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PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES


MINISTERIO DEL TRABAJO

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OPERACIONES

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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ........................................
................................
ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
1

DESCRIPCIN GENERAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO .................................


................................ 5

1.1

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................


.............................................. 5

1.2

VISIN................................
................................................................................................................................
............................................................. 5

1.3

MISIN ................................................................................................................................
................................
............................................................ 6

1.4

POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ................................................................


................................................. 6

1.5

OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ................................................................


............................................. 6

1.6

OBJETIVOS SECTORIALES E INSTITUCIONALES................................................................


..................................................... 8

CDIGO DE TICA ................................................................


................................................. 9

ENFOQUE POR PROCESOS ................................................................


.......................................... 9

3.1

MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................................


................................
................................... 9

3.2

TIPOS DE PROCESOS................................................................................................................................
................................
................................... 9

RELACIN DE
E TIPOS DE PROCESOS Y PROCESOS .......................................
................................
10

RELACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS................................


............................................ 13

FLUJOS DE OPERACIN ................................................................


............................................ 32

6.1

Proceso de Formulacin de Polticas Pblicas ................................................................


........................................................ 32

6.2

Proceso de Implementacin de Polticas Pblicas ................................................................


.................................................. 33

6.3

Proceso Seguimiento de Polticas Pblicas ................................................................


............................................................. 34

6.4

Proceso de Inspeccin, Vigilancia y Control ................................................................


............................................................ 36

POLTICAS OPERACIONALES
OPERACIONA
................................................................
..................................... 37

INDICADORES ......................................................................................
................................
...................... 38

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NORMOGRAMA .........................................................................................
................................
......................... 38

10

MAPAS DE RIESGOS ................................................................


.................................................. 38

11

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS.................................................


................................
39

12

MANUAL DEL SIG ......................................................................................


................................
...................... 39

13

ANEXOS ................................................................................................
................................
................................ 39

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INTRODUCCIN
Los procesos, procedimientos y operaciones de gestin, conforman uno de los elementos
importantes del Sistema Integrado de Gestin, por esta razn es fundamental que exista un
documento que sirva como mecanismo de consulta.
Debido a esto, se ha elaborado el Manual de procedimientos
p
y operaciones del Ministerio del
Trabajo, con el fin de ser una herramienta que garantice la organizacin y desarrollo
desar
eficiente de
la gestin, el cumplimiento de los requisitos y operaciones de la Entidad.
Este documento se presenta como un complemento Manual de calidad y da como referencia la
Documentacin implementada en el Sistema Integrado de Gestin y la descripcin
de
de las
operaciones crticas del tipo proceso misional del Ministerio.

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DESCRIPCIN
N GENERAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO

1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.2 VISIN

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Para 2014 el sector del trabajo contar con resultados de cumplimiento de metas y compromisos
consignados en el Plan Nacional de Desarrollo, en materia de generacin de empleo estable,
formalizacin laboral, proteccin a los desempleados, formacin de los trabajadores, y con un
sistema pensional sostenible, universal y equitativo.

1.3 MISIN
Formular, adoptar y orientar la poltica pblica en materia laboral que contribuya a mejorar la
calidad de vida de los colombianos, para garantizar el derecho al trabajo decente, mediante la
identificacin e implementacin de estrategias de generacin y formalizacin del empleo;
respeto a los derechos fundamentales del trabajo y la promocin del dilogo social y el
aseguramiento para la vejez.
1.4 POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
GESTI
El Ministerio del Trabajo se compromete con la satisfaccin de la poblacin econmicamente
activa y de sus dems grupos de inters, en cumplimiento de la normatividad vigente y de sus
objetivos
os institucionales y sectoriales en materia de trabajo y empleo, a garantizar el derecho al
trabajo digno y decente; soportado en un talento humano desarrollado integralmente, una
gestin basada en herramientas de control y evaluacin, servicios eficientes,
eficientes efectivos y
transparentes, la mejora continua de sus procesos y la reduccin de los impactos ambientales
propios de sus actividades.
1.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
GESTI
1. Aumentar los niveles de satisfaccin de los ciudadanos (clientes).
2. Fortalecer el desempeo de los procesos establecidos en el Ministerio del Trabajo.
3. Garantizar la disponibilidad y el uso eficiente de los recursos financieros y el desarrollo
integral del talento humano.
autocontrol, autogestin, autorregulacin y de
4. Fortalecer la aplicacin de mecanismos de autocontrol,
evaluacin para garantizar la mejora continua.

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5. Garantizar mecanismos de participacin ciudadana y control social sobre la gestin del


Ministerio del Trabajo.
6. Utilizar de manera eficiente
ciente los recursos ambientales

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1.6 OBJETIVOS SECTORIALES E INSTITUCIONALES

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CDIGO DE TICA

El cdigo de tica del Ministerio del Trabajo es el documento de referencia para gestionar
gestiona la tica
del da a da de la Entidad.
ntidad. Este est conformado por los principios,
principios valores y directrices que
todo Servidor Pblico de la Entidad
ntidad debe observar en el ejercicio de su funcin administrativa en
cuanto a su comportamiento, relaciones deseadas, respuestas ticas a sus obligaciones con sus
pblicos internos
ternos y externos, entre otros.
o
3

ENFOQUE POR PROCESOS

3.1 MAPA DE PROCESOS

3.2 TIPOS DE PROCESOS


Los procesos identificados en el Ministerio del
de Trabajo, se establecen dentro de cuatro tipos de
procesos los cuales se describen a continuacin:
PROCESOS ESTRATGICOS
GICOS

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Los procesos estratgicos son los encargados de establecer los lineamientos para coordinar y
aplicar de manera eficiente,
eficiente eficaz y efectiva la funcin administrativa delegada por la
constitucin, la ley y sus reglamentos.
reglamentos

PROCESOS MISIONALES
Los procesos misionaless son los directamente involucrados en la operacin y la razn de ser del
Ministerio del Trabajo.
PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo son los que ayudan a soportar la ejecucin de las actividades de los
procesos misionales, estratgicos
estratg
y de evaluacin y control.
PROCESOS DE EVALUACIN
EVALUACI Y CONTROL
Los procesos de evaluacin y control nos ayudan a evaluar el desempeo y operacin
op
de los
procesos de la Entidad.
4

RELACIN DE TIPOS DE PROCESOS Y PROCESOS

En la siguiente
guiente tabla evidenciamos los tipos de Procesos definidos, relacionados con sus
respectivos Procesos del Sistema Integrado de Gestin del Ministerio del Trabajo:
TIPO DE
PROCESO

PROCESO
Direccionamiento
Estratgico

ESTRATGICO

Cooperacin y Relaciones
Internacionales

Administracin del SIG

OBJETIVO
Definir las lneas orientadoras generales y
la estructura de operacin del Ministerio del
Trabajo, con el fin de garantizar el
cumplimiento de la misin institucional.
Gestionar y promover los programas y
proyectos de cooperacin internacional y el
cumplimiento de los compromisos
internacionales en materia laboral a fin de
fortalecer la gestin del Ministerio y del
Sector Administrativo del Trabajo.
Establecer, implementar y mantener el
Sistema Integrado de Gestin del Ministerio
del Trabajo, como un conjunto articulado de
herramientas de gestin, para el logro de
los objetivos institucionales y el

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mejoramiento de la calidad de los servicios


s
a cargo de la entidad.

