Guia+procedimental Siif

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
DIRECCION GENERAL DEL PRESUPUESTO NACIONAL

PROYECTO MAFP SIIF NACION
DIAGRAMACION, DESCRIPCION, COMPILACION NORMATIVA
Y DE GLOSARIO DE TERMINOS Y
PARTICIPACION EN DISEO DE FLUJOGRAMAS
CONSULTOR NORMAS Y
Dra. ALBA ESPERANZA CASTRILLON ACOSTA
PROCEDIMIENTOS
DISEO FLUJOGRAMAS
MODULO DE EGRESOS
Coord. JOSE ALEJANDRO CASTAEDA FERIA
MODULO DE PAC
Coord. CARLOS CARDONA HERNANDEZ

OLMA INES BELTRAN OSPINA
OMAR SANCHEZ CESPEDES
MODULO DE CUN
Coord. MARTHA MERCEDES ROA MENDEZ
MODULO DE INGRESOS
Coord. LUZ ANGELA OSORIO CASTAO
MODULO DE CONTABILIDAD
Coord. MARTHA VIOLETH GARCIA VERNAZA
METODOLOGIA PARA EL DISEO DE FLUJOGRAMAS

CONSULTOR
Ing. MAURICIO CUADROS BETANCOURT
PARTICIPACION DISEO DE FLUJOGRAMAS

MODULO DE INGRESOS
Dr. IVAN DARIO LONDOO LONDOO
DIRECTIVOS
Dr. FEDERICO RENJIFO VELEZ
Dr. EZEQUIEL LENIS RAMIREZ
Dr. MAXIMINO SOSSA FAJARDO
Viceministro de Hacienda y Crdito Pblico

Director General del Presupuesto Publico
Nacional
Gerente Funcional Proyecto SIIF - Nacin


SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA

DE LA NACION - S.I.I.F. NACION
GUIA PROCEDIMIENTAL PARA EL USO DEL APLICATIVO

SIIF
001
0.01
BOGOT D.C.
2002
GUIA PROCEDIMENTAL PARA EL USO DEL APLICATIVO (Gua Procedimiental doc)

Este Documento est debidamente Inscrito en el Registro Nacional de Derechos
de Autor, correspondiente al Libro 13, Tomo 8, Partida 128.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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TABLA DE CONTENIDO
Pgina
INTRODUCCION
SIMBOLOGIA E ICONOS
10
ABREVIATURAS Y SIGLAS
12
DEFINICIONES
13
CAPITULO I
PROCEDIMIENTOS MODULO DE EGRESOS
14
1.
Preparacin de la Informacin al Inicio de Cada Vigencia
15
2.
Liberacin de Rubros y Recursos Con Restriccin
19
3.
Aclaraciones o Correcciones de Leyenda y/o Aritmticos
22
4.
Asignacin y Ajustes Internos a las Apropiaciones
26
5.
Carga y Desglose de Reservas Presupuestales y Cuentas Por Pagar (Para

el Primer ao del Sistema Unicamente)
30
6.
Constitucin, Manejo y Legalizacin de Cajas Menores
34
7.
Distribucin Previo Concepto
39
8.
Liberacin de Recursos Previo Desembolso Para Entidades En Lnea
44
9.
Liberacin de Recursos Previo Desembolso Para Entidades Fuera de Lnea
49
10.
Expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
53
11.
Modificaciones al Certificado de Disponibilidad Presupuestal
57
12.
Registro y Mantenimiento del Registro de Beneficiarios y Cuentas
60
13.
Registro Presupuestal del Compromiso
64
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14.
Modificaciones al Registro Presupuestal del Compromiso de la Vigencia
68
15.
Modificaciones al Registro Presupuestal del compromiso de Reservas

Presupuestales (Para el Primer ao del Sistema Unicamente)
72
16.
Registro Presupuestal de la Obligacin (Vigencias 1 y 2)
76
17.
Modificaciones al Registro Presupuestal de la Obligacin
81
18.
Modificacin de Fechas de Pagos de Compromisos y Obligaciones
84
19.
Programacin y Propuesta de Giros
88
20.
Registro y Pago de la Nmina
91
21.
Registro y Pago de Aportes Patronales
95
22.
Provisin de Fondos Para Pago de Deducciones Trmite OAT
99
23.
Confirmacin de Orden de Pago, y Reversin Orden de Pago
102
24.
Ejecucin Presupuestal del Servicio de la Deuda Pblica
105
25.
Tramitacin y Aprobacin de Modificaciones Presupuestales (Adicin) a

Solicitud del Gobierno
108
Tramitacin y aprobacin de Modificaciones Presupuestales por parte del

Gobierno Nacional (Reduccin, Aplazamiento o Traslado)
112
Tramitacin y aprobacin de Modificaciones Presupuestales a solicitud de

las Entidades
116
28.
Solicitud, Autorizacin y Compromiso de Vigencias Futuras
121
29.
Provisin de Fondos y Reporte de Ejecucin Presupuestal Para Seccionales

Regionales Funcionales Fuera de Lnea
126
Provisin de Fondos y Reporte de Ejecucin Presupuestal Para Estapblicos

y Entidades Del Sector Central No Incluidas Inicialmente en SIIF
131
Reintegros
135
26.
27.
30.
31.
CAPITULO II
32.
PROCEDIMIENTOS MODULO DEL PROGRAMA ANUAL

MENSUALIZADO DE CAJA - PAC
Definicin de Criterios para Manejo del PAC
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139
140
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33.
Propuesta de Distribucin del PAC por Parte de las Entidades
143
34.
Distribucin y Aprobacin del PAC Anual y Mensualizado
146
35.
Distribucin Cupos Por Asignacin Interna
151
36.
Administracin del PAC Gestin
155
37.
Administracin del PAC Solicitudes de Modificacin Por Parte de las

Entidades
157
38.
Modificaciones ( Adicin/ Reduccin) al PAC del Rezago Ao Anterior
161
39.
Administracin del PAC Evaluacin y Aprobacin de Modificaciones al PAC

Por parte de la DTN
163
40.
Igualacin de PAC a Giros y Cierres: Diario, Mensual y Anual
167
41.
Reintegros - Efectos Sobre el PAC
169
CAPITULO III
PROCEDIMIENTOS MODULO DE CUENTA UNICA

NACIONAL CUN
171
42.
Control Estadstico Recaudos de la DIAN
172
43.
Mantenimiento de Entidades Financieras
175
44.
Manejo y Control de las Cuentas DTN
178
45.
Proceso de Pago Visin General y Con Situacin de Fondos
182
a) Proceso de Pago Visin General
184
b) Proceso de Pago Con Situacin de Fondos
185
46.
Comunicacin DTN Banco de la Repblica (Pago Cenit)
186
47.
Giro Entidades Fuera de Lnea
188
48.
Bloqueo de Ordenes de Pago y de Ordenes Bancarias Pendientes de Ejecutar
192
49.
Pago Servicio Deuda y Pago en Monedas Diferentes al Peso
195
50.
Validacin Cuentas Beneficiario Final
198
a) A La Creacin de la Cuenta
200
S.I.I.F. D.G.P.N.
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51.
b) En la Confirmacin de la Orden Bancaria
202
c) Con el Abono en Cuenta al Beneficiario Final
203
d) A Solicitud de la DTN
204
Cierres: Diario, Mensual y Anual de CUN
205
a) Cierre Diario
207
b) Cierre Mensual
208
d) Cierre Anual
209
CAPITULO IV
PROCEDIMIENTOS MODULO DE INGRESOS
210
52.
Inicio de Vigencia
211
53.
Inicio Perodo de Transicin De Ingresos
216
54.
Proceso de Causacin
221
55.
Proceso Anulacin de Causacin
226
56.
Imputacin de Cobro en Dinero para Clasificar un Rubro de Ingreso o una

Cuenta por Pagar
231
57
Imputacin de Cobro en Dinero para Clasificar un Reintegro
239
58
Imputacin de Cobro en Papeles
245
59
Imputacin de Cobros por Compensacin
250
60
Constitucin del (los) Acreedor (es) Vario (s) cuando Previamente se ha

Causado un Rubro Concepto de Ingreso
257
61
Devoluciones
262
62
Solicitud de Desembolso Sin Situacin de Fondos
270
63
Consulta y Modificacin de la Solicitud de Desembolso Sin Situacin de

Fondos
274
Confirmacin o Rechazo de la Solicitud de Desembolso Sin Situacin de

Fondos
276
64
S.I.I.F. D.G.P.N.
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65
Desembolso Sin Situacin de Fondos
280
66
Registro Control Recaudo de Ingresos Sin Situacin de Fondos
286
67
Ajuste de Valores por Imputar en CUN
291
68
Imputacin de Soporte Sin Recaudo
295
69
Carga de Informacin de los Establecimientos Pblicos Nacionales (Fuera

De Lnea)
301
70
Rectificaciones a la Imputacin
305
71
Cierres Anuales y Mensuales de Ingresos
310
72
Proceso General de Ingresos
316
CAPITULO V
73.
PROCEDIMIENTOS MODULO DE CONTABILIDAD
322
Preparacin de la Informacin Contable al Inicio de Cada Vigencia por

Parte de la CGN
324
74.
Carga Saldos Contables Iniciales Homologados (1 Vez)
327
75.
Mantenimiento Cdigos de Consolidacin Contable
331
76.
Registro de Asientos Contables Manuales
333
77.
Registro de Asientos Contables Automticos Para Unidades Internas Fuera

de Lnea y Cajas Menores
336
Registro de Asientos Contables Automticos de Rubros Presupuestales y

de las Deducciones Asociadas
342
78.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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INTRODUCCIN
La estrategia de desarrollar e implantar preliminarmente el Sistema Integrado de Informacin
Financiera en las entidades de la Administracin Central Nacional obedeci fundamentalmente
a la necesidad imprescindible del Gobierno Central de disponer de informacin homognea y
oportuna para la toma de decisiones. As como poder introducir un cambio en la gestin o lo
que actualmente se denomina una reingenieria de procesos, para que se pueda medir el
rendimiento de la gestin Financiera en funcin del cumplimiento de metas y objetivos.
El sistema permite delimitar principalmente la asignacin de funciones y niveles de
responsabilidad de los usuarios mediante la determinacin de perfiles y roles especficos que
deben cumplir, de acuerdo a cada una de las transacciones que puedan realizar.
Ello implica una reforma sustancial al interior de cada organismo porque cambian las funciones
y responsabilidades de los servidores pblicos, en especial de las reas financieras, que de ser
simplemente los ejecutores de las operaciones se convertirn en unidades de apoyo
administrativo.
La funcin de ejecutar radicar exclusivamente en los responsables de los programas, quienes
debern planificar sus acciones y necesidades en funcin del cumplimiento de metas y objetivos
definidos, y realizar las operaciones conducentes a su logro.
El sistema, genera registros simultneos a partir de una nica carga de datos y produce
mltiples combinaciones de informacin presupuestal, de tesorera, contable, econmica, de
gestin, de inversin, etc. En distintos formatos, a nivel de consultas en pantallas o en listados
impresos.
Considerando as el alcance del sistema, la presente GUA PROCEDIMENTAL pretende como
su nombre lo indica, servir de herramienta a las entidades para un adecuado proceso de la
gestin financiera a travs del SIIF Nacin y a su vez de Gua para que puedan desarrollar sus
procedimientos internos considerando las actividades inherentes al SIIF Nacin, as como asistir
a los funcionarios del rea financiera responsables de la operatividad en el Sistema para su
correcta ejecucin describiendo detalladamente el objetivo, la base legal, las actividades, las
entradas y salidas de los procedimientos que lo conforman.
La Guia Procedimental se ha estructurado en cinco captulos, segn los mdulos integrantes
del Sistema (Egresos, PAC, CUN, Ingresos y Contabilidad) y en cada uno de los cuales se
describe los procedimientos asociados a cada uno de dichos mdulos, y dos anexos, el primero
de los cuales corresponde a la compilacin de las normas que fundamentan los procedimientos,
as como otras normas y las cuales se han organizado por temas y segn el nivel jerrquico de
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las normas, y el segundo anexo comprende una compilacin de trminos igualmente
organizado por temas y orden alfabtico.
Finalmente es importante sealar que para que la presente GUIA PROCEDIMENTAL cumpla
con su cometido debe ser permanentemente actualizada, conforme a las modificaciones o
adiciones a que haya lugar generadas por los cambios o ajustes que deban realizarse en el
aplicativo.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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SIMBOLOGIA E ICONOS
Para la documentacin de los procedimientos se utilizaron los siguientes smbolos:
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
OPERACIN
Representa la realizacin de una

actividad o grupo de actividades
TERMINAL
Representa el inicio o terminacin

de un procedimiento
CONECTOR
Representa una conexin, salida

o entrada de informacin; con
otra parte lejana del
procedimiento.
DECISION
Representa un punto dentro del

diagrama de flujo en que son
posibles varios caminos
alternativos
NOTA ACLARATORIA
Representa una explicacin

adicional a una operacin
FLECHA
Representa la direccin del flujo

de informacin
Adicionalmente como ayuda didctica visual, asociados a los smbolos se emplearon los
siguientes Iconos:
S.I.I.F. D.G.P.N.
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ICONOS
DESCRIPCION
Representa cualquier tipo de documento

(Normas, Oficios, Memorandos, Certificados,
Extractos, Formatos) que se Enve,Reciba,
utilice genere del procedimiento
Informacin que se da va telefnica
Evaluar, Revisar, Verificar, Controlar, Estudiar

Comparar, Analizar
Actividad que se efecta en el aplicativo SIIF
Firma aprobacin
Actividad relacionada con pagos o desembolsos
Procesos
Paquete de Documentos
Informacin contenida en archivo plano
S.I.I.F. D.G.P.N.
Informacin que se enva por correo tradicional

o electrnico
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ABREVIATURAS Y SIGLAS UTILIZADAS

Las siglas y/o abreviaturas empleadas en los procedimientos son:
ABREVIATURAS/ SIGLAS
DESCRIPCION
1. CDP
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
2. C x C
Cuenta por Cobrar
3. C x P
Cuenta por Pagar
4. CSF
Con Situacin de Fondos
5. SSF
Sin Situacin de Fondos
6. CENIT
Servicio de Transferencias Electrnicas de Fondos

del Banco de la Repblica
7. CUN
Cuenta Unica Nacional
8. DIP
Documento de instruccin de Pago
9. OAT
Operaciones Auxiliares y de Tesorera
10. PAC
Programa Anual Mensualizado de Caja
11. CGN
Contadura General de la Nacin
12. CGR
Contralora General de la Repblica
13. CONFIS
Consejo Superior de Poltica Fiscal
14. CONPES
Consejo Nacional de Poltica Econmica y Social
15. DIAN
Unidad
Administrativa
Especial
de Impuestos y Aduanas Nacionales
16. DGPN
Direccin General del Presupuesto Nacional
17. DGCP
Direccin General de Crdito Pblico
18. DTN
Direccin del Tesoro Nacional
19. ICFES
Instituto Colombiano Para El Fomento De La

Educacin Superior
Sistema Integrado de Informacin Financiera de la
Nacin
20. SIIF NACION
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Direccin
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DEFINICIONES INHERENTES A LOS PROCEDIMIENTOS
ENTRADA: Informacin proveniente del exterior al proceso, generalmente en

documentos o formatos.
CRITERIOS DE XITO: Son aquellas cosas esenciales que deben funcionar bien para
cumplir el objetivo de un procedimiento, y se miden fundamentalmente en funcin del
tiempo y la calidad.
DATO DE ENTRADA: Informacin que se registra en los diferentes campos de las

transacciones. De acuerdo con cada una de stas, unos datos son obligatorios y otros
opcionales.
DATO DE SALIDA: Informacin que presenta el sistema cuado se utiliza la opcin

Consulta.
Tambin corresponde a aquella informacin que por defecto se presenta al abrir la
transaccin.
PROCEDIMIENTO: Conjunto de operaciones que se cumplen de manera secuencial para

la realizacin de las funciones o actividades de una (s) persona (s) grupos.
RESPONSABLE: Es aquella persona encargada de responder por la eficacia, eficiencia,

calidad, seguridad de un proceso o tarea
SALIDA: Resultado del Proceso
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CAPITULO I
PROCEDIMIENTOS MODULO DE EGRESOS
S.I.I.F. D.G.P.N.
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1. PREPARACIN DE LA INFORMACIN AL INICIO DE CADA

VIGENCIA
OBJETIVO
Describir el proceso que al comienzo de cada vigencia fiscal debe llevarse a cabo por parte de
la DGPN para realizar en el SIIF la carga inicial del Anexo del Decreto de Liquidacin del
Presupuesto General de la Nacin, y de la DTN para el registro del PAC de cada rgano
ejecutor, como paso previo e indispensable para que para cada uno de los rganos ejecutores
que forman parte del Presupuesto General de la Nacin, puedan iniciar la ejecucin del
Presupuesto anual aprobado.
BASE LEGAL
- Artculo 93 inciso 3 del Decreto 111 de 1996
- Artculos 7 y 8 inciso 1 del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
- Expedicin de la Ley de Presupuesto General de la Nacin y del Decreto de Liquidacin de
la respectiva vigencia fiscal, debidamente aprobados por el Congreso de la Repblica y el
Gobierno Nacional.
- Comunicacin a la oficina de sistemas por parte de la DGPN sobre el nmero y fecha del
Decreto de Liquidacin de la respectiva vigencia fiscal.
- Carga en el SIIF de la informacin complementaria (Tablas y relaciones), por parte de la oficina de sistemas.
- Carga en el SIIF de los datos Bsicos del Decreto de Liquidacin del Presupuesto General
de la Nacin (unidad ejecutora, rubros y recursos, ley de presupuesto, clasificacin y
distribucin del PAC), por parte de la oficina de sistemas.
SALIDA
- Cierre de la carga en el sistema
- Cierre de marcas.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Comunicacin oportuna de la DGPN a la oficina de sistemas de los datos correspondientes
al Decreto de Liquidacin del Presupuesto General de la Nacin de la respectiva vigencia
fiscal.
- Carga oportuna en el sistema de la informacin complementaria (Tablas y relaciones) por
parte de la oficina de sistemas.
- Registro adecuado y a tiempo de la informacin adicional de la Ley de Presupuesto General
de la Nacin.
- Cierre oportuno de las marcas.
RESPONSABLE: Director General del Presupuesto Nacional.
Fecha ltima modificacin (da/mes/ao): 18/02/2002
S.I.I.F. D.G.P.N.
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1. PREPARACIN DE LA INFORMACIN AL INICIO DE CADA VIGENCIA.

Responsable
Descripcin
Inicio
Congreso
Gobierno Nacional
DGPN/ Subdirector de Estudios

Fiscales y Consolidacin Pptal
DGPN/ Oficina de Sistemas

Expide Ley de Presupuesto General de la Nacin
Expide Decreto de Liquidacin del Presupuesto General

de la Nacin
Informa el Nmero y la Fecha del Decreto de Liquidacin del

Presupuesto General de la Nacin, a la Oficin ade Sistemas de
la DGPN.
Carga Unidad Ejecutora Bsica

Proceso: Carga Unidad Ejecutora
Al finalizar el proceso se debe verificar
que la Unidad Ejecutora 1301DT haya
sido creada, sin necesidad de incluirla
previamente en el archivo.
Registra informacin adicional de la Unidad Ejecutora

Transaccin: Informacin Adicional de Unidad Ejecutora.
Puede registrarse mediante sentencia
de SQL SERVER y las Tablas a afectar
son: a) Unidad Ejecutora y
b) Distrtibucin Interna
Carga de Rubros y Recursos

Proceso: Carga de Rubros y Recursos
Carga Ley de Presupuesto

Proceso: Carga Ley de Presupuesto
DTN
Efecta en este momento la distribucin del PAC Anual y

Mensualizado.
Ver Procedimiento: "Distribucin y Aprobacin del PAC Anual
y Mensualizado" - Mdulo de PAC.
Carga de Clasificacin
Proceso: Carga de Clasificacin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Se debe verificar los clasificadores que

no fueron cargados y preparar los
nuevos archivos y efectuar la carga.
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Realiza el cierer de la carga de la Ley de Presupuesto

Transaccin: Cierre de la Carga de la Ley de Presupuesto.
Registra informacin adicional de rubros,

concerniente a su relacin con: Fecha Fija,
DGPN/ Oficina de Sistemas Mltiples Beneficiarios y Operaciones Efectivas,
previa informacin de la DTN y del CONFIS.
Transaccin: Informacin Adicional de Rubros.
Marca informacin de Recursos con restriccin:

Autorizacin CONFIS, Previo Desembolso y
Fondos Especiales; previa informacin de la
DGPN.
Transaccin: Recursos con Restriccin.
Ver Procedimientos: "Liberacin de Recursos
Previo Desembolso Para Entidades En Lnea"
y "Liberacin de Recursos Previo Desembolso
Para Entidades Fuera de Lnea"
Registra informacin adicional de la Ley de

Presupuesto: Distribucin Previo Concepto,
Previo Concepto y Cdigo BPIN; segn
informacin suministrada por la DGPN.
Transaccin: Informacin Adicional Ley de
Presupuesto.
Ver Procedimientos: "Distribucin Previo
Concepto" y "Liberacin de Rubros y Recursos
Con Restriccin".
Las marcas de "Distribucin Previo

Concepto" y "Previo Concepto"
pueden registrarse
igualmente
mediante Sentencia SQL SERVER.
Se afecta la tabla "Ley Presupuesto".
DGPN/ Grupo SIIF
Realiza el cierre de Marcas (Vigencias: 1, 2 y 3).

Transaccin: Cierre de Marcas.
DGPN/ Grupo SIIF
Registra el Mximo Nivel de Desagregacin de los Rubros

Transaccin: Mximo Nivel de Desagregacin de Rubros.
Estas Transacciones pueden
operarse en el transcurso de la
vigencia, cuando sea necesario
DGPN
Registra Autorizacin CONFIS y Previo Concepto

Transaccin: Autorizacin CONFIS y Previo Concepto.
DGPN/ Oficina de Sistemas/ Grupo SIIF
Carga informacin complementaria o verifica la de la

existente (Tablas y Relaciones)
Transaccin: Segn cada tipo de concepto relacionado.
DGPN
Ver Procedimiento: "Asignacin y Ajustes Internos a las

Apropiaciones"
S.I.I.F. D.G.P.N.
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1. Conceptos OAT
2. Mximo
Nivel
de
Desagragacin de Rubros
3. Moneda
4. Calendario Pas
5. Tasa de Cambio
6. Relacin Transaccin Operacin
7. Relacin Tipo beneficiario
y Tipo Documto de identidad
8. Relacin Tipo de norma y
expeditores
9. Relacin Transaccin Documento
10. Usos
11. Tipo Modificaciones Pptales
12. Operaciones Efectivas
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2. LIBERACION DE
RESTRICCION.
RUBROS
RECURSOS
CON
OBJETIVO
Permitir a la DGPN desmarcar o liberar los rubros y recursos que tengan restriccin, previa
expedicin por parte de los rganos competentes del respectivo concepto o autorizacin, a fin
de que las unidades ejecutoras puedan realizar la ejecucin presupuestal correspondiente
sobre los rubros que presenten dicha condicin.
BASE LEGAL
- Artculos 71 inciso 3 y 72 del Decreto 111 de 1996.
- Autorizacin contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto
General de la Nacin y del Decreto de Liquidacin del Presupuesto para la respectiva
vigencia fiscal.
ENTRADA
- Acto administrativo expedido por el rea administrativa designando ordenadores del gasto y
envo al rea financiera.
- Solicitud de autorizacin al CONFIS o de concepto previo al DNP o de distribucin previo
concepto a la DGPN o al DNP, de acuerdo a las necesidades de afectar los rubros con algn
tipo de restriccin.
SALIDA
- Autorizacin o previo concepto emitido por la autoridad o por el rgano competente,
mediante el cual se autorice afectar el rubro presupuestal que se encuentra con algn tipo de
restriccin.
- Desmarcar los rubros con restriccin, previa comunicacin sobre la autorizacin CONFIS, el
concepto previo del DNP, o la distribucin previo concepto DGPN o DNP.
CRITERIOS DE XITO
- Certeza sobre el tipo de restriccin existente sobre el rubro presupuestal para la adecuada
eleccin del procedimiento a seguir, segn el caso.
- Trmite oportuno de la correspondiente solicitud de autorizacin para liberar los rubros con
restriccin ante las autoridades competentes, segn el caso.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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-
Expedicin oportuna de la autorizacin, del concepto previo de la distribucin previo

concepto, por parte del CONFIS, del Departamento Nacional de Planeacin de la
Direccin General del Presupuesto Nacional, segn el caso.
RESPONSABLE: Coordinador Grupo SIIF DGPN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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2. LIBERACION DE RUBROS Y RECURSOS CON RESTRICCION.

Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad - Area Administrativa
Emite acto administrativo designando ordenadores del

gasto y remite copia al Area Financiera.
Registra ordenadores del gasto

Transaccin: Ordenadores del Gasto
Entidad - Area Financiera
Determina necesidades de gasto y solicita expedicin

del CDP
Entidad Ordenador del gasto

o Area Responsable
NO
Requiere
Distribucin Previo
Concepto?
Requiere
autorizacin
CONFIS?
SI
NO
Requiere Previo
Concepto?
NO
SI
SI
Solicita previo concepto al DNP
Ver procedimiento "Distribucin Previo Concepto"
Entidad/ Area Financiera

o DGPN
Solicita autorizacin al CONFIS
Evala y autoriza, previo conocimiento del desembolso

de los recursos del crdito.
CONFIS
Evala y emite concepto e informa a

DGPN y a la Entidad.
DNP
DGPN / Grupo SIIF
Registra el valor autorizado con cargo a rubro (s) con

restriccin previa autorizacin CONFIS
Transaccin: Autorizacin CONFIS
Registra el valor autorizado con cargo a
rubro (s) con restriccin Previo Concepto
Transaccin: Informacin Adicional Previo
Concepto
DGPN / Grupo SIIF
DGPN
Entidad/ Area
Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
Comunica mediante oficio al rgano interesado sobre

la autorizacin conferida
Ver procedimiento "Expedicin CDP"
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3. ACLARACIONES O CORRECCIONES DE LEYENDA Y/O

ARITMETICOS.
OBJETIVO
Permitir a la DGPN enmendar los errores de transcripcin o aritmticos que figuren en el
Presupuesto General de la Nacin de la respectiva vigencia fiscal.
BASE LEGAL
vigencia fiscal.
ENTRADA
- Consulta de la Ley de Presupuesto General de la Nacin o del registro en el sistema, de la
informacin del Presupuesto aprobado para la respectiva vigencia fiscal y detecta errores de
transcripcin y/o aritmticos, por parte del rea financiera de la entidad o de la DGPN.
- Envo por parte del jefe del rgano respectivo a la DGPN de la solicitud de aclaracin o
correccin de leyenda y/o aritmticos junto con la respectiva justificacin, para el
correspondiente trmite de correccin.
- Envo al DNP de la solicitud del concepto previo sobre aclaracin o correccin de leyenda y/o
aritmticos junto con la justificacin pertinente, cuando se trate del Presupuesto de inversin
SALIDA
- Expedicin por parte del DNP del concepto previo sobre la aclaracin o correccin solicitada,
cuando se trate del Presupuesto de inversin.
- Expedicin por parte de la DGPN de la Resolucin de Aclaracin y Correccin de Leyenda,
previo concepto del DNP cuando se trate del presupuesto de inversin, y envo de sta al
tcnico de la oficina de sistemas de la Direccin y a la entidad mediante comunicacin.
- Generacin del archivo plano por parte del tcnico de la oficina de sistemas de la DGPN, con
base en la informacin contenida en la Resolucin de Aclaracin y Correccin de Leyenda
expedida por la DGPN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Carga en el SIIF del archivo plano con la informacin de la Aclaracin y Correccin de
Leyenda ordenada por la Resolucin expedida por la DGPN.
CRITERIOS DE XITO
- Revisin minuciosa y oportuna de la Ley de Presupuesto General de la Nacin o de la
informacin registrada en SIIF.
- Elaboracin adecuada y consistente de la solicitud y de la pertinente justificacin sobre la
aclaracin de leyenda y/o correccin aritmtica a efectuar.
- Expedicin oportuna del concepto previo por parte del DNP, cuando se trate del presupuesto
de inversin.
- Expedicin oportuna de la Resolucin de Aclaracin y Correccin de Leyenda por parte de la
DGPN.
- Generacin oportuna del archivo plano y carga a tiempo de ste en el SIIF.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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3. ACLARACIONES O CORRECIONES DE LEYENDA Y/O ARITMETICOS.

Responsable
Descripcin
Inicio
DGPN/Entidad Area responsable
Consulta Ley o registro de informacin del presupuesto para la vigencia fiscal

respectiva y detecta errores de transcripcin y/o aritmticos.
Transaccin: Relacin Carga Ley de Presupuesto
Inversin
El error
detectado corresponde al
Presupuesto de Funcionamiento,
Servicio de la Deuda
o Inversin?
Entidad
DNP
Entidad/Area Responsable
DGPN
Quin
detect el error de
transcripcin y/o
aritmtico?
Prepara solicitud y justificacin respectiva y

previa firma del Representante Legal enva a
la DGPN para que se efecten los ajustes a
que haya lugar.
DGPN o Entidad
Funcionamiento
Servicio Deuda
DGPN
Solicita concepto previo al DNP.
Evala, emite concepto previo y enva

a la DGPN y a la Entidad.
Anexa el concepto previo emitido por el DNP a

la solicitud de aclaracin y remite a la DGPN.
Expide Resolucin de Aclaracin y Correccin de Leyenda, previa evaluacin

de la informacin y remite con oficio a la entidad y copia de sta al tcnico de
sistemas de la Direccin General del Presupuesto Nacional.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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DGPN/ Funcionarios y tcnico

Oficina de Sistemas
DGPN/ oficina de sistemas
Entidad / Area Financiera
Entidad / Area Financiera
S.I.I.F. D.G.P.N.
Digita la informacin en el sistema de la DGPN y Genera archivo plano de

modificacin de Aclaracin y Correccin de Leyenda, para cargar en el SIIF.
Carga archivo plano en el SIIF.

Proceso: Modificacin Cambio de Leyenda
Consulta que se haya efectuado la respectiva modificacin de acuerdo con

la Resolucin expedida por la DGPN.
Transaccin: Relacin carga Ley de Presupuesto.
Ver Procedimiento "Expedicin Certificado de Disponibilidad Presupuestal "
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4. ASIGNACION
Y
APROPIACIONES.
AJUSTES
INTERNOS
LAS
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores, sin alterar los montos apropiados en el Anexo del Decreto de
Liquidacin del Presupuesto de la respectiva vigencia fiscal o de los que posteriormente se
adicionen mediante la Ley o el Decreto correspondiente, segn el caso, efectuar asignaciones
internas de la totalidad o de una parte de las apropiaciones, a nivel de sus dependencias,
seccionales o regionales, segn sus necesidades o estructura institucional, con el fin de
facilitar el manejo operativo y de gestin que garantice la ejecucin de los recursos apropiados.
BASE LEGAL
vigencia fiscal.
ENTRADA
- Consulta de la Ley de Presupuesto General de la Nacin o de la informacin registrada en el
SIIF sobre las apropiaciones aprobadas para la respectiva vigencia fiscal.
- Registro de Cdigos de asignacin interna, previa definicin de los mismos y de conformidad
con el acto administrativo interno expedido para tal fin.
- Expedicin del Acto administrativo interno sobre asignacin o ajustes internos a las
apropiaciones, de conformidad con los requerimientos presentados por las dependencias,
seccionales o regionales.
SALIDA
- Registro de las asignaciones internas o de los ajustes a dichas asignaciones, conforme a lo
establecido en el acto administrativo interno expedido para tal fin.
- Oficio con el cual se remite la copia del acto administrativo a las respectivas dependencias,
seccionales o regionales.
CRITERIOS DE XITO
- Disponibilidad presupuestal de las partidas que prevn asignarse internamente.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Definicin adecuada de los cdigos de asignacin interna.
- Expedicin precisa y oportuna del correspondiente acto administrativo por parte de la entidad, en el cual se determinan los respectivos cdigos de asignacin interna y de las partidas
asignadas internamente a nivel de dependencias, seccionales o regionales.
- Registro oportuno en el SIIF de los cdigos de asignacin interna y de las partidas asignadas
internamente a las respectivas dependencias, seccionales o Regionales.
RESPONSABLE: Jefe del rgano o en quien haya delegado la ordenacin del gasto.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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4. ASIGNACION Y AJUSTES INTERNOS A LAS APROPIACIONES.

Responsable
Descripcin
Inicio
Consulta Registro de Informacin del Presupuesto para la Vigencia fiscal respectiva

Transaccin: Relacin carga Ley de Presupuesto
Las Apropiaciones
registradas en el sistema,
corresponden a las aprobadas
en la Ley de Presupuesto de
la respectiva vigencia
fiscal?
Envia solicitud a DGPN para que efectue los

ajustes correspondientes.
NO
Ver procedimiento "Aclaraciones o Correcciones de Leyenda".
SI.
Se requiere
asignacin
interna?
NO
Ver procedimiento "Expedicin del Certificado

de Disponibilidad Presupuestal".
SI.
Define y registra nuevos Cdigos de Asignacin Interna para el respectivo ao fiscal,

Funcionales y NO Funcionales, indicando si los funcionales estarn en lnea o no: Regionales,
Seccionales y/o subunidades.
Transaccin: Cdigos de Asignacin Interna
Una asignacin interna se marca en lnea, nicamente si se va a conectar con

el sistema en cuyo caso registrar individualmente su ejecucin presupuestal.
Asigna apropiaciones a Regionales, Seccionales y/o

subunidades; utilizando rubros a nivel de Decreto y cdigos
de asignaciones internas determinados mediante acto
administrativo interno.
Transaccin: Asignacin Interna
Se presentan
Modificaciones?
NO
SI.

Traslado
Tipo de
modificacion?
Adicin
Registra valor adicional en el (los) rubro(s)

correspondiente(s) segn solicitud aprobada.
Transaccin: Ajuste a la Asignacin Interna
Reduccin
S.I.I.F. D.G.P.N.
Registra valor menor en el (los) rubro(s)

correspondiente(s) segn decisin administrativa.
Registra contracrdito en los rubros seleccionados
y acredita dicho valor en rubros a los cuales se
hace el traslado, segn decisin administrativa
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Esta operacin solo es posible entre cdigos de

asignacin utilizados previamente. En caso de que
est involucrado un cdigo no utilizado el sistema
no permite realizar dicha modificacin, debiendo
primero recibir asignacin de apropiacin inicial.
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S.I.I.F. D.G.P.N.
Enva con oficio copia del acto administrativo al (las) rea(s) involucrada (s).
Ver Procedimientos: "Provisin de Fondos y Reporte de Ejecucin para

Seccionales o Regionales Funcionales Fuera de Lnea", y " Provisin de
Fondos a Entidades Fuera de Lnea - Estapblicos y Entidades del Sector
Central No Incluidas Inicialmente en SIIF".,
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5. CARGA Y DESGLOSE DE RESERVAS PRESUPUESTALES

Y CUENTAS POR PAGAR (PARA EL PRIMER AO DEL
SISTEMA UNICAMENTE).
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores al iniciarse en el SIIF desglosar los compromisos y las
obligaciones adquiridas por la entidad en su oportunidad conforme a lo establecido en las
disposiciones legales que regulan la materia, y que fueron constituidas como reservas
presupuestales o cuentas por pagar, segn el caso, y cuyo pago se efectuar durante
la vigencia fiscal que se inicia.
BASE LEGAL
- Artculo 89 del Decreto 111 de 1996
- Artculos 37, 38 y 39 del Decreto 568 de 1996
- Autorizacin contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual del Presupuesto
Vigencia fiscal.
ENTRADA
- Envo a la DGPN por parte de los rganos ejecutores de la relacin detallada de las
Reservas Presupuestales y de las Cuentas Por Pagar debidamente constituidas por el
ordenador del gasto y el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces y por el tesorero o
pagador de la entidad, segn el caso, conforme lo estipulado en las normas que rigen sobre
la materia.
- Evaluacin por parte de los tcnicos de la DGPN de la consistencia entre la informacin
reportada por las entidades y los informes de ejecucin reportados mensualmente por la
entidad a la DGPN durante la vigencia fiscal anterior.
- Carga en el SIIF, de manera global, de las Reservas Presupuestales y de las Cuentas por
Pagar.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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SALIDA
- Registro de los cdigos de asignacin interna y ajustes, de ser necesarios, por parte del rea
financiera de la respectiva entidad.
- Registro del desglose de las Reservas Presupuestales y de las Cuentas por Pagar por parte
del rea financiera de la entidad.
CRITERIOS DE XITO
- Verificacin minuciosa de los compromisos y obligaciones a ser constituidas como Reservas
Presupuestales y Cuentas por Pagar, as como de los respectivos documentos soporte.
- Envo oportuno, por parte de las entidades a la DGPN, de la relacin detallada sobre las
Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar constituidas a ser cargadas en el SIIF.
- Carga oportuna en el SIIF de las Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar por parte de
los tcnicos de la DGPN.
- Informacin debidamente organizada y consistente de las Reservas Presupuestales y
Cuentas por Pagar, para el adecuado y oportuno registro de su desglose.
RESPONSABLE: Ordenador del gasto, Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, o
Pagador de la entidad, segn el caso.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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5. CARGA Y DESGLOSE DE RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR

PAGAR (PARA EL PRIMER AO DEL SISTEMA UNICAMENTE).
Responsable
Descripcin
In icio
E v a l a tra n s a cc io n e s d e e jec u c i n p re su p u e s ta l y C o n firm a C ie rre A n u a l de l p re su p u e s to .

T ra n s a cc i n : C ie rre A n u a l
E n tida d / A re a F in a n ciera
E ntid a d / A re a Fin a n c ie ra
E la b o ra re lac i n d eta lla d a d e la s R e se rv a s P re s u p u e sta le s y C u e n ta s p o r P a g a r

d e la V ig e n cia Fisc a l re s p e ctiva .
E n tida d / J e fe d e P re su p u e sto
o q u ien te n g a la c o m p e te n cia /
y T e so re ro o P a g a d o r
R e v isa n , firm a n la re la c i n d e c o n s titu ci n d e la s R e s e rv a s P re su p u e s ta le s y C u e n ta s

p o r P a g a r y rem ite n p a ra la firm a d e l O rd e n a d o r d e l G a sto .
E n tida d /O rd e n a d o r d e l G a sto
R e v is a , y e n tre g a d e b id a m e n te firm a d a la R e la c i n d e co n s titu c i n d e las R e s e rva s

P re su p u e s ta le s y C u e n ta s p o r P a g ar a l A re a F in a n ciera p ara su e nv o a D G PN .
E n tida d /A re a Fin a n c ie ra
D G P N /O fic in a d e Siste m a s
R e m ite la R e la c i n d e la s R e se rv a s P re s u p u e sta le s y C u e n ta s p o r P a g a r d e b id a m e n te
c o n stitu d as
C arg a R e s e rva s P re su p u e s ta le s y C u en ta s p o r P a g a r, p re v ia e v a lu a ci n p o r p a rte

d e lo s t c n ic o s d e D G P N y A p lica C ierre d e C a rg a s .
P ro ce s o :C a rg a d e R e s e rv a s P re su p u e s ta le s y C u e n ta s p o r P a ga r.
R e q u ie re
A s ig n a ci n
In te rna ?
NO
S I.
E ntid a d /A re a F in a n cie ra
R e g istra c d ig o s d e a s ig n ac i n in te rn a , a sig n a c i n in te rna y a ju s te s c u a n d o a p liq u e .

T ra n s a cc i n : C d ig o s d e A s ig n a ci n In te rn a
Tra n sa c c i n : As ig n a c i n in te rn a d e la s re s erv a s p res u p u e sta le s y cu e n ta s p o r p a g a r
Tra n sa c c i n : A jus tes As ig n a c i n In te rn a .
1. E l registro de cdigos se efectua por el ao fiscal anterior a la vigencia por la transaccin:

C digos de A signacin Interna.
2. Las asignaciones y ajustes se realizan ingresando por el ao de la vigencia actual por las
transacciones "A signaciones internas a las reservas presupuestales y cuentas por pagar" y
"A juste a las asignaciones internas de reservas presupuestales y cuentas por pagar.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Entidad/Pagadura
Registra desglose de cuentas por pagar (vigencia 3) diligenciando datos financieros,

administrativos, fecha lmite de pago y cuando aplique: deducciones, otras monedas,
mltiples beneficiarios y endoso.
Transaccin: Desglose Cuentas por Pagar.
En el registro de informacin financiera, no es necesaria la cuenta

contable, dado que sus efectos fueron recogidos en los estados
financieros cargados por el mdulo de contabilidad.
Direccionados a ao fiscal anterior a la vigencia
Ver Procedimiento: "Confirmacin Orden de Pago y Reversin Orden de

Pago".
Entidad/Area Financiera
Registra desglose de Reservas Presupuestales (vigencia 2) dilgienciando: datos

financieros, administrativos y plan de pagos.
Transaccin: Desglose Reservas Presupuestales.
El plan de pagos debe incluir fechas de la

vigencia actual y posteriores a la del sistema
asi el acceso se haya realizado por el ao
anterior.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Ver Procedimiento: "Registro Presupuestal de la Obligacin

(Vigencias 1 y 2)".
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6. CONSTITUCION, MANEJO Y LEGALIZACION DE CAJAS

MENORES.
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores disponer de recursos efectivos para sufragar gastos
identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nacin que tengan el
carcter de urgente, as como para el pago de viticos y gastos de viaje, previa autorizacin del
ordenador del gasto.
BASE LEGAL
- Autorizacin contenida en las disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto
General de la Nacin y del Decreto de Liquidacin del Presupuesto de la vigencia fiscal
respectiva, para que la DGPN expida la resolucin mediante la cual se regir la constitucin
y funcionamiento de las cajas menores para los rganos que conforman el Presupuesto General de la Nacin durante la respectiva vigencia fiscal.
- Resolucin expedida por la Direccin General del Presupuesto Nacional para cada vigencia
fiscal, por medio de la cual reglamenta la constitucin y funcionamiento de las Cajas
Menores, con base en la autorizacin conferida.
- Resolucin expedida por el jefe del respectivo rgano, o por cada Director General en el
caso de los Ministerios, constituyendo la (s) Caja (s) Menor (es).
ENTRADA
- Expedicin por parte de la DGPN de la Resolucin que durante la respectiva vigencia fiscal
reglamentar la constitucin y funcionamiento de las Cajas Menores para los rganos que
conforman el Presupuesto general de la Nacin y envo de la misma a las entidades.
- Expedicin de la Resolucin de Constitucin de la (s) Caja (s) Menor (es) por parte del Jefe
del rgano o del Director General, segn el caso, y envo al rea administrativa y financiera,
previa autorizacin de la DGPN en los casos en que se requiera aumentar el nmero de
cajas menores o la cuanta .
SALIDA
- Pago de la OAT por parte de la DTN a travs de CUN, situando primer desembolso en la (s)
cuenta (s) bancaria (s) previamente autorizadas por la DTN a la entidad para tal fin, al
momento de la apertura de la (s) Caja (s) Menor (es).
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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_ Seleccin y confirmacin de la Orden de pago con valor lquido cero, para la legalizacin de
la (s) caja (s) Menor (es).
CRITERIOS DE XITO
- Expedicin oportuna por parte de la DGPN de la Resolucin que reglamenta la Constitucin
y funcionamiento de las Cajas Menores para la respectiva vigencia fiscal.
- Aprobacin oportuna por parte de la DGPN al rgano ejecutor respecto de constituir un
mayor nmero de Cajas Menores o con una mayor cuanta a la establecida en la Resolucin
expedida en cada vigencia sobre la reglamentacin y funcionamiento de las Cajas Menores.
- Expedicin oportuna por parte del jefe del rgano o del Director General, segn el caso, de la
Resolucin de Constitucin de la (s) Caja (s) Menor (es), y designacin del funcionario
responsable del manejo, conforme a las disposiciones que rigen sobre la materia.
- Autorizacin oportuna por parte de la DTN sobre la apertura de la (s) respectiva (s) cuenta
(s) bancaria (s) para el manejo de los fondos de la (s) Caja (s) Menor (es).
- Gastos efectuados acorde con lo autorizado en la respectiva Resolucin de Constitucin de
la (s) Caja (s) Menor (es) y solicitud oportuna de los correspondientes reembolsos, previa
presentacin de los documentos soporte reglamentarios.
- Oportuna legalizacin de la (s) Caja (s) Menor (es) y del reintegro de recursos a que haya
lugar.
RESPONSABLE: Jefe del rgano o Director General y el (los) funcionario (s) responsable (s)
del manejo de la Caja (s) Menor (es).
Fecha ltima modificacin (da/mes/ao): 25/ 06/2002
S.I.I.F. D.G.P.N.
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6. CONSTITUCION, MANEJO Y LEGALIZACION DE CAJAS MENORES.

Responsable
Descripcin
Inicio
DGPN
Entidad
Area Administrativa
Emite resolucin de reglamentacin sobre constitucin y funcionamiento de las Cajas

Menores y comunica a las entidades mediante oficio.
Prepara proyecto de resolucin de constitucin de Caja(s) Menor(es) previa evaluacin

de las necesidades de la entidad, indicando: Nmero de caja(s) a constituir, montos ,
rubros presupuestales y cuantas, persona(s) responsable(s) del manejo, pliza(s) de
manejo relacionada(s) ; conforme a lo dispuesto en la Resolucin expedida por la DGPN
para cada vigencia y a la autorizacin conferida por sta respecto del nmero de cajas
menores y de sus cuantas, cuando a ello haya lugar, y remite al rea financiera.
Con
base
en
la
Resolucin expedida por
la DGPN, las entidades
reglamentan internamente
el manejo de sus Cajas
Menores, de considerarlo
necesario por aspectos
de control.
Cuando la entidad requiera un mayor nmero de cajas menores o

una mayor cuanta a la establecida en la Resolucin expedida por
la DGPN deben remitir una solicitud motivada, suscrita por el
ordenador del gasto, para aprobacin de la DGPN.
Registra apertura de la (s) Caja(s) Menor(es) con base en el proyecto de Resolucin de

constitucin de stas.
Transaccin: Registro y Apertura Caja Menor
Entidad
Area Financiera
1. El responsable de la Caja Menor no

necesariamente debe estar registrado en
el sistema como Beneficiario.
2. La cuenta bancaria para su manejo, debe
estar creada como "Registrada" en el
beneficiario de la entidad gestora.
Entidad
Area Financiera
Jefe del rgano/

Director General
Entidad
Area Financiera
Entidad
Area Financiera
Expide CDP* por el valor de cada una de las Cajas Menores constituidas.
Ver procedimiento "Expedicin Certificado de Disponibilidad Preupuestal ".
Expide Resolucin de constitucin de la(s) Caja (s) Menor (es) y entrega al rea
administrativa para que la remita al rea financiera.
Actualiza informacin de documento soporte en el registro de la apertura, con base en

la resolucin de constitucin de la (s) caja (s) menor (es).
Transaccin: Apertura Caja Menor.
Registra para el primer desembolso una Orden de Pago OAT por el valor de cada caja
menor, seleccionando el concepto OAT para caja menor. segn el nivel de agrupacin
PAC que corresponda, y diligenciando los datos del beneficiario.
Transaccin: Trmite de Pago OAT.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1. El Beneficiario debe ser la misma entidad gestora del registro,

seleccionando la (s) cuenta (s) corriente (s) registrada (s) en la
apertura de la (s) Caja (s) Menor (es).
2. La OAT es de naturaleza dbito de la clase 505 para los rubros
CSF y de la clase 508 cuando se trate de rubros SSF.
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Manejo del
dinero de la Caja
Menor?
Cuenta Corriente
DTN
Efectivo
Paga OAT a travs de CUN situando primer

desembolso, equivalente al monto(s) total(es) de la(s)
Caja(s) Menor(es) en las cuentas autorizadas del
pagador en caso de que la entidad maneje efectivo
nicamente para la caja menor.
Paga OAT a travs de CUN situando primer

desembolso, equivalente al monto(s) total(es) de la(s)
Caja(s) Menor(es) en la (s) cuenta (s) bancaria (s) del
(los) responsables.
Con el giro realizado por la DTN al pagador o al responsable (s)

del manejo de la caja menor el sistema automticamente registra
contablemente la constitucin de la (s) Caja (s) Menor (es).
Recibe desembolso, gira cheque (s) y entrega al

responsable (s) de la (s) caja (s) menor (es).
Entidad/ Pagador
Recibe desembolso, en la cuenta corriente autorizada, o cheque segn el

caso.
Responsable(s)
Caja(s) Menor(es)
Responsable(s)
Caja(s) Menor(es)
Efecta gastos y registra en el libro de control con los soportes

correspondientes, conforme a lo dispuesto en la Resolucin expedida por la
DGPN sobre constitucin y funcionamiento de las Cajas Menores y en la
reglamentacin interna de la entidad, en los casos en que exista.
Responsable(s)
Caja(s) Menor(es)
Verifica (al ejecutar gastos):
Se requiere
Reembolso o
Legalizacin?
Legalizacin
Reembolso
Los gastos de
la Caja Menor son
iguales o mayores
al 70 %?
NO
SI
Responsable(s)
Caja(s) Menor(es) /
Area Financiera
En algn rubro
se ha agotado mas
del 70 %?
NO
SI.
Solicita reembolso e informa sobre retenciones practicadas. Ver

procedimientos "Expedicin CDP", "Registro Presupuestal del Compromiso",
"Registro Presupuestal de la Obligacin" , "Confirmacin Orden de Pago".
La expedicin del CDP para los diferentes
reembolsos debe hacerse con suficiente
antelacin, inclusive desde el momento de
la apertura de la Caja Menor.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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NO
Responsable(s)
Caja(s) Menor(es)
SI.
Hay reintegro?
Reintegra en la cuenta autorizada de la DTN el valor no gastado.

El sistema genera contabilidad automtica
en la DTN por el valor del reintegro.
Verifica que el valor de la consignacin aparezca registrado y

contabilizado en cuentas de la DTN.
Transaccin: Consulta imputacin por Unidad Ejecutora (mdulo de
ingresos)
Entidad/Pagador
Afecta el concepto OAT de caja menor para darlo por cancelado,

dando marca de "Reintegro" y referenciando la orden de pago OAT
de la provisin inicial.
Transacciones: Cobros en dinero e
Imputacin soportes sin recaudo (mdulo de Ingresos).
Entidad/Pagador
1. Esta operacin se debe aplicar antes del

cierre anual definitivo de egresos.
2.El sistema genera contabilidad automtica
en la entidad por el valor reintegrado a la
DTN por concepto de la legalizacin de la
Caja Menor.
SI
Requiere
hacer legalizacin
documental?
Entidad
Area Financiera
Registra Compromiso contra CDP inicial por el valor

reportado en el documento soporte
Transaccin: Compromiso
Entidad
Area Financiera
Registra obligacin
Transaccin: Obligacin
Confirma deducciones y cancela OAT de Caja Menor
contra el saldo OAT inicial.
NO
Selecciona y confirma orden de pago

con valor liquido cero.
T: confirmacin para trmite de pago.
Cancela orden de pago con valor liquido cero, antes del

cierre calendario, segn lo dispuesto en la Resolucin
expedida por la DGPN sobre Constitucin y Manejo de
Cajas Menores. .
Entidad
Area Financiera
T: Confirmacin de rdenes liquido cero. (Mdulo de CUN)

1. La respectiva deduccin se realiza por el valor
total de la obligacin utilizando el mismo concepto
OAT de Caja Menor para cancelarla. Si se reportan
deducciones de Ley, el concepto OAT se afecta por
la diferencia necesaria para que la obligacin quede
con valor neto cero.
2. Al registro de la obligacin el sistema genera
contabilidad automtica registrando los gastos
efectuados con cargo a la Caja Menor.
1. En este momento es posible disminuir el saldo

por comprometer del CDP de apertura por el valor
del reintegro cuando la legalizacin tenga dicha
operacin.
2. Con la cancelacin de la orden de pago con
valor lquido cero el sistema genera contabilidad
automtica de legalizacin de la caja menor por el
valor de la obligacin.
Consulta la legalizacin del OAT de Caja Menor.

transaccin: Consulta saldos OAT
Reporte: Movimiento saldos OAT.
Entidad/Pagador
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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7. DISTRIBUCION PREVIO CONCEPTO

OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores efectuar distribuciones en el presupuesto de ingresos y gastos
sin cambiar su destinacin ni cuanta, previo concepto emitido por la DGPN o por el DNP
cuando se trate del presupuesto de inversin, caso en el cual requiriere para su validez de la
aprobacin de la DGPN, a fin de obtener un uso racional de los recursos apropiados y una
adecuada gestin administrativa.
BASE LEGAL
- Artculo 36 del Decreto 568 de 1996.
vigencia fiscal.
ENTRADA
- Necesidad de la entidad de afectar rubros con la marca de Distribucin Previo Concepto.
- Verificacin de que el rubro tenga la marca de distribucin previo concepto y que la
apropiacin se encuentre bloqueada.
- Verificacin de que el rubro a distribuir no tenga ejecucin presupuestal, cuando el rubro no
est marcado.
- Solicitud del concepto previo al DNP cuando las partidas a distribuir correspondan al
Presupuesto de inversin.
- Expedicin de la Resolucin o del Acto Administrativo correspondiente suscrito por el Jefe
del respectivo rgano o por la autoridad competente mediante la cual se efecta la
distribucin del rubro marcado con la restriccin de distribucin previo concepto.
- Envo del respectivo acto administrativo de distribucin para aprobacin de la DGPN.
SALIDA
- Aprobacin
por parte de la DGPN de la Resolucin o del correspondiente Acto
Administrativo de distribucin expedido por la entidad y envo de la misma a la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Registro en el SIIF por parte de la DGPN de la distribucin aprobada.
CRITERIOS DE XITO
- Expedicin consistente de la Resolucin de distribucin o del Acto administrativo
correspondiente, por parte del Jefe del respectivo rgano o por la autoridad competente.
- Emisin oportuna del concepto previo por parte del DNP, cuando se trate del presupuesto de
inversin.
- Aprobacin oportuna de la Resolucin de distribucin o del pertinente Acto Administrativo por
parte de la DGPN.
- Registro oportuno en el SIIF por parte de la DGPN de la distribucin aprobada.
RESPONSABLE: Jefe del Organo o autoridad competente en la entidad y DGPN/ Grupo SIIF
Fecha ltima modificacin (da/mes/ao): 18/ 02/ 2002
S.I.I.F. D.G.P.N.
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7. DISTRIBUCION PREVIO CONCEPTO.

Responsable
Descripcin
Inicio
Carga Ley de Presupuesto y Cierre de Marcas.

Ver Procedimiento Preparacin de la informacin al inicio de cada vigencia.
DGPN
Consulta Ley o Registro de informacin de Presupuesto para la vigencia

fiscal respectiva e identifica rubros con restriccin.
Transaccin: Relacin Carga Ley de Presupuesto.
Entidad/
Area Responsable
Entidad/
Area Responsable
Determina necesidad de afectar rubros con restriccin

"Distribucin Previo Concepto".
Entidad/
Area Responsable
Verifica que el rubro correspondiente tenga la marca de distribucin y que

la apropiacin se encuentre bloqueada.
Transaccin: Informacin Adicional Ley de presupuesto.
Consulta situacin Vigencia.
1. El Bloqueo garantiza que la apropiacin est

disponible para la distribucin.
2. No es necesaria la expedicin del CDP.
El rubro tiene
marca?
NO.
SI.
Verifica que el rubro a distribuir no tenga ejecucin presupuestal.
Transaccin: Consulta Situacin Vigencia.
Entidad/ Area responsable
Si el rubro a distribuir tiene ejecuin no es

posible aplicar la distribucin.
Marca el rubro como de distribucin y aplica el bloqueo.

Transaccin: Informacin adicional Ley de Presupuesto.
DGPN.
Inversin.
Entidad/
Area Responsable
Qu
Presupuesto de
gastos se va a
afectar?
Prepara solicitud de concepto previo sobre

propuesta de distribucin, con documentos
soportes requeridos, y remite para firma
del Jefe del Organo, de ser necesario.
Funcionamiento.
Elabora Acto Administrativo sobre distribucin

con documentos soporte y remite para firma
del Jefe del Organo o autoridades
competentes.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Firma la solicitud y entrega al rea

responsable para su envo al DNP.
Jefe del rgano/

Area Responsable
Enva la solicitud y los documentos

soportes al DNP para concepto previo.
Evala, emite concepto previo segn

propuesta recibida o con modificacin y
remite con oficio a la DGPN y a la entidad.
DNP
Evalan, aprueban y entregan al rea

responsable para el trmite ante
DGPN.
Jefe del rgano /

Autoridades Competentes
Entidad/ Area Responsable
Elabora Acto Administrativo sobre distribucin,

segn concepto previo emitido por DNP y remite
para aprobacin del Jefe del Organo o
Autoridades Competentes.
Enva con oficio a la DGPN el acto

administrativo de distribucin para
su aprobacin.
Revisa Acto Administrativo constatando que el rubro a distribuir no

tenga ejecucin presupuestal.
DGPN
SI.
El Acto
Administrativo es
consistente?
DGPN
Aprueba Acto Administrativo mediante el cual se efecta la

distribucin y enva con oficio a la entidad.
DGPN
Registra la distribucin aprobada.

Transaccin: Distribucin del Decreto de Liquidacin del
Presupuesto segn previo concepto.
NO.
Devuelve con oficio a la Entidad el Acto

Administrativo sin aprobar.
Los rubros creados con la distribucin toman

marca de Decreto y por lo tanto la ejecucin
debe realizarse sobre stos, pues ya no es
posible hacerlo sobre el rubro padre.
Entidad/
Area Financiera
Consulta el registro de la distribucin aprobada por la

DGPN.
Transaccin: Distribucin del Decreto de Liquidacin del
Presupuesto segn previo concepto.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Determina si la distribucin aprobada requiere de asignacin interna.
NO
Entidad/Area
Financiera
Requiere
Asignacin
Interna?
Ver Procedimiento "Expedicin Certificado de

Disponibilidad Presupuestal."
SI
Ver Procedimiento "Asignacin y Ajustes Internos

a las Apropiaciones."
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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8. LIBERACION DE RECURSOS PREVIO DESEMBOLSO

PARA ENTIDADES EN LINEA.
OBJETIVO
Permitir a la Direccin General de Crdito Pblico DGCP -, en el caso de los crditos externos
de destinacin especfica, o a los rganos ejecutores en lnea cuando se trate de donaciones,
registrar los valores autorizados a las entidades beneficiarias para que efecten la gestin de
pago, previa certificacin expedida por la DTN sobre el desembolso de los recursos de crdito
externo con situacin de fondos o de la donacin y segn lo autorizado por el CONFIS, cuando
se trate de recursos autorizados.
BASE LEGAL
- Artculos 71 inciso 3 y 72 del Decreto 111 de 1996.
ENTRADA
- Trmite de perfeccionamiento del contrato de crdito de destinacin especfica por parte de
la Direccin General de Crdito Pblico DGCP- , o por parte de la entidad, cuando se trate
de donaciones.
- Registro del contrato de crdito previo desembolso por parte de la Direccin General de
Crdito Pblico DGCP -, por parte de la entidad para el caso de las donaciones.
- Solicitud de autorizacin al CONFIS en los casos en que se requiera.
SALIDA
- Expedicin del certificado de ingresos por parte de la Direccin del Tesoro Nacional DTN y comunicacin a la Direccin General de Crdito Pblico o a la entidad, segn se trate del
crdito previo desembolso o de la donacin correspondiente.
- Registro en el SIIF por parte de la Direccin General de Crdito Pblico de los valores
autorizados para las entidades beneficiarias del crdito previo desembolso, o por parte de la
entidad en el caso de las donaciones.
- Autorizacin expedida por el CONFIS en aquellos casos en los cuales se requiera.
- Comunicacin por parte de la Direccin General de Crdito Pblico a las respectivas
entidades beneficiarias del crdito, o de la entidad, para que efecten la correspondiente
gestin de pago.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
-
Oportunidad en el trmite de perfeccionamiento del contrato de crdito de destinacin

especfica por parte de la Direccin General de Crdito Pblico - DGCP, o por parte de la
entidad en el caso de las donaciones.
Oportuno registro del respectivo contrato de crdito de destinacin especifica, o de

la donacin, segn el caso.
Certeza sobre el desembolso de los recursos por parte del prestamista, conforme al contrato
de crdito o al de donacin.
Expedicin del certificado de ingresos y comunicacin oportuna sobre el desembolso de los

recursos a la Direccin General de Crdito Pblico, o a la entidad por parte de la DTN.
Expedicin de la autorizacin del CONFIS en los casos en los cuales se requiera.
RESPONSABLE: Direccin General de Crdito Pblico Jefe rea Financiera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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8. LIBERACION DE RECURSOS PREVIO DESEMBOLSO PARA ENTIDADES

EN LINEA.
Responsable
Descripcin
In ic io
M in iste rio d e H a cie n d a y C r d ito

P b lic o -D G C P/ E ntid a d
Tra m ita e l p e rfe cc io n a m ie n to d e co n tra to d e c r d ito d e d e stin a ci n e sp e cfic a

(D G C P ) d e D on a c i n (E ntid a d ).
R e g is tra C o n tra to d e C r d ito Pre v io D e se m b o lso (D G C P) o D o n a c i n

(En tid a d ) in d ica n d o : la m o n e d a , v a lo re s "C o n y Sin S itu a c in d e Fo n d o s"
y U n id a d e s Eje c u to ra s re la c io na d a s .
Tra n sa c ci n : C o n tra to Pre vio D e s e m b o ls o
D G C P/ o En tid a d
C o n S itu a c i n
d e Fo n d o s
D TN
D TN
S o licita , m e d ia n te m e m o ra n d o , a la D TN la a p e rtu ra d e cu e n ta (s) a u to riza d a s

p a ra e l m a n e jo d e lo s d e se m b o lso s d e l cr d ito , d e la d o n a ci n .
Ab re c u e n ta e in fo rm a a la D TN m e d ia n te o ficio .
R e g is tra a p e rtu ra d e la c u e n ta .
Tra n sa c ci n : M a n te n im ie n to C u e n ta s D TN .
In fo rm a , m e d ia n te m e m o ra n d o , a la D G C P (Pa ra C r d ito s ) o a la En tid a d

(p a ra d o n a cio n e s ) e l n m e ro d e la cu e n ta .
Efe c t a la Vin c u la ci n d e la c u e n ta a la U n id a d Eje cu to ra c o rre s p o n d ie n te , la

D G C P c u a n d o s e tra ta d e cr d ito s y la e n tid a d c u a n d o s e tra ta d e d o n a cio n e s ,
Tra n s a cc i n : C o n tra to P re vio D e se m b o ls o
Sin S itu a ci n
d e Fo n d o s
Ad e la n ta , p a ra ca d a cr d ito o d o n a ci n , e l tr m ite d e a p e rtu ra d e la cu e n ta

a n te e l Ba n co d e la R e p b lica
D TN
Ba n c o d e la R e p b lica
Tipo d e
co n d ic i n d e l
R e c urs o ?
In fo rm a a l p re stam is ta o d on a n te e l n u m e ro d e la cu e n ta e n do n d e e fe c tu a r
lo s d e s e m b o ls o s
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Efecta desembolso segn contrato de crdito o donacin.
Prestamista / Donante
Banco de la Repblica
DTN
Informa a DTN sobre desembolso recibido con nota crdito o extracto.
Expide Certificado de Ingresos e informa a DGCP Entidad.
Consulta valores desembolsados por crdito o donacin.

Transaccin: Autorizacin de valores contrato de Crdito Previo Desembolso
DGCP/ Entidad
Registra valores autorizados para entidad(es) beneficiarias del crdito (DGCP)

o donacin (Entidad) en la moneda correspondiente.
Transaccin: Autorizacin de valores contrato de Crdito Previo Desembolso
DGCP/ Entidad
DGCP
Informa a las Entidades los valores autorizados para efectuar gestin de pago.
Registra ejecucin presupuestal (CDP, Compromiso, Obligacin, pago),

indicando en la obligacin el nmero del crdito o donacin. Ver
procedimientos :"Expedicin CDP", "Registro Presupuestal del Compromiso",
"Registro Presupuestal de la Obligacin, "Confirmacin orden de pago, valor
lquido cero, bloqueo orden de pago y reversin orden de pago".
1. En la seleccin de obligaciones el sistema valida
que el valor autorizado en la moneda del crdito o
donacin multiplicado por la tasa de cambio del da,
sea igual o superior al valor de la obligacin. En
caso de no cumplirse esta condicin debe solicitar a
la DGCP la ampliacin de la autorizacin. La
misma validacin se hace en la fecha de pago con
la orden de pago.
2. Si la tasa de Cambio baja entre la fecha de
generacin de la orden de pago y la fecha del pago
no es posible pagar.
DGCP/ Entidad
Verifica que se hayan actualizado los valores de ordenado para pago y pago,
para la Unidad Ejecutora respectiva.
Transaccin: Contrato Previo Desembolso.
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Registra ejecucin Presupuestal (CDP, compromiso, obligacin, confirmacin de

deducciones, orden de Pago) Sin situacin de Fondos, indicando en la obligacin
el nmero del crdito o la donacin, aplicando concepto OAT para cancelar
obligaciones de gastos financiados con crdito externo o con donacin de la clase
800 como "deduccin total", para dejarla en valor lquido cero.
Ver Procedimientos: "Expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal",
"Registro Presupuestal del Compromiso", "Registro Presupuestal de la Obligacin",
"Confirmacin orden de pago y reversin orden de pago".
Registra solicitud de desembolsoindicando nmero del crdito o donacin.

Transaccin: Solicitud desembolso SSF (Mdulo de Ingresos).
NO
La solicitud debe
ser modificada?
SI.
Registra las modificaciones que se requieren a la solicitud.

Transaccin: Consulta y modificaciones solicitud de desembolso - Ingresos.
DGCP/ Entidad
Registra confirmacin o rechazo de la solicitud de desembolso de crditos

(DGCP) de donaciones (entidad).
Transaccin: Confirmacin/ Rechazo solicitudes de desembolso - Ingresos.
Confirmacin
Prestamista / Donante
DGCP/ Entidad
Trmite dado a
la solicitud?
Rechazo
Efecta desembolso al proveedor en una cuenta del exterior.
Registra desembolso de crdito (DGCP) o donacin (Entidad) previo su

desembolso, sealando OAT y rubro de ingreso a afectar.
Transaccin: Desembolso (Mdulo de ingresos)
El sistema genera asiento contable automtico
sobre los crditos no monetizados Sin
Situacin de Fondos.
Entidad
Realiza trmite de pago para rdenes de valor lquido cero.

