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Curso Avanzado de EXCEL

José Muñoz

TEMA 1. VISION GENERAL DE EXCEL
1. Visión general
a. ¿Qué es Excel?
Excel es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por Microsoft, en la cual se
combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y
tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros; todo dentro de la misma aplicación. Las hojas de
cálculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general y extendido.
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:



Texto
Valores numéricos, fechas y horas
Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de
otras celda.

Además, un programa como Excel contiene un gran número de utilidades para introducir, formatear y presentar total o
parcialmente el contenido de las hojas de cálculo.
Como se ha apuntado, con Excel se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho
programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser
creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas
(funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de líneas, de tarta, ...) y estar representados en dos o tres dimensiones,
dependiendo de las necesidades del usuario.
Excel permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, recalculando toda la hoja al mínimo cambio
que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario haciendo
uso de las conocidas como Macros.
La utilización de Excel se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante
ratón o mediante combinación de teclas.
Para arrancar el programa, accedemos al Menú de Inicio, Programas, como se indica en la siguiente figura:

Microsoft Excel es una hoja de cálculo.

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b. Versiones de Excel
Existen diversas versiones del programa Microsoft Excel. A lo largo de este curso, en las explicaciones y ejemplos, vamos a
utilizar la más extendida de éstas, Excel 2003. No obstante, en el caso de que se disponga de Excel 2000, esto no va a ser un
impedimento ya que la esencia es la misma y las opciones de mayor uso son similares.
No obstante, existen ciertas mejoras que implementa Excel 2003 con respecto a Excel 2000. Estas se pueden encontrar en la
ayuda del programa, presionando F1 o seleccionando Ayuda de Microsoft Excel en el menú Ayuda, como aparece en la
siguiente imagen:

En el siguiente artículo de ampliación encontrarás un listado de funcionalidades disponibles como novedad en algunas de las
últimas versiones de Excel. En el caso de que tu conocimiento sobre Excel no sea muy profundo, puede que algunas de estas
funcionalidades o utilidades no las entiendas muy bien, pero no te preocupes, este artículo de ampliación es a título
meramente informativo y, durante el transcurso del curso irás comprendiendo y aprendiendo a manejar las diferentes
opciones del programa.

Podemos realizar operaciones sobre las hojas .

c. Descripción de la pantalla
Una vez arrancado el programa, dependiendo de la configuración instalada, lo que Excel muestra en pantalla tendrá una
estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows:
Esta ventana está compuesta por varios elementos, la
mayoría de ellos son comunes al resto de aplicaciones de
Windows, por ejemplo, la barra de título que contiene el
nombre de la aplicación (Microsoft Excel, en este caso) y
los botones para minimizar, maximizar y cerrar la ventana.
No entraremos a describir el funcionamiento de estos
botones, ya que se dan por conocidos, pues son
funcionalidades básicas en el manejo del ordenador.

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Entre otros elementos y componentes que se distinguen encontramos:
Barra de Título:

Barra de Comandos - Menús:

Barras de Comandos - Botones (o Barra de Herramientas):

Barra de Estado:

Ventana de Documento:

Barras de Desplazamiento:

Botones de Desplazamiento por las Hojas:

Indicador de Hojas:

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Estas ayudas suelen ser muy completas y su utilización es fácil e intuitiva. La ayuda de Excel Las utilidades de Ayuda que normalmente suelen incorporar la mayoría de las aplicaciones son una forma sencilla de perfeccionar el manejo de los programa.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz En el caso de tener maximizada la ventana del documento activo. temas o a través de un asistente. la ventana del documento queda totalmente integrada en la ventana del programa. unificándose en una sola. Página 4 . ofrece muchas posibilidades. d. El Ayudante de Office es la forma más fácil y rápida de recurrir a la Ayuda. disponemos de una ayuda tradicional en la que podremos realizar búsquedas por términos. Excel no es una excepción y las Ayudas que incorpora. la ayuda que nos ofrece Excel se nos presenta a través del Ayudante interactivo de office. Como se puede apreciar en las imágenes anteriores. las barras de Título y las de desplazamiento. el icono representativo de Excel es: y el icono que representa los documentos de Excel es: En la ventana de Excel encontraremos varios elementos. describiendo sus funcionalidades y forma de utilizarlas. la apariencia que tomaría la pantalla sería: Como podemos apreciar. En el capítulo correspondiente veremos cada una de estas opciones. No obstante. Básicamente.

seleccionamos la ficha General Podemos modificar en esta ficha el nombre de usuario en la caja de texto y finalmente pulsaremos el botón Aceptar para grabar los cambios. Modificar las preferencias de la aplicación Modificar las preferencias de la aplicación en Excel nos va a permitir entre otras cosas cambiar el nombre del usuario en los documentos y modificar los directorios o carpetas por defecto al abrir y guardar los libros de hojas de cálculo. Modificar el nombre de usuario Para modificar el nombre de usuario que aparecerá por defecto al crear un documento nuevo. Para poder realizar estas tareas accedemos al Menú Herramientas >> Opciones . Al hacer click sobre esta opción se nos abre la ventana Opciones. en la cual podemos seleccionar las distintas fichas o pestañas para modificar las preferencias.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz e. Página 5 .

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Modificar los directorios/carpetas por defecto
Para modificar los directorios/carpetas por defecto al abrir y guardar documentos seleccionaremos la ficha General
Podemos modificar tanto la ubicación predeterminada del archivo
como la carpeta en la cual se abrirán al inicio todos los archivos.

Podemos modificar en esta ficha varias opciones más como pueden ser el tipo de fuente estándar, el número de hojas en un
nuevo libro y otras opciones de configuración.

2. Elementos de pantalla
Trataremos los siguientes aspectos:

a. Barra de Menús
Debajo de la barra de Título se encuentran las barras de comandos, es decir la barra de menús y las barras de
herramientas.
En la versión Excel 97 y sucesivas ya no se diferencia entre barra de menú y barras de herramientas, puesto que una barra
de comandos puede contener tanto menús como botones de herramientas.
Los menús contienen una serie de comandos que llevan a cabo acciones. Estas acciones se encuentran agrupadas en los
menús por categorías. Por ejemplo, el menú archivo contiene comandos referentes a Abrir, guardar, imprimir,... un fichero.
Para ver el contenido de un menú, pasaremos el cursor por encima del nombre y haremos un clic (botón izquierdo del
ratón), con lo que se desplegarán los comandos de ese grupo.
En Excel 2003 encontramos una nueva característica, que no aparece
en versiones anteriores. Al desplegarse los menús, no aparece en un
primer momento el listado completo de comandos del grupo en cuestión.
Para ver el listado completo de comandos, bastará con mantener el menú
desplegado unos 3 segundos, o bien, realizar un clic sobre:

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Dentro de los menús, se podrán encontrar comandos inactivos, quiere decir, que la acción a la
que hace referencia no puede ser ejecutada en esa situación. Por ejemplo la acción deshacer
no estará activa si no hemos realizado ningún cambio que pueda ser deshecho:
En la imagen anterior podemos observar como algunos de los comandos poseen, a la derecha del
nombre correspondiente una serie de letras, estas son la combinación de teclas rápidas que
surten el mismo efecto que la selección por medio del ratón del comando asociado.

