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FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN

SEMANA 4

reas funcionales de una empresa

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NDICE
REAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA ............................................................................................ 4
OBJETIVOS ESPECFICOS ........................................................................................................................... 4
INTRODUCCIN ...................................................................................................................................... 4
1.

LA DIRECCIN DE LA EMPRESA .......................................................................................................... 5


1.1.

NIVELES EN LA TOMA DE DECISIONES ................................................................................ 5

1.2.

ORGANIZACIN EMPRESARIAL ........................................................................................... 6

1.2.1

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN.................................................................................. 7

1.2.2

MODELOS DE ORGANIZACIN ........................................................................................ 7

1.2.3

ORGANIGRAMAS ........................................................................................................... 10

1.3.

REAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA .......................................................................... 10

1.3.1

REA DE PRODUCCIN/OPERACIONES ......................................................................... 12

1.3.2

REA DE FINANZAS........................................................................................................ 13

1.3.3

REA DE MARKETING .................................................................................................... 14

1.3.4

REA DE RECURSOS HUMANOS .................................................................................... 14

1.3.5

REA DE ADMINISTRACIN........................................................................................... 16

1.3.6

REA DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN ............................................................... 16

COMENTARIO FINAL .............................................................................................................................. 17


REFERENCIAS........................................................................................................................................ 18

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REAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

OBJETIVOS ESPECFICOS

Conocer las diferentes reas que componen una empresa.

Identificar las labores que realiza cada rea de una empresa para conseguir los objetivos
estratgicos de la organizacin.

INTRODUCCIN
Si se examina en detalle las distintas tareas que debe realizar una empresa, es obvio pensar que
existen subdivisiones en cuanto a las reas que efectan las diferentes funciones, cada una de
ellas con personal especializado para hacer, de la mejor forma, las labores asignadas.
Desde el rea de finanzas que valida que la empresa cuente con capital de trabajo para seguir
produciendo o entregando servicios, hasta el rea de recursos humanos (RR. HH.), que apoya,
forma y mantiene a los colaboradores de una organizacin, todas ellas cumplen una funcin vital
para el desempeo exitoso de una compaa.
Es aqu donde se ve cmo el principio de la divisin del trabajo toma ms fuerza, permitiendo a
cada trabajador estar en el rea donde su expertise produzca la mejor rentabilidad para la
empresa, para que sus competencias se ajusten de manera ideal al cargo en el que est ubicado.
Esta semana se revisarn, en una primera etapa, los distintos niveles de funciones que existen en
una organizacin: directivo, ejecutivo y operativo, para luego pasar a examinar cmo se
estructuran las organizaciones (organigramas), finalizando con las reas bsicas que conforman
una empresa.

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1. LA DIRECCIN DE LA EMPRESA
1.1. NIVELES EN LA TOMA DE DECISIONES
Basndose en lo sealado por Chiavenato, (2001), dirigir una empresa no es tarea fcil, significa
tomar decisiones muchas veces complicadas, ante escenarios cambiantes que afectarn a corto
y/o largo plazo a la organizacin.
Existen dos formas de dirigir una empresa:
De manera centralizada: generalmente se ve en empresas de tamao pequeo, donde es la
alta gerencia la que toma todas las decisiones.
De manera descentralizada: ac la responsabilidad y la toma de decisiones se delega a las
diferentes reas y unidades, basndose en la estructura que tenga la organizacin, con ello se
evitan tiempos muertos por la demora en la validacin de la alta gerencia a temas de menor
transcendencia.
Seala adems que existen tres niveles en cuanto a la toma de decisiones y direccin de la
empresa, cada uno de ellos para decisiones de distinto orden, importancia e implicancia para el
resto de la organizacin:
Nivel
Directivo

Quin?
Gerente general, gerente de
marketing, gerente de ventas,
etc. Incluso puede ser el
directorio de la empresa

Adopcin de decisiones
Decisiones estratgicas

Ejecutivo

Jefe zonal, jefe de capacitacin,


jefe de administracin, etc.

Decisiones tcticas

Operativo

Vendedor, operario, jornalero,


etc.

Decisiones operativas

Fuente: Material elaborado para este curso.

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Nivel directivo

Las decisiones que se toman en este nivel afectan a toda la


organizacin y a largo plazo, en su mayora es responsabilidad
del directorio, el gerente general, la plana mayor de gerentes.
Dentro de las decisiones que se pueden encontrar en este
nivel estn:

Nivel ejecutivo

Compras de nuevas empresas.