Ver Procedimiento "Confirmacin orden de pago, valor lquido cero, bloqueo
orden de pago y reversin orden de pago".
En la seleccin de la obligacion Sin Situacin de Fondos
y en el pago se utiliza la tasa de cambio anual de
presupuestacin, para la moneda del contrato o donacin.
DGCP/ Entidad
S.I.I.F. D.G.P.N.
Verifica que se hayan actualizado los valores de ordenado para pago y pago,
para la Unidad Ejecutora respectiva.
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Fin
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9. LIBERACION DE RECURSOS PREVIO DESEMBOLSO

PARA ENTIDADES FUERA DE LINEA.
OBJETIVO
Permitir a la Direccin General de Crdito Pblico DGCP-, en el caso de los crditos externos
de destinacin especfica, o a los rganos ejecutores fuera de lnea, cuando se trate de
donaciones, registrar los valores autorizados a las entidades beneficiarias para que efecten la
gestin de pago, previa certificacin expedida por la DTN sobre el desembolso de los recursos
con situacin de fondos o de la donacin y segn lo autorizado por el CONFIS, cuando se trate
de recursos autorizados.
BASE LEGAL
- Artculos 71 inciso 3 y 72 de 1996.
ENTRADA
- Trmite de perfeccionamiento del contrato de crdito de destinacin especfica por parte de
la DGCP o de donacin por parte de la entidad.
- Registro del contrato de crdito previo desembolso por parte de la DGCP, o de donacin por
parte de la entidad.
- Registro de las cuentas autorizadas para el manejo de los desembolsos del crdito (DGCP),
o de la donacin (DGPN), cuando se trate de recursos con situacin de fondos, e
informacin de dichos datos al prestamista o donante.
- Solicitud de autorizacin del desembolso del crdito o de la donacin por parte de las
entidades fuera de lnea, cuando se trate de recursos sin situacin de fondos.
SALIDA
- Desembolso por parte del prestamista o donante, segn el caso.
- Solicitud de giro de los recursos presentada por parte de las entidades fuera de lnea a la
DTN, cuando se trate de recursos con situacin de fondos.
- Giro de los recursos por parte de la DTN a la entidad fuera de lnea, previo desembolso de
los mismos.
- Registro por parte de la DTN de las solicitudes de desembolso de los recursos sin situacin
de fondos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Oportunidad en el trmite de perfeccionamiento del contrato de crdito de destinacin
especfica por parte de la DGCP, o del de donacin por parte de la entidad, e igualmente en
el registro de dicho contrato.
- Desembolso gil por parte del prestamista o del donante, de conformidad con el contrato de
crdito o de donacin.
- Presentacin oportuna de las solicitudes de giro o de autorizacin del desembolso del crdito
o de la donacin por parte de las entidades, dependiendo de que se trate de recursos con o
sin situacin de fondos.
- Oportunidad por parte de la DTN en el giro de los recursos o en la autorizacin de
desembolso del crdito o de la donacin a las entidades fuera de lnea.
RESPONSABLE: Direccin General de Crdito Pblico y Area Financiera o rea responsable
en la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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9. LIBERACION DE RECURSOS PREVIO DESEMBOLSO PARA ENTIDADES

FUERA DE LINEA.
Responsable
Descripcin
Inicio
Ministerio de Hacienda y Crdito

Pblico -DGCP/ Entidad
Tramita perfeccionamiento de contrato de crdito de destinacin especfica

(DGCP) de Donacin (Entidad).
DGCP/ o DGPN
Registra contrato de crdito Previo Desembolso (DGCP) o Donacin (DGPN)

indicando: la moneda, valores "Con y Sin Situacin de Fondos" y Unidades
Ejecutoras relacionadas.
Transaccin: Contrato Previo Desembolso
Tipo de
condicin del
Recurso?
Con Situacin
de Fondos
DGCP/ o Entidad
DTN
Solicita, mediante oficio, a la DTN la apertura de

cuenta(s) autorizadas para el manejo de los
desembolsos del crdito, donacin.
Solicita, autorizacin de desembolso para atender

obligaciones Sin Situacin de Fondos contra el
crdito, la donacin.
Adelanta, para cada crdito o donacin, el trmite

de apertura de cuenta para el manejo de los
desembolsos.
Registra solicitud de desembolso del crdito, de

la donacin.
Esta transaccin actualiza por igual

valor el "ordenado para Pago".
Abre cuenta e informa a la DTN mediante oficio.
DTN
Registra apertura de cuenta.

Transaccin: Mantenimiento Cuentas DTN.
DTN
Informa a DGCP (Para Crditos) o a la DGPN

(para donaciones) el nmero(s) de cuenta
mediante memorando, para que se registre
en el respectivo contrato.
Sin Situacin
de Fondos.
Aprueba o rechaza la solicitud de desembolso,

previa verificacin de que se haya efectuado ste
por parte del prestamista o donante.
Transaccin: Aprobacin/ rechazo solicitudes
previo desembolso (mdulo de ingresos).
Rechazada
Trmite dado
a la solicitud?
Aprobada
Registra solicitud de desembolso del crdito, de

la donacin.
1
DTN
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Esta operacin actualiza el valor de

pagos SSF en el contrato o donacin.
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DGCP/ o Entidad
Informa por escrito al prestamista o donante el nmero(s) de

la (s) cuenta(s) en donde efectuar los desembolsos
Prestamista / o Donante
Efecta el respectivo desembolso en las cuentas autorizadas

por la DTN..
El sistema genera asiento contable automtico

por el registro de los pasivos generados de
deuda pblica interna y externa.
Entidad
DTN
Solicita el giro de recursos para atender obligaciones con cargo

al contrato de crdito o donacin previo desembolso.
Gira los recursos a la entidad fuera de lnea, previo desembolso

de stos.
Transaccin: Orden de Pago OAT.
Ver Procedimiento: "Confirmacin orden de pago y reversin
orden de pago" - Mdulo de Ingresos.
1. Con esta operacin se actualizan los valores en el

contrato de crdito o donacin por el valor de la
provisin para las Unidades Ejecutoras Fuera de
Lnea.
2. El sistema genera asiento contable automtico
por la provisin de fondos efectuada por la DTN.
Entidad
S.I.I.F. D.G.P.N.
Ejecuta los recursos fuera de lnea.

Ver Procedimiento: "Provisin de Fondos y Reporte de Ejecucin Presupuestal
para Seccionales o Regionales Funcionales Fuera de Lnea".
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10. EXPEDICION DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL.
OBJETIVO
Garantizar la existencia de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin que
permita que se puedan efectuar las modificaciones presupuestales requeridas la asuncin de
los compromisos que las entidades prevean adquirir, facilitando a su vez a las reas financieras
llevar un adecuado registro y control de los certificados de disponibilidad expedidos que les
permita determinar los saldos de apropiacin disponibles.
BASE LEGAL
- Artculos 71 y 72 del Decreto 111 de 1996.
- Artculo 82 del decreto 111 de 1996 (para modificaciones presupuestales)
- Artculo 2 Literal A1 de la Resolucin N 036 de Mayo 7 de 1998 de la DGPN.
vigencia fiscal.
ENTRADA
- Acto administrativo por medio del cual se delega la ordenacin del gasto y se designan los
ordenadores del gasto en la entidad.
- Solicitud o formato de solicitud de expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal.
SALIDA
- Expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, debidamente firmado por el Jefe
de Presupuesto o quien haga sus veces.
- Envo del certificado de disponibilidad Presupuestal debidamente expedido, al rea al
funcionario solicitante.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Adecuado diligenciamiento de la solicitud o del formato de solicitud especificando claramente
el objeto, el valor y, de considerarse necesario, el rubro, para el cual se requiere el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, debidamente firmado por los funcionarios
competentes para ello en la entidad.
- Existencia de saldo suficiente y disponible de apropiacin en el rubro o rubros
correspondientes con cargo a los cuales se ampararn los compromisos a adquirir por la
entidad, o se afectarn las modificaciones presupuestales previstas realizar.
- Coherencia del objeto del gasto del certificado con la definicin y clasificacin de los gastos
contenida en el Decreto de Liquidacin del Presupuesto General de la Nacin de la
respectiva vigencia fiscal.
- Expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal por parte del rea financiera de la
entidad a partir del momento de recepcin de la solicitud.
RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto de la Entidad o quien haga sus veces.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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10. EXPEDICIN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad - Area Administrativa
1. El ordenador del gasto no es un

dato vinculante para la expedicin
del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal, pero si para el
Registro
Presupuestal
del
compromiso, siendo conveniente
o aconsejable que previo a iniciar
la ejecucin del presupuesto de
gastos se registre la informacin
de los ordenadores del gasto, la
cual se hace por una sola vez o
cuando se modifica el respectivo
acto administrativo.
2. Por tratarse de un proceso tan
pequeo se describe en el presente
procedimiento.
Emite acto administrativo designando ordenadores

del gasto y remite copia al Area Financiera.
Registra ordenadores del gasto

Transaccin: Ordenadores del gasto
Tipo de CDP?
PARA GASTO
Ordenador del Gasto

o quien tenga la competencia
Gobierno (DGPN)/ Entidad
PARA MODIFICACION PPTAL

(Reduccin, Aplazamiento o Traslado)
Segn necesidades, Solicita expedicin del CDP al

Area Financiera, mediante memorando formato;
indicando el objeto del gasto, el valor y el rubro (de
considerarse necesario).
Evala disponibilidad presupuestal y determina

rubros a afectar con la solicitud de modificacin.
Determina necesidades de modificacin y solicita expedicin del

Certificado de Disponibilidad Presupuestal respectivo.
Verifica que el objeto del gasto a realizar, sea coherente con la definicin y
clasificacin de los gastos aprobada en el Decreto de Liquidacin.
Verifica que exista disponibilidad presupuestal suficiente en el (los) rubro(s) a

afectar, para la (s) asignacin (es) internas correspondientes.
Transaccin: Consulta por Situacin
Elabora e imprime CDP.

Transaccin: Certificado de Disponibilidad Presupuestal
1
Los rubros afectados estn a nivel de Decreto.
Cuando el CDP es del tipo "Modificacin " la
asignacin interna de los "Datos Financieros" es
estrictamente "000".
S.I.I.F. D.G.P.N.
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EN ESTE MOMENTO SE AFECTA

PRELIMINARMENTE LA APROPIACION
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Jefe Presupuesto
Firma CDP.
o quien haga sus veces
CDP - GASTO
Jefe Presupuesto
Entidad - Area Responsable
Entidad - Area Responsable
S.I.I.F. D.G.P.N.
CDP PARA MODIFICACION PPTAL

(Reduccin, aplazamiento o traslado)
Enva CDP al solicitante con memorando para que inicie

trmite de compromiso
Ver Procedimiento "Registro Presupuestal del

Compromiso"
Enva CDP con memorando a Jefe Area Financiera o a oficina

de Planeacin para que inicie trmite de solicitud de
modificacin presupuestal.
Anexa CDP a Solicitud de modificaciones presupuestales, a

remitir a la DGPN.
Ver procedimientos "Tramitacin y Aprobacin de

Modificaciones Presupuestales a solicitud de las entidades" y
Tramitacin y Aprobacin de Modificaciones Presupuestales
Por Parte del Gobierno Nacional "
2002 03 - 11
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11. MODIFICACIONES
AL
CERTIFICADO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
DE
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores efectuar ajustes a los certificados de disponibilidad
presupuestal legalmente expedidos, previa evaluacin por parte del Jefe de presupuesto o
quien haga sus veces de la viabilidad tcnica y legal sobre la modificacin requerida.
BASE LEGAL
- Artculo 2 Literal A1 de la Resolucin 036 de Mayo 7 de 1998 de la Direccin General del
Presupuesto Nacional.
ENTRADA
- Necesidad de efectuar modificaciones al Certificado de Disponibilidad Presupuestal
debidamente expedido, a solicitud del ordenador del gasto o del rea responsable y envo de
la respectiva solicitud al rea financiera.
- Decisin adoptada por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, de efectuar las
modificaciones solicitadas sobre el certificado de disponibilidad presupuestal, previa
evaluacin sobre la factibilidad legal y tcnica para realizarla.
SALIDA
- Impresin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal modificado (texto, anulacin,
adicin, o reduccin del valor) debidamente firmado por el Jefe de presupuesto o quien haga
sus veces.
- Envo, del certificado de disponibilidad presupuestal modificado, al solicitante mediante
memorando segn procedimiento interno de la entidad.
CRITERIOS DE XITO
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal vigente y libre de compromisos, cuando se trate
de modificaciones correspondientes a reduccin o anulacin del certificado.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Disponibilidad presupuestal suficiente, cuando se trate de adicin al CDP, previa evaluacin
que sea de conformidad con las normas presupuestales y contractuales vigentes.
- Viabilidad legal y tcnica de la modificacin a realizar, de acuerdo con la evaluacin
realizada por el Jefe de presupuesto o quien haga sus veces.
RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces y Ordenador del Gasto.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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11. MODIFICACIONES AL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

Responsable
Descripcin
Inicio
Determina necesidad de realizar modificacin, y efecta

solicitud escrita debidamente justificada al rea financiera
Entidad/ Ordenador del Gasto

o Area Responsable
Tipo de
modificacin?
Reduccin
Anulacin
Modifica texto
Entidad/
Area Financiera
Reduce Certificado de Disponoibilidad

Presupuestal en la operacin reduccin, previa
verificacin de su viabilidad
Transaccin: CDP
Adicin
Anula Certificado de Disponibilidad Presupuestal
en la operacin anulacin, previa verificacin de
su viabilidad.
Transaccin: CDP
En este momento se libera

la apropiacin.
Entidad/
Area Financiera
En este momento se libera la

apropiacin y fenece el CDP.
Modifica texto del objeto del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal en la operacin modificacin.
Transaccin: CDP
Verifica saldo de la apropiacin presupuestal.

Transaccin: Consulta por transaccin vigencia
Entidad - Area
Financiera
Adiciona Certificado de Disponibilidad Presupuestal en

la operacin adicin.
Transaccin: CDP
Entidad - Area
Financiera
Re-imprime Certificado de Disponibilidad Presupuestal

adicionado/ modificado.
Transaccin: CDP
Jefe Presupuesto
Jefe Presupuesto
S.I.I.F. D.G.P.N.
De no existir disponibilidad presupuestal

suficiente
remite
memorando al
solicitante explicando la imposibilidad
de atender su solicitud.
Firma Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Enva Certificado de Disponibilidad Presupuestal al

solicitante con memorando segn procedimiento
interno de la entidad, para que efecte trmite
de compromiso
Ver procedimiento "Registro Presupuestal del

Compromiso"
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12. REGISTRO Y MANTENIMIENTO DEL REGISTRO DE

BENEFICIARIOS Y CUENTAS.
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores registrar o cargar en el sistema mediante archivo plano los
datos de los beneficiarios, con base en la informacin suministrada por escrito por los mismos,
a efectos de garantizar el pago al beneficiario final.
BASE LEGAL
- Artculo 5 inciso 3 del Decreto 2806 de Diciembre 29 de 2000 del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico.
ENTRADA
- Necesidad de registrar los beneficiarios requeridos por la entidad.
- Registro o cargue de los datos de los beneficiarios correspondientes a: Tipo, nombre o
razn social, tipo de documento de identidad, nmero y ubicacin, as como los de sus
respectivas cuentas bancarias (Nmero y entidad financiera), conforme a la informacin
suministrada por escrito por los propios beneficiarios registrada en los formatos diseados
por la entidad para el efecto.
-
Registro de los datos del Embargo, en caso de que exista.
SALIDA
- Verificacin de los registros efectuados sobre los datos de los beneficiarios y de sus cuentas
bancarias, del Log de la carga, cuando se haya decidido hacer carga masiva de los datos
del beneficiario.
- Modificacin o actualizacin de la informacin registrada de los beneficiarios y/o de sus
respectivas cuentas bancarias, de ser necesario.
CRITERIOS DE XITO
- Informacin precisa y oportuna suministrada por el beneficiario sobre sus datos personales
(Documento de identificacin , nmero y datos de ubicacin ) y cuenta o cuentas bancarias.
- Registro o carga adecuada y oportuna de los datos del beneficiario y de sus cuentas
bancarias.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Verificacin oportuna de los registros realizados sobre el beneficiario y sus cuentas
bancarias, por parte del rea financiera o de quien tenga la competencia para ello en la
entidad.
- Modificacin o actualizacin oportuna de los datos del beneficiario, segn se requiera.
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera y Funcionario designado para el perfil: Beneficiario
Cuenta.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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12. REGISTRO Y MANTENIMIENTO DEL REGISTRO DE BENEFICIARIOS Y CUENTAS.

Responsable
Descripcin
Inicio
Determina la necesidad de registrar uno o varios beneficiarios

requeridos por la entidad.
En Forma
Individual
Entidad/ Area
Financiera
Modalidad
de Registro?
Registra, con base en la informacin suministrada

por escrito por el beneficiario, los datos
correspondientes a:Tipo, tipo documento de
identidad y nmero,nombre o razn social, datos
de Ubicacin.
Transaccin: Beneficiario - Cuenta
Carpeta: Informacin del Beneficiario
Registra, con base en la informacin suministrada

por escrito por el beneficiario, los datos sobre
cuenta bancaria (Entidad Financiera, nmero, Tipo
de cuenta y clase de cuenta.
Transaccin: Beneficiario -Cuenta.
Carpeta: Cuenta
Es recomendable que la entidad

disponga de un formato en el cual los
Beneficiarios potenciales puedan
registrar sus datos bsicos.
En forma
Masiva
Prepara archivos planos con los datos del

beneficiario y de sus respectivas cuentas
bancarias para su incorporacin en el sistema.
Efecta la carga de los archivos planos.

Procesos: Carga Inicial - Carga Masiva de
Beneficiarios y Cuentas.
Verifica LOG de la Carga,
1. Si no se encuentra relacionada la entidad

financiera en la lista del sistema dada por la
DTN, debe informarse al usuario las entidades
financieras opcionadas para su eleccin.
2. Cuando el NIT corresponde al de la Unidad
Ejecutora que registra, debe indicarse adems
la asignacin interna funcional a la que
corresponde la cuenta.
Hay Embargo?
NO
SI.
Quedaron
registros por
cargar?
SI.
NO
Registra informacin de Embargo.

Transaccin: Beneficiario Cuenta
Carpeta: Embargo
Verifica Registros efectuados de Beneficiarios

y Cuentas Bancarias.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Se
requiere efectuar
mantenimento sobre
la informacin
registrada?
NO
SI.
Benefiiciario
Modifica o actualiza: nombre o razn

social, pas, ciudad, telfono, direccin,
y estado del beneficiario,
Carpeta: Informacin del Beneficiario.
Informacin
que requiere
mantenimiento?
Embargo
Cuenta
Registra el embargo o desembargo,
segun el caso
Carpeta: Embargo
1. El Estado del Beneficiario puede cambiarse,

"activndolo" "desactivndolo" cuando la
entidad considere que ya no lo requiere.
2. Una vez grabada la transaccin no se pueden
modificar los datos de: Tipo de Documento,
Tipo de beneficiario y Cdigo de Consolidacin.
Entidad/ Area Financiera Perfil: Beneficiario Cuenta
Cambia el estado de la cuenta de

"Registro Previo" a
"Registrada"
Carpeta: Cuenta
Cambia el estado de la cuenta de

"Activa" a "Datos Invlidos", de
"Datos Invlidos" a "Registro Previo"
de "Activa" a "Bloqueada", de
"Bloqueada" a "Activa".
Carpeta: Cuenta
Cuando se registra una cuenta nueva

su estado es "Registro Previo"; y
cuando ya existe, toma el estado que
tenga en ese momento.
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
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13. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO.

OBJETIVO
Perfeccionar el compromiso y garantizar que la apropiacin presupuestal que los financia no
sea desviada a ningn otro fin.
BASE LEGAL
- Artculo 2 literal B1 de la Resolucin N 036 de mayo 7 de 1998 de la Direccin General del
ENTRADA
- Trmite del compromiso correspondiente (Acto administrativo o contrato con formalidades o
sin formalidades plenas) y autorizacin por parte del respectivo ordenador del gasto o del
funcionario en quien se haya delegado la ordenacin.
-
Envo al rea financiera del compromiso y de los documentos soporte pertinentes para el
registro presupuestal correspondiente.
SALIDA
- Registro Presupuestal del compromiso, previa verificacin y cargue de los beneficiarios en el
SIIF.
- Impresin del registro presupuestal del compromiso, debidamente firmado por el Jefe de
presupuesto o quien haga sus veces y envo conjuntamente con los respectivos documentos
soporte al rea responsable.
CRITERIOS DE XITO
- Existencia previa del certificado
correspondiente compromiso.
de
disponibilidad
presupuestal
que
ampare
el
- Coherencia entre el objeto del compromiso y el del certificado de disponibilidad presupuestal

respectivo y acorde con la definicin y clasificacin de los gastos contenida en el Decreto de
Liquidacin del Presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Suscripcin del compromiso por el respectivo ordenador del gasto o por el funcionario
competente para ello.
- Certeza sobre los datos del beneficiario, y valor del compromiso, debiendo el plan de pagos
encontrarse ajustado al cupo PAC mensualizado.
- Documentos soporte respectivos, conforme a lo dispuesto en las normas legales que rigen
sobre la materia.
RESPONSABLES: Ordenador del Gasto y Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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13. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO.

Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimiento: "Expedicin del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal"
Consulta saldo disponible del Certificado de disponibilidad Presupuestal.

Valor del
compromiso?
Mayor al CDP
(Adicin)
Para los casos previstos en la ley 80 de 1993,
tales como: Reajuste de precios, Mayor valor
de obra, pago de intereses moratorios y
correccin monetaria derivados de la ejecucin
de contratos, entre otros, los que pueden
conllevar a la adicin del respectivo contrato.
Igual CDP
Menor al CDP
Se
comprometer
saldo del
CDP?
SI.
NO (Reduccin)
Ver procedimiento "Modificaciones al Certificado de Disponibilidad

Presupuestal".
El Ordenador del gasto correspondiente

autoriza el compromiso.
Area Responsable
Area Responsable
Trmita el Compromiso.
Enva solicitud al rea financiera con la siguiente documentacin:

* Acto Administrativo o Contrato con o sin formalidades plenas,
debidamente firmado por el ordenador del gasto respectivo y
por el contratista, en los casos en que se requiera..
* CDP
* Plan de Pagos
Selecciona ordenador del gasto designado segn acto

administrativo y Registra datos administrativos.
Transaccin: Compromiso Carpeta: Datos Administrativos
La fecha del documento soporte debe ser igual o mayor

a la del CDP asociado e igual o menor a la del registro
del compromiso.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Recibe documentacin y determina Lista de Beneficiarios, con

base en la informacin suministrada por escrito por stos.
Ver Procedimiento: "Registro y Mantenimiento del Registro de
Beneficiarios y Cuentas".
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Registra datos financieros.

Transaccin: Compromiso / Carpeta: Datos Financieros
Se hace la seleccin del "Mximo Nivel de Desagregacin

de Rubros" y el sistema valida que exista registro
contable para el rubro a afectar, como prerrequisito para
continuar el proceso. De no existir el registro en la matriz
contable se debe reportar a la Lnea Soporte SIIF.
Registra plan de pagos.

Transaccin: Compromiso / Carpeta: Plan de Pagos
1. El Plan de Pagos puede ser para uno o varios meses,

inclusive del ao siguiente, caso en el cual, el sistema
valida el PAC Vigencia Rezago Ao siguiente.
2. Se hace la verificacin de saldo PAC disponible para el
nivel de agrupacin y mes seleccionado. De no existir
saldo de PAC suficiente, deben modificarse las fechas
del Plan de Pagos para el mes o meses subsiguientes en
donde exista PAC disponible, debiendo tener en cuenta
las fechas calendario de la DTN cuando se trate de pagos
de Fecha Variable.
Imprime el formato del "Registro Presupuestal del Compromiso" .

Transaccin: Registro Presupuestal del Compromiso.
Firma formato de "Registro Presupuestal del Compromiso".
Jefe Presupuesto
Jefe Presupuesto
S.I.I.F. D.G.P.N.
Enva original del formato de "Registro Presupuestal del Compromiso",

con la documentacin anteriormente recibida, al Area Responsable.
Ver Procedimiento "Registro Presupuestal de la Obligacin

(Vigencia 1 y 2)"
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14. MODIFICACIONES AL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL

COMPROMISO DE LA VIGENCIA.
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores realizar ajustes al compromiso inicialmente registrado cuando
las circunstancias as lo ameriten, previa evaluacin por parte del jefe de presupuesto o de
quien haga sus veces de la viabilidad tcnica y legal sobre la modificacin requerida.
BASE LEGAL
-
Artculo 71 del Decreto 111 de 1996.
Artculo 2 literal B1 de la Resolucin 036 de mayo 7 de 1998 de la Direccin General del

ENTRADA
- Solicitud de modificacin debidamente justificada y firmada por el ordenador del gasto y
envo al rea financiera con los respectivos documentos soporte.
- Evaluacin previa de la solicitud por parte del jefe de presupuesto o quien haga sus veces
sobre la viabilidad tcnica y legal de la modificacin requerida.
- Trmite del compromiso correspondiente.
SALIDA
- Registro Presupuestal de la modificacin al compromiso.
- Reimpresin del formato de registro presupuestal del compromiso, debidamente firmado por
el jefe de presupuesto o quien haga sus veces y envo mediante memorando conjuntamente
con los documentos soporte respectivos al solicitante.
CRITERIOS DE XITO
- Existencia previa del certificado de disponibilidad que ampare la correspondiente
modificacin al compromiso, cuando se trate de ajustes sobre el valor de ste.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Modificacin a realizar viable legal y tcnicamente, de acuerdo con la evaluacin previa
realizada por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces.
- El compromiso modificado debe estar debidamente firmado por el pertinente ordenador del
gasto o funcionario competente para ello.
- Documentos soporte correspondientes y de conformidad con las normas legales que rigen
sobre la materia.
RESPONSABLES: ordenador del Gasto y Jefe de presupuesto o quien haga sus veces.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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14. MODIFICACIONES AL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO

DE LA VIGENCIA.
Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad/ Ordenador del Gasto
Determina necesidad de realizar modificacin al compromiso y efecta

solicitud debidamente justificada al rea financiera, previa verificacin de la
disponibilidad autorizada preliminarmente.
Entidad/ Jefe de Presupuesto

Recibe solicitud y evala viabilidad tcnica y legal de la misma.
Valor
Datos a
Modificar?
Modifica datos
Administrativos
Plan de Pagos
Reduccin
Tipo de
Modificacin?
Anulacin
Adicin
Entidad/Area
Financiera
Anula compromiso en la
operacin "Anulacin",
previa verificacin que no
est anulado u obligado.
Transaccin: Compromiso.
Reduce el compromiso en
la operacin reduccin,
previa verificacin que no
est anulado u obligado.
1. En este momento se libera el

saldo por comprometer del CDP.
2. La reduccin se efecta
colocando el valor a disminuir en
la cabecera del Registro, Datos
Financieros y Plan de Pagos.
En este momento se libera el

saldo por comprometer del CDP
Verifica Pac Disponible

Transaccin: Reportes/ PAC No
Comprometido No obligado
NO
Existe Saldo
suficiente por
comprometer de
CDP?
SI
Adiciona compromiso en la
operacin "Adicin", hasta por el
saldo sin comprometer para
cada rubro presupuestal.
Transaccin : Compromiso
Entidad/Area Ver procedimiento " Modificaciones

al Certificado de Disponibilidad
Financiera
Presupuestal".
La adicin se efecta colocando el valor a
incrementar en la cabecera del registro,
Datos Financieros y Plan de Pagos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Modifica: texto del objeto del

compromiso, nmero del
documento soporte
informacin de la cuenta del
beneficiario en la operacin
modificacin.
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Modifica Plan de Pagos (Fecha/valor)

en la operacin Modificacin
Carpeta: Plan de Pagos
Ver Procedimiento: "Modificacin de
Fechas de Pago de Compromisos
y Obligaciones".
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R e im p rim e R e g is tro P re s u p u e s ta l d e l C o m p ro m is o m o d ific a d o

Tra n s a c c i n : c o m p ro m is o
E n tid a d / A re a Fin a n c ie ra
E n tid a d / J e fe d e P re s u p u e s to
o q u ie n h a g a s u s v e c e s
S.I.I.F. D.G.P.N.
Firm a R e g is tro P re s u p u e s ta l d e l C o m p ro m is o m o d ific a d o
E n v a R e g is tro P re s u p u e s ta l d e l C o m p ro m is o a l s o lic ita n te c o n

M e m o ra n d o .
V e r p ro c e d im ie n to " R e g is tro Pre s u p u e s ta l d e la O b lig a c i n "

(V ig e n c ia s 1 y 2 )
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15. MODIFICACIONES AL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL

COMPROMISO DE RESERVAS PRESUPUESTALES PARA
EL PRIMER AO DEL SISTEMA.
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores efectuar ajustes o correcciones al compromiso de las
Reservas Presupuestales cuando las circunstancias as lo exijan, previa autorizacin del
ordenador principal del gasto y evaluacin del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces de
la viabilidad legal y tcnica sobre la modificacin requerida.
BASE LEGAL
respectiva.
ENTRADA
- Verificacin de las reservas presupuestales constituidas y envo al rea financiera de la
solicitud de modificacin debidamente justificada y autorizada por el ordenador del gasto,
con los correspondiente documentos soporte.
- Evaluacin previa por parte del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces sobre la
viabilidad legal y tcnica de la modificacin requerida realizar a las Reservas
Presupuestales constituidas.
SALIDA
-
Registro de la modificacin realizada a las Reservas Presupuestales constituidas.
CRITERIOS DE XITO
- Viabilidad legal y tcnica de la modificacin requerida, conforme a la evaluacin previa
realizada por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.
- Presentacin de los documentos soporte respectivos de conformidad con las normas legales
que rigen sobre la materia.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Modificacin debidamente autorizada por el Jefe del rgano, segn el caso.
RESPONSABLE: Jefe del Organo y Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.
Fecha ltima modificacin (da/mes/ao):
S.I.I.F. D.G.P.N.
12/04/2002
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15. MODIFICACIONES AL COMPROMISO DE RESERVAS PRESUPUESTALES

PARA EL PRIMER AO DEL SISTEMA.
Responsable
Descripcin
Inicio
Ordenador de gasto/ Area Responsable
Determina necesidad de realizar modificaciones al compromiso de reservas

presupuestales y remite la correspondiente solicitud al rea financiera.
Correccin
Propsito de la
modificacin?
Disminucin
de la reserva
Reduccin
Tipo de
modificacin?
Anulacin
Registra reduccin del compromiso Vigencia 2, ingresando

al sistema por el ao actual, previa verificacin de que no
se encuentre anulado u obligado totalmemte
Es necesario registrar el valor en la cabecera en plan de
pagos y datos financieros.
1. El valor (reduccin o anulacin) no afecta la reserva constituida,

ni queda disponible para registrar nuevos reservas.
2. El PAC de rezago se libera temporalmente hasta el cierre del
da, momento en que es recortado.
Registra anulacin del compromiso vigencia 2,

ingresando al sistema por el ao actual, previa verificacin
de que no se encuentre anulado u obligado totalmemte
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Tipo de
correccin?
Valor
Para llevar a cabo una correccin a los

desgloses de reservas, es necesario que
est abierto el periodo de transicin inicial.
Modificacin de texto
u otros datos
Modifica texto del objeto del compromiso,

o cambia la cuenta del beneficiario por
otra registrada previamente, a travs de
la operacin modificacin
T: Desglose de reservas presupuestales
Plan de Pagos
La modificacin tambin puede hacerse por
la transaccin Compromiso, ingresando por
ao actual.
Reduccin
Tipo de
operacin
Anulacin
Adicin
Entidad/
Area Financiera
Adiciona el compromiso de reservas

presupuestales, verificando que exista
saldo disponible por desglosar en el
rubro y asignacin correspondiente.
Verifica PAC disponible de rezago para

el mes correspondiente.
T: Reportes/ Estados del PAC.
Esta adicin no implica incremento en

el valor de las reservas presupuestales.
Anula el compromiso de reservas

presupuestales, ingresando al sistema
por el ao anterior, verificando que no
est reducido o anulado.
Entidad/
Area Financiera
1. Un desglose anulado, queda inactivo.

2. El valor de la anulacin puede utilizarse
en un nuevo desglose.
3. El PAC liberado queda disponible.
Entidad/
Area Financiera
Reduce el compromiso de reservas presupuestales,

ingresando al sistema por el ao anterior,
verificando que no est reducido o anulado.
Modifica Plan de Pagos conforme a PAC

disponible y calendario DTN para fecha
variable.
T: Compromiso C: Plan de Pagos
El Plan de Pagos tambin puede

modificarse por Compromiso, ingresando
por ao actual.
Fin.
1. El valor de la reduccin, puede utilizarse

en un nuevo desglose.
2. El PAC liberado queda disponible.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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16. REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA OBLIGACION (Vigencia 1 y 2).

OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores afectar presupuestalmente el compromiso en el que se origina
la obligacin, estableciendo el plazo en el que debe atenderse su pago, as como efectuar la
respectiva causacin contable, previo recibo a satisfaccin de los bienes adquiridos o de los
servicios prestados.
BASE LEGAL
-
Artculo 9 del Decreto 2806 de 2000
Artculo 2 C1 Resolucin N 036 de mayo 7 de 1998 de la Direccin General del

ENTRADA
- Envo de la Informacin al rea financiera por parte del almacn o del responsable del
reconocimiento, sobre la recepcin de los bienes o prestacin del servicio a satisfaccin o
reconocimiento de las dems exigibilidades.
- Recepcin de la documentacin pertinente por parte del rea financiera.
SALIDA
- Impresin por parte del rea financiera del documento obligacin y orden de pago y envo
para firma del Ordenador del Gasto o de quien tenga delegada esta funcin en la entidad.
- Envo a la pagadura de la entidad del documento debidamente firmado por el Ordenador
del gasto.
CRITERIOS DE XITO
- Existencia del compromiso con el debido registro presupuestal que respalde la obligacin.
- Certeza sobre la recepcin de los bienes o de la prestacin del servicio a satisfaccin.
- Consistencia entre el valor de la obligacin y el plan de pagos registrado en el compromiso.
- Presentacin de los respectivos documentos soporte con fecha igual o posterior a la del
compromiso.
RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, o Contador de la Entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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16. REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA OBLIGACIN (VIGENCIA 1 Y 2).

Responsable
Descripcin
Inicio
Almacn / Responsable del

reconocimiento de cada obligacin.
Informa al Area Financiera sobre la recepcin de los bienes o

prestacin del servicio a satisfaccin o reconocimiento de
exigibilidades .
Ver Lista de Chequeo anexa.
Recibe documentacin. Ver Lista de Chequeo anexa.
Registra datos financieros y selecciona cuentas contables de

causacin para rubros diferentes a inversin
Carpeta: Datos Financieros
Si la obligacin implica "Anticipo" "Fondos

en Administracin" debe darse previamente
esta marca, para que las cuentas contables
reflejadas correspondan con estos conceptos.
Registra datos administrativos, definiendo documento de cobro

y datos de la cuenta del beneficiario.
Carpeta: Datos Administrativos
1. La fecha del documento soporte no puede
ser posterior a la fecha de la obligacin, ni
anterior a la del registro del compromiso.
2. La cuenta del beneficiario debe encontarse
en estado "Activa".
Registra fecha lmite de pago validando con fecha Plan de pagos

del compromiso vinculado.
Carpeta: Valores y Fechas
1. El sistema calcula la fecha de giro, excepto para
Servicio de la Deuda y mltiples beneficiarios, en
donde es dato de entrada.
2. La fecha de giro es el da hbil ms prximo a la
fecha lmite de pago (igual anterior a sta) para
rubros de fecha fija, el da hbil igual o anterior a
sta, dentro del calendario de pagos DTN, para
rubros de fecha variable.
Registra las deducciones seleccionando los cdigos OAT

correspondientes, cuando aplique y se decida.
Carpeta: deducciones
Registra los usos asociados y las cuentas contables respectivas

cuando se trate de obligaciones de inversin.
Carpeta: Usos por Proyecto.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Registra informacin sobre pagos en otras monedas, si aplica

Carpeta: Otras Monedas
Para el Pago del Servicio de la Deuda se
carga luego la informacin por el Proceso:
"Carga DIP Deuda". En l os dems casos,
la informacin se captura directamente en
la Carpeta, al registrar la obligacin.
Registra informacin sobre multiples beneficiarios, si aplica

Carpeta: Mltiples Beneficiarios
Esta informacin se puede cargar luego
mediante Proceso, referenciando la vigencia
y el nmero de obligacin, y para lo cual
existen dos opciones de archivo excluyentes,
as: a) Uno sealando el cdigo DANE
b) Otro, indicando el documento de identidad
del beneficiario.
Entidad - Ordenador Gasto
Entidad - Pagador
Imprime el documento "Obligacin y Orden de Pago".

Transaccin: Obligacin Orden de Pago.
Firma "Obligacin y Orden de Pago" y enva a Pagadura.
Ver Procedimiento: "Confirmacin Orden de Pago, y Reversin

Orden de Pago".
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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LISTA DE CHEQUEO PARA RECEPCIN DE LA DOCUMENTACION
RECEPCIN DE UN BIEN CON FORMALIDADES PLENAS

1 Factura
2 Copia del Contrato, firmado por las partes.
3 Recibo de pago o publicacin Diario Oficial.
4 Recibo de pago Impuesto Timbre Nacional.
5 Orden de Entrada Almacn.
6 Certificado de aprobacin de plizas.
RECEPCIN DE UN BIEN SIN FORMALIDADES PLENAS

1 Factura
3 Orden de Entrada Almacn.
4 Certificado de aprobacin de plizas, Dependiendo de la cuanta.
PRESTACION DE UN SERVICIO SIN FORMALIDADES PLENAS

1 Factura
3 Recibo de pago o publicacin Diario Oficial.
4 Recibo de pago Impuesto Timbre Nacional.
5 Certificado de cumplido a satisfaccin.
PRESTACION DE UN SERVICIO CON FORMALIDADES PLENAS

1 Factura
S.I.I.F. D.G.P.N.
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3 Certificado de cumplido a satisfaccin.

4 Certificado de aprobacin de plizas, Dependiendo de la cuanta.
ANTICIPO PACTADO
EXIGIBILIDAD
1 Acto Administrativo.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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17. MODIFICACIONES AL REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA

OBLIGACION.
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores efectuar ajustes o correcciones al registro de la obligacin de
la vigencia o de las cuentas por pagar cuando las circunstancias as lo exijan, previa
autorizacin del ordenador principal del gasto y evaluacin del Jefe de Presupuesto o quien
haga sus veces, de la viabilidad legal y tcnica sobre la modificacin requerida.
BASE LEGAL
- Artculo 2 literal C1 de la resolucin 036 de mayo 7 de 1998 de la Direccin General del
ENTRADA
- Solicitud de modificacin debidamente justificada y autorizada por el ordenador del gasto y
envo al rea financiera con los correspondientes documentos soporte.
-
Evaluacin previa por parte del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces sobre la
viabilidad legal y tcnica de la modificacin requerida realizar a las cuentas por pagar de la
vigencia como de las cuentas por pagar constituidas.
SALIDA
- Registro de la modificacin realizada a las cuentas por pagar de la vigencia actual o
anterior.
CRITERIOS DE XITO
- Viabilidad legal y tcnica de la modificacin requerida a las cuentas por pagar, previa
evaluacin del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.
- Presentacin de los respectivos documentos soporte, conforme a lo dispuesto en las normas
legales que rigen sobre la materia.
- Modificacin debidamente autorizada por el Jefe del rgano.
RESPONSABLE: Jefe del rgano , el Pagador y Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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17. MODIFICACIONES AL REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA OBLIGACIN.

Responsable
Descripcin
Inicio
Ordenador del gasto/

Area responsable
Determina necesidades de realizar modificaciones al Registro Presupuestal de la

Obligacin, y solicita por escrito al rea financiera el cambio respectivo.
Cualquier modificacin a la obligacin debe estar

debidamente soportada con el documento correspondiente.
Tipo de
Modificacin?
Adicin, Reduccin
Ajuste
Ajuste
1. Cuando se trate de ajuste pueden modificarse una
o varias condiciones.
2. La operacin "Modificacin" desconfirma las
deducciones cuando stas ya han sido confirmadas.
Modifica texto del objeto de la obligacin.

transaccin: obligacin
Carpeta: Datos Administrativos.
Modifica la cuenta del Beneficiario por otra, registrada previamente y que se encuentre
en estado "Activa" .
Transaccin: Obligacin y Orden de Pago
Carpeta:Datos Administrativo.
Modifica los datos correspondientes a: tipo, nmero y fecha del documento de cobro.
Transaccin: Obligacin y Orden de Pago.
La nueva fecha del documento de cobro debe

estar en el rango del registro del compromiso
y del registro de la obligacin.
Registra endoso de la Obligacin, previa verificacin del documento de autorizacin,

constatando que el endosatario est registrado previamente como "Beneficiario de la
entidad" y su cuenta bancaria est activa.
Carpeta: Endoso
Adiciona conceptos OAT de deducciones

Carpeta: Deducciones
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Reduccin
Tipo de
modificacin?
Registra la reduccin, previa verificacin de

que la obligacin no est pagada o anulada.
Entidad/
Area Financiera
Anulacin
Adicin
Registra la anulacin de la obligacin, previa

verificacin de que no est pagada o anulada.
Transaccin: Obligacin y orden de Pago.
Anula la causacin contable (Gasto o

Activo y Pasivo) por el valor a reducir
de la obligacin.
Verifica que el compromiso tenga saldo disponible por

obligar y plan de pagos para la fecha de la obligacin.
Entidad/Area
Financiera
1. La operacin de anulacin exige la

confirmacin previa de deducciones.
2. Anula la causacin contable (Gasto
o Activo y Pasivo) por el valor a
anular de la obligacin.
Aumenta la causacin contable (Gasto o

Activo y Pasivo) por el valor a adicionar
de la obligacin.
Entidad/Area
Financiera
Registra el valor a adicionar de la obligacin verificando

que no exceda el saldo por obligar del compromiso y que
la obligacin no est anulda.
Imprime el documento de obligacin y orden de pago

Tipo de
modificacin
realizada?
Firma el documento de obligacin y orden de pago con la

modificacin aplicada, cuando se trate de reduccin o adicin.
Entidad/Ordenador
del Gasto
Anulacin
Adicin, Reduccin
Ajuste
Entidad /Ordenador del Gasto
S.I.I.F. D.G.P.N.
Archiva documentacin
soporte de la anulacin.
Remite a la Pagadura el documento de obligacin y orden de

pago con la documentacin soporte respectiva
Ver Procedimiento "Confirmacin Orden de pago, y Reversin

Orden de Pago".
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Fin
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18. MODIFICACIN
DE
FECHAS
COMPROMISOS Y OBLIGACIONES.
DE
PAGOS
DE
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores intercambiar fechas de planes de pagos de compromisos o
fechas de giro de obligaciones que hacen parte del mismo nivel de agrupacin y vigencia PAC,
de dos meses de referencia, anticipando un grupo y postergando otro, sin necesidad de realizar
gestin adicional ante la Divisin de PAC de la Direccin del Tesoro Nacional.
BASE LEGAL
ENTRADA
- Necesidad de modificar fechas de pagos en los compromisos y en las obligaciones.
- Verificacin de los planes de pago a modificar en los compromisos y en las obligaciones.
- Definicin de las fechas a anticipar y a aplazar, acordes con el calendario de pagos de la
Direccin del Tesoro Nacional.
- Seleccin de la funcionalidad u opciones de cambio a utilizar, con el fin de efectuar las
modificaciones de las fechas de Pagos de los compromisos y de las obligaciones.
SALIDA
- Cambio de las fechas de los planes de pago seleccionados por la fecha escogida como de
aplazamiento o anticipo, segn la instancia presupuestal seleccionada para el compromiso.
- Cambio de las fechas de giro y mxima de ordenacin en las obligaciones seleccionadas y
modificacin de las fechas de los planes de pago del compromiso vinculado a la obligacin ,
por la fecha dada como aplazamiento o anticipo, de acuerdo con la ubicacin de la instancia
obligacin.
- Disminucin del PAC en el mes origen para la instancia compromiso compromiso, segn lo
seleccionado.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Seleccin adecuada del nivel de agrupacin, de la vigencia Pac y de los meses (origen y
destino ) sobre los cuales se prev aplicar el intercambio.
- Consulta adecuada de los planes de pago y de las obligaciones respectivas.
- Definicin precisa de las fechas de anticipo y aplazamiento, previa verificacin de que
correspondan con el calendario de pagos de la DTN y con los meses origen y destino
seleccionados.
- Consistencia en la informacin presentada en las combinaciones de las dos instancias.
RESPONSABLE: Jefe rea Financiera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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18. MODIFICACIN DE FECHAS DE PAGOS DE COMPROMISOS

Y OBLIGACIONES.
Responsable
Descripcin
Inicio

Area Responsable
Determina la necesidad de modificar fechas de pagos en compromisos y

obligaciones.
Compromiso
Registro a
Modificar?
Verifica que el plan o planes de pago a modificar

presenten saldo por obligar.
Transaccin: Reporte Plan de Pagos
Verifica que la obligacin no haya sido pagada, ni

confirmadas las deducciones y que tenga un plan
de pagos por igual valor en el compromiso
asociado.
El valor obligado de un plan de pagos

es inmodificable, excepto en anticipo
cuenta por pagar.
Modificacin
Plan de Pagos
Cambio
Fecha
Entidad/ Area
Financiera
Anticipo
CxP
Define las instancias presupuestales y los

meses en donde estn los compromisos u
obligaciones a aplazar (en mes origen) , y los
meses en donde estn los compromisos y
obligaciones a anticipar (en mes destino).
Transaccin: Intercambio Fechas de Pago.
Inserta uno o varios planes de

pago con fecha en el mismo mes
del inicial, por una sumatoria igual
al valor disminuido del primer plan
de pagos.
Establecen condiciones para

modificar fechas de pago,
definiendo: nivel de agrupacin
PAC, Vigencia PAC, mes
origen y mes destino igual al
mes actual y operaciones
obligacin - obligacin
Transaccin: Intercambio
Fechas de Pago.
El sistema muestra las

obligaciones con fecha de
giro igual o inferior al mes
actual, de acuerdo con las
condiciones dadas.
Las posibles combinaciones de

instancias son:
1. Compromiso - Compromiso
2. Compromiso - Obligacin
3. Obligacin - Obligacin
4. Obligacin - Compromiso
1
3
Selecciona las obligaciones

para actualizar fecha de la
columna origen.
Transaccin: Intercambio
Fechas de Pago.
Ver Procedimiento: "Registro Presupuestal de la

Obligacin (Vigencia 1 y 2)",
S.I.I.F. D.G.P.N.
Actualizacin
Fecha
Cambia el valor del plan de pagos

a modificar por uno menor, previa
verificacin que dicho valor no sea
inferior al valor ya obligado..
Funcionalidad
a urtilizarr?
Define nivel de agrupacin y vigencia PAC de

compromisos u obligaciones a afectar.
Transaccin: Intercambio de Fechas de Pago.
Coloca en cero los primeros planes

de pago y en el ltimo, la suma de
todos, cuando existan varios planes
de pago de un compromiso con
fecha en igual mes.
Si la fecha se aplaza, el
sistema verifica, para aquellos
casos en que aplique, la
existencia dePAC y Cupo Pac
en el mes destino. Si no hay
Pac y Cupo PAC, el sistema
aplica "Aplazamiento de los
dos". Si la fecha se anticipa ,
debe existir PAc y Cupo PAC
disponible, para aplicar la
modificacin , excepto si se
cuenta con "Cupo PAC Plan
de Pagos".
Intercambio
Fechas de Pago
Determina la necesidad anticipar la fecha de

pago de compromisos u obligaciones sin tener
PAC disponible en el mes del anticipo.
Modifica la fecha del Plan de

Pagos correspondiente, previa
verificain de que est sin
obligar.
Entidad/
Area
Financiera
Intercambio
Fechas de Pago
Fraccionar el
Plan de Pagos
Agrupacin
Planes de Pago
Entidad/ Area
Financiera
Entidad/
Area
Financiera
Obligacin?
Funcionalidad
a utilizar?
Obligacin
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Entidad/ Area
Financiera
Define las fechas de anticipo y aplazamiento

consistentes con mes origen y mes destino.
Modifica la fecha del Plan de Pagos que

soporta la obligacin de la cuenta por pagar.
Las fechas deben ser posteriores a la fecha

del sistema y corresponder con el calendario
de pagos de la DTN.
1. Para aplicar esta operacin, el Organo Ejecutor

debe contar con "Cupo de Pac Plan de Pagos"
apropiado.
2. Se debe modificar el Plan de Pagos obligado.
Define la nueva fecha para las obligaciones
en las colunmnas de mes origen y mes destino
y graba.
Transaccin: Intercambio Fechas de Pago.
Entidad/ Area
Financiera
Verifica que la fecha del plan de pagos del

compromiso y las fechas de giro y mxima de
ordenacin de la obligacin hayan cambiado.
Selecciona para cada instancia los

La fecha dada debe

corresponder con el
calendario de pagos
de la DTN y ser
superior a la actual.
La sumatoria de la seleccin en la primera

instancia debe ser igual o mayor a la segunda.
Entidad/Area
Financiera
Verifica que las fechas de giro y mxima de

ordenacin en la obligacin, y la del plan de
pagos en el compromiso hayan cambiado.
Selecciona para cada instancia los

Entidad/Area
Financiera
Entidad/Area
Financiera
Ver Procedimiento: "Confirmacin Orden de

Pago y Reversin Orden de Pago"
Verifica que las fechas seleccionadas de pago
y mxima de ordenacin de obligaciones y/o
de plan de pagos de compromisos hayan
cambiado.
Transaccin: Obligacin.
La afectacin del PAC con esta

operacin es idntica al aplazamiento
de un plan de pagos, pero por el valor
diferencia entre las dos instancias.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Fin
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19. PROGRAMACION Y PROPUESTA DE GIROS

OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores proyectar para un determinado mes los pagos a realizar de la
vigencia como de las Reservas presupuestales y de las Cuentas por Pagar, previa verificacin
del plan de pagos de los compromisos, de los valores obligados y ordenados para pago para
dicho perodo, as como de los valores de los pagos no programados, teniendo en cuenta para
el mes a programar el PAC disponible segn los niveles de agrupacin aprobado para la
vigencia y para el rezago ao anterior, con el propsito de poder contar con el suficiente cupo
de giro autorizado por la DTN para atender oportunamente dichos pagos.
BASE LEGAL
-
Artculos 7 y 12 del Decreto 359 de 1995.
Disposiciones Generales expedidas por la DTN en relacin con el calendario de pagos, las
cuales son comunicadas a las entidades mediante circular externa de la DTN.
ENTRADA
- Verificacin del PAC aprobado y disponible para el mes a programar, as como de los valores
comprometidos, obligados y ordenados para pago en el mismo perodo, con el propsito de
proyectar los pagos a efectuar durante el correspondiente mes objeto de la programacin.
- Proyeccin de los cupos de giro requeridos para pagos no programados con PAC.
- Definicin de rangos de fecha de la propuesta de giros y el tipo de moneda en la que se va a
realizar los pagos.
- Proyeccin de los cupos de giro requeridos para el pago de las deducciones.
SALIDA
- Registro de la propuesta de programacin diaria de giros, considerando los valores de las
deducciones y de los pagos no programados, as como el calendario de pagos determinado
por la DTN para fecha fija y fecha variable.
- Verificacin de los cupos de giro autorizados por la DTN.
- Registro de la Reprogramacin diaria de Giros, en caso de ser necesario.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Existencia de PAC disponible suficiente.
- Programacin adecuada de los giros a efectuar en el respectivo mes.
- Aprobacin oportuna y suficiente del cupo de giro mensual por parte de la DTN.
RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces y el Pagador de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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19. PROGRAMACION Y PROPUESTA DE GIROS.

Responsable
Descripcin
Inicio
Jefe Financiero/ Pagador
Verifica PAC aprobado para la vigencia y para rezago ao anterior del mes
a programar y valores comprometidos, el cual incluye compromisos,
obligaciones y rdenes de pago no pagadas.
Transaccin: Programacin de Giros
Con el cierre mensual, los valores comprometidos, obligados y
ordenados para pago que no llegaron a la instancia siguiente, pasan
en estado "Comprometido" al mes siguiente y se refleja en la
programacin.
Jefe Financiero/ Pagador
Proyecta Cupo de Giros para Pagos no programados con PAC, hasta por
el saldo disponible de ste y confirma la programacin.
Transaccin: Programacin de Giros
1. Cada programacin de giros reemplaza la informacin de la anterior,
en aquellas fechas en que se crucen.
2. Los Pagos No Programados, son necesarios para atender rdenes de
pago OAT que no tienen Cadena Presupuestal previa, para cancelar
obligaciones con fecha de giro anterior, para compromisos previstos
pero no registrados an.
Pagador
Define rango de fecha de la propuesta, similar a la de la programacin,

y moneda para la misma.
Transaccin: Propuesta Programacin de Giros.
Para compromisos, obligaciones y ordenes de pago
diferentes al peso, es necesario hacer la propuesta
en dlares.
Pagador
Realiza propuesta diaria de programacin incluyendo en los das requeridos

los valores de deducciones, hasta por el valor causado para cada una de
ellas, y de pagos no programados, constatando su clasificacin en fecha
fija (sin sujecin a calendario DTN) o fecha variable (con sujecin a
calendario DTN)
Transaccin: Propuesta Programacin Giros Carpeta: Programacin
El cupo solicitado para atender Orden de Pago OAT, debe ser de fecha fija.
La propuesta refleja, en el da que corresponda, compromisos, Obligaciones
y Ordenes de Pago para el rango de fechas de la programacin.
DTN
Verifica Propuesta de Programacin de giros y aprueba sin modificacin,

modifica y luego aprueba.
Transaccin:Aprobacin de Propuesta por rgano ejecutor (Ver CUN).
Verifica Cupos de giro autorizados por la DTN.

Transaccin: Autorizacin DTN
Pagador
SI.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Se requiere
hacer
reprogramacin
de giros?
NO
2002 03 - 11
La aprobacin de las propuestas

de programacin y reprogramacin
se darn conforme a las fechas
previstas por la DTN y cada vez
que se presenten modificaciones al
PAC.
Fin
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20. REGISTRO Y PAGO DE LA NOMINA

OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores efectuar la correspondiente ejecucin presupuestal para el
pago oportuno de la nmina, con base en lo liquidado por el rea responsable, segn
autorizacin del (los) respectivo (s) ordenador (es) del gasto y previa situacin de los recursos
por parte de la DTN en las cuentas autorizadas de gastos de personal de la entidad.
BASE LEGAL
- Le son aplicables las normas citadas preliminarmente para cada una de las etapas de
ejecucin Presupuestal (CDP, Compromiso, Obligacin y orden de pago, Programacin y
propuesta de giros, Reservas Presupuestales y Cuentas por pagar).
- Disposiciones legales vigentes de las respectivas plantas de personal de cada una de las
entidades.
ENTRADA
- Elaboracin de la respectiva nmina, previa certificacin de la disponibilidad presupuestal
existente.
- Registro del correspondiente compromiso, obligacin y orden de pago, previa definicin de
los rubros a afectar, de los beneficiarios, del plan de pagos correspondiente y dems datos
requeridos para ello.
- Trmite de pago respectivo.
SALIDA
- Provisin de fondos por parte de la DTN en las cuentas autorizadas a la entidad para gastos
de personal.
- Pago a los funcionarios de la entidad, segn mecanismos adoptados para ello.
- Registro contable del asiento manual para la extincin del respectivo pasivo.
CRITERIOS DE XITO
- Correcta liquidacin y elaboracin de la nmina por parte del rea responsable.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 92 de 371

- Adecuada y oportuna ejecucin presupuestal ( CDP, compromiso, obligacin y orden de
pago) de la nmina.
- Giro oportuno de los recursos a la entidad por parte de la DTN.
- Oportuno pago a los funcionarios.
RESPONSABLE: Jefe rea administrativa rea competente, Jefe rea Financiera y Pagador
de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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20. REGISTRO Y PAGO DE LA NOMINA.

Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad/ Ordenador del gasto

Solicita mediante memorando al rea financiera la respectiva expedicin del

Certificado de Disponibilidad Presupuestal, con base en proyecciones de la
nmina o prenmina correspondiente.
Verifica disponibilidad de los rubros presupuestales a afectar, segn objeto del

gasto.
Transaccin: Consulta por situacin vigencia.
Cuando en alguno de los rubros sea insuficiente la

disponibilidad se informa de ello al rea pertinente para
que efecte los respectivos ajustes en la nmina
mientras se realizan las modificaciones presupuestales
a que haya lugar.
Ver Procedimiento: "Tramitacin y Aprobacin de
Modificaciones Presupuestales a Solicitud o Decisin
de las Entidades".
Expide el respectivo Certificado de disponibilidad Presupuestal y remite al rea

pertinente, una vez firmado por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.
Transaccin: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Ver procedimiento: "Expedicin Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
En el caso particular de la nmina se expide un CDP

global por el valor bruto de sta, incorporando en la
carpeta de datos financieros cada uno de los rubros
que la componen a nivel del Anexo del Decreto de
Liquidacin del Presupuesto, teniendo en cuenta que
la nmina constituye un slo compromiso.
Entidad/ Area responsable
Elabora la nmina correspondiente, de acuerdo con la disponibilidad certificada y

la remite al rea financiera debidamente firmada por el respectivo ordenador del
gasto y por los responsables que a criterio de la entidad hayan sido designados,
adjuntando el pertinente CDP y plan de Pagos.
Efecta el registro del compromiso por el valor bruto de la nmina, una vez se
hayan definido los rubros desagregados a afectar, el plan de pagos y beneficiario
e imprime el correspondiente documento del registro y remite al rea responsable,
previa firma del jefe de presupuesto o quien haga sus veces y del ordenador del
gasto respectivo, en los casos as establecidos internamente por la entidad.
Ver Procedimiento: Registro Presupuestal del Compromiso"
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1.El beneficiario a seleccionar es la propia entidad y

la cuenta es aquella que le haya sido autorizada por
la DTN para gastos de personal.
2. El Plan de Pagos suele ser uno slo, no obstante,
por insuficiencia de PAC podran ser dos, as:
a) uno para cubrir la obligacin por el valor neto en
el mes actual, y b) Otro para cubrir la obligacin por
el valor de las deducciones el mes siguiente.
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Efecta el registro de la Obligacin y orden de pago, previa definicin de: los datos
financieros, cuenta contable asociada a cada rubro, datos administrativos, valores
y fechas y deducciones, e imprime el correspondiente documento de la obligacin.
Transaccin: Obligacin y orden de pago.
Ver Procedimiento: " Registro Presupuestal de la Obligacin".
1. Si fue necesario registrar dos obligaciones, la primera se hace

por el valor neto de la nmina sin incorporar deducciones
y la segunda se hace por la diferencia incorporndole todas las
deducciones, de tal forma que su valor lquido es cero ( 0 ).
2. Si por cualquier circunstancia no es posible registrar las
deducciones en la obligacin, stas pueden ser incorporadas en
la etapa de "Confirmacin de Deducciones".
3. Es necesario consolidar el valor de las deducciones que
correspondan a un mismo concepto OAT en SIIF.
4. Al finalizar el da el sistema automticamente contabiliza el
gasto por concepto de nmina.

y Jefe de Presupuesto o quien
haga sus veces
Entidad/ Pagador
DTN
Firma "obligacin y Orden de Pago" y enva a Pagadura con los soportes

pertinentes.
Efecta el trmite correspondiente de pago ( Confirmacin de deducciones,

seleccin de las rdenes de pago y confirmacin para el pago).
Ver Procedimiento: "Confirmacin orden de pago y Reversin orden de Pago".
Efecta la provisin de fondos a la entidad en las cuentas autorizadas para gastos

de personal, con base en el valor neto de la obligacin.
Ver Procedimiento: "Proceso de Pago" - mdulo CUN.
El sistema contabiliza automticamente la

provisin de los fondos hechos por la DTN a la
entidad.
Entidad/ Pagador
Recibe la provisin de fondos por el valor neto de la nmina en las cuentas

autorizadas para gastos de personal.
recepcin de los fondos situados por la DTN.
Entidad/ Pagador
Entidad/ Area contable
Efecta el pago a los funcionarios de la entidad, previa recepcin de la provisin

de fondos realizada por la DTN, segn el mecanismo adoptado por la entidad
(Consignacin de fondos en las cuentas bancarias de cada funcionario o
expedicin de cheques).
Registra contablemente mediante asiento manual la extincin del pasivo por el

valor neto de la nmina.
Transaccin: Captura de lotes de comprobantes en lnea.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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21. REGISTRO Y PAGO DE APORTES PATRONALES

OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores efectuar la correspondiente ejecucin presupuestal para el
oportuno pago de los aportes de Ley, con base en la nmina autorizada por el (los) respectivo
(s) ordenador (es) del gasto y previa situacin de los recursos por parte de la DTN en las
cuentas autorizadas de gastos de personal de la entidad,
BASE LEGAL
ejecucin Presupuestal (CDP, Compromiso, Obligacin y Orden de pago, Programacin y
propuesta de giros, Reservas Presupuestales y Cuentas por pagar).
- Disposiciones legales vigentes para cada uno de los respectivos aportes de ley.
ENTRADA
- Acto administrativo interno sobre liquidacin de los aportes patronales, previa certificacin de
la disponibilidad presupuestal pertinente.
- Registro del correspondiente compromiso, obligacin y orden de pago, previa definicin de
los rubros a afectar, de los beneficiarios, del plan de pagos correspondiente y dems datos
requeridos para ello.
- Trmite de pago respectivo.
SALIDA
- Provisin de fondos por parte de la DTN en las cuentas autorizadas a la entidad para gastos
de personal.
- Pago de los aportes patronales por parte de la entidad, previo diligenciamiento de los
correspondientes formularios exigidos para ello.
- Registro del asiento contable manual para la extincin del respectivo pasivo.
CRITERIOS DE XITO
- Correcta liquidacin de los respectivos aportes patronales por parte del rea responsable y
expedicin oportuna del correspondiente acto administrativo interno.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Adecuada y oportuna ejecucin presupuestal (CDP, compromiso, obligacin y orden de
pago)
- Situacin a tiempo de los recursos por parte de la DTN.
- Correcto diligenciamiento de los formularios y oportuno pago de los aportes patronales por
parte de la entidad a los respectivos beneficiarios.
RESPONSABLE: Jefe rea administrativa, Jefe rea financiera y Pagador de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
13/03/2002
2002 03 - 11
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21. REGISTRO Y PAGO DE APORTES PATRONALES.

Responsable
Descripcin
Inicio

Solicita mediante memorando al rea financiera la respectiva expedicin del

Certificado de Disponibilidad Presupuestal, efectuando proyecciones de los
aportes de ley de acuerdo con la nmina o prenmina correspondiente.
Verifica disponibilidad de los rubros presupuestales a afectar, segn objeto

del gasto.
Transaccin: Consulta por situacin vigencia.
Cuando en alguno de los rubros sea insuficiente la

disponibilidad se informa de ello al rea pertinente para
que efecte los respectivos ajustes en la nmina
mientras se realizan las modificaciones presupuestales
a que haya lugar.
Ver Procedimiento: "Tramitacin y Aprobacin de
Modificaciones Presupuestales a Solicitud o Decisin
de las Entidades".
Expide el respectivo Certificado de disponibilidad Presupuestal y remite al rea

pertinente, una vez firmado por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.
Ver procedimiento: "Expedicin Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
En el caso particular de los aportes se expide

un CDP global por el valor bruto de stos.
Elabora el acto administrativo correspondiente con la liquidacin de los aportes

patronales, de acuerdo con la disponibilidad certificada y la remite al rea
financiera debidamente firmada por el respectivo ordenador del gasto y por los
responsables que a criterio de la entidad hayan sido designados, adjuntando el
pertinente Certificado de Disponibilidad Presupuestal y plan de Pagos.
Efecta el registro del compromiso, una vez definidos los rubros desagregados
a afectar, el plan de pagos y beneficiario, e imprime el correspondiente documento
del registro y remite al rea responsable, previa firma del jefe de presupuesto o
quien haga sus veces y del ordenador del gasto respectivo..
Ver Procedimiento: Registro Presupuestal del Compromiso"
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
El beneficiario a seleccionar es la propia entidad y

la cuenta es aquella que le haya sido autorizada por
la DTN para gastos de personal.
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Efecta el registro de la Obligacin y orden de pago, previa definicin de: los datos
financieros, cuenta contable asociada a cada rubro, datos administrativos, valores
y fechas, e imprime el correspondiente documento de la obligacin.
Transaccin: Obligacin y orden de pago.
Ver Procedimiento: " Registro Presupuestal de la Obligacin".

y Jefe de Presupuesto o quien
haga sus veces
Firma "obligacin y Orden de Pago" y enva a Pagadura con los soportes

pertinentes.
Entidad/ Pagador
Efecta el trmite correspondiente de pago ( seleccin de las rdenes de pago y

confirmacin para el pago), previa verificacin de los documentos soportes. Ver
Procedimiento: "Confirmacin orden de pago y Reversin orden de Pago".
DTN/ CUN
Efecta la provisin de fondos a la entidad en las cuentas autorizadas para gastos

de personal, con base en el valor de los aportes patronales liquidados.
Ver Procedimiento: "Proceso de Pago" - mdulo CUN.
El sistema contabiliza automticamente la provisin
de los fondos hechos por la DTN a la entidad.
Recibe la provisin de fondos correspondientes a los aportes patronales

liquidados, en las cuentas autorizadas para gastos de personal.
Entidad/ Pagadura

recepcin de los fondos situados por la DTN.
Entidad/ Pagadura
Diligencia los respectivos formularios de Pago de aportes y elabora las

correspondientes consignaciones
En el caso de las EPS y de los Fondos de Pensiones

se preparan las autoliquidaciones y las cuales deben
considerar el aporte del trabajador (deduccin de
Nmina) y el aporte patronal.
Entidad/ Pagador
Expide y firma los cheques para los diferentes beneficiarios de los Aportes
Patronales y ordena su registro en el libro auxiliar de bancos.
Cuando la entidad ha pagado licencias que son de
responsabilidad de la EPS, debe descontar su valor
del pago. El valor no pagado se reintegra a la DTN
afectando la orden de pago de la nmina en la que
aplique.
Ver procedimiento "Reintegros" - Mdulo Egresos.
Entidad/ Pagadura
Efecta los pagos de los respectivos aportes patronales a travs de consignacin y

presenta la declaracin pertinente en Bancos, e informa a los beneficiarios
remitiendo los documentos soportes del caso.
Registra contablemente mediante asiento manual la extincin del pasivo por el

valor de los aportes patronales y su pago.
Transaccin: Captura de lotes de comprobantes en lnea.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Fin.
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22. PROVISION DE FONDOS PARA PAGO DE DEDUCCIONES

TRAMITE OAT
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores efectuar el correspondiente proceso para el pago oportuno de
las deducciones aplicadas, bien sea en la etapa de la obligacin o bien en la etapa de la
ordenacin del pago, con base en lo liquidado por el rea responsable y previa situacin de los
recursos por parte de la DTN en las cuentas autorizadas de gastos de personal de la entidad.
BASE LEGAL
ENTRADA
- Registro de la (s) orden (es) de pago OAT por parte del pagador de la entidad, previa
verificacin de los saldos por liquidar de los conceptos OAT de deducciones.
- Trmite de pago realizado por parte de la DTN hasta el respectivo abono en las cuentas
autorizadas de la entidad.
SALIDA
- Ingreso de los recursos a las cuentas autorizadas de la entidad (Pagadura).
- Giro de los cheques a los correspondientes beneficiarios de deducciones, previa
clasificacin de la informacin segn conceptos OAT de deducciones y elaboracin de los
respectivos formularios y listados de soporte.
- Pago a los respectivos beneficiarios, segn sistema que se elija para ello.
- Registro contable del asiento manual para la extincin del respectivo pasivo.
CRITERIOS DE XITO
- Correcta liquidacin de las correspondientes deducciones.
- Registro oportuno de la (s) orden (es) de pago OAT por parte del pagador de la entidad.
- Trmite de pago a tiempo por parte de la DTN para el adecuado abono en las cuentas
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Situacin a tiempo de los recursos por parte de la DTN.
- Pago de las deducciones dentro de las fechas establecidas para ello.
RESPONSABLE: Jefe rea administrativa, y/o Jefe rea financiera y Pagador de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
13/03/2002
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22. PROVISION DE FONDOS PARA PAGO DE DEDUCCIONES TRAMITE OAT.

