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La nueva informtica empresarial

CPC KIDDER RILEY MURILLO FLORES


KIDDER_RILEY@PERU.COM
WWW.KIDDERPERU.BLIGOO.COM

Informtica y la empresa.
El sistema informtica en la empresa.
Programas de uso comn en la empresa.
Aplicaciones ofimticas.
Introduccin
Procesadores de textos
Hojas de clculos
Gestores de presentaciones
Gestores de bases de datos
Gestores de correo electrnico
Suites Ofimticas.
Aplicaciones Corporativas o de uso empresarial.
Informtica y la empresa.

La informtica consiste bsicamente en el tratamiento automtico de la informacin. Si la empresa tiene


como una de sus actividades principales la generacin, manejo y anlisis de cierta informacin parece
lgico pensar que la informtica va a jugar un papel importante en la gestin empresarial.
Sistema informtico en la empresa.
En un sistema de informacin como es una organizacin empresarial, las actividades que se realizan con
la informacin son:
Recogida.
Almacenamiento.
Procesamiento.
Distribucin y presentacin.
Proteccin.
Todas estas funciones estn relacionadas con los datos. Su manejo es fundamental y es aqu donde
entran la informtica como herramienta para el tratamiento de los datos de manera razonablemente
automtica, que es una manera ms fiable, menos costosa que la manera manual.
Para realizar estas operaciones el sistema informtico dispone de ciertos componentes. Son los
siguientes:
Equipos fsicos: Que en su conjunto se denominan Hardware. Son los componentes fsicos: (impresoras,
scanner) realizan la mayora de las funciones anteriores.
Equipamiento lgico: Software. Es el conjunto de programas de que dispone el sistema informtico para
que el usuario pueda interactuar con los componentes fsicos y pedirles que realicen las tareas que la
actividad empresarial demanda.

Soportes fsicos: Son la parte del equipamiento fsico que sirve para almacenar la informacin y los
programas.
Usuarios: Esta parte tiene que ver con la proteccin de los datos.
Programas de uso comn en la empresa.
Con la aparicin de la informtica la actividad empresarial como otras muchas se ve enormemente
beneficiada. Por una parte empiezan desarrollarse programas que resuelven aspectos concretos del
funcionamiento de la empresa: contabilidad, facturacin etc. Son a estos programas a los que se les
llama corporativos o de uso empresarial.
Por otro lado la evolucin de la informtica ha llevado a la extensin de su uso a todos los mbitos de la
sociedad. Aparecen as los llamados programas ofimticas. Estos programas resuelven necesidades
generales relacionadas con el trabajo en la oficina (escribir texto, manipularlo etc.)
Aplicaciones ofimticas.
Introduccin.
La palabra ofimtica se ha ido extendiendo hasta hacer referencia a cualquier programa informtico de
utilidad ms o menos general.
Existen los siguientes tipos de aplicaciones ofimticas:
Procesadores de textos
Hojas de calculo
Gestores de presentaciones
Gestores de datos
Gestores de correo electrnico
Gestores de proyecto
Programas de diseo grafico
Agendas electrnicas
Procesadores de texto.
Son programas de edicin de texto que permiten borrar o modificar segn se va escribiendo. Permiten
intercalar prrafos, en algunos casos se puede cambiar el tipo y tamao de la letra e imprimir y/o guardar
el documento.
En el campo de la edicin de texto se ha avanzado mucho y los editores de texto han pasado a ser
procesadores de texto. Son ms avanzados, incorporan nuevas herramientas, por ejemplo los correctores
ortogrficos y de errores gramaticales, diferentes formatos de prrafos, letras, colores y efectos
especiales.
Los ms conocidos;
Word (Microsoft)
Works (Microsoft)
Word Perfect (Corel)
Word Star (Softkey)
AmiPro3 (Lotus)
Writer (Sun)
Hojas de clculo.
Permiten manejar diferentes tipos de datos normalmente de tipo numrico o tipo texto pero tambin hay
otros formatos: alfanumrico, moneda, fecha.
Cuentan con la posibilidad de realizar directamente clculos sencillos y tambin incorporan las funciones
para operaciones ms complejas.
Los datos en las hojas de calculo de presentan en un formato que el usuario puede manipular para
obtener el resultado mas optimo tambin incluyen creacin de grficos.

Los ms conocidos:
Excel (Microsoft)
Lotus123 (IBM)
Quattro Pro(Corel)
Calc (Sun)
Gestores de presentaciones.
Son programas que permiten desarrollar presentaciones. Al principio estos gestores consistan
nicamente en permitir desarrollar diapositivas, pero han avanzado tanto que ahora ofrecen mltiples
posibilidades como: animaciones, transiciones entre diapositivas, insercin de sonidos y video.
Los ms conocidos:
Power Point (Microsoft)
Presentations (Corel)
Impress (Sun)
Gestores de datos
Conocidos como gestores de bases de datos. Cuando se maneja mucha informacin esta se distribuye
en ficheros, cuando la informacin esta repartida en muchos ficheros hablamos de bases de datos. Esta
base de datos suele estar organizada con un programa gestor que permite la recuperacin sencilla de la
informacin, como puede ser la ordenacin, la bsqueda bajo ciertos criterios, la relacin entre ficheros
etc.
Hay varios programas, algunos muy complejos y otros ms sencillos pero para todos es necesario
conocer los fundamentos de la gestin de base de datos y comprender conceptos como relaciones,
registros, integridad, campos, claves.
Los ms conocidos:
Access (Microsoft)
Oracle (Oracle).
Progress (Progress).
Paradox (Corel).
dBase (dBase).
Lotus Approachment/Notes (IBM).
Gestores de correo electrnico
Con la llegada de Internet los clientes de correo electrnico han aumentado mucho. Un cliente de correo
electrnico es un programa que instalado en nuestro ordenador nos permite enviar y recibir mensajes va
Internet. Los primeros gestores permitan enviar solamente mensajes de tipo texto. Actualmente se
pueden adjuntar ficheros de todo tipo y cada vez de mayor tamao. Tambin estos gestores ofrecen un
gestor de contactos, direcciones y de mensajes recibidos y enviados. No hay que confundir los clientes
de correo con pginas Web que ofrecen los servicios de correo. La diferencia es que el cliente de correo
no hay que estar conectado constantemente a una pgina Web para saber si tenemos o no correo
Los ms conocidos:
Outlook/Outlook Express (Microsoft).
Eudora (Qual Comm).
Mozilla Mail.
Evolution.
Suites ofimticas

Los distintos programas ofimticas se agrupan en conjuntos completos llamados suites. Generalmente se
forman cuando un fabricante decide reunir todos sus productos bajo un conjunto funcional comn, incluso
aadiendo nuevas funciones.
Las caractersticas de los productos tpicos que forman una suite son su versatilidad y su amplitud de
funciones, hacer que su utilizacin se haya extendido no solo en el mundo empresarial sino tambin en el
mbito domestico. La tendencia actual en el desarrollo de suites ofimticas avanza por dos caminos.
Primero, la sencillez e integracin de sus componentes. Segundo, el trabajo en grupo.
Con respecto a la sencillez, las suites ofrecen lo siguiente:
Ayudas cada vez ms interactivas, sencillas y potentes.
Configuracin personalizada de las barras de herramientas.
Uso de plantillas, asistentes, esquemas, galeras de dibujos y sonidos.
Gran potencia de los diccionarios y los correctores ortogrficos.
Si nos referimos al trabajo en grupo, los fabricantes responden a la cada vez mayor presencia de
diferentes usuarios trabajando a distancia sobre un mismo proyecto a veces a travs de Internet. Es por
esto que las nuevas versiones de las suites ofimticas ofrecen nuevas funcionalidades en apartados
como la revisin de documentos, control de versiones, comparacin, consolidacin y reconocimiento de
documentos realizados con versiones distintas de la misma suite o de distintas suites.
Respecto a este ultimo punto, la compatibilidad entre suites viene determinada por el uso de estndares
admitidos por distintos paquetes como el rtf o el xml.
Los paquetes mas conocidos son:
Microsoft Office Edition Professional 2003:
Microsoft Word.
Microsoft Excel.
Microsoft Power Point.
Microsoft Access.
Microsoft Outlook 2003.
Microsoft Publisher.
WordPerfect Office 12:
WordPerfect.
Quattro Pro.
Presentation.
Gestores de base de datos.
Agenda de contactos.
Star Office 7 (Sun):
Writer.
Calc.
Impress.
Adabas.
Editor de imagines.
Editor de pginas Web.
Open Office 1.1.2 (Sun):
Writer.
Calc.
Impress.
Adabas.
Draw.
Gestor de pginas web.

