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# 65 » Fevereiro 2008

15 Dicas
espectaculares para o

Excel
Neste artigo encontrará uma selecção de quinze dicas para o Microsoft Excel. O objectivo é fazer com que o leitor consiga ter mais agilidade no seu trabalho com esta poderosa ferramenta. A versão usada pelo nosso jornal é o Excel 2003, mas boa parte das dicas funciona noutras versões.
EMERSON ALECRIM . [www.infowester.com]

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Títulos com inclinação de até 90º

No Excel é possível colocar o conteúdo das células na vertical. Para além disto, pode-se escolher o grau de inclinação. Para isto, seleccione as células desejadas, vá ao menu ‘Formatar’ > ‘Células’ e na guia ‘Alinhamento’ vá até à caixa ‘Orientação’ e insira os graus de inclinação pretendidos. Também pode arrastar a linha posicionada à frente da palavra “Texto” para cima, ou para baixo, para determinar a inclinação. Clique em ‘Ok’ e veja o resultado.

2

Preencha automaticamente células em branco

Suponha que é professor e que está a inserir notas de testes dos seus alunos numa folha de cálculo. No final, reparou que dez alunos faltaram e, por-

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Se precisa distribuir uma folha do Excel, mas gostaria que não fosse modificada para evitar futuros problemas, basta protegê-la. Para isto, vá ao menu ‘Ferramentas’ > ‘Protecção’ > ‘Proteger folha’. Na caixa que aparecer, insira uma palavra-passe no campo correspondente (‘Palavra-passe para desproteger a folha:’. Repare que há uma lista onde pode seleccionar o que os utilizadores podem fazer. Carregue em ‘Ok’ e veja que somente desprotegendo o documento é que será possível editá-lo. Note que a protecção é aplicada APENAS à folha actual. Imagine que tem que numerar uma coluna, indo do número 1 ao 10. Em vez de escrever cada número individualmente, mande o Excel numerar as células automaticamente. Para isto, na primeiro célula insira o número 1. Na segunda célula coloque o 2. A seguir, seleccione ambas as células e clique no pequeno quadrado que se forma no canto inferior direito da selecção. Arraste-o para baixo, até que a célula do número 10 seja atingida. Este truque também funciona com meses, dias da semana e alfabeto. A figura mostra o primeiro passo.

tanto, deverão fazer a prova noutra data. Para não ter que ir ao campo do aluno e colocar “Faltou”, faça isto uma única vez e peça ao Excel para preencher o resto automaticamente. Para isto, seleccione a coluna, ou o conjunto de células em questão e carregue na tecla [F5]. Na caixa que aparece, clique no botão ‘Especial’ e seleccione a opção ‘Células em branco’. Dê ‘Ok’. Agora escreva a palavra “Faltou” e depois carregue, ao mesmo tempo, nas teclas [Ctrl + Enter]. Repare que o Excel preenche sozinho as células que ficaram em branco.

3

Dividir os valores de um conjunto de células ao mesmo tempo

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Aceda a determinada folha rapidamente, se tiver muitas

Veja rapidamente o valor de uma soma/subtracção/ média/etc.

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Suponha que tem uma coluna com valores e que estes devem ser divididos por um número qualquer: por exemplo, 2. Escolha uma célula vazia e insira o valor 2 na mesma. A seguir, seleccione essa mesma célula, vá ao menu ‘Editar’ > ‘Copiar’ (ou carregue nas teclas [Ctrl +C] do seu teclado). Agora seleccione as células a serem divididas e vá a ‘Editar’ > ‘Colar especial’. Na área ‘Operação’, accione a opção ‘Divisão’. Repare que é possível efectuar outras operações, como adição, multiplicação e subtracção.

Imagine que tem um documento do Excel com várias folhas e que, por isso, algumas ficam ocultas, sendo necessário usar as setas no canto inferior esquerdo para aceder às folhas. Uma maneira mais eficiente de localizar uma folha escondida, é clicando com o botão direito do rato sobre as setas e escolher a folha desejada, como pode ver na imagem.

