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Manual del Usuario

SISTEMA INFORMATICO PARA CONTROL DE


ASISTENCIAS - RECURSOS HUMANOS

SICON

Prohibida la reproduccin total o parcial del contenido de este manual sin el consentimiento previo de su autor.
Derechos Reservados para Casher Soft (c). 1998 2005
La informacin contenida en este manual al momento de su publicacin es considerada correcta.
Casher Soft. (c) se reserva el derecho de modificarla sin notificacin previa.

Manual del usuario

_____Sicon

ndice
. Introduccin...................................................... 1
. Explicacin rpida del funcionamiento del sistema...............................
. Diagrama ilustrativo del funcionamiento de Sicon................................
. Que funciones, operaciones y procesos ms importantes
se puede automatizar con SICON?............................................................

2
3
4

. Primeros pasos

Como cargar el Sistema? ................................................................... 5


Ingresando al sistema......................................................................... 5
Mens del sistema Estilos y navegacin........................................ 6

. Conociendo el sistema (Paso a paso)

.................
Gua de preguntas frecuentes y bsicas........................................

7
5

- Capitulo I
...........................................................................................
Mantenimiento de horarios.................................................................
Mantenimiento de los datos del personal........................................
Mantenimiento de reas y sub reas...............................................
Mantenimiento de cargos, divisiones.............................................
Mantenimiento justificaciones..........................................................

8
8
11
15
17
18

- Capitulo II
...........................................................................................
Conceptos bsicos sobre clases de horarios - Diferenciando
entre horarios nicos y combinados.................................................
Definir un horario combinados..........................................................
Predeterminar horario a un trabajador............................................
Programacin automtica de turnos...................................................
Administrador de programaciones.....................................................

19
19
20
21
22
23

- Capitulo III
........................................................................................... 29
Registro de permisos........................................................................... 29
Registro de licencias........................................................................... 31
Registro de vacaciones........................................................................... 32

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_____Sicon

Introduccin
Sicon es un software avanzado con el que llevar de una manera muy fcil
y dinmica la gestin total de la asistencia de su personal: el manejo de
horas extras, tardanzas, permisos, compensaciones, vacaciones, licencias,
bonificaciones, entre otros.
Permite realizar ajustes y configuraciones de acuerdo a las polticas de su
organizacin. Trabaja con equipos de: Cdigo de Barra, Tarjetas RFID
(Proximidad) y Biometra por huella digital, reconocimiento facial o
similares.

Esperamos que este manual le sirva como referente base y de


orientacin para comprender mejor el funcionamiento de su Sistema Sicon.

Cashersoft. (c)

Pg.

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Explicacin rpida del sistema


Sicon es capaz de entregarle una gran variedad de reportes e informes
con informacin depurada y seleccionada con respecto a la asistencia y
cualquier otra informacin aadida a esta, para esto se requiere de dos pasos
principales que son:
1. Tener la informacin de la programacin de turnos o roles de horario en
el que trabaja cada persona, y as tambin sus permisos, y otras
incidencias aadidas (licencias, vacaciones, autorizaciones de horas
extras, etc.).
2. Tener las marcaciones o fichajes que realizan los trabajadores.
* De disponer de un reloj electrnico de marcacin este punto es
totalmente automtico.
Adems como es lgico el sistema requiere conocer lo siguiente:
-

Los datos del personal (Lista con los nombres de los trabajadores),
Los horarios vigentes.
Tambin se puede indicar entre otros datos: las reas de trabajo, los
das feriados, etc.

Una vez que el sistema cuenta con estos datos, lo que hace es
procesarlos de acuerdo a sus polticas y/o parmetros estipulados, logrando
como resultado final la obtencin de reportes estadsticos e informes detallados
de lo acontecido durante un periodo especifico de tiempo.
Para ilustrar mejor este punto vea la figura 1.0.

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Marcaciones o fichajes
del personal

ENTRADAS>

Programacin de
Turnos
(Incluye Licencias,
Vacaciones, permisos, etc.
Realizado por el rea de
control de asistencia)

SICON

SALIDAS>
Informes detallados, Estadsticas,
Consolidados, Cuadros comparativos,
Archivos de Interface para otros sistemas,
etc.

