You are on page 1of 22

Universitatea Babe-Bolyai

Facultatea de tiine Politice, Administrative i ale Comunicrii


Departamentul Comunicare, Relaii Publice i Publicitate

EVENT PLANNING
- Suport de curs
Publicitate, an II

Asist. Dr. Paul-Alexandru Frca

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Universitatea Babe-Bolyai
Facultatea de tiine Politice, Administrative i ale Comunicrii
Departamentul Comunicare, Relaii Publice i Publicitate
Master PR, an II, German
Fia disciplinei
Denumirea disciplinei
Statutul disciplinei: opional
Nivelul de studii: Licen
Anul de studii: II
Semestrul: II
Titularul cursului: Asist. Univ. Dr. Paul Frca
A. Obiectivele disciplinei (Obiectivele sunt formulate n termeni de competene
profesionale)
1. Realizarea unui concept de eveniment i a unei planificri eficiente a diferitor
tipuri de activiti, care presupun sarcini de complexitate medie
2. Proiectarea si organizarea propriu-zis a unui eveniment
3. nsuirea i dezvoltarea unor competene specifice n organizarea de evenimente
B. Precondiii de accesare a disciplinei (Se menioneaz disciplinele care trebuie studiate
anterior)
nscrierea la cursul de Event planning este condiionat de parcurgerea cursurilor de
Introducere n comunicare i relaii publice Baze PR, Tehnici si Instrumente de PR i
Publicitate. Se recomand consultarea i reactualizarea cunotinelor prezentate la
cursurile menionate anterior.
C. Competene specifice (Vizeaz competenele asigurate de programul de studiu din care
face parte disciplina)
1. Cunoatere i nelegere
- cunoate noiunea de event i event marketing; cunoate principalele criterii n
realizarea unei planificri eficiente; cunoate elementele eseniale n realizarea unui plan
de promovare; cunoate noiunile de critical path, timming, back-up plan; cunoate
elementele principale de realizare a meterialelor de promovare.
2. Explicare i interpretare
- explic modalitatea de realizare a unor materiale de promovare: invitaie, afi,
plan etc.; explic principalele probleme care pot aprea n planificarea, promovarea i
implementarea unui eveniment; explic soluii posibile pentru gestionarea unor situaii
neprevzute.
2

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

3. Instrumental aplicative
- proiecteaz aplicarea unor instrumente de lucru folosite pentru planificarea i
organizarea unui eveniment; organizarea propriu-zis a unui eveniment i conceperea
materialelor aferente acelui eveniment.
4. Atitudinale
- manifest interes fa de domeniul organizrii evenimentelor; promoveaz un
sistem de norme i valori pentru un event planner.

D. Coninutul disciplinei
a) Curs
Capitolul
1.Noiuni introductive
legate de event planning

2.Tipuri de evenimente

3.Determinarea obiectivelor
unui eveniment
4.Vizualizarea unui
eveniment
5.Planificarea unui
eveniment

6.Organizarea i timming-ul
evenimentului
7.Participanii din cadrul
unui eveniment

Coninuturi
C1 Definirea evenimentelor
1.1 Descrierea noiunii de eveniment i a
celei de eveniment de marketing
1.2 Istoria evenimentelor
C2 Prezentarea, clasificarea i descrierea
principalelor tipuri de evenimente
2.1 Exemplificarea fiecrui tip de
eveniment
C3 Exemplificarea categoriilor de
obiective pentru tipuri diferite de
evenimente
C4 Elementele care trebuie luate n
considerare nainte de planificarea
propriu-zis a unui eveniment
C5 Prezentarea principalelor elemente din
cadrul planificrii unui eveniment.
5.1Datalierea i exemplificarea ntregului
proces de planificare al unui eveniment
5.2 ntrebrile la care trebuie s cutm
rspuns
nainte
de
planificarea
evenimentului
5.3 Planificarea iniial i planificarea
intermediar a unui eveniment
C6 Prezentarea documentului intitulat
critical path cu principalele activiti,
descrierea acestora i a responsabililor.
6.1 Analiza unor astfel de documente
C7 Descrierea principalelor categorii de
public n funcie de tipul de eveniment
organizat.
7.1 Invitarea unor categorii de public
speciale la anumite evenimente

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Nr. ore
2 ore

2 ore

2 ore

2 ore

4 ore

2 ore

2 ore

8.Promovarea unui
eveniment

C8
Prezentarea
i
exemplificarea 6 ore
principalelor modaliti de promovare a
unui eveniment
8.1 Realizarea materialelor necesare
organizrii unui eveniment
8.1.1 Invitaia
8.1.2 Afiul
8.1.3 Pliant/brour
8.2 Realizarea unui plan de promovare pe
anumite canale (ex: radio, TV, internet)

