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GESFINCAS

Mdulo Tutorial. Contabilidad

ESTUDIOS
INMOBILIARIOS
Informtica Aplicada a la
Administracin de Fincas

GESFINCAS
Mdulo Tutorial: Contabilidad
Graduado en Estudios Inmobiliarios

Luis Camua Salido

GESFINCAS

Mdulo Tutorial. Contabilidad

INDICE
1.

Creacin del plan de cuentas para contabilizar los


gastos e ingresos diferentes a las cuotas
2. Contabilizacin del cobro de los recibos
3. Gestin de entregas a cuenta de recibos e
ingresos
4. Gestin de recibos devueltos
5. Contabilizacin de gastos e ingresos (no por
cuotas)

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1.

Mdulo Tutorial. Contabilidad

CREACIN DEL PLAN DE CUENTAS PARA CONTABILIZAR


LOS GASTOS E INGRESOS DIFERENTES A LAS CUOTAS

La creacin del Plan de Cuentas se realiza en el mdulo de


Contabilidad de GESFINCAS.
La preparacin del Plan de Cuentas es determinante de cara a la
gestin de la aplicacin posteriormente, dado que este paso, va a
condicionar la posible reutilizacin del plan diseado inicialmente en
tantas comunidades como se pretenda gestionar con la aplicacin.
Cuanto ms universal sea el Plan de Cuentas diseado, mayor
versatilidad y posibilidades de adaptacin a nuevas comunidades
tendr.
El primer paso en la creacin del plan, ser la opcin Plan de Cuentas
en el men Cuentas del Mdulo de Contabilidad. (CuentasPlan de
Cuentas)

Fig. 1

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Esta opcin nos muestra un plan de cuentas general al que se podrn


agregar cuentas o modificar cuentas preexistentes respectivamente
seleccionando las opciones sealadas con 1 y 2 en la Figura 1.
Alternativamente a la creacin de un plan de cuentas nuevo,
encontramos la utilidad de copiar un Plan de Cuentas preexistente, en
la opcin Copiar cuentas de otro plan en el men Cuentas.
(CuentasCopiar cuentas de otro plan)

Fig. 2

Antes de crear el nuevo plan, por cualquiera de las opciones vistas


anteriormente, ha de tenerse en cuenta la definicin de unos
parmetros contables previos, para cuya realizacin habr que acudir
al mdulo Horizontal de la aplicacin.
Estos parmetros son los siguientes:

Cuentas contables a asignar a los propietarios


Cuentas contables a asignar al cobro de entregas a cuenta
(Diario de Operaciones)

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Cuentas contables a asignar a los ingresos por


facturaciones
Cuentas contables a asignar a recibos no domiciliados
Cuentas contables a emplear para el registro de cobros no
domiciliados
Cuentas contables a emplear para el registro de cobros
domiciliados en oficina y cobradores
Cuentas contables a emplear para el registro de cobros
por domiciliacin en entidades financieras (bancos)
Cuentas contables a asignar a los honorarios profesionales
Cuentas contables a asignar al registro del IVA aplicable a
cada caso

La opcin de definicin de parmetros se encuentra (dentro del


Mdulo Horizontal) en ComunidadesDatos GeneralesParmetros:

Fig. 3

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2.

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CONTABILIZACIN DEL COBRO DE LOS RECIBOS

Una vez efectuada la facturacin de cuotas u honorarios y habiendo


comprobado que son correctas, podremos proceder a su
contabilizacin mediante los procesos automticos que prev la
aplicacin. A partir de entonces se podr realizar la gestin de cobro,
devoluciones, etc. Veamos el proceso.
Mdulo Horizontal Facturaciones y recibos Contabilizacin de la
facturacin:

Fig. 4

En esta ventana introduciremos la fecha de la facturacin, indicando


en los campos Desde y Hasta (de la Fig. 4) el/los nmero/s de
comunidad/es sobre la que se emite la facturacin. Los campos Desde
propietario y Hasta propietario (Fig. 4) definirn los sujetos de la
facturacin dentro de la/s comunidad/es seleccionada/s.
Con un clic sobre el botn
se generarn los apuntes contables
correspondientes a la facturacin efectuada.

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3.

Mdulo Tutorial. Contabilidad

GESTIN DE ENTREGAS A CUENTA DE RECIBOS E


INGRESOS

En funcin de cmo se hayan establecido los parmetros contables,


tras contabilizar la facturacin de cuotas, podremos tener parte (o
todos) los recibos en situacin de pendientes de cobro, por tanto, el
cobro se producir en un momento posterior, momento en el que, en
atencin a los principios contables de devengo y registro
respectivamente, se registrar/n el/los cobro/s.
GESFINCAS incorpora herramientas que permiten el registro del
cobro de recibos, al tiempo que realiza su contabilizacin de manera
automtica. Son los siguientes:
Mdulo Horizontal Cobros y devoluciones Cobro de remesas de
recibos en disquete.

