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MUDE SUA PRODUTIVIDADE

Andr Valongueiro

MUDE NU

ACADEMIA DE PILOTOS

www.mude.nu

MUDE SUA PRODUTIVIDADE


Andr Valongueiro
Todos os direitos reservados
2014 Mude.nu
Este eBook gratuito e foi disponibilizado em
http://mude.nu
Verso 1.0 - 29 de maio de 2014

NDICE

NDICE
APRESENTAO

04

CAPTULO 01

07

CAPTULO 02

11

CAPTULO 03

17

CAPTULO 04

21

CAPTULO 05

24

CONCLUSO

30

Fazer mais fazendo menos


Identificando e eliminando
A Caixa do Tempo
Como no ser multitarefa
Ciclos de imerso e manuteno

APRESENTAO

APRESENTAO

Seja bem-vindo ao Guia de Produtividade do Mude.nu, a maior rede social de


desafios do Brasil.
Esse guia supe que voc j possua o seu Plano de Voo completamente preparado;
com todos os seus Princpios, Destinos, reas de Responsabilidade, Metas, Projetos, Desafios, Prximos Passos e Hbitos estruturados de acordo com o mtodo
criado por mim e ensinado detalhadamente no Guia Prtico para Implementao
do Plano de Voo.
O Guia Prtico para Implementao do Plano de Voo foi entregue ao trmino do
primeiro da srie de vdeos em que estou explicando como eu mudei radicalmente
a minha vida. Se voc ainda no o tem, recomendo que assista ao primeiro vdeo
da srie, faa o download do guia e ento comece a preparar o seu Plano de Voo.
O Plano de Voo um pr-requisito indispensvel para o bom aproveitamento
deste Guia de Produtividade porque neste guia forneceremos ideias e estratgias
para que voc comece efetivamente a realizar cada uma das tarefas presentes em
seu Plano.
Com um Plano de Voo slido e bem construdo voc perceber, ao comear a ler

APRESENTAO

as ideias presentes neste livro, quais as tcnicas de produtividade que podem ser
aplicadas para cumprir um ou mais dos seus Projetos e Desafios.
Encare esse guia como uma caixa de ferramentas de produtividade e no como um
passo-a-passo didtico.
Estude as estratgias apresentadas, escolha as que podem ser usadas para vencer
essa ou aquela etapa do seu Plano de Voo e comece a trabalhar para alcanar cada
um dos seus Destinos. Esse o esprito deste Guia de Produtividade!
Lembre-se tambm de utiliz-lo em conjunto com os demais livros, sobre mente,
corpo, dinheiro e relacionamentos. Com todos sendo usados em conjunto, sua
vida ir progredir em bloco, sem deixar nada para trs.
Boa leitura e bons voos!

APRESENTAO
PRINCPIOS
REAS

METAS

PRINCPIOS

PRINCPIOS

PRINCPIOS

DESTINOS

DESCARTE
POSSO
AGIR?

SIM

NO
ALGUM DIA

ARQUIVE
PASSO
NICO

PASSOS
MLTIPLOS

PASSOS
CCLICOS
ROTINA
GATILHO

PROJETO

DESAFIO

TMI

HBITO

RECOMPENSA

LUGAR
TEMPO
DINHEIRO
PRIORIDADE

SEU PRXIMO
PASSO!

CAPTULO 01

CAPTULO 01

FAZER MAIS FAZENDO MENOS


O ttulo deste captulo pode parecer estranho, mas, acredite, ele faz todo sentido.
Eu estou convencido de que a melhor atitude que voc pode tomar para tornar-se
mais produtivo e alcanar resultados espetaculares fazer menos coisas do que
voc faz atualmente. E no apenas fazer um pouco menos, mas sim eliminar totalmente a maioria das coisas que voc faz com frequncia.
surpreedente ouvir isso? Tenho um motivo para falar algo to chocante assim.
E o motivo a constatao pessoal e emprica de que a grande maioria das atividades que ns realizamos diariamente no contribui de forma significativa (ou no
contribui absolutamente nada) para alcanarmos os nossos maiores sonhos.
Nesse captulo quero sugerir que voc entre no mundo da eliminao e descubra
por que a grande maioria das atividades que voc realiza diariamente no so importantes e devem ser eliminadas.
Voc ir aprender a diferena essencial entre ser eficiente e ser eficaz e entender

CAPTULO 01

por que o que voc faz muito mais importante do que como voc faz.
Eu estou seguro de que tornar-se mais produtivo implica necessariamente em realizar menos atividades, possuir um nmero reduzido de projetos, eliminar e, novamente, eliminar. Eliminar realmente importante, acredite.
H muitas coisas erradas com o status quo e voc precisar ser mais esperto do
que algumas dessas coisas se quiser tornar-se realmente produtivo. E aqui, para
comear, est a primeira lio importante:
Tornar-se produtivo no sobre fazer muitas coisas e estar ocupado o tempo todo.
Guarde-a na mente e vamos em frente!

