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http://www.bumeran.com.ve/empleos/capitan-de-banquetes-desarrolloshoteleros-del-zulia-ca-10043390.

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http://es.slideshare.net/resta789/responsabilidades-del-capitn-de-saln
http://www.ehowenespanol.com/responsabilidades-del-capitanbanquete-lista_48971/
https://wfa.kronostm.com/?
locale=es_PR&applicationName=NewCastleHotelsNonReqExt&SEQ=po
sitionDetails&POSTING_ID=1831989044
http://www.quality-concepts.net/EXTRACTO%20MANUAL%20BANQUETES.pdf
http://www.conductitlan.net/psicologia_organizacional/estructura_manual_organ
izacion_cedula_descripcion_puestos.pdf
http://www.academia.edu/7909157/Manual_De_Procedimientos
http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/bitstream/123456789/1889/1/Br
%20Andreina%20Davila.pdf
http://es.slideshare.net/MardenJesus/planeacion-para-un-evento
http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/handle/123456789/1889

Descripcin de Puesto: Ejecutiva


de Cuentas y Banquetes
Puesto: Ejecutiva de Cuentas y Banquetes

Tipo de contratacin: (fija / temporal):


Contratacin fija

Departamento: Banquetes

Le reporta a:

Horarios: 6:00am a 4:00 pm 7:00pm a 2:00 Gerente de Banquetes


am
Vigente a partir de: 01 de enero del 2015
En ausencia de su jefe reporta a: Gerente de
operaciones
PROPSITO O RAZN DE SER DEL PUESTO:
Vender, Planificar y Coordinar las necesidades del cliente, as como supervisar la logstica de
los eventos especiales y corporativos hasta el cierre del mismo.

COMPETENCIA MNIMA DEL PUESTO (PERFIL DE PUESTO):

Grado de Estudios: Tcnico Superior en Hotelera y


Turismo, con dos (2) aos de experiencia en el rea.

Experiencia: Necesaria.

Formacin ( conocimientos especficos puesto):

Habilidades (actitudes
personales):

Servicio al cliente.
Habilidad de comunicacin y relaciones
interpersonales.
Resolucin de problemas.
Procedimientos y manejo de tecnologa.

Proactividad
Responsabilidad
Amabilidad
Capacidad de anlisis
Comprensin y
organizacin

FUNCIONES PRINCIPALES DEL PUESTO:


o Atender y asesorar al cliente de manera correcta y rpida.
o Estar pendiente de las necesidades y solicitudes del cliente.
o Mantener y llevar al da el archivo.
o Vender, negociar y elaborar contratos de eventos.
o Dar seguimiento, negociar y cerrar ventas de eventos sociales.
o Seguimiento al diseo y planeacin de eventos especiales y corporativos.
o Supervisin de logstica de eventos especiales y corporativos.
o Cierre de Eventos (Liquidacin del cliente y dar de baja en el sistema de
Amadeus)
o Bloqueo de habitaciones para eventos
o Colaboracin en pruebas de men
o Comunicacin con proveedores.
o Elaboracin de check- lista de proveedores, servicios y necesidades del
evento.
o Seguimiento a la evaluacin del cliente
o Revisin e impresin de lista de invitados.
o Servicio de trmites para ceremonia civil.
CONDICIONES DE TRABAJO
El trabajo se realiza dentro de las instalaciones del hotel en el departamento de
banquetes.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO:

Cumplir con los estndares de calidad y de servicio.


Mantener y promover las normas de salubridad.
Superar las expectativas del husped.
Verificar que todo el evento salga acorde a lo pactado.
Brindar un servicio de calidad.
Envo de informacin solicitada por el cliente.
Elaboracin de carta confirmacin
Elaboracin de carta contrato
Elaboracin de instructivos
Seguimiento y modificacin de presupuesto
Coordinar y dar seguimiento a las cotizaciones, contratos etc.
Cobranza de eventos especiales y corporativos

COMPLEJIDAD DEL PUESTO:


Falta de personal en pocas altas.
Falta de proveedores confiables.
TOMA DE DECISIONES DENTRO DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO:
En la resolucin de algn problema con el cliente o proveedores.
En la coordinacin y negociacin del evento.