Comunicacin Institucional

Gestin de Servicio a la
Ciudadana

MISIONALES

Formulacin de Polticas
Pblicas
blicas
Implementacin de
Polticas Pblicas
P
Seguimiento de Polticas
Pblicas
blicas
Inspeccin
in, Vigilancia y
Control

Administracin de Bienes o
Servicios

Gestin del Talento


Humano

APOYO

Gestin Documental

Gestin Jurdica

Divulgar la comunicacin interna y externa


hacia los diferentes grupos de inters,
contribuyendo a la proyeccin de la imagen
institucional y garantizando un correcto flujo
y acceso a la informacin.
Gestionar de manera oportuna, eficaz y
eficiente las peticiones, quejas, reclamos,
sugerencias y denuncias presentadas ante
el Ministerio del Trabajo.
Formular, adoptar y orientar las Polticas
Pblicas en materia laboral.
Desarrollar las acciones de las Polticas
Pblicas formuladas en materia laboral.
Realizar seguimiento y evaluacin a las
Polticas Pblicas en materia laboral.
Dirigir, coordinar y hacer seguimiento al
cumplimiento de los lineamientos y
estrategias de Prevencin, Inspeccin,
Vigilancia y Control de las normas de
trabajo individual y colectivo.
Realizar la administracin de los vehculos,
bienes muebles e inmuebles y servicios
para funcionamiento del Ministerio del
Trabajo.
Desarrollar integralmente el talento humano
vinculado al Ministerio del Trabajo, en pro
del mejoramiento
iento continuo, la satisfaccin
personal y el fortalecimiento institucional,
para el cumplimiento de la misin y
funciones de la Entidad.
Produccin, recepcin, distribuir, tramite,
organizacin
documental,
consulta,
conservacin y disposicin final
los
documentos que reciba o produzca el
Ministerio del Trabajo.
Asesorar a los diferentes actores del sector
laboral a nivel nacional en la interpretacin,
aplicacin y socializacin de las normas
relacionadas con el Rgimen Laboral y de

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Gestin Ambiental

Gestin de Contratacin

Gestin Financiera

Gestin Tecnologas de la
Informacin y
Comunicacin

EVALUACIN Y
CONTROL

Evaluacin Independiente

Seguridad Social; elaborar y revisar los


actos administrativos de su competencia;
ejercer la defensa judicial en los procesos o
acciones en que sea parte el Ministerio;
Ministerio y
adelantar los procesos de cobro coactivo.
coactivo
Utilizar de maneraa eficiente los Recursos
Naturales, minimizando los impactos
ambientales inherentes a las actividades
desarrolladas por el Ministerio del Trabajo,
en cumplimiento de sus objetivos y
funciones.
Adquirir los bienes y servicios requeridos
por el Ministerio para cumplir con la misin
institucional, en estricta observancia de la
normativa vigente.
Gestionar las actividades para generar la
informacin financiera del Ministerio en el
marco de la normatividad vigente,
vige
de tal
manera que refleje la realidad econmica
de la entidad.
Generar e implemenntar soluciones
tecnolgicas que prov
rovean en forma
oportuna, eficiente y transparente
tra
la
informacin necesaria para
ra el cumplimiento
de los fines misionales del Ministerio del
Trabajo y formular
lar lineamientos
l
de
estndares y buenas prcticas para el
manejo de la informaacin del sector
Trabajo.
Evaluar el estado del Sistema de Control
Interno del Ministerio y su mejoramiento
continuo a travs de la realizacin de
evaluaciones, seguimientos y verificaciones
a los diferentes sistemas implementados en
el Ministerio, procesos, dependencias o
proyectos, analizando sus resultados de
acuerdo con lo observado y generando
recomendaciones, para junto con la
asesora y acompaamiento necesarios,
coadyuvar al fortalecimiento del autocontrol
como fin esencial del Sistema, e interactuar
en materia de Control Interno con los entes

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Control Interno
Disciplinario

externos que se requiera.


Determinar la responsabilidad de los
servidores pblicos, aunque se hayan
retirado del servicio, en la realizacin de
conductas disciplinariamente relevantes.

RELACIN
N DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

En la siguiente
guiente tabla evidenciamos los procesos
procesos definidos, relacionados con sus respectivos
Procedimientos del Sistema Integrado de Gestin del Ministerio del Trabajo:
PROCESO

DOCUMENTOS

OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la
Procedimiento Formulacin y formulacin y seguimiento de los
Seguimiento a planes de Planes de Gestin del Ministerio del
Gestin
Trabajo en el marco del Modelo
Integrado de Planeacin y Gestin.
Establecer
los
lineamientos
metodolgicos para la formulacin,
Procedimiento Gestin de evaluacin
previa,
registro,
Proyectos de Inversin
programacin,
ejecucin
y
seguimiento de los proyectos de
inversin.
DIRECCIONAMIENTO
Suministrar una gua de apoyo
ESTRATGICO
metodolgico y operativo para la
implementacin del Modelo integrado
de planeacin y gestin en el marco
Gua de Planes de Accin
del procedimiento de Formulacin y
seguimiento a Planes de Gestin.
Esta
gua
permite
la
operacionalizacin de los Planes de
Accin del Ministerio del Trabajo.
Suministrar una gua de apoyo
Gua de Plan Estratgico
metodolgico y operativo para la
implementacin del Modelo Integrado

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de Planeacin y Gestin en el marco


del procedimiento de formulacin y
seguimiento a planes de gestin.
Esta
gua
permite
la
operacionalizacin
del
Plan
estratgico.

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OPERACIONES

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Procedimiento Atencin de
Quejas interpuestas ante la
OIT

COOPERACIN Y
RELACIONES
INTERNACIONALES

Procedimiento Promocin de la
Cooperacin internacional

Procedimiento Negociacin de
Instrumentos Internacionales

Manual de Calidad

Procedimiento
Registros

Control

de

Procedimiento Elaboracin y
control de Documentos
ADMINISTRACIN
DEL SIG

Procedimiento Formulacin y
Seguimiento
eguimiento
a
Acciones
Correctivas, Preventivas y de
Mejora

Atender las quejas de la OIT, que se


han radicado en este organismo
internacional,
aduciendo
incumplimiento
del
estado
colombiano de las obligaciones
obliga
pactadas en el Marco de la
Organizacin
Internacional
del
Trabajo.
Fomentar y proponer lineamientos
para la cooperacin internacional del
sector laboral, fortaleciendo la
gestin as como las relaciones
internacionales del Ministerio y sus
entidades Adscritas y Vinculadas.
Gestionar y participar en
la
negociacin
de
instrumentos
internacionales, con el objetivo de
que los mismos sean acordes con las
polticas nacionales y respondan a
las necesidades y prioridades del
sector laboral.
Describir el Sistema de Calidad
proyectando el alcance, exclusiones
y referencias de los procedimientos y
la descripcin de la interaccin de los
procesos.
Establecer las actividades necesarias
para el control, administracin y
disposicin de los registros
re
del
Sistema Integrado de Gestin del
Ministerio.
Establecer los lineamientos para la
elaboracin, identificacin, revisin,
aprobacin,
divulgacin,
actualizacin,
identificacin
de
cambios, utilizacin en los puntos de
uso y retiro por obsoletos, de los
documentos del Sistema Integrado
de Gestin.
Establecer la metodologa para
formular,
implementar,
hac
hacer
seguimiento y evaluar las acciones
correctivas, preventivas y de mejora

