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Versin: 2.0
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ........................................
................................
ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
1
1.1
1.2
VISIN................................
................................................................................................................................
............................................................. 5
1.3
MISIN ................................................................................................................................
................................
............................................................ 6
1.4
1.5
1.6
3.1
3.2
TIPOS DE PROCESOS................................................................................................................................
................................
................................... 9
RELACIN DE
E TIPOS DE PROCESOS Y PROCESOS .......................................
................................
10
6.1
6.2
6.3
6.4
POLTICAS OPERACIONALES
OPERACIONA
................................................................
..................................... 37
INDICADORES ......................................................................................
................................
...................... 38
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NORMOGRAMA .........................................................................................
................................
......................... 38
10
11
12
13
ANEXOS ................................................................................................
................................
................................ 39
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INTRODUCCIN
Los procesos, procedimientos y operaciones de gestin, conforman uno de los elementos
importantes del Sistema Integrado de Gestin, por esta razn es fundamental que exista un
documento que sirva como mecanismo de consulta.
Debido a esto, se ha elaborado el Manual de procedimientos
p
y operaciones del Ministerio del
Trabajo, con el fin de ser una herramienta que garantice la organizacin y desarrollo
desar
eficiente de
la gestin, el cumplimiento de los requisitos y operaciones de la Entidad.
Este documento se presenta como un complemento Manual de calidad y da como referencia la
Documentacin implementada en el Sistema Integrado de Gestin y la descripcin
de
de las
operaciones crticas del tipo proceso misional del Ministerio.
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DESCRIPCIN
N GENERAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO
1.2 VISIN
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Para 2014 el sector del trabajo contar con resultados de cumplimiento de metas y compromisos
consignados en el Plan Nacional de Desarrollo, en materia de generacin de empleo estable,
formalizacin laboral, proteccin a los desempleados, formacin de los trabajadores, y con un
sistema pensional sostenible, universal y equitativo.
1.3 MISIN
Formular, adoptar y orientar la poltica pblica en materia laboral que contribuya a mejorar la
calidad de vida de los colombianos, para garantizar el derecho al trabajo decente, mediante la
identificacin e implementacin de estrategias de generacin y formalizacin del empleo;
respeto a los derechos fundamentales del trabajo y la promocin del dilogo social y el
aseguramiento para la vejez.
1.4 POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
GESTI
El Ministerio del Trabajo se compromete con la satisfaccin de la poblacin econmicamente
activa y de sus dems grupos de inters, en cumplimiento de la normatividad vigente y de sus
objetivos
os institucionales y sectoriales en materia de trabajo y empleo, a garantizar el derecho al
trabajo digno y decente; soportado en un talento humano desarrollado integralmente, una
gestin basada en herramientas de control y evaluacin, servicios eficientes,
eficientes efectivos y
transparentes, la mejora continua de sus procesos y la reduccin de los impactos ambientales
propios de sus actividades.
1.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
GESTI
1. Aumentar los niveles de satisfaccin de los ciudadanos (clientes).
2. Fortalecer el desempeo de los procesos establecidos en el Ministerio del Trabajo.
3. Garantizar la disponibilidad y el uso eficiente de los recursos financieros y el desarrollo
integral del talento humano.
autocontrol, autogestin, autorregulacin y de
4. Fortalecer la aplicacin de mecanismos de autocontrol,
evaluacin para garantizar la mejora continua.
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CDIGO DE TICA
El cdigo de tica del Ministerio del Trabajo es el documento de referencia para gestionar
gestiona la tica
del da a da de la Entidad.
ntidad. Este est conformado por los principios,
principios valores y directrices que
todo Servidor Pblico de la Entidad
ntidad debe observar en el ejercicio de su funcin administrativa en
cuanto a su comportamiento, relaciones deseadas, respuestas ticas a sus obligaciones con sus
pblicos internos
ternos y externos, entre otros.
o
3
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Los procesos estratgicos son los encargados de establecer los lineamientos para coordinar y
aplicar de manera eficiente,
eficiente eficaz y efectiva la funcin administrativa delegada por la
constitucin, la ley y sus reglamentos.
reglamentos
PROCESOS MISIONALES
Los procesos misionaless son los directamente involucrados en la operacin y la razn de ser del
Ministerio del Trabajo.
PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo son los que ayudan a soportar la ejecucin de las actividades de los
procesos misionales, estratgicos
estratg
y de evaluacin y control.