Responsable
Descripcin
Inicio
Decide efectuar el pago de las deducciones aplicadas en los distintos

procesos de ejecucin presupuestal.
Pagador
La decisin puede surgir como cumplimiento

de calendarios tributarios o nomatividad en el
manejo de deducciones.
Verifica los saldos por liquidar de los conceptos OAT de la clase Deducciones.
Transaccin: Consulta situacin Cdigos OAT.
Transaccin: Reporte Movimientos OAT.
Pagador
Registra orden (es) de pago OAT indicando fecha lmite de pago, datos
del beneficiario y concepto (s) OAT de deducciones y valores para cada
concepto hasta por el saldo pendiente por liquidar.
Transaccin: Orden de pago OAT
Pagador
1. Considerando que el calendario de pagos de deducciones no

es homogneo para todos los conceptos, es responsabilidad de
la entidad generar la orden de pago con la oportunidad exigida
por los trminos de cada una.
2. Estas rdenes de pago no validan PAC, pero si cupo DTN de
fecha fija.
3. Pueden incorporarse varios OAT de deducciones en una
misma orden de pago siempre y cuando tengan el mismo
beneficiario.
Realiza trmite de pago hasta el abono en cuenta.

Ver Procedimiento " Confirmacin orden de pago y reversin orden de pago".
DTN
Verifica el ingreso de los recursos a la cuenta de la Pagadura.
Pagador
Pagador
Pagador

Clasifica la informacin de OATs de deducciones por conceptos.
Prepara formularios y listados de soporte por conceptos de deducciones
Pagador
Gira cheque para cada beneficiario de deducciones y registra en los auxiliares

correspondientes.
Pagador
Efecta pago a beneficiarios por ventanilla, consignacin declaracin en

bancos, adjuntando los listados o formularios necesarios.
Registra la extincin del pasivo de las deducciones por asiento Manual.

Transaccin: Asientos Manuales.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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23. CONFIRMACION ORDEN

ORDEN DE PAGO.
DE
PAGO
REVERSION
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores, previa confirmacin de las deducciones y de la seleccin de
las obligaciones de fecha fija y de fecha variable, autorizar a la DTN para que realice el pago a
travs de CUN en la cuenta del respectivo Beneficiario, y cuando se trate de obligaciones sin
situacin de fondos y valor lquido cero poder dar el estado de pagado y de ser necesario
reversar la respectiva orden de pago.
BASE LEGAL
-
Artculo 5 inciso 3 y Artculo 6 literal a) del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
-
Recepcin y revisin de la obligacin y orden de pago y de los respectivos documentos

soporte por parte de la pagadura.
SALIDA
-
Confirmacin del trmite de pago con y sin situacin de fondos por parte del pertinente
pagador.
CRITERIOS DE XITO
- Revisin adecuada sobre la liquidacin de las deducciones a que haya lugar y su respectiva
confirmacin.
- Pagos de fecha variable acordes con el calendario de pagos de la DTN.
- DIPs de mltiples beneficiarios o de pagos en otras monedas debidamente diligenciados.
- Seleccin de las obligaciones para pago con situacin de fondos acorde con el cupo de giro
autorizado por la DTN.
- Existencia del respectivo desembolso de crdito para gastos financiados con recursos del
crdito externo (previo desembolso).
RESPONSABLE: Pagador de la entidad
S.I.I.F. D.G.P.N.
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23. CONFIRMACION ORDEN DE PAGO, Y REVERSION ORDEN DE PAGO.

Responsable
Descripcin
Inicio
Recibe y revisa "Obligacin y Orden de pago" junto con documentacin soporte
Pagadura
Estn liquidadas
correctamente las
deducciones?
Pagador
Liquida correctamente e informa

al rea Financiera.
NO
Una obligacin podra no tener deducciones o en

algunos casos tener deducciones por igual valor
convirtiendo la obligacin en valor lquido cero.
Los casos frecuentes de obligaciones valor lquido
cero son: a) Operaciones de compensacin entre
ingreso y gasto, b) Cuota de Auditaje SSF,
c) Legalizacin definitiva de Cajas Menores,
d) Obligaciones de destinacin especfica SSF.
SI.
Pagador
Confirma deducciones, previa consulta de stas

en la obligacin.
Transaccin: Confirmacin Deducciones.
Con Situacin
de Fondos.
Tipo de
obligacin?
Pagador
Sin Situacin
de Fondos.
NO
Pagador
NO
S.I.I.F. D.G.P.N.
De no existir cupo suficiente puede efectuarse Reprogramacin de giros,

sujeta en todo caso a los calendarios que establezca la DTN para ello.
Ver: "Procedimiento Programacin y Propuesta de Giros."
Genera orden de pago SIN Situacin de Fondos.

Transaccin: Confirmacin para trmite de pago
Pagador
Pagador
Selecciona obligacin SIN Situacin de Fondos.

Transaccin: Seleccin de Obligacin Sin situacin de Fondos
Pagador
Pagador
Verifica la disponibilidad de cupo de giro.

Transaccin: Autorizacin DTN
La Obligacin
es valor lquido
cero?
Se requiere
reversar la Orden
de Pago?
Puede efectuarse esta operacin con

fecha de giro igual o superior a la del
sistema.
Reversa la Orden de Pago.

SI.
Transaccin: Consulta y/o Reversin orden de Pago.
Transaccin: OAT.
SI.
Registra la cancelacin del pago valor liquido cero.

Transaccin: Confirmacin de rdenes de pago valor liquido cero (CUN).
Efecta pago a travs de mecanismo de pago de la entidad y se registra su cancelacin

Transaccin: Confirmacin de rdenes de pago SIN Situacin de Fondos (CUN).
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Fija
Tipo de
Fecha?
Variable
Selecciona Obligacin CON Situacion de Fondos, con fecha fija.

Transaccin: Seleccin obligacin con situacion de fondos, con fecha fija.
Pagador
Si el Cupo no es suficiente puede

utilizarse cupo de fecha variable.
La fecha de giro debe ser superior a la de seleccin,

excepto en valor lquido cero que, adems, puede ser
igual.
Selecciona Obligacin CON Situacion de Fondos, con fecha variable ajustada

al calendario de pagos de la DTN.
Transaccin: Seleccin obligacin con situacion de fondos, con fecha variable.
Pagador
Confirma trmite de pago.

Transaccin: Confirmacin para trmite de pago.
Pagador
Se genera consecutivo nico de orden

de pago para el sistema.
SI.
Pagador
Registra la cancelacin del pago valor liquido cero.

Transaccin: Confirmacin de rdenes de pago valor
liquido cero (CUN).
La orden de
pago es valor
liquido cero?
NO
Se requiere
reversar la Orden
de Pago?
SI.
NO
Genera rdenes Bancarias (agrupando diferentes rdenes de Pago)

Proceso: Generacin Orden Bancaria
DTN
Las rdenes de pago involucradas quedan

en estado: seleccionadas por CUN.
SI.
Se requiere
bloquear la orden
de Pago?
Confirma la Orden Bancaria

Transaccin: Confirmacin rdenes Bancarias (CUN).
DTN
Pagador
NO
Registra Bloqueo de rden de pago

Transaccin: Bloqueo de rdenes pendientes de
ejecutar (CUN).
Pagador
Verifica las rdenes de pago que se encuentran en estado "Pagadas".

Transaccin: Consulta y/o Reversin orden de Pago (Egresos)
Este bloqueo tambin puede ser

aplicado por la DTN cuando lo
considere indispensable.
Pagador
S.I.I.F. D.G.P.N.
Informa al Beneficiario el abono en cuenta.
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24. EJECUCION PRESUPUESTAL DEL SERVICIO DE LA

DEUDA PUBLICA.
OBJETIVO
Permitir a la DGCP llevar a cabo la ejecucin presupuestal del servicio de la deuda interna y
externa, de acuerdo con lo dispuesto en las normas legales que rigen sobre la materia.
BASE LEGAL
ejecucin Presupuestal, as:
* Normas que fundamentan la expedicin del CDP
* Normas que fundamentan el Registro Presupuestal del Compromiso
* Normas que fundamentan el Registro Presupuestal de la Obligacin
* Normas que fundamentan la Programacin y propuesta de giros
* Normas que fundamenta la Constitucin de las Reservas Presupuestales y Cuentas por
pagar y * Normas que fundamentan la confirmacin y reversin de la orden de pago.
ENTRADA
- Expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal respectivo.
- Registro del compromiso uno a uno, o mediante carga en forma masiva.
SALIDA
- Confirmacin de la orden de pago.
- Confirmacin de las rdenes de pago con valor lquido cero.
CRITERIOS DE XITO
- Existencia previa del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y que sea suficiente.
- Registro adecuado del compromiso y de la obligacin.
- Carga oportuna del archivo de DIP de deuda de cada obligacin.
RESPONSABLE: Direccin General de Crdito Pblico

S.I.I.F. D.G.P.N.
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24. EJECUCION PRESUPUESTAL DEL SERVICIO DE LA DEUDA PUBLICA.

Responsable
Descripcin
inicio
Expide Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Ver Procedimiento " Expedicin Certificado de Disponibilidad Presupuestal".
DGCP
Puede expedirse por el total de la

apropiacin disponible.
Efecta el Regisro Presupuestal del Compromiso.

Transaccion: Compromiso
Ver Procedimiento " Regsitro Presupuestal del Compromiso".
DGCP
Pueden registrarse compromisos en forma

masiva, a travs de archivo plano.
Transaccin: Carga Masiva de Compromisos.
DGCP
Efecta el Registro Presupuestal de la Obligacin.

Ver Procedimiento "Registro Presupuestal de la Obligacin".
DGCP
Carga archivo DIP Deuda para cada obligacin, utilizando tasas de cambio
proyectadas.
Proceso: Carga DIP Deuda.
Almacena informacin del DIP en la obligacin.
Carpeta: Otras Monedas.
Tipo de Pago?
Orden de pago
Presupuestal
Orden de
Pago OAT
DGCP
DTN
Confirma Orden de Pago con situacin de Fondos.

Transaccin: Confirmacin para trmite de Pago
Ver Procedimiento "Confirmacin Orden de Pago y Reversin Orden de Pago".
Genera Orden de Pago OAT para cada lnea del DIP, referenciando la
vigencia presupuestal y el nmero de la obligacin.
Transaccin: OAT
1. Esta modalidad se utiliza cuando el DIP presenta

diferentes fechas de vencimiento en sus lneas y
monedas diferentes al peso.
2. La fecha de giro de la orden de pago la toma el
sistema de la lnea delDIP, excepto si ya est vencida.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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DTN (CUN)
Paga a travs del Bnaco de la Repblica.

Ver Procedimiento "Pago Servicio Deuda y Pago en Monedas Diferentes al
Peso".
Con esteproceso se ajusta valores reales de pago en "orden

de pago OAT" si la orden fue de este tipo y reduce "DIP otras
monedas" de la obligacin y la obligacin para rdenes de
pago OAT y presupuestales.
DGCP
DGCP
DGCP
Aplica deduccin "OAT de deuda" a las obligaciones canceladas previamente

mediante Orden de Pago OAT, de tal forma que la obligacin quede con Valor
Liquido Cero.
Transaccin: Confirmacin y Causacin de Deducciones.
Genera Orden de Pago, previa confirmacin de deducciones

Transaccin: Confirmacin y causacin de deducciones.
Transaccin: Seleccin Obligaciones Fecha Fija.
Transaccin: Confirmacin Trmite de Pago.
Da el estado "pagado" a las rdenes con valor lquido Cero.

Transaccin: Confirmacin de rdenes de pago valor lquido cero - CUN.
Ver Procedimiento "Confirmacin Orden de Pago y Reversin Orden de Pago."
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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25. TRAMITACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES (ADICION)
A SOLICITUD DEL
GOBIERNO.
OBJETIVO
Permitir a la DGPN registrar en el SIIF las modificaciones presupuestales aprobadas por el
Congreso de la Repblica o por el Gobierno Nacional, cuando se trate de Estados de
excepcin, conforme a lo previsto en las normas legales que rigen sobre la materia.
BASE LEGAL
- Artculos 79, 80, 81, 82, 83, 84 y 88 del Decreto 111 de 1996.
ENTRADA
- Certificacin sobre la disponibilidad de ingresos de la Nacin, expedida por el Contador
General de la Nacin.
- Concepto previo expedido por el DNP, cuando se prevean adiciones al Presupuesto de
inversin.
- Elaboracin por parte de la DGPN del proyecto de Ley, mediante el cual se abren crditos
adicionales al Presupuesto General de la Nacin de la respectiva vigencia fiscal, y envo al
Congreso de la Repblica para su aprobacin, previa autorizacin del Ministro de Hacienda y
de la Presidencia de la Repblica.
- Elaboracin por parte de la DGPN, cuando se trate de Estados de Excepcin, del Proyecto
de Decreto mediante el cual se abren crditos adicionales al Presupuesto General de la
Nacin de la respectiva vigencia fiscal, y envo a la Presidencia de la Repblica para su
aprobacin, previa autorizacin del Ministro de Hacienda y Crdito Pblico.
SALIDA
- Expedicin de la Ley por parte del Congreso de la Repblica o del Decreto por parte del
Gobierno Nacional, segn el caso, por medio del cual se adiciona el Presupuesto General de
la Nacin de la respectiva vigencia fiscal.
- Expedicin por parte del Gobierno Nacional del Decreto de Liquidacin de la respectiva
adicin Presupuestal.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Registro en el sistema por parte de la DGPN de las modificaciones presupuestales
(adiciones) aprobadas al Presupuesto General de la Nacin de la respectiva vigencia fiscal,
por parte del Congreso de la Repblica o del Gobierno Nacional, segn el caso.
- Verificacin por parte del rea financiera de la entidad del estado de las apropiaciones
presupuestales, con base en la ley o en el Decreto de adicin expedido, segn el caso.
CRITERIOS DE XITO
- Expedicin oportuna del certificado de ingresos de la Nacin por parte del Contador General
de la Nacin.
- Expedicin oportuna del Concepto previo, por parte del DNP, cuando se trate de
modificaciones al Presupuesto de inversin.
- Expedicin de la Ley por parte del Congreso de la Repblica, o del Decreto por parte del
Gobierno, segn el caso, por la cual se efecta la adicin al Presupuesto General de la
Nacin de la respectiva vigencia fiscal.
- Expedicin por parte del Gobierno Nacional del Decreto de Liquidacin mediante el cual se
efecta la liquidacin de la respectiva adicin presupuestal.
RESPONSABLE: Direccin General del Presupuesto Nacional.
S.I.I.F. D.G.P.N.
13/03/2002
2002 03 - 11
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25. TRAMITACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

(ADICION) A SOLICITUD DEL GOBIERNO.
Responsable
Descripcin
Inicio
Gobierno Nacional
Decide realizar una Adicin al Presupuesto General de la Nacin
Solicita al Contador General de la Nacin la expedicin

del respectivo Certificado de disponibilidad de ingresos
de la Nacin.
DGPN
Contador General Verifica la disponibilidad de Ingresos en los estados

finanacieros, expide la respectiva certificacin y remite
de la Nacin
a la DGPN.
DNP
Corresponde
a Estados de
Excepcin?
SI
DGPN
Gobierno
Nacional
Elabora Proyecto de Decreto de Adicin y remite para

evaluacin y aprobacin de la Presidencia de la
Repblica, previa autorizacin del Ministro de Hacienda
y Crdito Pblico.
Expide el Decreto respectivo de Adicin, previa

realizacin por parte de Minhacienda de los ajustes
requeridos al proyecto, y remite a la DGPN.

Solicita al DNP el concepto previo respecto de los

proyectos de inversin que prev adicionar.
Emite el concepto previo sobre la modificacin

presupuestal a realizar y enva a la DGPN.
NO
Elabora Proyecto de Ley de Adicin y remite para evaluacin

y aprobacin del Congreso de la Repblica, previa
autorizacin del Ministro de Hacienda y Crdito Pblico y
de la Presidencia de la Repblica.
Cuando se trate de los excedentes Financieros

destinados por el CONPES a la Nacin, su
incorporacin al Presupuesto se har por Ley
de la Repblica, de acuerdo con lo establecido
en el Estatuto Orgnico del Presupuesto.
De conformidad con la Constitucin Poltica,

informa al Congreso de la Repblica dentro de
los ocho das siguientes a su realizacin y en
caso de no encontrarse reunido el Congreso
deber informarse dentro de los ocho das de
iniciacin del siguiente perodo de sesiones.
Congreso de la Repblica
Gobierno Nacional
S.I.I.F. D.G.P.N.
Evala el proyecto de Ley presentado por el Gobierno,

expide la correspondiente Ley de Adicin, previa realizacin
de los ajustes requeridos y remite a la DGPN.
Expide el Decreto de Liquidacin de la adicin autorizada por el Congreso

de la Repblica o por el Gobierno Nacional, segn el caso.
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D GPN
C omunica a las entidades mediante oficio firmado por el D irector General del
Presupuesto N acional el correspondiente Acto Administrativo (Ley o Decreto
de Adicin )
D GPN
R egistra la modificacin correspondiente al presupuesto de ingresos, de

acuerdo con lo autorizado en la respectiva Ley o Decreto, segn el caso.
DGPN
R egistra modificacin al presupuesto de gastos (Adicin) autorizada mediante

Ley o Decreto, segn el caso .
Proceso: Autorizacin modificacin Presupuestal
DGPN
DTN
C omunica mediante oficio a la D TN sobre la modificacin de adicin

autorizada por Ley o Decreto, para que realice los ajustes correspondientes
al PAC .
Aplica al PAC la modificacin presupuestal autorizada

Proceso: Cierre diario de PAC
Verifica afectacin de las apropiaciones, de acuerdo con el correspondiente

Acto Administrativo (Ley o D ecreto de Adicin).
Transaccin: Consulta Situacin Vigencia
Ver Procedimiento "Expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal"
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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PRESUPUESTALES POR PARTE DEL GOBIERNO
NACIONAL (Reduccin, Aplazamiento, o Traslados).
OBJETIVO
Permitir a la Direccin General del Presupuesto registrar en el SIIF las modificaciones
(reduccin o aplazamiento total o parcial, u otro tipo de reducciones o traslados) efectuadas por
el Gobierno Nacional al Presupuesto General de la Nacin, de acuerdo con lo dispuesto en las
normas legales vigentes sobre la materia, previa autorizacin del Consejo de Ministros, o de la
autoridad competente, segn el caso.
BASE LEGAL
- Artculos 76, 77, 78, 80, 86 y 87 del Decreto 111 de 1996.
ENTRADA
- Decisin adoptada por parte del Gobierno Nacional de reducir o aplazar parcial o totalmente
las apropiaciones presupuestales, previo concepto del Consejo de Ministros en caso de
ocurrir uno de los eventos previstos por el artculo 76 del Estatuto Orgnico del Presupuesto,
o cuando decida efectuar traslados u algn otro tipo de reducciones al presupuesto,
conforme a lo dispuesto en las normas vigentes sobre la materia
- Presentacin a la DGPN por parte del DNP de la propuesta de reduccin o aplazamiento de
las apropiaciones presupuestales correspondientes al Presupuesto de inversin.
- Verificacin por parte de la DGPN de la disponibilidad de las apropiaciones presupuestales
de las entidades respecto de las cuales se aplicarn las modificaciones presupuestales
previstas realizar.
- Aplicacin por parte de la DGPN del bloqueo a las apropiaciones sobre los saldos
disponibles, conforme a la decisin adoptada de reducir o aplazar, o trasladar.
- Verificacin conjunta de la DGPN y de la Divisin PAC de la DTN de la existencia de PAC
disponible para la aplicacin de la modificacin presupuestal a las entidades que se
encuentran fuera de lnea.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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SALIDA
- Elaboracin por parte de la DGPN del proyecto de decreto de reduccin o aplazamiento o
traslado y envo al Gobierno Nacional para su evaluacin y aprobacin.
- Expedicin por parte del Gobierno Nacional del Decreto de reduccin o aplazamiento, o
traslado de las apropiaciones presupuestales.
- Registro en el SIIF por parte de la DGPN de la reduccin o el aplazamiento total o parcial de
las apropiaciones o del traslado aprobadas segn el respectivo Decreto .
-
Verificacin por parte del rea financiera de la entidad del estado de las apropiaciones
presupuestales, de acuerdo con el Decreto de reduccin o aplazamiento o traslado expedido
por el Gobierno Nacional
CRITERIOS DE XITO
- Apropiacin presupuestal suficiente y disponible en los rubros objeto de la reduccin o del
aplazamiento o del traslado ( respecto de las partidas a contracreditar).
- Verificacin adecuada de la real disponibilidad de las apropiaciones en el presupuesto de
las entidades sujetas a la decisin de reduccin o aplazamiento o traslado prevista por el
Gobierno Nacional.
- Expedicin oportuna del Decreto de reduccin o aplazamiento o traslado por parte del
Gobierno Nacional.
- Registro a tiempo en el Sistema por parte de la DGPN de las modificaciones presupuestales
ordenadas por el Gobierno Nacional mediante el respectivo Decreto.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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26. TRAMITACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES POR PARTE

DEL GOBIERNO NACIONAL (Reduccin, Aplazamiento o Traslados).
Responsable
Descripcin
Inicio
Decide reducir o aplazar las apropiaciones presupuestales, segn se presente

uno de los eventos previstos en el artculo 76 del decreto 111/96, previo concepto
del Consejo de Ministros, o efectuar un traslado.
Gobierno Nacional
La decisin de llevar a cabo una reduccin al presupuesto de

funcionamiento puede derivarse adicionalmente del castigo
previsto en las normas presupuestales cuando el valor constituido
de las Reservas presupuestales y de las Cuentas por pagar
exceda el porcentaje determinado en dichas disposiciones legales.
DNP
Evalua disponibilidad de las partidas presupuestales del

presupuesto de inversin y enva a la DGPN la correspondiente
propuesta de reduccin o aplazamiento de dichas partidas.
Verifica disponibilidad de las apropiaciones presupuestales de las entidades

respecto de las cuales se aplicarn las modificaciones previstas realizar.
Transaccin : Reporte de Ejecucin Presupuestal.
DGPN
Aplica bloqueo de apropiaciones sobre saldos disponibles conforme a decisin

de reduccin, aplazamiento o traslado.
Transaccin: Aplazamiento
DGPN
Cuando el traslado es del Fondo Interministerial

el Acto Administrativo correspondiente es una
Resolucin Motivada expedida por el Ministerio
de Hacienda y Crdito Pblico.
Fuera de Lnea.
En Lnea.
Verifica la existencia de PAC disponible para la aplicacin de la

modificacin Presupuestal, en coordinacin con la Divisin PAC de la DTN.
DGPN
Existe PAC
Disponible?
NO.
DGPN
DGPN/Divisin
PAC
Tipo de Entidad?
SI.
Prepara Proyecto de Decreto de reduccin, aplazamiento o traslado y

remite para evaluacin y aprobacin del Gobierno , previa autorizacin
del Ministro de Hacienda y Crdito Pblico.
Constata con la entidad la ejecucin presupuestal

reportada y pendiente de reportar.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Expide el correspondiente Acto Administrativo de reduccin,

aplazamiento o traslado y remite a la DGPN.
Gobierno Nacional
DGPN
Comunica a las entidades y a la DTN, mediante oficio suscrito

por el Director General del Presupuesto, el correspondiente Acto
Administrativo (Decreto de reduccin, aplazamiento o Resolucin
de Traslado)

Mayor
o Igual
La
Diferencia entre el
PAC girado y la Ejecucin
presupuestal es igual
o mayor que la
modificacin
presupuestal?
Menor
Registra en el sistema la modificacin Presupuestal (reduccin,

traslado o aplazamiento) ordenada mediante Decreto por el
Gobierno Nacional o el traslado autorizado por Resolucin.
Proceso: Autorizacin modificacin Presupuestal.
DGPN
1. Las modificaciones presupuestales tienen efecto

automtico sobre el PAC al momento del proceso de
cierre diario de PAC.
2. Al aplicar la modificacin de reduccin o
contracrditos a Entidades Fuera de Lnea sin Pac
Disponible se genera un proceso de Reintegro.
Entidad/Area
Financiera
Entidad/Area
Financiera
No aplica la modificacin presupuestal.
Verifica afectacin de las apropiaciones, de acuerdo con el

correspondiente Acto Administrativo (Decreto de reduccin,
traslado aplazamiento o Resolucin de traslado).
Transaccin: Consulta Situacin Vigencia
Ver procedimiento "Expedicin del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal"
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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PRESUPUESTALES A SOLICITUD DE LAS ENTIDADES .
OBJETIVO
Permitir, de una parte, a los rganos ejecutores realizar ante la DGPN el respectivo trmite de
solicitud de modificacin al Presupuesto, previo concepto del DNP cuando se trate del
presupuesto de inversin, conforme a las normas legales que rigen sobre la materia y al
cumplimiento de los dems requisitos que consideren pertinentes la DGPN o el DNP, y de otra,
facilitar a la DGPN el registro de la decisin adoptada sobre la modificacin requerida por las
entidades, previa evaluacin legal y tcnica de la solicitud y de los documentos soporte
correspondientes
BASE LEGAL
respectiva.
ENTRADA
- Necesidad de la entidad de efectuar modificaciones a las partidas que le fueron autorizadas
en la Ley Anual de Presupuesto General de la Nacin de la respectiva vigencia fiscal.
- Envo a la DGPN por parte de la entidad de la solicitud de modificacin presupuestal con los
documentos soporte pertinentes, o de la Resolucin de Traslado, segn el caso.
- Registro en el SIIF de la solicitud de modificacin presupuestal, por parte del rea financiera
de la entidad.
- Evaluacin por parte de la DGPN de la respectiva solicitud de modificacin presupuestal o
de la Resolucin de traslado remitida por la entidad.
- Elaboracin del Proyecto de Decreto de reduccin o traslado por parte de la DGPN, segn el
caso, y envi para la respectiva aprobacin del Gobierno, previa autorizacin del Ministro de
Hacienda y Crdito Pblico.
- Elaboracin del proyecto de Decreto o de la Ley de Adicin y envi para aprobacin por
parte de la autoridad competente (Gobierno Nacional o Congreso de la Repblica), segn se
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presenten o no Estados de Excepcin, previo el cumplimiento de los requisitos exigidos para
ello por el estatuto Orgnico de Presupuesto.
SALIDA
- Expedicin por parte del Gobierno del Decreto de reduccin o traslado y envo a la DGPN.
- Expedicin por parte del Gobierno del Decreto de Adicin o por parte del Congreso de la
Repblica de al Ley de Adicin, segn se est o no en Estado de Excepcin, y envo a la
DGPN.
- Aprobacin por parte de la DGPN de la solicitud de modificacin o de la resolucin de
traslado y envo del correspondiente acto administrativo a la entidad con oficio suscrito por el
Director General del Presupuesto.
- Registro o incorporacin por parte de la DGPN de la autorizacin dada sobre la modificacin
presupuestal requerida por la entidad.
- Verificacin por parte del rea financiera de la afectacin de las apropiaciones con base en
la modificacin presupuestal aprobada.
CRITERIOS DE XITO
- Existencia del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal para modificacin.
- Acto administrativo y dems documentos soporte debidamente diligenciados.
- Oportuno concepto previo por parte del DNP, cuando se trate del presupuesto de inversin.
- Evaluacin y aprobacin gil por parte de la DGPN de la modificacin requerida por la
entidad.
- Expedicin del correspondiente acto administrativo por parte del Gobierno Nacional o del
Congreso de la Repblica, segn el caso.
- Comunicacin oportuna a la entidad por parte de la DGPN sobre la decisin adoptada.
RESPONSABLE: Jefe rea Financiera o Jefe Oficina de Planeacin, segn el caso.
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27. TRAMITACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

A SOLICITUD DE LAS ENTIDADES.
Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad
Requiere efectuar Modificacin Presupuestal.
En Lnea.
Tipo de Entidad?
Verifica que el PAC Total menos los Giros recibidos

de la DTN sea suficiente para amparar la
modificacin presupuestal cuando se trate de
reduccin o contracrdito.
Entidad/Oficina Planeacin
o Area Financiera
Fuera de Lnea.
Enva oficio a DGPN con documentacin anexa.

1 Justificacin econmica
2 Certificado de Disponibilidad de Rentas: En casos de adicin. Expedido
por el Contador General de la Nacin.
3 Certificado de Disponibilidad Presupuestal: En casos de reduccin o
traslado, expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, previo
su registro en el sistema.
4 Concepto previo del DNP: En casos de Presupuesto de Inversin.
Expedido por DNP-UIP.
5 Resolucin: Para los casos previstos en el artculo 34 del Decreto 568/96.
Registra solicitud de modificacin presupuestal.

Transaccin: Solicitud de Modificacin Presupuestal
En caso de reduccin o traslado debe

identificarse el CDP asociado.
Ver Procedimiento: "Expedicin Certificado
DGPN
Recibe y Evala la solicitud. En caso necesario solicita informacin adicional de soporte.

Proceso: Reporte de solicitudes presupuestales a la DGPN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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En caso de reduccin o traslado para

entidades Fuera de Lnea coordina con la
Divisin PAC de la DTN la existencia de
PAC disponible que ampare la modificacin.
Ver Procedimiento: "Expedicin Certificado
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Adicin
Tipo de
Modificacin?
Reduccin
Traslado
Entidad
(Segn Art. 34
Decreto 568/96)
Entidad/
Area responsable
DGPN
Gobierno Nacional
Entidad/ Jefe
del rgano
Prepara la resolucin de traslado y remite para

firma del Jefe del Organo.
A quin
corresponde
efectuar la
gestin?
Gobierno
Nacional
Prepara Proyecto de Decreto de reduccin o traslado y remite

para evaluacin y aprobacin del Gobierno, previa autorizacin
del Ministro de Hacienda y Crdito Pblico.
Expide el correspondiente Acto Administrativo de reduccin o

traslado y remite a la DGPN.
Firma la Resolucin de traslado y remite a la DGPN

para su respectiva aprobacin.
NO.
DGPN
DGPN
El Acto
Administrativo es
aprobado por la
DGPN?
SI.
Enva a la entidad el acto administrativo correspondiente con oficio suscrito

por el Director General del Presupuesto informando la decisin adoptada.
Registra o incorpora autorizacin de la modificacin presupuestal.

Proceso: Autorizacin Modificacin Presupuestal
Transaccin: Autorizacin Modificacin Presupuestal
Cuando se trate de traslados entre Unidades

Ejecutoras el sistema asume operaciones de
reduccin y adicin simultneas.
Consulta el estado de la solicitud.

Transaccin: Solicitud de Modificacin Presupuestal
Verifica afectacin de las apropiaciones, si hubo modificacin presupuestal.

Ver Procedimiento "Expedicin del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal."
Fin.
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SI.
DGPN
Gobierno Nal
Corresponde
a Estados de
Excepcin?
Elabora Proyecto de Decreto de Adicin y remite para

evaluacin y aprobacin de la Presidencia de la
Repblica, previa autorizacin del Ministro de
Hacienda y Crdito Pblico.
Expide el Decreto respectivo de Adicin, previa

realizacin por parte de Minhacienda de los ajustes
requeridos al proyecto, y remite a la DGPN.
NO
Elabora Proyecto de Ley de Adicin y remite para

evaluacin y aprobacin del Congreso de la Repblica,
previa autorizacin del Ministro de Hacienda y Crdito
Pblico y de la Presidencia de la Repblica.

Cuando se trate de los excedentes Financieros

destinados por el CONPES a la Nacin, su
incorporacin al Presupuesto se har por Ley
de la Repblica, de acuerdo con lo establecido
en el Estatuto Orgnico del Presupuesto.
De conformidad con la Constitucin Poltica,

informa al Congreso de la Repblica dentro de
los ocho das siguientes a su realizacin y en
caso de no encontrarse reunido el Congreso
deber informarse dentro de los ocho das de
iniciacin del siguiente perodo de sesiones.
Congreso de la Repblica
Gobierno Nacional
Evala el proyecto de Ley presentado por el Gobierno,

expide la correspondiente Ley de Adicin, previa
realizacin de los ajustes requeridos y remite a la
DGPN.
Expide el Decreto de Liquidacin de la respectiva Ley

de Adicin y remite a la DGPN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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28. SOLICITUD, AUTORIZACIN

VIGENCIAS FUTURAS
COMPROMISO
DE
OBJETIVO
- Permitir, de una parte, a los rganos ejecutores registrar la correspondiente solicitud de
autorizacin de vigencias futuras y a su vez facilitar a la Direccin General del Presupuesto
Nacional , en su condicin de secretaria ejecutiva del CONFIS, registrar los cupos anuales
autorizados por el CONFIS para que las entidades puedan asumir obligaciones que
comprometan presupuestos de vigencias futuras.
BASE LEGAL
- Artculos 23 y 24 del Decreto 111 de 1996
- Artculos 3, 4, 6 y 7, del Decreto 568 de 1996.
- Resolucin N 011 del 6 de agosto de 1997 expedida por el CONFIS.
- Autorizacin contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto y del
Decreto de Liquidacin del Presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
ENTRADA
- Envo a la DGPN de la solicitud de autorizacin de vigencias futuras y anexos
correspondientes.
- Preparacin por parte de la DGPN del Documento sobre Solicitudes de Vigencias Futuras de
las entidades y presentacin al CONFIS, cuando los compromisos a adquirir no sern
financiados en parte con el Presupuesto de la vigencia actual.
SALIDA
- Envo del oficio firmado por el Director de la DGPN informando cupos autorizados de
vigencias futuras por parte del CONFIS.
- Registro por parte de la DGPN de los cupos autorizados de vigencias futuras, previa decisin
del CONFIS.
- Registro Presupuestal del Compromiso, segn Presupuesto (Actual y/o de vigencias futuras)
a afectar, previa verificacin de los cupos autorizados y de la adjudicacin o celebracin del
o de los respectivos contratos.
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CRITERIOS DE XITO
- Existencia del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, cuando el caso as
lo amerite.
- Oportuno concepto previo por parte del DNP, cuando se trate del Presupuesto de Inversin.
- Adecuada justificacin econmica y financiera y debido diligenciamiento de los documentos
soporte correspondientes.
- Expedicin favorable y a tiempo del concepto tcnico econmico por parte del Ministerio
respectivo.
- Adjudicacin celebracin de los respectivos contratos conforme a lo dispuesto en
las normas que rigen sobre la materia y a la autorizacin conferida sobre Vigencias Futuras
por parte del CONFIS.
- Oportuno Registro Presupuestal del o de los compromisos, segn vigencias fiscales a afectar
RESPONSABLE: Director General del Presupuesto Nacional y Jefe Area Financiera de la
entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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28. SOLICITUD, AUTORIZACION Y COMPROMISO DE VIGENCIAS FUTURAS.

Responsable
Descripcin
Inicio
Enva a la DGPN el oficio de "Solicitud de Vigencias Futuras", previa firma del Jefe
del rgano, con la siguiente documentacin:
* Relacin acumulada de compromisos contractuales de la vigencia fiscal en curso
y con cargo a vigencias futuras.
* Relacin de los programas a afectar con el cupo solicitado de vigencias futuras.
* Justificacin econmica y financiera
* Concepto previo del DNP cuando se trate de inversin.
* Concepto tcnico - econmico del Ministerio respectivo.
Evala la solicitud. En caso necesario solicita la informacin adicional

que considere pertinente.
DGPN
DGPN
Parte del gasto se

financia con
presupuesto de
vigencia actual ?
NO
Prepara y presenta documento al CONFIS indicando montos, rubros

seleccionados, caractersticas de las vigencias futuras solicitadas por
las entidades con la respectiva justificacin.
SI
Evala el documento y aprueba o rechaza las solicitudes de Vigencias
futuras de las entidades quedando consignada en el acta correspondiente
del CONFIS la decisin adoptada.
CONFIS
Enva a la entidad oficio firmado por el Director DGPN informando cupos

autorizados de vigencias futuras.
DGPN
Segn lo dispuesto en el artculo 1 de la

Resolucin N 011 de agosto 6 de 1997 expedida
por el CONFIS, la DGPN fue delegada para
autorizar esta clase de vigencias futuras.
Registra autorizacin de vigencias futuras.

Transaccin: Autorizacin Vigencias Futuras.
DGPN
Verifica el registro de autorizacin de vigencias futuras y lo confronta

con el oficio sobre cupos autorizados remitido por la DGPN.
Transaccin: Autorizacin Vigencias Futuras.
Asume el proceso contractual (Licitacin Pblica Contratacin Directa)

para un objeto que supera la anualidad, respaldado presupuestalmente
en la autorizacin de vigencias futuras conferida.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Origen
del compromiso
contractual?
Licitacin Pblica
Entidad/Junta de Licitaciones
Entidad/Jefe del rgano o

quien tenga la competencia
Adjudica el (los) contrato (s) al (los)

proponente (s) elegido (s), previa
evaluacin de las propuestas
presentadas, conforme a lo previsto en
la Ley 80/93 y Decretos Reglamentarios.
Suscribe el respectivo contrato, conforme

a lo previsto en la Ley 80/93.
SI.
Contratacin Directa
El
Contrato
afecta el Presupuesto
de la vigencia
en curso?
Suscribe el respectivo contrato, conforme

a lo previsto en la Ley 80/93 respecto de
la cuanta y naturaleza del contrato
NO
Efecta el registro Presupuestal del

compromiso por la fraccin que afecta
el presupuesto de la vigencia actual.
Ver Procedimiento: "Registro
Presupuestal del Compromiso"
Efecta el registro del compromiso de
vigencias futuras, referenciando la
correspondiente autorizacin para los
rubros presupuestales de la vigencia
en curso y aos siguientes al actual.
Transaccin; Compromiso.
Efecta el cierre de la vigencia Presupuestal.

Proceso: Cierre Anual de Egresos
Ver Procedimiento: "Cierres Mdulo de Egresos"
DGPN/Oficina de Sistemas
Los saldos de Autorizaciones de Vigencias Futuras

fenecen sin excepcin.
DGPN
Jefe de presupuesto o
quien haga sus veces
Incorpora en el Presupuesto inicial de la vigencia los valores

de las Autorizaciones de Vigencias Futuras comprometidas
para el ao, previo proceso de programacin presupuestal.
Expide el certificado de disponibilidad presupuestal por el

valor comprometido de vigencias futuras para el ao que
inicia.
Transaccin: Certificado de disponibilidad Presupuestal.
Ver Procedimiento: Expedicin del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Si bien, el Pargrafo del Artculo 2 de la Resolucin 036

de Mayo 7 de 1998, seala la no necesidad de expedir un
nuevo CDP, es necesario para garantizar toda la cadena
presupuestal de ejecucin de gastos en el sistema.
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Efecta el Registro Presupuestal del compromiso por el valor

comprometido de vigencias futuras para el ao que inicia.
Ver Procedimiento: "Registro Presupuestal del Compromiso"
FIN
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Cuando se cumpla con el objeto del contrato para la

fraccin del ao que inicia, se efectan los registros
presupuestales siguientes en el proceso de ejecucin
de gastos.
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29. PROVISION DE FONDOS Y REPORTE DE EJECUCION

PRESUPUESTAL PARA SECCIONALES O REGIONALES
FUNCIONALES FUERA DE LINEA.
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores proveer los recursos necesarios a sus Unidades Internas fuera
de lnea (Seccionales o Regionales) para que puedan sufragar los gastos realizados con base
en las apropiaciones que les hayan asignado internamente, y a su vez facilitar que stas
puedan reportar a la Unidad ejecutora correspondiente la informacin de la ejecucin
presupuestal y el informe de tesorera para su posterior incorporacin en el SIIF.
BASE LEGAL
Decreto de Liquidacin del Presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
ENTRADA
- Acto Administrativo interno sobre asignacin interna de las apropiaciones para dependencias
seccionales o regionales, segn el caso.
- Registro de los datos financieros, administrativos y fecha lmite de pago de las respectivas
rdenes de pago OAT.
- Generacin y confirmacin de la orden de pago OAT.
SALIDA
- Generacin del archivo de orden bancaria por parte de la DTN para envo al Banco de la
Repblica.
- Abono en cuenta del Beneficiario final de la orden de pago OAT por parte del Banco de la
Repblica.
- Ejecucin presupuestal por parte de las dependencias, seccionales o regionales fuera de
lnea y registro de los respectivos informes de ejecucin y de tesorera en el aplicativo del
SIIF para entidades fuera de lnea.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Asignacin de las apropiaciones de acuerdo con la solicitud de las dependencias,
seccionales o regionales, previa evaluacin de stas.
- Registro consistente de la respectiva informacin de las rdenes de pago OAT.
- Envo oportuno del archivo de orden bancaria por parte de la DTN al Banco de la Repblica.
- Oportunidad en el abono en cuenta del beneficiario final de las correspondientes rdenes de
pago OAT por parte del Banco de la Repblica.
- Registro consistente de la ejecucin presupuestal de cada unidad interna de conformidad
con las partidas asignadas.
- Consistencia de los respectivos reportes sobre el valor pagado con las provisiones de fondos
realizadas por el rgano ejecutor respectivo.
RESPONSABLE: Direccin del Tesoro Nacional y Jefe rea financiera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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29. PROVISION DE FONDOS Y REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL

PARA SECCIONALES O REGIONALES FUNCIONALES FUERA DE LINEA.
Responsable
Descripcin
Inicio
Nivel Central
Nivel Central
Recibe Acto Administrativo Interno con las apropiaciones asignadas.
Registra fecha lmite de pago y valor total a pagar.

Nivel Central
Define y registra cdigo de asignacin interna de la regional.

Transaccin: Cdigos de Asignacin Interna
Nivel Central
Registra datos financieros, definiendo cdigo del concepto OAT y el valor.

Carpeta: Datos Financieros.
Nivel Central
Registra datos administrativos, definiendo N de identificacin de la Regional,

Seccin o Subunidad y cuenta bancaria en la cual se har el abono.
1. Cuando el NIT corresponde al de la unidad ejecutora

la cuenta bancaria debe estar vinculada con el cdigo de
asignacin definido.
2. Cuando la orden de pago es Con Situacin de Fondos,
la cuenta bancaria escogida debe ser autorizada por la
DTN.
Nivel Central
Genera orden de pago OAT con base en el Acto Administrativo de asignacin

de provisin de fondos para Regional, Seccional o Subunidades, indicando
fecha lmite de pago y valor, datos de beneficiario y concepto OAT de
provisin de fondos par Unidades Internas Fuera de Lnea.
Todas las rdenes de pago de provisiones validan

disponibilidad de PAC para el rgano ejecutor de
PAC, Cupo DTN para la unidad ejecutora y cupo
PAc para la asignacin interna definida.
Entidad/Area financiera
Nivel Central
Requiere
reversar orden de
pago?
NO
DTN
SI.
Confirma reversin de orden de pago OAT.

Transaccin: Orden de Pago OAT
Fin
Selecciona la orden de pago OAT en orden bancaria.

Transaccin: Generacin de Orden Bancaria.
Se actualiza contabilidad y saldos OAT.
DTN
Confirma Orden Bancaria, genera archivo y remite al Banco de la Repblica.

Transaccin: Confirmacin Orden Bancaria.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Periodicidad: Diaria
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Tramita abono en cuenta del beneficiario de la orden de pago OAT.
Pagadura/Regional, Seccional
o Subunidad
Recepciona Fondos provistos a trves de OAT
Ara Financiera/Regional
Seccional o Subunidad
Seccional o subunidad
Seccional o Subunidad.

Ara Financiera/Unidad
Ejecutora.
Efecta ejecucin presupuestal (Cadena Presupuestal: CDPs, Compromisos,

Obligaciones y Pagos)
Prepara informe de ejecucin presupuestal mensual, por vigencia, Recurso

Presupuestal , segn condicin: con o sin situacin de fondos as:
CDP: Por rubros a nivel del Anexo del Decreto de Liquidacin y valores por rubro.
Compromiso: Por rubros al mximo nivel de desagregracin, segn tabla SIIF y
valores por rubro.
Obligacin: Por rubros al mximo nivel de desagregacin, segn tabla SIIF,
Usos para inversin y valores por rubro.
Pago: Por rubros al mximo nivel de desagregacin, Valor bruto por rubro.
Construye archivo de informe de ejecucin presupuestal para el mes respectivo.
Remite al rea financiera de la Unidad Ejecutora correspondiente.
Recibe y carga al SIIF.

Transaccin: Proceso Nivel Central - Entidades fuera de Lnea.
Requiere
efectuarse
reintegro?
NO
FIN
SI
Reintegra en la cuenta autorizada de la DTN el valor no gastado.
DTN
Carga movimiento de extractos de la cuenta DTN.

Transaccin: Mantenimiento movimiento de extractos - Mdulo de CUN.
DTN
Contabiliza los movimientos de la DTN.

Transaccin: Contabilizacin de Movimientos de Cuentas DTN - Mdulo de Cun
S.I.I.F. D.G.P.N.
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DTN
Afecta el concepto OAT de provisin de fondos correspondiente para la entidad

que realiz el reintegro, referenciando la orden de pago OAT de la provisin .
Transaccin: Imputacin de Cobros en dinero - Mdulo de Ingresos.
Transaccin: Imputacin de soporte sin recaudo -Mdulo de Ingresos.
Este reintegro es procesado luego por el mdulo

de PAC, disminuyendo el PAC pagado en el mes
de la provisin y dejando un PAC disponible.
Consulta la legalizacin de la provisin de fondos.

Transaccin: Consulta saldos OAT.
Reporte: Movimiento Saldos OAT.
FIN
S.I.I.F. D.G.P.N.
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30. PROVISION DE FONDOS Y REPORTE DE EJECUCION

PRESUPUESTAL PARA ESTAPUBLICOS Y ENTIDADES
DEL SECTOR CENTRAL NO INCLUIDAS INICIALMENTE
EN SIIF.
OBJETIVO
Permitir a la DTN proveer los recursos necesarios a los Establecimientos pblicos y entidades
del sector central que no estn en lnea, para que puedan sufragar los gastos realizados con
base en las apropiaciones del presupuesto nacional, y a su vez facilitar que stas puedan
reportar la correspondiente informacin sobre la ejecucin presupuestal y el informe de
tesorera para su posterior incorporacin en el SIIF.
BASE LEGAL
Decreto de Liquidacin del Presupuesto de la vigencia fiscal respectiva.
ENTRADA
- Envo de la programacin de giros a la DTN por parte de la entidad.
- Carga por parte de la DTN de la propuesta de giros remitida por la entidad y aprobacin de
dicha programacin, previa su evaluacin.
- Generacin y confirmacin de la orden de pago OAT por parte de la DTN.
SALIDA
- Abono en cuenta del beneficiario de la orden de pago OAT por parte del Banco de la
Repblica.
- Ejecucin presupuestal por parte de la entidad y el correspondiente registro del informe
sobre dicha ejecucin, como del informe de tesorera en el respectivo aplicativo del SIIF
para entidades fuera de lnea.
CRITERIOS DE XITO
- Entrega oportuna de la programacin de giros a la DTN por parte de la entidad.
- Generacin y confirmacin a tiempo de la orden de pago OAT por parte de la DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Trmite adecuado y oportuno del abono en cuenta del beneficiario final por parte del Banco
de la Repblica.
- Ejecucin presupuestal consistente con las apropiaciones aprobadas en el Anexo del
Decreto de Liquidacin del Presupuesto para la respectiva vigencia fiscal.
RESPONSABLE: Direccin del Tesoro Nacional y Jefe rea financiera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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30. PROVISION DE FONDOS A ENTIDADES FUERA DE LINEA ESTAPUBLICOS

Y ENTIDADES DEL SECTOR CENTRAL NO INCLUIDAS INICIALMENTE EN SIIF.
Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimientos: "Giro Entidades Fuera de Lnea" y " Proceso Pagos C on

Situacin de Fondos" - Mdulo de C U N .
D TN / Entidad/Area Financiera
Entidad/ Pagadura
R ecepciona Fondos provistos a trves de OAT
Efecta ejecucin presupuestal (cadena Presupuestal: C D P's, C ompromiso,

Obligacin, pago).
Prepara informe de ejecucin presupuestal mensual, por vigencia, segn fuente

de financiacin (R ecursos del Presupuesto N acional o Recursos Propios) ,
segn condicin: con o sin situacin de fondos y fondos propios, as:
C D P: Por rubros a nivel del Anexo del D ecreto de Liquidacin yvalores por rubro.
C ompromiso: Por rubros a nivel del Anexo del D ecreto de Liquidacin y valores
por rubro.
Obligacin: Por rubros a nivel del Anexo del D ecreto de Liquidaci y valor bruto
por rubro.
Pago: Valor bruto por rubro, a nivel del Anexo del D ecreto de Liquidacin.
Entidad/Ara Financiera

Genera archivo de informe de ejecucin presupuestal para el mes respectivo.

Transaccin: Generacin R eporte
R emite con oficio el archivo plano a la DGPN , dentro de los cinco das siguientes
a la finalizacin del mes .
R ecibe y carga al SIIF.

Transaccin: Proceso Nivel Central - Entidades fuera de Lnea.
Independiente del m es reportado, esta

inform acin se acumula en la ejecucin de
la unidad ejecutora en el mes de carga
Requiere
efectuarse
reintegro?
NO
FIN
SI.
Entidad/ Ara Financiera
R eintegra en la cuenta autorizada de la DTN el valor no gastado.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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DTN
Carga movimiento de extractos de la cuenta DTN.

Transaccin: Mantenimiento movimiento de extractos - Mdulo de CUN.
DTN
Contabiliza los movimientos de la DTN.

Transaccin: Contabilizacin de Movimientos de Cuentas DTN - Mdulo de CUN.
DTN
Afecta el concepto OAT de provisin de fondos correspondiente para la

entidad que realiz el reintegro, referenciando la ordende pago OAT de la
povisin.
Transaccin: Imputacin Cobros en dinero - Mdulo de Ingresos.
Transaccin: Imputacin soporte sin recaudo - Mdulo de Ingresos.
Este reintegro es procesado luego por el mdulo

de PAC, disminuyendo el PAC pagado en el mes
de la provisin y dejando un PAC disponible.
La misma situacin se presenta para el cupo
PAC de la asignacin interna.
DTN
Consulta la legalizacin de la provisin de fondos.

Transaccin: Consulta saldos OAT.
FIN
S.I.I.F. D.G.P.N.
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31. REINTEGROS
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores efectuar los ajustes presupuestales, contables y de tesorera a
que haya lugar, como resultado de la restitucin en las cuentas de la DTN de los recursos de la
Nacin no utilizados, previa constitucin de las Reservas Presupuestales y de las Cuentas por
Pagar, o como consecuencia del fenecimiento de dichas Reservas Presupuestakes y Cuentas
por Pagar por no haber sido ejecutadas dentro de los trminos previstos para ello en el Estatuto
Orgnico del Presupuesto y en las disposiciones Generales de la Ley de Presupuesto y del
Decreto de Liquidacin del Presupuesto de la vigencia fiscal respectiva, o como consecuencia
de errores presentados en la liquidacin de las respectivas rdenes de pago.
BASE LEGAL
General de la Nacin y del Decreto de Liquidacin de la vigencia fiscal respectiva.
ENTRADA
- Reintegro de dineros por parte de la entidad o del beneficiario final en la respectiva cuenta
bancaria autorizada para ello por la DTN.
SALIDA
- Registro en las cuentas de la DTN de los movimientos de los extractos y su correspondiente
contabilizacin.
- Registro en el Presupuesto de gastos de las respectivas afectaciones con base en el valor
del reintegro que se efecte, si hay lugar a ello, previa verificacin de los respectivos
documentos soporte.
CRITERIOS DE XITO
- Informacin oportuna y exacta por parte del pagador de la entidad al beneficiario sobre el
valor a reintegrar y sobre la cuenta bancaria en donde realizar la consignacin del mismo.
- Exactitud en el registro de los datos del reintegro en la consignacin
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- Envo oportuno de los extractos bancarios a la DTN por parte de las entidades Financieras,
para su adecuada contabilizacin.
RESPONSABLE: DTN, Pagador y Jefe rea fInanciera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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31. REINTEGROS
Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad/ Pagadura
Determina necesidad de efectuar reintegro de dineros en cuentas de la DTN o de la

Entidad.
Slo pueden registrarse como reintegros los valores ingresados

en las cuentas de la DTN destinadas para este concepto.
Entidad/ Pagadura
Informa al responsable sobre el valor neto a reintegrar, previa su liquidacin.
Condicin del
Recurso?
Sin Situacin de Fondos
Con Situacin de Fondos
Entidad/ Responsable/
Proveedor
DTN
DTN
Efecta el reintegro en la respectiva cuenta bancaria autorizada para ello por la DTN,
segn concepto, identificando la Unidad Ejecutora afectada con el reintegro.
Registra en la respectiva cuenta DTN los movimientos segn extractos, indicando

la (s) fecha (s) en que se hizo el reintegro y acorde con los valores consignados.
Transaccin: Mantenimiento de extractos cuentas DTN.
Contabiliza los movimientos de extractos de la cuenta DTN correspondiente.

Transaccin: Contabilizacin cuentas DTN.
En este momento debe hacerse el registro
contable por la entrada de dineros a las
cuentas corrientes de la DTN (CUN).
Entidad/ Pagadura
Verifica los movimientos en las cuentas corrientes de la DTN registrados a nombre

de la entidad y los verifica contra los soportes respectivos de los reintegros
efectuados (consignacin o Nota Bancaria).
Transaccin: Estado de imputacin por unidad ejecutora (Mdulo de ingresos).
El reintegro es
de provisin de
fondos?
NO
SI.
Registra informacin del reintegro, precisando valor y concepto OAT a afectar.

Transaccin: Imputacin de cobros en dinero.
1. Se imputa contra OAT deudor cuando el reintegro legaliza una provisin o anticipo
realizado por orden de pago OAT.
2. Se imputa contra OAT acreedor cuando el reintegro constituye la causacin de un
concepto OAT.
3. Al finalizar el da, el sistema genera asiento contable automtico por el valor bruto del
reintegro por concepto de la provisin de fondos OAT, disminuyendo el valor de sta.
4. Cuando se afecta una orden de pago OAT, el nmero de sta debe ser referenciado
en el registro.
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Afecta Presupuesto
Efecto del
Reintegro?
Registra presupuestalmente el reintegro referenciando:

orden de pago afectada de la vigencia actual, valor total
del reintegro, ajuste a las deducciones si las hubiere, datos
financieros y datos administrativos (entidad financiera,
cuenta y fecha de consignacin).
Transaccin: Reintegros.
No Afecta Presupuesto
Registra informacin del reintegro precisando el

valor y el rubro - concepto de ingresos a afectar.
Transaccin: Imputacin de cobros en dinero
(mdulo de ingresos).
1. Pueden registrarse reintegros sobre rdenes de pago

canceladas en el ao fiscal en curso.
2. El valor del reintegro debe corresponder a una sola
orden de pago.
3. Al finalizar el da el sistema genera asiento contable
automtico de desafectacin del gasto por el valor bruto
del reintegro.
1. Se imputa contra el rubro - concepto

cuando el reintegro es susceptible de
constituir ingreso.
2. Cuando el reintegro es de vigencias
anteriores el sistema al finalizar el da
genera asiento contable automtico de
ingresos por reintegros de vigencias
anteriores.
Verifica afectacin del rubro - concepto de ingresos.

Transaccin: Consulta de saldos a la fecha por rubro
presupuestal de ingresos (Mdulo de ingresos).
Verifica incremento del valor descargado a la

entidad sobre valores consignados con cargo a sta.
Transaccin: Estado de imputacin por Unidad
Ejecutora (Mdulo de ingresos).
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CAPITULO II
PROCEDIMIENTOS MODULO DEL PROGRAMA ANUAL
MENSUALIZADO DE CAJA - PAC
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32. DEFINICION DE CRITERIOS PARA MANEJO DEL PAC

OBJETIVO
Permitir a la DTN disponer de los parmetros necesarios para la distribucin equitativa de los
recursos de la Nacin, de acuerdo con la disponibilidad de los mismos y teniendo en cuenta las
metas de pago establecidas por el CONFIS, segn los programas de Gobierno y los
lineamientos trazados por el Departamento Nacional de Planeacin.
BASE LEGAL
- Artculo 73 Incisos 2 y 3, del Decreto 111 de 1996.
- Directrices y Parmetros determinados por la DTN en el Manual de Tesorera, conforme a la
autorizacin conferida por el artculo 28 del Decreto 568 de 1996.
ENTRADA
- Verificacin de la informacin presupuestal cargada en el sistema.
- Conversin del rezago ao siguiente a ao anterior.
SALIDA
- Definicin de los criterios correspondientes a: rganos ejecutores, agrupacin de recursos
PAC, niveles de agrupacin PAC, relacin de los niveles de agrupacin PAC CSF y SSF de
de la vigencia anterior con la que se inicia, topes de giro, partidas presupuestales a respetar
y PAC DTN.
- Agrupacin del Presupuesto acorde con los criterios definidos.
- Registro de las partidas presupuestales especficas a respetar.
CRITERIOS DE XITO
- Carga oportuna y exacta en el sistema del
respectiva vigencia fiscal.
Anexo del Decreto de Liquidacin de la
- Oportunidad en la definicin de las metas de pago por parte del CONFIS.

- Oportunidad en la definicin de los criterios para el manejo del PAC por parte de la DTN,
previo conocimiento de los requerimientos de las entidades y de las observaciones de la
DGPN.
RESPONSABLE: Direccin del Tesoro Nacional DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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32. DISTRIBUCION DEL PAC - DEFINICION DE CRITERIOS PARA MANEJO

DEL PAC.
Responsable
Descripcin
Inicio
DTN/ Divisin PAC
Verifica que la informacin inicial del mdulo de Egresos est debidamente

cargada en el sistema.
Ver procedimiento:" Preparacin de la informacin al inicio de cada Vigencia."
Se verifica que:
1. Los datos del Anexo del Decreto de Liquidacin estn
debidamente cargados y que se hayan realizado las marcas
respectivas de rubros y recursos.
2. Se haya efectuado el cierre provisional de egresos.
DTN/Comit PAC
Define rganos ejecutores, segn secciones presupuestales

y sus respectivas unidades ejecutoras. .
Transaccin: Definicin de rganos ejecutores
DTN/ Comit PAC
Agrupa Recursos PAC, segn tipo de recursos (Ordinarios y

de destinacin especfica).
Transaccin: C aptura agrupacin de recursos.
D TN/ Comit PAC
Define niveles de agrupacin PAC y captura topes de giro

anuales C SF y SSF, de acuerdo con las metas de pago
establecidas por el CON FIS.
Transaccin: N ivel de agrupacin y tope de giro.
1. Los niveles de agrupacin Pac se definen por: a) Tipo de

Presupuesto a nivel de cuenta, b) Tipo de recursos PAC
(Crditos con destinacin especfica y donaciones, y otros
recursos), y c) Situacin de Fondos (CSF y SSF).
2. Los niveles de agrupacin se definen para cada ao fiscal
y son nicos para cada ao.
3. Una cuenta puede estar en un slo nivel de agrupacin.
4. Es requisito indispensable definir si el nivel es de fecha fija
o fecha variable para la programacin de los giros de las
entidades Fuera de Lnea.
Son
modificados por
el CONFIS los topes
anuales de
giro ?
NO
SI.
DTN/ Divisin PAC
Efecta cambios de los topes anuales de giro, segn lo definido por el

CONFIS.
Transaccin: Cambio de versin del tope anual.
DTN/ Comit PAC
Define las partidas presupuestales especficas que se van a respetar por

rubro y por rgano ejecutor,
Transaccin: D efinicin de partidas presupuestales especficas.
1. Los rubros presupuestales deben estar definidos previo a

la agrupacin del presupuesto y a la captura de la
mensualizacin de las metas.
2. Los recursos "previa autorizacin CONFIS" no se deben
incluir dentro de las partidas presupuestales especficas a
respetar.
DTN/ Comit PAC
Mensualiza los topes de giro o metas CONFIS CSF y SSF.

Transaccin: Captura de Topes de Giro.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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1. La sumatoria de la
distribucin mensual
debe ser igual a la
meta anual CONFIS
DTN.
2. Todos los niveles
de agrupacin PAC
deben
estar
mensualizados.
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DTN/ Comit PAC
Define el PAC - DTN (reserva colchn) anual y mensualizado para

atender imprevistos y/o modificaciones requeridas al PAC - CSF y SSF,
durante la ejecucin.
Transaccin: PAC de la DTN CSF y SSF.
1. El registro debe hacerse en porcentaje (%) y/o valores.
2. El sistema valida que, para el mes de enero por cada
nivel de agrupacin, el valor digitado sea como mnimo la
diferencia, entre el PAC actualizado del mes de diciembre
de la vigencia que termina menos los pagos efectuados en
dicho mes hasta la fecha de la mensualizacin del PAC de
la DTN.
DTN/ Divisin PAC
Agrupa el presupuesto conforme a los niveles de agrupacin establecidos

anteriormente.
Transaccin: Agrupacin del Presupuesto.
El sistema valida que:
a) Todas las unidades ejecutoras estn agrupadas
en un rgano ejecutor.
b) Todos
los recursos presupuestales estn
agrupados en alguno de los recursos PAC (1 2).
c) Todas las
cuentas presupuestales estn
contenidas en un nivel de agrupacin.
DTN/ Divisin PAC
Registra las partidas presupuestales especficas a respetar por rgano

ejecutor.
Transaccin: Captura partidas presupuestales especficas.
DTN/ Comit PAC
Relaciona niveles de agrupacin del PAC CSF y SFF del ao anterior

con niveles de agrupacin PAC de la vigencia que se inicia.
Transaccin: Relacin niveles de agrupacin de dos aos.
Esta transaccin se ejecuta slo cuando cambia la

definicin de los niveles de agrupacin de un ao
a otro.
DTN/ Comit PAC
Ver Procedimiento "Distribucin y Aprobacin del PAC Anual

y Mensualizado".
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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33. PROPUESTA DE DISTRIBUCION DEL PAC POR PARTE

DE LAS ENTIDADES.
OBJETIVO
Permitir, de una parte, a los rganos ejecutores en lnea y fuera de lnea, mediante el
mecanismo previsto, elaborar y presentar a la DTN la correspondiente propuesta de distribucin
de su PAC, con base en las apropiaciones asignadas en el anexo del Decreto de Liquidacin de
la respectiva vigencia fiscal y de acuerdo con el instructivo dado por la DTN, y de otra, facilitar a
la DTN evaluar las propuestas presentadas por las entidades, realizar el proceso de distribucin
segn criterios establecidos e informar a los rganos ejecutores sobre el PAC asignado, previa
aprobacin del CONFIS.
BASE LEGAL
- Articulo 73 inciso 2 del Decreto 111 de 1996
ENTRADA
- Elaboracin de las propuestas de distribucin del PAC por parte de las entidades, de
acuerdo con las instrucciones dadas por la DTN.
- Registro de las propuestas de distribucin del PAC por parte de las entidades, de acuerdo
con el mecanismo establecido para entidades en lnea o fuera de lnea y previa autorizacin
del ordenador del gasto, segn procedimiento interno establecido en la entidad.
SALIDA
- Evaluacin por parte de la DTN de las propuestas de distribucin del PAC presentadas por
las entidades y aceptacin o modificacin de las mismas, segn criterios de distribucin
definidos.
- Desarrollo del proceso de distribucin del PAC por parte de la DTN y comunicacin a las
entidades del PAC aprobado por el CONFIS.
- Registro o Consulta del PAC aprobado, segn el caso.
CRITERIOS DE XITO
- Oportunidad en la presentacin de las propuestas por parte de las entidades a la DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Coherencia de las propuestas de distribucin del PAC con los lineamientos establecidos por
la DTN en el respectivo instructivo.
- Oportunidad por parte de la DTN en el proceso de distribucin del PAC y en su presentacin
al CONFIS para la respectiva aprobacin.
- Comunicacin oportuna de la DTN a las entidades sobre el PAC aprobado por el CONFIS.
RESPONSABLE: DTN , y Jefe Area Financiera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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33. PROPUESTA DE DISTRIBUCION DEL PAC POR PARTE DE LAS ENTIDADES.

Responsable
Descripcin
Inicio
Elabora propuesta de distribucin del PAC de acuerdo con las instrucciones

dadas por la DTN y con base en las apropiaciones asignadas en la Ley de
Presupuesto y presenta al ordenador del gasto, segn procedimiento interno
establecido en la entidad.
Si la DTN lo considera necesario, elabora y remite instructivo

a las entidades sobre presentacin de propuesta de
distribucin del PAC, previa definicin de los criterios de
distribucin del PAC anual y mensualizado, con base en
el Decreto de Liquidacin de la vigencia fiscal respectiva.
Entidad/Ordenador del Gasto
Evala y aprueba propuesta de distribucin del PAC y entrega al rea

financiera para el trmite pertinente ante la DTN.
Fuera de Lnea
Tipo de Entidad?
Genera archivo plano con la propuesta de distribucin

del PAC (Con y Sin Situacin de Fondos) de la vigencia,
conforme al instructivo de la DTN.
En Lnea
Registra propuesta de distribucin del PAC

(Con y Sin Situacin de Fondos) de la vigencia.
Transaccin: Captura de Propuestas - Con
Situacin de Fondos y Sin situacin de Fondos
Remite a la DTN mediante archivo plano la propuesta de

distribucin del PAC con el respectivo informe.
Entidad/Area Financiera/ DTN
Ver Procedimiento: "Distribucin y Aprobacin del PAC

Anual y Mensualizado".
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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34. DISTRIBUCION Y APROBACION DEL PAC ANUAL Y

MENSUALIZADO
OBJETIVO
Permitir a la DTN realizar el proceso de distribucin y aprobacin del PAC anual y
mensualizado, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: criterios definidos por la DTN para el
manejo del PAC, metas de pago establecidas por el CONFIS, disponibilidad de recursos de la
Nacin, prioridades del gasto y los casos especiales definidos por la DTN.
BASE LEGAL
- Artculos 73 inciso 2, 74 inciso 1 del Decreto 111 de 1996.
- Artculos 24 , 25 y 26 del Decreto 568 de 1996.
ENTRADA
- Definicin de criterios para el manejo del PAC.
- Registro de las propuestas de distribucin del PAC por parte de las entidades.
- Verificacin o validacin de las propuestas de distribucin del PAC presentadas por las
entidades contra el Anexo del Decreto de Liquidacin de la respectiva vigencia fiscal.
- Definicin de los casos especiales Con y Sin Situacin de Fondos.
SALIDA
- Distribucin del PAC Anual y mensualizado Con y Sin Situacin de Fondos por parte de la
DTN .
- Comunicacin remitida por la DTN a las entidades sobre el PAC aprobado por el CONFIS.
- Registro o consulta por parte de las entidades sobre el PAC aprobado.
CRITERIOS DE XITO
- Definicin oportuna por parte de la DTN sobre los criterios de distribucin del PAC.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Presentacin oportuna de las propuesta de distribucin por parte de las entidades, segn
mecanismos establecidos para ello y lineamientos dados por la DTN.
- Aprobacin oportuna de la distribucin del PAC y de la comunicacin a las respectivas
entidades.
RESPONSABLE: Direccin del Tesoro Nacional - Divisin PAC y Jefe rea Financiera de la
entidad.
Fecha ltima modificacin (da/mes/ao): 19/ 03/2002
S.I.I.F. D.G.P.N.
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34. DISTRIBUCION Y APROBACION DEL PAC ANUAL Y MENSUALIZADO.

