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Gua para la
auditora archivstica
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

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Gua para la
auditora archivstica
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Archivo General de la Nacin


Mercedes de Vega
Directora General
Claudia Lpez Iglesias
Directora del Sistema Nacional de Archivos
Mara Fernanda Trevio Campero
Directora de Publicaciones y Difusin
Marco Antonio Silva Martnez
Jefe del Departamento de Publicaciones

Primera edicin, Mxico, 2015


ISBN Obra Completa: 978-607-95901-4-7
ISBN Volumen: 978-607-95901-5-4
D. R.Archivo General de la Nacin Mxico
Eduardo Molina 113
Colonia Penitenciara Ampliacin
Delegacin Venustiano Carranza
Cdigo postal 15350, Mxico, D. F.

Contenido

PRESENTACIN

OBJETIVOS

MBITO DE APLICACIN

MTODO DE APLICACIN

GUA PARA LA AUDITORA ARCHIVSTICA

1.- rea coordinadora de archivos

2.- Unidad de correspondencia

11

3.- Archivo de trmite

11

4.- Archivo de concentracin

13

5.- Archivo histrico

14

MARCO NORMATIVO

15

GLOSARIO

18

ANEXOS

26

PRESENTACIN
El Archivo General de la Nacin (
) lleva a cabo una estrategia para incentivar
el cumplimiento normativo y de los procesos tcnicos de la gestin documental
en la Administracin Pblica Federal (
). Esto tiene como objetivo consolidar
los sistemas institucionales de archivo, en concordancia con las lneas de accin
del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, el cual determina que las
instituciones de la
deben establecer modelos giles, sistemticos, ordenados y
eficientes para gestionar la informacin. Para ello es necesario:

Estrategia 1.7 Consolidar los sistemas institucionales de archivo


y administracin de documentos
Lneas de accin

Tipo de lnea de accin

1.7.1 Asegurar el cumplimiento en la


de los instrumentos.
1.7.2 Implementar un sistema unificado de
clasificacin archivstica que propicie un
lenguaje comn.

Coordinacin de la
estrategia.

1.7.3 Establecer un sistema institucional de


archivos fsicos y electrnicos.
1.7.4 Vincular los procesos de las
dependencias y entidades con la estructura
archivstica establecida en la Ley Federal
de Archivos (
).

Gua para la
auditora archivstica

General.

Entidad encargada del


seguimiento

Lneas de accin

Tipo de lnea de accin

1.7.5 Fortalecer una cultura archivstica en


los servidores pblicos de la
.

General.

1.7.6 Definir mecanismos de conservacin


a largo plazo de los documentos
electrnicos de la
.

Coordinacin de la
estrategia.

Entidad encargada del


seguimiento

OBJETIVOS
Fungir como una herramienta de trabajo que permita a los rganos
Internos de Control ( ) verificar y evaluar los procesos encaminados a la
clasificacin, organizacin, seguimiento, localizacin, transferencia, resguardo,
conservacin, seleccin y destino final de los documentos de archivo que se
generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio,
emitiendo para ello las recomendaciones necesarias.
Evaluar el cumplimento normativo y los procesos tcnicos archivsticos que
deben cumplir las dependencias y entidades de la
para garantizar la
integridad, accesibilidad y conservacin de los documentos a travs de sistemas
modernos de gestin documental.
Valorar las actividades desempeadas dentro del sistema institucional de
archivos, permitiendo el mejoramiento continuo de los servicios archivsticos y
estableciendo estrategias encaminadas a mejorar la gestin documental.

MBITO DE APLICACIN
Esta gua es aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades de la
para la planeacin, ejecucin y documentacin de las revisiones de control que
en materia de archivos.
realicen los

Gua para la
auditora archivstica

MTODO DE APLICACIN
Se utilizarn cdulas analticas para la verificacin de los procesos archivsticos en
el rea coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos de trmite,
concentracin y, en su caso, histricos, de los sujetos obligados establecidos en el
artculo 4, fraccin
de la
.
En las cdulas de verificacin se deber anotar cumple, cumple parcialmente
o no cumple con las disposiciones, segn sea el caso. Asimismo, se debern
describir los hallazgos y situaciones encontrados, emitiendo las recomendaciones
correspondientes.
La aplicacin de la presente gua se realizar de la siguiente forma:
Entrevista en sitio. Aplicacin del cuestionario de diagnstico al coordinador de
archivos y a los responsables del archivo de trmite, concentracin y, en su caso,
histrico.1
Inspeccin fsica. Realizar visitas de inspeccin a los archivos de trmite,
concentracin y, en su caso, histricos.
Revisin de documentos y registros. Se verificar que se d cumplimiento a la
normatividad en materia de archivos.
La informacin recopilada a travs de estos elementos debe ser analizada y
relacionada entre s, con la finalidad de validar la congruencia y efectividad de los procesos archivsticos de la institucin.

1 Vase anexo A.

Gua para la
auditora archivstica

GUA PARA LA AUDITORA ARCHIVSTICA


La metodologa empleada para la realizacin de la auditora archivstica se basa en las
mejores prcticas y estndares internacionales, reflejados en las cdulas analticas
que forman parte integral de este documento y que se establecen en cumplimiento
de los siguientes niveles de la gestin documental:
Nivel estructural. Verificar que el sistema institucional de archivos est formalmente
establecido en la dependencia o entidad y que cuente con los recursos humanos,
financieros y materiales que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo,
regular los procesos tcnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de
la institucin, el perfil de cada responsable y las condiciones fsicas en las que se
conservan los documentos de archivo.
Nivel documental. Comprobar la elaboracin y actualizacin de los instrumentos de
control y consulta archivstica, establecidos en el artculo 19 de la
, para propiciar
la organizacin, la administracin, la conservacin y la localizacin expedita de los
archivos.
Nivel normativo. Revisar el cumplimiento de las disposiciones emanadas de la
tendientes a regular la produccin, uso y control de la documentacin oficial,
de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad
interna de cada institucin, las cuales estarn vinculadas con la transparencia, acceso
a la informacin, clasificacin de la informacin y proteccin de datos personales.
El cumplimiento de estos niveles se ir observando de acuerdo con el orden
jerrquico y estratgico de los elementos que conforman el sistema institucional de
archivos:

Gua para la
auditora archivstica

1.
2.
3.
4.
5.

rea coordinadora de archivos


Unidad de correspondencia
Archivo de trmite
Archivo de concentracin
Archivo histrico

1.- rea coordinadora de archivos2


Objetivo. Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecuada administracin de los documentos de archivo, de manera conjunta con las
unidades administrativas y/o reas competentes en cada dependencia y entidad, a fin de garantizar la organizacin, la disponibilidad, la localizacin, la
integridad y la conservacin de los archivos.
1.1. Los sujetos obligados contarn con un rea coordinadora de archivos
encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos
archivsticos determinados en el marco de la
, su Reglamento y dems
disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre
las unidades administrativas.
1.2. El responsable del rea coordinadora de archivos formar parte del
Comit de Informacin de la dependencia o entidad, como asesor en materia
de archivos, con voz y voto.
1.3. Elaborar y someter a autorizacin del Comit de Informacin, o su
equivalente, el establecimiento de criterios especficos en materia de
organizacin y conservacin de archivos; as como de los expedientes

2 Vase anexo 1.

Gua para la
auditora archivstica

que contengan informacin y documentacin clasificada, reservada y/o


confidencial, a fin de asegurar su integridad.
1.4. Preparar o actualizar, en coordinacin con los responsables de los archivos
de trmite, de concentracin y, en su caso, histricos, el Cuadro general de
clasificacin archivstica, el Catlogo de disposicin documental, los inventarios
documentales y la Gua simple de archivos.
1.5. Instaurar y desarrollar un programa de capacitacin y asesora archivstica
para el sujeto obligado.
1.6. Crear y presentar al Comit de Informacin, o equivalente, el Plan Anual
de Desarrollo Archivstico, en el que se contemplen las acciones a emprender
a escala institucional para la modernizacin y mejoramiento continuo de los
servicios documentales y archivsticos, el cual deber ser publicado en el portal
de internet de cada institucin, as como sus respectivos informes anuales de
cumplimiento.
1.7. Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la
documentacin, con base en la normatividad vigente y las disposiciones
establecidas por el
, en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, por la
autoridad que determine las disposiciones secundarias aplicables a los dems
sujetos obligados.
1.8. Organizar, con el rea de tecnologas de la informacin del sujeto obligado,
las actividades destinadas a la automatizacin de los archivos y a la gestin de
documentos electrnicos.

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Gua para la
auditora archivstica

2.- Unidad de correspondencia3


Objetivo. Verificar que se proporcione, en tiempo y forma, el servicio de envo,
entrega y recepcin de la correspondencia y paquetera oficial, interna o externa, en todas las reas de la dependencia o entidad, respetando el principio de
privacidad y confidencialidad.
2.1. Garantizar el registro, seguimiento y despacho de la correspondencia de
entrada y salida.
2.2. Proporcionar, en tiempo y forma, el servicio de recepcin de la
correspondencia y paquetera oficial, as como su entrega a las reas
responsables de su trmite y verificacin.
2.3. Dar seguimiento a los asuntos en trmite.
2.4. Proveer, en tiempo y forma, el servicio de despacho de la correspondencia
y paquetera oficial.
3.- Archivo de trmite4
Objetivo. Revisar que en cada unidad administrativa de los sujetos obligados
exista un archivo de trmite en el que se conservarn los documentos de uso
cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas.

3 Vase anexo 2.
4 Vase anexo 3.

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Gua para la
auditora archivstica

3.1. En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existir un


archivo de trmite.
3.2. El archivo de trmite contar con la infraestructura necesaria para
administrar, conservar y localizar los expedientes de archivo.
3.3. Los procesos archivsticos se realizan conforme a la normatividad vigente
y aplicable para la adecuada administracin del archivo de trmite.
3.4. Facilitar a los servidores pblicos autorizados el prstamo y consulta de
los expedientes que obran en el archivo de trmite.
3.5. Realizar la transferencia primaria, al archivo de concentracin, de la
documentacin cuyo trmite haya concluido y se hayan cumplido los plazos de
conservacin previstos en el Catlogo de disposicin documental.
3.6. Realizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos, la
elaboracin o actualizacin del Cuadro general de clasificacin, del Catlogo de
disposicin documental, de los inventarios documentales y de la Gua simple
de archivos.
3.7. Llevar a cabo la valoracin y seleccin documental conforme al Catlogo
de disposicin documental.
3.8. En los casos de documentacin siniestrada, o que por sus condiciones
represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.

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Gua para la
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4.- Archivo de concentracin5


Objetivo. Verificar que los sujetos obligados cuenten con un archivo de
concentracin adscrito al rea coordinadora de archivos, donde se custodiar
aquella documentacin de uso espordico que debe conservarse por razones
administrativas, legales, fiscales o contables.
4.1. Cada sujeto obligado contar con un archivo de concentracin.
4.2. El archivo de concentracin contar con la infraestructura necesaria para
administrar y conservar los expedientes de archivo.
4.3. Realizar los procesos archivsticos conforme a la normatividad vigente y
aplicable para la adecuada administracin de los documentos.
4.4. Facilitar a los servidores pblicos autorizados el prstamo y consulta de
los expedientes transferidos al archivo de concentracin.
4.5. Ejecutar la valoracin y seleccin documental, de conformidad con los
plazos de conservacin y destino final establecidos en el Catlogo de disposicin
documental.
4.6. Realizar la transferencia secundaria al archivo histrico, de la documentacin cuyos plazos de conservacin hayan concluido, de conformidad con el
Catlogo de disposicin documental.

5 Vase anexo 4.

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Gua para la
auditora archivstica

4.7. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos,


el Cuadro general de clasificacin archivstica, el Catlogo de disposicin
documental, los inventarios documentales y la Gua simple de archivos.
4.8. En los casos de documentacin siniestrada o que por sus condiciones
represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.
5.- Archivo histrico6
Objetivo. Verificar que los sujetos obligados transfieran sus documentos con
valor histrico al
, de conformidad con las disposiciones que para ello se
establezcan. En caso contrario, debern contar con un archivo histrico propio.
Revisar que el archivo histrico est adscrito al rea coordinadora de archivos
y que se constituya como fuente de acceso pblico, encargado de divulgar la
memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social
de la documentacin y difundir su acervo e instrumentos de consulta.
5.1. Cada sujeto obligado podr contar con un archivo histrico.
5.2. El archivo histrico tendr la infraestructura necesaria para administrar
y conservar los expedientes de archivo.
5.3. Realizar los procesos archivsticos conforme a la normatividad vigente y
aplicable para la adecuada administracin de la documentacin.
5.4. Facilitar el prstamo y consulta de los expedientes con valor histrico.

6 Vase anexo 5.

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auditora archivstica

5.5. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el rea coordinadora de archivos,


el Cuadro general de clasificacin archivstica, el Catlogo de disposicin
documental, el Inventario general y la Gua simple de archivos.
5.6. En los casos de documentacin siniestrada, o que por sus condiciones
represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.

MARCO NORMATIVO
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
Ley Federal de Archivos.
Reglamento de la Ley Federal Archivos.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental.
Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal, la Procuradura General de la Repblica, las Unidades Administrativas
de la Presidencia de la Repblica y los rganos desconcentrados donarn, a la
Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartn a
su servicio cuando ya no les sea til, a ttulo gratuito.
Decreto por el cual se crea la seccin de archivos presidenciales del
.
Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos
Abiertos de la Administracin Pblica Federal.

