Gestion de Inventario

Gestin del Inventario
Versin del documento:
noviembre de 2005
Versin de la aplicacin:
2.1.0.0
ndice de contenidos
Captulo I Bienes muebles ............................................................... 5
1.
Introduccin ......................................................................... 6
1.1. Concepto y Fines ................................................................. 6
2.
Bienes a incluir en el Inventario Patrimonial .................................. 7
3.
Procedimientos...................................................................... 8
3.1. Alta de bienes..................................................................... 9
3.1.1. Adquisicin de bienes ...................................................... 9
3.1.1.1. Procedimiento general de las U.G.A.s ............................. 9
3.1.1.2. Recepcin del material ............................................... 9
3.1.1.3. Informacin relativa a la adquisicin ............................... 9
3.1.1.4. Incorporacin al inventario......................................... 10
3.1.1.5. Caractersticas extra ................................................ 11
3.1.1.6. Bienes de Investigacin ............................................. 11
3.1.1.7. Datos automticos ................................................... 12
3.1.2. Operaciones posteriores a la adquisicin ............................. 12
3.1.2.1. Ampliacin y mejora de bienes .................................... 12
3.1.2.2. Reposicin de elementos defectuosos ............................ 12
3.1.3. Cesin gratuita de bienes y donacin.................................. 13
3.1.4. Bienes de Investigacin .................................................. 13
3.2. Baja de bienes .................................................................. 13
3.3. Traspaso de bienes ............................................................. 14
3.4. Traslado de bienes ............................................................. 15
3.4.1. Mudanzas ................................................................... 16
3.5. Rectificacin de datos ......................................................... 16
4.
Procedimientos asociados al inventario....................................... 17

4.1. Reserva de nmeros de inventario .......................................... 17
4.2. Emisin de certificados........................................................ 17
4.2.1. Certificados de inventario ............................................... 18
4.2.2. Certificados de rectificacin ............................................ 18
4.2.3. Certificados de notificacin ............................................. 18
Captulo II Bienes inmuebles .......................................................... 20

5.
Organizacin de las dependencias de la ULPGC ............................. 21
6.
Inventario de de bienes inmuebles ............................................ 21
-1-

6.1. Edificios .......................................................................... 21
6.1.1. Datos adicionales.......................................................... 21
6.2. Mdulos y plantas .............................................................. 22
6.3. Tipos de espacio ................................................................ 22
6.4. Locales ........................................................................... 22
6.5. Datos asociados a locales ..................................................... 23
6.6. Baja de locales.................................................................. 23
Captulo III Aplicacin de inventario................................................. 24
7.
Introduccin ....................................................................... 25
7.1. Antecedentes ................................................................... 25
7.2. Integracin en ULPGes ........................................................ 25
7.3. Opciones no implementadas.................................................. 26
8.
Men principal .................................................................... 26
9.
Inventario de bienes muebles .................................................. 29

9.1. Documentos contables......................................................... 29
9.2. Facturas.......................................................................... 31
9.2.1. Datos de la Factura ....................................................... 31
9.2.2. Bsqueda de proveedores................................................ 32
9.2.3. Bienes Inventariables ..................................................... 32
9.2.4. Bienes No Inventariables ................................................. 33
9.2.5. Facturas inventariadas por varias unidades........................... 33
9.2.5.1. Datos de bienes no inventariables ................................ 34
9.3. Inventario de bienes ........................................................... 34
9.3.1. Datos ........................................................................ 35
9.3.2. Incorporacin .............................................................. 35
9.3.3. Localizacin ................................................................ 36
9.3.4. Datos Econmicos ......................................................... 36
9.3.5. Caractersticas Extra ..................................................... 36
9.3.6. Investigacin ............................................................... 36
9.3.7. U.G.A.'s ..................................................................... 37
9.3.8. Bien Primario .............................................................. 37
9.3.9. Histrico de Bajas ......................................................... 37
9.3.10. Histrico de Localizaciones ............................................ 37
9.3.11. Histrico de Propietarios ............................................... 38
9.4. Documentos Pendientes de Investigacin .................................. 39
9.5. Documentos autorizados ...................................................... 40
-2-

9.6. Facturas por referencia contable............................................ 40
9.7. Facturas de otras unidades ................................................... 41
9.8. Bienes de adquisicin gratuita ............................................... 42
9.9. Facturas de la Fundacin Universitaria ..................................... 43
9.10. Facturas en resultas .......................................................... 45
9.11. Facturas pendientes .......................................................... 45
9.12. Facturas de documentos anulados ......................................... 46
9.13. Certificados .................................................................... 47
9.13.1. Certificados de Inventario.............................................. 47
9.13.2. Certificados de Notificacin ........................................... 49
9.13.3. Certificados de Rectificacin .......................................... 49
9.13.4. Consulta de certificados emitidos .................................... 50
9.14. Modificacin de datos ........................................................ 51
9.14.1. Reposicin de material defectuoso ................................... 51
9.14.2. Traspaso de bienes ...................................................... 52
9.14.3. Cambio de ubicacin de bienes ....................................... 53
9.14.4. Mudanza de Locales ..................................................... 54
9.14.5. Baja de Bienes ........................................................... 55
9.14.6. Consulta de Certificados de Bajas .................................... 57
9.15. Consultas y bsquedas ....................................................... 58
9.15.1. Bsqueda por nmero de inventario.................................. 58
9.16. Bsqueda por criterio mltiple ............................................. 58
9.17. Consulta y reserva de etiquetas ............................................ 60
10.
Inventario de bienes inmuebles ............................................. 60
10.1. Mantenimiento de Edificios ................................................. 60

10.2. Mantenimiento de Espacios ................................................. 62
10.3. Modificacin de datos de Espacios ......................................... 63
11.
Listados.......................................................................... 64
11.1. Listado de bienes por unidad ............................................... 64

11.2. Listado de bienes por locales de unidad .................................. 66
11.3. Listado de locales por unidad............................................... 66
Anexo I.
Familias de elementos patrimoniales ................................ 68
Anexo II.
Tipos de uso .............................................................. 73
Anexo III.
reas geogrficas y Edificaciones ..................................... 74
Anexo IV.
Tipos de zonas............................................................ 76
-3-
-4-
Captulo I
Bienes muebles
-5-
Bienes muebles
Introduccin1
1.
Se entiende por inventario la relacin detallada e individualizada de un

conjunto de elementos que se agrupan en funcin de su relacin con una
determinada rbrica contable.
En el artculo 215 de los Estatutos de la ULPGC se seala que La Gerencia
elaborar el inventario general de todos los bienes, derechos y acciones de la ULPGC,
habilitando el sistema conveniente para mantenerlo constantemente actualizado.
Podr cursar rdenes vinculantes a los Centros, Departamentos, Institutos y Servicios
de la Universidad. El inventario ser pblico y una copia se hallar en la Secretara
General de la Universidad. As mismo, el artculo 216 de los Estatutos en el cual se
establece que La direccin de los Centros, Departamentos, Institutos y Servicios y
Jefes
de
Secciones
Administrativas
sern
responsables
de
la
custodia
mantenimiento de todo el material inventariable que se encuentre asignado a sus

unidades.
Ante todo esto se plantea:
El diseo y desarrollo de un modelo y de un manual de gestin econmicopatrimonial con el fin de asegurar el eficaz seguimiento, actualizacin y
mantenimiento del futuro patrimonio.
La implantacin de un sistema informtico que permita la gestin mecanizada

de los procesos asociados al inventario como una fase ms de gestin
econmica integrada.
1.1. Concepto y Fines

La informacin que debe recoger el inventario se concretar en datos y
caractersticas fsicas, tcnicas, econmicas y jurdicas, que a travs de su
permanente actualizacin, permitan satisfacer las necesidades de sus potenciales
usuarios.
Extracto del documento Normativa de Gestin del Inventario Patrimonial
-6-
Bienes muebles
La informacin que sobre la situacin fsica y tcnica del bien nos facilite el
inventario, ser fundamental
a los efectos de calcular la depreciacin y
obsolescencia que pudieran afectarle.

Los principales fines son:
Identificar los bienes y elementos que integran el inmovilizado material e

inmaterial, sirviendo de soporte a la contabilidad patrimonial.
Permitir el control de las situaciones jurdicas que puedan afectar a los

elementos que registra, tengan o no repercusin contable.
Contribuir al proceso de elaboracin de los presupuestos del sujeto contable.
Conocer su situacin geogrfica y la Unidad de Gasto a la que pertenece.
Conocer su valor econmico y las amortizaciones practicadas.
Aportar los datos necesarios para el desarrollo de la Contabilidad Analtica.
Facilitar el control y el mantenimiento descentralizado.
Facilitar a los rganos directivos y de gestin el conocimiento exacto de todos

los bienes que dispone para el cumplimiento de los fines la ULPGC.
Todos ellos estn relacionados y responden al objetivo de que el inventario
sea un soporte fiable de la contabilidad y un instrumento til para la gestin y

control del inmovilizado no financiero.
2.
Bienes a incluir en el Inventario Patrimonial

Se incluirn en el Inventario Patrimonial de la ULPGC los bienes que renan
alguna de las siguientes caractersticas:

a) No ser fungibles
b) Su utilizacin sea superior al ejercicio presupuestario y sea amortizable
c) Producen un incremento de capital o patrimonio
Salvo excepciones, se excluir del citado inventario aquel bien cuyo precio de
adquisicin sea inferior a 90 euros, por lo que requerir de los mismos requisitos
formales que el material fungible.
Asimismo, se considerarn como inventariables, independientemente de su
precio, aquellos materiales que supongan un incremento de valor de un bien ya
inventariado (p.e., incorporacin de tarjetas) y no supongan sustitucin o reparacin
-7-
Bienes muebles
de los mismos. Estos incrementos de valor sern tratados como alteraciones de los
bienes originarios.
No obstante, habr que tener en cuenta que no se considerarn inventariables
aquellos bienes que tengan la siguiente naturaleza:
El material ligero de oficina (p.e., grapadoras taladradoras, carpetera,

calendarios, etc.) a excepcin de aquellos objetos elaborados con materiales
nobles, electrnicos y elctricos
susceptibles de
inventariarse como
consecuencia de la aplicacin del criterio econmico.
El material ligero de vidrio de los laboratorios (p.e., pipetas) e incluso los

pequeos montajes construidos para la realizacin de prcticas a partir de
componentes sueltos.
Los pequeos instrumentos de uso mdico-quirrgico personal (p.e., bistur,

etc.), herramientas de uso individual (p.e., destornilladores, alicates,
martillo, etc.) y pequeos aparatos (p.e., mecheros, soportes, etc.).
El material fungible de rpido deterioro, considerndose como tal aquel que

con el uso se consuma, sea cual fuere su aplicacin (p.e., papel, compuestos
qumicos, material de limpieza, etc.) independientemente de su precio.
Los bienes particulares de las personas que desempean su trabajo en la