Responsable
Descripcin
Inicio
DTN / Divisin PAC
Define los criterios del PAC anual y mensualizado.

Ver Procedimiento: " Definicin de Criterios para el Manejo del PAC".
Recibe propuesta de distribucin del PAC por parte de las entidades.

Ver Procedimiento: "Propuesta de Distribucin del PAC por parte de las entidades".
DTN/ Divisin PAC
En Lnea.
Tipo de
Entidad?
Carga el archivo plano con la respectiva propuesta de

distribucin del PAC anual mensualizado presentada por las
entidades fuera de lnea.
Transaccin: Carga archivo plano y validacin de
propuestas PAC.
DTN/ Divisin PAC
DTN/ Divisin PAC
Fuera de Lnea.
Corrobora o valida contra el Decreto de Liquidacin de la respectiva

vigencia fiscal las propuestas de PAC presentadas por las entidades.
Transaccin: Validacin de propuestas PACfrente al Decreto Liquidatorio.
DTN/ Comit PAC
Define los casos especiales CSF y SSF, respetando la propuesta del rgano ejecutor o asignando
otros valores, conforme a las polticas de la DTN.
Transaccin: Definicin de Casos Especiales Con Situacin de Fondos y Sin Situacin de Fondos.
NO
Requiere
desagrupar el
Presupuesto?
Dentro de los casos especiales es prioritario considerar los

compromisos de Vigencias Futuras que deben cumplirse
durante la vigencia en la cual se har la distribucin del
PAC .
SI.
DTN/ Comit PAC
Desagrupa el Presupuesto.
Transaccin: Agrupacin Presupuesto.
Ver Procedimiento: "Definicin de Criterios para el Manejo del PAC.
DTN/ Divisin PAC
Efecta la conversin del rezago ao siguiente de la vigencia actual a

rezago ao anterior de la vigencia que se est distribuyendo.
Transaccin: Conversin de rezago.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Verifica PAC disponible para distribuir

Reporte:Versin distribucin Pac anual.
DTN/ Divisin PAC
SI.
DTN/ Comit PAC
Existe
suficiente saldo
PAC para
distribuir?
NO.
Ver Procedimiento: "Distribucin del

PAC - Definicin de criterios para
manejo del PAC".
Distribuye el PAC Anual y Mensual Con Situacin de

Fondos (CSF) y Sin Situacin de Fondos (SSF).
Transaccin: Distribucin del PACanual y mensual Con
Situacin de Fondos y Sin Situacin de Fondos.
El sistema internamente distribuye el PAC anual y mensual

teniendo en cuenta:
1. Los criterios de distribucin definidos anteriormente.
2. El PAC Neto resultante de: Meta CONFIS Menos (-) Rezago
Ao Anterior Menos (-) Casos Especiales Menos (-) Partidas
Presupuestales Especficas a respetar, Menos (-) PAC DTN.
Nota: La DTN puede efectuar la distribucin del PAC teniendo
o no en cuenta las propuestas presentadas por las entidades.
DTN/ Comit PAC
Define los recursos presupuestales sujetos a confirmacin

o previa autorizacin del CONFIS, una vez verificado que
dichos recursos se encuentran debidamente marcados en
Egresos con la respectiva condicin.
Transaccin: Definicin de PAC sujeto a confirmacin recursos presupuestales previa aprobacin CONFIS.
El valor del PAC sujeto a confirmacin queda

registrado una vez se corra el proceso de
aprobacin.
DTN
Presenta a consideracin y aprobacin del CONFIS la

propuesta de distribucin del PAC anual mensualizado.
DTN/ Divisn PAC
Registra la distribucin del PAC mensualizado Con

Situacin de Fondos y Sin Situacin de Fondos,
aprobada por el CONFIS.
Transaccin: Aprobacin del PAC con Situacin de
Fondos y Sin Situacin de Fondos.
DTN/ Comit PAC
Mensualiza las metas del rezago del ao siguiente.

Transaccin: Mensualizacin metas rezago ao siguiente.
DTN/ Divisn PAC
Distribuye el PAC del rezago ao siguiente.

Transaccin: Distribucin PAC rezago ao siguiente.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Fuera de Lnea
DTN/ Divisin PAC
Ajusta el reporte generado por el sistema y remite

a la entidad mediante e-mail Fax la respectiva
comunicacin con el PAC aprobado.
Transaccin: Reporte de Pac Aprobado.
Tipo de
Entidad?
En Lnea
Remite a la entidad e-mail informando que el

PAC ya fu aprobado.
Consulta el PAC aprobado segn: tipo de vigencia

(actual, rezago y rezago ao siguiente - anual y
mensualizado), Con Situacin de Fondos y Sin
Situacin de Fondos.
Transaccin: Reporte de PAC aprobado.
Registra el PAC aprobado, en el sistema interno

que posea la entidad.
Ver Procedimiento: "Preparacin de la Informacin al Inicio de Cada

Vigencia" - Mdulo de Egresos.
Ver Procedimiento: "Administracin del PAC - Gestin ".
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
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35. DISTRIBUCION CUPOS POR ASIGNACION INTERNA

OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores, asignar cupos de PAC a nivel de asignacin interna funcional,
por ao fiscal, nivel de agrupacin, vigencia PAC y mes que les proporcione internamente una
mejor planeacin financiera, y a la DTN poder controlar los cupos de PAC de las entidades en
lnea que operan con ms de una asignacin interna.
BASE LEGAL
- Artculo 6 literal a) del Decreto 2860 de 2000
ENTRADA
- Definicin y registro del (los) cdigo (s) y nombre de la (s) asignacin (es) interna (s)
funcional (es) previo a la asignacin de los cupos de PAC, en caso de que no estn creadas
en el sistema.
- Seleccin de la (s) unidad (es) ejecutora (s), del nivel de agrupacin PAC, de la vigencia
PAC y del mes (es) del (los) cual (es) se quiera (n) asignar, consultar o modificar cupos de
PAC.
- Seleccin de la (s) asignacin (es) interna (s) asociada (s) a la Unidad Ejecutora escogida.
SALIDA
- Asignacin de los cupos de PAC por asignacin interna funcional, por nivel de agrupacin
PAC, por vigencia PAC y por mes, teniendo en cuenta que cuando sea necesario crear las
asignaciones internas la asignacin de los cupos debe ser posterior al cierre diario de PAC.
- Modificacin de los cupos de PAC asignados, cuando se requiera.
- Reportes generados por el sistema.
CRITERIOS DE XITO
- Definicin oportuna y precisa del cdigo y nombre de la (s) asignacin (es) interna (s) al
momento de su creacin.
- Seleccin adecuada del ao fiscal, la unidad ejecutora, el nivel de agrupacin PAC, la
vigencia PAC y el mes, sobre los cuales se requiera asignar, consultar o modificar cupos de
PAC.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Seleccin precisa de la (s) asignacin (es) interna (s) asociada (s) a la unidad Ejecutora,
segn el parmetro determinado respecto del nmero de asignaciones internas posibles a
escoger.
- Asignacin modificacin adecuada de los cupos de PAC, conforme a los parmetros que
valida el sistema.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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35. DISTRIBUCION CUPOS POR ASIGNACION INTERNA.

Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimiento: "Distribucin y aprobacin del PAC Anual y

Mensualizado"
NO
Realiza Proceso de Ejecucin

Presupuestal,
Entidad/ Area
Financiera
Ver Procedimientos: "Registro Presupuestal del

Compromiso"; "Modificacionesal Registro
Presupuestal del Compromiso"; "Registro
Presupuestal de la obligacin"; Modificaciones
al Registro Presupuestal de la Obligacin";
"Programacin y Propuesta de Giros";
"Confirmacin Orden de Pago y Reversin Orden
de Pago"; y "Provisin de Fondos y Reporte de
Ejecucin Presupuestal Para Seccionales o
Regionales Funcionales Fuera de Lnea.
Fin
La distribucin de los cupos la

puede realizar nicamente el
rgano ejecutor de PAC.
SI.
NO
Est (n)
creda (s) la (s)
Asignacin (es)
Interna (s)
Funcional (es)?
2
Se
Requiere efectuar
modificaciones
al PAC?
SI.
Define y registra el (los) cdigo (s)

y el nombre de la asignacin (es)
interna (s) Funcional (es) en lnea.
Transaccin: Cdigos de
Asignacin Interna" - Egresos
Ver Procedimiento: "Asignacin y
Ajustes Internos a las apropiaciones" Egresos
NO
Se
Requiere
distribuir el PAC
asignado, a nivel de
Asignacin Interna
por Unidad
Ejecutora?
La asignacin de los cupos se debe

hacer posterior al cierre diario de PAC
Consulta y selecciona la (s) Unidad (es)

Ejecutora (s), el nivel de agrupacin
PAC, la vigencia PAC y el mes sobre el
cual se quieran asignar, consultar o
modificar cupos de PAC.
Transaccin: Distribucin de PAC por
Asignacin Interna.
SI.
La transaccin slo se aplica para
rganos ejecutores en lnea que tengan
ms de una asignacin funcional en el
ao de la conexin.
Ver Procedimientos: "Administracin

del PAC -Solicitudes de Modificacin al
PAC por Parte de las Entidades" y
"Administracin del PAC - Evaluacin
y Aprobacin de Modificaciones al PAC
por parte de la DTN.
Selecciona la asignacin (es) Interna (s)

asociada (s) a la Unidad Ejecutora
escogida
Asignacin Interna.
Se debe seleccionar como mximo 20
asignaciones internas de la lista de
asiganciones desplegada por el sistema
1. El valor del cupo asignado debe ser un valor mayor o igual que cero.
2. La sumatoria de todos los cupos asignados para el mes, el nivel de
agrupacin y la vigencia PAC seleccionados, no puede ser mayor al valor
vigente del PAC para el rgano ejecutor con los mismos parmetros.
3. Cuando se seleccione la vigencia PAC actual o rezago ao siguiente,
por asignacin interna, no puede ser mayor al presupuesto agrupado para
la asignacin interna para la vigencia actual.
Asigna cupos de PAC por asignacin

interna, por ao fiscal , por nivel de
agrupacin, por vigencia PAC
y por mes.
Asignacin Interna.
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Se requiere
modificar los
cupos PAC de las
asignaciones
internas?
SI.
NO
Consulta los cupos PAC por asignacin

interna y los modifica (Aumenta o
dismiunye) segn se requiera.
Asignacin Interna.
Graba, Consulta e Imprime Reportes generados por el

sistema.
Transaccin: Distribucin del PAC por Asinacin Interna.
Consulta/ Reportes.
NO
Se
Requiere efectuar
modificaciones
al PAC?
1. No se permiten modificaciones de cupos

para meses cerrados, para vigencia actual
o rezago ao anterior.
2. El nuevo valor digitado del cupo, modifica
o sustituye el valor anterior e igualmente
queda sujeto a las validaciones del sistema.
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
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36. ADMINISTRACION DEL PAC - GESTION

OBJETIVO
Permitir al Comit PAC de la DTN definir los criterios para la administracin del PAC, as como
poder seleccionar los respectivos asesores PAC y el Centralizador para la correspondiente
asignacin de los rganos ejecutores.
BASE LEGAL
- Directrices y Parmetros determinados en el Manual de Tesorera expedido por la DTN,
conforme a la autorizacin conferida en el artculo 28 del Decreto 568 de 1996.
ENTRADA
- Identificacin de los niveles de agrupacin PAC cuyas metas y PAC DTN puedan
agruparse.
- Definicin de los rganos ejecutores a asignar a cada asesor PAC.
SALIDA
- Seleccin de los Asesores PAC y del Centralizador en el sistema.
CRITERIOS DE XITO
- Definicin oportuna por parte del comit de la DTN de los niveles de agrupacin PAC, cuyas
metas y PAC DTN puedan agruparse, y de los rganos ejecutores para la respectiva
vigencia.
- Seleccin adecuada y oportuna de los asesores PAC y del respectivo centralizador por parte
del Comit PAC.
- Asignacin a tiempo de los rganos ejecutores a los Asesores PAC.
RESPONSABLE: Comit PAC de la DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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36. ADMINISTRACION DEL PAC - GESTION.

Responsable
Descripcin
Inicio
DTN/ Comit PAC
DTN/ Comit PAC
Ver Procedimiento: "Distribucin y Aprobacin del PAC Anual y Mensualizado".
Define e identifica, al inicio de la vigencia fiscal, los niveles de agrupacin

PAC cuyas metas y PAC - DTN se puedan agrupar.
Transaccin: Identificacin niveles de agrupacin cuyas metas se pueden
agrupar.
Si existe alguna modificacin de PAC ya aprobada,

no es posible efectuar la agrupacin.
DTN/ Comit PAC
Selecciona los funcionarios que asesorarn a los rganos ejecutores y el

centralizador que tendr a su cargo las transacciones de evaluacin y
aprobacin del PAC.
Transaccin: Creacin Asesores.
DTN/ Comit PAC
Asigna a los asesores seleccionados los rganos ejecutores definidos para

la vigencia fiscal.
Transaccin: Asignacin de Organos Ejecutores a los Asesores.
Existe cambio
de Asesor de
distribucin de
Funciones?
Si.
NO
DTN/ Comit PAC
Ver Procedimiento: "Administracin del PAC - Evaluacin y Aprobacin de

Modificaciones al PAC Por Parte de la DTN".
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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37. ADMINISTRACION DEL PAC SOLICITUDES

MODIFICACION POR PARTE DE LAS ENTIDADES.
DE
OBJETIVO
Permitir a las entidades registrar en el sistema las solicitudes de modificacin requeridas sobre
el PAC que les ha sido aprobado, de acuerdo con sus necesidades reales, y a la DTN evaluar y
aprobar dichas solicitudes con base en la disponibilidad de recursos de la Nacin.
BASE LEGAL
- Artculos 73 inciso 5 y 74 incisos 2 y 4 del Decreto 111 de 1996.
- Artculos 28 y 31 de Decreto 568 de 1996.
ENTRADA
- Evaluacin por parte de la entidad del PAC aprobado frente a sus necesidades reales.
- Registro en el sistema por parte de las entidades en lnea o envo del correspondiente
archivo plano por parte de las entidades fuera de lnea, segn el caso, de la solicitud de
modificacin requerida al PAC aprobado.
- Consulta o carga del archivo plano por parte de la DTN con las solicitudes de modificacin al
PAC aprobado, presentadas por las entidades.
SALIDA
- Aprobacin o rechazo de la solicitudes de modificacin al Pac aprobado, previa evaluacin
de las mismas segn parmetros definidos para ello por parte de la DTN.
- Comunicacin a la entidad de la decisin adoptada por la DTN sobre la modificacin
solicitada sobre el PAC aprobado.
- Registro por parte de las entidades fuera de lnea de la modificacin aprobada al PAC o
consulta en el sistema por parte de las entidades en lnea del ajuste realizado al PAC.
CRITERIOS DE XITO
- Presentacin oportuna de las de las solicitudes de modificacin por parte de las respectivas
entidades, segn mecanismos establecidos para ello y lineamientos dados por la DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Evaluacin y comunicacin oportuna a las respectivas entidades sobre la decisin tomada
por la DTN sobre las modificaciones solicitadas sobre el PAC aprobado.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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37. ADMINISTRACION DEL PAC SOLICITUDES DE MODIFICACION POR

PARTE DE LAS ENTIDADES.
Responsable
Descripcin
Inicio
Consulta o recibe informacin de la DTN sobre PAC aprobado para la

Vigencia y el Rezago - CSF Y SSF.
Transaccin: Consulta/ R eporte PAC mensual y anual CSF y SSF.
1. Los rganos ejecutores fuera de lnea reciben la
informacin de la DTN sobre el PAC aprobado va
e - mail Fax.
2. Los rganos ejecutores en lnea pueden imprimir el
respectivo reporte de "Solicitudes de Modificacin
pendientes" y remitirlo a la DTN debidamente firmado.
Realiza por el mdulo de Egresos el Proceso de Ejecucin Presupuestal,

Ver Procedimientos: "Registro Presupuestal del Compromiso"; "Modificaciones al
Registro Presupuestal del Compromiso"; "Registro Presupuestal de la obligacin";
Modificaciones al Registro Presupuestal de la Obligacin"; "Program acin y Propuesta
de Giros"; "Confirmacin Orden de Pago y Reversin Orden de Pago"; y "Provisin de
Fondos y Reporte de Ejecucin Presupuestal Para Seccionales o Regionales Funcionales
Fuera de Lnea - Mdulo de Egresos.
Requiere
efectuarse
modificaciones
al PAC?
NO
SI.
Fuera de Lnea
Tipo de Entidad?
En Lnea
NO
Maneja Cupos
de PAC?
Ver Procedimiento: "Distribucin

Cupos Por Asignacin Interna"

NO
Requiere
anticipar plan de
pagos?
SI.
Verifica valor del compromiso y fecha (s) de

pago que requiere modificar.
Transaccin: Compromiso (Mdulo Egresos).
SI.
Revisa si existe PAC disponible.

Reporte: Consulta/ Reporte "Estados del PAC" .
De no existir suficiente PAC disponible debe revisarse el

respectivo plan de pagos de los compromisos, y de ser
posible, modificarlo, a efectos de liberar PAC.
Entidad/ Area
Financiera
Genera archivo plano con la solicitud de modificacin

requerida al PAC de la vigencia o del rezago, conforme
a las especificaciones tcnicas del sistema.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Registra solicitud de modificacin requerida al PAC de la

vigencia o del Rezago - CSF SSF.
Transaccin: Captura en lnea de solicitudes de Modificacin
- CSF y SSF.
Reporte: Consulta de solicitudes de modificaciones al Pac.
Reporte: Modificacin al Plan de Pagos.
DTN
Remite a la DTN mediante archivo plano la

modificacin requerida al PAC de la vigencia o del
rezago - CSF SSF, con el respectivo soporte.
Los reportes constituyen el

documento soporte que las
entidades remiten a la DTN.
Verprocedimiento: "Administracin del PAC - Evaluacin y

Aprobacin de Modificaciones al PAC por parte de la DTN".
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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38. MODIFICACIONES (Adicin/ Reduccin) AL PAC DEL

REZAGO AO ANTERIOR.
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores solicitar modificaciones al PAC del rezago ao anterior, de
acuerdo a sus necesidades reales y a la DTN registrar las respectivas solicitudes de
modificacin y la decisin adoptada para el correspondiente ajuste del PAC, de cumplirse con
las condiciones requeridas para ello.
BASE LEGAL
- Artculos 73 inciso 5 y 74 incisos 2 y 4, del Decreto 111 de 1996.
- Artculos 28 y 31 de Decreto 568 de 1996.
ENTRADA
- Presentacin de la solicitud de modificacin por parte de las respectivas entidades, de
acuerdo con los lineamientos establecidos por la DTN.
- Registro por parte de la DTN de las solicitudes de modificacin al PAC del rezago ao
anterior presentadas por las entidades.
SALIDA
- Aprobacin de la modificacin requerida por las entidades al PAC del Rezago ao anterior.
CRITERIOS DE XITO
- Presentacin de la solicitud de modificacin al PAC del rezago ao anterior dentro de las
fechas establecidas por la DTN.
- Cumplimiento de las condiciones a validar por el sistema, de acuerdo con el tipo de
modificacin (adicin o reduccin) requerida.
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la Entidad y DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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38. MODIFICACIONES (Adicin / Reduccin) AL PAC DEL REZAGO AO

ANTERIOR.
Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad en Linea o Fuera

de Linea - Area Financiera
Solicita mediante oficio a la DTN modificacin (adicin o Reduccin) al

PAC del rezago ao anterior.
Las modificaciones al PAC del rezago ao anterior se

realizan slo para el primer ao del sistema, dado que
a partir del segundo ao el sistema mantendr
igualado el PAC del rezago del ao anterior al valor
real de las cuentas por pagar ms las reservas
presupuestales constituidas por las entidades.
DTN/ Divisin PAC
Registra la solicitud de modificacin (Adicin o Reduccin) al PAC del Rezago

Ao Anterior.
Transaccin: Modificaciones al PACdel rezago ao anterior.
Posterior al primer ao del sistema queda a decisin

exclusiva de la Divisin PAC de la DTN el uso de
la transaccin "Modificaciones al PAC del rezago ao
anterior", por las razones sealadas anteriormente.
DTN/ Divisin PAC
El sistema valida que la modificacin solicitada no supere el valor de la

apropiacin para el caso de adicin, o que exista suficiente PAC disponible
para el caso de reduccin. De cumplirse estas condiciones aprueba
automticamente la modificacin.
Consulta PAC.
Transaccin: PAC actualizado mensual, anual.
Transaccin: Reporte operativo modificacin al PAc CSF y SSF.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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39. ADMINISTRACION DEL PAC EVALUACION Y

APROBACION DE MODIFICACIONES AL PAC POR PARTE
DE LA DTN.
OBJETIVO
Permitir a la DTN consultar las respectivas solicitudes de modificacin al PAC registradas por
las entidades en lnea, as como cargar el archivo plano con las solicitudes de modificaciones al
PAC de las entidades Fuera de Lnea y efectuar la correspondiente consulta, y registrar la
decisin adoptada sobre las modificaciones al PAC solicitadas por los rganos ejecutores,
previa evaluacin por parte de los funcionarios competentes del Tesoro y de la respectiva
autorizacin del Comit PAC, de cumplirse con las condiciones requeridas para ello .
BASE LEGAL
- Artculo 73 inciso 4 y 7 y artculo 74 incisos 2 y 4 del Decreto 111 de 1996
- Artculos 27 y 28 del Decreto 568 de 1996
ENTRADA
- Consulta de las solicitudes de modificacin al PAC registrada por las entidades en lnea y de
los respectivos soportes.
- Carga en el sistema del archivo plano con las solicitudes de modificacin al PAC
presentadas por las entidades fuera de lnea y consulta de la misma.
SALIDA
- Elaboracin por parte de los asesores PAC de la respectiva propuesta sobre las
modificaciones al PAC, previa evaluacin de los antecedentes, segn criterios definidos para
ello y de las solicitudes presentadas por las entidades en lnea y fuera de lnea, y
entrega al centralizador en la DTN.
- Elaboracin por parte del Centralizador de la propuesta general de modificaciones al PAC y
presentacin al Comit PAC.
- Anlisis y Ajuste de la propuesta de modificacin al PAC, por parte de la Divisin PAC.
- Aprobacin modificacin rechazo de la solicitud de la modificacin, requerida por las
entidades, por parte del Comit PAC.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Registro de la informacin en el sistema de las modificaciones aprobadas sobre el PAC y

elaboracin de las actas correspondientes.
CRITERIOS DE XITO
- Presentacin de la solicitud de modificacin al PAC dentro de las fechas establecidas por la
DTN.
- Cargue oportuno del archivo plano con las solicitudes de modificacin al PAC de las
entidades fuera de lnea, por parte de la DTN.
- Estudio oportuno por las reas competentes de la DTN respecto de las modificaciones
requeridas al PAC por parte de las entidades en lnea y fuera de lnea.
- Comunicacin oportuna de la decisin adoptada por la DTN sobre las modificaciones
solicitadas al PAC por parte de las entidades en lnea y fuera de lnea.
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la Entidad y DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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39. ADMINISTRACION DEL PAC EVALUACION Y APROBACION DE

MODIFICACIONES AL PAC POR PARTE DE LA DTN .
Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimiento: "Administracin del PAC - Solicitudes de

Modificacin Por Parte de las Entidades".
D TN
D TN
Carga el archivo plano con las respectivas solicitudes

de modificacin al PAC presentadas por las entidades
Fuera de Lnea y efecta la pertinente consulta.
Transaccin: Carga archivo plano de modificaciones.
Transaccin: Consulta de solicitudes de Modificacin.
R eporte: Listado operativo de modificaciones.
Consulta las solicitudes de modificacin al PAC

registrada por las entidades en lnea y los
correspondientes soportes.
Transaccin : Consulta de solicitudes de
Modificacin - CSF y SSF.
R eporte: Listado operativo de modificaciones al Pac.
Tipo de
Modificacin?
Adicin o
Anticipos
Reduccin o
Aplazamiento
El sistema automticam ente captura

e incorpora la modificacin al PAC de
la entidad.
D TN/ Asesor PAC
Evala solicitud conjuntamente con: antecedentes,

indicadores de gestin, criterios DTN y metas CONFIS y
asigna prioridades a cada solicitud de modificacin al PAC.
Transaccin : Asignacin de Prioridades.
D TN/ Asesor PAC
Efecta negociacin con el rgano ejecutor sobre la solicitud

de modificacin presentada, y elabora propuesta sobre las
modificaciones de PAC a ser consideradas por la DTN.
Transaccin: Propuesta Asesor.
Reporte: Comparativo modificaciones al Pac.
Reporte: Opcin/ Propuesta Asesor.
DTN/ Centralizador
Consolida, efecta simulaciones, y genera propuesta general

de modificaciones para presentar al comit PAC .
Transaccin: Simulacin de modificaciones
Reporte: Comparativo modificaciones al Pac - Simulaciones.
D TN/ Divisin PAC
Analiza y ajusta propuesta de modificaciones al PAC.

Transaccin: Propuesta Asesor.
Reporte: Comit Pac - Simulacin.
DTN / Comit PAC
S.I.I.F. D.G.P.N.
Evala, modifica, rechaza o aprueba la solicitud de la entidad.

Transaccin: Evaluacin de modificaciones.
Reporte: Comparativo Modificaciones al Pac - Evaluacin.
R eporte: Reporte despus de Evaluacin.
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DTN/ Centralizador
Organiza la informacin, la registra en el sistema y elabora las

actas de aprobacin sobre la modificacin al PAC.
Transaccin: Aprobacin de Modificaciones.
Reporte: PAC Actualizado, mensual y anual.
Reporte: Listado operativo de modificaciones al PAC.
Fuera de Lnea
DTN/ Divisin PAC
Remite a la entidad mediante e-mail Fax el

reporte del Pac actualizado con la mdificacin
aprobada.
Reporte: PAC actualizado mensual y anual.
Registra la modificacin aprobada del PAC, en

el sistema interno que posea la entidad.
Tipo de
Entidad?
En Lnea
Remite a la entidad e-mail informando que la

modificacin al PAC ya fu aprobada.
Consulta PAC
Transaccin: PAC actualizado mensual, anual.
Transaccin/ Reporte: Consulta solicitudes de
modificacin al Pac.
2
FIN
S.I.I.F. D.G.P.N.
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40. IGUALACION DE PAC A GIROS Y CIERRES DIARIO,

MENSUAL Y ANUAL.
OBJETIVO
Permitir a la DTN con base en el cierre mensual y/o anual que se realice igualar el PAC a los
giros reales efectuados, de acuerdo con los requerimientos de las entidades y aplazar el PAC
disponible o no utilizado hacia meses futuros, segn la disponibilidad de recursos y flujo de
fondos del tesoro.
BASE LEGAL
- Directrices y Parmetros determinados en el Manual de Tesorera expedido por la DTN,
conforme a la autorizacin conferida en el artculo 28 del Decreto 568 de 1996.
ENTRADA
- Determinacin del PAC disponible Con Situacin de Fondos y Sin Situacin de Fondos.
- Decisin adoptada por la DTN sobre los criterios para el aplazamiento del PAC disponible
Con Situacin de Fondos y Sin Situacin de Fondos.
SALIDA
- Igualacin del PAC al valor real de los giros efectuados por la DTN.
- Aprobacin del PAC futuro acorde con las disponibilidades reales de recursos en la DTN
CRITERIOS DE XITO
- Definicin oportuna por parte del comit PAC de los criterios para el aplazamiento del PAC
disponible.
RESPONSABLE: Comit PAC de la DTN y Jefe Oficina de Sistemas de la DGPN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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40. IGUALACION DE PAC A GIROS Y CIERRES DIARIO, MENSUAL Y ANUAL.

Responsable
Descripcin
Inicio
DTN/ Comit PAC
Analiza la ejecucin del PAC y Define si reduce el PAC disponible CSF

y SSF, llevndolo al Rezago del ao siguiente dentro del PAC total
aprobado cuando se trata de vigencia actual , o si lo traslada para
uno o varios meses futuros del ao fiscal.
Transaccin: Igualacin de Pac a Giros - Ajustes automticos a PAC
aprobado para igualar con giros.
Efectuada la respectiva modificacin el sistema
automticamente actualiza el PAC CSF y SSF,
de acuerdo a la decisin adoptada por el Comit
PAC. De no realizarse dicha modificacin, el
sistema automticamente al cierre diario y
mensual hace el respectivo ajuste.
Realiza el cierre diario y el ltimo da hbil del mes el cierre mensual,

de acuerdo con los parmetros definidos para ello.
Proceso: Cierre diario y mensual.
1. El proceso de cierre se realiza en horas
de la noche.
2. Al cierre mensual el sistema de manera
automtica traslada al mes siguiente el PAC
no pagado.
DTN/ Entidad - Area Financiera
Ver Procedimientos: "Administracin del PAC - Solicitudes de

Modificacin al PAC por parte de las entidades" y "Administracin
del PAC - Evaluacin y Aprobacin de Modificaciones al PAC por
parte de la DTN".
NO
Fin de ao?
SI
Ver Procedimientos:
"Distribucin del PAC Anual y Mensualizado"
y "Reintegros - Efectos sobre el PAC ".
Realiza el cierre definitivo de PAC el ltimo da

hbil del ao, segn los parmetros definidos
para ello.
Proceso: Cierre Definitivo.
Fin.
1. El proceso de cierre se realiza en horas de la noche.
2. Al cierre definitivo el sistema de manera automtica hace
lo siguiente:
a) Calcula el saldo inicial de las OAT's sin vinculos con
PAC para la nueva vigencia fiscal
b) Anula las rdenes de pago de Reservas Presupuestales
que fenecen al trmino de la vigencia fiscal respectiva.
c) Iguala PAC a giros y ajusta y traslada las diferencias
para el ao siguiente (Vigencia 1).
d) Crea los cupos PAC por asignacin interna para el
nuevo ao fiscal.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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41. REINTEGROS EFECTOS SOBRE EL PAC

OBJETIVO
Permitir a la DTN efectuar los correspondientes ajustes al PAC como consecuencia de los
reintegros realizados por los rganos ejecutores fuera de lnea.
BASE LEGAL
- Directrices y Parmetros determinados en el Manual de Tesorera, elaborado por la DTN
conforme a la autorizacin contenida en el Artculo 28 del Decreto 568 de 1996.
ENTRADA
- Clasificacin de los reintegros registrados en el sistema, segn las consignaciones
efectuadas en las cuentas corrientes de la DTN por este concepto.
- Determinacin de los ajustes a realizar sobre el PAC con base en los reintegros clasificados
previamente.
SALIDA
- Actualizacin del PAC aprobado Con Situacin de Fondos con base en la aplicacin de los
reintegros clasificados.
CRITERIOS DE XITO
- Clasificacin adecuada y oportuna de los reintegros efectuados por las entidades fuera de
lnea.
- Decisin oportuna por parte del Asesor Centralizador de los ajustes a realizar al PAC
aprobado con base en los reintegros debidamente clasificados.
RESPONSABLE: Asesor Centralizador de la DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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41. REINTEGROS EFECTOS SOBRE EL PAC.

Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimiento "Reintegros - Mdulo de Ingresos"
El proceso se reinicia, cuando la reversin del reintegro

se debe efectuar por haberse clasificado errneamente.
En Lnea
Tipo de
entidad?
Consulta si existe reintegros por clasificar de las

entidades fuera de lnea y/o de las asignaciones
internas fuera de lnea.
Consulta: Captura de reintegros/ reintegros por
clasificar.
DTN/ Asesor Centralizador
El sistema permite aplicar o procesar los reintegros de

acuerdo con la vigencia PAC de rganos ejecutores en lnea.
Ver Procedimiento: "Reintegros" - mdulo Egresos
DTN/ Asesor Centralizador
NO
DTN/Asesor Centralizador
DTN/Asesor Centralizador /
DTN/Asesor Centralizador /
Se requiere
reversar el
reintegro?
Clasifica los reintegros consignados por los

rganos Fuera de lnea en las cuentas corrientes
de la DTN autorizadas para ello, definiendo
conforme a los criterios establecidos por la DTN,
si se adiciona el PAC Con Situacin de Fondos
para uno o varios meses futuros de la vigencia
actual o si se reduce y se adiciona
proporcionalmente en el rezago del ao siguiente.
Transaccin: Captura de Reintegros.
Aplica o procesa los reintegros clasificados para

que se actualice el PAC Con Situacin de
Fondos.
Transaccin: Proceso de reintegros.
SI.
Consulta el reintegro aplicado objeto de

ser reversado.
1. Los reintegros que afectan el PAC SSF

se reflejan en los reportes de ejecucin
presupuestal envados mediante archivo plano
por las entidades fuera de lnea.
2. El PAC se ajusta (Disminuye) en el mes del
giro.
Aplica la reversin del reintegro.

Transaccin: Reintegro ( - ).
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Fuera de Lnea
La reversin del reintegro se hace por la

misma transaccin utilizada cuando se
aplic, pero con signo negativo (operacin
contraria o reversin).
2002 03 - 11
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CAPITULO III
PROCEDIMIENTOS MODULO DE CUENTA UNICA
NACIONAL - CUN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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42. CONTROL ESTADSTICO RECAUDOS DE LA DIAN

OBJETIVO
Permitir a la DTN, crear y mantener actualizada la informacin referente a las entidades
financieras que tienen convenio con la DIAN para el recaudo de los impuestos directos,
registrar en el sistema la informacin enviada por la DIAN sobre los recaudos de impuestos
efectuados por las Entidades recaudadoras, registrar la informacin semanal de recaudo
enviada va FAX por los bancos recaudadores, as como registrar la informacin sobre las
consignaciones realizadas por los bancos recaudadores en el Banco de la Repblica en la
cuenta puente I Tributaria a favor de la DTN, generar con base en dichos datos el respectivo
informe estadstico, estableciendo las diferencias, si las hay, con el fin de adoptarse por parte
de la DTN y de la DIAN las polticas de control para el cabal cumplimiento de los convenios por
parte de las entidades recaudadoras y de efectuar la correspondiente proyeccin de ingresos
por concepto de impuestos de carcter nacional.
BASE LEGAL
- Artculos 3 inciso 1, 4 y 6 del Decreto 630 de 1996
ENTRADA
- Creacin en el sistema de las entidades financieras recaudadoras de impuestos, segn lo
estipulado en el respectivo convenio y actualizacin permanente de la informacin sobre
dichas entidades.
- Envo de la informacin mediante archivo plano por parte de la DIAN y de las entidades
financieras sobre los recaudos de impuestos y consignaciones efectuadas por dicho
concepto en el Banco de la Repblica.
SALIDA
- Registro en el sistema por parte de la DTN de la informacin remitida por la DIAN y las
Entidades Financieras sobre el recaudo de impuestos y consignaciones realizadas en el
Banco de la Repblica.
- Confrontacin de la informacin estadstica recibida de las entidades recaudadoras y
determinacin de polticas de control por parte de la DIAN y de la DTN en caso de
presentarse diferencias.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 173 de 371

CRITERIOS DE XITO
- Creacin oportuna en el sistema por parte de la DTN de las entidades financieras, segn lo
estipulado en el respectivo convenio.
- Mantenimiento permanente de la informacin concerniente a las entidades financieras
recaudadoras.
- Envo oportuno a la DTN de la informacin sobre recaudos de impuestos por parte de la
DIAN, de las entidades financieras y de las consignaciones realizadas en el Banco de la
Repblica.
- Adopcin a tiempo de las polticas de control por parte de la DIAN y de la DTN con base en
las diferencias encontradas de la comparacin de los datos estadsticos obtenidos de la
DIAN, de los bancos recaudadores y del Banco de la Repblica.
RESPONSABLE: Direccin del Tesoro Nacional - DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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42. CONTROL ESTADISTICO RECAUDOS DE LA DIAN.

Responsable
Descripcin
Inicio
Asocia los cdigos estadsticos a los diferentes tipos de contribuyentes.

Transaccin: Relacin entre Cdigos Estadsticos y Tipos de Contribuyente.
DTN
1. Previo a la asociacin deben haberse creado los tipos de

contribuyentes y los conceptos estadsticos.
2. Se entiende por Cdigos Estadsticos aquellos que identifican
el concepto del recaudo de impuesto o aduanas, ej: Renta, IVA,
aranceles, etc.
3. Tipo de Contribuyentes: Definidos segn el Estatuto Tributario:
Grandes Contribuyentes, Aduanas y Otros.
Crea las cuentas tributarias DTN.

Ver Procedimiento: Manejo y Control Cuentas DTN.
DTN
Crea entidades recaudadoras de impuestos, de acuerdo con lo establecido en el convenio

con la DTN y la DIAN, y define: fechas de aplicabilidad, clase de convenio, das de
compensacin por tipo de contribuyente y cuentas bancarias para depositar los recaudos.
Transaccin: Entidades recaudadoras de impuestos.
DTN
DTN
Carga la informacin enviada mediante archivo plano por

la DIAN sobre el recaudo de impuestos y calcula la fecha
de consignacin.
Proceso : Registro totales impuestos - DIAN.
Carga la informacin enviada mediante archivo

plano por los bancos recaudadores sobre las
consignaciones efectuadas en el Banco de la
Repblica a favor de la DTN.
Proceso: Registro consignaciones Banco Repblica.
Despus de este proceso queda disponible

la consulta de los datos en la Transaccin:
Registro Consignaciones Banco Repblica.
Despus de este proceso queda

disponible la consulta de los datos
en la Transaccin: Registro Totales
Impuestos - DIAN.
DTN
Carga la informacin de recaudo enviada mediante archivo

plano a la DTN por los Bancos recaudadores.
Transaccin/ Proceso: Registro informacin recaudo banco.
Despus de este proceso queda disponible

la consulta de los datos en la Transaccin:
Registro Informacin recaudo banco.
DTN
El sistema compara la informacin estadstica recibida de la DIAN, de los Bancos

recaudadores y del Banco Repblica, por banco, tipo de contribuyente y fecha
Control entidades recaudadoras
de recaudo. Establece diferencias en valores y fechas de recaudo si las hay.
Proceso: Control entidades recaudadoras
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
De presentarse diferencias, la DIAN y la

DTN adoptan polticas de control para las
entidades recaudadoras.
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43. MANTENIMIENTO DE ENTIDADES FINANCIERAS

OBJETIVO
Permitir a la DTN crear en el sistema la informacin de las entidades financieras
correspondiente a: NIT, cdigo compensacin, pas, sucursal, direccin, telfono, cdigo de ruta
y trnsito, definiendo para las mismas los cdigos de conceptos SIIF. As mismo, crear y
mantener actualizada en el aplicativo los datos sobre el Banco Agente y sus Bancos
relacionados, e incluir los concernientes a los convenios pactados entre la DTN y las entidades
Financieras.
BASE LEGAL
- Artculos, 2, 3 y 4 del Decreto 1425 del 24 de julio de 1998.
ENTRADA
- Obtencin de la informacin sobre las entidades financieras recaudadoras de impuestos.
- Recopilacin de los datos sobre el banco agente y sus bancos relacionados.
- Definicin de los cdigos de los conceptos SIIF asociados a las entidades financieras.
SALIDA
- Creacin y actualizacin permanente en el aplicativo de los datos concernientes al Banco
Agente y sus Bancos relacionados.
- Registro en el sistema de la informacin correspondiente a los convenios pactados entre la
DTN y las entidades financieras recaudadoras de impuestos.
CRITERIOS DE XITO
- Consistencia de la informacin obtenida sobre las entidades financieras, el banco agente y
sus bancos relacionados.
- Creacin oportuna en el sistema de las entidades financieras, de acuerdo con lo estipulado
en el respectivo convenio, as como del banco agente y sus bancos relacionados.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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recaudadoras de impuestos, as como del banco agente y sus bancos relacionados.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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43. MANTENIMIENTO DE ENTIDADES FINANCIERAS.

Responsable
Descripcin
Inicio
Crea en el sistema las entidades financieras y define para cada una: cdigo de
compensacin, tipo, NIT, direccin, telfono, sucursal, cdigo de ruta y trnsito.
Transaccin: Mantenimiento de entidades Financieras
DTN
DTN
Crea Entidades Recaudadoras.

Ver procedimiento : "Control Estadstico
Recaudos De la DIAN".
DTN
Crea cuentas DTN.

Ver procedimiento: "Manejo y Control de las Cuentas
DTN ".
Crea en el sistema el Banco Agente, sus bancos relacionados y mantiene

actualizada la informacin. Define las fechas de inicio y fin de servicio, para el
Banco Agente y sus relacionados, y la modalidad de pago al Banco Agente.
Transaccin: Mantenimiento de entidades financieras convenio
Banco Agente: Es el banco con el cual la DTN tiene

convenio para efectuar los abonos en cuenta a los
beneficiarios finales, y segn el Decreto 1425 de
Julio/99 corresponde al Banco de la Repblica.
Bancos Relacionados: Son los bancos o corporaciones
financieras que pertenecen al Sistema CENIT
(Compensacin Electrnica Nacional Intercambiaria
del Banco de al Repblica) y en los cuales tienen sus
cuentas los beneficiarios finales.
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
Ver procedimiento: "Registro Presupuestal del Compromiso "

Mdulo de Egresos.
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44. MANEJO Y CONTROL DE LAS CUENTAS DTN

OBJETIVO
Permitir a la DTN: Asociar los conceptos de ingreso y adicionales relacionados con el tipo de
cuenta bancaria; crear en el sistema todas las cuentas bancarias, administradas o no por ella;
cargar manualmente los extractos de las cuentas DTN; consultar por fechas los movimientos de
cada extracto; eliminar uno, varios o todos los registros de un extracto; consultar, a la fecha del
ltimo extracto cargado, el saldo final de las cuentas DTN por tipo de moneda o cuenta y
contabilizar el movimiento de dichos extractos.
BASE LEGAL
- Artculo 16.1 del Decreto 1133 de 1999
ENTRADA
- Obtencin de la informacin sobre las entidades financieras recaudadoras de impuestos.
- Recopilacin de los datos sobre el banco agente y sus bancos relacionados.
- Definicin de los cdigos de los conceptos SIIF asociados a las entidades financieras.
SALIDA
- Creacin y actualizacin permanente en el aplicativo de los datos concernientes al Banco
Agente y sus Bancos relacionados.
- Registro en el sistema de la informacin correspondiente a los convenios pactados entre la
DTN y las entidades financieras recaudadoras de impuestos.
CRITERIOS DE XITO
- Consistencia de la informacin obtenida respecto de las entidades financieras, del banco
agente y sus bancos relacionados.
- Creacin oportuna en el sistema de las entidades financieras, de acuerdo con lo estipulado
en el respectivo convenio, as como del banco agente y sus bancos relacionados.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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recaudadoras de impuestos, y al banco agente y sus bancos relacionados.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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44. MANEJO Y CONTROL DE LAS CUENTAS DTN.

Responsable
Descripcin
Inicio
Asocia conceptos de ingreso bsicos y adicionales para las cuentas de recaudo; y

tipos de operacin y conceptos adicionales para las cuentas cajero y otras (1).
Transaccin: Mantenimiento de conceptos SIIF
DTN
(1) DEFINICIN DE CONCEPTOS:

- Tipos de Cuentas DTN: a) Tipo I : Cuentas de recaudo, se crean
identificando la entidad generadora del Ingreso; b) Tipo II : Cuentas de
recaudo, se crean identificando el concepto de ingreso; c) Cuenta Cajero:
Cuenta centralizadora de recursos de la DTN. Unica cuenta pagadora de
la DTN; d) Otras: Cuentas transitorias para traslados de la DTN.
- Conceptos de Ingreso: a) Tipos de operacin: Conceptos definidos para
identificar movimientos bancarios de las cuentas cajero y otras; b) Bsicos:
Definidos en la Ley de Presupuesto: para cuentas Tipo I: tipo de ingreso;
Para cuentas TIpo II: Unidades Ejecutoras; c) Adicionales: Conceptos
bancarios reportados en los extractos bancarios para todos los tipos de
cuenta, as: notas dbito, notas crdito, egresos, ingresos, etc.
- Conceptos SIIF: Corresponden a los conceptos por tipo de cuenta que
identifican en el sistema el origen de los movimientos dbitos y crditos
reportados por los bancos en los extractos de las cuentas DTN.
Crea o elimina cuentas DTN y define el tipo de ingreso, ente generador, cdigo
OAT, cuenta contable y asocia el cdigo de crdito pblico si se trata de
cuenta previo desembolso.
Transaccin: Mantenimiento de cuentas DTN
DTN
DTN
Previa a la asociacin de los conceptos adicionales se

requiere vincular a cada concepto adicional el respectivo
cdigo de codificacin contable, a travs de la transaccin:
"Relacin entre cdigos adicionales y tipo de cuenta".
Homologa a los cdigos internos de los conceptos SIIF los

cdigos utilizados por cada Banco en los extractos bancarios
para la misma informacin.
Transaccin: Mantenimiento de Entidades Financieras.
DTN
Carga a travs de archivos planos los extractos de las cuentas DTN.

Transaccin: Mantenimiento de movimiento de extractos.
Proceso: Carga de movimiento de extractos de cuentas DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Previa a la creacin de las cuentas DTN se requiere:

1. Haber creado las entidades financieras, y
2. Haber creado la Tasa de Cambio frente al peso, para
cuentas de moneda extranjera.
3. Las entidades en lnea generadoras del ingreso
crean las cuentas de recaudo Tipo I y II S.S.F. a travs
de esta misma transaccin.
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1. Previo a la carga de extractos debe haberse creado la

Tasa de Cambio frente al peso.
2. Despus de este proceso queda disponible la consulta
de los extractos y saldos de las cuentas de la DTN.
Transaccin: Consulta de Movimientos de cuentas DTN.
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Efecta el registro automtico de los conceptos bsicos y semiautomtico

para conceptos adicionales asociados a las cuentas DTN.
Transaccin: Contabilizacin de movimientos de las cuentas DTN.
DTN
Ver Procedimiento Contable.
SI.
DTN
Los movimientos
crdito de extractos de
las cuentas Puente Tipo I
y II corresponden a
Reintegros?
Ver Procedimiento: " Imputacin Cobro En Dinero Para

Clasificar Un Rubro de Ingreso o Una Cuenta Por Pagar" Mdulo de Ingresos.
Ver Procedimiento: " Imputacin Cobro En Dinero

Para Clasificar Un Reintegro" - Mdulo de Ingresos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
NO
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45. PROCESO DE PAGO VISION GENERAL Y CON

SITUACION DE FONDOS
OBJETIVO
Permitir a la DTN: Definir y actualizar el calendario de pagos a partir de una fecha de
aplicabilidad, aprobar las propuestas de programacin de giros de las entidades en lnea y
asignar el correspondiente cupo de giro diario, generar y confirmar las rdenes bancarias,
efectuar traslado de fondos entre las cuentas DTN, as como efectuar la comunicacin con el
Banco Agente.
BASE LEGAL
- Artculos 28 del Decreto 359 de 1995, 2, 8 y 9 del Decreto 630 de 1996
- Decreto 1425 de 1998
ENTRADA
- Marca en el sistema las fechas de pago, de acuerdo con el calendario de pagos definido por
la DTN, a partir de una fecha de aplicabilidad.
- Registro en el sistema por parte de las entidades en lnea de la propuesta de programacin
de giros.
- Envo a la DTN del archivo plano con la propuesta de programacin de giros por parte de las
SALIDA
- Asignacin del cupo de giro diario o cupo DTN a las entidades.
- Generacin de rdenes de pago OAT por parte de la DTN para los giros a las entidades
fuera de lnea.
- Generacin de las rdenes bancarias por parte de la DTN, con base en las rdenes de pago
generadas por las entidades en lnea y por la DTN para las entidades fuera de lnea.
- Confirmacin de las rdenes bancarias y transmisin de la autorizacin al Banco agente para
el respectivo traslado de recursos a las cuentas de los beneficiarios finales.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Definicin oportuna del calendario de pagos por parte de la DTN.
- Propuesta de la programacin de giros por parte de las entidades ajustada a sus
necesidades reales y a las fechas pactadas en los correspondientes compromisos.
- Generacin y confirmacin a tiempo de las rdenes bancarias por parte de la DTN.
RESPONSABLE: Direccin del Tesoro Nacional - DTN y el pagador de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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45.
a) PROCESO DE PAGO VISION GENERAL.
Responsable
Descripcin
ENTIDAD FUERA
LINEA.
DTN..
ENTIDAD EN LINEA.
Inicio
Ver procedimiento "Mantenimiento de Entidades Financieras"
La DTN define calendario de pagos a partir de una fecha de aplicabilidad

para rubros de fecha variable.
T: Mantenimiento Calendario de pagos.
Com promiso.
T= Com promiso (egresos).
Obligacin.
T= Obligacin (Egresos).
Enva propuesta en
diskette, o fax.
Confirm acin Deducciones.

T= Confirm acin Deducciones (Egresos)
Ver procedimiento.
"GIROS ENTIDADES FUERA DE LNEA".
Program acin de giros.

T= Programacin de giro (Egresos)
Propuesta de giros.
T=Propuesta de giro (Egresos).
Aprueba Cupo DTN

fecha fija/variable.
T= Aprobacin Propuesta de
Programacinde Giros
Consulta Cupo.
T= Autorizacin DTN (Egresos).
Seleccin Masiva Obligacin.

Fecha Fija/Variable.
T= Seleccin Masiva Obligacin (Egresos).
Pago CON
Situacin de
Fonfos?
Generacin de Ordenes de Pago OAT

P= Generacin de Ordenes de Pago OAT.
NO
SI
Confirmacin Orden de Pago CON

Situacin de Fondos
.T= Confirmacinpara trmite de Pago
(Egresos)
NO
Pago CENIT?
Ver procedim iento.

Pago Servicio Deuda y pago en monedas
diferentes al Peso.
SI
Confirmacin Orden de Pago Sin Situacin

de Fondos.
T= Confirm acin para trmite de Pago
(Egresos).
Agrupa todas las ordenes de pago en ordenes bancarias.

T= Generacin Orden Bancaria
Transmisin de la autorizacin al Banco Agente.

T= Confirmacin de Ordenes Bancarias
Confirm a Pago Sin Situacin de Fondos.

T= Confirm acin rdenes de Pago Sin
Situacin de Fondos (CUN).
El sistem a genera autom ticam ente

archivo NACHAN.
Fin.
Ver procedimiento.
COMUNICACION DTN - BANCO DE LA REPUBLICA.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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45. b) PROCESO DE PAGO CON SITUACION DE FONDOS.

Responsable
Descripcin
Inicio
Genera Ordenes de pago (OAT y presupuestales) en los

mdulos de ingresos, egresos y cun.
DTN/ Entidad
Si las OAT no requieren PAC ni cupo DTN y no han sido

generadas por la DTN, deben ser verificadas y confirmadas
por la DTN., que las pasa de estado "Pendiente de
autorizacin para trmite de Pago" a estado "Generadas".
Transaccin: Confirmacin para trmite de pago OAT.
DTN
Agrupa rdenes de pago.

Proceso: Generacin rdenes bancarias.
Pago
CENIT?
NO
Ver procedimiento: Pago Servicio Deuda y pago en

monedas diferentes al Peso.
SI.
DTN
El sistema agrupa en orden bancaria "Tipo comercial"

todas las rdenes de pago CSF, en estado generadas, que
tengan fecha de giro CUN menor o igual a la del sistema y
las cuentas de los beneficiarios finales pertenezcan a una
entidad financiera comercial
Si la fecha de giro CUN de la orden de pago es superior

a la del sistema y se requiere anticipar su pago, se
puede igualar la fecha de giro CUN a la del sistema
utilizando la transaccin: "Anticipo de rdenes de Pago".
Se requiere
bloquear alguna
orden?
Ver procedimiento.
Bloqueo de rdenes pendientes de ejecutar
SI.
NO.
DTN
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
Transmisin de la autorizacin al Banco Agente.

Proceso = Confirmacin de Ordenes Bancarias.
Ver procedimiento.
COMUNICACION DTN - BANCO DE LA REPUBLICA.
2002 03 - 11
1.El sistema genera automticamente archivo NACHAM

2. Deja la traza contable de los pagos realizados por orden de
pago. Ver Procedimiento Contable.
3. Actualiza en la base de datos: la ley de presupuesto, el saldo
pagado al beneficiario, el pac pagado por nivel de agrupacin y
vigencia, los saldos y movimientos OAT, el total pagado de los
usos del proyecto, y en los contratos de previo desembolso el
ordenado para pago y el pagado, segn la informacin de las
rdenes de pago.
4. Deja las rdenes de pago procesadas con xito, en estado
"Pagadas" y las no procesadas en estado "Reportadas con
incidencia en la gestin de pago".
5. Las rdenes de pago en estado "reportadas con inconsistencia"
en la gestin de pago pueden ser dejadas por la DTN
nuevamente en estado "generada, a travs de la transaccin
"bloqueo de rdenespendientes de ejecutar", una vez corregida
la causa que origin la inconsistencia en el pago.
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46. COMUNICACIN DTN BANCO DE LA REPUBLICA

OBJETIVO
Permitir: la seleccin de los archivos generados por la DTN y marcarlos como enviados en
lnea, por diskette o no enviados, cambiar el estado de los archivos enviados por diskette de
pendiente de confirmacin recibidos a confirmados, as como cambiar el estado de los
archivos NACHA recibidos sin registrar a archivos NACHA registrados y procesar la
informacin de los archivos con pagos no exitosos.
BASE LEGAL
ENTRADA
- Seleccin de los archivos generados por la DTN e identificarlos segn marcas definidas.
- Recepcin por parte de la DTN de los archivos NACHA reportados con inconsistencias por
el Banco de la Repblica.
SALIDA
- Envo al Banco de la Repblica de los archivos NACHA generados por la DTN, previa
seleccin de los mismos de acuerdo con las marcas definidas.
- Reversin de las operaciones realizadas por parte de la DTN con base en la confirmacin de
la orden bancaria de pagos no exitosos.
CRITERIOS DE XITO
- Consistencia de la informacin contenida en los archivos NACHA generados por la DTN.
- Envo oportuno al Banco de la Repblica de los archivos NACHA.
- Correccin adecuada de las inconsistencias reportadas por el Banco de la Repblica de los
archivos NACHA remitidos por la DTN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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46. COMUNICACIN DTN BANCO REPBLICA (PAGO CENIT).

Responsable
Descripcin
DTN.
BANREPUBLICA
Inicio
El sistema genera archivo NACHA de Prenotificaciones

para el Banco con informacin sobre Cuentas bancarias
del beneficiario final, para validar: NIT, cuenta, tipo de
cuenta y beneficiarios.
Proceso: Cierre Diario de CUN.
El sistema genera arcivo NACHA para Pagos con Abono

en cuenta con: Nmero de cuenta, Banco, tipo de cuenta,
valor y beneficiario.
Proceso: Confirmacin Orden Bancaria.
Baja los archivos generados por el sistema y dejados en el

directorio: Nacha/ archivo/ enviado, y los traslada a la estacin
CENIT del Banco de la Repblica.
Selecciona los archivos generados y los marca como: Enviados

en lnea, por diskette o no enviados.
Transaccin: = Registro y Forma de envo archivo NACHA
a los bancos.
La Estructura
del archivo es
correcta?
SI.
NO
Genera y enva Reporte de Inconsistencias a DTN,

anexando archivo.
Ajusta archivo y lo enva nuevamente al Banco de

la Repblica.
Tramita pago
Pago Exitoso?
SI.
Abona en cuenta del beneficiario final.
NO
Recibe archivo. Ubica archivo en el directorio:

Nacha\archivo\recibido\
Fin.
Genera y enva Reporte de Inconsistencias a DTN,

en archivo NACHA.
Genera archivo recibido.

Proceso: = Recepcin archivo Nacha.
SI.
La Estructura
del archivo es
correcta?
NO
Ubica en el directorio:
Nacha\archivo\ registrado.
Ubica archivo en el directorio:

Nacha\archivo\errneo.
Reversa operaciones realizadascon la

"Confirmacin de Orden Bancaria" de
pagos no exitosos.
Proceso: Pagos Provenientes de Bancos
Agentes.
Ver Procedimiento: " Proceso de Pago Con Situacin de Fondos".
Actualiza las cuentas reportadas en el

proceso de prenotificacin y las deja en
estado "Invalidadas por Cun".
Proceso: Pagos Provenientes de Bancos
Agentes.
Genera y enva Reporte de Errores al Banco

de la Republica.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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47. GIROS ENTIDADES FUERA DE LINEA

OBJETIVO
Permitir a la DTN capturar la informacin correspondiente a los beneficiarios finales y a las
cuentas autorizadas de las entidades fuera de lnea para el giro de los recursos de la Nacin,
as como relacionar las cuentas de giro de todos los rganos ejecutores con los respectivos
niveles de agrupacin PAC; seleccionar o marcar los rganos aportantes al ICFES; cargar en el
sistema manualmente o mediante archivo plano las propuestas de programacin y
reprogramacin de giros remitidas por las entidades fuera de lnea; asignar el correspondiente
cupo de giro DTN a las entidades fuera de lnea; consultar los giros programados para una
entidad; modificar la fecha de giro; eliminar un giro programado; cargar los archivos planos con
la informacin de los DIPs de deuda externa, organismos internacionales, fuente especfica;
consultar los DIPs que no han sido girados; eliminar los DIPs; autorizar los giros generales y
detallados; consultar los giros autorizados y los pendientes de aprobacin: desautorizar giros
aprobados y generar las rdenes de pago OAT de las entidades fuera de lnea.
BASE LEGAL
ENTRADA
- Carga en el sistema del archivo plano con la informacin sobre los beneficiarios finales y las
cuentas a las entidades fuera de lnea para el giro de los recursos de la Nacin, por parte de
la DTN.
- Asociacin de las cuentas de giro de las entidades con el respectivo nivel de agrupacin
PAC y seleccin de los rganos aportantes al ICFES.
- Carga en el sistema manualmente o mediante archivo plano de las propuestas de
programacin de giros remitido por las entidades fuera de lnea.
SALIDA
- Asignacin de cupo diario de giro o cupo DTN por nivel de agrupacin y vigencia.
- Autorizacin de giros por parte de la DTN.
- Generacin por parte de la DTN de las rdenes de pago OAT de las entidades fuera de
lnea.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Carga oportuna por parte de la DTN de los archivos planos con la informacin remitida por
las entidades fuera de lnea sobre beneficiarios y cuentas autorizadas para el giro de los
recursos de la Nacin.
- Asociacin oportuna y adecuada de las cuentas de giro de los rganos ejecutores con los
niveles de agrupacin PAC definidos por la DTN.
- Asignacin oportuna y suficiente de los cupos diarios de giro por parte de la DTN.
- Autorizacin oportuna de los giros por parte de la DTN y de la generacin de las rdenes de
pago OAT de las entidades fuera de lnea.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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47. GIROS ENTIDADES FUERA DE LINEA.

Responsable
Descripcin
Inicio
DTN
Carga archivo plano con las cuentas autorizadas de las entidades fuera de lnea.
Proceso:Carga masiva Beneficiarios.
Ver Procedimiento: "Validacin Cuentas Beneficiario Final - Creacin Cuenta.
Si la entidad es aportante al ICFES debe
crersele como un beneficiario de dicha entidad.
DTN
Asocia cada cuenta giro de la entidad en estado activa con el nivel de

agrupacin respectivo.
Transaccin: Relacin Cuentas giro nivel de agrupacin.
Valida que no existan dos cuentas bancarias
para la misma cuenta de gastos.
DTN
DTN
Marca rganos aportantes al ICFES.

Transaccin: Seleccin de rganos aportantes al ICFES.
Carga archivo plano con la propuesta de programacin de giros, remitido por

las entidades fuera de lnea.
Proceso: Carga Propuesta Programacin Entidades Fuera Lnea
1. Valida PAC para giros que requieren DIP.

2. Valida cuenta autorizada para los giros
generales.
3. Valida Fecha calendario Cun.
DTN
Aprueba Cupo DTN por nivel de agrupacin y vigencia.

Transaccin: Aprobacin Cupo Entidades Fuera de Lnea.
DTN
NO
Se requiere
DIP?
SI.
DTN
Modifica fecha de giro.

Transaccin: Modificacin de Giros.
Se puede modificar la fecha de giro para

giros generales, y para los que requieren
DIP antes de detallarlos.
Carga archivos planos con DIP(regionales, fuente especfica,

deuda externa y organismos internacionales) .
Proceso: Carga DIP Entidades Fuera Lnea
Transaccin: Manteminiento DIP Entidades Fuera de Lnea.
1. Para los giros regionales y fuente especfica
valida cuenta autorizada y adicionalmente para
fuente especfica valida que el contrato exista.
2. El sistema no permite detallar el DIP que no
tiene autorizado el cupo DTN.
DTN
Autoriza giro
Proceso: Autorizacin Giros
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Valida que exista PAC para todos

los giros generales pendientes de
autorizacin.
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DTN
Genera orden de pago entidades fuera de lnea.

Proceso: Generacin orden de pago OAT.
Si el rgano ejecutor es aportante al ICFES el sistema
descuenta el 2% del giro correspondiente, como aporte.
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
Ver Procedimiento "Proceso de Pago Con Situacin de

Fondos".
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48. BLOQUEO DE ORDENES DE PAGO Y/O DE ORDENES

BANCARIAS PENDIENTES DE EJECUTAR
OBJETIVO
Permitir a la DTN realizar el bloqueo o desbloqueo de las rdenes bancarias pendientes de
confirmacin, as como de las rdenes de pago OAT de las entidades fuera de lnea que
estn en estado seleccionadas por CUN.
BASE LEGAL
ENTRADA
- Generacin de las rdenes bancarias por parte de la DTN.
- Seleccin de las rdenes de pago o de las rdenes bancarias a bloquear.
SALIDA
- Bloqueo de las rdenes bancarias o de las rdenes de pago seleccionadas por la DTN y
anulacin de las mismas.
- Desbloqueo de las rdenes bancarias o de las rdenes de pago cuando se requiera.
- Generacin de nuevas rdenes bancarias de nuevas rdenes de pago, una vez hayan sido
desbloqueadas.
CRITERIOS DE XITO
- Adecuada seleccin de la orden bancaria o de la orden de pago a bloquear.
- Oportuna generacin de las nuevas rdenes bancarias o de las nuevas rdenes de pago,
una vez autorizado el desbloqueo de las mismas.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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48. BLOQUEO DE ORDENES DE PAGO Y/O DE ORDENES BANCARIAS

PENDIENTES DE EJECUTAR.
Responsable
Descripcin
Inicio
Genera rdenes de Pago (OAT y Presupuestales)

Transacciones: Confirmacin orden de pago y Orden de Pago OAT Mdulo de Egresos
Proceso: Generacin OAT (Giros - Mdulo de Cun).
Entidad/ Area Financiera/

DTN
SI.
DTN
Se requiere
Bloquear las
rdenes
de Pago?
NO
Selecciona las rdenes de pago en estado "Generadas"

y las bloquea.
ejecutar.
Por procedimientos de control slo la

DTN puede bloquear rdenes de pago
en estado generadas.
Se desbloquea
las rdenes
de Pago?
SI.
DTN
Desbloquea las rdenes de Pago.

Transaccin: Bloqueo de rdenes pendientes
de ejecutar.
DTN
NO
Genera orden Bancaria.

Proceso: Generacin Orden Bancaria
Ver Procedimiento; "Proceso de Pago Con Situacin de Fondos".
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Cuando se genera una nueva Orden Bancaria, quedan

excluidas de sta las rdenes de pago en estado
bloqueadas.
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Se requiere
Bloqueo?
NO
SI
Orden de Pago
TIpo de
Bloqueo?
Orden Bancaria
Selecciona, consulta y bloquea rdenes de pago

ejecutar.
Entidad/ DTN
Automticamente el sistema Bloquea la (s)

Orden (es) Bancaria(s) que contiene la (s)
orden (es) de pago seleccionada (s).
Bloquea Orden Bancaria

Transaccin: Bloqueo de rdenes
pendientes de ejecutar
DTN
Reversa rden de pago respectiva.
Transaccin: Consulta y/o reversin
orden de pago.
Transaccin: OAT (Mdulo de Egresos).
DTN/Entidad
2
1. Ls rdenes de pago quedan en estado "Anuladas" y
se requiere en cada mdulo de origen volverlas a
generar.
2. Esta Transaccin slo permite a la DTN reversar
rdenes de pago OAT que esta unidad haya generado.
Desbloquea Orden Bancaria cuando se

requiera hacer el pago y se deja en
estado "generada".
Transaccin: Bloqueo de rdenes
pendientes de ejecutar.
DTN
DTN
Desbloquea Orden (es) Bancaria (s)

Transaccin: Bloqueo de rdenes pendientes
de ejecutar
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
En este momento el sistema automticamente

anula la Orden Bancaria y deja las rdenes de
pago no bloqueadas en estado "generadas".
Ver Procedimiento: "Proceso de Pago Con

Situacin de Fondos".
2002 03 - 11
DTN confirma Orden Bancaria

Proceso: Confirmacin Orden Bancaria
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49. PAGO SERVICIO DE LA DEUDA Y PAGO EN MONEDAS

DIFERENTES AL PESO
OBJETIVO
Permitir a la DTN realizar el registro de los dlares negociados en la compra de monedas de
pago diferentes al dlar; distribuir los dlares negociados por moneda entre las diferentes
rdenes de pago OAT de deuda externa y organismos internacionales, con moneda de pago
diferente a pesos y dlares, cuya fecha de giro es igual a la fecha del sistema, y registrar la tasa
de la moneda origen frente al dlar (tasa de cambio reportada por el Banco de la Repblica) y
los dlares equivalentes, para rdenes de pago de deuda interna con moneda origen diferente a
pesos y moneda de pago pesos.
BASE LEGAL
- Artculo 28 Numeral 1) del Decreto 359 de 1995, artculo 9 del Decreto 630 de 1996
ENTRADA
- Confirmacin de la orden de pago para servicio de la deuda y pagos en otra moneda.
- Registro de la tasa de cambio reportada por el Banco de la Repblica, para el pago de la
deuda interna con moneda origen diferente a pesos y moneda de pago pesos.
- Registro de los dlares negociados por tipo de moneda, con base en el reporte consolidado
de compra de moneda para el pago de deuda externa y organismos internacionales.
SALIDA
- Distribucin proporcional por el sistema de los dlares negociados por moneda entre las
rdenes de pago OAT de deuda externa y organismos internacionales.
- Generacin de la orden Bancaria e instructivo de pago al Banco de la repblica.
- Confirmacin de la orden Bancaria.
CRITERIOS DE XITO
- Confirmacin oportuna de la orden de pago para el servicio de la deuda y pagos en otra
moneda.
- Registro de la tasa de cambio acorde con lo reportado por el Banco de la Repblica.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 196 de 371

- Generacin oportuna de la orden Bancaria y del correspondiente instructivo de pago para el
Banco de la Repblica.
- Confirmacin oportuna de la orden Bancaria, a fin de cumplir con el pago del servicio de la
deuda y pagos en otras monedas dentro de las correspondientes fechas pactadas de pago.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 197 de 371

49. PAGO SERVICIO DEUDA Y PAGO EN MONEDAS DIFERENTES AL PESO.

Responsable
Descripcin
Inicio
DTN/ DGCP/ Entidades en Lnea
Confirma Orden de Pago para servicio de deuda y pagos en otra moneda.

