.
Facilitar todo el flujo de informacin contable.
Elabora informes financieros de la situacin
Controlar la aplicacin de las Retenciones de Impuesto sobre la Renta
(I.S.L.R) Y Retenciones deL Impuesto al Valor Agregado (I.V.A).
A continuacin se presenta el organigrama de CONEXSA ORIENTE,
S.A. Sede Principal Maturn.
Gerente
General
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA CONEXSA ORIENTE, S.A.
Asesor Jurdico
Asesor Contable

Asesor Externo
(Gerencial)
Asesor de Sistemas

Gerente de
Administracin y RRHH

Gerente de Ventas

Gerente de Operaciones

Asistente de
Operaciones

Auxiliar de
Contabilidad

Asistente
Administrativo

Analista de
RRHH

Representantes de
Ventas
(4)
Almacenista

Chofer
(3)

Auxiliar
Administrativo

Mantenimiento

Auxiliar
de
Almacn

Fuente: Gerencia de Administracin y Recursos Humanos, Ao 2008.

10

FASE II
DESARROLLO DEL ESTUDIO
A continuacin se presentan el desarrollo de los objetivos planteados
en la investigacin.
ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN LAS GERENCIAS DE
OPERACIONES CONJUNTAMENTE CON LA GERENCIA DE VENTAS DE
LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.
Gerencia de Operaciones
La Gerencia de Operaciones en la empresa Conexsa Oriente, S.A. es
la encargada de realizar las operaciones de compra de mercanca, la cual
tiene por finalidad recibir, analizar y revisar la informacin del rea de
operaciones, con el objeto de contribuir a que los procesos de atencin al
cliente se realicen de manera oportuna, as mismo, atender a los diferentes
requerimientos de la Gerencia de Ventas en cuanto al suministro de
materiales

otros

rubros

ubicados

en

almacn,

recibindolos,

clasificndolos, despachndolos e inventarindolos para satisfacer las


necesidades de dichas unidades
Para llevar a cabo su propsito y finalidad esta gerencia tiene como
funcin realizar las siguientes actividades:

Entregar materiales y realizar nota de entrega que se enva a la


gerencia de administracin para ser facturada.

11

Chequear que la carga del camin, sea, la que est facturada


debidamente con sus soportes.

Verificar la codificacin y registro de mercanca que ingresa al


almacn.

Elaborar la programacin anual de las adquisiciones, para la dotacin


del almacn.

Supervisar la clasificacin y organizacin de la mercanca en el


almacn.

Revisar y supervisar la elaboracin de rdenes de compra para la


adquisicin de materiales.

Supervisar los niveles de existencia de inventario.

Mantener actualizados los sistemas de registro.

Supervisar la seleccin de materiales y equipos en cuanto a


identificacin, tipo y calidad.

Supervisar y controlar el sistema de certificado de calidad de los


productos y materiales.

Revisar, firmar y consignar inventarios en almacn.

Llevar el control de la contabilidad de requisiciones.

Velar por el estado y mantenimiento de los vehculos.

Facilitar cdigos al analista contable para ser cargados en el Sistema


Contable Computarizado (Saint).

Proponer y supervisar la ejecucin de mejoras en la planta fsica de la


empresa, as como en las unidades de transporte.

Supervisar el funcionamiento, saneamiento de las instalaciones de la


empresa.

Gerencia de Ventas

12

Los representantes de ventas tienen como responsabilidad identificar


prospectos, convertirlos en oportunidades, clientes leales y finalmente
voceros. Estos deben estar en la capacidad de desarrollar propuestas
sumamente innovadoras y eficaces para el incentivo y soluciones de lealtad,
enfocados a la fuerza de ventas, canales y consumidores de las empresas.
Igualmente deben obtener nuevos negocios, cumplir los propuestos y
asegurarse que todas las necesidades del cliente sean alcanzadas.
Las actividades realizadas por la gerencia de ventas son las
siguientes:

Identificar, negociar y cerrar negocios con clientes potenciales.

Alcanzar y exceder ventas establecidas y objetivos de desarrollo


comercial.

Manejar el ciclo de proceso de ventas para satisfactoriamente vender


y entregar soluciones a los clientes.

Desarrollar modelos financieros, incluyendo el pronstico y el anlisis


de mrgenes.

Desarrollar fuertes relaciones profesionales con clientes fijos y con


clientes potenciales.

Disear e implementar planes de mercadeo especfico para cada uno


de los productos ferreteros a fin de lograr consolidar la venta en el sector
industrial de la zona geogrfica asignada.

Establecer herramientas para calcular el potencial de mercado y


definir los mejores objetivos para el desarrollo de cada producto.

Responder las cotizaciones solicitadas dentro de las 24 horas


siguientes.

13

Identificar nuevas oportunidades y generar ventas recurrentes a


clientes existentes.

Conducir citas peridicas con los clientes para darles reporte de los
procesos y sugerir nuevos pasos y recomendaciones generales.

Liderar la estrategia de negociacin comercial con las empresas de la


zona.

Exceder las expectativas de los clientes.

Trabajar conjuntamente con la Gerencia de Operaciones para proveer


respuestas a tiempo a los requerimientos de los clientes.

