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Smart Sync 2009

Software de Control de aula. Manual de uso en el aula

Autor: Antonio Garrido de la Guía.

Asesor Tecnologías Educativas

Centro de Profesores de Alcázar de San Juan

Email: cep@antoniogarrido.es

Reconocimiento - NoComercial (by-nc): Se permite la generación de obras derivadas siempre que no se
haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales.

Antonio Garrido – CEP Alcázar de San Juan – marzo de 2010
Contenido
1. INTRODUCCION ............................................................................................................. 2

1.1. CONFIGURAR SMART SYNC STUDENT PARA QUE SE INICIE AL ARRANCAR EL
NETBOOK ............................................................................................................................... 3

1.2. CONEXIÓN DEL ALUMNO CON EL PROFESOR ............................................................... 4

1.3. ASIGNAR A CADA NETBOOK EL NOMBRE DEL ALUMNO .............................................. 5

1.4. COMIENZO DE UNA CLASE ............................................................................................ 6

2. SMART SYNC TEACHER .................................................................................................. 8

2.1. GESTION DE GRUPOS .................................................................................................... 8

2.2. MENU ACCIONES Y BARRA DE HERRAMIENTAS .......................................................... 10

2.3. PANTALLA MINIATURAS .............................................................................................. 12

2.4. PANTALLA COLABORACION......................................................................................... 16

2.5. PANTALLA PREGUNTAS ............................................................................................... 17

2.6. PANTALLA CONVERSACION ........................................................................................ 18

2.7. PANTALLA APLICACIONES ........................................................................................... 19

2.8. PANTALLA INTERNET .................................................................................................. 20

3. TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS ................................................................................... 22

4. MENU OPCIONES SMART SYNC TEACHER ................................................................... 23

1. INTRODUCCION
La herramienta de control de aula SMART Sync consta de dos aplicaciones:

• Teacher: Aplicación que se ejecuta en el ordenador del profesor y realiza todo el control del
aula.

• Student: Aplicación que se ejecuta en cada ordenador del alumno.

Veremos a continuación algunas de las principales características de ambos softwares.

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1.1.CONFIGURAR SMART SYNC STUDENT PARA QUE SE INICIE AL
ARRANCAR EL NETBOOK
Copiamos el acceso directo existente en el escritorio del Netbook y lo pegamos en la carpeta
inicio, ubicada en INICIO/Todos los Programas/Inicio.

Con esto conseguiremos que el software de control de aula se inicie a la vez que el netbook,
pidiéndole que se conecte con el profesor. Si no es necesaria la conexión, el alumno puede
anularla mediante el botón “Cancelar”.

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1.2.CONEXIÓN DEL ALUMNO CON EL PROFESOR

La ejecución se puede realizar mediante doble clic en el icono del escritorio . Aunque
como hemos propuesto, sería recomendable configurar que el software se inicie junto con el
netbook.

A continuación aparece un menú con diversas opciones:

Para participar en la clase del profesor, se pulsa sobre el botón Conectar… y aparece el
siguiente cuadro de diálogo:

donde se debe indicar un Identificador del Alumno o seleccionar alguno existente y seleccionar
el Identificador del profesor.

Es muy conveniente que se indique un Identificador del Alumno válido y auténtico a fin de
gestionar correctamente el control del aula. Por ejemplo:

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Posteriormente se pulsa sobre el botón Conectar estableciéndose la comunicación entre los
ordenadores.

1.3.ASIGNAR A CADA NETBOOK EL NOMBRE DEL ALUMNO
Para modificar el nombre de equipo se procede de la siguiente forma:

1.- Pulsando el botón derecho sobre el icono de Mi PC del escritorio y en las opciones que
aparecen seleccionando Propiedades.

2.- En la ventana que aparece, se selecciona la ficha “Nombre de equipo”:

3.- En esta pestaña o ficha se puede revisar cuál es el Nombre completo de equipo y
modificarlo pulsando sobre el botón “Cambiar”…

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4.- En la caja de texto “Nombre de equipo” se indica el nuevo nombre y después se pulsa sobre
el botón Aceptar de esta ventana y, por último, se pulsa sobre el botón Aceptar de la ventana
anterior. Esta modificación precisa reiniciar el ordenador para que surta efecto.

1.4.COMIENZO DE UNA CLASE
Para que los alumnos de una clase puedan conectarse a su profesor, éste previamente debe
haber iniciado el Smart Sync Teacher en su PC, haciendo doble clic sobre el icono del programa
ubicado en el escritorio .