Lotus smart Suite Millennium Edition:


Lotus Word Pro.
Lotus123.
Freelance.
Approachment.
Organizer.
Organizador de pginas web.
Aplicaciones corporativas o de uso empresarial.
Las aplicaciones corporativas son aquellas que resuelven problemas relativos a la gestin empresarial.
Tipos:
Por Origen: Aplicaciones estndar, configurables y a medida.
Por Funcin: Aplicaciones para el control de compras, gestin de recursos humanos, gestin de almacn
y las de contabilidad.
*- Aplicaciones estndar: Programas desarrollados con la idea de que sirvan para cualquier empresa. No
puede ser modificado por el usuario y la empresa fabricante no tiene en cuenta aspectos particulares de
sus clientes a la hora de sacar nuevas versiones y solo incorpora aquellas novedades que pueden servir
para cualquier comprador.
Los mas conocidos: Grupo SP: ContaPlus, FactuPlus.
*- Aplicaciones configurables: Aplicaciones desarrolladas de forma que el usuario pueda configurar
muchas de sus opciones. Se llaman ERP (Planificacin de Recursos de la Empresa).
Los ms conocidos: Oracle, SAP, People, Soft, Navision.
*- Aplicaciones a medida: Aplicaciones desarrolladas exclusivamente para un cliente. Este puede
intervenir en el anlisis y en la creacin del programa.
Generalmente la empresa desarrolladora ofrece como parte del servicio Post Venta la posibilidad de
modificar el programa segn la voluntad del comprador.
*- Aplicaciones sectoriales: (Este grupo se encuentra dentro de aplicaciones estndar). Son aquellas
aplicaciones que se desarrollan especficamente para un tipo de empresa de un sector completo
*- Ap. Contr. De compra/venta: Aplicaciones que llevan el control de los presupuestos, de los pedidos, del
material de servido y recibido, las notas de entrega, los albaranes, las facturas y en ocasiones los cobros
y los pagos. Estas aplicaciones se encuentran integradas con los sistemas de control de almacn y
contabilidad.
*- Ap. Gest. Recursos humanos: Programas para el control personal de la empresa a efectos de gestores,
la informacin del trabajador y generar la nomina.
*- Ap. Control del almacn: El objetivo de estas aplicaciones es asegurar que se dispone de los productos
necesarios en cada momento y para ello tienen que gestionar: entrada/salida de productos, reservas,
pedidos pendientes de entregar/recibir y tambin informacin estadstica para realizar previsiones.
*- Aplicaciones de contabilidad: Programas muy especficos que registran todos los hechos que
responden a una variacin en la situacin financiera de la empresa. En este tipo de aplicaciones todos los
datos a registrar y los informes a emitir estn totalmente determinados por ley.

Instalacin y puesta en marcha de aplicaciones.


Necesidades de la empresa.
Necesidades de la aplicacin.
Preparacin del entorno.
Requisitos de construccin.
Requisitos de instalacin elctrica y el cableado.
Requisitos de seguridad.
Necesidades de Hardware y Software.
Necesidades de configuracin.
Fases generales de preparacin.
Estudio del impacto sobre el sistema.

Instalacin.
Instalacin automtica.
Una vez iniciada la instalacin.
Al acabar la instalacin.
Carga de datos.
Pruebas.
Necesidad de las pruebas.
Tipos de pruebas.
De verificacin.
De aceptacin.
De integracin.
De implantacin.
Casos de prueba.
Formacin del usuario.
Deteccin de necesidades.
Necesidades de la empresa.

Las principales herramientas para conocer las necesidades de la empresa son:


Las entrevistas.
El anlisis de la documentacin que maneja la empresa.
Estudio de antecedentes similares.
El anlisis de la informacin que se recoge de esta manera, es la base para selecciona el sistema
informtico en general y las aplicaciones en particular.
Necesidades de la aplicacin.
Una vez elegida la aplicacin a instalar, aparecen las necesidades tecnolgicas relacionadas con dicha
aplicacin o aplicaciones. Son estas:
Soporte para trabajar en multiusuario.
Necesidad de disco duro y memoria RAM.
Necesidad de procesador.
Necesidad de recursos grficos y multimedia.
Hay que analizar estas necesidades especificas y comprobar si el sistema informtico en la empresa esta
preparado para resolverlos.
Preparacin del entorno.
Una vez conocidas las condiciones necesarias para la instalacin se deber preparar el entorno de
trabajo para que cumpla dichas condiciones. Los requisitos de instalacin se pueden agrupar en distintos
niveles:
Requisitos de Construccin.
Requisitos de instalacin elctrica y el cableado.
Requisitos de seguridad.
Requisitos de Hardware y Software.
Requisitos de configuracin
La importancia de cada uno de estos requisitos esta en funcin del tipo de aplicacin a instalar, del
tamao de la organizacin y de su sistema informtico.
Requisitos de Construccin.
Hoy por hoy estos registros no son muy importantes, a no ser que el lugar donde se vaya a instalar la
aplicacin tenga un gran sistema informtico.
Los requisitos de construccin se basan en tres cosas:
Seguridad.
Accesibilidad.
Ambientacin.

Seguridad: -Localizar la sala en la parte ms segura del edificio.


-Tener en cuenta que el suelo debe soportar mucho peso.
-Es conveniente la no existencia de ventanas para evitar interferencias.
-Los materiales deben evitar el polvo y deben ser ignfugos.
-Se deben instalar detectores de humo y sistemas contra incendios.
-Los cables deben estar resguardados.
Accesibilidad: Facilidad para acceder a la sala, moverse por ella y modificar la distribucin del material.
Ambientacin: Intentar que los materiales sean los menos alterables por las condiciones ambientales. Es
conveniente evitar la luz directa sobre las maquinas. La temperatura debe ser adecuada y humedad
normal.
Requisitos de la instalacin.
Medidas bsicas: -Lnea elctrica para los ordenadores independiente de la lnea general
-Evitar la proximidad de fuentes de interferencias (ascensores)
-Debe de haber una proteccin del cableado.
-Sistemas de alimentacin independiente, estabilizadores y aisladores.
-Reduccin al mximo de la electricidad esttica.
Requisitos de seguridad:
Estos requisitos son:
Seguridad fsica de los datos: La informacin almacenada en soporte informtico debe estar resguardada
contra el fuego. Es conveniente realizar copias de seguridad que deben ser conservadas en diferentes
lugares a los habituales.
Seguridad de los usuarios: Para evitar peligros con los usuarios son convenientes estas medidas: -Evitar
lugares de peligro para los usuarios.
-Marcar claramente las salidas de emergencia.
-Evitar obstrucciones en los pasillos.
- Seguridad de los accesos: Para ello se utilizan medidas como P Ej.: Sistemas de identificacin personal
que permiten el acceso de ciertas personas a ciertos lugares.
2.2.4 Necesidades de Hardware y de Software.
Las necesidades de Hardware de una aplicacin informtica vienen indicadas en el manual de usuario y
en las pginas Web de los distribuidores de la aplicacin. Estas recogen diferentes requisitos:
Procesador mnimo.
Memoria RAM mnima.
Espacio libre en el disco duro.
Otras necesidades. Sobre todo perifricos (CD-ROM, Tarjeta grafica, resolucin).
Las necesidades de Software vienen determinadas por:
El Sistema Operativo
Recursos Software relacionadas con la conexin a Internet.
Conexiones con aplicaciones de la misma compaa o con aplicaciones ofimticas distintas.
Necesidades de configuracin.
La correcta configuracin del entorno de trabajo, especialmente del SO es esencial para garantizar el
buen funcionamiento de la aplicacin. Es importante que el instalador de la aplicacin conozca algunos
aspectos de dicha configuracin, como puede ser:
Conocer los fundamentos de los SO para elegir el mas adecuado en cada caso
Conocer los componentes bsicos de los SO, proceso de instalacin y configuracin.
Conocer y aplicar las distintas polticas de seguridad que permiten al SO la gestin de usuarios y
permisos para manejar dispositivos y ficheros.
Fases generales de preparacin.
Por lo que respecta a la preparacin del entorno necesario para realizar la instalacin del producto en
condiciones correctas. Podramos definir las siguientes fases:

Preparacin de la infraestructura (salas, mobiliario)


Preparacin del entorno Hardware (poner servidores, terminales, impresoras).
Preparacin de los sistemas de almacenamiento permanente realizando las particiones necesarias y
reservando los espacios requeridos.
Instalacin y configuracin del SO en los servidores y terminales.
Determinacin y preparacin de las medidas de seguridad a aplicar, tanto fsicas como lgicas.
Estudio del impacto sobre el sistema.
Es la influencia que pueda tener la instalacin de una aplicacin nueva en un sistema informtico ya
existente. Esta influencia se puede dar:
Impacto sobre el Hardware.
Impacto sobre los sistemas de comunicacin y de red.
Impacto sobre el Software.
Impacto sobre los usuarios.
Impacto sobre el Hardware: Este es un punto a tener en cuenta a la hora de elegir el software y la
preparacin del entorno. La aplicacin a instalar pede tener unas necesidades de Hardware que el
sistema informtico no cumpla completamente.
Imp. Sist. de Comunicacin y de red: Tenemos que comprobar si el sistema de comunicaciones esta
preparado si la nueva aplicacin esta destinada al trabajo en red o a la comunicacin con el exterior.
Deber configurarse la gestin de usuarios, el acceso, el permiso correspondiente y la comunicacin en
condiciones de seguridad con el exterior. Tambin es posible que la velocidad de la red sea insuficiente
para trabajar con la aplicacin nueva y deban cambiarse las tarjetas de red e incluso el cableado.
Impacto sobre el Software: Una aplicacin nueva con toda seguridad se relacionara con otras
aplicaciones ya existentes y esto hay que tenerlo en cuenta la hora de elegir la aplicacin e instalarla. Si
las aplicaciones son del mismo fabricante no habr problemas. Lo nico que hay que tener en cuenta es
que las versiones de estos productos sean compatibles con la versin del nuevo producto. Si las
aplicaciones son de distinto fabricante la relacin de las aplicaciones ser mediante la importacin y la
exportacin de datos.
Impacto sobre los usuarios: Una aplicacin nueva lleva consigo la formacin de los usuarios de dicha
aplicacin. Hay que tener en cuenta esto a la hora de reservar tiempo y recursos para la formacin de los
usuarios.
Instalacin.
Es el proceso ms sencillo ya que actualmente la mayora de las aplicaciones se instalan de forma
automtica al introducir el CD. Lo nico que hay que hacer es responder a las preguntas del instalador.
Antes de la instalacin se debe conocer los requisitos el Hardware y del Software para comprobar si el
ordenador cumple los requisitos
Instalacin automtica.
Generalmente las aplicaciones vienen en CD o DVD y al insertar el disco se pone en marcha el proceso
de instalacin. Esto ocurre porque normalmente tenemos configurada la opcin de ejecucin automtica
de CD, si no es as se puede modificar el registro de Windows para que esto ocurra y si aun as no se
instala automticamente es porque el CD no esta diseado para que se auto ejecute.
Tendremos que buscar el programa de instalacin (install.exe o setup.exe).
Una vez iniciada la instalacin.
Normalmente lo nico que hay que hacer es contestar a las preguntas que aparecen. Lo primero que
suele pedir la instalacin es el N de Serie y lo segundo la posibilidad de hacer diferentes tipos de
instalaciones (Instalacin completa, mnima o personalizada). Para hacer esto es necesario conocer bien
el producto.
Al acabar la instalacin.