PROCESOS DE EVALUACIN
EVALUACI Y CONTROL
Los procesos de evaluacin y control nos ayudan a evaluar el desempeo y operacin
op
de los
procesos de la Entidad.
4
En la siguiente
guiente tabla evidenciamos los tipos de Procesos definidos, relacionados con sus
respectivos Procesos del Sistema Integrado de Gestin del Ministerio del Trabajo:
TIPO DE
PROCESO
PROCESO
Direccionamiento
Estratgico
ESTRATGICO
Cooperacin y Relaciones
Internacionales
OBJETIVO
Definir las lneas orientadoras generales y
la estructura de operacin del Ministerio del
Trabajo, con el fin de garantizar el
cumplimiento de la misin institucional.
Gestionar y promover los programas y
proyectos de cooperacin internacional y el
cumplimiento de los compromisos
internacionales en materia laboral a fin de
fortalecer la gestin del Ministerio y del
Sector Administrativo del Trabajo.
Establecer, implementar y mantener el
Sistema Integrado de Gestin del Ministerio
del Trabajo, como un conjunto articulado de
herramientas de gestin, para el logro de
los objetivos institucionales y el
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Comunicacin Institucional
Gestin de Servicio a la
Ciudadana
MISIONALES
Formulacin de Polticas
Pblicas
blicas
Implementacin de
Polticas Pblicas
P
Seguimiento de Polticas
Pblicas
blicas
Inspeccin
in, Vigilancia y
Control
Administracin de Bienes o
Servicios
APOYO
Gestin Documental
Gestin Jurdica
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Gestin Ambiental
Gestin de Contratacin
Gestin Financiera
Gestin Tecnologas de la
Informacin y
Comunicacin
EVALUACIN Y
CONTROL
Evaluacin Independiente
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Control Interno
Disciplinario
RELACIN
N DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
En la siguiente
guiente tabla evidenciamos los procesos
procesos definidos, relacionados con sus respectivos
Procedimientos del Sistema Integrado de Gestin del Ministerio del Trabajo:
PROCESO
DOCUMENTOS
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la
Procedimiento Formulacin y formulacin y seguimiento de los
Seguimiento a planes de Planes de Gestin del Ministerio del
Gestin
Trabajo en el marco del Modelo
Integrado de Planeacin y Gestin.
Establecer
los
lineamientos
metodolgicos para la formulacin,
Procedimiento Gestin de evaluacin
previa,
registro,
Proyectos de Inversin
programacin,
ejecucin
y
seguimiento de los proyectos de
inversin.
DIRECCIONAMIENTO
Suministrar una gua de apoyo
ESTRATGICO
metodolgico y operativo para la
implementacin del Modelo integrado
de planeacin y gestin en el marco
Gua de Planes de Accin
del procedimiento de Formulacin y
seguimiento a Planes de Gestin.
Esta
gua
permite
la
operacionalizacin de los Planes de
Accin del Ministerio del Trabajo.
Suministrar una gua de apoyo
Gua de Plan Estratgico
metodolgico y operativo para la
implementacin del Modelo Integrado
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Procedimiento Atencin de
Quejas interpuestas ante la
OIT
COOPERACIN Y
RELACIONES
INTERNACIONALES
Procedimiento Promocin de la
Cooperacin internacional
Procedimiento Negociacin de
Instrumentos Internacionales
Manual de Calidad
Procedimiento
Registros
Control
de
Procedimiento Elaboracin y
control de Documentos
ADMINISTRACIN
DEL SIG
Procedimiento Formulacin y
Seguimiento
eguimiento
a
Acciones
Correctivas, Preventivas y de
Mejora
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Procedimiento
Riesgo
Gest
Gestin
Procedimiento
Servicio/Producto
Conforme
nforme
del
Control
No
Gua
para
Flujos
de
Informacin y Comunicacin
COMUNICACIN
INSTITUCIONAL
Procedimiento
interna
Comunicacin
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Procedimiento Administracin
Pgina web
Procedimiento
audiovisuales
Piezas
Procedimiento Boletines de
prensa
Procedimiento Administracin
de redes sociales
Procedimiento
comunicacin
Piezas
de
Procedimiento Atencin al
Ciudadano a travs del canal
escrito
Procedimiento Atencin al
Ciudadano a travs del canal