ULPGC y cuya propiedad corresponde a ellos.
3.
Procedimientos
Se exponen a continuacin, y de forma general, los diferentes procedimientos
a los que se puede ver sometido un elemento patrimonial:
Alta de bienes [3.1]. Proceso mediante el cual se procede a incorporar a

inventario un bien.
Baja de bienes [3.2] Se realizara la desincorporacin del inventario de un

bien.
Traspaso de bienes [3.3]. Proceso en el que un bien ya inventariado cambia

de unidad, y en su caso, de ubicacin.
Traslado de bienes [3.4]. Cambio de ubicacin de un bien.
Rectificacin de datos [3.5]. Correcciones de datos realizadas sobre un bien

inventariado.
-8-
Bienes muebles
Se detalla seguidamente el proceso a desarrollar para la ejecucin del

inventario en la ULPGC en lo que a dichos procedimientos se refiere.
3.1. Alta de bienes

Aqu se recogen todas aquellas operaciones que conllevan un alta de
elementos patrimoniales muebles en el inventario de la Universidad.
3.1.1. Adquisicin de bienes
3.1.1.1. Procedimiento general de las U.G.A.s

En funcin de la cuanta de la adquisicin, se tendr que elaborar un
documento contable A o AD, acompaado de la correspondiente documentacin.
Una vez recibido el documento AD o D debidamente firmado, la UGA
proceder a comunicar al proveedor que sirva la mercanca.
3.1.1.2. Recepcin del material

Una vez recibida la mercanca, deber ser incorporada al inventario.
Posteriormente podrn ser emitidos los correspondientes certificados y realizar el
etiquetado del material.
Finalmente se enviar la documentacin a las correspondientes unidades
(Financiera y Patrimonio y Contratacin) para su validacin.
3.1.1.3. Informacin relativa a la adquisicin

Partiendo de la informacin introducida en la aplicacin de contabilidad
(documentos AD D) se deber consignar los datos relativos a la factura donde
aparezcan los bienes adquiridos. Estos son:
Proveedor. Indicar en todo caso el CIF del proveedor de la mercanca. En el

caso de que el tercero del documento contable sea una persona fsica deber
-9-
Bienes muebles
introducirse obligatoriamente este dato. Si el tercero es una persona jurdica

este dato se copiar de la informacin del documento.
UGA. Unidad de gasto que soporta la factura.
Concepto presupuestario. Correspondiente a la del documento contable.
N de factura
Fecha de la factura.
Importe total de la factura.
Bienes no inventariables. En el caso de que en una misma factura aparezcan

bienes inventariables y no inventariables se ha de consignar el importe total
de los bienes no inventariables, as como el concepto presupuestario al que
estn asociados
3.1.1.4. Incorporacin al inventario

El modo de incorporacin es similar en las operaciones de adquisicin,
operacin posterior a la compra [3.1.2] o adquisicin gratuita [3.1.3]. Para ello se
deben de disponer de nmeros de inventario libre y en caso de no ser as, se debe
realizar una reserva de nmeros [4.1].
Los datos asociados a los bienes que se pretenden incorporar se relacionan a
continuacin.
Descripcin del bien. Indicar con claridad el bien a inventariar.
Nmero de elementos. Por defecto ser uno. Cuando se adquiere un

conjunto de bienes que cumplen una serie de caractersticas se permite
realizar un inventario conjunto. Los requisitos son: idnticas caractersticas,
no tener nmero de serie, mismo valor unitario y ubicacin en el mismo local.
En este caso se debe indicar el nmero de bienes que se han adquirido.
Familia y Tipo de Equipamiento. En funcin de este dato se incorporar el

bien a la contabilidad patrimonial. En el Anexo I se pueden consultar los tipos
de equipamientos definidos.
Marca. Se deber indicar la marca del bien adquirido. En caso de no

encontrar la marca deseada se deber contactar con el Servicio de Patrimonio
y Contratacin para que le d de alta en el sistema.
Modelo. Indicar el modelo del bien adquirido.
Nmero de serie. Consignar el nmero de serie identificativo del bien.
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Bienes muebles
Periodo de garanta. Si procede, figurar en meses la garanta disponible

para el bien.
Tipo de uso. Se deber indicar el uso para el que le bien ha sido adquirido. En
el Anexo II se detallan los tipos incorporados al sistema.
Estado del bien. Se indicar si es nuevo, usado, deteriorado o inservible.
Fecha de inicio de uso. Se podr indicar en qu fecha comenz el uso del

bien.
Localizacin. Indica la localizacin del bien. Se podr seleccionar atendiendo

a los criterios de rea geogrfica, edificio, mdulo, planta, tipo de zona y
local [5].
Coste de adquisicin. Indicar el importe de adquisicin del bien.
3.1.1.5. Caractersticas extra

Para cierto tipo de bienes ser necesario indicar una serie de caractersticas
adicionales que permitan identificarlo con ms exactitud. Los bienes y sus
caractersticas adicionales son:
Tipo de equipamiento[Anexo I]
Caractersticas extra
Ordenador
Tipo: categora en la que puede clasificarse el

ordenador
Procesador: modelo que incorpora
Memoria: cantidad de memoria en el equipo
Impresora
Tecnologa de impresin
Impresin color o blanco/negro
Monitor
Tamao: en pulgadas
3.1.1.6. Bienes de Investigacin

Si el bien est destinado a la investigacin [3.1.4] ser necesario
cumplimentar informacin relativa a:
Expediente
Investigador principal
Financiacin
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Bienes muebles
3.1.1.7. Datos automticos

Una vez incorporado el bien al sistema de inventario, una serie de datos son
calculados automticamente. stos son:
Nmero de inventario. Nmero nico asignado por el sistema obtenido de los

nmeros que tiene reservado la unidad que inventara el bien.
Fecha de alta. El sistema registrar automticamente la fecha de

incorporacin al inventario.
Concepto patrimonial. Se tomar en funcin del tipo de equipamiento

indicado para el bien (Anexo I).
Vida til. Se tomar en funcin del tipo de equipamiento indicado para el

bien (Anexo I).
Tasa de amortizacin. Calculada de forma lineal entre la vida til y el coste

de adquisicin unitario del bien.
3.1.2. Operaciones posteriores a la adquisicin
3.1.2.1. Ampliacin y mejora de bienes

Con posterioridad a la adquisicin de un bien, se pueden producir unas
operaciones de adquisicin de nuevos bienes destinados a ser incorporados sobre el
bien primario. Pueden ser de dos tipos:
Ampliacin. Se incorpora al nuevo elemento consiguindose un mayor

volumen o superficie til.
Mejora. Es de orden interno y est encaminada a incrementar la eficiencia,

por lo que no podr suponer incremento de superficie.
A la hora de incorporar estos bienes al inventario se debe indicar el n de
inventario asignado al bien primario.
3.1.2.2. Reposicin de elementos defectuosos

Este apartado se refiere a los casos de bienes que despus de ser probados y
an estando en el perodo de garanta, se ha detectado anomalas o desperfectos que
impiden que puedan llevar a cabo correctamente su funcin. En estos casos, la
unidad adquiriente deber ponerse en contacto con el proveedor del bien en
concreto para solicitar el cambio de material defectuoso.
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Bienes muebles
En muchos de estos casos, el nuevo elemento por el que ha sido sustituido el

bien defectuoso podra tener distinto nmero de serie, por lo que habra que cambiar
este dato en el sistema de inventario.
Si en el momento de la incorporacin del nuevo bien se ha perdido la etiqueta
con el nmero original, ser necesario asignar un nuevo nmero que se obtendr de
los nmeros reservados de la unidad [4.1].
3.1.3. Cesin gratuita de bienes y donacin

Aquellos bienes que se incorporen al activo sin contraprestacin econmica
por parte de la ULPGC se consideran adquisiciones gratuitas. El modo de
incorporacin es similar al procedimiento general [3.1.1.4], con las siguientes
salvedades:
Constar como proveedor (Informacin relativa a la adquisicin [3.1.1.3]) la

identificacin del cedente.
En lugar del coste de adquisicin se deber indicar el valor venal, es decir,

el precio que un adquiriente eventual estara dispuesto a pagar teniendo en
cuenta el estado y el lugar en que se encuentre dicho bien.
3.1.4. Bienes de Investigacin

Las facturas que se incorporen al sistema de inventario a cuenta de proyectos
de investigacin irn asociadas al concepto presupuestario correspondiente.
Se deber identificar el documento contable que habr introducido el Servicio
de Investigacin y Tercer Ciclo y rellenar los datos relativos al proyecto de
investigacin [3.1.1.6].
3.2. Baja de bienes

En este procedimiento se recogen todas las situaciones que implican una
eliminacin del inventario de la ULPGC. De forma general, causarn baja en el
inventario todos aquellos bienes que se encuentren en las situaciones de:
Robo
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Bienes muebles
Prdida
Apropiacin indebida
Destruccin
Deterioro
Obsolescencia tecnolgica
Otras causas
Por tanto, resultan inservibles, ya que no pueden cumplir la funcin para la

que fueron adquiridos.
En el proceso que deben seguir las unidades para dar de baja a un elemento
inventariado, deben tener en cuenta los siguientes elementos:
Nmero de inventario. Con el fin de poder identificar el bien que se va a dar

de baja.
Causa de la baja.
Fecha de baja de inventario. Ser la fecha que figure en el sistema de

inventario.
Nmero de bienes. En caso de que sea un bien mltiple se deber indicar el

nmero de bienes a dar de baja.
En el caso en que corresponda, se deber aportar el documento justificativo
para la baja (denuncia presentada en el Juzgado correspondiente o comunicacin de

parte a la compaa de seguro). Para que un bien quede definitivamente de baja
debern contar con la aprobacin del Servicio de Patrimonio y Contratacin.
3.3. Traspaso de bienes

Este procedimiento consiste en la cesin de un bien inventariado, de una
unidad a otra. El traspaso de bienes puede ser:
individual, cuando se traspasa solo un bien.
masivo, en los traspasos de varios bienes a la vez. Si algn bien permanece en

la unidad cedente ser necesario obtener un nuevo nmero de inventario para
los bienes cedidos que se obtendr de los reservados de la unidad de destino
[4.1].
- 14 -
Bienes muebles
La unidad cedente debe tener en cuenta los siguientes aspectos en el traspaso

de bienes:
Nmero de inventario del bien a ceder, para poder identificar el bien que se
va a traspasar.
Nmero de elementos a ceder, en los casos en que un nmero de inventario

est asociado a un bien mltiple.
Unidad cedente.
Unidad destino.
Fecha de traspaso. Ser la fecha que se almacene en el sistema de

inventario.
Observaciones. Este dato se incluir en caso de querer aadir informacin

adicional del traspaso.
La unidad receptora del material deber realizar una aceptacin explcita de
los bienes que va a recibir.

