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Auditoria Administrativa

Antecedentes
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la
verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no
es su nico objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya
en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.
Acreditase, todava, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta tcnica, apareci a
finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales,
que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacndose entre ellas los consejos Londineses
(Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581.
La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimi nuevas
direcciones a las tcnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades
creadas por la aparicin de las grandes empresas ( donde la naturaleza es el servicio es prcticamente
obligatorio).
Se preanuncio en 1.845 o sea, poco despus de penetrar la contabilidad de los dominios cientficos y ya el
"Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificacin anual de los balances que deban hacer los
auditores.
Tambin en los Estados Unidos de Norteamrica, una importante asociacin cuida las normas de
auditoria, la cual public diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de
1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942
y diciembre de 1.943.
El futuro de nuestro pas se prev para la profesin contable en el sector auditoria es realmente muy
grande, razn por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseanza ctedra para el estudio de
la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros pases se
realizan.

Definiciones

E. F. Norbeck: "Es una tcnica de control que proporciona a la gerencia un mtodo de valuacin de la
efectividad de los procedimientos operativos y controles internos."

En esencia, para Norbeck, el objetivo de la auditoria administrativa no consiste en delinear programas de


auditoria para auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para entender y comprender los aspectos
generales de esta disciplina mediante la valorizacin de los aspectos que forman la empresa.

William P. Leonard. Es el examen completo y constructivo de la estructura de una empresa, de una


institucin, de una seccin o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos,
sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus facilidades humanas y fsicas.

Para Leonard, la auditoria administrativa pretende ayudar y complementar la administracin en


determinadas rea que requieren economas y practicas mejoradas.

J. Fernndez Arena: Es la revisin objetiva, metdica y completa de la satisfaccin de los objetivos


institucionales que comprende en el aspecto servicio: Derecho-habientes, usuarios, consumidores,
en el aspecto social: Colaboracin, gobierno y comunidad, en el aspecto econmico: los acreedores
y los inversionistas. En base a los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la
participacin individual de los integrantes de la institucin abarca la coordinacin, la integracin, tanto
de los recursos humanos y fsicos y la eficiencia de la organizacin

La revisin estructural de la empresa se puede llevar por reas o en forma total. El informe es el resultado
del examen de la empresa en donde se darn las recomendaciones que ameriten, de acuerdo con los
elementos de juicio que tenga el auditor.

J. Rodrguez Valencia: Expresa que Es un examen detallado, metdico y completo practicado por un
profesional de la administracin sobre la gestin de un organismo social. Consiste en la aplicacin de
diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en la relacin con las
metas fijadas; sus recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organizacin, utilizacin
y coordinacin de dichos recursos; los mtodos y controles establecidos y su forma de operar".

De las definiciones anteriores sobre auditoria administrativa deducimos que esta proporciona una
evaluacin cuantificada de la eficiencia con la que cada funcin de la empresa desarrolla las diferentes etapas
del proceso administrativo. En otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la
empresa que auditamos, sealando el grado de efectividad con el que operan cada una de las unidades
administrativas que la integran. Por consecuencia, seala aquellas reas cuyos problemas exigen mayor
atencin por parte de la direccin general y que son necesarias mantener un cuidado constante en el
desarrollo de la actividad, por cuanto puede degenerarse en un problema que ocasione mayores costos y al
mismo tiempo ineficiencia hasta el grado de ser motivo de cierre, paro y mala calidad en toda la operacin de
la empresa.

Objetivos de la auditoria administrativa

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento


organizacional en relacin con estndares preestablecidos.

De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo
con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.
De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y
procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un
proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus
Contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin.

De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la


organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al
proceso de gestin de la organizacin.

