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MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIN DE DATOS

TEMA: MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIN DE DATOS

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Aprender a filtros datos en Excel para optimizar tiempo en el trabajo

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Especificar los beneficios de filtrar informacin
Identificar los diferentes tipos de filtros
Aplicar filtros en diferentes campos de la vida estudiantil

Narcisa Coronel

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MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIN DE DATOS


1. Qu es un filtro?
Un filtro es una aplicacin de MS Excel que le permite al usuario reducir el nmero
de datos en las hojas de clculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco
como agrupacin, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite calificar
y mostrar slo los datos que te interesan.
1.1. Pasos para filtrar los datos
Para filtrar datos que forman parte de gran cantidad de informacin se debe seguir
los siguientes pasos:
Paso 1:
Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un nombre y haz
clic en el encabezado de la columna filtrars.

Ilustracin 1. Seleccionar la columna a filtrar


Paso 2:
Seleccionar la ficha datos
Ubicar el grupo ordenar y filtrar
Clic en filtro

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Ilustracin 2. Filtrar datos


Paso 3:
Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar.
Paso 4:
Vers el men desplegable de filtros. All, desmarca las casillas junto a los datos
que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo
para desmarcar todo rpidamente.
Paso 5:
Marca las casillas junto a los datos que quieres ver.
Paso 6:
Haz clic en Aceptar. Todos los dems datos se filtran o se ocultan temporalmente.

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Ilustracin 3. Opciones de filtrado


1.2. Pasos para agregar filtros
Sirve para trabajar sobre una hoja de clculo que ya ha sido filtrada para mostrar
slo lo que nos interesa.
Paso 1:
Haz clic en la flecha desplegable en la que quieres aadir un filtro.

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Ilustracin 4. Lugar donde se va a insertar nuevo filtro

Paso 2:
Desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver y marca aquellas que
s.

Ilustracin 5. Seleccionar datos que se vern

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Paso 3:
Haz clic en Aceptar. Adems del filtro original, el nuevo filtro se aplica. La hoja de
trabajo se reducir an ms.

Ilustracin 6. Aceptar
1.3. Filtrar usando bsqueda
T puedes filtrar tu hoja de clculo usando bsquedas especficas. Por ejemplo,
buscando una frase exacta, nmero o fecha, o un simple fragmento.
Para lograr nuestro objetivo realizamos los siguientes pasos:
Paso 1:
Selecciona la pestaa Datos y haz clic en el comando Filtro.

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Ilustracin 7. Paso 1
Paso 2:
Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en la columna que quieres filtrar.

Ilustracin 8. Paso 2
Paso 3:
Introduce los datos que te gustara ver en el cuadro de bsqueda. Los resultados
de la bsqueda aparecern de forma automtica.
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Ilustracin 9. Paso 3
Paso 4:
Marca las casillas junto a los datos que quieres mostrar.

Ilustracin 10. Paso 4

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Paso 5:
Para terminar, haz clic en Aceptar. La hoja de trabajo se calcul de acuerdo con
los trminos de bsqueda.

Ilustracin 11. Paso 5


1.4. Filtros avanzados de texto
Los filtros avanzados de texto son tiles para mostrar informacin ms especfica,
como las celdas que contienen un nmero determinado de caracteres o datos que
no contengan una palabra especfica.
Para realizar un filtro avanzado de texto:
Paso 1:
Selecciona la pestaa Datos y haz clic en el comando Filtro.
Paso 2:
Ahora, haz clic en la flecha hacia abajo en la columna de texto que vas a filtrar.
Paso 3:
Selecciona la opcin Filtros de texto para abrir el men de opciones avanzadas
de filtrado.

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Paso 4:
Elige un filtro.
Paso 5:
Aparecer el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. All, introduce el texto a la
derecha de tu filtro.
Paso 6:
Haz clic en Aceptar. Los datos se filtran segn el argumento elegido y el texto que
has especificado.

Ilustracin 12. Filtro avanzado


1.5. Filtros de nmeros y fecha
En la seccin anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las
opciones que se muestran cuando el tipo de datos es un nmero o una fecha
sern diferentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar las
opciones de Filtros de fecha.
Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de
filtrado correspondientes.

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Algunas de las opciones de filtros mostrarn el cuadro de dilogo Autofiltro
personalizado para permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar,
pero otras opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicar de inmediato sobre los
datos. Lo mismo suceder con el filtro de nmero Diez mejores que no necesita de
ningn parmetro adicional y se aplicar de inmediato sobre la columna.

Ilustracin 13. Filtro de nmeros


1.6. Quitar el filtro de una tabla
Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botn de filtro
cambiar su apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado.
Para quitar un filtro de una tabla de Excel tenemos dos opciones:

Hacer clic sobre el botn de filtro y seleccionar la opcin Borrar filtro de y se


eliminar el filtro de dicha columna.

Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla
entonces debemos ir a Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.