MANEJO DE RECURSOS:

Si/ No

Autorizacin y/o Administracin de fondos:

si

Resguardo de equipo de cmputo, mobiliario


de oficina o automvil:

si

Tiene personal a su cargo:

si

El empleado(a) maneja informacin clasificada:

si

RIESGOS DE TRABAJO
Lesiones

Alta

Media

Baja

Cadas

NO

NO

SI

Mutilaciones

NO

NO

SI

Golpes

NO

NO

SI

Otros

NO

NO

SI

Descripcin de Puesto: Capitn


de Banquetes
Puesto: Capitn de banquetes

Tipo de contratacin: (fija / temporal):


Contratacin fija

Departamento: Banquetes

Le reporta a:

Horarios: 6:00am a 4:00 pm 7:00pm a 2:00 Gerente de Banquetes


am
Vigente a partir de: 01 de enero del 2015
En ausencia de su jefe reporta a: Gerente de
A&B
PROPSITO O RAZN DE SER DEL PUESTO:
Supervisar la operacin de un banquete o evento de catering desde la instancia de
planeamiento hasta la conclusin del evento.

COMPETENCIA MNIMA DEL PUESTO (PERFIL DE PUESTO):

Grado de Estudios: Estudios mnimos a nivel


diversificado de preferencia uno o dos aos de
universidad en Hotelera y Restaurantes o Tcnico en
Manejo de Eventos

Experiencia: Necesaria.

Formacin ( conocimientos especficos puesto):


Servicio al cliente.
Manejar la operacin de eventos (personal de
servicio, logstica y clientes). Habilidad para la
solucin de problemas y manejo de quejas.
Planeamiento de banquetes y catering
Procedimientos y manejo de informes y de
capacitacin de empleados.

Habilidades (actitudes
personales):

Responsabilidad
Amabilidad
Organizacin
Profesionalismo
Objetividad y
capacidad de anlisis

FUNCIONES PRINCIPALES DEL PUESTO:


o Supervisar los eventos dentro y fuera del hotel si es necesario
o Resolver cualquier problema relacionado con el evento
o Supervisar reuniones, ccteles, cenas, entre otros.
o Chequear que todo marche segn la orden de funcin.
o Hacer los pedidos de material al almacn.
o Revisar que el personal previsto llegue a su turno.
o Chequear la presentacin personal del personal.
o Supervisar la limpieza de los depsitos y las reas de trabajo.
o Disponer la ubicacin y decoracin de las mesas.
o Verificar la decoracin del saln.
o Hacer el recorrido por los salones para controlar su estado.
o Resolver cualquier problema relacionado con el rea.
o Supervisar la presentacin de la comida.
o Supervisar todos los eventos del da.
o Hacer Reuniones de chequeo general del servicio cada vez que se realice
un evento
o Hacer los horarios de trabajo para la brigada.
o Chequear los eventos de una semana a otra.
o Planificar los materiales y equipos necesarios.
o Solicitar el personal extra de mesonero.
o Realizar seguimiento a cualquier imprevisin respecto a un men o bufete
especial.
o Procurar tener antes del evento los equipos o materiales necesarios
solicitados por el cliente.
o Elaborar las cuentas finales de los banquetes y conseguir la firma de los
clientes.
o Elaborar los pagos semanales de los mesoneros por nmina.
o Llevar a cabo tareas y proyectos relacionados, que le sean asignados.
CONDICIONES DE TRABAJO
El trabajo se realiza dentro de las instalaciones del hotel o fuera ya sea evento de
catering

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO:

Controlar y dar seguimiento a las actividades realizadas por los meseros


Mantener y promover las normas de salubridad.
Coordinar y dirigir el equipo de saln y distribuir las tareas.
Ser responsable de los activos fijos del saln.
Vigilar personal, equipo y herramientas a su cargo durante el evento.
Superar las expectativas del husped; atender quejas y sugerencias.
Verificar que todo el evento salga acorde a lo pactado.
Brindar un servicio de calidad.

