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CLARIDAD, PRECISIÓN Y PUNTUALIDAD EN LOS REPORTES END: EL SISTEMA CPP

Por John G. Taylor
El Sistema CPP significa claridad, precisión y puntualidad.
Estos son los tres fundamentos para producir un reporte de
ensayos no destructivos (END) de calidad para el cliente. Tiene
que ser claro para que incluso aquellos que no están
familiarizados con los END puedan comprender su propósito.
Los resultados deben ser precisos y no dejar duda alguna para
el lector de que los procedimientos e instrucciones fueron
seguidos de manera adecuada. El reporte debe realizarse con
puntualidad; los resultados deben llegar al usuario final de
forma oportuna para permitir la toma de decisiones.
Cuando se usan conjuntamente cada uno de estos principios
fundamentales contribuirá para un reporte efectivo. Como
profesional, su firma al final del reporte reflejará su compromiso
con generar trabajo de calidad. El reporte es su lienzo. Fírmelo
orgullosamente.
Así como lo dijo el consultor de negocios John C. Maxwell,
“Nunca cambiaras tu vida hasta que cambies algo que haces
diariamente. El secreto del éxito se encuentra en tu rutina
diaria” (Maxwell, 2012).

CLARIDAD
Nuestra forma de escribir es un reflejo de nuestra forma de
pensar. Escribir claramente lo convertirá en un recurso valioso
para cualquier equipo de trabajo.
Una de las mejores maneras de desarrollar sus habilidades de
escritura es leer en voz alta 10 minutos diariamente a autores
que escriben de forma clara y precisa. No se enfoque en el
contenido tanto como en el estilo. Trate de escuchar el drástico
contraste entre los estilos vagos y descuidados a menudo
usados en las conversaciones diarias y las palabras
cuidadosamente preparadas por distinguidos escritores.
Siempre utilice lenguaje cordial, digno y apropiado sin ser
presuntuoso. Utilice palabras específicas y evite clichés como
“todo listo” y “operacionalmente listo”, “asegurada la
integridad”. Evite frases redundantes como “ensamblados
juntos”, “terminación final” o “número total”. Algunas palabras
pueden incluso insultar al lector. Elimine las tonterías. Evite
palabras que parecen decir algo pero en realidad no lo hacen.
Estas son palabras que no requieren esfuerzo ni reflexión.
A los periodistas se les enseña a no “esconder el mensaje”.
Ellos colocan primero el titular y no lo esconden dentro de la
historia. Lo mismo es cierto para los reportes END escritos por
profesionales. Permita que el cliente conozca los resultados en
las primeras frases. Permita que los detalles de la inspección
hablen por sí mismos. Si el reporte presenta resultados que el
cliente no quiere escuchar, la redacción debe ser moderada y
clara. Siempre recuerde que el lector no puede leer su mente;
lo que es obvio para usted puede requerir una explicación para
el ingeniero. Siempre desarrolle el contenido de manera lógica
y detallada. Una vez el lector se confunde o malinterpreta la
información, se puede distraer. Un reporte claro y conciso
previene esto.

Presente la información importante en palabras y frases cortas.
El reporte será claro y memorable. La serie de eventos que
suceden durante la inspección deben estar en el orden
apropiado. Eso permite que la mente del lector siga fácilmente
la secuencia. Use la voz activa, en la cual el sujeto realiza la
acción. Mantenga las oraciones ordenadas con sujeto, verbo y
por último objeto. Por ejemplo, escriba “la soldadura estaba
agrietada” en vez de “Había una grieta en la soldadura”.
Mantenga esta regla constante dentro del reporte.
El reporte debe también reflejar la terminología que el cliente
utiliza en su planta. Un tanque en la planta A puede ser
denominado el absorbedor seco con pulverizador (o SDA –
Spray Dry Absorber) mientras en la planta B es el atomizador
de dióxido de sulfuro. Evite usar acrónimos o términos
informales para las partes que están siendo inspeccionadas.
Identificar los equipos con la nomenclatura adecuada reafirma
su compromiso con la generación de reportes de calidad.
También destaca su nivel de conocimiento acerca del proceso.
Busque que los reportes fluyan y revíselos minuciosamente
cuando los complete. Intente evaluar el reporte bajo
estadísticas de legibilidad como la Prueba de Facilidad de
Lectura de Flesch (Flesch, 1948). Una calificación de
legibilidad entre 60 y 80 permite al lector mantenerse
interesado en el tema (Anexo 1).
Una pregunta importante que se debe hacer al revisar el
reporte es qué información desea obtener el lector del reporte.
Evidentemente el lector quiere el resultado de la prueba pero
sea consciente de quien será el lector. El formato puede ser
dictado por la audiencia y su experiencia especifica en cuanto
a las partes inspeccionadas. Un ingeniero de diseño puede
requerir más fotos y diagramas que texto. Un gerente de
mantenimiento puede obtener más información de un gráfico,
mientras alguien de operaciones puede preferir un pronóstico
estadístico.

