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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

La Gestin de la Comunicacin del Proyecto comprende el proceso requerido para


asegurar oportuna y apropiada generacin, coleccin, diseminacin, almacenamiento,
y ltima disposicin de informacin del proyecto. Los gerentes de proyecto invierten
gran parte de su tiempo comunicndose con miembros del equipo y otros stakeholders
(relacionados del proyecto), bien sea internos (a todos los niveles de la organizacin) o
externamente a la organizacin.
La comunicacin efectiva crea un puente entre diversos stakeholders vinculados al
proyecto, conectando diversos orgenes culturales y organizacionales, diferentes
niveles de experiencia y diversas perspectivas e intereses en torno a la ejecucin del
proyecto y sus beneficios. Todos los integrantes del proyecto deben estar preparados
para enviar y recibir comunicaciones y deben entender cmo las comunicaciones en
las cuales participan como individuos afectan el proyecto como un todo.
Como ya sealamos, es impensable un proyecto de desarrollo social que no incluya el
trabajo de los comunicadores sociales. Cul es el rol que les compete?, A quines
se dirigirn?, Cul es el valor de su aporte al cambio esperado? Para poder disear
las estrategias de comunicacin de un proyecto de desarrollo elaborado por un equipo
tcnico, necesitamos contar con un documento donde dicho proyecto est sintetizado.
Este documento deber contener:
Una sntesis del diagnstico que d cuenta de la realidad en la que se va a intervenir.
Un desarrollo de las metas, objetivos y resultados esperados (puede ser un Marco
Lgico o un cuadro sntesis).
Un detalle de las actividades planificadas y de sus indicadores de evaluacin.
La ubicacin temporal de las actividades a lo largo del proyecto.
Los recursos presupuestados para el aspecto comunicacional.
Un prrafo aparte merece el tema de los recursos: es importante que estn incluidos
en el presupuesto, ya que es la nica forma de garantizar su realizacin. Si no lo
estn, el equipo deber acordar con el equipo tcnico su inclusin o la bsqueda de
fondos alternativos. El anlisis de este documento provee de los elementos necesarios
para el diseo de las estrategias comunicacionales. Y si el documento del proyecto
que recibe el equipo de comunicacin no describe a los actores y organizaciones
involucradas, o no contempla a los medios como uno de estos actores, o no contempla
acciones referidas a la creacin de sentidos, habr que disear estrategias de
comunicacin para cada uno de ellos.
La comunicacin supone una parte importante de nuestro da a da y deberamos
prestarle la atencin que se merece: un responsable de proyecto invierte la mayor
parte de su tiempo (pudiendo llegar en momentos a superar ms de las 2/3 partes) en
ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ
GESTION DE LA COMUNICACION DEL PROYECTO

