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Administracin del Tiempo

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Manual del curso:
ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
D. R 2013 CONALEP.
Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra,
incluida la portada, por cualquier medio sin autorizacin por
escrito del CONALEP. Lo contrario representa un acto de
piratera intelectual perseguido por la Ley Penal.
Calle 16 de septiembre No. 147 Norte, Col. Lzaro Crdenas,
C. P. 52148, Metepec, Estado de Mxico.
_________________________________________________

Presentacin

ElcursoAdministracindeltiempoformapartedelProgramaEmprendedordelCONALEP.
Eltiempoestimadodetrabajoesde10horasenelquedebers:

Cumplirconelestudiodelcontenidodelosmdulosdelcurso.
Aprobarlaevaluacinfinaldelcurso.
Recuerdaqueestasactividadestepermitirnmejorarentutrabajodiario.
Aprovchalas!

Atravsdeestecursovasa:

Conocerlaimportanciadeltiempoysuscaractersticasprincipales.
Identificarlaimportanciadeloshbitosparalaadministracindeltiempo.
Distinguirlourgentedeloimportanteatravsdeldiagramadeloscuatrocuadrantes,
identificandoaquellasaccionesqueteubicaranenelcuadrantedos,mejorandoastu
calidaddevidaytutiempo.
Distinguirlascausasysolucionesalosdistractoresmscomunes,aprenderatrabajar
enequipoeidentificarlasactividadesquepermitenadministrarmejoreltiempo.

Contenido

ModuloI:AdministracindelTiempo

Queseltiempo?
Qusignificaadministrareltiempo?
Cuatrogeneracionesdelaadministracindeltiempo

ModuloII:PrincipiosdelaAdministracinPersonal
Lascuatronecesidadesdelserhumano
Evaluacindehbitos
MduloIII:MatrizdelaAdministracindelTiempo
Loscuatrocuadrantes
CmoconvertirmeenunautoadministradordelCuadrante2?

MduloIV:ControlandoDistractores

Distractoresmscomunes
Distinguirloprioritariodeloimportante
Obteniendoresultados

Administracin del tiempo

Elcursoestconformadodelasiguientemanera:
Seccin
Descripcin
MduloI.Eltiempo,unrecursono
LafinalidaddelmduloIesconocerlaimportanciadel
tiempoysuscaractersticasprincipales.
renovable
MduloII.Principiosdela
administracinpersonal

MduloIII.Matrizdelaadministracin
deltiempo

MduloIV.Controlandodistractores

Evaluacin

Conclusin

EnelmduloII,comprenderslaimportanciadelascuatro
necesidadesbsicasdelserhumanoycmoseconvierten
enlosprincipiosdelaadministracinpersonal.Adems
identificarslaimportanciadeloshbitosparala
administracindeltiempo.
EnelmoduloIII,aprendersadistinguirlourgentedelo
importanteentuslaboresdiarias,atravsdeldiagramade
loscuatrocuadrantes.Identificarsquaccionesson
necesariasparaubicarteenelcuadrantedosymejorarastu
calidaddevidaytutiempo.
EnelmduloIV,identificarslascausasysolucionesdelos
distractoresmscomunes;tambinidentificars,las
actividadesyactitudesquegeneranunadiferencia
sustancialenlavidapersonalylaboral;conocersla
importanciadetrabajarenequipoydistinguirsaquellas
actividadesnecesariasparaadministrareltiempo.
Lafinalidaddelaevaluacinescomprobartuaprendizaje
adquiridoalolargodelcurso.

Esuncierrequepresentalosprincipalesconceptosvistos
duranteelcurso.

Administracin del tiempo

I.Administracindeltiempo

Administracin del tiempo

Leccin1.Queseltiempo?

1.Elrecurso

Desdepocasmuyantiguas,elhombrehavaloradoaltiempodemuydiversasformas.
Lehaatribuidocualidadesypoderescomolosdelamismanaturalezaaldecirqueeltiempo
locuratodo.Tambin,loasociamosalpoderdeunaideacuandodecimosquehallegadoel
momentooportunoyreconocemoselmovimientoimplacableeinevitabledelmismocuando
decimoseltiempopasa.
Lavidamodernatanapresuradayconstantementecambiante,noshaobligadoavalorarms
eltiempodeltrabajoyeltiempodelavida,porloqueeltemadelaadministracindeltiempo
sehavueltocadavezmsimportante.
Durante esta primera leccin te platicar sobre la importancia del tiempo y por qu se
considera como el recurso ms valioso. Adems reflexionaremos sobre la manera en que
actualmenteutilizastutiempoylasnecesidadesyfrustracionesquestetegenera.

El tiempo siempre ha sido muy importante para las personas, desde pocas antiguas se ha
intentadoexplicarsusignificado.

Paralosgriegosdelapocaclsicaeltiempoeraundios:Cronos,quienregatodasuvida.
Aristteles,quienesunodelosmsgrandesfilsofos,lodefinicomoelnmeroolamedida
delmovimientosegnantesydespus
Hoyendasedicequeeltiempoeslarelacindeduracinqueseestableceentredosoms
fenmenos,sucesos,cuerposuobjetos.

Es un hecho que el tiempo tiene muchas facetas y diferentes significados; sin embargo,
reconocemosqueeselrecursoporexcelenciayporlotantopreciadoyprecioso.Eselrecurso
bsicoparallevaracabocualquiertareaoactividad,pordesgracia,noesrenovable.
Paraelhumanoeltiempoesvida.Vidabiolgicanosustituible,renovableorecuperable,que
camina sin detenerse jams. Cuntas veces quisiramos poder regresar en el tiempo y
utilizarlodemaneradiferente.
A menudo las decisiones que tomamos sobre la forma como empleamos el tiempo y las
consecuenciasdeestasdecisionesnosmuestranunabrechaentreelmodocomoempleamos
eltiempoy,loqueconsideramosimportanteennuestravida.Escuestindevaloracin.

Administracin del tiempo

2.Frustraciones

Contodaseguridad,podemosafirmarqueeltiempoesunrecursonorenovable,porloquesi
nosponemosapensarseriamenteenlascosasimportantesdelavida...

Culesconsiderasquesonstas?
Recibenestascosaslaatencinpreferenteylaatencinquedeseasbrindarles?
Culeslaraznporlaquenopuedescolocarenprimerlugarlascosasesenciales?

Durante aos hemos tenido acceso a mtodos, herramientas e informacin sobre la


administracinycontroldenuestrotiempo.

Senosasegurquesitrabajbamosmsaprenderamosahacerlascosasmejorymsrpido;
tambinsenosdijoquesiusbamosalgunamquinaoherramientanuevaquenospermitiera
ordenaradecuadamentenuestrosarchivospodramosllegarahacerlotodo.
Pero, conforme los comentarios de las personas que conocemos el resultado es mayor
frustracinyculpa.

Hasescuchadoohashechoalgunosdelossiguientescomentarios?

Necesitomstiempo
Deseodisfrutarmsdelavida.Estoysiemprecorriendoynuncatengotiempopara
m.
Mifamiliayamigosexigenmsdemperonoscomosatisfacerlos.
Meencuentroenunapermanentesituacindecrisisporquepospongolascosas.
Noexisteequilibrioentremividaprivadaylaboral.Dalaimpresindequecuandole
quitoeltiempoaunaparadrseloalaotra,lasituacinempeora.
Haymuchoquehacerytodoesimportante,cmohagoparaelegir?
Estoymuyestresado

Siteidentificasteconalgunodeestoscomentarios,talveznecesitesrevalorartutiempo.
Felictatepueshoytienesesaoportunidad.

Administracin del tiempo

Qusignificaadministrareltiempo?