Asegurarse que los pedidos de los clientes sean liberados y


entregados conforme a la solicitud de pedido

Desarrollar campaa de relaciones pblicas, mediante visitas a


clientes y proveedores de la zona.

Prestar apoyo en la planificacin, la coordinacin de logstica y la


participacin en ferias y exposiciones de los productos de la empresa.

Desarrollar y sostener la imagen de marca de calidad constante y la


presencia de la empresa en la zona.

Preparar conjuntamente con la Gerencia de Administracin y


Recursos Humanos y de Operaciones los documentos y recaudos
necesarios, para que la empresa intervenga en procesos licitatorios con
las empresas contratistas y PDVSA.

PROCEDIMIENTOS NECESARIOS PARA LA EJECUCIN DE LAS


OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE MERCANCA.
Bases del Control Interno de Compras

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Perdomo (1997), indica que las bases del control interno de compras
son las siguientes:

Requisicin de compra: cuando se necesitan las mercancas,


materiales, entre otros. Se formula una requisicin de compras por
triplicado, numeradas progresivamente, donde constar cantidad, clase,
calidad y especificacin de las mercancas, materiales, etc., ahora bien, el
original es para el departamento de compras, duplicado para archivo o
contabilidad y triplicado para el departamento que la emiti.

Autorizacin de compra: en ocasiones, resulta prctico que el


departamento de finanzas o funcionario de alta gerencia, autorice cada
compra, formando la requisicin correspondiente, generalmente para
efectos del control de presupuesto.

Cotizacin de precios de compra: el departamento de compras, una


vez recibido autorizada la requisicin de compra, consulta su archivo de
proveedores, donde determinara nombre, direccin, precios, condiciones,
entregas fechas, as como la informacin necesaria para formular la
orden de compra y pedido al proveedor seccionado.

Orden de compra y pedido al proveedor: una vez seccionado el


proveedor, se procede a formular la orden de compra o pedido al
proveedor, donde se anotara el nombre, direccin, condiciones, fechas
del pedido, entrega, etc., as como la cantidad, clase, calidad, precios,
etc.
Ahora bien, el departamento de compras emite la orden y pedidos

numerados progresivamente, por cuadruplicado; original para el proveedor;


duplicado sin precios, para recepcin en almacn, triplicado para

15

contabilidad, para efectos de control y registro en cuentas de orden; el


cuadruplicado queda en el departamento de compras, archivndolo en unin
con la requisicin de compras que le dio origen, con las indicaciones
pertinentes. En ocasiones si existe en la empresa departamento de trfico,
se formulara una copia extra, de tal manera que este departamento solucione
los problemas de trfico en relacin a compras.

Recepcin de mercancas y materiales: almacn una vez que


recibe copia del pedido al proveedor, har los preparativos necesarios
para la recepcin de mercancas y materiales.
Cuando se reciben las mercancas, se compara, clase, cantidad,

calidad y dems caractersticas, contra la requisicin y pedido de compra por


un lado, y contra la remisin y mercancas del proveedor.
Una vez comprobadas y verificadas, se formula la Nota de Entrega al
Almacn, por cuadruplicado, debidamente numeradas progresivamente.
Original para el departamento de compras, duplicado para contabilidad;
triplicado para el departamento de trfico y el cuadruplicado para almacn;
tanto el original, como las copias, estarn firmadas por las personas que
intervienen.

Revisin y autorizacin de la factura de compras: cuando el


proveedor enva las facturas y copias, tanto el departamento de compras
como el de contabilidad, proceden a verificarlas como sigue:
El departamento de compra compara unidades, precio, clase, calidad,

etc., contra la copia del pedido de compras, nota de remisin y copia de la


factura del proveedor, sellando la copia de factura donde constara:
1. Fecha de recepcin de mercancas.

16

2. Fecha del pedido.


3. Fecha de la promesa de entrega del proveedor.
4. Firma de quien verific
El departamento de contabilidad, con la copia de factura verificada por
compras, pedido al proveedor y nota de entrada al almacn, proceder a
verificar los clculos, ajustndola con el proveedor por concepto de
descuentos, fletes, acarreos, etc., sellndola, donde constar:
1. Numero de la pliza de contabilidad.
2. Firma de quien autoriza el pago de la factura.
3. Nmero del cheque a favor del proveedor.
4. firma de quien verific, etc.

Registro de la compra: contabilidad, con la factura verificada,


requisicin, pedido y nota de entrada al almacn, procede al registro
correspondiente, cargando la cuenta de almacn si tiene procedimiento
de inventario perpetuo, Compras si tiene procedimiento analtico y la
cuenta Mercancas Generales, si tiene procedimiento global, en todo
caso, con cargo a la cuenta de Impuesto al Valor Agregado por
Acreditar, con abono a proveedores.
Al efectuar el pago, se cargan proveedores, con abono a bancos.

Ajustes a compras: las compras pueden ser objeto de ajustes, por


concepto de:
1. Devoluciones.
2. Rebajas.

17

3. Descuentos.
La Gerencia de Operaciones, quien es el responsable de la compra de
mercanca en esta empresa, y la Gerencia de Ventas no cuentan con un
manual de procedimientos para realizar sus operaciones principales que son
la compra y venta de mercanca, durante el perodo de las pasantas se pudo
observar el proceso que se realiza al momento de efectuar dichas
operaciones, la cual fue ilustrada por medio de flujogramas facilitando su
comprensin.
Proceso para la Compra de mercanca
Existen dos (2) situaciones que originan la compra de mercanca:
1.