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Gua para la
auditora archivstica

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda,


custodia y plazo de conservacin del Archivo Contable Gubernamental.
Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de
las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Recursos Materiales
y Servicios Generales.
Manual Administrativo de Aplicacin General en las Materias de Transparencia
y de Archivos.
Norma General de Informacin Financiera Gubernamental 004. Disposiciones
aplicables al Archivo Contable Gubernamental.
Normas Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de
Bienes Muebles de la Administracin Pblica Federal Centralizada.
Bases Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de Bienes
Muebles que, en su caso, hayan emitido las entidades.
Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal en la recepcin, procesamiento y trmite
de las solicitudes de acceso a la informacin gubernamental que formulen
los particulares, as como en su resolucin y noti icacin, y la entrega de la
informacin en su caso, con exclusin de las solicitudes de acceso a datos
personales y su correccin.
Lineamientos generales para el acceso a la informacin gubernamental en la
modalidad de consulta directa.
Lineamientos generales para la clasi icacin y desclasi icacin de informacin
de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal para noti icar al Instituto Federal de Acceso a la
Informacin Pblica los ndices de expedientes reservados.
Lineamientos para la elaboracin de versiones pblicas, por parte de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.

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Gua para la
auditora archivstica

Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la


Administracin Pblica Federal en el envo, recepcin y trmite de las consultas,
informes, resoluciones, criterios, noti icaciones y cualquier otra comunicacin
que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica.
Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administracin
Pblica Federal.
Instructivo para el trmite de baja documental de archivos del Gobierno Federal.
Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental.
Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasi icacin archivstica.
Instructivo para la elaboracin de la Gua simple de archivos.
Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel)
dictaminados con valor histrico al
.
Gua para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalizacin
de documentos de archivo.
Instructivo para la transferencia secundaria de la documentacin generada
por las dependencias y entidades respecto de los recursos pblicos federales
transferidos, bajo cualquier esquema, al presidente electo de los Estados Unidos
Mexicanos y, en su caso, a su equipo de colaboradores.
Gua para el descarte de libros o publicaciones peridicas que se ubican en los
archivos de concentracin de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal.
Criterios para el proceso de descripcin de acervos fotogr icos.
Gua para la identi icacin de series documentales con valor secundario.
Gua para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo.

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Gua para la
auditora archivstica

GLOSARIO
Administracin de documentos. Metodologa destinada a planear, dirigir y
controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso, seleccin y disposicin final
de los documentos de archivo, con el propsito de lograr eficiencia en el manejo de
los mismos a lo largo de su ciclo vital. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su
creacin hasta su depsito definitivo en el archivo histrico o su eliminacin.
Archivo. Se consideran tres acepciones:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos
o recibidos por persona sica o moral, organismo pblico o privado en el
ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o sucesores
para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institucin de archivos
competente en razn de su valor archivstico.
Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservacin y
difusin de diversos archivos; por ejemplo el
.
Edi icio o parte de un edi icio donde los documentos son conservados.
Archivo de trmite. Unidad responsable de la administracin de documentos
de uso cotidiano (activos) y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una
institucin. Resguarda la documentacin en etapa activa. Es tambin conocido como
archivo de gestin o primario.
Archivo de concentracin. Resguarda los documentos de consulta espordica
(semiactivos) que se reciben de los archivos de trmite y los conserva
precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. Tambin se le conoce
como archivo semiactivo, intermedio o secundario.

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Gua para la
auditora archivstica

Archivo histrico. Conserva la documentacin con valor permanente, que


previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentracin; es
la unidad responsable de conservar y divulgar la memoria documental de una
institucin. El archivo histrico puede recibir otros fondos en donacin, resguardarlos
en comodato o mediante la compra de archivos.
rea generadora/rea de procedencia del archivo. Se re iere a las diferentes
coordinaciones, direcciones, subdirecciones, departamentos, secciones de departamentos, o equivalentes, donde se generan o reciben los documentos de la institucin.
Asunto. Contenido espec ico de los documentos de archivo y expedientes de
una serie que permite la individualizacin dentro del conjunto de caractersticas
homogneas al que estn integrados. Tambin es el tema, motivo, argumento,
materia, cuestin, negocio o persona de que trata un expediente o documento de
archivo y que se genera como consecuencia de una accin administrativa.
Baja documental. Eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en
sus valores administrativos, legales, iscales, contables o tcnicos y que no contenga
valores histricos.
Catlogo de disposicin documental. Instrumento que establece las polticas y
criterios sobre la conservacin y vigencia de los documentos de archivo a lo largo
de su ciclo de vida, y en el cual debe tomarse en cuenta el tratamiento que por ley o
disposicin jurdica se da a ciertos documentos. Establece los valores documentales,
los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasi icacin de reserva o
con idencialidad y el destino inal.
Clasificacin. Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las
categoras o grupos que re lejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer
paso del proceso de organizacin. Consiste en separar los documentos en grupos

19

Gua para la
auditora archivstica

y categoras segn la estructura orgnica y/o funcional de la entidad productora, o


si se trata de un fondo particular segn las actividades del personaje que gener
los documentos o la temtica de los mismos en el caso de las colecciones.
Cuadro general de clasificacin archivstica. Esquema que re leja las atribuciones
y funciones del organismo. Se utiliza para la organizacin del fondo documental y
aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).
Depuracin. Retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo
en los archivos de gestin.
Descripcin archivstica. Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta
tales como la gua, el inventario, el catlogo y los ndices que faciliten el acceso y
conocimiento de los archivos. Para llevarla a cabo es necesario considerar al menos
los seis campos obligatorios de la norma internacional general de descripcin
- ,
as como cuidar la redaccin y la ortogra a.
Diagnstico de archivos. Proceso que permite obtener una visin integral de la
situacin y problemtica archivstica de una entidad mediante el anlisis y evaluacin
de las reas de archivo y clasi icacin de los documentos. Es necesario, sobre todo,
en aquellos casos en los que se pretende organizar el acervo documental; en sntesis,
es la primera etapa de la creacin de un sistema de administracin de documentos.
Entre otros aspectos, deber evaluarse:
El estado de organizacin de los tres tipos de archivo trmite, concentracin
e histrico para determinar las reas prioritarias con las que se dar inicio
al proyecto.
Los instrumentos de control y registro de expedientes con que cuenta la
institucin.
El estado de conservacin de los documentos.

20

Gua para la
auditora archivstica

Los procesos de transferencia que lleva a cabo la dependencia.


Las reas fsicas asignadas para el resguardo de los archivos.
El personal a cargo de los archivos y la deteccin de necesidades de capacitacin.
Los requerimientos de bienes muebles para la conservacin y guarda de
archivos.

Destino final de los documentos. Es la situacin en que se encuentran los


expedientes con sus documentos, una vez que han cumplido su plazo precautorio
de resguardo en los archivos de trmite y concentracin y estn listos para su baja
o conservacin de initiva en el archivo histrico, de acuerdo con el Catlogo de
disposicin documental.
Documentacin semiactiva. Documentacin de asuntos concluidos y cuya consulta
es espordica. Se resguarda en el archivo de concentracin.
Documento. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado, en el ejercicio
de sus funciones, por instituciones o personas sicas, jurdicas, pblicas o privadas,
registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnticos, pelculas, fotogra as, etctera) y en lenguaje natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre ijado en un soporte.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Documentos de comprobacin administrativa. Documentos creados o recibidos
por una institucin o individuo en el curso de trmites administrativos o ejecutivos.
Son comprobantes de la realizacin de un acto administrativo inmediato: vales de
fotocopias, registros de visitantes, listados de envos, facturas de correspondencia,
vales de papelera, tarjetas de asistencia, entre otros.

21

Gua para la
auditora archivstica

Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados


orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo
asunto. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o
por varios.
Foliacin. Es la numeracin de todas y cada una de las fojas que integran el
expediente. La foliacin se har al trmino de la organizacin, es decir, una vez que
la clasi icacin y la ordenacin sean de initivas, iniciando en cada expediente con el
uno en la primera foja y hasta el nmero que se llegue dentro de ese expediente.
Fondo documental. Es el conjunto de documentos generados por una institucin
como resultado natural de su actividad, y conservado en el archivo de dicha institucin o de una institucin de archivos.
Gua simple. Proporciona informacin acerca del contenido de un fondo al consignar
los siguientes datos: clave del fondo o coleccin; nombre del fondo; descripcin
bsica de las series documentales de los archivos de trmite, de concentracin e
histrico; volumen por serie (cajas, metros lineales, expedientes, segn sea el caso);
direccin, telfono y correo electrnico de cada uno de los responsables de cada tipo
de archivo; as como el nombre y cargo del responsable o coordinador general de la
unidad de archivos.
Identificacin. Primera fase de la metodologa archivstica, de tipo intelectual,
cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institucin que ha producido
el documento, su evolucin orgnica, competencias administrativas y tipos
documentales en los que se materializan el procedimiento administrativo y dems disposiciones que afectan al trmite, elementos imprescindibles para la delimitacin de la serie documental. El resultado de esta fase ser la organizacin
del fondo, con el establecimiento del Cuadro general de clasi icacin archivstica

22

Gua para la
auditora archivstica

y la ordenacin de sus series documentales, sentando las bases para su posterior


valoracin y descripcin.
Instrumentos de control y consulta. Trmino genrico que sirve para denominar
cualquier descripcin o instrumento de referencia, realizado o recibido por un
servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los
documentos: Gua general, Gua simple, inventario, Cuadro general de clasi icacin
archivstica, Catlogo de disposicin documental.
Inventario. Instrumento de consulta que describe un fondo, seccin o coleccin a
travs de sus series y expedientes documentales.
Nmero de expediente. Nmero consecutivo que, dentro de la serie documental,
identi ica a cada uno de sus expedientes.
Ordenacin. Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organizacin y
consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series
documentales; puede ser cronolgica, alfabtica o numrica.
Organizacin. Operacin intelectual y mecnica por la que las diferentes
agrupaciones documentales se relacionan de forma jerrquica, con criterios
orgnicos o funcionales para revelar su contenido e informacin. Se divide en dos
etapas: clasi icacin y ordenacin. Proceso que, mediante las etapas de clasi icacin
y ordenacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identi icacin de la
estructura de un fondo. Organizacin = identi icacin + clasi icacin + ordenacin +
descripcin.
Seccin. Primera divisin en que se ordena un fondo, la cual se lleva a cabo acorde
con el principio de procedencia y orden original. Las secciones se organizan conforme
a la estructura orgnica o por la funcin de la institucin u organismo.

23

Gua para la
auditora archivstica

Sistema de administracin de documentos. Tiene como objetivo regular la


produccin, circulacin, acceso, uso, control, conservacin, preservacin y difusin
de los testimonios documentales de una institucin.
Seleccin. Proceso archivstico destinado a determinar cul ser la documentacin
que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histrico conforme a sus valores
primarios y secundarios.
Serie. Divisin de una seccin, corresponde al conjunto de documentos producidos
en el desarrollo de una misma funcin o actividad administrativa y regulados por la
misma norma de procedimiento. Se re iere a un tema espec ico.
Soporte. Material sico en el que se registra la informacin (papel, pergamino,
papiro, cintas y discos magnticos, pelculas, fotogra as, etctera).
Transferencia. Procedimiento archivstico a travs del cual, y conforme al ciclo
vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados
del archivo de trmite al archivo de concentracin y, en su caso, de ste al archivo
histrico, de acuerdo con las polticas del Catlogo de disposicin documental.
Unidades administrativas. Se re iere a las diversas reas que integran la estructura
organizacional de una institucin. Tienen la responsabilidad de dejar constancia
documental de todos y cada uno de los asuntos que les son inherentes. Por su
naturaleza son receptoras y generadoras de los documentos; por ello, tienen la
responsabilidad de constituir en su rea el archivo de trmite.
Vale de prstamo. Formato preestablecido para controlar la salida y entrada de los
expedientes, en prstamo de los archivos de trmite, concentracin e histrico.

24

Gua para la
auditora archivstica

Valoracin. Actividad archivstica que consiste en el anlisis y establecimiento de


los valores primarios y secundarios de los documentos; permite establecer criterios
de disposicin y acciones de transferencia.
Vigencia documental. Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene
sus valores administrativos, legales, iscales o contables, de conformidad con las
disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.

25

Gua para la
auditora archivstica

ANEXOS

ANEXO A

Gua para la
auditora archivstica

Direccin de correo electrnico:

Cdigo postal:

Delegacin o municipio:

Colonia:

Calle:

Nombre de la institucin:

REA DE IDENTIFICACIN

Cuestionario de diagnstico para la auditora archivstica

Escriba los datos que se le solicitan

28

Gua para la
auditora archivstica

DATOS DEL RESPONSABLE DEL REA COORDINADORA DE ARCHIVOS

Cuenta con nombramiento oficial del titular de la dependencia o entidad como


responsable del rea coordinadora de archivos?

Cuenta con experiencia en el mbito de la archivstica?

Nivel mximo de estudios:

Unidad administrativa de adscripcin:

Direccin de correo electrnico:

Telfono y extensin:

Cargo:

Nombre:

No

No

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

29

Gua para la
auditora archivstica

I.

PRODUCCIN E INTEGRACIN DE EXPEDIENTES

Total de expedientes que hay en el o los archivos de trmite:

Promedio de expedientes nuevos que genera, cada mes, la institucin


en sus archivos de trmite:

Total de expedientes que hay en el archivo de concentracin:

Total de expedientes que hay en el archivo histrico:

2.