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Qu funciones, operaciones y procesos ms importantes se puede automatizar con


SICON?
Sicon puede automatizar las siguientes tareas o funciones:

Llevar un registro de los datos del personal (Legajo)


Controlar y administrar la programacin de los horarios de trabajo ya sea en
forma diaria, semanal, o mensual, de los trabajadores.
Monitorear y reportar las asistencias, tardanzas, faltas de los trabajadores, dichos
reportes se pueden clasificar o filtrar en base a diferentes criterios, por ejemplo
puede sacar reportes del personal que trabaja en un turno indicado, o en una
especfica rea de su empresa, tambin puede clasificar por cargo, por planilla,
etc.
Generar informes estadsticos y consolidados de das u horas trabajadas, minutos
tarde, faltas, omisiones de entrada-salida, minutos de permiso, licencias,
vacaciones, etc.
Puede administrar correctamente las justificaciones de faltas, tardanzas, etc.
Lleva el control de los das de licencia con o sin goce, indicando y facilitando la
informacin de das utilizados y remanentes (disponibles).
De la misma manera tiene la capacidad de administrar los das de vacaciones del
personal, indicando topes y emitiendo reportes.
El sistema ofrece herramientas para el registro y la recopilacin de las
marcaciones, cuenta con interfaces especialmente diseadas para hacer gil el
ingreso marcaciones a partir de listados de firmas o desde tarjetas de marcacin
en relojes mecnicos.
Para el control de horas extras el sistema cuenta con opciones que permiten
administrar las mismas, puede ser:
a. A partir de una PRE programacin (Autorizar primero tiempos extras y
verificacin posterior de su cumplimiento);
b. Control post (Revisin de horas ya realizadas y autorizar las correctas).

Por ser el sistema del tipo Cliente-Servidor cuenta con caractersticas especiales
afines, por ejemplo se clasifica los accesos al mismo diferenciando los niveles de
los usuarios, delegando de esta manera responsabilidades, y ofreciendo as
seguridad en los procesos, para ver ms sobre este punto refirase a la parte de
accesos al sistema.

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PRIMEROS PASOS
Ingresando al sistema
Cargar el Sistema:

Al cargar se presentar la siguiente pantalla:

a. Elija o seleccione su nombre o el usuario que le fue asignado.


b. A continuacin escriba su clave, el sistema no toma en cuenta las
maysculas o minsculas.
c. Luego haga clic en Aceptar o en todo caso presione [Enter].

Recuerde que dispone de un tiempo aproximado de un minuto (cuenta regresiva)


para intentar lograr el acceso al sistema. En caso que este tiempo concluya, el
sistema se cerrar.
Nota:
Por defecto el sistema viene con:
Usuario: Supervisor
Clave: 1

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Mens del sistema Estilo y navegacin


Cuando haya conseguido ingresar correctamente su clave, el sistema le mostrar en la
banda superior el men de opciones el cual es similar a los mens de la mayora de
softwares conocidos (Office, etc.).

Desde ac haga clic en uno de los mens y se desplegar las opciones disponibles para
que pueda elegir una.

Todo lo que tiene que hacer es desplazarse a travs de las opciones y elegir una
haciendo clic con el Mouse o presionando Enter.
* Algunas opciones pueden diferir dependiendo de la versin que este utilizando o de
acuerdo a los niveles de acceso que previamente se le haya asignado de acuerdo a su
prioridad.

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Manual del us
suario

___
___Sicon

CO
ONOCIE
ENDO EL SIS
STEMA
A
(P
Paso a Paso)
C
Captulo I
RE
EGISTRAN
NDO DATO
OS FUNDA
AMENTALE
ES
1.- Cmo pu
uedo crear, modificar o eliminar un
u Turno en el sistema?? -Administrrarlos.
Ver enn Pg. 9
ngreso los Datos
D
de mi personal? - Administraar dichos daatos.
2.- Cmo In
Ver enn Pg. 12
ub reas en el sistema??
3.- Cmo addministrar laas reas y su
Ver enn Pg. 15
c
en ell sistema?
4.- Cmo aggregar ms cargos
Cmo aggregar ms divisiones?
d
Ver enn Pg. 17
5.- Cmo esstablecer loss motivos de justificaciin para loss permisos y las licenciaas?
Ver enn Pg. 18

C
Capitulo III
T
TURNOS Y HORARIO
H
OS PROGR
RAMACI
N Y MANE
EJO
1.- Diferenciaando entre horarios
h
niicos y horarrios combin
nados. Utilizzacin.
Ver enn Pg. 19
2.- Cmo deefinir un horrario combiinado?
Ver enn Pg. 20
ajador?
3.- Cmo prredeterminaar un horarioo a un trabaj
Ver enn Pg. 21
l horarioss
4.- Cmo prrogramo auttomticameente los rolees de trabajoo mediante los
prredeterminaados?
Ver enn Pg. 22
r de trabajjo de un traabajador de forma mannual?
5.- Cmo prrogramar unn horario o rol
Ver enn Pg. 23

Cashersoft. (c)
(

Pg.