Ctrl equivale a mantener presionada la tecla Control. De este modo:



mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla x equivale a la acción
cortar
mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla c equivale a la acción
copiar
mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla v equivale a la acción
pegar

Del mismo modo, en la anterior imagen podemos apreciar que algunos comandos del menú
poseen a la derecha una especie de triángulo negro. Este triángulo indica que existe un nuevo
desplegable en el que encontraremos más opciones. Para hacer visibles este nuevo desplegable,
tan sólo deberemos mantener un instante el cursor sobre ese comando y automáticamente este se desplegará:
Cada uno de los comandos listados en los menús podrán llevar a
cabo una acción directamente o bien presentarán un cuadro de
diálogo para seleccionar entre varias opciones.
Un ejemplo sería el comando Celdas del menú Formato. Este
comando presenta el siguiente cuadro de diálogo que permite
seleccionar opciones adicionales:

Estos cuadros de diálogo, en su mayoría, disponen de
las opciones Aceptar y Cancelar, que permitirán
aceptar o rechazar los cambios indicados en el cuadro
de diálogo. Existen cuadros de diálogo como el
anterior, que poseen diversas fichas, que permiten
agrupar las opciones. En nuestro caso disponemos de
las siguientes fichas de opciones:
Para acceder a las opciones de cada una de
estas fichas, pulsamos sobre la pestaña
correspondiente.
Otra de las acciones que podemos realizar con la barra de herramientas y de menú es mostrarla u ocultarla. Si la queremos
mostrar debemos ir a Menú Ver >> Barra de herramientas. En él aparecerá un listado con las barras de herramientas
más comunes y sobretodo, aquellas que ya están visibles (marcadas con un  Si la barra que queremos mostrar no está en
este listado, podemos acceder a ella a través de la opción Personalizar que encontramos en ese mismo listado. No sólo a
través de esta opción podremos escoger y hacer visible una barra de menú o herramientas sino también un botón concreto
que nos interese.

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En este caso. A lo largo de este curso. cuando la ventana flota. se puede cambiar. b. incrustadas bajo la Barra de menús. Todo seguido aparecerá un desplegable que mostrará las barras de herramientas disponibles. se puede modificar el lugar en el que aparecen estas barras. Por ejemplo. queremos ocultar alguna barra de menú o herramientas. Verás que son opciones contrarias. cuando una aparece la otra no y a la inversa. En el caso que la coloquemos en alguna de los bordes de la ventana de la aplicación. según el caso. no se vean todos los botones que formen parte de una barra de herramientas. Para hacerlo se debe situar el cursor sobre el borde de la barra y. al final de la barra aparecerá un icono como el siguiente: Página 9 . el proceso es inverso. cuando el cursor cambie de forma y se convierta en una flecha doble. la barra se incrustará en la misma ventana. Barra de Herramientas La Barra de botones o Barra de herramientas nos permitirá realizar acciones de forma directa sin tener que pasar por la orden correspondiente. Las herramientas o botones se encuentran agrupados en barras de herramientas que pueden estar visibles u ocultos. mediante el botón derecho del ratón. las barras de herramientas visibles son la Barra estándar y la de formato: Barra de herramientas estándar Barra de herramientas formato Para poder hacer visibles otras barras de herramientas. se puede cambiar de forma. Estos dos procedimientos también los podemos realizar a través del menú contextual. manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón y lo movemos hasta la localización que deseemos): Cuando las barras de herramientas no se encuentren incrustadas. Normalmente. la barra estándar aparece incrustada en el lateral: Además. Recuerda que los paneles son partes de la ventana de un documento unida y separada a la vez de las otras partes de la ventana. aparecerá el típico icono en forma de aspa a través del cual también podemos ocultar esa barra. se tratarán la mayoría de los cuadros de diálogo de los diferentes menús. También podemos movilizar o inmovilizar los paneles. Accedemos a Menú Ver >> Barra de herramientas y deseleccionamos aquella que ya no nos interese. a causa de la medida de la ventana. Para eso. como se puede ver en la figura siguiente. es decir. en la imagen siguiente. situaremos el cursor en el margen izquierdo. Si seleccionamos cualquier barra que tengamos visible y pulsamos el botón derecho del ratón. por el contrario. es decir. entonces la podremos cambiar arrastrándola: A veces puede pasar que. tendremos que acceder en el menú Visualizar y seleccionar la orden Barras de herramientas. El lugar de esta barra puede ser el que nosotros escojamos. Si la barra es flotante. aparecen flotando sobre la ventana de la aplicación. En este momento lo arrastramos con el ratón (es decir. colocando el ratón sobre la Barra de título (zona superior de color azul oscuro) y arrastrarla al lugar que queramos. de manera que el cursor cambiará de aspecto. nos aparece el listado de barras de menú y herramientas que hemos comentado antes a través del cual podemos seleccionar o deseleccionar aquella barra que nos interese. La forma en que aparecen.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Si. Por otro lado. Para movilizarlo o inmovilizarlo lo único que debes hacer es ir al Menú Ventana >> Inmovilizar paneles o Movilizar paneles.