ENTRANDO NO MUNDO DA ELIMINAO


No o acrscimo dirio, mas o decrscimo dirio.
Corte fora o que no for essencial. ~ Bruce Lee
Permita-me dizer algo importante e guarde essas palavras: voc no deve tentar
fazer mais a cada dia, no deve tentar preencher toda a sua vida e seu tempo com
qualquer atividade que lhe seja apresentada, imposta ou que simplesmente aparea na sua frente.
Muitos resultados interessantes podem acontecer em sua vida se voc comear a
eliminar ao invs de acrescentar.
Existe uma verdade sobre a qual fui alertado alguns anos atrs e que, conforme
o tempo passou, tornou-se ainda mais digna de ateno: estar ocupado o tempo
todo um truque que usamos contra ns mesmos para evitar aquelas tarefas que
so realmente importantes e crticas para o nosso sucesso.

CAPTULO 01

E o motivo pelo qual evitamos essas atividades crticas que elas quase sempre so
desconfortveis e nos desafiam de alguma forma.
Existem opes quase infinitas para inventarmos ocupaes para ns mesmos.
Podemos checar nossos e-mails dezenas de vezes durante o dia, fazer telefonemas
diversos, navegar sem rumo pela internet, brincar com um novo eletrnico recmadquirido e realizar inmeras atividades gerais que no iro deix-lo mais perto
dos Destinos que voc traou em seu Plano de Voo.
No muito difcil perceber que o mundo est cheio de possibilidades de ocupao que o faro ser improdutivo durante a maior parte do seu tempo. Mas a boa
notcia que existem muitas tcnicas inteligentes para lidar com esse excesso e
tornar-se produtivo.

EFICCIA VERSUS EFICINCIA


O primeiro princpio que voc no deve enganar a si mesmo,
mas voc a pessoa mais fcil de se enganar.
~ Richard P. Feynman, fsico ganhador do Prmio Nobel
Precisamos aprender a identificar quando estamos sendo produtivos ou improdutivos o mais rpido possvel. A citao que abre esta seo exemplifica isso de maneira clara.
Para nos tornarmos produtivos precisamos ser eficazes com relao a escolha e a
execuo das nossas tarefas. Preste ateno para a definio de eficaz e tente no
esquecer dela:
Eficcia significa fazer as coisas certas e que realmente so importantes para a realizao dos Destinos e Metas traados no seu Plano de Voo.

CAPTULO 01

Para eficincia o conceito seria:


Realizar determinada atividade com percia tcnica e mxima economia.
Se voc parar por um momento, fizer uma reflexo e pensar sobre cada uma das
tarefas que realiza diariamente, certamente chegar concluso de que a maioria
delas no te deixa mais prximo dos seus Destinos. A maioria delas no so eficazes!
Pense em quanto tempo voc desperdia no trnsito, ao telefone, navegando no
Facebook, no Instagram ou em sites de notcias, fazendo trabalho que no significativo, em filas, ou em qualquer atividade meio que no te aproxima dos
Destinos planejados.
Talvez voc seja incrivelmente eficiente, mas voc deve ir alm e tornar-se eficaz.
Precisamos aprender a identificar e fazer as coisas certas, eliminando as erradas.
No final das contas a lio mais importante que voc pode aprender agora que o
que voc faz muito mais importante do que como voc faz.
O que quero dizer com isso que eficincia algo incrvel, mas no realmente
til se voc no a aplicar s coisas certas e que traro resultados reais.
E para encontrar as coisas certas e importantes ser necessrio identificar e eliminar aquelas que no importam e no so eficazes.

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CAPTULO 02

CAPTULO 02

IDENTIFICANDO E ELIMINANDO
O objetivo agora ajud-lo a identificar e eliminar atividades, projetos e quaisquer outras coisas que estejam no seu Plano de Voo e que no sejam realmente
importantes.
E, para ajud-lo nesse processo de identificao e eliminao, irei apresentar algumas ideias e conceitos muito teis e incrivelmente simples.
Ter contato com esses conceitos fez toda a diferena para mim e acredito que pode
fazer a diferena para voc tambm.

