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Casos prcticos

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Casos prcticos

Manejo

Casos prcticos
Generales

Redondeo de decimales

Facturas

Manejo del concepto flete


Manejo de Multialmacn
Configuracin y uso de las claves alternas de los productos
Manejo del concepto listas de precios
Manejo de impuestos
Tipos de clientes y sus diferentes estatus dentro del sistema
Manejo de apartados

Compras

Aplicacin de indirectos
Manejo de costos
Configuracin y uso de las claves alternas de los productos

Inventarios

Mtodos de costeo
Proveedores
Clientes

Aplicacin y seguimiento de campaas


Lanzamiento de productos
Promociones de productos
Seguimiento de cotizacin
Cobranza de minoristas
Recuperacin del saldo de ventas
Interfaz Outlook con Aspel-SAE
Parmetros que afectan al mdulo de clientes
Estatus del cliente
Cliente mostrador

Redondeo de decimales

Qu es
Manejo de los decimales en el sistema.
Manejo
Parmetros de
configuracin

Desde parmetros del sistema puedes configurar el nmero de decimales que utilizar el sistema
para las cantidades, para los costos y precios, as como montos.

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que afectan

Decimales en cantidades
Decimales de los costos y precios

Qu debes
verificar primero

El manejo de las cantidades en el sistema es de 2 dgitos de manera visual, aunque para el manejo
de los clculos depende del proceso.

Cmo funciona el
proceso

El uso de los decimales en el sistema vara dependiendo del proceso y el tipo de dato; as como de
su manejo de forma visual y los registros para los clculos internos de los procesos.

Decimales
visuales

Ahora se manejan 2 decimales para los montos de manera visual en el sistema y 6 decimales para
costos y precios y slo puedes configurar los decimales en cantidades.
Decimales en cantidades
El nmero de decimales que se manejan en las cantidades de existencias puede ser entre 0 y 6 como
mximo, segn lo configures. Las opciones que utilizan cantidades de existencias son: Productos y
servicios, Multialmacn, Movimientos al inventario, Facturacin y Compras. Ver imagen.
Ayudas F2. En la ventana de ayuda (F2) que se despliega cualquier campo en relacin a estas
consultas, se muestran 2 decimales.

Decimales en costos y precios


El nmero de decimales que se manejan al capturar montos en operaciones de costos o precios
puede ser entre 0 y 6 como mximo, segn lo configures. Ver imagen.
Ayudas F2. En la ventana de ayuda (F2) que se despliega cualquier campo de precios o costos, se
muestran 2 decimales.

Decimales en campos de tipo porcentaje


En la versin anterior se contemplaba el uso de 5 decimales para los campos de tipo porcentaje, para
esta versin se estn considerando hasta 2 decimales, alguno de los campos donde se puede
observar este manejo son:
Esquemas de Impuestos
Descuento comercial en la cabecera de un documento de venta y de compras
Descuento comercial aplicado desde parmetros del sistemas
Descuento comercial aplicado desde el catlogo de clientes
Descuento mediante la aplicacin de una poltica de descuento
Comisin de los vendedores
Ejemplo

Decimales en el tipo de cambio


Siempre se manejarn 6 decimales para el tipo de cambio, tanto visualmente como para los clculos.
Ver imagen.
Ayudas F2. En la ventana de ayuda (F2) que se despliega desde cualquier campo moneda, se
muestran 6 decimales para el tipo de cambio.

Decimales en
clculos

De forma general, los clculos en el sistema se realizan con todos los decimales. Con las siguientes
especificaciones:
Cuentas por cobrar y por pagar
Los clculos con montos en los movimientos de cuentas por cobrar y pagar se realizan redondeando
las cantidades a 2 decimales en la moneda generada.
Ejemplo

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Divisin de cargos y Factura a plazos


El clculo en estos procesos se realiza dividiendo el monto total con el nmero de cargos que
definas, utilizando todos los decimales y ajustando en el ltimo cargo la diferencia con el total del
cargo inicial.
Ejemplo
Facturas y compras
Los clculos en los totales de los documentos de facturas y compras se realizan de la siguiente
manera:
1.

Las operaciones de cada partida, se calculan en base a todos los decimales, pero se
expresan visualmente de manera redondeada, de acuerdo a lo configurado en parmetros del
sistema.

2.

El total de las partidas se redondea a dos decimales de manera visual, para que la suma de
las mismas coincida con el total del documento.

3.

El total del documento es la suma de todos los valores ya redondeados a dos decimales y por
lo tanto ya no hay una diferencia entre las cantidades que se suman y el total.

4.

Si el registro es en moneda base, el subtotal, los totales de descuentos y los totales de


impuestos se graban a 2 decimales.

5.

Cuando el registro es en moneda extranjera, los totales son redondeados a 2 decimales, pero
la conversin a moneda base se graba con todos los decimales.

6.

El subtotal del documento (suma de los totales de las partidas, antes de impuestos y
descuentos) se obtienen de la suma del total redondeado de cada partida.

7.

El total de descuentos se obtienen calculando el descuento de cada partida tomando en


cuenta toda la precisin, se realiza la suma y posteriormente se redondea.

8.

El descuento financiero se calcula tambin tomando en cuenta todos los decimales y se


obtiene restando el total de descuentos al subtotal del documento (ambos sin redondear),
luego se aplica la tasa del descuento y el resultado se redondea.

9.

El total de cada impuesto se le aplica el redondeo.

Ejemplo
Nota
Puede existir una diferencia entre el total calculado en el sistema y el resultado de Excel, esto es
por el manejo de los decimales al realizar las operaciones.

Multimoneda

Para el registro en multimoneda, se realizan las operaciones en la moneda generada en el registro


redondeando a 2 decimales y al realizar otras operaciones o consultas se realiza la conversin a la
moneda base usando todos los decimales, es decir, utiliza 6 decimales para realizar los clculos.
Para lograr que tanto en moneda nacional como en otra moneda obtenga los valores deseados los
montos que se almacenan en las tablas son el equivalente en moneda nacional de los totales de la
moneda extranjera. Es decir, si el Subtotal del documento fue USD$ 20.75 (tipo de cambio 11.2335)
lo que se almacena en el campo es 233.095125 (la cual se obtiene como 20.75*11.2335), se
mantiene toda la precisin para que al realizar la operacin inversa para mostrar el documento en
dlares podamos obtener nuevamente USD$ 20.75.
Ejemplo

Repercusiones

Todos los campos se graban con el clculo de todos los decimales, excepto:
Si el documento est moneda base, el subtotal, totales de descuentos y totales de impuesto
se graban tomando en cuenta dos decimales.
Al generar la cuenta por cobrar en una moneda diferente a la base, se graba con todos los
decimales, el campo correspondiente a la cuenta por cobrar en moneda base, de tal forma
que al realizar la operacin inversa corresponda a lo que se encuentra en el campo de
Moneda extranjera (dato si redondeado a dos). Del ejemplo en dlares: en moneda extranjera
se graba: 172.34 y en moneda base se graba: 2261.69640704, de esta forma
172.34*13.123456= 2261.69640704 y 2261.69640704/13.123456=172.34.
Visualmente se mostrarn dos decimales en las cantidades, excepto:

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El campo cantidad y campo precios mostrarn los decimales que se hayan configurado en
Parmetros del sistema.
Tipo de cambio, siempre se mostrar con seis decimales.
Reportes
Existe un descuadre en los totales de reportes, interfaces y algunos procesos cuando se graban
todos los decimales en las tablas del sistema.
Ejemplo:
Calcular
el
total
del
descuento
de
dos
documentos:
se
obtiene
128.9140329+128.9140329=257.8280658 que redondeado (cmo se presenta en el reporte) es
257.83 que no equivale a redondear las dos cantidades del descuento y sumarlas
(128.91+128.91=257.82). La diferencia ser de una centsima por el redondeo regularmente
Ejemplo de calculo en pesos:
Ejemplo de clculo en dlares:

Temas relacionados
Parmetros generales
Traduccin de flete

Qu es
Al traducir del flete de versiones anteriores de SAE 4.X se deben considerar los siguientes cambios:
Los usuarios vern alterados los montos de los subtotales y montos de los impuestos en todos los documentos de
compras y facturas que han sido traducidas con Fletes en parmetros o en zonas del cliente.
Se agregar en el Mdulo de inventarios un servicio correspondiente al FLETE utilizado en la versin anterior.
Los reportes utilizados en Resumen y Detalle de documentos, los montos del importe, impuesto y totales se vern
alterados dependiendo de lo configurado el monto del flete y del impuesto en SAE 4.X, ya que esos montos se vern
impactados en los esquemas de impuestos en SAE 5.0.
Ejemplo:
En SAE 4.6 se captura una factura cuya informacin es la siguiente:

Subtotal
Desglose
impuesto

$990
de

Descuento
IVA
FLETE
Impuesto
FLETE
Retencin
FLETE
Total
de
Documento

(-)49.50
(+)150.48
$100.00
(+)16.00
(-)4.00
$1202.98

Ejemplo
Al realzar el proceso de traduccin en SAE 5.0, el flete se agrega como una partida en el documento.

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Subtotal

$1090 (Subtotal
FLETE)

Descuento

(-)49.50

Retencin IVA
IVA
Total
de
Documento

-4
(Retencin
FLETE)
(+)166.48
(IVA
+
Impuesto FLETE)
$1202.98

Ejemplo
Temas relacionados
Asistente para la traduccin
Traduccin de datos
Seleccin de flete

Uso del namespace dentro de Aspel-SAE

Acceso
Men Configuracin, Parmetros del sistema, opcin Factura electrnica, pestaa Generales, con el botn Namespace.

Desde la barra de herramientas principal, con el botn


Namespace.

(*), Factura electrnica, pestaa Generales, con el botn

Men Mdulos, Clientes y cuentas por cobrar, Detalle del cliente/ seccin Informacin general, pestaa Comprobantes
fiscales, con el botn Namespace.
Qu es
El estndar del comprobante fiscal digital incluye dos elementos definidos de tipo abierto que servirn para integrar nodos
adicionales al cuerpo del comprobante, estos definidos por el Servicio de Administracin Tributaria. Uno de estos elementos es
el uso de un namespace que estar referenciado a una ruta para comprobar la validez del comprobante fiscal.
Imagen de la ventana
Botones
Manejo

Para poder estar validado el comprobante fiscal digital correctamente, deber estar referenciado al
namespace del comprobante fiscal digital y referenciar la validacin del mismo a la ruta publicada por el
SAT en donde se encuentra el esquema XSD objeto de la presente seccin
(http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd) de la siguiente manera:
Cmo
funciona el
proceso

xmlns="http://www.sat.gob.mx/cfd/2"
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
xsi:schemaLocation="http://www.sat.gob.mx/cfd/2
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd"
Por omisin, el sistema incluir esta estructura o referencia (namespace) publicado por el SAT.

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Adicionalmente, el sistema permitir definir un namespace para el cliente, que podr servir para validar
otros documentos oficiales como pudiera ser el addenda.

Clculos
que realiza
el proceso

El sistema incluir en un archivo base con extensin .INI el namespace definido por el SAT, este archivo se
identificar con el siguiente nombre:
NamespaceBaseE.ini: Archivo base para armar el namespace de la empresa.