Lo primero que se debe indicar es el nombre del profesor, bien escribiéndolo directamente o
bien seleccionándolo de la lista desplegable, y el de la clase. Después se pulsa sobre el botón
Aceptar.

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Cuando el nombre del profesor no exista aún en la aplicación, indicará si se desea crear un
nuevo profesor:

Tras indicar el profesor aparece la ventana principal de la aplicación:

Donde desde el menú Archivo es posible almacenar la clase, ya sea con el nombre actual o con
el nombre que se desee: opciones Guardar la clase y Guardar la clase como… respectivamente.
También es viable Cambiar el profesor o la clase –opción
Cambiar profesor o clase…-, apareciendo en este caso la
ventana inicial de la aplicación (Fig. 1), y eliminar la clase –
opción Eliminar clase…- y, por último, la opción de
abandonar la aplicación (Salir).

Una vez que esté ejecutándose la aplicación SMART Sync Teacher, los alumnos deberán
ejecutar en cada ordenador la aplicación SMART Sync Student para conectarse a la clase
existente.

Desde el menú “Conexión” podremos realizar diferentes operaciones de conexión tales como:

 Desconectar/Volver a conectar alumnos: Nos informa que de hacerlo, será necesario
reinicio de los netbook para volver a conectar.

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 Quitar alumnos: podemos quitar a los alumnos seleccionados.

 Alumnos ausentes de otro profesor: Podemos permitir la conexión de otros alumnos a
nuestra clase.

 Adjunto del profesor: podemos conectarnos a la clase de otro profesor si éste tiene
activada ésta opción.

2. SMART SYNC TEACHER

2.1.GESTION DE GRUPOS
Desde el menú “Editar” podemos gestionar grupos para poder realizar acciones dirigidas a
unos determinados alumnos.

Agregar: añade nuevos grupos. Se debe asignar un nombre y definir si los alumnos
voluntariamente pueden unirse, o solo por asignación del profesor.

Quitar: elimina un grupo. Por supuesto, los alumnos no son eliminados.

Modificar: nos permite gestionar las opciones del grupo como:

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 Modificar el nombre del grupo.

 Añadir/quitar alumnos del grupo, así como definir si los alumnos se pueden incorporar
al grupo de forma voluntaria.

Los alumnos se incorporan voluntariamente a aquellos grupos que así han sido definidos,
haciendo clic sobre el botón “Agrupar…”, seleccionando los grupos en los que participar.

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2.2.MENU ACCIONES Y BARRA DE HERRAMIENTAS
Las principales acciones a realizar sobre el netbook de un alumno o de los que tengamos
seleccionados (grupo, todos, etc.), se realizan desde el menú “Acciones”, aunque también
disponemos de las mismas operaciones desde los iconos ubicados en la barra de herramientas.

Si bien es cierto, que las acciones y al mismo tiempo los iconos de la barra de herramientas,
cambian en función de la pestaña que tengamos seleccionada (miniaturas, colaboración, etc.).
Vamos a ver las diferentes opciones:

Miniaturas:

Colaboración:

Preguntas:

Conversación:

Transferencia de archivos:

Aplicaciones:

Internet:

Vamos a ver la funcionalidad de aquellos iconos que se repiten en cualquiera de las opciones
del programa:

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El ordenador de los alumnos quedan bloqueados y en la pantalla les
aparece un mensaje, el cual es personalizable desde el menú
“Opciones”.

Los netbook seleccionados son bloqueados para el acceso a internet. Se
vuelve a activar desde el mismo botón.

Permite enviar mensaje a los netbook seleccionados.

Cada alumno recibe una ventana emergente con el mensaje.

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El profesor lanza una pregunta con respuesta si/no y los alumnos que la
reciben deben contestarla

Los resultados de la votación aparecen en la barra de estado del
programa:

2.3.PANTALLA MINIATURAS
Ésta es la pantalla que aparece por defecto nada más acceder al software. En ella se pueden
visualizar en “miniaturas” cada uno de los escritorios de los netbook de los alumnos. También
permite visualizarlos organizados en los diferentes grupos, gracias a las pestañas que los
organizan.

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De las diferentes opciones disponibles, Observar, Control y Capturar solamente están
disponibles cuando tenemos seleccionado un solo netbook. No son de aplicación a dos o más
alumnos.

Cuando tenemos seleccionado un solo alumno, desde “Observar”
accedemos a una ventana que nos permite diferentes operaciones
sobre el alumno en cuestión:

 Control: Cogemos el control del netbook del alumno.

 Difundir: mandamos al resto de alumnos el escritorio del
netbook seleccionado.