VILFREDO 80/20 PARETO


Talvez voc j tenha ouvido falar sobre o Princpio de Pareto, mais conhecido
como Princpio 80/20, mas ainda assim gostaria de dizer algumas palavras sobre
essa espcie de lei do menor esforo. Trata-se de uma constatao surpreendente
feita pelo economista italiano Vilfredo Pareto e que certamente lhe parecer verdadeira.

11

CAPTULO 02

O Princpio 80/20 afirma que existe um forte desequilbrio entre causas e efeitos,
entre esforos e resultados e entre aes e objetivos alcanados.
Em linhas gerais o Princpio 80/20 afirma o seguinte:
80% dos resultados positivos que alcanamos em nossas vidas so frutos de apenas
20% dos nossos esforos.
Isso implica dizer algo que talvez o deixe perplexo: 80% dos seus esforos e de
sua fora de trabalho so responsveis por apenas 20% de todos os seus resultados
positivos!
Entenda algo muito importante a partir desse ponto:
Voc est dedicando uma parcela enorme da sua energia e tempo para obter resultados mnimos e que contribuem pouco para o alcance dos seus Destinos!
Se voc deseja tornar-se produtivo de maneira sustentvel voc precisa identificar
qual subconjunto do seu total de atividades lhe rendem os melhores resultados e
ento trabalhar com foco mximo nessas atividades com o objetivo de multiplicar
os seus resultados.
Pegue agora a sua lista de Projetos, Desafios, Prximos Passos e Hbitos no Plano
de Voo e analise as atividades que voc listou.
Se voc for muito criterioso ao pensar sobre essas atividades, certamente ir descobrir que esse subconjunto corresponde a um grupo muito pequeno se comparado
ao total de atividades com as quais voc se ocupa diariamente.
A maioria das pessoas vive afogada em um mar de mincias desimportantes e em
atividades ineficazes.

12

CAPTULO 02

A relao matemtica 80/20 no realmente importante aqui, o que estou tentando lhe dizer que todos ns possumos apenas algumas poucas ocupaes e tarefas que so, de fato, eficazes e um nmero muito maior que so absolutamente
ineficazes. Esse o ponto!

UM EXEMPLO TRIVIAL DE ELIMINAO


Identificar quais as nossas atividades mais eficazes uma tarefa relativamente
simples e no h muito o que eu possa falar sobre isso para voc.
Um exemplo fcil: se voc possui clientes fcil perceber quais deles so mais
lucrativos e respondem por uma parcela maior dos seus rendimentos.
Talvez existam alguns deles que, alm de no serem lucrativos, desperdiam muito
do seu tempo com indecises e lhe causem toda a sorte de problemas. Elimine-os!
Eu entendo que essa deciso pode ser emocionalmente difcil, mas os eliminr permitir que voc dedique mais tempo e energia para encontrar novos clientes que
proporcionem lucros melhores e um relacionamento comercial mais saudvel.
Entende agora a dinmica da eliminao?

UM RELATO PESSOAL E REAL DE ELIMINAO


Certamente voc possui projetos pessoais dos quais gosta e sente-se bem realizando, mas ser que focar em apenas um ou dois deles no far as coisas caminharem
mais rpido na direo que voc deseja?
O prprio Mude.nu um exemplo de projeto pessoal que foi priorizado em detrimento de outros. Um projeto que foi priorizado e que, exatamente por isso, deu
muito certo!

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CAPTULO 02

Durante um bom tempo eu estive tentando gerenciar e executar vrios projetos


pessoais ao mesmo tempo, mas os resultados eram pequenos e no estavam me
satisfazendo.
Observei que alguns desses projetos sequer haviam sido iniciados mas j consumiam o meu tempo e energia atravs da elaborao de planos, estratgias e muita
atividade mental.
Precisei eliminar projetos pessoais e, acredite, essa no foi uma deciso fcil.
Descobri inclusive que projetos ainda no iniciados consomem sua energia em um
nvel bastante significativo. E descobri que voc no s precisa desistir de executlos, mas tambm precisa deixar de pensar neles com frequncia!
O ponto fundamental - e que resumo tudo o que eu disse at o momento - o
seguinte:
Ser absolutamente seletivo e fazer menos coisas o caminho da produtividade.
Concentre-se no pouco que realmente eficaz e elimine todo o resto em um nvel
prtico e mental. Aprenda a no agir indiscriminadamente desde j, torne-se eficaz.

A LEI DE PARKINSON E A MGICA DO PRAZO IMINENTE


Geralmente no h muitos incentivos para que voc use o seu tempo de maneira
produtiva e eu entendo que, em certos contextos, gastar o seu tempo com coisas
inteis quase obrigatrio.
A Lei de Parkinson, assim como o Princpio de Pareto, um conceito muito verdadeiro e certamente atua de forma incisiva em sua vida e suas atividades. Ela diz
que o trabalho se expande para preencher o tempo disponvel para ser concludo.