Materiales para despacho directo al cliente.

2.

Compra de mercanca para existencia.

1. Procedimientos para la compra de mercanca para despacho directo


al cliente

El cliente le solicita a la Gerencia de Ventas una cotizacin de


materiales.

La Gerencia de Ventas verifica su existencia con la Gerencia de


Operaciones en el sistema Saint, reflejando este si existe o no, hay casos
en que el sistema falla y se verifica la existencia fsica.

En caso de que exista, la Gerencia de Ventas procede a elaborar la


cotizacin (Ver Anexo N 1) y realizar los procedimientos necesarios para
la venta de mercanca.

18

En caso de que no exista, la Gerencia de Ventas solicita cotizaciones


a proveedores para estudiar ofertas.

La Gerencia de ventas le proporciona la informacin a la Gerencia de


operaciones para que este emita la orden de compra (Ver Anexo N 2) al
proveedor seleccionado, por el representante de venta encargado de la
operacin, de acuerdo al precio y tiempo de entrega.

La Gerencia de Operaciones revisa y emite la orden de compra

La Gerencia de Operaciones se prepara para realizar la recepcin del


material y ejecutar los procedimientos necesarios para ingresarlos al
almacn e inventariarlos y realizar la venta correspondiente.

19

Flujograma del procedimiento de compra de mercanca para despacho


directo al cliente
INICIO
REQUISICION DEL CLIENTE.

GTE DE VENTAS / GTE DE OPERACIONES


SOLICITA COTIZACION DE MATERIALES A
PROVEEDORES

GTE DE VENTAS / GTE DE OPERACIONES


ESTUDIA PRECIOS Y CONDICIONES
CONVENIENTES ENTRE LOS PROVEEDORES

SELECCIONA AL
PROVEEDOR?

NO

SE DESCARTA EL PRESUPUESTO DE
MATERIAL AL CLIENTE

SI
SE EMITE ORDEN DE COMPRA AL
PROVEEDOR

NO

PROVEEDOR
SUMINISTRA
MATERIAL?

SI

GTE DE OPERACIN DEVUELVE


ORDEN DE COMPRA Y
COTIZACION AL DPTO DE VENTAS
DPTO DE VENTAS SE PONE EN CONTACTO
CON CLIENTE PARA NOTIFICAR LO
SUCEDIDO

GTE DE
OPERACIONES
RECIBE MATERIAL

MODIFICA
ORDEN DE
COMPRA?

NO

SE RECHAZA ORDEN DE
COMPRA DEL CLIENTE

SI
DESPACHO DE MATERIAL
A CLIENTE

FIN

Fuente: Gerencia de Operaciones, Ao 2008

20

Proceso de compra de mercanca para existencia

El gerente de operaciones le solicita al almacenista inventario de


material.

El Almacenista y el auxiliar de almacn proceden a realizar la


cuantificacin del inventario del material solicitado por el gerente de
operaciones.

El gerente de operaciones verifica en el sistema Saint la existencia o


cantidad de material suministrada por el almacenista.

En caso de que no concuerde la existencia fsica con lo que est


reflejado en el sistema, se le harn los correctivos necesarios al
inventario.

Si concuerda la informacin suministrada por el almacenista con la


informacin que arroja el sistema, el gerente de operaciones le solicita
cotizaciones o presupuestos a proveedores (Ver Anexo N 3), para
estudiar la mejor oferta.

Luego de estudiadas las ofertas de los diferentes proveedores el


gerente de operaciones solicita aprobacin del gerente general y emite la
orden de compra.

Gerente de operaciones enva a un chofer con cheque y orden de


compra para que retire la mercanca, ste consigna factura a la Gerencia
de administracin para su control.

El almacenista recibe la mercanca y la ubica en el almacn.

El gerente de operaciones ingresa el material al sistema Saint.

21

Flujograma del proceso de compra de mercanca para existencia

INICIO

GTE DE OPERACIN CONSIGNA CHEQUE Y


ORDEN DE COMPRA AL CHOFER

GTE DE OPERACIONES SOLICITA


INVENTARIO DE MATERIAL AL
ALMACENISTA

CHOFER RETIRA
MERCANCIA

CONSIGNA FACTURA
AL DPTO DE ADMON
PARA SU CONTROL

ALMACENISTA RECIBE Y
UBICA MERCANCIA EN EL
ALMACEN

ALMACENISTA Y AUXILIAR
CUANTIFICAN INVENTARIO DE
MATERIAL SOLICITADO

GTE DE
OPERACIONES
INGRESA EL
MATERIAL AL
SISTEMA (SAINT)

GTE DE OPERACIONES
VERIFICA CANTIDAD
DEL MATERIAL EN EL
SISTEMA (SAINT)

NO

CONCUERDA CON
INVENTARIO?

SE APLICA
CORRECTIVOS AL
INVENTARIO

FIN

SI
GTE DE OPERACIONES SOLICITA PRECIOS
A PROVEEDORES

PROVEEDORES ENVIAN
COTIZACION

NO
SE ACEPTA
COTIZACION
?