1.Cuestindedecisin

Sabesqusignificaadministrareltiempo?
Duranteeltranscursodeestasegundaleccinrevisaremoselconceptodeadministracindel
tiempoatravsdeunenfoquecentradoenprincipiosqueteayudaracomprendermejorsu
significado.
Elmtododeadministracindeltiempotradicionalsugierequealhacerlascosasconmayor
eficiencia,sellegaatomarelcontroldelapropiavidayqueunmayorcontroltraeconsigola
pazysatisfaccinquesedesea.
Sin embargo la experiencia nos ensea que resulta poco til basar nuestra felicidad en la
capacidaddecontrolartodo.
Es por eso que en este curso te resultar de inters visualizar la administracin del tiempo
tradicionalconunanuevaptica,setratadeunenfoquecentradoenprincipios,loscualesvan
msalldelastradicionalesrecetasqueimplicanrealizarmscosasconmayorvelocidad,ms
trabajoymsingenio.

Estosprincipios,msqueayudarnosaprogramarnuestrotiempo,nosofrecenunabrjula,la
cualrepresentanuestravisin,nuestrosvalores,nuestrosprincipios,nuestramisin,nuestra
orientacin:todoloqueesimportanteyelmodocomodirigimosnuestravida.

Encontraste,otraherramientaquenosdirigeeselreloj,elcualrepresentaloscompromisos,
las citas, los horarios, las metas, las actividades lo que hacemos con el tiempo y como lo
administramos.

2.Cuestindeprincipios

Pues bien, de este paradigma, que afirma la existencia de principios y de que solo somos
efectivosenlamedidaquelosdescubrimosyvivimosenarmonaconellossurgeunsentido
dehumildad,quenosinvolucraenunacontinuabsquedaparacomprenderyvivirenarmona
conlasleyesdelavida.
Nuestra seguridad no se basa en la ilusin de la comparacin, como por ejemplo cuando
decimos soy ms apuesto, poseo ms dinero, tengo un mejor trabajo o trabajo mejor que
otro.

Una adecuada administracin del tiempo para el logro de los objetivos organizacionales,
empieza con una adecuada administracin personal del tiempo ya que de otra manera
continuaremos enfrentando los embates de los compromisos no cumplidos, las cosas
incompletasylapresindequienesnosrodean.

Cuando fracasamos o cometemos algn error o nos topamos con un problema de frente,
decimosQupuedoaprenderdeesto?Llegamosalprincipioquenosenseaaconvertirla
debilidadenfortaleza.

Solosomosefectivosenlamedidaenquedescubrimoslosprincipiosyvaloresquenosrigeny
vivimosenarmonaconellos.

Administracin del tiempo

3.Reflexin

Quhayentubrjula?
Piensaenloquetedirigecomopersonaenlossiguientesaspectos:

Misinpersonal
Visinpersonal
Tresprincipalesvalores

Sinolotienesclaro,esunbuenmomentoparaqueloreflexiones.

Lamisinpersonalsonaquellasmetasqueledansentidoatuvida;lavisinpersonalpuede
serconsideradacomotumetamximaenlavida.
Losvaloresporlosculestedirigessonaquellosquealavezsostienentumisinyvisin.

Lanecesidaddebuscarequilibrioennuestravida,nosllevaacalificarnosencadaunadelas
reasquelacomponen.
Porestolaruedadelavidasedivideenochoejesfundamentalesparaelequilibriodelavida
delossereshumanos.Observabienlarueda,Identificasculessonlosejes?Creesqueestos
sontodosoaadirasalgnotro?

Personal
Familiar

Espiritual

Salud

Econmica
Servicio

Social
Trabajo

Desarrollarunoodosejesydescuidarlosdemsharquelaruedadelavidapierdasuforma
circular, gire con sobresaltos y dificultad e incluso avance ms despacio. Los sobresaltos
generangolpesdolorososydificultancontinuaravanzando.
Por ejemplo, concentrarse exclusivamente en el trabajo puede ocasionar un desequilibrio
familiaroenlasalud.Escomnverqueunapersonaexitosaeneltrabajotengadificultades
enlosotrosejes.Elxitoenunreanojustificaelfracasoenlasotras,eldesarrollopersonal
debeserarmnico.Porestoesimportanteelaborarunplanparabalancearlaruedadelavida.

Administracin del tiempo

Cuatrogeneracionesdelaadministracindeltiempo

Sabescuntasgeneracioneshaydelaadministracindeltiempo?

Enesta leccinrevisaremoscadauna delascuatrogeneraciones,conociendo


sus caractersticas principales, ventajas y desventajas. Esto nos ayudar a
comprender mejor como hemos evolucionado respecto a la manera en que administramos
nuestrotiempo.

Hace slo tres dcadas haba menos de una docena de libros importantes sobre el tema
administracin del tiempo, una investigacin reciente revela la existencia de un centenar de
libros,cientosdeartculosyunaampliavariedaddecalendarios,planificadores,programasde
computacinyotrasherramientasparaadministrareltiempo.
Todaestainformacinseresumienochoenfoquesbsicosquevandesdelostradicionales,
orientados hacia la eficiencia, hasta algunos de los ms modernos que desplazan a los
paradigmastradicionales.
Entre los enfoques modernos, prevalece la idea de dejarse llevar del Lejano Oriente. Nos
induceaconectarnosconlosritmosnaturalesdelavida,conesosmomentosatemporales
cuandoeltictacdelrelojsencillamentesedesvaneceenelgocedelmomento.

Detodasestasposturasseadviertequelamayoradelaspersonasserelacionanenmayoro
menormedidaconlastresgeneracionesdelaadministracindeltiempo.Cadageneracin
sebasaenlaanteriorytiendehaciaunamejoreficienciaycontrol.

1.PrimeraGeneracin
Mira, la primera generacin se basa en recordatorios. Consiste en dejarse llevar por la
corriente pero sin perder de vista lo que se desea hacer con su propio tiempo: escribir un
informe,asistiraunareunin,repararelautomvil,ordenarelgaraje.
Estageneracinsecaracterizaporlaredaccindesimplesnotasylistasdetareas.
Sipertenecesaestageneracin,llevarscontigoestaslistasyrecurriraellasparanoolvidar
hacer tal o cual cosa. Si todo marcha bien, al finalizar el da habrs realizado mucho de lo
planeadoylopodrsborrardelalista.Lastareasquenohicistelastransferirsalalistadel
dasiguiente.

2.SegundaGeneracin
Lasegundageneracinsefundamentaenplanificarypreparar.Secaracterizaporelempleo
decalendariosyagendas.Setratadeeficiencia,responsabilidadpersonal,logroenfijarmetas,
planificacinporadelantadoyprogramacindefuturasactividadesyacontecimientos.
Si perteneces a esta generacin, concertars entrevistas, pondrs por escrito compromisos,
identificarslasfechastope,anotarsloslugaresdondesecelebranlasreuniones.Inclusoes
posiblequeingresesestainformacinenalgntipodecomputadoraodered.

3.TerceraGeneracin
Latercerageneracinsuponeelplaneamiento,lapriorizacinyelcontrol.
Sipertenecesaestageneracin,conseguridadhabrsdedicadociertotiempoalaaclaracin
detusvaloresyprioridades.Tehabrspreguntado:Qudeseo?.

Administracin del tiempo

Enciertomodoestastresgeneracionesdeadministracindeltiempoaportaronalincremento
de la efectividad en la vida. La eficiencia, la planificacin, la priorizacin, la clarificacin de
valoresylafijacindemetasconstituyeronunimportanteypositivoaporte.

VentajasyDesventajasdelasprimerastresgeneraciones
Ahorarevisemoslasventajasydesventajasdecadaunadelasgeneraciones.
La primera generacin tiene la ventaja de adaptarse cuando surge algo ms importante, es
decir,tienelaflexibilidadparadejarsellevarporlacorriente.
Adems, tiene mayor sensibilidad hacia los otros, no hay una excesiva programacin y
estructuracin y por consiguiente menos estrs. Esta generacin Registra las tareas por
hacer.
Entre las desventajas de la primera generacin se encuentra la carencia de una verdadera
estructura por lo que a veces las cosas tienden a irse de las manos. Adems se ignoran u
olvidanloscompromisosconlosdemsyselograrelativamentepoco,pasandodeunacrisisa
otra.
Lascosasqueseconsideranimportantessonaquellasquesetienendelante.

Lasegundageneracintienecomoventajasqueregistranloscompromisosylascitas.Adems
se obtienen ms logros a travs de metas y planificacin asimismo las reuniones y
presentacionessonefectivasdebidoalapreparacin.

