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Capitulo I: El problema de investigacin

1.1 ANALISIS DE LA SITUACION PROBLEMATICA


Los inconvenientes que se presentan en el Registro Acadmico afectan tanto al
personal que labora en el Instituto, como a los alumnos y dems instituciones externas entre
ellas el MINED y FEPADE.
A continuacin se presenta en una forma ms detallada los problemas que se dan y
adems la manera en que se relacionan con cada uno de las reas del INDET e instituciones
externas:

1. Relacionado con la Direccin: El Director no cuenta con reportes exactos y detallados,


en el tiempo preciso, por no tener a la mano la informacin que l solicita a los
docentes. Dichos reportes incluyen lo que son: datos estadsticos, referentes a
promedios, desercin de alumnos, promedios por materia, alumnos con promedios ms
altos, entre otros. El director solicita esta informacin para enviarla mensualmente al
MINED.
2. Relacionado con Secretarias del Registro Acadmico: Por falta de informacin
actualizada, se les dificulta al momento de generar los reportes estadsticos generales de
la institucin, que son solicitados por la Direccin.
3. Relacionado con el Personal Docente: Acumulacin de trabajo, ya que son ellos los
que realizan los clculos de notas de los alumnos.
4. Relacionado con Alumnos: Al momento que solicitan un reporte, ste no es entregado
con prontitud.
5. Instituciones externas:
9 MINED: Se presentan problemas

en

el momento en que este solicita

informacin debido a los atrasos, se hace difcil la recoleccin y actualizacin


de los datos. Estos reportes son solicitados para trmites legales relacionados
con los alumnos y maestros, y para la
MINED es quien proporciona
resmenes estadsticos

los

elaboracin

formularios

de

los

mismos el

preimpresos, tales como:

seleccionados por ao (1ro., 2do. y 3ro. ao de

bachillerato), formularios para la extensin de certificados de notas al final de

cada ao. Adems, informacin general relacionada con las actividades de la


institucin para el otorgamiento de bonos. Toda esta informacin se enva al
MINED tres veces por ao.
9 FEPADE: Esta institucin solicita informacin de los alumnos que cuentan con
una beca de estudio, que aproximadamente son 75. Estos reportes son
solicitados cuatro veces por ao y se presentan ciertos retrasos (por lo menos de
3 das) en el momento en que lo hacen.

1.2 ENUNCIADO DEL PROBLEMA


La automatizacin del Sistema de Registro Acadmico del Instituto Nacional El
Trnsito mejorar la eficiencia y efectividad de los procesos que dentro de esta unidad se
realizan?

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


El Instituto Nacional El Trnsito cuenta con la unidad denominada Registro
Acadmico, donde se almacenan y procesan los datos de los alumnos,

para los

bachilleratos tcnico vocacional o bachillerato general.

Dada la cantidad de alumnos inscritos cada ao, que asciende en la actualidad a un


total de 675, se le hace dficil a la institucin realizar el ordenamiento, clculo y dems
actividades relacionadas con maestros y alumnos, en un tiempo adecuado, debido a que
todos los procesos son realizados manualmente, lo que disminuye la posibilidad de que los
datos importantes se mantengan actualizados y que el acceso a ellos cada vez requiera de
un mayor tiempo, causando inconformidad a los usuarios y generando atrasos en los
trmites. Adems de esto, otro inconveniente importante con el que se cuenta actualmente,

lo constituye la acumulacin de trabajo, debido a que el personal existente en la unidad de


Registro Acadmico, en muchas ocasiones, no da abasto para suplir todas las demandas de
reportes y constancias que se solicitan, esto no solo afecta al personal que labora en la
institucin y a los alumnos, sino tambin a instituciones externas con las que se relaciona
el INDET. En algunos casos se generan hasta tres das de retraso en algunos trmites
sencillos o cuando alguna de las unidades del Instituto o Instituciones externas solicitan
informacin.
Entre algunos de los procesos que se realizan estn:

1.