Transaccin: Confirmacin orden de pago (mdulo egresos).
Transaccin: OAT (mdulo egresos)
Proceso: Generacin OAT (mdulo CUN)
Moneda
de pago Peso
Colombiano ?
SI.
NO
Otras Monedas
DTN
Genera reporte consolidado compra de moneda

un da hbil antes de la fecha de pago y entrega
a la mesa de dinero DTN.
Transaccin: Reporte consolidado compra
moneda de pago.
DTN
Registra el valor de los dlares negociados por

tipo de moneda, el da del pago.
Transaccin: Registro dlares negociados deuda
externa y organismos internacionales.
DTN
DTN
Tipo de Moneda?
Dlar
El sistema distribuye proporcionalmente a las

rdenes de pago el valor de los dlares
negociados para una misma moneda.
Transaccin: Distribucin dlares negociados para
deuda externa y organismos internacionales.
Registra la tasa de cambio de la moneda

origen frente al peso.
Transaccin: Registro dlares deuda
interna
Si la moneda origen de la
deuda interna es diferente
al peso colombiano
Genera Orden Bancaria e instructivos de pago al

Banco Repblica.
Proceso: Generacin orden bancaria.
1. Previo a la generacin de la orden Bancaria se requiere
de la creacin de la tasa de cambio.
2. El sistema genera instructivos un da antes para:
- Pago en dlares.
-Pago en pesos de deuda cuya moneda origen sea en
pesos, moneda de pago pesos y que tenga la marca FV.
3. Los instructivos de pago deuda interna con marca SE
se generan el da del pago.
4. Los instructivos de pago de otras monedas se generan
el da del pago.
DTN
Confirma Orden Bancaria

Proceso: Confirmacin de orden Bancaria.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Fin.
2002 03 - 11
Pgina 198 de 371

50. VALIDACION CUENTAS BENEFICIARIO FINAL - En la

Creacin de la Cuenta, en la Confirmacin de la Orden
Bancaria, Con el Abono en Cuenta y a Solicitud de la
DTN.
OBJETIVO
Proporcionar a la DTN, en las diferentes instancias, los mecanismos de control necesarios
sobre los datos de la cuenta bancaria del beneficiario final, que le permitan garantizarle el pago.
BASE LEGAL
-
Artculo 6 literal a) del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
- Informacin suministrada por el beneficiario y registrada en SIIF por el rgano ejecutor sobre
los datos correspondientes a: tipo, nombre o razn social, tipo documento de
identidad, nmero, as como los de su cuenta bancaria relacionados con: tipo de cuenta
(corriente o de ahorros), nmero y entidad financiera.
- Carga en el SIIF, por parte de la DTN, del archivo plano con la informacin de los
beneficiarios y de las cuentas autorizadas a los rganos ejecutores fuera de lnea.
- Seleccin, por parte de la DTN, de las cuentas a revalidar de los beneficiarios.
- Autorizacin al estado registrado de las cuentas en estado Previo, por parte del perfil Beneficiario cuenta de la entidad y/o de la DTN.
SALIDA
- Generacin del archivo NACHA de prenotificaciones, por parte de la DTN.
- Envo del archivo NACHA de prenotificaciones al Banco de la Repblica para la
correspondiente Validacin de las cuentas (autorizadas y registradas) de los beneficiarios.
- Actualizacin de la Base de Datos respecto de las cuentas bancarias de los beneficiarios
(Estado : activa o invalidada por CUN).
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Reversin de la orden de pago al momento de confirmacin de la orden Bancaria, cuando la
informacin del beneficiario no sea correcta.
CRITERIOS DE XITO
- Verificacin adecuada, por parte del rea responsable en el rgano ejecutor, de la
informacin del beneficiario final a ser registrada en el SIIF.
- Carga oportuna en el SIIF, por parte de la DTN, del archivo plano remitido por los rganos
ejecutores fuera de lnea con la informacin de los beneficiarios.
- Envo oportuno al Banco de la Repblica del archivo NACHA de prenotificaciones, por parte
de la DTN.
- Comunicacin a tiempo del Banco de la Repblica a la DTN sobre la validacin de las
cuentas bancarias de los beneficiarios.
RESPONSABLE: Area Financiera entidad y Direccin del Tesoro Nacional
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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50. a) VALIDACION CUENTAS BENEFICIARIO FINAL CREACIN CUENTA.

Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad/
Area Financiera
Registra con base en la informacin suministrada por escrito

por el beneficiario sus datos correspondientes (Tipo, nombre
o razn social, tipo documento de identidad, nmero) y los de
su cuenta de ahorros o corriente (nmero y entidad finaciera).
Transaccin: Beneficiario cuenta (mdulo de egresos).
Carpeta: Beneficiario.
Carpeta: Cuenta
Las Cuentas quedan en estado

de "Registro Previo".
DTN
DTN/ Entidad - Perfil:

Benficiario Cuenta
Carga en el SIIF el archivo plano con la informacin de los

beneficiarios y cuentas autorizadas a los rganos ejecutores
fuera de lnea.
Proceso: Carga masiva beneficiarios.
Autoriza el estado registrado para las cuentas que estn en estado

"Registro Previo".
Transaccin: Beneficiario Cuenta (Mdulo de egresos). Carpeta = Cuenta.
Corre el cierre diario de CUN

Proceso: Causacin de deducciones.
DGPN/Oficina de
Sistemas.
El sistema selecciona las cuentas de los beneficiarios

(autorizadas y registradas) en estado "registradas" y
genera un archivo NACHA de "Prenotificaciones" para
el Banco de la Repblica y deja las cuentas en estado
"Pendientes de envo a validacin CENIT".
SI.
DTN
DTN
enva archivo de
prenotificacin al
Banco de la
Repblica?
Marca en el sistema la forma de envo del archivo

"NACHA de Prenotificaciones al Banco de la Repblica.
Transaccin: Registro y forma de envo archivo Nacham
a los bancos.
NO
1. Las cuentas seleccionadas al cierre continan en estado

"pendiente de envo a validacin Cenit.
2. Con el cierre del da el sistema las recoge nuevamente
las cuentas pendientes de validacin Cenit y junto con las
registradas en el da genera "archivo de prenotificacin".
A partir de esta fecha el sistema cuenta dos

(2) das hbiles para la respuesta al Banco
agente y deja la cuenta en estado
"Validacin Cenit"
DTN
Ver Procedimiento: "Comunicacin DTN - Banco Repblica"
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 201 de 371

NO
Las
prenotificaciones
son consistentes?
SI.
1. El Banco de la Repblica no genera archivo NACHAM

de Prenotificaciones.
2. El sistema activa automticamente las cuentas
reportadas dentro del plazo parametrizado (2 das).
DTN
Carga en el SIIF el archivo NACHAM de Prenotificaciones.

Proceso: Comunicacin DTN - Banco de la Repblica.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1. Las cuentas cambian su estado de " Validacin Cenit

" a "invalidadas por CUN; o
2. Si fueron activadas automticamente por el sistema,
cambia el estado de "activas" a "invalidadas por Cun".
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50. b) VALIDACION CUENTAS BENEFICIARIO FINAL - EN LA CONFIRMACION

DE LA ORDEN BANCARIA.
Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimiento "Proceso de Pago Con Situacin de Fondos" para

la Confirmacin de la orden bancaria.
DTN
1. El sistema valida que la cuenta y el beneficiario de la

orden de pago estn activos en la base de datos.
2. El Sistema valida para el caso de las cuentas
autorizadas que los datos coincidan con los registrados
por la DTN en la transaccin " Cuentas autorizadas DTN".
SI.
DTN
La informacin
del beneficiario es
corrrecta ?
Contina con el proceso de pago.
NO
El sistema arroja mensaje de error y no permite

la confirmacin de la (s) orden (es) de pago,
dejndolas en estado "reportadas con incidencia
en la gestin de pago".
Ver procedimiento: "Proceso de pago Con situacin

de Fondos".
Reversa la orden de pago.
Transaccin: Consulta y/o Reversin Orden de
pago. (Mdulo de Egresos).
DTN/ Entidad/ Area Financiera
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 203 de 371

50. c) VALIDACION CUENTAS BENEFICIARIO FINAL - CON EL ABONO EN

CUENTA AL BENEFICIARIO FINAL.
Responsable
Descripcin
Inicio
DTN
Ver Procedimiento "Comunicacin DTN - Banco de la Repblica".
SI.
La informacin
sobre la (s) cuenta(s)
del beneficiario es
correcta ?
Genera archivo NACHAM de inconsistencias y

remite a la DTN.
Banco Relacionado
Banco Relacionado
NO
Si el banco relacionado encuentra que la

informacin del beneficiario referente a: tipo
de documento, nmero del documento, y/ o
de la cuenta bancaria (tipo y nmero) no son
consistentes con la registrada en su base de
datos, no abona el pago.
Contina proceso de pago.

Proceso: Abono en cuenta beneficiario final.
Fin.
Ver Procedimiento "Comunicacin DTN - Banco

de la Repblica".
DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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50. d) VALIDACION CUENTAS BENEFICIARIO FINAL - A SOLICITUD DE LA DTN.

Responsable
Descripcin
Inicio
DTN
Selecciona las cuentas a revalidar.

Proceso: Revalidacin cuentas activas.
1. La DTN hace la respectiva seleccin de las

cuentas en estado "Activa" por banco y por
entidad.
2. El sistema deja una marca de Revalidacin
en la base datos, sin cambiar el estado de la
cuenta.
DTN
Genera archivo de Prenotificaciones.

Proceso: Cierre Diario CUN.
El sistema genera archivo de prenotificaciones

con las cuentas a revalidar, las cuentas en
estado registradas y las pendientes de envo a
validacin Cenit.
DTN
Ver Procedimiento "Comunicacin DTN - Banco de la Repblica".
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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51. CIERRES: DIARIO, MENSUAL Y ANUAL DE CUN.

OBJETIVO
Permitir al administrador del sistema realizar el proceso de cierre diario, mensual anual del
mdulo de CUN, previa verificacin que se haya efectuado el cierre diario del mdulo de
egresos para el caso del cierre diario que se haya realizado el cierre del mdulo de ingresos,
cuando se trate del cierre mensual anual.
BASE LEGAL
ENTRADA
- Verificacin del cierre diario del mdulo de egresos del mdulo de ingresos, segn se trate
del cierre diario del cierre mensual o anual del mdulo de CUN..
- Realizacin del proceso de cierre diario, mensual anual del mdulo de CUN.
SALIDA
- Validaciones y actualizaciones automticas del sistema, segn el cierre de que se trate, as:
a) Con el cierre diario de CUN:
- Traza contable correspondiente a las deducciones de Ley, Con y Sin Situacin de
Fondos, causadas durante el da, dejada para cada movimiento con marca N (No
Totalizadas) de la tabla Causacin de Movimientos OAT.
- Actualizacin del PAC para los giros generales programados sin cupo PAC, cuando el
sistema verifique que durante el da se asignaron cupos PAC para las entidades
fuera de lnea.
- Aplazamiento del cupo no utilizado por las entidades, segn se trate de Fecha Fija
de Fecha Variable.
- Generacin del Archivo NACHA de Prenotificaciones para el Banco de la Repblica,
con fecha igual a la del da hbil siguiente a la fecha del sistema.
b)
Con el cierre mensual anual de CUN:
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Traza contable correspondiente a las deducciones de Ley, Con y Sin Situacin de
Fondos, causadas durante el da, dejada para cada movimiento con marca N (No
Totalizadas) de la tabla Causacin de Movimientos OAT.
- Liberacin del PAC con la cancelacin de los giros programados para la fecha del
sistema para las entidades fuera de lnea y que se encuentren en estado Detallado,
o Autorizado en la tabla Propuesta Programacin de Giros Fuera de Lnea.
- Generacin del Archivo NACHA de Prenotificaciones para el Banco de la Repblica,
con fecha igual a la del da hbil siguiente a la fecha del sistema.
- Conversin a nivel de cdigo interno para todas las cuentas giro de las entidades
Fuera de Lnea, nicamente en el caso del proceso de cierre anual.
- Generacin de los respectivos reportes.
CRITERIOS DE XITO
- Oportuna realizacin del cierre diario, mensual o anual, previa las verificaciones a que haya
lugar.
RESPONSABLES DGPN y Oficina de sistemas.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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51. a) CIERRE DIARIO DE CUN.

Responsable
Descripcin
Inicio
Corre el proceso de cierre diario.

El sistema valida que previamente se

haya efectuado el cierre del mdulo de
egresos.
En la causacin de deducciones, el sistema

recorre la informacin de la tabla "Causacin de
movimientos OAT" y para cada movimiento que
tenga la marca "N" (no totalizadas) deja la traza
contable, correspondiente a las deducciones de
ley con y sin situacin de fondos causadas
durante el da.
En la asignacin de cupo PAC, el sistema

verifica s en el da se asign cupo PAC para
las entidades fuera de lnea (Estapblicos o
asimilados) y automticamente actualiza el PAC
para los giros generales programados sin cupo
PAC.
En el Aplazamiento de cupos, el sistema

automticamente aplaza el cupo no utilizado
por las entidades, de acuerdo con:
1) Si es fecha fija: para el da hbil siguiente a la
fecha del sistema incrementado en los das DTN
(parmetro).
2) Si es fecha variable: para el siguiente da de
calendario CUN.
En la Prenotificacin cuentas Beneficiario final,

el sistema recorre la tabla "Cuenta" y selecciona
todas las cuentas en estado "Registradas",
"Pendiente de validacin CENIT" y las "Activas"
con marca de "Revalidar" y genera un archivo
NACHA de Prenotificacin para el Banco de la
Repblca, con fecha igual a la del da hbil
siguiente a la fecha del sistema.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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51. b) CIERRE MENSUAL DE CUN.

Responsable
Descripcin
Inicio
Corre el proceso de cierre mensual.

El sistema valida que la fecha del sistema
corresponda al ltimo da hbil del mes y
previamente se haya cerrado el mdulo de
ingresos.

contable correspondiente a las deducciones de
ley, con y sin situacin de fondos, causadas
durante el da.

En el Aplazamiento de cupos, el sistema no

corre aplazamiento de cupos.
En la asignacin de cupo PAC, el sistema no

corre asignacin de cupo PAC para el mes
siguiente
En la cancelacin de Giros Programados, el

sistema busca en la tabla "Propuesta
programacin de giros fuera de lnea" los giros
programados para el mes de la fecha del sistema
que se encuentren en estado: "aplicado";
"Detallado"; "Autorizado" y los borra, libera el PAC
programado, para cada uno de stos.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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51. c) CIERRE ANUAL DE CUN.

Responsable
Descripcin
Inicio
Corre el proceso de cierre anual.

El sistema valida que la fecha del sistema
corresponda al ltimo da del ao y
previamente se haya cerrado el mdulo de
ingresos.


contable correspondiente a las deducciones de
ley, con y sin situacin de fondos, causadas
durante el da.
En la asignacin de cupo PAC, el sistema no

corre asignacin de cupo PAC para el mes
siguiente
En el Aplazamiento de cupos, el sistema no

corre aplazamiento de cupos.
En la cancelacin de Giros Programados, el

sistema busca en la tabla "Propuesta
Programacin de Giros Fuera de Lnea", los giros
programados para el mes de la fecha del sistema
que se encuentren en estado: "aplicado";
"Detallado"; "Autorizado" y los borra, libera el PAC
programado, para cada uno de stos.
En la conversin niveles de agrupacin el

sistema compara los niveles de agrupacin PAC
del ao que se cierra con el ao que se inicia y
hace la conversin a nivel de cdigo interno para
todas las cuentas giro de las entidades Fuera de
Lnea.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 210 de 371

CAPITULO IV
PROCEDIMIENTOS MODULO DE INGRESOS
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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52. INICIO DE VIGENCIA

OBJETIVO
Describir el proceso que anualmente debe efectuar la DGPN para realizar en SIIF la carga
inicial de la informacin bsica de Ingresos (unidades ejecutoras, rubros de ingresos, Ley de
Presupuesto de Ingresos, relacin entre unidades ejecutoras, relacin entre subunidades
ejecutoras, etc), como etapa previa a la ejecucin del Presupuesto de Ingresos aprobado para
cada vigencia fiscal para cada uno de los rganos ejecutores que forman parte del Presupuesto
BASE LEGAL
Artculo 7 Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
-
Carga en el SIIF los datos bsicos del Anexo del Decreto de Liquidacin del Presupuesto
General de la Nacin de cada Vigencia Fiscal y correspondientes a: Unidades Ejecutoras,
Rubros de Ingresos, Ley de Presupuesto, crea los rubros concepto y efecta la asociacin
entre Unidades Ejecutoras, asociacin entre Subunidades Ejecutoras, y asociacin de
Rubros Concepto de Ingresos por Unidad Ejecutora.
- Cierre anual provisional del mdulo de Egresos

- Cierre de las Cargas
SALIDA
- Cierre diario, mensual y anual provisional de ingresos
- Generacin Log de Inconsistencias
- Inicio del perodo de transicin de ingresos.
CRITERIOS DE XITO
- Carga oportuna de los datos del Anexo del Decreto de Liquidacin del Presupuesto General
de la Nacin de la respectiva vigencia fiscal.
-
Adecuada creacin de los rubros concepto y de las respectivas asociaciones.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Cierre oportuno de las cargas.
- Verificacin adecuada de los datos cargados y oportuna correccin de las inconsistencias
que se puedan presentar.
- Oportunidad en los cierres: diario, mensual y anual provisional de ingresos.
RESPONSABLES : Jefe Oficina de Sistemas y Coordinador Grupo SIIF de la DGPN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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52. INICIO DE VIGENCIA

Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia - Mdulo Egresos".
Efecta la Carga de Unidades Ejecutoras.

Proceso: Carga Unidades Ejecutoras.
Efecta el cierre anual Provisional del mdulo de egresos.

Proceso: Cierre Anual.
Ver Procedimiento: Cierres Anuales y mensuales de Egresos.
El sistema traslada automticamente al ao fiscal siguiente
las unidades ejecutoras que en el ao objeto del cierre
tienen apropiacin presupuestal en la vigencia actual y que
no existen en el ao fiscal siguiente pero son susceptibles
de quedar con Reservas Presupuestales, y/o Cuentas por
pagar y/o Cuentas por Cobrar de Ingresos.
DGPN/ Oficina de sistemas
Efecta la Carga de los Rubros de ingresos

Proceso: Carga de Rubros.
Efecta la Carga de la Ley de Presupuesto de Ingresos.

Proceso: Carga Ley de presupuesto.
La carga de rubros y de la Ley de

Presupuesto en el sistema debe
realizarse con anterioridad al 31
de diciembre del respectivo ao.
DGPN/ Grupo SIIF
Verifica la carga de los rubros de ingresos y de la Ley de

Presupuesto de Ingresos.
De detectarse errores en los

datos cargados se corrigen y se
repiten las cargas.
Efecta el Cierre de la carga de la ley de presupuesto.

Proceso: Cierre de la carga Ley de Presupuesto.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
El cierre de la carga de la ley de

presupuesto, es requisito previo para
poder realizar cualquier gestin en el
ao fiscal que se inicia.
Pgina 214 de 371

Efecta la relacin entre unidades ejecutoras.

Proceso: Relacin entre unidades ejecutoras.
1. Mediante este proceso se autoriza a las entidades en lnea
para que puedan realizar la carga de la ejecucin presupuestal
de sus unidades o de sus subunidades ejecutoras fuera de
lnea.
2. Para recursos CSF y SSF, la ejecucin presupuestal se
realiza a nuvel de subunidad y para recursos propios a nivel de
unidad ejecutora.
DGPN/ Grupo SIIF
Efecta la relacin entre subunidades ejecutoras.

Proceso: Relacin entre subunidades ejecutoras.
Realiza el mantenimiento de los rubros concepto para el nuevo ao,

para los recursos CSF y SSF
Transaccin: Mantenimiento rubros concepto.
Los recursos Propios se ejecutan a
nivel de rubro.
DGPN/ Grupo SIIF
Efecta la relacin entre rubros concepto de ingresos por unidad

ejecutora.
Transaccin: Relacin entre rubros concepto de ingresos por unidad
ejecutora.
Las subunidades ejecutoras pueden efectuar
ejecucin presupuestal sobre los rubros
concepto
autorizados
a
la
unidad
ejecutora a la que pertenencen.
Realiza el cierre diario del ltimo da hbil del ao. (Mdulos de

Egresos y CUN).
Proceso: Cierre diario de egresos.
Proceso: Cierre diario de CUN.
Realiza el cierre mensual de ingresos

Proceso. Cierre mensual de ingresos.
Realiza el cierre anual provisional de ingresos de la vigencia fiscal

que termina.
Proceso. Cierre anual de ingresos.
1. El cierre se efecta con la fecha del ltimo da hbil de la
vigencia fiscal que termina.
2. Slo es posible efectuarlo si se ha realizado con xito el cierre
diario de los mdulos de egresos y Cun y el mensual de ingresos.
El sistema al momento del proceso de cierre anual provisional valida, que en el nuevo ao
exista: el rubro concepto para CSF y SSF, el rubro para Propios, la subunidad ejecutora para
CSF y SSF, la unidad ejecutora para Propios y la asociacin unidad/ rubro y subunidad/ rubro
concepto, para aquellos casos en que el rubro concepto/ subunidad (CSF y SSF) la
unidad/rubro (recursos propios)a diciembre 31 del ao que termina quedan con saldo de cuenta
por cobrar de la vigencia actual y/o de la vigencia anterior .
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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SI.
SI.
Existe en el ao
siguiente la subunidad
ejecutora o la unidad
que al 31 de diciembre
qued con saldo de
cuenta por
cobrar?
Existe igualmente
relacionado en el ao
siguiente el rubro concepto
asociado a la unidad ejecutora
o el rubro/unidad que al 31
diciembre qued con saldo
de cuenta por
cobrar?
SI.
Existe en el ao
siguiente el rubro
concepto y/o el rubro
que al 31 de diciembre
qued con saldo de
cuenta por
cobrar?
NO.
NO.
NO.
El sistema genera Log de inconsistencias detallando: rubros concepto de ingresos, los

rubros, la subunidad ejecutora, la unidad ejecutora, y/o la relacin rubro concepto unidad ejecutora, unidad/rubro que no existen en el nuevo ao.
Ver en Procedimiento: "Inicio Perodo de Transiccin - Anlisis Log de Inconsistencias" .
1. El Log opera: para cierre anual provisional y

definitivo y para cierre mensual en perodo de
transicin.
2. La Oficina de sistemas guarda en un archivo plano
el Log que genera el sistema e informa al usuario
DGPN.
El Sistema contina con el proceso de cierre provisional

para los que pasaron las tres validaciones.
Proceso: Cierre Anual de Ingresos.
El sistema automticamente actualiza las tablas de: "subunidad

ejecutora/ rubro concepto", "Unidad/rubro" y "rubro", sumando el saldo
del pendiente de cobro ao actual con el pendiente de cobro anterior
del ao que termina, e insertando el resultado en el nuevo ao en los
DGPN/
Oficina de sistemas campos: "saldo inicial de las cuentas por cobrar de vigencias
anteriores", "causado neto ao anterior", y "Pendiente de cobro ao
anterior" y se da inicio al perodo de Transicin.
Proceso: Cierre Anual de Ingresos (Provisonal y Definitivo).
Cierre Mensual de Ingresos (Perodo de transicin):
El Sistema sustituye la imgen de la ejecucin presupuestal del mes

de diciembre y del acumulado a dicho mes a nivel de detalle.
Se da inicio al perodo de transicin de Ingresos, en el cual se puede

culminar la ejecucin del ao que termina e iniciar la ejecucin de la
nueva vigencia fiscal.
DGPN/
Grupo SIIF
Ver Procedimiento: "Inicio Perodo de Transicin".
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 216 de 371

53. INICIO PERIODO DE TRANSICION DE INGRESOS

OBJETIVO
Describir el proceso que deben llevar a cabo los rganos ejecutores, previo al cierre anual
calendario de la respectiva vigencia fiscal, para que puedan culminar adecuadamente la gestin
presupuestal realizar los respectivos ajustes sobre la misma, as como a la DGPN para que
pueda complementar o hacer ajustes sobre los conceptos registrados en SIIF, como etapa
previa al registro de los datos para el inicio de la nueva vigencia fiscal.
BASE LEGAL
ENTRADA
-
Anlisis, por parte del grupo SIIF, del Log de inconsistencias generado por el sistema con el
cierre anual provisional o con el cierre mensual en perodo de transicin, a efectos de
conocer los rubros, rubro concepto unidad (es) ejecutora (s) que no figuran en la Ley de
Presupuesto para la nueva vigencia fiscal y que existan anteriormente.
- Creacin de los datos y/ de las asociaciones que no figuran en la Ley de Presupuesto

General de la Nacin para el nuevo ao.
- Registro la ejecucin presupuestal de los ingresos en cada uno de sus estados, por parte de
las respectivas reas financieras de los rganos ejecutores, con el propsito de culminar o
realizar ajustes sobre la gestin presupuestal y contable de la vigencia que termina de dar
inicio a la nueva vigencia.
SALIDA
- Cierre mensual de la nueva vigencia en perodo de transicin
- Cierre anual definitivo de la vigencia que termina.
- Sustitucin automtica generada por el sistema de los saldos presupuestales del mes de
diciembre del ao anterior.
- Ajuste automtico generado por el sistema en el nuevo ao del saldo inicial del pendiente de
cobro ao anterior, para los rubros concepto subunidad ejecutora y rubros unidad con
saldos pendientes de cobro del ao fiscal ao anterior y que existan en el ao actual.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Log de Inconsistencia generado por el sistema al cierre anual definitivo de la vigencia que
termina.
- Marca Ao anterior cerrado generada por el sistema y culminacin del perodo de
transicin.
CRITERIOS DE XITO
-
Adecuado y oportuno anlisis, por parte del Grupo SIIF, del Log de inconsistencias
generado por el sistema sobre los datos que no figuran en la Ley de Presupuesto de la
nueva vigencia fiscal.
- Oportuna registro, por parte del grupo SIIF, de los datos y de las asociaciones que no
figuran en la Ley de Presupuesto General de la Nacin para el nuevo ao.
- Oportuno y adecuado registro de la ejecucin presupuestal de ingresos por parte de las
reas financieras de los rganos ejecutores.
- Oportuna carga del archivo plano con la informacin de la ejecucin presupuestal de
ingresos de los Establecimientos Pblicos Nacionales, por parte de los tcnicos de la DGPN.
- Oportunidad en los cierres: mensual en perodo de transicin y anual provisional y anual
definitivo de ingresos.
RESPONSABLES : Coordinador Grupo SIIF DGPN y Jefe rea Financiera.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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53. INICIO PERIODO DE TRANSICION DE INGRESOS

Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia".
3
2
DGPN/ Grupo SIIF
Anterior
Entidad/
Area Financiera
Ao Fiscal
de la
Ejecucin?
Ingresa al sistema por el ao

fiscal de conexin ao
anterior
Analiza el Log de inconsistencias generado por el cierre

anual provisional con el cierre mensual en perodo de
transicin.
Transaccin: Cierre anual (Provisional o Definitivo).
Transaccin: Cierre Mensual.
Actual
Ingresa al sistema por el ao

fiscal de conexin ao actual
La DGPN carga mediante archivo plano la ejecucin

presupuestal
del
mes de Diciembre, de l os
Establecimientos Pblicos Nacionales. Ver Procedimiento
"Carga de Informacin de los Establecimientos Pblicos
Nacionales (Fuera de Lnea).
Entidad/
Area Financiera
Entidad/
Area Financiera
Rubro
Concepto
DGPN/ Grupo SIIF
Existe el
rubro padre?
Registra contablemente y disminuye

presupuestalmente las cuentas por cobrar incobrables.
Transaccin: Anulacin de Causacin.
Ver Procedimiento: "Anulacin de Causacin".
Existe la Unidad
Ejecutora padre?
NO
SI.
NO
SI.
Crea en el nuevo ao el rubro con

apropiacin cero.
Transaccin: Modificaciones a la ley de
presupuesto.
Crea la subunidad
ejecutora dependiente de
la unidad padre.
Transaccin: Cdigos de
asignacin interna (mdulo
de egresos).
Registra y contabiliza la entrada a Bancos de los

ingresos SSF.
Transaccin: Registro control recaudo SSF.
Ver Procedimiento: "Registro control recaudo SSF".
Crea en el nuevo ao el rubro concepto dependiente del

rubro padre.
Transaccin: Mantenimiento rubro concepto de ingresos.
DGPN
DGPN/ Grupo SIIF
Subunidad
Ejecutora
Asociacin
Rubro Concepto/
Subunidad ejecutora
Registra el ingreso presupuestalmente y las cuentas por

cobrar contablemente.
Transaccin: Carga Resmenes de Causacin.
Ver Procedimiento: "Causacin"
DGPN/ Grupo SIIF
Entidad/
Area Financiera
Qu tipo de
informacin falta
en el nuevo
ao?
Define la Unidad Ejecutora

que asumir las cuentas por
cobrar en el nuevo ao.
Asocia en el nuevo ao el rubro concepto a la unidad ejecutora correspondiente.

Transaccin: Rubro concepto de ingresos por unidad ejecutora.
Ajusta los saldos de las cuentas por cobrar, tanto de la

subunidad ejecutora que desaparece como de la subunidad
que asume la cuenta por cobrar.
Transaccin: Carga resmenes de causacin de ingresos.
1. Se debe ingresar con ao fiscal de conexin = ao anterior.

2. La subunidad ejecutora que asume utiliza signo positivo ( +) y
la subunidad ejecutora que desaparece utiliza signo negativo ( - ).
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Actualiza la ejecucin presupuestal y el registro contable del ingreso recaudado, bien sea, en efectivo,
o en papeles, o por compensacin, y disminuye la cuenta por cobrar. Segn el caso utiliza:
Transaccin: Recaudo en efectivo.
Transaccin: Recaudo en Papeles.
Transaccin: Recaudo por Compensacin.
Entidad/
Area Financiera
Reconoce, presupuestal y contablemente, las cuentas por pagar por mayores valores registrados
en el ingreso.
Transaccin: Acreedores varios.
Ver Procedimiento: "Acreedores Varios".
Entidad/
Area Financiera
Actualiza la ejecucin presupuestal y el registro contable de los pagos de las devoluciones y la

forma de pago.
Transaccin: Devoluciones.
Ver Procedimiento: "Devoluciones".
Entidad/
Area Financiera
Cuando se ingresa al sistema por el ao fiscal de conexin ao

anterior slo admite que la forma de pago sea en papeles y cuando
se ingresa por el ao fiscal de conexin ao actual la forma de pago
puede ser: efectivo, o en papeles, tipo legalizacin.
Registra la ejecucin presupuestal en el ingreso (causacin y recaudo) y el registro contable del

desembolso del ingreso para los recursos del crdito externo "destinacin especfica" o donaciones SSF
y autoriza el desembolso para que la entidad contine el trmite de pago del rubro del gasto.
Transaccin: Solicitud de Desembolso SSF.
Transaccin: Autorizacin Desembolso SSF
Transaccin: Desembolso SSF.
Ver Procedimientos: "Solicitud de Desembolso SSF"; "Confirmacin o Rechazo Solicitud de
Desembolso SSF"; "Consulta y Modificacin Solicitud de Desembolso SSF" y "Desembolso SSF."
Entidad/
Area Financiera
Entidad/
Area Financiera
Registra presupuestalmente un recaudo en efectivo reconociendo una cuenta por cobrar a un Banco.
Transaccin: Imputacin de Soporte sin Recaudo.
Ver Procedimiento: "Imputacin de soporte sin recaudo".
DGPN/ Grupo SIIF
El sistema automticamente actualiza los saldos a nivel de: rubro/concepto/subunidad, unidad/rubro,

rubro, para el ao fiscal anterior, para el ao fiscal actual , segn el caso, en la medida en que se
ejecutan las transacciones.
Tipo de cierre
a realizar en
ingresos?
Anual Definitivo
DGPN/ Grupo SIIF
Valida que exista el cierre definitivo de egresos pero que

no se haya realizado an el cierre definitivo contable.
4
3
La ejecucin de ingresos contina

en perodo de transicin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Mensual
en perodo
de transicin
El sistema automticamente hace lo siguiente:

1. Sustituye la imagen de los saldos del mes de diciembre del ao
fiscal ao anterior.
2. Actualiza, en el ao fiscal ao actual el campo "pendiente de cobro
ao anterior" del reporte "Operaciones rubro concepto por fecha"
cuando en dicho reporte se selecciona ao vigencia anterior, con el
producto de la suma de los saldos de los campos "pendiente de cobro
ao actual" y "Pendiente de cobro ao anterior" con que terminaron
el ao fiscal ao anterior a nivel de rubros/ concepto/ subunidad (CSF
y SSF) y a nivel de rubros / unidad (Propios) y recalcula el causado
neto vigencia anterior y el pendiente de cobro vigencia anterior en el
ao fiscal actual, partiendo del nuevo valor calculado para el pendiente
de cobro ao anterior que se actualiza con el cierre y teniendo en
cuenta los movimientos grabados en perodo de transicin hasta la
fecha del cierre mensual.
3. Genera log de inconsistencias del rubro (s) para el (los) que no
exista el rubro/ concepto o el rubro, la subunidad o la unidad o la
relacin entre ambos y contina con el proceso de cierre.
4. Guarda imagen de las tablas de saldos presupuestales con fecha
del mes a cerrar del ao actual.
5. Genera Log de inconsistencias.
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4
1. Sustituye la imagen de los saldos presupuestales del mes de diciembre del ao fiscal ao anterior.
2. Ajusta en el nuevo ao el saldo inicial del pendiente de cobro ao anterior, el causado neto ao anterior y el pendiente
de cobro ao anterior, al valor del pendiente de cobro ao anterior, para los rubros/concepto/ subunidad ejecutora y
para los rubros/unidad con saldos pendientes de cobro del ao fiscal ao anterior y que existan en el ao actual,
3. Genera log de inconsistencias para los que no exista el rubro/concepto o el rubro, la subunidad o la unidad o la
relacin entre ambos.y contina con el proceso de cierre para los dems rubros/concepto.
4. Coloca marca ao anterior cerrado y culmina el perodo de transicin.
DGPN/ Grupo SIIF
Analiza datos del log de inconsistencias generado por el cierre anual definitivo
DGPN/ Grupo SIIF
Rubro Concepto
Tipo
de Informacin que
falta en el nuevo
ao?
Subunidad Ejecutora
Asociacin
Rubro Concepto
Unidad Ejecutora
Existe el rubro
padre?
SI.
SI.
Existe la unidad
ejecutora padre?
NO
NO
Crea en el nuevo ao el rubro padre con apropiacin

cero.
Transaccin: Modificaciones a la Ley de Presupuesto.
DGPN/ Grupo SIIF
Crea en el nuevo ao la subunidad ejecutora

dependiendo de la unidad ejecutora padre.
Transaccin: Cdigos de Asignacin interna
(Mdulo de Egresos).
Crea en el nuevo ao el rubro concepto dependiendo

del rubro padre
Transaccin: Mantenimiento rubro concepto de
ingresos.
DGPN/ Grupo SIIF
Define la unidad ejecutora que asumir las

cuentas por cobrar en el nuevo ao de la
unidad ejecutora que desaparece.
DGPN/ Grupo SIIF
DGPN/ Grupo SIIF
Asocia en el nuevo ao el rubro concepto a la unidad

ejecutora autorizada para registrar ejecucin.
Transaccin: Rubro concepto/ unidad ejecutora.
Entidad/
Area Financiera
Registra los saldos iniciales de cuentas por cobrar de

vigencias anteriores.
Transaccin: Rectificaciones a la imputacin.
La transaccin no contabiliza por tanto el usuario debe realizar ajustes
contables manuales en el ao actual o en el ao anterior (si contabilidad
contina en transicin) si fuere el caso, as: Tipo de imputacin =causacin
Signo + ; ao fiscal = ao actual; ao vigencia = ao anterior.
Entidad/
Area Financiera
Contina proceso de ejecucin de ingresos del ao fiscal actual, una vez

cerrado el perodo de transicin.
Ver Procedimientos detallados de cada tipo de operacin del mdulo de ingresos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
El sistema automticamente guarda imagen

de las tablas de saldos presupuestales con la
fecha del mes a cerrar.
Realiza el cierre mensual de ingresos, previa validacin que se

haya realizado el cierre de Egresos y de CUN.
2002 03 - 11
Fin.
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54. PROCESO DE CAUSACION

OBJETIVO
Permitir a los rganos generadores del ingreso registrar los derechos reconocidos por cobrar
sobre los rubros de ingresos de la vigencia fiscal actual incluidos en la Ley de Presupuesto
General de la Nacin, previa emisin de la cuenta de cobro o del respectivo documento o acto
en el cual se determine la cuanta del ingreso que debe recibirse y que respalde la obligacin
legal de un tercero para con el Estado.
BASE LEGAL
- Artculo 3 Numeral I Literal B 3.1 de la Resolucin 036 de 1998.
Numeral 5.6 de la Resolucin 040 del 15 de marzo de 1999 expedida por la Contadura
ENTRADA
-
Registro de los datos de la causacin en cada uno de los campos de la cabecera de la

transaccin, con base en los respectivos documentos soporte.
- Seleccin del (los) rubro (s) concepto de ingresos a afectar.

- Registro del valor (es) del rubro (s) concepto de ingresos.
- Seleccin del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro de su
respectivo valor, cuando el rubro concepto de ingresos est definido en otras monedas
diferentes al peso.
SALIDA
- Nmero consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transaccin y por
subunidad ejecutora.
- Log de Auditoria generado por el sistema.
- Actualizacin de los saldos presupuestales a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad
rubro concepto y rubro.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Registro contable automtico con la fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior con la
fecha del sistema, segn se haya ingresado al sistema por el ao fiscal del conexin ao
anterior por el ao fiscal de la conexin ao actual respectivamente, cuando ingresos se
encuentre en perodo de transicin.
- Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el mdulo contable efecte
automticamente los registros correspondientes de las subunidades ejecutoras en lnea con
la fecha del sistema, tanto para registros del ao actual como para registros del ao anterior,
cuando ingresos no se encuentre en perodo de transicin.
CRITERIOS DE XITO
- Envo oportuno de los documentos soporte al rea Financiera por parte del rea responsable
correspondiente, para el adecuado registro de los datos de la causacin.
- Seleccin correcta de la vigencia y del rubro concepto a imputar la causacin.
- Registro correcto del valor a causar.
- Seleccin adecuada del tipo de moneda y registro correcto del valor de la misma, cuando
haya lugar a ello.
RESPONSABLE: Jefe rea Financiera o del Responsable en la Entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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54. PROCESO DE CAUSACION

Responsable
Descripcin
Inicio
DIAN/ DGCP/ DTN/

Ver Procedimiento "Inicio de Vigencia - Mdulo de Ingresos"
1. CAUSACION: Corresponde al Derecho

reconocido por cobrar a favor de la Nacin.
2. La transaccin se puede operar registrando
cada uno de los datos en el SIIF o por medio
de carga de archivo plano.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Registra o selecciona, en cada uno de los campos de la cabecera de la

transaccin, los datos de la causacin con base en los documentos soporte.
Campos de la Cabecera:
1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de
salida y puede corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
2. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de
la conexin.
3. Fecha de Movimiento : Es un dato de salida y es igual a la fecha
del ao de la conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao
actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si
es ao anterior, la fecha de movimiento es igual al ltimo da hbil
del ao fiscal ao anterior.
4. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando
se requiera causar Cuentas por Cobrar del ao actual, b) Anterior
cuando se deba realizar una rectificacin de una cuenta por cobrar
de vigencias anteriores.
5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para
seleccionar la subunidad que est asociada con la subunidad de la
conexin - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transaccin:
Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de Ingresos).
6. Nmero control de origen : Es un dato de entrada, que corresponde
a un cdigo alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y
se inicia con cada vigencia fiscal.
7. Texto : Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el
objeto de la causacin.
8. Valor Resumen (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a
la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de
rubro concepto.
9. Fecha del documento : Es un dato de entrada y debe ser menor o
igual a la fecha de Movimiento.
10. Signo Positivo y Negativo: Es un dato para seleccionar y son
excluyentes.
11. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para selccionar y
son excluyentes.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Selecciona el (los) rubro (s) concepto de ingresos en el detalle de la

transaccin.
Transaccin: Carga Resmenes de Causacin..
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1. El sistema controla automticamente que para la seleccin

slo se desplieguen los rubros concepto que estn asociados a la
situacin de fondos (CSF SSF) elegida en la cabecera de la
transaccin.
2. El sistema valida automticamente que los rubros concepto
desplegados en la transaccin correspondan a los definidos en la
transaccin "Mantenimiento de rubro - conceptos de ingresos" y
que estn asociados a la unidad ejecutora de la gestin, de
acuerdo con la transaccin "Rubro concepto de Ingresos por
Unidad Ejecutora" , Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia Mdulo de Ingresos".
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Registra el valor (es) del rubro (s) concepto de ingresos.

Transaccin: Carga Resmenes de Causacin..
DIAN/ DGCP/ DTN/

El valor es siempre equivalente a pesos colombianos y

se puede registrar con centavos.
En la transaccin "Mantenimiento de Rubros conceptos de
ingresos" se determina mediante una marca si el rubro
concepto recauda recursos en otras monedas diferentes
al Peso, de lo contrario se deja en blanco (sin marcar)
para que el sistema asuma automticamente que es en
Pesos.
El rubro concepto
est definido en otras
monedas diferentes al
Peso?
SI.
DIAN/ DGCP/ DTN/

NO
El sistema automticamente asume Pesos en el campo

"Moneda" y no exige diligenciar el campo "Valor Moneda".
Selecciona el tipo de moneda asociada al rubro concepto de

ingresos.
El sistema despliega la tabla con los diferentes tipos

de moneda para seleccionar.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Registra el valor de la moneda.

El diligenciamiento de este campo es

obligatorio y es de carcter informativo, dado
que el sistema no realiza la conversin a la
moneda seleccionada ni valida que el valor
registrado est acorde con una tasa de
cambio y una moneda seleccionada.
SI.
Anterior
DIAN/ DGCP/ DTN/

A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual
Ingresa al sistema por el ao Fiscal

de la conexin = ao fiscal ao
anterior.
Transaccin: Carga Resmenes de
causacin,.
Ingresa al sistema por el ao Fiscal

de la conexin = ao fiscal ao
actual.
Causacin.
Anterior
DIAN/ DGCP/ DTN/

Ingresos est
en perodo de
transicin ?
Ao Vigencia
Seleccionada?
Graba los datos registrados de la causacin.

Causacin.
Actual
Graba los datos registrados de la causacin.

Causacin.
2
3
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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1. Al grabar con xito el sistema genera un Nmero consecutivo control SIIF, y lo asigna por
transaccin y por subunidad ejecutora.
2. Genera Log de auditora.
3. ActualizaPara el ao fiscal de la conexin los saldos presupuestales a nivel de: a) Subunidad/
Rubro Concepto, b) Unidad Rubro y c) Rubro, as: 1) Para Ao Vigencia Actual: el "Causado
ao actual"; el "Causado neto ao actual" y el "Pendiente de cobro ao actual" y b) Para Ao
Anterior: "Rectificaciones ao anterior"; "Causado neto ao anterior" y "Pendiente de cobro ao
anterior".
NOTA CONTABLE:
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos, deja la traza contable para
que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros contables
automticos de las subunidades ejecutoras en lnea con la fecha real del sistema.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace lo siguiente: a) Si se ingres
por el ao fiscal de la conexin ao anterior automticamente realiza el registro contable con
fecha del ltimo da habil del ao fiscal ao anterior y b) Si se ingres por el ao fiscal de la
conexin ao actual, realiza automticamente el registro contable con la fecha real del sistema.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema

Transaccin: Consltas y Reportes
DIAN/ DGCP/ DTN/

Ver Procedimiento: "Anulacin de Causacin"
FIN.
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite
seleccionar por ao fiscal, por fecha de operacin y por tipo(s) de
operacin(es) informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha del Documento,
Valor Total, signo y ao del movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto,
texto u otro dato, se ingresa a la transaccin y se registra la
subunidad ejecutora de la gestin, el N control origen, el N SIIF
y con la opcin de consulta el sistema muestra el 100% de la
informacin grabada.
c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de
Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro
concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual y ao anterior.
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de
rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha
dado, un ao fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados
para cada Estado.
b) Informe Mensual de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos:
Permite conocer el saldo de los derechos por cobrar a nivel del
mes consultado o del acumulado a un mes determinado.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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55. PROCESO ANULACIN DE CAUSACION

OBJETIVO
Permitir a los rganos generadores del ingreso registrar el valor de las disminuciones totales o
parciales sobre los ingresos ya causados y registrados en el sistema, cuando exista la causal
de anulacin determinada por la autoridad competente mediante el respectivo acto
administrativo que autorice extinguir el derecho.
BASE LEGAL
ENTRADA
-
Registro de los datos de la anulacin de la causacin en cada uno de los campos de la

cabecera de la transaccin, con base en los respectivos documentos soporte.
- Seleccin del (los) rubro (s) concepto de ingresos a afectar con la disminucin parcial o total
autorizada.
- Registro del valor (es) a disminuir del respectivo rubro (s) concepto de ingresos.
- Seleccin del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro de la
disminucin total o parcial autorizada sobre el valor de la misma, cuando el rubro concepto
de ingresos est definido en otras monedas diferentes al peso.
SALIDA
- Nmero consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transaccin y por
subunidad ejecutora
- Actualizacin de los saldos presupuestales a nivel de subunidad/rubro concepto, unidad
rubro concepto y rubro.
-
Registro contable automtico con la fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior con la
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Expedicin oportuna del documento o acto administrativo por medio del cual se autorice la
anulacin total o parcial del derecho causado y se determine la respectiva cuanta de dicha
disminucin.
- Envo oportuno de los documentos soporte al rea Financiera por parte del rea responsable
correspondiente, para el adecuado registro de los datos de la anulacin total o parcial de los
valores causados.
- Seleccin adecuada del rubro concepto de ingresos a afectar con la disminucin autorizada.
- Seleccin correcta de la vigencia y del rubro concepto a imputar la anulacin de la
causacin.
- Registro correcto del valor a disminuir.
- Seleccin adecuada del tipo de moneda y registro correcto del valor a disminuir de la misma,
cuando haya lugar a ello.
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera del Responsable en la Entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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55. PROCESO ANULACIN DE CAUSACION

Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimiento "Proceso de Causacin"
DIAN/ DGCP/ DTN/

1. Cuando se prev realizar la anulacin

de una cuenta por cobrar debe existir la
respectiva provisin contable de dicha
cuenta.
2. ANULACIN DE CAUSACION:
Corresponde a la anulacin de la cuenta
por cobrar, debidamente registrada con
base en las causales legales
DIAN/ DGCP/ DTN/

DIAN/ DGCP/ DTN/

Registra en cada uno de los campos de la cabecera de la

transaccin los datos de la anulacin de causacin.
Transaccin: Resmen de Anulacin.
Selecciona el (los) rubro (s) concepto de ingresos.

Transaccin: Resumen de Anulacin.
1. El sistema controla automticamente que para la

seleccin slo se desplieguen los rubros concepto que
estn asociados a la situacin de fondos (CSF SSF)
elegida en la cabecera de la transaccin.
2. El sistema valida automticamente, que los rubros
concepto desplegados en la transaccin "Mantenimiento
de rubros conceptos de ingresos" y que estn
asociados a la unidad ejecutora de la gestin, de
acuerdo con la transaccin "Rubro concepto de Ingresos
por Unidad Ejecutora" , Ver Procedimiento: "Inicio de
Vigencia - Mdulo de Ingresos".

DIAN/ DGCP/ DTN/
El valor es siempre equivalente a pesos colombianos

y se puede registrar con centavos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de
salida y puede corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
2. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de
la conexin.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha
del ao de la conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao
actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si
es ao anterior, la fecha de movimiento es igual al ltimo da hbil
del ao fiscal ao anterior.
4. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando
se requiera anular total o parcialmente la causacin de las Cuentas
por Cobrar del ao actual, b) Anterior cuando se deba anular total
o parcialmente una cuenta por cobrar causada en vigencias
anteriores.
conexin - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transaccin:
Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde
a un cdigo alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y
se inicia con cada vigencia fiscal.
7. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el
objeto de la causacin.
8. Valor Resumen (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a
la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de
rubro concepto.
9. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o
igual a la fecha de Movimiento. Si ingresos est en perodo de
transicin y se ingresa al sistema por el ao de conexin - ao fiscal
ao anterior, la fecha debe ser menor o igual al ltimo da hbil del
ao fiscal de la conexin.
10. Causal de Anulacin: Es un dato para seleccionar y es de
carcter obligatorio.
10. Signo Positivo y Negativo: Es un dato para seleccionar y son
excluyentes. Cuando se elige signo positivo el sistema de manera
automtica actualiza presupuestalmente el saldo "Anulacin de
Causacin" sumando el valor de la operacin y cuando se
selecciona signo negativo resta dicho valor del saldo "Anulacin de
Causacin".
11. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar
y son excluyentes.
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ingresos", se determina mediante una marca si el valor del
rubro concepto est en otras monedas diferentes al Peso,
de lo contrario se deja en blanco (sin marcar) para que el
sistema asuma automticamente que el valor es en Pesos.
El
rubro concepto
monedas diferentes
al Peso?
SI.
DIAN/ DGCP/ DTN/

NO
Selecciona el tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos.

El sistema despliega la tabla con los diferentes tipos de

moneda para seleccionar.

DIAN/ DGCP/ DTN/

Anterior
DIAN/ DGCP/ DTN/

A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual
Ingresa al sistema por el ao Fiscal de

la conexin = ao fiscal ao anterior.

la conexin = ao fiscal ao actual.
Anterior
DIAN/ DGCP/ DTN/

Ingresos est
en perodo de
transicin ?
SI.
Ao Vigencia
Seleccionada?
Graba los datos registrados de la Anulacin

de Causacin.
Actual
Graba los datos registrados de la Anulacin

de Causacin.
Al grabar con xito el sistema hace lo siguiente:

1. Genera un Nmero consecutivo control SIIF, y lo asigna por transaccin y por subunidad ejecutora.
3. Actualiza la ejecucin presupuestal a nivel del rubro concepto y subunidad ejecutora en el ao fiscal de la
conexin, bien sea que se ingrese al sistema por el ao fiscal ao actual en perodo de transicin, o ao
actual no estando en perodo de transicin.
4. Actualiza las siguientes tablas:
a) Saldos Subunidad Rubro Concepto: Para Ao Vigencia Actual: actualiza a nivel de subunidad
ejecutora y rubro concepto de ingresos, los saldos presupuestales en los campos: "Derechos Anulados
ao actual"; "Causado neto ao actual" y "Pendiente de cobro ao actual".
Para Ao Vigencia Anterior: actualiza a nivel de subunidad ejecutora y rubro concepto de ingresos,
los saldos presupuestales en los campos: "Derechos anulados ao anterior"; "Causado neto ao anterior"
2
y "Pendiente de cobro ao anterior".
2
3
S.I.I.F. D.G.P.N.
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DIAN/ DGCP/ DTN/


Transaccin: Consultas y Reportes..
DIAN/ DGCP/ DTN/

Ver Procedimientos: "Imputacin de Cobros en: efectivo,

en papeles por compensacin "
FIN.
b) Saldos Unidad Rubro: Actualiza a nivel de Unidad Ejecutora y Rubro
Concepto de ingresos, los saldos presupuestales en los campos: "Derechos
Anulados ao actual o ao anterior"; "Causado neto ao actual ao anterior"
y "Pendiente de cobro ao actual Ao anterior", segn el ao fiscal y ao
vigencia seleccionados
c) Saldo Rubro: Actualiza a nivel de rubro de ingresos, los saldos
presupuestales en los campos: "Derechos Anulados ao actual ao anterior";
"Causado neto ao actual ao anterior" y "Pendiente de cobro ao actual
ao anterior "., segn el ao fiscal y ao vigencia seleccionados.
NOTA CONTABLE:
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos deja la
traza contable, para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el
sistema genere los registros contables automticos de las subunidades
ejecutoras en lnea con la fecha real del sistema.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace lo siguiente
a) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao anterior automticamente
realiza el registro contable con
2 fecha del ltimo3 da habil del ao fiscal ao
anterior y b) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao actual, realiza
automticamente el registro contable con la fecha real del sistema.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Consultas:
informacin grabada.
b) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados.
b) Informe Mensual de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos:
Permite conocer , a nivel del mes consultado o del acumulado, el
saldo del debido cobrar una vez registrada la respectiva anulacin
de la causacin.
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56. IMPUTACIN DE COBRO EN DINERO PARA CLASIFICAR

UN RUBRO DE INGRESO O UNA CUENTA POR PAGAR
OBJETIVO
Permitir al rgano generador del ingreso clasificar en el correspondiente rubro concepto de
ingreso el valor de los recursos recaudados en cuentas bancarias de la DTN de la entidad,
previa consulta del Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora para verificar de los valores
recaudados, cuales estn ya clasificados y cuales se encuentran pendientes de clasificar a nivel
de cuenta corriente y fecha de recaudo, as como clasificar contra una OAT (Acreedor Vario) el
valor a devolver, producto de una errnea consignacin en cuentas bancarias de la DTN o de la
entidad por parte de un tercero.
BASE LEGAL
-
Artculo 3 Numeral I Literal B 4.1 de la Resolucin 036 de 1998.
ENTRADA
-
Consignacin en la respectiva cuenta bancaria, del monto del ingreso recaudado (CSF
SSF) por parte de la entidad generadora del ingreso, del valor a reintegrar por parte del
tercero.
- Envo del extracto Bancario a la DTN a la entidad, por parte de la respectiva entidad
bancaria.
-
Carga o Registro por parte de la DTN de los datos contenidos en los extractos bancarios y
contabilizacin de los movimientos de los extractos de las Cuentas Puente Tipo I, Tipo II y
Cuentas Tributarias, cuando se trate de recursos Con Situacin de Fondos , registro de los
movimientos crdito de los extractos bancarios por parte del rea Financiera de la entidad,
cuando se trate de recursos Sin Situacin de Fondos.
- Registro de los datos de la Imputacin de cobro en dinero en cada uno de los campos de la
cabecera de la transaccin, con base en los respectivos documentos soporte,
- Seleccin del (los) rubro (s) concepto de ingresos asociado a la unidad ejecutora de la
gestin, del concepto OAT del tipo Acreedor Vario .
- Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos de la respectiva
OAT tipo Acreedor Vario.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 232 de 371

- Seleccin del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro del valor de
la misma, cuando el rubro concepto de ingresos est definido en otras monedas diferentes al
peso.
SALIDA
- Nmero consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transaccin y
-
Actualizacin de los saldos presupuestales a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad

rubro concepto y rubro, cuando se trate de la clasificacin de un rubro concepto de ingreso.
Actualizacin del cdigo OAT y de los saldos OAT, cuando se trate de la clasificacin de
una cuenta por pagar.
- Registro contable automtico con la fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior con la
CRITERIOS DE XITO
- Consignacin oportuna y precisa de los montos recaudados por parte del ente generador del
ingreso del valor a reintegrar por parte del tercero.
-
Envo Oportuno de los respectivos extractos bancarios por parte de la entidad financiera a la
DTN a la entidad.
- Registro oportuno de los datos generales y especficos de las respectivas cuentas bancarias
por parte de la DTN del rea financiera de la entidad.
- Contabilizacin o registro preciso de los movimientos crdito de los respectivos extractos
bancarios, por parte de la DTN del rea financiera de la entidad.
- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos de la transaccin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Clasificacin adecuada de los ingresos recaudados, previa verificacin de los valores
pendientes por clasificar segn la consulta Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora
RESPONSABLES: DTN y Jefe Area Financiera del Responsable en la Entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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56. IMPUTACIN DE COBRO EN DINERO PARA CLASIFICAR UN RUBRO DE

INGRESO O UNA CUENTA POR PAGAR .
Responsable
Descripcin
Inicio
DTN/ Entidad/ Area

Financiera
Tercero/ Entidad
Generadora del Ingreso
Registra los datos generales y especificos de las respectivas cuentas

bancarias.
Transaccin:Mantenimiento de cuentas DTN - mdulo de CUN.
Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las cuentas DTN". (Mdulo de CUN)
El registro de los datos de

las cuentas Bancarias los
efecta la DTN cuando se
trata de recursos CSF y la
entidad cuando son SSF.
Consigna en la respectiva cuenta bancaria el monto del ingreso recaudado

(CSF SSF) el valor a reintegrar, producto de un menor gasto.
1. El recaudo de los ingresos de la Nacin cuando son CSF, lo hace

la DTN a travs de tres tipos de cuentas corrientes administradas
por CUN, as:
a) Cuentas Recaudadoras de Impuestos: Se
caracterizan porque
permiten identificar el ente (DIAN) generador del ingreso y se destinan
especificamente para recibir el recaudo de impuestos y aduanas.
b) Cuentas Puente tipo I: Se caracterizan porque permiten identificar
un slo ente genetador del ingreso y uno o varios tipos de ingreso que
genera dicho ente.
c) Cuentas Puente Tipo II: Se caracterizan porque identifican un slo
concepto de ingreso y pueden tener asociado uno o varios entes
generadores del ingreso.
2. Cuando los ingresos de la Nacin son SSF las entidades tienen la
autonoma para abrir, administrar y recaudar en sus propias cuentas
corrientes o de ahorro estos ingresos
Entidad Bancaria
Remite a la DTN o a la Entidad el correspondiente extracto

bancario con los valores recaudados en las diferentes cuentas
que administra.
CSF
Situacin de
Fondos de los
recursos?
SSF
Carga o Registra los extractos Bancarios de

cada una de las cuentas Bancarias
Transaccin:Mantenimiento de Movimiento de
extractos - mdulo de CUN.
Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las
cuentas DTN". (Mdulo de CUN)
DTN
Registra los movimientos crdito de los extractos

bancarios.
Transaccin: Registro control de recaudo.
Contabiliza los movimientos de los extractos

bancarios de las cuentas puente Tipo I y Tipo II
y Cuentas Tributarias.
Transaccin: Contabilizacin de Movimientos
de cuentas DTN (Mdulo de CUN).
DTN
El sistema deja disponible la informacin en la

Consulta "Estado de Imputacin por Unidad
Ejecutora", as: "Ao carga extracto", "Nombre
EntidadFinanciera", "Cdigo Entidad", "Cuenta
Bancaria", "Fecha Valor", "Valor Recaudado",
"Valor Descargado, y Valor por Descargar".
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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Registra los datos de la "Imputacin de cobros

en dinero" en cada uno de los campos de la
cabecera de la transaccin, con base en los
respectivos documentos soporte (consignacin).
1. Con la contabilizacin de los movimientos de los

extractos bancarios de las cuentas puente Tipo I y Tipo II ,
el sistema automticamente actualiza los recaudos por
clasificar
en Ingresos, en la Consulta "Estado de
Imputacin Por Unidad Ejecutora" en los campos: Ao
carga extracto, Fecha valor, y valor recaudado, y en el
campo "Valor por descargar" muestra los montos de los
recaudos pendientes por clasificar.
2. Los movimientos de los extractos de las cuentas
Puente Tipo I y Puente Tipo II que afectan el valor por
descargar en ingresos son: "crditos", "crditos correccin"
"dbito" y "dbito correcin" que tengan la marca
"Afectan Valores por descargar en Ingresos",
La transaccin se puede operar bien sea registrando

cada uno de los datos en el SIIF, o bien, mediante
carga de archivo plano.
DIAN/ DGCP/ DTN/

1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de salida
y puede corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
2. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la
conexin.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del
ao de la conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la
fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si es ao anterior,
la fecha de movimiento es igual al ltimo da hbil del ao fiscal ao
anterior.
4. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando se
requiera clasificar un valor recaudado de una cuenta por cobrar de la
vigencia actual , b) Anterior cuando se deban clasificar v alores
recaudados correspondientes a cuentas por cobrar de vigencias
anteriores.
conexin - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin
entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a
un cdigo alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y se
inicia con cada vigencia fiscal.
7. Tipo de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Recaudo:
cuando la causacin ha sido previamente registrada, y b) Causacin y
recaudo: cuando no se ha registrado la causacin y por lo tanto se debe
registrar las dos operaciones simultneamente.
8. Fecha del documento : Es un dato de entrada y debe ser menor o igual
a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de
transicin y se ingresa al sistema por el ao de la conexin: ao fiscal
ao actual, debe ser menor o igual al ltimo da hbil del ao fiscal de la
conexin.
9. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar y son
excluyentes.
10. Signo Positivo Negativo: Es un dato para seleccionar y son
excluyentes. La eleccin de uno u otro signo tiene los siguientes
efectos: a) Cuando se elige signo positivo y el Tipo de Imputacin
seleccionado es "Recaudo", el sistema automticamente suma el valor a
los saldos de recaudo en efectivo; b) Si se elige signo negativo y el
Tipo de Imputacin es "Recaudo", el sistema resta el valor de los saldos
de recaudo en efectivo; c) Cuando se elige signo positivo y el Tipo de
Imputacin es "Causacin/Recaudo", el sistema automticamente suma
el valor a los "Saldos causados" y a los "saldos de recaudo en efectivo",
y d) Si se elige signo negativo y el Tipo de Imputacin seleccionado es
"Causacin/ Recaudo", el sistema automticamente resta el valor de los
"saldos causados" y de los "saldos de recaudo en efectivo".
11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a la
sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro
concepto.
12. Forma de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Diaria en
el cual e sistema habilita los campos: Fecha cobro para registrar el ao,
el mes y el da del recaudo, b) Mensual: en el cual el sistema
habilita el campo "ao/ mes cobro" para registrar el ao y el mes del
recaudo.
13. Cuenta Bancaria: Es un dato para seleccionar el nmero de la
cuenta bancaria a la que ingreso el recaudo, para lo cual el sistema
despliega las respectivas cuentas bancarias asociadas a la condicin de
los recursos, as: a) Si se trata CSF el sistema despliega todas las
cuentas bancarias que en CUN tengan la marca "Administradas por la
DTN" y que estn asociadas a la Unidad ejecutora, y b) Si se trata de
SSF despliega las cuentas que en CUN t engan la marca "No
administradas por la DTN" y que la unidad ejecutora est asociada a la
cuenta.
14. Ao Carga Extracto: Es un dato de entrada en el cual se indica el ao
en que fue grabado el movimiento del extracto por parte de la DTN o de la
entidad.
14. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto
de la causacin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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Rubro Concepto
(Ingreso)
DIAN/ DGCP/ DTN/

Selecciona en el detalle la opcin Rubro

concepto .
Tipo de
Clasificacin a
realizar ?
OAT
(Acreedor Vario)
Reintegro
Ver Procedimiento: "Imputacin de cobro en

dinero para clasificar un reintegro".
FIN.
DIAN/ DGCP/ DTN/
DIAN/ DGCP/ DTN/

Selecciona en el detalle la opcin concepto OAT.

Consulta y Selecciona en el detalle el cdigo
y el nombre del rubro concepto .
Selecciona en el detalle el cdigo y el nombre

de la OAT .
DIAN/ DGCP/ DTN/

1. Para la seleccin el sistema despliega
los rubros concepto asociados a la
eleccin de la situacin de fondos
(CSF SSF) que se haya realizado en la
cabecera de la transaccin.
2. Los
rubros
concepto
deben
corresponder a los definidos en la
transaccin " Mantenimiento de rubros
concepto de ingresos" y deben estar
asociados a la unidad ejecutora de la
gestin por la transaccin "Rubro
concepto de ingresos por Unidad
ejecutora" . Ver Procedimiento: "Inicio
de Vigencia" - Mdulo de Ingresos.
Registra el valor (es) de la (s) OAT.

DIAN/ DGCP/ DTN/

DIAN/ DGCP/ DTN/

Registra el valor del rubro de los rubros

concepto de ingresos.

de lo contrario se deje en blanco (sin marcar) para que el
DIAN/ DGCP/ DTN/

NO
S.I.I.F. D.G.P.N.
5
El valor es siempre equivalente a pesos
colombianos y se puede registrar con
centavos.
El rubro concepto
monedas diferentes
al Peso?