Tipos de auditoria Administrativa


Auditora Financiera: Consiste en una revisin exploratoria y critica de los controles subyacentes y
los registros de contabilidad de una empresa realizada por un contador pblico, cuya conclusin es un
dictamen
a
cerca
de
la
correccin
de
los
estados
financieros
de
la
empresa.
Auditoria Interna: La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de
informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma,
utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el
mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros
pues
no
se
producen
bajo
la
figura
de
la
Fe
Pblica
Auditoria externa: Es el examen crtico, sistemtico y detallado hecho por una persona o firma
independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de
emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular
sugerencias para su mejoramiento. Se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del
sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d
autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones
del

Auditor.

Auditoria de operaciones: Se define como una tcnica para evaluar sistemticamente de una
funcin o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el rea
de estudio, con el objeto de asegurar a la administracin, que sus objetivos se cumplan, y determinar qu
condiciones pueden mejorarse. A continuacin se dan algunos ejemplos de la autoridad de operaciones:
Tambin es llamada auditoria administrativa y se define como el examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.
Auditoria Contable (de estados financieros): Consiste en el examen de la informacin contenida
en stos por parte de un auditor independiente al ente emisor. El propsito de este examen es determinar si
los mismos fueron preparados de acuerdo a las normas contables vigentes en cada pas o regin.
Auditoria administrativa: Es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la
empresa, institucin o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control,
medios
de operacin
y
empleo
que
de a
sus recursos
humanos y
materiales.
Auditoria integral: Es la evaluacin multidisciplinaria, independiente y con enfoque de sistemas del
grado y forma de cumplimientos de los objetivos de una organizacin, de la relacin con su entorno, as como
de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro ms adecuado de sus fines y/o el
mejor aprovechamiento de sus recursos.
Auditoria de resultados de programas: Esta auditoria la eficacia y congruencia alcanzadas en el
logro de los objetivos y las metas establecidas, en relacin con el avance del ejercicio presupuestal.
Auditoria de legalidad: Este tipo de auditoria tiene como finalidad revisar si la dependencia o
entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha observado el cumplimiento de disposiciones legales que sean

aplicables

(leyes,

reglamentos,

decretos,

circulares,

etc.)

La Auditoria Administrativa Como Prctica Natural Del Licenciado En Administracin


La auditora administrativa como practica integral del administrador, se considera un elemento
importante antes las organizaciones, pues bsicamente evala la gestin de la gerencia, del personal y otras
reas relevante de la misma, muchos profesionales en el rea, no se sienten muy cmodos al ser evaluados
por cualquiera de estos profesionales, ya sea interno o externo, pese a ello, se han orientado a una
aceptacin sin conflictos, pues esto mide la eficacia, eficiencia y economa de las organizaciones y conlleva a
mejoras, acciones correctivas, prevenciones o reestructuraciones de objetivos, misin y metas de las mismas,
considerndose
lo
ms
saludable.
Esta actividad va orientada a que su aplicacin sea realizada directamente por un profesional en el
rea de administracin, pues en trminos generales, conoce de procesos, controles, supervisiones y est en
la capacidad de coordinar de manera integral los objetivos administrativos de las organizaciones; conoce
mtodos, tcnicas, planeaciones, polticas, hasta pronsticos de la medida de trabajo en los que se asegura el
aprovechamiento de los recursos materiales y humanos , as como de las polticas de crdito, cobranzas,
inversiones, entre otros.
El profesional en administracin tiene conocimientos amplios, en diversas reas, procedimientos,
presupuestos, micro entorno, reclutamiento y seleccin de personal, procesos operativos, administrativos y de
control, y ms, que es por ello que est en la completa capacidad de verificar cada uno de ellos de forma
eficiente, y puede hacerlo como consultor interno y externo, cabe mencionar que es el administrador el nico
profesional capacitado para emitir un informe de esta ndole, aun cuando amerite la participacin de algunos
especialistas, de hecho, su recomendaciones pueden inclusive mejorar las funciones de la empresa que
satisfacen sus objetivos y a su vez, sus metas.
En trminos generales, el Licenciado en Administracin posee deberes y derechos, para poder
asumir con tica y responsabilidad todos los cargos que sean inherentes a su profesin bajo la proteccin del
estado, basado en la moral, la responsabilidad y las generalidades que dicha profesin permite.
Sabemos que el Administrador, es el profesional encargado de planificar, organizar, orientar, supervisar,
coordinar, todos los recursos que posee una organizacin de ndole pblica o privada, con el fin de satisfacer
y cumplir los objetivos y metas que dichas organizaciones establecen, de manera de proteger y reducir los
recursos
limitados
que
poseen
las
mismas
para
poder
obtenerlos.
Cuando usamos el trmino auditoria administrativa, no es ms que confirmar o verificar que estos
elementos definidos anteriormente sean cumplidos por otros profesionales de la misma rea. Sabiendo que se
cuenta con la total proteccin de Estado para el ejercicio libre de la profesin.