C9 Prezentarea pailor folosii n 2 ore


calcularea unui buget
9.1 Realizarea unui plan de buget pentru
un anumit eveniment
10.Evaluarea unui
C10 Prezentarea i exemplificarea 2 ore
eveniment
principalelor modaliti de evaluare a unui
eveniment
11. Planul de back-up
C11 Exemplificarea anumitor situaii care 2 ore
conduc la insuccesul unui eveniment
11.1 Realizarea unui plan de back-up (de
rezerv)
Total ore
28
E. Evaluare (se precizeaz metodele, formele de evaluare i ponderea acestora n stabilirea
notei finale. Se indic standardele minime de performan. Raportate la competenele
definite la pct. A-Obiectivele discilplinei)
9.Bugetul unui eveniment

Evaluarea studenilor se va efectua conform detalierii de mai jos:


La alegere: un proiect practic sau examen scris 100% din nota final
Proiect practic studenii vor organiza un eveniment la alegere. Partea scris a
proiectului practic un dosar cu urmtoarele materiale: planul evenimentului, planul de
promovare, materiale de promovare, buget, plan de rezerv.
Examen scris din suportul de curs.
F. Repere metodologice (strategie didactic, materiale, resurse)
Metode: expunerea, exemplul demonstrativ, sinteza cunotinelor, descoperire dirijat.
Materiale i instrumente necesare pentru curs: Suportul de curs, mpreun cu celelate
materiale indicate ca bibliografie pot fi mprumutate acas sau consultate n biblioteca facultii.

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

G. Bibliografie (se indic bibliografia minimal obligatorie)


Doug Matthewss. Special event production the process, Elsevier, 2008.
Leonard H. Hoyle, CAE, CMP. Event marketing : how to successfully promote events, festivals,
conventions, and expositions, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2002.
Peter E. Tarlow Event risk management and safety, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2002.
Razaq Raj and James Musgrave. Event Management and Sustainability, Leeds Metropolitan
University, UK, 2006
Stephan Schfer-Mehdi. Organizarea evenimentelor, ed. All, 2008;

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Noiuni introductive legate de event planning

Ce sunt evenimentele? Definirea evenimentului de marketing


Acest capitol ncearc s prezinte ce este i ce nu este un eveniment de marketing i
totodat se va realiza o scurt trecere n revist a principalelor tipuri de evenimente.
Evenimentele de marketing nu sunt o invenia a ultimilor ani. Organizatorii de congrese
i vechii participani la conferine sunt de prere c ei au organizat ntotdeauna evenimente, dar
nu le-au numit niciodat asa. Putem lua exemplul jocurile din Circus Maximus din Vechea
Rom, care reprezentau o form primar a evenimentelor politice, iar defilrile naziste o form
mai trzie. Toat lumea organizez evenimente: ntreprinderi sau partide politice, autoritile sau
instituiile chiar i oamenii de rnd.
Conform lui Stephen Schfer-Mehdi, semnificaia originar a termenului eveniment
este nu numai cea de manifestaie, ci i cea de ntmplare important. Deoarece n ziua de
azi totul pare a fi un eveniment, vom ncerca s restrngem noiunea de eveniment la cea de
instrument de comunicare: adic la domeniul evenimentelor de marketing.
Un eveniment de marketing este o manifestaie, al crei scop este atingerea unui obiectiv de
marketing prestabilit1.
Marketingul a ptruns n multe zone ale societii, iar evenimentele de marketing nu se
mai limiteaz doar la ntreprinderi. De ex: ministerele i autoritile comunic prin intermediul
evenimentelor; iar evenimentele costisitoare, organizate n timpul campaniilor electorale, fac
parte din instrumentarul partidelor politice. Scopul este de a lucra bine i de a transforma
manifestaia ntr-un fapt memorabil.
Vom defini i marketingul evenimentelor: folosirea strategic a evenimentelor de
marketing, ca instrument n comunicare a organizaiei.
Evenimentele de marketing sunt un instrument n mixul comunicrii; acestea nu au loc
ntmpltor ci cu un anumit prilej. Printr-o punere n scen live, se transmite un mesaj referitor la
o organizaie, o marc sau un produs. Mijloacele prin care se realizeaz aceast punere n scen
sunt o combinaie de limbaj i text, dans i muzic, medii de comunicare i decor. La un

Stephan Schfer-Mehdi. Organizarea evenimentelor, ed. All, 2008, p.9.