Por otro lado, una de las desventajas de esta generacin es que antepone los horarios a la
gente.Adems,lasaccionesvanencaminadasmssobreloquesedeseaynonecesariamente
loquesenecesitaoloquesatisface.
Por ltimo, sus pensamientos y acciones son independientes, considerando a la gente como
mediosobarrerasconrelacinalasmetas.

La tercera generacin tiene ms ventajas que las generaciones anteriores. Esta generacin
asume la responsabilidad de los resultados, relaciona los valores traducindolos en metas y
acciones.
Adems aprovecha el poder de las metas a largo mediano y corto plazo e incrementa la
productividad personal mediante la planificacin y priorizacin diarias. Tiene la ventaja de
brindarestructurayordenalavida.

Sin embargo, al igual que la primera y segunda generacin, posee ciertas desventajas. Entre
estasseencuentranlassiguientes:

Puedehacertecreerquetieneselcontrol.
Losvaloresnonecesariamentesoncongruentesconlosprincipiosquegobiernan.
Noseaprovechaelpoderdelavisin.
Laplanificacinraramentevamsalldelourgenteylascrisis.
Conducealaculpa,programacinexcesivaydesequilibrioentrelosroles.
Anteponeloshorariosalaspersonas,alascuales,secosifica.
Las habilidades por s mismas, no producen Liderazgo y efectividad. Es necesario el
carcter.

Administracin del tiempo

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4.CuartaGeneracin
Despus de revisar las ventajas y desventajas de las generaciones anteriores, es evidente la
necesidaddeunacuartageneracinquetengatodaslasventajasdestas,quecarezcadesus
desventajasyquevayamsall.
Paraelloserequiereunparadigmayunenfoquequenosediferencienporelgrado,sinoporla
calidad:unarupturaconlasformasdepensaryobrarmenosefectivas.
Ms que una evolucin, necesitamos una revolucin. ES PRECISO PASAR DE LA
ADMINISTRACIN DEL TIEMPO AL LIDERAZGO DE VIDA: a una cuarta generacin basada en
paradigmasquelogrenresultadosdecalidaddevida.

Resumen

ElmduloIhaterminado,demosunrepasoalasideasmsimportantesqueaquse
presentaron:

Eltiempotienemuchasfacetasydiferentessignificados,sinembargoreconocemos
queesunartculodeprimeranecesidadyporlotantopreciosoypreciado.Esel
recursomsvaliosoqueposeemosynoesrenovable

Amenudoencontramosqueexisteunabrechaentrenuestrasdecisionessobrecmo
empleareltiempoyloqueconsideramosimportanteenlavida.Siconfrecuencia
sientesfrustracinyculpa,necesitasrevalorartutiempoycambiarladireccindetu
brjulatomandoencuentatumisinyvisinpersonalylosvaloresquesustentana
stas.

Laadministracindeltiempoesunmtodoquetienerelativamentepocotiempode
haberaparecidoperoqueeneltranscursohacobradomsfuerzaayudndonosa
mejorarnuestracalidaddevida.

Administracin del tiempo

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II.Principiosdelaadministracin
personal

Administracin del tiempo

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Introduccin

Con ayuda de este contenido podrs comprender la importancia de las cuatro necesidades
bsicasdetodoserhumanoycmoestasseconviertenenlosprincipiosdelaadministracin
personal. Adems podrs identificar la importancia de los hbitos para la administracin del
tiempo.

1. Lascuatronecesidadesdelserhumano

Comopartedeloselementosaseguirdentrodelacuartageneracin,esnecesarioqueparael
logrodelosobjetivosorganizacionales,cadaindividuodefinasusfundamentospersonalesque
lefacilitenunaadecuadaparticipacinenequipo.

En esta leccin podrs identificar aquellos principios que te permitirn colaborar


efectivamenteconelrestodelaorganizacin.

Vivir,amar,aprenderydejarunlegado
Ciertas cosas resultan fundamentales para la realizacin humana. Si no satisfacemos estas
necesidadesbsicas,nossentimosvacoseincompletos.
Es posible que intentemos llenar ese vaco mediante la adiccin a lo urgente, o que nos
volvamoscomplacientesynosconformemosconlasatisfaccintemporal.
Tehassentidoas?
La administracin personal comienza con la satisfaccin de las cuatro necesidades y
habilidades humanas. La esencia de estas necesidades se sintetiza en la frase: VIVIR, AMAR,
APRENDERYDEJARUNLEGADO.

Qusignificacadaunadeestasnecesidades?

VIVIR es nuestra necesidad fsica en lo que respecta a alimentos, vestido, vivienda,


bienestareconmicoysalud.
AMAR,esnuestranecesidadsocialderelacionarnosconlosdems,pertenecer,amary
seramados.
APRENDER,esnuestranecesidadmentaldedesarrollarnosycrecer.
DEJAR UN LEGADO, es el equivalente a la necesidad espiritual de poseer un sentido,
delsignificado,elpropsito,lacongruenciapersonalylacontribucin.

Cada una de las cuatro necesidades mencionadas tiene una importancia vital. En caso de no
satisfaceralgunadeellas,sereducelacalidaddevida,yaqueseoriginaunagujeronegro
quedevoratuenergayatencin.

Si tienes un problema econmico o sufres un intenso trauma social como un divorcio, o


contraesunaenfermedad,lanecesidadnosatisfechapuedeconvertirseenelfactorurgentey
dominantequeteconsume.
Alresponderconfrecuenciaalourgente,alasnecesidadesinsatisfechas,tiendesaconvertirte
enunexcelenteadministradordeurgencias.

Administracin del tiempo

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Las necesidades estn profundamente interrelacionadas. Algunos de nosotros reconocemos


quelastenemosperotendemosaconsiderarlascomopartedelavida.

Elretomsimportanteparaobteneralmismotiempoxitoyfelicidad,eslograrmantenerun
equilibriosanoentrelavidapersonal,familiar,detrabajoydelarelacinconelmundo,que
resulteenunaautoimagenintegral,sanayequilibradadelosdistintosroles.

Granpartedenuestrodolorprovienedelaexperienciadetenerxitoenunrolaexpensasde
otro:Elxitoenlosnegociosnojustificaeldesequilibrioennuestrarelacindepareja,elxito
ennuestraprofesinnojustificaelconflictocomopadres.

Lasabiduraderivadelequilibrio.Pensamosqueelequilibrioconsisteencorrerdeunreaa
otraconlasuficienterapidezcomoparadedicarleigualcantidaddetiempo.
Sinembargo,esenlasuperposicindeestascuatronecesidadesdondesehallaelverdadero
equilibriointerior,ellogroylaalegradevivir.
Losadictosaltrabajosonmuyinteligentes,interesantes,amenudoingeniososyencantadores,
peronoposeensabidurainterior,aslotestificanlascrisisquesufrenensuvida.

Revisa la imagen que representa el equilibrio de las cuatro necesidades mediante la


superposicindestas.

Espiritual

Fsica

Mental

Social

Conquintensidadafectanestasnecesidadeseltiempoylacalidaddenuestravida?

Reflexionasobrelospuntosqueseexponenacontinuacin:

Tehaspuestoapensarsiposeeslamismaenergaycapacidadfsicadurantetodoel
da.Desearashacerotrascosasperonopuedesporquetesientescansadoofuerade
forma?
En cuestiones econmicas, consideras que te encuentras en una posicin segura?
Puedes satisfacer tus necesidades y guardar reservas para el futuro? O tienes
deudas,trabajasdurantelargashorasyapenasprogresas?

Administracin del tiempo

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Encuantoalasrelacionesconlosdems,puedestrabajarconotrosdeformaefectiva
para lograr objetivos comunes o te sientes aislado y solo? Trabajar con otros te
resultaundesafodebidoamalentendidosofaltadecomunicacin?Eresincapazde
pasarbuenosmomentosconlagentequeamas?
Respecto a tu desarrollo profesional, consideras que aprendes, creces, desarrollas
nuevas perspectivas y adquieres nuevos talentos o, por el contrario, te sientes
estancado? Te encuentras obstaculizado para progresar en tu profesin u otras
actividades que desearas emprender, pues no posees la educacin o las aptitudes
necesarias? Cuentas con un claro sentido de la direccin y el propsito que te
inspiranyenergizan?Otesientesinsegurorespectoaloqueesimportanteparatiy
confundidoacercadeloqueenverdaddeseasrealizarenlavida?

