CONTENIDO TEMATICO

. Titule siete factores que hacen perder tiempo.

. Para cada uno de ellos describa y redacte el factor. Es decir, enuncie su base
conceptual de cada uno de ellos.
. Explique en forma amplia sus razones. Es decir, sustente con argumentos
las razones por la cual perdemos tiempo.
. Seale tres ejemplos o experiencias donde se capta en forma palpable la
circunstancia o situacin de cada uno de ellos. Es decir ilustre con vivencias su
aplicacin.
. Plantee o proponga cuales podran ser las estrategias creativas para modificar
esta situacin en cada uno de ellos. Es decir plantee soluciones.
Protocolo metodolgico de redaccin

Causas de las prdidas de tiempo

CAUSAS DE ORIGEN INTERNO
Son nuestras actitudes ante el tiempo, la organizacin, nuestras
costumbres, lo que hacemos.
- Objetivos y prioridades: confusos y cambiantes.
- Plan de trabajo cotidiano: ausencia del mismo.
- Trabajos diversos: no concluidos o todava en curso.
- Fechas lmite autoimpuestas: ausencia de las mismas.
- Tendencia a trabajar demasiado: perfeccionismo.
- Orden: falta del mismo en la oficina, el lugar de trabajo.
- Delimitacin de responsabilidades: ayudas y confusin.
- Delegacin: insuficiente.
- Arreglo personal: atencin excesiva a los detalles.
- Conflictos: demora en tratarlos.
- Actitudes frente al cambio: resistencia.
- Puntos de inters: dispersos y numerosos.
- Aquiescencia: dificultad o imposibilidad a decir "no".
- Toma de decisiones: demasiado rpidas, o tomadas en comit, o
indecisiones.
- Comunicacin: insuficiente o excesiva, falta de informacin.

CAUSAS DE ORIGEN EXTERNO

Son cuando "la culpa es de los otros si no fueran tan

desorganizados". Pero en realidad las causas externas son
consecuencia de las causas internas.
- Telfono: llamadas imprevistas o intilmente largas.
- Compaeros o colaboradores: entran a exponer sus problemas o a
charlar.
- Poltica de "puerta abierta": exceso de trastornos.
- Visitantes, clientes, poveedores: aparecen de improviso.
- Personal insuficientemente formado o incompetente, sobre todo, un
secretariado deficiente.
- Jerarqua, patrn: repercusiones de su mala organizacin.
- Almuerzos de negocios: demasiado frecuentes y largos.
- Reuniones: demasiado frecuentes, prolongadas, mal preparadas.
- Trmites: administrativos, personales y familiares.
- Mantenimiento: en reparacin, mquinas estropeadas, material
inadecuado.
- Citas externas ajenas a trabajo: reunin en el colegio de los nios, ir
al mdico.
- Vida domstica: hacer las compras.

Extraido de:
http://www.caribeinsider.com/es/no-7-causas-perdidas
Los 7 Factores descritos
El Celular:
Es una fuente de prdida de tiempo debido a que con cada conversacin
estamos interrumpiendo actividades importantes y dando un golpe letal a
nuestra concentracin.
En ocasiones las personas no saben cundo no contestar o evitar una
conversacin, lo que los sumerge en conversaciones vagas y sin sentido que
afectan su eficiencia. Muchas de las llamadas que recibimos a nuestros
telfonos celulares en horas de oficina son llamadas bancarias a ofrecernos
un producto que no necesitamos, solicitarnos una donacin, entre otras.
Mientras hablas de un tema laboral tienes la falsa sensacin de que ests
haciendo algo, pero al igual que las Reuniones Improductivas, mientras
hablas no estas ejecutando ninguna actividad, lo que se convierte a la larga en
una prdida de tiempo

Reuniones:
Qu porcentaje de las reuniones a las que asistes son una prdida de
tiempo? Cuando hago esta pregunta en los talleres de trabajo suelo escuchar
que el 50 por cierto de las reuniones seran perfectamente evitables (es
una media. Por supuesto, no todas las compaas son iguales). Sin embargo,
cuando se trata de una multinacional o de una gran empresa, la cifra que han
llegado a decir se eleva al 80 por ciento. No est mal como ejemplo de
improductividad... Piensa por un momento la cantidad de cosas que podramos
hacer si no tuviramos el sndrome de la reunion
El objetivo est claro?
1. Enva la informacin previa antes de un modo abreviado. Otra mana
que se extiende en las empresas: adjuntar archivos de pginas y
pginas, que nadie lee. El que lo manda se siente tranquilo y el que lo
recibe tiene muchas justificaciones para no leerlo. Por ello, una vez ms,
si los participantes han de preparar algo, envalo de manera muy
resumida.
2. Convoca solo a los asistentes necesarios. Otro error extendido:
reuniones de muchas personas en formato conferencia. No hay
mtodos ms eficaces para que las personas accedan a la informacin?
En este punto, hay otra clave. Los convocados han de tener la
capacidad de tomar decisiones. Si no, ya sabemos las cosas se
dilatan y volvemos a caer en la prdida de tiempo.
3. Reuniones lo ms breves posible. Hay muchos tipos de reuniones
desde informativas a generacin de ideas. La duracin de la misma
depender del objetivo, pero, cuidado, una vez ms tenemos el riesgo
de caer en las reuniones chicles que se estiran en el tiempo. Al cabo
de 45 minutos nuestra atencin decae. Por ello, una prctica interesante
al comenzar es definir el tiempo de finalizacin. En algunas empresas,
incluso, cuando son reuniones informativas o de toma de decisiones
rpidas se han llegado a hacer de pie. Es el mejor mtodo para acabar
antes.
4. Definir roles dentro de una reunin. Hay tres roles bsicos: el lder,
que ha de dirigir la reunin y garantizar que las conversaciones no se
van por otros derroteros; el vigilante del tiempo, que controla el reloj en
todo momento; y quien hace el acta de la reunin. Dichos roles se han
de definir antes de comenzar.
5. Decisiones claras y plan de accin: al finalizar la reunin cada
asistente ha de saber qu ha de hacer y cundo. Cualquier ambigedad
aqu vuelve a ser un fracaso. Para ello, quien ha tomado acta debera
leer las decisiones a adoptar y verificar que las personas se