En
el
proceso
de
Mudanza
de
locales
[3.4.1]
se
puede
cambiar
simultneamente de propietario y de ubicacin fsica.
3.4. Traslado de bienes

Este procedimiento se corresponde con el proceso de cambio de ubicacin de
uno o ms bienes dentro de la misma unidad. La unidad que traslada el bien deber
tener en cuenta los siguientes puntos en este proceso:
Nmero de inventario del bien a trasladar.
Nmero de elementos a trasladar, en caso de tratarse de un bien mltiple.

En este caso se deber generar un nuevo nmero de inventario que se
obtendr de los nmeros reservados de la unidad [4.1].
Ubicacin de origen.
Ubicacin de destino. Se deber indicar el local al que se traslada el bien

[5].
Fecha de Traslado. Ser la fecha que se almacene en el sistema de

inventario.
Observaciones. Si se desea aadir informacin al proceso que no est

contenida en los puntos anteriores.
- 15 -
Bienes muebles
En el proceso de traslado de bienes se deber generar un certificado [4.2.3]

notificando al administrador de las dependencias de destino los bienes que va a
recibir.
3.4.1. Mudanzas
En este proceso se trasladan todos los bienes de una misma unidad de una
ubicacin a otra. La unidad propietaria de los bienes deber tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Ubicacin de origen. Se deber especificar el local desde el que se quiere

mudar.
Ubicacin de destino. Ser el local al que se van a trasladar todos los bienes
en la mudanza [5].
Fecha de la Mudanza. Ser la fecha que se almacene en el sistema de

inventario.
Observaciones. Si desea aadir informacin relacionada con el proceso que

no est contenida en los anteriores.
Adems se deber tener en cuenta si la mudanza de este local lleva consigo
un cambio de unidad propietaria de los bienes que se mudan.
3.5. Rectificacin de datos

Durante el proceso de inventariado es posible que se desee modificar algn
dato de los bienes. Dependiendo del estado del proceso se podrn realizar
alteraciones en unos datos o en otros.
Si se trata de bienes incluidos en facturas sin certificar [4.2], puesto que no
se han incluido ni en el inventario de forma definitiva ni en el sistema contable,
pueden sufrir cualquier tipo de modificacin.
Una vez que la factura ha sido certificada, de forma general, no se permite
modificaciones. Para poder cambiar algn dato debern ponerse en contacto con el
Servicio de Patrimonio y Contratacin.
- 16 -
Bienes muebles
Sin embargo, existen una serie de casos en los que se pueden realizar cambios
en los datos originales del bien. Estos casos son:
Reposicin de elementos defectuosos [3.1.2.2]
Traspaso de bienes [3.3]
Traslado de bienes [3.4]
4.
Procedimientos asociados al inventario

4.1. Reserva de nmeros de inventario
El paso previo para poder realizar el inventario de bienes muebles consiste en
disponer de un lote de nmeros de inventario para asignar y etiquetar el material

recibido. No es necesario disponer de las etiquetas adhesivas en el momento de la
introduccin de datos, pero s es imprescindible haber realizado en el sistema la
reserva correspondiente. Una vez realizada la reserva, el Servicio de Patrimonio y
Contratacin enviar las etiquetas a la unidad correspondiente.
Como norma general se reservan etiquetas en lotes de cincuenta. En caso de
tener que realizar un inventario de un nmero de bienes muy superior, el Servicio de
Patrimonio y Contratacin podr aumentar este nmero de forma puntual.
La numeracin de las etiquetas es nica y consecutiva de forma creciente. Si
durante la introduccin de datos se eliminara un bien del proceso (siempre antes de
certificar una factura [4.2]), el nmero desechado quedara guardado para un uso
futuro.
4.2. Emisin de certificados

Durante el proceso del inventario se debern generar una serie de
documentos para notificar las actuaciones realizadas a diferentes Servicios o
unidades. Los documentos generados varan en funcin del proceso y del estado de
los bienes.
- 17 -
Bienes muebles
4.2.1. Certificados de inventario

Se informa a los destinatarios de qu facturas y bienes han sido incorporados
al inventario de la ULPGC. Se generan dos copias: una para el Servicio de Patrimonio
y Contratacin y otra para el Servicio Econmico y Financiero. Los datos que se
incluyen son:
Empresa proveedora
Nmero de factura
Nmero de bienes incluidos en la factura

Para poder emitir este certificado es imprescindible que hayan sido
inventariados todos los bienes de la factura, y que la suma del valor de adquisicin
de los bienes coincida con el importe total de la factura (siempre que no se trate de
bienes de adquisicin gratuita [3.1.3]).
4.2.2. Certificados de rectificacin

Si en un momento posterior a la emisin del certificado de inventario fuera
necesario cambiar los datos de un bien (previa autorizacin del Servicio de
Patrimonio y Contratacin [3.5]), ser necesario emitir un nuevo certificado donde se
recojan qu facturas han sufrido modificaciones. Al igual que los certificados de
inventario se generarn dos copias dirigidas a los mismos destinatarios, y la
informacin recogida ser la misma.
4.2.3. Certificados de notificacin

Van dirigidos a los administradores de las dependencias en donde se ubique un
bien, informndoles de la presencia de dicho material. Se emiten en dos procesos:
Durante la generacin del certificado de inventario se generan tantos

certificados de notificacin como administraciones diferentes hayan sido
indicadas como receptoras de material.
En el traslado de bienes [3.4], se genera un certificado para el administrador

de las dependencias de destino del material.
En el caso de que la administracin de las dependencias coincida con la
unidad que inventara, no se emitir certificado de notificacin. De mismo modo,
- 18 -
Bienes muebles
tampoco se emitir certificado si el que realiza el traslado de bienes es el receptor

de los mismos.
La informacin que se recoge en el certificado es la siguiente:
Edificio, mdulo, planta y local de destino
Nmero de inventario, descripcin y nmero de elementos de los bienes que

han sido ubicados en dichas dependencias
- 19 -
Captulo II
Bienes inmuebles
- 20 -
5.
Bienes inmuebles
Organizacin de las dependencias de la ULPGC

Las dependencias de la Universidad siguen un esquema jerrquico, atendiendo
a un criterio que intenta ser lo ms generalista posible. Los datos que identifican un
local son:
rea geogrfica
Edificio
Mdulo
Planta
Tipo de local
Nmeros primario y secundario

Corresponde al Servicio de Patrimonio y Contratacin dar el visto bueno
definitivo del inventario de locales que se haga de cualquier edificacin

perteneciente a la ULPGC, si bien este inventario puede realizarse de forma
descentralizada.
6.
Inventario de de bienes inmuebles

6.1. Edificios
Los edificios representan construcciones o zonas fsicas en donde pudieran
ubicarse dependencias de cualquier tipo pertenecientes a la ULPGC. Se agrupan por

reas geogrficas.
El inventario de nuevas edificaciones corresponde al Servicio de Patrimonio y
Contratacin. En el Anexo III pueden consultarse las reas geogrficas y edificaciones
definidas en el sistema.
6.1.1. Datos adicionales

A la hora de inventariar construcciones se pueden indicar una serie de datos
adicionales:
Ao de construccin.
Ao de adquisicin.
Ao de ltimas reformas.
- 21 -
Bienes inmuebles
Superficie cubierta. En metros cuadrados.
Superficie construida. En metros cuadrados.
Si existen planos.
Ubicacin de los planos. En caso de que existan.
Datos constructivos.
Situacin jurdico/legal.
Consideraciones histrico-artsticas.
Cdigo catastral.
Valor catastral.
Inscripcin registral.
Indicador de edificacin construida, adquirida o cedida.
Valor de construccin, adquisicin o venal.
Organismo cedente en caso de cesin.
Naturaleza: patrimonial o demanial.
6.2. Mdulos y plantas

Un edificio (o construccin) puede estar dividida en diferentes mdulos. A su
vez, cada mdulo estar organizado en plantas, numerndose desde la 00 como la
planta de entrada, e incrementndolo en plantas superiores. Para los stanos se
comenzar en S1 para el primero, S2 para el segundo y as sucesivamente.
Durante el proceso de inventario se podrn aadir los mdulos y plantas
necesarios para la correcta organizacin de las dependencias.
6.3. Tipos de espacio

Para determinar correctamente los espacios ser necesario indicar su tipo.
Estos tipos se encuentran detallados en el Anexo IV.
6.4. Locales
Todas las dependencias de un mdulo-planta tendrn asignados dos nmeros:
Nmero primario. Identifica un local en la planta. Si dentro del local

hubieran varias dependencias, es decir, estuviera subdividido, todas las
- 22 -
Bienes inmuebles
subdivisiones, tendrn el mismo nmero primario. La numeracin debe ser

nica dentro de una planta.
Nmero secundario. Identifica diferentes dependencias que estuvieran

dentro de un espacio mayor. La numeracin debe ser nica para el espacio
primario. Si no hubiera ninguna (espacio sin subdivisiones), el nmero
primario lo identifica completamente, y el secundario estar a cero.
6.5. Datos asociados a locales

Existen una serie de datos adicionales que se deben indicar a la hora de
inventariar locales. Estos son:
Denominacin del local. Nombre asignado a la dependencia. Este dato es

obligatorio.
Unidad gestora. Es la unidad que gestiona el local, y es un dato obligatorio.
Tipo de uso. En el Anexo II se puede consultar los usos a los que se puede
destinar un local.
Superficie. En metros cuadrados.
Nmero de puestos. Nmero de puestos de trabajo, de tipo A y de tipo B.
Si posee acceso a minusvlidos.
Si posee conexin a internet.
Si posee instalacin fro/calor.
Si posee instalacin gas.
Si posee generador.
Observaciones. Para aadir comentarios a la hora de inventariar el local.
6.6. Baja de locales