3.

4.

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

30

31

En qu soportes se encuentran los documentos que genera la


institucin?

La integracin de los expedientes de archivo en soporte papel se


realiza:

Se han establecido criterios especficos para la produccin de


documentos electrnicos relacionados con las funciones de la
institucin?

5.

6.

7.

Gua para la
auditora archivstica

No sabe

No

No sabe

Por el rea que genera el


documento

Por diversos temas

Por diversos asuntos

Por tema

Por asunto

Otro

Visual

Sonoro

Electrnico

Papel

Los documentos electrnicos que se producen en la institucin, se


incorporan a expedientes electrnicos?

Si la respuesta de la pregunta 10 es afirmativa, indique si en la


institucin se lleva un control de los expedientes y documentos
electrnicos que se generan.

10.

11.

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 7 sea afirmativa, escriba el nombre completo de la disposicin oficial
que establece los criterios para el control de la produccin documental en soporte electrnico y quin la emiti.

En la institucin se difunden las disposiciones que establecen los


criterios para el control de la produccin documental en soporte
electrnico?

8.

Gua para la
auditora archivstica

9.

32

Si la respuesta de la pregunta 10 es afirmativa, mencione si en la


institucin los expedientes electrnicos se guardan en las computadoras
asignadas al personal.

Los documentos electrnicos que se producen, se imprimen y se


integran a un expediente de archivo en soporte papel?

13.

Gua para la
auditora archivstica

12.

33

No sabe

No

No sabe

No

Gua para la
auditora archivstica

II.

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVSTICOS

La institucin cuenta con un Cuadro general de clasificacin


archivstica para la clasificacin de los expedientes de archivo?

Qu autoridad elabor el Cuadro general de clasificacin archivstica?

14.

15.

No sabe

rea coordinadora de
archivos y las unidades
administrativas

Unidad administrativa

rea coordinadora de
archivos de la institucin

Archivo General de la Nacin


(AGN)

Instituto Federal de Acceso a


la Informacin y Proteccin
de Datos (IFAI)

No sabe

No

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

34

El Cuadro general de clasificacin archivstica que se utiliza en la


institucin es:

Los expedientes de archivo estn organizados de acuerdo con el


Cuadro general de clasificacin archivstica?

La institucin cuenta con un Catlogo de disposicin documental


validado por el AGN?

17.

18.

Gua para la
auditora archivstica

16.

35

No sabe

No

No sabe

Parcialmente

No

Otro

Orgnico-funcional

Por organigrama

Por funciones

Qu autoridad elabor el Catlogo de disposicin documental?

La institucin refleja en el Catlogo de disposicin documental los


valores documentales y la vigencia de los expedientes de archivo?

La institucin cuenta con la Gua simple de archivos actualizada?

20.

21.

Gua para la
auditora archivstica

19.

36

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

rea coordinadora de
archivos y las unidades
administrativas

Cada unidad administrativa


elabor su parte

rea coordinadora de
archivos de la institucin

AGN

Los archivos de la institucin elaboran inventarios generales de los


expedientes de archivo para el control de los mismos?

Si la respuesta de la pregunta 22 es afirmativa, seale en qu formato


se realiza el inventario general de expedientes de archivo.

23.

Gua para la
auditora archivstica

22.

37

Formato en Word o Excel


diseado por el personal de
la institucin

Formato oficial de inventario


del AGN

No sabe

No

24.

38

Indique los campos que incluye el formato de inventario que se utiliza


en los archivos de la institucin.

Gua para la
auditora archivstica

Nmero consecutivo

Nmero de caja

Serie

Seccin

Valor primario

rea de procedencia

Unidad administrativa

Dependencia o entidad

Ubicacin topogrfica

Nmero de transferencia

Fecha de transferencia

Nmero de pgina

Tipo de inventario

Ttulo

24.

39

Indique los campos que incluye el formato de inventario que se utiliza


en los archivos de la institucin.

Gua para la
auditora archivstica

Observaciones

Vigencia documental

Periodo de trmite

Descripcin del expediente


o asunto

Nmero de expediente

Gua para la
auditora archivstica

III.

DESCRIPCIN DOCUMENTAL

25.

Los expedientes de archivo cuentan con la cartula o guarda exterior?


No sabe

Parcialmente

No

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

40

26.

41

Si la respuesta de la pregunta 25 es afirmativa, seale los elementos


que contiene la cartula del expediente de archivo.

Gua para la
auditora archivstica

Maneja cdigo de barras

Ubicacin topogrfica

Cantidad de fojas tiles

Vigencia documental

Valor documental

Asunto del expediente

Fecha de cierre

Fecha de apertura

Nmero del expediente

Subserie

Serie

Subseccin

Seccin

Fondo documental

Unidad administrativa

Los expedientes de archivo cuentan con el marbete (ceja) en la


cartula o guarda exterior?

Si la respuesta de la pregunta 27 es afirmativa, seale los elementos


que contiene el marbete (ceja) del expediente de archivo.

La descripcin de los expedientes de archivo se realiza de acuerdo con:

28.

29.

Gua para la
auditora archivstica

27.

42

No sabe

Normatividad emitida por


el AGN

Manual de descripcin del


archivo de trmite

Norma Internacional ISAD-G

Cdigo de barras

Nombre del expediente

Nmero del expediente

Subserie

Serie

Seccin

No sabe

Parcialmente

No

Gua para la
auditora archivstica

IV.

VALORACIN Y DISPOSICIN DOCUMENTAL

Los expedientes de archivo se sujetan a un proceso de valoracin


documental que determine los plazos de vigencia en el archivo de
trmite?

En el o los archivos de trmite se da cumplimiento a los plazos de


conservacin de los expedientes conforme a lo establecido en el
Catlogo de disposicin documental?

La institucin cuenta con un programa y calendario de transferencias


primarias y secundarias emitido por el archivo de concentracin?

En el archivo de concentracin se da cumplimiento a los plazos


de conservacin de los expedientes conforme a lo establecido en el
Catlogo de disposicin documental?

30.

31.

32.

33.

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

43

El o los archivos de trmite realizan transferencias primarias de los


expedientes al archivo de concentracin?

Las transferencias primarias se realizan con base en plazos de vigencia


establecidos en el Catlogo de disposicin documental?

Se toman en cuenta los periodos de reserva correspondientes a la


informacin clasificada?

Las transferencias primarias de los expedientes de archivo se realizan


mediante la elaboracin de:

35.

36.

37.

Gua para la
auditora archivstica

34.

44

No sabe

Una relacin simple

El inventario oficial del AGN

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Las transferencias secundarias se realizan con base en plazos de


vigencia establecidos en el Catlogo de disposicin documental?

El archivo de concentracin realiza la transferencia secundaria de


los expedientes al archivo histrico de la institucin o al AGN, segn
corresponda?

Las transferencias secundarias de los expedientes de archivo se realizan


mediante la elaboracin de:

En la institucin se han establecido criterios especficos para la


valoracin documental?

39.

40.

41.

Gua para la
auditora archivstica

38.

45

No sabe

No

No sabe

Una relacin simple

El inventario oficial del AGN

No sabe

No

No sabe

No

La coordinacin de archivos difunde las disposiciones oficiales de


valoracin documental para dictaminar la baja documental de los
expedientes de archivo?

En la institucin se realizan bajas documentales de los expedientes de


archivo?

Las bajas documentales se efectan elaborando:

44.

45.

Una relacin simple

Inventario oficial del AGN

No sabe

No

No sabe

No

En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 41 sea afirmativa, escriba el nombre completo de la disposicin que
establece los criterios para la valoracin documental y quin la emiti.

Gua para la
auditora archivstica

43.

42.

46

46.

47

Ante quin solicita la autorizacin para realizar una baja documental?

Gua para la
auditora archivstica

Unidad de Contabilidad
Gubernamental-SHCP

rea coordinadora de
archivos de la institucin

AGN

Instituto Federal de Acceso a


la Informacin y Proteccin
de Datos (IFAI)

Gua para la
auditora archivstica

V.

DE LA CONSERVACIN Y PRESERVACIN DE ARCHIVOS

En la institucin se cuenta con un programa de restauracin de los


expedientes de archivo?

En caso de que la respuesta a la pregunta 47 sea afirmativa, especifique


quin realiza las acciones de restauracin.

En caso de que la respuesta a la pregunta 47 sea afirmativa, especifique


si se llevan controles o bitcoras de restauracin de los expedientes de
archivo.

47.

48.

49.

No sabe

No

No sabe

Se contrata el servicio

El archivo histrico

Personal de la institucin

No sabe

No

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

48

49

En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 50 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposicin
y quin la emiti.

51.

No sabe

No

En la institucin existe un criterio especfico para la conservacin,


restauracin y preservacin de los expedientes de archivo?

50.

Gua para la
auditora archivstica

Gua para la
auditora archivstica

VI.

DE LA TECNOLOGA

La institucin cuenta con equipos de cmputo para la administracin


de los expedientes de archivo?

La institucin cuenta con equipo para digitalizar los expedientes de


archivo?

La institucin cuenta con equipo para la reproduccin (fotocopiadoras)


de los expedientes de archivo?

52.

53.

54.

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

50

En la institucin existen programas para la digitalizacin de los


expedientes de archivo?

En la institucin se han establecido criterios especficos para la


digitalizacin de los expedientes de archivo?

En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 57 sea afirmativa, especifique el nombre completo de la disposicin
y quin la emiti.

56.

57.

58.

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

En la institucin se digitalizan los expedientes o documentos de


archivo?

Gua para la
auditora archivstica

55.

51

60.

59.

52

Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique si en el sistema


informtico se registran y describen:

La institucin cuenta con un sistema informtico para la


administracin documental de los expedientes de archivo basado en los
instrumentos de control y consulta archivsticos?

Gua para la
auditora archivstica

Los expedientes y los


documentos que los integran
de los tres tipos de archivo:
trmite, concentracin y, en
su caso, histrico

El Cuadro general de
clasificacin archivstica y
el Catlogo de disposicin
documental

El fondo, subfondo, las


secciones, subsecciones, las
series y subseries

No sabe

No

61.

60.

53

Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique cules reportes


genera el sistema informtico.

Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique si en el sistema


informtico se registran y describen:

Gua para la
auditora archivstica

Inventario general por


expedientes

Gua simple de archivos

Gua general de fondos


documentales

Catlogo de disposicin
documental

Cuadro general de
clasificacin archivstica

Expedientes con documentos


clasificados como reservados
o que contienen datos
confidenciales

Fechas extremas

Documentos en cualquier
tipo de formato electrnico

Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique cules reportes


genera el sistema informtico.

Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique cules formatos


genera el sistema informtico.

62.

Gua para la
auditora archivstica

61.

54

Solicitud de consulta
de expedientes que se
encuentran en el archivo de
concentracin

Ceja del expediente

Portada del expediente

Catlogo de caducidades

Inventario del prstamo de


expedientes, devoluciones y
vencidos

Inventario de expedientes
consultados

ndices de los expedientes


reservados y con datos
confidenciales

Bajas documentales

Inventarios de transferencia
primaria y secundaria

63.

55

Si la respuesta a la pregunta 59 es afirmativa, indique con cules


funciones cuenta el sistema informtico.

Gua para la
auditora archivstica

Admite modificaciones
de los datos capturados
para corregir errores,
mediante la autorizacin del
administrador del sistema

Permite la bsqueda de
expedientes y documentos

Registra las unidades


administrativas generadoras
de los archivos de trmite,
para posteriormente
configurar los reportes

Emite alertas cuando hay


expedientes para transferir
de un archivo a otro

Permite el alta de usuarios a


diferentes niveles de acceso

En la institucin se cuenta con programas para la conservacin a largo


plazo de los documentos de archivo en formato electrnico?

En la institucin se ha dado validez jurdica a los expedientes de


archivo que se conservan en formato electrnico, con la finalidad de
constituirlos como documentos probatorios?

En caso de que la respuesta a la pregunta nmero 65 sea afirmativa,


especifique el nombre completo de la disposicin oficial y quin la
emiti.

65.

66.

Gua para la
auditora archivstica

64.

56

No sabe

No

No sabe

No

Gua para la
auditora archivstica

VII.

ORGANIZACIN ESTRUCTURAL

En la institucin existe un rea coordinadora de archivos?

El rea coordinadora de archivos de su institucin organiza y


determina las polticas o procedimientos de operacin de los archivos
de trmite, concentracin y, en su caso, histrico?

El rea coordinadora de archivos de su institucin est representada


dentro del Comit de Informacin?

67.

68.

69.

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

57

Cuntas unidades administrativas existen en la institucin?

Cuntos archivos de trmite existen en su institucin? (Seale la


cantidad por oficina).

71.

Gua para la
auditora archivstica

70.

58

Total

Otras

Subdirecciones

Direcciones de rea

Direcciones generales
adjuntas

Direcciones generales

Subsecretaras

Oficina

Nm. de
archivos

En la institucin, el o los archivos de trmite son una oficina


formalmente establecida para la administracin de los documentos?

Si la respuesta de la pregunta 72 es afirmativa, indique si el archivo de


trmite figura oficialmente en el organigrama de la institucin.

Si la respuesta a la pregunta 73 es afirmativa, indique cul es el nivel


jerrquico de los archivos de trmite.

73.

74.

Gua para la
auditora archivstica

72.

59

Otro

Operativo

Enlace

Jefatura de departamento

Subdireccin

Direccin de rea

No sabe

No

No sabe

No

Los archivos de trmite de su institucin estn integrados


formalmente al Sistema Institucional de Archivos?