PRECISIÓN
Un reporte solo puede ser tan bueno como el trabajo que se
está presentando. Cualquier variación en el diseño o en la
ejecución de la inspección que se detalle en el reporte no
puede ser corregida u ocultada.
Evite el efecto acumulativo de los errores. Entre más errores
hay en un reporte peor se verá para el lector. Cada error
individual, en su opinión, puede no reducir la precisión por
mucho. Sin embargo, estos errores pueden ser muy evidentes
para el lector. Un reporte repleto de errores puede causar que
el lector detenga su lectura, y que esa persona nunca más lea
otra cosa que lleve su nombre o el de su compañía. Una
gramática pobre y un estilo de escritura descuidado
contribuyen a disminuir la credibilidad de un reporte. Las
conclusiones y los resultados serán vistos como débiles e
inadecuados.

Un buen consejo es iniciar desde el final y leer hacia atrás. PUNTUALIDAD La puntualidad simplemente mide que tan bueno es usted en manejar su tiempo. organice su cronograma con metas específicas que se deben alcanzar diariamente. Para mejorar la precisión. Dele a su trabajo la prioridad más alta y aprenda a decir no a otros proyectos. El reporte anterior puede ratificar el hallazgo de su inspección. ¿Es una soladura en filete o en fillete? ¿La soldadura es de 12 pulgadas o pinchadas? Trate de que una segunda persona revise el texto. Desarrolle una distribución típica de reporte que permita agregar o eliminar secciones de acuerdo al . El punto central para presentar reportes puntualmente es trabajar en su habilidad de concentración. 1996). Recuerde que los enunciados que declaran algo como un hecho dominaran la atención del cliente. Una conversación honesta con su gerente o el cliente acentúa su profesionalismo y su compromiso con la tarea. Claro. Procure terminar el reporte antes de comenzar a editarlo. evaluando que tan efectivo fue en lograr los objetivos. Pero retírese en el medio de una frase para que al día siguiente comience sin indecisión. Si la lista de chequeo que se incluye es de la cuarta edición pero la quinta edición fue publicada hace seis meses. Muchos códigos y procedimientos incluyen listas de chequeo. Puede usar fotos. Mapeo Mental de Ingeniería Mantenga un documento limpio previamente formateado con la fuente. Pero también puede contradecir los resultados. programe un bloque de tiempo lo suficientemente amplio como sea necesario para completar la tarea detallada. Manifiéstele al cliente que usted no entiende. y ajuste los reportes posteriores para esa compañía conforme a las observaciones. Mejor. Natural. asegúrese de referenciar los más recientes procedimientos y códigos que fueron utilizados al desarrollar la inspección y el reporte. Tome descansos y deténgase cuando este cansado. explicando que su reporte es crítico y está restringido a una fecha límite. analice cuál momento del día funciona mejor para usted. pero frecuentemente las mejores listas se obtienen mezclando la experiencia y el consenso de varios inspectores. En vez de decir “Los resultados típicos de esta inspección y el análisis de los efectos muestran que”. palabras. puede ser más productivo presentarle al lector un gráfico colorido o imágenes de la condición. generar expresiones que manifiestan de algún modo la opinión personal. los pie de página y encabezados necesarios. use un sistema confiable para hacer seguimiento a los ítems que se incluirán en el reporte y tome notas fiables y legibles que ayuden a asegurar la precisión del reporte. el lector puede cuestionar la fidelidad. Esta técnica hace que los pequeños errores soliciten corrección a gritos. las márgenes. El primer paso para tener los reportes oportunamente es planear su tiempo. lea reportes anteriores. Demostrado.Mientras se ejecuta la inspección. Usualmente lo causa