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

eveniment putei face apel la toi receptorii senzoriali i, ca urmare, putei obine un efect ult mai
intens dect cel cauzat de atracia pur vizual a reclamei clasice.
Evenimentele pot provoca mai multe emoii dect orice alt mijloc de comunicare.
Scopul evenimentelor de marketing este i declanarea unui proces dirijat de activare. n funcie
de natura scopuluisunt provocate excitaii psihice: formarea imaginii, formarea profilului,
motivaia, atracia de a cumpra, sprijinirea vnzrilor.

Asemenea publicitii sau PR-ului, organizarea evenimetelor deine un arsenal bogat de


mijloace prin care se realizeaz promovarea.
Instrumentul comunicrii
Publicitatea
Relaiile Publice
Organizarea evenimentelor

Mijloacele
Spoturi TV, panouri publicitare, anunuri
Articole de pres, newsletter-uri, rapoarte
anuale
Gale, show-uri, evenimente publice

Aspecte ntlnite n mod constant pentru toate evenimentele de marketing2

Grupul int al evenimentului

Obiectul evenimentului

Forma evenimentului

Punerea n scen a evenimentului

Consumatori
Parteneri
Angajai
Public
Produs/performan
Marc
ntreprindere
Gal
Prezentare a unui produs
ntrunire de demarare a unui proiect
Jubileu
Eveniment public
Turneu
Spectacol
Dans
Intervenia moderatorului
Acte ale unui show
Sunet
Lumin

Stephan Schfer-Mehdi. Organizarea evenimentelor, ed. All, 2008, p.29.

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Dramaturgia evenimentului

Constantele organizrii evenimentelor.


evenimentelor, ed. All, 2008, p.29

Sursa:

Medii de comunicare
Decorare
Arhitectur/locaie
Catering
Arome
Timp i ritm
Aciune
Dezvoltare
Figuri i motive
Stephan Schfer-Mehdi.

Organizarea

Clasificarea evenimentelor
Forumul ageniilor de marketing clasific evenimentele n: evenimente publice,
evenimente corporatiste i evenimente de prezentare.
Evenimente publice
Evenimente corporatiste
Evenimente de prezentare

Grupul int este format din consumatorii finali


i din public
Business-to-business
Manifestaii i programe n cadrul trgurilor i
n mediul exterior acestora

Clasificarea de mai sus este una destul de simplist i nu reuete s surprind misiunile
i utilitatea evenimentelor pentru cei care le organizeaz.

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Tipuri de evenimente. Determinarea obiectivelor unui eveniment

Ce fel de evenimente exist de fapt?


Fiecare eveniment de marketing este altfel; ns exist nenumrate evenimente care au
dou elemente comune: un prilej i un scop. Prilejul poate avea o natur direct (de exemplu:
jubileul unei firme) ns poate fi i indirect, sau n mod artificial creat (de ex: n cadrul unei
concepii de marketing, n care a fost stabilit c un eveniment este mijlocul de comunicare
potrivit pentru demararea sau ncheierea unei campanii.
Care sunt evenimentele organizate cu un anumit prilej?
Evenimentele tipice, inspirate de un prilej cu totul concret sunt:

Jubileul i aniversrile
Inaugurarea, reinaugurarea
Recepia
Adunarea general anual
Trgurile/evenimentele expoziionale
Demarrile proiectelor, campaniilor etc.

n ce scopuri pot fi utilizate evenimentele care urmresc un anumit obiectiv?


Un eveniment de marketing trebuie s ndeplineasc o sarcin fixat n prealabil. n
practic, organizatorii ncearc s ating mai mult dect un singur obiectiv de comunicare,
ncercnd anumite combinaii care cred ei c sunt utile.
A. Procesul de contientizare
Acestui scop i servesc:

Manifestaiile n scopul informrii i


Cele prilejuite de nceputul de campanie.

n anumite instituii s-au constatat tot mai multe obiective, a cror transpunere n practic
a necesitat din partea participanilor reflecie i schimbarea modului de gndire. Exemplu (din
partea studenilor): angajaii unei uniti de transport public s fie sensibilizai cu privire la tema
curenia n autobuze i tramvaie. Sau cnd un furnizor de talie medie de automobile vrea s-i
determine pe angajai s-i asume calitatea unui nou produs, care s fie lansat pe pia. n acest
caz, nceperea campaniei corespunztoare poate fi dat de un eveniment, prin care angajaii s fie
motivai s reduc numrul de reclamaii i de rebuturi ale produciei.