REVISION Y/O
SOLICITAR NUEVAS
COTIZACIONES A
OTROS
PROVEEDORES

SI
GTE DE OPERACIONES
SOLICITA APROBACION DEL
GTE GENERAL

ELABORA
ORDEN DE
COMPRA

SOLICITA CHEQUE
A GTE GENERAL

Fuente: Gerencia de Operaciones, Ao 2008

22

Bases del Control Interno de Ventas


Para Perdomo (1997), las bases del control interno de ventas son las
siguientes:

Cotizacin de precios de venta: el departamento de ventas, una vez


recibido la solicitud de cotizacin, consulta su existencia de mercanca,
donde determinara nombre, direccin, precios, condiciones, entregas
fechas, as como la informacin necesaria para formular la cotizacin al
cliente.

Entrega de Mercanca: El departamento de venta procede hacer la


entrega de la mercanca solicitada al cliente, y llena un formulario,
llamado nota de entrega, que posee: nombre, direccin, precios,
condiciones, entregas fechas.

Facturacin: El encargado de facturacin enva las facturas y copias,


tanto el departamento de ventas como el de contabilidad, proceden a
verificarlas de acuerdo a lo siguiente: unidades, precio, clase, calidad,
etc., contra la copia de la nota de entrega, sellando la copia de factura
donde constara:
1.

Fecha de entrega de mercancas.

2.

Fecha de la venta.

3.

Firma de quien verific

Proceso Para la Venta de Mercanca

El proceso de venta de mercanca se inicia cuando el cliente solicita


cotizacin de materiales, va fax, personalmente, telefnico y/o correo
electrnico.
23

La Gerencia de venta recibe solicitud de cotizacin y verifica la existencia


mediante el sistema Saint y luego verifica la existencia fsica con el
departamento de operaciones.
Si no se encuentra el material solicitado por el cliente en almacn, la
Gerencia de Venta a solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores
para realizar la compra para despacho directo al cliente.
En caso de que si se encuentre en existencia el material solicitado por el
cliente la Gerencia de Ventas elabora cotizacin y la enva al Gerente de
operaciones para que este autorice su emisin.
Una vez aprobada la cotizacin por nuestro cliente, este emite la orden de
compra.
Representante de Venta o Asistente de Operaciones enva cotizacin al
cliente, va fax, personalmente, correo electrnico o sobre cerrado.
La Gerencia de ventas recibe orden de compra y verifica que sean las
mismas cantidades y precios por los cuales se le realiz la cotizacin.
La Gerencia de ventas le enva la orden de compra del cliente a la
Gerencia de Operaciones para que realice el proceso correspondiente
para el despacho de material.
La Gerencia de Operaciones realiza el despacho de material y emite nota
de entrega al cliente (Ver Anexo N 4).
El gerente de operaciones enva a facturacin orden de compra y nota de
entrega para el proceso de facturacin (Ver Anexo N 5).

24

Flujograma de Proceso de la Gerencia de Ventas


INICIO

GTE DE VENTAS ASIGNA LA SOLICITUD


DE COTIZACION A REPRESENTANTE DE
VENTAS

DPTO DE VENTAS RECIBE


SOLICITUD DE
COTIZACION

CLIENTE SOLICITA COTIZACION DE


MATERIALES. VIA FAX,
PERSONALMENTE, TELEFONICO Y/O
CORREO ELECTRONICO

REPRESENTANTE DE VENTAS INICIA


PRESUPUESTO EN EL SISTEMA SAINT
VERIFICANDO EXISTENCIA DE MATERIALES
solicitados

REPRESENTANTE DE VENTAS
VERIFICA LA EXISTENCIA FISICA DE
LOS MATERIALES CON DPTO DE
OPERACIONES
REPRESENTANTE DE VENTAS
SOLICITA MATERIAL(ES)
SEGN PANEL DE
PROVEEDORES CON SOPORTE
POR ESCRITO

NO
HAY EN
EXISTENCIA?
SI
REPRESENTANTE DE VENTAS
CREA COTIZACION A CLIENTE

REPRESENTANTE DE VENTAS ENTREGA


COTIZACION Y SOPORTES A GTE DE
OPERACIONES PARA AUTORIZACION

AUTORIZA
COTIZACION?

REPRESENTANTE DE VENTAS/GTE
DE OPERACIONES VERIFICA
PROPUESTA DE OFERTA

NO

SI
REPRESENTANTE DE VENTAS O ASIST. DE
OPERACIONES ENVIA COTIZACION A CLIENTE
(VIA FAX, PERSONALMENTE, CORREO
ELECTRONICO, SOBRE CERRADO, ETC)
REPRESENTANTE DE VENTAS CONFIRMA EL
RECIBIDO CON EL CLIENTE