Cuando se termina de instalar la aplicacin hay que responder normalmente a dos preguntas, la de
reiniciar y la de crear acceso directo.
Hasta que la maquina no se reinicia no se aplican los cambios que hayamos hecho.
Si no reiniciamos, la aplicacin no funcionara bien.
Si se acepta la otra opcin se crea un acceso directo en el escritorio del SO.
Si no se crea este acceso directo, para ejecutar la aplicacin hay que buscarla, suele aparecer en
INICIO----PROGRAMAS, y si no es as buscarlo en el explorador.
Carga de datos.
Una vez instalado el programa empezamos a trabajar con el, sin embargo segn el tipo de programa
todava pueden quedar cosas que hacer
La carga de datos se refiere a la informacin que el usuario debe proporcionar al programa antes de
empezar a trabajar con todas sus opciones al mximo.
Existen tres tipos de carga de datos:
Configuracin.
Carga de datos.
Migracin de datos.
Configuracin: Es un tipo de carga de datos tpico de las aplicaciones empresariales, antes de comenzar
a usar la aplicacin esta necesita datos de la empresa como: el nombre, el ZIF, la direccin, moneda de
uso, el pas, el sector de la empresa, etc. En este caso lo primero que hay que hacer es poner estos
datos en la aplicacin. Las aplicaciones ofimticas no necesitan ninguna configuracin inicial porque
vienen con una configuracin por defecto que hace que desde el principio funcionen correctamente. Esta
configuracin se puede modificar en cualquier momento.
Carga de datos: Es el proceso por el que se introducen unos datos en determinados ficheros de la
aplicacin, necesarios para que esta funcione correctamente. La diferencia con respecto a la
configuracin es que aqu la carga de datos es a ficheros.
Migracin datos: Es el traspaso de informaron de una aplicacin a otra que la va a sustituir, este tipo de
carga de datos es tpico de las aplicaciones corporativas, porque las ofimticas no guardan los datos en
ficheros propios de la aplicacin sino que los guardan en ficheros independientes. La migracin de datos
entre aplicaciones corporativas suele seguir la siguiente tcnica: se exporta la informacin necesaria de la
aplicacin antigua a un formato conocido por la aplicacin nueva y esta aplicacin tiene que ser capaz de
importar la informacin a sus propios ficheros. Si no existen opciones de importacin y exportacin
debemos conocer los tipos de ficheros que usa cada aplicacin e intentar encontrar un formato comn a
ambas para realizar el traspaso de informacin.
Pruebas.
Este paso tiene lugar una vez instalado la aplicacin. Se trata de analizar el rendimiento y el como
funciona la aplicacin instalada estando en ejecucin.
Necesidad de las pruebas.
Es un apartado muy importante en la vida de la aplicacin. En aplicaciones a medida las pruebas pueden
ocupar la mitad del tiempo de desarrollo. En los programas ofimticas la nica prueba recomendable es
la comparacin entre productos que realicen la misma funcin, para ver cual es la ms adecuada, esto es
debido a que las aplicaciones ofimticas son muy fiables. En cuanto a las aplicaciones corporativas las
pruebas son ms importantes por dos razones: por exactitud y por diversidad.
Tipos de pruebas.
Dependiendo del objetivo final de la prueba existen tres mtodos:
El mtodo esttico: en el que se analiza el cdigo fuente.
El mtodo dinmico: en el que se analiza el funcionamiento del producto.
El mtodo formal: en el que se comprueba que los algoritmos sean correctos.
Dentro del mtodo dinmico las pruebas son:
De verificacin

De aceptacin
De integracin
De implantacin
De verificacin.
Verifican el funcionamiento del programa de manera aislada, es decir, las salidas que se producen al
introducir determinadas entradas, a ser posible hay que realizar este tipo de pruebas para cada modulo
de la aplicacin, a ser posible tambin hay que realizar estas pruebas con todas las posibles entradas,
cuando no es posible debido a la alta cantidad de combinaciones se utiliza la tcnica de diseo de casos
de prueba
De aceptacin.
Se comprueba si el producto cumple los requisitos del usuario, estas pruebas se hacen siempre antes de
que el cliente decida comprar o no el producto. Se suelen realizar de dos maneras:
Programas de demostracin: Son versiones del producto que permiten probarlo durante un tiempo
limitado o bien con capacidades del producto limitadas.
Haciendo demostraciones: Se hacen demostraciones de la aplicacin por parte de los tcnicos o
comerciales del producto.
De integracin.
Lo que se hace es comprobar la integracin de la aplicacin con el resto del sistema informtico
De implantacin.
Estas pruebas analizan el funcionamiento del programa en el entorno real de trabajo, es decir, realizando
tareas con datos reales.
Casos de pruebas.
La tcnica de los casos de prueba se utiliza para realizar pruebas de verificacin si un modelo concreto
de un programa tiene el funcionamiento que se espera de el. Un caso de prueba es un conjunto de
entradas, condiciones de ejecucin, resultados esperados diseados para el objetivo particular que
consiste en comprobar el funcionamiento concreto de una parte de la aplicacin. El motivo de la
existencia de los casos de prueba es porque no se puede probar todas las combinaciones de datos
posibles de entrada a un modulo. Ante esta imposibilidad de intentar disear unos subconjuntos de datos
que sean representativos del conjunto total de los datos posibles. Esto se llama clases de equivalencia.
Formacin de los usuarios.
Son un componente fundamental del sistema informtico. Cualquier persona que vaya a usar el sistema
ha de ser tenida en cuenta a la hora e disear el programa y fundamentalmente ha de ser formada y
entrenada convenientemente para su uso. Para facilitar el trabajo del usuario la aplicacin debera ir
acompaada de:
Documentacin de usuario: Es la informacin sobre la instalacin y puesta en marcha de la aplicacin,
as como las diferencias a los procedimientos de la actualizacin y a las condiciones del servicio postOffice.
Manuales de uso: Informacin respecto al uso diario de la aplicacin.
Procedimientos de formacin: En aplicaciones complejas es conveniente plantear procedimientos de
formacin realizados por expertos en el programa.
Mantenimiento y asistencia de aplicaciones.
Ciclo de vida de una aplicacin.
Importancia del mantenimiento en el ciclo de vida.
Funciones de mantenimiento.
Tipos de mantenimiento.
Mantenimiento Correctivo.
Mantenimiento Evolutivo.

Mantenimiento Adaptativo.
Mantenimiento Preventivo.
Asistencia al usuario.
Ayudas On-line.
Soporte tcnico.

3.1 Mantenimiento.
Es la fase que empieza una vez instalada la aplicacin y superada las fase de pruebas. Se supone que el
sistema esta funcionando en condiciones optimas de calidad y deseamos que siga hacindolo durante el
resto de su existencia. Se considera el mantenimiento como la ultima fase del ciclo de vida de una
aplicacin informtica.
Ciclo de vida de una aplicacin.
Se denomina ciclo de vida del software por el conjunto de fases por las que pasa una aplicacin
informtica desde su inicio hasta su final. Las fases son:
Anlisis.
Diseo.
Codificacin.
Pruebas.
Mantenimiento.
Anlisis: Se realiza un estudio para determinar las funciones que debe cumplir la aplicacin.
Diseo: Se confecciona un modelo lgico de cmo va a funcionar la aplicacin con sus procesos y datos.
Codificacin: Se traduce el modelo lgico a una implementacin fsica. Se programa en un lenguaje
correcto y se crean los ficheros de datos.
Pruebas: Se prueba el producto y se hacen las correcciones necesarias.
Mantenimiento: Se asegura el correcto funcionamiento de la aplicacin a lo largo de la vida de esa
aplicacin.
El mantenimiento es proceso de modificar un sistema o componente software despus de su entrega
para corregir defectos
Importancia del mantenimiento en el ciclo de vida.
El mantenimiento es la fase ms costosa, ms larga y ms importante dentro de la vida de una aplicacin
informtica. Su importancia esta en su larga duracin que es la garanta de que la aplicacin funciona
correctamente, por ser la ultima fase del ciclo de vida paga las consecuencias de una mala programacin
y paga tambin los errores cometidos en las fases anteriores.
Los problemas ms importantes son:
Escasa implicacin del usuario en el desarrollo de la aplicacin, lo que implica una mayor necesidades
posteriores cambios en la aplicacin.
Documentacin incompleta de las fases anteriores lo que implica mayor dificultad para realizar y evaluar
los cambios en la aplicacin.
La fase de mantenimiento esta mal considerada, se considera menos creativa y ms sencilla, se le dedica
tiempo insuficiente, pocos recursos y poco esfuerzo.
Factores que inciden en la complejidad del mantenimiento:
No existen mtodos ni tcnicas concretas para realizar las operaciones asociadas a esta fase.
La informtica evoluciona muy rpidamente produciendo un rpido desfase de los productos.
Funciones del mantenimiento.
El objetivo del mantenimiento es asegurar el rendimiento de una aplicacin. Las funciones son:
Corregir defectos: Esta funcin se realiza en el momento que se detectan los defectos. Es la fusin mas
extendida y algunos autores consideran mantenimiento solo esta parte.
Mejorar el rendimiento: Es decir, conseguir que las aplicaciones que funcionan correctamente lo hagan lo
mejor posible.
Adaptar el sistema o la aplicacin a un entorno cambiante.