Cambio de rubro.
Nuevos productos.
Acuerdo con otras empresas.
Salida a nuevos mercados tanto nacionales como
internacionales.
Son tomadas por la plana media de la organizacin, son
generalmente decisiones de carcter tcnico asociadas al
cumplimiento de la planificacin para alcanzar los objetivos
establecidos.
Dentro de este nivel se pueden encontrar decisiones como,
por ejemplo:

Nivel operativo

Plan de formacin para el rea de ventas.


Comisiones a pagar.
Seleccin de personal.
Se relacionan con tareas ms sencillas, del da a da asociadas
al desempeo de funciones de la planta ms baja de la
empresa.
Como ejemplo estn:

Gestin de cobros pendientes.


Tramitacin de algn permiso.
Visitas a clientes por parte de un ejecutivo comercial.

Fuente: Material elaborado para este curso.

1.2. ORGANIZACIN EMPRESARIAL


El trmino organizar desde el punto de vista empresarial, se utiliza para poner en orden, bajo un
mismo plan, todos los recursos con los que cuenta la organizacin, tanto las personas, la

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infraestructura como los intangibles, etc., as como tambin las tareas y responsabilidades
asociadas a ellos para el logro de los objetivos propuestos.

1.2.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN


Las empresas se organizan de diferente manera, de acuerdo a sus objetivos, tareas y recursos. Los
diferentes tipos de estructura no son ms que distintas formas de organizarse, no existen opciones
buenas ni malas, as como tampoco hay formas de organizacin que sean rgidas en el tiempo.
Basndose en los principios de Fayol (1971), se puede encontrar que algunos de los principios
bsicos para definir la organizacin de cualquier empresa son los siguientes:

1) SIMPLICIDAD: eliminar las actividades y tareas que se consideren innecesarias y que no


aporten valor a la empresa.

2) DETERMINACIN DE OBJETIVOS: estos deben estar claramente definidos y deben ser


conocidos por todos.

3) DIVISIN DEL TRABAJO: aqu se apunta al tema de la especializacin, cada colaborador


debe tener claro cul es el trabajo que debe desempear.

4) UNIDAD DE MANDO: cada colaborador debe tener solo una jefatura directa.

5) JERARQUA: debe existir una lnea jerrquica clara para saber quines pueden dar rdenes y
quines deben obedecerlas.

6) FUNCIONALIDAD: se determinar qu persona ocupar un determinado puesto segn sus


competencias y siempre se escoger al ms calificado.

7) AMBIENTE DE EQUIDAD: deben existir iguales oportunidades para todos, tanto en el


desarrollo de carrera como en temas higinicos como aumentos de renta, etc.

8) RESPONSABILIDAD: de acuerdo al cargo, se definirn las responsabilidades de una persona,


la responsabilidad ser conforme a las atribuciones que ella tenga.

1.2.2 MODELOS DE ORGANIZACIN


Existen varios modelos bajo los cuales se estructuran las empresas, se revisarn los ms utilizados:

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a) ORGANIZACIN JERRQUICA O LINEAL:


Su precursor fue Henri Fayol (1971), es un modelo simple y sencillo donde cada persona tiene
claro de quin depende y a quines debe dirigir. Se definen de manera explcita tanto las lneas de
autoridad como de responsabilidad. La empresa puede estar estructurada de manera jerrquica
por producto, por mercados, etc.
Fayol indica que algunas de sus ventajas son:
Permite tomar decisiones rpidas si son problemticas simples.
Facilita el control y la disciplina dentro de la organizacin.
As como algunas desventajas:
Dificultad al afrontar nuevas problemticas, dada su falta de flexibilidad y la no comunicacin
entre las reas.
Es difcil contar con personal especializado, con los problemas que ello puede traer.

Fuente: Material elaborado para este curso.

b) ORGANIZACIN FUNCIONAL:
Fue propuesta por F. W. Taylor (1911) para su aplicacin en fbricas y talleres manufactureros. Se
identifica por la especializacin de las funciones que desarrolla la organizacin. Taylor formulaba
que cada colaborador realizara solo una tarea en la cual fuera especialista y recibira, a su vez,
rdenes o requerimientos de una o varias jefaturas, siendo estos los responsables finales ante la
alta gerencia.

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Algunas ventajas

Algunas desventajas

Cada colaborador es un especialista en las


funciones que realiza.