comunicarse: con su equipo de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los
proveedores, los gestores de su organizacin, compaeros de trabajo con los que
interacta, etc Esta comunicacin se realiza de diversas formas: negociando,
reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo al equipo, obteniendo
informacin de la ejecucin del proyecto, etc
Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es que
en cualquier comunicacin siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la
parte receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una forma
sncrona/simultnea (comunicaciones presenciales, videoconferencias,) o de forma
asncrona (correos, informes, blogs,) y tenemos que cuidarlas por igual: muchas
veces pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos atencin a lo
que nos estn transmitiendo y perdemos informacin valiosa para entender el entorno.
La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para
gestionar correctamente la generacin, recoleccin, diseminacin, almacenamiento y
disposicin ltima de cualquier informacin sobre el proyecto, en forma apropiada y en
el momento oportuno. El xito y el impacto de un proyecto innovador de cooperacin
transnacional dependen en gran medida de las actividades de comunicacin y
difusin.
Este Plan de Comunicacin y Difusin est compuesto por los siguientes elementos:
Objetivos y grupos destinatarios.
Estrategia y contenido de las medidas de publicidad
Presupuesto indicativo de aplicacin de las medidas previstas.
En este proceso de globalizacin en que vivimos nos urge apelar al manejo efectivo y
eficaz de nuestros sistemas organizacionales y de la administracin de nuestros
recursos humanos. Esta realidad necesita de respuestas empresariales adecuadas
que posibiliten la supervivencia de las empresas, y la logstica trata de responder a las
necesidades de este nuevo entorno. .
En ocasiones, especialmente en las pequeas empresas y con los autnomos, se
producen situaciones complejas en las que el responsable de la persona trabajadora
es a su vez un familiar o conocido, lo que dificulta la identificacin de necesidades
entorno a la motivacin, valoracin del desempeo de esa persona en sus tareas
productivas, adopcin de criterios para la carrera profesional, etc.
Es conveniente que al elaborar las visiones, no solamente se estudien bajo un enfoque
optimista de desarrollo, sino que tambin se analice la posibilidad de una contraccin
econmica que obligue a tomar medidas restrictivas. Las previsiones deben abarcar
todas las posibilidades que pueden producirse. Su conveniente flexibilidad permitir ir
tomando las medidas necesarias en cada momento para cada circunstancia. Amplitud
y flexibilidad son, pues dos de sus caractersticas esenciales.
La comunicacin en el mbito de las organizaciones es un campo cuya cobertura ha
ido creciendo hasta abarcar prcticamente a todas las esferas de nuestra sociedad.
ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ
GESTION DE LA COMUNICACION DEL PROYECTO

Las concepciones originarias de gestin de la comunicacin que despreciaban el


mbito interno y que externamente tan slo se dirigan de forma unidireccional, hacia
clientes potenciales, han quedado totalmente obsoletas. Los enfoques modernos de
comunicacin organizacional se orientan ahora desde una perspectiva multidisciplinar
y que se sustenta desde tres pilares: La comunicacin interna, la corporativa y la de
marketing. Y no es en absoluto exagerado decir que una deficiente direccin de
cualquiera de las tres tiene repercusiones negativas, tanto a corto como medio plazo,
en las otras dos.
La Gestin de las comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para
garantizar la adecuada y oportuna recopilacin, distribucin, almacenamiento,
recuperacin y disposicin final de la informacin del Proyecto. Una comunicacin
eficaz, crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto,
conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de
experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecucin o resultado del
Proyecto. Procesos de la Gestin de las Comunicaciones del Proyecto:

Identificar a los interesados: Consiste en identificar a todas las persona u


organizaciones impactadas por el Proyecto, y documentar informacin relevante
relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del mismo.

Planificar las Comunicaciones: Consiste en determinar las necesidades de informacin


de los interesados en el Proyecto y definir cmo abordar las comunicaciones con ellos.

Distribuir la informacin: Consiste en poner la informacin relevante a disposicin de


los interesados en el Proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

Gestionar las Expectativas de los Interesados: Consiste en comunicarse y trabajar en


conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas
conforme se presentan.

Informar del Desempeo: Consiste en recopilar y distribuir la informacin sobre el


desempeo, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las

proyecciones.
El establecimiento de un plan adecuado, permite asegurar que todos los recursos
humanos necesarios para el establecimiento del coste del proyecto han sido
estimados con precisin, son consistentes con los objetivos tcnicos y de plazo de
ejecucin del proyecto, y han sido considerados en el presupuesto de coste aprobado.
Los procesos de gestin relativos a los recursos humanos son subsidiarios de los
procedimientos de planificacin, con los cuales se hayan integrados. Se tratan
separadamente en este manual, por presentar ciertas especificidades en lo relativo a
tcnicas y herramientas. La adquisicin de recursos humanos externos -si fuera
precisa- se efectuar de acuerdo con los procesos de gestin de adquisiciones del
proyecto.
Los componentes clave de este modelo incluyen trminos cmo codificacin
(traduccin de pensamientos o ideas hecha por el emisor), mensaje (la salida de la
codificacin) y retroalimentacin (feedback), medio (mtodo utilizado para transmitir el
mensaje), ruido (todo lo que interfiere con la transmisin y comprensin del mensaje
ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ
GESTION DE LA COMUNICACION DEL PROYECTO