2.Evaluacindehbitos

Durante el transcurso de esta segunda leccin revisaremos el concepto hbito e


identificaremos la importancia de stos para la administracin del tiempo. Adems,
comprenders la potencialidad de los cuatro dones humanos permitindote as tomar
concienciadetusactitudesydecisiones,responsabilizndotedelasconsecuencias.

Qusonloshbitos?

Los hbitos son tendencias o modos de actuar de forma inconsciente o mecnica, expresan
nuestrocarcterypuedenconducirnostantoalaefectividadcomoalainefectividad.

Todosposeemosenmayoromenormedidamaloshbitosquevanencontradelosprincipios
bsicos de efectividad humana. Estos malos hbitos nos impiden llegar a donde nos hemos
propuesto,nosimpidenlograrelxitoennuestrasvidas.Afortunadamenteloshbitosnoson
irrompibles, as como los aprendimos, los podemos desaprender, o sustituir por otros que
cubrannuestrasnecesidades.

Losbuenoshbitossonlallavedelxito:lagentetriunfadoraseformaelhbitodehacerlas
cosasqueseannecesarias,lesagradeono.Elconocimientonoessuficiente,debesactuarya
que el conocimiento sin accin es una forma de impotencia. La mayora de nosotros cambia
slocuandoseveforzado;esafuerzapuedeserexternaointerna.Laautodisciplinaconsiste
enhacerloquetienesquehacer,tegusteono.Asdesimple.

Para cambiar de hbitos, se nos sugiere empezar con un programa de veintiocho das en el
que detallemos lo que deseamos cambiar. Los hbitos tardan aproximadamente veintiocho
das en pasar al inconsciente; por lo que, si logras tener disciplina y realizar durante este
tiempo los hbitos que quieres adquirir, lo logrars. Recuerda, el comn denominador del
xito es hacer las cosas que a los fracasados no les gusta hacer. Si tenemos buenos hbitos
tenemosganadoelxito.

Por naturaleza poseemos dones que nos distinguen del mundo animal. Ocupan el espacio
entre el estmulo y la respuesta, entre las cosas que nos ocurren y la forma como
reaccionamosanteellas.

Administracin del tiempo

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Estossdonesson:

Autocono
ocimiento
Conciencia,
VoluntadIndependientey
Creatividad

Estossdonesnos permitentomarconcien
nciadenuesttrascreenciaas,actitudess,decisiones ynos
perm
miten hacer elecciones y
y responsab
bilizarnos de
e las conseccuencias. En
n nuestro in
nterior
contaamosconmu
uchosmsreecursosquelasimpleresspuestafrentteaunestm
mulo,olareaaccin
frenteaunaaccin;somossseresintegraales,poseedo
oresdeuna conciencia infinita,creaativos,
capaccesdeconoccerse,descub
brirse,reinveentarseyauttorregularseeusandolavoluntad.

El ser humano recibe un esstmulo y meediante los cuatro donees, es decir,, la concienccia, la
imaginacin, laconcienciam
moralylavolluntadindep
pendiente,o
obtienesulib
bertadinteriorde
elegirrrespondien
ndoasalesttmulo.

Autoconocimientto
La au
utoconcienciia nos conecta con la sabidura
s
de
e las pocass y la sabidura del corrazn.
Consttituye un sisstema de gu
ua interno, que nos pe
ermite deducir cundo actuar o, incluso,
cund
do se preteende actuar en una forma que ess contraria al principio.. Asimismo
o, nos
propo
orcionaunaideadenuesstrostalento
osynuestram
misinperso
onal.

Volun
ntadindependiente
Lavo
oluntadindep
pendienteseerefiereanuestracapaccidadparaactuar.Noso
otorgaelpod
derde
irmsalldelossparadigmass,nadarcontralacorriente,evaluarrloscomporrtamientos,aactuar
basad
dosenprinciipiosenlugaardereaccionarsegnlaemocinollascircunstancias.

Imaginacincreaativa
Elterrcerdones eldelaimaginacincreeativa.Estesserefiereal poderpara preverune
estado
futuro,paracrearalgoennueestramenteyparasoluccionarprobleemassinrgiccamente.
nospermitevvernosanossotrosyalosdemsde formadifere
entey
Setrratadelafaccultadquen
mejordeloquessomosenlarrealidad.

Concienciamoral
Laco
oncienciamo
oraleselcuaartodon,ystanosperm
mitecompreenderquefo
ormamosparrtede
unsisstemamsalldeunomismo.

Administracin deel tiempo

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Resumen

El mdulo II ha terminado, demos un repaso a las ideas ms importantes que aqu se


presentaron:

Losmaloshbitosnosimpidenllegaradondenoshemospropuesto;afortunadamente
estosnosonirrompibles,ascomolosaprendimossepuedendesaprenderosustituir.
La gente triunfadora se forma el hbito de hacer las cosas que sean necesarias, les
agradeono.Estosignificaquenecesitasactuarparalogrartusmetas.
Somos seres integrales, poseedores de una conciencia infinita, creativos, capaces de
conocernos, descubrirnos, reinventarnos y autorregularnos usando la voluntad.
Empleatusdonesyresponsabilzatedetusacciones.

Administracin del tiempo

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III.Matrizdelaadministracindel
tiempo

Administracin del tiempo

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Introduccin

Este contenido te ayudar a distinguir lo urgente de lo importante en tus labores diarias a


travsdelanlisisdeldiagramadeloscuatrocuadrantes.

Ademsconocersquaccionessonnecesariasparaquepuedasubicarteenelcuadrantedos
ymejoraraslacalidaddetuvidaydetutiempo.

Loscuatrocuadrantes

No importante

Importante

El uso de diagrama de los cuatro cuadrantes puede ayudarnos a analizar mejor las labores
diarias.Enestaleccinpodrsaprenderadistinguirlourgentedeloimportante.

Conoceryhacerloqueesimportanteenlugardesimplementeresponderalourgenteresulta
fundamental para el manejo del tiempo. Poco nos damos cuenta de la forma en que la
urgenciadeterminanuestraeleccindelascosasquedebemoshacer.
Elproblemanoradicaenlaurgenciaens,sinoenque,cuandosevuelveelfactordominante
ennuestravida,dejamosdeverloimportantepararesolversololourgente.

Elsiguientediagramanosdaunaideadecmoclasificarnuestrasactividades.

Urgente
No urgente

I
II

Preparacin
Crisis

Prevencin
Problemas acuciantes
Clarificacin de

Proyectos con fechas


valores
de vencimiento,

Planificacin
reuniones y
Creacin de
preparaciones

relaciones
Verdadera recreacin

Catalizar el poder interior

III
IV

Interrupciones, algunas
Trivialidades, ajetreo
llamadas telefnicas
Correspondencia

Correspondencia,
publicitaria

informes
Algunas llamadas
Reuniones
telefnicas

Muchos asuntos
Acciones que

acuciantes e
representan prdida
inmediatos
de tiempo

Muchas actividades
Actividades

populares
de escape

EnelcuadranteIyIIseencuentranlastareasqueimpactanenelnegocio.Esaqudondeel
mayorporcentajedenuestrotiempoyenergadebenestarenfocados.

ElcuadranteIIincluyelasactividadesquesonimportantesperonourgentes.Eselcuadrante
de la calidad, donde planificamos a largo plazo, anticipamos y prevemos problemas,
ampliamos nuestra mente y desarrollamos habilidades. Una vez que comiences a invertir
tiempo en el cuadrante II, influir de forma significativa en la cantidad de tiempo que se
empleaenlosotrostres.

Administracin del tiempo

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En el cuadrante III y IV encontramos las tareas necesarias, las que de no realizarse pueden
ocasionarconflicto,obien,convertirseenCuellodebotella.