El o los archivos de trmite de la institucin tienen relaciones de


coordinacin y cooperacin con el rea coordinadora de archivos?

Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el o los


archivos de trmite de la institucin.

76.

77.

Gua para la
auditora archivstica

75.

60

Conservacin

Descripcin

Ordenacin

Clasificacin

Identificacin

Integracin de expedientes

No sabe

No

No sabe

Parcialmente

No

Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el o los


archivos de trmite de la institucin.

La institucin cuenta con achivo de concentracin?

En cuntas sedes est distribuido el archivo de concentracin?

En la institucin, el archivo de concentracin es una oficina


formalmente establecida para la administracin de los documentos?

78.

79.

80.

Gua para la
auditora archivstica

77.

61

No sabe

No

No sabe

No

Transferencia documental
primaria

Valoracin con base en el


Catlogo de disposicin
documental

Si la respuesta de la pregunta 80 es afirmativa, indique si el archivo de


concentracin figura oficialmente en el organigrama de la institucin.

Si la respuesta a la prengunta 81 es afirmativa, indique cul es el nivel


jerrquico del o los archivos de concentracin.

El archivo de concentracin de su institucin est integrado


formalmente al Sistema Institucional de Archivos?

El archivo de concentracin tiene relaciones de coordinacin y


cooperacin con el rea coordinadora de archivos?

82.

83.

84.

Gua para la
auditora archivstica

81.

62

No sabe

No

No sabe

No

Otro

Operativo

Enlace

Jefatura de departamento

Subdireccin

Direccin de rea

No sabe

No

Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el archivo de


concentracin de la institucin.

La institucin cuenta con archivo histrico?

En la institucin, el archivo histrico es una oficina formalmente


establecida para la administracin de los documentos?

Si la respuesta de la pregunta 87 es afirmativa, indique si el archivo


histrico figura oficialmente en el organigrama de la institucin.

86.

87.

88.

Gua para la
auditora archivstica

85.

63

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Transferencia documental

Valoracin documental con


base en el Catlogo de
disposicin documental

Conservacin

Descripcin

Elaboracin de inventarios

Cul es el nivel jerrquico del archivo histrico?

El archivo histrico de su institucin est integrado formalmente al


Sistema Institucional de Archivos?

El archivo histrico de la institucin tiene relaciones de coordinacin y


cooperacin con el rea coordinadora de archivos?

El archivo histrico cuenta con un registro central en el que estn


descritos los fondos documentales?

90.

91.

92.

Gua para la
auditora archivstica

89.

64

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Otro

Operativo

Enlace

Jefatura de departamento

Subdireccin

Direccin de rea

El archivo histrico cuenta con una cdula de registro en el Registro


Nacional de Archivos Histricos del AGN?

Indique cules procedimientos archivsticos se realizan en el archivo


histrico de la institucin.

94.

Gua para la
auditora archivstica

93.

65

Restauracin

Expurgo

Conservacin

Descripcin

Elaboracin de inventarios

No sabe

No

Gua para la
auditora archivstica

VIII.

RECURSOS HUMANOS

Sealar la cantidad de personal que desempea las tareas de archivo


en la institucin:

El personal que trabaja en el rea coordinadora de archivos


desempea otras labores adems de las actividades de coordinacin de
archivos?

95.

96.

No sabe

No

Otro (especifique)

Personal contratado a travs


de una empresa
(outsoursing)

Personal de prcticas
profesionales

Personal contratado por


honorarios

Personal de confianza

Personal operativo

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

66

Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal del rea


coordinadora de archivos en las actividades propias de la coordinacin
de archivos?

Adems del coordinador de archivos, cuntas personas trabajan en la


coordinacin de archivos?

98.

Gua para la
auditora archivstica

97.

67

Ms de 50 personas

41 a 50 personas

31 a 40 personas

21 a 30 personas

11 a 20 personas

5 a 10 personas

2 a 4 personas

Slo una persona

81 - 100 %

51 - 80 %

21 - 50 %

10 - 20 %

Indique el nivel de escolaridad de los servidores pblicos que laboran en


la coordinacin de archivos (sealar el nmero de empleados por cada
nivel).

El personal que labora en los archivos de trmite desempea otras


labores adems de las actividades del archivo?

Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de los


archivos de trmite en las actividades propias del archivo?

100.

101.

Gua para la
auditora archivstica

99.

68

81 - 100 %

51 - 80 %

21 - 50 %

10 - 20 %

No sabe

No

Posgrado

Licenciatura

Carrera tcnica

Bachillerato

Secundaria

Primaria

Escolaridad

Nm.

Adems de los responsables, cuntas personas trabajan en los archivos


de trmite?

Indique el nivel de escolaridad de los servidores pblicos que laboran en


el o los archivos de trmite (sealar el nmero de empleados por cada
nivel).

103.

Gua para la
auditora archivstica

102.

69

Posgrado

Licenciatura

Carrera tcnica

Bachillerato

Secundaria

Primaria

Escolaridad

Ms de 50 personas

41 a 50 personas

31 a 40 personas

21 a 30 personas

11 a 20 personas

5 a 10 personas

2 a 4 personas

Slo una persona

Nm.

El personal que labora en el o los archivos de concentracin


desempea otras labores adems de las actividades del archivo?

Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de los


archivos de concentracin en las actividades propias del archivo?

Adems del responsable, cuntas personas trabajan en el o los


archivos de concentracin?

105.

106.

Gua para la
auditora archivstica

104.

70

21 a 30 personas

11 a 20 personas

5 a 10 personas

2 a 4 personas

Slo una persona

81 - 100 %

51 - 80 %

21 - 50 %

10 - 20 %

No sabe

No

Indique el nivel de escolaridad de los servidores pblicos que laboran en


el o los archivos de concentracin (sealar el nmero de empleados por
cada nivel).

El personal que labora en el archivo histrico desempea otras labores


adems de las actividades del archivo?

Qu porcentaje de la jornada laboral invierte el personal de archivo


histrico en las actividades propias del archivo?

108.

109.

Gua para la
auditora archivstica

107.

71

81 - 100 %

51 - 80 %

21 - 50 %

10 - 20 %

No sabe

No

Posgrado

Licenciatura

Carrera tcnica

Bachillerato

Secundaria

Primaria

Escolaridad

Nm.

Adems del responsable, cuntas personas trabajan en el archivo


histrico?

Indique el nivel de escolaridad de los servidores pblicos que laboran en


el archivo histrico (sealar el nmero de empleados por cada nivel).

111.

Gua para la
auditora archivstica

110.

72

Posgrado

Licenciatura

Carrera tcnica

Bachillerato

Secundaria

Primaria

Escolaridad

Ms de 50 personas

41 a 50 personas

31 a 40 personas

21 a 30 personas

11 a 20 personas

5 a 10 personas

2 a 4 personas

Slo una persona

Nm.

El personal que labora en los archivos de la institucin recibe cursos de


capacitacin en materia de gestin de documentos y administracin de
archivos?

En la institucin se ha establecido un programa de capacitacin en


materia de archivos?

Si la respuesta a la pregunta 113 es afirmativa, indique quin imparte


los cursos de capacitacin en materia de archivos a los servidores
pblicos de la institucin.

113.

114.

Gua para la
auditora archivstica

112.

73

Otro

Empresa especializada

Otro personal de la
institucin

Coordinador de archivos

No sabe

No

No se ha recibido en los
ltimos tres aos

No sabe

No

Gua para la
auditora archivstica

IX.

RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURA

Los archivos de trmite disponen de mobiliario suficiente y adecuado


para el resguardo y conservacin de los expedientes de archivo?

Los archivos de trmite disponen de instalaciones suficientes y


adecuadas para el resguardo de los expedientes de archivo?

Los inmuebles de los archivos de trmite cuentan con instalaciones


elctricas adecuadas?

El sistema de ventilacin es:

115.

116.

117.

118.

No cuenta con ventilacin

Ventanas

Aire acondicionado

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

74

Las instalaciones de los archivos de trmite renen las condiciones


de temperatura y humedad adecuadas para la conservacin de los
expedientes de archivo?

En los archivos de trmite existen plagas que pudieran afectar las


condiciones para la conservacin de los documentos de archivo?

En los archivos de trmite existen agentes qumicos que pudieran


afectar las condiciones ambientales adecuadas para la conservacin de
los documentos de archivo?

Las instalaciones de los archivos de trmite cuentan con equipo contra


incendios u otras contingencias para la proteccin de los documentos o
expedientes?

120.

121.

122.

Gua para la
auditora archivstica

119.

75

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Las reas de trabajo de los archivos de trmite estn debidamente


separadas de las reas de resguardo de los expedientes?

El archivo de concentracin dispone de mobiliario suficiente y


adecuado para el resguardo y conservacin de los expedientes de
archivo?

El archivo de concentracin cuenta con instalaciones suficientes y


adecuadas para el resguardo de los expedientes de archivo?

El o los inmuebles del archivo de concentracin cuentan con


instalaciones elctricas adecuadas?

El sistema de ventilacin es:

124.

125.

126.

127.

Gua para la
auditora archivstica

123.

76

No cuenta con ventilacin

Ventanas

Aire acondicionado

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Las instalaciones del archivo de concentracin renen las condiciones


de temperatura y humedad adecuadas para la conservacin de los
expedientes de archivo?

En el archivo de concentracin existen plagas que pudieran afectar las


condiciones para la conservacin de los documentos de archivo?

En el archivo de concentracin existen agentes qumicos que pudieran


afectar las condiciones ambientales adecuadas para la conservacin de
los documentos de archivo?

Las instalaciones de los archivos de concentracin cuentan con


equipo contra incendios u otras contingencias para la proteccin de los
documentos o expedientes?

129.

130.

131.

Gua para la
auditora archivstica

128.

77

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Las reas de trabajo del archivo de concentracin estn debidamente


separadas de las reas de resguardo de los expedientes?

El archivo histrico dispone de mobiliario suficiente y adecuado para el


resguardo y conservacin de los expedientes de archivo?

El archivo histrico cuenta con instalaciones suficientes y adecuadas


para el resguardo de los expedientes de archivo?

El o los inmuebles del archivo histrico cuentan con instalaciones


elctricas adecuadas?

El sistema de ventilacin es:

133.

134.

135.

136.

Gua para la
auditora archivstica

132.

78

No cuenta con ventilacin

Ventanas

Aire acondicionado

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Las instalaciones del archivo histrico renen las condiciones de


temperatura y humedad adecuadas para la conservacin de los
expedientes de archivo?

En el archivo histrico existen plagas que pudieran afectar las


condiciones para la conservacin de los documentos de archivo?

En el archivo histrico existen agentes qumicos que pudieran afectar


las condiciones ambientales adecuadas para la conservacin de los
documentos de archivo?

Las instalaciones del archivo histrico cuentan con equipo contra


incendios u otras contingencias para la proteccin de los documentos o
expedientes?

138.

139.

140.

Gua para la
auditora archivstica

137.

79

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Las reas de trabajo del archivo histrico estn debidamente


separadas de las reas de resguardo de los expedientes?

El archivo histrico cuenta con un rea destinada al prstamo y


consulta de expedientes?

La institucin cuenta con un programa para la adquisicin,


mantenimiento y administracin del mobiliario, as como del equipo
contra incendios y seguridad para la proteccin, tanto de las personas
que laboran en los archivos, como de los expedientes de archivo?

142.

143.

Gua para la
auditora archivstica

141.

80

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Gua para la
auditora archivstica

X.

PLANEACIN DEL DESARROLLO ARCHIVSTICO

Cul es la situacin de la planeacin del desarrollo archivstico en la


institucin?

Indique la periodicidad con que se realiza el plan o programa de


desarrollo archivstico.

144.

145.

No sabe

Sexenal

Trianual

Bianual

Anual

No sabe

No cuenta con estrategia de


planeacin archivstica

Cuenta con programa de


desarrollo archivstico

Cuenta con plan de


desarrollo archivstico

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

81

146.

82

Indique qu estrategias cubre el plan o programa de desarrollo


archivstico.

Gua para la
auditora archivstica

Otro

Calidad en los servicios de


archivo

Procesos tcnicos

Gestin de riesgos

Desarrollo tecnolgico

Infraestructura

Profesionalizacin

Gua para la
auditora archivstica

XI.

PRSTAMO Y CONSULTA DE LA INFORMACIN

El acceso a los expedientes en los archivos de trmite, por parte del


rea generadora, es:

Se llevan a cabo historiales de acceso y prstamo de los expedientes


de archivo de trmite?

Se ha emitido alguna norma, lineamiento o procedimiento para


regular el acceso a los expedientes de archivo de trmite?

147.

148.

149.

No sabe

No

No sabe

No

No hay acceso

Bajo

Medio

Alto

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

83

Existe una poltica o disposicin interna (manual, acuerdo, circular)


que regule el acceso a los expedientes con informacin reservada o
confidencial en el archivo de trmite?

La consulta de los expedientes en el archivo de concentracin es:

Existen controles para regular la consulta de los expedientes en el


archivo de concentracin?

Se llevan a cabo historiales de consulta y prstamo de los expedientes


del archivo de concentracin?

151.

152.

153.

Gua para la
auditora archivstica

150.

84

No sabe

No

No sabe

No

No hay acceso

Baja

Media

Alta

No sabe

No

Se ha emitido alguna norma, criterio o procedimiento para regular la


consulta de los expedientes del archivo de concentracin?

