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Introduccin
La produccin y venta de cualquier producto o servicio requiere de la determinacin de los costos de
operacin, de los precios y de la administracin de inventarios. Estas funciones son fundamentales y
contribuyen a la permanencia y fortalecimiento de la micro, pequea y mediana empresas. En este
captulo se abordan interrogantes relativas a: qu tipos de factores influyen en la compra de materiales
e insumos?, cules son las principales caractersticas que se deben considerar para la compra de
materias primas y suministros?, cmo seleccionar y evaluar a los proveedores?, cules son los
elementos que forman el costo de operacin?, cmo determinar los costos de operacin?, cmo
determinar precios?, cul es la importancia de la administracin de inventarios?, cmo se clasifican los
inventarios?, cmo se determina su costo?, qu tcnicas existen para el control de inventarios?,
cules mtodos de valuacin y sistemas de control de inventarios existen?, cmo se formula un
presupuesto de inventarios?, cmo se realiza el anlisis de la rotacin de inventarios?.
Contenido:
I.
II.
III.
IV.
V.
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Confiabilidad. Se debe verificar que el proveedor tenga la capacidad necesaria para suministrar los
insumos en la fecha, cantidad, calidad y condiciones acordadas por la empresa, con el fin de disminuir los
riesgos.
Servicio. Consiste en evaluar el tipo de servicio que el proveedor proporciona de manera adicional a la
entrega de los insumos; entre los factores ms importantes destacan la atencin y ayuda personalizada,
descuentos, simplificacin en problemas de crdito, garantas, cambios de la materia prima, estabilidad
en las relaciones y mantenimiento de precios estables.
Nmero de proveedores. La empresa debe determinar si un slo proveedor puede cubrir sus
requerimientos o si ser mejor disponer de varios a fin de satisfacer sus necesidades de insumos, sobre
todo en etapas de mayor produccin.
Ubicacin. Es importante determinar la ubicacin geogrfica de los proveedores, ya que el valor del
transporte puede incrementar en forma significativa el costo de los insumos, as como el tiempo de
entrega de los productos.
Condiciones de venta. El anlisis de las condiciones de venta permite obtener beneficios adicionales a
los que normalmente otorgan los proveedores. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un descuento si
la compra se realiza en efectivo o si el pago se realiza dentro de un perodo adecuado.
Descuentos en la compra. El empresario estar alerta a las oportunidades de descuentos en la compra
de insumos, que le permitan disminuir el costo de operacin y aumentar sus ganancias.
Descuentos en la cantidad. Evaluar los descuentos que ofrecen los proveedores en las rdenes de
grandes pedidos.
Descuentos por pronto pago. Detectar cules son los proveedores que ofrecen descuentos por pronto
pago, como un incentivo adicional.
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El modo de reaprovisionamiento.
Para cada tipo de suministro se debe determinar:
Cundo es necesario el resurtido del inventario: a fecha fija o a fecha variable, segn el nivel de stock.
Cundo es necesario pedir por cantidades fsicas o cantidades variables, segn el nivel de stock.
Para identificar los materiales en forma clara y sencilla se puede asignar una clave a cada tipo de
suministro.
b)
Compras:
Materias primas directas
Materiales indirectos
Materiales de mantenimiento
Combustibles o energticos
Suministros para talleres
Suministros para almacenes
Suministros para oficinas
Materiales de empaque y embalaje
Etiquetado, tarjetas, catlogos, folletos, directorios, etc.
c)
Gastos de personal:
Sueldos y salarios
Prestaciones e incentivos
Comisiones
Honorarios
Gastos de representacin
Aportaciones al Seguro Social, Infonavit y SAR
Capacitacin y adiestramiento
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d)
Impuestos y obligaciones:
Impuestos y obligaciones directos
Obligaciones de licencias o concesiones
Impuesto predial
Impuesto y obligaciones municipales y regionales
Impuestos y obligaciones indirectos
Impuesto sobre el valor agregado (IVA)
Impuesto sobre servicios prestados
Impuesto sobre la renta (ISR)
Impuestos locales
Impuestos y derechos de registro:
Derechos de registro de las actas y los contratos
Derechos aduanales
Impuestos mercantiles
PTU Reparto de utilidades.
e)
f)
Transporte y viajes:
Transporte de personal
Gastos de viaje y reubicacin del personal
Flete y transporte de las compras realizadas
Flete y transporte de produccin de ventas.