Importante
A partir el ao 2012 por cambio en la Reforma Fiscal, el manejo del Namespace actual dejar de funcionar, y este botn
visualizar lo que se tenga en la configuracin del CFD de la plantilla que tenga configurado el cliente o de las plantillas base
(PlantillaCFD.xml o PlantillaCFDI.xml).
Temas relacionados
Parmetros de configuracin de CDFS

Integracin de los campos libres en Aspel-SAE 5.0 al traducir de una versin anterior

Qu es
Para que el manejo de la generacin de CFD y CFDi en Aspel-SAE 5.0 sea ms gil, el sistema te da la opcin de configurar
los campos adicionales del Addenda del cliente en Parmetros del sistema.
Manejo
Si eres usuario de la versin Aspel-SAE 4.6 ya no tendrs que modificar el nombre de la Addenda del cliente, ahora desde el
mdulo de clientes en el detalle, carpeta Comprobantes fiscales, botn Addendas, indicars el archivo con el nombre original
del addenda.
Al traducir una base de datos de SAE 4.6 a SAE 5.0 no se traduce la informacin adicional o personalizada de las addendas
para los CFD y CFDi por lo que debers volver a configurar a travs de campos libres lo necesario para trabajar con estas
Addendas.
Al final de la traduccin de la base de datos, el sistema muestra una ventana donde indica que no se tradujo el archivo de
etiquetasAddenda.ini y que tendrs que configurar en los campos libres de las cabeceras y partidas que se encuentran en los
Parmetros del sistema.
Imagen
Integracin de Campos libres en Aspel SAE-5.0
Si tenas instalado SAE 4.6
Si generabas documentos digitales con Addendas desde la versin SAE 4.6 los campos personalizados se configuraban
dentro del archivo EtiquetasAdddenda.ini, en Aspel-SAE 5. estos campos se agregarn a los campos libres que se encuentran
en Parmetros del sistema, Facturas, campos libres por Partida o Por documento.
Imagen
Los campos libres deben de ser los mismos que se tienen en el addenda con la que trabajabas en la versin anterior, para que
el sistema reconozca automticamente estos campos; verificar en el cliente (Mdulo clientes/ modificar/ Carpeta
Comprobantes fiscales/ Botn Addendas) que los campos libres que se agregaron en los parmetros del sistema se
encuentren en la Addenda que se asign para la generacin de sus documentos.
En caso de manejar una addenda para varios clientes, debes configurar el Addenda en Parmetros del sistema/Carpeta
Factura electrnica/Pestaa Generales, botn Addendas.
Imagen

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Al generar la factura despus de cada partida y al grabar el documento, en la ventana de observaciones del documento y de la
partida se te pedirn los datos de los campos libres que agregaste en parmetros del sistema.
Imagen
Se genera la factura y el documento Addenda que se guarda en la carpeta Addenda desde C:\Archivos de programa\Archivos
comunes\Aspel\Sistemas Aspel\SAE5.00\Empresa01\Comprobantes\2012\01\11; donde Empresa01 es la carpeta de la
primera empresa, 2012/01/11 son las carpetas de acuerdo al ao, mes y da que se gener el documento.
La Addenda debe contener la informacin que se agreg en los campos libres al generar la factura.
Imagen
Para mayor informacin del manejo de la Addenda dirgete al tema Uso del addenda dentro de Aspel-SAE.
Temas relacionados
Uso del addenda dentro de Aspel-SAE
Parmetros del sistema / Facturas
Configuracin de la plantilla

Acceso
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Factura electrnica, botn
Mdulo clientes, alta o detalle de clientes, Pestaa Comprobantes fiscales, botn

.
.

Qu es
Para los usuarios que tienen necesidades particulares para la generacin del XML para CFD o CFDI, esta nueva versin les
permitir personalizarlo a travs de un archivo de configuracin por empresa y cliente.
Imagen de la ventana
Manejo

Parmetros de
configuracin que
afectan

Botn plantilla. Con este botn asignars y configurars la plantilla para generar los CFD o CFDi
en el sistema.
De manera personalizada puedes configurar la informacin de la plantilla, de acuerdo a un Cliente
en especfico dando prioridad a la del cliente.

Qu debes verificar
primero

Configuracin de plantilla
Configuracin de campos libre para la personalizacin de las plantillas para CFD y CFDI

Dicha plantilla ser copiada a la ruta de plantillas de la empresa(Empresa[EE]/Comprobantes /


plantillas).
Al momento de crear el CFD se buscar este archivo y se verificar su vigencia, si no existe o no
es vigente, se realizar el XML con la definicin en cdigo que se tenga, si el archivo existe se
tomarn como plantilla para la generacin del XML.

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A partir de la aplicacin de la reforma fiscal, se deber configurar la plantilla de manera general o


por cliente, para eso hay que tomar en cuenta los siguientes casos, donde el sistema dar
prioridad a los datos segn la configuracin del Namespace, Addenda y Plantilla trabajando de
manera general o por cliente:
Caso 1. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y una Plantilla en Cliente, el sistema valida la
informacin del comprobante sobre la Plantilla del Cliente.
Caso 2. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y una Plantilla en Cliente y a este tambin se le
asigna una Addenda, el sistema valida la informacin del comprobante sobre la Plantilla del Cliente
y la Addenda del cliente.
Caso 3. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y una Plantilla en Cliente y a este tambin se le
asigna un Complemento, el sistema valida la informacin del comprobante sobre la Plantilla del
Cliente y el Complemento del cliente.
Caso 4. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y una Plantilla en Cliente y a este tambin se le
asigna un Namespace y Complemento, el sistema valida la informacin del comprobante sobre la
Plantilla del Cliente y Complemento del cliente.
Cmo funciona el
proceso

Caso 5. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna una Addenda al cliente, el sistema
valida la informacin del comprobante sobre la Plantilla de la Empresa y la Addenda del cliente.
Caso 6. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna una Complemento al cliente, el
sistema valida la informacin del comprobante sobre la Plantilla de la Empresa y el Complemento
del cliente.
Caso 7. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna un Namespace y Complemento al
cliente, el sistema valida la informacin del comprobante sobre la Plantilla de la Empresa y el
Namespace y Complemento del cliente.
Caso 8. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna una Addenda por Empresa, el
sistema valida la informacin del comprobante sobre la Plantilla de la empresa y la Addenda de la
empresa.
Caso 9. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna un Complemento por Empresa, el
sistema valida la informacin del comprobante sobre la Plantilla de la empresa y el Complemento
de la empresa.
Caso 10. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna un Namespace y Complemento por
Empresa, el sistema valida la informacin del comprobante sobre la Plantilla de la empresa y el
Namespace de la empresa y Complemento de la empresa.

Si ya se tenia una plantilla configurada, al activar el parmetro de Aplicar Reforma fiscal


2012 la plantilla no se cambiar, por lo que hay que seleccionarla automticamente.
Si se elimina fsicamente la plantilla configurada en parmetros del sistema, se enviar un
aviso de que no existe. Ver imagen
Repercusiones

Cuando se va a generar una factura, si la plantilla no contiene la seccin Namespace, el


sistema mandar un mensaje de error. Ver imagen
En caso de que la seccin del NAMESPACE de la plantilla se encuentre vaco el sistema
enviar el siguiente mensaje: Ver mensaje
La plantilla tendr prioridad antes que el Namespace cuando se tengan ambos ya sea por
empresa o por cliente, ya que la plantilla contiene los Namespaces de Complemento
Detallista, Complemento Donatario y Complemento local y en caso de que el usuario tenga
un Namespace adicional este lo deber ingresar dentro de la Plantilla que est utilizando.

Mensajes que despliega el sistema


Temas relacionados
Parmetros del sistema / Factura electrnica
Detalle del cliente
Configuracin de campos libres para la personalizacin de las plantillas para CFD y CFDI

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En el sistema Aspel-SAE 5.0 se manejan campos libres para aquella informacin del cliente que se necesita que se genere en
el CFD o CFDi por lo que se necesita tener las siguientes consideraciones:
1.- Debes de tener configurado los datos para la emisin de facturas electrnicas ya sea CFD o CFDI.
Configuracin del Archivo
2.- Se debe de modificar la plantilla con los campos que se agregarn dentro de los documentos digitales, esta plantilla se
graba con el nombre PlantillaCFD_2_2nombre.xml o PlantillaCFDI_3_2nombre.xml donde nombre es el nombre para identificar
la plantilla personalizada. Por ejemplo: PlantillaCFD_2_2CtaPredial.xml
3.- Configuracin de la plantilla
Se sugiere colocar la plantilla personalizada en el directorio C:\Archivos de programa\Archivos
comunes\Aspel\Sistemas Aspel\SAE5.00\Empresa01\Comprobantes\Plantillas si la configuracin es para la empresa 1.
Para configurar la plantilla personalizada en Aspel-SAE, se debe ingresar a Parmetros Factura electrnica, botn
Plantilla, en la ventana que el sistema, presiona el botn
aparecer el contenido de la plantilla.

para localizar la plantilla personalizada, posteriormente

Imagen

Definicin de los datos


4.- Dependiendo de la informacin que se va a agregar ser el lugar que se dar de alta el campo libre en parmetros del
sistema. Tomaremos como ejemplo el campo Cuenta Predial para asentar el nmero de cuenta predial del inmueble.
Dentro de Parmetros del sistema/Inventarios/Campos libres daremos de alta el campo Cuenta Predial:
Imagen
Importante
Al definir el nombre del campo se deber hacer tal cual se tiene escrito en la plantilla ya que si no coinciden no se mostrar en
la factura electrnica, adems es importante mencionar despus de guardar la informacin de los campos libres, estos no
podrn eliminarse.
Para este campo se debe ingresar al mdulo de inventarios y dar de alta un producto o modificar alguno ya existente, en la
pestaa "Datos adicionales" , en la cual aparecer el campo que se agreg en los parmetros de inventarios, en dicho campo
se debe de agregar el nmero de cuenta predial.
Imagen
Por lo que se debe tomar en cuenta que se pueden escribir tantos nmeros de cuenta predial como productos o servicios se
necesiten facturar, en este caso la factura contendr solo una partida con este producto facturado y el dato de la cuenta predial
en la factura electrnica se ver reflejado en el XML.
Generacin de CFD's
5.- Para elaborar la factura debes:
Definir el folio de la factura
Registrar la informacin necesaria.
Agregar la partida con el producto que contiene el dato de la cuenta, para seguir con el ejemplo en este caso, la cuenta
predial que se dio de alta en el paso 4.
Archivo XML

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6.- Los archivos de la factura se general con la extensin XML y se almacenan generalmente en la ruta del DAC en: \Sistemas
Aspel\ SAE5.00 \ Empresa nn \ Comprobantes \aaaa \ mm \ dd (donde nn = nmero de empresa, aaaa=ao, mm=mes y
dd=da).
Desde La ruta anterior, se puede abrir el archivo XML para revisar su contenido.
Imagen
Temas relacionados
Configuracin de plantilla
Parmetros del sistema / Factura electrnica
Parmetros del sistema/ Inventarios

Manejo del concepto flete

Manejo

Parmetros de
configuracin que
afectan

Inventarios "Servicio para fletes"


Clave de servicio para flete. Define la clave del servicio de flete que manejar el sistema. De tal
forma que al especificar en la partida este servicio, se realicen los clculos correspondientes para
la aplicacin de dicho servicio.

Cmo funciona el
proceso

Antecedentes
En versiones anteriores se proporcionaba el flete desde la cabecera de la captura de documentos
y se indicaba en los parmetros de configuracin la retencin de impuestos, ahora el flete se
manejar como un servicio ms, obteniendo la retencin de impuestos del esquema asociado a
dicho servicio.
El precio del flete se puede determinar de la siguiente manera:
Por zona
Con base a la Zona asociada al cliente. Si el flete se calculara en base a un monto o
frmula definida por Zona, debers contar con esta definicin. Ejemplo grfico.

Por la aplicacin de una poltica


Para el caso en que existiera una poltica de oferta vigente esta se aplicar considerando
las especificaciones definidas en dicha poltica. Catlogo de polticas.

Por un Precio de lista en particular


Por Cliente. Por el precio de lista definido para el cliente. Esta definicin tiene prioridad a
la lista definida por almacn. Ejemplo grfico.