Barra de Fórmulas La barra de fórmulas es en la que se edita el contenido de las celdas . No sólo a través de esta opción podremos escoger y hacer visible una barra de menú o herramientas sino también un botón concreto que nos interese. seleccionamos con el ratón esa celda. Estos dos procedimientos también los podemos realizar a través del menú contextual. Página 10 . Accedemos a Menú Ver >> Barra de herramientas y deseleccionamos aquella que ya no nos interese. Si seleccionamos cualquier barra que tengamos visible y pulsamos el botón derecho del ratón. Hemos comentado hace un momento que en la barra de fórmulas aparece el contenido real de una celda . es decir la casilla que está en la columna denominada A y en la fila 1. aquellas que ya están visibles (marcadas con un  Si la barra que queremos mostrar no está en este listado. En la parte izquierda de esta barra aparece la referencia de la celda seleccionada en un momento dado.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Para ver los demás botones de la barra es suficiente con hacer clic sobre este icono: Otra de las acciones que podemos realizar con la barra de herramientas es mostrarla u ocultarla. Si la queremos mostrar debemos ir a Menú Ver >> Barra de herramientas. según el caso. el proceso es inverso. aparecerá el típico icono en forma de aspa a través del cual también podemos ocultar esa barra. En él aparecerá un listado con las barras de herramientas más comunes y sobretodo. podemos acceder a ella a través de la opción Personalizar que encontramos en ese mismo listado. nos aparece el listado de barras de menú y herramientas que hemos comentado antes a través del cual podemos seleccionar o deseleccionar aquella barra que nos interese. pero ¿qué diferencia existe entre el contenido real y simplemente el contenido de una celda? Para aclararlo veamos un ejemplo: Si en la casilla C5 coloco la fórmula =3+4 (para hacer esto. Para movilizarlo o inmovilizarlo lo único que debes hacer es ir al Menú Ventana >> Inmovilizar paneles o Movilizar paneles. es decir. cuando una aparece la otra no y a la inversa c. Recuerda que los paneles son partes de la ventana de un documento unida y separada a la vez de las otras partes de la ventana. Si la barra es flotante. Seguidamente pulsamos en la tecla Enter o hacemos un clic en la casilla de verificar que aparece en la barra de fórmulas en forma de marca de color verde). En la imagen que se muestra seguidamente la A1. por el contrario. También podemos movilizar o inmovilizar los paneles. Verás que son opciones contrarias. es decir. nos vamos a la barra de fórmulas y escribimos =3+4. En ella aparecerá el contenido real de una casilla. Si. queremos ocultar alguna barra de menú o herramientas. mediante el botón derecho del ratón.

La numeración que aparece a la izquierda del nombre del archivo indica el orden inverso en que fueron abiertos. ya que es el que posee el valor más alto. éste fue el primero que se abrió.xls. Para ello seleccionaremos en la barra de menús la opción Ver >> Zoom o bien seleccionamos la lista desplegable que aparece en la barra de herramientas. En el caso de que en vez de haberse llamado Libro1. se hubiesen denominado. en este caso. simplemente puede aparecer su barra de título si se encuentra minimizado. Libro4. Si seleccionamos 100% la siguiente vista (por tendremos ejemplo): Página 11 . es decir. Seguidamente se muestran las diversas formas en las que pueden aparecer el área de trabajo y los documentos contenidos en ella: Cuando una ventana de documento se encuentra maximizada. Estos documento pueden aparecer como ventanas de documento o. como muestra la última de las imágenes. Por ejemplo. d. seleccionaríamos en el menú ventana este documento. Ventana de documento El área de trabajo es la parte de la ventana de la aplicación en la que se muestran los documentos abiertos. factura de alquiler. Podemos ampliar o reducir la vista de las hojas de los libros que tengamos abiertos. aparecen listados los nombres de los documentos que tenemos abiertos. Libro3. imaginemos que tenemos 4 documentos de Excel abiertos. pero en la barra de fórmulas me seguirá apareciendo el valor real de esa celda. que es el resultado de la fórmula colocada. Podemos mantener abiertas varios libros.. a través del menú ventana. Libro2. podemos acceder a otras ventanas de documentos (en el caso de que las tuviéramos abiertas).. =3+4 Mediante la Barra de fórmulas podemos incluir celdas calculadas de forma automática. es decir. como muestra la última imagen. Libro2.xls. La marca indica cual es el que se encuentra activo en este momento. en la celda C5 me aparecerá la cifra 7. si coloco en la casilla C5 la fórmula =3+4.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Pues como íbamos diciendo. indica que de los cuatro abiertos que hay. y que en un momento dado estamos visualizando la ventana de documento del Libro1.xls. el número 1 indicaría que éste es el más reciente y el número 4. denominados Libro1... como se muestra en la siguiente imagen: Como se puede apreciar. para acceder al Libro3. por ejemplo contabilidad del almacén..xls. ahí aparecerían esos nombres..

Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Si seleccionamos 200% tendremos la siguiente vista (por ejemplo): Página 12 .

Libros Los documentos de trabajo se denominan libros de trabajo . Cada uno de estos libros dispondrá de su propia ventana de documento que se encontrará en el área de trabajo de la aplicación.. se está imprimiendo algún documento. Barra de Estado En la parte inferior de la pantalla nos encontramos con la barra de estado . contratos. dónde queremos que se guarden nuestros archivos Excel del disco duro así como el Nombre del Usuario. como por ejemplo bloqueo de mayúsculas aparece como MAY o el bloqueo del teclado numérico como NUM 3.. recibos. También muestra información sobre el estado de ciertas funcionalidades que se activan al pulsar ciertas teclas. como vemos. Trabajo con documentos Trataremos los siguientes aspectos: a. que un libro puede contener varias hojas. como por ejemplo. y cada una de estas hojas la podemos utilizar para lo que mejor nos convenga. al crear un nuevo libro aparecen tres hojas. Por defecto. En esta barra se muestra información acerca de los procesos que se llevan a cabo en la hoja de cálculo. Por defecto. En esta ficha encontraremos la opción para cambiar el número de hojas por defecto: Vemos por tanto. Página 13 .. En esta misma ficha. Posteriormente estos nombres podrán ser modificados. Un libro está compuesto por varias hojas .. como se vio en el apartado correspondiente: Elementos de Pantalla >>> Ventana de documento. al iniciar Excel aparecerá el Libro1 y los sucesivos libros de trabajo que se vayan abriendo en la misma sesión (cada vez que se arranca la aplicación se comienza una nueva sesión) se irán denominando Libro2. si se está realizando algún cálculo. Este número se puede modificar accediendo al comando opciones del menú herramientas. y entonces elegir la ficha general.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz e. Excel también nos da la opción de crear los libros a partir de unas Plantillas que vienen predeterminadas o que incluso podemos descargarnos de la web de Página principal de Plantillas de Microsoft Office.. Libro3. podríamos decir que el libro es como una carpeta en la que nosotros guardamos documentos de varios tipos: facturas.. Por ejemplo. también nos permite cambiar la fuente y el tamaño predeterminado de la misma. que en nuestro caso serán cada una de las hojas.