REPRESENTANTE DE VENTAS ARCHIVA


COTIZACIONES Y SOPORTES DEL MES
ACTUAL

REPRESENTANTE DE VENTAS ENTREGA


COTIZACIONES Y SOPORTES AL GTE O
ASIST DE OPERACIONES AL GENERARSE
LA ORDEN DE COMPRA EN EL MES
CORRIENTE

ASIST DE OPERACIONES RECIBE TODAS


LAS COTIZACIONES Y SOPORTES PARA
ESTADISTICAS Y ARCHIVO AL CIERRE DE
CADA MES

FIN

Fuente: Gerencia de Ventas, Ao 2008

25

SISTEMA

DE

CONTROL

INTERNO

ADMINISTRATIVO

EN

LAS

GERENCIAS DE OPERACIONES Y VENTA A TRAVS DE DIFERENTES


MTODOS.
El control administrativo es un proceso diseado por las empresas
para proporcionarles seguridad y cuyos objetivos son lograr: efectividad y
eficiencia en las operaciones, suficiencia y confiabilidad en la informacin
financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Segn (Kohler, 2004, p. 127), el control interno es: un factor bsico
que opera en una u otra forma en la administracin de cualquier organizacin
mercantil o de otra ndole. Aun cuando el control interno algunas veces se
identifica con el mismo organismo administrativo, frecuentemente se
caracteriza como el sistema motor que activa las polticas de operacin en su
conjunto y las conserva dentro de campos de accin factibles.
Un sistema de control interno incluye todas las medidas que toma una
organizacin con el fin de proteger sus recursos contra el desperdicio, fraude
o uso ineficiente; asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de
contabilidad y de las dems operaciones; asegurar el cumplimiento de las
polticas de la empresa y evaluar el desempeo de todas las divisiones de la
empresa.
Los procedimientos de comprobacin y control interno de cada
compaa varan de acuerdo a la necesidad de la misma. Sin embargo, los
principios cardinales del control interno pueden exponerse en la forma
siguiente:

Delimitacin exacta de responsabilidades.

26

Las actividades contables deben estar separadas de las actividades


operacionales.

Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar que la


contabilidad y las operaciones se llevan de forma ms exacta y segura
posible.

Ninguna persona debe tener a cargo la totalidad de una transaccin


comercial.

Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal y


empleados.

Debe haber rotacin entre los empleados asignados a cada trabajo o


imponerse la obligacin de disfrutar de vacaciones entre las personas que
ocupan un puesto de confianza, en la medida que sea posible.

Las instrucciones de operacin para cada puesto deben estar siempre


por escrito.

Los manuales de procedimientos fomentan la eficiencia y evitan


errores.

Proteccin de la entidad mediante fianzas y seguros para aquello


empleados que manejan fondos y valores en efectivo.

Debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud


posible.
En la empresa Conexsa Oriente, S.A., segn los instrumentos

aplicados a los empleados (ver anexo N 6), se pudo constatar que el control
interno administrativo, de la Gerencia de Venta se est conforme a los
procedimientos que se lleva a cabo, pues: se revisan los pedidos por la
Gerencia de Ventas antes de ser aceptados, se requiere la aprobacin de la
Gerencia de Administracin para los pedidos que sobre pasen cierta cantidad
de dinero, se lleva un registro de pedidos, las funciones del empleado de

27

despacho son independientes de contabilidad, facturacin y cobranza, se


efectan los despachos nicamente con base a rdenes debidamente
aprobadas, dejando copia de la orden, las cuales son enumeradas por el
empleado de contabilidad.
Por otro lado, las funciones del empleado de facturacin son
independientes de: despacho y contabilidad, el empleado de facturacin
enva copias de las facturas a cuentas por cobrar, se hace un resumen de las
facturas y los totales que pasan a contabilidad, independientemente de las
cuentas por cobrar y caja, las facturas de ventas son controladas
numricamente, y se hace una comparacin entre las rdenes de despacho
para cerciorarse de que todos los artculos enviados hayan sido facturados y
se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en cantidades, precios y
clculos.
Adems, las personas autorizadas para aprobar notas de crdito son
independientes, de la Gerencia de Ventas, cuentas por cobrar o empleado
que maneja caja, es decir, es un empelado que no tiene ingerencia en el
recibo y contabilizacin de pagos de clientes, las mismas se controlan
numricamente y deben estar debidamente respaldadas.
Sin embargo, segn los datos arrojados por el estudio, actualmente no
se requieren que los pedidos de los clientes sean por escritos, ni que se
autoricen por la Gerencia de Ventas las excepciones a los precios de lista,
hay rdenes que se despachan sin la debida aprobacin y por ltimo las
devoluciones de las mercancas llegan todas a las manos del empleado de
recibo (bodega) y las notas de crdito respectivas estn respaldadas por
informes de la Gerencia al cual pertenece, estas pequeas fallas deben ser
corregidas para mejorar los procedimientos administrativos.
28