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Por Almacn. Por el precio de lista definido para el almacn. Podrs definir una lista de
precios diferente para cada almacn. Para esta definicin debers tener activado el
parmetro multialmacn dentro de los parmetros del sistema. Ejemplo grfico.
Para mayor informacin consulta el tema: Manejo de la lista de precios en el sistema.
Por el precio pblico del producto
Si no cuentas con la definicin de los puntos anteriores, el precio del servicio de flete se
tomar del precio pblico definido para dicho servicio dentro del catlogo de inventarios.
Ejemplo grfico.

Prioridad para determinar el precio


1.
2.
3.
4.
5.

Lo definido para la zona (frmula o monto)


La aplicacin de una poltica
La lista de precios asociado a un cliente
La lista de precios asociado a un almacn
El precio pblico definido para el servicio en el catlogo de inventarios

El sistema tomar en cuenta primero el monto o frmula definida para la zona asociada al cliente,
si no se cuenta con esta informacin se aplicar la poltica correspondiente, si no se cuenta con
polticas vigentes, se tomar el valor de la lista de precios, donde primero se verificar que exista
una la lista asociada al cliente, de lo contrario toma la lista de precios asociada a un almacn, y
por ltimo si no esta definido ningn punto de los anteriores, se toma el precio pblico del
producto.
Pasos para incluir el servicio de flete en un documento de venta
1.

Dar de alta el servicio que se utilizar como flete en el inventario:

Ejemplo grfico.

Considerar:
Si utilizas Multialmacn este servicio lo tendrs que dar de alta en cada uno de los
almacenes que manejar este servicio.
Si deseas aplicar el precio de lista definido para el servicio, te recomendamos no definir
para la zona asociada al cliente un monto o frmula para el flete, de tal forma que el
sistema tome el precio de lista definido para el cliente o producto segn sea. Si utilizas
multialmacn podrs definir para el servicio de flete un precio de lista diferente por cada
almacn que se maneje.
2.

Ya creado el servicio en el inventario, accede a los parmetros de configuracin para


definir este servicio como el servicio de flete que se usar en el sistema.
Ejemplo
grfico.

3.

Como ltimo paso, genera un documento de venta utilizando este servicio de flete.
Genera un documento de venta donde incluya un servicio de flete.

Ejemplo grfico.

Consideraciones del servicio


An calculando el flete por Zona o por Precio de lista, pudiera ser que el precio se pueda ver
afectado por la aplicacin de alguna poltica de descuento, considerando las condiciones para la
aplicacin de dichas polticas. Polticas de oferta.

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El precio calculado para el servicio de flete no podr estar por debajo del precio mnimo registrado
para dicho servicio dentro del catlogo de inventarios. Catlogo de productos y servicios.
Slo se generar una cuenta por cobrar an cuando se tenga flete, el importe de esta cuenta ya
considerar la retencin por lo que el importe se ver disminuido.
Cuando se identifique que el servicio capturado es flete, se har el clculo o se indicar el precio
de este servicio (las partidas que se tomarn en cuenta para el clculo nicamente incluyen a
productos, grupos y kits; los servicios se excluyen del clculo).
Solo podr existir un elemento de tipo Flete por empresa.
Los impuestos se calculan como una partida normal, es decir, considerando el esquema de
impuesto indicado en el documento o partida segn corresponda.

Traduccin
archivos

de

Consideraciones al momento de traducir


El proceso de traduccin de documentos tomar la informacin de los campos FLETE,
IMPFLETE, RETENFLETE de la cabecera y lo convertir en partida como un producto ms del
documento. Para este caso ya deber de existir en el sistema la configuracin o manejo de este
concepto de flete.

Otros/
Complementarios

Botn "Recalcular Flete"


Esta opcin solo se debe usar cuando el precio del flete se est obteniendo con base a una
frmula definida en la Zona.
Botn disponible desde la captura de un documento de tipo factura, el cual permitir recalcular el
precio del servicio de flete. Este botn funciona de la siguiente manera:
Si despus de incluir la partida para la aplicacin del servicio flete, se incluyeran nuevas partidas
al documento, stas no estaran contempladas dentro del clculo, para este caso, debers

seleccionar el botn
ubicado desde la barra de herramientas de la captura de un
documento de tipo factura, para que se realice nuevamente el clculo del flete con las nuevas
partidas incluidas.
Consideraciones
Lo recomendable es que el servicio de flete se capture al fina de todas las partidas, para que el
clculo sea automtico, pero podrs manejar varias partidas por concepto de flete tomando en
consideracin el punto de abajo.
Cuando se capturen dos partidas por concepto de flete, cada flete tomar el clculo de todas las
partidas anteriores a l, pero si se utiliza el botn "Recalcular flete", el monto de los fletes se
calcularn nuevamente tomando en cuenta todas partidas, es decir, todos los fletes tendrn el
mismo monto.

Temas relacionados
Manejo del concepto lista de precios

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13/10/2015

Casos prcticos

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Manejo de Multialmacn en facturas

Acceso
Desde cualquier consulta, proceso u opcin donde se requiera especificar el almacn correspondiente.
Qu es
Al manejar la opcin Multialmacn, logras una administracin eficiente de las existencias de tu negocio, llevando una
clasificacin de tus productos por almacenes independientes (claves hasta de 10 dgitos), pero manteniendo la integridad y
control absoluto del total de tu informacin.
Este manejo de almacenes, es recomendable para aquellas compaas que cuentan con bodegas adicionales o con varias
sucursales.
Se est manejando un nuevo concepto llamado Poli-multialmacn, y se le denomina con este nombre a los documentos de
ventas o de compras en los cuales se haya manejado en sus partidas ms de un almacn en especfico.
Manejo

Inventarios
Facturas

Parmetros de
configuracin que
afectan

Para mayor informacin de estos parmetros, consulta el tema Parmetros de configuracin.


Nota: Tomar en cuenta que hay ciertos parmetros que vienen activados por omisin en el sistema,
por tal motivo es importante que revises muy afondo cada uno de los parmetros con los que
cuenta tu sistema para una correcta administracin.

Modificar almacn. Perfil que le indicar al sistema, si el campo "Almacn" estar habilitado para su
modificacin.
Almacn. Perfil que le indicar al sistema el almacn de trabajo que tiene asignado el usuario
activo.
Perfiles que afectan

Almacn de devolucin. Perfil que le indica al sistema el nmero de almacn en la captura de los
documentos de tipo devolucin.
Estos perfiles debern definirse por usuario, para mayor informacin, consulta el tema: Perfiles del
usuario.

Especificaciones de importancia
Almacn que se propone en este campo: Si dentro de los parmetros de configuracin se activ el
parmetro "Manejar multialmacn", desde los documentos de ventas y compras se podr manejar
un almacn en especfico, los almacenes se podrn proponer conforme a lo siguiente:
1.

Primer caso. Al acceder a la captura de documentos el valor o almacn que se


propone es el Predeterminado por el sistema, el cual es el almacn "1".

file://C:\Users\MARIO ESCAMILLA\AppData\Local\Temp\~hhD9D3.htm

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Activado el parmetro "Manejar multialmacn".


Ningn almacn definido dentro de los Perfiles del usuario.
2.

Ejemplo grfico

Segundo caso. Al acceder a la captura de documentos el valor o almacn que se


propone es el definido dentro de los perfiles del usuario.
Activado el parmetro "Manejar multialmacn".
Almacn definido dentro de los Perfiles del usuario.

Ejemplo grfico

Manejo del almacn en las partidas: El almacn sugerido para todas las partidas de
Facturas o Remisiones es el que se encuentra definido en la cabecera del documento. Y
solo podrs modificar dicho dato, si en parmetros de configuracin/facturas/Por partida,
est habilitada la opcin "Captura del almacn en el alta de documentos" y si tu perfil lo
permite.
Modificar almacn en captura: Si se requiere inhabilitar el campo "Almacn", para delimitar su
edicin o modificacin, debers modificar el perfil del usuario "Permitir modificar almacn". Este
parmetro afecta tanto al campo "Almacn" de la cabecera, como al de las partidas de un
documento de venta (facturas, remisiones y devoluciones).
Especificar el uso de un almacn por medio de la personalizacin de captura.
1.

Personaliza la captura de documentos, indicando los campos a usar y los campos que por
omisin se propondrn.

2.

En parmetros de configuracin/Facturas/Por documento, al personalizar los folios con el


botn

3.
Cmo funciona el
proceso

, podrs indicar por folio un archivo de configuracin por captura.

Posteriormente desde Perfiles del usuario, define el folio a usar por usuario. De esta forma
al cargar el folio a usar por el usuario, se cargar el archivo de captura personalizado y
junto con ella los campos predefinidos incluyendo el nmero del almacn.

Combinacin de almacenes en el documento:


Para el caso en que las partidas de un documento (ya sea directo o enlazado) tengan el
mismo almacn y ste sea distinto al predeterminado, al grabar el documento se modifica
el almacn de la cabecera con el de las partidas.
Para el caso en que las partidas de un documento de venta (ya sea directo o enlazado)
tengan distinto almacn, al grabar el documento, en el campo "Almacn" de la cabecera se
observar cero. El almacn cero significa que este documento es Poli-multialmacn.
Los documentos Poli-multialmacn se consideran al momento de efectuar filtros sobre las
consultas o reportes.
Usando un almacn de devolucin
Si en parmetros del sistema se tiene activada la opcin "Manejar almacn de devolucin" en los
documentos de venta de tipo devolucin se permitir manejar un almacn diferente al que se
realiz en la venta, tomando en cuenta los siguientes casos de configuracin:
1.

Primer caso. Al acceder a la captura de documentos el valor o almacn que se


propone es el Predeterminado por el sistema, el cual es el almacn "1".
Activado el parmetro "Almacn de devolucin", pero especificando como almacn a
proponer el valor "0". Ejemplo grfico
Ningn almacn de devolucin definido dentro de los Perfiles del usuario.
Ejemplo
grfico

2.

Segundo caso. Al acceder a la captura de documentos el valor o almacn que se


propone es el definido dentro de los Parmetros de configuracin.

file://C:\Users\MARIO ESCAMILLA\AppData\Local\Temp\~hhD9D3.htm

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Activado el parmetro "Almacn de devolucin", pero especificando como almacn a


proponer el valor "2". Ejemplo grfico
Ningn almacn de devolucin definido dentro de los Perfiles del usuario.
Ejemplo
grfico
3.

Tercer caso. Al acceder a la captura de documentos el valor o almacn que se


propone es el definido dentro de los Perfiles del usuario.
Activado el parmetro "Almacn de devolucin", y en parmetros se puede especificar
cualquier valor. Ejemplo grfico
Almacn de devolucin definido dentro de los Perfiles del usuario. Ejemplo grfico

En caso de No usar este parmetro "Manejar almacn de devolucin" los productos sern
devueltos al almacn predeterminado en el sistema (siempre ser 1) o en su caso, el Almacn de
trabajo especificado en el perfil de usuario. Ejemplo grfico

Documentos enlazados con multialmacn


A las partidas de los documentos enlazados provenientes de Remisiones o Facturas no se
les puede cambiar el almacn, de tal forma que, al realizar el enlace, el campo "Almacn"
de la cabecera del documento y la columna almacn de las partidas quedar inhabilitado.
Las partidas con enlaces de Cotizaciones o Pedidos necesariamente se les deber
proporcionar un almacn, ya que en dichos documentos no se maneja este dato. Por
omisin, al cargar las partidas en el documento, estas estarn direccionadas al almacn
predeterminado en parmetros de configuracin.

Otros/
Complementos

Aplicacin de polticas por almacn


Hay ciertas polticas que solo estn definidas para ser aplicadas cuando los productos pertenecen a
un almacn en particular. Revisa el tema:
Catlogo de polticas.