Existe una poltica o disposicin interna (manual, acuerdo, circular)


que regule el acceso a los expedientes con informacin reservada o
confidencial que se encuentran en el archivo de concentracin?

El archivo histrico brinda servicios de prstamo y consulta de


expedientes para usuarios externos?

Se llevan a cabo historiales de consulta y prstamo de los expedientes


del archivo histrico?

155.

156.

157.

Gua para la
auditora archivstica

154.

85

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Gua para la
auditora archivstica

XII.

NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ARCHIVOS Y TRANSPARENCIA

Para la organizacin documental y administracin de archivos en su


institucin se aplica la Ley Federal de Archivos (LFA)?

En los archivos de la institucin se aplica el Reglamento de la LFA?

En los archivos de la institucin se aplica la Ley Federal de


Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental?

En los archivos de la institucin se aplican los Lineamientos generales


para la organizacin y conservacin de los archivos de la dependencias
y entidades de la Administracin Pblica Federal?

158.

159.

160.

161.

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

Marque con una X la respuesta que corresponda o escriba los datos que se le solicitan

86

En los archivos de la institucin se aplica el Reglamento de la


Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental?

En los archivos de la institucin se aplican los Lineamientos generales


para la clasificacin y desclasificacin de la informacin de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal?

En los archivos de la institucin se aplica el Manual administrativo de


aplicacin general en materia de transparencia y de archivos?

En la institucin se aplica el artculo 8, fraccin V de la Ley Federal de


Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, publicada
en la Diario Oficial de la Federacin el 13 de marzo de 2002?

163.

164.

165.

Gua para la
auditora archivstica

162.

87

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

En la institucin, para el archivo contable gubernamental, se aplica lo


establecido en la Norma de Archivo Contable Gubernamental, emitida
por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la
Gestin Pblica de Hacienda y Crdito Pblico?

En los archivos de la institucin se aplica el Acuerdo por el que se


establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y
plazo de conservacin del Archivo Contable Gubernamental, publicado
en el Diario Oficial de la Federacin el 25 de agosto de 1998?

En la institucin se aplica el Acuerdo por el que se establecen las


disposiciones que debern observar los servidores pblicos al separarse
de su empleo, cargo o comisin, para realizar la entrega-recepcin
del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan
asignados, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 13 de
octubre de 2005?

En la institucin se aplican las Recomendaciones para la organizacin


y conservacin de los correos electrnicos institucionales de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal,
publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el 10 de febrero de
2009?

167.

168.

169.

Gua para la
auditora archivstica

166.

88

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

No sabe

No

ANEXO 1

Gua para la
auditora archivstica

MM

AAAA

Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecuada administracin de los documentos de archivo,
de manera conjunta con las unidades administrativas y/o reas competentes en cada dependencia y entidad, a fin de
garantizar la organizacin, disponibilidad, localizacin, integridad y conservacin de los archivos.

DD

Objetivo:

Fecha:

1.- rea coordinadora de archivos

CDULA ANALTICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE


OBLIGACIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS

Rubro:

Nm. de revisin:

rgano Interno de Control en:

90

1.1.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Los sujetos obligados


contarn con un
rea coordinadora de
archivos encargada
de elaborar y aplicar
las normas, criterios
y lineamientos
archivsticos
determinados en
el marco de la Ley
Federal de Archivos
(LFA), su Reglamento y
dems disposiciones
aplicables, a efecto de
lograr homogeneidad
en la materia
entre las unidades
administrativas.

91

Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un rea
coordinadora de
archivos.

Actividad

LFA.

Lineamiento sexto,
prrafo 1 de los
Lineamientos generales
para la organizacin
y conservacin
de los archivos de
las dependencias
y entidades de la
Administracin Pblica
Federal (LGOCADEAPF).

Artculo 10 de la

Fundamento
legal

Cumple

1.1.

Nm.

92

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que el titular


de la dependencia
o entidad nombre
al responsable del
rea coordinadora de
archivos.

Actividad

Numeral 17,
fraccin I del Manual
Administrativo de
Aplicacin General
en las Materias de
Transparencia y de
Archivos (MAAGMTA).

Lineamiento sexto,
prrafo 2 de los
LGOCADEAPF.

Artculo 11 de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.1.

Nm.

93

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En caso de que el sujeto


obligado cuente con
un archivo histrico,
verificar que el titular del
rea coordinadora de
archivos tenga un nivel
mnimo de direccin de
rea o su equivalente.

Actividad

Artculo 9, fraccin II,


prrafo segundo del
Reglamento de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.2.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

El responsable del
rea coordinadora
de archivos formar
parte del Comit de
Informacin de la
dependencia o entidad
como asesor en materia
de archivos, con voz y
voto.

94

Verificar que el
responsable del rea
coordinadora de
archivos cuente con
estudios de nivel
licenciatura.

Verificar que el
responsable del rea
coordinadora de
archivos forme parte del
Comit de Informacin,
como asesor en materia
de archivos, con voz y
voto.

Actividad

Artculo 9, fraccin I del


Reglamento de la LFA.

Artculo 8 del
Reglamento de la LFA.

Artculo 11 de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.2.

Nm.

95

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que se
notifique al AGN la
designacin del titular
del rea coordinadora
de archivos.

Verificar que el
responsable del rea
coordinadora de
archivos cuente con
conocimientos en
archivstica.

Actividad

Artculo 9, fraccin
II, prrafo tercero del
Reglamento de la LFA.

LGOCADEAPF.

Lineamiento sexto de los

Artculo 9, fraccin I del


Reglamento de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Actividad

Verificar que se elaboren


y presenten, al Comit
de Informacin, los
criterios especficos en
materia de organizacin
y conservacin de
archivos.

Procedimiento

Elaborar y someter
a autorizacin del
Comit de Informacin,
o su equivalente, el
establecimiento de
criterios especficos en
materia de organizacin
y conservacin de
archivos; as como de
los expedientes que
contengan informacin
y documentacin
clasificada como
reservada y/o
confidencial, a fin de
asegurar su integridad.

1.3.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

96

Numeral 17, fraccin III


del MAAGMTA.

Lineamiento sexto,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 7 del
Reglamento de la LFA.

Artculo 12, fraccin II


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.3.

Nm.

97

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que se elaboren


y presenten, al Comit
de Informacin,
los procedimientos
archivsticos para
facilitar el acceso a
la informacin en la
dependencia o entidad.

Actividad

Lineamiento sexto,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 12, fraccin II


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Actividad

Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con el Cuadro
general de clasificacin
archivstica.

Procedimiento

Elaborar o actualizar,
en coordinacin con
los responsables de los
archivos de trmite,
de concentracin y,
en su caso, histrico,
el Cuadro general de
clasificacin archivstica,
el Catlogo de
disposicin documental,
los inventarios
documentales y la Gua
simple de archivos.

1.4.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

98

Numeral 3 del MAAGMTA.

Lineamientos
sexto, fraccin III;
decimotercero, fraccin
I y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.

Artculos 12, fraccin


III, y 19, fraccin I, de
la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.4.

Nm.

99

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que la
dependencia o
entidad cuente con el
Catlogo de disposicin
documental.

Actividad

Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
archivos del MAAGMTA.

Lineamientos
sexto, fraccin III;
decimotercero, fraccin
II y decimosptimo,
prrafo primero de los
LGOCADEAPF.

Artculos 12, fraccin


III, y 19, fraccin II, de
la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.4.

Nm.

100

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que la
dependencia o
entidad cuente con los
inventarios generales
de expedientes, de
transferencia y de baja.

Actividad

Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
archivos del MAAGMTA.

Lineamiento
sexto, fraccin III y
decimotercero, fraccin
III de los LGOCADEAPF.

Artculos 12, fraccin


III, y 19, fraccin III, de
la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.4.

Nm.

101

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que el
Catlogo de disposicin
documental est
validado y registrado por
el AGN.

Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con la Gua
simple de archivos.

Actividad

Lineamientos
decimotercero, fraccin
II, y decimosptimo,
prrafo primero, de los
LGOCADEAPF.

Numeral 3, apartado
rea coordinadora de
archivos del MAAGMTA.

Lineamientos sptimo y
decimotercero, fraccin
IV de los LGOCADEAPF.

Artculos 12, fraccin


III, y 19, fraccin IV, de
la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Procedimiento

Establecer y desarrollar
un programa de
capacitacin y asesora
archivstica para el
sujeto obligado.

1.5.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

102

Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un programa
de asesora archivstica
para los responsables de
los archivos de trmite,
concentracin y, en su
caso, histrico.

Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un programa
de capacitacin para
los responsables de los
archivos de trmite,
concentracin y, en su
caso, histrico.

Actividad

Lineamiento sexto,
fraccin V de los
LGOCADEAPF.

Artculo 10, fraccin III


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 12, fraccin V


de la LFA.

Lineamiento sexto,
fraccin V de los
LGOCADEAPF.

Artculo 10, fraccin


VI del Reglamento de
la LFA.

Artculo 12, fraccin V


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Actividad

Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con el Plan
Anual de Desarrollo
Archivstico.

Procedimiento

Elaborar y presentar al
Comit de Informacin,
o equivalente, el Plan
Anual de Desarrollo
Archivstico, en el que
se contemplen las
acciones a emprender
a escala institucional
para la modernizacin
y mejoramiento
continuo de los
servicios documentales
y archivsticos, el cual
deber ser publicado
en el portal de internet
de cada institucin, as
como sus respectivos
informes anuales de
cumplimiento.

1.6.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

103

Artculo 2, fraccin IV
del Reglamento de la
LFA.

Artculo 12, fraccin VI


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.6.

Nm.

104

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que el Plan


Anual de Desarrollo
Archivstico se presente
para aprobacin del
Comit de Informacin
de la dependencia o
entidad.

Actividad

Artculo 2, fraccin IV
del Reglamento de la
LFA.

Artculo 12, fraccin VI


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.6.

Nm.

105

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que en el Plan


Anual de Desarrollo
Archivstico estn
contempladas las
acciones a emprender
a escala institucional
para la modernizacin
y mejoramiento
continuo de los servicios
documentales y
archivsticos.

Actividad

Artculo 2, fraccin IV
del Reglamento de la
LFA.

Artculo 12, fraccin VI


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.6.

Nm.

106

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que el Plan


Anual de Desarrollo
Archivstico est
publicado en el
portal de internet
de la dependencia
o entidad, as como
los informes anuales
de cumplimiento en
materia de archivos.

Actividad

Artculo 2, fraccin IV
del Reglamento de la
LFA.

Artculo 12, fraccin VI


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Actividad

Verificar que el rea


coordinadora de
archivos ejerza los
procedimientos de
valoracin y destino final
de la documentacin
con base en el
Catlogo de disposicin
documental.

Procedimiento

Coordinar los
procedimientos de
valoracin y destino final
de la documentacin,
con base en la
normatividad vigente
y las disposiciones
establecidas por el AGN,
en el caso del Poder
Ejecutivo Federal; o
bien, por la autoridad
que determine
las disposiciones
secundarias aplicables
a los dems sujetos
obligados.

1.7.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

107

Artculo 2, fraccin IV
del Reglamento de la
LFA.

Artculo 12, fraccin VI


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.7.

Nm.

108

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que la institucin o entidad


realice el trmite de
baja documental
de conformidad
con lo establecido
en el Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Actividad

Lineamientos
sexto, fraccin VII y
decimonoveno de los
LGOCADEAPF.

Artculo 12, fraccin VII


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Procedimiento

Coordinar, con el
rea de tecnologas
de la informacin del
sujeto obligado, las
actividades destinadas
a la automatizacin
de los archivos y a la
gestin de documentos
electrnicos.

1.8.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

109

Verificar que el sistema


informtico para
la administracin
documental se base
en los instrumentos de
control archivstico.

Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un sistema
informtico para la
administracin de los
documentos de archivo.

Actividad

Artculo 12, fraccin VIII


de la LFA.

Artculo 12, fraccin VIII


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

1.8.

Nm.

110

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con un programa
para la automatizacin
de los archivos y la
gestin de documentos
electrnicos.

Verificar que la
dependencia o entidad
cuente con criterios
especficos para la
produccin y control
de documentos
electrnicos.

Actividad

Artculo 12, fraccin VIII


de la LFA.

Artculo 12, fraccin VIII


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

111

Revis

Nombre, firma y cargo.

Nombre, firma y cargo.

Recomendaciones del OIC

Elabor

Gua para la
auditora archivstica

ANEXO 2

Gua para la
auditora archivstica

MM

AAAA

Verificar que se proporcione, en tiempo y forma, el servicio de envo, entrega y recepcin de la correspondencia
y paquetera oficial, interna o externa, en todas las reas de la dependencia o entidad, respetando el principio de
privacidad y confidencialidad.

DD

Objetivo:

Fecha:

2.- Unidad de correspondencia

Unidad administrava:

CDULA ANALTICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE


OBLIGACIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS

Rubro:

Nm. de revisin:

rgano Interno de Control en:

113

Actividad

Verificar si se tiene un
sistema informtico
para el registro, control,
seguimiento y despacho
de la correspondencia.

Procedimiento

Garantizar el registro,
seguimiento y despacho
de la correspondencia
de entrada y salida.

2.1.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

114

Numeral 5.2.3.1 del


Manual administrativo
de aplicacin general
en materia de recursos
materiales y servicios
generales (MAAGMRMSG).

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

2.1.

Nm.

115

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar si el sujeto
obligado cuenta
con unidades de
correspondencia
descentralizadas
por cada unidad
administrativa.