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CAPTULO 02

Voc j deve ter passado por uma situao como essa: voc est incrivelmente
atarefado, atarefado como nunca esteve antes, mas precisa sair do trabalho duas
horas antes do seu horrio habitual para comparecer a um compromisso ao qual
voc no pode e nem deseja faltar.
Entra em ao ento a mgica do prazo iminente:
De alguma forma voc conseguiu cumprir todas as suas responsabilidades a tempo
de sair do escritrio no horrio exato para comparecer ao seu compromisso.
Aprenda aqui uma lio importante:
A sua percepo sobre a importncia e a complexidade de uma tarefa aumenta ou
diminui de forma diretamente proporcional ao tempo alocado para ela.
Voc precisa ser esperto e aprender a jogar com isso!
Voc precisa ser agressivo e estabelecer prazos realmente curtos para as suas tarefas. Se voc possui apenas um dia para executar determinada atividade a mgica
do prazo iminente ir atuar e voc no ter escolha e no ser fazer apenas o que
absolutamente essencial.
Estabelecer um prazo de uma semana, por sua vez, far com que a atividade transforme-se em algo seis vezes mais complexo e importante. Um prazo de um ms
inteiro ser capaz de transformar uma atividade qualquer em um projeto pico.
Entende a lgica por trs disso tudo?
Internalize a ideia de que o produto final de prazos curtos quase sempre de
qualidade superior ao produto final de prazos longos. Deixe a mgica do prazo
iminente atuar e tire proveito do alto grau de performance e concentrao que ela
pode lhe oferecer.

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CAPTULO 02

PARETO E PARKINSON TORNAM-SE GRANDES AMIGOS


Nesse ponto eu gostaria de apresentar a voc duas abordagens incrivelmente interessantes para aumentar a sua produtividade de forma quase imediata:
Utilize a Princpio 80/20 a seu favor limitando suas atividades apenas ao que
absolutamente importante e eficaz e certifique-se de eliminar todo o resto.
Utilize a Lei de Parkinson a seu favor estabelecendo prazos agressivos para a realizao das suas atividades com o objetivo de tirar proveito do alto grau de performance e concentrao que a mgica do prazo iminente pode proporcionar.
O grande segredo aqui combinar essas duas abordagens de forma sinrgica e criar um hack (um truque) de produtividade capaz de mudar radicalmente a forma
como voc trabalha atualmente. Esse hack pode ser resumido da seguinte forma:
Identifique no seu Plano de Voo as poucas atividades que so realmente eficazes e
contribuem de forma significativa para o alcance dos seus Destinos e deixe a mgica do prazo iminente atuar sobre elas estabelecendo prazos agressivos para cumprilas.
muito importante identificar com inteligncia quais tarefas so realmente eficazes e estabelecer prazos realmente curtos e bem definidos para elas.
Esteja ciente de que, at esse momento, a maior parte dos seus esforos tem sido
intil e o seu tempo tem sido desperdiado na proporo de sua quantidade. Mas
s at esse momento, pois voc est no caminho de alterar radicalmente essas atitudes.
Seja agressivo e desafie-se, isso lhe far bem!

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CAPTULO 03

CAPTULO 03

A CAIXA DO TEMPO
Para estabelecer os prazos agressivos citados no captulo anterior e comear a
fazer com o que a mgica do prazo iminente comece a acontecer, voc pode fazer
uso de uma tcnica simples conhecida como Timebox.
O melhor conceito de timebox que j encontrei em minhas pesquisas impressiona
pela simplicidade e eficincia com que explica o termo:
O prazo inflexvel de tempo alocado para uma tarefa especfica
Definir prazos inflexveis de tempo para a execuo das suas tarefas te dar uma
incrvel vantagem: voc no ter escolha e precisar executar apenas o que for
absolutamente essencial para cumprir determinada atividade.
No h muito mais o que eu possa dizer sobre esse assunto. Eu apenas acredito
que esse o truque mgico de algumas das pessoas mais produtivas que conhecemos.
Ainda que elas no utilizem um cronmetro para gerenciar o tempo alocado para

17

CAPTULO 03

as suas tarefas eu acredito verdadeiramente que elas o fazem de maneira intuitiva.