Observaciones
Solo los documentos de Facturas, Remisiones y Devoluciones manejan el concepto almacn.
Temas relacionados
Parmetros de configuracin de facturas
Parmetros de inventarios
Agregar un documento de factura

Configuracin y uso de las claves alternas de los productos

Acceso
Configuracin

Men Mdulos, Facturas y vendedores, Facturas

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Mdulo de inventarios, Alta o Detalle de productos, botn "Claves Alternas".


Uso

Mdulo de facturas y vendedores, Alta de documentos.


Mdulo de compras, Alta de documentos.

Qu es
Es la clave adicional a la clave principal que te pueda indicar algo en especfico del producto, como por ejemplo el cdigo de
barras o uno proporcionado por el proveedor.
Esta es una caracterstica muy til sobre todo para la captura de documentos tanto de facturas como de compras), donde te
permitir capturar adems de la clave del producto cualquiera de las otras claves registradas para el mismo
( alternas/internas). Adicionalmente al alta de documentos, podr utilizarse en el alta de movimientos al inventario.
Manejo

Cmo
funciona el
proceso

Configuracin
Cuando se esta dando de alta un nuevo producto al inventario y solicitas agregarle claves alternas, el
sistema te despliega la ventana correspondiente para llevar acabo la asignacin de las anteriores. Y
despus de grabar la informacin podrs utilizarlas, segn lo que se explica a continuacin.
Uso
Podrs usar esta Clave alterna, desde el campo "Producto" desde:
Alta de documentos de compras
Alta de documentos de facturas
Movimientos al inventario
Al capturar una clave, el sistema verifica si la clave capturada corresponde a una clave principal, a una
clave alterna, o a una clave interna, donde:
Clave Principal: Clave que identifica al producto, la cual es nica. Clave con la que se registra al producto
dentro del sistema.
Clave Alterna: (por cliente o proveedor: Clave adicional a la clave principal del producto, que pueda indicar
algo en especfico del producto con relacin al cliente , ejemplo: el nmero que usa el cliente para identificar
al producto en la empresa.
Clave Interna: Clave adicional a la clave principal del producto. Es una clave de uso interno dentro de la
empresa, como pudiera ser un cdigo de barras, entre otros.
Se verifica si la clave anotada corresponde a la clave principal de un producto, de lo contrario, verifica si la
clave anotada corresponde a una clave Alterna o Interna, si es correcta la verificacin se sustituye la clave

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capturada por la clave Principal del producto.

Temas relacionados
Agregar un documento de factura

Manejo del concepto de listas de precios

Parmetros de
configuracin que
afectan

Inventarios "Servicio para fletes"


Clave de servicio para flete. Define la clave del servicio de flete que manejar el sistema. De tal
forma que al especificar en la partida este servicio, se realicen los clculos correspondientes para
la aplicacin de dicho servicio.

Cmo funciona el
proceso

Antecedentes
En versiones anteriores se proporcionaba el flete desde la cabecera de la captura de documentos
y se indicaba en los parmetros de configuracin la retencin de impuestos, ahora el flete se
manejar como un servicio ms, obteniendo la retencin de impuestos del esquema asociado a
dicho servicio.
Por un Precio de lista en particular
Por Cliente. Por el precio de lista definido para el cliente. Esta definicin tiene prioridad a
la lista definida por almacn. Ejemplo grfico.
Por Almacn. Por el precio de lista definido para el almacn. Podrs definir una lista de
precios diferente para cada almacn. Para esta definicin debers tener activado el
parmetro multialmacn dentro de los parmetros del sistema. Ejemplo grfico.
Para mayor informacin consulta el tema: Manejo de la lista de precios en el sistema.
Por el precio pblico del producto
Si no cuentas con la definicin de los puntos anteriores, el precio del servicio de flete se
tomar del precio pblico definido para dicho servicio dentro del catlogo de inventarios.
Ejemplo grfico.

Prioridad para determinar el precio


1.
2.
3.
4.
5.

Lo definido para la zona (frmula o monto)


La aplicacin de una poltica
La lista de precios asociado a un cliente
La lista de precios asociado a un almacn
El precio pblico definido para el servicio en el catlogo de inventarios

El sistema tomar en cuenta primero el monto o frmula definida para la zona asociada al cliente,
si no se cuenta con esta informacin se aplicar la poltica correspondiente, si no se cuenta con

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polticas vigentes, se tomar el valor de la lista de precios, donde primero se verificar que exista
una la lista asociada al cliente, de lo contrario toma la lista de precios asociada a un almacn, y
por ltimo si no esta definido ningn punto de los anteriores, se toma el precio pblico del
producto.
Pasos para incluir el servicio de flete en un documento de venta
1.

Dar de alta el servicio que se utilizar como flete en el inventario:

Ejemplo grfico.

Considerar:
Si utilizas Multialmacn este servicio lo tendrs que dar de alta en cada uno de los
almacenes que manejar este servicio.
Si deseas aplicar el precio de lista definido para el servicio, te recomendamos no definir
para la zona asociada al cliente un monto o frmula para el flete, de tal forma que el
sistema tome el precio de lista definido para el cliente o producto segn sea. Si utilizas
multialmacn podrs definir para el servicio de flete un precio de lista diferente por cada
almacn que se maneje.
2.

Una vez creado el servicio en el inventario, accede a los parmetros de configuracin para
Ejemplo
definir este servicio como el servicio de flete que se usar en el sistema.
grfico.

3.

Como ltimo paso, genera documentos de ventas o de compras utilizando este servicio de
flete.
Genera un documento de venta donde incluya un servicio de flete.

Ejemplo grfico.

Consideraciones del servicio


Slo se generar una cuenta por cobrar an cuando se tenga flete, el importe de esta cuenta ya
considerar la retencin por lo que el importe se ver disminuido.
Cuando se identifique que el servicio capturado es flete, se har el clculo o se indicar el precio
de este servicio (las partidas que se tomarn en cuenta para el clculo nicamente incluyen a
productos, grupos y kits; los servicios se excluyen del clculo).
Solo podr existir un elemento de tipo Flete por empresa.
Los impuestos se calculan como una partida normal, es decir, considerando el esquema de
impuesto indicado en el documento o partida segn corresponda.
Traduccin
archivos

de

Consideraciones al momento de traducir


El proceso de traduccin de documentos tomar la informacin de los campos FLETE,
IMPFLETE, RETENFLETE de la cabecera y convertirlo en partida como un producto ms del
documento, esto adems deber tomar en cuenta que el servicio y el esquema de impuestos
existan o en su defecto deber darlos de alta (Confirmar). Deber configurar, que en el caso de
haber dado de alta un servicio que este es el valor para el parmetro Servicio Flete.

Otros/
Complementarios

Botn "Recalcular flete"


Esta opcin solo se debe usar cuando el precio del flete se est obteniendo con base a una
frmula definida en la Zona
Botn disponible desde la captura de un documento de tipo factura, el cual permitir recalcular el
precio del servicio de flete cuando. Este botn funciona de la siguiente manera:

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Casos prcticos

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Si despus de incluir la partida para la aplicacin del servicio flete, se incluyeran nuevas partidas
al documento, stas no estaran contempladas dentro del clculo. Para este caso, debers

seleccionar el botn
ubicado desde la barra de herramientas de la captura de un
documento de tipo factura, para que se realice nuevamente el clculo del flete con las nuevas
partidas incluidas.
Consideraciones
Lo recomendable es que la partida con el servicio de flete se capture al final, para que el clculo
sea automtico, pero podrs manejar varias partidas por concepto de flete entre partidas si as lo
requieres.
Cuando se capturen dos partidas por concepto de flete, cada flete tomar el clculo de todas las
partidas anteriores a l, si se utiliza el botn "Recalcular flete", el monto de los fletes se calcular
nuevamente tomando en cuenta todas partidas, es decir, todos los fletes tendrn el mismo
monto.

Temas relacionados
Parmetros de configuracin de clientes
Filtros personalizados
Tipos de clientes y sus diferentes estatus dentro del sistema

Manejo

Cmo
funciona el
proceso

Tipos de clientes
Cliente de Aspel-SAE
Persona u organizacin que se le factura o se le vende de manera regular en la empresa. La cual
dependiendo la cantidad de compra que efecte dentro de la empresa, se pueda hacer de un historial de
ventas satisfactorio, pudiendo tener Beneficio como: registro dentro del catlogo de clientes, aplicacin de
descuentos ( descuentos especiales, ofertas del da, descuentos financieros), la atencin personalizada de
un vendedor, entre otros.
Cliente mostrador (MOSTR)
As se le denomina a un cliente cuando este es un comprador ocasional, esto es, que no forma parte del
catlogo de Clientes.
Este cliente podr ser identificado por la clave (MOSTR, este cliente) viene incluido por omisin en el
catlogo de clientes.
Estados que puede tener un cliente

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Clientes con estatus de moroso


Es un cliente que tiene un saldo deudor, y que por tal, el sistema debe operar con ciertas limitantes,
ejemplo: para facturarle se deber solicitar una autorizacin.
De tal forma que al indicar desde un documento de venta una clave de un cliente moroso, el sistema
verifique que:
Si desde el mdulo de perfiles del usuario, tu perfil tiene activada la opcin "Venta de clientes con
saldo moroso", el sistema te permitir generar un documento de venta sin que se solicite una
autorizacin previa, en caso contrario, el sistema pedir una Autorizacin para continuar con el
proceso de venta.
Nota: La nica restriccin que hay para un cliente moroso, es que los documentos de venta debern ser
liquidados al momento de su generacin, es decir, no se podrn generar a crdito.

Clientes con estatus de suspendido


Este estatus bloquea al cliente dentro del sistema, operando con ciertas limitantes, ejemplo: solo podrn
registrarse movimientos donde NO se registren operaciones de tipo cargo, tales como pedidos,
cotizaciones o devoluciones.
Clientes con estatus de baja
Le indica al sistema que este usuario ya no esta disponible dentro del mismo, y solo se manejar para
reportes como parte de un historial de ventas.
Para cambiar el estado de un cliente debers acceder al Mdulo de Clientes/ "Cambiar estatus del cliente".

Para mayor informacin revisa los temas: Cambio de estatus y Eliminar clientes.
Temas relacionados
Agregar un documento de factura
Agregar una remisin
Agregar un documento de cotizaciones
Agregar un documento de devolucin
Datos del cliente

Manejo de impuestos

Acceso
Desde la ventana de captura de documentos (Facturas, remisiones, pedidos y cotizaciones).

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Qu es
Impuesto. Cargo exigible por el fisco sobre los ingresos, bienes y consumo de una persona fsica o moral.
En la actualidad se pueden aplican diferentes tipos de impuestos, esto depende la mayora de las veces del tipo de bien o
producto del que se trate. Un producto puede estar afectado por la aplicacin de uno o varios impuestos. Para facilitar esta
aplicacin, el sistema te permitir definir esquemas de impuestos en los cuales puedas segn sea el caso.
Los impuestos ms comunes son: IVA (Impuesto al Valor agregado) e IEPS (Impuesto especial sobre productos y servicios).
El concepto esquema de impuesto en el sistema, consiste en manejar un valor o registro (llamado esquema) que incluya la
definicin de varios impuestos (hasta 4) e incluso definiendo varios porcentajes de impuesto a aplicar. Este concepto surgi por
los distintos impuestos que pueden afectar a un producto y los cuales pueden influir en el precio total del mismo, por Ejemplo,
hay ciertos productos que son afectados por el impuesto I.E.P.S e I.V.A y otros que solo los afecta el IVA.

Manejo

Parmetros generales
Parmetros de
configuracin que
afectan

Inventarios
Facturas

El sistema te permitir manejar 4 diferentes tipos de impuestos, los cuales podrs definir desde
Configuracin/ Inventario/ Impuestos/ Leyendas y porcentajes. Y con base a estos impuestos dar de
alta los diferentes esquemas de impuesto que se requieran.
Para que estos impuestos se apliquen correctamente, debers realizar lo siguiente:
1.
2.
3.