Enfoques de la Auditoria Administrativa


El enfoque de Leonard. (Management Audit 1960): De acuerdo a este autor el propsito y las
finalidades de la auditora administrativa son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los
elementos examinados e indica, a la vez, posibles mejoras en las operaciones.
El Enfoque Burton John (1968): Burton es uno de los autores ms recientes y se enfrenta a las
dificultades que implica tratar de enmarcar nuevas actividades a las que el desarrollo moderno obliga a
enfrentar. Considera como aspectos esenciales de la auditora administrativa los siguientes:

Criterios generales de actuacin: La auditora administrativa debe versar sobre algo


objetivo y mensurable; debe referirse al presente y al pasado pero no sobre el futuro. Debe

producir un resultado que sea comprensible y til para las diversas categoras del pblico
interesado.

Dictamen del auditor administrativo: Burton estima que es prematuro aun sugerir un
modelo de dictamen, pero considera que este debera incluir tres secciones bsicas: Alcance,
evaluacin de la actuacin gerencial pasada y evaluacin de la actuacin gerencial actual.

Enfoque del Anlisis Factorial (1962): Este enfoque trata el anlisis de los factores que influyen en
la administracin de un organismo social, y son los siguientes:
a. Medio Ambiente.
b. Poltica y Direccin.
c. Productos y Procesos.
d. Financiamiento.
e. Medios de Produccin.
f. Fuerza de Trabajo.
g. Suministros.
h. Actividad productora.
i. Mercado.
j. Contabilidad y estadstica.
Enfoque de Norbeck (1970): Norbeck asienta algunos lineamientos generales sobre la actuacin del auditor
einterno, en su funcin de consultor de empresas. En sntesis recomienda el siguiente esquema para una
Auditora Administrativa
1. Estudio preliminar.
2. Anlisis de los resultados del estudio inicial.
3. Auditora a fondo.
Enfoque de Fernndez Arena (1972): La propuesta de este autor combina un anlisis de los
objetivos, recursos y del proceso administrativo, y el esquema de estudio comprende:
A. Los objetivos de la empresa.
a. De servicio.
b. Social
c. Econmico.
A. La Direccin (en sus niveles existentes)
B. Los recursos.
d. Humanos
e. Materiales
f. Tcnicos.
C. El proceso administrativo.
a. Planeacin.
b. Implementacin.
c. Control.
Enfoque Cervantes Abreu S. (1977): La Auditora administrativa surgi de la necesidad por parte de
la direccin superior de tener un control administrativo y no slo el contable y financiero, como
tradicionalmente vena ocurriendo.
Este autor sugiere que la realizacin de la auditora administrativa debe llevarla a cabo un equipo de
especialistas profesionales en coordinados por un licenciado en administracin, auxiliados por el personal de
la empresa. Para Cervantes Abreu el desarrollo de la auditora administrativa comprende cuatro pasos:

* Recoleccin de informacin y verificacin de datos.