emitido) y decodificacin (traduccin del mensaje a pensamientos o ideas coherentes


hecha por el receptor).
La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para
garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la
recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y
oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo
comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto
si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como externos a la misma.
Una comunicacin eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados
en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales,
diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecucin o
resultado del proyecto.
Tambin, conocer las responsabilidades del emisor (emisin efectiva) y del receptor
(escucha activa), as como el uso adecuado de los cuatro tipos de comunicacin:
formal escrito, formal hablado, informal escrito e informal hablado.
Planificar las Comunicaciones es determinar un enfoque adecuado para cubrir las
necesidades y requisitos de informacin de todos los actores interesados en el
proyecto y, considerando la idiosincrasia de la organizacin, desarrollar un plan de
gestin de las comunicaciones adecuado.
Los resultados de este proceso se plasman en un Plan de Gestin de las
Comunicaciones, y, eventualmente, se actualiza la Documentacin del Proyecto
El propsito del proceso de Gestionar la Comunicaciones es crear, distribuir,
almacenar, recuperar y poner a disposicin de los interesados en el proyecto
informacin relevante y en el momento oportuno, de acuerdo con el plan de
comunicaciones establecido y/o siempre que se considere conveniente.
Adems al estimular y promover el desarrollo de tu personal en la empresa permite
que tus empleados se pongan la camiseta del negocio, ya que apoyarlos en este
sentido implica por parte del empresario, estar al pendiente de su desempeo, de sus
habilidades, necesidades de capacitacin, etctera. Con respecto a la funcin de
reclutamiento, para ser eficaz durante el proceso se debe atraer una cantidad de
candidatos suficientes para abastecer de modo adecuado el proceso de seleccin.
La planificacin estratgica es un proceso que se realiza mediante la ejecucin de un
conjunto de procesos coherentes y relacionados.
La planeacin estratgica exige cuatro fases bien definidas: formulacin de objetivos
organizacionales; anlisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa; anlisis del
entorno; y formulacin de alternativas estratgicas.
La estructura describe cmo se acepta a los miembros, cmo se escoge a los lderes y
cmo se toman las decisiones.
La Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que
organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto est
conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y
responsabilidades para completar el proyecto
El equipo de direccin del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es
responsable de las actividades de liderazgo y direccin del proyecto, tales como
iniciar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar las diversas fases del proyect
En la gerencia de la comunicacin dentro del desarrollo de un proyecto es de vital
importancia porque, a medida que exista un canal de comunicacin eficiente y eficaz
ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ
GESTION DE LA COMUNICACION DEL PROYECTO

se podr mantener un estndar competitivo en la ejecucin de proyectos tanto para el