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Procedimiento Revisin por la


Proc
Direccin al Sistema de
Calidad

Procedimiento
Riesgo

Gest
Gestin

Procedimiento
Servicio/Producto
Conforme
nforme

del

Control
No

Instructivo para diligenciar el


formato:
asig
asig-pd-02-f-01:
registro
de
acciones
correctivas, preventivas y de
mejora

Gua
para
Flujos
de
Informacin y Comunicacin

COMUNICACIN
INSTITUCIONAL

Procedimiento
interna

Comunicacin

orientadas a eliminar las causas de


las No Conformidades reales y
potenciales y a atender las
oportunidades de mejora generadas
en el marco del Sistema Integrado de
Gestin.
Establecer los lineamientos para que
la Alta Direccin revise el Sistema de
Calidad
y
as
asegurar
continuamente su conveniencia,
adecuacin, eficacia, eficiencia y
efectividad.
Definir el marco de referencia y la
metodologa para la Administracin
de Riesgos de la entidad, facilitando
el cumplimiento de sus objetivos y
las funciones propias del Ministerio
del Trabajo.
Definir
los
controles,
las
responsabilidades y autoridades
relacionadas
para
tratar
el
servicio/producto
no
conforme
identificado en el Ministerio del
Trabajo, con el fin de prevenir su uso
o entrega no intencionado.
Brindar a los funcionarios del
Ministerio
del
Trabajo
una
herramienta de orientacin, la cual
permita diligenciar el formato de
acciones correctivas,
rectivas, preventivas y
de mejora.
Determinar
los
flujos
de
comunicacin de la Entidad con el
propsito de difundir las polticas,
planes y proyectos del Ministerio, la
gestin administrativa y proyectar la
imagen de la Entidad, permitiendo
que las partes interesadas puedan
asociarse para el logro de los
objetivos institucionales.
Divulgar al interior del Ministerio la
informacin institucional y de inters,
con el propsito de mantener un

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Procedimiento Administracin
Pgina web

Procedimiento
audiovisuales

Piezas

Procedimiento Boletines de
prensa

Procedimiento Administracin
de redes sociales

Procedimiento
comunicacin

Piezas

de

Procedimiento Atencin al
Ciudadano a travs del canal
escrito

Procedimiento Atencin al
Ciudadano a travs del canal
telefnico

Procedimiento Atencin al
Ciudadano a travs del canal
virtual

canal unificado que aporte para el


fortalecimiento de la cultura
institucional.
Administrar el portal web del
Ministerio del Trabajo ofreciendo un
canal de comunicacin efectivo entre
el pblico externo y la entidad para
facilitar la prestacin de los servicios
de la misma.
Generar piezas audiovisuales
audiovis
como
soporte para la publicacin de la
informacin propia del Ministerio.
Elaborar y divulgar los boletines de
prensa del Ministerio del Trabajo.
Mantener presencia efectiva del
Ministerio del Trabajo en las redes
sociales (Facebook, Twitter, Youtube
y LinkedIn) con mensajes de inters
para la comunidad de seguidores de
las mismas.
Aprobar piezas de comunicacin
comunicaci
generadas desde las diferentes
dependencias del Ministerio con el fin
de preservar la imagen institucional,
la misin y visin de la entidad, y los
pilares institucionales.
Tramitar adecuada y oportunamente
las peticiones, quejas, reclamos,
sugerencias
y
denuncias
presentadas por los ciudadanos ante
el Ministerio del Trabajo a travs del
canal escrito.
Establecer las actividades necesarias
para orientar a los ciudadanos que
se comunican a travs de las lneas
telefnicas dispuestas
por el
Ministerio, en busca de la
informacin relacionada con la misin
del Ministerio.
Orientar de manera eficaz y eficiente
a los ciudadanos que acuden al
Ministerio del Trabajo a travs del
canal virtual, en busca de la

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Fecha: Junio 27 de 2014
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GESTIN DE
SERVICIO A LA
CIUDADANA
Procedimiento Atencin al
Ciudadano a travs del canal
presencial

Instructivo
Diligenciamiento
Matriz de Tabulacin de
Evaluaciones del Servicio
Procedimiento de Formulacin
Form
de Polticas Pblicas
FORMULACIN DE
POLTICAS
PBLICAS

IMPLEMENTACIN
DE POLTICAS
PBLICAS
SEGUIMIENTO DE
POLTICAS
PBLICAS

Instructivo para el Diseo y


Desarrollo

informacin relacionada con su


misin.
Orientar a los ciudadanos que
acuden de manera presencial, en
busca de la informacin relacionada
con su misin del Ministerio de
Trabajo.
Conocer la percepcin del ciudadano
frente a la atencin recibida en el
canal presencial. Con base en los
atributos sealados en la evaluacin
de atencin al ciudadano.
Formular, adoptar y orientar las
Polticas Pblicas en materia laboral.
Brindar a los funcionarios del
Ministerio
del
Trabajo
una
herramienta de orientacin, la cual
permita ejecutar el diseo y
desarrollo de las Polticas Pblicas
que se estn formulando.

Desarrollar las acciones de las


Procedimiento Implementacin
Polticas Pblicas formuladas en
de Polticas Pblicas
materia laboral.
Procedimiento Seguimiento de Realizar el seguimiento de las
Polticas Pblicas
Polticas Pblicas en materia laboral.
Procedimiento
Autorizacin
para la Terminacin del
Contrato de Trabajo de
trabajadoras en estado de
embarazo
Procedimiento Autorizacin de
Funcionamiento
de
las
Empresas
de
Servicios
Temporales (EST) en su
domicilio principal y sus
sucursales
en
domicilios
diferentes

Establecer las directrices para


autorizar o negar la terminacin de
un contrato laboral de una
trabajadora en estado de embarazo.

Verificar el cumplimiento de los


requisitos para autorizar o negar el
funcionamiento de las Empresas de
Servicios
ios Temporales (E.S.T) y sus
sucursales.