La baja del sistema de una dependencia implica el hecho de que no pueda
usarse para la ubicacin de nuevos bienes inventariados en la ULPGC. Adems, para
poder dar de baja un local es necesario que en esa dependencia no exista ningn
bien en activo.
- 23 -
Bienes inmuebles
Captulo III
Aplicacin de
inventario
- 24 -
7.
Aplicacin de inventario
Introduccin
7.1. Antecedentes
En el ao 1997 se puso en marcha una aplicacin de Inventario cuyo fin era
recoger informacin de todos los bienes de que dispona la Universidad de Las Palmas
de Gran Canaria.
En el ao 2002 se establece el uso de la herramienta ULPGes como aplicativo
de gestin corporativo de la ULPGC. El programa de inventario, al ser bastante
anterior, slo pudo ser parcialmente integrado dentro de ULPGes.
En el ao 2003 se publica un documento denominado Normativa de Gestin
del Inventario Patrimonial, que recoge diferentes aspectos que debe cumplir la
gestin del inventario de la empresa, documento que ha servido de base para esta
gua. Debido que la aplicacin existente no poda cumplir los requisitos que establece
el documento, ya que implica una integracin total con ULPGes, se decide realizar un
nuevo diseo y una nueva implementacin de la misma.
A finales del 2003 comienza el desarrollo de la nueva aplicacin, quedando
terminada su primera fase en el primer trimestre de 2004. Su puesta en marcha se
realiz en marzo/abril de 2004, en uso restringido al Servicio de Patrimonio y
Contratacin, en modo de pruebas. En mayo del mismo ao se puso en explotacin
para todos los usuarios, quedando solo en la antigua aplicacin la fase de entrada de
datos.
Finalmente, en enero de 2005 se complet la nueva aplicacin con todas las
especificaciones que se recogieron en los seis meses anteriores. Simultneamente se
han ido migrando datos entre los sistemas antiguo y nuevo de forma transparente al
usuario.
7.2. Integracin en ULPGes

La principal necesidad de realizar una nueva aplicacin vino marcada por el
requisito de integrar totalmente la informacin recogida durante el proceso de
inventario con la base de datos corporativa.
- 25 -
En la aplicacin original los datos de las facturas asociadas el inventario no

tenan una correspondencia exacta con las introducidas en el mdulo de contabilidad
de ULPGes, con lo cual resultaba complicado ajustar la contabilidad patrimonial de la
empresa de forma fiable. Y precisamente ste es ahora uno de los puntos fuertes de
la nueva herramienta.
La integracin en ULPGes viene dada por los siguientes aspectos:
Empleo de la informacin generada en el sistema contable para la realizacin

del inventario de bienes muebles.
Empleo de la informacin del inventario para la contabilidad patrimonial.
Uso del inventario de bienes inmuebles para la asignacin de espacios

docentes en Ordenacin Acadmica.
Datos del inventario de bienes muebles para:
gestin del DNS y DHCP.
soporte a usuarios.
7.3. Opciones no implementadas

En la fecha de este manual hay una serie de opciones que no han sido
implementadas completamente.
La opcin de soportar una factura por mltiples U.G.A.s est pendiente de
resolver. Es necesario que el Servicio Econmico y Financiero d el visto bueno al
modelo que se pretende proponer.
La opcin de inventario masivo (replicar cambiando n de serie) queda
pendiente hasta la completa implantacin de este sistema de inventario. Esta tarea
podr ser realizada mediante peticin al Servicio de Informtica y Comunicaciones.
8.
Men principal
La pantalla principal tiene el aspecto habitual de todas las aplicaciones de
ULPGes. La primera opcin Configuracin permite actualizar la versin del programa

en caso de recibir una notificacin al respecto.
- 26 -
La opcin de Inventario da acceso a las pantallas para

dar de alta bienes en el sistema, bien sea por facturas propias
de una U.G.A., facturas de
Investigacin, documentos
autorizados por cualquier UGA no accesible al usuario, bienes

de adquisicin gratuita o de la Fundacin Universitaria.
Tambin se podr acceder a facturas que hayan sido
introducidas en el ao anterior y an no hayan sido
certificadas. En este men se podrn enlazar facturas a
documentos contables no accesibles por las opciones anteriores, acceder a facturas
de otras unidades para realizar un inventario descentralizado y a todas aquellas
facturas que estn pendientes de certificar o revisar por cualquier motivo.
En la opcin de Modificacin se agrupan las pantallas

que permiten realizar modificaciones en los datos de bienes ya
inventariados,
como
son
la
reposicin
de
elementos
defectuosos, cambio de propietario de bienes, cambio de

ubicacin por traslado o mudanza de locales y realizar la baja
de bienes en el sistema, revisin de certificados de bajas
emitidos o la reincorporacin de bienes que errneamente hayan sido dados de baja.
- 27 -

Con la opcin de Bsquedas se pueden localizar datos
de bienes en el sistema, bien por su nmero de inventario,

bien mediante la introduccin de una serie de criterios para la
bsqueda mltiple.
Para la gestin del inventario de bienes inmuebles se

cuenta con tres pantallas en la opcin de Locales: una para
reas geogrficas, otra para edificios y la ltima para las
ubicaciones.
Esta opcin es de uso exclusivo para los

gestores
de
Mantenimiento
la
aplicacin.
se
podrn
En
crear
la
opcin
nuevas
de
marcas
comerciales, tipos de equipamiento, asignar nuevos

valores a las caractersticas extra y el mantenimiento de unidades orgnicas con la
gestin de permisos para usuarios.
La opcin de Etiquetas permite realizar reservas de

etiquetas y consultar sobre el estado de dichas reservas.
En la opcin de Certificados se pueden generar los

certificados
de
inventario,
notificacin
rectificacin.
Tambin se puede acceder a una pantalla para la consulta de

certificados emitidos anteriormente.
Con la opcin de Listados se pueden emitir informes no

recogidos en otras pantallas.
- 28 -
9.
Inventario de bienes muebles

9.1. Documentos contables
En esta pantalla podemos acceder a todos los documentos D AD que una
U.G.A. haya introducido en el sistema contable. Previamente se deber seleccionar

la U.G.A. correspondiente, as como la unidad orgnica a la que pertenecern los
bienes a inventariar.
En el apartado de Documentos aparece una relacin de documentos, con la

referencia, el tercero, importe, descripcin y fecha del documento. En el apartado
de Detalle se aaden algunos datos ms, como el concepto presupuestario y el
programa.
En la parte inferior de la pantalla, en el apartado de Facturas se puede ver
una relacin de facturas ya cargadas en el sistema de inventario asociadas al
documento seleccionado. Se muestran los datos bsicos de la factura, como el
proveedor, nmero de la factura, fecha de factura y los importes de bienes
inventariados de esta factura e importes de bienes inventariados por la unidad que el
usuario ha seleccionado. Esta ltima informacin es til cuando hay varias unidades
realizando inventario sobre una misma factura. Cuando se creen facturas, el sistema
comprobar que la suma de los importes de las mismas no supere la reserva de
- 29 -
crdito del documento contable. Si fuera as, se enviar un mensaje de error

indicndolo.
Pulsando el botn derecho del ratn sobre esta zona aparecern tres opciones
que permiten aadir nuevas facturas, modificar los datos de facturas existentes o
borrar facturas previamente introducidas. Un doble-clic del ratn sobre un registro
seleccionado es equivalente a la opcin de modificacin.
Tanto la opcin de aadir como modificar llevan a la pantalla de facturas. En
el caso del borrado se pedir una confirmacin al usuario de la operacin que se va a
realizar. En el apartado sobre borrado de facturas se pueden ver los procesos
asociados.
En la barra superior de la ventana hay dos filtros de documentos:
Mostrar solo los que ya tienen factura en inventario. Solo muestra
documentos que ya han sido relacionados con alguna factura de proveedor en el
sistema de inventario.
Mostrar solo los que tienen algo inventariado. De los anteriores, muestra
documentos con facturas que tienen bienes asociados.
- 30 -
9.2. Facturas
9.2.1. Datos de la Factura
Esta pantalla muestra los detalles de la factura a la que se ha accedido. Estn

incluidos todos los datos de la factura, la suma de los importes de los bienes ya
inventariados, el importe de los bienes inventariados por la unidad orgnica
seleccionada y el listado de los bienes ya inventariados incluidos en dicha factura.
Adems se muestra la parte no inventariable de la factura.
Cuando se accede por primera vez a esta pantalla para una factura
determinada, aparecern ya cargados algunos datos: el proveedor, la Unidad
Orgnica, la U.G.A. y el concepto. El resto de los datos de la factura deben ser
introducidos por el usuario. Si fuera en el caso de una factura soportada por varias
U.G.A,'s, pulsando el botn correspondiente, se abrir una nueva pantalla donde
estarn reflejadas las U.G.A.'s que intervienen en el pago de la factura. En el caso de
que varias unidades intervengan en el inventariado de los bienes asociados a la
factura, con el botn Unidades que inventaran se podr autorizar al resto de
unidades.
En el caso de que el tercero del documento contable sea una persona fsica,
podr introducir el proveedor real de la factura. Para ello deber rellenar la casilla
Proveedor con el CIF correspondiente. Si lo desea puede hacer una bsqueda
- 31 -
pulsando en el botn con una lupa y se abrir una ventana con una relacin de
proveedores en los que podr localizar el que desee.
Al dar de alta una nueva factura es posible que aparezca un mensaje de error
indicando que se ha superado la reserva de crdito. Esto es porque la suma de los
importes de las facturas asociadas a una referencia contable es superior a la reserva
hecha en los documentos.
9.2.2. Bsqueda de proveedores

Para encontrar un proveedor deber teclear en
el campo Datos de Bsqueda todo o parte del CIF,
nombre o razn social. El sistema devolver el
resultado
inmediatamente.
En
caso
de
haber
encontrado el dato buscado, con un doble-clic sobre el

registro seleccionado se pasar a la pantalla de
facturas.
9.2.3. Bienes Inventariables

Cuando se hayan rellenado todos los campos relativos a la factura y se hayan
guardado, se podrn introducir los bienes inventariables. Para ello se accede a un
submen (botn derecho del ratn, en el apartado Inventariado) con las acciones
posibles (Nuevo, Modificar, Borrar, Replicar cambiando n de serie). Para introducir
un nuevo bien o modificar algo de uno ya existente se acceder a la pantalla de
Bienes Inventariables.
En el caso del borrado, el nmero de inventario asignado quedar nuevamente

disponible para el siguiente bien que se incorpore al inventario.
- 32 -
La opcin de Replicar cambiando n de serie permite realizar un inventario

masivo de bienes unitarios que tengan exactamente las mismas caractersticas y
ubicacin, pero posean un nmero de serie diferente. Previamente debern pasarse a
un fichero de texto todos los nmeros de serie (uno en cada lnea), y ser en base a
este fichero con el que se realizar el inventario. Tambin ser necesario disponer de
una reserva suficiente de nmeros de inventario.
9.2.4. Bienes No Inventariables