H muitos bons motivos para criar o hbito positivo de realizar as suas tarefas dentro de blocos de tempo previamente definidos por voc e eu realmente acredito
que voc deve experimentar algo assim, ainda que apenas para algumas poucas
tarefas.
Usar um Timebox algo extremamente simples:
1. Defina o prazo inflexvel de tempo que ser dado para a concluso da tarefa
escolhida;
2. Utilize um cronmetro (se possvel um cronmetro regressivo que emita um
som ao trmino do tempo determinado) para controlar esse prazo;
3. Concentre-se na tarefa e comprometa-se em termin-la dentro do timebox
definido.
H uma srie de aplicativos para smartphones e plugins para navegadores que podem servir como ferramenta para cronometrar o tempo definido para cada tarefa.
O tipo de ferramenta no importa muito, o que realmente importa que voc
cumpra a tarefa dentro do prazo especificado. Cumprir as tarefas tudo o que importa para que voc avance na direo dos Destinos contidos no seu Plano de Voo.

A TCNICA POMODORO
Uma das mais populares estratgias de aplicao prtica dos timeboxes a chamada Tcnica Pomodoro. Essa tcnica talvez seja um bom ponto de partida para
voc, embora no seja essencial para o uso dos timeboxes.
Esse nome engraado foi como o italiano Francesco Cirillo batizou a metodologia
de timeboxes que ele desenvolveu, que funcionou para ele e que se popularizou

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CAPTULO 03

pelo mundo h alguns anos.


Tudo o que voc vai precisar de papel, caneta e um timer daqueles de cozinha.
No caso do autor, o timer era um tomate (ou pomodoro, em italiano). Mas voc
pode tambm usar uma galinha temporal, que uma espcie de cronmetro
que se usa para cozinhar e que, aqui no Brasil, geralmente tem o formato de uma
galinha ou de um ovo.
Se voc no tiver um timer como esse voc pode simplesmente usar um aplicativo
que rode no seu computador ou no celular, mas ainda acredito que o ideal o
timer fsico, que deixa a tcnica ainda mais ldica e divertida.
A ideia da tcnica listar as tarefas que voc quer completar no dia e estimar
quantos pomodoros vai levar para que cada uma seja completada.
Um pomodoro nada mais do que um curto timebox de apenas 25 minutos. Durante esses 25 minutos, voc vai fazer sua tarefa e exclusivamente sua tarefa. Focado como um raio laser.
Depois de cada pomodoro (cada intervalo de 25 minutos), voc descansar entre 5
e 10 minutos e a recomear um novo pomodoro de 25 minutos.
Voc far quatro pomodoros at ter um descanso maior. Esse descanso maior aps
4 pomodoros pode ser definido por voc. Talvez 15 ou 20 minutos sejam adequados.
Uma ideia interessante usar esse descanso maior para realizar uma outra atividade, diferente das atividades que voc est executando durante os pomodoros.
Talvez voc possa fazer um telefonema importante ou simplesmente sair um pouco para caminhar.

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CAPTULO 03

Se surgir alguma outra coisa para fazer ou se alguma pendncia pipocar na sua
mente durante os 25 minutos de um pomodoro, simplesmente anote no papel e
siga adiante fazendo a sua tarefa. Lembre-se de que, durante o pomodoro, s vale
fazer a tarefa que voc tem em mos.
O foco precisa ser total, pois esse foco que trar para voc os grandes resultados
que podem ser alcanados com a tcnica. Vamos falar um pouco mais sobre esse
assunto no prximo captulo.
Por hora, pense no que j fez at aqui:
Primeiro, voc eliminou do seu Plano de Voo todas as tarefas que no o trazem
para mais perto de seus Destinos
Segundo, voc adotou uma tcnica de foco em que vai trabalhar somente nessas tarefas essenciais concentrado como um raio laser, em blocos de tempo de
25 minutos em que todas as outras distraes (telefone, notificaes, internet,
televiso etc.) sero eliminadas
S com esses dois passos, voc vai ser mais produtivo e eficaz do que 90% da populao, que sofre com um mal moderno conhecido internacionalmente como multitasking.