Congresos, reuniones con cmaras, asociaciones, etc.
g)
Para fines contables y de fijacin del beneficio o utilidad, estos costos se agrupan conforme al cuadro
presentado en los Anexos.
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Costo de produccin
Una empresa necesita conocer los costos de produccin de todos y cada uno de los productos o servicios
y procesos que maneja y opera, con la finalidad de calcular de manera adecuada el precio de venta de
cada uno de ellos.
En consecuencia, se debe analizar cada uno de los elementos y factores utilizados en la fabricacin,
pues son parte integral del costo de produccin.
El punto de partida es la materia prima, que se transformar en producto terminado, y la mano de obra,
que est dada por la suma de sueldos, salarios y prestaciones de los empleados que hacen posible la
fabricacin de los productos. Ambos elementos representan los costos directos en la produccin.
El tercer elemento del costo de produccin es el costo indirecto o costo general de fabricacin, que no se
relaciona en forma directa con la elaboracin del producto, por ejemplo: renta, agua, energa elctrica,
impuesto predial, mantenimiento de maquinaria, sueldo de personal de oficina (mano de obra indirecta),
publicidad, papelera, depreciacin de mobiliario y equipo y otros.
Costos variables:
Materia prima
Mano de obra
Combustibles
Mantenimiento
Insumos
Acarreos
Total
Costos fijos = CF (gastos de oficina, gastos administrativos y todos aquellos que no se puedan
asociar directamente a la fabricacin de cada unidad de producto o prestacin de servicios de la
empresa).
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Calzado de cuero
= 4.66 pesos
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Permite optimizar tiempo.- Ya que ni la produccin ni la entrega pueden ocurrir de manera instantnea,
se debe contar con existencias del producto a las que se pueda recurrir oportunamente, para que la
venta real espere hasta que termine el proceso de produccin.
Permite hacer frente a la competencia.- Si la empresa no satisface la demanda de los consumidores de
manera rpida y completa, el comprador recurrir a la competencia, por lo que la empresa no slo debe
contar con un inventario suficiente para satisfacer la demanda del mercado, sino que, adems, debe
considerar una cantidad adicional (inventario de seguridad) para solicitudes inesperadas.
El inventario es una proteccin contra los aumentos de precios y la escasez de materia prima. Cuando
la empresa prev un aumento significativo de precios en las materias primas bsicas, tendr que
almacenar una cantidad suficiente al precio ms bajo que predomine en el momento. De modo
semejante, si se prev que habr escasez de materias primas necesarias, ser indispensable contar
con una reserva que permita a la empresa continuar regularmente con las operaciones de produccin.
En cuanto a su origen o a su necesidad, los inventarios se clasifican en:
Inventarios de serie.- Son aquellos que por el tamao o el volumen, o por producirse en forma continua
generan existencias.
Inventarios de seguridad.- Son los orientados a absorber las desviaciones entre el presupuesto de
ventas y la demanda real del mercado.
Inventarios de anticipacin.- Se generan cuando se presenta una sola oportunidad para disponer de
ellos, conociendo que se presentarn fluctuaciones previstas.
Inventarios especulativos.- Se orientan a la obtencin de beneficios por algunos cambios esperados en
los precios del mercado.
Inventarios de estrategia.- Se establecen para soportar fuertes interrupciones en cuanto al
abastecimiento, ocasionadas por huelgas, desastres naturales, polticas gubernamentales, etctera, y
corresponden a partidas de importancia esencial para la continuidad de la produccin.