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Capitulo III
PERMISOS, LICENCIAS, VACACIONES
1.- Cmo registro un permiso para un trabajador?
Ver en Pg. 29

2.- Cmo otorgo licencias a un trabajador?


Cmo elimino una licencia que ya otorgu a un trabajador?
Ver en Pg. 31

3.- Cmo otorgo das de vacaciones a un trabajador?


Cmo elimino das de vacaciones que ya otorgu a un trabajador?
Ver en Pg. 32

Cashersoft. (c)

Pg.

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CAPITULO I -1

Mantenimiento de Turnos
El correcto manejo de los turnos es sin duda lo ms importante para que
el sistema arroje los resultados que espera, es por eso el administrador del
sistema deber dominar y conocer a la perfeccin el uso de los mismos.- Los
siguientes prrafos muestran cmo se debe configurar correctamente los turnos.

Horarios y turnos.(Men Mantenimiento > Horarios y turnos -> Mantenimiento de Turnos)


Al elegir esta opcin el sistema le mostrar
la siguiente ventana:
Mediante
este
formulario
dispondremos de opciones que nos
permiten administrar la informacin acerca
de los horarios, recuerde que prcticamente
todos los procesos estn ligados a los
horarios, si nuestros horarios son
errneamente estipulados entonces todos
los resultados sern equivocados. Desde
ac usted podr crear nuevos horarios,
modificar sus parmetros, dar de baja, etc.

El bloque mostrado a continuacin contiene la informacin de cabecera de nuestro


horario, la misma que lo representar en los listados y reportes que contiene el
sistema; En este caso en particular se muestra un ejemplo de un horario cuyo cdigo
es el 01 y se llama Administrativo, la abreviatura para este horario es AD, los
campos Activo e Inactivo indicarn si un horario se encuentra operativo dentro del
sistema, es decir un horario que no ya no se va utilizar ms debera marcarse como
inactivo.

Tambin dispone de botones de navegacin para avanzar de registro en


registro o ir al inicio o al final de los mismos; Para realizar una
bsqueda rpida haga clic en el botn con la carita feliz.

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Para identificar mejor los parmetros del horario observe que existen tres crculos de
diferentes colores, similares a un semforo, los mismos que tratan de representar lo
siguiente:
Verde
= Entrada.
Anaranjado = Tardanza.
Rojo
= Salida.

As,
lo aledao al crculo verde
corresponde a la informacin acerca de la
hora de ingreso. Para el ejemplo mostrado a
la izquierda estos valores indicaran lo
siguiente:
Entre 8.00 y 9.00 Se tomar como una marcacin de entrada normal. Las
marcaciones a partir de las 9.01 se considerarn como tardanzas.
Adicionalmente se puede establecer un tiempo adicional de gracia para las
tardanzas, es decir una tolerancia hasta la cual no se considerar tiempo tarde a pesar de
ser despus de la hora de ingreso, en el ejemplo se ve al valor de 9.05 (Tol. Normal),
esto significara que recin a partir de las 9.06 se tomar como una tardanza, tenga en
cuenta que para el caso 9.06 generara una tardanza de 6 minutos. En el caso que no se
desee este periodo de gracia simplemente el valor de Tol. Normal debe llevar el mismo
valor de la Entrada. (En el Ej. 8.00)

En este campo coloque el tope total hasta el cual se contabilizar


los ingresos como tardanzas. Para el ejemplo de la figura
significara que las marcaciones a partir de las 10.00 sern
consideradas fuera de hora.
RANGO DE TARDANZAS.- Si usted lo desea puede establecer mrgenes de tardanzas
y sus equivalencias.- Cmo es esto?
Bueno supongamos que se desea contabilizar directamente 10 minutos tarde a
todos los que llegaron dentro de los 10 primeros minutos de tardanza (1, 2, , 10), y
luego a los que lleguen desde los 11 hasta los 20 se les acumule 20, y a los que estn
dentro de los 21 a los 30 se le acumule 30.- Entonces tendramos que configurar el
horario con las siguientes equivalencias de tardanzas. (Por Ej.)

Cashersoft. (c)

De no querer utilizar la
utilidad de equivalencias de
tardanzas y si se quiere que el
calculo de
tardanzas sea
exacto, escriba nicamente en
este recuadro la tolerancia
mxima de tardanza, y deje
los recuadros de equivalencia
Pg. 10
en blanco.