En el control interno del rea de compras, se determin que

las

funciones del encargado de compras se encuentran separadas de las


funciones de contabilidad, las adquisiciones deben hacerse siempre
mediante rdenes con base a cotizaciones, se revisan slo los clculos en
las facturas, las funciones de recibo son separadas de contabilidad, se
efecta un conteo efectivo de los artculos recibidos, sin que la persona que
los lleva a cabo sepa de antemano las cantidades, se hacen reclamos
inmediatos cuando ocurren daos o perdidas a los aseguradores o
transportadores, las devoluciones sobre compras se manejan a travs del
empleado de despacho y stas se comparan contra las respectivas notas de
crdito del vendedor.
No obstante, aunque se cumplan algunos procedimientos para el
control interno hay actividades que actualmente no se les est dando la
importancia requerida, tal es el caso de que la Gerencia de administracin y
Recursos Humanos no compara los precios y condiciones de la factura
contra las rdenes de compras, ni las cantidades facturadas con las rdenes
de compra; el empleado de contabilidad no registra y controla las entregas
parciales; no se revisan peridicamente los precios de compra, la Gerencia
de Operaciones no prepara el informe de los artculos recibidos, por tanto el
empleado de contabilidad no compara este informe con las facturas,
causando muchas veces diferencias entre lo que hay en almacn y lo que
registra el sistema.
Durante la evaluacin del control interno la Gerencia de Operaciones
de Conexsa Oriente, S.A., se constat que: la empresa cuenta con un
organigrama funcional, que los deberes del contador estn separados de los
de las personas encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc., los
29

asientos diarios son aprobados por un empleado responsable, los empleados


que tiene atribuciones para revisar aprobaciones previas.
A pesar de lo anterior, existen procedimientos que deberan aplicarse
para el logro de los objetivos y metas de la organizacin, tales como: las
funciones del personal directivo y empleados principales de administracin
no estn delimitados por los estatutos, la empresa no cuenta con un manual
de procedimientos contables, los comprobantes, informes y estados
financieros no son revisados ni aprobados por individuos distintos de
aquellos que han intervenido en su preparacin, la empresa no utiliza para su
control informes que comparen los presupuestos con los gastos realizados y
los costos estndar, la empresa no cuenta con un departamento de auditora
interna que funcione de forma autnoma, y por ltimo los empleados carecen
de conexiones con otras organizaciones mercantiles con las cuales la
empresa negocia y no existen procedimientos que prohban que dos o ms
empleados ejerzan labores principalmente de contabilidad.
RESULTADOS OBTENIDOS DE LA EVALUACIN REALIZADA A LOS
PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Y VENTA DE MERCANCA
El anlisis de los resultados se realiz en base a tres (03) puntos de
vistas presentados a continuacin:
Ejecucin y Control
La Gerencia de Administracin debera llevar control de las compras y
ventas, ya que a medida que la empresa desarrolla su actividad, se deben
estar ejecutando una programacin que permita desarrollar todas y cada una
de las actividades que tiene la empresa para operar.
30

Son responsables de la ejecucin de las actividades cada uno de las


Gerencias que forma a la empresa Conexsa Oriente, S.A., los cuales sern
encargados de ejecutar cada operacin de acuerdo a sus asignaciones, por
lo tanto en la ejecucin de las actividades, es muy importante la planificacin,
ya que si no se organizan de acuerdo a la realidad, en el momento en que se
detecta la falla ya es muy tarde para corregirla, siendo estas las principales
causas de las diferencias que existen en la Gerencia de Operaciones donde
funciona compra y venta.
Del control es responsable primeramente el encargado de la Gerencia
de Operaciones, quien debe manejar las compras y ventas segn lo
planeado. En segundo lugar la Gerencia de Administracin y Recursos
Humanos es directamente responsable de supervisar la ejecucin de las
actividades, mediante un proceso de comparacin.
Procedimientos
Los procedimientos es la presentacin por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se

realizan en una

organizacin, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y


en cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo
comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a
su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de
una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada
operacin. Es conveniente

codificar las operaciones para simplificar su

comprensin e identificacin, an en los casos de varias opciones en la


misma.

31

Es importante que los procedimientos administrativos se lleven a cabo


para que permita realizar las actividades planteadas de una mejor forma
tomando en cuenta el tiempo, esfuerzo y recurso, por tal razn son
considerados herramientas de planificacin pues se desarrollan a travs de
una serie de pasos ordenados previamente analizados en la prctica.

La empresa Conexsa Oriente, S.A. se rige por ciertas directrices que


rigen a la Gerencia de Operaciones, de all que los procedimientos que llevan
a cabo son cnsonos con su objetivo principal y desarrolla polticas de
planificacin de acuerdo a ellos. Sin embargo, esta gerencia tiene bajo su
responsabilidad demasiadas actividades y funciones y poco personal para
llevarlas a cabo eficazmente, lo que ocasiona que hayan actividades que no
se cumplan en el lapso de tiempo establecido, originando situaciones de
inconformidad por parte de los clientes.

La empresa no cuenta con un manual de procedimientos para llevar a


cabo sus operaciones, pero se encuentran establecidos una serie de pasos
que se deben seguir para la ejecucin de dichas operaciones (compra y
venta de mercanca) que en varias ocasiones no se cumplen a cabalidad
debido a las innumerables funciones que cumple la Gerencia de
Operaciones, el cual es el encargado de realizar las actividades de compra
adems de las otras actividades asignadas y supervisar las operaciones que
realiza el personal de ventas.