 Capturar: Genera una captura en formato jpg del escritorio
del netbook seleccionado, que se guarda en nuestro disco
duro.

 Rotulador: Permite realizar trazos sobre el escritorio del
netbook seleccionado. Para volver, clic sobre el icono

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“Seleccionar”.

 Pantalla completa: nos permite visualizar a pantalla
completa el escritorio. Interesante opción para mostrar en
la PDI. Para poder volver a modo ventana, o acceder a las
funcionalidades anteriormente expuestas, haremos uso del
botón desplegable “Menú”.

 Detener: cierra la opción de observar a éste alumno.

Tienen acceso a las funcionalidades anteriormente descritas. Las
dos primeras abren la misma ventana de “Observar”, mientras que
“Capturar” realiza directamente la captura de pantalla.

Difunde a los netbook seleccionado un archivo de audio o video. A
los alumnos les aparece una ventana donde se reproduce el
archivo. Además en “Archivos recibidos” el alumno puede obtener
el archivo enviado. La diferencia del reproductor entre profesor y
alumno, es que el reproductor solo tiene controles en el caso del
profesor.

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Permite lanzar a los netbook seleccionados una dirección web a
visitar.

Al enviar, la web se carga de manera automática en el navegador
Internet Explorer de los netbook seleccionados.

Podemos sobre los netbook seleccionados proceder a apagar,
reiniciar o cerrar sesión.

ICONOS DE ESTADO EN LAS MINIATURAS

Para saber qué tipo de actuación se está realizando sobre los diferentes netbook de la clase, en
la esquina superior izquierda de la miniatura, aparece un pequeño icono que nos informa de
su estado:

ICONO ESTADO
Bloqueado – El alumno está bloqueado.

Votación – Todavía no ha votado.
Voto Si – El alumno ha respondido afirmativamente en la votación.
Voto No - El alumno ha respondido negativamente en la votación.
Pregunta – El alumno ha realizado una pregunta.

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Conversación – El alumno ha recibido un Nuevo mensaje.

Aplicación Bloqueada – El alumno tiene bloqueado el acceso a una o varias
aplicaciones.
Internet Bloqueado – El alumno tiene bloqueado el acceso a internet

Aplicación activa – Si no se da alguna de las situaciones anteriores, aparece
un icono de la aplicación que actualmente esté en uso en el netbook.

2.4.PANTALLA COLABORACION
No considero una gran herramienta éste sistema de trabajo colaborativo, por lo que no lo
vamos a tratar en profundidad. Simplemente decir que es un sistema que nos permite agrupar
a los alumnos de manera aleatoria, en grupos de 2 o 3 alumnos, a los cuales les enviamos un
documento para elaborar la tarea y otra serie de recursos (documentos, enlaces web) para
apoyar en la realización de la tarea.

Cada participante debe rellenar su documento individual y al final el grupo, a través de uno de
los participantes debe completar un documento final de trabajo del grupo.

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2.5.PANTALLA PREGUNTAS
Aquí la iniciativa surge de los alumnos, que de forma individual pueden lanzar preguntas al
profesor. Está claro que en una formación presencial, no es de gran interés ésta herramienta,
pero puede servirnos en situaciones en las que el alumno esté trabajando individualmente y
evitar molestar al resto de compañeros.

El alumno, hace clic en “Preguntas” y rellena el formulario con su pregunta.

El profesor recibe la pregunta y al hacer doble clic sobre la pregunta (o al pulsar el icono

“Respuesta” , puede optar por:

 Enviar respuesta a todos.

 Dar por terminado el hilo de preguntas y respuestas.

 Guardar a un archivo .txt

 Borrar las preguntas.

 Borrar el historial de la pregunta y sus posibles respuestas y contrapreguntas.

Todo el hilo de la conversación la siguen alumno y profesor, cada uno en su correspondiente
pantalla:

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Al hacer clic sobre terminado, la pregunta desaparece y al alumno se le vuelve a activar el
botón “Preguntas…”.

2.6.PANTALLA CONVERSACION
Similar a la anterior, pero a modo de chat, el profesor puede establecer un debate con todos
los participantes. Si activamos la opción “permitir que los alumnos participen en la
conversación”, todos podrán participar. En caso contrario, solo el profesor podrá añadir
entradas y los alumnos se limitarán a leerlas.

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La ventana que permite seguir las conversaciones es la misma que para las preguntas.