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Configurando el parmetro de salida o fin del Turno:


Por ultimo solo nos queda ver los campos en los que se establecen como se manejar la
salida. Para el ejemplo que estamos siguiendo se establece por ejemplo que los
trabajadores pueden registrar su salida entre las 18.00 y 20:00 horas

Ponga mucha atencin en estos checks, nos sirven en caso que las horas
que estamos estipulando se encuentren en el siguiente da al que empez el
horario, es decir digamos que la entrada es el martes por la noche y la salida el
mircoles por la maana, entonces debera poner el check de Da Siguiente.

Por ultimo en la parte Inferior se encuentran las opciones para el mantenimiento de


nuestros horarios y los campos que vimos, estos son: Imprimir, Crear un nuevo horario,
Modificar, Eliminar.

Cuando usted hace clic en el botn nuevo se habilitan todos los campos y se ponen en
blanco para que pueda ingresar los datos del nuevo horario, adems aparece un nuevo
botn: Guardar. Cuando termine si lo que desea es guardar la informacin ingresada
haga clic en dicho botn, o en caso de querer abandonar dicha operacin y sin grabar
haga clic en el botn Cancel.
El botn Eliminar borra totalmente el registro de un horario, tenga en cuenta que solo
debe utilizarlo cuando este completamente seguro de que desea hacer esto y que dicha
operacin no afectar datos histricos.
Consideraciones a tomar en cuenta:
- Recuerde que el sistema maneja el formato de 24 horas, es decir por ejemplo 20.00 es
igual a 8pm.
- Tenga en cuenta que una vez que haya creado un turno y lo haya empezado a utilizar
para controlar al personal no debera modificar sus parmetros, pues sucedera que el
cambio afectara a toda la programacin ya existente con este turno.
Lo correcto sera crear un nuevo Turno de acuerdo a los cambios necesitados y luego
utilizar este ltimo.

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CAPITULO I -2
Mantenimiento de los datos del Personal

Con la opcin que a continuacin veremos, se puede realizar diversas


operaciones que pueden ser: ingresar a la base de datos un personal nuevo, modificar los
datos, o en de ser el caso eliminar la informacin personal de algn trabajador.
(Men Mantenimiento=>Trabajadores=>Datos del Trabajador)

Pestaas clasificadoras
de informacin

Indicador del modo en


que se encuentra

Botones de
desplazamiento

Segn la operacin de mantenimiento que requiera puede hacer clic en el


botn que corresponda.
Como ver la idea de esta ventana es mostrar un trabajador y todos los datos afines que
este tiene. Una vez elegido el trabajador se puede realizar diferentes opciones. Eliminar
su registro, Modificar algn dato, imprimir su ficha o aadir un nuevo trabajador.

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A continuacin se explica y detalla las funciones que pueda tener los diferentes botones
de esta ventana.

En este recuadro ingrese el cdigo del trabajador que desea


consultar, si desea acceder a una bsqueda rpida puede hacer clic
en el botn de la lupa o presionar la tecla F4.
Lista de ayuda:

Cuando aparezca la
lista digite las primeras
letras del nombre de la
persona
que
desea
ubicar,
tambin
se
puede ayudar con las
flechas arriba, abajo,
avance y retroceso de
pgina, para llegar
hasta el trabajador
deseado,
finalmente
presione Enter, o haga
clic en Seleccionar.
Si hace clic en Salir no
se seleccionar ningn
trabajador y se cerrar
la ventana.

Tambin estn disponibles los botones de desplazamiento cuyo funcionamiento es el


siguiente, recuerde que los trabajadores estn ordenados alfabticamente.

Va al inicio de
la lista

Va al final de
la lista

Avanza o retrocede un
trabajador segn el caso

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Ingresando un nuevo trabajador.- Haga clic en el botn nuevo, a continuacin aparece un cuadro de dialogo
solicitando el nuevo cdigo para el trabajado, si dicho cdigo ya existe en el
sistema, se le mostrar un mensaje indicndolo y ser rechazado.

Cuando el sistema haya aceptado el nuevo cdigo ingresado llene los datos del
trabajador segn corresponda eligiendo la pestaa correspondiente.

Hasta este punto los datos ingresados an no han sido grabados, cuando haya
terminado de ingresar todos los datos correspondientes, si desea guardarlos,
haga clic en el botn Grabar ubicado al pie de los botones de desplazamiento,
en caso contrario haga clic en el botn Cancel.