1. La OAT a seleccionar debe ser de

naturaleza crdito, teniendo en cuenta lo
siguiente: a) El ingreso recaudado puede
corresponder a una consignacin errnea
por lo cual debe ser devuelto; b) Los
recaudos efectuados por una entindad
corresponden a los recursos que
administra de otra entidad y por lo tanto
debe realzar el respectivo traslado de los
recursos; c) Una vez constituido el
Acreedor Vario, el pago de los recursos
se debe hacer a travs de una orden
de pago OAT generada por el mdulo de
Egresos.
2. La OAT a seleccionar no debe tener
asociado nivel de agrupacin PAC.
SI.
Selecciona el tipo de moneda asociada al rubro
Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia"
El sistema despliega la tabla con los diferentes

tipos de moneda para seleccionar.
2002 03 - 11
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DIAN/ DGCP/ DTN/


Transaccin: Imputacin de cobro en dinero.
El diligenciamiento de este campo es obligatorio e

informativo, dado que el sistema no valida la tasa
de cambio ni de conversin.
Anterior
DIAN/ DGCP/ DTN/

A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual

Transaccin: Imputacin de cobro en
dinero.

dinero.
Ao Vigencia
Seleccionada?
Anterior
DIAN/ DGCP/ DTN/

Ingresos est
en perodo de
transicin ?
SI.
Graba los datos registrados de la imputacin

de cobro en dinero.
Actual
Graba los datos registrados de la Imputacin

de Cobro en Dinero.
1. Previo a grabar con xito el sistema valida que: a) Para la Unidad de Gestin, los datos de la transaccin
correspondientes a: Fecha de cobro (Fecha recaudo), ao carga extracto y cuenta bancaria, estn
registrados en la tabla "Valor por Descargar" de la Consulta "Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora;
b) El valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que la sumatoria de los valores por descargar del mes
del recaudo digitado, cuando la forma de imputacin es mensual y la transaccin se opera con signo positivo;
c) El valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que el valor por descargar de la fecha seleccionada,
cuando la forma de imputacin es diaria y se opera con signo positivo. En caso de que se opere con signo
negativo, valida que el valor a imputar sea menor o igual que el valor descargado o clasificado en la fecha
seleccionada.
2. Al grabar con xito el sistema hace lo siguiente:
a) Genera un Nmero consecutivo control SIIF, y lo asigna por transaccin y por subunidad ejecutora;
b) Genera Log de auditora;
c). Actualiza la ejecucin presupuestal a nivel del rubro concepto y unidad ejecutora en el ao fiscal de la
conexin, segn el ao vigencia seleccionado.
d) Actualiza los saldos a nivel de:Subunidad Rubro Concepto, unidad /rubro y rubro: Para Ao Vigencia
Actual: actualiza los saldos presupuestales en los campos: "Recaudo en efectivo"; "Recaudo Total",
"Recaudo neto" y "Pendiente de cobro ao actual". En caso de que el Tipo de imputacin sea
"Causacin/ recaudo", el sistema adicionalmente actualiza los campos: "causado" y "Pendiente de cobro".
Para Ao Vigencia Anterior: Actualiza los saldos presupuestales en los campos: "Recaudo en efectivo
ao anterior"; "Recaudo Total ao anterior" y "Pendiente de cobro ao anterior". El sistema no permite
seleccionar imputacin "causacin/ recaudo " simultneamente, slo permite elegir "recaudo".
3. Estado de Imputacin Por Unidad Ejecutora: En esta consulta: a) actualiza los campos: "Unidad Ejecutora",
"Cuenta Bancaria", " Fecha Valor", "Valor recaudado", "Valor descargado", "Valor por descargar", segn
el signo (positivo negativo) de la transaccin; b) Cuando la forma de imputacin es mensual y la
transaccin se oper con signo positivo, el sistema automticamente suma el valor a imputar al campo "valor
descargado" y lo disminiuye del campo "valor por descargar" hasta el monto del "valor imputado en la
transaccin, agotando las fechas valor del mes seleccionado de la ms antigua a la ms reciente. En
caso de que la transaccin se haya operado con signo negativo, el sistema automticamente resta el "valor
a Imputar" (Valor de la operacin) del campo " Valor descargado" y lo suma al campo "Valor por descargar"
hasta agotar el valor descargado, agotando las fechas valor del mes seleccionado de la ms reciente a la
ms antigua; c) Cuando la forma de imputacin es diaria y la transaccin se oper con signo positivo
el sistema automticamente suma el "valor a Imputar" al campo " Valor descargado" y lo resta del campo
"Valor por descargar" mximo hasta su monto total, especficamente para la fecha seleccionada. En caso
de que la transaccin se haya operado con signo negativo el sistema automticamente resta el "valor a
Imputar" del campo "Valor descargado " mximo hasta el monto de dicho Valor y lo suma al campo
"Valor por Descargar" para la fecha seleccionada; d) Si se seleccion el cdigo OAT en el detalle, el sistema
automticamente hace lo siguiente: 1) Actualiza el Cdigo OAT y el ao fiscal actual, independientemente
6
7
S.I.I.F. D.G.P.N.
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de que ingresos est o no en perodo de transicin, 2) Los movimientos OAT se

actualizan a nivel de subunidad ejecutora; 3) Actualiza los saldos OAT sumando o
restando del crdito el "Valor a imputar", segn el signo positivo o negativo de la
transaccin;
NOTA CONTABLE:
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos deja la traza contable,
para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los
registros contables automticos de las subunidades ejecutoras en lnea con la fecha
real del sistema.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace lo siguiente: a) Si
se ingres por el ao fiscal de la conexin ao anterior automticamente realiza el
registro contable con fecha del ltimo da habil del ao fiscal ao anterior y b) Si se
ingres por el ao fiscal de la conexin ao actual, realiza automticamente el registro
contable con la fecha real del sistema.
3. La matriz contable que lee la transaccin debe estar actualizada para el ao
fiscal, ao vigencia y rubro concepto o OAT seleccionada, en caso contrario el sistema
genera un mensaje en pantalla requiriendo stos datos y el nombre de la operacin
contable a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.
DIAN/ DGCP/ DTN/


Transaccin: Consultas.
FIN.
Consultas:
a) Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora: Permite
seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas,
para una fecha o un rango de fechas, el valor recaudado
(acumulado por da), el valor clasificado y el pendiente por clasificar
de dicho recaudo
b) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite
informacin grabada.
d) Consulta OAT: Permite seleccionar para el ao fiiscal y la OAT
los movimientos y saldos para un rango de fecha dado.
Reportes:
1. Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de
cada operacin grabada y los saldos presupuestales acumulados:
"Recaudo efectivo", "Recaudo efectivo neto" y "Pendiente de
cobro" .
2. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN por Descargar en
Ingresos: Permite seleccionar para una unidad ejecutora, una
cuenta bancaria y un rango de fechas dado, el detalle de los
movimientos de extracto y traslados que conforman el valor
recaudado por cada fecha diaria que aparece en la consulta
"Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
3. Valores Diarios Recaudados por Descargar: Permite seleccionar
para cada unidad ejecutora para una o varias cuentas, para una
fecha o rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por da)
el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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57. IMPUTACIN DE COBRO EN DINERO PARA CLASIFICAR

UN REINTEGRO
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores del nivel central registrar los reintegros efectuados en cuentas
de la DTN, para el caso de recursos Con situacin de Fondos (CSF), en cuentas de la
entidad, para el caso de recursos Sin Situacin de Fondos (SSF), por concepto de provisiones
de fondos no ejecutadas y que fueron situadas a travs de rdenes de pago OAT, as como a la
DTN efectuar el registro de los reintegros realizados por los Establecimientos Pblicos
Nacionales que reciben aportes de la Nacin.
BASE LEGAL
_ Artculo 15 del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
-
Consignacin en la respectiva cuenta bancaria de la DTN de la entidad del valor a

reintegrar por parte del tercero o de la entidad generadora del ingreso .
- Envo del extracto Bancario a la DTN a la entidad, por parte de la respectiva entidad
bancaria.
- Carga o Registro por parte de la DTN de los datos contenidos en los extractos bancarios y
contabilizacin de los movimientos de los extractos de las Cuentas Puente Tipo I, Tipo II y
Cuentas Tributarias, cuando se trate de recursos Con Situacin de Fondos , registro de los
movimientos crdito de los extractos bancarios por parte del rea Financiera de la entidad,
cuando se trate de recursos Sin Situacin de Fondos.
- Registro de los datos de la Imputacin de cobro en dinero en cada uno de los campos de la
- Seleccin del (los) rubro (s) concepto de ingresos asociado a la unidad ejecutora de la
gestin, del concepto OAT del tipo Acreedor Vario .
- Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos de la respectiva
OAT tipo Acreedor Vario.
- Seleccin del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro del valor de
la misma, cuando el rubro concepto de ingresos est definido en otras monedas diferentes al
peso.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 240 de 371

SALIDA
- Actualizacin de los saldos presupuestales a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad
rubro concepto y rubro, cuando se trate de la clasificacin de un rubro concepto de ingreso.
- Actualizacin del cdigo OAT y de los saldos OAT, cuando se trate de la clasificacin de una
cuenta por pagar.
fecha del sistema, segn se haya ingresado al sistema por el ao fiscal del conexin ao anterior por el ao fiscal de la conexin ao actual respectivamente, cuando ingresos se
CRITERIOS DE XITO
- Consignacin oportuna y precisa de los montos recaudados por parte del ente generador del
ingreso del valor a reintegrar por parte del tercero.
-
Envo Oportuno de los respectivos extractos bancarios por parte de la entidad financiera a la
DTN a la entidad.
- Registro oportuno de los datos generales y especficos de las respectivas cuentas bancarias
por parte de la DTN del rea financiera de la entidad.
- Contabilizacin o registro preciso de los movimientos crdito de los respectivos extractos
bancarios, por parte de la DTN del rea financiera de la entidad.
- Clasificacin adecuada de los ingresos recaudados, previa verificacin de los valores
pendientes por clasificar segn la consulta Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora
RESPONSABLES: DTN y Jefe Area Financiera del Responsable en la Entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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57. IMPUTACIN DE COBRO EN DINERO PARA CLASIFICAR UN REINTEGRO .

Responsable
Descripcin
Inicio
DTN/ Entidad/
Area Financiera
Registra los datos generales y especificos de las respectivas cuentas bancarias.

Transaccin:Mantenimiento de cuentas DTN - mdulo de CUN.
Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las cuentas DTN". (Mdulo de CUN)
Tercero/ Entidad
Consigna en la respectiva cuenta bancaria el valor a reintegrar, producto de un

menor gasto.
El registro de los datos de

las cuentas Bancarias los
efecta la DTN cuando se
trata de recursos CSF y la
entidad cuando son SSF.
1. El recaudo de los ingresos de la Nacin cuando son CSF, lo hace

la DTN a travs de tres tipos de cuentas corrientes administradas por
CUN, as:
a) Cuentas Recaudadoras de Impuestos: Se caracterizan porque
permiten identificar el ente (DIAN) generador del ingreso y se destinan
especificamente para recibir el recaudo de impuestos y aduanas.
b) Cuentas Puente tipo I: Se caracterizan porque permiten identificar
un slo ente generador del ingreso y uno ovarios tipos de ingreso que
genera dicho ente.
c) Cuentas Puente Tipo II: Se caracterizan porque identifican un slo
concepto de ingreso y pueden tener asociado uno o varios entes
generadores del ingreso.
2. Cuando los ingresos de la Nacin son SSF las entidades tienen la
autonoma para abrir, administrar y recaudar en sus propias cuentas
corrientes o de ahorro (Cuentas Puente Tipo I II ) estos ingresos,
debiendo hacer el respectivo registro de dichas cuentas bancarias.
Entidad Bancaria
Remite a la DTN o a la Entidad el correspondiente extracto

bancario de las diferentes cuentas que administra.
CSF
DTN
Situacin de
Fondos de los
recursos?
Carga o Registra los extractos Bancarios de

cada una de las cuentas autorizadas
Transaccin:Mantenimiento de Movimiento de
extractos - mdulo de CUN.
Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las
cuentas DTN". (Mdulo de CUN)
Registra los movimientos crdito de los extractos
bancarios.
Transaccin: Registro control de recaudo.
DTN
SSF

bancarios de las cuentas puente Tipo I y Tipo II
y Cuentas Tributarias.
de cuentas DTN (Mdulo de CUN).
1.El sistema deja disponible la informacin en la Consulta

"Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora" y en el
Reporte "Valores Diarios Recaudados por Clasificar en
Ingresos, as: "Ao carga extracto", "Nombre entidad
Financiera", "Cdigo Entidad", "Cuenta Bancaria", "Fecha
Valor", "Valor Recaudado", "Valor Descargado, y Valor
por Descargar".
2. Deja la Traza Contable para que al cierre diario del
mdulo de contabilidad el sistema genere los respectivos
registros contables automticos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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La transaccin se puede operar bien sea registrando

cada uno de los datos en el SIIF, o bien, mediante
carga de archivo plano.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Registra los datos de la "Imputacin del

Reintegro" en cada uno de los campos de la
cabecera de la transaccin, con base en los
respectivos documentos soporte (consignacin).
1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexin: Es un dato de salida y puede
corresponder a la DTN a una entidad en lnea.
2. Ao fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la conexin.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del sistema ao
actual.
4. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando el ao del giro
de la orden de pago OAT correesponde al ao fiscal actual y b) Anterior, cuando el
ao del giro de la orden de pago OAT corresponde al ao fiscal anterior y el
sistema slo permite seleccionar dicha vigencia estando ingresos en periodo de
transicin.
5. Unidad - Subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para seleccionar la
subunidad que est asociada con la subunidad de la conexin - Ver Procedimiento.
Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo de
Ingresos).
6. Nmero control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un cdigo
alfanumrico por asignacin interna y por transaccin y se inicia con cada vigencia
fiscal.
7. Tipo de Imputacin: Se debe seleccionar Recaudo exclusivamente.
8. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de
Movimiento (fecha del sistema).
9. Situacin de Fondos (CSF SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes.
10. Signo Positivo Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes.
11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual al valor registrado
en el detalle.
12. Forma de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Diaria en el cual el
sistema habilita los campos: Fecha cobro para registrar el ao, el mes y el da del
recaudo, b) Mensual: en el cual el sistema habilita el campo "ao/ mes cobro" para
registrar el ao y el mes del reintegro.
Si la forma de imputacin es diaria y la transaccin se opera con signo positivo el
sistema valida que el valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que el valor
por descargar para la fecha seleccionada y si se opera con signo negativo valida que el
valor de la operacin sea menor o igual que el valor descargado o clasificado en la
fecha seleccionada.
Si la forma de imputacin es mensual y la transaccin se opera con signo positivo el
sistema valida que el valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que la sumatoria
de los valores por descargar del mes del reintegro registrado y si se opera con signo
negativo valida que el valor de la operacin sea menor o igual que la sumatoria de los
valores descargados o clasificados para el mes seleccionado.
13. Cuenta Bancaria: Es un dato para seleccionar el nmero de la cuenta bancaria a
la que ingreso el reintegro, para lo cual el sistema despliega las respectivas cuentas
bancarias asociadas a la condicin de los recursos, as: a) Si se trata CSF el sistema
despliega todas las cuentas bancarias que en CUN tengan la marca "Administradas
por la DTN" y que estn asociadas a la Unidad ejecutora, y b) Si se trata de SSF
despliega las cuentas que en CUN tengan la marca "No administradas por la DTN"
y que la unidad ejecutora est asociada a la cuenta. Previo a seleccionar la cuenta
bancaria el usuario debe consultar el "Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
14. Ao Carga Extracto: Es un dato de entrada en el cual se indica el ao en que fue
grabado el movimiento del extracto por parte de la DTN (CSF) o de la entidad (SSF).
14. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la
causacin.
DIAN/ DGCP/DTN
DIAN/ DGCP/DTN
S.I.I.F. D.G.P.N.
1. Con la contabilizacin de los movimientos de los

extractos bancarios de las cuentas puente Tipo I y Tipo II ,
el sistema automticamente actualiza los recaudos por
clasificar en la Consulta "Estado de Imputacin Por Unidad
Ejecutora" en los campos: Ao carga extracto, Fecha valor,
y valor recaudado, y en el campo "Valor por descargar"
muestra los montos de los recaudos por clasificar.
2. Los movimientos de los extractos de las cuentas
Puente Tipo I y Puente Tipo II que afectan valores por
descargar en ingresos son: "crditos", "crditos correccin"
"dbito" y "dbito correcin" que tengan la marca " Afectan
Valores por descargar en Ingresos".
Marca el campo Reintegro

Transaccin: Imputacin de Cobros en Dinero.
Selecciona en el detalle el concepto OAT

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DIAN/ DGCP/DTN
Selecciona en el detalle el cdigo y el nombre de la OAT

1. Se selecciona una OAT en el detalle cuando un recaudo que
ingres corresponde a:
a) Un Reintegro de Provisin de Fondos para un Estapblico
Fuera de Lnea, en tal caso el ente de la conexin es la DTN.
b) Un Reintegro de una Provisin de Fondos de una Unidad
Fuera de Lnea, en tal caso el ente de la conexin debe ser la
Unidad en Lnea del mismo rgano ejecutor.
c) Un Reintegro de una Provisin de Fondos de una Subunidad
Fuera de Lnea, ental caso el ente de la conexin debe ser la
Subunidad en lnea a la que pertenece la de Fuera de Lnea.
d) Los Reintegros de las Cajas Menores.
2. El OAT seleccionado es de naturaleza dbito y debe estar
acorde con la situacin de Fondos (CSF SSF) elegida en la
3. La OAT debe tener asociado nivel de agrupacin PAC.
Registra el valor (es) de la (s) OAT

DIAN/ DGCP/DTN
El Valor de las OAT del detalle debe ser igual al

valor a imputar en la cabecera de la transaccin.
En perodo de transicin o cerrado el perodo de transicin

sucede lo siguiente:
1. Para el ao fiscal ao anterior el sistema no habilita
la posibilidad de aplicar reintegros que afecten el PAC.
2. El usuario debe ingresar al sistema por el ao fiscal
ao actual.
Anterior
1. Si se selecciona " Anterior" en el ao vigencia

significa que el ao de la Provisin de Fondos es el
ao anterior.
2. Slo es posible elegir la opcin "Ao Anterior" si
ingresos est en perodo de Transicin.
Ao Vigencia
Seleccionado?
Clase de OAT
Seleccionada?
Asociada a nivel
Asociada a nivel
de agrupacin Pac
de agrupacin Pac
Vigencia actual
Rezago ao anterior
DIAN/ DGCP/DTN
Si se selecciona " Actual" en el

ao vigencia, significa que el
ao de la Provisin de Fondos
es el ao actual.
Actual
Clase de OAT
seleccionada?
Asociada a nivel
Asociada a nivel
de agrupacin Pac
de agrupacin Pac
Vigencia actual
Rezago ao anterior
Selecciona la respectiva
OAT y graba el registro de
la transaccin
T: Imputacin de Cobros
en dinero.
OAT y graba el registro de
la transaccin
en dinero.
Selecciona la respectiva OAT

y graba el registro de la
transaccin
T: Imputacin de Cobros en
dinero.
DIAN/ DGCP/DTN
OAT y graba el registro
de la transaccin
en dinero.
4
DIAN/ DGCP/DTN
DIAN/ DGCP/ DTN/

4
Selecciona el nmero de la orden de pago OAT

FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
El sistema despliega slo las rdenes

de pago OAT que cumplan con los
criterios de seleccin de ao vigencia,
asociados al cdigo OAT, cuya fecha
de giro sea menor a la fecha de
consignacin y estn en estado
"Pagadas".
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Al grabar con xito el sistema automticamente hace lo siguiente:

1. Actualiza el Pac, as:
a) Si el ao Vigencia seleccionado es Anterior y la OAT elegida est asociada a un nivel
de agrupacin Pac vigencia actual deja un registro para que la Divisin de Pac de la DTN
posteriormente aplique el reintegro y ejecute el Pac de la siguiente manera: i) Disminuye
el Pac aprobado y el Pac pagado sobre Pac vigencia actual ao fiscal ao anterior del mes
de giro de la orden de pago; ii) Aumenta el saldo Pac y el Pac disponible del rezago ao
fiscal actual, a partir del mes vigente en uno o varios meses.
En el mismo sentido actualiza los cupos Pac para asignaciones internas funcionales.
b) Si el ao Vigencia seleccionado es anterior pero la OAT elegida est asociada a un
nivel de agrupacin Pac Rezago ao anterior , no aplica una actualizacin sobre ninguna
de las vigencias Pac, dado que se trata de una provisin de fondos sobre Pac Rezago
efectuada en el ao fiscal anterior.
c) Si el ao Vigencia Seleccionado es Actual y la OAT elegida est asociada a un nivel
de agrupacin Pac Rezago ao anterior, deja un registro para que la Divisin de Pac de
la DTN posteriormente aplique el reintegro y afecte el Pac de la siguiente manera:
i) Disminuye Pac aprobado y Pac rezago ao fiscal actual en el mes de giro de la OAT,
ii) Aumenta el saldo Pac y el Pac disponible sobre rezago, a partir del mes vigente en
uno o varios meses, ao fiscal actual.
d) Si el ao Vigencia Seleccionado es Actual y la OAT elegida est asociada a un nivel
de agrupacin Pac vigencia Actual, deja un registro para que la Divisin de Pac de la DTN
posteriormente aplique el reintegro y afecte el Pac de la siguiente manera: i) Dismunye el
Pac aprobado y el Pac Pagado sobre Pac vigencia actual, ao fiscal actual del mes de giro
de la orden de pago; ii) Aumenta el saldo Pac y el Pac disponible, bien sea, sobre Pac
vigencia actual ao fiscal actual, a partir del mes vigente en uno o varios meses, o bien
sobre Pac rezago ao siguiente proporcional en todos los meses del ao.
2. Genera un nmero consecutivo control SIIF, y lo asigna por transaccin y por
3. Genera Log de Auditora.
4. Actualiza:
a) Cuenta Bancaria, Fecha Valor, Valor Recaudado, Valor descargado y Valor por
Descargar; segn signo de la operacin (Positivo negativo).
b) Cuando la forma de imputacin es mensual y la transaccin se oper ccn signo positivo,
el sistema automticamente suma el valor a Imputar (Valor de la operacin) al campo
"Valor Descargado" y lo resta del campo "Valor por Descargar" hasta el monto del
"Valor Recaudado", agotando las fechas valor del mes selccionado de la ms antigua a la
ms reciente.
Si la Transaccin se oper con signo negativo, el sistema automticamente resta el valor
a Imputar (Valor de la operacin) del campo "Valor Descargado" y lo suma al campo
"Valor por Descargar" hasta agotar el valor descargado partiendo de la fecha valor del mes
seleccionado de la ms reciente a la ms antigua.
c) Cuando la forma de imputacin es diaria y la transaccin se oper con signo positivo
el sistema automticamente suma el valor a Imputar al campo "Valor Descargado" y lo
resta del campo "Valor por Descargar" mximo hasta el monto del "Valor por Descargar",
especificamente para la fecha seleccionada.
Si la transaccin se oper con signo negativo el sistema automticamente resta el "Valor
a Imputar" del campo "Valor Descargado" mximo hasta el monto de dicho valor y lo
suma al campo "Valor por Descargar" para la fecha seleccionada.
5) Actualiza el Cdigo OAT Asociado al Nivel de Agrupacin PAC, as: a) En el ao
anterior con fecha del ltimo da hbil de dicho ao , si el ao vigencia seleccionado
es "Anterior" y la actualiza en el ao fiscal actual, si el ao vigencia seleccionado es
"Actual",
b) Los movimientos OAT los hace a nivel de Subunidad ejecutora, sumando o restando
del crdito el Valor a Imputar, segn el signo positivo o negativo de la transaccin.
6) Actualiza siempre en el ao fiscal actual el Cdigo OAT asociado a la Cuenta Bancaria
a nivel de unidad ejecutora, incrementando o restando del dbito, segn el signo positivo o
negativo de la transaccin.
NOTA CONTABLE:
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos deja la traza contable
para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros
contables automticos de las subunidades ejecutoras en lnea, as: a) Si se est en
periodo de transicin y la fecha de la consignacin corresponde al ao fiscal anterior deja
el registro con fecha del ltimo da hbil del ao fiscal anterior, b) Si ya se cerr el
perodo de transicin y la fecha de la consignacin corresponde al ao fiscal actual o a
cuaqluiera anterior deja el registro con la fecha real del sistema y c) Si no se ha cerrado
el perodo de transicin y la fecha de la consignacin es del ao fiscal actual, deja el
registro contable con la fechao del sistema .
2. Si el reintegro corresponde a Caja Menor y es Con Situacin de Fondos (CSF) efecta
el registro contable en la entidad y en la DTN y si es Sin Situacin de Fondos (SSF)
hace el registro contable nicamente en la entidad.
3. Si el reintegro no corresponde a Caja Menor pero es Con Situacin de Fondos (CSF)
contabiliza solamente en la DTN.
4. La matriz contable que lee la transaccin debe estar actualizada para el ao fiscal,
ao vigencia y el cdigo OAT seleccionado, en caso contrario el sistema genera un
mensaje en pantalla requiriendo estos datos y el nombre de la operacin contable
a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Consulta:
Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora: Permite seleccionar
para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas, para una
fecha o un rango de fechas, el valor recaudado (acumulado
por da), el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho
recaudo
Reportes :
1. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN Por Descargar en
2. Valores Diarios Recaudados por Clasificar en Ingresos: Permite
para una fecha o rango de fechas, el valor recaudado (acumulado
por da), el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho
recaudo.
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58. IMPUTACIN DE COBRO EN PAPELES

OBJETIVO
Permitir al rgano generador del ingreso, legalmente autorizado para ello, registrar la
imputacin del recaudo en papeles cuando un contribuyente cancela una cuenta por pagar (de
un rubro de ingreso previamente causado por el ente generador del ingreso) con un ttulo en su
poder emitido por la Nacin y autorizado para el pago de impuestos, previa identificacin del
ao vigencia (Actual anterior) del recaudo.
BASE LEGAL
- Artculo 3 Numeral I Literal B 5 de la Resolucin 036 de 1998.
ENTRADA
-
Pago realizado por el contribuyente a la Nacin con un ttulo valor en su poder, que est
autorizado para el pago de impuestos.
- Registro de los datos de la Imputacin de cobro en papeles en cada uno de los campos de la
- Seleccin del (los) rubro (s) concepto de ingresos a imputar el recaudo en papeles.
- Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos.
SALIDA
- Actualizacin de la ejecucin presupuestal a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora.
- Actualizacin del cdigo OAT y de los saldos OAT, segn el tipo de papel seleccionado.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Clasificacin adecuada del ingreso recaudado, previa verificacin de los valores pendientes
por clasificar segn la consulta Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora.
- Seleccin adecuada del tipo de papel con el que el contribuyente realiz el respectivo pago
de la obligacin con la Nacin
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la DIAN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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58. IMPUTACIN DE COBRO EN PAPELES .

Responsable
Descripcin
Inicio
Contribuyente
Cancela los impuestos adeduados a la Nacin con un

Ttulo en su poder autorizado para ello.
COBRO EN PAPELES: Corresponde al pago hecho
por el contribuyente a la Nacin con un titulo valor
en su poder que fue emitido por la Nacin y que
est autorizado para cancelar impuestos.
La transaccin se puede operar bien sea

registrando cada uno de los datos en el SIIF,
o bien, mediante carga de archivo plano.
DIAN
Registra los datos de la "Imputacin de Cobro en Papeles"

en cada uno de los campos de la cabecera de la
transaccin, con base en los respectivos documentos
soporte (Titulos)
2. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando se requiera
clasificar un valor recaudado de una cuenta por cobrar de la vigencia actual,
b) Anterior cuando se deban clasificar valores recaudados correspondientes a cuentas
por cobrar de vigencias anteriores.
3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del ao de la
conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la fecha de movimiento es
igual a la fecha del sistema y si es ao anterior, la fecha de movimiento es igual al
ltimo da hbil del ao fiiscal ao anterior.
Ingresos).
fiscal.
7. Tipo de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Recaudo: cuando la
causacin ha sido previamente registrada, y b) Causacin y Recaudo: cuando no se
ha registrado la causacin y por lo tanto se debe registrar las dos operaciones
simutneamente.
Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de transicin y se ingresa al
sistema por el ao de la conexin: ao fiscal ao actual, debe ser menor o igual al
ltimo da hbil del ao fiscal de la conexin.
11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada que corresponde al valor total de la
causacin que se va a registrar y debe ser igual a la sumatoria de los valores
registrados en el detalle a nivel de rubro concepto.
Imputacin en Papeles.
DIAN
Consulta y selecciona en el detalle el cdigo y el

nombre del rubro concepto de ingresos.
Transaccin: Imputacin en Papeles.
Carpeta: Rubro concepto Ingresos
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1. Para la seleccin el sistema

despliega los rubros concepto
asociados a la eleccin de la
situacin de fondos (CSF SSF)
que se haya realizado en la
2. Los rubros concepto deben
corresponder a los definidos en
la transaccin "Mantenimiento
de rubros concepto de ingresos"
y deben estar asociados a la
unidad ejecutora de la gestin
por la
transaccin "Rubro
concepto de ingresos por unidad
ejecutora". Ver Procedimiento:
"Inicio de vigencia" - Mdulo de
Ingresos.
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Registra el valor del rubro o de los rubros concepto de ingresos

Transaccin Imputacin en papeles.
DIAN

colombianos y se puede registrar con centavos.
Selecciona el Tipo de Papel y registra el valor

Transaccin Imputacin en papeles.
Carpeta: Tipo Papel
DIAN
SI.
Anterior
DIAN
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
Actual
Ingresa al sistema por el ao Fiscal de la

conexin = ao fiscal ao anterior.

conexin = ao fiscal ao actual.
Anterior
DIAN
NO
1. El tipo de papel se crea por las tablas bsicas del mdulo de

ingresos y puede ser de dos clases, as:
a) Los que no tienen ejecucin en el gasto, como los TIDIS y por
lo tanto no tienen asociada una OAT y b) Los que tienen ejecucin
en el gasto y en consecuencia tienen asociada una OAT.
2. El sistema valida que el valor del papel sea mayor o igual que la
cuenta por cobrar, en caso contario hace lo siguiente:
a) Si el valor del papel es menor que el valor total registrado en la
cabecera ( Correspondiente al valor total o parcial de la cuenta por
cobrar), genera un mensaje de alerta en pantalla exigiendo que el
valor sea mayor o igual al registrado en la cabecera y no deja
grabar.
b) Si el valor del papel es mayor que el valor toral registrado en la
cabecera ( Correspondiente al valor total o parcial de la cuenta por
cobrar), calcula automticamente la diferencia, que dar lugar a la
constitucin de un acreedor vario y posteriormente a una
devolucin, y exige seleccionar una OAT de naturaleza crdito que
acumula el valor del acreedor vario.
NOTA: Por el mdulo de Egresos se genera la respectiva orden
de Pago OAT.
Ao Vigencia
Seleccionada?
Graba los datos registrados de la imputacin

de cobro en papeles.
Actual

de Cobro en Papeles.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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DIAN

FIN.

3. Actualiza la ejecucin presupuestal a nivel del rubro concepto y subunidad
ejecutora en el ao fiscal de la conexin, bien sea que se ingrese al sistema por
el ao fiscal ao actual en perodo de transicin, o ao actual no estando en
perodo de transicin.
4. Actualiza los Saldos a nivel de Subunidad Rubro Concepto, unidad/rubro y
rubro, as : Para el ao Actual, actualiza los saldos presupuestales en los
campos "Recaudo en Papeles", "Recaudo Total", "Recaudo Neto" y "Pendiente
de Cobro". En caso de que el "Tipo de Imputacin" sea Causacin/ recaudo el
sistema adicionalmente actualiza los campos "Causado" y "Causado Neto".
Para el Ao Anterior, actualiza los saldos presupuestales en los campos
"Recaudo en Papeles", "Recaudo Total", "Recaudo Neto" y "Pendiente de Cobro"
relacionados con Cuentas por Cobrar de vigencias anteriores.
Para este ao vigencia, el sistema no permite que se seleccione en "Tipo de
Imputacin" la opcin Causacin/Recaudo simultneamente, slo permite elegir
"Recaudo".
5. Actualiza el Cdigo OAT, as: a) Cuando el tipo de papel seleccionado est
asociado a una OAT, e independientemente que ingresos est o no en perodo
de transicin, el sistema automticamente actualiza en el ao fiscal actual los
movimientos OAT a nivel de Subunidad ejecutora, y la tabla de saldos OAT,
sumando o restando del dbito el Valor a Imputar, segn el signo positivo o
negativo de la transaccin; b) Cuando el valor del tipo de papel seleccionado da
lugar a la constitucin de un acreedor vario por mayor valor pagado, e
independientemente de que ingresos est o no en perodo de transicin, el
sistema automticamente actualiza en el ao fiscal actual los movimientos OAT
a nivel de Subunidad ejecutora, y la tabla de saldos OAT, sumando o restando
del crdito el Valor a Imputar, segn el signo positivo o negativo de la
transaccin.
Consultas:
informacin grabada.
Reportes:
cobro" .
2. Devoluciones: Permite ver los movimientos que involucran las
devoluciones, tanto la constitucin del acreedor vario como el pago
de la devolucin cualquiera que sea la forma de pago (Efectivo,
papeles, compensacin, legalizacin, provisin de fondos) y el
estado de la devolucin (Pagada o Confirmada, Anulada o
Reportada con Incidencia).
NOTA CONTABLE:
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos deja la traza
contable para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema
genere los registros contables automticos de las subunidades ejecutoras en lnea
con la fecha real del sistema.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace lo siguiente:
a) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao anterior, automticamente
realiza el registro contable con fecha del ltimo da hbil del ao fiscal ao
anterior y b) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao actual,
automticamente realiza el registro contable con la fecha real del sistema.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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59. IMPUTACIN DE COBROS POR COMPENSACION

OBJETIVO
Permitir al rgano generador del ingreso, legalmente autorizado para ello, compensar cuentas
por pagar (de cualquier tipo) con cuentas por cobrar relacionadas con rubros conceptos de
ingresos previamente causados presupuestamente, y poder as extinguir contablemente la
cuenta por cobrar y la cuenta por pagar que tengan registradas en su contabilidad.
BASE LEGAL
- Artculo 3 Numeral I Literal B 7 de la Resolucin 036 de 1998.
ENTRADA
-
Registro Presupuestal y contable por parte del rea financiera de la entidad generadora del
ingreso tanto de la cuentas por cobrar a un tercero o contribuyente como de la cuenta por
pagar a un tercero o contribuyente.
- Registro de los datos de la Imputacin de cobro en papeles en cada uno de los campos de la
cabecera de la transaccin, con base en el respectivo acto administrativo que autoriza el
cruce de cuenteas,
- Seleccin en la carpeta de datos Financieros - Cuenta por pagar del (los) rubro (s) concepto
de ingresos a imputar con el pago por compensacin de un acreedor vario constituido
previamente, cuando la OAT seleccionada corresponde .a una devolucin causada
pendiente de pago, seleccin del rubro concepto del concepto OAT en la carpeta de
Datos Financieros Cuentas por cobrar, cuando la OAT seleccionada no corresponde .a una
devolucin causada pendiente de pago.
- Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos de la OAT, segn
el caso, y seleccin de la causal de la devolucin.
SALIDA
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Actualizacin De los saldos presupuestales a nivel de subunidad/ rubro concepto,

unidad/rubro y rubro, segn el ao vigencia y carpeta selelcionados.
- Actualizacin del cdigo OAT y de los saldos OAT, cuando se haya seleccionado dicho
concepto en la carpeta Cuentas por cobrar.
CRITERIOS DE XITO
- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos de la transaccin., previo registro
presupuestal y contable de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar a un tercero o
contribuyente y de la expedicin del correspondiente acto administrativo que autorice el
cruce de cuentas
- Clasificacin adecuada y oportuna del ingreso recaudado por compensacin.
-
Seleccin adecuada de la causal de la devolucin, cuando haya lugar a ello.
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la DIAN
S.I.I.F. D.G.P.N.
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59. IMPUTACIN DE COBROS POR COMPENSACION .

Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area
Financiera
Registra presupuestal y contablemente una cuenta

por Pagar a un tercero o contribuyente.
Transaccin: Obligacin - Mdulo de Egresos
Transaccin: Acreedores Varios - Mdulo de Ingresos
Registra presupuestal y contablemente una cuenta

por cobrar a un tercero o contribuyente para un rubro
concepto de ingreso.
Transaccin: Causacin - Mdulo de Ingresos
1.COBRO POR COMPENSACION: Corresponde al cruce de

cuentas por pagar de cualquier tipo con cuentas por cobrar
relacionadas con rubros concepto de ingresos, previamente
causadas presupuestal y contablemente.
2. La aplicacin del cruce de cuentas no genera salida de
dinero.
La transaccin se puede operar bien sea

registrando cada uno de los datos en el SIIF,
o bien, mediante carga de archivo plano.
Entidad Generadora del

Ingreso/ Area Financiera
Registra los datos de la "Imputacin de Cobro por Compensacin"

en cada uno de los campos de la cabecera de la transaccin, con
base en los respectivos documentos soporte (Resoluciones)
Transaccin: Imputacin Cobro por Compensacin.
clasificar un valor compensado de una cuenta por cobrar o de una cuenta por pagar
de la vigencia actual, b) Anterior cuando se deban clasificar valores compensados
de cuentas por cobrar o de cuentas por pagar de vigencias anteriores.
ltimo da hbil del ao anterior.
Ingresos).
fiscal.
7. Tipo de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Recaudo: cuando la
causacin ha sido previamente registrada, y b) Causacin y Recaudo: cuando no se
ha registrado la causacin y por lo tanto se debe registrar las dos operaciones
simutneamente para el rubro concepto asociado a la cuenta por cobrar.
sistema por el ao de la conexin: ao fiscal ao anteriorl, debe ser menor o igual
al ltimo da hbil del ao anterior.
11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada que corresponde al valor total de la
causacin que se va a registrar y debe ser igual a la sumatoria de los valores
Imputacin de cobro por compensacin.
13. Concepto OAT: Es un dato para seleccionar, de naturaleza crdito asociado a la
situacin de fondos (CSF SSF) y que tiene acumulado un valor del acreedor vario
que se pretende compensar con la cuenta por cobrar.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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La C x P
la registr el ente
generador del ingreso
y est asociada al acreedor
vario constituido con base en una
devolucin de un recaudo
de un rubro concepto
de ingreso?
SI.
Marca el campo denominado "Asociado a

Devolucin Causada de Rubros Causados"
Transaccin: Imputacin Cobros por
Compensacin

El sistema automticamente habilita en el

detalle el campo "Causal de Devolucin" y
las carpetas "Datos Financieros C x C" y
"Datos Financieros C x P",
Consulta y selecciona en el detalle el cdigo

y el nombre del rubro concepto
Transaccin: Imputacin Cobros por Compensacin
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area
Financiera
No Marca el campo denominado "Asociado a

Devolucin Causada de Rubros Causados"
Transaccin: Imputacin Cobros por
Compensacin
Carpeta
seleccionada para
el registro de los
datos?
Datos Financieros
Cuenta por Pagar
El sistema automticamente
habilita en el detalle la carpeta
"Datos Financieros C x C"
Datos Financieros
Cuenta por Cobrar
Rubro Concepto
Carpeta: Datos Financieros C x P
1. Para la seleccin el sistema despliega los rubros

concepto asociados a la eleccin de la situacin de fondos
(CSF SSF) que se haya realizado en la cabecera de la
transaccin.
2. Los rubros concepto deben corresponder a los definidos
en la transaccin "Mantenimiento de rubros concepto de
ingresos" y deben estar asociados a la unidad ejecutora
de la gestin por la transaccin "Rubro concepto de
ingresos por unidad ejecutora".
Ver Procedimiento: "Inicio de vigencia" - Mdulo de
Ingresos.
3.El rubro concepto de esta carpeta registrar el pago por
compensacin
de
un acreedor vario constituido
previamente y que corresponde a una devolucin de
ingresos en proceso, que con esta compensacin
quedaran pagadas, por tanto al confirmar la transaccin
actualiza presupuestalmente para dicho rubro concepto
una devolucin pagada.
NO
Tipo Concepto
Seleccionado ?
OAT
Selecciona en el detalle la opcin "Rubro

Concepto"

Carpeta: Datos Financieros C x C
Selecciona en el detalle la opcin "Concepto

OAT"

Consulta y Selecciona en el detalle el cdigo y

el nombre del "Rubro Concepto"

Entidad Generadora
del Ingreso/ Area
Financiera
Registra el valor del rubro o de los rubros

El valor es siempre equivalente

a pesos colombianos y se puede
registrar con centavos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Carpeta: Datos Financieros C x P
1. Para la seleccin el sistema despliega los rubros concepto asociados a la

eleccin de la situacin de fondos (CSF SSF) que se haya hecho en la cabecera
de la transaccin.
2. Los rubros concepto deben corresponder a los definidos en la transaccin
"Mantenimiento de rubros concepto de ingresos" y deben estar asociados a la
unidad ejecutora de la gestin por la transaccin "Rubro concepto de ingresos por
unidad ejecutora". Ver Procedimiento: "Inicio de vigencia" - Mdulo de Ingresos.
2002 03 - 11
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4
Consulta y selecciona en el detalle el cdigo
y el nombre de la OAT.
Selecciona la causal de la Devolucin.

Transaccin Imputacin Cobros por
Compensacin.

Para la seleccin el sistema despliega

las causales permitdas.
Registra el valor de la OAT.


Registra el valor del rubro o de los rubros


El valor es siempre equivalente

a pesos colombianos y se puede
registrar con centavos.
Ingresos est
en perodo de
transicin ?
SI.
Anterior
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area
Financiera
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual

Transaccin:Imputacin Cobros por Compensacin.
Anterior
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area
Financiera
1. La OAT a seleccionar debe

ser de naturaleza crdito.
2. Con la seleccin de la OAT
tanto en la cabecera como en
el detalle de la Transaccin,
se busca trasladar una C x P
del cdigo OAT de la
cabecera al cdigo OAT del
detalle, caso en el que al
grabarse la
informacin
registrada, el sistema no
genera
registro contable
automtico,
debiendo
efectuarse manualmente.

Ao Vigencia
Seleccionada?
Graba los datos registrados de la imputacin de

cobro por compensacin.
Actual

de Cobro por compensacin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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Transaccin: Imputacin Cobros por Compensacin.

ejecutora en el ao fiscal de la conexin.
4. Actualiza los saldos presupuestales de la siguiente manera:
a) Para Ao Vigencia Actual y Carpeta Seleccionada Slo C X C, actualiza
dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro y rubro en
los campos "Recaudo por Compensacin ao actual", "Total Recaudo Bruto ao
actual", "Total Recaudo Neto ao actual" y "Pendiente de Cobro ao actual". Si
para "Tipo de Imputacin" se selecciona la opcin Causacin/ recaudo el sistema
adicionalmente actualiza los campos "Causado" y "Causado Neto ao actual".
b) Para Ao Vigencia Actual y Carpetas Seleccionadas C X C y C X P para
el rubro concepto definido en la carpeta C x C actualiza dichos saldos a nivel de
subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro y rubro en los campos "Recaudo por
Compensacin ao actual", "Total Recaudo Bruto ao actual", "Total Recaudo
Neto ao actual" y "Pendiente de Cobro ao actual". Si para "Tipo de Imputacin"
se selecciona la opcin Causacin/ recaudo el sistema adicionalmente actualiza
los campos "Causado" y "Causado Neto ao actual" y para el rubro concepto
asociado a la carpeta de C x P, actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/
rubro concepto, unidad/ rubro, rubro, y Causal Devolucin, en los campos
"Devolucin Pagada ao actual", "Total Recaudo Neto ao actual" y "Pendiente
de Cobro ao actual". Si para "Tipo de Imputacin" se selecciona la opcin
Causacin/ recaudo el sistema actualiza adicionalmente los campos "Causado"
y "Causado Neto ao actual".
c) Para Ao Vigencia Anterior y Carpeta seleccionada solo C x C, actualiza
dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/rubro y rubro en los
campos "Recaudo por Compensacin ao anterior ", " Total Recaudo Bruto ao
anterior", "Total Recaudo Neto ao anterior " y "Pendiente de Cobro ao anterior.
Para este ao vigencia, el sistema no permite que se seleccione en "Tipo de
"Recaudo".
d) Para Ao Vigencia Anterior y Carpetas seleccionadas C x C y C x P,
para el rubro concepto definido en la carpeta C x C actualiza dichos saldos a
nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/rubro y rubro en los campos
"Recaudo por Compensacin ao anterior ", " Total Recaudo Bruto ao anterior",
"Total Recaudo Neto ao anterior " y "Pendiente de Cobro ao anterior. Para
este ao vigencia, el sistema no permite que se seleccione en "Tipo de
"Recaudo", y para el rubro concepto asociado a la carpeta C x P actualiza
dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro, rubro, y
Causal Devolucin, en los campos "Devolucin Pagada ao anteriorl", y
"Pendiente de Cobro ao anterior". Si para "Tipo de Imputacin" se selecciona
la opcin Causacin/ recaudo el sistema actualiza adicionalmente los campos
"Causado" y "Causado Neto ao anterior".
5. Actualiza el Cdigo OAT, as:
a) Cuando el concepto seleccionado en la carpeta C x C es rubro concepto
de ingresos, e independientemente de que ingresos est o no en perodo de
transicin, el sistema automticamente actualiza lo siguiente: i) La OAT de la
cabecera de la transaccin en el ao fiscal actual; ii) Los movimientos OAT a
nivel de Subunidad ejecutora, y iii) La tabla de s aldos OAT, sumando o
restando del ddito el Valor a Imputar, segn el signo positivo o negativo de la
transaccin.
b) Cuando el concepto seleccionado en la carpeta C x C es OAT, e
independientemente de que ingresos est o no en perodo de transicin, el
sistema automticamente actualiza lo siguiente: i) La OAT de la cabecera de la
transaccin en el ao fiscal actual, ii) Los movimientos OAT a nivel deSubunidad
ejecutora, y la tabla de saldos OAT, sumando o restando del ddito el Valor
a Imputar, segn el signo positivo o negativo de la transaccin; iv) La OAT del
detalle de la transaccin en el ao fiscal actual; v) Los movimientos OAT a nivel
de Subunidad ejecutora, y la tabla de saldos OAT, sumando o restando del
crdito el Valor a Imputar, segn el signo positivo o negativo de la transaccin
Consultas:
FIN.
informacin grabada.
Reportes:
cobro" .
S.I.I.F. D.G.P.N.
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NOTA CONTABLE:
genere los registros contables automticos de las subunidades ejecutoras en
lnea con la fecha real del sistema.
realiza el registro contable con fecha del ltimo da hbil del ao fiscal ao
anterior y b) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao actual,
automticamente realiza el registro contable con la fecha real del sistema.
3. De elegirse el concepto OATen la carpeta C x C el sistema no realiza registro
contable automtico y a cambio genera un mensaje en pantalla requiriendo que
el usuario efecte el respectivo registro contable manual. Ver Procedimiento:
"Registro de Asientos Contables Manuales para Entidades en Lnea y
Asignaciones Internas Fuera de Lnea" - Mdulo de Contabilidad.
fiscal, ao vigencia y el cdigo OAT seleccionado, en caso contrario el sistema
genera un mensaje en pantalla requiriendo estos datos y el nombre de la
operacin contable a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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60. CONSTITUCIN DEL (LOS) ACREEDOR (ES) VARIO (S)

CUANDO PREVIAMENTE SE HA CAUSADO UN RUBRO
CONCEPTO DE INGRESO
OBJETIVO
Permitir a los rganos generadores del ingreso proceder a efectuar el reconocimiento de la (s)
cuenta (s) por pagar al tercero, con base en la aprobacin dada sobre la devolucin total o
parcial del pago realizado por ste, segn las causales de devolucin autorizadas por la
autoridad competente, y previo registro presupuestal y contable del respectivo rubro de ingreso
en los estados Causado y Recaudado en efectivo.
BASE LEGAL
ENTRADA
- Registro Presupuestal y contable del rubro de ingresos efectuado por parte del rea
financiera de la entidad generadora del ingreso, previo pago realizado por el tercero o
contribuyente.
- Reclamacin presentada por el tercero o contribuyente solicitando la devolucin del pago.
- Registro de los datos del Acreedor Vario en cada uno de los campos de la cabecera de la
transaccin, previo anlisis y aprobacin total o parcial de la devolucin.
- Definicin del concepto OAT de naturaleza crdito, de la causal de la devolucin y del tipo de
acreedor vario.
- Seleccin del rubro concepto de ingresos a afectar.
- Registro del valor (es) del (los) rubro (s) concepto de ingresos.
- Seleccin del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro del
correspondiente valor, cuando el rubro concepto est definido en otras monedas diferentes al
peso.
SALIDA
S.I.I.F. D.G.P.N.
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-
Actualizacin del cdigo OAT y del saldo crdito de la OAT, sumando o restando segn el
signo con que se haya operado la transaccin.
CRITERIOS DE XITO
- Evaluacin oportuna por parte del ente generador del ingreso de la solicitud de devolucin
presentada por el tercero o contribuyente.
- Seleccin adecuada del concepto OAT de naturaleza crdito, de la causal de devolucin y
del tipo de acreedor.
- Seleccin adecuada del rubro concepto de ingreso.
- Registro preciso del valor a imputar de la devolucin aprobada
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la Entidad generadora del ingreso
S.I.I.F. D.G.P.N.
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60. CONSTITUCIN DEL (LOS) ACREEDOR (ES) VARI O (S) CUANDO PREVIAMENTE
SE HA CAUSADO Y RECAUDADO UN RUBRO CONCEPTO DE INGRESO .
Responsable
Descripcin
Inicio
Registra en el respectivo rubro concepto el valor adeudado

por teceros a la entidad
Transaccin: Causacin.
Ver Procedimiento " Causacin" - mdulo de Ingresos.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Tercero (Persona
Natural o Jurdica)
Consigna el valor adeudado en la cuenta bancaria de la DTN

(CSF) de la entidad (SSF) designada para ello.
Clasifica en el respectivo rubro concepto de ingresos el valor

consignado por el deudor.
Ver Procedimiento: "Imputacin de Cobros en Dinero para
Clasificar un Rubro de Ingresos o una cuenta por pagar".
DIAN/ DGCP/ DTN/

SI.
Tercero (Persona
Natural o Jurdica)
DIAN/ DGCP/ DTN/

DIAN/ DGCP/ DTN/

Presenta ante la entidad una solicitud de

devolucin por mayor valor pagado frente a
la cuenta de cobro.
Registra los datos del acreedor vario en cada

uno de los campos de la cabecera de la
transaccin
Transaccin: Acreedores varios
Selecciona el (los) rubro (s) concepto de

ingresos en el detalle de la transaccin.
Transaccin: Acreedores varios
El sistema despliega para la seleccin los rubros

concepto segn la situacin de fondos (CSF SSF)
elegida en la cabecera de la transaccin y que
estn asociados a la subunidad de gestin, de
acuerdo con la transaccin "Rubro Concepto
Ingresos por Unidad Ejecutora" Ver Procedimiento:
"Inicio de Vigencia" (Mdulo de Ingresos).
S.I.I.F. D.G.P.N.
Hay lugar a
reclamacin
por parte del
tercero?
2002 03 - 11
NO
FIN.
conexin.
ao de la conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la
fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si se est en
periodo de transicin y el ao de conexin es igual a ao anterior, la
fecha de movimiento es igual al ltimo da hbil del ao fiscal ao
anterior.
4. Ao Vigencia: Es un dato para seleccionar, as: a) Actual cuando se
requiera registrar una cuenta por pagar de la vigencia actual ,
b) Anterior cuando se deben registrar cuentas por pagar de vigencias
anteriores.
inicia con cada vigencia fiscal y no se puede repetir.
7. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual
a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de
transicin y se ingresa al sistema por el ao de la conexin: ao fiscal
ao actual, debe ser menor o igual al ltimo da hbil del ao fiscal de la
conexin.
excluyentes.
9. Signo Positivo Negativo: Es un dato para seleccionar y son
excluyentes. La eleccin de uno u otro signo tiene los siguientes
efectos: a) Cuando se elige signo positivo el sistema automticamente
suma el valor a los saldos causados y b) Si se elige signo negativo,
el sistema resta el valor de los saldos causados.
10. Valor Total : Es un dato de entrada y debe ser igual a la sumatoria
de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto.
11. Causal Devolucin: Es un dato para seleccionar obligatorio.
12. Concepto OAT: Es un dato para seleccionar, de naturaleza crdito
que est asociado a la situacin de fondos (CSF SSF),
13. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el
objeto de la devolucin.
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Transaccin: Acreedores Varios
DIAN/ DGCP/ DTN/

El valor siempres es equivalente a Pesos Colombianos y se

puede registrar con centavos.
En la transaccin "Mantenimiento de Rubros Conceptos de

ingresos se determina mediante una marca si el valor del
de lo contrario se deja en blanco (sin marcar) para que el
El rubro concepto
monedas diferentes
al peso ?
NO
El sistema automticamente asume Pesos en el

campo "Moneda" y no exige diligenciar el campo
"Valor Moneda".
SI.

DIAN/ DGCP/ DTN/


DIAN/ DGCP/ DTN/


Ingresos est
en perodo de
transicin ?
SI.
Anterior
DIAN/DGCP/
DTN/ o Entidad/
Area Financiera
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?

Transaccin: Acreedores Varios.
Graba los datos registrados del Acreedor Vario.

S.I.I.F. D.G.P.N.
NO
Actual

Transaccin: Acreedores Varios.
DIAN/ DGCP/ DTN/


2002 03 - 11
NOTA CONTABLE:
1. Deja la traza contable, para que al proceso de cierre contable
diario, genere los registros contables automticos con la fecha real
del sistema en cabeza de las subunidades ejecutoras en lnea.
2. De encontrarse ingresos en perodo de transicin el sistema hace
lo siguiente: a) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao
anterior realiza el registro contable con fecha del ltimo da hbil
del ao fiscal ao anterior y b) Si se ingres por el ao fiscal de la
conexin ao actual, deja el registro contable con la fecha real
del sistema.
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DIAN/ DGCP/ DTN/

Efecta, segn la transaccin, las respectivas consultas

e Imprime los reportes generados por el sistema
Transaccin: Consultas e Informes - Mdulo de Ingresos.
Al grabarse con xito la transaccin "Acreedores

Varios", el sistema automticamente hace lo
siguiente:
1. Genera un nmero consecutivo SIIF por
transaccin y por subunidad ejecutora.
3. Actualiza la ejecucin presupuestal a nivel del
rubro concepto, subunidad ejecutora, unidad/rubro
y rubro presupuestal de ingresos en los campos
"Devolucin Causada", "Causado Neto" y "Pendiente
de Cobro", cuando el Acreedor Vario es del tipo
"Ingreso".
4. Acumula informacin por causal y por ao f iscal
a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto,
unidad rubro y rubro en el campo "Devoluciones
Causadas".
5. Movimientos OAT: Actualiza a nivel de subunidad
ejecutora y cdigo OAT: la fecha, el valor del
movimiento y el tipo de movimiento ( Crdito +
crdito - , segn el signo de la operacin).
6. Saldos OAT: Actualiza a nivel de subunidad
ejecutora y cdigo OAT el saldo crdito, sumando o
restando, segn el signo de la operacin.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Ver Procedimiento: "Devoluciones"
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad
Ejecutora: Permite seleccionar por ao fiscal, por
fecha de operacin y por tipo (s) de operacin (es)
informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha
del Documento, Valor Total, signo y ao del
movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del:
rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la
transaccin y se registra la subunidad ejecutora
de la gestin, el N control origen, el N SIIF y con
la opcin de consulta el sistema muestra el 100%
de la informacin grabada.
c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro
Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a
nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y
a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual
y ao anterior.
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha:
muestra a nivel de rubro concepto y subunidad
ejecutora, para: un rango de fecha dado, un ao
fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
b) Registro de Devoluciones: Permite conocer los
movimientostos que involucran las devoluciones
desde la constitucin del Acreedor Vario hasta el
pago de la devolucin, cualquiera que sea la
forma de pago (efectivo, papeles, compensacin,
legalizacin provisin de fondos) y el estado de la
orden de pago de la devolucin (Pagada,
confirmada, anulada reportada con incidencia).
c) Informe Mensual del Presupuesto de Ingresos:
Permite conocer, a nivel del mes consultado o del
acumulado, el saldo del debido cobrar una vez
reconocida la cuenta por pagar (Acreedor Vario).
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61. DEVOLUCIONES
OBJETIVO
Permitir a los rganos generadores del ingreso, bien sea, registrar la orden de pago para que la
DTN efecte el pago y abone en la cuenta del beneficiario de la devolucin, cuando se trate de
rubros de ingresos Con Situacin de Fondos y la devolucin sea en efectivo, o bien, abonar en
la cuenta del beneficiario o pagar a travs de otro mecanismo: cheque o efectivo, cuando se
trate de rubros de ingresos Sin Situacin de Fondos, en papeles (en el caso exclusivo de la
DIAN y de la Direccin General de Crdito Pblico), previa constitucin del acreedor vario, y del
registro del beneficiario del pago en la tabla de beneficiarios asociados a la unidad ejecutora en
el mdulo de egresos, cuando el pago sea en efectivo.
BASE LEGAL
- Artculos 2, 3 y 4 de la Resolucin 2460 de 1993, y Resoluciones 1237 de 1994 y 0294 de
1998.
ENTRADA
- Envo de los documentos soporte de la constitucin del Acreedor Vario, por parte del rea
contable al rea responsable o a la pagadura de la entidad.
- Registro de los datos del Acreedor Vario en cada uno de los campos de la cabecera de la
transaccin, con base en los respectivos documentos soporte y segn el tipo de devolucin
a realizar.
- Seleccin del tipo de devolucin (efectivo, Papeles, en el caso exclusivo de la DIAN,
Legalizacin Provisin de Fondos).
- Seleccin de los datos del beneficiario, del rubro (s) concepto (CSF SSF) asociado (s) a la
devolucin y registro de la fecha lmite de pago y del valor a imputar, cuando la devolucin
sea en efectivo.
- Seleccin del rubro concepto asociado a la devolucin con su respectivo valor y del tipo de
papel y su valor, cuando la devolucin sea en papeles.
-
Seleccin de los datos del beneficiario, del rubro (s) concepto asociado (s) a la devolucin,
del cdigo OAT de naturaleza dbito y registro de la fecha lmite de pago y del valor a
imputar, cuando el tipo de devolucin sea igual a Legalizacin Provisin de Fondos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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SALIDA
- Generacin de orden de pago OAT en estado Pendiente de autorizacin para trmite de
pago Generada, segn se trate de CSF de SSF y corresponda al tipo de devolucin en
efectivo .
- Generacin de orden de pago OAT valor Liquido cero en estado Generada, segn
corresponda al tipo de devolucin igual a Legalizacin Provisin de Fondos.
- Actualizacin del concepto OAT, segn el tipo de devolucin seleccionada.
- Actualizacin de las devoluciones por causal de devolucin.
CRITERIOS DE XITO
- Envo oportuno de los documentos soporte de la devolucin al rea de pagadura por parte
del rea de contabilidad de la entidad.
- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos de la devolucin.
- Seleccin adecuada de la causal de devolucin y del tipo de devolucin
- Seleccin adecuada del rubro concepto de ingreso asociado a la devolucin, del cdigo
OAT de naturaleza dbito,.
- Registro preciso del valor a imputar de la devolucin aprobada
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera y Pagador de la Entidad Generadora del ingreso
S.I.I.F. D.G.P.N.
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61. DEVOLUCIONES
Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimiento "Constitucin del (los) Acreedor (es) Vario (s)
Entidad/ Area Contable
Entidad/ Area Pagadura
Remite al rea responsable de hacer la devolucin o a la

pagadura, los documentos soporte de la constitucin del
Acreedor Vario.
Recibe y registra los datos de la devolucin en cada uno de los

campos de la cabecera de la transaccin.
Transaccin: Devolucin.
conexin.
sistema
4. Ao Vigencia: Es un dato de entrada y debe corresponder a la
vigencia actual
inicia con cada vigencia fiscal.
7. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual
a la fecha del sistema (fecha Movimiento).
excluyentes.
9. Causal de Devolucin: Es un dato para seleccionar. La causal debe
ser la misma que se eligi en la constitucin del Acreedor Vario.
10. Valor Devolucin: Es un dato de entrada expresado en pesos y debe
ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a
nivel de rubro concepto.
11. Concepto OAT: Es un dato para seleccionar, de naturaleza crdito
asociado a la situacin de fondos (CSF SSF), que debe corresponder
al OAT elegido en la constitucin del "Acreedor Vario". Debe tenerse en
cuenta que el valor de la devolucin ms el saldo ordenado para pago de
la OAT debe ser menor o igual que el saldo pendiente por liquidar de la
OAT.
El tipo de
devolucin es
en efectivo?
NO
SI.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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DIAN/ DGCP/ DTN/

Registra la fecha lmite de Pago.

Entre la fecha lmite de pago y la fecha del

sistema como mnimo debe existir de
diferencia el nmero de das requeridos
por la DTN para procesar las rdenes de
pago.
Selecciona el rubro (s) concepto (s)

asociado (s) a la devolucin y el valor
Carpeta: Datos Financieros
Selecciona la subcarpeta "Beneficiario"

( tipo de documento de identidad y Nmero del
Documento) y la subcarpeta "Entidad" (Entidad
Bancaria y Cuenta Bancaria) y registra el
objeto de la devolucin .
DIAN/ DGCP/ DTN/

Graba los datos registrados de la devolucin en efectivo.

DIAN/ DGCP/ DTN/

Se
Requiere
reversar la
Devolucin en
efectivo?
SI.
DIAN/ DGCP/ DTN/
Consulta la Devolucin grabada

DIAN/ DGCP/ DTN/

Confirma reversin de la devolucin.

1. El sistema automticamente hace lo

siguiente:
a) Cambia el estado de la orden de pago
OAT y de la Devolucin a "Anulada".
b) Actualiza el cdigoOAT de naturaleza
crdito asociada al Acreedor Vario,
disminuyendo el ordenado para pago.
2. La orden de pago anulada ya no puede
ser cambiada de estado.
DIAN/ DGCP/
Se
Requiere
generar de nuevo
la Devolucin en
efectivo?
NO
Realiza el pago por el mdulo de CUN.
Transaccin: Confirmacin rdenes SSF.
FIN
Situacin
de Fondos de
la Orden de
pago?
Remite a la DTN la documentacin de la

devolucin.
Ver Procedimiento: Proceso de Pago - Visin

General (Mdulo de CUN).
SSF
Con el pago el sistema automticamente hace lo siguiente:

a) Actualiza en el mdulo de ingresos la ejecucin presupuestal
del rubro concepto de ingresos en el campo "Devolucin Pagada
b) Actualiza el concepto OAT incrementando el dbito y
disminuyendo el
ordenado para pago; c) Actualiza las
devoluciones por causal de devolucin; d) Deja la traza contable
en el mdulo de ingresos para que al cierre diario del mdulo
de contabilidad el sistema genere los respectivos registros
contables automticos.
Consulta e imprime reportes generados por el sistema.

Transaccin: Consultas e Informes
Recibe, analiza y autoriza el pago de la devolucin.

S.I.I.F. D.G.P.N.

1) Genera un nmero consecutivo SIIF por asignacin
interna.
2) Deja el estado de la Devolucin en " Pendiente".
3) Actualiza el concepto OAT de naturaleza crdito
incrementando el "ordenado para pago"
4) Genera una orden de pago OAT y la deja en estado
"Pendiente de Autorizacin para Trmite de Pago"
cuando se trate de CSF y en estado "Generada"
cuando se trate de SSF.
SI.
DIAN/ DGCP/ DTN/

DTN
Actualizaciones:
NO
CSF
DIAN/ DGCP/
1. La cuenta Bancaria debe estar en

estado activa.
2. El Beneficiario debe estar asociado a
la unidad ejecutora por el mdulo de
egresos a travs de la transaccin
"Beneficiario -Cuenta".Ver Procedimiento
"Registro Presupuestal del Compromiso"
(Mdulo de Egresos).
2002 03 - 11
FIN
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El tipo de
devolucin es
en papeles?
NO
SI.
El sistema automticamente activa las
carpetas: "Datos Financieros" y "Ttulos".
El campo "Fecha Lmite de Pago" queda
Bloqueado.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Selecciona el rubro concepto

asociado a la devolucin y el valor.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Graba los datos registrados de la Devolucin en Papeles.

Transaccin: Devolucin
Actualizaciones:
1) Genera un nmero consecutivo SIIF por subunidad ejecutora.
2) Da a la Devolucin el estado de "Confirmada".
3) Actualiza la ejecucin presupuestal del rubro concepto de
ingresos en el campo "Devolucin Pagada".
4) Actualiza el concepto OAT asociado al Acreedor Vario,
incrementando el dbito.
5) Actualiza las devoluciones pagadas por causal de Devolucin.
6) Deja la traza contable en el mdulo de ingesos para que al
cierre diario del mdulo de contabilidad el sistema genere los
respectivos registros contables automticos.
DIAN
Selecciona el tipo de papel

y su respectivo valor.
Carpeta: Ttulos.
NO
Se
Requiere
reversar la
Devolucin en
Papeles?
Emite el respectivo Ttulo y entrega al beneficiario,

conforme al procedimiento interno previsto para ello.
DIAN/ DGCP/ DTN/

DIAN/ DGCP/ DTN/
SI.

FIN
DIAN/ DGCP/ DTN/

El Sistema autromticamente hace lo siguiente;

a) Actualiza la ejecucin presupuestal restando de "Devolucin Pagada".
b) Actualiza el cdigo OAT de naturaleza crdito asociada a la devolucin
dismunyendo el dbito.
c) Actualiza las devoluciones pagadas, por causal de devolucin, restando del
valor pagado.
d) Deja la Devolucvin en estado "Anulada".
e) Deja la traza contable en el mdulo de ingresos para que al cierre diario del
mdulo de contabilidad elsistema genere los registros contables automticos.
NO
Se
Requiere
generar de nuevo
la Devolucin en
Papeles?
SI.
8
DIAN/ DGCP/ DTN/
S.I.I.F. D.G.P.N.

2002 03 - 11
FIN
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Ver Procedimientos: "Proceso de Pago - Visin General" y "

Proceso de Pago Con Situacin de Fondos" (Mdulo de CUN).
DIAN/ DGCP/ DTN/

!. La DTN por el mdulo de CUN hace con la Orden de Pago OAT lo siguiente:
a) Por medio de la transaccin: "Confirmacin/ Desconfirmacin para trmite de Pago - OAT", autoriza
o bloquea la orden de pago, cambiando el estado de "Pendiente de autorizacin para trmite de pago"
a "Generada" o a "Bloqueada". Si la orden de pago se encuentra en estado "Bloqueada la entidad
puede anularla; b) A travs de la transaccin "Generacin de Orden Bancaria", incluye la orden de pago
en una Orden Bancaria y cambia el estado de la orden de pago a "Seleccoionada por Cun"; c) Mediante
la transaccin "Confirmacin de Orden Bancaria", paga la orden de pago y cambia el estado de la
misma a "Pagada".
2. Con el pago el sistema automticamente hace lo siguiente:
a) Actualiza en el mdulo de ingresos la ejecucin presupuestal del rubro concepto de ingresos en
el campo "Devolucin Pagada"; b) Actualiza el concepto OAT incrementando el dbito y disminuyendo el
ordenado para pago; c) Actualiza las devoluciones por causal de devolucin; d) Cambia el estado de la
Devolucin de "Pendiente" a "Pagada" y e) Deja la traza contable en el mdulo de ingresos para que al
cierre diario del mdulo de contabilidad el sistema genere los respectivos registros contables automticos.
DIAN/ DGCP/ DTN/


SI.
DIAN/ DGCP/ DTN/

La orden de
pago fue devuelta
por el Banco?
NO
FIN
Ver Proceso "Carga Informacin Banco Agente" en Procedimiento

"Comunicacin DTN - Banco Repblica" - Mdulo de Cun.
Con la carga, por parte de la DTN, del archivo plano con las
rdenes de pago rechazadas por el Banco, el sistema
automticamente procede con las rdenes de pago OAT
generadas en el mdulo de ingresos a hacer lo siguiente:
1. Cambia el estado de la orden de pago de "Pagada" a
"Reportada con Incidencia".
2. Cambia el estado de la Devolucin de "Confirmada" a
"Pendiente".
3. Deja la traza contable para que al proceso del cierre diario
del mdulo de contabilidad genere los respectivos registros
4. Disminuye el dbito e incrementa el ordenado para pago en
el cdigo OAT acreedor vario, por el valor de la orden de pago
5. Actualiza la ejecucin presupuestal del rubro /concepto de
ingresos disminuyendo el valor de las devoluciones pagadas.
6. Actualiza las devoluciones pagadas por causal de
devolucin, disminuyendo el valor pagado.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Consulta la devolucin grabada.

DIAN/ DGCP/ DTN/

Confirma la reversin de la devolucin.


1. Cambia el estado de la orden de pago de
"Reportada con Incidencia" a "Anulada".
2. Cambia el estado de la Devolucin de
"pendiente" a "Anulada".
3. Disminuye el ordenado para pago en el
cdigo OAT Acreedor Vario.
Se
Requiere
generar de nuevo NO
la orden de pago?

SI.
FIN
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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5
Tipo de Devolucin =
(Legalizacin Provisin
de Fondos)
El sistema automticamente activa el campo "Fecha

Lmite de Pago" y las carpetas: "Datos Financieros",
"Datos Administrativos" y "Deducciones".
DIAN/ DGCP/ DTN/

Registra la fecha lmite de

Pago.
La fecha debe ser un da hbil

igual o mayor a la fecha del
sistema.
Selecciona el rubro concepto asociado

a la devolucin y el valor.
Selecciona la subcarpeta "Beneficiario"

(tipo de documento de identidad y Nmero
del Documento) y la subcarpeta "Entidad"
(Entidad Bancaria y Cuenta Bancaria) y
registra el objeto de la devolucin .
DIAN/ DGCP/ DTN/

Selecciona el cdigo OAT

de naturaleza dbito.
Carpeta: Deducciones.
1. La OAT a seleccionar debe ser la misma

con la que se efecto la provisin de
fondos DTN a los Fondos Rotatorios de la
DIAN - devolucin de impuestos, momento
en el cual se actualiza con un movimiento
dbito.
2. El valor de la devolucin debe ser menor
o igual que el saldo pendiente por liquidar
de la OAT.
1. La cuenta Bancaria debe estar en estado activa.