Si en la factura se encontraran importes de material no inventariable,
debern ser introducidos en el apartado No Inventariable. Con el botn derecho del
ratn se accede a un men con las opciones Nuevo, Modificar y Borrar.
Los datos que solicita el programa para este concepto son el concepto
presupuestario al que estn asociados los bienes no inventariables y la suma de los
importes de estos bienes. Se deber realizar una entrada por cada concepto
presupuestario.
9.2.5. Facturas inventariadas por varias unidades

En esta pantalla podr aadir unidades que
intervengan en el inventario de cualquier bien incluido
en la factura. Podr tambin comprobar el importe
total de los bienes que hayan sido inventariados por
cada una.
- 33 -
9.2.5.1. Datos de bienes no inventariables

En esta pantalla se introducirn los
datos relativos a los bienes no inventariables:
importe y el concepto presupuestario asociado.
Podr indicar una descripcin de los mismos si
lo desea. Deber confirmar la operacin con el
botn de guardar cambios.
9.3. Inventario de bienes

Esta pantalla muestra todos los datos de los bienes inventariados. En primer
lugar, se muestran algunos datos relativos a la factura: propietario, proveedor y
nmero de factura. El resto de los datos deber introducirlos el usuario, tanto los
requeridos en el apartado Datos, como los de las pestaas de la parte derecha de la
pantalla. Cuando estn correctamente introducidos todos los datos, se deber pulsar
el botn Grabar Datos para confirmar el alta del bien, o guardar las modificaciones
que se hayan echo (en el caso de un bien ya inventariado).
- 34 -
Si se est inventariando un bien que mejora a otro ya existente se deber

introducir el nmero de inventario del bien primario en la casilla correspondiente. Si
lo desea, podr consultar los datos de este pulsando el botn Consultar y el
programa le mostrar, en la pestaa correspondiente de la derecha, los datos del
bien primario si este existiera y estuviera activo.
En el caso de bienes nuevos, el sistema devolver el nmero de inventario
asignado al bien registrado.
9.3.1. Datos
Este es el apartado donde se debern
introducir los datos bsicos del bien. En
concreto, una descripcin detalla del bien a
inventariar, el nmero de elementos, la marca,
modelo, n de serie si posee, periodo de
garanta, familia y tipo de equipamiento y el
tipo de uso que se le va a dar. Se deber
marcar la opcin de Investigacin en el caso de
bienes de investigacin.
9.3.2. Incorporacin
En este apartado se deben introducir los
datos relativos a la incorporacin del bien al
inventario, tanto el modo como el estado del
bien, fecha de inicio de uso.
Si se est modificando los datos de un
bien y se pretende dar de baja, se puede hacer
tambin a travs de este panel. Se deber
introducir la fecha de baja y seguidamente pulsar el botn Dar de baja. Tambin
existe una pantalla exclusivamente para esta tarea, en el men Modificacin: Baja
- 35 -
de bienes.
9.3.3. Localizacin
En esta seccin se debe definir la
localizacin que tendr el bien, o sea, el local
en que estar ubicado. Para ello se introduce
tanto el rea geogrfica, como el edificio,
mdulo, planta, tipo de zona y local.
9.3.4. Datos Econmicos

Para rellenar los datos econmicos, se
deber introducir el coste de adquisicin o y
valor de mercado en el caso de adquisicin
gratuita. Una vez guardado los datos del bien
(botn
Grabar
Datos)
se
calcular
automticamente y se mostrar la vida til del

bien (en funcin del tipo de equipamiento) y los datos relativos a la amortizacin.
9.3.5. Caractersticas Extra

El panel de Caractersticas Extra se
activar slo si el tipo de equipamiento al que
pertenezca el bien posee caractersticas extra.
Dependiente
del
tipo
de
equipamiento
aparecern unas caractersticas u otras.
9.3.6. Investigacin
Si el bien es de Investigacin, se debe
marcar
la
opcin
correspondiente
en
el
apartado de Datos. A continuacin se activar

el panel de Investigacin para introducir los
datos necesarios: expediente, investigador principal y financiacin.
- 36 -
9.3.7. U.G.A.'s
El panel de U.G.A.'s es slo informativo.
Mostrar el porcentaje de financiacin de cada
U.G.A. si la factura estuviera soportada por
varias.
9.3.8. Bien Primario

Si el bien que est inventariando mejora
a uno ya existente podr consultar los datos del
bien primario en el botn correspondiente.
Adems, tiene la posibilidad de copiar la
localizacin si el bien que est inventariando
estuviera ubicado en el mismo sitio que su bien
primario pulsando el botn Copiar Ubicacin.
9.3.9. Histrico de Bajas

Para acceder al histrico de
bajas de un bien tendr que pulsar el
botn Histrico de Bajas situado en la
parte superior de la ventana. En una
nueva
pantalla
se
mostrarn
las
diferentes bajas que han sufrido bienes

mltiples, o los datos relativos a la baja
en caso de un bien unitario.
9.3.10. Histrico de Localizaciones

Para consultar todas las localizaciones por las que ha pasado un bien se debe
pulsar el botn Histrico de Localizaciones situado en la parte superior de la
- 37 -
ventana. En la pantalla correspondiente se mostrarn los datos del movimiento del

bien o de cuantos bienes han sido movidos en caso de bienes mltiples.
9.3.11. Histrico de Propietarios

Con
el
botn
Histrico
de
Propietarios accedemos a una pantalla

donde se pueden ver qu propietarios
ha tenido el bien a medida que ha ido
traspasando. En el caso de bienes
mltiples se informa de cuantos bienes
han sido traspasados en cada caso.
- 38 -
9.4. Documentos Pendientes de Investigacin
Desde de esta pantalla podremos acceder a todos los documentos contables

pendientes asociados a Proyectos de Investigacin gestionados por el departamento
del usuario. El trabajo con esta pantalla es el mismo que con la pantalla de
Documentos AD pendientes. La nica diferencia es que no hay que realizar una
seleccin previa de U.G.A.
- 39 -
9.5. Documentos autorizados
En esta pantalla se podrn ver aquellos documentos contables que una UGA ha
autorizado a la unidad orgnica seleccionada para que se realice el inventario. Esta
autorizacin deber ser realizada sobre un documento D o AD desde la aplicacin
contable. El trabajo con esta pantalla es el mismo que con la pantalla de
Documentos AD pendientes.
9.6. Facturas por referencia contable

En el caso de que haya facturas que puedan ser pagadas mediante
documentos tipo ADOP o que tengan autorizacin para ser pagadas con anterioridad
al proceso de inventario, tendrn que ser vinculadas a facturas de inventario en esta
pantalla.
- 40 -
En primer lugar tendr que indicar el ao contable y la referencia del

documento, y pulsar el botn Buscar. Aparecer una relacin facturas pagadas, con
un detalle en la parte inferior de la ventana. Para incorporar esta factura al
inventario deber pulsar doble-clic sobre la factura seleccionada, lo que le llevar a
la pantalla Datos de Factura.
9.7. Facturas de otras unidades

Cuando otra unidad orgnica autorice a realizar un inventario conjunto sobre
una misma factura, podremos realizar esta tarea en esta pantalla.
- 41 -
Con un doble-clic en la factura autorizada se acceder a la pantalla Datos de

Factura, y desde ah se podr realizar el inventario de la forma habitual.
9.8. Bienes de adquisicin gratuita

Para inventariar bienes que han sido donados a su unidad deber recurrir a
esta pantalla. Habr que introducir los datos del donante, as como los datos
relativos al documento de cesin (N de Documento y fecha). Para cada donante del
cuadro de la izquierda se mostrar en el apartado Datos de la Donacin los datos de
otras cesiones y los bienes relativos la cesin. Si quisiera introducir un nuevo
documento de donacin tendr que pulsar el botn de aadir y cuando haya
introducido todos los datos de la cesin deber guardarlos pulsando el botn de
guardar cambios. Para borrar un documento deber pulsar el botn de eliminar y
confirmar la operacin.
- 42 -
Una vez introducido el documento se podr inventariar los bienes

correspondientes, para ello deber desplegar el submen relativo a los bienes (botn
derecho del ratn) situado en el apartado Inventariado. Al aadir o modificar se
abrir la pantalla de Detalle de Bienes donde deber definir todas las caractersticas
del bien que va a dar de alta o modificar. Con un doble-clic del ratn acceder
directamente a la opcin de modificacin. Seleccionando la opcin de borrado el
programa le solicitar una confirmacin de la operacin.
9.9. Facturas de la Fundacin Universitaria

En esta pantalla se introducirn facturas de bienes pertenecientes a la
Fundacin Universitaria. Una vez seleccionada la unidad en la parte superior de la
pantalla, para crear una nueva factura tendr que pulsar el botn de aadir e
introducir todos los datos de la factura: proveedor, nmero de factura, fecha de la
factura e importe total de la misma. Podr indicar, si hubiera, el importe total de los
bienes no inventariables incluidos en la factura. A continuacin deber confirmar la
operacin para guardar los datos. Si estuviera modificando datos de facturas
- 43 -
anteriores no certificadas podr buscarla en la parte izquierda de la pantalla. Una

vez hechos los cambios tendr que confirmarlos. Para borrar una factura podr
hacerlo con el botn de eliminar, tras lo cual tendr que confirmar.
Una vez introducido el documento se podr inventariar los bienes

correspondientes, para ello deber desplegar el submen relativo a los bienes (botn
derecho del ratn) situado en el apartado Inventariado. Al aadir o modificar se
abrir la pantalla de Detalle de Bienes donde deber definir todas las caractersticas
del bien que va a dar de alta o modificar. Con un doble-clic del ratn acceder
directamente a la opcin de modificacin. Seleccionando la opcin de borrado el
programa le solicitar una confirmacin de la operacin.
- 44 -
9.10. Facturas en resultas
Para acceder a los datos de las facturas que hayan quedado pendientes del
ao anterior sin haber sido certificadas o en resultas, deber entrar en esta pantalla,
y podr acceder al inventario de cada una de ellas con un doble-clic del ratn.
9.11. Facturas pendientes

En esta pantalla se podr acceder a todas las facturas que una unidad tenga
pendiente, bien sea porque el inventario no se ha completado o porque haya sido
rechazada despus de haberse emitido el certificado.
- 45 -
Con un doble-clic en la factura se acceder a la pantalla Datos de Factura, y

modificar los datos asociado o el inventario de los bienes correspondientes.
9.12. Facturas de documentos anulados

Si hubiera facturas en inventario asociadas a un documento contable, y ste
tuviera que ser anulado, las facturas en inventario quedaran desvinculadas. Esta
pantalla permite realizar nuevos vnculos entre facturas y documentos. En el
apartado de Facturas aparecern todas las facturas de la unidad seleccionada que no
estn vinculadas a contabilidad.
- 46 -
Seleccionando la UGA correspondiente, se vern los documentos pendientes.