Verificar si se tiene una


Oficiala de Partes para
la recepcin, distribucin
y despacho de la
correspondencia.

Verificar que se cuente


con un rea destinada
para la unidad de
correspondencia y
control de gestin.

Actividad

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

Numeral 5.2.3.1 del


MAAGMRMSG.

LGOCADEAPF.

Lineamiento octavo,

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

Procedimiento

Proporcionar, en
tiempo y forma, el
servicio de recepcin
de la correspondencia
y paquetera oficial, as
como su entrega a las
reas responsables de su
trmite y seguimiento.

2.2.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

116

Verificar que los


datos del destinatario
y remitente estn
correctos y completos.

Verificar que se reciba


la correspondencia de
entrada y se acuse de
recibo mediante sello
oficial, fecha, hora y
folio.

Actividad

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento noveno de
los LGOCADEAPF.

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

Artculo 18, fraccin I de


la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

2.2.

Nm.

117

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que se generen


fichas de control para
la correspondencia
de entrada, las cuales
debern contener, al
menos:
-Nmero identificador
-Asunto
-Fecha y hora de
recepcin
-Generador y receptor
del documento.

Actividad

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento noveno de
los LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

2.2.

Nm.

118

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que se entregue


con mayor rapidez
la correspondencia
urgente.

Verificar que los anexos


de la correspondencia
estn completos y
correspondan con lo
que se menciona en
el documento; de no
ser as, se realizar la
observacin de manera
verbal y por escrito en el
acuse de recibo.

Actividad

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento noveno de
los LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

2.2.

Nm.

119

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que se
enven, relacionados,
los documentos para
expedientarlos en el
archivo de trmite.

Verificar que existan


controles para el manejo
de la correspondencia de
entrada clasificada como
reservada o confidencial,
as como para el de
aquella que contenga
valores o riesgos.

Actividad

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

2.3.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Dar seguimiento a los


asuntos en trmite.

120

Verificar que se
establezcan tiempos
mximos de atencin,
tomando en cuenta la
prioridad del trmite.

Verificar que el
seguimiento de los
asuntos en trmite se
realice mediante las
fichas de control de la
correspondencia.

Actividad

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Artculo 18, fraccin III


de la LFA.

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

2.4.

2.3.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Proporcionar en tiempo
y forma el servicio
de despacho de la
correspondencia y
paquetera oficial.

121

Verificar que se acuse


de recibo a la unidad
responsable del
trmite, con sello, firma
autgrafa, fecha y hora.

Verificar que la unidad


de correspondencia
revise que los datos del
destinatario, remitente
y anexos estn correctos y
completos.

Verificar que se revisen


diariamente las fichas
de control que registran
vencimiento en su
atencin, para que se
notifique el retraso al
servidor pblico.

Actividad

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.2 del

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.2 del

Lineamiento octavo de
los LGOCADEAPF.

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.1 del

Lineamiento noveno de
los LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

2.4.

Nm.

122

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que existan


controles para el manejo
de la correspondencia de
salida, clasificada como
reservada o confidencial,
as como aquella que
contiene valores o
riesgos.

Verificar que se lleve


a cabo el registro de
la correspondencia de
salida en el sistema
informtico y se genere
el formato de envo/
recepcin.

Actividad

MAAGMRMSG.

Numeral 5.2.3.2 del

Numeral 5.2.3.2 del


MAAGMRMSG.

Lineamiento octavo,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

123

Revis

Nombre, firma y cargo.

Nombre, firma y cargo.

Recomendaciones del OIC

Elabor

Gua para la
auditora archivstica

ANEXO 3

Gua para la
auditora archivstica

MM

Verificar que en cada unidad administrativa de los sujetos obligados exista un archivo de trmite, en el que
se conserven los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas.

DD

Objetivo:

Fecha:

3.- Archivo de trmite

Unidad administrava:

CDULA ANALTICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE


OBLIGACIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS

Rubro:

Nm. de revisin:

rgano Interno de Control en:

125

AAAA

3.1.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En cada unidad
administrativa de
las dependencias y
entidades existir un
archivo de trmite.

126

Verificar que en cada


unidad administrativa
exista un archivo de
trmite formalmente
establecido.

Actividad

Lineamiento dcimo de
los LGOCADEAPF.

Artculo 2, fraccin VIII


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 14 de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.1.

Nm.

127

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

El responsable del
archivo de trmite
recibe capacitacin
permanente para el
cumplimiento de sus
funciones.

Verificar que cada sujeto


obligado nombre a un
responsable del archivo
de trmite.

Actividad

Artculo 14, prrafo


segundo de la LFA.

Lineamiento dcimo,
prrafo segundo de los
LGOCADEAPF.

Artculo 13 de la LFA.

Numeral 6.6 del


MAAGMTA.

Fundamento
legal

Cumple

Procedimiento

El archivo de trmite
contar con la
infraestructura necesaria
para administrar,
conservar y localizar los
expedientes de archivo.

3.2.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

128

Las instalaciones renen


las condiciones de
temperatura y humedad
adecuadas para la
conservacin de los
documentos.

Cuenta con mobiliario


suficiente y adecuado
para el resguardo y
conservacin de los
documentos.

Cuenta con
instalaciones adecuadas
y suficientes para
el resguardo y
conservacin de los
documentos.

Actividad

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.2.

Nm.

129

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Cuenta con equipo


de cmputo para
administrar los
documentos.

Cuenta con
instalaciones elctricas
adecuadas y apartadas
de los documentos.

Cuenta con sistemas de


mitigacin de riesgos
para la proteccin de
los documentos y del
personal.

Actividad

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.2.

Nm.

130

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

El rea de trabajo est


debidamente separada
del rea de resguardo de
los documentos.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Cuenta con equipo


para la digitalizacin de
documentos.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Artculo 9, prrafo
primero y 20 de la LFA.

Cuenta con un sistema


informtico para
la administracin
documental.

Actividad

Fundamento
legal

Cumple

3.3.

3.2.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Los procesos
archivsticos se
realizan conforme
a la normatividad
vigente y aplicable
para la adecuada
administracin del
archivo de trmite.

131

Se recibe y clasifica la
documentacin con
base en el Cuadro
general de clasificacin
archivstica.

Cuenta con el
personal suficiente
para la administracin
documental.

Actividad

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 11, fraccin I


del Reglamento de la
LFA.

LFA.

Artculos 14 y 18 de la

Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
segundo de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.3.

Nm.

132

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Los expedientes
estn ordenados de
acuerdo con el Cuadro
general de clasificacin
archivstica.

Actividad

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 11, fraccin I


del Reglamento de la
LFA.

LFA.

Artculo 14 y 18 de la

Lineamientos quinto
y dcimo de los
LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Fundamento
legal

Cumple

3.3.

Nm.

133

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

La integracin de
los expedientes se
realiza por asunto y de
acuerdo con el Cuadro
general de clasificacin
archivstica.

Actividad

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 11, fracciones I


y VIII del Reglamento de
la LFA.

Artculo 14, fracciones I


y III de la LFA.

Lineamientos quinto
y dcimo de los
LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Fundamento
legal

Cumple

3.3.

Nm.

134

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se realiza la glosa del


expediente con los
documentos generados
o recibidos y, en su
caso, se crea un nuevo
expediente.

Actividad

Lineamiento dcimo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 11, fraccin I


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 14, fraccin I de


la LFA.

Lineamiento dcimo,
fracciones I y III de los
LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

3.3.

Nm.

135

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Lineamiento
decimoquinto de los
LGOCADEAPF.

Lineamientos
decimoquinto y
decimosexto de los
LGOCADEAPF.

Los expedientes cuentan


con la portada o
guarda exterior para su
identificacin.
La portada o guarda
exterior del expediente
contiene:
- Unidad administrativa
- Fondo
- Seccin
- Serie
- Nmero de expediente
- Fecha de apertura y,
en su caso, de cierre del
expediente

Actividad

Fundamento
legal

Cumple

3.3.

Nm.

136

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En la ceja o marbete
del expediente se
sealan los siguientes
elementos:
- Seccin
- Serie
- Nmero de expediente
- Fecha de apertura y,
en su caso, de cierre del
expediente
- Asunto

- Asunto
- Valores documentales
- Vigencia documental
- Nmero de fojas al
cierre del expediente
- Leyenda de
clasificacin de la
informacin.

Actividad

Lineamiento
decimoquinto de los
LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

3.3.

Nm.

137

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

La unidad administrativa
entrega al archivo
de trmite el o los
expedientes y el
inventario documental
de requisito.

Se elaboran
los inventarios
documentales generales,
de transferencia y de
baja.

Actividad

Artculo 11, fracciones I


y VII del Reglamento de
la LFA.

Artculos 14, fraccin


I, y 19, fraccin III de
la LFA.

Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.

Artculo 11, fraccin I


del Reglamento de la
LFA.

Artculos 14, fraccin I y,


19, fraccin III de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.3.

Nm.

138

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se reciben los
expedientes junto con el
inventario documental y
se realiza el cotejo de la
informacin.

Actividad

Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.

Artculo 11, fraccin I


del Reglamento de la
LFA.

Artculos 14, fraccin I y


19, fraccin III de la LFA.

Lineamientos
dcimo, fraccin I, y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

3.4.

3.3.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Facilitar a los servidores


pblicos autorizados
el prstamo y consulta
de los expedientes que
obran en el archivo de
trmite.

139

Se solicita, a travs
de los servidores
pblicos autorizados, el
prstamo o consulta de
expedientes.

Artculo 19 de la LFA.

Se cuenta con controles


para la localizacin
expedita de los
expedientes.

Lineamiento dcimo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 11, fracciones


III y XII del Reglamento
de la LFA.

Artculo 14, fraccin II


de la LFA.

Artculo 11, fracciones


VIII y XIII del Reglamento
de la LFA.

Se tienen controles
de acceso a los
expedientes clasificados
como reservados o
confidenciales.

Actividad

Fundamento
legal

Cumple

3.4.

Nm.

140

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se verifica la integridad
del expediente y se
folian los documentos.

Se lleva una bitcora


del prstamo de
expedientes.

Actividad

Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.

Artculo 11, fracciones


III, IX y XII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 14, fraccin II


de la LFA.

Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.

Artculo 11, fracciones


III y XII del Reglamento
de la LFA.

Artculo 14, fraccin II


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.4.

Nm.

141

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Cuando el expediente
es devuelto, se verifica
su integridad y el total
de fojas.

Se lleva un seguimiento
del prstamo de
expedientes. Se notifica,
cinco das hbiles
previos, que est por
vencer el plazo de
prstamo y se solicita
la devolucin del
expediente o se propone
ampliar el plazo.

Actividad

Artculo 11, fracciones


III, IX y XII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 14, fraccin II


de la LFA.

Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.

Artculo 11, fracciones


III, IX y XII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 14, fraccin II


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.4.

Nm.

142

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Si el expediente
presenta alteraciones
o faltan fojas, se
notifica al titular de la
unidad administrativa
solicitante, para
que proceda segn
corresponda.

Actividad

Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.

Artculo 11, fracciones


III, IX y XII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 14, fraccin II


de la LFA.

Lineamientos quinto y
dcimo, fraccin II de
los LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

Procedimiento

Realizar la transferencia
primaria, al archivo de
concentracin, de la
documentacin cuyo
trmite haya concluido
y se hayan cumplido los
plazos de conservacin
previstos en el
Catlogo de disposicin
documental.

3.5.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

143

Se elaboran
los inventarios
documentales de
transferencia, en original
y copia, agrupados por
series documentales y
ao.

Se identifican los
expedientes cuyo plazo
de conservacin ha
concluido de acuerdo
con el Catlogo de
disposicin documental.

Actividad

Artculo 11, fraccin


XIV del Reglamento de
la LFA.

Artculo 19, fraccin III


de la LFA.

Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V, y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.

Artculo 11, fraccin


XIV del Reglamento de
la LFA.

Artculo 19 de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.5.

Nm.

144

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se cuenta con un
formato oficial
para los inventarios
documentales general,
de transferencia y de
baja.

Actividad

Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V; y
decimotercero, fraccin
III de los LGOCADEAPF.

Artculo 11, fraccin


XIV del Reglamento de
la LFA.

Artculo 19, fraccin III


de la LFA.

Artculo 11, fraccin


XIV del Reglamento de
la LFA.

Artculo 19, fraccin III


de la LFA.

Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V, y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.

Fundamento
legal

Cumple

3.5.

Nm.

145

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En caso de existir, en el
inventario documental
de transferencia,
expedientes que deban
permanecer en el
archivo de trmite, la
unidad administrativa
productora elabora y
enva la justificacin
correspondiente al
responsable del archivo
de trmite.

Se solicita al titular de
la unidad administrativa
productora de la
documentacin,
que otorgue el visto
bueno del inventario
documental de
transferencia.

Actividad

Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V; y
decimotercero, fraccin
III, de los LGOCADEAPF.

Artculo 11, fraccin


XIV del Reglamento de
la LFA.

Artculo 19, fraccin III


de la LFA.

Lineamientos dcimo,
fracciones IV y V, y
decimotercero, fraccin
III de los LGOCADEAPF.

Artculo 11, fraccin


XIV del Reglamento de
la LFA.

Artculo 19, fraccin III


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Procedimiento

Actualizar, colaborando
con el rea coordinadora
de archivos, el Cuadro
general de clasificacin
archivstica, el Catlogo
de disposicin
documental y la Gua
simple de archivos.

3.6.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

146

Participar en la
elaboracin y
actualizacin del
Catlogo de disposicin
documental.