2. El Beneficiario debe estar asociado a la unidad
ejecutora por el mdulo de egresos a travs de la
transaccin "Beneficiario Cuenta".
Ver Procedimiento: "Registro Presupuestal del
Compromiso" (Mdulo de Egresos).
Graba los datos registrados de la Legalizacin de

Provisin de Fondos.
DIAN/ DGCP/ DTN/

Actualizaciones:
1) Genera un nmero consecutivo SIIF por subunidad ejecutora.
2) Genera un nmero de orden de pago OAT de Vlor liquido cero
y le d a dicha orden de pago el estado "Generada".
3) Actualiza el concepto OAT de naturaleza crdito asociado al
Acreedor Vario, sumando al valor ordenado para pago.
SI.
DIAN/ DGCP/ DTN/


Se
Requiere
reversar la
Legalizacin
Provisin de
Fondos?
NO
6
DIAN/ DGCP/ DTN/


a) D a la Orden de pago OAT de Valor Lquido
Cero el estado de "Anulada".
b) Actualiza el cdigo OAT de naturaleza crdito
disminuyendo el ordenado para pago.
c) Cambia el estado de la Devolucin a "Anulada"
S.I.I.F. D.G.P.N.
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6
7
Ver Procedimientos: "Proceso de Pago - Visin General"
y "Proceso de Pago Con Situacin de Fondos"
(Mdulo de Cun).
DIAN/ DGCP/ DTN/

NO
DIAN/ DGCP/ DTN/

Se
Requiere
generar de nuevo la
Devolucin Tipo
legalizacin
Provisin de
Fondos?
SI.
!. La orden de pago OAT de Valor Liquido Cero

originada en ingresos y en estado "Generada" al
ser confirmada en el mdulo de CUN pasa a
estado "Pagada".
2. Con el pago por CUN de la orden de pago OAT
el sistema automticamente hace lo siguiente:
a) Actualiza en el mdulo de ingresos la ejecucin
presupuestal del rubro concepto de ingresos en el
campo "Devolucin Pagada";
b) Actualiza las devoluciones pagadas por causal de
de devolucin
c) Actualiza los cdigos OAT, segn su naturaleza,
as: 1) Al de naturaleza crdito asociado al Acreedor
Vario, le incrementa el dbito y le disminuye el
ordenado para pago, y 2) Al de naturaleza dbito
asociado a la Provisin de Fondos lo incrementa
por el crdito.
d) Deja la traza contable en el mdulo de ingresos
para que al cierre diario del mdulo de contabilidad,
el sistema genere los respectivos registros contables
automticos.

FIN
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar por ao fiscal,
por fecha de operacin y por tipo (s) de operacin (es) informacin bsica de las operaciones
grabadas, tales como: N control de origen, N SIIF, fecha del Documento, Valor Total, signo
y ao del movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a
la transaccin y se registra la subunidad ejecutora de la gestin, el N control origen, el N
SIIF y con la opcin de consulta el sistema muestra el 100% de la informacin grabada.
c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a nivel
de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto y subunidad
ejecutora, para: un rango de fecha dado, un ao fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
b) Registro de Devoluciones: Permite conocer los movimientos que involucran las devoluciones
desde la constitucin del Acreedor Vario hasta el pago de la devolucin, cualquiera que sea
la forma de pago (efectivo, papeles, compensacin,legalizacin provisin de fondos) y el estado
de la orden de pago de la devolucin (Pagada, confirmada, anulada reportada con incidencia).
c) Informe Mensual del Presupuesto de Ingresos: Permite conocer, a nivel del mes consultado o
del acumulado, el monto de las devoluciones pagadas.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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62. SOLICITUD DE DESEMBOLSO SIN SITUACIN DE

FONDOS
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores registrar los datos de la solicitud de desembolso Sin Situacin
de Fondos (SSF), previa existencia del contrato previo desembolso Sin Situacin de Fondos y
del registro presupuestal de la respectiva obligacin.
BASE LEGAL
- Artculos 5 inciso 1 y 6 literal a) del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
- Gestin Presupuestal (CDP, compromiso y obligacin) con cargo a los rubros identificados
como de previo desembolso, efectuada por parte del rea financiera de la entidad, previa
creacin en el mdulo de egresos del contrato de previo desembolso sin situacin de fondos
asociado a la respectiva unidad ejecutora.
- Registro de los datos correspondientes a nmero del contrato de previo desembolso sin
situacin de fondos e informacin adicional de la solicitud de desembolso, por parte de las
entidades en lnea.
-
Seleccin del nmero de la (s) obligacin (es) asociada (s) a la solicitud de desembolso sin
situacin de fondos.
SALIDA
- Generacin de la solicitud de desembolso en estado Inicial y actualizacin del contrato de
previo desembolso en los campos referentes a Total autorizado y Orden de pago SSF.
- Nmero consecutivo de solicitud por entidad generadora.
CRITERIOS DE XITO
- Creacin oportuna en el mdulo de egresos del contrato de previo desembolso Sin situacin
de Fondos, por parte de la DGCP.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos de la solicitud de desembolso.
- Seleccin adecuada del nmero de la (s) obligacin (es) asociadas a la solicitud de
desembolso Sin Situacin de Fondos.
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad
S.I.I.F. D.G.P.N.
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62. SOLICITUD DE DESEMBOLSO SIN SITUACIN DE FONDOS

Responsable
Descripcin
Inicio
Registra CDP, Compromiso, y Obligacin de los rubros

identificados como de "previo desembolso SSF".
Ver Procedimientos: " Expedicin CDP", "Registro Presupuestal
del Compromiso", "Registro Presupuestal de la Obligacin".
(Mdulo de egresos).
Fuera de Lnea
Tipo de
Entidad ?
En Lnea
Registra los datos (Nmero del Contrato e Informacin adicional)

de la solicitud de desembolso.
Transaccin: Solicitud de Desembolso SSF (mdulo de ingresos).
1. Para las entidades fuera de lnea la solicitud de previo desembolso la

genera la DGCP desde el cuerpo del contrato, por el mdulo de Egresos.
2. Generada la solicitud de desembolso, queda en estado "Inicial" y el
sistema automticamente actualiza algunos campos del contrato de
previo desembolso, as: en la cabecera el correspondiente a "Total
autorizado" convertido en la moneda del contrato, y en el detalle el
referente a"orden de pago SSF."
3. Cuando la solicitud de desembolso queda en estado "Rechazada",
el sistema automticamente disminiuye en el contrato de previo
desembolso el valor registrado en los campos: "total autorizado" de la
cabecera y "orden de pago SSF" del detalle. - Ver Procedimiento
"Confirmacin o Rechazo Solicitud de Desembolso SSF - Mdulo Ingresos
4. Cuando la solicitud de desembolso queda en estado "confirmada"
no se actualiza ningn dato del contrato de previo desembolso.
Ver Procedimiento: "Confirmacin o Rechazo Solicitud de Desembolso
SSF" - Mdulo de Ingresos.
FIN.
Anterior
SI.
Ao Fiscal de
la conexin?
1. La subunidad de gestin debe estar asociada a la

subunidad de conexin a travs de la transaccin
"Relacin entre subunidades ejecutoras" del mdulo de
ingresos. Ver Procedimiento: " Inicio de Vigencia".
2. El sistema despliega todos los contratos de Previo
desembolso SSF creados en el mdulo de egresos que
estn asociados a la unidad ejecutora de la gestin para
seleccionar uno, a partir del cual muestra todas las
obligaciones generadas y pendientes de Solicitud de
desembolso.
Egresos est
en periodo de
transicin ?
Actual
El sistema despliega
obligaciones de vigencia 1
creadas en el ao fiscal actual
y obligaciones de vigencia 1
creadas en el ao anterior.
El sistema despliega
nicamente las obligaciones
de vigencia 1 creadas en el
ao fiscal anterior.
Entidad/
Area Financiera
Selecciona el nmero de la (s) obligacin (es).

Transaccin: Solicitud de Desembolso SSF.
S.I.I.F. D.G.P.N.
1. El nmero del contrato de previo desembolso debe

haber sido creado previamente por la DGCP para
que el sistema permita grabar la obligacin en el
mdulo de egresos.
2. La DGCP debe autorizar el desembolso y registrar
la ejecucin del rubro concepto de ingresos para
que se pueda generar la respectiva orden de pago
por el mdulo de egresos .
NO
El ao fiscal de la conexin = ao actual, en donde

el sistema despliega las obligaciones para seleccin,
as: a) De la vigencia 1 creadas en el ao fiscal actual;
b) De la vigencia 3 creadas en el ao fiscal anterior,
y c) De la vigencia 2 creadas en el ao fiscal actual.
El cierrre anual definitivo de egresos convierte:

a) Obligaciones de la vigencia 1 ao fiscal ao anterior
en obligaciones de vigencia 3 ao fiscal actual, b) Los
compromisos del ao fiscal anterior, en Reservas de
Apropiacin vigencia 2 ao fiscal actual, luego el
compromiso se convierte en obligacin vigencia 2 ao
fiscal actual.
2002 03 - 11
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Graba la solicitud de desembolso SSF.

Transaccin Solicitud de Desembolso SSF.
A partir de las obligaciones seleccionadas

el sistema totaliza el valor en la moneda
del contrato y su equivalente en pesos
calculado a la tasa de cambio proyectada
para la moneda del contrato y para el ao
fiscal de la creacin de la obligacin.
El sistema automticamente asigna un nmero

consecutivo nico a la solicitud y le d el
estado de "inicial".
Consulta la solicitud de desembolso SSF.

Transaccin Solicitud de Desembolso SSF.
Para la consulta se registran los datos de

entrada: asignacin interna y nmero de
solicitud y se activa el botn consulta.
Ver Procedimiento "Consulta y Modificacin Solicitud

de Desembolso"
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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63. CONSULTA Y MODIFICACIN DE LA SOLICITUD DE

DESEMBOLSO SIN SITUACIN DE FONDOS
OBJETIVO
Permitir a los rganos ejecutores incluir o excluir una o varias obligaciones de la solicitud de
desembolso en estado inicial, es decir pendiente de aprobacin.
BASE LEGAL
- Artculos 5 inciso 1 y 6 literal a) del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
- Consulta de la solicitud de desembolso sin situacin de fondos en estado inicial.
- Modificacin de la solicitud de desembolso en estado inicial, seleccionando nueva (s)
obligacin (es) y/o desmarcando la (s) obligacin (es) seleccionada (s) preliminarmente en
dicha solicitud.
SALIDA
- Actualizacin del contrato de previo desembolso en los campos referentes a Total
autorizado y Orden de pago SSF., segn la (s) obligacin (es) que se incluyan o se
excluyan de la Solicitud de Desembolso Sin Situacin de Fondos.
- Permanencia del Nmero consecutivo dado a la solicitud de desembolso por entidad
generadora y del estado inicial dado a dicha solicitud.
CRITERIOS DE XITO
- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos de la Consulta y Modificacin de la
solicitud de desembolso Sin Situacin de Fondos.
- Seleccin adecuada del nmero de la (s) nueva (s) obligacin (es) a asociar o a excluir de la
solicitud de desembolso Sin Situacin de Fondos.
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad.

S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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63. CONSULTA Y MODIFICACIN SOLICITUD DE DESEMBOLSO SIN

SITUACIN DE FONDOS.
Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedimiento "Solicitud de Desembolso Sin Situacin de Fondos".
SI.
Requiere ser
modificada la solicitud
de desembolso
SSF?
NO
Consulta la solicitud de desem bolso SSF en su estado inicial,

registrando los datos de entrada correspondientes a: Nm ero de
la solicitud y unidad - subunidad de gestin.
Transaccin: Consulta y Modificaciones Solicitud de Desem bolso
1. Para las entidades fuera de lnea la consulta la debe

efectuar la DGCP.
2. Al consultar, el sistem a automticamente muestra
los datos de la solicitud grabada con sus respectivas
obligaciones, ms
aquellas que se encuentran
pendientes de solicitud y que igualmente han sido
filtradas con los mismos criterios descritos en el
procedimiento "Solicitud de desembolso", segn se est
o no en perodo de transicin y dependiendo del ao de
vigencia seleccionado.
Modifica la solicitud de desembolso seleccionando nuevas

obligaciones y/o desmarcando la (s) obligacin (es) seleccionada (s)
en la solicitud de desembolso consultada.
Transaccin: Consulta y Modificaciones Solicitud de Desembolso.
1. A la solicitud de desem bolso se asocia una m s

obligaciones y por lo tanto el usuario debe seleccionar
como mnimo una obligacin.
2. A partir de las obligaciones seleccionadas el sistema
totaliza el valor en la m oneda del contrato y su
equivalente en pesos calculado a la tasa de cambio
proyectada para la m oneda del contrato y para el ao
fiscal de la creacin de la obligacin.
Graba la Modificacion a la Solicitud de Desem bolso.

Transaccin: Consulta y Modificaciones Solicitud de Desembolso.
El Sistema Conserva el nmero de la solicitud

y el estado "Inicial".
SI.
Consulta la transaccin grabada.

Transaccin: Consulta y Modificaciones Solicitud de desembolso.
1. Se registran los datos

correspondientes
a:
Subunidad - Unidad de conexin y de gestin, ao fiscal
de la conexin y el Nm ero de solicitud.
2.La transaccin perm ite realizar nuevas modificaciones
NO
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
R equiere
ser modificada
nuevamente la solicitud
de desembolso
SSF?
2002 03 - 11
Ver Procedimiento " Confirm acin o Rechazo Solicitud de

Desembolso SSF.
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64. COMFIRMACIN O RECHAZO DE LA SOLICITUD DE

DESEMBOLSO SIN SITUACIN DE FONDOS
OBJETIVO
Permitir a la Direccin General de Crdito Pblico, para el caso de los recursos del crdito
externo y a la Direccin General del Presupuesto Nacional, para el caso de las donaciones,
confirmar o rechazar la (s) solicitud (es) de desembolso Sin Situacin de Fondos, registradas
previamente por los rganos ejecutores en lnea, por la DGCP por la DGN, segn el caso .
BASE LEGAL
-
Ley 533 de 1999
Artculo 6 literal a) del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
- Consulta de la solicitud de desembolso sin situacin de fondos en estado inicial, por parte de
la Direccin General de Crdito Pblico, cuando se trate de recursos del crdito externo, de
la Direccin General del Presupuesto Nacional, cuando se trate de donaciones.
SALIDA
- Confirmacin o rechazo de la solicitud de desembolso sin situacin de fondos, segn la
decisin adoptada por la DGCP por la DGPN, segn el caso.
- Modificacin del estado de la solicitud de desembolso de Inicial a Confirmada o
Rechazada, segn la decisin adoptada.
- Consulta de la solicitud de desembolso por parte del rea financiera de la entidad y registro
de nuevo de la misma, en caso que haya sido rechazada.
CRITERIOS DE XITO
- Evaluacin oportuna de la solicitud de desembolso Sin Situacin de Fondos, por parte de la
Direccin General de Crdito Pblico cuando se trate de recursos del crdito externo, de la
Direccin General del Presupuesto Nacional, cuando se trate de donaciones.
- Consulta a tiempo por parte del rea financiera de la entidad de la decisin dado sobre la
solicitud de desembolso sin situacin de fondos requerida.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Revisin adecuada, por parte del rea financiera de la entidad, de la (s) obligacin (es) a ser
asociada (s) a la solicitud de desembolso y generacin de nuevo de dicha solicitud de
desembolso, cuando haya sido rechazada.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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64. CONFIRMACIN O RECHAZO DE LA SOLICITUD DE DESEMBOLSO

SIN SITUACIN DE FONDOS.
Responsable
Descripcin
Inicio
DGCP/ DGPN
Ver Procedimientos "Solicitud de Desembolso SSF" y "Consulta y

Modificacin Solicitud de Desembolso SSF".
DGCP/ DGPN
Registra los datos de entrada correspondientes a: Nmero de la solicitud,

Unidad - subunidad de gestin, y realiza la respectiva consulta.
Transaccin: Confirmacin o Rechazo Solicitud de Desembolso
1. La solicitud de desembolso debe ser registrada por la DGPN cuando se trate de recursos
de donaciones SSF y en el caso de los recursos del Crdito Externo SSF, su registro
le corresponde realizarlo a la DGCP, cuando se trate de entidades Fuera de Lnea.
2.El sistema despliega todos los datos grabados en la Solicitud de desembolso SSF, y no
permite modificarlos
3. El sistema activa los campos: "Confirmar" y "Rechazar" para seleccionar uno de ellos.
4. El campo unidad - subunidad de gestin corresponde a la entidad que registr la solicitud
de Desembolso SSF.
NO
DGCP/ DGPN
Es confirmada
la solicitud de
desembolso
SSF?
SI.
Selecciona el campo "Rechazar" y Graba

la transaccin
Transaccin: Confirmacin o Rechazo
Solicitud de Desembolso
El sistema cambia el estado de la solicitud

de"Inicial" a "Rechazada".
Selecciona el campo "Confirmar" y Graba la transaccin

Transaccin: Confirmacin o Rechazo Solicitud de
Desembolso
DGCP/ DGPN
SI.
Entidad/ Area
Financiera
Se modifica el
estado de la solicitud
de confirmada a
rechazada?
Consulta la solicitud de desembolso

Transaccin: Solicitud de Desembolso.
NO
Consulta la solicitud de desembolso

Transaccin: Solicitud de Desembolso.
Ver Procedimiento : "Desembolso SSF".
DGCP/ DGPN
S.I.I.F. D.G.P.N.
1. El sistema cambia el estado de la solicitud

de "inicial" a "Confirmada".
2. Deja disponible la solicitud de desembolso
SSF para que la DGCP la DGPN gestionen
el respectivo desembolso. VerProcedimiento
"Solicitud de Desembolso SSF".
El sistema muestra automticamente todos los datos de

la solicitud de desembolso y el estado "confirmada" o
"Rechazada" de la misma, cuando se hace la consulta de
dicha solicitud, debiendose registrar para ello los datos de
entrada: ao fiscal, subunidad ejecutora de conexin y de
gestin y el nmero de la solicitud.
2002 03 - 11
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Gestiona nuevamente la solicitud de desembolso".

Transaccin: Solicitud de D esembolso SSF.
Ver Procedimiento: "Solicitud de D esembolso SSF":
FIN .
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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65. DESEMBOLSO SIN SITUACIN DE FONDOS

OBJETIVO
Permitir a la Direccin General de Crdito Pblico, para el caso de los recursos del crdito
externo Sin Situacin de Fondos, y a la Direccin General del Presupuesto Nacional, para el
caso de las donaciones, registrar en el sistema los datos sobre el respectivo desembolso sin
situacin de Fondos, con base en las solicitudes de desembolso previamente confirmadas.
BASE LEGAL
- Ley 533 de Noviembre 11 de 1999
- Decreto 2681 de Diciembre de 1993
- Decreto 771 de Mayo 3 de 2001
ENTRADA
- Registro o seleccin, por parte de la DGCP de la DGPN, de los datos del desembolso en
cada uno de los campos de la respectiva transaccin, con base en la (s) solicitud (es) de
desembolso previamente confirmadas y segn se trate de solicitudes de desembolso de
entidades en lnea o fuera de lnea.
- Registro en CUN de las cuentas No Administradas por la DTN, por parte del rea financiera
de la entidad.
- Carga de los movimientos crdito de los extractos bancarios sin situacin de fondos, por parte del rea financiera de la entidad.
- Clasificacin del recaudo pendiente de clasificar por parte del rea financiera de la entidad.
SALIDA
- Nmero consecutivo por desembolso.
- Modificacin del estado de la solicitud de desembolso Sin situacin de Fondos, de
Confirmada a Desembolsada
- Actualizacin automtica de los saldos presupuestales de ingresos, para las entidades en
lnea.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Actualizacin del contrato de previo desembolso en el campo Total Pagos convertido a la
moneda del contrato y del campo Pagos SSF, cuando el desembolso a realizar es para una
entidad fuera de lnea.
- Traza contable dejada en la subunidad ejecutora de la gestin.
- Disponibilidad para que la entidad en lnea pueda generar la respectiva orden de pago por el
mdulo de egresos y culminar el proceso de pago sin situacin de fondos.
- Reportes generados por el sistema
- Realizacin del pago Sin situacin de Fondos por el mdulo de CUN, cuando se trate de
donaciones que ingresan a las cuentas bancarias de la entidad, previa generacin, seleccin
y confirmacin de la orden de pago de la obligacin asociada a la solicitud de desembolso.
- Realizacin del pago de la orden de pago de valor lquido cero por el mdulo de CUN,
cuando se trate de recursos del crdito de donaciones que no ingresan a las cuentas
bancarias de la entidad, previa generacin, seleccin y confirmacin de la orden de pago de
la obligacin asociada a la solicitud de desembolso.
CRITERIOS DE XITO
- Registro o seleccin precisa de cada uno de los datos del desembolso sin situacin de
fondos, segn se trate de recursos del crdito o de donaciones y segn el tipo de entidad
( en lnea o fuera de lnea) solicitante.
- Registro oportuno de las cuentas bancarias (No administradas pr la DTN) de la entidad.
- Carga oportuna de los movimientos crdito de los extractos sin situacin de fondos, por parte
del rea financiera de la entidad.
- Generacin, seleccin y confirmacin adecuada y oportuna de la orden de pago de la (s)
obligacin (es) asociada (s) a la solicitud de desembolso.
- Realizacin oportuna del pago por el mdulo de CUN, segn el tipo de recurso (Donacin
recursos del crdito) a desembolsar.
RESPONSABLES: Direccin General de Crdito Pblico, Direccin General del Presupuesto
Nacional y Area Financiera de la entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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65.
DESEMBOLSO SIN SITUACIN DE FONDOS.
Responsable
Descripcin
Inicio
DGCP/ DGPN
Ver Procedimientos " Confirmacin o Rechazo Solicitud de Desembolso SSF" .
Tipo de recurso
de la solicitud de
Desembolso
SSF?
Donaciones
DGPN
Recursos del Crdito
Registra la Unidad - Subunidad Ejecutora de la

gestin.
Registra la Unidad - Subunidad Ejecutora de la
gestin.
DGCP
La Unidad - Subunidad ejecutora de la gestin y de la conexin

corresponde a la entidad que registrar la ejecucin del
presupuesto de ingresos, as: a) En el caso de las donaciones
corresponde a la entidad que recibe la donacin y b) Para los
Recursos del Crdito corresponde a la DGCP como entidad
receptora del crdito.
Selecciona o registra en cada uno de los campos de la cabecera

de la transaccin los datos del desembolso SSF.
DGCP/ DGPN
Fuera de Lnea
DGCP/ DGPN
Tipo de Entidad
que hace la Solicitud
de Desembolso
SSF?
No Marca el campo "Solicitudes Entidades En Lnea"

DGCP/ DGPN
S.I.I.F. D.G.P.N.
En Linea
Marca el campo "Solicitudes Entidades En Lnea"

a) Activa la carpeta "Solicitudes" y despliega las
solicitudes de desembolso de las entidades fuera
de lnea.
b) Activa la carpeta "Soporte" para registrar el rubro
concepto de ingresos asociado al desembolso y que
pertenezca a la subunidad de gestin.
1. Moneda: Es un campo para seleccionar el tipo de

moneda del contrato de previo desembolso.
2. Informacin Adicional: Es un campo para registrar el
objeto del contrato o de la solicitud de desembolso
SSF. Su diligenciamiento es obligatorio.
3. Fecha del Documento: Es un campo para registrar la
fecha del documento soporte del desembolso SSF.

1. Activa la carpeta "Solicitudes" y despliega en el detalle:
a) Todas las solicitudes que tienen asociadas obligaciones de entidades en
lnea, segn el tipo de moneda elegido en la cabecera de la transaccin, para
seleccionar la (s) solicitud (es) que se desea (n) forme (n) parte de un
desembolso; b) El Cdigo de la Unidad Ejecutora; d) La descripcin de
la unidad ejecutora; e) El Nmero de la solicitud; f) El valor en Pesos de la
solicitud y g) El valor moneda de la solicitud.
2. Activ a la carpeta "Soporte" para registrar el rubro concepto de ingresos
asociado al desembolso y que pertenezca a la subunidad de gestin.
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NO
DGCP/ DGPN
Los recursos de
previo desembolso
SSF ingresan a cuentas
Bancarias del
pas ?
Selecciona el mismo cdigo OAT de naturaleza

Crdito, que se eligi en la obligacin.
A la OAT seleccionada en el mdulo de egresos

se le aplica una deduccin de valor igual al de la
obligacin, con lo cual la obligacin queda de valor
lquido cero. Dicha OAT, por el mdulo de Cun, se
actualiza con un movimiento crdito al momento
de la confirmacin de la orden de pago valor lquido
cero SSF, y por ingresos, con un movimiento dbito
al momento del Desembolso SSF, efectuado por
la presente transaccin, con lo cual el saldo OAT
queda igual a cero.
Ver Procedimiento: "Confirmacin Orden de Pago
y Reversin Orden de Pago" - Mdulo de Egresos.
Selecciona cdigo OAT de naturaleza Crdito,

correspondiente a Desembolsos SSF.
La transaccin actualiza el
cdigo OAT con un movimiento
dbito.
1. El movimiento crdito que

deja el saldo OAT en cero se
registra con el proceso de
carga y clasificacin del
recaudo.
2. Por tratarse de recursos
SSF que ingresan a la
cuenta bancaria de la
entidad, cuando se registra
la obligacin no se le aplica
deduccin, dado que el pago
de la misma generar salida
de recursos SSF.
SI.
Anterior
SI.
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
Egresos
se encuentra en
perodo de
transicin ?
Actual
NO
Ingresos contina
en perodo de
transicin ?
NO
El sistema automticamente muestra todas

la s solicitudes de desembolso en estado
"confirmadas" que quedaron grabadas con
fecha del ao fiscal anterior.
SI.
Actual
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
Anterior
El sistema automticamente despliega todas las solicitudes en
estado "confirmadas", grabadas con ao fiscal ao anterior y las
grabadas con ao fiscal ao actual.
El sistema automticamente despliega todas las

solicitudes de desembolso en estado "confirmadas"
que tienen asociadas obligaciones de vigencia 3 y/u
obligaciones confirmadas de entidades fuera de
lnea registradas con ao fiscal ao anterior.
DGCP/ DGPN
Selecciona la (s) solicitud (es) de desembolso.

Carpeta: Solicitudes
Las obligaciones corresponden a las registradas
con vigencia 1 ao fiscal ao anterior y cuya
solicitud de desembolso se alcanz a registar
estando egresos en perodo de transicin y las
cuales al cierre definitivo de egresos se
convierten en vigencia 3.
El sistema activa en la cabecera de la transaccin

los campos "Valor Total" y "Valor Moneda" y
actualiza en cada uno el valor del desembolso en
pesos y el valor de la moneda de la solicitud.
DGCP/ DGPN
S.I.I.F. D.G.P.N.
Selecciona rubro (s) concepto de Ingresos SSF asociados a la entidad

ejecutora de la gestin y registra el valor por cada rubro (s) concepto.
Carpeta: Solicitudes
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Registra Cuentas No Administradas por la DTN.

Transaccin: Mantenimiento de Cuentas DTN - Mdulo de CUN.
Los recursos llegan a las cuentas bancarias de

la entidad en Colombia.
Graba la Transaccin.
DGCP/ DGPN
Carga los movimientos crdito de los extractos (Recepcin

de los recursos en la cuenta bancaria de la entidad) SSF.
Transaccin: Registro Control Recaudo SSF .
El sistema hace lo siguiente:

a) Genera el registro contable automtico para la entidad con
abono a Bancos contra Recaudos por clasificar.
2. Deja un valor pendiente por clasificar en ingresos para la
entidad, la cuenta bancaria y la fecha del registro del movimiento
Crdito Bancario.
Clasifica el recaudo pendiente por clasificar, seleccionando el

mismo concepto OAT escogido en la transaccin "Desembolso
SFF" - Mdulo de Ingresos.
Transaccin: Imputacin de Cobros en Dinero .
El sistema hace lo siguiente:

a) Actualiza el movimiento OAT y el saldo OAT con un
movimiento crdito, con lo cual el saldo quedar en cero.
b) Genera el registro contable automtico.
2
SI.
1. Asigna un nmero consecutivo para cada desembolso y cambia
el estado de la solicitud de desembolso SSF de "Confirmada" a
"Desembolsada".
2. Actualiza los saldos presupuestales de ingresos en los campos:
Causado, Recaudado y Causado Neto, a nivel de subunidad / rubro
.concepto, unidad/rubro y rubro.
3. Actualiza la OAT con un movimiento dbito en la subunidad
ejecutora que tiene asociada la obligacin.
4. Deja la traza contable en la subunidad ejecutora de la gestin con
fecha del ltimo da hbil del ao anterior, en caso que ingresos se
encuentre en perodo de transicin, es decir ao fiscal ao anterior,
de lo contrario la afecta con la fecha del sistema.
5.NOTA: A partir de este momento la entidad por el mdulo de
egresos puede generar la orden de pago y culminar el proceso de
pago SSF.
DGCP/ DGPN/
El
Desembolso a
realizar es para
una entidad
en lnea?
NO
1. El sistema automticamente hace lo siguiente:
1. Actualiza el contrato de previo desembolso en el campo de la cabecera
"Total Pagos", convertido a la moneda del contrato y en el detalle actualiza
el campo "Pagos SSF".
2. Asigna un nmero consecutivo para cada desembolso y cambia el estado
de la solicitud de desembolso SSF de "Confirmada" a "Desembolsada".
3. Deja la traza contable en la subunidad ejecutora de la gestin con fecha
del ltimo da hbil del ao anterior, en caso que ingresos se encuentre en
perodo de transicin, es decir ao fiscal ao anterior, de lo contrario la
afecta con la fecha del sistema.
FIN.
Graba, Consulta e Imprime Reportes.

Genera, selecciona y confirma la orden de pago de la

obligacin asociada a la solicitud de desembolso.
Ver Procedimiento: " Confirmacin Orden de Pago,
y Reversin Orden de Pago" (Mdulo de Egresos).
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Tipo de Recurso
a desembolsar?
Donaciones
Los recursos
ingresan a cuentas
bancarias de la
entidad?
Recursos del Crdito
NO
Realiza el pago de la Orden de
Pago de valor Liquido Cero por el
mdulo de CUN.
Transaccin: Confirmacin
rdenes con valor Liquido Cero.
Ver Procedimiento: "Proceso de
Pago" (mdulo de CUN).
SI.
Realiza el pago SSF por el mdulo de

CUN.
Entidad/ Area Financiera Transaccin: Confirmacin rdenes SSF.
Ver Procedimiento: "Proceso de Pago"
(mdulo de CUN).
FIN.
Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad
Ejecutora: Permite seleccionar por ao fiscal, por
fecha de operacin y por tipo (s) de operacin (es)
informacin bsica de las operaciones grabadas,
tales como: N control de origen, N SIIF, fecha
del Documento, Valor Total, signo y ao del
movimiento.
Si se requiere mayor informacin respecto del:
rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la
transaccin y se registra la subunidad ejecutora
de la gestin, el N control origen, el N SIIF y con
la opcin de consulta el sistema muestra el 100%
de la informacin grabada.
b) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro
Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a
nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y
a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos
presupuestales del pendiente de cobro ao actual
y ao anterior.
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha:
muestra a nivel de rubro concepto y subunidad
ejecutora, para: un rango de fecha dado, un ao
fiscal y ao vigencia seleccionado, el detalle de
cada
operacin grabada y los saldos
presupuestales acumulados.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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66. REGISTRO CONTROL RECAUDO DE INGRESOS SIN

SITUACIN DE FONDOS
OBJETIVO
Permitir a los rganos generadores del ingreso registrar los movimientos de extractos, por cada
registro o por total por da, de las cuentas bancarias No administradas por la DTN, es decir de
aquellas destinadas para el manejo de lo recursos sin situacin de fondos administradas por
dichos rganos, previo el registro en el sistema de las respectivas cuentas.
BASE LEGAL
- Artculos 6 literal a) y 15 del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
- Consignacin efectuada por el tercero en la cuenta bancaria de la entidad generadora del
ingreso del monto del ingreso recaudo sin situacin de fondos.
- Registro o seleccin de los datos del recaudo de ingresos sin situacin de fondos en cada
uno de los campos de la transaccin Registro control Recaudo SSF, con base en los
respectivos documentos soporte y previa identificacin de si se trata de recursos dados en
administracin no.
SALIDA
- Generacin del nmero consecutivo SIIF por transaccin y subunidad ejecutora .
- Generacin del Log de auditora.
- Actualizacin automtica de la tabla Recaudos por Clasificar y de la consulta Estado de
Imputacin por Unidad Ejecutora.
- Actualizacin automtica del cdigo OAT
- Traza contable dejada en el mdulo de ingresos para que se generen los registros contables
automticos con el cierre contable diario, conforme se trae de fondos o recursos dados en
administracin.
- Reportes generados por el sistema
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Registro o seleccin precisa de los datos del recaudo de ingresos sin situacin de fondos, en
cada uno de los campos de la cabecera de la transaccin Registro control recaudo SSF,
con base en los respectivos documentos soporte y segn se trate de fondos o recursos
dados o no en administracin.
- Seleccin adecuada del documento de identificacin, del nmero y del nombre del fondo
administrador de los recursos, cuando haya lugar a ello.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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66. REGISTRO CONTROL RECAUDO DE INGRESOS SIN SITUACIN

DE FONDOS.
Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad Generadora
del Ingreso/ Area Financiera
Registra la cuenta bancaria como una cuenta no administrada por la DTN.

Transaccin: Mantenimiento de Cuentas DTN - Mdulo de Cun.
Tercero
Consigna, en la respectiva cuenta bancaria de la entidad generadora del

ingreso, el monto del ingreso recaudado SSF.
El registro de la (s) cuenta (s)

bancaria (s) debe hacerse previo
a la carga de los movimientos de
extractos.
REGISTRO CONTROL RECAUDO DE INGRESOS SSF:

Corresponde al registro de los movimientos crdito de los
extractos, de las cuentas bancarias No administradas por la
DTN, bien sea por cada registro o por el total por da o por
mes.
Entidad Generadora
Registra los datos correspondientes al recaudo de ingresos sin situacin de

fondos (SSF) en cada uno de los campos de la caecera de la transaccin,
con base en los respectivos documentos soporte (Extractos bancarios).
Transaccin: Registro Control Recaudo SSF..
Cam pos de la Cabecera:

conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la fecha de movimiento
es igual a la fecha del sistema y si es ao anterior, la fecha de movimiento es igual
al ltimo da hbil del ao fiscal ao anterior.
4. Unidad - S ubunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para seleccionar la
Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo
de Ingresos).
5. Nmero control Origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un cdigo
fiscal.
6. Fecha Recaudo: Es un dato de entrada para registrar el ao, el mes y el da del
recaudo, es decir la fecha en que se efecto la consignacin en el Banco, y debe
ser menor o igual a la fecha de movimiento.
7. Fecha documento: E s un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de
Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de transicin y se ingresa
al sistema por el ao de la conexin: ao fiscal ao actual, debe ser menor o igual
al ltimo da hbil del ao fiscal de la conexin.
8. S igno Positivo Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes. La
eleccin de uno u otro signo tiene los siguientes efectos: a) Cuando se elige signo
positivo, el sistema automticamente suma el valor recaudo en la tabla "Valor por
descargar" y en la consulta "Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora" en los
campos: "Valor Recaudado" y "Valor por Descargar"; y b) Cuando se elige signo
negativo, el sistema automticamente resta el valor recaudo de la tabla "Valor por
descargar y de la consulta "Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora" en los
campos "Valor Recaudado" y "Valor por Descargar".
9. Entidad Financiera: Es un dato para seleccionar la entidad financiera en la que
se hizo la respectiva consignacin, para lo cual el sistema despliega todas las
entidades financieras creadas previamente en el mdulo de Cun.
10. Cuenta Bancaria: Es un dato para seleccionar el nmero de la cuenta bancaria
a la que ingres el recaudo, par lo cual el sistema despliega las respectivas cuentas
asociadas a la condicin del recurso SSF y que en Cun tengan la marca "No
Administradas por la DTN" y que la unidad ejecutora de gestin est asociada a la
cuenta.
11. Concepto OAT: Es un dato de salida que muestra la OAT de naturaleza crdito
que est asociada a la cuenta Bancaria desde el momento de su creacin en el
mdulo de Cun.
11. Valor Recaudo: Es un dato de entrada en el que se registran los movimientos
crdito de los extractos bancarios correspondientes a un recaudo, a un reintegro
que afecta el PAC o una cuenta por pagar a un ingreso y que posteriormente se
debe clasificar.
12. Valor Pendiente por Descargar: Es un dato de salida que muestra el valor por
descargar , segn lo reflejado en la consulta " Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Los Recursos
estn dados en
administracin ?
SI.
Entidad Generadora
Marca el campo "Fondos o Recursos

Administrados".
Transaccin: Registro Control Recaudo SSF
NO
No marca el campo "Fondos o Recursos

Administrados"
Transaccin: Registro Control Recaudo SSF.
El sistema automticamente activa los

campos: "Tipo de identificacin" y "Nmero
Documento" para su seleccin .
Entidad Generadora
Selecciona el cdigo del documento de

identificacin del administrador de los recursos
Entidad Generadora
Selecciona el Nmero del documento de

identificacin y el nombre del fondo
administrador de los recursos
Para la seleccin el sistema automticamente

despliega los nmeros de los documentos de
identificacin de los diferentes fondos
administradores y sus respectivos nombres.
SI.
Anterior

A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual

Transaccin:Registro Control Recaudo
SSF.
Anterior

Ingresos est
en perodo de
transicin ?

Transaccin: Registro Control Recaudo
SSF.
Ao Vigencia
Seleccionada?
Graba los datos registrados del Control de

Recaudo de ingresos SSF.
Actual
Graba los datos registrados del Control de Recaudo

de ingresos SSF.
Transaccin: Regsitro Control Recaudo SSF.


FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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1. Genera un Nmero consecutivo control SIIF, y lo asigna por transaccin y por
3. Actualiza la Tabla "Recaudos por Clasificar" y la consulta "Estado de Imputacin
por Unidad Ejecutora", as:
a) Con el ao fiscal de conexin, actualiza el campo "Ao carga extracto";
b) Con la fecha del recaudo actualiza el campo "Fecha Valor Bancos";
c) Segn el signo positivo o negativo de la transaccin actualiza a nivel de unidad
ejecutora de la siguiente manera: i) Si se elige signo positivo, suma el valor de recaudo
en los campos: "Valor Recaudado" y "Valor por Descargar", y ii) Si se elige signo
negativo resta dicho valor de los campos "Valor Recaudado" y "Valor por Descargar",
validando que dichos valores no queden negativos.
a) Iindependientemente de que ingresos est o no en perodo de transicin, actualiza el
cdigo OAT en el ao fiscal actual; b) Los movimientos OAT los actualiza a nivel de
Subunidad ejecutora, y c) Actualiza la tabla de saldos OAT, sumando o restando del
crdito el "valor recaudo", segn el signo positivo o negativo de la transaccin.
NOTA CONTABLE
1. Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos deja la traza contable
para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los
registros contables automticos de las subunidades ejecutoras en lnea con la fecha
real del sistema.
a) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao anterior, automticamente realiza el
registro contable con fecha del ltimo da hbil del ao fiscal ao anterior y b) Si se
ingres por el ao fiscal de la conexin ao actual, automticamente realiza el registro
contable con la fecha real del sistema.
3. La matriz contable que lee la transaccin debe estar actualizada para el ao fiscal,
ao vigencia y rubro concepto o OAT seleccionada, en caso contrario el sistema genera
un mensaje en pantalla requiriendo stos datos y el nombre de la operacin contable
a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.
4. Dependiendo de si se marca o no el campo "Fondos o Recursos Administrados", el
sistema automticamente contabiliza de la siguiente manera: a) Cuando se marca el
campo "Fondos o Recursos administrados registra contablemente Fondos en poder de
terceros contra Recaudos por Clasificar , y b) Cuando no se marca el campo "Fondos
o Recursos Administrados" registra contablemente: Bancos Entidad Contra Recaudos
por clasificar.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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67. AJUSTE DE VALORES POR IMPUTAR EN CUN

OBJETIVO
Permitir a la DTN, efectuar ajustes de valores recaudados en cabeza de un ente generador del
ingreso para trasladarlos a otro ente generador de ingresos, por errores en la carga de extractos
BASE LEGAL
ENTRADA
- Consignacin efectuada por el tercero en la cuenta bancaria de la entidad generadora del
ingreso del monto del ingreso recaudo sin situacin de fondos.
- Registro o seleccin de los datos del recaudo de ingresos sin situacin de fondos en cada
uno de los campos de la transaccin Registro control Recaudo SSF, con base en los
respectivos documentos soporte y previa identificacin de si se trata de recursos dados en
administracin no.
SALIDA
- Actualizacin automtica de la tabla Recaudos por Clasificar y de la consulta Estado de
Imputacin por Unidad Ejecutora.
- Actualizacin automtica del cdigo OAT
automticos con el cierre contable diario, conforme se trae de fondos o recursos dados en
administracin.
- Generacin de los respectivos reportes
CRITERIOS DE XITO
- Registro o seleccin precisa de los datos del recaudo de ingresos sin situacin de fondos, en
cada uno de los campos de la cabecera de la transaccin Registro control recaudo SSF,
S.I.I.F. D.G.P.N.
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con base en los respectivos documentos soporte y segn se trate de fondos o recursos
dados o no en administracin.
- Seleccin adecuada del documento de identificacin, del nmero y del nombre del fondo
administrador de los recursos, cuando haya lugar a ello.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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67. AJUSTE DE VALORES POR IMPUTAR EN CUN.

Responsable
Descripcin
Inicio
Carga a travs de archivos planos los extractos de las cuentas puente

tipo II de la DTN.
Transaccin: Mantenimiento de Movimiento de extractos - Mdulo de CUN.
Proceso: Carga de Movimientos de extractos de cuentas DTN - Mdulo de CUN.
DTN
Cuando la DTN al momento de cargar los
movimientos del extracto, no puede identificar
el ente generador del ingreso, deja el recaudo
por clasificar en cabeza de la DTN, hasta que
logre identificar la entidad generadora del
ingreso con base en los documentos soporte.
Revisa los valores consignados en las cuentas puente tipo II de la DTN, e

identifica el ente generador del ingreso al que pertenecen, con base en los
documentos soporte remitidos por las entidades bancarias.
DTN
DTN/ Entidad Generadora

del Ingreso
Verifica los valores por clasificar.

Consulta: Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora.
Otros rganos
Generadores del Ingreso
SI.
Los valores
por descargar le
pertenecen a la entidad
que realiza la
verificacin?
Qu entidad hace
la verificacin?
NO
DTN
NO
SI.
Clasifica los valores por descargar contra

un rubro concepto de ingreso o una
Cuenta por Pagar, segn el caso.
Transaccin: Imputacin de cobros en
dinero
DTN
Entidad/
Generadora
del ingreso
Los valores
por descargar le
pertenecen a la
DTN?
Clasifica los valores por descargar contra

un rubro concepto de ingreso o una OAT
(C x P Reintegro), segn el caso.
dinero
Entidad Generadora
del Ingreso
DTN
DTN/Entidad Generadora
del Ingreso
S.I.I.F. D.G.P.N.
Comunica a la DTN los valores por

descargar que no le pertenecen para
que realice el correspondiente ajuste.
Realiza el correspondiente ajuste de los valores por

descargar, disminuyendo total o parcialmente de los saldos
por descargar a su cargo a cargo de otro ente generador
del ingreso y los traslada al ente al que pertenecen.
Transaccin: Ajustes Valores por descargar en CUN.
Ver Procedimientos: "Imputacin de Cobros en Dinero

Para Clasificar un Rubro de Ingreso o Una Cuenta Por
Pagar" e "Imputacin de Cobros en Dinero Para
Clasificar Un Reintegro".
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DTN
Registra o selecciona los datos a ajustar de los valores por

descargar, en cada uno de los campos de la transaccin
Selecciona el botn de consulta para obtener el valor por

descargar.
DTN
1. El sistema valida los datos de entrada en

la tabla "Valor Descargar" y muestra el
Valor por descargar, que corresponde al
valor mximo del traslado.
2. La Tabla "Valor Descargar" contiene la
siguiente informacin:
a) Ao carga extracto.
b) Unidad Ejecutora.
c) Entidad Financiera.
d) Cuenta Bancaria puente tipo II.
e) Fecha recaudo.
f) Valor descargado.
g) Valor por descargar.
Registra el valor a trasladar a la unidad ejecutora destino

en el campo "Valor Ajuste".
DTN
El valor del ajuste debe ser menor o

igual que el valor por descargar.
DTN
DTN
Graba los datos registrados del Ajuste valores por imputar

en CUN..
Campos de la Transaccin:
1. Ao: Es un dato de salida y siempre es igual al ao
fiscal actual independientemente de que ingresos est o
no en perodo de transiccin.
2. Ao Carga Extracto: Es un dato de entrada y
corresponde al ao fiscal en que la DTN (CSF) la
entidad (SSF) carga el moviminto del extracto. Dicha
Fecha debe coincidir con la fecha contenida en la
consulta "Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
3. Fecha de Consignacin: Es un dato de entrada que
corresponde a la fecha de consignacin del recaudo:
ao/mes/da, y que debe coincidir con los datos de la
consulta "Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora".
4. Unidad Ejecutora Origen: es un dato para seleccionar
la unidadejecutora que tiene un recaudo por clasificar de
una cuenta puente tipo II, pero que requiere trasladar a
otra entidad.
5. Unidad Ejecutora Destino: Es un dato para seleccionar
la unidad ejecutora a la cual se desean trasladar los
recursos. El sistema valida por el mdulo de CUN que la
entidad receptora est asociada a la cuenta bancaria.
Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las Cuentas
DTN" - Mdulo de CUN.
6. Entidad Financiera y Cuenta Bancaria: Es un dato para
seleccionar una entidad financiera y el nmero de la
cuenta bancaria, para lo cual el sistema despliega
solamente las cuentas que tienen saldos por descargar
en la tabla "Valor por Descargar" y en la Consulta
"Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora" en cabeza
de la unidad ejecutora origen para el ao carga extracto y
la fecha de Consignacin (recaudo) registrada.

2. Actualiza la consulta "Estado de Imputacin por Unidad
Ejecutora" en los campos:
a) Unidad Ejecutora Origen, disminuyendo el valor
recaudo y valor por descargar para el ao carga extracto,
fecha de recaudo y cuenta bancaria.
b) Unidad Ejecutora Destino, incrementando el valor
recaudo y valor por descargar para la cuenta bancaria,
ao carga extracto y fecha de consignacin (recaudo).
Consulta e imprime los reportes generados por el sistema.

Consulta:
Fin
Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora: Permite

seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o
varias cuentas, para una fecha o un rango de fechas, el
valor recaudado (acumulado por da), el valor clasificado
y el pendiente por clasificar de dicho recaudo.
Reporte :
por
1. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN
Descargar en Ingresos: Permite seleccionar para una
unidad ejecutora, una cuenta bancaria y un rango de
fechas dado, el detalle de los movimientos de extracto
y traslados que conforman el valor recaudado por
cada fecha diaria que aparece en la consulta "Estado
de Imputacin por Unidad Ejecutora".
2. Valores Diarios Recaudados por Descargar en
Ingresos: Permite seleccionar para cada unidad
ejecutora, para una varias cuentas, para una fecha
para un rango de fechas, el valor recaudado (acumulado
por da) el valor clasificado y el pendiente por clasificar
de dicho recaudo.
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68. IMPUTACION DE SOPORTES SIN RECAUDO

OBJETIVO
Permitir a los rganos generadores del ingreso, con base en la respectiva consignacin,
registrar los valores recaudados presupuestalmente y registrar la cuenta por cobrar a la
respectiva entidad financiera, cuando el pago efectuado por un contribuyente o tercero en una
de las cuentas de administradas por la DTN con situacin de fondos en una cuenta bancaria
sin situacin de fondos no aparece registrado en el correspondiente extracto bancario.
BASE LEGAL
- Artculo 6 literal a) y 15 del Decreto 2806 de 2000
ENTRADA
- Consignacin efectuada por el tercero por la entidad generadora del ingreso en la cuenta
bancaria respectiva.
- Registro o seleccin de los datos de la Imputacin de Soportes sin Recaudo en cada uno
de los campos de la cabecera de la transaccin, con base en la consignacin respectiva.
- Seleccin de la OAT de naturaleza crdito para el control de las cuentas por cobrar a las
entidades financieras y registro de su respectivo valor.
- Seleccin de respectivo rubro concepto de ingresos, segn se trate de recursos CSF de
SSF, as como del tipo de moneda, cuando est definido en monedas diferentes al peso y
registro de su correspondiente valor.
SALIDA
- Actualizacin de los saldos presupuestales, segn el ao vigencia seleccionado
- Actualizacin automtica del cdigo OAT, segn su naturaleza crdito o dbito
automticos con el cierre contable diario.
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CRITERIOS DE XITO
- Registro o seleccin precisa de los datos de la imputacin de soportes sin recaudo, en cada
uno de los campos de la cabecera de la transaccin, conforme a la informacin de la
respectiva consignacin.
- Seleccin adecuada del rubro concepto de ingresos a imputar, as como de la OAT acreedor
vario para el control de las respectivas cuentas por cobrar a las entidades financieras.
- Seleccin precisa del tipo de moneda, cuando haya lugar a ello.
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68. IMPUTACION DE SOPORTES SIN RECAUDO.

Responsable
Descripcin
Inicio
Tercero/ Entidad
Consigna en la respectiva cuenta bancaria el monto del ingreso recaudado (CSF SSF)
el valor a reintegrar, producto de un menor gasto.
IMPUTACION SOPORTE SIN RECAUDO:
Corresponde al registro que
puede hacerse
presupuestalmente del valor recaudo, as como de la
cuenta por cobrar a la respectiva entidad financiera,
cuando el abono efectuado por un contribuyente o
tercero en una de las cuentas administradas por la DTN
CSF o en una cuenta Bancaria SSF no aparece
registrado en el correspondiente extracto Bancario.
DIAN/DGCP/DTN
Registra los datos de la "Imputacin de Soporte Sin Recaudo" en cada uno de los campos de la
cabecera de la transaccin, con base en los respectivos documentos soporte (consignacin).
Transaccin: Imputacin de Soporte Sin Recaudo.
1
conexin, por lo cual, si el ao de la conexin es ao actual, la fecha de movimiento
es igual a la fecha del sistema y si es ao anterior, la fecha de movimiento es igual
al ltimo da hbil del ao fiscal ao anterior.
clasificar un valor recaudado de una cuenta por cobrar de la vigencia actual ,
b) Anterior cuando se deban clasificar v alores recaudados correspondientes a
cuentas por cobrar de vigencias anteriores.
5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestin: Es un dato para seleccionar la
Inicio de Vigencia - Transaccin: Relacin entre Subunidades ejecutoras" (Mdulo
de Ingresos).
6. Nmero control Origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un cdigo
fiscal.
7. Tipo de Imputacin: Es un dato para seleccionar, as: a) Recaudo: Cuando la
causacin ha sido previamente registrada, y b) Causacin y recaudo: cuando no
se ha registrado la causacin y por lo tanto se debe registrar las dos operaciones
simutneamente.
8. Fecha documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de
Movimiento (fecha del sistema) y si se est en perodo de transicin y se ingresa
al sistema por el ao de la conexin: ao fiscal ao actual, debe ser menor o igual
excluyentes.
10. Signo Positivo o Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes.
11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a la sumatoria
de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto o de las OATs,
seleccionadas, segn el caso.
12. Concepto OAT Origen: Es un dato para seleccionar la OAT de naturaleza
dbito, cuando la entidad tiene la evidencia de un recaudo en Bancos con base en
la copia de la respectiva consignacin, pero la entidad financiera no ha efectuado
el abono en la Cuenta Bancaria de la DTN. Con esta transaccin se reconoce un
recaudo en efectivo de un rubro concepto de ingreso y se genera una cuenta por
cobrar a la entidad financiera.
13. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto del
recaudo sin soporte.
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Rubro Concepto
(Ingreso)
DIAN/ DGCP/ DTN/

Selecciona en el detalle la opcin Rubro concepto .

DIAN/ DGCP/ DTN/

Consulta y Selecciona en el detalle el cdigo

y el nombre del rubro concepto .
Tipo de
Clasificacin a
realizar ?
OAT
(Acreedor Vario)
Selecciona en el detalle la opcin concepto OAT.

Transaccin: Imputacin de Soporte Sin Recaudo
Selecciona en el detalle el cdigo y el nombre

de la OAT .
1. La OAT a seleccionar debe ser de naturaleza

crdito, teniendo en cuenta lo siguiente: a) El
ingreso recaudado puede corresponder a una
consignacin errnea por lo cual debe ser
devuelto; b) Una vez constituido el Acreedor
Vario, el pago de los recursos se debe hacer a
travs de una orden de pago OAT generada por
el mdulo de Egresos.
2. La OAT a seleccionar no debe tener asociado
nivel de agrupacin PAC.
1. Para la seleccin el sistema despliega

los rubros concepto asociados a la
eleccin de la situacin de fondos
(CSF SSF) que se haya realizado en la
2. Los
rubros
concepto
deben
corresponder a los definidos en la
transaccin " Mantenimiento de rubros
concepto de ingresos" y deben estar
asociados a la unidad ejecutora de la
gestin por la transaccin "Rubro
concepto de ingresos por Unidad
ejecutora" . Ver Procedimiento: "Inicio
de Vigencia" - Mdulo de Ingresos.
Registra el valor (es) de la (s) OAT.

DIAN/ DGCP/ DTN/

DIAN/ DGCP/ DTN/

Registra el valor del rubro de los rubros


de lo contrario se deje en blanco (sin marcar) para que el
DIAN/ DGCP/ DTN/

NO
El rubro
concepto est definido
en otras monedas
diferentes
al peso?


colombianos y se puede registrar con
centavos.
SI.
Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia"

DIAN/ DGCP/ DTN/


Transaccin: Imputacin de soporte sin recaudo.
2
El diligenciamiento de este campo es obligatorio e informativo,
dado que el sistema no valida la tasa de cambio ni de conversin
a pesos.
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Ingresos est
en perodo de
transicin ?
SI.
Anterior
DIAN/ DGCP/ DTN/

A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
Actual

Transaccin: Imputacin de Soporte
Sin Recaudo.
Anterior
DIAN/ DGCP/ DTN/
NO

Transaccin: Imputacin de Soporte Sin
Recaudo.
Ao Vigencia
Seleccionada?
Actual
Graba los datos registrados de la Imputacin de

Soporte Sin Recaudo.
Graba los datos registrados de la imputacin de

Soporte Sin Recaudo.

1. Genera un Nmero consecutivo control SIIF, y lo asigna por transaccin y por subunidad ejecutora;
2. Genera Log de auditora;
3. Actualiza la ejecucin presupuestal a nivel del rubro concepto, subunidad, unidad rubro y rubro en el ao fiscal de la
conexin,
a) Para el ao Vigencia Actual, actualiza dichos saldos en los campos "Recaudo en efectivo", "Recaudo Total", "Recaudo
Neto" y "Pendiente de Cobro" ao actual. Si para "Tipo de Imputacin" se selecciona la opcin Causacin/ recaudo el
sistema adicionalmente actualiza los campos "Causado" y "Causado Neto" ao actual.
b) Para el Ao Vigencia Anterior: Actualiza dichos saldos en los campos "Recaudo en efectivo", "RecaudoTotal", y
"Pendiente deCobro" ao anterior. Para este ao vigencia, el sistema no permite que se seleccione en Tipo de Imputacin"
la opcin Causacin/Recaudo simultneamente, slo permite elegir "Recaudo".
a) Para la OAT de naturaleza ddito, seleccionada en la cabecera de la transaccin, con la que se constituye la Cuenta
por cobrar a la entidad financiera, e independientemente de que ingresos est o no en perodo de transicin, el sistema
automticamente actualiza en el ao fiscal actual los movimientos OAT a nivel deSubunidad ejecutora, y la tabla de saldos
OAT, sumando o restando del dbito el Valor a Imputar, segn el signo positivo o negativo de la transaccin.
Constituida la cuenta por cobrar a la entidad financiera, sta se cancela cuando la entidad abone el recaudo en la cuenta
corriente de la DTN o de la entidad (CSF SSF) respectivamente, generndose en consecuencia el recaudo por clasificar, el
cual debe ser clasificado por el mdulo de ingresos a travs de la transaccin "Imputacin de cobros en Dinero",
seleccionando en el detalle este mismo cdigo OAT sin marca de "Reintegro" y con lo cual el sistema actualiza dicho cdigo
OAT por el crdito y cancela el recaudo por clasificar y la cuenta por cobrar a la entidad financiera. Ver Procedimiento:
"Imputacin de Cobro en Dinero para Clasificar un Rubro de Ingreso o una Cuenta por Cobrar" .
b) Cuando en el detalle de la transaccin se elige una OAT de naturaleza crdito para constituir el acreedor vario, e
independientemente de que ingresos est o no en perodo de transicin, el sistema automticamente actualiza en el ao
fiscal actual los movimientos OAT a nivel de Subunidad ejecutora, y la tabla de saldos OAT, sumando o restando del crdito
el Valor a Imputar, segn el signo positivo o negativo de la transaccin.
3
4
S.I.I.F. D.G.P.N.
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DIAN/ DGCP/ DTN/


FIN.
NOTA CONTABLE:
genere los registros contables automticos de las subunidades ejecutoras en lnea
con la fecha real del sistema.
realiza el registro contable con fecha del ltimo da hbil del ao fiscal ao anterior
y b) Si se ingres por el ao fiscal de la conexin ao actual, automticamente
realiza el registro contable con la fecha real del sistema.
3. De elegirse en el detalle de la transaccin una OAT, el sistema no efecta
registro contable automtico sino que genera un mensaje en pantalla solicitando
al usuario realizar el registro contable manual. Ver Procedimiento:
"Registro de Asientos Contables Manuales para Entidades en Lnea y
Asignaciones Internas Fuera de Lnea" - Mdulo de Contabilidad.
fiscal, ao vigencia y el cdigo OAT seleccionado, en caso contrario el sistema
genera un mensaje en pantalla requiriendo estos datos y el nombre de la
operacin contable a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.
Consultas:
a) Estado de Imputacin por Unidad Ejecutora: Permite
para una fecha o un rango de fechas, el valor recaudado Neto
(acumulado por da), el valor clasificado y el pendiente por clasificar
de dicho recaudo
b) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite
informacin grabada.
Reportes:
cobro" .
2. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN por Descargar en
3. Valores Diarios Recaudados por Descargar; Permite seleccionar
para cada unidad ejecutora para una o varias cuentas, para una
fechao rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por da), el
valor calsificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo.
4. Valores Diarios Recaudados por Clasificar en Ingresos: Permite
para una fecha o rango de fechas, el valor recaudado (acumulado
por da), el v alor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho
recaudo.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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69. CARGA
DE
INFORMACION
DE
LOS
ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS NACIONALES (FUERA
DE LINEA)
OBJETIVO
Permitir a La Direccin General del Presupuesto Nacional cargar en el SIIF el archivo plano con
la informacin de la ejecucin presupuestal mensual de ingresos de los Establecimientos
Pblicos Nacionales e imprimir los respectivos reportes.
BASE LEGAL
ENTRADA
- Recepcin en la DGPN del archivo plano (+ - ) con la informacin de la ejecucin mensual
de ingresos, remitido por los Establecimientos Pblicos Nacionales.
- Carga del archivo plano (+ -) en el SIIF por parte de los profesionales de la DGPN.
SALIDA
- Grabacin en el SIIF de las operaciones de ingresos contenidas en el archivo plano remitido
por los Establecimientos Pblicos Nacionales, Rechazo del sistema de dicho archivo plano
y generacin del correspondiente log de inconsistencias.
- Actualizacin de las tablas de saldos presupuestales a nivel de unidad/rubro y rubro,
causacin/recuado y detalle causacin/recaudo, cuando el SIIF acepta la carga del archivo
plano (+ - ) remitido por los Establecimientos Pblicos Nacionales.
- Devolucin del archivo plano al respectivo Estapblico, por parte de la DGPN para que se
efecten los correspondientes ajustes.
CRITERIOS DE XITO
- Generacin del archivo plano por parte del respectivo Estapblico, conforme al instructivo de
la DGPN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Devolucin oportuna del archivo plano al respectivo Estapblico, por parte de los
profesionales de la DGPN, indicando claramente sobre los ajustes a realizar para que pueda
ser cargado con xito en el SIIF.
- Correccin inmediata de los errores contenidos en el archivo plano por parte del respectivo
Estapblico y envo nuevamente del mismo a la DGPN para su cargue en el SIIF.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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69. CARGA DE INFORMACION DE LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS

NACIONALES (FUERA DE LINEA) .
Responsable
Descripcin
Inicio
Entidad/
Area Financiera
DGPN/ Profesionales
Realiza ejecucin presupuestal de ingresos.
Genera archivo plano con la informacin de la ejecucin mensual de

ingresos, de acuerdo con el instructivo de la DGPN.
Remite a la DGPN el archivo plano con la informacin de la ejecucin

mensual de ingresos.
Carga el archivo plano ( + - ) con la informacin de la ejecucin de

ingresos remitido por la entidad.
Transaccin: Carga Masiva de Establecimientos Pblicos.
NO
DGPN/Profesionales
Carga Existosa?
El sistema rechaza el archivo plano y

genera log de inconsistencias.
Transaccin: Carga Masiva de
Establecimientos Pblicos.
DGPN/Profesionales
Devuelve a la entidad el archivo plano

para las correcciones del caso.
Entidad/
Area Financiera
Efecta las correcciones requeridas y

remite nuevamente a la DGPN.
SI.
1. El sistema valida, entre otros datos: ao,

entidad, tipo de operacin, signo, valores, etc.
y graba con xito la informacin slo si el
100% de la misma es vlida, pues en caso
contrario rechaza el archivo completo.
2. El sistema respeta los signos ( + -) que
contiene el archivo plano para cada tipo de
ejecucin y graba la informacin.
3. Cuando se requiera reversar la totalidad
de la informacin contenida en el archivo plano
se aplica signo contrario al que trae cada una
de las operaciones del archivo.
El sistema graba las operaciones

contenidas en el archivo plano.
Transaccin: Carga Masiva de
Establecimientos Pblicos.
1. Operaciones vlidas para los Estapblicos
- Causacin + - vigencia actual y anterior
- Anulacin + - vigencia actual y anterior
- Acreedores Varios + - Vigencia actual y
anterior
- Devolucin en efectivo + - Recaudo en efectivo + - Vigencia actual y
anterior
2. Aos a afectar: Actual y Anterior si est en
perodo de transicin, y slo ao actual cuando
est cerrado el perodo de transicin.
El sistema automticamente actualiza: 1) las dos tablas de

saldos presupuestales a nivel de unidad/rubro y rubro,
2) causacin/recaudo y 3) detalle causacin/recaudo)
Transaccin: Carga Masiva de Establecimientos Pblicos.
DGPN/Profesionales
La transaccin no contabiliza.
DGPN/Profesionales
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Consulta e imprime reportes

Transaccin: Consultas e Informes.
Fin.
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Consultas:
a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar
por ao fiscal, por fecha de operacin y por tipo(s) de operacin(es), la
informacin bsica de las operaciones grabadas, tales como: N control de
origen, N SIIF, fecha delDocumento, Valor Total, signo y ao del Movimiento
Si se requiere mayor informacin respecto del: rubro concepto, texto u otro
dato, se ingresa a la transaccin y se registra la subunidad ejecutora de la
gestin, el N control origen, el N SIIF y con la opcin de consulta el
sistema muestra el 100% de la informacin grabada.
c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos:
Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel
de subunidad ejecutora / rubro, los saldos presupuestales del pendiente de
cobro ao actual y ao anterior.
Reportes:
a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto
y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un ao fiscal y ao
vigencia seleccionado, el detalle de cada operacin grabada y los saldos
presupuestales acumulados para cada Estado.
b) Registro de Devoluciones: Permite conocer los movimientos que involucran
las devoluciones desde la constitucin del Acreedor Vario hasta el pago de la
devolucin, cualquiera que sea la forma de pago (efectivo, papeles,
compensacin, legalizacin provisin de fondos) y el estado de la orden de
pago de la devolucin (Pagada, confirmada, anulada reportada con
incidencia).
b) Informe Mensual de Ejecucin del Presupuesto de I ngresos: Permite
conocer los saldos de cada uno de los estados a nivel del mes consultado o
del acumulado a un mes determinado.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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70. RECTIFICACIONES A LA IMPUTACION

OBJETIVO
Permitir a los rganos generadores del ingreso y a la Direccin General del Presupuesto, en el
caso de los valores de ingresos cargados de los Establecimientos Pblicos Nacionales con
recursos propios, hacer ajustes o rectificaciones a la imputacin presupuestal de ingresos.
BASE LEGAL
- Artculo 12 del decreto 2806 de 2000
ENTRADA
- Inconsistencias detectadas por la DGPN por el rea financiera de la entidad en la
imputacin presupuestal de los ingresos.
- Registro de los datos de la Rectificacin a la Imputacin en los campos de la cabecera de
la transaccin.
- Seleccin del respectivo rubro concepto de ingresos, segn se trate de recursos CSF de
SSF o propios, y registro de su correspondiente valor.
- Seleccin del tipo de imputacin y operacin positiva o negativa de la misma.
SALIDA
- Rectificacin a las imputaciones de los ingresos.
- Actualizacin de los saldos presupuestales, segn el ao vigencia y tipo de imputacin
seleccionados.
automticos con el cierre contable diario.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Evaluacin minuciosa por parte de los rganos y de la DGPN de las imputaciones
presupuestales efectuadas de los ingresos.
- Ajuste preciso de las inconsistencias detectadas en la imputacin de los ingresos mediante
la adecuada seleccin o registro de los datos en la transaccin Rectificaciones a la
Imputacin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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70. RECTIFICACIONES A LA IMPUTACION .

Responsable
Descripcin
Inicio
DGPN/ Entidad/ Area Financiera
Ver Procedimientos: "Causacin", " Imputacin Cobro en Dinero

para Clasificar un Rubro de Ingreso o una cuenta por Pagar", e
"Imputacin Cobro por Compensacin" - Mdulo de Ingresos.
La rectificacin a la imputacin
de cobros en dinero slo es
posible efectuarla cuando
corresponde a un ingreso.
Verifica y detecta inconsistencias en la imputacin presupuestal

de ingresos.
1. RECTIFICACIONES A LA IMPUTACION: Corresponde a
los ajustes o correcciones que pueden realizarse sobre los
valores registrados de ingresos de los Establecimientos
pblicos (Recursos Propios) de los rganos ejecutores de
la Administracin Central Nacional
2. Las rectificaciones a los valores registrados de los
Establecimientos Pblicos las debe efectuar exclusivamente
la DGPN.
Registra los datos de la "Rectificacin a la Imputacin" en cada uno

de los campos de la cabecera de la transaccin, con base
en los respectivos documentos soporte.
Transaccin: Rectificaciones a la Imputacin .
rectificar la imputacin de un ingreso, la cual se efectu en la vigencia actual,
b) Anterior cuando se debe corregir o efectuar ajustes sobre la imputacin de algun
ingreso, la cual se realiz en la vigencia anterior o anteriores.
ltimo da hbil del ao fiiscal ao anterior.
Ingresos).
fiscal.
7. Valor Rectificacin: Es un dato de entrada que corresponde al valor total de la
rectificacin que se va a registrar y debe ser igual a la sumatoria de los valores
sistema por el ao de la conexin: ao fiscal ao anterior, debe ser menor o igual
9. Situacin de Fondos (CSF, SSF Propios): Es un dato para seleccionar y son
excluyentes.
Rectificacin a la Imputacin de los ingresos.
11. Causal Devolucin: Es un dato para seleccionar la causal de la Devolucin, la cual
debe ser nica para todos los rubros del detalle. Este campo se habilita nicamente
cuando se elige en el detalle en "Tipo Imputacin" la opcin "Devolucin Legalizacin".
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1
Consulta y selecciona en el detalle el cdigo y el nombre
del rubro concepto
Transaccin: Rectificaciones a la Imputacin.
1. Para la seleccin el sistema despliega los rubros concepto

asociados a la eleccin de la situacin de fondos (CSF, SSF Propios)
que se haya realizado en la cabecera de la transaccin.
2. Los rubros concepto deben corresponder a los definidos en la
transaccin "Mantenimiento de rubros concepto de ingresos" y deben
estar asociados a la unidad ejecutora de la gestin por la
transaccin "Rubro concepto de ingresos por unidad ejecutora".
Ver Procedimiento: "Inicio de vigencia" - Mdulo de Ingresos.
Registra el valor del rubro o de los rubros concepto de

ingresos.
Transaccin: Rectificaciones a la Imputacin
colombianos y se puede registrar con centavos.
SI.
Anterior
DGPN/ Entidad/ Area

Financiera
A Fiscal
de la conexin
de Ingresos?
NO
Actual

Actual
DGPN/ Entidad/ Area

Financiera
Ingresos est
en perodo de
transicin ?