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

B. Sensibilizarea si activarea
Pentru realizarea acestor obiective pot fi folosit urmtoarele evenimente:

Petrecerile (trebuie s reuneasc persoane care se cunosc puin sau abia se cunosc, s
familiarizeze comunicarea i s creeze o senzaie de familiaritate i protecie. Petrecerile
sunt o form potrivit pentru a nsoi diverse trguri i congrese, avnd drept scop
spargerea monotoniei cadrului de business rigid)
Manifestaiile n scopul motivrii (gen de evenimente la care participanii pltesc un bilet
de intrare, pentru a se lsa incitai de traineri de prestigiu i guru n domeniul motivrii,
pentru a scanda mpreun ...)
Evenimentele de motivare (crearea unui stimulent sau a unei recompense prin intermediul
unei manifestaii extraordinare, n scopul intensificrii activitii participanilor pentru
organizaie)

Fr motivaie, omul nu este capabil de performan.

C. Informarea i comunicarea
Informaiile poti fi aduse la conotin prin intermediul:

Congresului
Forumului
ntrunirii politice
Simpozionului (tiinific)
Conferinei i
Workshop-ului

Transmiterea de informaii este un obictiv clasic al manifestaiilor; totui omul poate


nregistra doar un numr limitat de informaii. Prelegerie sau orele de curs pot avea un efect mai
durabil n timp dac includ componenta de infotainment (arta de a transmite informaii ntr-un
mod amuzant i durabil).
O regul valabil pentru toate evenimentele care conin multe informaii i mesaje este: nicio
contribuie individual nu trebuie s dureze prea mult. Discursurile nu trebuie s depeasc 30
de minute. ncercai ca trecerile de la o cuvntare la alta s fie atractive, presrate cu glume sau
captivante. De aceea e indicat ca de acest aspect s se ocupe un moderator, un actor. ncurajai
discuiile libere.
Nu putei fi 100% pe placul fiecrui participant, indiferent ct de mic sau ct de mare este
grupul.
10

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

D. comunicarea cu privire la produs


Informaii i impresii persistente cu privire la produse se pot transmite prin:

prezentri de produse
evenimente promoionale sau tururi promoionale
evenimente la point of sale (locul de vnzare)
expoziii
trguri

La prezentrile de produse folosii mijloace scenice ct mai diverse. n funcie de


preferinele dvs. putei prezenta avantajele produsului, folosind dansuri pe melodii ale cror
versuri s se refere la acestea. La acest gen de manifestaii trebuie gsit rspunsul la ntrebrile:
ce mijloc scenic este adecvat produsului, serviciului, mrcii sau organizaiei? Pe cine dorii s
sensibilizai?pe transmitorii mesajelor pres i mediile de informare? Sau pe comerciani i
pe distribuitori? Sau pe clienii finali, adic relaii business-to-consumer?
Dac vrei s lsai timp produselor dvs s acioneze durabil este indicat organizarea
unei expoziii. De cele mai multe ori, acesteia i se asociaz o punere n scen spectaculoas,
pentru a nlesni un contact mai detaliat cu produsul sau serviciul, transmind astfel experiena
practic adecvat.
Trgurile reprezint prilejul clasic pentru prezentarea produselor. Constituie cel mai bun
model de comunicare integrat, muli expozani punnd accent nu numai pe un stand interesant i
vizibil, ci i pe un spectacol live.
E. Comunicarea cu privire la instituie
Instituiile se pot face cunoscute prin:

Ziua porilor deschise publicul-int este foarte neomogen sunt invitai angajai,
public, pres local; de recomandat s v invitai clienii, n scopul unei cunoateri mai
bune ei pe dumneavoastr i dvs pe ei
Prezentri ale instituiilor
Adunri generale anuale n era shareholder value (toti deintorii de interese dintr-o
instituie: acionari, furnizori, clieni, statul, angajaii) acest tip de evenimente erau
importante nu numai pentru performana organizaiei ci i pentru imaginea ei.
Trguri

11

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

F. Formarea imaginii
Evenimentele ofer posibilitatea ca imaginea instituiei s se:

Profileze
ntrein
mbunteasc
S fie pus n eviden.