Participar en la
elaboracin y
actualizacin del Cuadro
general de clasificacin
archivstica.

Actividad

Lineamientos
dcimo, fraccin III;
decimotercero, fraccin
II, y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.

Artculo 19 del
Reglamento de la LFA.

Artculo 14, fraccin III;


y 19, fraccin II de la LFA.

Lineamientos
dcimo, fraccin III;
decimotercero, fraccin
I, y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.

Artculo 19 del
Reglamento de la LFA.

Artculos 14, fraccin III;


y 19, fraccin I de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.6.

Nm.

147

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Participar en la
elaboracin y
actualizacin de la Gua
simple de archivos.

Actividad

Lineamientos
dcimo, fraccin III;
decimotercero, fraccin
IV y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.

Artculo 19 del
Reglamento de la LFA.

Artculos 14, fraccin


III; y 19, fraccin IV de
la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.7.

3.6.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Llevar a cabo la
valoracin y seleccin
documental, conforme
al Catlogo de
disposicin documental.

148

Se realiza la solicitud
de baja documental
ante el AGN, mediante
la intervencin del
rea coordinadora de
archivos.

Se elabora el
inventario de baja
documental conforme
a lo establecido en el
Instructivo para el trmite
de baja documental de
archivos del gobierno
federal, emitido por el
AGN.

Los expedientes de
archivo se sujetan a
procesos de valoracin
documental, de
acuerdo con los plazos
de conservacin
establecidos en el
Catlogo de disposicin
documental.

Actividad

Artculo 11, fraccin


XVI del Reglamento de
la LFA.

Artculos 18, fraccin


III, y 19, fraccin IX, de
la LFA.

Artculo 11, fraccin


XVI del Reglamento de
la LFA.

Artculos 18, fraccin


III, y 19, fraccin IX de
la LFA.

Artculo 11, fraccin


XVI del Reglamento de
la LFA.

Artculos 18, fraccin


III, y 19, fraccin IX, de
la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

3.7.

Nm.

149

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Se realiza la baja
de documentacin
de comprobacin
administrativa con la
intervencin del rgano
Interno de Control y se
notifica al AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.
Se realiza la baja
de documentacin
de comprobacin
administrativa mediante
el levantamiento del
acta administrativa
correspondiente.

Actividad

Fundamento
legal

Cumple

3.8.

3.7.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En los casos de
documentacin
siniestrada, o que
por sus condiciones
representa un
riesgo sanitario, se
realizarn las acciones
correspondientes.

150

Los casos de
documentacin
siniestrada se notifican
al AGN, dentro de los
45 das posteriores al
evento.

La baja de
documentacin
contable se realiza con
previa autorizacin de la
Unidad de Contabilidad
Gubernamental e
Informes sobre la
Gestin Pblica de la
Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

3.8.

Nm.

151

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En los casos de
documentacin
siniestrada, se realiza el
levantamiento del acta
administrativa con la
participacin del rgano
Interno de Control.

En los casos de
documentacin
siniestrada, se realiza
el levantamiento del
acta de hechos ante el
Ministerio Pblico.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

3.8.

Nm.

152

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta de hechos ante
el Ministerio Pblico.

En los casos de
documentacin
siniestrada, se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
evento.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

3.8.

Nm.

153

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En el caso de
documentacin que,
por sus condiciones,
implica riesgo sanitario,
se recaba material
fotogrfico como
evidencia.

En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta administrativa
con la participacin
del rgano Interno de
Control.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

3.8.

Nm.

154

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Los casos de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
hacen del conocimiento
del rea de proteccin
civil para que
determine las acciones
procedentes.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

155

Revis

Nombre, firma y cargo.

Nombre, firma y cargo.

Recomendaciones del OIC

Elabor

Gua para la
auditora archivstica

ANEXO 4

Gua para la
auditora archivstica

MM

AAAA

Verificar que los sujetos obligados cuenten con un archivo de concentracin, adscrito al rea coordinadora de archivos,
donde se custodie aquella documentacin de uso espordico que debe conservarse por razones administrativas,
legales, fiscales o contables.

DD

Objetivo:

Fecha:

4.- Archivo de concentracin

ANALTICA
CDULA ANALT
ICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS

Rubro:

Nm. de revisin:

rgano Interno de Co

157

Procedimiento

Cada sujeto obligado


contar con un archivo
de concentracin.

4.1.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

158

El responsable
del archivo de
concentracin
deber contar con
conocimientos
y experiencia en
archivstica.

Verificar que cada sujeto


obligado nombre a un
responsable del archivo
de concentracin.

Verificar que el sujeto


obligado cuente
con un archivo
de concentracin
formalmente
establecido.

Actividad

Lineamiento
decimoprimero de los
LGOCADEAPF.

Artculo 15, prrafo


segundo de la LFA.

Lineamiento
decimoprimero de los
LGOCADEAPF.

Artculo 15, prrafo


segundo de la LFA.

MAAGMTA.

Numeral 6.8 del

Lineamiento
decimoprimero de los
LGOCADEAPF.

Artculo 12 del
Reglamento de la LFA.

Artculo 15 de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Procedimiento

El archivo de
concentracin contar
con la infraestructura
necesaria para
administrar y conservar
los expedientes de
archivo.

4.2.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

159

Cuenta con mobiliario


suficiente y adecuado
para el resguardo y
conservacin de los
documentos.

Cuenta con
instalaciones adecuadas
y suficientes para
el resguardo y
conservacin de los
documentos.

Actividad

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.2.

Nm.

160

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Cuenta con sistemas de


mitigacin de riesgos
para la proteccin de
los expedientes y del
personal.

Las instalaciones renen


las condiciones de
temperatura y humedad
adecuadas para la
conservacin de los
documentos.

Actividad

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.2.

Nm.

161

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Cuenta con equipo


de cmputo para
administrar los
expedientes.

Cuenta con
instalaciones elctricas
adecuadas y apartadas
de los expedientes.

Actividad

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.2.

Nm.

162

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Cuenta con el
personal suficiente
para la administracin
documental.

El rea de trabajo est


debidamente separada
del rea de resguardo
de los expedientes.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Cuenta con equipo


para la digitalizacin de
documentos.

Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
segundo de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Artculos 9, prrafo
primero, y 20 de la LFA.

Cuenta con un sistema


informtico para
la administracin
documental.

Actividad

Fundamento
legal

Cumple

4.3.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Realizar los procesos


archivsticos conforme
a la normatividad
vigente y aplicable
para la adecuada
administracin de los
documentos.

163

Se recibe la
documentacin del
archivo de trmite y se
coteja con el inventario
de transferencia
primaria.

Actividad

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 12, fraccin


VII del Reglamento de
la LFA.

Artculo 18, fraccin VII


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.3.

Nm.

164

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Los expedientes
transferidos se reciben
organizados, depurados,
foliados e identificados
con la portada o guarda
exterior del expediente.

Actividad

Lineamiento quinto de
los LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 12, fraccin


VII del Reglamento de
la LFA.

Artculo 18, fraccin VII


de la LFA.

Lineamientos quinto y
decimoprimero, fraccin
I de los LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Fundamento
legal

Cumple

4.3.

Nm.

165

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Registrar en el
inventario documental
la ubicacin topogrfica
de cada expediente,
comunicndolo al
responsable del archivo
de trmite.

Actividad

Lineamientos
decimoprimero, fraccin
I, y decimotercero,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 12, fraccin


VIII del Reglamento de
la LFA.

Artculo 19, fracciones III


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.3.

Nm.

166

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Son colocados los


expedientes en el
mobiliario de acuerdo
con su clasificacin
topogrfica.

Actividad

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 12, fracciones I


y VIII del Reglamento de
la LFA.

Artculo 15, fraccin I de


la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.3.

Nm.

167

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Efectuar los
movimientos necesarios
para evitar la
acumulacin excesiva de
documentacin.

Actividad

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 12, fracciones I


y XIII del Reglamento de
la LFA.

Artculo 15, fraccin I de


la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.3.

Nm.

168

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se tienen controles
de acceso a los
expedientes clasificados
como reservados o
confidenciales.

Se elaboran los
inventarios generales de
transferencia secundaria
y de baja.

Actividad

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fraccin I


del Reglamento de la
LFA.

Lineamientos
dcimoprimero, fraccin
V, y decimotercero,
fraccin III de los
LGOCADEAPF.

Artculo 12, fraccin I


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 15, fraccin II, y


19, fraccin III de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.4.

4.3.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Facilitar a los servidores


pblicos autorizados
el prstamo y consulta
de los expedientes
transferidos al archivo
de concentracin.

169

Facilitar a los servidores


pblicos autorizados el
prstamo o consulta de
expedientes.

Se cuenta con controles


para la localizacin
expedita de los expedientes.

Actividad

MAAGMTA.

Numeral 6.8.1 del

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fraccin X


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 15, fracciones I


y IV de la LFA.

Artculo 12, fraccin I


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 19 de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.4.

Nm.

170

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se verifica la integridad
del expediente y se
folian los documentos.

Se lleva una bitcora


del prstamo de
expedientes.

Actividad

MAAGMTA.

Numeral 6.8.1 del

Lineamiento
Decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fraccin X


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 15, fracciones I


y IV de la LFA.

MAAGMTA.

Numeral 6.8.1 del

Lineamiento
Decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fraccin X


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 15, fracciones I


y IV de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.4.

Nm.

171

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se lleva un seguimiento
del prstamo de
expedientes. Se notifica,
cinco das hbiles
previos, que est por
vencer el plazo de
prstamo, y se solicita
la devolucin del
expediente o se propone
ampliar el plazo.

Actividad

MAAGMTA.

Numeral 6.8.2 del

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fraccin X


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 15, fracciones I


y IV de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.4.

Nm.

172

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Si el expediente
presenta alteraciones
o faltan folios, se
notifica al titular de la
unidad administrativa
solicitante, para
que proceda segn
corresponda.

Cuando el expediente es
devuelto, se verifica su
integridad y que el total
de folios est completo.

Actividad

MAAGMTA.

Numeral 6.8.1 del

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fraccin X


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 15, fracciones I


y IV de la LFA.

MAAGMTA.

Numeral 6.8.1 del

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
II de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fraccin X


del Reglamento de la
LFA.

Artculo 15, fracciones I


y IV de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Actividad

Identificar la
documentacin de
baja cuyo plazo
de conservacin
ha concluido, de
conformidad con el
Catlogo de disposicin
documental.

Procedimiento

Realizar la valoracin y
seleccin documental,
de conformidad
con los plazos de
conservacin y destino
final establecidos en el
Catlogo de disposicin
documental.

4.5.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

173

Lineamiento
decimoprimero,
fracciones VI de los
LGOCADEAPF.

Artculo 12, fracciones


III, IX, XIII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 15, fracciones I


y III de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.5.

Nm.

174

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Elaborar el inventario
de baja documental
conforme a lo
establecido en el
Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Identificar la
documentacin con
valor histrico, de
conformidad con el
Catlogo de disposicin
documental.

Actividad

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
V de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fracciones


III y XIII del Reglamento
de la LFA.

Artculo 15, fraccin II


de la LFA.

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
VI de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fracciones


III, IX, XIII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 15, fracciones I


y III de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.5.

Nm.

175

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Elaborar el inventario
de documentacin con
valor histrico, para
realizar la transferencia
secundaria.

Actividad

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
V de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fracciones


III, IX, XIII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 15, fraccin II


de la LFA.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

4.5.

Nm.

176

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Realizar la baja de
documentacin
de comprobacin
administrativa, mediante
el levantamiento del
acta administrativa
correspondiente, con la
intervencin del rgano
Interno de Control, y
notificar al AGN.

Realizar la solicitud de
baja documental ante
el AGN, por conducto
del rea coordinadora
de archivos, anexando
declaratoria de prevaloracin, ficha tcnica
de prevaloracin e
inventario de baja
documental.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Lineamientos
decimoprimero, fraccin
III, y decimonoveno de
los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fracciones


III y XIII del Reglamento
de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.6.

4.5.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Realizar la transferencia
secundaria, al archivo
histrico, de la
documentacin cuyos
plazos de conservacin
han concluido, de
conformidad con el
Catlogo de disposicin
documental.

177

Elaborar los inventarios


documentales
de transferencia
secundaria.

Realizar la baja de
documentacin
contable con la previa
autorizacin de la
Unidad de Contabilidad
Gubernamental e
Informes sobre la
Gestin Pblica de la
Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico.

Actividad

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
V de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fracciones


III, IX, XIII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 15, fraccin II


de la LFA.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

4.6.

Nm.

178

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En caso de existir, en el
inventario documental
de transferencia,
expedientes que
deban permanecer
en el archivo de
concentracin, la
unidad administrativa
productora elabora y
enva la justificacin
correspondiente.

Solicitar al rea
coordinadora de
archivos el visto
bueno de la unidad
administrativa
generadora de la
documentacin,
la liberacin de los
expedientes para
determinar su destino
final.

Actividad

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
III de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fracciones


III, IX, XIII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 15, fraccin III


de la LFA.

Lineamiento
decimoprimero, fraccin
III de los LGOCADEAPF.

Artculo 12, fracciones


III, IX, XIII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 15, fraccin III


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.6.

Nm.

179

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Transferir al archivo
histrico de la
dependencia o entidad
o, en su caso, al AGN,
la documentacin
con valor histrico
debidamente
identificada, organizada
y con el inventario
documental.

Enviar al archivo
histrico de la
dependencia o entidad
o, en su caso, al AGN,
el inventario de baja
documental para su
validacin.