la hoja en cuestión pasará a ser la hoja activa. hoja de balance o Informe de En Excel podemos usar varias hojas en un mismo documento. hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos Cambiar nombre.. Hojas Hemos visto que un libro de Excel se compone a su vez de hojas.. de una forma fácil con tan sólo hacer un clic sobre el cartel correspondiente. Página 14 . también hemos visto como se puede cambiar este número predeterminado de hojas. Con Excel abierto. Es importante que tengamos activa la hoja que deseemos eliminar.. factura.  Para crear una nueva hoja. podemos hacer lo siguiente:  seleccionamos en el menú Edición el comando Eliminar hoja.  Para cambiar el nombre a una hoja ya creada:  seleccionamos en el menú Formato(i) >> Hoja(i) >> Cambiar nombre(i). Tras esto. podemos hacer dos cosas:  seleccionamos en el menú insertar el comando Hoja de cálculo. hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual* que se despliega seleccionamos el comando insertar. No obstante. y que el número predeterminado eran 3. que se encuentra en la barra Indicadora de hojas. para a continuación elegir de entre las opciones que aparecen. b.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Acceder a estas plantillas es muy fácil. el número total de hojas que se pueden manejar en un libro de Excel (las que traiga predeterminadas más las nuevas que creemos posteriormente) no tiene un límite y sólo viene fijado por la capacidad de nuestro ordenador. y que está limitado a 256. Una vez que tenemos abierto un libro.  en el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja que queramos modificar. . Tan sólo tenemos que poner el nombre que deseemos en lugar del que aparece. Hoja de Cálculo. nos podremos desplazar por las hojas del mismo. No obstante. en la barra de título aparecerá el nombre de hoja en cuestión). debemos ir a Archivo >> Nuevo y verás que aparece a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro (muchas veces este cuadro ya está abierto por defecto): Si seleccionamos En mi PC. hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos Eliminar.  sobre el indicador de hojas. La hoja activa es aquella cuyo cartel en el indicador de hojas aparece en blanco  en el indicador de hojas.. se editará el nombre de la hoja en el indicador de hojas (en un primer momento aparece marcado por completo el nombre).  Para eliminar una hoja. Amortización de préstamo. y sobre el nombre de la hoja que deseemos eliminar. aparece otro cuadro y en la pestaña SOLUCIONES DE HOJA DE CÁLCULO podremos seleccionar los diferentes tipos de plantillas que tenemos predeterminados. como por ejemplo. y denotándose porque el fondo del cartel pasa a ser blanco y se integra con la hoja que aparece en pantalla (aparte. Al hacer un clic sobre uno de los carteles.

debemos seleccionar la opción Copiar. podemos arrastrar una hoja de cálculo desde un libro a otro. c. La intersección de una fila y una columna recibe el nombre de celda. El procedimiento es el mismo. Podemos realizar operaciones sobre las hojas . que en esta barra aparecía la referencia de la celda en la que nos encontrábamos: Para desplazarnos por la hoja disponemos de las barras de desplazamiento . a lo largo de las columnas si es la barra horizontal y a lo largo de las filas si es la barra vertical. el referente a la barra de fórmulas. Página 15 . Vimos en un concepto anterior. nos moveremos más rápido en proporción al tramo Las celdas son la unidad más pequeña en que se divide una hoja de Microsoft Excel . Si no queremos que eso ocurra. y se identifica por la combinación de letra y número correspondientes a la columna y fila a las que pertenece. para ello sólo debemos pinchar en el cartel de la hoja y arrastrarlo hasta la localización deseada. ésta desaparece del primer libro. Escogemos la opción Mover o copiar e indicamos que queremos Mover esa hoja de cálculo al otro libro abierto y dónde queremos ubicarla. Esta opción no sólo la podemos hacer dentro de un libro sino entre libros. nos desplazaremos en esa dirección. Es decir. Ten en cuenta que cuando movemos una hoja de cálculo de un libro a otro.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Podemos modificar el orden en el que aparecen las hojas en la barra anterior. Si arrastramos el cuadro de desplazamiento arrastrado. Nota: *Menú contextual: se denomina de este modo al menú que se despliega al hacer clic en el botón derecho del ratón. Las filas se identifican por un número y las columnas por una letra . seleccionamos aquella hoja que queremos mover y pulsamos el botón derecho del ratón. Teniendo los dos libros abiertos. Excel posee 65536 filas y 256 columnas. Celdas Cada una de las hojas de las que está compuesto un libro se divide en filas y columnas. tanto vertical como horizontal: Si pulsamos en las que aparecen en los extremos.

xls.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz d. Por defecto. podemos abrirlo haciendo un doble clic sobre el icono del mismo. Abrir Si disponemos de un archivo de Excel. si deseamos abrir un archivo con otra extensión. seleccionamos el comando Abrir o en la barra de herramientas estándar seleccionamos el icono Tras esto. Disponemos de una barra de botones Las funcionalidades básicas de cada uno de estos botones son las descritas a continuación: permite acceder a la última carpeta a la que se accedió permite ascender al directorio de un nivel superior permite realizar una búsqueda en el Web permite eliminar archivos o directorios permite crear una nueva carpeta menú desplegable que permite modificar la forma en que se visualizan los archivos y carpetas menú desplegable que permite realizar operaciones como las que aparecen en la imagen Página 16 . También podemos abrir el archivo desde la propia aplicación . en el desplegable "Tipo de archivo:" seleccionaríamos el conveniente. o en el menú Archivo. Excel trabaja con archivos cuya extensión es . esto lo podemos hacer de dos formas. se abrirá un cuadro de diálogo como este: En "Buscar en:" dispondremos de un desplegable que permitirá localizar el archivo.

en el caso de que exista alguno sin guardar. Excel preguntará si se quiere o no guardar ese libro en concreto. las sucesivas veces que seleccionemos la opción Guardar. en un disquete.. En el caso de ser la primera vez que guardamos el libro.. Si el libro no se ha guardado todavía o se han realizado modificaciones desde la última vez que se guardó. en el menú Archivo disponemos del comando Guardar. automáticamente guardará los cambios en el archivo correspondiente. Se puede optar también por elegir la opción "Sí a todo" que guarda y cierra todos los libros abiertos. Cerrar Para cerrar un libro de Excel. apareciendo el área de trabajo vacía: f. Como ocurría anteriormente. pero no la aplicación. Excel mostrará un mensaje avisando si deseamos guardar los cambios: En el caso de tener varios libros abiertos tenemos la opción de pulsar la tecla <Mayús> mientras se selecciona el menú Archivo. que cierra todos los libros abiertos en el área de trabajo. En cualquiera de los casos estaríamos cerrando el libro o los libros abiertos. con lo que finalmente podría quedar la aplicación activa pero sin ningún libro abierto.. En este cuadro de diálogo debemos proporcionar un nombre al archivo y una localización en la que será guardado. Existe una barra de botones que es idéntica a la vista en el cuadro de diálogo Abrir.. con esto aparecerá un nuevo comando: Cerrar todo. Una vez el libro esté guardado. seleccionaremos del menú Archivo el comando Cerrar. Guardar Una vez creado un libro debemos guardarlo en el disco duro de nuestro ordenador.. Para ello. se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. o en cualquier otro dispositivo del que dispongamos. Página 17 .Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz e.