Pentru realizarea celor de mai sus pot fi folosite toate tipurile de evenimente. Cu ajutorul
lor putei s construii imagini noi i s le cizelai, ntreinei, imbuntii sau accentuai pe cele
existente.
G. Abordarea difuzorilor de mesaje
Nu ese posibil ntotdeauna s ajungei la ntregul dumneavoastr grup-int prin
intermediul unui singur eveniment, mai ales dac acel grup este prea mare. Este indicat s
invitai multiplicatori de mesaje reprezentativi, care s transit mai departe mesajul dvs.
Acestui scop i slujesc:

Evenimentele de pres un comportament corect fa de jurnaliti este cel mai


bun garant pentru o pres onest
Evenimentele de PR
Evenimentele VIP
ntlnirile cu comercianii

H. Obiective indirecte
Pe lng rolul nemijlocit al unei instituii ca organizator de evenimente, exist posibilitatea ca
aceasta s participe n calitate de:

Sponsor
n cadrul unei cooperri la evenimentul unui alt organizator

Avantajul pentru instituia aprut la un eveniment strin, ca sponsor sau ca partener de


cooperare const ntr-o reducere a cheltuielilor, ntr-un transfer de imagine din direcia
evenimentului ctre instituie. Dezavantajos este faptul c atenia primcipal este concentrat pe
eveniment, iar adesea mai muli sponsori i fac concuren reciproc.
I. Abordarea grupurilor int (cu privire la persoane)

12

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Cine trebuie invitat la eveniment pentru a atinge obiectivele de comunicare propuse? i cine v
poate ajuta n acest sens?.
Menionm grupurile participante la eveniment:

Angajai
Parteneri i furnizori
Clienii
o B-to-B (la evenimente corporatiste)
o B-to-C (la evenimente publice)
Difuzorii mesajelor
Forele decizionale
Specialitii
Programele pentru parteneri (partenerii de via ai participanilor la eveniment)

Vizualizarea evenimentului

Dup ce ne-am stabilit obiectivele trebuie s ncepem vizualizarea evenimentului. n cadrul


acestui proces exist 5 principii de proiectare care ar trebui luate n considerare:
1. Elementele (The elements) toate prile care compun evenimentul
2. Lucrurile eseniale (the essentials) lucrurile pe care mi le doresc cu adevrat (must
haves)
3. Mediul (the enviroment) locul i stilul
4. Energia (the energy) crearea unei atmosfere (creating a mood)
5. Emoia (the emotion) - sentimente

1. Elementele (The elements) toate prile care compun evenimentul


Primul pas n organizarea oricrui eveniment este vizualizarea ntregului eveniment (look at the
big picture). Pentru a face acest lucru trebuie s aezai totul pe o gril/list care se concentreaz
pe sptmna evenimentului. Aceast list v poate furniza informaii preioase referitoare la
buget, calandarul evenimentului, logistic, aspecte care v pot determina anumite alegeri pe care
urmeaz s le facei. Ce trebuie s inei minte n planificarea evenimentului este faptul c fiecare
element l influeneaz pe cellalt.
13

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Aceast list trebuie s includ urmtoarele elemente:


-

Transportul invitailor

Cazarea invitailor

Transportul anumitor articole

Configurarea locului de desfurare, incluznd taxe de nchiriere, costurile forei de

munc, nchirierea echipamentului, mese pentru echipa de eveniment etc. , pe lng

alte costuri incluse n eveniment: staff, securitate, asigurri, aprobri

Spaiul pentru repetiie (dac este nevoie)

Dezasamblarea i eliberarea locului unde a avut loc evenimentul

2. Lucrurile eseniale (the essentials) lucrurile pe care mi le doresc cu adevrat (must haves)
Acestea reprezint lucrurile care sunt non-negociabile, la momentul planificrii iniiale. Ele sunt
determinate de:
-

Costurile de baz (hard costs): bilet de avion, cazare la hotel, cerinele legate de
locaie(instalarea i aducerea lucrurile necesare, spaiu de depozitare pentru furnizori,
spaiul pentru repetiii, birou separat de loculul de desfurare al evenimentului), cerine
legate de catering, costul anumitor servicii, anumite aprobri, asigurri, costuri de
promovare, costuri de personal

Ce ar fi semnificativ pentru participani, ce i-ar atrage la eveniment?

Ce ar putea face evenimentul memorabil pentru invitai?

Ce mesaje i-ar captiva pe participani?

Este foarte important s identifici must-have-urile/necesitile evenimentului cnd


ncepi s vizualizezi evenimentul. Fiecare decizie trebuie s se bazeze att pe partea
economic (financiar) ct i pe cea emoional. Aceste necesiti vor deveni elementele
de baz ale evenimentului, i restul aciunilor vor fi construite n jurul acestora.