2.7.PANTALLA APLICACIONES
Podemos gestionar el uso de aplicaciones en los netbook de los alumnos. Algunas delas
posibilidades:

Abrir y Cerrar programas: Nos permite a todos los alumnos o a aquellos que seleccionemos
iniciar una determinada aplicación o cerrarla. Hay que seleccionar la aplicación en la siguiente
ventana.

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Activar/Desactivar bloqueo de aplicaciones: Nos permite mantener una lista de programas que
pueden ser susceptibles de bloqueo. Los que ya están en la lista, al seleccionarlos podremos
activar o desactivar su bloqueo. Podemos añadir a la lista nuevas aplicaciones desde el icono
“agregar nuevo”:

2.8.PANTALLA INTERNET
En ésta pantalla gestionaremos los permisos de acceso a internet de nuestros alumnos,
siempre y cuando estén conectados con nosotros.

La pantalla me muestra una lista de sitios web sobre los cuales podré aplicar restricciones
sobre todos los alumnos, un grupo o una serie de alumnos elegidos manualmente. Por defecto
disponemos de un filtro total, el cual tiene la misma funcionalidad que el icono “Bloqueo
internet”, es decir, impide cualquier acceso a internet del alumno.

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Por tanto, podemos crear filtros personalizados en los que definir qué páginas serán
bloqueadas, o bien a que páginas únicamente daremos acceso.

Una vez creados los filtros, para activarlos haremos clic sobre la casilla de verificación o bien
sobre el botón aplicar (una vez seleccionado el filtro). De forma inversa, se pueden desactivar a
voluntad los filtros, así como aplicarlos a todos los alumnos, por grupos, de manera manual,
etc.

Y si es necesario, sobre los filtros ya creados tendremos la opción de eliminarlos o editarlos.

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3. TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
Es la acción más interesante para el trabajo en el aula, pues nos permite el e envío y recepción
de archivos entre profesor y alumnos. De acuerdo a la configuración que asignemos, los
archivos recibidos tanto por alumno como por profesor irán a una carpeta determinada. Por
defecto, se crean subcarpetas con la fecha del día del envío.

ARCHIVOS RECIBIDOS

En el caso del alumno, por defecto se alojan en “Mis documentos/Shared Files” y se puede
acceder fácilmente desde el botón “Archivos recibidos”, que nos abre la mencionada carpeta.

Los archivos recibidos en el PC del profesor, por defecto se alojan en “Mis
documentos/Archivos de alumnos enviados”, igualmente con carpetas que recogen la fecha
del día del envío. En una clase concreta, podemos visualizar los archivos recibidos, a quien
pertenecen, su tamaño y ubicación en la pantalla de transferencia de archivos. Haciendo doble
clic, se abrirán con la aplicación asociada al tipo de archivo.

ENVIO DE ARCHIVOS

El alumno hace clic en el botón “Enviar Archivo” y selecciona el archivo a enviar, el cual
aparecerá en la bandeja de entrada de archivos recibidos del profesor.

El profesor para enviar hace clic en el botón “Enviar archivo”. El envío puede ser a todos los
alumnos o selectivo. Por medio de las pestañas de grupos puedo dirigir el envío de forma
diferenciada. Dentro de un grupo o toda la clase, en la columna de la derecha puedo optar por
seleccionar de forma manual a los alumnos a los que se les va a enviar el archivo.

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4. MENU OPCIONES SMART SYNC TEACHER

Desde éste menú podemos definir si los alumnos se pueden desconectar y si permitimos a
otros profesores conectarse a nuestra clase.

Lo más importante es la opción “Preferencias” donde podemos configurar algunas
funcionalidades interesantes:

Bloquear pantalla: podemos configurar el aspecto de la pantalla que se le presenta al alumno
cuando bloqueamos su netbook para que nos preste atención. Podemos cambiar el texto a
mostrar y los colores.

Control: podemos definir la operatividad de teclado y ratón cuando cogemos el control de un
netbook.

Difundir: Podemos definir si mostrar a pantalla completa o en ventana cuando difundimos a
los alumnos algún contenido multimedia. También define el control sobre el netbook de aquel
alumno que esté mostrando su netbook al resto de la clase.

Rotuladores para anotaciones: definimos ancho y color del trazo para realizar anotaciones
sobre la ventana de un alumno que tenemos abierta desde “Observar”.

Transferencia de archivos: nos permite definir:

 Si los archivos enviados a los alumnos se abren automáticamente al mandarlos.

 También podemos definir en qué carpeta recibimos los archivos de los alumnos.

Seguridad: para añadir una contraseña
de acceso.

El resto de opciones son de
configuración avanzada, que en
principio no es necesario modificar.

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