Procedimiento
Autorizacin Establecer las directrices con el fin
para trabajar a nios, nias o de autorizar a nios y nias menores
adolecentes
de 15 aos para desempear

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actividades remuneradas y el trabajo


de adolescentes entre 15 y 17 aos.
Procedimiento Autorizacin de
los Regmenes de Trabajo
Asociado
y
de
Compensaciones
de
las
Cooperativas
y
Pre
cooperativas
de
Trabajo
Asociado
Procedimiento
Autorizacin
para laborar Horas Extras

Procedimiento Depsito del


Acta de constitucin, Estatutos
iniciales y Primera nmina de
Junta Directiva de una nueva
Organizacin Sindical

INSPECCIN,
VIGILANCIA Y
CONTROL

Procedimiento Depsitos de
cambios de Junta directiva,
subdirectiva
o
Comit
seccional y/o de Reformas
estatutarias
de
las
Organizaciones Sindicales
Procedimiento Trmite de
Recursos en contra de los
Actos
Administrativos,
relacionados con proceso de
Inspeccin, Vigilancia y Control
Procedimiento Autorizacin de
Terminacin del Vnculo laboral
o de Trabajo Asociativo a
trabajadores con discapacidad
Procedimiento Expedicin de
Certificado a empleadores
sobre el porcentaje de

Establecer los pasos a seguir para


autorizar o no los Regmenes de
Trabajo
Asociado
ociado
y
de
Compensaciones
de
las
Cooperativas y Pre cooperativas de
Trabajo Asociado.
Establecer las directrices para
autorizar o negar una solicitud
presentada por un empleador para
laborar tiempo suplementario u horas
extras.
Establecer las directrices para
realizar de parte de servidores del
Ministerio, el depsito del acta de
constitucin, estatutos iniciales y
primera nmina de junta directiva de
las nuevas organizaciones sindicales
en el archivo y registro sindical.
Establecer las directrices para la
realizacin del depsito de las
reformas de estatutos y/o juntas
directivas, subdirectivas o comits
seccionales de las organizaciones
sindicales en el archivo
archiv y registro
sindical.
Establecer los parmetros para el
trmite de los recursos establecidos
por la Ley, ante los Actos
Acto
Administrativos promulgados por el
Ministerio del Trabajo en el proceso
de Inspeccin, Vigilancia y Control.
Autorizar la terminacin de una
vinculacin
contractual
con
trabajadores
o
trabajadores
asociados
que
presenten
discapacidad.
Establecer las directrices para la
expedicin de certificado sobre el
porcentaje de trabajadores en

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trabajadores en condiciones de condiciones de discapacidad con los


discapacidad
cuales cuenta un empleador, de
acuerdo a lo establecido en el
Artculo 24 de la Ley 361 de 1997.
Establecer las directrices para
tramitar y resolver investigaciones
administrativas laborales ya sea
iniciadas a solicitud de parte o de
oficio.
Procedimiento Investigacin Lograr un procedimiento comn y
Administrativa laboral
base para todos aquellos, que
q dentro
de los trmites y funciones asignadas
a este Ministerio, sean equivalentes
a Investigaciones Administrativas
Laborales o a procedimientos
administrativos sancionatorios.
Establecer el procedimiento a seguir
Cancelacin En Registro
para tramitar la solicitud de
Sindical Por Sentencia Judicial
cancelacin de registro sindical por
sentencia judicial.
Establecer el procedimiento a seguir
Cancelacin En Registro para tramitar la solicitud de
Sindical Por Fusin
cancelacin de registro sindical
sindica por
fusin
entre
dos
o
ms
organizaciones sindicales.
Establecer el procedimiento a seguir
para tramitar la solicitud de
Tribunales De Arbitramento
convocatoria de los tribunales de
arbitramento que diriman conflictos
colectivos laborales.
Establecer las directrices con el fin
de lograr un procedimiento comn y
base para tramitar y aprobar los
Acuerdos De Formalizacin Acuerdos de Formalizacin Laboral
Laboral
previstos en la Ley 1610 de 2013 y
en la Resolucin 321 de 2013, como
herramienta
eficaz
para
la
generacin de empleo formal con
vocacin de permanencia.
Autorizacin
Para
La Establecer las acciones a seguir con
Suspensin Temporal De el fin de autorizar o no la suspensin
Actividades Hasta Por 120 temporal de actividades de la
Das O Autorizacin Para empresa hasta por 120 das y definir

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OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 21 de 21

Despido
Colectivo
Trabajadores

De las acciones para autorizar o no el


despido colectivo de trabajadores.
Establecer
blecer el procedimiento a seguir
con el fin de determinar las funciones
Constatacin De Votaciones que deben desempear los
Establecidas En El Artculo 444 Inspectores de Trabajo que sean
Del Cdigo Sustantivo Del comisionados para constatar las
Trabajo
votaciones establecidas en el artculo
444 del Cdigo Sustantivo del
Trabajo.
Establecer las directrices para
Realizar
Visit
Visitas
Para
solicitar la realizacin de visita para
Constatacin de Ceses De
constatacin de cese de actividades.
Actividades
Generar directrices que garanticen
efectividad en el ejercicio del derecho
Procedimiento
Intervencin
a la huelga y a su vez evitar graves
Negativa A Negociar
perjuicios en los trminos del artculo
449 del CST.
Establecer las directrices para evitar
Intervencin Para Evitar El
que los trabajadores que han
Despido De Trabajadores Que
participado pacficamente en cese de
Participen Pacficamente En El
actividades sean despedidos de sus
Cese
se De Actividades
cargos.
Generar directrices que garanticen
efectividad en el ejercicio del derecho
Plan de Contingencia
a la huelga y a su vez evitar graves
perjuicios en los trminos del artculo
449 del CST.
Registro de Empresas De Alto Generar directrices para consolidar el
Riesgo
registro de las empresas calificadas
ca
como de alto riesgo.
Constancia
De
No Certificar si las empresas estn o se
Reclamaciones,
han encontrado en investigaciones
Investigaciones O Sanciones administrativas
laborales
por
Ejecutoriadas
violacin a las normas laborales.
laboral
Generar directrices para el proceso
Atencin de Consultas y
de atencin de consultas laborales
Reclamaciones
Laborales
en las territoriales del Ministerio del
Verbales
Trabajo o sitios de apoyo.
Exigibilidad Del Cumplimiento Generar directrices para exigir al
De Las Condiciones Pactadas
Pac
empleador el cumplimiento de las
En Prstamos
condiciones pactadas con el

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OPERACIONES

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Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 22 de 22

trabajador para el otorgamiento de


crditos.
Establecer las acciones a seguir con
el fin de declarar o negar la Unidad
Declaratoria De Unidad De
de Empresa entre dos o ms
Empresa
empresas objeto de la solicitud.

Paralizacin O Prohibicin
Inmediata De Trabajos O
Tareas

Clausura del Lugar de Trabajo

Levantamiento
Acreencias Laborales

Acta

Autorizacin Pago Parcial de


Cesantas Para Realizacin de
Pagos de Vivienda

Declaratoria De Iliquidez De
Declar
Empresas
De
Servicios
Temporales

Pronunciamiento

Por

Actos

Establecer las directrices necesarias


para que los Inspectores del Trabajo
y Seguridad Social puedan ordenar
la paralizacin o prohibicin
inmediata de trabajos o tareas por
inobservancia de la normativa sobre
prevencin de riesgos laborales, de
concurrir riesgo grave e inminente
para la seguridad o salud de los
trabajadores, hasta tanto se supere
la inobservancia dee la normatividad.
Establecer las directrices necesarias
para que los inspectores de trabajo
pueden imponer la sancin de cierre
del lugar de trabajo cuando existan
condiciones que pongan en peligro la
vida, la integridad y la seguridad
personal de las y los trabajadores.
Establecer las directrices necesarias
para el levantamiento de actas de
acreencias laborales que garantice
el cumplimiento de la ley 1438 de
2011.
Establecer las directrices necesarias
para autorizar o no la solicitud del
empleado al empleador del pago
parcial de la cesanta para poder
adquirir una vivienda propia.
Establecer las directrices necesarias
para expedir una resolucin en la
que conste la declaratoria de
iliquidez de las empresas de
servicios temporales por razones
diferentes a las del artculo 18 del
de
Decreto 4369 de 2006.
Establecer el procedimiento a seguir

