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DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito,
planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las
transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el
profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los
asientos contables en los comprobantes de contabilidad.
Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES
Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial
se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un
medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un
fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a
través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los
registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de
vista legal.

pero los principios siguen las modalidades de:  A la vista. LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica. es decir computando los días que tiene cada mes.  A fecha fija. es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría. MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo: . No es muy usual hacer uso de esta práctica. En este caso se cuentan los días conforme al año civil.  A días o meses fecha. con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de dinero. MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad.A continuación se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la práctica de la contabilidad. No se necesita ser previamente aceptada.  A días o meses vista. solo basta presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. a una fecha futura fija o determinable. En esta modalidad se especifíca la fecha de pago en la letra de cambio. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada.

su dirección y teléfono. 6. 4. Letra o Unica. Nombre del beneficiario. Valor o importe de la letra de cambio en números. 9. Plazo o fecha de vencimiento. Valor de la letra en forma literal. 5. 3. 2. Registro del nombre del deudor. 7. Fecha de emisión de la letra de cambio. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago. 10. Firma del acreedor. 8. Recibido. que en su caso puede ser elevado a instrumento público .El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera: 1. Este es un documento privado de crédito. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa. EL PAGARE El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado.

Los pagarés pueden ser de diferentes tipos: 1.  No pueden ser girado a la vista sino: o A días o meses fecha. FORMATO DE UN PAGARE El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo: . 5. títulos de propiedad. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento. Mixto. 2. Simple o a sola firma. Con garantía hipotecaria. Con garantía personal. etc. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos. El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:  Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor. joyas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias. o A fecha fija. 4.mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble. 3. en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.

4. Firma del deudor. Importe en cantidad de la deuda. . 8. 11. 3. 10. Firma del garante. Nombre del beneficiario o acreedor. 2. 5. 7.Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera: 1. Nombre del garante. Fecha de vencimiento de la obligación. 9. debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos. Nombre completo del deudor. El porcentaje de interés penal en caso de mora. Fecha de emisión del pagaré. Importe literal. El porcentaje de interés ordinario. 6. EL CHEQUE El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero.

4. Fecha de emisión del cheque. FORMATO DE UN CHEQUE Por lo general el cheque tiene el siguiente formato: En la emisión de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos: 1.Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco. fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una apertura de crédito.  El cheque se puede girar por dos modalidades: o Al portador. CARACTERISTICAS DEL CHEQUE El cheque tiene las siguientes características:  El cheque debe tener fondos disponibles. . Cantidad en cifras. Firma del girador o librador. 3. Nombre del beneficiario. Cantidad en letras. o Nominativa. Número del cheque. El girador debe tener. 6. Es decir a la orden de una persona natural o jurídica. 5. 2.

 Recibo de Depósito judicial. entr las más importantes tenemos los recibos de:  Recibo de Caja de Ingreso. El formato del recibo de caja de ingreso.  Recibo de Depósitos en garantía.  Recibo de Depósito en cuenta corriente. RECIBO DE CAJA DE INGRESO Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado. La clave o número de cuenta.  Recibo de Depósitos en custodia.  Recibo de Alquiler. por lo general toma la siguiente estructura: . EL RECIBO El recibo es un documento mercantil.7. mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.  Recibo de Caja de Egreso. cobranzas al cliente y otros deudores.  Recibo de Depósito a plazo fijo. Existen varios tipos de recibos.

tachando lo que no corresponde. . Importe en numeral. 4. Importe en numeral. Una breve descripción del pago. El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura: Los recibos deben ser pres numerados y deben emitirse respetando la correlatividad. 2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo. 5. RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa. La emisión se efectúa de la siguiente forma: 1. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque. en señal de haber recibido conforme. Una breve descripción del pago. Importe en literal. Lugar y fecha de emisión. 3. 3. 2. 6. tachando lo que no corresponde.Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos. La emisión se efectúa de la siguiente forma: 1. Importe en literal. 4. Firma de cajero. 7. Número del cheque y el banco.

6. 360. como garantía de un préstamo otorgado. etc. como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento.5. RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores. RECIBO DE ALQUILER Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa. . por el dinero que recibe del inquilino. En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés. que especifica el plazo del depósito que puede ser de 30. El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo: RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE Es un documento que firma y sella la entidad financiera. títulos de propiedad. capital más intereses. días y la tasa de interés que reconoce el Banco. quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este servicio. 7. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme. RECIBO DE DEPÓSITO A PLAZO FIJO Este documento mercantil es emitido por el Banco. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante. de modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento. 90. etc. Firma del beneficiario. Lugar y fecha de emisión.

con detalle de los bienes y servicios vendidos. documentos y otros. . Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.  Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligación. desde el punto de vista contable esto permite:  Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor. La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo bienes o servicios comprados.RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores. RECIBO DE DEPÓSITO JUDICIAL Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del Juez. las que serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión. es un documento mercantil de constancia escrita. LA FACTURA La factura.  Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar. para el comprador. que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios. precios y condiciones. joyas.