Marcando el deseado y pulsando el botn Enlazar Factura a Documento se realizar
el vnculo.
9.13. Certificados
9.13.1. Certificados de Inventario
En esta pantalla podr emitir certificados de inventario. Se muestran, para
cada unidad, las facturas pendientes de certificar. Deber marcar las facturas que
quiere incluir en el certificado haciendo doble-clic sobre la fila correspondiente. La
factura quedar marcada con una seal en la primera columna.
En esta pantalla slo aparecern facturas que no hayan sido certificadas
anteriormente y en las que la suma de los elementos inventariables y no
inventariables (si los hubiera) coincida exactamente con el importe total de la
misma.
- 47 -
Compruebe antes de emitir el

certificado que el cargo y la firma
mostrados son correctos. Aparecer por
defecto los que utiliz en el ltimo
certificado
emitido.
seleccionando
la
certificado
de
correspondiente
conjuntamente
Adems,
opcin
Incluir
notificacin
podr
el
emitir
certificado
de
notificacin si fuera necesario para los

bienes
incluidos
en
las
facturas
seleccionadas, esto es, si algn bien

estuviera alojado en alguna ubicacin
administrada por una unidad diferente a
la unidad que certifica.
Para generar los documentos
deber pulsar en el botn con una impresora situado en la parte superior de la
pantalla. Una vez generado el documento en formato PDF se le pedir una
confirmacin acerca de si la impresin ha sido correcta o no.
- 48 -
9.13.2. Certificados de Notificacin

En esta pantalla podr imprimir los certificados de notificacin asociados a
cualquier certificado de inventario anteriormente emitido. Para la unidad
seleccionada le aparecern los certificados de inventario ya emitidos y que, adems,
tengan bienes asociados alojados en alguna ubicacin administrada por una unidad
diferente a la unidad que certifica.
Para
imprimir
el
certificado
de
notificacin correspondiente deber pulsar el

botn de impresin y se abrir un documento
en formato PDF con el certificado solicitado.
9.13.3. Certificados de Rectificacin

En esta pantalla podr emitir certificados de rectificacin. Se muestran, para
cada unidad, las facturas que han sido modificadas despus de estar certificadas
- 49 -
anteriormente y por tanto es necesario emitir el certificado para recoger las

modificaciones que se han efectuado.
Compruebe
antes
de
emitir
el
certificado que el cargo y la firma mostrados

son correctos. Aparecer por defecto los que
utiliz en el ltimo certificado emitido.
Para generar el documento deber
pulsar en el botn con una impresora situado
en la parte superior de la pantalla. Una vez
generado el documento en formato PDF se le
pedir una confirmacin acerca de si la
impresin ha sido correcta o no.
9.13.4. Consulta de certificados emitidos

En esta pantalla se podr consultar y volver a imprimir cualquier certificado
anteriormente emitido por una unidad. Seleccionando la unidad en la parte superior
de la pantalla podr ver la relacin de certificado ordenados por fecha descendente,
con el nmero de certificado asociado, el cargo y persona que firma, fecha de
emisin y si fue confirmada su impresin o no.
- 50 -
Para volver a imprimir un certificado deber pulsar en el botn con una

impresora en la parte superior de la pantalla.
Este mdulo podr ser empleado por los gestores de la aplicacin para
rechazar facturas que se consideren incorrectamente integradas en el inventario
pulsando el botn Rechazar Factura.
En el cuadro inferior se mostrar un detalle de aquellas facturas que han sido
corregidas e incluidas en otro certificado de inventario.
9.14. Modificacin de datos

9.14.1. Reposicin de material defectuoso
En el caso de que un bien haya sido reemplazado por otro sin coste alguno, y
las caractersticas sean exactamente iguales excepto el nmero de serie, podr
utilizar esta pantalla para reflejar esta situacin. En primer lugar deber introducir
el nmero de inventario del bien original y pulsar el botn Buscar. A continuacin se
mostrarn algunos datos del bien encontrado.
- 51 -
A continuacin podr indicar el nmero de serie del bien recibido. En el caso

de que se haya perdido la etiqueta con el nmero de inventario original durante la
reparacin, ser necesario que marque la opcin Nuevo n de inventario, y obtendr
un nmero de la reserva de la unidad propietaria del bien original. Si la etiqueta se
hubiera conservado durante la reparacin no ser necesario marcar esta opcin, y se
mantendra el nmero de inventario original.
Para confirmar la operacin deber pulsar el botn Reponer en Inventario.
9.14.2. Traspaso de bienes

En esta pantalla se podr realizar la cesin de un bien inventariado en su
unidad orgnica a otra. Deber en primer lugar introducir el nmero de inventario
del bien a ceder y a continuacin pulsar el botn con una lupa situado en la parte
superior de la pantalla. Se mostrarn algunos datos identificativos del bien a ceder.
- 52 -
Para completar la cesin tendr que suministrar la unidad receptora, el

nmero de bienes a ceder (en caso de bienes mltiples) y la fecha de cesin. Hay un
campo de observaciones por si quisiera aadir alguna informacin adicional.
Finalmente tendr que pulsar el botn Cambiar Unidad Orgnica.
En caso de que el bien a ceder tenga una mejora, el programa le preguntar si
desea ceder tambin la mejora. En el caso de cesin parcial de bienes mltiples, el
sistema asignar un nuevo nmero de inventario para el lote de bienes a ceder. El
nmero se obtendr de la reserva de la unidad de destino.
9.14.3. Cambio de ubicacin de bienes

Para modificar la localizacin de un bien inventariado se utilizar esta
pantalla. En primer lugar deber introducir el nmero de inventario del bien y a
continuacin pulsar en el botn con una lupa situado en la parte superior de la
pantalla. Se mostrarn algunos datos significativos del bien solicitado, y en la parte
central de la pantalla la ubicacin actual del mismo.
- 53 -
Para efectuar el cambio de ubicacin deber especificar los parmetros que

se le solicitan: n de bienes a mover (en caso de bienes mltiples), fecha del
movimiento y los datos del local a donde desea mover (rea geogrfica, edificio,
mdulo, planta, tipo de local y el local en concreto). Si lo desea puede aadir
informacin adicional en el campo observaciones. Finalmente, deber pulsar el botn
Cambiar Ubicacin. Automticamente se generar un certificado de notificacin (si
fuera necesario) con la nueva ubicacin del bien.
En el caso de traslado parcial de bienes mltiples, se generar un nuevo
nmero de inventario para el lote de elementos a mover.
9.14.4. Mudanza de Locales

Para el caso especial de mudanzas, donde lo que se traslada son todos los
bienes de un local a otro se puede usar esta pantalla. Deber seleccionar el local al
que desea realizar la mudanza, seleccionando en primer lugar la unidad orgnica a la
que pertenece, y despus el rea geogrfica, edificio, mdulo, planta y tipo de local.
A continuacin deber pulsar el botn con una lupa situado en la parte superior de la
- 54 -
pantalla. En el cuadro central aparecer una lista de todos los espacios ubicados en
la seleccin que ha realizado.
Una vez seleccionado el local de origen, deber seleccionar la ubicacin de

destino e introducir la fecha de la mudanza y la informacin adicional que desee en
el campo de observaciones. Si adems de la mudanza desea que los bienes cambien
de propietario (cesin), marque la opcin Cambio de unidad orgnica. Finalmente,
para confirmar la operacin deber pulsar el botn Mudar Local. El programa
generar un certificado de notificacin (si fuera necesario), con la nueva ubicacin
de los bienes.
En el caso de que haya una cesin, si uno de los bienes tiene una mejora, el
sistema le preguntar si desea ceder tambin la mejora correspondiente.
9.14.5. Baja de Bienes

En esta pantalla podr dar de baja a un bien inventariado. Deber indicar el
nmero de inventario de dicho bien y pulsar el botn con una lupa situado en la
parte superior del a pantalla. Se mostrarn algunos datos identificativos del bien.
- 55 -
A continuacin, deber introducir los datos relativos a la baja: nmero de

elementos a dar de baja (en caso de bienes mltiples), causa de la baja, fecha y la
informacin adicional que desee en el campo de observaciones. Para confirmar la
operacin, deber pulsar el botn Dar de baja. Como norma general, el sistema
mostrar un certificado donde queda constancia de la operacin realizada.
- 56 -
Salvo casos excepcionales, las bajas de bienes quedarn pendientes de ser

validadas por parte del Servicio de Patrimonio y Contratacin. El programa mostrar
un mensaje informativo indicando si la baja se ha realizado correctamente o debe ser
validada posteriormente.
9.14.6. Consulta de Certificados de Bajas

En esta pantalla se podr revisar el estado de todas las bajas que tengan que
ser validadas por el Servicio de Patrimonio y Contratacin. Una vez seleccionada la
Unidad Orgnica se mostrarn los certificados emitidos. Se podr filtrar el resultado
en funcin de lo que se desee buscar:
Pendientes: certificados no revisado
Aceptados: certificados en los que todos sus bienes estn de baja de forma
correcta
Rechazados: todas las bajas que estaban incluidas en el certificado han sido
rechazadas
Mixtos: certificados con bajas aceptadas y rechazadas
Todos: aparecern todos los certificados independientemente de su estado
- 57 -
En la parte inferior de la pantalla, a la izquierda est la relacin de los bienes

incluidos en el certificado seleccionado. En la parte derecha se muestra informacin
relativa a cada uno, y en la parte inferior est la resolucin (si ya hubiera sido
introducida) por parte del Servicio de Patrimonio y Contratacin, con la fecha
efectiva de la baja del bien o el motivo del rechazo.
9.15. Consultas y bsquedas

9.15.1. Bsqueda por nmero de inventario
En esta pantalla podr consultar los datos de un
bien por su nmero de inventario. Deber indicar el
nmero correspondiente y pulsar el botn Buscar. Si el
nmero pertenece a un bien existente y adems
pertenece a una unidad sobre la que tiene autorizacin, se le mostrarn todos los
datos asociados.
9.16. Bsqueda por criterio mltiple