Modificando datos de un trabajador.Para modificar los datos de un trabajador, ubquelo a travs de su cdigo o en
todo caso a travs de la lista de ayuda y seguidamente haga clic en el botn modificar. A
continuacin los diferentes campos sern desprotegidos para poder realizar las
modificaciones que considere necesarias. Recuerde que para grabar los datos tiene que
hacer clic en el botn Grabar.
Consideraciones a tomar en cuenta:
Cuando usted entra a la opcin de mantenimiento de personal por defecto observar que
el indicador del modo aparece en
esto quiere decir que no podr
modificar ningn dato solo consultarlos y verlos en pantalla, mientras no elija por
ejemplo el botn modificar.

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CAPITULO I -3
Mantenimiento de reas y sub reas
Al abrir esta opcin, aparecer la siguiente ventana, con la cual usted podr indicar los
departamentos o reas y sub reas que existen en su empresa.
(Men Mantenimiento Areas y Sub areas)
El esquema que se maneja es el siguiente:
Ramas (contiene a las reas).
reas (contiene a las sub reas).
Sub reas.
Haga clic en este
botn, para poder
agregar o quitar
Ramas.

rbol selector de reas y sub reas

Cashersoft. (c)

Mediante estos Botones, se puede


modificar o quitar la sub rea seleccionada

Pg.

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Preguntas afines.
Cmo creo una nueva rama?
Al hacer clic en el botn Agregar-Modificar, se apertura la siguiente pantalla:

Como es obvio, usted podr elegir los botones Nuevo o eliminar segn requiera, En
caso desee modificar la descripcin de alguna Rama, hgalo directamente en la lista. (El
cdigo no es modificable)

Cmo creo una nueva rea?


Para crear una nueva rea haga clic en crear rea, se mostrar la siguiente
pantalla:
En este formulario ingrese el cdigo
para la nueva rea, en el casillero de
Id. Adicional puede colocar otra
informacin como por Ej. Telf.
Anexo, etc. Luego en el capo
descripcin coloque el nombre del
rea.

Crear Sub reas:


Para crear las sub reas, el paso es el mismo al anterior (crear reas).

Importante:
Cada vez que crea una Sub rea, esta se crear como hija del rea que actualmente
se encuentra seleccionada.

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CAPITULO I -4
Mantenimiento de Cargos
Al entrar a esta pantalla tenemos disponible los conocidos botones agregar o
quitar los tems de la lista, tambin se puede modificar la descripcin de alguno de ellos.
(Mantenimiento=>Cargos=>Mantenimiento de Cargos Estructurales)

Solo seleccione la accin que desea realizar.


Basndose en esta misma metodologa de mantenimiento a los datos, puede realizar las
mismas tareas para las opciones de:

Divisiones:

Mantenimiento de tems de vacaciones:

Justificaciones, etc.

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CAPITULO I -5
Mantenimiento de motivos de justificaciones
Las justificaciones cumplen un rol muy importante, dentro del sistema es por
eso debe entender bien esta parte para que las maneje sin problemas.
La siguiente ventana es la que nos permite indicar al sistema que justificaciones
son las que rigen en la empresa y de qu tipo son. Tenga en cuenta que los datos que
se indiquen ac son los que aparecen en las listas de ayuda durante el uso de las otras
opciones del sistema. (Men Mantenimiento=>Justificaciones)
Deber diferenciar muy bien las
justificaciones que tienen goce o no
de pago. Ponga o quite la marca de
check segn corresponda.

Indique adecuadamente si la
justificacin, servir para utilizarla
como justificante de faltas y
permisos en horas de trabajo, y/o
como licencia. (Recuerde que de
acuerdo a esta clasificacin
aparecer en la lista de ayuda que
corresponda.)

Cashersoft. (c)

Si fuese necesario indique un


tope de das al ao, que puede
utilizar el trabajador esta
justificacin.
Este dato es muy importante en el
caso de las justificaciones para licencias,
pues de acuerdo a las normas legales algunos
motivos tienen establecido cierto tope de das
por ao.

Pg.

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Cashersoft. (c)

_____Sicon

Pg.

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CAPITULO II -2
Definir Plantilla de turnos o Combinacin de Turnos
Se puede armar plantillas que contengan un conjunto combinado de los turnos que
hemos creado, para esto seleccionaremos la siguiente opcin:
(Men Mantenimiento=>Horarios y Turnos=>Combinar Turnos-Armar Horarios)

Mediante esta pantalla


podemos crear,
modificar y eliminar
las plantillas que
deseemos y
necesitemos para
luego asignar a un
respectivo trabajador.

Para crear una nueva


plantilla simplemente
escriba un nuevo
cdigo de plantilla, y
los campos se
habilitarn en blanco,
para que pueda armar
su combinacin.