telefnico
Procedimiento Atencin al
Ciudadano a travs del canal
virtual
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GESTIN DE
SERVICIO A LA
CIUDADANA
Procedimiento Atencin al
Ciudadano a travs del canal
presencial
Instructivo
Diligenciamiento
Matriz de Tabulacin de
Evaluaciones del Servicio
Procedimiento de Formulacin
Form
de Polticas Pblicas
FORMULACIN DE
POLTICAS
PBLICAS
IMPLEMENTACIN
DE POLTICAS
PBLICAS
SEGUIMIENTO DE
POLTICAS
PBLICAS
Procedimiento
Autorizacin Establecer las directrices con el fin
para trabajar a nios, nias o de autorizar a nios y nias menores
adolecentes
de 15 aos para desempear
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INSPECCIN,
VIGILANCIA Y
CONTROL
Procedimiento Depsitos de
cambios de Junta directiva,
subdirectiva
o
Comit
seccional y/o de Reformas
estatutarias
de
las
Organizaciones Sindicales
Procedimiento Trmite de
Recursos en contra de los
Actos
Administrativos,
relacionados con proceso de
Inspeccin, Vigilancia y Control
Procedimiento Autorizacin de
Terminacin del Vnculo laboral
o de Trabajo Asociativo a
trabajadores con discapacidad
Procedimiento Expedicin de
Certificado a empleadores
sobre el porcentaje de
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Despido
Colectivo
Trabajadores
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Paralizacin O Prohibicin
Inmediata De Trabajos O
Tareas
Levantamiento
Acreencias Laborales
Acta
Declaratoria De Iliquidez De
Declar
Empresas
De
Servicios
Temporales
Pronunciamiento
Por
Actos
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ADMINISTRACIN
DE BIENES O
SERVICIOS
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Manual de Funciones
Competencias Laborales
Procedimiento
Registro
De
Salariales
Con
Pensionales
GESTIN DEL
TALENTO HUMANO
Factores
Fines
Procedimiento
Trmite Comisiones Al Exterior
Procedimiento de Capacitacin
Institucional
Procedimiento Liquidacin de
Nomina
Funcionarios
y
Exfuncionarios
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Procedimiento
Vinculacin de Personal
Instructivo
Para
La
Suscripcin, Seguimiento Y
Evaluacin De Los Acuerdos
De Gestin
Gua
Para
Evaluar
Capacitaciones
Las
Sistema De Gestin De La
Seguridad Y Salud En El
Trabajo Sg-Sst
Sg
Plan
Institucional
Capacitacin
Programa
de
de
Gestin
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GESTIN
DOCUMENTAL
Documental
Procedimiento Atencin a
Conciliaciones en que es
vinculada la Entidad
GESTIN JURDICA
GESTIN
AMBIENTAL
Procedimiento Valoracin
Valoraci de
Aspectos
e
Impactos
Ambientales
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GESTIN DE
CONTRATACIN
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Procedimiento de Causacin
de Obligaciones para pagos a
terceros
Procedimiento Conciliaciones
Bancarias
Procedimiento Consolidacin
Operaciones Recprocas
Procedimiento
rocedimiento Seguimiento y
Control Contable
Procedimiento Contable
Demandas y Litigios
de
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Procedimiento Contabilizacin
Fondos Especiales
Procedimiento
Programa Anual De Caja - Pac
Procedimiento
Archivo Ordenes De Pago
Procedimiento Pago
Compromisos Adquiridos
Procedimiento
Preparacin, Consolidacin Y
Presentacin Del Anteproyecto
De Presupuesto
Procedimiento Administracin
del Sistema Integrado de
Informacin
GESTIN DE
TECNOLOGAS DE
LA INFORMACIN Y
COMUNICACIN
Procedimiento Estructuracin y
Gerencia de proyectos TIC
Procedimiento
Supervisin
Contratos Fondos - TIC
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Procedimiento de Auditoras
Internas Sistema de Gestin de
Calidad
EVALUACIN
INDEPENDIENTE
CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
Procedimiento Elaboracin y
Seguimiento del Programa de
actividades
Definir
la
metodologa
para
desarrollar evaluaciones a procesos,
Procedimiento Realizacin de dependencias, proyectos o aspectos
Evaluaciones al Control Interno puntuales del Ministerio del Trabajo,
con el fin de determinar el estado de
su Sistema de Control Interno.