Para ello.. Podemos guardar un archivo ya existente con otro nombre diferente..Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz g. si vamos a compartir nuestro archivo con otros usuarios que puede que dispongan de otras versiones más antiguas de Excel.*. en el desplegable para especificar el tipo de archivo. o seleccionamos el comando Guardar como página Web. Para ello. Guardar como. Guardar. de la barra de Título de la ventana del programa.. en el desplegable Tipo de archivo podemos indicar que realice una conversión a una versión anterior de la aplicación. Para llevar a cabo esta acción tenemos dos posibilidades:   Elegimos el comando Salir del menú archivo.. Salir Una vez haya finalizado nuestro trabajo con el libro o los libros de Excel. podremos guardar el documento en otro formato diferente. Y si quedaran cambios por guardar en algunos de los libros abiertos. Hacemos un clic en el botón Cerrar. podremos cerrar la aplicación.html) Así mismo. si existieran libros abiertos ..htm.. Este comando lo hemos visto en el concepto anterior. o en el cuadro de diálogo. En cualquiera de los dos casos. estos se cerrarían junto con la aplicación. en el menú archivo seleccionamos el comando Guardar como. h. seleccionamos Página Web (*. indicándosenos con un aviso como el siguiente: Página 18 . Así mismo. se nos alertaría de este hecho. como por ejemplo como una página Web.

Esta utilidad nos va a proporcionar ayuda mientras trabajamos y la podremos utilizar para buscar información acerca de cualquier funcionalidad.. estar en él automáticamente se moverá en el caso de que dificulte la visión de parte de la hoja de cálculo. hacemos clic en el botón derecho del ratón) El ayudante puede continuamente pantalla. a no ser que lo desactivemos a propósito.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz 4. que pueden verse si seleccionamos sucesivas veces la opción animar del menú contextual (con el puntero del ratón sobre el ayudante. Excel dispone de varias para el ayudante que nosotros podemos cambiar. podemos elegir la opción Ocultar el Ayudante de Office en el menú contextual del ayudante. en el menú contextual disponemos de la opción Elegir Ayudante.. El ayudante de Office también aparecerá al ejecutar determinadas opciones o pulsando ? >> Mostrar el Ayudante de Office Una de las posibles apariencias que puede adoptar el ayudante es: Existen diversas animaciones para el ayudante.. En el caso de que no deseemos que el ayudante aparezca en pantalla. etc. El ayudante de Office El Ayudante de Office aparece cada vez que entramos en Excel. que mostrará un apariencias cuadro de dialogo como el siguiente Página 19 . La ayuda de Excel Trataremos los siguientes aspectos: a. comando..

Ayuda con asistentes Mostrar alertas Proporciona ayuda para el uso de los asistentes Presenta los mensajes de Excel a través del asistente en vez de en cuadros de diálogo independientes Buscar ayuda del producto y de programación Presenta ayuda tanto del producto como de programación Mover cuando moleste Cambiará de posición automáticamente cuando dificulte la visibilidad Sugerir temas de ayuda Con sonido Muestra temas de ayuda de forma automática y basándose en las acciones que se estén llevando a cabo Activa los sonidos en el ayudante Página 20 . GENIO LOGOTIPO NATURA MININO ROCKY En el cuadro de diálogo anterior. aparecía una pestaña que permite configurar todas las opciones del ayudante.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Esta ventana permite configurar ciertos aspectos del ayudante. así como elegir la apariencia que adoptará éste. Las posibles apariencias son: CLIPO RIDONDO F1 Dr.

con lo que se nos presenta un cuadro de ayuda como el que se muestra a continuación y que ofrece la información solicitada El Ayudante de Office suele estar configurado para aparecer de forma independiente. podríamos simplemente "rango". donde elegiremos cual es la más apropiada. con lo que obtendríamos el siguiente cuadro teclear Si algunas de las opciones propuestas es la buscada. Página 21 . si buscamos información sobre rangos. Las pistas son trucos o formas diferentes de poder hacer las cosas Uso más eficientes del mouse Muestra pistas sobre como utilizar el ratón para realizar el trabajo de un modo más rápido Métodos abreviados Sugiere combinaciones de teclas que pueden ser utilizadas para realizar el trabajo más rápido Mostrar sólo sugerencias de prioridad Sólo muestra sugerencias que son importantes alta Mostrar sugerencia al inicio Cada vez que se entra en Excel aparecerá la Sugerencia del día Restablecer mis sugerencias Vuelve a mostrar pistas ya enseñadas Buscando información con el Ayudante Haciendo un simple clic en el Ayudante nos aparecerá un cuadro de entrada para que escribamos nuestra pregunta Al escribir nuestra pregunta aparecerá en la parte derecha de nuestra ventana un panel con todas las posibles respuestas a dicha pregunta.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Uso más eficiente de las funciones Muestra pistas y sugerencias sobre funciones que esté o no realizando. Por ejemplo. haremos un clic sobre ella.

Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz b. y se nos mostrará el nombre completo. En el caso de que parte del nombre de un concepto o tema aparezca oculto. Tabla de Contenido. podemos colocar el puntero de ratón sobre él. Contenido La segunda de éstas. Tabla de Contenidos. Entre las diversas opciones seleccionaríamos una de ellas. la ventana de ayuda general de Excel tiene la siguiente apariencia Vemos que aparecen en la parte superior dos opciones:   Búsqueda. Búsqueda. y tras hacer esto en la sección. seleccionaríamos el que nos interesara. Página 22 . La Ventana de ayuda Como hemos visto anteriormente. como aparece reflejado en la imagen. podremos buscar información clasificada por temas. Seleccionando alguno de los conceptos se nos mostrará el contenido del mismo. En el apartado primero. introduciremos el concepto clave a buscar. La Ayuda de Office puede resolver muchas de nuestras dudas respecto al manejo del programa. es la que aparece en la imagen. Esos se encuentran en la parte inferior de la ventana de ayuda.