La idea es simple, se trata de armar una combinacin colocando los turnos en los das
segn corresponda, empezando desde el domingo hasta el sbado, Luego esto se puede
asignar al trabajador en su ficha de datos para que se cargue automticamente en los
meses que deseemos. (A travs de la opcin: Herramientas- Programacin automtica
Mensual).
Tambin puede poner una descripcin para la combinacin que ha creado, en el cuadro
de texto ubicado en la parte superior derecha.

Cashersoft. (c)

Pg.

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Manual del usuario

_____Sicon

CAPITULO II -3
Asignar un horario Predeterminado a un trabajador
Una vez que hemos terminado de armar nuestros horarios o plantillas, estos se pueden
asignar a un trabajador, para que de esta manera el sistema cargue de manera automtica
en su programacin mensual. . (A travs de la opcin: Herramientas- Programacin
automtica Mensual).

Cashersoft. (c)

Pg.

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_____Sicon

CAPITULO II -4
Programacin automtica a
partir de los horarios predeterminados
Mediante esta opcin se puede realizar las programaciones mensuales de manera
general o escogiendo una determinada rea, en forma automtica. Solo es necesario
seleccionar el mes en que se desea cargar la programacin con los horarios que
predeterminamos a cada trabajador.
(Men Herramientas=>Programacin Automtica=>Mensual)

Importante:
Si esta casilla esta seleccionada, el
sistema solo procesar a los que no
tienen programacin alguna en el mes
elegido.

Tambin se puede realizar una programacin automtica utilizando una plantilla o un


horario compuesto muy independiente del horario que predeterminados, para hacer esto
marque en la opcin usar plantilla. Luego seleccione la plantilla con la que desea
cargar la programacin.

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CAPITULO II -3
Programar manualmente a un trabajador
Esta opcin se constituye como una de las principales y seguramente ser la ms usada,
razn por la cual es importante conocerla al detalle.

Mediante esta opcin usted puede realizar las programaciones mensuales de los
horarios laborales para cada trabajador, y de acuerdo a su criterio o necesidad, a la vez
tambin puede monitorear las transacciones que origin dicho trabajador, como pueden
ser:
Faltas, justificaciones, tardanzas, permisos, das de huelga, vacaciones, licencias etc.
As mismo permite visualizar las marcaciones generadas por el trabajador, entre
otras cosas que veremos adelante.
Para empezar a trabajar
siguientes pasos:
-

con esta pantalla y entender su funcionamiento siga los

En la parte superior izquierda, ingrese el cdigo del trabajador a procesar.

Como ya sabe tambin puede presionar F4 o hacer clic en:


una lista de ayuda con los nombres de los trabajadores

Cashersoft. (c)

para obtener

Pg.

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Manual del usuario

Cashersoft. (c)

_____Sicon

Pg.

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Manual del usuario

_____Sicon

Seguidamente el sistema le mostrar los datos del trabajador como son su cargo,
el rea donde trabaja y de estar disponible tambin mostrar la fotografa.
Para poder empezar a realizar la programacin es necesario seleccionar el mes
con el que va a trabajar.
Teniendo estos datos ya se puede empezar con el llenado de la programacin
mensual en la parte inferior (el calendario).
Note que el calendario cambia de acuerdo al mes y al ao que seleccione.

De ser el caso si la persona que seleccion ya contaba con una programacin


previamente guardada ser mostrada, en caso contrario, solo se mostrarn
asteriscos en los das del mes, esto nos indica que aun no tiene programacin
alguna.

Empezando a programar los horarios del trabajador:


-

Existen dos maneras de hacer la programacin, una de ellas es la programacin


ayudndose con plantillas previamente diseadas (horaios compuestos), y la otra
es la manera manual (da por da).
Si usted realiza la programacin con plantillas, los das
correspondientes sern reemplazados de acuerdo a la plantilla que indic,
si el trabajador tiene una programacin previa el sistema le preguntar si
desea sobrescribirla.
Para indicar al sistema que usar una plantilla, solo haga clic en
el botn [ Plantillas! ], y luego elija una.

Si realiza la programacin de forma manual considere los siguientes


aspectos.
Puede utilizar el Mouse o las flechas direccionales para ubicarse
ms rpidamente en el recuadro del da que desea programar un
horario, el da que usted esta seleccionando actualmente se
ilumina de color verde fosforescente tal como se observa en la
Fig. P-05.
En dicho recuadro debe ingresar el horario que desea programar
por su cdigo, en caso de necesitarlo puede presionar F4 o hacer
doble clic para obtener una lista de ayuda con los horarios
disponibles
El recuadro del da en que este ubicado no le permite pasar a otro
hasta que ingrese un cdigo de horario valido.
En los das que el trabajador no tiene ningn horario coloque
simplemente un asterisco (* ), o dejelo en blanco y el sistema
automticamente colocar el asterisco.