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Ilustracin 14. Borrar filtro


1.7. Filtrar por segmentacin de datos
Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentacin de
datos. Este mtodo no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional en
pantalla pero es importante que conozcas su uso en caso de que llegues a
encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad. Para agregar la segmentacin
de datos debemos seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas de tabla >
Diseo > Herramientas > Insertar segmentacin de datos. Se mostrar un cuadro
de dilogo con las columnas de nuestra tabla.
2. Ordenar una tabla en Excel
Al pulsar el botn de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas
opciones de ordenacin de datos. Al aplicar un criterio de ordenacin a una tabla
de Excel las filas se reorganizarn de acuerdo al contenido de la columna por la
cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto, entonces
podremos ordenar los valores de A a Z (alfabticamente) o de Z a A.

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Ilustracin 15. Ordenar datos alfabticamente

Por el contrario, si la columna contiene datos numricos, entonces podremos


ordenar de menor a mayor o tambin podremos hacerlo de mayor a menor. En el
caso de que tengamos fechas podremos ordenar de ms antiguo a ms reciente o
viceversa.
Otra opcin de ordenacin que nos da Excel es la de ordenar por color y eso har
que las celdas se ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opcin
es relevante solamente cuando hemos aplicado algn formato condicional a las
celdas para modificar su color de fondo o el color de la fuente.

Ilustracin 16. Ordenar datos numricos


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2.1. Mltiples criterios de ordenacin
Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenacin. Por
ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, despus por pas y
posteriormente por regin. Para lograr este tipo de ordenacin haremos uso del
comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado lo cual mostrar el
siguiente cuadro de dilogo:

Ilustracin 17. Criterio de filtrado personalizado

La parte superior del cuadro de dilogo Ordenar contiene botones que nos
permiten establecer mltiples niveles de ordenacin. A continuacin explico cada
uno de esos botones:

Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenacin.

Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenacin


podemos eliminarlo de la lista.

Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.

Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenacin


hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido.

Opciones: Con este botn podemos indicar si la ordenacin de datos va a


distinguir entre maysculas y minsculas.

La ordenacin de los datos se har comenzando por el nivel superior y hacia abajo
tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de ordenacin especificado
en cada nivel.
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BIBLIOGRAFIA Y LINCOGRAFIA:

www.ufasta.edu.ar/wp-content/uploads/08-Manejo-de-Datos1.pdf
ofimatic.blogspot.com/2007/12/ordenar-datos-en-excel.html
office.microsoft.com/es-es/excel-help/filtros-HP005261132.aspx

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INDICE DE FIGURAS:

Ilustracin 1. Seleccionar la columna a filtrar _____________________________ 2


Ilustracin 2. Filtrar datos ____________________________________________ 3
Ilustracin 3. Opciones de filtrado _____________________________________ 4
Ilustracin 4. Lugar donde se va a insertar nuevo filtro _____________________ 5
Ilustracin 5. Seleccionar datos que se vern ____________________________ 5
Ilustracin 6. Aceptar _______________________________________________ 6
Ilustracin 7. Paso 1 ________________________________________________ 7
Ilustracin 8. Paso 2 ________________________________________________ 7
Ilustracin 9. Paso 3 ________________________________________________ 8
Ilustracin 10. Paso 4 _______________________________________________ 8
Ilustracin 11. Paso 5 _______________________________________________ 9
Ilustracin 12. Filtro avanzado _______________________________________ 10
Ilustracin 13. Filtro de nmeros _____________________________________ 11
Ilustracin 14. Borrar filtro __________________________________________ 12
Ilustracin 15. Ordenar datos alfabticamente ___________________________ 13
Ilustracin 16. Ordenar datos numricos _______________________________ 13
Ilustracin 17. Criterio de filtrado personalizado __________________________ 14

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CONTENIDO:

TEMA: MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIN DE DATOS________________ 1


OBJETIVOS ______________________________________________________ 1
OBJETIVO GENERAL ____________________________________________ 1
OBJETIVOS ESPECIFICOS________________________________________ 1
1. Qu es un filtro? ______________________________________________ 2
1.1. Pasos para filtrar los datos ____________________________________ 2
1.2. Pasos para agregar filtros _____________________________________ 4
1.3. Filtrar usando bsqueda ______________________________________ 6
1.4. Filtros avanzados de texto ____________________________________ 9
1.5. Filtros de nmeros y fecha ___________________________________ 10
1.6. Quitar el filtro de una tabla ___________________________________ 11
1.7. Filtrar por segmentacin de datos ______________________________ 12
2. Ordenar una tabla en Excel ______________________________________ 12
2.1. Mltiples criterios de ordenacin _______________________________ 14
BIBLIOGRAFIA Y LINCOGRAFIA: ____________________________________ 15
INDICE DE FIGURAS: _____________________________________________ 16
CONTENIDO: ____________________________________________________ 17

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