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texto. Todos estos aspectos serán tratados en otra de las unidades de este módulo que abordará temas como: los números. c.. a. la selección de celdas es una operación que debemos dominar en todas sus posibles vertientes. textos. por ejemplo. Por esto. cortar. Rangos Hemos visto que una celda es la intersección entre una fila y una columna de las que forma la hoja de cálculo. copiar y pegar.. Por ejemplo.. En la misma abordaremos conceptos como los rangos. Manejo de datos Excel puede manejar diversos tipo de datos como por ejemplo números. selección de celdas y rangos disjuntas . Selección de celdas Cualquier proceso que vayamos a realizar en una hoja de cálculo conllevará una selección. la selección de celdas y rangos. selección de una celda . Así mismo existen diversas formas de introducción de datos en una hoja de cálculo... Los datos en Excel Esta unidad didáctica trata de los datos en Excel viéndose aspectos como la selección de celdas que ayuda a trabajar de manera más eficaz. es decir. Analizaremos métodos que nos facilitarán en gran medida esta labor como son las diferentes opciones de llenado automático. Selección de celdas En esta unidad didáctica se trabajan conceptos como rangos. selección de toda la hoja. Esto lo trataremos en una unidad independiente en este módulo 2. borrar o introducir datos. es la unidad fundamental de trabajo de Excel.. selección de rangos.. Llenado automático En muchas ocasiones nos encontraremos ante hojas de cálculo en las que tendremos que introducir una gran cantidad de datos y/o fórmulas. Para ello dedicaremos en este módulo una unidad completa. la celda C10: Un rango es simplemente un grupo de celdas. Cada tipo de datos tiene sus particularidades. debemos de especificar al programa la localización en la que se llevará a cabo dicha actuación: cambiar un formato. ya que la pondremos en práctica asiduamente. el manejo de datos y por último el llenado automático . Estas operaciones se llevan a cabo en celdas. a. Otro de los aspectos tratados en la mencionada unidad será el de las referencias. y los comandos buscar y reemplazar. la celda de la esquina superior izquierda) seguida por dos puntos y el nombre de la última celda (esquina inferior derecha)... selecciones extendidas. La forma de designar un rango es utilizando el nombre de la primera celda (en caso de un rango rectangular. La siguiente imagen muestra. fechas y hora. el comando Ir a. la selección de filas y columnas. y se designa por la letra de la columna a la que pertenece seguida por el número de la fila. DATOS DE EXCEL 1. en la siguiente imagen se muestra en rango B2:D5 Página 24 . que como ya se indicó en el concepto correspondiente. fechas y horas en Excel. b. selección de columnas y filas..Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz TEMA 2..

Para ello. Podemos reconocer a una celda o conjunto de celdas por su Referencia b. Cuando una celda se encuentra seleccionada se dice que la celda está activa. no hablaremos más de nombres de celdas y rangos. También podemos realizar la selección haciendo uso de las teclas de dirección. Selección de una celda Seleccionar una celda es tan simple como hacer clic sobre ella. En los casos anteriores C10 es una referencia a una celda y B2:D5 es una referencia a un rango. c. Selección rangos de Para seleccionar un rango tenemos varias opciones:  Página 25 una primera opción es arrastrando el ratón.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz A partir de este momento. La celda activa aparecerá como un borde más grueso y su referencia aparecerá en el cuadro de nombres de la barra de fórmulas. con ellas nos podremos ir desplazando por las celdas de la hoja. si no que utilizaremos la expresión referencias. en primer lugar activamos la primera celda del rango (recordemos que esto se hacía realizando un clic de ratón sobre dicha celda) y sin .

tras lo cual pulsamos la tecla ENTER. Podremos seleccionar una fila completa. pulsamos la tecla <MAYUS>. Podremos seleccionar un rango disjunto de celdas. presionamos la tecla <Control> y sin soltarla vamos marcando el resto de celdas que queremos conformen nuestra selección. colocando directamente en el cuadro de nombre de la barra de fórmulas la referencia del rango. momento en el que podremos soltar el ratón. Página 26 . es decir. arrastramos hasta que abarquemos las deseadas. Selección de columnas y filas Para seleccionar una fila o columna entera haremos un clic con el ratón sobre la letra o número de la columna o fila.  otra opción es seleccionar la primera celda del rango (en este caso sí podemos soltar el ratón) y una vez ésta se encuentre activa.  también es posible seleccionar un rango. haremos lo siguiente: cuando seleccionemos la primera de ellas. Esto podría ser útil por ejemplo para dar un formato común a una serie de celdas que se encuentran en diversas localizaciones de la hoja. d. sin soltar el botón del ratón. no continúas. y sin soltarla seleccionamos la última celda del rango. la forma de realizar la selección es similar a la llevada a cabo para las celdas: una vez seleccionada la primera de ellas (podemos soltar el ratón) pulsamos la tecla <Control> y sin soltarla vamos seleccionando todas aquellas que deseemos. Podremos seleccionar un rango completo de celdas usando varios métodos para ello. De este modo quedará seleccionada en su totalidad. Obviamente se pueden combinar sin ningún problema selección de celdas y rangos. Esto que se ha comentado para celdas es también válido para rangos. soltamos el ratón. pulsamos la tecla <Control> y sin soltarla seleccionamos el resto de rangos que queremos formen nuestra selección.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz soltar el botón del ratón arrastramos hasta la última celda y una vez que el rango deseado aparezca marcado. Selección múltiple Si deseamos seleccionar varias filas o columnas contiguas. Una vez seleccionado el primer rango. Selección de celdas y rangos disjuntos Podemos realizar una selección de varias celdas aunque no se encuentren juntas formando un rango. e. El procedimiento para realizar esto es muy simple: una vez que tenemos activa una primera celda. Selecciones disjuntas En el caso de que las filas o columnas que deseemos seleccionar no se encuentren contiguas.