Generacin de reportes de notas

2.

Creacin de reportes estadsticos generales

3.

Control general de los expedientes de los alumnos

4.

Extensin de constancias

5.

Generar los reportes y documentos solicitados por el MINED

6.

Presentar reportes de los alumnos becados por parte de FEPADE

7.

Control general de los expedientes de los docentes

1.4 ALCANCES, DELIMITACIONES Y LIMITACIONES


ALCANCES
Lo que se pretende lograr con la realizacin de este sistema automatizado, es la
agilizacin de los procesos efectuados en el rea de Registro Acadmico, as como tambin
la simplificacin del trabajo para el personal que interactua con dicho sistema, en el cual se
incluyen secretarias y docentes.
Adems de lo descrito anteriormente, se desea lograr que la informacin que se
maneje, sea ms precisa, confiable y que este disponible en un perodo ms breve, que
cuando era tratada de forma manual.
As mismo, ser necesario llevar a cabo las fases de anlisis, diseo, codificacin e
implementacin del sistema, teniendo como herramienta el gestor de bases de datos Visual

FoxPro versin 7.0. Se opt por la utilizacin del Lenguaje Visual FoxPro, porque tiene un
mayor nmero de herramientas para el diseo, permite el desarrollo de sistemas con una
mejor presentacin, adems, la gestin de Base de Datos es ms fcil para el administrador
del sistema.

DELIMITACIONES
El sistema automatizado que se esta proponiendo, cubrir las siguientes
necesidades:
1.

Reportes estadsticos por seccin, bachillerato y anual.

2.

Control de los archivos personales de los alumnos matriculados, y de antiguo


Ingreso.

3.

Control de los archivos personales de los docentes que laboran actualmente en


la institucin, as como tambin de los docentes que impartieron clases en el
instituto entre los aos 1992 y 2000.

4.

Control de notas por perodo por materia, docente y seccin.

5.

Control de notas finales por materia y seccin.

6.

Reporte de nminas de alumnos con sus respectivas direcciones.

LIMITACIONES

1. En ocasiones, poca disponibilidad por parte del director y dems personal de la


institucin debido a sus obligaciones de trabajo, para brindarnos informacin
necesaria para el sistema.
2. Actualmente el Instituto no cuenta con el capital para la compra de recursos de
hardware que sern necesarios para la digitacin y codificacin del sistema
propuesto.
3. Una limitante del sistema que se propone, consiste en que los alumnos no
tendrn acceso al mismo a travs de algn tipo de terminal de consulta, debido
en parte a la inversin econmica que esto implicara para la institucin y como

se mencion anteriormente no se cuenta con el suficiente capital para tal


inversin.

1.5 JUSTIFICACION
El desarrollo de este proyecto se hace necesario, debido a la cantidad de alumnos
que existen inscritos, teniendo un nmero de 675 estudiantes, sin considerar a los de
antiguo ingreso que ascienden a un total aproximado de 1793, de los cuales tambin se
lleva un registro histrico. Lo que genera que los procesos acadmicos en general se tornen
demasiado lentos, debido a que no cuentan con un sistema automatizado para tal fin.

Al no tomar en cuenta la realizacin de esta automatizacin, a medida crezca la


poblacin estudiantil, resultarn ms prolongados los procesos, llevando a una acumulacin
de datos desactualizados, a los que tener acceso ser una gran prdida de tiempo, tanto para
los alumnos como para las autoridades del instituto y dems personas interesadas.

La construccin del sistema automatizado del Registro Acadmico beneficiara a:


1.

Instituto Nacional: permitindoles la obtencin de informes y resultados en un menor


tiempo y con datos ms exactos y confiables.

2.

Registro Acadmico: en la agilizacin de todas las actividades, realizadas en esta


unidad.

3.

Docentes: les permitir llevar un control ms exacto en las notas de los estudiantes.