20

CAPTULO 04

CAPTULO 04

COMO NO SER MULTITAREFA


Um dos consensos mais slidos existentes entre todos os especialistas em produtividade com os quais j estudei que ser multitarefa no um caminho seguro
para ser mais produtivo.
Todos so unnimes em alertar sobre a necessidade de focarmos em uma tarefa de
cada vez, sem nos preocuparmos, na medida do possvel, com todas as outras que
batem nossa porta a todo momento.
Eis algumas razoes pelas quais ser multitarefa no um bom negcio:
Multitarefa menos eficiente: Devido necessidade de trocar as marcha para
cada nova tarefa e depois trocar de volta novamente para a tarefa anterior o gasto
de energia muito mais alto;
Multitarefa mais complicado: Ser multitarefa , indiscutivelmente, estar mais
suscetvel ao stress e ao erro;
Multitarefa pode ser enlouquecedor: E nesse mundo j catico, ns precisamos

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CAPTULO 04

fugir do terror e encontrar um pequeno osis de sanidade e calma: o foco sereno


em apenas uma atividade, que ser feita com dedicao e diligncia afim de alcanarmos com ela o melhor resultado no menor tempo possvel (timebox).
E aqui vo algumas dicas mais prticas para que voc no seja multitarefa em seu
cotidiano de trabalho e estudos:
1. Atenha-se ao seu Plano de Voo: Se voc construiu o seu Plano de Voo com
ateno e dedicao ento voc sabe que tudo o que precisa fazer alcanar os seus
Destinos est contido nele. Atenha-se ao seu Plano de Voo e evite as tarefas que
no estejam contidas nele;
2. Tenha uma ferramenta de captura: Mantenha perto de voc um caderno ou
uma folha de papel para anotar as tarefas que surgem quando voc est ocupado
e no pode parar;
3. Tenha uma caixa de entrada fsica e digital: Mantenha perto de voc uma
bandeja de papel ou algum compartimento onde voc possa colocar os itens fsicos (como documentos, correspondncias etc.) que chegam para voc quando voc
est ocupado e no pode parar;
4. Primeiro faa sua tarefa mais importante: No faa mais nada at t-la completado. D a si mesmo um pequeno descanso, e ento comece a sua segunda tarefa
mais importante. Se voc conseguir fazer duas ou trs delas ainda de manh, o
restante do dia vai ser mais tranquilo;
5. Desligue as distraes: Quando voc estiver trabalhando em uma tarefa dentro
de um bloco de tempo (timebox) elimine o mximo possvel de potencias fontes de
distrao. Isso inclui e-mail (e a internet, se possvel) e celular. Tente no atender
ao telefone, se for possvel. Foque naquela tarefa e tente termin-la sem estar se
preocupando com outras coisas;

22

CAPTULO 04

Se voc sentir a urgncia de checar seu e-mail ou mudar para outra tarefa, pare;
respire profundamente; encontre o foco novamente e retorne para a tarefa que
estava fazendo.
6. Processe anotaes e caixa de entrada: Sempre que voc completar uma tarefa
importante ou tiver um descanso maior (ao trmino de quatro pomodoros, por
exemplo), processe suas anotaes e sua caixa de entrada, adicionando as tarefas
ao local adequado em seu Plano de Voo. Processe seu e-mail e outras caixas de
entrada em um intervalo regular e pr-determinado;
7. Quando a interrupo no puder esperar: Algumas vezes a interrupo to
urgente que voc no pode adi-la at terminar a tarefa em curso. Nesse caso,
tente anotar onde voc parou e organize todas as informaes daquela tarefa em
um nico lugar (em seu caderno ou em uma folha de papel, por exemplo). Assim,
quando voc retornar para a tarefa pode continuar exatamente de onde parou;
Respire fundo, espreguice-se e faa pausas sempre que precisar. Curta a vida. V
l fora e aprecie a natureza. Mantenha-se sereno e com a cabea no lugar, trabalhar assim muito mais produtivo.
Se voc trabalha em equipe, pode propor a todos o uso de timeboxes, para que
todos se concentrem ao mesmo tempo e tenham perodos de conversa tambm
simultneos.
Se o telefone toca a todo momento na sala de trabalho, tente combinar uma espcie de rodzio com a equipe, em que uma pessoa fica responsvel pelo telefone
durante aquele timebox especfico, enquanto as outras trabalham. No timebox
seguinte, essa funo passa a outro. Seja criativo!

23

CAPTULO 05

CAPTULO 05

CICLOS DE IMERSO E MANUTENO


Falamos sobre a importncia de eliminar e de ser eficaz (fazer as coisas certas e
que so realmente importantes para alcanar os seus Destinos) e falamos sobre a
importncia de no se tornar um trabalhador multitarefa, focando-se em executar
uma tarefa de cada vez, sem preocupar-se com qualquer outra que bata sua
porta.
Mas voc deve ter percebido que mesmo esforando-se para eliminar do seu Plano
de Voo tudo o que no seja realmente importante muitas coisas ainda esto l dentro. E no poderia ser diferente: o seu Plano de Voo o seu plano de vida e voc
tem grandes aspiraes para a sua vida.
Como ento fazer todo esse amontoado de Metas, Projetos, Desafios e Hbitos
acontecer ao mesmo tempo, se tambm falamos sobre no colocar o seu foco sobre
mltiplas atividades?
A resposta est nos ciclos de imerso e manuteno.

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CAPTULO 05

ENTENDENDO OS CICLOS DE IMERSO E MANUTENO


A ideia por trs dos ciclos de imerso e manuteno simples:
Em vez de tentar avanar com todos os seus projetos e progredir em todos ao mesmo tempo, escolha alguns deles e mergulhe fundo! Mas no esquea todo o restante, coloque-os no modo manuteno.
O objetivo definir perodos (ciclos) de trabalho duro e alta produtividade (imerso)
para alcanar determinado resultado em algum dos seus Projetos e Desafios, enquanto faz-se o mnimo necessrio (e, por isso, usa menos recursos) para manter
suas habilidades ou evitar grandes perdas em outras reas.
Aps o trmino do perodo definido para o ciclo voc poder ento mudar o seu
direcionamento, passando a colocar o seu foco (iniciar um novo ciclo de imerso)
naqueles Projetos e Desafios que estavam no modo manuteno e colocando em
modo manuteno os Projetos e Desafios nos quais voc estava imerso antes.
Consegue entender a lgica por trs dessa estratgia?
A estratgia para trabalhar efetivamente com os ciclos de imerso e manuteno
pode ser apresentada em 7 passos fundamentais:
1. Descubra tudo com em que voc est envolvido e com que est comprometido
(isso est no seu Plano de Voo);
2. Defina as Metas, Projetos e Desafios nos quais voc deseja (ou precisa!) focar
com mais urgncia;
3. Prepare o seu ciclo de imerso;
4. Defina a Dose Mnima Eficaz (DME) para as reas de manuteno;
5. Prepare o seu ciclo de manuteno;
6. Mergulhe fundo (e sem culpa!);
7. Revise os ciclos regularmente.

25

CAPTULO 05

Vamos agora olhar para todos os passos separadamente.

PASSO 1: DESCUBRA TUDO EM QUE VOC EST ENVOLVIDO E COM O QUE EST COMPROMETIDO
O passo inicial para comear a criar a sua estratgia de ciclos olhar para o seu
Plano de Voo e identificar tudo aquilo com o que voc est comprometido em alcanar resultados.
Est aprendendo a tocar um instrumento? Treinando para os seus primeiros
5Km, 10Km ou 21Km de corrida? Comprometido em perder peso e ganhar massa
muscular? Trabalhando em um TCC? Criando um novo blog? Escrevendo o seu
primeiro livro? Estudando algo que voc deseja dominar? Montando uma empresa? Lutando para conseguir uma promoo no seu trabalho? Voc entendeu a
ideia!

PASSO 2: DEFINA AS METAS, PROJETOS E DESAFIOS NOS QUAIS VOC DESEJA FOCAR
COM MAIS URGNCIA
Se voc est prestes a concluir a sua graduao ou ps-graduao, mas ainda est
atrapalhado com o seu Trabalho de Concluso de Curso (TCC), mergulhar fundo
na produo dele uma excelente ideia.
Se a sua sade no anda bem e voc sente-se doente e fraco uma tima sugesto
seria iniciar um ciclo de estudos sobre como realizar a sua reeducao alimentar
e comear a se exercitar gratuitamente em casa ou nos parques pblicos da sua
cidade.
A sua situao atual e a etapa da sua vida na qual voc se encontra diro para voc

26

CAPTULO 05

o que importante naquele momento.

PASSO 3: PREPARE O SEU CICLO DE IMERSO


De quanto tempo voc precisa para finalizar o seu Projeto Finalizar o TCC?
Trinta dias com trs ou quatro horas de trabalho dirio daro conta do recado?
Para aprender uma nova tecnologia e comear a procurar melhores oportunidades
no mercado de trabalho voc precisar de 2h de estudo por dia, de segunda a
sexta, durante oito semanas?
Mas e se voc no souber de quanto tempo ir precisar para avanar o suficiente
em determinado Projeto ou Desafio, ou para cumprir determinada Meta?
Nesse caso simplesmente use a sua experincia atual para estimar o tempo necessrio e siga revisando os ciclos regularmente (Passo 7) e realizando os ajustes
necessrios.

PASSO 4: DEFINA A DOSE MNIMA EFICAZ PARA AS REAS DE MANUTENO


Se voc ir encarar um ciclo de imerso nos estudos para vencer o Desafio de ser
aprovado em um concurso pblico extremamente concorrido improvvel que
voc possa continuar usando 2h do seu dia para deslocar-se at a academia, treinar
e depois voltar para casa.
Nesse caso voc precisa avaliar qual a Dose Mnima Eficaz (DME) necessria
para que voc possa manter-se saudvel e em forma enquanto coloca o seu foco
nos estudos.
A Dose Mnima Eficaz (DME) a quantidade mnima de recursos (tempo, dinheiro e energia) que precisam ser empregados para que voc possa manter-se

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CAPTULO 05

saudvel. Que tal ir academia apenas duas vezes por semana e realizar treinos
curtos de 30 ou 40 minutos, em vez de treinos dirios com uma hora de durao?
Usei uma estratgia assim durante o perodo de imerso para o lanamento da
primeira turma da Academia de Pilotos Mude.nu: em vez de continuar treinando
10 vezes por semana (entre treinos de natao, ciclismo e corrida), eu passei a apenas realizar duas corridas de 30 minutos por semana nas redondezas de onde
moro e a pedalar apenas uma vez por semana, aos domingos.
Em vez de praticar de 8 a 12 horas de atividades fsicas por semana, passei a praticar apenas 2 ou 3 horas.
Assim me mantive praticando atividades fsicas, no ganhei peso e continuei me
divertindo em provas locais de corrida sempre que podia, pois eu no retornei ao
sedentarismo.

PASSO 5: PREPARE O SEU CICLO DE MANUTENO


A melhor maneira de explicar a preparao do seu ciclo de manuteno a
seguinte:
Preencha os espaos existentes entre as suas atividades principais (aqueles Projetos e Desafios que fazem parte do seu ciclo de imerso) com as atividades que
esto em modo manuteno.
Assim, entre duas sesses de estudos de 2h cada voc pode, por exemplo, inserir
uma corrida de 15 ou 20 minutos em algum local prximo da sua residncia ou
praticar um pouco ao violo.
Distribua as atividades que esto em modo manuteno nas janelas de tempo
existentes entre as atividades dos Projetos e Desafios do seu ciclo de imerso.

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CAPTULO 05

PASSO 6: MERGULHE FUNDO (E SEM CULPA!)


O objetivo dos ciclos de imerso e manuteno permitir que voc faa avanos
significativos em uma direo (ou algumas direes) enquanto mantm (ou evita
uma grande deteriorao ou estagnao) aquilo que conquistou em outras reas.
Para que isso realmente acontea preciso que voc mergulhe fundo nos Projetos,
Desafios e Metas que voc elegeu como prioritrios no seu Plano de Voo e permanea tranquilo por estar fazendo apenas um pouco em todas as outras coisas
existentes nele.
Voc no deve sentir-se culpado por estar indo academia apenas duas vezes por
semana. Relaxe e saiba que, no momento apropriado, voc tambm ir focar-se
nos Projetos e Desafios que agora esto recebendo menos recursos e ateno.

PASSO 7: REVISE OS CICLOS REGULARMENTE


Defina perodos regulares para reavaliar os seus ciclos de imerso e manuteno e
saber se chegou o momento de mover algumas peas do jogo.
Os ciclos de imerso para algumas atividades duram apenas alguns dias, enquanto
para outras duram semanas ou meses. preciso revis-los para priorizar rapidamente novos Projetos e Desafios assim que algum espao aberto.
Eu costumo revisar os meus ciclos de imerso e manuteno uma vez por semana,
aos domingos, ao mesmo tempo em que realizo a reviso semanal do meu Plano
de Voo.
Esse o momento em que defino no que vou mergulhar durante a semana e como
irei manter minhas habilidades nas reas em que no poderei investir muitos recursos.

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CONCLUSO

CONCLUSO

Chegamos ao fim do nosso Guia de Produtividade. Nele fornecemos ideias e estratgias para que voc comece, de fato, a executar o seu Plano de Voo.
Lembre-se de que um Plano de Voo sem execuo no passa de perfumaria barata.
Sem ao o seu plano, por mais bem estruturado que esteja, no vale nada.
As ideias contidas neste guia foram testadas e aprovadas por mim, por meus alunos e por muitos dos meus clientes. So estratgias que realmente funcionam e
que fazem com que uma pessoa assuma a cadeira de Piloto da prpria vida.
Existem outras tcnicas, que ensino em meus cursos e workshops, mas que precisam de uma explicao mais detalhada e, principalmente, de um acompanhamento mais de perto.
Mas com as tcnicas deste guia eu acredito que voc pode mudar sua produtividade a nveis nunca antes alcanados. Ns do Mude.nu estamos na torcida pelo
seu sucesso e estamos aqui para ajudar voc no que estiver ao nosso alcance.
Desejo o melhor para sua vida!

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