COMPLEJIDAD DEL PUESTO:


Falta de personal en pocas altas.
Jornadas largas de trabajo.

Trabajo bajo presin.

TOMA DE DECISIONES DENTRO DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO:


En la resolucin de algn problema con el cliente o proveedores.
En la coordinacin y negociacin de activos fijos.
En la organizacin y montaje de saln.

MANEJO DE RECURSOS:

Si/ No

Autorizacin y/o Administracin de fondos:

si

Resguardo de equipo de cmputo, mobiliario


de oficina o automvil:

si

Tiene personal a su cargo:

si

El empleado(a) maneja informacin clasificada:

no

RIESGOS DE TRABAJO

Lesiones

Alta

Media

Baja

Cadas

NO

NO

SI

Mutilaciones

NO

NO

SI

Golpes

NO

NO

SI

Otros

NO

NO

SI

PROCEDIMIENTOS

Objetivo de procedimientos:
Estos procedimientos tienen como propsito explicar la metodologa que emplea el
rea de banquetes para la gestin y organizacin de eventos de giro social. Utilizado
por el colaborador de dicho departamento.
Listado de actividades:

Elaborar cotizaciones a clientes por evento


Efectuar cotizaciones cuando los clientes lleguen presencialmente.
Vender eventos o reuniones de tipo social
Bloquear salones
Organizar files de evento
Dar seguimiento al evento mientras se realizan los procesos de planeacin del
evento
Realizar rdenes de evento con las especificaciones del evento
Modificar a diario la tabla de eventos
Mandar la tabla de eventos a los involucrados
Generar diariamente la pantalla de evento
Entregar rdenes a involucrados
Abrir y enviar folios.
Colocacin de Seales
Revisar y bajar estados de cuentas
Organizar el evento
Hacer Check List a los eventos concluidos

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
1. Elaborar cotizaciones a clientes por telfono.

El modo de expresarse debe manejar una estandarizacin de calidad en el buen trato


y servicio desde el momento que se contesta la llamada. A continuacin se muestra un
ejemplo de contestaciones de modo clido, educado y amable que se debe manejar.
- Banquetes bueno/as das, tardes, noches.-Le atiende (Nombre)-Cmo le puedo
ayudar?
(Momento de peticin del cliente de lo que se desea)
-Claro que s, Srita. Jerez (Apellido), Podra por favor especificarme su tipo de
evento?
(Es necesario que se aclare que en la oficina de Banquetes se elaboran cotizaciones
de eventos solamente tipo social, en caso de el cliente estar confundido explicar de
manera atenta la diferencia entre evento social y empresarial, y con amabilidad
mencionar que ser transferido con una ejecutiva de ventas para obtener una
cotizacin valida y real, recalcando que rea de ventas es encargada de este tipo
de eventos)Srita. Jerez podra brindarnos
un nmero
proporcionarnos algn correo electrnico?
-Cuenta con una fecha para
nmero tentativo de invitados?

su

telefnico-Gustara

evento?-Srita.

Jerez,

Srita.