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OPERACIONES

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Fecha: Junio 27 de 2014
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ADMINISTRACIN
DE BIENES O
SERVICIOS

Atentatorios En Contra Del para tramitar la solicitud de


Derecho De Asociacin
convocatoria de los tribunales de
arbitramento que diriman conflictos
colectivos laborales.
Generar directrices para adelantar
las acciones necesarias para la
Conminacin Preventiva A exigencia y verificacin por parte del
Empleador Para Que Coloque Ministerio
del
Trabajo
del
En Marcha Medidas De Acoso funcionamiento del Comit
Com
de
Laboral
Convivencia Laboral en entidades
pblicas y empresas privadas para
resolver las denuncias recibidas.
Generar directrices para adelantar
Depsito De Actas De las acciones necesarias para el
Negociacin En El Sector depsito de las actas resultado
r
de la
Pblico
negociacin
y
solucin
de
controversias con las organizaciones
de empleados pblicos.
Ordenar Al Empleador O Generar directrices para adelantar
Fondo Privado De Cesantas El las acciones necesarias para hacer
Pago Parcial De Cesantas cumplir la normatividad
normativi
asociada, en
Para Financiacin De Vivienda caso que el empleador o fondo
En Caso De No Ser Atendida privado de cesantas incumpla la ley
La Solicitud Del Trabajador
por no efectuar el pago parcial de las
cesantas al trabajador para vivienda.
Establecer las acciones a seguir con
Agendamiento y Ejecucin de el fin de agendar y ejecutar las
Conciliaciones Laborales
audiencias de conciliacin laboral en
el Ministerio del trabajo.
Establecer las acciones a seguir con
Autorizacin Disminucin de el fin de atender una solicitud de
Capital
disminucinn de capital presentada
por una empresa.
Constituirse en un instrumento
orientador de las actividades
relacionadas con la administracin
de bienes,
los principios y
Manual de Administracin de procedimientos aqu
aq
establecidos
Bienes
sern conocidos y aplicados
obligatoriamente por los funcionarios
del Ministerio del Trabajo, Grupo de
Recursos Fsicos, Gestin y
Administracin
de
Bienes
y

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

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Fecha: Junio 27 de 2014
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Manual de Funciones
Competencias Laborales

Procedimiento
Registro
De
Salariales
Con
Pensionales

GESTIN DEL
TALENTO HUMANO

Factores
Fines

Procedimiento
Trmite Comisiones Al Exterior

Procedimiento de Capacitacin
Institucional

Procedimiento Liquidacin de
Nomina
Funcionarios
y
Exfuncionarios

particularmente los funcionarios


responsables de las actividades del
Almacn. Cada vez que sea
necesario
ser
evaluado
y
actualizado formalmente.
Definir las funciones y competencias
compet
Laborales para los empleados
empleado de la
planta de personal del Ministerio del
Trabajo.
Emitir certificaciones de informacin
laboral y salarial vlida para pensin
en los formatos previamente
establecidos por el Ministerio de
Hacienda y Crdito Publico y por el
Ministerio de la Proteccin Social;
para funcionarios y ex funcionarios
del Ministerio
sterio del Trabajo y de las
entidades que por competencia
fueron asumidas por este Ministerio
tras la liquidacin y/o disolucin de
las mismas
Establecer las directrices para el
trmite de comisiones de servicios
servi
y/o estudios al exterior.
Desarrollar actividades de formacin
y capacitacin para los servidores de
la entidad, a travs de la generacin
de conocimientos, el desarrollo y
fortalecimiento de competencias, con
el fin de incrementar las
competencias individuales y la
capacidad tcnica de las reas
para contribuir al cumplimiento de la
misin y objetivos institucionales,
mejorando la calidad en la prestacin
del servicio a la ciudadana y el
eficaz desempeo del cargo.
Establecer las directrices y las
actividades a desarrollar, para la
elaboracin de la nmina del
personal de planta y liquidacin de
emolumentos de los exfuncionarios
del Ministerio del Trabajo.

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OPERACIONES

Versin: 2.0
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Procedimiento
Vinculacin de Personal

Instructivo
Para
La
Suscripcin, Seguimiento Y
Evaluacin De Los Acuerdos
De Gestin

Gua
Para
Evaluar
Capacitaciones

Las

Sistema De Gestin De La
Seguridad Y Salud En El
Trabajo Sg-Sst
Sg

Plan
Institucional
Capacitacin

Programa

de

de

Gestin

Establecer las directrices para el


trmite de vinculacin de personal.
Adoptar una metodologa que
permita
suscribir,
realizar
seguimiento y evaluar los Acuerdos
de Gestin entre los Gerentes
Pblicos y el Superior Jerrquico,
estableciendo los objetivos e
indicadores a cumplir en el desarrollo
de su gestin.
El propsito de la gua es orientar
como evaluar el contenido de los
cursos de capacitacin, si responden
o no a la misin y necesidades.
Construir las condiciones bsicas
que permitan disear y estructurar un
Sistema de Gestin de la Seguridad
y Salud en el Trabajo, que permita
promover, mantener y mejorar las
condiciones de salud y de trabajo en
el MINISTERIO DEL TRABAJO con
el fin de preservar un estado de
bienestar fsico,
o, mental y social de
los trabajadores, a nivel individual y
colectivo que mejore el Clima Laboral
y a su vez la productividad,
propiciando seguridad, proteccin y
atencin en el desarrollo de sus
tareas habituales.
Desarrollar
actividades
de
capacitacin para los servidores
pblicos del Ministerio del Trabajo a
travs de la generacin de
conocimientos, el desarrollo y
fortalecimiento de competencias, con
el fin de incrementar la capacidad
individual y tcnica de las reas para
contribuir al cumplimiento de la
misin y objetivos institucionales,
mejorando la calidad en la prestacin
del servicio a la ciudadana y el
eficaz desempeo del cargo.
Implementar el Programa de Gestin