CmoconvertirmeenunautoadministradordelCuadrante2?

Durante el transcurso de esta segunda leccin revisaremos cul es el paradigma de la


importanciaparanutrirlacalidaddevida.Adems,identificarscadaunadelasetapasquese
llevanacabodentrodelprocesodeorganizacinsemanal.

Para convertirnos en autoadministradores del cuadrante 2 necesitamos aplicar el paradigma


delaimportanciaparanutrirlacalidaddevida.Setratadeunaactividaddegraninfluencia
quesepuederealizarenunostreintaminutoscadasemana.
Esimportanteconsiderarelhechodequeelsistemanoequivaleaunaherramientamgica.
EstdirigidoamejorarelprocesodeorganizacindelCuadranteII.
Peroestemismoprocesopuedeorganizarseenunplanificador,enunacomputadora,enuna
libretaconespiraleinclusoenunaservilletadepapel.

Cabesealarquelaplaneacindiarianosproveeunavistalimitada.Cuandoestaconsisteen
un primer plano a menudo nos conduce a que nos concentremos en lo que tenemos
enfrente.Laurgenciaylaeficienciatomanellugardelaimportanciaylaefectividad.
En cambio, la organizacin semanal proporciona un contexto ms amplio, las actividades
diariascomienzanatomardimensionesmsadecuadas,cuandosevisualizanenuncontexto
delasemana.

Acontinuacindescribiremoscadaunadelasetapas:

Etapauno:Conctatecontumisinyvisin
Esta primera etapa consiste en conectarse con lo ms importante de tu vida en conjunto, o
biendelavidaopropsitodelaorganizacinenlaquetrabajas.
El contexto brinda significado, debes tomar en cuenta el cuadro extenso, es decir, lo que te
preocupa,loquedasentidoatuvida.
Laclaveparaestaconexinestenlaclaridaddetuvisinrespectoaunaseriepreguntasque
revisaremosacontinuacin.
Comoresultadodeunareflexinanivelpersonal,deberscontestarlassiguientespreguntas:
Queslomsimportante?
Qudasentidoamivida?
Qudeseoseryhacerenlavida?
Anivelempresa,laspreguntasquedebernrespondersesonlassiguientes:
Queslomsimportanteparalaempresa?
Qudasentidoaestenegocio?
Qusedeseaquelaempresaseaylogreenelmercado?

Laetapanmerodos:Identificatusroles
Vivimosnuestravidaenfuncinderoles,noenelsentidodedesempearunpapel,sinoenel
deasumirlosautnticosdeberesqueelegimoscumplir.
Tenemosrolesimportanteseneltrabajo,enlafamilia,enlacomunidadoenotrasreasdela
vida.Losrolessimbolizanresponsabilidades,relacionesyreasdecontribucin.

Administracin del tiempo

20

Unclaroconjuntoderolesproporcionaunaestructuranaturalparacrearordenyequilibrio.El
equilibrioentrelosrolesnoimplicasimplementequedediquestiempoacadauno,sinoque
estosrolesfuncionenjuntos.

Etapa3:SolucionalasmetasdelcuadranteIIencadarol.
Luegodeidentificarlaestructuraderolespregntate:Queslomsimportantequepodra
hacerencadarolestasemanaparalograrelmayorimpactopositivo?
Entantoconsidereslasactividadesmsimportantesdecadarol,comienzaautilizarlabrjula
enlugardelreloj.

Resumen
Demosunrepasoalasideasmsimportantesqueaqusepresentaron:

Conoceryhacerloqueesimportanteenlugardesimplementeresponderalourgente
resultafundamentalparaelmanejodeltiempo.
Elempleoyanlisisdeldiagramadeloscuatrocuadrantes,teayudaradeterminarla
diferenciadelourgenteyloimportante.
Paraquepuedaslograrconvertirteenunautoadministradordelcuadrantedos,
debersaplicarelparadigmadelaimportanciaparanutrirlacalidaddevida,elcual
consisteenunaactividaddeplaneacinsemanal.
Identificartusprioridadesteayudaraevitarquelaurgenciasevuelvaelfactor
dominantedetuvida.
Utilizalasherramientasvistasdentrodelmdulo!

Administracin del tiempo

21

IV.Controlandodistractores

Administracin del tiempo

22

Introduccin

Estecontenidoteayudaradistinguirlascausasysolucionesalosdistractoresmscomunes.
Tambinteayudaraidentificarqueactividadesyactitudeshacenunaimportantediferencia
entuvidapersonalylaboral.

En el transcurso de este mdulo, aprenders la importancia de trabajar en equipo y a


identificarlasactividadesquetepermitirnadministrartutiempo.

Distractoresmscomunes

Eltiempoesunfactorlimitanteyporestaraznsiempredebemostomardecisionesdeloque
debemosynodebemoshacer.Esimportantequeidentifiquesculessonlosdistractoresms
comunesqueporlogeneralterestantiempoparaquepuedassolucionarlos.

En esta leccin conocers algunos de los distractores ms comunes as como algunas


soluciones.

En nuestro trabajo cotidiano, todos nos enfrentamos al mismo dilema: Tenemos mucho por
hacerypocotiempoparahacerlo.Partiendodelabasedequenuncapodrstenermstiempo
delqueyatienes,laeficienciaenlaadministracindeltiemposetraduceeneladecuadouso.
Eltiempo,nolasactividadessonelfactorlimitanteporloquenecesitamostomardecisiones
acercadeloquedebemosynodebemoshacer,yaqueaunqueeltiemponoesadaptablelas
personasslosomos.

La administracin del tiempo es muy personal, se requiere de planeacin, auto disciplina,


concentracinyfuerzadevoluntadparaevitardistracciones.Losprincipalesresponsablesde
los problemas que tenemos para administrar el tiempo somos nosotros mismos. As que si
deseamostenerxitonecesitamosaceptarestaverdadyhaceralgoalrespecto.

Acontinuacintenemosunalistadelosdistractoresdetiempomsfrecuentes,ascomode
algunassoluciones.

Interrupcionestelefnicas

Tehapasadoquepierdesmuchotiemporealizandoorecibiendollamadastelefnicas?
Por lo general no estamos conscientes de la gravedad de este distractor por lo que es
necesarioquerealicemosunalistadelasllamadastelefnicasrecibidasparapoderasevaluar
culeselorigen,elalcanceylascausasdecadauna.

De estas llamadas, identifica aquellas que sean del trabajo y aquellas para hacer vida social;
recuerda que la vida social debe disfrutarse en otra parte, toma en cuenta tus prioridades.
Tambinanalizaquellamadasdetrabajosonimportantesyculesno.Debesreconocerqueno
siempre podrs estar disponible para todos aunque esto pudiera hacerte sentir ms
importante.

Administracin del tiempo

23

Squierasmantenerteinformado,puedesrealizarlosinnecesidaddeestareneltelfonotodo
el da. Para ello, debers llevar a cabo realizaciones con bases planeadas ms precisas.
Reconocecualeslainformacinesencialdelaquedebesestarenterado.
Aunque desees participar, reconoce el peligro de realizarlo en detalle. Aljate de cuestiones
rutinarias.
Visitascasuales

Al igual que las llamadas, a menudo no estamos conscientes de la gravedad, por lo que
debers realizar un registro del tiempo dedicado a visitas, ya sean de trabajo o personales,
programadasynoprogramadasconlafinalidaddequeevaleslasposiblescausas.
Paraprevenirlaprdidadetiempo,esimportantedesarrollarunplanyconcertarcitas.
Reconocequenosiemprepodrsestardisponibleparalosdems,planeatusvisitasalahora
del caf o en el almuerzo. Tambin es til que establezcas reglas que te ayuden a designar
tiemposolamenteparati.Porejemplo,puedescrearlahoradesilenciooestablecerlaregla
denominadapuertaabiertaenlaquenadiepuedeentraralaoficina,almenosquelapuerta
seencuentreabierta.
Distingue entre estar disponible para el trabajo y para hacer vida social, establece tus
prioridades.Siunadelascausasesquequieresestarsiempreinformado,debersestablecer
unplanparacumpliresteobjetivosinperdertiempo;reconoceelpeligrodequererparticipar
endetalle.
Yporltimo,aunquetengastemordeofender,noseasenexcesosensibleyaqueestohace
quepierdastiempo.