Poltica, ejecucin y control


Las polticas para la ejecucin de actividades las establece cada
gerencia a travs de una planificacin previamente realizada. Al implementar

32

polticas que cumplan con la ejecucin de las actividades se intenta


conseguir que lo planeado se ajuste a lo ejecutado a travs de un personal
altamente capacitado.
Una vez que se ha planificado y ejecutado, la funcin administrativa
del control se encargar de medir, corregir lo ejecutado para que los
objetivos planes y metas se logren en el tiempo previsto. Las polticas
implementadas en el control es sin dudas una herramienta de incalculable
valor para la toma de decisiones futuras dentro de ellas.
La empresa implementa polticas en materia de control, y la Gerencia
General es la encargada de ejercer la funcin de control y asume la
responsabilidad en la confeccin de los planes de control y evaluacin. Entre
las normas de control se encuentran: Autorizaciones para rdenes de
compra, autorizacin para crdito, la aprobacin de facturas de compra a
crdito, entre otras. Es importante que se estipulen polticas de control, y la
persona encargada de ello, debe tener suficiente conocimientos y
habilidades para realizar dicha actividad.
Resumen Analtico
Es importante destacar que las actividades diarias de la empresa
conducen a diferentes procedimientos y por ello deben tomarse en cuenta a
la hora de planificar las variables macroeconmicas tales como: la inflacin,
algn alza en los sueldos y salarios, los cuales afectan directamente a los
gastos de la empresa, ocasionando que sea insuficiente su produccin, alza
de los insumos, entre otras.
Los sistemas de control interno suministran informacin basados en las
actividades diarias, permitiendo ajustar aquellos problemas que se susciten y

33

el anlisis y aplicacin de las leyes y reglamentos, de cada uno de los


gerentes, para que cuente con los recursos necesarios y as poder cumplir
con las metas planteadas.
La Gerencia de Operaciones debera controlar estrictamente las
compras y la Gerencia de Ventas debera controlar las ventas. En la empresa
cada Gerencia es responsable de cmo ejecutar sus actividades, la
constante supervisin de la Gerencia de Administracin y Recursos
Humanos pretende mantener el control interno de las compras y ventas y
evitar que los recursos no sean usados de acuerdo a lo establecido.
La mayor responsabilidad a la hora de controlar la tiene cada Gerencia
quien debe estar alerta, en cuanto a sus procedimientos. Pero ms
importante es el papel de la Gerencia de Administracin y Recursos
Humanos que se encarga de comparar mensualmente los informes
financieros de la Gerencia de Operaciones y el de venta, y su
responsabilidad radica de alertar cuando ocurra una variacin fuera de sus
parmetros, para su correccin.
Actualmente la empresa a la hora de ejecutar los procedimientos, no
toma en cuenta que existen partidas variables y otras fijas que deben tener
un trato especial para lograr la mayor eficiencia, en lneas generales son las
normas y polticas la base fundamental que permite a la Gerencia de
Operaciones

y venta acercarse lo ms exacto posible a la cantidad de

bolvares que se requerir para un perodo en los proyectos que adelanta la


empresa y que a su vez facilita la elaboracin de estos y su cumplimiento.

34

FASE III
CONSIDERACIONES FINALES
CONCLUSIONES
-

En la Gerencia de Operaciones de la empresa Conexsa


Oriente, S.A., funcionan las reas de compra, recibo y despacho,
adems se encarga de supervisar a los representantes de ventas, a los
chferes y supervisar y controlar el uso de los vehculos (equipo de
reparto), lo cual no permite

ofrecer respuestas a situaciones

contractuales de manera eficaz y eficiente, debido a las innumerables


funciones que se deben cumplir dentro de la Gerencia, la cual no
cuenta con personal suficiente para ejecutar dichas actividades.
-

El control interno proporciona informacin til para coordinar y


evaluar la gestin financiera, por medio de mecanismos especficos de
accin. La empresa no cuenta con un plan de control interno que
permita lograr el mejor rendimiento de las ganancias de la empresa y la
consecucin de las metas planteadas. Pues esto, para un negocio
representa el xito en sus operaciones y satisfaccin al personal que
labora en la misma.

En la Gerencia de Operaciones se observan algunas


situaciones irregulares con respecto al rea de compras y a la Gerencia
de venta,

pues se suscitan situaciones tales como: atraso en los

procedimientos administrativos y contables, procesos de control,


relaciones interpersonales, cooperacin y toma de decisiones que
caracterizan y definen el clima organizacional en el personal asignado a
cada rea.
35

El sistema contable actual (SAINT), con que labora la


empresa, no refleja informacin certera (existe incoherencia entre la
informacin que arroja el sistema y los archivos contables), y esto est
ocasionando problemas entre el inventario real y el que aparece en el
sistema, ocasionando posibles fraudes, robos o prdida de materiales.

La Gerencia de Operaciones adems de todas las actividades


que debe realizar, supervisa las operaciones realizadas por los
representantes de ventas, debido a que dicha gerencia no cuenta con
un Gerente de ventas.

La Gerencia de Operaciones por sus mltiples funciones,


muchas veces no lleva a cabo las compras necesarias de los
materiales, por tanto delega su responsabilidad a los empleados de la
Gerencia de Ventas, quienes realizan los procesos necesarios para la
adquisicin de los materiales, destinados para la venta.

La empresa no cuenta con un manual de sistemas y


procedimientos administrativos y contables, el cual es importante para
el desarrollo de las actividades diarias.

Las relaciones interpersonales y comunicacin entre los


empleados de las distintas Gerencias de la organizacin, se lleva a
cabo de manera efectiva, no existiendo problemas entre los equipos de
trabajo.

