DEFINICIN DE CONTROL: El control es un proceso mediante el cual la administracin se

cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario,
ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.
El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos. Burt K. Scanlan.
Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos. Eckles,Carmichael
Es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y si es necesario,
aplicando medidas correctivas de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo
planeado. George R. Terry.
La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que
tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y
econmicamente. Robert C. Appleby.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para
evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.
IMPORTANCIA DEL CONTROL: Una de las razones ms evidentes de la importancia del control
es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o
servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas
nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control
sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello,
porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios
de sus organizaciones.
Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores
para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar
los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los
clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y
servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administracin japonesa Kenichi
Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia
puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el
principal objetivo de una organizacin debera ser "agregar valor" a su producto o servicio,
de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor.
Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la
medida lograda aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la
administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de
fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de

control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los
empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.
TIPOS DE CONTROL
Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la
creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades
planeadas sern ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las polticas y
procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.
Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los
planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades, segn ocurran.
Control de retroalimentacin. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de
los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estndar aceptable.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO:
1. Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos
que se establecen en la planeacin.
2. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las
diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
IMPORTANCIA DEL CONTROL.
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no
vuelvan a presentarse en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como
fundamento al reiniciarse el proceso de la planeacin.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
PRINCIPIOS
Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe de proporcionarse el grado de control
correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que
se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo
debidamente ejercida.

De los objetivos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si a travs
de l, no se evala el logro de los mismos, por lo tanto, es imprescindible establecer medidas
especficas o estndares que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido.
De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectu el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas con anticipacin.
De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los
planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas
que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
De excepcin. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o
representativas, afn de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones
estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos,
estadsticos o aleatorios.
De la funcin controlada. La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la
funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico ya que seala
que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a
controlar.
CARACTERSTICAS DEL CONTROL
Reflejar la naturaleza de estructura organizacional. Un sistema de control deber
ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desea controlar.
Oportunidad. Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo
ideal que las descubra antes de que se produzcan.
Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para
facilitar su aplicacin, las tcnicas muy complicadas en lugar de ser tiles crean confusiones.
Ubicacin estratgica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las
actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas reas de valor
estratgico.
CONSIDERACIONES PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE CONTROL
Tipos de medicin.
Los tipos de medicin se basan en alguna forma de normas o estndares establecidos, que
pueden ser:

Estndares histricos. Pueden basarse en registros e informacin concernientes a las

experiencias pasadas de una organizacin.
Estndares externos. Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de
la misma organizacin.
Estndares de ingeniera. Se refiere a la capacidad de las mquinas, suelen venir
especificadas por los fabricantes.

El nmero de mediciones. El nmero de mediciones puede ser reducido, conforme se eleva la

cantidad de controles que se aplican a un trabajo el individuo pierde autonoma y la libertad
respecto a cmo y cundo ejecutarlo.
Autoridad para establecer medidas y estndares. Los estndares del desempeo pueden
fijarse con o sin la participacin de las personas cuyo desempeo va a ser controlado. Cuando se
establecen en forma unilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los
empleados los juzguen idealistas.
Flexibilidad de los estndares. Los gerentes necesitan determinar si los estndares debern
ser uniformes en las unidades similares de la organizacin, as como tomar una decisin respecto
al sistema de control cuantitativo frente al cualitativo.
Frecuencia de la medicin. La frecuencia y tiempo de la medicin depende de la naturaleza
de la tarea que va a ser controlada. El empleo de control de calidad estadstico exige establecer
el tamao de la muestra y el intervalo que debe haber entre las pruebas.
Direccin de la retroalimentacin. La finalidad del control consiste en asegurar de que los
planes actuales se lleven a cabo y de que los planes futuros se realicen con ms eficiencia.
ETAPAS DE CONTROL
Establecimiento de Estndares: Un estndar puede ser definido como una unidad de medida
que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.
Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados,
representan la expresin de las metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos
tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.
Pueden ser fsicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre,
velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios como costos,
ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin.
Objetivos. Tarea principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y
organizado, de acuerdo con las rdenes dadas, para identificar los errores o desvos con el fin de
corregirlos y evitar su repeticin.
TIPOS DE ESTANDARES
1.- Estndares estadsticos: Se elaboran con base en el anlisis de datos de experiencias
pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras.
2.-Esatandares fijados por apreciacin: Se refiere a ciertas actividades cuyo carcter es
intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud del personal otras, pero cuya
importancia es vita; su fijacin, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.
3.- Estndares tcnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio
objetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo especfica. Se desarrollan en relacin con la
productividad de la maquinaria, del equipo, y de los trabajadores.
Medicin de resultados. Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles
para determinar exactamente que estn haciendo los subordinados, la comparacin del

desempeo real con lo esperado es fcil. Pero hay actividades en las que es difcil establecer
estndares de control por lo que se dificulta la medicin.
Correccin. Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir
inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se
vuelvan a presentar.
Retroalimentacin. Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con
la informacin obtenida causante del desvo.
Factores que comprende el control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.
a) Cantidad. b) Tiempo. c) Costo. d) Calidad
Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.
A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de l se
determinan las erogaciones de ciertas actividades.
La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones
de la empresa.
SISTEMAS DE CONTROL. Preferentemente debe abarcar las funciones bsicas y reas clave de
resultados como:
Control de produccin. La funcin del control en esta rea busca el incremento de la
eficiencia, la reduccin de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto, aplicando
tcnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programacin lineal, anlisis
estadsticos y grficas.
Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad
especfica tanto en materias primas como en los productos terminados; establece lmites
aceptables de variacin en cuanto al color, acabado, composicin, volumen, dimensin,
resistencia, etc.
Control de inventarios. Se encarga de regular en forma ptima las existencias en los
almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y
terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de
existencias en el almacn.
Control de compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como:
a) Seleccin adecuada de los proveedores.
b) Evaluacin de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material.
d) Determinacin del punto de pedido y reorden.

e) Comprobacin de precios.
Control de mercadotcnica. Se efecta mediante el estudio de informes y estadsticas donde
se analiza si las metas mercadolgicas se han cumplido o no; comprende reas tales como
ventas, desarrollo de productos, distribucin, publicidad y promocin.
Control de ventas. Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el
establecimiento de este control. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la
fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas correctivas
adecuadas.
Control de finanzas. Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y
del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la
integran.
Control de recursos humanos. Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la
implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento
de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluacin al reclutamiento y seleccin,
capacitacin y desarrollo, motivacin, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones
cambios que deberan hacerse en la adquisicin de recursos futuros o actividades operativas.
EL PROCESO DE CONTROL: Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el
desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y
objetivos de las empresas.
Las tcnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en efectivo,
procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra accin dentro de la
empresa. Entonces, es necesario aclarar, que para ejercer el proceso de control en una
organizacin, y sin importar qu se va a controlar, existen tres pasos bsicos que son:
1) Establecimiento de normas, parmetros y mtodos: aqu se encuentran incluidos todos
los estndares o unidades de medicin que se establezcan en la planificacin, y por lo tanto, la
cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad,
etc. Sin embargo, puesto que los planes varan en lo que se refiere a su grado de detalle y
complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso
establecer normas especiales.
Esto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos
que quieren alcanzar los administradores de la organizacin. Deben definirse en trminos claros
y mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de esta forma las metas
se pueden evaluar con ms facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad.
Adems, los objetivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad, as como traducirlos a
parmetros y mtodos que se puedan usar para cuantificar el rendimiento.
2) Medicin del desempeo o resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la
medicin del desempeo basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo
previsto, de manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse
mediante las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en
ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero an en
ausencia de esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo ms anticipadamente
posible.

Esta fase del proceso de control consiste en revisar que lo establecido a travs de los estndares
y objetivos en el paso anterior se estn logrando como lo planificado. Es un proceso repetitivo,
por lo que se debe evitar que pase mucho tiempo entre una medicin y otra. Si los resultados
corresponden a lo establecido, todo est bajo control.
3) Ejecucin de las acciones correctivas: esta etapa es necesaria sobre todo si el
desempeo no cumple con los niveles establecidos, y el anlisis indica que se requiere una
intervencin. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades
de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.
En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir:

Rediseando los planes o modificando las metas.

Ejerciendo la funcin de organizacin, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas.
Utilizando personal adicional mediante una mejor seleccin y capacitacin de los
empleados.
Haciendo uso de la medida ms radical dentro de una empresa: el cese del empleado.
Ejerciendo tcnicas efectivas de liderazgo y motivacin como las detalladas en este curso.