sector pblico como para lo privado. Dando espacio a un mayor nivel competitivo en el
plano laboral.
Esta actividad de gerencia de la comunicacin se volver indispensable en tanto se
pueda Crear una agenda pblica sobre la temtica y eso ayuda a generar un entorno
favorable para el proyecto y las acciones que ste debe desarrollar. Crear sentidos con
los actores sociales involucrados para que se apropien del proyecto. Difundir el
proyecto para generar visibilidad, viabilidad y sinergia con todas las personas y grupos
que pueden ayudar a su concrecin.
As podemos que La definicin de objetivos de comunicacin est determinada por el
cambio que queremos generar. Su especificidad est dada por tratarse de cambios al
nivel del sentido y de conductas vinculadas con ese sentido, definida para cada
audiencia identificada.
Una vez definido el objetivo de comunicacin debemos pensar en las actividades y
productos que debemos generar para lograrlo. Es posible que en este momento
necesitemos profundizar nuestro conocimiento sobre las audiencias, para lo cual
aplicaremos nuevamente las herramientas de diagnstico.
Del mismo modo que al disear un proyecto de desarrollo, para poder intervenir en
una realidad desde la comunicacin es necesario contar con un diagnstico.
El diagnstico desde la comunicacin es un anlisis especfico de las caractersticas
de produccin, circulacin, recepcin y re significacin de sentidos en un grupo o
comunidad. Nos permitir mantener un mayor control de las actividades.
Si bien se asignan roles y responsabilidades especficos a cada miembro del equipo
del proyecto, la participacin de todos los miembros en la toma de decisiones y en la
planificacin del proyecto puede resultar beneficiosa. La intervencin y la participacin
tempranas de los miembros del equipo les aportan su experiencia profesional durante
el proceso de planificacin y fortalecen su compromiso con el proyecto.
En los proyectos si bien es comn hablar de asignacin de roles y responsabilidades,
los miembros del equipo deberan participar en gran parte de la planificacin y toma de
decisiones del proyecto.
El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar con
frecuencia, a medida que el proyecto avanza. Los miembros del equipo del proyecto
tambin pueden denominarse personal del proyecto. Si bien se asignan roles y
responsabilidades especficos a cada miembro del equipo del proyecto
En proyectos ms pequeos, las responsabilidades de la direccin de proyectos
pueden ser compartidas por todo el equipo o administradas nicamente por el director
del proyecto. El patrocinador del proyecto trabaja con el equipo de direccin del
proyecto, colaborando generalmente en asuntos tales como el financiamiento del
proyecto, aclarando cuestiones referidas al alcance, monitoreando el avance y
ejerciendo influencia sobre otros interesados para beneficio del proyecto. Por ende un
proyecto de mayor magnitud se reflejara en una estructura de mayor magnitud y con
mayor nmero de personal y una jerarquizacin definida para cada actividad, con el fin
de lograr la optimizacin de los objetivos planteados al inicio del proyecto.
En definitiva, creo que los procesos de recursos humanos son muy importantes para el
xito del proyecto y desde mi punto de vista requieren del PM un esfuerzo extra que va
ms all del aprendizaje de frmulas o procedimientos. Va inherente a veces a su
experiencia de vida y a su actitud ante la misma.
ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ
GESTION DE LA COMUNICACION DEL PROYECTO