Cmo funciona el
proceso

Define los Parmetros de configuracin las leyendas de los impuestos


Da de alta desde el Mdulo de inventarios los diferentes Esquemas de impuesto que se
manejarn.
Asocia los esquemas de impuestos definidos a cada uno de los productos del Catlogo de
inventarios.

Consideraciones
Por omisin el sistema viene configurado con dos impuestos, IVA (impuesto 4) e IEPS (impuesto 1) y
se incluyen en el Mdulo de inventarios/Esquemas de impuestos, los esquemas ms aplicados o
usados por las empresas en base a estos dos impuestos.
Es importante que para lograr un buen manejo, consideres que el sistema siempre toma de forma
estricta que el IVA se encontrar en la 4ta posicin y el IEPS en la 1ra. Por omisin en los
parmetros del sistema, slo se sugerirn los impuestos 1 y 4 correspondientes aI I.E.P.S. e I.V.A
respectivamente, por lo que si manejas ambos impuestos, debers indicar en parmetros de
configuracin/Facturas el uso en pantalla de los cuatro impuestos, aunque el impuesto 3 y 2 nunca
sean definidos.
El orden en que se tomarn los impuestos dependiendo del nmero de impuestos indicados en los
Parmetros de configuracin, es el siguiente: Impuesto4, Impuesto3, Impuesto2, Impuesto1, es decir,
si indicaste que se utilizarn dos impuestos, los que se tomarn sern Impuesto4, Impuesto3. Por lo

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que hay que considerar que para la captura de impuestos por partida del documento, su aplicacin
depende de lo configurado en el catlogo de impuestos para cada esquema.
Si en el alta de documentos indicas el valor "0" en el campo "Esquema" (en la cabecera del
documento), el esquema que se considerar para calcular los impuestos, es el definido en cada
producto dentro del Mdulo de Inventarios.
Catlogo de inventarios / Alta
El esquema propuesto por el sistema tanto en la Cabecera de documento como en las partidas del
mismo, en el mdulo de Facturas, podr ser editado siempre y cuando en el mdulo de
configuracin / Facturas / Carpeta por partida, est habilitado el campo "Impuesto" ubicado en la
seccin Capturar en alta de documentos. Ejemplo
Se debe considerar que cuando se expiden comprobantes fiscales digitales no se deben utilizar
impuestos diferentes a IVA e IEPS (impuestos Trasladados), cualquier otro impuesto diferente a
estos, no sern soportados por el esquema del comprobante fiscal digital, aunque Aspel-SAE los
permita configurar desde facturas.

Temas relacionados
Agregar un documento de factura

Manejo de Apartados

Acceso

Mdulo de Facturas, Men Archivos, opcin Pedidos, Alta y Detalle de un pedido, Barra de herramientas botn

Qu es
Este proceso es de utilidad para cuando se realiza un Pedido y se desea "separan" o "asegura" producto, ya que de esta
forma desde el inventario se registra dicho proceso y as no se puedan vender. Esto hasta que desde el proceso de
Vencimientos de pedidos con apartado , manualmente se edite el campo de apartados en inventarios, o se facture el
documento del pedido se cancelar el apartado de productos.
Manejo

Parmetros de
configuracin que
afecta

Para el manejo de apartados desde el documento de pedidos, es necesario configurar el sistema en


donde se permita dicho proceso, esto desde los Parmetros de configuracin/ Facturas.
Los productos como apartados pueden reservarse desde:
El mdulo de inventarios
Cuando se da de Alta un producto o desde su Detalle en la pestaa Precios y control, podrs
indicar si se desea mantener algunos de los productos reservados, esto para diferentes manejos de

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Casos prcticos

Pgina 23 de 41

tu empresa, ya que al realizar este apartado y se llegue a su mnimo de venta, el sistema no


permitir se vendan ms de dichos productos. Imagen
El manejo de apartados desde inventario es manual ya que tu podrs editar y modificar el valor del
campo, pero igual se incrementar, al registrar un pedido y en la partida se indica apartar el
producto. Es decir que cuando se selecciona un producto como apartado, desde un pedido, se
incrementar el valor asignado al detalle del producto en la seccin de precios y control.

El documento de Pedidos

Cmo funciona el
proceso

Al dar de alta de un pedido o consultarlo, y en la seccin de las partidas del documento (esto si se
tiene configurado "Ver en consulta" y "Ver en captura" Apartados) el sistema te permitir activar la
casilla para indicar que el producto seleccionado queda con el estatus de apartado. Imagen
Consideraciones
Cuando se realiza un documento de pedido y se apartan productos, hay que tomar en cuenta que al
ser facturado dicho documento, los productos apartados sern liberados con dicho documento,
porque el cliente ya realiz la compra.
Aquellos productos que son apartados en los documentos de pedido y que no son facturados,
podrs liberarlos desde el proceso de Vencimientos de pedidos con apartados.
Para consultar o emitir un reporte de los productos apartados, el sistema cuenta con los Reportes
de Apartados por clientes y Apartados por producto, y
y as cuando se desee consultar cuntos, cules y quin tiene apartado l o los productos, puedes
tener dicha informacin.

Temas relacionados
Agregar un documento de pedido
Vencimientos de pedidos con apartados
Reporte de productos apartados por clientes
Reporte de productos apartados por producto

Aplicacin de indirectos en Aspel-SAE

Acceso
Dentro de la captura de documentos de compra, recepcin y devolucin.
Manejo

Parmetros de
configuracin
que afecta

Cmo funciona el

Indirectos por partida. Este parmetro indica si se aplicarn los indirectos por cada partida. Si se
encuentra activado, se podrn capturar los indirectos en el alta o modificacin de los documentos. En
caso que se encuentre desactivado el campo Indirectos por partida en Parmetros del sistema, en el
alta o modificacin del documento estar desactivado y no se mostrar la columna de indirecto en las
partidas.
El sistema Aspel-SAE permite capturar gastos indirectos con la finalidad de poder obtener un costo

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Casos prcticos

proceso

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real de los productos que se adquieren al momento de una compra, estos gastos pueden ser
generados por varios conceptos, por ejemplo: almacenamiento, transportacin, importacin, etc.
La captura de los gastos indirectos se realiza al momento en que se graba el documento de compra,
dicho monto es definido por el proveedor.
Los montos de los indirectos se pueden capturar en la partida del producto, o en el encabezado del
documento para que se prorratee de acuerdo al monto de la partida.

Clculos que
realiza el proceso

Tomaremos en cuenta que al aplicar la cantidad de indirectos, el costo del producto cambia.
La forma en que se pueden aplicar estos indirectos es manualmente escribiendo el monto en cada
partida o por medio del prorrateo, es decir, indicando la cantidad de indirectos en el campo "Gasto
Ind." que se encuentra en el encabezado del documento y con el botn

o con las tecla Shift+F2.

1. Clculo para un producto sin descuentos


Partiremos de la siguiente informacin del inventario:
Ruta: Men Mdulos, Inventarios, Productos y servicios, Detalle de productos y servicios
Clave
A001

Productos
Producto1

Costo promedio
300

Ultimo costo
300

Ahora realizaremos una compra para este producto nicamente, sin considerar ningn descuento.
Ruta: Men Mdulos, Compras, Actualizaciones, Alta de compras
Cantidad
5

Producto
A001

Costo unitario
300

Indicaremos Total indirecto = 120


Total por partida = 5 * 300 = 1500
Gastos indirectos = 120
Cantidad = 5
En este caso ya sea manualmente o por medio del campo se puede indicar el monto del indirecto, ya
que la cantidad ser para un solo producto.
Ver imagen
Costo = 1500 + 120 / 5 = 324
Ver imagen
2. Supongamos ahora que realizamos una compra de ms de un producto
Para ello partimos de la siguiente informacin del inventario:
Clave
A001
A002

Cantidad
8
5

Producto
Producto1
Producto2

Costo promedio
324
405

Producto
A001
A002

Ultimo costo
324
410

Precio unitario
324
405

Total de indirectos = 150

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Casos prcticos

Pgina 25 de 41

A001
Total por partida = 2592
A002
Total por partida = 2050
Indicando manualmente los monto indirectos tenemos:
Ver imagen
Costo (A001) = ( 2592 + 150) / 8 = 342.75
Costo (A002) = ( 2050 + 150) / 5 = 440
Los costos de los productos quedan de la siguiente manera:
Ver imagen
3. Por ultimo veamos que sucede cuando se indica un descuento
En el inventario tenemos lo siguiente:

Clave

Producto

Costo promedio

ltimo costo

A001

Producto1

335.53

342.75

A002

Producto2

440

440.00

A003

Producto3

1500.00

1500.00

Total de indirectos = 600


Realizamos la siguiente compra indicando un descuento comercial del 5 por ciento.
Cantidad

Producto

Total indirectos

Total partida

15

A001

130.37

5141.25

A002

89.26

3520.00

10

A003

380.37

15000

A001 Total por partida = 313.96 * 15 = 5141.25


A002 Total de la partida = 342.75 * 8 = 3520.00
A003 Total de la partida = 1500 * 10 = 15000
Total con descuento
A001 Total = ( 342.75*15 - 5%) = 4884.15
A002 Total = (440 * 8 - 5%) = 3344
A003 Total = =1500 * 10 - 5%) = 14250
Subtotal = 23661.25
Total de la compra= 22478.19
Descuento= 1183.06

file://C:\Users\MARIO ESCAMILLA\AppData\Local\Temp\~hhD9D3.htm

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Casos prcticos

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Hay dos formas para indicar el gasto indirecto:


Cuando se indica el monto desde el encabezado en el campo "Gastos Ind." , con las teclas
Shift+F2 o botn
cada partida.

de prorrateo se calcular el monto de indirectos de acuerdo al total de

Ver imagen:
Costo de producto :
A001 Costo =(4484.15 + 130.37) / 15 = 334.30
A002 Costo = (3344 + 89.26) / 8 = 429.15
A003 Costo = (14250 + 380.37 ) = 1463.03
Ver imagen
Se puede indicar el monto de indirecto manualmente desde cada partida.
Ver imagen
El costo del producto ser afectado de acuerdo al total de las partidas del producto.
Ver imagen

Temas relacionados
Agregar un documento de compra
Agregar un documento de recepcin
Devolucin de compras

Manejo de costos en el mdulo de Compras


Qu es
El costo promedio de un producto es el valor que estar referido a las compras, ventas u operaciones de entrada y salida; por
lo tanto, ser modificado en el catlogo de Movimientos al inventario o por los mdulos de Facturas o de Compras, en este
caso, hablaremos de la afectacin que hay en Movimientos al inventario y Compras, para un costeo promedio, excepto
cuando se tiene definido un tipo de costeo estndar.
Manejo

Costo del proveedor en inventario

El costo del producto tiene varias funcionalidades en el sistema, una de ellas es por proveedores, es decir, al producto se le
asigna uno o varios proveedores con su propio costo, y en caso de que sea diferente de cero, se le dar prioridad sobre el
costo registrado en el inventario.
Por ejemplo:
Se tiene el producto A001 con un costo promedio de 440.00, y se le asign al proveedor 1 con un costo 320.5.
Se genera un documento de compra con este producto, y se asigna el costo el proveedor que fue asignado.
Nota:
Si el costo del proveedor es diferente a cero, tomar ste como costo sugerido para la captura , en caso contrario, tomar el del
inventario.