Selección de toda una hoja Para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo haremos un clic de ratón en el botón que se encuentra a la izquierda de los encabezados de las columnas y encima de los encabezados de las filas. Una alternativa a esto sería utilizar el cuadro de nombres de la barra de fórmulas. pulsaremos la tecla <Esc> para dar por finalizado el modo de selección extendido. Podremos seleccionar todas las celdas de una hoja. quedará marcada la celda o rango en cuestión. También Una vez se haya terminado de seleccionar el rango. h. Selecciones extendidas En ciertas ocasiones necesitaremos seleccionar rangos grandes en los que nos resultará difícil utilizar el ratón. se pueden utilizar las teclas <Avpág> o <RePág> para hacer selecciones más grandes. en el que tendremos que introducir la referencia de la celda o rango que queremos seleccionar. Si conocemos la referencia. que se encuentra en el menú Edición.. podremos acceder a cualquier celda usando el comando Ir a. derecha e izquierda se van seleccionando rangos adyacentes a la celda activa.. Una vez seleccionado este comando aparecerá el cuadro Referencia. abajo. podemos hacer uso del comando Ir a. g. Pulsando a continuación las teclas de dirección: flechas arriba. Página 27 . El comando ir a En el caso de que conozcamos la referencia de la celda o rango. En este cuadro podremos colocar la referencia a una celda o a un rango. si pulsamos la tecla Enter. Si pulsamos la tecla <F8> entramos en lo que se denomina modo extendido de selección. tras lo cual.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz f. En estos casos será conveniente utilizar el teclado.

Manejo de datos En esta unidad didáctica sobre el Manejo de datos se desarrollan conceptos como: a. pero en cambio. puede ser una fórmula. Por ejemplo. la barra de formulas se activará. y esto es importante. referencia a otras celdas. Posteriormente en este curso trataremos el formato de fecha. basta con pulsar el botón de validación o lo que es más simple. podemos hacer un clic sobre el icono o pulsar la tecla Esc. la hoja de cálculo puede interpretar de dos maneras diferentes la información introducida:   puede tratarse de un dato introducido directamente en una celda. Hora: al igual que las fechas. en la barra de fórmulas sí aparecerá la fórmula que contiene oculta esa celda. Página 28 . Número: es cualquier combinación de dígitos. texto. ya sea secuencia de valores. Las fórmulas empezarán siempre con el signo de igual (=). ya sea número. mes y año que se deberá seguir.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz 3. y para validar dichos datos: Una vez introducido el dato en cuestión. la operación de suma 2+2 deberíamos escribirla =2+2 En la celda sólo aparecerá el resultado una vez hayamos aceptado la introducción del valor. Básicamente. A partir de este momento podremos modificar el contenido de la celda también desde la barra de fórmulas: Los botones que aparecen nos servirán para cancelar los datos introducidos: . Texto: Texto será para Excel toda aquella cadena de caracteres que no pueda interpretarse como un dato de otro tipo. la tecla Enter. Introducción de datos Introducir información en Microsoft Excel es sencillo. el tipo de datos que vamos a introducir serán: números. Fórmulas Independientemente del tipo de datos que hayamos introducido. etc. Basta con dirigir el cursor a la celda en la que deseamos. las horas poseerán un esquema para su introducción. Fecha: las fechas poseerán un esquema de día.. texto y fechas y horas. Conforme comenzamos a insertar la información. La forma en que serán tratados dependerá del formato concreto que se le haya aplicado a la celda y que será tratado posteriormente en este curso. funciones producidas a partir de otros valores existentes. En el caso de que deseemos cancelar la introducción de alguno de los datos. seleccionarla e insertar la información..

con independencia de si su origen es una fórmula o un valor directamente. Los signos de suma delante de los números serán ignorados. menor que. escribiremos entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. en este caso 9 menos el valor de la celda B3. entre las fechas introducidas en la fórmula hay una diferencia de treinta y tres días. pero como hemos mencionado anteriormente. podemos escribir 1. introduciremos simplemente la referencia de esa celda. Operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula. diferente) Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos:      Se pueden incluir puntos (por ejemplo. Veamos un ejemplo: Podemos apreciar como de la operación visible en la barra de fórmulas resulta el número 33. Hay que tener en cuenta una serie de normas en estos casos: las fechas deberán ir siempre entre comillas.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz En muchas ocasiones nos encontraremos con la necesidad de introducir en una fórmula el valor que adopta otra celda . en la barra de fórmulas aparece la expresión que da origen a ese valor. Insertar datos de otras hojas Página 29 . Una sola coma en una cifra será considerada como entrada decimal (es decir. En estos casos. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo. en cuyo caso se interpretará como una división. Para cambiar el orden de evaluación. mayor que. El uso de referencias posee diversos matices que serán analizados con más detalle en un apartado posterior.000). menor o igual que. Los números negativos deberán tener incorporado el signo de menos (-) o estar entre paréntesis. podemos escribir 123. Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. que es la celda activa. Es decir. si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. mayor o igual que. Operador Descripción - Negación (como en -1) % Porcentaje ^ Exponente *y/ Multiplicación y división +y- Suma y resta & Conecta dos cadenas de texto (concatenación) = < > <= >= <> Comparación (igual.50). separadas por el signo matemático correspondiente y precedida toda la fórmula por el signo de igual (=). Podría surgirnos la pregunta de ¿y qué ocurre si en la celda B3 existe otra fórmula? Pues que Excel sólo toma el valor que se refleja en celda. como se muestra en la imagen. posee el valor 7. Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) Excel interpretará que se trata de una fecha (1/2 será el uno de febrero). También se pueden realizar operaciones matemáticas con fechas y horas.000. La celda D5. a no ser que pongamos el signo de igual delante.