* Estudio de la organizacin y coordinacin de las funciones de la empresa.
* Revisin y evaluacin de control interno.
* Informe y recomendacin.
Enfoque de J. Rodrguez Valencia: Este autor considera que la auditora administrativa tiene como
objetivo principal proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita,
sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las unidades administrativas.

Diferencia

Entre

Auditoria

Financiera

Administrativa

Una Auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito
de
precisar
su
nivel
de
desempeo
y
oportunidades
de
mejora.
Por sus caractersticas, la Auditoria Administrativa permite que se revele en qu reas se requiere de un
estudio ms profundo, qu acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos,
cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un anlisis causa-efecto que
concilie
en
forma
congruente
los
hechos
con
las
ideas.

Auditoria Financiera busca evaluar y verificar las operaciones que han dado lugar a los
mencionados estados financieros con el fin de emitir una opinin o dictamen sobre si presentan
razonablemente la situacin financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los cambios que
sta haya sufrido, todo ello en concordancia con principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas
o con las disposiciones legales vigentes aplicables para cada caso, y asegurndose de que dichos estados
financieros hayan sido preparados en forma consistente de un perodo a otro.

Estructura De La Auditoria Administrativa


Una unidad de auditoria administrativa se estructura de la manera siguiente:
Auditor supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoria
administrativa y esta encargado de elaborar el "plan de auditoria", y de autorizar los procedimientos
y programas de revisin. Es indispensable que el auditor supervisor sea un profesionista de la administracin,
con suficiente experiencia y capacidad.
Auditor por reas. Es aquel profesional a quien despus de dominar las tcnicas de la auditoria
administrativa, se le clasifica y se le especializa por reas de trabajo, se le puede clasificar de la manera
siguiente: auditor de alta gerencia, auditor de asesora, auditor de personal, auditor de produccin, etc.
Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de reas en la
recopilacin de informacin y cuando se trata de empresas pequeas puede coordinar actividades.
Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de rutinas,
en la practica a esta persona se le gua y supervisa en el desarrollo de su trabajo.
El grupo de auditoria administrativa debe figurar en el nivel jerrquico de la empresa de donde pueda
operar en forma debida, adems puede formar parte de las actividades de la gerencia general, contralora,
control administrativo, planeacin, etc.

Diseo de la estructura de una unidad de auditoria administrativa


La estructura de la organizacin es un organismo proyectado para ayudar a proyectar las metas, lo
fundamental para el diseo de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa. Sin la comprensin
general y especfica de la situacin actual y la situacin futura, la posibilidad de que el sistema propuesto sea
bueno se reduce en forma considerable.
Factores que influyen en el tipo de decisin para la estructura ms conveniente:
Actividad

Programtica. Comprende el tipo de estructura por proyectos o matricial.

Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional.

Eventual. Seria un rea de apoyo.


Temporalidad

Permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para decidir el tipo de estructura adecuada.

Temporal. Estructura por proyectos o matricial.


mbito

Pequea. Tiende a ser una estructura lineal en la medida en que crece.

Grande. Tiende a ser una estructura funcional.

Relaciones
Independientes. La estructura depende del criterio que adopte.

Interrelacionada. La estructura es programtica.


Recursos

Recursos humanos

Especialistas. Estructura programtica.


No especialistas. El tipo de estructura lineal funcional.

Recursos financieros
Estructura programtica. Es mas alto el costo, por el tipo de personal mas calificado; pero a mediano y largo
plazo resultara mas barato, porque se trabaja a base de programas, lo que requiere de un solo supervisor.
Lineal funcional. Es menor el costo, por el tipo de personal no calificado; pero con forme crece el numero de
personal se requerir de mas supervisores, lo que provocara un aumento en los costos.

Recursos materiales

Distribucin de oficinas. Influye en el tipo de estructura, sobre todo cuando crece el personal y este no se
puede colocar en la oficina, lo cual provocar llevar a otra oficina parte del personal.