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 26 de 26

GESTIN
DOCUMENTAL

Documental

Instructivo Diligenciamiento Del


Formato nico De Inventario
Documental

Procedimiento Atencin a
Conciliaciones en que es
vinculada la Entidad

GESTIN JURDICA

Procedimiento Defensa Judicial

GESTIN
AMBIENTAL

Procedimiento Valoracin
Valoraci de
Aspectos
e
Impactos
Ambientales

Plan de Atencin y Prevencin


de Emergencias Ambientales

Documental en el Ministerio del


Trabajo, resaltando la importancia
del papel de la informacin, de los
documentos y archivos de la
Administracin Pblica para el
funcionamiento del Ministerio.
Asegurar que las dependencias del
Ministerio del Trabajo determinen
que la documentacin generada se
gestione de acuerdo al Programa de
Gestin Documental.
Establecer las actividades a seguir
para la atencin de la conciliacin
extrajudicial o judicial en la que es
vinculado el Ministerio del Trabajo,
con observancia de la normativa y
jurisprudencia vigente, propendiendo
por una adecuada defensa jurdica
de la Entidad y por la adopcin de
polticas efectivas de prevencin del
dao antijurdico.
Establecer las actividades a seguir
para la atencin de los procesos
judiciales en los que interviene el
Ministerio
rio
del
Trabajo,
con
observancia de la normativa y
jurisprudencia vigente, propendiendo
por una adecuada defensa jurdica
de la Entidad y por la adopcin de
polticas efectivas de prevencin del
dao antijurdico.
Identificar
continuamente
los
aspectos ambientales significativos
de las actividades, programas,
proyectos y servicios del Ministerio
del Trabajo, as como valorar y
jerarquizar los impactos ambientales
de la entidad sobre el medio
ambiente.
Identificar, minimizar y controlar los
riesgos que pueden ocasionar una
situacin de Emergencia Ambiental,
y que afecten a personas,

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 27 de 27

instalaciones y bienes del Ministerio


del Trabajo por medio del
establecimiento de procedimientos
tendientes a la atencin de
emergencias de manera oportuna
garantizando y salvaguardando la
vida de las personas que se
encuentran en las instalaciones de la
entidad y los bienes.
Brindar
ndar informacin y argumentos
necesarios para el planteamiento de
acciones de gestin ambiental que
garanticen utilizar de manera
eficiente los Recursos Naturales,
Plan Institucional
Instituci
de Gestin
minimizando
los
impactos
Ambiental
ambientales inherentes a las
actividades
des desarrolladas por el
Ministerio
del
Trabajo,
en
cumplimiento de sus objetivos y
funciones.
Brindar a los profesionales y
funcionarios del Ministerio, una serie
de orientaciones y herramientas que
les permitan diagnosticar la situacin
Gua para la Elaboracin del ambiental actual con el fin de tomar
Diagnstico Ambiental
acciones que permita mitigar,
eliminar y/o reducir el impacto al
ambiente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 28 de 28

GESTIN DE
CONTRATACIN

Entregar un instrumento gil y


sencillo que ilustre de manera clara
el proceder de la entidad en su
actividad precontractual, contractual
Manual de Contratacin
y pos contractual, as como dar a
conocer a los participes del sistema
s
de compras y contratacin estatal la
forma en que opera la gestin
contractual.
Adquirir bienes y/o servicios
requeridos para el cumplimiento de
Procedimiento
Licitacin
las funciones del Ministerio del
Pblica
Trabajo, a travs de modalidad de
Licitacin Pblica.
Adquirir bienes y/o servicios
requeridos para el cumplimiento de
Procedimiento Concurso de
las funciones del Ministerio del
Mritos
Trabajo, a travs de modalidad de
concurso de mritos.
Procedimiento
Contratacin Directa
Celebracin De Contratos De Adquirir bienes y/o servicios
Prestacin
De
Servicios requeridos para el cumplimiento de
Profesionales Y De Apoyo A La las funciones
nciones del Ministerio del
Gestin,
Contratos
y/o Trabajo, a travs de modalidad de
Interadministrativos, Convenios contratacin directa.
De Cooperacin y/o Asociacin
y Cartas Acuerdo
Adquirir bienes y/o servicios
requeridos para el cumplimiento de
Procedimiento
Seleccin las funciones del Ministerio del
Abreviada De Menor Cuanta
Trabajo, a travs de modalidad de
Seleccin Abreviada de Menor
Cuanta.
Adquirir bienes y/o servicios
requeridos para el cumplimiento de
Procedimiento Mnima Cuanta las funciones del Ministerio del
Trabajo, a travs de modalidad de
mnima cuanta.
Entregar una herramienta a todos
aquellos funcionarios y/o contratistas
Gua del Supervisor
que ejercen labores de supervisin,
en la cual se definen los conceptos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 29 de 29

bsicos, la responsabilidad que


asumen al ejercer una supervisin y
los fundamentos legales que cobijan
el ejercicio
icio de la misma.
Establecer las actividades necesarias
Procedimiento Desagregacin
para realizar la desagregacin del
Presupuesto de gastos de
presupuesto de gastos de personal y
personal y gastos generales
gastos generales.
Establecer los pasos necesarios para
ajustar el presupuesto a nuevas
condiciones econmicas particulares
presentadas durante la ejecucin de
Procedimiento Distribuciones y
los proyectos o de los gastos de
Traslados presupuestales
funcionamiento durante la vigencia
presupuestal, de acuerdo con las
normas vigentes.
Procedimiento Expedicin del
Certificado de disponibilidad
presupuestal
Procedimiento
Expedicin
Registro presupuestal de
compromiso
GESTIN
FINANCIERA

Procedimiento de Causacin
de Obligaciones para pagos a
terceros
Procedimiento Conciliaciones
Bancarias

Procedimiento Consolidacin
Operaciones Recprocas

Procedimiento
rocedimiento Seguimiento y
Control Contable
Procedimiento Contable
Demandas y Litigios

de

Establecer las actividades necesarias


para la expedicin del certificado de
disponibilidad presupuestal.
Establecer las actividades necesarias
para la expedicin del registro
presupuestal de compromiso.
Realizar la causacin contable y
el control de la ejecucin de
pagos
de
las obligaciones
contradas por la entidad.
Establecer los parmetros generales
para la elaboracin de las
conciliaciones bancarias.
Establecer las actividades para el
control sobre las transacciones entre
el Ministerio del Trabajo con otras
entidades estatales y las realizadas
por los fondos especiales escritos
al Ministerio.
Realizar seguimiento y control
contable
a
las
Direcciones
Territoriales
Establecer las generalidades para
el registro contable y el control de
los valores de las demandas a
favor y en contra del Ministerio

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 30 de 30

Procedimiento Contable para


Registros de Bienes muebles

Procedimiento Contabilizacin
Fondos Especiales

Procedimiento
Programa Anual De Caja - Pac

Procedimiento
Archivo Ordenes De Pago

Procedimiento Pago
Compromisos Adquiridos

Procedimiento
Preparacin, Consolidacin Y
Presentacin Del Anteproyecto
De Presupuesto
Procedimiento Administracin
del Sistema Integrado de
Informacin

GESTIN DE
TECNOLOGAS DE
LA INFORMACIN Y
COMUNICACIN

Procedimiento Estructuracin y
Gerencia de proyectos TIC

Procedimiento
Supervisin
Contratos Fondos - TIC

establecer los parmetros para la


realizacin del control contable de las
entradas y salidas de los bienes
muebles en bodega del Ministerio.
Establecer las directrices para el
registro y consolidacin de los
estados financieros
de fondos
especiales del Ministerio.
Establecer las actividades para
asegurar
ar la disponibilidad de
recursos para cumplir con el pago
oportuno de los compromisos
adquiridos por la Entidad
Conservar la memoria de los
soportes anexos a las rdenes de
pago.
Realizar los pagos de los
compromisos
y
obligaciones
adquiridas, de acuerdo a las
normatividad vigente y a los
lineamientos establecidos por el
Ministerio de Trabajo.
Establecer las actividades para
preparar, consolidar y presentar
presenta el
anteproyecto de presupuesto de la
entidad
Establecer la metodologa para la
administracin de los subsistemas
que se van a obtener con el Sistema
Integrado de Informacin.
Estructurar y supervisar proyectos de
tecnologa para optimizar los
procesos estratgicos, misionales, de
soporte y apoyo del Ministerio del
Trabajo.
Realizar
la
Supervisin
Tecnolgica a los Contratos de
Auditoria e Inteerventora del
Fondo de Pensi
siones Pblicas
(FPP-FOPEP), Colombia
Col
Mayor
(Subsistencia y Solidaridad)
So
y al
Fondo de Riesgoss Laborales (FRL
FIDUPREVISORA
A).