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Casos prcticos

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Costo del producto cuando se aplican indirectos


En el mdulo de compras, el costo promedio es afectado directamente en el inventario. Al generarse el documento de compra,
se modifica el costo promedio del producto, as como el ltimo costo.
Costo = (Total de la partida + Indirecto ) / Cantidad de la partida
Lo explicaremos con el siguiente ejemplo:
La frmula para calcular el costo promedio es el siguiente:
Costo promedio = total de la partida + indirectos/cantidad de la partida.
Ejemplo:
En el inventario tenemos lo siguiente:

Clave

Producto

Costo promedio

ltimo costo

A001

Producto1

335.53

342.75

A002

Producto2

440

440.00

A003

Producto3

1500.00

1500.00

Realizamos la siguiente compra indicando un descuento comercial del 5 por ciento.


Cantidad

Producto

Total indirectos

Total partida

15

A001

130.37

5141.25

A002

89.26

3520.00

10

A003

380.37

15000

A001 Total por partida = 313.96 * 15 = 5141.25


A002 Total de la partida = 342.75 * 8 = 3520.00
A003 Total de la partida = 1500 * 10 = 15000
Total con descuento
A001 Total = ( 342.75*15 - 5%) = 4884.15
A002 Total = (440 * 8 - 5%) = 3344
A003 Total = =1500 * 10 - 5%) = 14250
Subtotal = 23661.25
Total de la compra= 22478.19
Descuento= 1183.06
Hay dos formas para indicar el gasto indirecto:
Cuando se indica el monto desde el encabezado en el campo "Gastos Ind." , con el botn
el monto de indirectos de acuerdo al total de cada partida.

de prorrateo se calcular

Ver imagen:

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Costo de producto :
A001 Costo =(4484.15 + 130.37) / 15 = 334.30
A002 Costo = (3344 + 89.26) / 8 = 429.15
A003 Costo = (14250 + 380.37 ) = 1463.03
Ver imagen
Se puede indicar el monto de indirecto manualmente desde cada partida.
Ver imagen
El costo del producto ser afectado de acuerdo al total de las partidas del producto.
Ver imagen

Mtodos de costeo

Qu es
El sistema calcula el costo del movimiento de salida a partir del costeo que maneje el producto, como se vio en Agregar
productos en el inventario, al explicar el campo de Costeo.
El sistema maneja 5 tipos de costeo: U.E.P.S., P.E.P.S., Promedio, Estndar e Identificado y se definen para cada producto.
Manejo

Clculos que
realiza el
proceso

Costeo estndar
El tipo de costeo estndar no lleva consigo ningn clculo, nicamente va a respetar la cantidad indicada
en el mdulo, sin cambio para entradas o salidas. Por ejemplo, si su catlogo de inventarios tienen como
ltimo Costo 20 y Costo Promedio 25, al realizar una entrada el ltimo Costo 20 y el Costo promedio 25,
aunque en el movimiento se especifique una cantidad distinta. Esto puede verificarse consultando el
detalle del documento.
Costeo promedio
Este mtodo consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artculos que hay en el inventario
final cuando las unidades son idnticas en apariencia, pero no en el precio de adquisicin, por cuanto se
han comprado en distintas pocas y a diferentes precios.
Para fijar el valor del costo de la mercanca por este mtodo se toma el valor de la mercanca del
inventario inicial y se le suman las compras del periodo, despus se divide por la cantidad de unidades
del inventario inicial ms las compradas en el periodo.
El Costo promedio de un producto se calcula de la siguiente manera, cuando se registra un movimiento
en el inventario:
(Existencias x Costo Promedio actual) (Cantidad que entra o sale x Costo Unitario)
Existencias

Cantidad que entra o sale

El "+" es para la mercanca de entrada y el "-" si la mercanca es de salida.

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Donde: Existencia y Costo promedio, son los datos actuales del catlogo de inventarios, y Cantidad que
entra y Costo Unitario son los datos del documento de entrada.
Todas las salidas se registran al Costo Promedio actual del movimiento, an cuando se realicen la salida
por Movimiento al Inventario y no aparezca el total, al consultar el detalle del movimiento, se podr
visualizar el costo operado (total de la salida).
Costeo UEPS
Este mtodo tiene como base que la ltima existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los
ltimos adquiridos son los primeros que se venden.
Se controlan las partidas utilizadas, relacionndolas con las correspondientes partidas de ingresos
En cuanto se agota la partida de ms reciente ingreso, se utiliza la siguiente partida ms reciente, con su
correspondiente costo de adquisicin.
El inventario tiende a quedar valorado al costo de adquisicin ms antiguo.
Considera que las ltimas unidades adquiridas, son las primeras surtidas al ser vendidas. El inventario se
componen del inventario inicial ms las primeras compras del periodo.
Ventajas
Relaciona de mejor manera los costos vigentes con las ventas en curso. Es recomendable cuando hay
baja rotacin de inventario, o cuando los cambios en los costos de adquisicin tienen rpidos cambios en
los costos de ventas.
Desventajas
Puede generar un saldo activo alejado de los costos actuales.
Costeo PEPS
Aplicndolo a las mercancas significa que las existencias que primero entran al inventario son las
primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se
venden.
Se deben controlar las partidas utilizadas, relacionndolas con las correspondientes partidas de ingresos
En cuanto se agota la partida de ms antiguo ingreso, se utiliza la siguiente partida ms antigua, con su
correspondiente costo de adquisicin.
El inventario tiende a quedar valorado al costo de adquisicin ms reciente.
Considera que las primeras unidades adquiridas, son las primeras surtidas al ser vendidas. Las
existencias en el inventario corresponden a las compras ms recientes.
Ventajas
Es un mtodo objetivo (genera una corriente de costos ordenada cronolgicamente), por lo que
manifiesta el saldo del inventario con ms apego a los costos de adquisicin actuales que otros mtodos.
Funciona mejor cuando la rotacin de mercanca es acelerada.
Desventajas
Cuando los costos de adquisicin van en aumento (inflacin), su efecto en el clculo contable es reducir
el costo de la mercanca vendida, inflar las utilidades y el saldo final del inventario.
Aplicacin de los mtodos
Costeo Identificado
El costeo identificado se realiza asignado al movimiento de salida el costo del nmero de serie indicado
en el documento. De tal forma que dependiendo del nmero de serie registrado en una salida, se registra
al mismo costo al cual entr.
Si en el sistema se registra un nmero de serie a un costo determinado, cuando se genera una salida
pueden ocurrir 3 procesos:
Se asigna el costo de entrada al movimiento de salida de acuerdo con el nmero de serie definido.
Se asigna el ltimo costo al movimientos de salida, si al generar el movimiento se registra un

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Casos prcticos

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nmero de serie nuevo que no existe en la base de datos. Para este proceso es requisito en
facturas tener habilitado el Parmetro "Alta de nmeros de serie en ventas".
Se asigna el costo promedio, si al registrar el movimiento de salida no se indica un nmero de
serie.

Aplicacin y seguimiento de campaas

Que es
Esta es una gua para la aplicacin de las campaas utilizando las funciones CRM. Con el fin de dar una idea ms clara del
manejo y uso de la modalidad de campaas, te presentamos algunos casos prcticos como gua o ejemplos, en los cuales te
podrs apoyar para la creacin de nuevas campaas.
Ejemplos practicos:
Campaa: Lanzamiento de productos.
Campaa: Promociones de productos.
Campaa: Seguimiento de cotizacin.
Campaa: Cobranza de minoristas.
Temas relacionados
Campaas
Alta de campaas
Modificar campaas

Lanzamiento de productos

Que es
A continuacin se presenta el caso de la campaa "Lanzamiento de productos", en el cual se describe todo lo necesario para
poder darlo de alta y con esto dar a conocer a los clientes de la campaa en cuestin.
El objetivo de esta campaa es informar a todos los clientes del lanzamiento del nuevo producto, esto se lograr al enviar un
correo electrnico a los clientes con la foto y caractersticas del producto. Los clientes considerados para este procedimiento
son los que se encuentran en la base de datos de Aspel-SAE.
Procedimiento
1.

Dar de Alta la campaa.


Acceder a Men Mdulos, Clientes y cuentas por cobrar, Consultas, Catlogo de campaas/ Barra de herramientas,

con el botn

En la seccin datos generales de esta seccin debes indicar los datos de la campaa.

Ver imagen.

La siguiente seccin se encuentra sin habilitar, pues elegimos a TODOS los clientes.
La Gua de la campaa que corresponde a la siguiente seccin, no aplica para este ejemplo.
En esta seccin se debe dar de Alta las actividades que correspondern a la campaa.

Ver imagen.

a. Se debe hacer clic en el botn agregar, en el campo de Actividad acceder al ayuda del campo y elegir Envo de E-mail.

file://C:\Users\MARIO ESCAMILLA\AppData\Local\Temp\~hhD9D3.htm

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Casos prcticos

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b. Indicar la prioridad Nivel 1.


c. En el campo Descripcin indicar "Se enva el correo a todos los clientes".
d. En el campo Resultado hacer clic en el cono
y elegir de la lista "Se envi e-mail", en # de das indicar 1 y en el campo
Actividad Resultante, elegir de la lista "Terminal: xito", tambin se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "Se
registra?".
e. Por ltimo se agrega la actividad, haciendo clic en el botn aceptar.
En la ltima seccin de Revisin, se activa el botn aceptar y se da de alta mediante este la campaa.
2.

Se debe preparar en Microsoft Word, un documento con la imagen que se desea enviar, para seguir con el ejemplo,
hemos creado el documento Lanzamiento nuevo producto.doc.

3.

Para enviar el e-mail o ejecutar las tareas de la campaa se debe:


Acceder a Men Mdulos, Clientes y cuentas por cobrar, Consultas, Administracin de clientes.
En la seccin izquierda de la consulta se debe ubicar en la campaa creada: Campaas de publicidad/Lanzamiento.
En la consulta se presentan todos los clientes, se debe hacer clic con el botn derecho del ratn y elegir la opcin Inicia
campaa. Ver imagen.

4.

Posteriormente, se debe presionar el icono

, en el cuerpo del correo se debe indicar la informacin que se va

enviar y con el icono


se debe indicar el archivo que se va anexar al correo. Se debe oprimir el botn "Para",
para especificar los destinatarios de correo, como este correo se desea enviar a TODOS los clientes, slo se debe
hacer clic en el botn y Aceptar.
5.

Presiona el icono Enviar.

6.

Para cerrar la campaa, se debe hacer clic en el icono


, y elegir del men que presenta la opcin "Cierra
campaa". Con esto esta campaa desaparecer del Administrador de clientes y en la consulta de campaas tendr el
estatus de "Inactiva".

Temas relacionados
Aplicacin y seguimiento de campaas
Campaas
Administracin de clientes

Promociones de productos

Que es
A continuacin se presenta el caso de la campaa "Promocin de productos", en el cual se describe todo lo necesario para
generar el proyecto y con esto dar a conocer a los clientes mayoristas la promocin del mes en una campaa telefnica de
informacin.
El objetivo de esta campaa es informar a los clientes mayoristas la promocin del mes, esto se lograr al contactarlos
telefnicamente e informar los detalles de la promocin. Los clientes considerados para este procedimiento son los que se
encuentran en la base de datos de Aspel-SAE.
Procedimiento
1.

Antes de dar de alta la campaa se recomienda hacer la planeacin de las actividades comprendidas en la estrategia,
por ejemplo:

file://C:\Users\MARIO ESCAMILLA\AppData\Local\Temp\~hhD9D3.htm

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Casos prcticos

2.

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Dar de Alta la campaa.


Acceder a Men Mdulos, Clientes y cuentas por cobrar, Consultas, Catlogo de campaas/ Barra de herramientas,

con el botn

En la seccin datos generales de esta seccin debes indicar los datos de la campaa.

Ver imagen.