4.

Poblacin Estudiantil: les permitir la agilizacin de los trmites de Inscripcin y


obtencin de reportes, como por ejemplo reportes de notas por perodo, reportes de
notas finales.

1.6 OBJETIVO GENERAL

Implementar la automatizacin del sistema de Registro Acadmico del Instituto


Nacional El Trnsito.

1.7 OBJETIVOS ESPECIFICOS


1.

Realizar un anlisis completo sobre los procesos que se llevan a cabo actualmente en
el Registro Acadmico del Instituto.

2.

Elaborar el diseo detallado de los elementos que intervendrn en el sistema y que


permitirn la manipulacin de los datos por el mismo.

3.

Llevar a cabo la traduccin de las especificaciones de diseo, a un determinado


Lenguaje de programacin.

1.8 HIPOTESIS

1.8.1 HIPOTESIS GENERAL

La automatizacin del Sistema de Registro Acadmico permite la efectividad de los


procesos que realiza.
OPERACIONALIZACION DE HIPOTESIS
V.I.*
AUTOMATIZACION DEL SISTEMA

V.D.**
MEJOR
EFECTIVIDAD
PROCESOS

Concepto Operacional

Concepto Operacional

Consiste
*

en

desarrollar

VI = Variable Independiente
VD = Variable Dependiente

**

un

EN

LOS

sistema Se refiere a que con la implementacin del

mecanizado que se utilizar para solucionar sistema mecanizado los procesos podrn
los problemas que se estn dando dentro del realizarse con mayor agilidad y eficiencia.
Registro Acadmico del INDET.

INDICADORES

INDICADORES

9 Anlisis
9 Diseo
9 Implementacin

9 Agilizacin de procesos
9 Mayor seguridad en los datos

Cuadro #1 1 1

1.8.2 HIPOTESIS ESPECIFICAS


HIPOTESIS ESPECIFICA #1
El anlisis de los datos es determinante para la organizacin de la informacin
V.I.
EL ANALISIS DE LOS DATOS

V.D.
ORGANIZACION DE LA INFORMACION

Concepto Operacional

Concepto Operacional

En esta parte se realiz un estudio de los


procesos que se llevan a cabo en el Registro
Acadmico, con el fin de que las actividades
que realizan en esta unidad sean llevadas a
cabo con mayor rapidez y exactitud

Si se realiza un buen anlisis, se facilita el


proceso para identificar las actividades y
darles mayor prioridad a las que urge ms
solucionar, que en este caso seria realizar los
procesos de manera precisa y confiable.

INDICADORES

INDICADORES

9 Procesos
9 Requerimientos

9
9
9
9

9 Anlisis

Identificacin
Delimitacin
Areas
Integracin

Cuadro #2
HIPOTESIS ESPECIFICA #2

El diseo permite determinar las estructuras de captura de la informacin contenida


en la Base de Datos
V.I.
ELABORACION
SISTEMA

V.D.
DEL DISEO DEL CREACION DE LA BASE DE DATOS

Concepto Operacional

Concepto Operacional

Consiste en aplicar las tcnicas necesarias


para llevar a cabo la estructura de lo que
formar el sistema, como es el diseo de las
pantallas, el diseo de los procedimientos,
diseo de archivos, etc.

En esta parte se tiene que estructurar la base


de datos que va a contener los datos mas
relevantes (nombre, apellido, direccin, etc.),
de los docentes y estudiantes del INDET.