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 31 de 31

Instructivo Para El Envo De


Informes Trimestrales Del
Tramite En Lnea

Procedimiento de Auditoras
Internas Sistema de Gestin de
Calidad

EVALUACIN
INDEPENDIENTE

CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO

Procedimiento Elaboracin y
Seguimiento del Programa de
actividades

El presente documento fue elaborado


con el fin de dar apoyo a los usuarios
del Trmite en Lnea Empresas de
Servicios Temporales, en el envo
de informes trimestrales al Ministerio
del Trabajo, proporcionando una
descripcin detallada de los pasos a
seguir para realizar dicha actividad.
Planear, coordinar y documentar las
auditoras internas del Sistema de
Gestin de la Calidad del Ministerio
del Trabajo, con el fin de determinar
si dicho sistema se encuentra
conforme con las disposiciones y
requisitos
de
la
norma
NTCGP1000:2009 y dems normas a
las cuales el Ministerio se vincule.
Definir las actividades a desarrollar
durante la vigencia, con el fin de
garantizar el cumplimiento de las
actividades
de
Evaluacin
Independiente asignadas a las
Oficinas de Control Interno, as como
realizar su seguimiento peridico
para verificar su avance y
cumplimiento.

Definir
la
metodologa
para
desarrollar evaluaciones a procesos,
Procedimiento Realizacin de dependencias, proyectos o aspectos
Evaluaciones al Control Interno puntuales del Ministerio del Trabajo,
con el fin de determinar el estado de
su Sistema de Control Interno.
Determinar la responsabilidad de los
servidores pblicos dentro del
Procedimiento
Disciplinario Ministerio del Trabajo, aunque se
Ordinario de Primera Instancia hayan retirado del servicio, en la
realizacin
de
conductas
disciplinariamente relevantes.
Determinar la responsabilidad de los
Procedimiento
Disciplinario funcionarios del Ministerio del
Verbal
Trabajo, aunque se hayan retirado
del servicio, en la realizacin de una

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 32 de 32

conducta disciplinable y en las


circunstancias dadas por el artculo
175 del C.U.D.
6

FLUJOS DE OPERACIN

Los flujos que se encuentran a continuacin, describen el paso a paso de la operacin de los
procesos misionales del Ministerio del trabajo, relacionado con su respectivo
respectivo responsable y
documento

6.1 Proceso de Formulacin de Polticas Pblicas


Operacin

INICIO

Definir metodologa

Diagnstico y Anlisis
situacional

Definir Visin

Ejecutar escenarios
potenciales

Definir ejes,
estrategias y
modelos

Descripcin

Responsable

Documentos

Definir la metodologa: instrumentos,


Metodologa para
alcance, actores, escenarios y Viceministros / reas
el diseo de las
validacin para construir la poltica o grupos de trabajo
polticas pblicas
pblica en materia laboral.
Elaborar el diagnstico y el anlisis Viceministros / reas
situacional.
o grupos de trabajo

Definir la visin de la Poltica Pblica.

Documento
Viceministros / reas diagnstico
anlisis
o grupos de trabajo
situacional

Ejecutar los escenarios potenciales


para visualizar los efectos de la Grupo de trabajo
puesta en marcha de la poltica

de
y

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 33 de 33

Operacin

Descripcin

Responsable

Documentos

pblica.

Definir los ejes de accin, lneas Viceministros / reas


estratgicas y modelos de gestin.
o grupos de trabajo
Establecer
mecanismos
seguimiento y medicin.

de reas o grupos de
trabajo

Consolidar, redactar y validar el reas o grupos de Documento


documento final de la Poltica Pblica. trabajo
poltica

Adoptar y registrar la poltica pblica.

Ministro
Viceministross

de

Acto
/ administrativo de
adopcin de la
poltica pblica

Informe
Evaluar y analizar los indicadores del reas o grupos de
gestin
proceso.
trabajo
proceso

de
del

Informe
de
ejecucin
y
Elaborar e implementar las acciones Viceministros / reas
evaluacin del
preventivas, correctivas y de mejora. o grupos de trabajo
Plan
de
mejoramiento

6.2 Proceso de Implementacin de Polticas Pblicas


Operacin

INICIO

Diseas
convocatorias

Definir metodologa

Descripcin

Responsable

Documentos

Disear las convocatorias para Viceministros / reas,


Registros
de
acuerdos con actores polticos, grupos o asesores de
convocatorias
trabajo
econmicos y sociales.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 34 de 34

Operacin

Descripcin

Responsable

Documentos

Definir la metodologa y la realizacin


Viceministros / reas,
de planes, programas, proyectos en
grupos o asesores de
materia
laboral
para
la
trabajo
implementacin de la poltica pblica.

Plan
de
implementacin y
metodologa
Planes,
programas y/o
proyectos

Elaboracin
intencin.

Acuerdo
intencin

de

un

acuerdo

Divulgacin de la poltica pblica.

de

Ministro/ Viceministros

de

Viceministros / reas, Publicacin


y
grupos o asesores de comunicacin de
trabajo
la poltica publica

Ejecutar la metodologa y puesta en


Viceministros / reas, Reporte
marcha de los planes, programas,
grupos o asesores de ejecucin
proyectos en materia laboral para la
trabajo
seguimiento
implementacin de la poltica pblica.
Asistir y asesorar a los diferentes Viceministros / reas,
Registro
actores polticos, econmicos y grupos o asesores de
asistencia
sociales.
trabajo
Realizar seguimiento a los acuerdos y
reas,
pactos de intencin e implementacin
trabajo
de los planes, programas y proyectos.
Evaluar y analizar los indicadores del reas,
proceso.
trabajo

de
y

de

grupos

de Seguimiento
los planes

grupos

de

Informe
gestin
proceso

de
de

Informe
de
Elaborar e implementar las acciones
ejecucin
y
Viceministros / reas
preventivas, correctivas y de mejora
evaluacin del
o grupos de trabajo
Plan
de
necesarias.
mantenimiento.

6.3 Proceso Seguimiento de Polticas Pblicas


Operacin

Descripcin

Responsable

Documentos

Cdigo: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 35 de 35

Operacin

INICIO

Definir metodologa
y plan

Aplicar herramientas
de seguimiento y
evaluacin

Descripcin

Responsable

Documentos

Metodologa
y
Definir la metodologa y el plan para el
plan
de
seguimiento y evaluacin de las reas y grupos de
seguimiento
y
Polticas Pblicas y de sus planes, trabajo
evaluacin de las
programas y proyectos.
polticas publicas
Aplicar
las
herramientas
de
Informes
de
seguimiento
de
la
seguimiento y evaluacin de las
implementacin
polticas pblicas formuladas e reas y grupos de
de las polticas
implementadas del sector Trabajo trabajo
pblicas, planes
segn la metodologa y el plan
programas
y
establecido.
proyectos.
Evaluaciones de
Difundir los resultados de la reas y grupos de impacto de la
evaluacin y seguimiento.
trabajo
Poltica Pblica.