3. Mediul (the enviroment) locul i stilul


Locul evenimentului

14

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Planner-ii trebuie s vizualizeze locul n care se va desfura evenimentul. Acest loc


trebuie s ndeplineasc toate cerinele i s se ncadreze n buget. Dac alegi o locaie doar
pentru a-i asigura o anumit dat riti s compromii ceea ce este cu adevrat important pentru
eveniment. n zilele noastre locul de desfurare al evenimentelor este limitat doar de imaginaia
planner-ilor i de buget.
Evenimentele se pot desfura pe uscat, pe ap, sub ap, n aer (la bordul unor avioane),
pe acoperiul anumitor cldiri.
Cteva dintre locurile tradiionale de desfurare a evenimentelor:

Case private (private mansions) nchiriate sau deinute de client

Hoteluri

Centre de conferine (convention centers)

Muzee

Galerii de art

Cluburi country (country clubs)

Yacht-uri private

Vinrii (wineries)

Restaurante

Corturi

Pe lng acestea mai sunt alte locaii: parcuri publice, parcuri de distracii, acvarii, teatre,
stadioane, terenuri de golf, sli sportive, piscine, n diverse magazine, etc. Atunci cnd te afli n
cutarea unei locaii pentru evenimentul tu, trebuie s iei n considerare 7 elemente-cheie:
a. Locaia n sine (local, n afara oraului, n afara rii) lista de invitai va reprezenta un
factor important n deciderea locaiei unde locuiesc cei mai muli dintre invitai i care sunt
costurile pentru transport i cazare care trebuie incluse n buget?
b. Data ce zi naional, srbtoare sau alt eveniment special (alegeri, eveniment sportiv) ar
putea afecta participarea la eveniment?
c. Anotimpul acelai eveniment organizat n anotimpuri diferite poate necesita element de
logistic i buget diferite. Fiecare anotimp poate avea provocri diferite, n funcie de tipul de
15

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

eveniment ales. De exemplu: un eveniment care are loc ntr-un cort pe timpul verii va necesita
cheltuieli pentru aerul condiionat i generatoare de rezerv, la fel cum un eveniment organizat
iarna va avea nevoie de sisteme de nclzire i de iluminat (deoarece se ntunec mai devreme).
d. Momentul din timpul zilei (time of day) vei fi singurul grup care organizeaz un
eveniment ntr-o anumit locaie sau sunt programate mai multe evenimente? De ct timp vor
avea nevoie furnizorii s se pregtareasc pentru eveniment? Dac evenimentul vostru este
precedat de un altul, cum te asiguri c invitaii vor prsi sala n timp util?
e. Dac plnuieti un eveniment indoor sau outdoor exist ntodeauna un risc atunci cnd
organizezi un eveniment n aer liber. Pentru a evita eventualele neplceri cauzate de vremea rea
se poate rezerva un cort sau o alt ncpere ntr-o zon apropiat. (excepie fac evenimentele de
mari dimensiuni organizate n spaii deschise de mari dimensiuni, gen parcuri, stadioane). n
cazul n care evenimentul se desfoar ntr-un cort este nevoie de 2- 3 zile pentru instalarea
acestuia n cazul n care plou, ct timp se va ntrzia cu montarea acestuia?. Trebuie luat n
calcul i chiria spaiului respectiv i necesitile legate de securitate (obiecte gen: scaune, mese,
decor, echipamente audio sau video trebuie pzite peste noapte)
f. Dac evenimentul se desfoar ntr-o singur locaie sau n mai multe locaii dac
evenimentul tu se desfoar n 2 locaii diferite trebuie s te asiguri c participanii au cu ce s
se deplaseze de la o locaie la alta.
g. Consieraii legate de buget sunt locaii care includ n costul de nchiriere i mese, scaune,
fete de ma, farfurii, tacmuri, tipuri de pahare dar sunt i locaii unde trebuie pltit o taxa
suplimentar pentru acestea.

Stilul evenimentului
Stilul evenimentului se refer la atmosfera sau la efectul de ansamblu pe care dorii s-l
obinei. Stilurile pot fi amestecate sau adaptate, pentru a crea ceva nou. Stilul nu ar trebui s fie
influenat de un anumit buget. n general, stilul evenimentului influeneaz alegerea invitaiilor, a
locaiei, decorul, muzica, partea de enterteiment, catering-ul.
16