Reuniones

Has escuchado alguna vez que cierta persona sufre de juntitis? Es decir, que padece de
quererrealizarjuntasacadamomentoysinunaraznvlida.
Muchas de las reuniones que se llevan a cabo frecuentemente carecen de propsito; evita
reunirtesin quehayaunarazndepeso.Siesposibletratadequetodoselleveacabopor
escrito.
Otradelascausasporlasquelasreunionesseconsiderandistractoresescuandocarecende
programa. No te renas si no posees un programa, ya que es importante que las personas
lleguenpreparadas.Planealasreunionesycumpleconlosobjetivossealados.
Laspersonasqueacudenalareuninfungenunpapelmuyimportante.Sisondemasiadaso
muy pocas, o incluso si las personas que acuden son las equivocadas se considerara como
distractor.
Enunareunindebendeestarsolamenteaquellaspersonasquenecesitenestarpresentes.
Otracausadedistractorescuandosededicamstiempodelestimadoalareuninporloque
utilizaruncronometrajeteserdegranayuda.
Comienzasiempreatiempopuessinoestarscastigandoalaspersonasquesonpuntualesy
recompensandoalasquellegantarde.
Si la reunin se lleva a cabo en un lugar equivocado, seguramente habr interrupciones de
equipofsicoyviajesmnimosparalamayoradelaspersonas.Seleccionaellugardeacuerdoa
losobjetivosquesebuscancumplir.

Administracin del tiempo

24

Administracindecrisis

Cuandohayunacrisis,laadministracindeestaseconvierteenlaclaveparasaliradelanteo
empeorarlasituacin.

Unalascausasqueprovocanestaprdidadetiempoeselhechodenoestarconscientedela
gravedaddelacrisisporloqueesimportantequeseelaboreunregistrodesta.Analizala
fuente,lascausas,lagravedadyfactoresquesepuedancontrolar.
Otradelascausasporlaqueadministrarunacrisisseconsideraunadistraccineslafaltade
planeacin.Lasolucinescatalogarlacrisisysuscausas;evalalaprobabilidaddeincidencias
ydesarrollaunplanparaeventualidades,asegurandoasunmanejomsefectivo.
Siempresedebedeesperarloinesperado,siexistelaposibilidaddequealgosalgamal,saldr,
asquedebesanticiparte.

Otra causa que provoca que la administracin de crisis sea un distractor es la planeacin
excesiva;poresoesimportantequedejesel20%deldasinplanear,paratenertiempopara
manejar la crisis. Tambin es causa distractora reaccionar excesivamente tratando todos los
problemas como crisis. Es importante que ignores aquellos problemas que puedan ser
ignorados, que delegues todos los otros problemas que otros pueden tratar y que manejes
sloaquellosquetpuedessolucionarportimismo.

Es mejor prevenir que lamentar, reconoce que es ms importante evitar que se desarrollen
nuevosobstculos,quegastartodotutiempotratandodesolucionarviejosobstculos.
La tardanza es una causa distractora, desequilibra acciones, llevando a presiones de fechas
lmiteyfrecuentementeajuiciosperjudicialesbajopresin.

Qu es mejor, establecer los objetivos y prioridades de plan diario o actuar conforme se


vayanpresentandolasdistintassituaciones?

Faltadeobjetivosyprioridadesdeplandiario

Unadelascausasesqueamenudonoestamosconscientesdelaimportanciadeestablecer
objetivos y prioridades. Otra causa es la falta de un sistema, por lo que es necesario
desarrollar una hoja de plan, donde se anoten los objetivos diarios, las prioridades y fechas
lmite,revisandoloscronmetrosdiarios.

Lafaltadetiempoparaplanearesotradelascausasdeestedistractor,porloqueesnecesario
tetomeseltiempoparaestaactividad.Planeartomatiempoenunprincipioperoahorrade3
a4vecesalfinal,obtenindosemejoresresultados.
La crisis puede evitarse, generalmente todas son predecibles. Te invito a que planees con
anterioridadparaevitarestaseventualidades.

Elnoestablecerobjetivosoprioridadesnoesunimpedimentoparatenerxito,sinembargo
los resultados planeados pueden tener ms xito que los resultados casuales. La falta de
autodisciplinaesotradelascausasdeestedistractor.Paratenerautodisciplinaesnecesario
quetefijeslmitesdetiempo.

Administracin del tiempo

25


Elabora objetivos, prioridades y plan diario para cada mes. Supervisa tu progreso y evala
resultados.Lamayoradelosproblemassurgendepensarsinactuar.Losquesabenquhacer
triunfaronunavezlosquesabenporqu,triunfarnunayotravez.Asqueprimeropiensa
muybienlascosasyluegoacta.

Escritoriolleno/Desorganizacinpersonal

Mantienestulugardetrabajolimpioyordenado?
Si tu respuesta es no, entonces tienes el distractor denominado Escritorio lleno o lugar de
trabajodesordenado.
Unadelasprincipalescausasesnoestarconscientedelaimportanciaeimpactodelalimpieza
yorden.Debesreconocerqueelmayorinterruptorycausantedeprdidadedocumentosesel
escritoriollenoounlugardetrabajodesordenado.Tomaunregistrodetiempoparaevaluarel
tiempoqueinviertesenlabsquedadeinformacin.
Si no tienes un sistema en el cual te apoyes para mejorar este aspecto, te recomiendo que
realicesunahojadeplandondeanotescuestionesquedeseasrecordar,parapoderarchivar
documentos.
Muchas personas mencionan que la desorganizacin es un reflejo de la importancia de su
ocupacin, pero esto tambin puede simbolizar desorganizacin personal, indecisin,
tardanza, inseguridad, confusin de prioridades, e inhabilidad para fijar lmites de tiempo
debidoaprdidadedocumentos.

Sielaborasunahojadeplanyademsllenaslahojadecontroldeproyectoestarsempleando
unmejorcontrolquesimantuvierastodoslosarchivosenunescritoriolleno.Olvidaeltemora
perder el control u olvidar, esto se soluciona con una mejor organizacin. La otra causa de
tenerunadesorganizacinpersonalespermitirinterrupciones.Parasolucionaresto,debers
seleccionar, es decir, separar bancos de tiempo para poder completar t trabajo. El dejar
tareas sin terminar tambin afecta, si permites distracciones de las tareas, y no regresas a
terminarlasdestruyeslaefectividadylosresultadosreales.

Intentashacerdemasiadoaunmismotiempo

Conqutantafrecuencianecesitasrealizarvariascosasalmismotiempo?
Bueno, pues uno de los distractores es precisamente este, cuando intentas
hacer demasiado a un mismo tiempo. Una causa del porqu sucede esto es precisamente la
faltadeplanes.Paraevitarestasituacinesnecesarioquefijesobjetivos,prioridadesyfechas
lmitediarias.Ademsdebersplanearestrategiasparapoderlogrartodoloanterior.
Otracausaesquerealizamosclculosnorealistassobrecuntotiempolededicaremosacada
actividad.Paraponersolucinaestacausaesnecesarioquerealicesunclculoestimadodel
tiempoquetetardarsenhacerciertaactividadyaesoleagreguesunporcentajeapropiado.
Si comienzas tarde, terminars tarde. Necesitas planear con anterioridad y comenzar
temprano.Utilizaeldiagramadeloscuatrocuadrantesparaproyectossimples.

Administracin del tiempo

26

Si clasificas correctamente la prioridad de cada una de tus actividades, no tendrs como


problemaestedistractor.Sidistingueslourgentedeloverdaderamenteimportantesers
msselectivoalmomentodeescogertusprioridades.Mantnlaperspectivadebalancearlas
solicitudesacortoplazo,conlosobjetivosalargoplazo.
Si muchas personas se encuentran solicitando respuesta de tu parte, enfcate a realizar
aquellasurgenteseimportantes.Aprendeadecirnocuandoseanecesario.
Otra causa por la que frecuentemente las personas intentan realizar demasiado a un mismo
tiempoesporqueconsideranqueestoesuncaminohacialarealizacin.Pregntatequeslo
queeststratandodeprobar,srealistaymantnperspectivas.
Disminuyetusnormassisondemasiadoaltas.