Difundir resultados

Evaluar los objetivos de la poltica.


Evaluar Objetivos

Evaluar y analizar
Indicadores

Evaluar y Hacer
Seguimiento

Auditorias

Acciones correctivas,
preventivas
y
de
mejora

FIN

reas y grupos de
trabajo

Informes
de
seguimiento
de
la
Evaluar y Analizar el resultado de los reas y grupos de
implementacin
indicadores de gestin del proceso.
trabajo
de las polticas
pblicas, planes
programas
y
Evaluar y hacer seguimiento de reas y grupos de proyectos.
Evaluaciones de
impacto.
trabajo
impacto de la
Poltica Pblica.
Grupos de trabajo/
Control interno/entes
Auditoria interna y externa.
de control

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 36 de 36

Operacin

Descripcin

Responsable

Documentos

Elaborar e implementar las acciones Viceministros / reas


Planes
de
preventivas, correctivas y de mejora o grupos de trabajo/
mejoramiento
necesarias.
Jefe de planeacin

6.4 Proceso de Inspeccin,


Inspeccin Vigilancia y Control
Operacin

Descripcin

Responsable

Planear estudio y
anlisis

Viceministro
de
Planear el estudio y anlisis de la
Relaciones laborales e
normatividad
relacionada
con
inspeccin/ Direccin
prevencin, inspeccin, vigilancia y
y Subdirecciones de
control de trabajo.
IVC

Disear estrategias, y
lineamientos

Disear las estrategias y lineamientos Direccin


y
de prevencin, inspeccin, vigilancia y Subdirecciones de IVC
control del trabajo.
/ grupos de trabajo

INICIO

Establecer
lineamientos para
territoriales

Desarrollar e
Implementar

Coordinar y
Participar

Realizar inspeccin,
vigilancia y control

Asistencia tcnica

Establecer lineamientos y directrices


para orientar a las Direcciones
Territoriales en la aplicacin de las
estrategias de prevencin, inspeccin,
vigilancia y control.

Viceministro
de
Relaciones laborales e
inspeccin/ Direccin
y Subdirecciones de
IVC/ grupos de trabajo

Direccin
y
Desarrollar e implementar las
Subdirecciones
de
estrategias de prevencin, inspeccin,
IVC/ grupos de trabajo
vigilancia y control del trabajo.
/Directores territoriales
Coordinar y participar con los
organismos del orden departamental,
municipal y regional en la adopcin de
planes, programas y proyectos
relacionados
con
prevencin,
inspeccin, vigilancia y control del
trabajo.

Direccin
y
Subdirecciones
de
IVC/ grupos de trabajo
/Directores territoriales

Documentos

Cdigo: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 37 de 37

Operacin

Descripcin

Responsable

Realizar los trmites y servicios de


inspeccin, vigilancia y control que
por competencia le corresponde
desarrollar dentro de su jurisdiccin.

Direccin
y
Subdirecciones
de
IVC/ grupos de trabajo
/Directores territoriales

Documentos

Realizar asistencia tcnica al nivel Direccin


y
territorial.
Subdirecciones de IVC

Analizar y Evaluar

Acciones correctivas,
preventivas
y
de
mejora

FIN

Informe
de
gestin
de
Director de inspeccin
proceso
y/o
Analizar indicadores de gestin y
Grupos de trabajo/
evaluacin
y
evaluar informe de auditora
Directores territoriales
seguimiento del
indicador

Director de inspeccin
Elaborar e implementar las acciones
Planes
de
Grupos de trabajo/
preventivas, correctivas y de mejora.
mejoramiento
Directores territoriales

POLTICAS
TICAS OPERACIONALES

Son un elemento de Control, las cuales buscan dar guas sobre el que hacer de la Entidad,
E
de
aplicabilidad general o particular, de acuerdo a su naturaleza y caractersticas de cada uno de
los procesos que desarrolla en el Ministerio del Trabajo y los productos o servicios que se
generan.
Cada proceso tiene diferentes lineamientos para la operacin del mismo, para
ara el Ministerio del
Trabajo, las Polticas de Operacin estn dadas por leyes, decretos, resoluciones, circulares,
circulares
polticas de proceso, entre otras,
otras que forjan una orientacin general,, para Guiar la Operacin y
la ejecucin de las Tareas de la Entidad y el Proceso.
P
Se resalta la existencia de Polticas Externas la cuales impactan directamente a los Procesos del
Ministerio del Trabajo, estableciendo lineamientos y paramentos para la ejecucin de las
Actividades y Operaciones del Proceso. Estas tambin estn dadas
dadas por normatividad legal
emitida por las diferentes Entidades relacionadas con el Ministerio.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Pgina 38 de 38

INDICADORES

Cada uno de los procesos definidos en el Sistema Integrado de Gestin, posee una hoja de vida
del indicador, dicha documento da los siguientes lineamientos:

Proceso
Responsable
Descripcin del indicador
Frmula de clculo
Unidad de medida
Tipo de indicador
Variables Fuentes de informacin
Responsables de la medicin y anlisis
Tendencia del indicador
Frecuencia de medicin
Meta
Rangos de evaluacin

Nota: Dichas hojas de vida son definidas para cada uno de los indicadores identificados en los
procesos del Sistema Integrado de Gestin.
Gestin
9

NORMOGRAMA

El Normograma del Ministerio del Trabajo


Tra
queda estipulado dentro dell proceso Gestin Jurdica,
en el cual se recopila la base normativa que permite fundamentar
fundamentar el funcionamiento de la
Entidad y los procesos.
10 MAPAS DE RIESGOS

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PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
OPERACIONES

Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
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Los riesgos identificados dentro del Ministerio del Trabajo, se encuentran consolidados
con
en el
Mapa de Riesgos, el cual contiene la zona de riesgo (Extrema, Alta, Moderada y Baja) en la cual
se encuentran los riesgos identificados por cada uno de los procesos, con su respectivo
hipervnculo riesgo del Proceso.
El Mapa de Riesgos con suss respectivos riesgos de proceso, se encuentran publicados dentro
del proceso de Administracin del SIG.
11 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
El Ministerio cuenta con un Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los
empleados que conforman la planta de personal del Ministerio del Trabajo,, en el cual para cada
cargo se encuentra definido el perfil de acuerdo con la normatividad vigente, con los lineamientos
y polticas de administracin
in de personal del Sector Pblico.
12 MANUAL DEL SIG
El Ministerio del Trabajo ha definido el Manual SIG, el cual describe el Sistema Integrado de
Gestin SIG- proyectando el alcance, exclusiones y referencias de los procedimientos y la
descripcin de la interaccin de los procesos,
procesos el cual se encuentra en el proceso de
Administracin del SIG.
13 Anexos.