Fig. 5

En esta pantalla, deberemos llamar a un fichero en el que se haya


almacenado la remesa de recibos que localizaremos a travs del
explorador al que accedemos desde el botn

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Mdulo Horizontal Cobros y devoluciones Cobro masivo de


recibos de una facturacin

Fig. 6

Esta opcin permite, asimismo, a partir de una relacin de recibos,


efectuar el cobro de los mismos, con el consecuente registro contable
de cada uno. El botn
nos permite sustraer
de la relacin masiva los recibos cuyo cobro que no se ha de
contabilizar, lo que facilita el tratamiento en bloque de la
contabilizacin.
Por ltimo encontramos la opcin:
Mdulo Horizontal Cobros y devoluciones Gestin del cobro de
recibos
Esta opcin permite seleccionar los recibos contabilizados bien de una
lista de comunidades, bien de una lista de recibos de una misma
persona, bien de una relacin de cobros efectuados.
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Fig. 7

Una vez hecha la seleccin de el/los recibos/s a contabilizar, el botn


efecta el registro contable del cobro de el/los mismo/s.
Cuando se producen cobros parciales de recibos o entregas a cuenta
de recibos ya emit idos o incluso a cuenta de futuras emisiones, el
registro de estas entregas a cuenta se realizar a travs de la opcin
Mdulo Horizontal Cobros y devoluciones Entregas a cuenta y
trasferencias
En la primera carpeta (1) se introducir la entrega a cuenta con
indicacin del importe, concepto y cuenta contable del propietario que
abona la cantidad.
En la segunda carpeta (2) GESFINCAS muestra una relacin de las
cantidades ya entregadas por un propietario concreto.

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2
3

Fig. 8

La tercera carpeta (3) muestra las compensaciones que las cantidades


entregadas anteriormente han supuesto contra los recibos facturados
a un determinado propietario.

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4.

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GESTIN DE RECIBOS DEVUELTOS

La casustica de cobro de recibos no finaliza con haber efectuado


dicho cobro y haber registrado contablemente el mismo, sino que,
frecuentemente se producen devoluciones de algunos recibos que han
sido cobrados por abono de remesa en cuenta bancaria y cuyo cobro
habamos dado por efectuado en contabilidad.
El registro contable de los recibos devueltos, es tratado por la
aplicacin atribuyendo a estos recibos el carcter de impagados.
Esta opcin de la aplicacin se encuentra en
Mdulo Horizontal Cobros y devoluciones Devolucin de recibos

Fig. 9

El Botn Acceso Directo (rodeado en rojo en Fig. 9) nos da paso a una


ventana que nos permitir registrar el proceso inverso al del cobro,

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con la posibilidad de asignar al propietario los gastos bancarios


asociados a la devolucin del recibo. (Como se muestra en el campo
rodeado en rojo en Fig. 10)

Fig. 10

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5.

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CONTABILIZACIN DE GASTOS E INGRESOS

GESFINCAS automatiza un gran nmero de asientos contables en el


Diario, entre otros los derivados del registro de la facturacin de
recibos, el cobro y devolucin de stos y las entregas a cuenta de los
mismos.
No obstante, los asientos de registro de gastos, ingresos no derivados
de facturaciones, regularizaciones, traspaso entre cuentas, etc. es
preciso que el usuario los realice manualmente, bien mediante asientos
directos en el Diario de la contabilidad, apuntes a travs del Diario de
Operaciones o mediante herramientas de trabajo tales como las
Plantillas de asientos o los Asientos Predefinidos.
SISTEMA DE REGISTRO EN EL DIARIO
Para registrar los movimientos contables en el Diario, se dispone de
varios procedimientos:
Asientos Directos
Los asientos directos en el Diario pueden ser Simples o Mltiples.
Para acceder al Diario y a los asientos, tras seleccionar el Mdulo

Contabilidad, deber pulsar el botn Asientos

Una vez en la pantalla del Diario deber acceder a una de las opciones
de Alta (Asientos Simples o Asientos Mltiples), dependiendo del
nmero de apuntes que deba contener el asiento.
Vanse Fig. 11 y 12

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Fig. 11

Fig. 12

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Alternativamente se puede trabajar desde el Mdulo de Contabilidad


accediendo al mismo con el botn
herramientas.

situado en la barra de

Registro en el Diario de Operaciones


El Diario de Operaciones e suna herramienta de fcil uso que no
requiere conocimientos contables.
Al Diario de Operaciones puede acceder pulsando el bot n que se
encuentra en la barra de tareas

La Fig. 13 muestra el contenido del Diario de Operaciones.

Fig. 13

Pulsando el botn Altas (en rojo en la Fig.13) podremos acceder al


registro tanto de Facturas (Gastos) como de Ingresos.
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Fig. 14

Dando paso a la pantalla que se muestra en la Fig. 15

Fig. 15

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Plantillas de Asientos
GESFINCAS incorpora una interesantsima utilidad que le permite
crear plantillas de asientos pertenecientes a una o varias
administraciones, con datos que podr adaptar siempre que lo precise,
con lo que pueden ser reutilizadas en diferentes fechas, evitando
trabajos repetitivos, con el consecuente ahorro de tiempo.
A esta opcin se accede por la ruta Plan de CuentasDiario, Mayor, o
bien a travs del botn PLANTILLAS situado en la barra de tareas.
Asientos predefinidos
Los asientos predefinidos permiten al usuario programar sus propias
plantillas, estableciendo tanto datos fijos como variables que le
permitirn dinamizar el proceso de registro de problemticas
contables recurrentes.
Los asientos predefinidos pueden ser utilizados desde cualquier
contabilidad, cuantas veces lo requiera, a travs de los asientos
mltiples. Para crear los asientos predefinidos el usuario deber
acceder al Diario y seleccionar el botn marcado en rojo en la Fig. 16.

Fig.16

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