RECOMENDACIONES

36

La

empresa

debe

comenzar

planificar

todas

sus

operaciones de manera eficiente, en especial, en la Gerencia de


Operaciones y Ventas. Esto le va a permitir tener una base slida en lo
que se refiere a administracin y optimizacin de recursos de la misma y
as alcanzar los objetivos propuestos.
-

A travs del control interno se puede optimizar las ganancias y


aprovechar mejor el dinero, sobre los flujos de efectivo que ingresan y
salen de la empresa, con base en estos, se puede determinar y asignar el
uso de los recursos financieros requeridos por las diferentes reas de la
compaa para llevar a cabo sus operaciones.

Para lograr el fortalecimiento de las actividades diarias de la


empresa se deben establecer estrategias que permitan el desarrollo de la
Gerencia de Operaciones y de Ventas.

La empresa requiere un nuevo sistema contable que le


permita llevar un control de la existencia entre el almacn y el sistema,
adems que refleje la verdadera situacin financiera de la empresa, se
recomienda el Sistema Contable GALAC.

La empresa requiere un Gerente de Ventas, que se encargue


de supervisar a los representantes de ventas, este cargo se encuentra
actualmente vacante, as como tambin una persona encargada de las
compras, para que realice actividades tales como: solicitar cotizaciones,
analizar las cotizaciones, adquirir la mercanca necesaria, entre otras.

Se sugiere la elaboracin de un manual de sistemas y


procedimientos administrativos y contables.
37

La empresa requiere de un plan financiero, que le proporcione


una gua importante que le permita orientar, coordinar y

controlar sus

actividades para lograr sus metas, por medio del anlisis de las variables
internas y externas, como el flujo de efectivo que se ve afectado
directamente por la situacin econmica.

38

DEFINICIN DE TRMINOS

Comunicacin: La comunicacin es el fluido vital de una organizacin,


los errores de comunicacin en ms de una organizacin han ocasionado
daos muy severos, por tanto la comunicacin efectiva es muy importante
para los gerentes ya que ella representa la hebra comn para las
funciones administrativas. (Besley, S. y Brighmam, 2003, p. 36)

Control: Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir


el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos
se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el
desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen
desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita
el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control.
Los planes no se logran por si solos, stos orientan a los gerentes en el
uso de los recursos para cumplir con metas especificas, despus se
verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.
(Chiavenato, I., 2000, p. 32)

Coordinacin: consiste en integrar las actividades de departamentos


interdependientes a efecto de perseguir las metas de organizacin con
eficiencia, sin coordinacin los miembros de la organizacin perderan de
vista sus papeles dentro de la misma y enfrentaran la tentacin de
perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de
la organizacin. Un grado importante de organizacin con toda posibilidad
beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en
el cual los factores del ambiente estn cambiando y existe mucha
interdependencia. (Chiavenato, I., 2000, p. 36)

Departamentalizacin: se refiere agrupar en departamentos aquellas


actividades de trabajo que son similares o tiene una relacin lgica, para

39

ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan


los diferentes departamentos que integran la organizacin.

(Centeno

(2002, p. 23)

Direccin: Es la capacidad de influir en las personas para que


contribuyan a las metas de la organizacin y del grupo. Implica mandar,
influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las
relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de direccin, de
hecho la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con
cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen
tratando de convencer a los dems de que se les unan para lograr el
futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin, los
gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a
hacer su mejor esfuerzo. La direccin incluye motivacin, enfoque de
liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicacin. (Stoner, 2000, p.
13).

Divisin del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en


sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de
una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. . (Stoner,
2000, p. 26).

Eficacia: Es la obtencin de los fines con la cantidad mnima de


recursos. (Stoner, 2000, p.9).

Eficiencia: Es la relacin entre costo y beneficio, enfocada hacia la


bsqueda de a mejor manera de hacer o ejecutar las tareas con el fin de
que los recursos se utilicen del modo ms racional posible. (Chiavenato,
2000, p. 35).

Especializacin: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su


naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especializacin en la
ejecucin de las mismas. (Stoner, 2000, p.37).

40

Estructura Financiera: Se refiere a las relaciones que existe entre los


recursos que emplea (activos), el patrimonio propio (capital) y los pasivos.
(Def. Op.).

Motivacin: Es una caracterstica de la Psicologa humana que


contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que
ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido
particular o comprometido. Las metas de la organizacin son inalcanzable
a menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la
organizacin. (Stoner, 2000, p.42).

Oportunidad: Son las tendencias econmicas, sociales, polticas,


tecnolgicas y competitivas; as como a hechos que podran de forma
significativa beneficiar a una organizacin en el futuro. (Ibim, p,9).

Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno natural o


de una operacin artificial (Diccionario Enciclopdico Salvat, 2002, p 116).

41

BIBLIOGRAFA

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Decimosegunda Edicin.

E. (2003) Fundamentos de Administracin


McGraw-Hill/Interamericana
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CHIAVENATO, I. (2000). Administracin. Bogot: Editorial Mc Graw Hill. 2fda
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KOHLER. Diccionario para Contadores. Limusa Noriega. Editores 2004.
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Fuentes Electrnicas
http://www.monografias.com

43

ANEXOS

44