Cashersoft. (c)

Pg.

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Manual del usuario

Fig. P-05

_____Sicon

En el calendario usted
tambin puede monitorear
de una manera panormica
el desempeo de las
transacciones que va
generando el trabajador.
En la parte superior
de cada recuadro del da
nos muestra el cdigo del
horario programado
En la parte inferior se
indica la verificacin,

Si la asistencia fue normal, en el recuadro de verificacin se copia el cdigo del


horario programado
De lo contrario se muestra segn la siguiente leyenda:
$F para faltas,
$T tardanzas,
$P permisos,
$S no tiene marcacin de salida,
$E no tiene marcacin de Entrada.
$V vacaciones.

Por otro lado existe un contador de horas de trabajo programadas,


contabilizando los horarios conforme se van ingresando.

Cashersoft. (c)

que va

Pg.

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Manual del usuario

_____Sicon

En la parte inferior izquierdo de la pantalla tal como se muestra en el siguiente


grfico encontramos otros elementos que cumplen las siguientes funciones.
En este primer recuadro se muestra la
programacin en forma detallada del da que
seleccion en el calendario, nos muestra la
descripcin del horario, la hora programada de
entrada y salida.
En este recuadro se puede apreciar todas las
marcaciones que realizo el trabajador sin proceso
alguno. (Marcaciones en bruto)

El segundo recuadro es de verificaciones,


muestra lo que efectivamente sucedi, ac se
puede ver las marcaciones de hora que realiz el
trabajador (Marcaciones procesadas), y adems
en forma detallada y comentada la transaccin
que gener. (Por Ejm. minutos de Tardanza.
Falta, Justificacin de Falta, Licencia,
Vacaciones, etc.)

Botones tiles:
En la parte media de la pantalla usted podr encontrar estos botones, cuyas funciones se
explican adelante:

(A)

(B)

(C)

(D)

(E)

(F)

(C) Botn de Revisin y verificacin. Realiza un reprocesamiento de todas las


marcaciones, para verificar las tardanzas, faltas, etc. del trabajador, elija este botn si
realiz algunos cambios en la programacin y quiere visualizar los nuevos resultados de
la verificacin.
(D) Botn Grabar.- Permite grabar los cambios que hizo, adems de manera
automtica realiza un procesamiento de verificacin de marcaciones, pero no los
visualiza.
(E) Botn Imprimir.- Imprime la programacin del trabajador.

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(F) Botn Salir. Cierra la ventana.

El correcto funcionamiento del sistema y la obtencin de los datos y resultados que se


esperan dependen mucho de la programacin de los horarios laborales, as mismo
dependen muchsimo de la definicin que se le d a los mismos, (hora de entrada,
salida, tolerancia de tardanzas, etc.) Vea mantenimiento de horarios.

--------- o ---------

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CAPITULO III -1
Registrar permisos
El registro de los permisos que se otorgan a cada trabajador se realiza mediante
la siguiente pantalla y tiene las siguientes funciones:
(Men Administracin=>Registrar Permisos en Horas de Trabajo)

Ac se puede
seleccionar un
mes y un ao
para visualizar en
lista los permisos
registrados en
esas fechas.

Si usted desea eliminar un permiso primero deber sealarlo en esta lista y


luego deber dar clic en el botn Eliminar.

Para registrar un nuevo permiso haga clic en el botn Agregar Permiso y a


continuacin se le mostrar la siguiente pantalla:
(se muestra las principales funciones)
..//

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Primero seleccione
la fecha en la que
se otorga el

Si lo desea puede agregar


una observacin al
permiso que est

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Luego seleccione el
motivo por el que se
est dando el permiso

Coloqu en estos recuadros


la hora de inicio y de fin del
permiso.
Dispone de una lista que
muestra las marcaciones
registradas por el trabajador,
la misma que le puede servir
como referente para colocar
las horas del permiso.

Finalmente cuando haya ingresado todos estos datos, presione Registrar para grabar el
permiso, de lo contrario solo haga clic en Salir.

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CAPITULO III -2
Registro de Licencias
Considere lo siguiente al momento de registrar una licencia:
Las licencias normalmente estn regidas bajo un tope de das que se puede
utilizar por ao, esto se puede establecer desde el mantenimiento de justificaciones.
(Men Administracin=>Registrar Licencias)

Especifique la
licencia que
pretende dar al
trabajador

Luego indique el rango de


fechas que se otorga de
licencia

Para ver cuantos das


utilizados tiene el
trabajador de la
licencia sealada, haga
clic en Ver

Finalmente presione
Registrar para grabar la
licencia, de lo contrario solo
haga clic en Salir.