A travs de esta pantalla podr buscar uno o ms bienes inventariados,
siempre que respondan a los parmetros de bsqueda introducidos. Podr realizar la
bsqueda por datos propios del bien (unidad orgnica, U.G.A., familia y tipo de
equipamiento, n de serie), por los datos de la factura (nmero de factura, fecha,
proveedor) o especificar una ubicacin seleccionando rea geogrfica, edificio,
mdulo, planta, tipo y local. Todos los parmetros de bsqueda mencionados pueden
ser combinados de cualquier forma. Una vez determinados los criterios deber pulsar
el botn de Buscar.
- 58 -
En la parte superior de la pantalla se indica el nmero de bienes que se han

encontrado en la bsqueda. En la parte inferior de la pantalla aparecer un detalle
de los bienes encontrados en el sistema que cumplan con los requisitos. Pulsando un
doble-clic con el ratn se accede a los detalles del bien.
A travs de esta pantalla se pueden modificar datos de bienes. Con los
botones Dar de Baja, Trasladar y Cambiar de propietario se pueden realizar estas
operaciones sobre uno o ms bienes simultneamente. En el caso de un slo bien,
basta con tener el registro seleccionado y pulsar el botn correspondiente a la accin
a realizar. Si se desea realizar con ms de un registro, podr seleccionarlos
simultneamente pulsando la tecla Control mientas los marca con el ratn.
En esta pantalla tambin se pueden obtener los nmeros de serie de los
bienes encontrados. Con el botn Relacin de n de serie se genera una copia de
esta informacin. A continuacin podr ir a la herramienta que desee (Excel, Word,
Bloc de Notas, etc.) y realizar un Pegar. La informacin que se traspasa es el nmero
de inventario, descripcin y nmero de serie de los bienes.
- 59 -
9.17. Consulta y reserva de etiquetas

En esta pantalla se pueden consultar
todas las reservas de etiquetas de la unidad a
la que est autorizado. Para consultar todas las
reservas se debe seleccionar la opcin Todas
las Reservas. En el cuadro de la parte inferior
se mostrarn las distintas reservas realizadas,
as como un indicador de si el lote de etiquetas
ha sido enviado o no.
Si solo quisiera consultar las etiquetas
pendientes de enviar deber marcar la opcin Reservas no enviadas. En caso de
necesitar nuevas etiquetas por no disponer de nmeros libres deber pulsar el botn
Reservar Etiquetas. Por defecto se realizar una reserva de cincuenta nmeros, y la
pantalla le mostrar un mensaje indicndole los nmeros inicial y final asignado.
10. Inventario de bienes inmuebles

10.1. Mantenimiento de Edificios
La consulta y mantenimiento de los distintos edificios de la Universidad se
podr hacer a travs de esta pantalla. Para localizar un edificio determinado deber
seleccionar la Unidad Orgnica propietaria y el rea Geogrfica a la que pertenece y
se detallarn los distintos edificios que se corresponden a los parmetros
introducidos.
- 60 -
Para aadir o borrar un edificio tendr que pulsar el botn correspondiente. Si

desea cambiar un dato de algn edificio podr hacerlo en la parte inferior de la
pantalla. En cualquier caso tendr que confirmar las operaciones.
El indicador de Edificio dado de Baja se utilizar para impedir que tanto el
edificio en cuestin como sus locales puedan ser utilizados para el inventario de
bienes muebles. El campo Edificio correspondiente vincular la edificacin con la
que se trabaja con uno de los edificios pertenecientes a la Universidad.
En esta pantalla podr obtener un listado de todos los locales de un edificio
determinado. Una vez seleccionado el edificio pulse el botn de impresin y se
generar un documento en formato PDF con la relacin de locales.
- 61 -
El resto de datos asociados a los edificios est relacionado con sus

caractersticas constructivas y su situacin jurdico-legal.
10.2. Mantenimiento de Espacios

En esta pantalla se pueden consultar todos los datos de cualquier local al que
el usuario tenga acceso. Deber introducir los siguientes parmetros de bsqueda:
Unidad Orgnica gestora del espacio, rea geogrfica, edificio, mdulo y planta. Para
obtener los espacios activos debe pulsar en el botn Buscar espacios activos, y si
desea recuperar datos de locales que han sido dados de baja, en el botn Buscar
espacios dados de baja.
- 62 -
En el cuadro central de la pantalla le aparecer un listado de todos los

espacios encontrados y caractersticas de cada uno. En la parte inferior de la pantalla
aparecern otros datos del espacio que tenga seleccionado.
En esta pantalla podr tambin dar de baja a cualquier espacio activo
encontrado con el botn de borrado. Si lo que desea es insertar un nuevo espacio
deber pulsar el botn de aadir y se abrir una nueva pantalla donde deber
introducir los datos necesarios. En caso de querer modificar alguna propiedad de un
espacio encontrado, deber hacer doble-clic con el ratn sobre el espacio en
concreto y se abrir la pantalla de Modificacin de datos de espacios.
10.3. Modificacin de datos de Espacios

Esta pantalla se mostrar si intenta aadir un nuevo espacio o modificar
alguna caracterstica de uno ya existente. Deber introducir o modificar los datos
asociados y confirmar los cambios realizados. Si desea aadir otro espacio no tendr
que acceder a la pantalla anterior, simplemente pulsando el botn de aadir pasar
a introducir los datos del nuevo espacio.
- 63 -
11. Listados
Todos los listados generados en la aplicacin se abren en una ventana aparte y
se muestran en formato PDF, el cual podr ser enviado directamente a la impresora o
archivarlos en disco para un uso posterior.
11.1. Listado de bienes por unidad

En esta opcin se podr generar
un listado con una relacin de todos los
bienes que pertenecen a una unidad
determinada, ubicados en cualquier
lugar de la ULPGC. Deber seleccionar,
adems de la unidad orgnica, las
fechas de inicio y fin del periodo en el que se van a tomar los bienes. Para generar el
listado deber pulsar el botn con una impresora en la parte superior de la pantalla.
En el listado se muestran, de cada bien, el nmero de inventario, su
denominacin, nmero de elementos, la marca comercial y el coste de adquisicin.
- 64 -
Aparecen agrupados por locales, con una cabecera cada vez que comience un edificio
nuevo.
Por defecto slo aparecen los bienes en activo en el rango de fechas

seleccionado. Si quisiera aadir bienes que estuvieran dados de baja, podr incluirlos
seleccionando la opcin Incluir bienes dados de baja. Aparecern marcados en el
listado con un asterisco.
Se puede aadir una informacin adicional a la que aparece por defecto en el
listado. Marcando la opcin Incluir datos del proveedor aparecer, junto a la marca
comercial, el nombre del proveedor de la mercanca.
Se puede restringir los bienes que aparecen en el listado a aquellos situados
en locales dependientes de la unidad orgnica que solicita la relacin. Para esto
tendr que marcar la opcin Solo bienes ubicados en locales propiedad de la U. Org.
seleccionada.
- 65 -
11.2. Listado de bienes por locales de unidad

En esta opcin se generan listados con
bienes en locales dependientes de una unidad,
independientemente del propietario del bien.
Habr que seleccionar la unidad, y para sta,
un local o grupo de locales pertenecientes a la
misma. Dejando en blanco algn campo de
nivel inferior podr obtener la relacin de
bienes incluidos en ese grupo de locales (por edificio, por mdulo o por planta). Para
obtener el listado debe pulsar el botn con una impresora en la parte superior de la
pantalla.
En el listado se muestra, de cada bien, el nmero de inventario, su
denominacin, nmero de elementos, la marca comercial, el coste de adquisicin y
el propietario del bien. Aparecen agrupados por locales, con una cabecera cada vez
que comience un edificio nuevo.
11.3. Listado de locales por unidad

En esta opcin se podr generar
un listado con una relacin de todos los
locales gestionados por una unidad. Una
vez
seleccionada
la
unidad,
para
obtener el listado deber pulsar el

botn con una impresora en la parte superior de la pantalla.
- 66 -
En el listado se muestran agrupados por edificio y de cada local se incluye el

mdulo y planta en el que se encuentra, adems de su nmero primario y secundario,
su denominacin, el tipo de espacio y el uso que se le da.
Por defecto slo aparecen los locales en activo. Si quisiera incluir los que
estn dados de baja, deber seleccionar la opcin Incluir los locales dados de baja, y
estos aparecern en el listado marcados con un asterisco.
- 67 -
Anexo I
Anexo I.
Familias de elementos patrimoniales
Familia
Equipamiento
Equipos de Oficina
Agenda electrnica
Cajas de caudales/fuertes
Calculadoras
Clasificador y alimentador
Complementos y Accesorios
Cortadora/Cortadora planos
Destructora de documentos
Duplicadora
DYMO
Encuadernadoras
Ensobradora
Etiquetadora
Fotocopiadoras
Grapadora elctrica
Guillotina
Intercomunicadores y Contest. Automat.
Juego soporte de encolar
Maquina auto prstamo libros
Mquina expendedora grabadora
Maquina insertadora de espirales
Mquina plastificadora
Maquina Registradora
Mquinas de escribir
Micrfono
Perforadora ( Taladradora )
Plegadora
Plotter
Prensa
Puntero Lser
Reproductora de planos
Sellos con anagrama Universidad
Tarjetero Fotocopiadora
Telfono Mvil / Telfono-Contestador
Telex, Fax
Transcriptor
Turnomatic
Equipos Didcticos y de Investigacin
Altavoz
Amplificador
Bsculas, Balanzas
Cmara cinematogrfica
Cmara de vdeo
Cmara fotogrfica
Capturadora de video
Dictfono
Equipo de traduccin simultanea
Equipo musical / Hilo musical
Equipos de Asistencia Sanitaria
- 68 -
Anexo I
Equipos de Laboratorio
Fresadora
Grabador / Regrabador CD
Grabador / Reproductor DVD
Instrumentos Musicales
Lector / Impresora
Lector de CD
Lector Reproductor/duplicado, impresion
CD/DVD
Material Audiovisual
Material deportivo
Material Didctico
Megafono
Microfono
Pantalla de proyeccin
Prismticos
Proyector / Caol de proyeccin
Punteros Laser
Radio-Cassetes / CD/ Grabadora
Rayos "X"
Receptor de micrfono
Reproductor MP3
Retroproyector
Scanner
Sensor
Soporte de TV/ Videoproyector
Televisor en BN / Color
Tripode
Video
Videoproyector
Equipos para el Procesamiento de la

Informacin
Accesorios externos de ordenador

Accesorios internos ordenador
Elementos de Red
Impresora
Impresora/Scanner/Fax
Impresora/Scanner/Fotocopiadora/Fax
Lectoras Opticas
Monitor de Ordenador
Otros Equipos Informticos
Palm
PDA
Scanner
Teclado de Ordenador
Terminal
Unidad Central
Fondos Artsticos
Obras de Arte
Inmovilizado
Edificaciones
Inmovilizado en situaciones especficas
Terrenos y Bienes Naturales
Instalaciones
Acondicionador de aire
Adaptador de fibras
Aire Comprimido
- 69 -
Anexo I