Ao Vigencia
Seleccionada?
Selecciona en el detalle el Tipo Imputacin

correspondiente a: Causacin (positiva negativa)
Recaudo Efectivo (Positivo negativo)
Recaudo Compensacin (Positivo negativo)
Legalizacin Provisin de Fondos, segn el caso.
Anterior
Selecciona en el detalle el Tipo Imputacin

correspondiente a: Causacin (positiva
negativa) Recaudo Efectivo (Positivo
negativo) Recaudo Compensacin (Positivo
negativo) segn el caso.
Si se selecciona en Tipo Imputacin "Legalizacin

Provisin de Fondos", el sistema no permite elegir
otros tipos de imputacin en la misma operacin
DGPN/ Entidad/ Area

Financiera
Graba los datos registrados de la "Rectificacin

a la imputacin" .
Graba los datos registrados de la "Rectificacin

a la Imputacin.
5
6
S.I.I.F. D.G.P.N.
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FIN.

ejecutora en el ao fiscal de la conexin, bien sea que se ingrese al sistema por
el ao fiscal ao actual o anterior en perodo de transicin, o ao actual no
estando en perodo de transicin.
a) Para Ao Vigencia Actual y Tipo Imputacion Causacin actualiza dichos
saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro y rubro en los
campos "Causado ao actual", "Causado Neto ao actual", y "Pendiente de
Cobro ao actual".
b) Para Ao Vigencia Actual Y Tipo Imputacin "Recaudo Efectivo",
actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro, rubro,
en los campos "Recaudo en efectivo ao actual", " Recaudo Total ao actual", "
Recaudo Neto ao actual" y "Pendiente de Cobro ao actual".
c) Para Ao Vigencia Actual Y Tipo Imputacin "Recaudo Compensacin",
actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro,
rubro, en los campos "Recaudo por Compensacin ao actual", "Recaudo Total
ao actual", "Recaudo Neto ao actual" y "Pendiente de Cobro ao actual".
d) Para Ao Vigencia Actual Y Tipo Imputacin "Devolucin Legalizacin",
actualiza los campos "Devoluciones Pagadas ao actual " por causal de
devolucin, "Recaudo Neto ao actual" y "Pendiente de Cobro ao actual".
Adicionalmente valida que la suma de las devoluciones pagadas incluido el valor
de la operacin sea menor o igual que el saldo devolucin causada, cuando
se elija signo positivo y que cuando se elija signo negativo el saldo Devolucin
pagada no quede inferior a cero.
e) Para Ao Vigencia Anterior y Tipo Imputacion Causacin actualiza dichos
saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro y rubro en los
campos "Rectificado ao anterior", "Causado Neto ao anterior", y "Pendiente
de Cobro ao anterior".
b) Para Ao Vigencia Actual Y Tipo Imputacin Recaudo Efectivo, actualiza
dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro, rubro, en los
campos "Recaudo en efectivo ao anterior", "Recaudo Total ao anterior",
"Recaudo Neto ao anterior" y "Pendiente de Cobro ao anterior".
c) Para Ao Vigencia Actual Y Tipo Imputacin "Recaudo Compensacin"
actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro,
rubro, en los campos "Recaudo por Compensacin ao anterior", "RecaudoTotal
ao anterior", "Recaudo Neto ao anterior" y "Pendiente de Cobro ao anterior".
Consultas:
informacin grabada.
Reportes:
cobro" .
NOTA CONTABLE:
Al grabarse con xito la transaccin en el mdulo de ingresos el sistema
genera un mensaje en pantalla informando al usuario que debe realizar los
respectivos registros contables manuales. Ver Procedimiento: "Registro de
Asientos Contables Manuales para Entidades en Lnea y Asignaciones Internas
Fuera de Lnea" - Mdulo de Contabilidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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71. CIERRES MENSUALES Y ANUALES DE INGRESOS

OBJETIVO
Permitir al administrador del sistema realizar el proceso de cierre mensual del mdulo de
ingresos, a efectos de que se generen los saldos finales del mes que termina y el acumulado al
mes siguiente a nivel de subunidad ejecutora y rubro concepto, as como efectuar el proceso de
cierre anual, con el de fin de que se guarden los saldos finales de la ejecucin presupuestal del
ao fiscal que termina, a nivel de subunidad ejecutora para cada uno de sus rubros concepto en
cada uno de los estados presupuestales y trasladar concepto los saldos pendientes de cobro
del ao que termina para la vigencia fiscal siguiente a nivel de subunidad/ rubro.
BASE LEGAL
- Resolucin 036 de 1998, artculos 3 numeral I y 4 Numeral I.
respectiva.
ENTRADA
- Relacin entre unidades ejecutoras efectuada por parte de la entidad, previa carga de los
rubros y de la ley de presupuesto por la oficina de sistemas de la DGPN.
- Relacin entre subunidades ejecutoras efectuada por parte de la entidad, previa carga de los
rubros y de la ley de presupuesto, por la oficina de sistemas de la DGPN .
- Mantenimiento de los rubros concepto para el nuevo ao, efectuado por parte de la DGPN.
- Relacin entre rubros concepto de ingresos por unidad ejecutora, efectuada por parte de la
DGPN.
SALIDA
- Realizacin del cierre anual provisional, del cierre anual definitivo y del cierre mensual de
ingresos en perodo de transicin y validaciones automticas del sistema de que exista en el
nuevo ao el rubro concepto, la subunidad ejecutora y la asociacin del rubro concepto a la
unidad ejecutora cuando se presenten saldos de cuentas por cobrar a 31 de diciembre del
ao que se cierra.
- Actualizacin de los saldos de las cuentas por cobrar de vigencias anteriores a nivel de
subunidad ejecutora / rubro concepto en el ao fiscal que se inicia.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Imagen de la ejecucin presupuestal del mes que se cierra y del acumulado a la fecha del
cierre, ya sea mes intermedio o el cierre anual del ao que termina a nivel de subunidad
ejecutora/ rubro concepto.
CRITERIOS DE XITO
- Oportunidad en la relacin a efectuar por la entidad respecto de las unidades ejecutoras y de
las subunidades ejecutoras.
- Oportunidad en el mantenimiento de los rubros conceptos para el nuevo ao por parte de la
DGPN.
- Oportunidad en la relacin a efectuar por parte de la DGPN entre rubros concepto de
ingresos por unidad ejecutora.
RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad y oficina de sistemas y Grupo SIIF de la
DGPN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
26/ 09/ 2000
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71. CIERRES ANUALES Y MENSUALES DE INGRESOS.

Responsable
Descripcin
Inicio
DGPN / Oficina de Sistemas
Carga de Rubros
Proceso: Carga de Rubros.
Carga Ley de Presupuesto.

Proceso: Carga Ley de presupuesto.
La carga de rubros y de la Ley de

Presupuesto en el sistema debe
realizarse con anterioridad al 31
de diciembre del respectivo ao.
Cierre de la carga de la ley de presupuesto.

Proceso: Cierre de la carga Ley de Presupuesto.
Efecta relacin entre unidades ejecutoras.

Proceso: Relacin entre unidades ejecutoras.
Efecta relacin entre subunidades ejecutoras.

Proceso: Relacin entre subunidades ejecutoras.
DGPN
Realiza el mantenimiento de los rubros concepto para el nuevo

ao.
Transaccin: Mantenimiento rubros concepto.
DGPN
Efecta relacin entre rubros concepto de ingresos por unidad

ejecutora.
Transaccin: Relacin entre rubros concepto de ingresos por
unidad ejecutora.
Realiza el cierre anual provisional de ingresos de la vigencia fiscal

que termina.
Proceso. Cierre anual de ingresos.
El cierre se efecta con la fecha del

ltimo da hbil de la vigencia fiscal
que termina.
DGPN/
Oficina de Sistemas
El sistema al momento del proceso de cierre anual provisional, del proceso de cierre anual definitivo y del
proceso de cierre mensual (cuando ingresos est en perodo de transicin), valida que: el rubro concepto,
la subunidad ejecutora y la asociacin del rubro concepto a la subunidad ejecutora, cuando quedan con
saldo de cuenta por cobrar al 31 de diciembre del ao que se cierra, existan en el nuevo ao.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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1
SI.
SI.
Existe en el ao
siguiente la subunidad
ejecutora que al
31 de diciembre qued
con saldo de cuenta
por cobrar?
Existe igualmente
relacionado en el ao
siguiente el rubro concepto
asociado a la subunidad
ejecutora que al 31 de
diciembre qued con saldo de
cuenta por cobrar?
DGPN/
Oficina de sistemas
Existe en el ao
siguiente el rubro
concepto que al
31 de diciembre qued
con saldo de cuenta
por cobrar?
NO.
NO.
NO.
El sistema genera el siguiente mensaje: existen rubros concepto o

subunidades ejecutoras con saldo de cuentas por cobrar que no
existen en el nuevo ao, imprima reporte "relacin rubros concepto
de ingresos y subunidades ejecutoras de dos vigencias".
SI.
Cuando se trata del cierre definitivo del

ao aborta el proceso y no permite
realizar el cierre.
DGPN/
Oficina de sistemas
DGPN
El Sistema contina con el proceso de cierre provisional.

El sistema automticamente traslada para el nuevo ao el saldo de las

cuentas por cobrar de vigencias anteriores y actualiza las tablas de "
subunidad ejecutora / rubro concepto", "Unidad/rubro" y "rubro" .
Proceso: Cierre Anual de Ingresos (Provisonal y Definitivo).
Cierre Mensual de Ingresos (Perodo de transicin):
2
1. El sistema al cierrre provisional anual actualiza los saldos de las
cuentas por cobrar de vigencias anteriores, en las tres tablas descritas
anteriomente, para los rubros concepto y subunidades que encuentre
adecuadamente relacionados en el nuevo ao, y para aquellos que no
encuentra las asociaciones correspondientes no actualiza dichos saldos.
2. Estando ingresos en perodo de transicin el usuario, entrando por el
ao fiscal - ao anterior, puede efectuar operaciones que afecten la
ejecucin presupuestal del mes de diciembre del ao anterior; dichas
operaciones quedan grabadas en el sistema con la fecha del ltimo da
hbil del ao anterior. Por tanto, los saldos definitivos de las cuentas por
cobrar a cierre del ao fiscal pueden variar respecto de las actualizadas
con el cierre provisional.
3.Con el cierre anual definitivo del ao fiscal - ao anterior o con los
cierres mensuales en el nuevo ao, (si se dan antes del cierre definitivo
anual) el sistema valida si los saldos de las C x C de vigencias anteriores
actualizadas con el cierre provisional son diferentes respecto de las
vigentes al momento del cierre mensual o anual definitivo, en tal caso
sus tituye en el nuevo ao los saldos iniciales de C x C de vigencias
anteriores y recalcula los saldos vigentes de C x C de vigencias anteriores.
En caso que las tres tablas no hubieran sido actualizadas con el cierre
provisional las actualiza con los saldos de C x C vigentes a Diciembre 31
del ao anterior.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
El Sistema guarda una imgen de la ejecucin presupuestal del

mes de diciembre y del acumulado a dicho mes a nivel de detalle.
Fin.
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2
Imprime y evala el reporte "relacin rubros concepto de ingresos
y subunidades ejecutoras de dos vigencias".
Consulta: reportes.
DGPN
Rubro Concepto.
NO.
Qu tipo de
informacin falta
en el nuevo ao?
Subunidad
Ejecutora
Asociacin
Rubro concepto/
Subunidad ejecutora
Existe el rubro
padre?
Existe la Unidad
ejecutora?
SI.
Crea en el nuevo ao el rubro con apropiacin cero.

DGPN
Transaccin: Modificaciones a la ley de presupuesto.
NO.
SI.
Crea en el nuevo ao el rubro concepto dependiente del

rubro padre.
Transaccin: Mantenimiento rubro concepto de ingresos.
DGPN
Crea la subunidad ejecutora

dependiente de la unidad ejecutora.
Transaccin: Cdigos Asignacin
Interna (Mdulo Egresos).
Asocia en el nuevo ao el rubro concepto a la unidad ejecutora

correspondiente.
Transaccin: Rubro concepto de ingresos por unidad ejecutora.
DGPN
Todos los rubros concepto asociados a la

unidad ejecutora, por defecto son heredados
por todas sus subunidades ejecutoras.
Traslada el saldo de la cuenta por cobrar de la

subunidad que desaparece a la que asume el
recaudo en el nuevo ao.
Transaccin: Causacin signo ( -) para la
subunidad que desaparece
Causacin Signo (+) para la que asume.
Realiza el cierre mensual de ingresos del nuevo ao.

Proceso: Cierre Mensual.
DGPN/
Oficina de sistemas
Es indispensable realizar el cierre

mensual de egresos para el mismo
mes del ao actual.
Ingresos
contina en
perodo de
transicin?
SI.
Como ingresos se encuentra en

perodo de transicin se ingresa al
sistema por el ao fiscal "ao
anterior" para realizar la operacin
de traslado.
NO.
DGPN
El sistema guarda una imgen de los saldos de la ejecucin presupuestal

del mes y el acumulado por rubro concepto/subunidad ejecutora (CSF y
SSF) y por rubro/unidad para recursos propios ( P).
S.I.I.F. D.G.P.N.
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DGPN/Oficina de sistemas
Realiza el cierre anual definitivo de ingresos.

Proceso: Cierre anual de ingresos.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1. El cierre definitivo de ingresos se puede dar

antes del primer cierre mensual de ingresos del
nuevo ao.
2. Es indispensable que el cierre anual definitivo
de egresos se haya realizado previamente.
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72. PROCESO GENERAL DE INGRESOS.

Responsable
Descripcin
Inicio

y Grupo SIIF
Carga en SIIF la Ley de Presupuesto y realiza el respectivo cierre de la carga .

Ver Prcedimiento: "Inicio de Vigencia" - Mdulo de Ingresos.
11
Registra o selecciona en cada uno de los campos de la transaccin los datos de la Causacin.
Ver Procedimiento: " Proceso de Causacin".
DIAN/ DGCP/ DTN

Registra los datos del rubro de destinacin

especfica SSF, previo al desembolso.
Ver Procedimientos del Proceso de Ejecucin
Presupuestal - Mdulo de Egresos.
Permite reconocer un ingreso o un

pasivo y registrar la cuenta por cobrar.
Es incobrable
SI.
la Cuenta por
NO
Cobrar ?
DIAN/ DGCP/ DTN

Registra o selecciona en cada uno de los campos

de la transaccin los datos de la Anulacion de Causacin.
Ver Procedimiento: " Proceso Anulacin de Causacin".
Previo a efectuar la anulacin se debe

provisionar contablemente.
DIAN/ DGCP/ DTN

Entidad/ Area
Financiera
Tipo de
Recaudo ?
En Efectivo
En
Papeles
Ver Procedimiento: " Imputacin

Cobro en Papeles"
Por
Compensacin
FIN.
Registra o selecciona en cada uno de los campos de la

transaccin los datos de la Imputacin de Soporte sin
Recaudo, con base en los respectivos documentos soporte
(Consignacin)
Ver Procedimiento: " Imputacin de Soporte Sin Recaudo".
La
entidad Financiera
report el recaudo a la
entidad o a la DTN
mediante el respectio
extracto ?
Ver Procedimiento: " Imputacin

Cobros por compensacin"
SI.
3
Situacin
de Fondos ?
NO
Tipo de Papeles:
1. TIDIS: A la fecha de su
redencin se utilizan slo
para pagar impuestos.
2. Otros Ttulos que han
sido autorizados para el
pago de Impuestos son:
los Bonos de Paz, los
bonos de Financiamiento
Presupuestal, etc.
CSF
SSF
Registra los datos generales y especficos de

las cuentas bancarias
T: Mantenimiento de Cuentas DTN - CUN
Ver Procedimientos: " Manejo y control de las
Cuentas DTN" - Mdulo de CUN.
DTN
DIAN/ DGCP/ Entidad

Area Financiera
Registra los datos generales y especficos de las cuentas

bancarias no administradas por la DTN.
Ver Procedimiento: " Manejo y Control de las Cuentas
DTN" - Mdulo de Cun.
Carga o registra los movimientos crdito de

los extractos bancarios de cada una de las
cuentas bancarias.
Transaccin: Mantenimiento de Movimiento de
Extractos - Mdulo de CUN
Ver Procedimientos: " Manejo y control de las
Cuentas DTN" - Mdulo de CUN.
DTN
Entidad Financiera
Remite a la Entidad el extracto bancario, detallando los

movimientos de las cuentas bancarias No Administradas
por la DTN.

bancarios de las cuentas Puente Tipo I y
Tipo II y cuentas Tributarias
de cuentas DTN - Mdulo de CUN.
DTN
DIAN/ DGCP/ Entidad
Area Financiera
Registra los movimientos crdito de los extractos bancarios

Con base en los extractos se registran los

movimientos crdito dejendo los recaudos por
clasificar , que posteriormente deben ser clasificados
a : un ingreso, un reintegro de giro a una C x P.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema, con base en los cuales efecta los
respectivos anlisis y procede a la correspondiente clasificacin del recaudo.
Transaccin: Consultas
DIAN/ DGCP/ DTN Entidad/

Area Financiera
1. Se consulta el "Estado de Imputacin Por Unidad Ejecutora".

2. Se imprimen los Reportes correspondientes a:
a) Valores Recaudados por descargar en ingresos.
b) Detalle Valores Diarios Recaudados en CUN por descargar
en Ingresos.
Registra o selecciona los datos de la "Imputacin de Cobros en Dinero", en cada uno de los campos
de la transaccin, con base en los respectivos Documentos soporte (Consignacin del tercero)

Area Financiera
Si la transaccin se opera con signo positivo

se clasifica un recaudo y si se opera con
signo negativo se reversa una clasificacin.
13
Tipo de
clasificacin a
realizar?
Rubro Concepto
(Ingreso)
OAT
(Acreedor Vario)

Area Financiera
Ver Procedimiento: " Imputacin de Cobro en

dinero para clasificar un Reintegro".
14

Area Financiera
Selecciona en el detalle el mismo cdigo de la OAT escogida

para registrar la Cuenta por Cobrar a la entidad Financiera
en la transaccin "Imputacin de Soporte sin Recaudo".
Ver Procedimiento: " Imputacin de Soporte Sin Recaudo".
La OAT a seleccionar debe ser de naturaleza

crdito, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) El recaudo puede corresponder a una
consignacin errnea, por lo cual debe ser
devuelto; b) Los recaudos efectuados por una
entidad l os hace en calidad de administrador
temporal , por lo tanto debe registrar la
respectiva cuenta por pagar de los mismos.
FIN.
Reclasifica el recaudo contra un rubro concepto de ingreso.

transaccin: Imputacin de cobros en dinero.
Ver Procedimiento: " Imputacin de Cobro en dinero para
clasificar un ingreso o una cuenta por pagar".
Se actualiza la ejecucin presupuestal

del rubro concepto de ingreso con cargo
al cual se hizo la reclasificacin del
recaudo.
El recaudo tiene
como fuente origen
una emisin de
Ttulos ?
NO
La entidad en coordinacin con el administrador de los

ttulos valores, si es del caso, entrega al beneficiario el
titulo valor puesto en circulacin .
Se
requiere Devolver
los recursos
recaudados ?
Los ttulos de Deuda Pblica que estn autorizados para

el pago de impuestos son: Bonos de Paz, Bonos de
Financiamiento Presupuestal, Tidis etc.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Recibe los Ttulos (Deuda Pblica).
NO
FIN.
SI.
Entidad/ Area
Financiera - Presupuesto
Tercero
La transaccin, entre algunos

otros aspectos, actualiza el saldo
OAT de la C x C a la entidad
financiera por el crdito, con lo
cual el saldo es igual a cero (0 ).
El sistema automticamente constituye una Cuenta por pagar

(Acreedor Vario) sin efecto presupuestal.
SI.
Ente Generador
del Ingreso y
Administrador
FIN.
Ver Procedimiento: " Imputacin de Cobro en dinero

para clasificar un rubro de ingreso o una cuenta por pagar".

Area Financiera
DIAN/ DGCP/ DTN

Entidad Area
Financiera
Cuenta
por Cobrar
Entidad Fciera
Reintegro de
Provisin de Fondos
Informa y Remite los respectivos documentos soporte a

la Pagadrura para que generen la orden de pago OAT
por el mdulo de egresos.
Presenta ante la respectiva entidad la solicitud de Devolucin

de los recursos que consign en las cuentas bancarias de sta.
2002 03 - 11
7
6
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Procedimientos del Proceso de Ejecucin Presupuestal
Expedicin del CDP.

Registro Presupuestal del Compromiso.

Transaccin: Compromiso .
C x C VS C x P
asociada c/u a un
rubro de Ingreso de
la misma entidad
Registra en cada uno de los

campos de la transaccin los
datos de la cuenta por cobrar
asociada a un rubro de ingreso
y de la cuenta por pagar
asociada a un rubro de ingreso
que ya tiene un Acreedor Vario
constituido.
T: Imputacin Cobros por
Compensacin.
Registro Presupuestal de la Obligacin

Qu cuentas
se desean
compensar?
Confirmacin Deducciones.
Transaccin: Confirmacin Deducciones
El sistema al momento de grabar

la transaccin hace de manera
automtica lo siguiente:
a) Valida que el saldo crdito de
la OAT en la entidad beneficiaria
de la cuenta por cobrar sea
mayor o igual que el valor a
compensar de la cuenta por
pagar de la otra entidad.
b) Actualiza, entre otros aspectos
la ejecucin presupuestal de
ingresos "Estado Recaudos por
Compensacin" para el rubro
asociado a la cuenta por cobrar.
c) Actualiza el cdigo OAT con
un movimiento dbito.
d) Genera el registro contable
automtico, as:
Operacin de Enlace xxx
Cuentas por Cobrar
xxx
El sistema al momento de grabar

la transaccin hace de manera
automtica lo siguiente:
a) Actualiza, entre otros, la
ejecucin
presupuestal
de
ingresos
"Recaudo
por
Compensacin", Causacin/
recaudo simultneo si se escogi
esta opcin, para el rubro de
ingreso asociado a la C x C; y
b) Actualiza
la
ejecucin
presupuestal
de
ingresos
"Devolucin
Pagada
por
Compensacin", para el rubro de
ingreso asociado a la C x P.
Propuesta de giros.
Transaccin: Propuesta de Giro
Consulta Cupos Autorizados de Giro y Cupos Utilizados.

Transaccin: Autorizacin Giros DTN.
Seleccin Masiva Obligacin Fecha Fija/Variable

Transaccin: Seleccin Masiva Obligacin.
Confirmacin de Obligaciones
Transaccin: Confirmacin Orden de Pago
El sistema genera automticamente

las rdenes de pago Presupuestales
NO
La orden de
pago es de Valor
Lquido Cero?
SI.
Confirma las rdenes de Pago Presupuestales Valor Lquido
Cero
P: Confirmacin rdenes de pago Valor Lquido Cero - CUN.
DTN
DTN
en otra entidad
Registra en cada uno de los

campos de la transaccin los
datos de la Cuenta por Cobrar
a ser compensada.
T: Imputacin Cobros por
Compensacin
Programacin de giros.
Transaccin: Programacin de giro.
C X C Vs
C X P registrada
Agrupa todas las rdenes de Pago Presupuestales

en rdenes Bancarias.
P: Generacin orden Bancaria - CUN.
Con el pago el sistema actualiza automticamente

el movimiento crdito de la OAT de las deducciones.
Transmite la autorizacin al Banco Agente.

P: Confirmacin de rdenes Bancarias - CUN.
FIN.
NO
Entidad/ Area
Financiera
DTN
DTN
Se compensar la
cuenta por pagar de las
deducciones con una cuenta
por cobrar registrada en
otra entidad?
SI.

de la transaccin los datos de la orden de pago
OAT, con base en las deducciones causadas.
T: Trmite de Pago OAT - Mdulo de egresos.
Registra selecciona en cada uno de los campos

de la transaccin los datos de la orden de pago
OAT, a la cual se le debe aplicar una deduccin
del 100% para volverla de valor lquido cero ,
T: Trmite de Pago OAT (Mdulo de Egresos)
Agrupa todas las rdenes de Pago OAT en

rdenes Bancarias.
P: Generacin orden Bancaria - CUN.
Confirma las rdenes de Pago OAT de

Valor Lquido Cero
P: Confirmacin rdenes Con Valor Lquido Cero Mdulo de CUN.

T : Confirmacin de rdenes Bancarias - CUN.
FIN.
Con el pago se actualiza, entre otros, el

movimiento dbito OAT en cabez a de
la enridad que genera la OAT.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1. Para que el sistema pueda generar la Orden de

Pago OAT de valor lquido cero , se debe elegir en
el detalle el mismo cdiigo OAT seleccionado en la
cabecera de la transaccin, el cual debe tener la
marca de "Beneficiario nico", que corresponde al
cdigo de la entidad que tiene registrada la Cuenta
por cobrar que se va a compensar.
2. Las deducciones se presentan bsicamente por:
a) Pago Cuota de auditaje SSF a la CGR, donde la
deduccin es igual al 100% dela obligacin principal
b) Sentencias y Conciliaciones: Corresponde al
valor que se descuenta de la obligacin registrada
a favor del beneficiario para el pago de la Cuenta
por pagar que ste tiene con la DIAN.
c) Retefuente: Corresponde al valor de la retefuente
que se prev compensar con la DIAN.
Con la confirmacin del pago OAT de valor lquido cero se

actualiza, entre otros, lo siguiente: a) El movimiento dbito OAT
deduccin, en cabeza de l a entidad que gener la orden de
pago OAT; b) El movimiento crdito de la OAT deduccin
en cabeza de la entidad Beneficiaria de la OAT, es decir de
la que tiene la cuenta por cobrar. c) De otra parte se genera un
registro contale automtico cancelando la C x P contra una
operacin de enlace.
Pgina 319 de 371

5
DTN/ Entidad Area Financiera
Evala la solicitud de devolucin presentdada por el tercero o contribuyenre.
Cobro al
momento de
su redencin
A qu
destina el tercero
el titulo valor que le fue
entregado?
Es procedente
hacer la devolucin?
NO
Pago de
Impuestos
Reconoce la Cuenta por Pagar, registrando o

seleccionando para ello, en cada uno de los campos
de la transaccin los datos del "Acreedor vario"
Ver Procedimiento: "Constitucin del (los) acreedor
(es) vario ( s) cuando previamente se ha causado
y recaudado un rubro concepto de ingreso.
8
Informa al tercero o contribuyente sobre el rechazo
de la solicitud de Devolucin, exponiendo los motivos
de la decisin adoptada por la entidad.

15
FIN.
12
NO
1. El sistema automticamente constituye la

cuenta por pagar con efecto presupuestal en
un rubro de ingresos.
2. Nace un saldo OAT crdito.
La entidad
decide compensar
la C x P con la
C x C del mismo
beneficiario?
En Efectivo
Genera orden de pago OAT que tenga asociado el

correspondiente rubro concepto de ingresos.
Tipo de Devolucin ?
Tipo Devolucin
= Legalizacin
Provisin de Fondos
a Fondos Rotatorios
En Papeles
1. Los TIDIS se utilizan slo para el pago de

impuestos.
2. Efectuado el pago de la Devolucin en
papeles, el sistema automticamente actualiza,
entre otros, la ejecucin presupuestal del rubro
concepto de ingresos asociado al estado
"Devolucin Pagada en Papeles".
Emite el respectivo Ttulo valor (TIDIS) y entrega

al beneficiario, conforme al procedimiento interno
previsto para ello.
DIAN
Se requiere
reversar la orden de
pago OAT?
NO
SI.
Tercero o contribuyente
DTN/Entidad Area Financiera
16
La orden de pago queda en estado

"pendiente de autorizacin para
trmite de pago." "Generada".
10
SI.

de la transaccin los datos de la "devolucin", con
base en los respectivos documentos soporte.
Ver Procedimiento "Devolucin"
DTN/Entidad Area Financiera
SI.
Paga Impuestos una vez redimido el ttulo

valor (TIDI).
Marca el campo "Confirma reversin"

El sistema automticamente cambia el

estado de la orden de pago OAT de
"Pendiente de autorizacin para trmite
de pago", "Generada", "Bloqueada", o
"Reportada con ncidencia " y la deja en
estado "Anulada".
12
SI.
S.I.I.F. D.G.P.N.
Se requiere
generar nuevamente
la orden de pago
OAT?
NO
Reversa el Acreedor Vario Constituido.

Transaccin: Imputacin de Cobro en Dinero Signo negativo ( - )
2002 03 - 11
FIN.
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Registra, en cada uno de los campos de la transaccin, los datos

de la orden de pago OAT
Transaccin: Orden de Pago OAT - Egresos.
10
SI.
Se requiere
reversar la orden de
pago OAT?
Marca el campo "Confirma Reversin"

Transaccin: Orden de Pago OAT - Egresos
El sistema deja la orden de pago OAT en

estado "Pendiente para trmite de pago"
NO
Remite a la DTN los documentos soporte, para anlisis

y aprobacin de la devolucin requerida.
Los documentos soporte requeridos para
el pago son, entre otros:
1. Copia de la consignacin
2. Justificacin de la devolucin
3. Certificacin de no haberse requerido
anteriormente la devolucin del dinero.
El sistema automticamente anula la

orden de pago OAT que est en estado:
"Pendiente de autorizacin para trmite
de pago", "Generada", "Bloqueada"
"reportada con Incidencia" y la deja
en estado "Anulada".
Evala los documentos soporte y cambia el estado de la

orden de pago OAT de "pendiente para trmite de pago"
a "Generada" o a "Bloqueda", segn la decisin
adoptada.
Transaccin: Confirmacin/ desconfirmacin para trmite
de pago OAT - Mdulo de CUN.
DTN
Reversa el Acreedor Vario Constituido.

Transaccin: Imputacin de Cobro en Dinero - Signo
negativo ( - )
Agrupa todas las rdenes de pago OAT en rdenes

Bancarias.
Proceso: Generacin orden Bancaria - CUN.
DTN
13
Transaccin: Confirmacin de rdenes Bancarias - CUN
DTN
Si la orden de pago OAT se genera por

la transaccin "Devolucin" del mdulo
de in gresos, el sistema de manera
automtica actualiza, entre otros, el
rubro presupuestal de ingresos a estado
"Devolucin Pagada", en el ao fiscal del
pago.
SI.
DTN/ Gestin Operativa CUN
Genera y remite a la DTN reporte de inconsitsencias en

archivo NACHA.
Ver Procedimiento: Comunicacin DTN - Banco Repblica
(Pago CENIT) - Mdulo de CUN.
La orden de pago
OAT es reportada
con incidencia?
NO
FIN.
Recibe archivo y lo ubica en el directorio: NACHA/ archivo/

recibido y registrado.
Proceso: Recepcin archivo NACHA.
Ver Procedimiento: Comunicacin DTN - Banco Repblica
(Pago CENIT) - Mdulo de CUN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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La fecha de
pago de la orden de
pago OAT es del ao anterior
y la del reporte con
incidencia es del
ao actual ?
NO
SI.
Cambia el estado de la orden de pago OAT de "Pagada" a

"Reportada Con Incidencia = Cdigo 0"
Proceso: Confirmacin de Ordenes Bancarias - CUN.
DTN
Egresos
Mdulo en el que
se gener la orden de
pago OAT?
Ingresos
Carga o registra los movimientos crdito de los extractos
bancarios de cada una de las cuentas bancarias.
Transaccin: Mantenimiento de Movimiento de extractos.
Ver Procedimiento: "Manaejoy Control de las Cuentas DTN" Mdulo de CUN.
DTN
actualiza: a) el cdigo OAT, as:
incrementa el movimiento dbito de
la OAT , incrementa el ordenado
para pago de la OAT y deja la traza
contable para que al cierre diario de
contabilidad genere los registros
contables automticos, b) La
ejecucin presupuestal del rubro
concepto de ingresos disminuyendo
la Devolucin Pagada
actualiza el cdigo OAT, as:
incrementa el movimiento dbito de
la OAT , incrementa el ordenado
para pago de la OAT y deja la traza
contable para que al cierre diario de
contabilidad genere los registros
DTN
Contabiliza los movimientos de los extractos bancarios de

las cuentas puente tipo I y Tipo II y cuentas Tributarias.
Transaccin: Contabilizacin deMovimientos de cuentas
DTN -Mdulo de CUN.
DTN
Consulta e imprime los reportes generados por el sistema,

para conocer los recaudos por clasificar..
Transaccin: Consultas e informes - Mdulo de ingresos
El sistema da a la orden de pago OAT el estado
de "Reportada con Incidencia = Cdigo 5"
SI.
DTN/ Entidad Area Financiera
Consulta, imprime y analiza los reportes generados por el

sistema sobre las rdenes de pago reportadas con incidencia
Transaccin: Consultas e informes - Mdulo de CUN
DTN/Entidad
Area Financiera
Mdulo
en que se gener
la orden de pago
OAT?
Ingresos
FIN.
Reversa la orden de pago OAT

Transaccin: Devolucin - Mdulo
de Ingresos.
DTN/Entidad
Area Financiera
SI.
El Tipo de Imputacin a seleccionar

debe ser
Causacin / Recaudo
simultneo.
Reconoce en el nuevo ao la cuenta por pagar sin efecto

presupuestal
Ver Procedimiento: "Imputacin de Cobro en Dinero para
Clasificar un Ingreso o una Cuenta por Pagar".
Reversa la orden de pago OAT.

Transaccin: Generacin orden de
pago OAT - Mdulo Egresos
Se requiere
generar nuevamente
la orden de pago
OAT?
NO
Clasifica el recaudo por un rubro concepto de ingresos.

Transaccin: Imputacin de cobros en dinero - Mdulo de
ingresos
Egresos
Se requiere
generar nuevamente
la orden de pago
OAT?
14
Se debe seleccionar la OAT de la

Cuenta por Pagar.
7
Se requiere
generar nuevamente
la orden de pago
OAT?
NO
SI.
12
NO
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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11
Proceso de Pago de Devoluciones Tipo legalizacin Provisin
de Fondos "Fondos Rotatorios DIAN"
Genera la orden de pago OAT para que la DTN haga la respectiva

provisin de fondos para los Fondos Rotatorios de la DIAN, con el
objeto que puedan realizar la devolucin de impuestos.
Transaccin: Trmite de Pago OAT - Mdulo de Egresos
DIAN
DIAN/ Area Financiera
DTN
DTN
DTN
DIAN/Administracin Regional
DIAN/Area Financiera
1. Las administraciones regionales de la DIAN que estn

fuera de lnea, solicitan provisiones de fondos para ir
cancelando devoluciones de impuestos, previa verificacin
del recaudo.
2. La orden de pago OAT queda en estado "Pendiente
de autorizacin para trmite de pago".
Remite a la DTN los documentos soporte con la respectiva

justificacin , para anlisis y autorizacin de giro de la provisin de
fondos requerida.
Evala los documentos soporte y cambia el estado de la orden de

pago OAT de "Pendiente para trmite de Pago" a "Generada" o
"Bloqueada", segn la decisin adoptada.
Transaccin: Confirmacin/ Desconfirmacin para trmite de pago
OAT - Mdulo de CUN.
Agrupa todas las rdenes de pago OAT en rdenes bancarias.

Transaccin: Generacin orden bancaria - Mdulo de CUN.

Transaccin: Confirmacin de rdenes bancarias - mdulo de CUN.
Con el pago se actualiza, entre otros, el

movimiento dbito de la OAT en cabeza de
la entidad generadora del ingreso.
Las Adminsitraciones Regionales peridicamente reportan a la DIAN

Bogot los pagos de las devoluciones realizadas para que la DIAN
Principal legalice la provisin de los fondos a travs de dos pasos: la
constitucin del acreedor vario y la devolucin tipo "egalizacin
provisin de fondos"..
Reconoce la cuenta por pagar, registrando o seleccionando

para ello, en cada uno de los campos de la transaccin los
datos del "Acreedor vario".
Transacci: Acreedores Varios
Ver Procedimientos: "Constitucin del (los) Acreedor (es) Vario (s)
cuando previamente se ha Causado y Recaudado un Rubro
concepto de ingreso".
1. Con la informacin reportada por las administraciones

regionales sobre las devoluciones pagadas la DIAN
Bogot reconoce en el SIIF la cuenta por pagar y el
pago.
2. El sistema valida que exista saldo suficiente en el
acreedor vario y en la OAT de Provisin de Fondos.
3. El estado "Pagado" de la devolucin se debe dar por
la transaccin "Devolucin" del mdulo de ingresos, dado
que con anterioridad se hizo la respectiva provisn del
dinero a los correspondientes fondos rotatorios.
15
16
Genra la orden de pago OAT Valor lquido cero

Confirma las rdenes de pago OAT Valor lquido cero

Proceso: Confirmacin rdenes de pago Valor Lquido Cero - CUN
Para la generacin de la orden de pago OAT de valor

lquido cero, el sistema valida que el valor de la legalizacin
sea menor o igual al saldo del acreedor vario y menor o
igual al saldo pendiente de legalizar de la provisin de
fondos.
El sistema automticamente actualiza: a) La ejecucin

presupuestal del rubro de ingresos "Devolucin Pagada",
b) El registro contable, c) El saldo OAT del Acreedor
Vario; d) El saldo OAT de l a provisin de fondos y
e) D a la orden de pago de valor lquido cero el estado
de "Pagada".
FIN.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CAPITULO V
PROCEDIMIENTOS MODULO DE CONTABILIDAD
S.I.I.F. D.G.P.N.
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73. PREPARACION DE LA INFORMACION CONTABLE AL

INICIO DE CADA VIGENCIA POR PARTE DE LA CGN.
OBJETIVO
Permitir a la Contadura General de la Nacin con base en el Plan General de Contabilidad
Pblica: crear y efectuar el mantenimiento de la estructura del Catlogo General de Cuentas,
segn niveles definidos; identificar las clases, grupos, cuentas, subcuentas y auxiliares,
indicando la naturaleza crdito o dbito de las subcuentas o auxiliares y si generan operaciones
recprocas y su clasificacin en corrientes y no corrientes; as como crear y efectuar el
mantenimiento de la estructura de las matrices contables para ingresos, gastos, recaudos y
pagos; registrar las subcuentas contables o auxiliares para ser seleccionadas por los usuarios
en el mdulo de egresos; registrar las plantillas requeridas para la contabilizacin a travs de
asientos tipificados; registrar las cuentas contables para las etapas de causacin y seleccionar
las subcuentas de utilidad o prdida del ejercicio fiscal.
BASE LEGAL
- Plan General de Contabilidad Pblica.
ENTRADA
- Creacin y mantenimiento de la estructura del Catlogo General de Cuentas, segn niveles
definidos en el Plan General de Contabilidad Pblica.
- Creacin y mantenimiento de la estructura de las matrices contables de ingresos, recaudos,
gastos y pagos.
- Creacin y mantenimiento del Catlogo General de Cuentas respecto a: clases, grupos,
cuentas, subcuentas y auxiliares, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pblica y
con los criterios establecidos para ello.
SALIDA
- Registro de las subcuentas contables o auxiliares para seleccin por parte de los usuarios en
los mdulos de egresos y contabilidad.
- Registro de las respectivas plantillas para la contabilizacin a travs de asientos manuales.
- Registro de las cuentas contables para las etapas de causacin, pago y recaudo durante el
proceso de ejecucin presupuestal.
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- Seleccin de las subcuentas de utilidad o prdida del ejercicio fiscal.
CRITERIOS DE XITO
- Creacin oportuna y precisa del Catlogo General de Cuentas, conforme al Plan General de
Contabilidad Pblica y segn los criterios definidos para el adecuado registro de las
operaciones contables.
- Creacin a tiempo de la estructura de las matrices contables para ingresos, gastos, recaudos
y pagos.
- Mantenimiento oportuno y adecuado de la estructura del Catlogo General de Cuentas y de
las correspondientes matrices contables.
- Registro exacto y oportuno de las cuentas, subcuentas, auxiliares y plantillas para la
contabilizacin adecuada de las operaciones presupuestales y financieras realizadas por los
rganos ejecutores.
RESPONSABLE: Contadura General de la Nacin y Jefe Area Contable de la Entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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73. PREPARACION DE LA INFORMACION CONTABLE AL INICIO DE CADA

VIGENCIA POR PARTE DE LA CGN.
Responsable
Descripcin
Inicio
CGN
Crea y efecta mantenimiento de la estructura de

matrices contables para ingresos, gastos,
recaudos y pagos.
Transaccin: Configuracin de Matrices de
Asientos Automticos.
Crea y efecta mantenimiento del Catlogo General de Cuentas, en cuanto a:

Clases, grupos, Cuentas, subcuentas y auxiliares, segn el Plan General de
Contabilidad Pblica; indicando la naturaleza crdito o dbito de las subcuentas
auxiliares y si generan operaciones recprocas, as como su clasificacin en
corrientes y no corrientes.
Transaccin: Mantenimiento Catlogo General de Cuentas.
CGN
CGN
CGN
CGN
Crea y efecta mantenimiento de la estructura del Catlogo

General de Cuentas, segn niveles definidos en el Plan
General de Contabilidad pblica
Transaccin: Parmetros Generales de Contabilidad.
Carpeta: Niveles PGCP.
Registra las subcuentas contables o

auxiliares para su seleccin por parte de los
usuarios en el mdulo de Egresos en la etapa
de obligacin y orden de pago.
Transaccin: Mantenimiento de Cuentas de
Ayuda por transaccin.
Al inicio de cada vigencia

debe revisar y actualizar
las subcuentas o auxiliares
contables de las ayudas
por transaccin.
Registra las plantillas de depreciacin,

amortizacin, provisiones , ajustes por inflacin,
reclasificaciones contables y otros ajustes para la
contabilizacin a travs de asientos Manuales.
Transaccin: Mantenimiento de Asientos
Tipificados.
Selecciona las subcuentas de utilidad o prdida del

ejercicio Fiscal.
Transaccin: Parmetros Generales de Contabilidad
Al inicio de cada vigencia

debe revisar y actualizar
las plantillas mencionadas.
Registra cuentas contables para las etapas

de causacin de ingresos y gastos, as
como para recaudos y pagos de rubros
presupuestales y OATs.
Transaccin Mantenimiento de Matrices de
Asientos Automticos.
Una vez copiadas las matrices contables debe

revisar y actualizar al inicio de cada vigencia las
subcuentas o auxiliares contables de las
matrices de asientos automticos. Ver
Procedimiento "Copia de Matrices Contables".
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
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74. CARGA
SALDOS
CONTABLES
HOMOLOGADOS ( 1 VEZ).
INICIALES
OBJETIVO
Permitir a la Contadura General de la Nacin o a las Unidades Ejecutoras, segn se defina,
incluir los saldos contables iniciales que se tengan al 1 de enero del ao de inicio del sistema,
previa homologacin con el nuevo Plan General de Contabilidad Pblica, en caso de que se
presenten cambios sobre el mismo.
BASE LEGAL
- Circulares e Instructivos expedidos por la Contadura General de la Nacin, sobre la materia.
ENTRADA
- Creacin y mantenimiento del Catlogo General de Cuentas por parte de la Contadura
- Preparacin del archivo plano con los saldos contables iniciales homologados, por parte de
las Unidades Ejecutoras, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Contadura
- Envo del archivo plano con la informacin sobre los saldos contables iniciales homologados,
por parte de las Unidades Ejecutoras a la Contadura General de la Nacin, cuando esta
ltima determine que el cargue de la informacin lo realizar directamente.
SALIDA
- Validacin interna por parte de la CGN respecto de la consistencia de la informacin remitida
por las Unidades Ejecutoras en el archivo plano sobre los saldos contables iniciales
homologados, cuando sea la Contadura General de la Nacin la responsable de efectuar la
carga de dichos datos en el sistema.
- Comunicacin a las entidades respectivas sobre las inconsistencias encontradas en el
archivo plano que remitieran con la informacin de los saldos contables iniciales
homologados.
- Lectura del archivo plano o registro manual de las subcuentas contables con los saldos
iniciales al 1 de enero de la respectiva vigencia fiscal por parte de las Unidades Ejecutoras,
cuando sean las responsables de la carga de esta informacin en el sistema.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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- Carga del archivo plano en el sistema con la informacin sobre los saldos contables iniciales
homologados por parte de la CGN o de las Unidades Ejecutoras, segn el caso.
CRITERIOS DE XITO
- Creacin oportuna y precisa del Catlogo General de Cuentas, por parte de la Contadura
- Consistencia de los saldos contables iniciales homologados al nuevo Plan General de
Contabilidad Pblica con los saldos contables presentados en las subcuentas por las
Unidades Ejecutoras.
- Generacin del archivo plano con la informacin de los saldos contables iniciales
homologados, conforme a las instrucciones impartidas por la Contadura General de la
Nacin.
- Envo del archivo plano por parte de las Unidades Ejecutoras dentro de las fechas
determinadas por la Contadura General de la Nacin.
- Carga oportuna del archivo plano con la informacin de los saldos contables iniciales
homologados.
RESPONSABLE: Contadura General de la Nacin y Jefe Area Contable de la Entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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74. CARGA SALDOS CONTABLES INICIALES HOMOLOGADOS (1 VEZ).

Responsable
Descripcin
Inicio
Crea y efecta el mantenimiento del Catlogo General de cuentas.

Ver procedimiento "Preparacin de la informacin contable al inicio de cada vigencia por parte de la CGN":
CGN
1
Unidad Ejecutora/
Area Contable
Prepara archivo plano con saldos contables iniciales homologados, de acuerdo con las instrucciones
impartidas por la CGN en las respectivas circulares e instructivos que expida sobre el tema.
Responsable de la
carga de los saldos
contables iniciales
homologados?
Unidad Ejecutora
Mtodo de
registro utilizado?
Carga Manual
CGN
Archivo Plano
Enva a la CGN el archivo plano de saldos
contables iniciales homologados, de acuerdo
con las fechas establecidas para ello.
Unidad Ejecutora/
Area Contable
Lee el archivo plano con la informacin de

saldos contables iniciales homologados.
Transaccin: Apertura del sistema.
Carpeta: Carga del asiento de apertura.
Unidad Ejecutora/
Area Contable
Valida internamente la consistencia de la

informacin remitida por la Unidad ejecutora
en el archivo plano.
CGN
NO
Informacin
Consistente?
SI.
SI.
U Ejecutora
A. Contable
Registra una a una las subcuentas contables con

saldos al 1 de enero de la vigencia fiscal respectiva.
Transaccin: Captura manual del asiento de apertura.
Informacin
Consistente?
NO
Informa a la entidad telefnicamente o

por e-mail sobre los errores
encontrados para que sean corregidos y
remitida nuevamente la informacin.
CGN
1. El sistema genera automticamente el primer lote contable con el asiento de
apertura.
2. El registro del asiento de apertura se hace por una sola vez al inicio de las
operaciones en SIIF y luego cada ao el sistema lo genera automticamente.
2
CGN
U Ejecutora
A. Contable
Carga el archivo plano con la informacin

sobre saldos contable iniciales homologados.
Transaccin: Apertura del sistema.
Carpeta: Carga del asiento de apertura.
El sistema genera automticamente

el primer lote contable.
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CGN
Carga archivo plano con la informacin

de saldos contables homologados
remitida por la Unidad Ejecutora.
Transaccin Apertura del sistema.
1. De considerarlo necesario puede imprimir la

informacin contenida en el archivo plano.
2. El sistema genera automticamente el primer
lote contable.
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
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75. MANTENIMIENTO
CONTABLE.
CODIGOS
DE
CONSOLIDACION
OBJETIVO
Permitir a la DGPN mantener actualizada en el SIIF la tabla de cdigos de consolidacin,
previo envo de la informacin por parte de la CGN de los nuevos cdigos de identificacin
creados, con el propsito que los rganos ejecutores puedan oportunamente seleccionar los
beneficiarios y garantizar de esta manera la generacin del reporte de operaciones
recprocas.
BASE LEGAL
-
Resolucin 337 del 23 de diciembre de 1999.
Instructivo N 003 del 2 de diciembre de 1996, expedido por la CGN.
ENTRADA
- Asignacin de los cdigos de identificacin de entidades pblicas por parte de la CGN.
- Comunicacin a la DGPN sobre los nuevos cdigos de identificacin por parte de la CGN.
SALIDA
- Registro por parte de la DGPN de los nuevos cdigos de identificacin reportados por la
CGN.
CRITERIOS DE XITO
- Asignacin oportuna de los cdigos de identificacin por parte de la CGN.
- Comunicacin oportuna al administrador del sistema por parte de la CGN de los nuevos
cdigos de identificacin para las entidades pblicas.
- Registro oportuno por parte del administrador del sistema de los nuevos cdigos de
identificacin para las entidades pblicas creados por la CGN.
RESPONSABLE: Contadura General de la Nacin y Administrador del Sistema.
S.I.I.F. D.G.P.N.
25/ 08/ 2000
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75. MANTENIMIENTO CODIGOS DE CONSOLIDACION CONTABLE.

Responsable
Descripcin
Inicio
Asigna Cdigos de identificacin segn la naturaleza jurdica de las

entidades, conforme al procedimiento interno establecido para ello.
CGN
CGN
Administrador del
Sistema
Comunica mediante oficio al administrador del sistema los cdigos

de identificacin asignados a las nuevas entidades.
Registra los nuevos cdigos de identificacin conforme a lo

comunicado por la CGN.
Transaccin: Mantenimiento de tablas - cdigos de consolidacin.
Fin.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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76. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES MANUALES.

OBJETIVO
Permitir alas Unidades Ejecutoras en lnea efectuar los registros de los asientos manuales
relacionados con las operaciones contables de efecto presupuestal y que no son generadas
automticamente por el sistema, as como facilitar a las unidades ejecutoras fuera de lnea
incluir la informacin contable de sus operaciones econmico financieras realizadas por fuera
del sistema.
BASE LEGAL
-
Plan General de Contabilidad Pblica.
ENTRADA
- Preparacin de los respectivos documentos con base en los cuales se realizarn los
asientos contables manuales.
- Generacin por parte de la entidad fuera de lnea del respectivo archivo plano con la
informacin contable a registrar en SIIF y envo a la CGN.
SALIDA
- Creacin del lote contable y registro de los asientos contables manuales requeridos por parte
de las entidades en lnea.
- Carga por parte de la CGN del archivo plano con la informacin contable remitida por las
- Comunicacin de la CGN a las entidades fuera de lnea respecto de las inconsistencias
que llegue a encontrar en la informacin contenida en el archivo plano.
CRITERIOS DE XITO
- Creacin de los lotes contables y registro de los asientos contables manuales que con
certeza requiera la entidad.
- Generacin oportuna del archivo plano y conforme a las instrucciones impartidas por la CGN.
- Envo oportuno del archivo plano a la CGN por parte de las entidades fuera de lnea.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Comunicacin oportuna de la CGN a las entidades fuera de lnea respecto de las
inconsistencias que llegue a detectar en el archivo plano.
RESPONSABLE: Jefe Area Contable de la Entidad y CGN
S.I.I.F. D.G.P.N.
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76. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES MANUALES.

Responsable
Descripcin
Inicio
Prepara los documentos fuente que le permitan realizar los respectivos asientos
manuales, tales como: entrada salida de almacn, informacin sobre depreciaciones,
amortizaciones, ajustes por inflacin, pago de nmina, cancelacin de anticipos.
En lnea
Tipo de entidad ?
Fuera de lnea
Genera archivo plano con la informacin contable a

registrar, de acuerdo con el instructivo de
organizacin de archivos planos para contabilidad
en SIIF y remite a la CGN.
C
Crea lote contable y registra los asientos
contables que se requieran.
Transaccin: Captura de comprobantes en lnea.
1. El lote contable generado puede ser
consultado.
2. Al finalizar el da el sistema toma como
definitiva la informacin almacenada en el
lote contable manual, permitiendo durante
el transcurso del da subsanar los errores
u omisiones que se hayan presentado.
Carga archivo plano con la informacin contable

remitida por las entidades fuera de lnea.
Transaccin: Carga de lotes de comprobantes
fuera de lnea.
CGN
SI.
CGN
Carga exitosa?
El sistema genera automticamente el lote

contable
CGN
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
NO
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Comunica a la entidad, telefnicamente o a

travs de e-mail, sobre la(s) inconsistencia(s)
presentada(s) en la informacin remitida en el
archivo plano, para su correccin y nueva
presentacin.
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77. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS

PARA UNIDADES INTERNAS FUERA DE LNEA Y CAJAS
MENORES.
OBJETIVO
Permitir a la DTN registrar contablemente y en forma automtica las provisiones de fondos que
ha realizado a las Unidades Internas Fuera de Lnea y a rganos Ejecutores Fuera de Lnea,
as como efectuar el registro automtico de la constitucin de la Caja Menor y de su respectiva
legalizacin.
BASE LEGAL
ENTRADA
- Envo de la programacin de giros a la DTN por parte de las Unidades Internas Fuera de
Lnea y de los Organos Ejecutores Fuera de Lnea.
- Carga por parte de la DTN de la propuesta de programacin de giros remitida por las
entidades fuera de lnea y evaluacin de la misma.
- Registro por parte de las entidades de la orden de pago OAT para el primer desembolso de
la Caja Menor.
SALIDA
- Aprobacin por parte de la DTN de la programacin de giros remitida por las entidades fuera
de lnea.
- Registro de la informacin para la ordenacin del pago a travs de OAT, por parte de la
entidad o de la DTN, segn el caso.
- Generacin y confirmacin de la orden de pago OAT por parte de la DTN.
- Seleccin de la orden de pago OAT en orden bancaria y confirmacin de la orden bancaria
por parte de la DTN.
- Confirmacin del traslado de fondos de las cuentas corrientes de la DTN a las cuentas
S.I.I.F. D.G.P.N.
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CRITERIOS DE XITO
- Eleccin apropiada de las OAT de provisin de fondos para la constitucin de la (s) Caja (s)
Menor (es) por parte de las entidades.
- Seleccin adecuada de la OAT de provisin de fondos para Unidades Internas Fuera de
Lnea y rganos Ejecutores Fuera de Lnea, teniendo en cuenta el nivel de agrupacin PAC
respecto de la vigencia y el tipo de gasto.
- Envo oportuno de la programacin de giros por parte de las entidades Fuera de Lnea a la
DTN.
RESPONSABLE: DTN y Pagador de la Entidad.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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77. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS PARA UNIDADES

INTERNAS FUERA DE LINEA Y CAJAS MENORES.
Responsable
Descripcin
Inicio
Ver procedimiento "Preparacin de la informacin contable al inicio de cada

vigencia por parte de la CGN".
O AT - UIFL y O EFL
Entidad/
Area Financiera
DTN
Remite programacin de giros a DTN.
Tipo de
Provisin de
Fondos?
OAT - Caja M enor
Realiza etapas previas requeridas para la

constitucin de la (s) caja(s) M enor(es).
Ver: "Procedim iento Constitucin, m anejo y
legalizacin de cajas menores".
Carga propuesta inicial de la programacin de giros

remitida por la entidad.
Transaccin: Carga manual de propuesta de
entidades fuera de lnea, en pesos y/o m oneda
extranjera.
Registra para el primer desembolso una orden de
pago OAT por el valor de cada caja m enor,
seleccionando el concepto OAT para caja menor y
diligenciando los datos del beneficiario.
Transaccin : Trmite de pago OAT.
Entidad/
Area Financiera
DTN
Evala y aprueba la propuesta inicial de la entidad

o la aprueba con m odificacin.
Transacciones: Aprobacin de propuesta de
entidades fuera de lnea por rgano ejecutor y
aprobacin de propuesta entidades fuera de lnea.
Paga O AT a travs de CUN situando primer

desem bolso, equivalente al monto (s) total (es) de la
(s) caja (s) m enor (es) en la (s) cuenta (s) bancarias
del (los) responsable (s), o en las cuentas autorizadas
del pagador en caso de que la entidad m aneje efectivo
nicamente para la caja menor.
Recibe desembolso, gira cheque(s) y entrega al

(los) responsables (s) de la (s) caja (s)
menor(es).
Entidad/ Pagador
Entidad
Quin efecta
la provisin?
Recibido el desembolso el sistema al

finalizar el da genera automticamente
del mdulo de CUN el lote contable de
provisin de fondos para constitucin de
la caja menor.
DTN
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
Entidad/ DTN
Recibe desem bolso o cheque , segn el caso.
Registra la informacin correspondiente a:

fecha lmite de pago y valor total a pagar,
datos financieros, datos adm inistrativos, para
la ordenacin del pago a travs de OAT.
Ver procedimiento: "Entidades Fuera de
Lnea - Estapblicos y Entidades Sector
Central No Incluidas Inicialm ente en SIIF":
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Entidad
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
Verifica ejecucin de gastos efectuados, y establece

si requiere solicitar reembolso o hacer legalizacin
de la caja menor.
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
selecciona la orden de pago OAT en orden
bancaria, confirma orden bancaria, genera
archivo y remite al Banco de la Republica.
Transaccin: Generacin de Orden Bancaria.
Transaccin: Confirmacin de orden Bancaria.
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
Efecta gastos y registra en el libro de control con

base en los soportes correspondientes.
Genera y confirma orden de pago OAT.

Transaccin: orden de pago OAT.
Entidad/ DTN
DTN
DTN
Solicita reembolso, de requerirse, e informa sobre

retenciones practicadas. Ver procedimientos:
"Expedicin CDP", " Registro presupuestal del
compromiso", "Registro Presupuestal de la
obligacin", "Confirmacin orden de pago, Valor
lquido cero, Bloqueo orden de pago y Reversin
orden de pago".
Tramita abono en cuenta del beneficiario de la

orden de pago OAT.
3
Realiza trmites respectivos para la legalizacin de la
caja menor, verificando si debe reintegrar dineros a
la DTN.
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
Confirma traslado de fondos de las cuentas
corrientes de la DTN a las cuentas corrientes
DTN
Hay reintegro ?
Al finalizar el da el s istema genera
automticamente del mdulo de CUN el
lote contable de pagos OAT.
Transaccin: Confirmacin orden bancaria.
SI.
Reintegra, de ser necesario, en la cuenta autorizada

de la DTN el valor no gastado.
Responsable (s)
Caja (s) Menor (es)
Entidad/ Pagador
NO
Recepciona fondos provistos a travs de OAT.
Recibe en las respectivas cuentas corrientes los

valores reintegrados.
DTN.
Al finalizar el da el s istema genera

automticamente la entrada de
dineros a CUN.
Efecta ejecucin presupuestal (CDP,

Compromiso, obligacin y orden de pago).
En la etapa de la obligacin debe elegirse

el cdigo OAT de provisin de fondos,
convirtiendo la obligacin en valor lquido
cero.
S.I.I.F. D.G.P.N.
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Entidad/
Ara Financiera
Registra la cancelacin del pago valor lquido cero.

Transaccin: Confirmacin de rdenes de pago de
valor lquido cero (Mdulo CUN).
Al finalizar el da el sistema genera automticamente

del mdulo de CUN el lote contable para registrar la
extincin de la obligacin y regularizar la provisin de
Fondos OAT.
Verifica que el valor de la consignacin del reintegro

aparezca registrado y contabilizado en cuentas de la DTN.
Transaccin: Consulta imputacin por Unidad Ejecutora
(Mdulo de ingresos).
Entidad/ Pagador
Entidad/
Ara Financiera
Registra informe de ejecucin presupuestal.

Transaccin: Ejecucin Presupuestal.
Ver procedimiento: "Entidades fuera de lnea Estapblicos y entidades sector central no incluidas
inicialmente en SIIF".
Afecta el concepto OAT de Caja Menor para darlo por
cancelado.
Transaccin: Cobros en dinero.
Transaccin: Imputacin soportes sin recaudo (Mdulo
de Ingresos).
Entidad/ Pagador
Entidad/ Pagador
Registra informe de tesorera sealando saldo inicial,

provisiones de fondos recibidos y pagos efectuados
para la condicin: con situacin de fondos, sin situacin
de fondos, fondos propios y devoluciones a la DTN.
Transaccin: Informe de tesorera.
Al finalizar el da el sistema genera

automticamente el lote contable
para la cancelacin de la caja
menor por el valor del reintegro.
SI.

Genera archivo plano del informe para el mes
respectivo y remite a la DGPN.
Transaccin: Generacin Reporte.
Registra compromiso contra CDP inicial por el valor

reportado en el documento soporte.
En este momento se disminuye el saldo

por comprometer del CDP, cuando la
legalizacin tiene reintegro.
Transaccin: CPD (Reduccin).
Registra obligacin.
Confirma deducciones y cancela OAT de caja menor
contra el saldo OAT inicial.
DGPN
Requiere hacer
NO
legalizacin
documental ?
Recibe archivo plano con el informe del mes

respectivo y carga al SIIF principal.
Transaccin: Proceso nivel central - Entidades fuera
de lnea.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
1. Se realiza la deduccin por el

valor total de la oligacin utilizando
el mismo concepto OAT de Caja
Menor para cancelarla.
2. Al finalizar el da el sistema
genera automticamente el lote
contable de causacin de gastos
a travs de la caja menor.
Pgina 341 de 371

Selecciona y confirma orden de pago con valor lquido cero.


Requiere
efectuarse
reintegro?
SI.
Reintegra en la cuenta autorizada de la DTN el

valor no gastado.
Selecciona y confirma orden de pago con valor lquido cero.


Carga movimiento de extractos de la cuenta
DTN.
Transaccin: Mantenimiento movimiento de
extractos.
DTN
Cancela orden de pago con valor lquido cero.

Transaccin: Confirmacin de rdenes lquido cero
(Mdulo CUN).
DTN
Contabiliza los movimientos de las cuentas de la

DTN.
Transaccin: Contabilizacin de movimientos de
cuentas DTN.

automticamente el lote contable por la
cancelacin de pasivos y de la caja menor
por el valor bruto de la obligacin, que no
necesariamente debe ser igual al valor de
la caja menor.
Consulta la legalizacin del OAT de caja menor.

Transaccin: Consulta Saldos OAT.
Reporte: Movimiento saldos OAT.
Entidad/ Pagador
DTN
Afecta el correspondiente concepto OAT de

provisin de fondos, para la entidad que realiz
el reintegro.
Transaccin: Cobros en dinero.
Transaccin: Imputacin soportes sin recaudo.
DTN
Consulta la legalizacin de la provisin de

fondos.
transaccin: Consulta saldos OAT.
Fin
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
Pgina 342 de 371

78. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS

DE
RUBROS
PRESUPUESTALES
Y
DE
LAS
DEDUCCIONES ASOCIADAS.
OBJETIVO
Permitir a las Unidades Ejecutoras obtener los registros contables diarios de las operaciones
financieras por ella realizadas, as como obtener a la fecha requerida los Estados Financieros
Bsicos (Balance General y Estado de Actividad Econmica y Social).
BASE LEGAL
ENTRADA
- Registro Presupuestal de la obligacin del gasto.
- Registro Presupuestal de la causacin del ingreso.
- Confirmacin de las rdenes de pago.
- Mantenimiento de los extractos de las cuentas corrientes.
SALIDA
- Generacin automtica de los lotes contables diarios.
- Generacin automtica de los libros de contabilidad.
- Generacin automtica de los Estados Contables Bsicos.
CRITERIOS DE XITO
- Eleccin adecuada, por parte de las unidades ejecutoras, de las diferentes cuentas contables
presentadas en la columna de Ayudas por Operacin, cuando se trate de registros del
presupuesto de funcionamiento y de las cuentas contables desplegadas en la columna de
Usos, cuando se trate de operaciones del presupuesto de inversin.
- Seleccin adecuada de los conceptos de Operaciones Auxiliares y de Tesorera OAT.
S.I.I.F. D.G.P.N.
2002 03 - 11
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- Registro oportuno de las obligaciones de gasto, de la causacin de los ingresos, de los
recaudos y pagos.
RESPONSABLE: Jefe Area Contable de la entidad.
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78. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS DE RUBROS

PRESUPUESTALES Y DE LAS DEDUCCIONES ASOCIADAS.
Responsable
Descripcin
Inicio
Ver Procedim iento: "Preparacin de la inform acin contable al inicio de cada vigencia por parte de la CGN.
Efecta registro presupuestal de la obligacin

del gasto.
transaccin: obligacin
Ver Procedim iento: Registro presupuestal de la
obligacin (m dulo egresos).
1. Cuando los gastos efectuados sean del presupuesto de

funcionamiento debe seleccionarse la subcuenta o auxiliar
contable desplegadas en la "Ayuda por Operacin".
2. Cuando los gastos efectuados sean del presupuesto de
inversin debe seleccionarse la subcuenta o auxiliar
contable, de acuerdo con los usos asociados al proyecto.
3. Al finalizar el da el sistema genera de forma
automtica los lotes contables de causacin de los
gastos.
Confirm a trmite de pago

Transaccin: Confirm acin para trm ite de pago
(m dulo de egresos)
Ver Procedim iento: "Confirm acin orden de
pago, valor lquido cero, bloqueo orden de pago
y reversin orden de pago".
Efecta registro de la causacin del ingreso.

Transaccin: Carga resm enes de causacin
(m dulo de ingresos).
Ver Procedimiento: Causacin de Ingresos.
1. Elegido el rubro-concepto de los ingresos

a causar, el sistema automticamente le
asocia la subcuenta contable del dbito y
del crdito.
2. Al finalizar el da el sistema genera de
forma automtica los lotes contables de
causacin de los ingresos.
Con la confirmacin de las deducciones al f inalizar

el da el sistema genera automticamente del
mdulo de egresos el lote contable de causacin
de deducciones. .
Transaccin: Fin de da contable.
Recibe a travs de las cuentas recaudadoras

los ingresos de la Nacin.
Transaccin: M antenim iento de Extractos de
Cuentas Corrientes DTN (CUN).
DTN
Confirma traslado de fondos de las cuentas

corrientes de la DTN a las cuentas corrientes de
los beneficiarios.
Transaccin: Confirm acin rdenes bancarias
(CUN).
Ver Procedim iento "Proceso de Pago"
DTN
Al finalizar el da el sistema genera automticamente

del mdulo de CUN el lote contable de pagos a los
beneficiarios y a la entidad por la provisin de fondos
para el pago de las deducciones.
Elige el rubro - concepto de ingresos para hacer la

respectiva im putacin presupuestal del recaudo.
Transaccin: Im putacin en efectivo (m dulo de ingresos).
S.I.I.F. D.G.P.N.

automticamente del mdulo de CUN
el lote contable de recaudos.
Fin.
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Al finalizar el da el sistema genera automticamente del

mdulo de ingresos el lote contable de reclasificacin del
recaudo.
Transaccin: Fin de da Contable.
Pgina 345 de 371

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