Actividad

Lineamiento
decimoprimero,
fracciones V y VII de los
LGOCADEAPF.

Artculo 12, fracciones


III, IX, XIII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 16 de la LFA.

Lineamiento
decimoprimero,
fracciones V y VII de los
LGOCADEAPF.

Artculo 12, fracciones


III, IX, XIII del
Reglamento de la LFA.

Artculo 16 de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Procedimiento

Realizar, en colaboracin
con el rea coordinadora
de archivos, el Cuadro
general de clasificacin
archivstica, el Catlogo
de disposicin
documental y la Gua
simple de archivos.

4.7.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

180

Participar en la
elaboracin y
actualizacin del
Catlogo de disposicin
documental.

Participar en la
elaboracin y
actualizacin del Cuadro
general de clasificacin
archivstica.

Actividad

Lineamientos
dcimo, fraccin IV;
decimotercero, fraccin
II y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.

Artculo 19, fraccin II


de la LFA.

Lineamientos
decimoprimero,
fraccin IV;
decimotercero, fraccin
I y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.

Artculo 19, fraccin I de


la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.8.

4.7.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En los casos de
documentacin
siniestrada, o que
por sus condiciones
represente un
riesgo sanitario,
realizar las acciones
correspondientes.

181

Los casos de
documentacin
siniestrada se notifican
al AGN, dentro de los
45 das posteriores al
evento.

Participar en la
elaboracin y
actualizacin de la Gua
simple de archivos.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Lineamientos
dcimo, fraccin IV;
decimotercero, fraccin
IV y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.

Artculo 19, fraccin IV


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

4.8.

Nm.

182

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En los casos de
documentacin
siniestrada se realiza el
levantamiento del acta
administrativa con la
participacin del rgano
Interno de Control.

En los casos de
documentacin
siniestrada se realiza
el levantamiento del
acta de hechos ante el
Ministerio Pblico.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

4.8.

Nm.

183

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta de hechos ante
el Ministerio Pblico.

En los casos de
documentacin
siniestrada se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
evento.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

4.8.

Nm.

184

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En el caso de
documentacin que,
por sus condiciones,
implica riesgo sanitario,
se recaba material
fotogrfico como
evidencia.

En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta administrativa
con la participacin
del rgano Interno de
Control.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

4.8.

Nm.

185

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

186

Revis

Nombre, firma y cargo.

Nombre, firma y cargo.

Recomendaciones del OIC

Elabor

Gua para la
auditora archivstica

ANEXO 5

Gua para la
auditora archivstica

Objetivos:

Rubro:

Nm. de revisin:

ANALTICA
CDULA ANALT
ICA DE VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS

Fecha:

DD

MM

AAAA

Verificar que el archivo histrico est adscrito al rea coordinadora de archivos y que se constituya como fuente de
acceso pblico, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social
de la documentacin y difundir su acervo e instrumentos de consulta.

Verificar que los sujetos obligados transfieran sus documentos con valores histricos al AGN, de conformidad con las
disposiciones que para ello se establezcan. En caso contrario, debern contar con un archivo histrico propio.

5.- Archivo histrico

rgano Interno de Co

188

5.1.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Cada sujeto obligado


podr contar con un
archivo histrico.

189

Verificar que cada sujeto


obligado nombre al
responsable del archivo
histrico.

Verificar que el sujeto


obligado cuente con un
archivo histrico.

Actividad

Artculo segundo,
numeral 14, fracciones I
y IV del MAAGMTA.

Lineamiento
decimosegundo de los
LGOCADEAPF.

Artculo 17, prrafo


segundo de la LFA.

Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
segundo del MAAGMTA.

Lineamiento
decimosegundo de los
LGOCADEAPF.

Artculo 17 de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.1.

Nm.

190

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que el archivo


histrico se encuentre
inscrito en el Registro
Nacional de Archivos
Histricos (RNAH).

Verificar que el
responsable del archivo
histrico cuente con
conocimientos en
historia y archivstica.

Actividad

Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
tercero del MAAGMTA.

Artculo 57, fraccin


VI del Reglamento de
la LFA.

Artculo 49 de la LFA.

Lineamiento
decimosegundo de los
LGOCADEAPF.

Artculo 17, prrafo


segundo de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Procedimiento

El archivo histrico
contar con la
infraestructura necesaria
para administrar
y conservar los
expedientes de archivo.

5.2.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

191

Cuenta con mobiliario


suficiente y adecuado
para el resguardo y
conservacin de los
documentos.

Cuenta con
instalaciones adecuadas
y suficientes para
el resguardo y
conservacin de los
documentos.

Verificar que el archivo


histrico tenga inscritos
en el RNAH documentos
con valor histrico.

Actividad

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Artculo segundo,
numeral 18, prrafo
tercero del MAAGMTA.

Artculo 57 del
Reglamento de la LFA.

Artculo 50 de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.2.

Nm.

192

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Cuenta con sistemas de


mitigacin de riesgos
para la proteccin de
los expedientes y del
personal.

Las instalaciones renen


las condiciones de
temperatura y humedad
adecuadas para la
conservacin de los
documentos.

Actividad

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.2.

Nm.

193

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Cuenta con equipo


de cmputo para
administrar los
expedientes.

Cuenta con
instalaciones elctricas
adecuadas y apartadas
de los expedientes.

Actividad

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.2.

Nm.

194

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

El rea de trabajo est


debidamente separada
del rea de resguardo de
los expedientes.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Cuenta con equipo


para la digitalizacin de
documentos.

Lineamiento
vigesimosegundo,
fraccin I de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Artculos 9, prrafo
primero, y 20 de la LFA.

Cuenta con un sistema


informtico para
la administracin
documental.

Actividad

Fundamento
legal

Cumple

5.3.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Realizar los procesos


archivsticos conforme
a la normatividad
vigente y aplicable
para la adecuada
administracin de la
documentacin.

195

Se recibe la
documentacin
del archivo de
concentracin y se
coteja con el inventario
de transferencia
secundaria.

Cuenta con el
personal suficiente
para la administracin
documental.

Actividad

Artculo 13 del
Reglamento de la LFA.

Artculo 17, fraccin I de


la LFA.

Lineamiento segundo
transitorio, prrafo
segundo de los
LGOCADEAPF.

Artculo 9, prrafo
primero de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.3.

Nm.

196

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Actividad

Lineamientos quinto
y decimosegundo,
fraccin II de los
LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Artculo 4, fraccin V
de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica
Gubernamental (LFTAIPG).

Fundamento
legal

Cumple

5.3.

Nm.

197

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Los expedientes
transferidos se reciben
organizados, depurados
e inventariados.

Actividad

Lineamientos quinto
y decimosegundo,
fracciones II y III de los
LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 13 del
Reglamento de la LFA.

Artculo 17, fraccin I de


la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.3.

Nm.

198

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Verificar que se registre,


en el inventario
documental, la
ubicacin topogrfica
de cada expediente.

Actividad

Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
decimotercero fraccin
III, inciso a, de los
LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 13, del


Reglamento de la LFA.

Artculo 19, fraccin III,


inciso a, de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.3.

Nm.

199

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Son colocados los


expedientes en el
mobiliario de acuerdo
con su ubicacin
topogrfica.

Actividad

Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
decimotercero fraccin
III, inciso a, de los
LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 13, del


Reglamento de la LFA.

Artculos 19, fraccin


III, inciso a; y 9, prrafo
primero, de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.3.

Nm.

200

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se cuenta con controles


para la localizacin
expedita de los expedientes.

Se tienen controles de
acceso a los expedientes
clasificados como
histricos confidenciales.

Actividad

Artculo 13, fracciones


I y II del Reglamento de
la LFA.

Artculos 17, fraccin II;


y 19, fraccin III, inciso
a, de la LFA.

Artculos 16, 17, 18 y


21 del Reglamento de
la LFA.

Artculos 26, 27, 28 y


29 de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.4.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Facilitar el prstamo
y consulta de los
expedientes con valor
histrico.

201

Verificar que se cuente


con instrumentos de
consulta.

Actividad

Lineamientos
decimosegundo,
fraccin IV, y
decimotercero fraccin
III, inciso a, de los
LGOCADEAPF.

Artculo 44 del
Reglamento de la LFTAIPG.

Artculo 4, fraccin V de
la LFTAIPG.

Artculo 13 del
Reglamento de la LFA.

Artculo 19, fraccin III,


inciso a, de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.4.

Nm.

202

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Facilitar el prstamo o
consulta de expedientes.

Actividad

Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.

Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.

Artculo 13, fracciones


I y II del Reglamento de
la LFA.

Artculo 17, fraccin II


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.4.

Nm.

203

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se lleva un registro
del prstamo de
expedientes.

Actividad

Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.

Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.

Artculo 13, fracciones


I y II del Reglamento de
la LFA.

Artculo 17, fraccin II


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.4.

Nm.

204

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se verifica la integridad
del expediente y se
folian los documentos.

Actividad

Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.

Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.

Artculo 13, fracciones


I y II del Reglamento de
la LFA.

Artculo 17, fraccin II


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.4.

Nm.

205

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Se lleva un seguimiento
del prstamo de
expedientes.

Actividad

Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.

Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.

Artculo 13, fracciones


I y II del Reglamento de
la LFA.

Artculo 17, fraccin II


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.4.

Nm.

206

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Cuando el expediente es
devuelto, se verifica su
integridad y que el total
de folios est completo.

Actividad

Artculo segundo,
numeral 17, fraccin IV
del MAAGMTA.

Lineamiento
decimosegundo,
fracciones IV y VI de los
LGOCADEAPF.

Artculo 13, fracciones


I y II del Reglamento de
la LFA.

Artculo 17, fraccin II


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

Procedimiento

Realizar, en colaboracin
con el rea coordinadora
de archivos, el Cuadro
general de clasificacin
archivstica, el Catlogo
de disposicin
documental y la Gua
simple de archivos.

5.5.

Gua para la
auditora archivstica

Nm.

207

Participar en la
elaboracin y
actualizacin del
Catlogo de disposicin
documental.

Participar en la
elaboracin y
actualizacin del Cuadro
general de clasificacin
archivstica.

Actividad

Lineamientos
decimosegundo,
fraccin I;
decimotercero, fraccin
II y decimosptimo de
los LGOCADEAPF.

Artculo 19, fraccin II


de la LFA.

Lineamientos
decimosegundo,
fraccin I;
decimotercero, fraccin
I y decimocuarto de los
LGOCADEAPF.

Artculo 19, fraccin I de


la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.6.

5.5.

Nm.

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En los casos de
documentacin
siniestrada, o que
por sus condiciones
represente un
riesgo sanitario,
realizar las acciones
correspondientes.

208

En los casos de
documentacin afectada
por siniestros, se notifica
al AGN, dentro de los
45 das posteriores al
evento.

Participar en la
elaboracin y
actualizacin de la Gua
simple de archivos.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Lineamientos
decimosegundo,
fraccin I;
decimotercero, fraccin
IV, y segundo de los
transitorios de los
LGOCADEAPF.

Artculo 19, fraccin IV


de la LFA.

Fundamento
legal

Cumple

5.6.

Nm.

209

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

En los casos de
documentacin afectada
por siniestros, se realiza
el levantamiento del
acta de hechos ante el
Ministerio Pblico.
En los casos de
documentacin afectada
por siniestros, se realiza
el levantamiento del
acta administrativa
con la participacin
del rgano Interno de
Control.

Actividad

Fundamento
legal

Cumple

5.6.

Nm.

210

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

En el caso de
documentacin que por
sus condiciones implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta de hechos ante
el Ministerio Pblico.

En los casos de
documentacin afectada
por siniestros, se recaba
material fotogrfico
como evidencia del
evento.

Actividad

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Fundamento
legal

Cumple

5.6.

Nm.

211

Procedimiento

Gua para la
auditora archivstica

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

Instructivo para
el trmite de baja
documental de archivos
del gobierno federal,
emitido por el AGN.

En el caso de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
realiza el levantamiento
del acta administrativa
con la participacin
del rgano Interno de
Control.
En el caso de
documentacin que,
por sus condiciones,
implica riesgo sanitario,
se recaba material
fotogrfico como
evidencia.
Los casos de
documentacin que, por
sus condiciones, implica
riesgo sanitario, se
hacen del conocimiento
del rea de proteccin
civil para que
determine las acciones
procedentes.

Actividad

Fundamento
legal

Cumple

212

Revis

Nombre, firma y cargo.

Nombre, firma y cargo.

Recomendaciones del OIC

Elabor

Gua para la
auditora archivstica

SIGLAS
Archivo General de la Nacin.
Administracin Pblica Federal.
Diario O icial de la Federacin.
Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de
Datos.

(General International Standard Archival Description, por sus


siglas en ingls), Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica.
Ley Federal de Archivos.
Lineamientos generales para la organizacin y conservacin
de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal.
Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de
Recursos Materiales y Servicios.
Manual Administrativo de Aplicacin General en las Materias
de Transparencia y de Archivos.
rgano Interno de Control.
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

213

Gua para la
auditora archivstica

Directora de la Coleccin Guas e Instructivos


Mercedes de Vega

Elaboracin de textos
Fernando Brenes Snchez y Claudia Lpez Iglesias

Diseo y formacin
Elisa Cruz Cabello

Correccin de estilo
Roberto Del Vecchyo Calcneo
Mara del Carmen Gutirrez Haces
Francisco Javier Gonzlez Ruiz

El ibro Gua para la auditora archivstica, versin electrnica,


fue editada en julio de 2015.