Tipos de mantenimiento.
Estos son los diferentes tipos de mantenimiento:
Correctivo: Soluciona los problemas y se detectan a lo largo de la vida de la aplicacin.
Evolutivo: Cubre las nuevas necesidades del usuario que no fueron detectadas en la fase de anlisis del
ciclo de vida.
Adaptativo: Adapta la aplicacin a cambios en el entorno tecnolgico del trabajo, generalmente es el
cambio de Sistema Operativo.
Preventivo: Acta sobre las aplicaciones parea mejorar su calidad interna o sobre los sistemas para
prevenir problemas fsicos que puedan crear fallos o deterioro de la aplicacin.
Mantenimiento Correctivo.
Consiste en resolucin de los problemas en la vida de la aplicacin. En ocasiones tambin se incluye la
solucin de Hardware pero eso depende del contrato entre el cliente y el proveedor. Se realiza a iniciativa
de los usuarios que son los que detectan los problemas. Los problemas que se resuelven con este
mantenimiento pueden ser consecuencia de algn defecto de desarrollo, de improvisin o de
necesidades no detectadas en su momento.
Estos problemas se agrupan en tres clases:
De tratamiento: Son aquellos en los que la aplicacin no funciona correctamente.
De rendimiento: La aplicacin funciona pero el rendimiento no es el deseado.
De diseo: La aplicacin funciona pero hay cosas que no hace como quiere el usuario.
Mantenimiento Evolutivo.
Consiste en mejorar la aplicacin para que desarrolle nuevas tareas no previstas en un principio. El
cliente y el equipo de mantenimiento debern estar de acuerdo en el hecho de que no se han producido
errores, ni por parte del cliente ni del desarrollador, sino que estos nuevos requisitos de la aplicacin se
producen por una nueva necesidad del cliente.
Esta funcin de mantenimiento se hace a peticin del usuario. Puede ser posible que el equipo de
mantenimiento sugiera cambios en la aplicacin para adaptar el programa a una situacin nueva o para
mejorar su funcionamiento.
Los problemas relacionados con el mantenimiento evolutivo son todos aquellos derivados de cambios en
el entorno de trabajo. Los cambios mas frecuentes son:
La empresa cambia la forma de trabajar.
Algn proveedor del cliente fuerza algn tipo de cambio en la aplicacin.
Se producen cambios en el entorno de la empresa (legislativos, etc.).
Las acciones que se realizan son correctivas. El programa debe modificarse para solucionar los
problemas. Si no es posible modificarlo hay que sustituir la aplicacin.
Mantenimiento Adaptativo.
Consiste en la adaptacin de la aplicacin a cambios tecnolgicos en el entorno de trabajo sobre el que
se implanta en su momento. Este tipo de mantenimiento puede realizarse a iniciativa del usuario pero
normalmente se produce a peticin del equipo de mantenimiento.
El mantenimiento Adaptativo no realiza estrictamente la funcin de resolver problemas, lo que hace es
adaptar y proporcionar mejoras a la situacin actual.
Los cambios pueden ser del tipo Hardware o Software.
Las acciones que se deben realizar consisten en la actualizacin de la aplicacin a la versin adaptada al
nuevo entorno.
Mantenimiento Preventivo.
Dentro del mantenimiento preventivo caben todas las intervenciones realizadas sobre la aplicacin y en
ocasiones tambin sobre el entorno de trabajo antes de que se detecte ningn problema y con el objetivo
de evitar su aparicin.

El mantenimiento preventivo sobre la aplicacin suele ser iniciativa de la empresa desarrolladora y el


mantenimiento sobre el sistema informtico se negocia entre el cliente y el equipo de mantenimiento.
Lo que busca este tipo de mantenimiento es la prevencin, para conocer los tipos de problema que se
intentan prevenir. El mantenimiento preventivo puede incluir desde actualizaciones de diversos
componentes hasta cuestiones de seguridad de usuarios y datos. El mantenimiento preventivo sobre la
aplicacin consiste en proporcionar nuevas versiones con capacidades mejoradas y el mantenimiento
sobre el sistema informtico incluye acciones variadas como pueden ser actualizaciones del Hardware,
revisiones del SO, optimizacin del disco duro, funciones de seguridad, etc.
Asistencia al usuario.
Existen varias tareas que pueden considerarse parte del mantenimiento pero no pueden incluirse en
ninguno de los tipos anteriores. Son las tareas de asistencia al usuario en su trabajo diario. Existen dos
tipos:
Ayuda On-Line.
Soporte Tcnico.
Ayuda On-Line: consiste en los diferentes mecanismos para ayudar al usuario mientras esta trabajando
en la aplicacin. Algunos de estos mecanismos son internos a la aplicacin y otros son externos. Los mas
importantes son:
Visitas Guiadas: Es un tipo de ayuda que tiene la propia aplicacin que nos permite visualizar mediante
diapositivas o animaciones las operaciones mas importantes que puede realizar la aplicacin.
Ayudas de contexto: Ayuda que aparece al colocar el cursor sobre un elemento de la pantalla, es lo que
se denomina ayuda sensible al contexto. Tambin aparece esta ayuda pulsando el botn derecho del
ratn sobre el elemento deseado.
Manuales electrnicos: son esos manuales de estilo clsico que contiene la aplicacin con un formato
consultable desde dicha aplicacin.
FAQ: lista de consultas que los usuarios realizan frecuentemente, junto a estas preguntas se incluyen las
respuestas, soluciones. Son muy tpicas en ciertos tipos de pginas Web.
Glosarios o buscadores de palabras: Ofrecen informacin relacionada con una o varias palabras clave.
Este tipo de ayuda ofrece dos opciones. La primera, el usuario ofrece la palabra clave y el buscador
intentar localizar la ayuda para esa palabra. La segunda es que el buscador ofrece una lista de trminos
colocadas alfabticamente y el usuario elige la que desea buscar.
Manuales en papel: Tienden a desaparecer poco a poco. Es conveniente entregar con el producto una
pagina gua de instalacin y configuracin en papel de manera que el usuario sepa el proceso que va a
realizar al instalar la aplicacin
Soporte tcnico al instante: Cuando una empresa o cliente adquiere un paquete informtico suele obtener
tambin un apoyo a distancia a la labor del usuario. Lo ms comn es el soporte telefnico y en los
ltimos tiempos se han popularizado las ayudas en red. Existen varios tipos:
Telefnico: Se contrata como parte del mantenimiento y tiene estas modalidades:
- Gratuito durante un tiempo a partir del cual se contrata el mantenimiento.
- Contrato de mantenimiento con llamadas a telfonos gratuitos.
- Contrato de mantenimiento con llamadas de bajo costo.
Soporte mediante Internet: El mas extendido es el acceso a la Web del fabricante. Aqu se puede
encontrar servicios para clientes y para cualquier navegante interesado. Los servicios que pueden
encontrar aqu son:
- Respuestas a consultas ms frecuentes.
- Actualizaciones de los productos.
- Foros de discusin.
- Hacer consultas a expertos.
Soporte de acceso remoto: Es el menos extendido y se usa para evitar desplazamientos en casos en que
la intervencin tcnica es sencilla de resolver.
- A travs de Internet.
- Va Internet o red local. Permite controlar una maquina remota, realizando de esta manera
modificaciones, pruebas, mensajes de error, cambios en el entorno de trabajo, etc.

Soporte presencial: Es un tipo de soporte que ofrecen los fabricantes de aplicaciones a medida.
Consisten en servicios de asistencia tcnica a domicilio. Las empresas que ofrecen este soporte suelen
ser grandes compaas con servicio tcnico repartido por todo el territorio o empresas pequeas con
clientes cercanos geogrficamente.
Departamento de explotacin: Otro tipo de mantenimiento que hacen las empresas con un sistema
informtico muy extenso y complejo o empresas que utilizan software a medida. Consiste en la creacin
de un departamento de explotacin dentro de la empresa, lo que supone la contratacin de profesionales
informticos dedicados al mantenimiento del sistema.