Faltadecomunicacinocomunicacinpococlara

Conmuchafrecuenciaperdemostiempoporfaltadecomunicacinocomunicacinpococlara
con los dems y por eso se considera un distractor. Una de las causas por las cuales no nos
comunicamosbienesdebidoalafaltadeltiempo,perodebesdetomrtelo.Aunquesuene
muylgico,unadelascausasporlascualesnonoscomunicamoscorrectamenteesporqueno
escuchamos o prestamos la atencin debida. La solucin a esta causa, es que desarrolles y
practiquestcnicasparaescucharyconcentrarse.
Porotraparte,sialgnmensajeopropsitonosecomprende,debestomarteeltiempopara
aclararlo.Muchodependedelaintencindelmensajeparaasignarelmedioadecuadoporel
cual se comunicar. Debes pensar muy bien si lo que tienes que expresar puede ser por va
telefnica,porcarta,memorndum,conferencia.Deestamanera,lacomunicacinsevuelve
msefectiva.
Debestratardeserbreveydenorepetirlainformacin,paraevitarconfusiones.
Sinembargo,siseconsideraqueesmuypocalainformacinqueseposee,debersevaluarlas
necesidadesysuministrarstaporlosmediosadecuados.
Laspalabrassignificancosasdiferentes.Debesescogermuybienculesusarsalmomentode
comunicarte,paraquelaspersonasentiendanexactamenteloquequieresdecir.

Faltadeasertividad

Unadelascausaseseldeseodeayudaraotros.Sinembargo,nodebesdeexcederte.
Tambin muchas veces se pierde tiempo por el deseo de ganar aprobacin. Pero si los
resultados deseados no se logran, t puedes perder en lugar de ganar respeto y terminar
sintindoteresentido.
Situtemoresofenderalaspersonas,piensalosiguiente,losverdaderosamigosnoseofenden
con una explicacin honesta. Desarrolla tcnicas para decir no sin ofender. Por ejemplo,
puedesdecirgraciasporelcumplido,peronolopuedoaceptaroquepena,nopuedopero
djemeofrecerleunasugerencia.
Con frecuencia se tiene la creencia que ser agradable puede ayudarnos a obtener una
promocin,sinembargonodebemosconfundirunabuenarelacinconeltrabajo.
Tampocoesrecomendabledesarrollarexcesivamenteelsentidodesimpata,entendimiento,
sacrificioogenerosidad.Debessermsrealista.

Administracin del tiempo

27

Dejartareassinterminar

Por lo general no somos conscientes del problema, pero es necesario evaluar el impacto de
dejar tareas sin terminar. Lleva un registro donde anotes el nmero, duracin de la
interrupcinylaimportanciadelastareasdejadassinterminar.
Otracausadeestedistractoreslaausenciadeobjetivos.Fijalosobjetivosparaaclararaquellas
cosasquedeberanterminarse.
Tambin es necesario que establezcas prioridades enumerando los objetivos en orden de
importanciaaclarandolascosasquedebenterminarseenprimerlugar.
Cuandonoestablecemosunafechalmiteparalastareaspodemosdejarlassinterminar;por
estarazndebersfijarfechaslmiteentodaslastareasimportantes.

Es importante que nos recompensemos una vez que hayamos terminado las tareas
pendientes.
Peroprimerodebersposponerladiversinhastaqueterminescontustareas.Lascuestiones
urgentesmuyraravezsontanimportantescomoparecen.Cuandoestsenunasituacinas,
noreaccionesexcesivamenteinterrumpiendoasotrastareas.
Esimportantequeevalestucapacidadparalograrlastareasenciertotiempo.Lasobrecarga
es una causa por la cual a menudo no podemos terminar las tareas. Al aceptar nuevas
responsabilidades,tendrsqueposponeralgunas.
Si eres desorganizado no podrs llevar un control efectivo de tus tareas; tienes que ser
sistemticoaltratarlainformacin.

Faltadeautodisciplina.

Unadelascausasqueprovocaestedistractoreslafaltadeunplan.Laelaboracindeplanes
estimula una accin disciplinada. Otra causa es la falta de objetivos o normas por lo que
debersdesarrollarstosenreasderesultadosclaves,objetivospersonalesylaborales.
Sinotienesprioridades,nopodrstenerautodisciplina.Esnecesarioquefijesculessontus
prioridadesenfocandoelesfuerzohaciasectoresmsproductivos,asegurandoasqueloque
hagassermuyimportante.
Es importante que adems de establecer tus prioridades, fijes fechas lmites realistas.
Carecemos de autodisciplina cuando preferimos hacer lo que nos gusta dejando las cosas
secundarias en primer lugar. Tambin cuando posponemos lo no placentero o lo difcil.
Recuerdaquelaspersonasexitosashacenlonecesario,lesgusteono.
Evitar que tu tiempo se consuma respondiendo a lo urgente. Ignora los problemas si
desaparecenporsucuentayrespondesoloaquellosquetpuedasresolver.

2.Distinguirloprioritariodeloimportante

Existen actividades y actitudes que generan una diferencia sustancial en nuestras vidas
personalesylaborales.Sabesculesson?

Durante el transcurso de esta segunda leccin aprenderemos a identificar las actividades y


actitudesquenosayudarnamejorarnuestracalidaddevida.

Administracin del tiempo

28

Una eficaz administracin del tiempo requiere un cambio en la forma en que cada uno de
nosotrospensamos,porloqueesimportantequetepreguntesQuesparatilourgente?Y
quesloimportante?

Parallegaraestadiferenciacinpodemoscomenzarplantendonoslassiguientespreguntas:

Culeslaactividadquetusabesquesilahubierasdesempeandoconexcelenciay
sindescanso,hubierasobtenidoimportantesresultadosentuvidalaboralopersonal?
Respondistelapregunta?Bien,entonces,

Ssabesqueesascosasrepresentanunadiferenciasustancialporqunolashaces?

Recuerda que la cuarta generacin de la Administracin del Tiempo se basa en la


importancia.
Conoceryhacerloqueesimportanteenlugardesimplementeresponderaloqueesurgente,
resultafundamentalparadeterminarnuestrasprioridades.
Pocos nos percatamos de que forma poderosa influye la urgencia en nuestra eleccin de las
cosasquedebemoshacer.

Eltelfonosuenaconstantemente.
Unclienteinesperadotevisita.
Eljefequierequeasistasaunajunta.
Seacercalafechadevencimientoparaentregarelreporte.

Entonces,reflexionasobrelasiguientepregunta

Hastaqupuntolourgentecontrolatuvida?
Solamente t puedes contestar esta pregunta, una vez que hayas analizado tus actividades
diarias.

Administracin del tiempo

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3.Obteniendoresultados

Duranteeltranscursodeestemdulo,hasaprendidoculessonlosdistractoresmscomunes;
ademsreflexionasteyaprendisteadistinguirloprioritariodeloimportante.Ahoraestiempo
queempiecesaobtenerresultados.

Durante el transcurso de esta tercera leccin aprenders a identificar la importancia del


trabajoenequipo.
Tambin aprenders a identificar cules son los mtodos de organizacin del trabajo y de
ahorro de tiempo. Por ltimo, identificars cules son las actividades que te permitirn
administraeltiempo.

Sinergia

Significaasociacin,unin,reunin.Cuandounesesfuerzosparalograrmetas.

Noimportaqutanbuenoseasentutrabajo,esunhechoquenopuedeshacerlotodoslo.
Depende de ti el que colabores al desarrollo de un equipo de trabajo donde se obtengan
resultados.Sinergiaeslapalabraclave.

Comotehemencionado,teresunapiezaclaveynonecesitasquelosdemsdenelprimer
paso, asume que todo depende de ti. Puedes empezar con poner el ejemplo, trabajando y
aprovechandotutiempodemaneraefectiva.Pregntatesiestasdesperdiciandottiempoy
sobretodoeldelosdems.Spuntual,siprometistealgo,entrgaloenlafechapactada.