Es ms difcil la coordinacin, pues la


existencia de varias jefaturas y la
responsabilidad y poder fragmentados
pueden causar ms de algn problema.

Entrega flexibilidad a la hora de resolver


algn problema o tomar alguna decisin.

Los procesos se realizan de forma ms lenta.

Fuente: Material elaborado para este curso.

c) ORGANIZACIN MIXTA
Es la mezcla entre la organizacin lineal y la funcional, es decir, promueve la especializacin de los
colaboradores como tambin una autoridad y responsabilidad bien definida.
Algunas ventajas
Impulsa la
colaborador.

especializacin

Algunas desventajas
de

cada Que los especialistas en su cargo, quieran


imponer sus criterios.

Define claramente las responsabilidades, Que las jefaturas no valoren el trabajo de los
siendo cada jefatura responsable por los
especialistas, por encontrarlo muy tcnico.
buenos o malos resultados obtenidos por la
gente a su cargo.

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Se delimitan claramente las lneas de mando.

1.2.3 ORGANIGRAMAS
Qu son los organigramas?
De acuerdo a Chiavenato (2001), son la representacin grfica de la estructura organizacional de
una empresa. Estos se desarrollan a partir de la definicin que la empresa haga del tipo de
organizacin que se conformar, por lo que hay organigramas jerrquicos, funcionales, con staff
(grupo de apoyo en ciertas temticas, que no obedece lneas de mando y asesora a la alta gerencia
en temas claves para la empresa, por ejemplo, un staff de abogados).
Se debe tener presente que el organigrama representa en forma parcial a la empresa, pues no
incluye metodologas de trabajo, normas y polticas ni descripciones de cargo, etc.
Para confeccionar un organigrama se debe tener presente:
a) Primero definir claramente que se busca representar, porque puede ser la empresa en general
o solo una parte de ella.
b) Se debe intentar ser lo ms claro posible, para evitar confusiones entre la realidad que se
quiere representar y su representacin grfica.
c) Una vez construido este es indispensable comunicarlo a todos, como una forma de clarificar
lneas de dependencias y responsabilidades.

1.3. REAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA


Segn lo expuesto anteriormente en cuanto a los principios de organizacin, as como la divisin
del trabajo, se puede concluir que una de los efectos prcticos es dividir a la organizacin en reas
funcionales.
Dentro de las reas que se pueden encontrar comnmente en una empresa se tiene:
rea funcional

Produccin

Algunas actividades que realizan

Compras a proveedores.
Gestin de bodegas.
Fabricacin.
Envasado.

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Distribucin.

Finanzas

Marketing

Recursos humanos

rea administracin

rea TI

Presupuestos.
Balances y flujos de caja.
Contabilidad.
Tesorera.
Administracin de recursos.

Definir productos.
Definir precio.
Definir lugar de venta (plaza).
Definir publicidad.

Reclutamiento.
Seleccin.
Formacin.
Remuneracin y compensaciones.

Compras de insumos para desarrollar las actividades (cuadernos,


lpices, carpetas, etc.).
Limpieza y coordinacin del aseo de las oficinas.
Pago de proveedores, cuentas bsicas, etc.
Instalacin de softwares necesarios para el trabajo dentro de la
organizacin.
Soporte en caso de presentarse alguna falla.

Fuente: Material elaborado para este curso.

A continuacin se detallarn cada una de ellas, de acuerdo a la experiencia y a la realidad que


opera en estas unidades econmicas:

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1.3.1 REA DE PRODUCCIN/OPERACIONES


Es el rea que tiene como funcin transformar recursos
(materia prima, energa, mano de obra, informacin,
capital) en productos finales, para ser comercializados.
Es la encargada de formular y proponer los medios ms
adecuados para la elaboracin de los productos al coordinar
la logstica de: RR. HH., equipos, instalaciones e
infraestructura.
En la actualidad, ya no se habla exclusivamente de rea de produccin, porque si la empresa es de
servicios, se habla de rea de operaciones, que es una denominacin que permite incluir
organizaciones que fabrican bienes tangibles o servicios.
Para comprender en ms detalle el funcionamiento de esta rea, es necesario dividirla en las
diferentes funciones:
1) Ingeniera de producto:
a) Definir diseo del producto.
b) Realizar pruebas de ingeniera.
c) Asistir y apoyar a marketing en cuanto a detalles del producto.
2) Ingeniera de la planta:
a) Diseo de la instalacin de la fbrica o planta.
b) Mantenimiento de maquinarias y equipos utilizados.
c) Velar por la seguridad y la correcta implementacin de medidas preventivas.
3) Ingeniera industrial:
a) Distribucin que debe tener la planta para maximizar su rendimiento.
b) Estudios y anlisis de mtodos de trabajo ms efectivos y eficaces.
4) Planificacin y control de la produccin:
a) Realizar la programacin y los planes de trabajo (sistema de turnos, horarios ms
productivos, etc.).
b) Definicin de estndares del trabajo a realizar.
c) Reportes de control e informes de seguimiento de los niveles de produccin.