Cuenta

Jerez

con

un

(Todos los datos adquiridos se anotan en formato de cotizacin)Srita. Casares, su cotizacin ser enviada a su correo electrnico
(Haciendo previamente una reconfirmacin de su correo electrnico)
En un plazo mximo de 24 horas, establecido en polticas internas del hotel.-Muchas
gracias por hablar con nosotros, ha sido un gusto atenderla.
(Es necesario repetir en variadas ocasiones su apellido para recalcarle la importancia
que tiene para nosotros, repitindolo como estndar un mnimo de3 veces)
2. Efectuar cotizaciones de manera fsica.
.Al momento de que los clientes lleguen deben ser recibidos con educacin y de
manera inmediata se les invita a que se sienten. Despus como en el dialogo por
telfono pero de manera ms natural y franca se deben requerir las caractersticas del
evento que desean y de igual forma tomar sus datos. Antes de esto se les da un
paquete impreso donde se les explica cada uno de los beneficios que el paquete
incluye y de qu modo se apega alas necesidades del tipo de evento que desean
realizar. En esta clase de cotizacin es ms fcil interactuar con el cliente, por lo que
se les muestran fotografas de los eventos y de las instalaciones con el propsito de
crearle una idea mas apegada a lo que el evento sera. Si es solicitado, se acompaa
a los clientes a conocer las instalaciones y se platica de manera hipottica como se
vera el saln el da de su evento.
3. Enviar cotizaciones.

El tiempo mximo permitido para enviar una cotizacin es de 24 horas. Pero, se trata
de enviarlo antes de ser posible para mantener contentos y despreocupados a los
clientes y de esta manera no perder la oportunidad de un contrato con nosotros.
4. Bloquear salones.
En el momento de concluir un contrato, inmediatamente es necesario ingresar a el
sistema, para bloquear el saln vendido, para evitar que el departamento de ventas,
aparten el mismo para mismas fechas y se generen situaciones de insatisfaccin con
los clientes que ya incluso pagaron los anticipos de su evento.
5. Armar file de evento
Se crea una carpeta, en la que se abren orificios en su portada y contraportada para
que en el lado interno de cada lado se vayan archivando cada uno de los documentos
que se imprimirn. Separando el rea administrativa de la financiera.
6. Realizar rdenes de evento con sus respectivas especificaciones.
Cada vez que se realiza un evento se debe hacer la orden de evento la cual tiene las
especificaciones para cada rea involucrada, para que sepan sus responsabilidades el
da del evento y no haya imprevistos y todo est correcto y a tiempo. Este se enva por
email, pero de igual manera debe entregarse de manera impresa el cual deber
entregarse, solicitando una firma de recibido por cada uno de los jefes de cada rea
para comprobar su entrega.
7. Actualizar a diario tabla de eventos.
Esta tabla de eventos debe modificarse todos los das ya que a partir de ella se guan
muchos departamentos y reas para mantenerse informados de los eventos sociales y
empresariales que se estarn llevando da con da, los horarios y el saln en el que se
harn.
8. Elaborar diariamente pantalla de eventos
Las pantallas que se encuentran ubicadas por todo el hotel que informan los eventos
deben actualizarse a diario en caso de haya nuevos eventos que no se hayan
registrados.

9. Abrir y enviar folios.


Para cada evento se debe abrir un folio en el sistema del hotel, para llevar control de
todos los estados de cuenta y depsitos que se entregarn por el cliente al hotel. Este
folio se abre y se le asigna al cliente y se enva inmediatamente al correo general del
hotel para que cada uno de los colaboradores tenga acceso l.
10. Organizar el evento

En este da se debe tomar en cuenta y priorizar las necesidades, solicitudes u


opiniones que el cliente tenga; para mantener su satisfaccin y calidad en el servicio,
tambin se debe vigilar tanto antes como durante el evento, que todo est en orden y
a como se ha solicitado varios das antes en las ordenes de eventos que ya fueron
entregadas y firmadas.
11. Hacer Check List a los eventos culminados
Este es la fase final ya que ha pasado el evento, se completa un formato de
evaluacin de lo que se debi cumplir antes y durante el evento, al mismo momento se
baja el ltimo estado de cuenta entrando de nuevo al sistema del hotel, consultando el
estado de cuenta, el que se deber imprimir, colocar en el fail, para luego poder
archivarlo en eventos acontecidos.