La nueva informtica empresarial


1. Introduccin
En el ao 1999, Bill Gates predijo que las empresas habran de cambiar en los prximos diez aos ms
que en los anteriores cincuenta. Pues bien, ya hemos transitado por seis de esos diez aos y los cambios
han sido sin lugar a dudas profundos.
Vivimos en una era marcada por la velocidad. Ello es consecuente con la grfica de estos tiempos, una
grfica simbolizada por una curva de pendiente cada vez ms pronunciada (de manera ascendente),
smbolo del incremento creciente en la velocidad a la cual aumenta la poblacin, la polucin, las
comunicaciones, la cantidad de informacin, la variedad de productos, el acortamiento de los ciclos de
vida de los productos, la velocidad de respuesta ante la solicitud de servicios entre muchos otros.
Durante milenios podemos apreciar un curva prcticamente plana o semi-plana, respondiendo la
velocidad de la informacin a esta curva, ante un cambio tan dramtico en la curva, la velocidad de
informacin debe acelerarse para responder a las crecientes necesidades de control y resolucin de
problemas. Cada da las decisiones deben adoptarse ms rpida y eficazmente. Los sistemas
informticos cuyo diseo respondan a un cambio moderado ya no son viables dentro del nuevo contexto.
La velocidad de respuesta tanto en el diseo y programacin de software, como en su posterior puesta en
funcionamiento, y sumado a ello la rapidez con que los mismos generan informacin y permiten adoptar
decisiones, es clave en los actuales momentos. Proyectos que tardan demasiado tiempo corren el riesgo
de comenzarse a implementar bajo condiciones que han cambiado y que por tanto hagan inviable o
escasamente satisfactorio al sistema como tal.
El paradigma en materia informtica ha sufrido numerosos e importantes cambios, de un enfoque
centrado en la venta de software se ha pasado a uno enfocado a la venta de informacin, de un diseo
para ser gestionado por especialistas se ha pasado a un diseo enfocado en las necesidades especficas
de cada integrante de la organizacin. De un enfoque dirigido a un uso restringido se pasa a la
generacin de informacin amplia y flexible.
De todo ello ha surgido un nuevo y poderoso concepto, el de sistema nervioso digital. La misma es la
equivalencia digital y corporativa del sistema nervioso humano, capaz de aportar un flujo de informacin
bien integrado al lugar oportuno de la organizacin en el momento oportuno. Est constituido por los
procesos digitales mediante los cuales la compaa capta lo que hay en el entorno, reacciona en
consecuencia, detecta los retos de sus competidoras y las necesidades de sus clientes, y organiza
inmediatamente sus reacciones. El sistema nervioso digital demanda una combinacin de equipo fsico y

equipo lgico, y se distingue del simple grupo de ordenadores conectados en red por la precisin, la
instantaneidad, por la riqueza de la informacin que lleva a los trabajadores de cualificacin superior y por
las revelaciones y la colaboracin que la informacin hace posibles i.
La finalidad de un sistema nervioso digital consiste en estimular una reaccin concertada del personal a
fin de desarrollar e implementar una estrategia de empresa ii.
2. Las nuevas necesidades
No son las mismas las necesidades que en materia informtica tienen las empresas en una era marcada
por la globalizacin y la hipercompetitividad, con exigencias crecientes en materia de calidad,
productividad, reduccin de costes, tiempos de respuesta y niveles de satisfaccin, que las que tenan
hasta hace un tiempo, en el cual el objetivo era meramente mejorar y hacer ms eficiente las labores
administrativas vinculadas con temas contables, manejo de inventarios, liquidacin de sueldos, clculo y
contabilidad de costos, facturacin y cuestiones bancarias e impositivas.
Las empresas requieren hoy de informaciones que permitan gestionar la calidad, los costos, la
productividad, los niveles de satisfaccin de los clientes y consumidores, el mantenimiento productivo
total, la gestin just in time, la logstica, las predicciones de ventas y servicios, el tablero de comando y
el cuadro de mando integral, la planificacin y los controles presupuestarios y de gestin. Para cubrir
muchas de esas necesidades es imprescindible contar con software destinado a la estadstica aplicada
como al Control Estadstico de Procesos (SPC). Hoy no basta con saber lo que ocurri, algo as como
administrar la empresa con el espejo retrovisor, hoy se necesita detectar de manera rpida y precisa los
desvos, permitiendo analizar las razones de las mismas, sean stas positivas o negativas.
En esta era donde asume una importancia vital el capital intelectual, donde las actividades estratgicas
deben ser continuamente medidas y sondeadas, es fundamental cambiar radicalmente la concepcin de
los software, de su diseo, manejo y gestin.
Hoy en da ha pasado a ser vital el concepto de ventaja competitiva. ste es un trmino que surgi a
fines de la dcada de los ochenta. La ventaja competitiva puede lograrse de muchas maneras; por
ejemplo al proporcionar bienes y servicios a un precio bajo, proporcionando bienes y productos mejores
que la competencia, y al satisfacer las necesidades especiales de ciertos segmentos del mercado. En el
campo de la computacin, la ventaja competitiva hace referencia al uso de la informacin para adquirir
peso en el mercado. La idea consiste en que la empresa no tiene ni debe depender meramente de los
recursos fsicos a los efectos de poder ser competitiva, tambin puede usar recursos conceptuales como
datos e informacin a los efectos de marcar diferencias.
Wiseman utiliza el trmino impulsos estratgicos para subrayar los movimientos que hace una empresa
con el objeto de ganar o mantener algn tipo de ventaja competitiva. La tecnologa informtica puede y
debe ser usada para soportar uno o ms impulsos estratgicos.
El flujo de informacin es el principal diferenciador de las empresas en la era digital. Poner en contacto la
informacin idnea con la gente idnea produce un aumento espectacular en la aptitud de la empresa
para desarrollar oportunidades estratgicas de negocio y actuar en consecuencia.
3. El Gerente de Servicios de Informacin
El CIO (funcionario de informacin en jefe) para los nuevos tiempos debe dedicar tiempo al negocio y a
capacitarse en materia de negocios, pues ya no basta con que maneje los temas tecnolgicos, debe
adems manejar todo lo atinente a la actividad comercial. Debe adems concentrar sus esfuerzos en
mejorar de manera continua los procesos informticos, y aumentar la eficiencia en el aprovechamiento de
recursos dedicados a sistemas.

El CIO debe estar totalmente imbuido de las nuevas necesidades y requerimientos de la empresa, y de
sus directivos y empleados, como as tambin de los proveedores, clientes, consumidores e
inversionistas, e inclusive de la comunidad toda. Ello es as no slo a raz de las nuevas necesidades sino
tambin como consecuencia de las posibilidades de dar satisfaccin a las mismas va Internet e Intranet.
El CIO es una persona que tiene el deber de no dejarse llevar por modas tecnolgicas, conducentes
simplemente a hacer las cosas como antes pero con la nueva tecnologa, lo cual sin lugar a dudas a de
ser en la mayora de los casos altamente ineficiente, y por otro lado debe evitar cambiar el modo de hacer
las cosas simplemente porque una nueva tecnologa exige hacerlas de otro modo.
4. Sistema de apoyo a decisiones DSS
Una buena forma de definir al DSS es en funcin de sus objetivos:
Ayudar a los gerentes a tomar decisiones para resolver problemas
semiestructurados.
Apoyar el juicio del gerente en lugar de tratar de reemplazarlo.
Mejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones, ms que su eficiencia.
Estos objetivos tienen una correlacin directa con tres principios crticos del DSS que son: la estructura
del problema, el apoyo a decisiones y la eficacia de las decisiones.
En cuanto a la estructura de los problemas es muy difcil detectar problemas que puedan calificarse de
totalmente estructurados o totalmente carentes de estructura, por cuanto sobresalen por ser en su casi
totalidad semiestructurados. Ello significa que el DSS se dirige al rea en la que se encuentra la mayor
parte de los problemas.
Ahora bien, el DSS no pretende suplantar al gerente. Ello es as pues la computadora slo puede
aplicarse a la porcin estructurada del problema, pero slo el gerente puede hacerse cargo de la porcin
no estructurada. As la suma del gerente y la computadora permiten resolver problemas que pertenecen
al rea semiestructurada.
El objetivo del DSS no es hacer el proceso de toma de decisiones lo ms eficiente que sea posible. El
tiempo del gerente es valioso y no debe desperdiciarse, pero el principal beneficio de usar un DSS es
tomar mejores decisiones, o sea lograr la mayor eficacia.
Los DSS se consideraron como una oportunidad de hacer mejor las cosas, y lo han logrado. Durante los
ltimos veinticinco aos el DSS ha sido la aplicacin de la computadoras en los negocios que ms xito
ha tenido, a pesar de lo cual el mismo es an desconocido en las empresas tradicionales, tanto a nivel
gerencial como a nivel de sus responsables y asesores en informtica.
5. Las labores de oficina
La automatizacin tuvo su inicio con los procesos productivos, para propagarse posteriormente a las
reas de oficinas, con el inters de ayudar a mejorar la performance de las secretarias y empleados
administrativos. Con el tiempo la enorme capacidad para facilitar la comunicacin tanto formal como
informal, ya sea con personas dentro como fuera de la empresa atrajo a los gerentes y profesionales
como usuarios de sta tecnologa. Todos estos trabajadores de oficina usan la OA (automatizacin de
oficina) para aumentar su productividad.
La oficina automatizada, como concepto, utiliza tres de los grandes logros de la humanidad: la escritura,
las comunicaciones estticas y el ordenador, para hacer posible una intensa mejora de las condiciones de
trabajo en la oficina, donde transcurre ms de la cuarta parte de la vida de muchas personas,