Eliminar das de licencia ya registrados:


Para eliminar los das de licencia que pudo registrar por error o por revocatoria,
simplemente abra el administrador de programaciones y sobrescriba dichos das con
el horario en el que asistir el trabajador.
(Encontrar que los das que estn programados con Licencia figuran con $L)

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CAPITULO III -3
Registro de Vacaciones
El registro de vacaciones funciona de una manera muy similar a las licencias, como es
sabido se tiene un tope de vacaciones por ao, Sicon tiene la capacidad de llevar ese
saldo vacacional, diferenciando las vacaciones correspondientes de un ao para otro.

Indique de qu ao
se tomar las
vacaciones.

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Si desea un reporte de
los das en que ya
tom el trabajador
dichas vacaciones haga
clic ac.

Indique el rango de fechas que


se programa las vacaciones.

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Eliminar das de vacaciones ya registrados:


Para eliminar das de vacaciones que pudo registrar por error u otro motivo,
simplemente abra el administrador de programaciones y sobrescriba dichos das con
el horario en el que asistir el trabajador.
(Encontrar que los das que estn programados con Licencia figuran con $V)

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Como obtener Reportes y Estadsticas


El sistema cuenta con una coleccin de reportes que cubren los requerimientos del
ministerio de trabajo y presenta estadsticas e indicadores as como resmenes que nos
servirn como herramientas muy tiles para aplicar las polticas, normas y formas de
control en todo tipo de entidades.

Ejemplos en caso desee sacar reportes de una sola persona:


Por ejm. para obtener reportes de una persona y poder observar su record de
marcaciones se sigue la siguiente ruta:
Men Reportes y estadsticas=>Consolidado por Trabajador
En donde tendremos una serie de opciones de reportes disponibles:

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Ejm 2.
Por ejemplo generaremos un Reporte Detallado donde tendremos un informe de su da
a da y un resumen estadstico al final, ubicamos a nuestro trabajador y solo debemos
seleccionar nuestro tipo de informe e indicar las fechas correspondientes:

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En donde observamos el horario programado sus marcaciones como los diferentes


sucesos que se han generado da a da, como sus tardanzas, faltas, etc.

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Ejm 3:
Si deseamos ver la misma informacin pero en el formato tipo ministerio,
seleccionamos la respectiva opcin y generaremos el siguiente informe, en donde
sealaremos las faltas cometidas y subsanaremos alguna irregularidad.

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Ejemplos en caso desee sacar reportes de un grupo de


personas:
Para obtener un reporte de todos los trabajadores o de repente de una determinada rea,
o quizs agrupado por cargos, entre otros elegiremos las dems opciones que estn en el
men reportes.

Usted deber elegir la opcin segn el reporte o informacin que requiera en el


momento, las opciones del men tienen nombres sugerente a lo que podra estar
buscando.

En todas las opciones de los reportes siempre encontraremos una segunda pestaa
llamada Filtro y Orden
En esta pestaa podremos obtener reportes del personal diferenciando por diversos
tipos. Contratados. Nombrados, Por centros de costos, etc.
Solo debe elegir la combinacin deseada

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Ejm 1:
Por ejemplo vamos a generar un informe grupal de Faltos y Tardantes, entramos en
dicha opcin:
Menu Reportes> Consolidado Grupal >Faltos Tardantes Presentes
Elija los incidentes que
desea ver en el reporte

Se selecciona las fechas


que se desea visualizar

Nos dirigimos a la pestaa ya mencionada para hacer


algn filtro donde le indicamos al sistema nuestro
requerimiento y el grupo especfico a reportar:

Luego Regresamos a la pestaa principal.


Hacemos clic en aceptar y tendremos nuestro reporte deseado.

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Ejm 2
Como Sacar un consolidado Final en archivo Excel:
Cuando se hayan trabajado y revisado todos los reportes se saca el ltimo reporte o
consolidado final que servir para la elaboracin de planillas, se sigue la siguiente ruta:

Menu Items especiales=>Generador de Archivos para planillas:

Se selecciona EXCEL, se selecciona las fechas a procesar y se da clic en aceptar.


Luego el sistema ejecutar un proceso automticamente y generar un archivo Excel el
mismo que mostrar en la pantalla al culminar.

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Y obtendremos nuestro consolidado final para generar nuestra planilla.

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