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Urmtoarele tipuri pot reprezenta stiluri de evenimente: tradiional, clasic, modern,


cultural, romantic, distractiv, tematic, de sezon, de srbtoare, sportiv etc.
4. Energia (the energy) crearea unei atmosfere (creating a mood)
Fiecare eveniment trebuie s emane energie; locaia, decorul, muzica, mncarea i butura,
activitile i invitaii, toate contribuie la crearea unei atmosfere. Energia pe care reueti s o
aduci, ca rezultat al designului evenimentului poate fi pozitiv sau negativ. Proiectarea slab a
evenimentului, n ceea ce privete calendarul, aspectele logistice i alte elemente pot duce la o
risipire a energiei dintr-o ncpere. Acest sentiment l resimim atunci cnd lucrurile decurg
monoton, nu exist aer curat, ascultm discursuri lungi i plictisitoare, se aterne o linite
morbid, invitaii se nghesuie sau sunt pui s atepte, nu sunt scaune sufieciente etc. Alegerea
unei ncperi prea mari sau prea mici pentru numrul de invitai, influeneaz energia
evenimentului.
5. Emoia (the emotion) sentimente
Stilul selectat pentru eveniment va transmite anumite sentimente invitailor. De exemplu,
un eveniment cu o tem vesel, care ilustreaz natura jucu va strni sentimente de cldur sau
un stil romantic poate evoca sentimente de dragoste, tandree.

Q&A pentru vizualizarea evenimentului


Urmtoarele ntrebri sunt eseniale n crearea unei vizuni asupra evenimentului, n
determinarea celor mai importante aspecte, dar i a bugetului necesar evenimentului. Acestea pot
fi de asemenea, punctul de pornire n discuiile cu un client, pentru a determina care sunt cele
mai importante lucruri pentru el dar i cum pot fi integrate anumite necesiti, n bugetul alocat
evenimentului.
ntrebri referitoare la dat

n ce an doresc s organizez evenimentul?


17

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

n ce anotimp doresc s se desfoare evenimentul?

Ct timp voi avea la dispoziie pentru planificare?

n ce zi a sptmnii vreau s organizez evenimentul?

n ce moment al zilei doresc s nceap evenimentul?

Participarea la eveniniment va fi afectata de: luna, ziua, ora aleas pentru eveniment?

VIP-uri
Ce VIP-uri vor lua parte la evenimet? (aceasta nseamn cheltuieli suplimentare pentru
apartamente/camere, limuzine etc. care trebuie incluse n buget)
Invitaii la eveniment

Cte persoane doresc s invit?

Invitaii pot veni nsoii?

Care este media de vrst a invitailor?

Vor fi i copii invitai la eveniment?

Vor exista invitai cu nevoi speciale? De ex: persoane cu handicap

Sunt invitai care vin din alt ora sau alt ar?

Va fi nevoie s cazm invitai din alt ora i s ne ocupm de acetia nainte, n timpul i
dup eveniment?

Invitaiile

Sunt deschis la anumite stiluri de invitaii sau doresc un tip de invitaii mai speciale?

Care este modul n care voi trimite invitaiile?

Evenimentul propriu-zis

Unde doresc s organizez evenimentul?

Evenimentul va avea loc indoor sau outdoor

Vizualizez evenimentul ca fiind unul formal, informal sau festiv?


18

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Cum prevd c vor fi mbrcai invitaii?

Unde se afl locaia evenimentului, raportat la domiciile participanilor?

Decorul evenimentului

Ce imi doresc s vad invitaii din momentul n care acetia intr n locaia evenimentului
i pn la locurile n care vor fi aezai? Se va schimba ceva pe parcursul evenimentului?

Muzica evenimentului

Ce imi imaginez c vor asculta invitaii de la sosirea la eveniment i pe parcusul acestuia?


(acest lucru m va ajut s identific anumite cerine ale locaie; de ex: dac ai nevoie de
instalarea unui spaiu pentru o formaie)

Iluminatul evenimentului

Ce ambiana va crea iluminatul?

Ce dispoziie doresc s transmit ncperea?

Cum va fi luminat scena evenimentului?

Sosirea la eveniment

Cum prevd c vor ajunge invitaii la eveniment? Vor veni singuri sau vor fi adui de
ctre oferi?

Vor veni cu limuzine sau cu alte mijloace de transport?

Fotografiile evenimentului

Vom avea fotografi profesioniti i cameramani pentru eveniment?

Cine va realiza pozele i nregistarea evenimentului?

Ce fundal doresc s fie surprins n fotografii?

Desfurarea evenimentului
19

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Ce ar fi de importan major s includ n cadrul evenimentului?

Cum vizualizez desfurarea evenimentului?

Ct timp prevd c va dura evenimentul de la nceput i pn la sfrit?

Cerinele legate de ncperea n care se va desfura evenimentul

Cum prevd c va fi aranjat ncperea?

Va fi un eveniment la care oaspeii vor fi aezai pe scaune dispersate?