En la seccin Seleccin de clientes debes indicar el criterio de seleccin que identifique a los clientes mayoristas, en
este caso, en la pestaa Ventas se indicar un importe de ventas mayor o igual a $50,000.00. Ver Imagen.
La Gua de la campaa que corresponde a la siguiente seccin, dado que es una campaa de informacin va
telefnica, se debe indicar el guin del dilogo de la campaa. Ver imagen.
En la seccin Actividades se debe dar de Alta las actividades que correspondern a la campaa.
a. Se debe hacer clic en el botn agregar, en el campo de Actividad, mediante el botn
Llamar al cliente.

Ver imagen.
debers capturar

b. Indicar la prioridad Nivel 1.


c. En el campo Descripcin indicar "Llamada para promocionar el producto del mes".
d. En el campo Resultado debers registrar "No se obtuvo respuesta" no existe en el catlogo estndar, al escribir la
descripcin el sistema sugerir agregarlo, slo se debe aceptar la adicin; en # de das indicar 1 y en el campo Actividad
Resultante, elegir de la lista "Terminal: fracaso", tambin se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "Se registra?".
Y en el campo Resultado hacer clic en el cono
y elegir de la lista "Se logr contacto"; en # de das indicar 1 y en el campo
Actividad Resultante, elegir de la lista "Terminal: xito", tambin se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "Se
registra?".
e. Por ltimo se agrega la actividad, haciendo clic en el botn aceptar.
En la ltima seccin de Revisin el sistema mostrar la lista de clientes que tienen la clasificacin de mayoristas, se
activa el botn aceptar y se da de alta mediante este la campaa. Ver imagen.
3.

Una vez que se tiene listo el equipo de Operadores de telemarketing, se deber dar inicio a la campaa en Aspel-SAE,
para ello:
Acceder a Men Mdulos, Clientes, Consulta, Administracin de clientes.
En la seccin izquierda de la consulta se debe ubicar en la campaa creada: Campaas de telemarketing/PROMES.
En la consulta se presentan todos los clientes, se debe hacer clic con el botn derecho del ratn y elegir la opcin Inicia
campaa. Ver imagen.
El Operador de telemarketing deber dar doble clic desde el primer hasta el ltimo cliente, con esto se ejecuta la
campaa y se presenta la ventana de Seguimiento de campaa. Ver imagen.
El Operador debe realizar la llamada y ejecutar el guin.

file://C:\Users\MARIO ESCAMILLA\AppData\Local\Temp\~hhD9D3.htm

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Casos prcticos

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Dependiendo del resultado: Se logr contacto o no, debe hacer doble clic sobre el resultado.
Aspel-SAE presenta el nmero de registro del resultado en la bitcora y la ventana con la Actividad resultante
dependiendo, dado que en este ejemplo son las actividades terminales se debe elegir el siguiente cliente con
los botones

Se deben repetir los pasos (d) al (f) hasta terminar la lista de clientes.
Si en algn momento se desea conocer la cantidad de clientes a los que se les proporcion la informacin, se debe hacer clic

en el botn

, y elegir la opcin Totales de la campaa.

Esta misma campaa se puede realizar de una manera ms compleja y completa, desglosando ms las actividades y
resultados con la finalidad de obtener un mejor seguimiento y una visin ms clara del estado de la base de datos, es decir,
cualquier campaa en el sistema, se puede definir lo ms sencilla o compleja posible. Ver imagen.
Temas relacionados
Aplicacin y seguimiento de campaas
Campaas
Administracin de clientes

Seguimiento de cotizacin

Que es
En este caso se presenta la campaa "Seguimiento de cotizacin", en el cual se describe todo lo necesario para poder generar
el proyecto y con esto dar a conocer a los clientes de la campaa en cuestin.
El objetivo de esta campaa es dar seguimiento a las cotizaciones emitidas a los clientes, esto se lograr al contactarlos
telefnicamente y llegar a una conclusin en base a la emisin de este documento. Los clientes considerados para este
procedimiento son los que se encuentran en la base de datos de Aspel-SAE.
Procedimiento
1.

Antes de dar de alta la campaa se recomienda hacer la planeacin de las actividades comprendidas en la estrategia,
por ejemplo:

Ver otras actividades.


2.

Dar de Alta la campaa.


Acceder a Men Mdulos, Clientes y cuentas por cobrar, Consultas, Catlogo de campaas/ Barra de herramientas,

file://C:\Users\MARIO ESCAMILLA\AppData\Local\Temp\~hhD9D3.htm

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con el botn

En la seccin datos generales de esta seccin debes indicar los datos de la campaa.

Ver imagen.

En la siguiente seccin debes indicar el criterio de seleccin que identifique las cotizaciones emitidas en el mes, en este
caso, en la pestaa Ventas se indicar los documentos tipo Cotizacin y en la vigencia se registrar la opcin este mes,
sin incluir cancelaciones. Ver Imagen.
La Gua de la campaa que corresponde a la siguiente seccin, no aplica para este ejemplo.
En esta seccin se debe dar de Alta las actividades que correspondern a la campaa.
a. Se debe hacer clic en el botn
el cliente.

Ver imagen.

, en el campo de Actividad acceder al ayuda del campo y elegir Contacto con

b. Indicar la prioridad Nivel 1.


c. En el campo Descripcin indicar "Contactar al cliente para seguimiento de cotizacin".
d. En el campo Resultado "Desea levantar pedido" no existe en el catlogo estndar, al escribir la descripcin el sistema
sugerir agregarlo, slo se debe aceptar la adicin; en # de das indicar 0 y en el campo Actividad Resultante, elegir de la lista
"Revisin de cotizacin", tambin se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "Se registra".
En el campo Resultado hacer clic en el cono
y elegir de la lista "No se obtuvo respuesta"; en # de das indicar 1 y en el
campo Actividad Resultante, elegir de la lista "Contacto con el cliente", tambin se debe hacer clic sobre la casilla de la
columna "Se registra?".
e. Por ltimo se agrega la actividad, haciendo clic en el botn aceptar.
En la ltima seccin de Revisin el sistema mostrar la lista de clientes que tienen la clasificacin de mayoristas, se
activa el botn aceptar y se da de alta mediante este la campaa. Ver imagen.
3.

Una vez que el vendedor tiene lista la informacin de las cotizaciones, se deber dar inicio a la campaa o ejecutar las
tareas de la campaa, se debe:
Acceder a Men Mdulos, Clientes y cuentas por cobrar, Consultas, Administracin de clientes.
En la seccin izquierda de la consulta se debe ubicar en la campaa creada: Campaas de Seguimiento al
cliente/Cotizacin.
En la consulta se presentan todos los clientes, se debe hacer clic con el botn derecho del ratn y elegir la opcin Inicia
campaa. Ver imagen.
El vendedor deber dar doble clic desde el primer hasta el ltimo cliente, con esto se ejecuta la campaa y se presenta
la ventana de Seguimiento de campaa. Ver imagen.
Dependiendo del resultado: Se logr contacto o no, debe hacer doble clic sobre el resultado.
Aspel-SAE presenta el nmero de registro del resultado en la bitcora y la ventana se visualiza con la Actividad
resultante dependiendo de lo seleccionado, al elegir Desea levantar pedido, la actividad actual cambia a
Revisin de cotizacin, donde el resultado es Desea levantar pedido y al elegirlo cambia la actividad a Levant
pedido en este ejemplo esta actividad es terminal por lo que al registrar la misma, se debe elegir el siguiente
cliente con los botones

Se deben repetir los pasos (d) al (f) hasta terminar la lista de clientes.
Si en algn momento se desea conocer la cantidad de clientes a los que se les proporcion la informacin, se debe hacer clic

en el botn

, y elegir la opcin Totales de la campaa.

Esta misma campaa se puede realizar de una manera ms compleja y completa, desglosando ms las actividades y
resultados con la finalidad de obtener un mejor seguimiento y una visin ms clara del estado de la base de datos, es decir,
cualquier campaa en el sistema, se puede definir lo ms sencilla o compleja posible.
Temas relacionados
Aplicacin y seguimiento de campaas
Campaas

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Administracin de clientes

Cobranza de minoristas

Que es
El caso de la campaa Cobranza de minoristas, en el cual se describe todo lo necesario para poder generar el proyecto y con
esto dar a conocer a los clientes de la campaa en cuestin.
El objetivo de esta campaa es realizar la cobranza a los clientes minoristas que tienen documentos vencidos por ms de 15
das, esto se lograr al contactarlos y llegar a un acuerdo de pago total o en parcialidades. Los clientes considerados para este
procedimiento son los que se encuentran en la base de datos de Aspel-SAE.
Procedimiento
1.

Antes de dar de alta la campaa se recomienda hacer la planeacin de las actividades comprendidas en la estrategia,
por ejemplo:

Ver otras actividades.


2.

Dar de Alta la campaa.


Acceder a Men Mdulos, Clientes y cuentas por cobrar, Consultas, Catlogo de campaas/ Barra de herramientas,

con el botn

En la seccin datos generales de esta seccin debes indicar los datos de la campaa.

Ver imagen.

En la siguiente seccin debes indicar el criterio de seleccin que identifique las cotizaciones emitidas en el mes, en este
caso, en la pestaa Clientes (2) se indicar el saldo Menor o igual a $5,000.00; y en la pestaa cuentas por cobrar,
selecciona los documentos contra vencimiento, en fecha inicial vaco y en final la fecha de 15 das antes.
Ver
Imagen.
La Gua de la campaa que corresponde a la siguiente seccin, no aplica para este ejemplo.
En esta seccin se debe dar de Alta las actividades que correspondern a la campaa.

Ver imagen.

a. Se debe hacer clic en el botn agregar, en el campo de Actividad acceder al ayuda del campo y elegir Contacto con el
cliente.
b. Indicar la prioridad Nivel 1.
c. En el campo Descripcin indicar "Contactar al cliente para realizar el cobro de documentos vencidos".
d. En el campo Resultado "Se lleg a un acuerdo" si no existe en el catlogo estndar, al escribir la descripcin el sistema
sugerir agregarlo, slo se debe aceptar la adicin; en # de das indicar 1 y en el campo Actividad Resultante, elegir de la lista
"Negociacin", tambin se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "Se registra?".
En el campo Resultado hacer clic en el cono

y elegir de la lista "No se obtuvo respuesta"; en # de das indicar 1 y en el

file://C:\Users\MARIO ESCAMILLA\AppData\Local\Temp\~hhD9D3.htm

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Casos prcticos

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campo Actividad Resultante, elegir de la lista "Contacto con el cliente", tambin se debe hacer clic sobre la casilla de la
columna "Se registra?".
e. Por ltimo se agrega la actividad, haciendo clic en el botn aceptar.
En la ltima seccin de Revisin el sistema mostrar la lista de clientes que tienen la clasificacin de mayoristas, se
activa el botn aceptar y se da de alta mediante este la campaa. Ver imagen.
3.

Una vez que el vendedor tiene lista la informacin de las cotizaciones, se deber dar inicio a la campaa o ejecutar las
tareas de la campaa, se debe:
Acceder a Men Mdulos, Clientes y cuentas por cobrar, Consultas, Administracin de clientes.
En la seccin izquierda de la consulta se debe ubicar en la campaa creada: Campaas de Seguimiento al
cliente/Minoristas.
En la consulta se presentan todos los clientes, se debe hacer clic con el botn derecho del ratn y elegir la opcin Inicia
campaa. Ver imagen.
El vendedor deber dar doble clic desde el primer hasta el ltimo cliente, con esto se ejecuta la campaa y se presenta
la ventana de Seguimiento de campaa. Ver imagen.
Dependiendo del resultado: Se logr contacto o no, debe hacer doble clic sobre el resultado.
Aspel-SAE presenta el nmero de registro del resultado en la bitcora y la ventana se visualiza con la Actividad
resultante dependiendo de lo seleccionado, al elegir Se logr contacto, la actividad actual cambia a
Negociacin, donde el resultado es Se lleg a un acuerdo y al elegirlo cambia la actividad a Recepcin de pago;
despus debe registrarse el Pago recibido, como en este ejemplo esta actividad es terminal, se debe elegir el
siguiente cliente con los botones

Se deben repetir los pasos (d) al (f) hasta terminar la lista de clientes.
Si en algn momento se desea conocer la cantidad de clientes a los que se les proporcion la informacin, se debe hacer clic

en el botn

, y elegir la opcin Totales de la campaa.