Para ver o valor de uma soma de um conjunto de células, basta seleccioná-las e olhar para o resultado na barra de rodapé do Excel. Clicando com o botão direito do rato sobre essa barra pode-se escolher uma operação diferente da soma, como valor máximo, valor mínimo, média, entre outros.

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Use formatações pré-feitas

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Coloque duplo sublinhado no conteúdo de uma célula

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Edite sem apagar o conteúdo anterior

Nas opções de formatação do Excel, o botão de duplo sublinhado fica desactivado por padrão. Embora seja possível activá-lo (basta clicar com o botão direito do rato sobre a Barra de Ferramentas, escolher o item ‘Personalizar’, ir à guia ‘Comandos’ e em ‘Categorias’ escolher ‘Formatar’; na caixa ao lado escolha o botão ‘Duplo Sublinhado’), pode-se inserir duplo sublinhado no conteúdo de uma célula de maneira rápida: seleccione a célula, carregue no botão [Shift] do teclado e, ao mesmo tempo, o botão ‘Sublinhado’ na barra de formatação.

Vamos supor que encontrou uma célula que contém uma palavra incompleta. Por exemplo, “Informáti”, Se seleccionar essa célula e começar a escrever, o conteúdo antigo será apagado e terá que escrever tudo novamente. No entanto, se carregar na tecla [F2] do teclado antes de começar a escrever, o Excel enviará o cursor do rato para o final da palavra, podendo o leitor continuá-la de onde parou. No nosso exemplo, seleccionámos a célula com a palavra “Informáti”, carregámos na tecla [F2] e inserimos as letras “c” e “a” que faltavam.

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Impeça alterações na folha do Excel

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Numere automaticamente as células

Criou uma folha de dados, mas está sem tempo para criar uma formatação atraente? Seleccione os dados em questão, vá ao menu ‘Formatar’ > ‘Formatação automática’ e escolha um modelo existente. Se quiser escolher sobre quais itens a formatação será aplicada, clique no botão ‘Opções’ (da janela ‘Formatação automática’). Surge uma nova caixa, ‘Formatos a aplicar’, como mostrado na imagem.

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Distinguir as folhas pelas cores
A folha de cálculo que está a criar precisa ser guardada em formato HTML? Pode visualizar o ficheiro neste formato antes de gravá-lo. Para isto, vá ao menu ‘Ficheiro’ e escolha a opção ‘Pré-visualizar a página Web’. O Excel mostra a folha no Internet Explorer.

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Se o seu documento do Excel possui várias folhas, saiba que pode mudar a cor do separador de cada uma para que localizá-las seja uma tarefa ainda mais simples. Para isto, clique com o botão direito do rato sobre o separador de qualquer folha, escolha a opção ‘Cor do separador’ e marque a cor desejada.

Escolha para onde ir ao carregar em [Enter]
actual, carregue em simultâneo nas teclas [Ctrl] + [Shift] e [:] (dois pontos).

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Por padrão, o Excel acciona a célula de baixo quando a tecla [Enter] é pressionada. Mas o leitor pode fazer com que o Excel direccione para a célula da esquerda, direita, ou para cima. Para isto, vá ao menu ‘Ferramentas’ > ‘Opções’ e na guia ‘Editar’ procure o item ‘Mover a selecção após premir Enter’. Escolha a opção desejada na caixa ‘Direcção’.

Faça ‘zoom’ com a roda do rato

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Visualize antes de gravar como HTML

Para inserir a data actual numa célula do Excel, carregue ao mesmo tempo nas teclas [Ctrl] + [Shift] e [;] (ponto e vírgula). Para inserir a hora

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Insira data ou hora rapidamente

Se o seu rato possui um botão giratório (colocado entre os botões esquerdo e direito), é possível usá-lo para aumentar e diminuir o ‘zoom’ da folha. Para isto, pressione a tecla [Ctrl] no seu teclado e accione o botão giratório do rato, quer para cima, como para baixo. Este dica aplica-se a outros programas, como Word, Internet Explorer, Firefox, etc. if

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