Va fi un eveniment la care invitaii vor sta la mese?

Va fi bufet suedez sau mncarea i butura va fi servit la mas?

Va fi nevoie de o scen pentru discursuri, formaie, DJ?

Se va dansa n cadrul evenimentului?

Vor exista anumite cerine audio-video, cum ar fi proiector i ecran sau plasme? Care vor
trebui ncadrate n funcie de dimensiunile ncperii.

Elementele audio-video

Se vor ine discursuri?

Va fi nevoie de un podium i de microfoane

Vor mai fi alte cerine audui-video?

Mncare i butur

Ce tip de buturi se vor servi?

Va fi un bar deschis sau se va plti pentru butur?

Ce tip de mncare se va servi?

nainte i dup eveniment

20

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Ce aspecte trebuie luate n considerare legate de: instalarea nainte de evenimement,


dezasamblarea de dup eveniment, repetiii, costuri suplimentare legate de nchirierea
spaiului?

Estimri ale costurilor


n general putei primi estimri n scris de la furnizorii cu care dorii s colaborai. Un
buget preliminar ar trebui s includ cheltuielile pentru urmtoarele lucruri: invitaii, cazare,
transport, chiria locaiei, costuri pentru repetiii, mancare, butur, scena, partea audio-video,
decor, muzic, aranjamemnte florale, speakerii, firma de securitate, iluminat, efecte speciale,
fotografi, meniuri, cadouri, materialele de promovare, asigurri, aprobri, cheltuieli pentru staff.
Realizai o list detaliat care s includ toate lucrurile de care avei nevoie i costurile aferente.
Aceast list poate fi realizat n Excel sau alte programe. Realizarea listei ntr-un astfel de
program ne permite s modificm anumite sume i s facem ajustri, n ceea ce privete bugetul
final.
Atunci cnd ne gndim la design-ul unui eveniment i cum s crem o experien unic
prin acel eveniment folosii modelul DRIVE

D Define - definii obiectivele companiei i ale evenimentului


R- Research cerceteaz i dezvolt viziunea ta asupra evenimentului
I innovate inoveaz i creeaz o experien personalizat folosind princiipiile
de design i
oviectivele evenimentului
V visualize vizualizeaz evenimentul pas cu pas pentru a surprinde toate
cerinele logistice i
cele legate de buget
E execute execut evenimentul cu precizie innd cont de detalii

21

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning

Organizare i timing
Fiecare eveniment are un ritm i o desfurare care trebuie orchestrate cu atenie. Totul
trebuie organizat din timp, totul pus la locul lui i gata de derulare. Realizarea unui grafic de
desfurare (critical path) te poate conduce spre succes, n ceea ce privete execuia
evenimentului, punnd accent pe ceea ce este prioritar.

Critical path
Obiectivele companiei i ale evenimentului au fost stabilite; ai selectat stilul
evenimentului, ai pus pe hrtie un buget preliminar, ai obinut oferte din partea furnizorilor i ai
redus din opiuni; i-ai updatat bugetul n funcie de costurile estimate pentru elementele selectate
pentru eveniment; ai primit contractele pentru a verifica condiiile, termenii dar i modalitile de
plat, nainte de a le semna. Acum este momentul s adugai informaia logistic i activitile
specifice, n calendarul evenimentului acesta va fi documentul de baz (critical path) pe care se
va baza munca tuturor celor implicai n eveniment staff-ul echipei de organizare, furnizorii. Pe
parcurs ce nainteaz operaiunile de organizare, vor aprea anumite schimbri, se vor aduga
elemente noi, va fi nevoie de mai mult timp pentru anumite activiti. Aceste lucruri conduc la o
actualizate continu a planificrii, pe msur ce apar noi informaii sau noi cerine din partea
furnizorilor sau a locaiei.
Dou dintre cele mai importante elemente, n realizarea unui eveniment de succes sunt:
buna organizare i atenia la detalii. Verificare constant a calendarului, pe ca lucrurile s fie n
grafic i avansarea treptat a activitilor sunt de asemenea eseniale. Dac anumite lucruri
necesit prea mult timp pentru a fi aprobate, vom avea de-a face cu un management slab al
timpului, dar i cu un eveniment care se va desfura n condiii stresante. Un exemplu n acest
sens este legat de alocarea unui numr mare de ore, pentru design-ul unei invitaii, n condiiile n
care aceasta ajunge prea trziu la printat i nu se respect termenul limit pn la care trebuie
trimis. Acest lucru va afecta participarea invitailor la eveniment.

22

Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning