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2.

PLANEACIN DEL REA DE COMPRAS


LA NECESIDAD DE COMPRAR
Toda actividad empresarial exige materiales suministros para su funcionamiento
Para mantener una posicin vendedora favorable, que pueda enfrentar a la
competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales al
precio ms bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio en la
obtencin de estos materiales y el de almacenamiento debern mantenerse
tambin a un nivel econmico
Estas funciones contribuyen la necesidad de comprar.
PLANEACIN Y PRONSTICO DE COMPRAS
La planeacin comprende los pronsticos, objetivos, polticas, programas,
procedimientos y presupuesto, bien sea para la empresa en su totalidad o para
cualquier rea de la misma
LOS PRONSTICOS
La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que
ofrecen diversas alternativas. Un gerente de compras que tiene que tomar
opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia futuro en forma
sistemtica y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros.
Para decidir el curso que se va a tomar, primero hay que observar el horizonte con
el fin de determinar las condiciones que probablemente existirn en el futuro, es
decir, el gerente de compras deber pronosticar el volumen de compras requerido
por la empresa antes de iniciar con las de ms etapas de adquisicin de
materiales.1
2.1.1. ANLISIS DE LAS NECESIDADES POR REA DE LA EMPRESA
Recibe de los distintos usuarios internos (fabricacin, almacn, ventas, etc.) los
boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para
tramitar su gestin.
Toda actividad empresarial exige materiales y suministros para su funcionamiento,
para mantener una posicin favorable para poder enfrentar su competencia y

1 (compras principios y aplicaciones, 2003)

rendir beneficios satisfactorios, considerando el material de calidad y servicio con


el precio ms bajo. 2
2.1.2. OBJETIVOS
Obtener las partes necesarias para la integracin de la produccin al mejor precio,
calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido,
tiempo oportuno y lugar adecuado.
Mejor precio Este elemento requiere de una atencin principal en la industria, ya
que representa al constituir el costo de fabricacin aproximadamente un 50% del
precio de venta, por lo tanto, cualquier ahorro que se pueda obtener, considerando
el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa. En la integracin del precio
de compra podemos citar los siguientes factores: o Costo de materiales, o Costo
de mano de obra, o Costo de indirectos, o Costo de operacin, o Volumen de
compra, o Facilidades de produccin, o Condiciones del mercado, o Situacin
geogrfica, o Transportacin, o Situaciones no previsibles (huelgas, incendios,
etc.). Es necesario llevar un control de los factores mencionados debido a que en
esta poca inflacionaria son elementos variables en la estructuracin de un precio
de venta o de compra. Es necesario mantener en estudio constante los probables
cambios que puedan afectar dichos precios y limitar o reducir a un mnimo los
riesgos que puedan originar un incremento en el precio. Mejor calidad La
obtencin de la mejor calidad es una de las metas bsicas de Compras. Si bien el
precio es sumamente importante, no significa obtener el ms bajo, en
determinadas circunstancias, en detrimento de la calidad. La recepcin del
material debe ser atendida tambin en cuanto a tipo de empaque y envase que
salvaguarden la calidad e integridad de la mercanca.
Mejores condiciones de pago y entrega La negociacin de mejores condiciones de
pago y entrega es otra de las funciones del departamento de Compras. Desde
luego deben ser conforme a las polticas generales de la empresa y a las cuales
debe ajustarse el comprador. Se justifica la atencin en este punto si
consideramos que la empresa est obligada a lograr las condiciones de pago que
favorezcan sus planes de financiamiento.
VOLUMEN DE COMPRAS
2 https://books.google.com.mx/books?
id=EW_gBAAAQBAJ&pg=PA148&dq=determinacion+del+presupuesto+restricci
ones+y+limitaciones+compras&hl=es419&sa=X&ved=0CBoQ6AEwAGoVChMIz6y2pvuEyAIVlhKSCh2KLAF5#v=onepa
ge&q=determinacion%20del%20presupuesto%20restricciones%20y
%20limitaciones%20compras&f=false consulta 19/09/2015

Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas


previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la produccin con los
resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de
produccin, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversin
ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, etc.
CONTROL DE INVENTARIOS
El control de inventarios es un sistema de registro por medio del cual se
comprueban las existencias fsicas de materiales en los almacenes, y de stos en
curso de fabricacin. Es necesario para saber cundo reponer las existencias,
asimismo para asignar los materiales a las necesidades particulares de la
produccin y para facilitar la valuacin pecuniaria de las existencias e impedir que
se acumulen existencias excesivas. Sistema de control de inventarios Existen tres
mtodos de control de inventarios. El primero es aqul en que se usa alguna
forma de mximos y mnimos. El segundo, es en el que se aplican controles a
mercancas y equipo que se produce por rdenes especiales ms que para stock.
Una tercera y distinta situacin ocurre en el caso de materias primas cuyos precios
varan ampliamente, y que por ello se consideran de carcter especulativo. El
mtodo de mximos y mnimos se adapta sobre todo a aquellos materiales de
carcter comparativamente estndar cuyos precios no varan mucho y que se
usan en cantidades sustanciales. El establecimiento de mximos y mnimos, as
como de puntos de reordena, comprende varias consideraciones. Primero, el
mnimo prctico difiere del terico, ya que tericamente el stock antiguo debera
estar agotado en el momento que el nuevo embarque llegue, por lo tanto el
mnimo terico ser cero. Sin embargo, en la prctica no es aconsejable planear
en forma tan ajustada, sino que es necesario establecer un mnimo prctico en el
punto que nos permita contar con un stock de reserva, del que puedan efectuarse
retiros como en el caso de demoras en los nuevos embarques. Esto depender
del consumo, de la importancia del material en produccin, de la disponibilidad de
sustitutos y del tiempo requerido para ordenar y recibir la mercanca.
Este mnimo debe ser conservado tan bajo como sea posible pero en forma que
nos ofrezca seguridad. Una segunda consideracin es que el sistema de mximos
y mnimos presume que cada orden de compra representar la cantidad ms
econmica. Una vez que la cantidad que ha sido fijada se usa en forma ms o
menos automtica para colocar la orden estndar, se realiza un balance del
tiempo necesario para recibir la mercanca, el costo de ordenar, los gastos de
transportacin, la posible obsolescencia en contra de las concesiones de precio
obtenidas por compras en grandes cantidades. En tercer lugar, la orden ser
colocada en el momento en que el stock sea aun suficientemente elevado sobre la
cantidad mnima para permitir el probable consumo del material en el perodo

entre la colocacin de la orden y la entrega del material. Este punto se conoce


como el "punto de reorden". En otras palabras, para que la fecha en que la orden
colocada se reciba del proveedor, la cantidad en existencia presumiblemente se
habr reducido al mnimo. En cuarto lugar, el punto mximo de inventario se
obtiene sumando al mnimo el monto de la orden estndar. Entregas oportunas en
tiempo y lugar Estos factores, como los anteriores, revisten gran importancia para
la empresa, ya que es imprescindible que todos los materiales se compren con la
anticipacin establecida de acuerdo al programa y sean entregados en el lugar
requerido por la produccin
2.1.3. POLTICAS
Las polticas son planes en el sentido de que son planteamientos generales o
maneras de comprender que orientan el pensamiento y la accin de los miembros
de la empresa, delimitando un rea dentro de la cual se debe asegurar que las
decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas. Las polticas
pueden ser escritas, verbales o implcitas pero preferentemente deben ser
expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en polticas concretas
que definen la orientacin de las acciones, evitando fuga de responsabilidades.
Las polticas tienden a determinar y a evitar de antemano los anlisis repetidos y a
dar una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo
delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la
planeacin, establecen los lmites de la supervisin y sealan los lineamientos de
la accin administrativa.
Es indispensable en toda empresa el establecimiento de polticas como medios de
soporte y significacin de los objetivos. La elaboracin y emisin de las polticas
no debe ser esttica, dado que las condiciones generales en que operan las
empresas son cambiantes, lo que provoca continuos ajustes o acoplamientos.
Esto no significa que las polticas deban cambiar ininterrumpidamente pues esto
originara consecuencias catastrficas. Como guas del pensamiento en la toma
de decisiones, las polticas deben dejar margen para juzgar flexiblemente, de lo
contrario seran reglas que no permitiran desviaciones. El gerente de Compras
como responsable de la direccin de su rea, es el encargado de emitir las
polticas de compras que deben estar acordes con las polticas generales de la
empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las
polticas de compras son: Deben estar claramente expuestas. Ser razonables y
fciles de llevar a la prctica. Indicar los factores limitativos y determinantes. Toda
decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas. Niveles que deben
abarcar.
El principal objetivo de Compras ser el del abastecimiento de materiales que
satisfagan las necesidades de produccin. Para lograrlo, es necesario contar con

las siguientes polticas: Fuentes de abastecimiento Para el desarrollo de polticas