la falsa percepción del paso del tiempo o el subestimar el tiempo que un proyecto tomará. Comienzo desde el final y trabaje hacia Figura 1. Una forma efectiva de organizar un reporte es llamada Mapeo Mental (Figura 1). entonces el tiempo de otras personas tampoco seña valioso para usted. Luego. Un problema que todo escritor encuentra es la dependencia en la herramienta de corrección ortográfica de la computadora. los espacios. Cuando se requiera. Esfuércese por que el reporte fluya de la misma forma en la que el cerebro procesa la información naturalmente (Buzan. una explicación detallada debería ser incluida para defender su análisis y su precisión.) y apéguese a palabras y frases extremadamente específicas. Para mejorar los reportes futuros lleve a cabo un seguimiento con el cliente. Primero. Puede perjudicar su carrera y agregará más estrés a su vida. Evite usar palabras o frases en código como “Es claro que se requerirán inspecciones adicionales antes de que sea posible comprender completamente este fenómeno”. Si tiene tres días para completar un reporte escrito. Escriba en una nota autoadhesiva que terminará en una fecha dada y colóquela a primera vista para que usted y todos los demás la puedan ver. Si esto ocurre. Sea proactivo y administre su tiempo para cumplir su promesa de entregrar un reporte sobresaliente. Escriba el punto principal del reporte en el medio de la página y luego permita que las ideas para elaborar el reporte surjan desde allí. símbolos. colores e imágenes para listar información monótona y luego convertir esto en un reporte organizado y memorable. Esto es simplemente un grupo de palabras con círculos alrededor de ellas. Parte de ser preciso es ser honesto. Existen varias maneras de mejorar su administración del tiempo. Mantenga una imagen clara del proyecto y desarrolle el reporte alrededor de ella. etc. Además de revisar los procedimientos actuales. Los reportes retrasados trastornan la experiencia de otras personas y causan tensión en la relación con un cliente. con palabras como: Bueno. Evite utilizar adjetivos subjetivos (es decir. Si su tiempo no es valioso para usted. Líneas conectan un grupo de palabras a otro. atrás. Cierto. regrese al reporte después de dejarlo a un lado por un tiempo.

4. Manténgalo organizado para conveniencia del lector. Solo es posible conjeturar qué será de avanzada y qué será obsoleto. preciso y puntual. DIEZ REGLAS EXCELENTES SENCILLAS PARA CREAR REPORTES 1. y por los resultados que usted produce. Entregue un resumen óptimo donde presente un vistazo en miniatura. Lo único que es seguro es que los resultados deberán ser presentados en reporte claro. la distribución y la precisión.nivel de detalle que requiera el reporte. Pregúntese qué tipos de inspecciones y qué tipos de equipos estará inspeccionando en los próximos 20 o 30 años. por la forma en que presenta los hechos. la gramática. Mejore sus reportes con realimentación del cliente. la jerga y las frases redundantes. Mantenga todas las referencias actualizadas. Esta tecnología permite la transferencia rápida de información y los resultados en línea. La computadora portátil y las Tablet son muy buenas herramientas para crear reportes más rápidamente. Recuerde valorar el tiempo del lector. Revise y revise nuevamente la ortografía. 10. Esto muestra pasión por el trabajo. Esta habilidad es lo que los empleadores buscan en su compañía. Mantenga el reporte corto aunque incluyendo toda la información esencial. 6. 7. Escriba para mejorar la comprensión del contenido por parte del lector. 5. 8. Provea resultados que inciten acción. 3. Evite los clichés. . 2. ¿Por qué alguien querría mejorar sus habilidades para generar reportes? Porque sus gerentes y clientes reconocerán que usted posee fuertes habilidades analíticas. 9.