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5) Abastecimiento:
a)
b)
c)
d)

Flujos de aprovisionamiento.
Contacto y relacin con proveedores.
Compras tanto nacionales como internacionales.
Bodega y control de inventarios con los que se cuentan.

6) Fabricacin:
a) Produccin del bien o servicio que fabrica la empresa.
7) Realizar control de calidad:
a)
b)
c)
d)

Definir los criterios y normas a seguir (fijar estndares de calidad de los productos).
Realizacin de pruebas para validar la calidad.
Llevar un registro de las evaluaciones realizadas y sus resultados.
Analizar posibles mejoras, evitando mermas por baja calidad de los productos.

1.3.2 REA DE FINANZAS


Es el rea de encargada de la obtencin de recursos econmicos as como de la distribucin de
estos dentro de la empresa, para que se puedan realizar los planes propuestos y lograr los
objetivos estratgicos acordados, es decir, debe definir el tema de la inversin y del
financiamiento de la organizacin. Dentro de sus funciones se puede encontrar:
1) Financiamiento:
a) Obtencin de los recursos necesarios para disponer de capital de trabajo.
b) Planificacin financiera.
c) Establecer relaciones con los entes involucrados (bancos, financieras, empresas de
cobranza).
d) Hacer funciones de tesorera.
e) Definir nuevas inversiones.
2) Control (a travs de una contralora):
a) Realizacin de la contabilidad general.
b) Anlisis y registro de costos.
c) Confeccin de balances, estados de resultados y flujos de caja para procesos de auditora
interna.
d) Crditos, cobranzas y pago a proveedores.
e) Relacin con entes gubernamentales para tema impositivo.

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1.3.3 REA DE MARKETING


La finalidad principal del rea de marketing es la de comercializar de manera exitosa los productos
que la empresa produce.
Para ello debe realizar anlisis y estudios para determinar qu es lo que el cliente quiere,
asegurndose de que la necesidad de este sea satisfecha en el momento y lugar oportuno, a un
precio que el cliente est dispuesto a pagar.
Sus funciones ms importantes son:
1) Estudios de mercado: a travs de diferentes medios y fuentes de informacin (encuestas,
entrevistas, focus groups, etc.), se busca determinar las preferencias de compra del mercado
objetivo de la empresa. Se trabaja directamente con el rea de operaciones, pues cualquier
cambio en los gustos o preferencias de los clientes, generarn un impacto considerable en la
planificacin del rea de operaciones.
2) Publicidad y promocin: se busca dar a conocer al cliente los atributos que tiene el producto
que se est comercializando y as lograr incrementar las ventas.
3) Ventas: coordinar la venta directa y cultivar las relaciones con los canales de distribucin que
se tengan. Se considera como la funcin ms importante, pues permite a la empresa recibir
ingresos. El apoyo del rea financiera en la determinacin del precio y el nivel de ventas que se
debe tener son muy importantes para que la organizacin sea realmente rentable.
4) Posventa: se busca la retroalimentacin por parte del cliente en cuanto a su satisfaccin
despus de adquirido el producto, son responsables generalmente el rea de servicio al cliente
y de soporte, para que el cliente llame o se contacte y puede manifestar su opinin del
producto.

1.3.4 REA DE RECURSOS HUMANOS


Primero, se debe tener claro que las funciones del rea de
recursos humanos han ido variando a travs del tiempo desde
un punto de vista ms bien higinico (se le llamaba rea de
personal) hacia un enfoque ms profundo, con una
preocupacin real en el colaborador como un factor
determinante en el xito de una empresa.

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Como segundo punto se puede apreciar que no todas las empresas tienen la misma estructura de
rea, varan segn el tamao que tengan y a lo que se dediquen, hay algunas, por ejemplo, donde
todo el proceso de seleccin de personal esta externalizado (como las consultoras especialistas en
recursos humanos).
Algunas de las funciones del rea de RR. HH., son:
1) Empleo:
Dentro de esta funcin estn:
a) Reclutamiento: buscar el o los candidatos idneos a travs de portales de trabajo, agencias,
etc.
b) Seleccin: proceso donde los candidatos preseleccionados pasan por una serie de
entrevistas y evaluaciones psicolgicas para determinar si se ajustan al perfil que se anda
buscando.
c) Formacin: se capacita a la persona de acuerdo a la medicin de brechas por medio de la
deteccin de necesidades de capacitacin.
d) Tramitacin de la contratacin.
e) Tramitacin del cambio de cargo y despido.
2) Administracin de personal:
a)
b)
c)
d)

Confeccin de contratos y validacin de documentos.


Gestin de la nmina de colaboradores.
Gestin de licencias, permisos, vacaciones, horas extras.
Control de ausencias.

3) Beneficios y compensaciones:
a)
b)
c)
d)

Acuerdos y convenios con instituciones como cajas de compensacin, red de salud, etc.
Definir poltica de incentivos y compensaciones salariales.
Anlisis de rentas del mercado, en empresas del mismo rubro.
Salas cunas, becas, prstamos, seguros complementarios.

4) Desarrollo:
a) Coordinacin y ejecucin de planes de formacin.
b) Desarrollo de carrera.
c) Planes de retencin.

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d) Proceso evaluacin competencias laborales.


e) Comunicacin interna.
5) Relaciones laborales:
a) Proceso de negociacin colectiva con los sindicatos.
b) Coordinar procesos de elecciones.
c) Prevencin de riesgos laborales.

1.3.5 REA DE ADMINISTRACIN


Es el rea donde se coordinan las actividades que dan soporte a las actividades principales de la
empresa; est orientada a solucionar asuntos ms bien domsticos, pero imprescindibles para el
buen funcionamiento del negocio.
Entre ellas se encuentran:
1)
2)
3)
4)

Pago a proveedores.
Compras para insumos de oficinas, muebles y otros.
Pago de servicios bsicos.
Coordinacin del personal de aseo y guardias de seguridad.

1.3.6 REA DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN


El rea de tecnologa de la informacin (TI) en una empresa tiene a cargo todo lo que son los
sistemas operativos con los que trabajan los colaboradores, brindando, a su vez, soporte a todos
los usuarios de los sistemas, con la finalidad de garantizar la continuidad de su funcionamiento.
Algunas de sus labores son:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Administracin de sistemas y soporte centralizados.


Mantenimiento de los equipos, deteccin y resolucin de problemas asociados.
Generacin y gestin de cuentas de usuario y asignacin de programas y recursos a las mismas.
Conservacin de la seguridad de los sistemas y de la privacidad de los datos de usuario.
Instalacin y actualizacin de utilidades de softwares.
Copias y respaldos de la informacin que sea necesaria.
Atencin a usuarios (consultas, preguntas frecuentes, informacin general, resolucin de
problemas, asesoramiento, etc.).

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COMENTARIO FINAL
Durante esta semana se han abordado distintas formas organizativas de la empresa, las que estn
relacionadas con el tamao, con su produccin o bien con los servicios que ofrecen a los
consumidores. Como se pudo observar, los organigramas permiten establecer relaciones de
dependencia y responsabilidad.
Muchas veces se entra a trabajar a una determinada rea dentro de una organizacin y si bien se
tienen claras las tareas que se realizan en ella, se desconoce qu es lo que se est haciendo en las
otras reas, cmo su trabajo aporta a la consecucin de los objetivos y cmo la interrelacin entre
todas ellas permite formar sinergias y obtener mejores resultados.
Conocer lo que realizan las otras reas de una empresa permite tener una visin global tanto de la
gestin de la empresa como del mercado en el que se desempea, as como identificar, si recin
se est por ingresar al mundo laboral, en qu rea se quiere trabajar.

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REFERENCIAS
Koontz, H. y Weihrich, H. (2008). Administracin, una perspectiva global y empresarial. 11 edicin.
Mxico: Editorial Pearson.
Terry, G. R. (1988). Principios de la administracin. 4 edicin. Mxico: Editorial CECSA.
Fayol, H. (1971), Administracin industrial y general: previsin, organizacin, mando, coordinacin,
control, Doceava Edicin, Texas, Editorial Universitaria.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:


IACC (2014). reas funcionales de una empresa. Fundamentos de la Administracin. Semana 4.

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