Inventarios en trnsito.- Son aquellos que se encuentran en camino, ya sea del proveedor al almacn o
entre el almacn y el consumidor.
La inversin que representan los inventarios es un aspecto muy importante para la empresa en la
administracin financiera. En consecuencia, se debe estar familiarizado con los mtodos para controlarlos
con certeza y asignar correctamente los recursos financieros.
Los costos de los inventarios se pueden determinar de acuerdo con los siguientes criterios:
Costos por adquisicin
De los pedidos.- Estos incluyen todos los componentes que resultan de tramitar los pedidos, como: la
gestin interna de la empresa desde la determinacin de la cantidad a solicitarse, la forma de negociar
con el proveedor y la forma de pago al mismo.
Por autoabastecimiento.- Son aquellos costos que se generan por el tiempo muerto en los cambios de
proceso de produccin, en los trmites necesarios para enviar la orden al rea de produccin y la
inspeccin, control de calidad, pruebas y diagnsticos de los insumos.
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Costos de posesin
Por almacenaje. Es el espacio necesario para almacenar los inventarios, as como para su buen
manejo y proteccin, por ejemplo: renta del almacn, personal del almacn, equipo, amortizacin de
instalaciones y papeleo.
Por desperfectos. Son aquellos costos referentes a las mercancas y artculos que se pueden daar,
romper o incluso perder durante su almacenamiento y manejo.
Por riesgos. Son los costos de productos que por permanecer almacenados, se echan a perder, se
vuelven obsoletos o caen en desuso.
Por seguros. Son los costos de aseguramiento para la proteccin de la inversin que presentan los
inventarios.
Por abarrotamiento. Resultan de las existencias sobrantes despus de terminada la demanda. Si el
producto se vende a corto plazo, no existe este tipo de costo.
Por el dinero invertido en los inventarios. Este dinero no se debe disponer para otra aplicacin. El
costo que se le asigna depende del uso dado al dinero si estuviera disponible.
Costos por agotamiento
Erogaciones adicionales para poder surtir lo ms rpido posible. Cuando a una empresa se le agotan
las existencias de algn insumo y recibe un pedido, tendr necesidad de un procedimiento especial
para conseguir esos recursos.
Por sustitucin. Podra ocurrir que por una cuantas piezas faltantes, exista la necesidad de sustituir un
artculo por otro ms costoso, de lo contrario se frenara la produccin, situacin que no se debe
permitir.
Por el paro de produccin. Son aquellas erogaciones en las que habr de incurrir una empresa si se le
agota la materia prima y tiene que suspender la produccin.
Por la prdida de la venta. En este rubro, la empresa se enfrenta al problema de medir la cancelacin
un pedido.
Determinacin de la cantidad econmica del pedido u orden de compra
Este clculo sirve para determinar cuntas unidades deben comprarse con objeto de mantener un nivel
ptimo de inventarios que contribuya al logro de mayores utilidades, adems de permitir controlar los
inventarios insuficientes y excesivos que originan costos adicionales y riesgos de obsolescencia en los
materiales (cantidad ptima de unidades por cada pedido).
Dentro de las tcnicas de control de inventarios destacan las relativas a los estndares mximos,
mnimos y de anlisis A B C.
Mtodos de valuacin de los inventarios
La Ley del Impuesto sobre la Renta reconoce los siguientes mtodos para la valuacin de inventarios:
Mtodos de costos identificados. Son aqullos que por la caracterstica del producto o insumo se
identifican con facilidad como provenientes de compras especficas y pueden valorarse a los precios
que aparecen en las facturas de compras, como resulta en el caso de terrenos, edificios, vehculos,
entre otros.
Mtodos de costos promedio. Se determinan dividiendo el total del costo de las mercancas o artculos
disponibles entre el nmero de unidades disponibles en existencia. Se utilizan cuando los precios de
los productos varan segn la oferta o demanda del mercado.