ayudndonos en una mejor planificacin, distribucin y ejecucin de una actividad consustancial a la


especie humana: el trabajo.
Gracias a las notables mejoras en materia de comunicacin (tanto en velocidad, calidad, como en costos)
se ha hecho factible que ciertos empleados realicen una parte de su trabajo, o todo, en cualquier sitio.
Cada vez ms empleados estn trabajando en casa y comunicndose con su oficina por medio de
sistemas de comunicacin electrnica como correo electrnico (e-mail) y transmisin de facsmil (fax).
Cuando una organizacin realiza su trabajo de oficina de esta forma, el lugar de trabajo recibe el nombre
de oficina virtual.
La capacidad de la OA para vincular a las personas electrnicamente ha abierto nuevas posibilidades en
la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina. Dicha capacidad incluso ha hecho innecesario que el
trabajo de oficina se realice en una oficina. En vez de ello, ese trabajo puede efectuarse en cualquier
lugar en el que el empleado se encuentre. El nombre que se da a esta capacidad es la antes enunciada
como oficina virtual, trmino que sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente en
cualquier lugar en tanto el sitio de trabajo est vinculado con uno o ms de los sitios fijos de la empresa
por medio de algn tipo de comunicacin electrnica.
El trabajo a distancia y el concepto de oficina virtual se han popularizado tanto entre los empleados como
entre sus organizaciones. En 1995, se estim que aproximadamente el 30% de la fuerza de trabajo de
Estados Unidos dedicaba un promedio de seis a ocho horas a la semana al trabajo a distancia.
Entre las ventajas de la oficina virtual cabe destacar: el menor costo de instalaciones, la notable
reduccin en materia de costos de equipo, la generacin de una red formal de comunicacin, un menor
nivel de interrupciones en el trabajo y la posibilidad para la empresa de contratar personal que de otra
manera no tendran posibilidades de trabajo (discapacitados, ancianos, padres con hijos pequeos).
6. Sistemas de informacin gerencial
Uno de los autores sobresalientes en el tema de los Sistemas de Informacin Gerencial (MIS) es John
Rockart, quien considera como objetivo fundamental de este tipo de sistemas el permitir el monitoreo y
seguimiento por parte del ejecutivo, de los factores crticos del xito del negocio. Estos factores crticos
estn conformados por el conjunto de variables de una organizacin, los cuales son necesarios
monitorear y dar seguimiento a los efectos de asegurar el xito de la empresa.
El sistema de informacin gerencial tiene por principal propsito satisfacer las necesidades de
informacin de todos los gerentes de la empresa. El MIS refleja el deseo de los ejecutivos de poner la
computadora a disposicin de todos los que resuelven los problemas de la organizacin. Una vez el MIS
est implementado ayuda a los gerentes y dems funcionarios o personal de la empresa a identificar y
comprender los problemas.
Entre los factores de xito de un MIS se tienen:

Que se vea bien. Para que un MIS se vea bien debe de estar orientado al uso grfico de
las pantallas, lo cual habilita a los ejecutivos a acceder a la informacin relevante sin
entrenamiento previo.
Que sea relevante. Un MIS debe dar a los ejecutivos acceso a los datos que son
importantes para la organizacin y que se han identificado como crticos para el xito de
la empresa.
Que sea rpido. Se necesitan tiempos de respuestas cortos, de lo contrario los ejecutivos
dirn que estn perdiendo su tiempo.

Que la informacin est disponible y actualizada. Un MIS debe proporcionar a los


ejecutivos la informacin en el momento oportuno, es decir, cuando ellos la requieren.
Adems, la informacin que se presente al ejecutivo debe de estar actualizada para que
tenga validez, ya que no sirve utilizar informacin que ya no es vigente.

El sistema de informacin gerencial puede definirse como un sistema basado en computadoras que
proporcionan informacin a usuarios que tienen necesidades similares. Los usuarios generalmente
constituyen una entidad organizacional formal. La informacin describe a la empresa o a uno de sus
principales sistemas en trminos de lo que ha sucedido en el pasado, lo que est sucediendo en el
presente y lo que es probable que suceda en el futuro. Generalmente se presenta en forma de informes
peridicos, informes especiales y salidas de simulaciones matemticas. La informacin producida es
utilizada tanto por gerentes como por no gerentes para tomar decisiones que resuelven los problemas de
la empresa.
La simulacin otorga a las empresas y gerentes la fuerza para aceptar el riesgo, experimentar, fallar y
volver a hacer un nuevo intento. La misma permitir hacer cosas extraordinarias en tiempos cada vez
ms comprimidos. Se trata pues de enormes estmulos puestos al servicio de la creatividad y la
innovacin.
7. Informtica aplicada a la produccin
En las reas de manufactura se estn aplicando las computadoras con dos objetivos primordiales que
son: como sistemas fsicos y como sistemas de informacin. As tenemos que el diseo asistido por
computadoras (CAD), la manufactura asistida por computadoras (CAM) y la robtica se usan en el
sistema de produccin fsico para realizar mejor ciertas actividades y reducir costes. En tanto que en
materia de informacin, la utilizacin de los medios informticos comenz con el control y la gestin de
los inventarios, los cuales incluan el punto de pedido, para pasar luego al moderno concepto de la
planificacin de necesidades de materiales (MRP).
Ms recientemente las empresas de alta competitividad incorporaron a sus sistemas de computacin el
concepto de la produccin just in time. Este nuevo sistema de produccin sumada a la nueva ola en
materia de calidad y productividad llev a las empresas a la imperiosa necesidad de contar con sistemas
destinados a la aplicacin eficiente y eficaz del TQM (Gestin de Calidad Total). Entre las necesidades
ms acuciantes se encuentra la aplicabilidad del SPC (Control Estadstico de Procesos), los cuales
debido a las revolucionarias ideas de Deming en materia de calidad y administracin se aplicaron tambin
a la mejor gestin de las empresas (SMC Control Estadstico de Gestin).
Recientemente la evolucin en los procesos de gestin de calidad han incorporado la necesidad de
aplicar los sistemas informticos en el clculo de los niveles en sigma para los diferentes procesos y
componentes o servicios generados por una empresa (Sistema Seis Sigma).
Todo este proceso de desarrollo contina expandindose para llegar hoy al revolucionario concepto de la
fbrica flexible y su Sistema de Manufactura Integrada por Computador (CIM).
Las empresas que pretendan mantenerse al margen de sta evolucin se vern pronto con graves
inconvenientes a la hora de competir. Es como un ejercito que pretende atacar con caballera a una
brigada de tanques modernos en pleno avance.
8. Sistema de informacin financiera
El trmino sistema de informacin financiera (CBIS) permite proporcionar a personas y grupos tanto de
dentro como de fuera de la empresa de informacin relacionada con los asuntos financieros de la misma.

Esta informacin consiste tanto de informes peridicos, como especiales, ms resultados de simulaciones
matemticas, comunicaciones electrnicas y consejos de sistemas expertos.
La posibilidad de efectuar controles de gestin y presupuestaria, administrar el flujo de fondos (cash flow),
y realizar pronsticos son algunas de las novedosas e importantes aplicaciones informticas en materia
financiera.
As, el subsistema de administracin de fondos ayuda a la gerencia no slo a rastrear el flujo de dinero a
travs de la empresa, sino a influir en ese flujo. El modelo de flujo de efectivo se usa para simular el
efecto de decisiones alternativas sobre el flujo. El flujo de efectivo que sale de una empresa es afectado
por el presupuesto operativo. Los gerentes de todas las reas de la organizacin usan el presupuesto
como mecanismo de control. Los informes de presupuesto mensual durante el ejercicio fiscal indican a
los gerentes qu tan bien se estn desempeando en relacin con lo presupuestado. Los gerentes
tambin usan relaciones para comparar el desempeo de sus unidades con estndares establecidos por
la empresa, la industria a la que pertenece la empresa y el mundo de los negocios en general. Para todo
ello el sistema informtico debe dar propuestas y soluciones novedosas, creativas e innovadoras, que
permitan mejorar el control sobre la marcha de la empresa.
9. Sistemas de informacin para ventas y marketing
Conformado por el subsistema de producto el cual suministra informacin acerca de los productos de la
empresa, el subsistema de colocacin el cual genera informacin vinculada a la red de distribucin de la
empresa, el subsistema de promocin encargada de informar acerca de las actividades de publicidad y
ventas del personal de la empresa, el subsistema de precios, el cual ayuda al gerente en la adopcin de
decisiones concernientes a dicho aspecto, y el subsistema de mezcla integral que permite el desarrollo de
estrategias que tomen en consideracin todos los aspectos del marketing.
Una importancia creciente dentro de la estrategia empresaria lo tiene la utilizacin de software destinado
a la prediccin de ventas, como as tambin al anlisis paretiano de la rentabilidad por producto, lnea de
productos o servicios, zonas o regiones, formas de distribucin, formas de pago, tamao de las ventas,
clientes y tipos de consumidores entre muchas otras.
10. Sistemas de informacin de Recursos Humanos
Todos los aspectos concernientes a la mas eficaz y eficiente administracin de los recursos humanos
mediante el manejo de nuevos y poderosos recursos informticos resulta clave y fundamental. Entre los
aspectos a considerar tenemos:

11. MRP II

Control de asistencia de personal.