comprometen. Por supuesto, luego se ha de enviar. Y si se puede hacer

en el mismo momento, mejor. Tiempo que ganamos.
6. Seguimiento de los planes de accin: a veces parece que existe una
creencia colectiva de que si se escriben los compromisos se cumplen
por arte de magia. Y todos sabemos que no es as. El seguimiento de
los planes de accin suele ser un rea de mejora bastante extendida.
Por ello, no est de ms que se dediquen unos minutos a revisar cmo
se va a hacer el seguimiento de lo acordado.
Pues bien, si en vez de ser t quien convocas, eres uno de los asistentes,
sugiere los pasos anteriores. Y por supuesto, en la medida que puedas evita
asistir a reuniones que no consideres esenciales. No lo olvidemos: el recurso
escaso es nuestro tiempo y dependiendo de cmo lo invirtamos,
estaremos condicionando nuestra satisfaccin personal.
Frmula:
En la medida que gestionemos las reuniones de un modo adecuado,
ganaremos en productividad, tranquilidad y tendremos ms tiempo para cosas
ms importantes.
Recetas:
1. Antes de una reunin, deja claro los objetivos, facilita la informacin
previa de modo resumido y convoca a quien realmente deba estar.
2. Durante la reunin, define los roles y utiliza el menos tiempo posible.
3. Al finalizar, revisa los planes de accin y compromisos; y por supuesto,
no olvides hacer un seguimiento de lo acordado
Delegar Informacion inadecuada El delegar inadecuadamente, lleva a mucha
frustracin y errores tanto de los lderes como de los seguidores. Es un factor
principal para perder tiempo. Incluso hace que buenos trabajadores hagan el
trabajo de manera deficiente y no se puedan cumplir con los objetivos
especficos o una meta trazada durante el tiempo estipulado
Prioridades No Clara: Los malos entendidos con respecto a las prioridades
usualmente te llevan al trabajo equivocado ya que tu acumulas documentos y
no defines a que se le puede priorizar, Esto es en el tiempo equivocado, por las
razones equivocadas y posiblemente con la calidad deficiente. La razn ms
simple que se ha detectado causa las mayores satisfacciones de trabajar con
las expectativas claras. De otro lado el factor desmotivador principal de los
miembros de un equipo es no saber qu esperar de una situacin dada.
Reprocesos:
Estas cortan tu ritmo de trabajo si manejan clientes pierdes credibilidad frente a
ellos, disminuyendo tu productividad y concentracin, haciendo que tengas que

volver a empezar una tarea una y otra vez. Adems te retrasan y es comn que
puedas cometer errores en los trabajos que ests haciendo a causa de estas.
Hablar con los Compaeros
Productividad es la de cuidar la de otros. No te conviertas en una constante
interrupcin para las personas con las que trabajas o te relacionas. Un
comentario, un chiste, una llamada de mvil o un SMS... son inofensivos en
apariencia pero daan el rendimiento de quienes te rodean
Por ltimo una reflexin sumamente importante: no seas t interruptor para
otros.

MOTIVACIN
La motivacin del maestro Un maestro que est comprometido con su labor es
un maestro capaz de desarrollar tcnicas atractivas , incluir estmulos tanto
fsicos o Productivos que logren que los alumnos presten ms atencin a su
trabajo, la motivacin no solo debe limitarse a cierta parte de su labor, si no
crear una estrategia que funcione durante un tiempo, logrando as que la
motivacin de los empleados aumente y el aburrimiento disminuya creando un
ambiente agradable donde el jefe se integre completamente a la empresa y
logrando que los empleados se compenetren y logren un sistema de
productividad eficiente.

Existen muchas causas de prdida del tiempo en la vida diaria, pero

eso no significa que no se sea trabajador y responsable en las
labores, simplemente, en algn momento se "pierde" el tiempo o se
usa sin sacarle el mximo provecho.

Estos obstculos que impiden trabajar con ms eficacia, es decir, los

obstculos que impiden conseguir los mejores resultados en el menor
tiempo posible es lo que se llama "causas de prdida del tiempo". No
se puede decir que todas las personas manejan igual el tiempo, es
obvio que algunas personas son ms eficientes que otras. Cuando se
pierde el tiempo, estas causas u obstculos impiden alcanzar en
forma satisfactoria las metas y objetivos.

Factores de Prdida de Tiempo Ambiental

Factores de Prdida de Tiempo Administrativo
Factores de Prdida de Tiempo Persona