INDICADORES

INDICADORES

9
9
9
9
9

9
9
9
9

Expedientes
Listados
Documentos
Constancia
Reportes

Estructuras
Indices
Campos
Atributos

Cuadro # 3

HIPOTESIS ESPECIFICA #3
La Implantacin del conjunto de programas que integran el sistema, es determinante
para la agilizacin de los procesos
V.I.
IMPLANTACION DEL SISTEMA

V.D.
AGILIZACION DE LOS PROCESOS

Concepto Operacional

Concepto Operacional

Consiste en la integracin de todos los


programas que van a ser necesarios para la
funcionalidad del sistema. En esta fase,
tambin se llevan a cabo las instalaciones
tanto del software como del hardware, se

Con la implementacin del sistema


automatizado los procesos que se realizan en
el registro Acadmico se llevarn a cabo con
una mayor rapidez, efectividad y exactitud.

imparten las capacitaciones para cada uno de


los usuario que tendrn acceso al sistema.
INDICADORES
9
9
9
9
9
9

Instalacin
Capacitacin
Eficiencia
Fluidez
Efectividad
Actualizacin

INDICADORES
9 Precisin
9 Objetividad

Cuadro # 4

1.9 DEFINICION DE TERMINOS BASICOS


1. ACTUALIZACION: Mantener al da todos los datos que se manejan en el Registro
Acadmico de la institucin.
2. AGILIZACION DE PROCESOS: Disminuir el tiempo en que los procesos son
realizados, a travs de manejo de datos por computadora, utilizando un sistema de bases
de datos, obteniendo resultados ms exactos.
3. ANALISIS: Primera fase del ciclo de vida del desarrollo de software, en la cual se
definen las necesidades, se analizan los sistemas actuales; se desarrollan soluciones
alternativas y se selecciona la mejor solucin y sus funciones
4. ATRIBUTOS: Son caractersticas comunes que describen a todas o a la mayora de las
presencias de una entidad concreta.
5. CAMPOS: Es la implementacin de un atributo de datos. Los campos son las unidades
mnimas de datos que han de almacenarse en un archivo o base de datos.
6. CAPACITACION: Dar a conocer al personal que estar trabajando con el sistema, la
manera como ste funciona, en conjunto con todos los procesos relacionados. Mostrar
sus funciones y la forma en cmo le ayudar en los procesos que realizan.

7. CONSTANCIAS: Documento que se extiende a los alumnos, cada vez que uno de
ellos lo solicite. Estas pueden ser: constancias de notas, constancias de buena conducta,
etc.
8. DELIMITACION: Marcar o delimitar la informacin que ser tomada en cuenta, para
ser organizada dentro del sistema.
9. DISEO: Segunda fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, en la que el equipo
del proyecto investiga y desarrolla alternativas para satisfacer las necesidades de
cmputo de una organizacin.
10. DOCUMENTOS: Registros generales que se llevan acerca de los alumnos, entre los
cuales estn: partidas de nacimiento, certificados de notas, fichas personales, etc.
11. ESTRUCTURAS: Son disposiciones especficas de atributos de datos que definen una
presencia de una entrada, una salida o un almacn de datos.
12. EXPENDIENTES: Informacin general que la institucin archiva acerca de los
alumnos.
13. IDENTIFICACION: Determinacin de los datos o informacin que se desea
organizar.
14. IMPLEMENTACION: Cuarta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, en la
que se instalan software y hardware nuevos en el ambiente del usuario, se ofrece
capacitacin y se completa la prueba del sistema.
15. INDICES: Serie de punteros ordenados lgicamente por los valores de una clave. Los
ndices ofrecen acceso rpido a datos y pueden exigir la unicidad en las filas de una
tabla.
16. INSTALACION: Consiste en transferir componentes del programa de un disquete o
CD-ROM a un disco duro y dejar listo el programa para su operacin.
17. PRECISION: Realizar algo de manera correcta y concreta sin dejar fuera ningn
detalle del proceso o procedimiento que se est realizando.

18. PROCESOS: Es un conjunto de tareas o acciones realizadas a partir de un flujo de


datos de entrada para producir flujos de datos de salida.
19. REPORTES: Son documentos impreso, para este caso referente a registros de notas,
estadsticas y otros.
20. REQUERIMIENTOS: Caractersticas que describen el tipo de informacin que se
desea organizar dentro del sistema.