Determinar la responsabilidad de los
servidores pblicos dentro del
Procedimiento
Disciplinario Ministerio del Trabajo, aunque se
Ordinario de Primera Instancia hayan retirado del servicio, en la
realizacin
de
conductas
disciplinariamente relevantes.
Determinar la responsabilidad de los
Procedimiento
Disciplinario funcionarios del Ministerio del
Verbal
Trabajo, aunque se hayan retirado
del servicio, en la realizacin de una
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FLUJOS DE OPERACIN
Los flujos que se encuentran a continuacin, describen el paso a paso de la operacin de los
procesos misionales del Ministerio del trabajo, relacionado con su respectivo
respectivo responsable y
documento
INICIO
Definir metodologa
Diagnstico y Anlisis
situacional
Definir Visin
Ejecutar escenarios
potenciales
Definir ejes,
estrategias y
modelos
Descripcin
Responsable
Documentos
Documento
Viceministros / reas diagnstico
anlisis
o grupos de trabajo
situacional
de
y
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Operacin
Descripcin
Responsable
Documentos
pblica.
de reas o grupos de
trabajo
Ministro
Viceministross
de
Acto
/ administrativo de
adopcin de la
poltica pblica
Informe
Evaluar y analizar los indicadores del reas o grupos de
gestin
proceso.
trabajo
proceso
de
del
Informe
de
ejecucin
y
Elaborar e implementar las acciones Viceministros / reas
evaluacin del
preventivas, correctivas y de mejora. o grupos de trabajo
Plan
de
mejoramiento
INICIO
Diseas
convocatorias
Definir metodologa
Descripcin
Responsable
Documentos
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Fecha: Junio 27 de 2014
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Operacin
Descripcin
Responsable
Documentos
Plan
de
implementacin y
metodologa
Planes,
programas y/o
proyectos
Elaboracin
intencin.
Acuerdo
intencin
de
un
acuerdo
de
Ministro/ Viceministros
de
de
y
de
grupos
de Seguimiento
los planes
grupos
de
Informe
gestin
proceso
de
de
Informe
de
Elaborar e implementar las acciones
ejecucin
y
Viceministros / reas
preventivas, correctivas y de mejora
evaluacin del
o grupos de trabajo
Plan
de
necesarias.
mantenimiento.
Descripcin
Responsable
Documentos
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Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
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Operacin
INICIO
Definir metodologa
y plan
Aplicar herramientas
de seguimiento y
evaluacin
Descripcin
Responsable
Documentos
Metodologa
y
Definir la metodologa y el plan para el
plan
de
seguimiento y evaluacin de las reas y grupos de
seguimiento
y
Polticas Pblicas y de sus planes, trabajo
evaluacin de las
programas y proyectos.
polticas publicas
Aplicar
las
herramientas
de
Informes
de
seguimiento
de
la
seguimiento y evaluacin de las
implementacin
polticas pblicas formuladas e reas y grupos de
de las polticas
implementadas del sector Trabajo trabajo
pblicas, planes
segn la metodologa y el plan
programas
y
establecido.
proyectos.
Evaluaciones de
Difundir los resultados de la reas y grupos de impacto de la
evaluacin y seguimiento.
trabajo
Poltica Pblica.
Difundir resultados
Evaluar y analizar
Indicadores
Evaluar y Hacer
Seguimiento
Auditorias
Acciones correctivas,
preventivas
y
de
mejora
FIN
reas y grupos de
trabajo
Informes
de
seguimiento
de
la
Evaluar y Analizar el resultado de los reas y grupos de
implementacin
indicadores de gestin del proceso.
trabajo
de las polticas
pblicas, planes
programas
y
Evaluar y hacer seguimiento de reas y grupos de proyectos.
Evaluaciones de
impacto.
trabajo
impacto de la
Poltica Pblica.
Grupos de trabajo/
Control interno/entes
Auditoria interna y externa.
de control
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Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
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Operacin
Descripcin
Responsable
Documentos
Descripcin
Responsable
Planear estudio y
anlisis
Viceministro
de
Planear el estudio y anlisis de la
Relaciones laborales e
normatividad
relacionada
con
inspeccin/ Direccin
prevencin, inspeccin, vigilancia y
y Subdirecciones de
control de trabajo.