la que debe considerarse de referencia en el momento actual para la lengua española.org. PRUEBA DE FACILIDAD DE LECTURA DE FLESCH Esta prueba puntúa el texto en una escala de 100 puntos. Inventario de instrumentos para medir la legibilidad de un texto en castellano. La más empleada es la utilidad “Estadísticas de legibilidad” de la aplicación de Ortografía y Gramática del procesador de textos Microsoft Word Office. la puntuación debe estar entre 60 y 70.  Una vez en el texto a analizar. aplique la fórmula matemática del IFSZ.  Al finalizar aparecerá el cuadro de texto de Estadísticas de Legibilidad. Existen diferentes utilidades.3 S/P – P/F dónde: S = El total de sílabas (una buena aproximación es el total de caracteres dividido entre 2. y no la versión adaptada por Szigriszt-Pazos. obtenemos: IFSZ = 76. Oana.0. el Índice de Legibilidad de Flesch-Szigriszt (IFSZ) es el siguiente: MEDICIÓN INFORMÁTICA DE LA LEGIBILIDAD Actualmente la aplicación de las fórmulas de legibilidad lingüística en el mundo anglosajón no se realiza manualmente. a continuación. aplicaciones o programas informáticos. RES 90-100 80-90 70-80 60-70 50-60 30-50 0-30 NIVEL Muy Fácil Fácil Bastante Fácil Normal (Para Adulto) Bastante Difícil Difícil Muy Difícil GRADO ESCOLAR Apto para el 4º grado Apto para el 5º grado Apto para el 6º grado Apto para el 7º u 8º grado Preuniversitario Cursos Selectivos Universitario (Especialización) Tabla 1. Sin embargo.21 págs.835 – (0.ANEXO 1: ANÁLISIS DE LEGIBILIDAD El análisis de legibilidad de textos escritos es una forma de análisis de contenido que utiliza fórmulas matemáticas para evaluar la dificultad de lectura y comprensión de un texto.015 x SL) dónde: WL = Promedio de longitud de las palabras (el número de sílabas en 100 palabras) SL = Promedio de longitud de las frases (el número de frases en 100 palabras) ÍNDICE DE LEGIBILIDAD DE FLESCH-SZIGRISZT La validación de la fórmula RES de Flesch realizada por Szigriszt-Pazos es. habiendo sido desactivada en las versiones posteriores. es la siguiente: RES = 206. como se muestra en la Figura 2. Para la mayoría de archivos estándar.835 – 62. Microsoft Office 2010. algunos de los cuales disponibles en Internet.846 x WL) – (1.  Asegúrese de que la casilla Revisar gramática con ortografía está activada.legibilidad. De todas formas. http://www.25) P = El total de palabras F = El total de frases del texto Una correlación aproximada de la Escala de Interpretación de Flesh llevada al nivel educativo español se muestra en la Tabla 1. Tabla de Interpretación de los resultados de la Fórmula RES de Flesch adaptada por Fernández Huerta Figura 2. El problema es que esta utilidad sólo está disponible en las versiones hasta la 2000. Para el presente texto. en español el desarrollo de estas herramientas es escaso.hospitalclinic.html . mayor es la facilidad de lectura del documento. active la casilla de verificación Estadísticas de legibilidad. sin duda. corra la herramienta: Ortografía y Gramática. REFERENCIAS GRÖNE. Cuanto más alta es la puntuación. aplica la fórmula RES de Flesch original.2009. http://www.  Haga clic en Revisión. la información que actualmente suministra la aplicación mencionada es suficiente para obtener el índice aplicando la expresión matemática. Cada prueba de legibilidad basa su clasificación en el número medio de sílabas por palabra y palabras por oración. Además. APLICAR LAS ESTADÍSTICAS DE LEGIBILIDAD DE WORD  Haga clic en el botón de Microsoft Office y. Estadísticas de Legibilidad  Con los valores totales. la mayoría de las fórmulas de legibilidad parten de la hipótesis de que un texto es tanto más fácil de leer cuanto más cortas son las palabras y frases que utiliza. Así. En general. IFSZ = 206.com/home/acercade.  En Al corregir la gramática en Word. La fórmula del índice de facilidad de lectura de Flesch. en Opciones de Word.