Esta misma campaa se puede realizar de una manera ms compleja y completa, desglosando ms las actividades y
resultados con la finalidad de obtener un mejor seguimiento y una visin ms clara del estado de la base de datos, es decir,
cualquier campaa en el sistema, se puede definir lo ms sencilla o compleja posible.
Temas relacionados
Aplicacin y seguimiento de campaas
Campaas
Administracin de clientes

Recuperacin del saldo de ventas

Que es
Este caso presenta los casos en los que se podra utilizar la actualizacin de saldos del expediente del cliente.
Este proceso actualiza los saldos de los clientes por inconsistencias entre el catlogo de clientes y los movimientos
registrados en cuentas por cobrar.
Utiliza este proceso cuando por falta de energa elctrica o por haber modificado manualmente el campo de saldo del
expediente del cliente, existan diferencias con el saldo que tiene cuentas por cobrar.
En esta actualizacin el sistema calcula el saldo con base en los movimientos que tengan registrados los clientes.
Actualizacin con movimientos iniciales
Cuando por fallas en la energa elctrica se ve modificado el saldo del expediente del cliente es importante utilizar este proceso
para tener un correcto saldo, especialmente cuando dichas inconsistencias suceden al estar trabajando con el sistema. Los
movimientos considerados para este procedimiento son las que se encuentran en la consulta de Movimientos de cuentas por

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cobrar, es importante saber si se encuentran registrados todos los movimientos desde la apertura de la empresa para cada
uno de los clientes. En este caso solo es necesario correr el procedimiento.
1.

Revisar los saldos con que cuenta el sistema antes de realizar el proceso. Esto lo puedes realizar imprimiendo el
Reporte de acumulado de clientes o la consulta de Catlogo de clientes. Ver imagen.

2.

Acceder a Men Mdulos, Clientes y cuentas por cobrar, Actualizaciones, Actualizacin de saldos.

3.

Seleccionar el rango de clientes que se requiera actualizar. En este caso no se capturar en estos campos para que la
actualizacin se realice a todos los clientes. Ver imagen.

4.

Al realizar la operacin se debe desplegar un mensaje de aviso que se termino satisfactoriamente el proceso.
imagen.

5.

Una vez que el proceso fue concluido se debe corroborar que los saldos sean los esperados de acuerdo a nuestros
registros. Para esto pude se utilizar nuevamente el catalogo de clientes o el reporte de acumulado de los mismos.
Ver imagen.

Ver imagen.

Ver

Actualizacin sin movimientos iniciales


Cuando se modifica de manera manual el campo saldo en el expediente del cliente o por fallas en la energa elctrica este se
ve modificado es importante utilizar este proceso para tener un correcto saldo. Los movimientos considerados para este
procedimiento son las que se encuentran en la consulta de Movimientos de cuentas por cobrar, es importante saber si se
encuentran registrados todos los movimientos desde la apertura de la empresa para cada uno de los clientes. En caso de no
ser as, este es el procedimiento a seguir.
1.

Revisar los saldos con que cuenta el sistema antes de realizar el proceso. Esto lo puedes realizar imprimiendo el
Reporte de acumulado de clientes o la consulta de Catlogo de clientes. Ver imagen.

2.

Acceder a Men Mdulos, Clientes y cuentas por cobrar, Actualizaciones, Actualizacin de saldos.

3.

Seleccionar el rango de clientes que se requiera actualizar. En este caso se capturar del cliente 12 al 16.
imagen.

Ver

4.

Al realizar la operacin se debe desplegar un mensaje de aviso que se termino satisfactoriamente el proceso.
imagen.

Ver

5.

Una vez que el proceso fue concluido se debe corroborar que los saldos sean los esperados de acuerdo a nuestros
registros. Para esto pude se utilizar nuevamente el catalogo de clientes o el reporte de acumulado de los mismos.
Ver imagen.

Ver imagen.

Observaciones
Es posible modificar los saldos de cada cliente uno por uno en el expediente del cliente.
Tema relacionado
Actualizacin de saldos

Interfaz Outlook con Aspel-SAE

Que es
En este caso se pretende mostrar el correcto uso de la interfaz con Outlook.
Para tener acceso a los contactos desde el sistema es necesario activar la Interfaz con MS-Outlook (Configuracin),
ya que esta opcin permitir que se realice la interfaz entre Outlook y Aspel-SAE. Ver imagen.
Las opciones donde el sistema utiliza esta interfaz son las siguientes:

Contactos.
Citas.
Enviar correo.
Correo masivo.

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Administracin de clientes.
Catlogo de clientes.

Parmetros que afectan al mdulo de clientes

Los parmetros que afectan al mdulo de clientes de manera directa son los siguientes:
Parmetros generales/ Generales
CxC cliente mostrador
Multimoneda
Solicitar tipo de cambio
Descuento comercial
Clientes y CxC/ Generales
Clave secuencial
Das comerciales de crdito
Ganancia cambiaria
Prdida cambiaria
Manejo de folio
Fecha lmite de movimientos de CxC
Clientes y CxC/ Campos libres
Campos definidos previamente
Campos nuevos
Facturas/ Por documento
Fecha de cierre de documentos

Aplicaciones asociadas
Mostrar citas al inicio
Utilizar interfaz con Outlook
Temas relacionados
Recepcin de anticipos
Recepcin de pagos
Recepcin de pagos multidocumento
Aplicacin de anticipos
Eliminar clientes
Catlogo de clientes
Conceptos de cuentas por cobrar
Alta de clientes

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Citas

Estatus del cliente

Que es
Esta es una clasificacin de los clientes basado en el saldo con que cuenta, es decir, si se encuentra al da con sus pagos o
tiene documentos vencidos.
Estatus activo
Cuando un cliente se encuentra en estatus activo el sistema permite realizar todos los procesos dentro del mismo, al registrar
un nuevo cliente siempre se encuentra en este estatus. Es posible cambiar de estatus mediante la opcin Cambiar estatus ,
donde se realiza por cada cliente, o tambin por medio del Cambio masivo de estatus donde por medio de una seleccin de
criterios se realiza el cambio.
El Cliente mostrador pertenece a esta clasificacin, pues por su naturaleza no tiene saldos vencidos.
Al recuperar la informacin de un cliente por medio de la opcin Recuperar claves de clientes el estatus que presentar es
activo, sin importar el estatus que tena al ser eliminado.
Estatus moroso
Un cliente con estatus moroso tiene las siguientes limitaciones en el sistema:
Al registrar desde el Mdulo de facturas un documento de venta (factura, remisin, pedido o cotizacin) el sistema te
muestra el aviso que el cliente tiene este estatus. Este mensaje se despliega al capturar la clave del cliente en el
campo correspondiente, el cual se considera informativo pues permite registrar los documentos. En caso que el Perfil
de usuario no tenga habilitado la opcin Venta a clientes morosos se desplegar una ventana de autorizacin para
registrar el documento. En el caso de facturas y remisiones, nicamente te permitir hacer la venta directa,
desplegando la ventana de Recepcin de pagos. Para mayor informacin consulta el archivo de ayuda del mdulo de
Perfiles. Ver imagen.
Cuando el registro de documentos se realiza desde la opcin de alta de cuentas por cobrar, se muestra el aviso que el
cliente se encuentra en estatus moroso. Este se despliega al capturar la clave del cliente en el campo correspondiente
o al acceder a la opcin desde el catlogo de clientes antes de abrir la ventana del alta. El mensaje se considera
informativo por que permite registrar el documento. Ver imagen.
Estatus suspendido
El cliente que pertenece a este estado se encuentra completamente limitado, pues no se permite realizar las siguientes
operaciones:
Al registrar desde el Mdulo de facturas un documento de factura o remisin, el sistema te muestra el aviso que el
cliente tiene este estatus y no te permite continuar con la captura. Este se despliega al capturar la clave del cliente en el
campo correspondiente. En caso de los pedidos o cotizaciones el sistema te muestra el aviso, pero permite seguir con
la captura. Ver imagen.
Cuando el registro de documentos se realiza desde la opcin de alta de cuentas por cobrar, se muestra el aviso que el
cliente se encuentra en estatus suspendido. Este se despliega al capturar la clave del cliente en el campo
correspondiente o al acceder a la opcin desde el catlogo de clientes antes de abrir la ventana del alta. Ver imagen.
Temas relacionados
Cambiar estatus
Cambio masivo de estatus

Manejo del cliente mostrador

Que es
El cliente mostrador se utiliza para las ventas al pblico en general que no son facturadas directamente al cliente por no

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requerirlo; esto sucede con clientes que son ocasionales o no forman parte del catlogo de clientes regulares de tu compaa.
Este cliente cuenta con caractersticas creadas especialmente por lo que no es posible crear otro igual.
Cuando creas tu base de datos para empezar a trabajar, es el nico cliente que tiene el catlogo pues lo trae por omisin.
Manejo
Parmetros del
sistema

Debes seleccionar la casilla CxC cliente mostrador, para que las ventas realizadas se vean reflejadas en
las cuentas por cobrar.

Clave del
cliente

La clave que corresponde al cliente mostrador (MOSTR) est registrada en el sistema de forma
predeterminada.

Parmetro de
Factura

No afectar doctos. de venta por cambio en informacin de cliente. Este parmetro no afecta al cliente
mostrador.

Eliminar

Si en tu empresa se almacenan las ventas la pblico en general a travs del cliente mostrador (MOSTR),
no es recomendable darlo de baja, pues de esta manera no existira un clave o registro donde acumular
este tipo de ventas. Es posible recuperar a este cliente por los siguientes procesos:
Recuperar clientes
1.

Debes iniciar el proceso desactivando la clave secuencial en parmetros del sistema, esto en
caso de utilizar las claves de forma secuencial.

2.

Luego se debe seleccionar Alta de clientes, el cual se encuentra habilitado el campo Clave, se
capturar la clave MOSTR.

3.

Al salir de este campo el sistema despliega un mensaje el cual advierte que la clave ha sido dada
de baja y pregunta si deseas reactivarla.

4.

Selecciona el botn S, para que se llenen los campos con la informacin con la que contaba el
expediente del cliente en el momento de darlo de baja.

5.

Para terminar el registro de la reactivacin debes guardar la informacin.

6.

En caso de elegir el botn No, el sistema te permite cambiar el nmero de la clave para realizar
un nuevo registro.

7.

Cuando manejas las claves de forma secuencial, debes activar en parmetros del sistema la
clave secuencial, con el fin de regresar al uso normal de tu empresa.

Ventas al pblico
Al registrar una venta desde el Modulo de facturas, cuando registras una factura sin definir el campo
Cliente, se despliega una ventana para los datos del cliente MOSTR, en caso de seleccionar el botn
aceptar, de manera automtica el sistema reactiva al cliente mostrador.

Manejo de
crdito

En el expediente de este cliente, la seccin de manejo de crdito debe permanecer desactivado, puesto
que el pago se realiza al momento.

Tipo de
empresa

La seccin de tipo de empresa en el expediente de este cliente se encuentra sin habilitar pues por su
naturaleza no pertenece a esta clasificacin.

Estatus del
cliente

El cliente mostrador pertenece al estatus activo y no se puede modificar, pues al tratarse de ventas
directas no tendr saldos vencidos.

Temas relacionados
Catlogo de clientes
Alta de clientes
Modificar clientes

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Eliminar clientes
Estatus del cliente

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