Creo que el PM debe formarse en estos aspectos mediante primero la realizacin de


cursos especializados en habilidades directivas y segundo la continua prctica de las
mismas en su desempeo diario. Todos los das cuando acude a su centro de trabajo
en donde se est forjando su proyecto, debe esforzarse en intimar con su equipo,
motivar a algn componente cada da, observar y conversar con su gente. Si hay
conflictos, abordarlos cuanto antes, en privado y con enfoques constructivos,
buscando alternativas y potenciando actitudes de apertura entre los implicados,
desterrando posiciones de intolerancia y olvidando el pasado. Cada da a parte del
trabajo tcnico, de planificacin u organizativo, debe prestar atencin a su equipo
desde el punto de vista de las relaciones interpersonales. Dedicar metdicamente
parte del da a da a estos menesteres es sin duda buena e importante prctica.
Pienso que las capacidades de liderazgo efectivo del equipo son las ms complicadas
de conseguir y atesorar por parte del PM. En este sentido su eficacia depende mucho
de su personalidad.
La capacidad del equipo de direccin del proyecto de influir en otras personas
desempea un papel importante en la negociacin de asignaciones de personal, del
mismo modo que las polticas de las organizaciones implicadas, por ejemplo: un
gerente funcional evaluar los beneficios y la visibilidad de proyectos que compiten, a
la hora de determinar a donde asignar a las personas con un excelente desempeo,
que son requeridas por diferente equipos del proyecto.
El equipo del proyecto debera sacar provecho de las diferencias culturales, centrarse
en desarrollar y sustentar el equipo del proyecto a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, as como promover el trabajo conjunto de manera interdependiente en un
clima de confianza mutua.
El desempeo de un equipo exitoso se mide en trminos de xito tcnico conforme a
objetivos acordados del proyecto, de desempeo segn el cronograma del proyecto y
de desempeo segn el presupuesto.
La comunicacin interna sirve a que la misin y la historia de la organizacin sean
compartidas por todos. En las corrientes vinculadas al managment esto se lo vincula
con la "motivacin personal".
Una organizacin es producto de la confluencia de varias dimensiones: sus objetivos,
los mecanismos organizativos y lo econmico. La Comunicacin atraviesa
transversalmente a la institucin en todas sus dimensiones. A raz de ello, podemos
reconocer diversos mbitos de la comunicacin en las organizaciones:
Es necesario la previsin de espacios emergentes de comunicacin que faciliten
formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la creacin de valores en las
organizaciones, sentimientos de pertenencia y valoracin del personal.
Gestionar la comunicacin implica definir un conjunto de acciones y procedimientos
mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de comunicacin para
apoyar la labor de las organizaciones.
La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto requiere mucha habilidad y dedicacin
al director del proyecto, alrededor del 90% de su tiempo, que debe de ser consciente
de que un efectivo intercambio de informacin entre todos los stakeholders del
proyecto afecta crucial y globalmente al xito del proyecto. La Gestin de las
Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para gestionar
correctamente la generacin, recoleccin, diseminacin, almacenamiento y disposicin
ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ
GESTION DE LA COMUNICACION DEL PROYECTO

ltima de cualquier informacin sobre el proyecto, en forma apropiada y en el


momento oportuno.
En esta rea de conocimiento, para el examen PMP es importante tener claras las
ideas especificadas en los siguientes puntos:
- Es necesario planificar la Gestin de las Comunicaciones del Proyecto, elaborando
un Plan de Gestin de Comunicaciones, plan subsidiario del Plan de Direccin del
Proyecto.
- El propsito del proceso de Planificar las Comunicaciones es determinar un
enfoque adecuado para cubrir las necesidades y requisitos de informacin de todos los
actores interesados en el proyecto y, considerando la idiosincrasia de la organizacin,
desarrollar un plan de gestin de las comunicaciones adecuado.
- Se realiza un completo anlisis de los requisitos de las comunicaciones del proyecto
y, considerando las tecnologas de las comunicaciones disponibles, se establecen
modelos y mtodos de comunicacin adecuados a la naturaleza del proyecto.
Los resultados de este proceso se plasman en un Plan de Gestin de las
Comunicaciones, y, eventualmente, se actualiza la Documentacin del Proyecto.
La gestin de la comunicacin del proyecto comprende el proceso requerido para
asegurar oportuna y apropiada generacin, coleccin, diseminacin, almacenamiento,
y ltima disposicin de informacin del proyecto. Los gerentes de proyecto invierten
gran parte de su tiempo comunicndose con miembros del equipo y otros stakeholders
(relacionados del proyecto), bien sea internos (a todos los niveles de la organizacin) o
externamente a la organizacin.
La comunicacin efectiva crea un puente entre diversos stakeholders vinculados al
proyecto, conectando diversos orgenes culturales y organizacionales, diferentes
niveles de experiencia y diversas perspectivas e intereses en torno a la ejecucin del
proyecto y sus beneficios. Todos los integrantes del proyecto deben estar preparados
para enviar y recibir comunicaciones y deben entender cmo las comunicaciones en
las cuales participan como individuos afectan el proyecto como un todo. Los procesos
de gestin de las comunicaciones incluyen lo siguiente:
Preguntas:
1. Identificar las ideas centrales de la lectura.
2. 2. Conclusiones y/o comentarios sobre la lectura.

ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ


GESTION DE LA COMUNICACION DEL PROYECTO