IVC
Disear estrategias, y
lineamientos
INICIO
Establecer
lineamientos para
territoriales
Desarrollar e
Implementar
Coordinar y
Participar
Realizar inspeccin,
vigilancia y control
Asistencia tcnica
Viceministro
de
Relaciones laborales e
inspeccin/ Direccin
y Subdirecciones de
IVC/ grupos de trabajo
Direccin
y
Desarrollar e implementar las
Subdirecciones
de
estrategias de prevencin, inspeccin,
IVC/ grupos de trabajo
vigilancia y control del trabajo.
/Directores territoriales
Coordinar y participar con los
organismos del orden departamental,
municipal y regional en la adopcin de
planes, programas y proyectos
relacionados
con
prevencin,
inspeccin, vigilancia y control del
trabajo.
Direccin
y
Subdirecciones
de
IVC/ grupos de trabajo
/Directores territoriales
Documentos
Cdigo: ASIG-M-02
Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
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Operacin
Descripcin
Responsable
Direccin
y
Subdirecciones
de
IVC/ grupos de trabajo
/Directores territoriales
Documentos
Analizar y Evaluar
Acciones correctivas,
preventivas
y
de
mejora
FIN
Informe
de
gestin
de
Director de inspeccin
proceso
y/o
Analizar indicadores de gestin y
Grupos de trabajo/
evaluacin
y
evaluar informe de auditora
Directores territoriales
seguimiento del
indicador
Director de inspeccin
Elaborar e implementar las acciones
Planes
de
Grupos de trabajo/
preventivas, correctivas y de mejora.
mejoramiento
Directores territoriales
POLTICAS
TICAS OPERACIONALES
Son un elemento de Control, las cuales buscan dar guas sobre el que hacer de la Entidad,
E
de
aplicabilidad general o particular, de acuerdo a su naturaleza y caractersticas de cada uno de
los procesos que desarrolla en el Ministerio del Trabajo y los productos o servicios que se
generan.
Cada proceso tiene diferentes lineamientos para la operacin del mismo, para
ara el Ministerio del
Trabajo, las Polticas de Operacin estn dadas por leyes, decretos, resoluciones, circulares,
circulares
polticas de proceso, entre otras,
otras que forjan una orientacin general,, para Guiar la Operacin y
la ejecucin de las Tareas de la Entidad y el Proceso.
P
Se resalta la existencia de Polticas Externas la cuales impactan directamente a los Procesos del
Ministerio del Trabajo, estableciendo lineamientos y paramentos para la ejecucin de las
Actividades y Operaciones del Proceso. Estas tambin estn dadas
dadas por normatividad legal
emitida por las diferentes Entidades relacionadas con el Ministerio.
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Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
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INDICADORES
Cada uno de los procesos definidos en el Sistema Integrado de Gestin, posee una hoja de vida
del indicador, dicha documento da los siguientes lineamientos:
Proceso
Responsable
Descripcin del indicador
Frmula de clculo
Unidad de medida
Tipo de indicador
Variables Fuentes de informacin
Responsables de la medicin y anlisis
Tendencia del indicador
Frecuencia de medicin
Meta
Rangos de evaluacin
Nota: Dichas hojas de vida son definidas para cada uno de los indicadores identificados en los
procesos del Sistema Integrado de Gestin.
Gestin
9
NORMOGRAMA
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Versin: 2.0
Fecha: Junio 27 de 2014
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Los riesgos identificados dentro del Ministerio del Trabajo, se encuentran consolidados
con
en el
Mapa de Riesgos, el cual contiene la zona de riesgo (Extrema, Alta, Moderada y Baja) en la cual
se encuentran los riesgos identificados por cada uno de los procesos, con su respectivo
hipervnculo riesgo del Proceso.
El Mapa de Riesgos con suss respectivos riesgos de proceso, se encuentran publicados dentro
del proceso de Administracin del SIG.
11 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
El Ministerio cuenta con un Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los
empleados que conforman la planta de personal del Ministerio del Trabajo,, en el cual para cada
cargo se encuentra definido el perfil de acuerdo con la normatividad vigente, con los lineamientos
y polticas de administracin
in de personal del Sector Pblico.
12 MANUAL DEL SIG
El Ministerio del Trabajo ha definido el Manual SIG, el cual describe el Sistema Integrado de
Gestin SIG- proyectando el alcance, exclusiones y referencias de los procedimientos y la
descripcin de la interaccin de los procesos,
procesos el cual se encuentra en el proceso de
Administracin del SIG.
13 Anexos.