Ubicacin de personal en la planta.
Control de productividad laboral.
Recepcin de currculum.
Sistema de informacin interna.
Liquidacin de sueldos y administracin de vacaciones, permisos y otros eventos.
Inventario de recursos humanos.
Sistema para la comunicacin y posterior gestin de sugerencias del personal.
Sistema para el aviso de alertas (sistema de prevencin).
Gestin del Conocimiento.

Los problemas de dficit de materiales, elevado inventario, baja calidad, mal servicio al cliente, baja
productividad y mala gestin de caja estn fuertemente relacionados. La clave para solucionar estos
problemas es identificar y eliminar las causas que los generan.
Los paquetes de software MRP II tienen frecuentemente xito en la resolucin de problemas donde otras
aplicaciones han fallado, muchas veces debido a que las mismas resultan difciles de usar y de mantener,
fallando a la hora de aportan informacin oportuna y precisa a los usuarios.
El MRP II es una de las herramientas ms importantes que tiene una empresa a su disposicin para
implementar el Just in Time. Caractersticas del MRP II, tales como nivelacin posterior, compensacin
del plazo de entrega, montajes fantasma y programas de produccin asistida, ayudan a las empresas a
reducir el inventario y el trabajo indirecto.
El sistema MRP II facilita ms soluciones y ventajas a la empresa que cualquier otra solucin nica de
aplicacin para fabricantes. Ello se debe a que MRP II contiene mdulos que auxilian a casi todas las
partes de la empresa. Muchas empresas y consultores industriales consideran a MRP II como el
fundamento bsico para la implementacin de la fabricacin integrada por ordenador.
12. Sistemas basados en el conocimiento
La Inteligencia Artificial (AI) se est aplicando actualmente en los negocios en forma de sistemas basados
en el conocimiento, que utilizan conocimiento humanos para resolver problemas. El tipo ms popular de
sistema basado en el conocimiento es el sistema experto. Un sistema experto es un programa que intenta
representar los conocimientos de expertos humanos en forma heurstica.
Una de las aplicaciones ms importantes de estos sistemas en las empresas tienen lugar a la hora de
entrenar a gerentes en materia de tcticas y estrategias, sobre todo en lo concerniente a temas de
marketing y finanzas.
Entre los mltiples usos de la AI se tienen temas concernientes al mantenimiento predictivo y preventivo,
la fijacin de precios, la preparacin de presupuestos, el anlisis crediticio, el anlisis de ratios, deteccin
rpida de eventos y deteccin de fraudes entre otras muchas y variadas aplicaciones.
13. La reduccin de costos en la administracin de informacin
Las empresas estn implantando acciones conducentes a la reduccin de costos para seguir siendo
competitivas ante la fuerza de las presiones competitivas y econmicas. La administracin de los
procesos informticos no es inmune cuando de reducir despilfarros se trata. Para ello se aconsejan
diferentes estrategias:

Consolidacin. Consistente en reducir el nmero de lugares individuales en los que se


encuentran recursos de informacin. El razonamiento es que unas cuantas
concentraciones grandes de recursos funcionan de manera ms eficiente que muchas
concentraciones ms pequeas. Esta estrategia es la ms fcil de lograr en trminos de
recursos informticos, pero genera una fuerte resistencia al generar restricciones en los
usuarios finales.

Adelgazamiento (downsizing). Consiste en transferir las aplicaciones informticas de la


empresa de grandes equipos a computadoras personales. Este cambio a sistemas ms
pequeos y econmicos recibe el nombre de redimensionamiento inteligente
(smartsizing). Al cambiar a plataformas como las PC y situarlas en las reas de usuarios,
stos perciben los sistemas como ms fciles de usar, generando de tal modo un

incremento en su productividad. Por otra parte los usuarios participan ms en el


desarrollo de los sistemas, con lo que se reduce notablemente el tiempo necesario para
poner en marcha los sistemas.

Outsourcing (subcontratacin externa). Consiste en la contratacin de una empresa de


servicios externa a los efectos de que se encargue de una parte o toda las operaciones
de cmputos de la organizacin.
Kaizen. Consistente en la implementacin de un sistema de mejora continua, que tiene
por objetivo detectar, prevenir y eliminar los diversos tipos de desperdicios y despilfarros,
haciendo uso para ello de diversas herramientas e instrumentos, entre los cuales
sobresalen la Gestin de Calidad Total, el Mantenimiento Productivo Total, la generacin
de informacin just in time, la labor en pequeos grupos y los sistemas de sugerencias
entre otros.

14. Conclusiones
En un mundo competitivo el arma ms poderosa es la informacin. La informacin ayuda a los directivos
a desempearse mejor, a combatir a los competidores, a innovar, a reducir el conflicto y a adaptarse a los
vicisitudes del mercado. La informacin mejora la diferenciacin de productos y servicios ofreciendo a los
clientes productos y servicios actualizados y ms baratos, un mejor y ms fcil acceso a los productos y
servicios, mejor calidad, respuesta y servicio ms rpidos, mayor informacin de seguimiento y estado del
proceso, y una gama ms amplia de productos y servicios
Todas las organizaciones operan en un ambiente altamente competitivo y a veces crticamente hostil, un
ambiente que demanda directivos, como antes se expreso, bien informados. El fracaso inminente es la
alternativa para aquellas organizaciones cuyos directivos ests desinformados o mal informados. La
incertidumbre, es a decir verdad, el gran enemigo a vencer por los directivos. Los directivos deben saber
qu hacer y cmo hacerlo; deben ser capaces de adaptarse a los cambios vertiginosos; deben tener
acceso a la informacin de la organizacin tanto interna como externa; deben obtener seales de aviso
oportunas y poder prever las amenazas y los riesgos; deben ser capaces de identificar rpidamente tanto
las nuevas oportunidades como los esfuerzos intiles.
Sin informacin de calidad las organizaciones se encuentran a la deriva, flotando con dificultad en un mar
de incertidumbre. La informacin de calidad es, de hecho, un recurso crtico y se obtiene siguiendo varias
etapas y asegurndose que la informacin producida sea exacta, oportuna y relevante.
Cada organizacin es nica. Tiene su propia combinacin exclusiva de hombres, recursos econmicos,
mquinas, materiales y mtodos. No solamente son diferentes los componentes individuales de la
organizacin, sino tambin el grado de evolucin de sus sistema de informacin para la administracin.
Esta singularidad hace necesario que cada organizacin desarrolle sus propias especificaciones de su
sistema de informacin para la administracin, mediante una evaluacin sistemtica de su propio
ambiente externo e interno y de su punto de vista, de acuerdo con sus propias necesidades nicas. El
objetivo primordial de un sistema de informacin para la administracin es proporcionar a la organizacin
de un mecanismo para el ejercicio de la administracin.
La principal funcin del sistema de informacin para la gerencia consiste en proporcionar a los
encargados de la toma de decisiones datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las
decisiones necesarias para mejorar al mximo las relaciones recprocas entre los hombres, los
materiales, las mquinas y el mtodo, con el fin de poder alcanzar ms eficientemente las metas
establecidas por la organizacin.

En la actualidad, si queremos tener una empresa de primera, a escala mundial, hay que controlar mucho
ms y hacerlo con rapidez muy superior. Dirigir con la fuerza de los datos, uno de los mandamientos de
Sloan, requiere tecnologa informtica.
Para poner la informacin en prctica es preciso que el personal de la empresa pueda acceder a ella con
facilidad. Hay que romper con el hbito mental de que obtener y mover la informacin sea difcil y caro.
Es del ms elemental sentido comn que todos los datos de la empresa se encuentren a un par de clics
del ratn de quien pueda sacar algo provechoso de ellos.
Son los mandos intermedios de la empresa y los empleados, no slo los directivos, quienes deben ver los
datos de la empresa. Los mandos intermedios de cada empresa necesitan saber dnde residen sus
prdidas y sus ganancias, si los programas comerciales funcionan o no, y si los gastos son correctos o se
est despilfarrando recursos. Ellos requieren de datos precisos e inteligibles, porque son ello los que van
a tener que hacer algo.
Puesto que el manejo de la informacin es un aspecto clave de la empresa, los directivos deberan
dedicar tanto inters a la informtica como a cualquier otra de las funciones empresariales importantes.
Con lo que ha cambiado la tecnologa en los ltimos decenios, ahora los directivos tienen la gran
oportunidad de marcar nuevas orientaciones tcnicas para la organizacin . Pero tal reorientacin le
impone tres cosas. En primer lugar la necesidad de aprender a considerar la informtica como un recurso
estratgico mediante el cual la empresa aprovecha mejor a su personal, no como un mero centro de
coste. En segundo lugar el director general debe ponerse al da en los aspectos tcnicos, al menos lo
suficiente para poderle formular al director de informtica preguntas que vayan derechas a los problemas,
y para saber si lo que le contesta a ellas tiene sentido. Y por ltimo, y en tercer lugar es necesario poner
al responsable mximo de los procesos informticos en lnea con los planes estratgicos.
Como punto final merece ser considerado debidamente el hecho de que durante las ltimas dcadas gran
parte de las empresas tanto industriales como de servicios han buscado desesperadamente instrumentos
para conseguir un mayor control de su gestin. Puesto que tales empresas aparentemente eran
complejas, buscaban soluciones complejas. Muchas empresas dieron por sentado, equivocadamente,
que esa complejidad significaba soporte informtico. Compraron un equipo informtico, compraron
software y compraron decepcin. Despus, adquirieron nuevos programas, un ordenador de mayor
capacidad, y tambin una nueva y mayor frustracin. Y por supuesto, la culpa se le atribuy directamente
al ordenador y a su programacin.
El enfoque estaba centrado en la adopcin, de modo tal que la mayora de las organizaciones eligen,
inconscientemente, un plan de implementacin que reproduce, perpeta y exacerba los problemas ya
existentes, agregando inclusive nuevos inconvenientes a los ya existentes. Los directivos no dedicaron el
debido tiempo a reflexionar y considerar cmo dirigan sus empresas, cules eran sus problemas de
gestin y qu soluciones necesitaban para resolverlos. Trataron simplemente de adoptar soluciones.
Consideraron los ordenadores y su software como la solucin, ms que como instrumentos. En realidad,
los programas y los ordenadores forman parte de la solucin, pero no son la solucin completa. Los
ordenadores y su software no resuelven los problemas, sino la gente quien resuelve los problemas con
los ordenadores.
Si bien se est asistiendo a una revolucin tanto en materia de tecnologa informtica como de software,
es la revolucin conceptual la ms poderosa, la cual tiende a modificar los paradigmas hasta ahora
vigentes. Hasta ahora, durante ms de cincuenta aos, la tecnologa de la informacin se centr en los
datos: su recoleccin, almacenamiento, transmisin y presentacin. Se concentr claramente en el
aspecto tecnolgico. La nueva revolucin se concentra en la informacin. Se pregunta: Cules es el
significado y la finalidad de la informacin? Conduciendo ello a una rpida redefinicin de las tareas a
efectuar con la ayuda de la informacin. Lo que se necesitaba no eran ms datos, ms tecnologa, ms
velocidad, sino definir la informacin; lo que se necesitaba eran nuevos conceptos.

