Cmo superar una

migracin ERP
DISTRITO K
Software ERP y programas
de gestin y facturacin
multisectoriales

Hace aos su empresa apost por un software de gestin

que hoy se ha quedado obsoleto? No est contento con
su servicio tcnico y busca una opcin mejor en el mercado
que no le deje solo cuando surjan complicaciones? Ha
comenzado su aventura con un ERP OpenSource esttico
y no costumizable y ahora que su empresa ha crecido
y evolucionado necesita integrar otra herramienta ms
competente, adaptable y dinmica?
Este tipo de situaciones se dan muy a menudo y lo complejo
de una nueva implementacin puede hacer de estas
transiciones una seria complicacin.
En Distrito K estamos habituados a asistir y ayudar a muchas
empresas en este cometido, por lo que nos ha parecido
interesante mostrar cmo una implementacin puede
realizarse de la manera menos incmoda posible.

Objetivos realistas,
funcionalidades necesarias
Una primera fase en el proceso de implementacin se debe
basar en construir un informe preciso de la actividad y del
rol que el nuevo ERP debe ocupar dentro de esta. Se deben
establecer una serie de objetivos fundamentales bsicos. No
hay nada ms frustrante que disponer de un nmero elevado
de funcionalidades que no necesitamos y que no cumplen una
tarea central en los procesos de la empresa.
Una tarea bsica para un ERP es ayudar a visibilizar
datos tiles de manera que tengamos acceso claro al
funcionamiento diario de nuestra empresa, lo que nos da la
oportunidad de analizar qu procesos son o no rentables o
qu procesos son o no mejorables. Debemos entender cmo
nuestro ERP se puede estructurar de manera que se centre en
la recogida efectiva de este tipo de informacin relevante.

Sinceridad y potencial
Conviene hacer una reflexin clara y honesta de los puntos
dbiles que se dan en nuestras operaciones. La idea es que el
ERP a implementar ayude a sacar el mximo partido a partir
de mejorar esos puntos dbiles. Se trata de una herramienta
pensada para llevarnos al futuro, no un simple medio para
automatizar procesos manuales.
Estamos hablando de explorar el potencial de una actividad
a travs del uso de herramientas tecnolgicas, no se trata de
convertir procesos caducos en procesos caducos integrados
en nuevas tecnologas. De la misma manera, procesos que
son la columna vertebral de nuestra empresa, que son
nuestro elemento diferenciador, deben ser priorizados de
manera que se mejore nuestra capacidad de destacar frente a
competidores.

Seleccin y clasificacin
de informacin
Existe una oportunidad manifiesta de mejorar nuestra base
de datos cuando abordamos un proceso de implementacin.
No estamos obligados a simplemente trasladar toda
la informacin acumulada de un programa a otro. Es
conveniente decidir qu datos son realmente tiles y qu
datos pueden ser dejados atrs ya que no nos servirn en el
futuro. No tenemos necesidad de mantener nuestro sistema
antiguo en un rincn de la oficina, solo tenemos que tomar
decisiones sobre lo que vale la pena conservar y llevarlo a
nuestra nueva herramienta.
Otra consideracin es la de valorar nuevas variables en la
clasificacin de datos. Quiz nuestro sistema anterior no
dispone de ciertas variables y caractersticas o quiz nos
interese introducir nuevos campos.

Clasificar nuestros datos de manera ms completa nos

ofrecer la oportunidad de disponer de informacin ms
precisa y, por lo tanto, de tener una visin ms clara y
detallada de todos nuestros procesos.
Datos como nuestra cartera de clientes, fichajes de personal,
histricos, pueden ayudarnos a ver cmo se comportan
nuestros procesos y poder realizar ajustes que los mejoren de
cara al futuro. En muchos casos esta tarea se basa en redirigir
nuestra informacin actual a un nuevo destino dentro de la
estructura del nuevo ERP.
S resulta conveniente aprovechar jornadas de inactividad
para agilizar el procesos de migracin de datos sin interferir
o parar la actividad de la empresa. Hay que tener en cuenta
que, dependiendo del volumen de datos, se puede tratar de
procesos que lleven un tiempo considerable completar.

Estructura de accesos y
formaciones especficas
Por razones de seguridad debemos contemplar la edificacin
de un sistema de cdigos de acceso o perfiles de usuario.
Solemos identificar con los clientes de Distrito K quines
tendrn acceso al ERP con el fin, no solo de definir roles y
perfiles de acceso, sino tambin para saber cmo orientarlos,
segn su papel en la empresa hacia el uso correcto de la
nueva herramienta.
Nuestro servicio facilita la formacin a medida de los futuros
usuarios de la aplicacin pero es el cliente el que debe
ayudarnos a identificar cmo estructurar esos usuarios para
que tengan acceso a funcionalidades especficas, y no cometan
errores a la hora de introducir informacin fuera de su mbito
de competencia. No es lo mismo el uso que har de un ERP
un empleado en el departamento contable que un operario
en planta o un miembro del equipo comercial. Se trata de una
cuestin tanto de seguridad, como de eficiencia.

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