Esimportantequediscutasconfrecuenciaculessonlasprioridadesylosplanesdeaccincon
tuequipodetrabajo.Paratenerunacomunicacinefectivatratadeaclararsiemprelasdudas
quetuscompaerostenganyescchalosactivamente.Yporltimo,tratadeempezarsiempre
atiempo,siesposibleantes.

Es importante recordar que la administracin del tiempo es esencialmente un esfuerzo de


equipo.Siendoesteelcaso,lasensibilidadalosrequerimientosdetiempodeotraspersonas
y,msimportantean,sensibilidadalimpactodelaspropiasaccionesenlosrequerimientos
deotraspersonas,sonresponsabilidadesimportantesycontinuas.

Pensemosennuestrasactividadesdiariasbajodosenfoques:

1. Lasactividadesquenospermitenrealizarlasmetasdeprioridadmximay
2. Las labores cotidianas para cumplir con nuestras obligaciones de trabajo, del hogar,
familiaresypersonales.

Tomandoencuentasestaclasificacinpiensaquelaplanificacindiariaesesencialparallevar
a cabo ambos tipos de actividades. Abordar la actividades sin ningn plan, generalmente
origina que se enfaticen demasiado las actividades rutinarias y se posterguen los
procedimientosoactividadesalargoplazo.

Elprimerpasoparaorganizareltiempoesdeterminarloquetytuorganizacindeseanllevar
acaboparamantenerteenestosobjetivos.Analicemosacontinuacinunaseriedecriterios,
previosalaplaneacin.

Administracin del tiempo

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Equilibrio

Elprimercriterioaanalizareselequilibrio.Paralograresteesnecesarioqueconsiderescules
actividadesrequierenatencininmediatayculesnourgenperopuedenserproductivasenun
futurocercano.

Emergencia

Para lograr este, debers organizar tus actividades de tal forma que puedas atender
emergenciasyaqueestassiempresepresentan.Puedesdejarunaodoshorasaldaacostade
algunasactividadesquepuedenposponerse.

Enqumomento

Algunastareassellevanacabomseficientementeenciertosmomentosdelda,enlosquetu
energaestenelnivelmsalto.Realizatucurvadelaenergaydetectaestashorasvaliosas
paraocupartedelosasuntosmsimportantes.
Dedicar este tiempo a asuntos del cuadrante 3 4 es un error pues ests subutilizando tu
energa.

Actividadesproductivas

Porotraparte,elcriteriodeActividadesproductivasserefierealhechodeasignartiempode
maneraintencionalyfirmeparallevaracaboestasactividades.

Buscacooperacindelosdems

Elltimocriteriotratadebuscarlacooperacindelosdems.Paraello,deberscomunicara
tuscompaeroscmoestsadministrandotutiempoyqutegustara.Asuvezentiendeque
losdemstienenotrasprioridadesyresptalas.

Grficasdeorganizacin

Esunmtododeorganizacindeltrabajoyqueenconsecuencia,nosayudaaahorrartiempo.
Las grficas de organizacin son un medio sencillo para conocer el volumen promedio de
trabajo cotidiano; stas nos sirven para determinar la velocidad media de ejecucin de lo
principal,registrandoamedidaquesepresentantodaslasoperacionesqueseefectanyala
veznospermiteconocereltiempoqueseempleaencadaunadeellas.
Lasgrficasdirnsiesqueverdaderamentetenemosexcesodetrabajo,obiensiesfaltade
organizacinypasamosirreflexiblementedeunatareaaotra.

Cmopuedescontrolarlaformadeutilizartutiempo?

Existen tres pasos que te pueden ayudar a llevar el control de tu tiempo. A continuacin
revisaremoscadauno.

Administracin del tiempo

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Paso1
El primer paso que debes llevar a cabo es el establecimiento de tus responsabilidades,
prioridadesyobjetivos.

Paso2
Posteriormente, debers eliminar aquellas actividades que son innecesarias e inadecuadas,
puesstasnoteestnllevandoalcumplimientodetusobjetivos.

Paso3
Yporltimo,planeayfijaunhorarioparadistribuirtutiempo,yaseadiariaosemanalmente.
Siempredejaespacioparalassituacionesinesperadasyeliminaoreducetantasdistracciones
comoseaposible.

Y recuerda sacar el mayor provecho de tu tiempo de mayor energa, pues es cuando ms


productivoeres.

Resumen

ElmduloIVhaterminado,demosunrepasoalasideasmsimportantesqueaquse
presentaron:

Esimportantequeidentifiquesculessonlosdistractoresdetiempomscomunesya
queestosimpidenqueseamospersonaseficientesyeficaces.
Unavezqueidentifiquesculessonlosdistractoresqueteocurrenconms
frecuencia,ponlessolucin.
Aprendeadistinguirsiempreloprioritariodeloimportanteyreflexionasobreaquellas
actividadesyactitudesquepuedenayudarteaconseguirtusmetaspersonalesy
laborales.
Reconocelaimportanciadeltrabajoenequipocomolaspersonasdependendetiya
laveztdeellas.Nodesperdiciessutiemponieltuyo.
Yporltimotomaencuentalostrespuntosbsicosparaqueadministrestutiempo:
planificatusactividadesdiarias,utilizalasgrficasdeorganizacinycontrolalaforma
enqueutilizastutiempo.

Tpuedesmejorarlamaneraenqueadministraseltiempo!

Administracin del tiempo

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Conclusin

Atravsdeestecursoconocisteque:

El tiempo tiene muchas facetas y diferentes significados, sin embargo reconocemos


que es un artculo de primera necesidad y por lo tanto preciado. Es el recurso ms
valiosoqueposeemosynoesrenovable.
Siconfrecuenciasientesfrustracinyculpa,necesitasrevalorartutiempoycambiarla
direccindetubrjulatomandoencuentatumisinyvisinpersonalylosvaloresque
sustentanastas.
Laadministracindeltiempoesunmtodoquetienerelativamentepocotiempode
haberaparecidoperoqueconelpasodeltiempohacobradomsfuerzaayudndonos
amejorarnuestracalidaddevida.
Losmaloshbitosnosimpidenllegaradondenoshemospropuesto;afortunadamente
estosnosonirrompibles,ascomolosaprendimossepuedendesaprenderosustituir.
La gente triunfadora se forma el hbito de hacer las cosas que sean necesarias, les
agradeono.Estosignificaquenecesitasactuarparalogrartusmetas.
Somos seres integrales, poseedores de una conciencia infinita, creativos, capaces de
conocernos, descubrirnos, reinventarnos y autorregularnos usando la voluntad.
Empleatusdonesyresponsabilzatedetusacciones.
Conoceryhacerloqueesimportanteenlugardesimplementeresponderalourgente
resultafundamentalparaelmanejodeltiempo.Elempleoyanlisisdeldiagramade
los cuatro cuadrantes, te ayudar a determinar la diferencia de lo urgente y lo
importante.
Para que puedas lograr convertirte en un auto administrador del cuadrante dos,
debers aplicar el paradigma de la importancia para nutrir la calidad de vida, el cual
consisteenunaactividaddeplaneacinsemanal.
Identificar tus prioridades te ayudar a evitar que la urgencia se vuelva el factor
dominantedetuvida.
Esimportantequeidentifiquesculessonlosdistractoresdetiempomscomunesya
queestosimpidenqueseamospersonaseficientesyeficaces.Unavezqueidentifiques
culessonlosdistractoresqueteocurrenconmsfrecuencia,ponlessolucin.
Aprendeadistinguirsiempreloprioritariodeloimportanteyreflexionasobreaquellas
actividades y actitudes que pueden ayudarte a conseguir tus metas personales y
laborales.
Yporltimotomaencuentalostrespuntosbsicosparaqueadministrestutiempo:
planificatusactividadesdiarias,utilizalasgrficasdeorganizacinycontrolalaforma
enqueutilizastutiempo.

Esperamosqueloaprendidoenestecursoteseadegranutilidadentusactividadesdiarias.

Graciasportuparticipacin!

Administracin del tiempo

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