Mtodo de primeras entradas, primeras salidas (PEPS). Se basa en la creencia de que la primera
mercanca comprada es la primera que se vende. Los costos unitarios de los productos que se utilizan
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(salidas) se valan en funcin de los precios originarios que otorgaron los proveedores, hasta que se
agoten las cantidades compradas, es decir, se van utilizando los precios de atrs hacia adelante.
Mtodo de ltimas entradas primeras salidas (UEPS). Este mtodo de valuacin sugiere que las
mercancas adquiridas en fecha reciente son las primeras que se venden, y que el inventario final
consta de viejas mercancas adquiridas en las primeras compras. Funciona al contrario del mtodo
anterior, es decir, los costos unitarios que se utilizaron para las salidas de inventarios, son los
correspondientes a las ltimas compras (costos recientes).
Mtodo de detallistas. Se utiliza con mucha frecuencia en tiendas departamentales y dems tipos de
negocios al detalle. La mercanca que se va comprando, se pone a disposicin de la clientela,
exhibindola para su venta y, a partir de ese momento, ya se considera consumida.
Los mtodos descritos son aceptados tanto para fines contables como para la determinacin de la renta
gravable.
Sistemas de control de inventarios
1) Sistema de mercancas generales o sistema global. Consiste en manejar por medio de una sola
cuenta, llamada normalmente mercancas generales, todos los movimientos: compras, ventas,
registro de inventarios (inicial y final), rebajas, devoluciones y gastos sobre compras, rebajas y
devoluciones sobre ventas, costos de lo vendido, etctera. Hoy en da este sistema es obsoleto, en
virtud de que no reporta informacin detallada.
1) El sistema analtico o pormenorizado.- Debe su nombre a que mantiene una cuenta para cada
concepto que afecte los movimientos del almacn, tanto de entradas como de salidas, en los
siguientes rubros:
Naturaleza del saldo
Deudor
Acreedor
Nombre
Inventarios (inicial - final)
Compras
Rebajas s/compras
Devoluciones s/compra
Gastos s/compra
Ventas
Rebajas s/ventas
Devoluciones s/ventas
Costo de lo vendido
X
X
X
X
X
X
X
X
X
A pesar de las numerosas cuentas que se manejan en este sistema, se desconoce el valor de las
existencias en el almacn, por lo que es imperioso realizar un inventario fsico, al menos una vez al ao,
con el fin de determinar el costo de las mercancas que fueron vendidas en el perodo y, por tanto, estar
en posibilidades de determinar la utilidad o prdida de la empresa.
2) Sistema de inventarios perpetuos. Lleva un control estricto de todas las operaciones que afectan
directa o indirectamente, tanto los movimientos relativos a ventas como los relacionados con las
existencias en el almacn. El nombre de inventarios perpetuos obedece a que el saldo de la cuenta
de mayor almacn muestra siempre el valor de las existencias de bodega.
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De acuerdo con reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, las empresas estn obligadas a llevar
alguno de los sistemas anteriores, dependiendo de los ingresos manifestados en su ltima declaracin.
Ingresos acumulables
Sistema
Mayores de $ 20000,000
Menores de $ 20000,000
Hasta
$ 5000,000
Inventarios perpetuos
Inventarios perpetuos o analtico o pormenorizado
Mercancas generales
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Calidad apropiada
Precios competitivos
Disponibilidad programada
Generalmente se negocian los pagos a 30 das. En base al volumen de compra se podrn establecer
mejores condiciones de precio y financiamiento.
.
Integracin de precios:
El precio del producto final debe estar integrado por:
Gastos directos (materias primas y pagos al personal)
Gastos y costos indirectos
Margen de utilidad
Luego de obtener el precio final por los componentes anteriores este se evala respecto de los precios de
la competencia y de la situacin de oportunidad (oferta-demanda).
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