Arco antihurto
Barrera de paso
Cabina de control
Cmara de seguridad
Caseta de obra
Central Intrusin Bidireccional
Circuito cerrado de televisin
Comunicaciones
Contra Incendios
Control Horario
Electricidad
Equipo de Respiracin Autnoma
Equipo de transmisin de imgenes
Estacin Meteorolgica
Foco Infrarrojos / Fotoclula
Fuente de alimentacin
Lectores para Tecnologa Tarjeta UNIVERS
Matriz Conmutacin
Mdulo Analizador de cables
Mdulo Conversin
Monitor de seguridad
Placa concentradora para lectores
Radiadores/Calefaccin
Receptor de radio
Sistema de Seguridad
Toldo
Tratamiento de Aguas
Vaco y Gas
Vallas, Persianas Fijas
Vapor
Maquinaria
Analizador de Gases
Antena Parablica
Batera / Cargador de batera
Bomba de Hidrocompresor
Compresor
Equipo de Soldadura
Equipo Ultrasonidos
Fuente de alimentacin
Gato Hidrulico
Grua
Grupo Electrogeno
Horno de Laboratorio
Maquinaria y Aparatos
Motor fuera borda
Osciloscopio
Procesador de tejido
Robot
Taladro
Tanques y Cisternas
Torno Mecnico
UPS
Mobiliario
Acondicionador de Aire
Armarios, Libreras y Estanteras
- 70 -
Anexo I
Bancadas
Buzones, taquillas,portallaves
Cabecero
Cajoneras y Archivadores
Camas
Carros portalibros, Revisteros
Colchones
Cortapasillos
Cuadros
Deshumificador/Humunidificador
Elementos de Decoracin
Emblema / Escudo / Broquel
Equipo Fotofinish
Estanteras, mostradores
Estufa / Radiador
Grandes Electrodomsticos
Lmparas de Mesa
Marcador
Mstil, Peanas, Asta
Material Higinico-Sanitario
Mesas
Mesas de Proyeccin
Mesillas
Mobiliario de Hostelera
Mobiliario de Laboratorio
Mobiliario Deportivo
Mobiliario Recreativo
Mueble de Guiol
Pequeos Electrodomsticos
Pizarra, expositor, mampara, biombo
Pupitres
Sillas de Pala
Sillas, Sillones y Butacas
Taburete giratorio sin ruedas
Tarimas
Urnas/Atriles/Placas identificativas
Ventilador
Vitrina expositor
Transporte Interno
Carretillas
tiles y Herramientas
Andamio
Bomba de Vaco
Casco
Desmagnetizadores
Herramientas
tiles
Vehculos
Embarcaciones
Furgonetas y Camiones
Motocicletas
Remolque
Todoterreno
Tractor
Turismos
- 71 -
Anexo I
- 72 -
Anexo II.
Anexo II
Tipos de uso
Administracin y servicios
Comn
De museo
Docencia
Docencia/Investigacin
Histrico - Artsticos
Investigacin
rganos de gobierno
Servicios comp. y asist.
Sin definir
- 73 -
Anexo III
Anexo III.
rea geogrfica
Baaderos
reas geogrficas y Edificaciones
Edificaciones
Edificio ULPGC
ANATOMIA ANIMAL MOD.3
Edificio Veterinaria
AULARIO, ADMINISTRACION, BIBLIOTECA MOD 6
AULARIO MOD.4
DEPARTAMENTAL MOD.7
GRANDES ANIMALES MOD.1
IUSA - SANIDAD ANIMAL

IUSA - SEGURIDAD ALIMENTARIA
Canteras
Lanzarote
PEQUEOS ANIMALES. MOD.2
PRODUCCION Y REPRODUCCION MOD.5
SALA DE GRADO MOD.8
RESIDENCIA GRAVINA
CENTRO CC. DE LA SALUD-LANZAROTE
Delegacion En Lanzarote y Escuela de

Enfermera
TURISMO
Centro Adscrito de Turismo de Lanzarote
ALFONSO XIII
AMPLIACION HUMANIDADES
Obelisco
Edificio Humanidades
BIBLIOTECA HUMANIDADES
FORMACION DEL PROFESORADO
Edificio Formacin del Profesorado
LA CASITA
MILLARES CARLO
RABADAN
San Cristobal
Servicios
Administrativos
Tafira
AULARIO DEL EDIFICIO DE CIENCIAS MDICAS
Edificio Ciencias de la Salud
CIENCIAS MEDICAS Y DE LA SALUD
Edificio Ciencias de la Salud
EDIFICIO DE LA GRANJA
Edificio de La Granja
CASA DE LAS MONJAS
Sede Institucional
PARANINFO
Sede Institucional
RESIDENCIA LEON Y CASTILLO

SEDE INSTITUCIONAL
Sede Institucional
SERVICIOS MURGA
Edificio de Servicios Administrativos
ARQUITECTURA
Edificio Arquitectura
AULARIO CC. ECONOMICAS, EMPRESARIALES Y JURIDICAS
Edificio CC. Econmicas y Empresariales
BIBLIOTECA GENERAL
Edificio Central de la Biblioteca Universitaria
CAFETERA LA PALMITA
CAFMA
Edificio Parque Cientfico Tecnolgico
CASITA
Edificio Ingenieras
CIENCIAS BASICAS
Edificio Ciencias Bsicas
COMEDORES UNIVERSITARIOS
DEPARTAMENTAL DE CC. ECONOMICAS Y EMPRESARIALES
DEPARTAMENTAL DE CIENCIAS JURIDICAS
Edificio Ciencias Jurdicas
ECONOMICAS Y EMPRESARIALES
EDIFICIO CENTRAL PARQUE CIENTFICO - TECNOLGICO
EDUCACION FISICA
Edificio Educacin Fsica
ELECTRONICA Y TELECOMUNICACION ANEXO-CAPILLA
Edificio Electrnica y Telecomunicacin
ELECTRONICA Y TELECOMUNICACION- AULARIO
ELECTRONICA Y TELECOMUNICACION- PABELLON B
- 74 -
Anexo III
ELECTRONICA Y TELECOMUNICACION PABELLN X
ELECTRONICA Y TELECOMUNICACION PABELLON.A
ELECTRONICA Y TELECOMUNICACION PABELLON-C
ELECTRONICA Y TELECOMUNICACION-BARRACON
INFORMATICA Y MATEMATICAS
Edificio Informtica y Matemticas
INGENIERIAS
Edificio Ingenieras
INSTALACIONES DEPORTIVAS
Instalaciones Deportivas
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS Y TECNOLOGAS

CIBERNTICAS
LA PALMITA
LABORATORIO TERMODINMICA
MEDIATECA GUINIGUADA
Mediateca Guiniguada
POLIDEPORTIVO
Pabelln Polideportivo
RESIDENCIA I
Apartamentos Universitarios
RESIDENCIA TAFIRA
RESIDENCIA UNIVERSITARIA DE TAFIRA
Taliarte
Residencias Universitarias
CENTRO DE ALGOLOGIA APLICADA

CENTRO DE CIENCIAS MARINA
Tenerife
DELEGACION DE TENERIFE
Delegacion En Tenerife
- 75 -
Anexo IV
Anexo IV.
Tipos de zonas
AZOTEA
BALCN
ESCALERA
EXTERIORES
FACHADA
GARAGE
JARDN
LOCAL
PASILLO
PATIO
TERRAZA
VESTBULO
- 76 -

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Bienes a incluir en el Inventario Patrimonial .................................. 7

Procedimientos asociados al inventario....................................... 17

Captulo II Bienes inmuebles .......................................................... 20

Organizacin de las dependencias de la ULPGC ............................. 21

Inventario de de bienes inmuebles ............................................ 21

Gestin del Inventario

Men principal .................................................................... 26

Inventario de bienes muebles .................................................. 29

Gestin del Inventario

Inventario de bienes inmuebles ............................................. 60

10.1. Mantenimiento de Edificios ................................................. 60

11.1. Listado de bienes por unidad ............................................... 64

Familias de elementos patrimoniales ................................ 68

Tipos de uso .............................................................. 73

reas geogrficas y Edificaciones ..................................... 74

Gestin del Inventario

Gestin del Inventario

Gestin del Inventario

Se entiende por inventario la relacin detallada e individualizada de un

mantenimiento de todo el material inventariable que se encuentre asignado a sus

La implantacin de un sistema informtico que permita la gestin mecanizada

1.1. Concepto y Fines

Extracto del documento Normativa de Gestin del Inventario Patrimonial

Gestin del Inventario

a los efectos de calcular la depreciacin y

obsolescencia que pudieran afectarle.

Identificar los bienes y elementos que integran el inmovilizado material e

Permitir el control de las situaciones jurdicas que puedan afectar a los

Contribuir al proceso de elaboracin de los presupuestos del sujeto contable.

Conocer su situacin geogrfica y la Unidad de Gasto a la que pertenece.

Conocer su valor econmico y las amortizaciones practicadas.

Aportar los datos necesarios para el desarrollo de la Contabilidad Analtica.

Facilitar el control y el mantenimiento descentralizado.

Facilitar a los rganos directivos y de gestin el conocimiento exacto de todos

sea un soporte fiable de la contabilidad y un instrumento til para la gestin y

Bienes a incluir en el Inventario Patrimonial

alguna de las siguientes caractersticas:

Gestin del Inventario

El material ligero de oficina (p.e., grapadoras taladradoras, carpetera,

consecuencia de la aplicacin del criterio econmico.

El material ligero de vidrio de los laboratorios (p.e., pipetas) e incluso los

Los pequeos instrumentos de uso mdico-quirrgico personal (p.e., bistur,

El material fungible de rpido deterioro, considerndose como tal aquel que

Los bienes particulares de las personas que desempean su trabajo en la

a los que se puede ver sometido un elemento patrimonial:

Alta de bienes [3.1]. Proceso mediante el cual se procede a incorporar a

Baja de bienes [3.2] Se realizara la desincorporacin del inventario de un

Traspaso de bienes [3.3]. Proceso en el que un bien ya inventariado cambia

Traslado de bienes [3.4]. Cambio de ubicacin de un bien.

Rectificacin de datos [3.5]. Correcciones de datos realizadas sobre un bien

Gestin del Inventario

Se detalla seguidamente el proceso a desarrollar para la ejecucin del

3.1. Alta de bienes

3.1.1. Adquisicin de bienes

3.1.1.1. Procedimiento general de las U.G.A.s

3.1.1.2. Recepcin del material

3.1.1.3. Informacin relativa a la adquisicin

Proveedor. Indicar en todo caso el CIF del proveedor de la mercanca. En el

Gestin del Inventario

introducirse obligatoriamente este dato. Si el tercero es una persona jurdica

UGA. Unidad de gasto que soporta la factura.