a este respecto es necesario atender los siguientes pasos: Tipo de materiales que
requiere la integracin de los insumos y disponibilidad de los mismos en el
mercado. Competencia existente. Deber desarrollarse dentro de las fuentes de
abastecimiento existentes o el fomento de nuevas. Condiciones prevalecientes
entre los diferentes proveedores. Ubicacin de las fuentes que permita tener
disponibilidad de material en el momento y lugar oportunos. Solidez y solvencia
financiera de los proveedores potenciales de acuerdo al anlisis financiero.
Aseguramiento de corriente ininterrumpida de materiales requeridos. Situacin,
prestigio y honradez del proveedor. Investigacin de la actuacin tenida con los
proveedores de acuerdo a los antecedentes histricos y actuales.
Especificaciones Sealan las caractersticas y tolerancias establecidas y
aceptadas para las mercancas. Estas polticas fundamentan el apego tanto de
compradores como de proveedores a los requerimientos de Produccin, por lo que
el gerente de Compras deber hacerlo del conocimiento de su personal. Precio y
calidad Establecen lineamientos que equilibren la obtencin del precio y calidad
deseada, en beneficio de la empresa pero sin detrimento del proveedor, tomando
en cuenta los diferentes factores que integran el costo. Investigacin y desarrollo
Tienden a orientar la bsqueda de nuevos artculos o mejoras a los existentes, a
ampliar las fuentes de abastecimiento, a mejorar precios y calidad, a establecer
clculos precisos de costo de insumos, a promover la competencia entre
proveedores, etc. Compras recprocas Establecen los lineamientos que deben
regir las transacciones para la compra de partes o materiales a cambio de los
productos que fabrica la empresa.
tica Se define como los principios morales de conducta, caracterizados por
lineamientos de honradez, lealtad y justicia con que deben operar los compradores
en sus relaciones comerciales. Compras anticipadas Previenen la incertidumbre
en la obtencin de volmenes que hagan peligrar la produccin en el futuro.
Venta de material excedente y desperdicio Material excedente. Son aquellas
partidas de materiales y herramientas especiales que han sobrado y que carecen
de aplicacin econmica inmediata a las operaciones normales de la compaa.
Desperdicios. Son los materiales residuales que no pueden ser aprovechados
nuevamente por el proceso que los origin. Venta a compradores externos.
2.1.4. ESTRATEGIA DE COMPRAS
Una estrategia de compras es un conjunto de directrices y protocolos que utiliza
una empresa para establecer las relaciones con sus proveedores. El desarrollo de
la misma involucra la toma de decisiones financieras evaluando los precios, las
condiciones de pago y los mnimos montos por orden. Tambin implica calcular los

beneficios intangibles al trabajar con proveedores determinados, como elegir a


aquellos proveedores cuya meta es consistente con la tuya. Proponer una
estrategia para las compras de una empresa involucra a los propietarios
convencindolos de que se debe mantener un enfoque especial para las compras
que sea la mejor manera disponible para implementar una medida prctica para la
empresa y que tambin aborde una perspectiva de polticas ms amplias.
El proceso de compras involucra la adquisicin de materias primas,
suministros y componentes para la organizacin. Las actividades asociadas con
este proceso incluyen lo siguiente:
Seleccionar y clasificar proveedores
Evaluar el desempeo del proveedor
Negociar contratos
Comparar precio, calidad y servicio
Contratar bienes y servicios
Programar compras
Establecer las condiciones de venta
Evaluar el valor recibido
Medir la calidad que proviene del exterior, si esto no es responsabilidad del
control del control de la calidad
Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de la demanda
Especificar la forma en la que se recibirn los bienes.
El proceso de compra afecta de manera indirecta el flujo de bienes dentro del
canal de suministros fsico, aunque no todas las actividades de adquisicin son de
inters directo del responsable de la logstica. Las decisiones relacionadas con la
seleccin de los puntos de envi del proveedor, la determinacin de las cantidades
de compra, el momento oportuno del flujo de suministros, y la seleccin de la
forma, y los mtodos de transportacin del producto son algunas de las decisiones
importantes que afectan los costos de logstica.
El proceso de compras ocupa una posicin importante en la mayor parte de
las organizaciones, ya que las partes, componentes y suministros adquiridos por lo
general representan 40 a 60% del valor de ventas de un producto final. Esto
significa que las reducciones de costo relativamente pequeas obtenidas en la
adquisicin de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que
mejoras similares en otras reas de costos-ventas de la organizacin. Esto se
conoce como: Principio de apalancamiento.

3 (compras principios y aplicaciones, 2003)