Dentro de los nuevos esquemas surgidos como resultado del cambio conceptual las empresas han
pasado de la contabilidad de costos tradicional a un clculo de costos basado en la actividad. ste se
desarroll por primera vez para las manufacturas, donde su uso est hoy muy extendido. Pero
rpidamente se difunde a empresas de servicios e incluso a organizaciones no empresarias. El clculo de
costos basado en la actividad representa a la vez un concepto diferente del proceso empresarial y
diferentes formas de medicin. Mediante el cambio de enfoque en el clculo de los costes, facilitado por
las herramientas informticas, es factible reducir sustancialmente los costos de manufacturacin de
manera notable.
Otro aspecto fundamental es el pasaje de los precios fijados por el costo a los costos fijados por los
precios. ste constituye tambin un importante rengln cubierto por la nueva informtica.
Tenemos pues una nueva y radical forma de pensar la organizacin y sus procesos, encaminados ellos a
la generacin de valor agregado para satisfacer al cliente y consumidor, creando de tal forma un
incremento sustentable en la rentabilidad de la compaa.
Anexos
15. Anexo 1 Herramientas de groupware para resolucin de problemas y toma de decisiones
Las mismas pueden ser clasificadas en cuatro grupos principales:

Software de lluvia de ideas: los responsables de resolver los problemas escriben sus
ideas, ven las ideas de otros y comentan esas ideas en un formato estructurado. El
producto final es un registro escrito de todas las ideas y comentarios. Este software
apoya la fase de definicin del enfoque de sistemas identificando el elemento y nivel del
sistema en el que se encuentra el problema.

Software de calificacin y clasificacin de alternativas: los responsables de resolver los


problemas usan una lista de soluciones alternativas y las acomodan en orden o bien les
asignan calificaciones. El software toma las evaluaciones y las combina en forma de una
tabla o grfica. Este software apoya la fase de resolucin al proporcionar un mecanismo
para identificar y evaluar soluciones alternativas.

Software de consenso: dicho software informa a los tomadores de decisiones del grado
de uniformidad de sus evaluaciones de alternativas. Si no hay un acuerdo general, los
que resuelven los problemas pueden continuar la discusin. Este software busca una
solucin comn cuando hay desacuerdo, y apoya a los responsables de resolver
problemas en la seleccin de la mejor alternativa.

Software de autora y sinopsis de grupos: los responsables de resolver los problemas


pueden crear un cuadro sinptico de un informe escrito y cada uno puede hacer
contribuciones independientes escribiendo secciones o haciendo sugerencias
relacionadas con las secciones escritas por otros. As, el documento escrito refleja
consistencia y acuerdo a medida que avanza hacia su forma final. Este software permite
a los responsables de resolver los problemas implementar su solucin.

16. Anexo 2 Algunas preguntas para reflexionar


N
Pregunta
1 Los datos importantes se solicitan para una sola vez en ocasiones especiales, o tienen acceso
cotidiano a ellos todos los empleados?
2 Sus sistemas informatizados le permiten sealar concretamente las zonas comerciales que ofrecen

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un mximo de oportunidades o requieran de especial atencin?


Tiene personal dedicado a mover la informacin, o se encargan los ordenadores del flujo rutinario de
los procesos mientras los empleados se ocupan de atender las excepciones y los temas de valor
agregado?
Su sistema informtico hace factible que el personal de cualificacin superior dedique la mayor parte
de su tiempo a analizar la informacin, en vez de tener que buscarla?
Se emplea el flujo digital de datos para obtener una rotacin ms rpida, mejor calidad y precios
reducidos?
Sus sistemas digitales le permiten enterarse de lo malo en cualquier punto de la empresa y
comunicarlo sin prdida de tiempo?
Sus sistemas digitales le permiten captar los datos necesarios y poner rpidamente los grupos a
trabajar en la solucin?
Tiene una base de datos completa de clientes y la explota a fondo?
Est en condiciones de determinar qu grupos de clientes son los ms rentables o los menos
rentables para usted, clasificados por nivel de rentas, grupo de edad y lugar de residencia u otros
parmetros demogrficos?
Sus sistemas digitales hacen posible que el personal deje las tareas de rutina para dedicarse a la
gestin de las excepciones?
Sus sistemas digitales permiten acceder simultneamente a datos numricos y no numricos?
Pueden acceder los obreros a los datos en tiempo real de manera que se hagan responsables de
mejorar la calidad del producto?
Se aplican los flujos de informacin digitalizada a la simplificacin de procesos enteros, de principio
a fin?
Se evitan los desarrollos excesivamente largos mediante la creacin de soluciones modulares ms
pequeas, y concebidas desde el primer momento para intercambiar datos con las dems?
Dispone de un sistema digital que permita saber en todo momento de la disponibilidad de los
recursos no slo materiales, sino tambin inmateriales y humanos con los que cuenta la
organizacin?
Se poseen sistemas destinados a aplicar cuestiones tales como: el anlisis estadstico y de
probabilidades; el control estadstico de procesos; el cuadro de mando integral y la investigacin de
operaciones?

17. Bibliografa
Sistemas de Informacin Gerencial Raymond McLeod Jr. Pearson Educacin 2000
Sistemas Administrativos Fernando G. Magdalena Ediciones Macchi 1992
Radical Ricardo Semler Ediciones Gestin 2000 1993
La empresa virtual Flix Cuesta Fernndez McGraw Hill - 1998
Estrategia y Sistemas de Informacin Andreu Ricart y Valor McGraw Hill 1991
Sistemas de Informacin para la toma de decisiones Daniel Cohen McGraw Hill 1998
Diseo de Sistemas de Informacin Burch y Grudnitski Limusa / Noriega Editores 1999
Sistemas de Informacin para la Administracin William A. Bocchino Editorial Trillas 1997
Teora General de la Informacin Gonzalo Abril Ediciones Ctedra 1997
Negocios rentables a travs de Internet John Hagel III y Arthur G. Armstrong Paids Empresa 1999
De Pepsi a Apple John Sculley y John Byrne Editorial Emec 1987
El estilo Microsoft Randall E. Stross Editorial Grijalbo 1997
La oficina automatizada Ofimtica Carlos Borrs de la Hoz Editorial Daz de Santos- 1987
La Tierra es plana Thomas Friedman Martnez Roca Ediciones 2006
MRP II Alan D. Luber Ediciones Gestin 2000 1998
Los desafos de la administracin en el siglo XXI Peter Drucker Editorial Sudamericana - 1999
Sistema Matricial de Control Interno Mauricio Lefcovich www.gestiopolis.com - 2004

Kaizen aplicado a las actividades y procesos informticos Mauricio Lefcovich www.monografia.com 2003
Trabajo correspondiente a Noviembre de 2006
Autor
Mauricio Len Lefcovich
Consultor en Administracin de Operaciones
mlefcovich@hotmail.com

William Gates Business at the Speed of Thought - Warner Books Inc. N.Y. (1999)

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dem.
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16.

Introduccin
Las nuevas necesidades
El Gerente de Servicios de Informacin
Sistema de apoyo de decisiones DSS
Las labores de oficina
Sistemas de informacin gerencial
Informtica aplicada a la produccin
Sistema de informacin financiera
Sistemas de informacin para ventas y marketing
Sistemas de informacin de Recursos Humanos
MRP II
Sistemas basados en el conocimiento
La reduccin de costos en la administracin de informacin
Conclusiones
Anexos
Bibliografa