tan sólo debemos tener en cuenta que ahora además de estar en hojas diferentes. Tras esto. en el caso que Página 30 . marcaremos la celda (haciendo un clic sobre ella) que contenga el dato requerido. en la hoja seleccionada. nos dirigimos hacia la barra indicadora de hojas y seleccionamos aquella en la que se encuentre el dato que nos interesa. Una vez hecho esto. Editar y eliminar Una vez que una celda contiene algún tipo de dato. de la barra de fórmulas. De este mismo modo podemos insertar en nuestras fórmulas referencias a celdas de distintas hojas del libro e incluso de diferentes Libros: Veamos como sería:  en distintas hojas del mismo libro: cuando en la fórmula en cuestión llega el momento de introducir la referencia. La solución a esta situación es exactamente igual. situamos el cursor en la barra de fórmulas y. en distintas hojas de diferente libro: en primer lugar. deberemos tener abierto el libro en cuestión. con lo que o antes de volver nuevamente a la hoja origen para completar la fórmula. es posible modificar el contenido de ella. Una vez ahí accedemos a la barra de fórmulas y la completamos. cuando llega el momento de indicar la referencia de la celda en cuestión. realizando alguna de estas operaciones:   en primer lugar la seleccionamos y seguidamente realizamos un doble clic de ratón en primer lugar la seleccionamos y a continuación pulsamos la tecla F2 Realizando cualquiera de las dos operaciones anteriores el contenido de la celda se edita y en la misma aparece un cursor. Para cambiar el contenido de una celda debemos seleccionarla y a continuación escribir los cambios. con lo que la referencia de la misma aparecerá en la fórmula. podemos hacer un clic en la celda correspondiente. Tras esto. tras seleccionar la celda en la nueva hoja. seleccionamos la hoja y la celda en cuestión con un clic de ratón. situamos el cursor en la barra de fórmulas. nos encontramos en la misma situación comentada anteriormente cuando la hoja estaba en el mismo libro: que la fórmula esté finalizada y que no esté. En el caso de que queramos eliminar el contenido completo de una celda.  la fórmula aún no está terminada:  . seleccionamos el que nos interese. tras lo cual volveremos a la barra de hojas para seleccionar la hoja de origen. automáticamente regresaremos a la hoja de origen y contemplaremos el resultado de la fórmula. en la que ya se encontrará la referencia al nuevo dato introducido. Una vez realizadas las correcciones pulsaremos la tecla Enter o el icono de validar datos . Cuando llegue el momento de introducir la referencia a la celda del otro libro. nos dirigiremos al menú Ventana y en la parte final del desplegable aparece una relación de todos los libros que se encuentran abiertos. en esa localización continuamos introduciendo la fórmula. podremos comenzar a introducir en nuestra hoja origen la expresión de la fórmula correspondiente. o la otra opción pasa por no regresar a la hoja de origen. Con esto eliminaremos tan sólo el contenido pero no los formatos que posea esa celda. con lo que. una vez abierto éste. pulsaremos la tecla Supr o Delete. también estaremos en libros diferentes. Una vez hecho esto. en lugar de escribir sus coordenadas. una vez seleccionada ésta. tendremos dos opciones:  la fórmula ya está completa: podemos seleccionar el botón de validación de fórmulas. Con las teclas de dirección podemos desplazarnos por el contenido de la celda o bien situarnos en cualquier lugar con un clic de ratón. b.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Una forma fácil de introducir en una fórmula referencias de otras celdas es la siguientes: una vez hemos comenzado a introducir la fórmula. Escribiremos datos en una celda seleccionando previamente ésta.

pegaremos nuestro rango seleccionado a partir de la celda B5. Cuando se copia. Con lo que ya podremos colocar nuestro título Página 31 . de la barra de herramientas estándar. posteriormente llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:   Seleccionamos el comando Cortar del menú Edición. Excel eliminará los datos de su ubicación original y los colocará en el portapapeles. Tras esto. Haciendo un clic en el botón derecho del ratón sobre la zona seleccionada. Excel coloca un duplicado de las celdas seleccionadas en el portapapeles. realizando un duplicado de los mismos. Cortar-pegar y copiar-pegar Con Excel podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localización de la hoja de cálculo a otra. a otra hoja del mismo libro. Para finalizar la operación será necesario pegar los datos almacenados en el portapapeles en la nueva ubicación. para esto utilizaremos la técnica de arrastrar y colocar. mientras que la opción cortar borra los datos de la ubicación de origen. Formato. En nuestro ejemplo. Contenido y Comentarios. en el que elegiremos Cortar. que no es más que una parte de la memoria del ordenador en la que se coloca de forma provisional la información. Si nos damos cuenta. seleccionaremos el comando Borrar del menú Edición. Las operaciones de copiar y cortar pueden ser llevadas a cabo sin utilizar el portapapeles. Las operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la primera de ellas mantiene los datos en su localización original. Para realizar las operaciones de copiar y cortar. se despliega un menú contextual. ya que una vez realizada la operación de pegar. resta pegar la selección. Los pasos que habría que seguir serían. en primer lugar. Una vez que hemos copiado o cortado los datos deseados procederemos a pegarlos en la nueva ubicación. basta con seleccionar la primera celda del rango.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz deseemos eliminar todo. no hay ningún problema en pegar el contenido en una zona que se superponga a la que acabamos de cortar. eligiendo la opción que deseemos: Todo. Excel hace uso del portapapeles. seleccionar el rango que queremos cortar. a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo Microsoft Word. c.  Hacemos clic en el botón cortar . Para ello no es necesario seleccionar todo el rango de destino. Al cortar. Seguidamente vamos a ver algunos ejemplos de como se llevarían a cabo estas operaciones: Cortar datos utilizando Portapapeles Supongamos que en la siguiente imagen quisiéramos desplazar los datos para insertar un Titulo en la hoja de cálculo. los datos en su ubicación de origen desaparecerán.

de la barra de herramientas estándar. con la salvedad de que una vez seleccionado el rango a copiar. podemos realizar todas estas operaciones de una hoja de cálculo a otra. El modo de realizarlo es el mismo. De este modo. arrastramos el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que deseemos. En este momento. Página 32 . simplemente ten en cuenta dónde quieres mover o copiar la información. en el que elegiremos Copiar . Copiar datos utilizando arrastrar y soltar El proceso es igual que para mover datos pero. Como hemos comentado al inicio de este capítulo. en vez de mover (cortar) los datos. hacemos un clic de ratón. los pasos a seguir son prácticamente los mismos que para el caso de Cortar. a otra hoja del mismo libro. en primer lugar seleccionamos el rango de origen. Para llevar a cabo esta operación. se debe mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra el bloque seleccionado. debe aparecer el puntero en forma de flecha normal. Copiar datos utilizando Portapapeles Como habíamos comentado anteriormente. estos se copiarán. Cuando se arrastra. una vez seleccionado el rango origen. y sin soltar el botón. al igual que antes. seguidamente situamos el puntero del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado. lo llevaremos al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:   Seleccionamos el comando Copiar del menú Edición  Hacemos clic en el botón Copiar Haciendo un clic en el botón derecho del ratón sobre la zona seleccionada. Excel deja una marca de por donde se ubicará el rango de destino. a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo Microsoft Word. en este caso.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Cortar datos utilizando arrastrar y soltar Si el área de destino se encuentra cerca del área de origen. puede resultar más interesante utilizar el método de arrastrar y soltar. se despliega un menú contextual. Recuerda que para que se copie o mueva a la nueva ubicación debes seleccionar previamente la nueva hoja de cálculo o del mismo libro o de otro así como de una aplicación distinta como Microsoft Word.

Página 33 . con lo que se despliega un menú contextual. Insertar datos En ciertas ocasiones puede que nos interese que el rango que hemos copiado o cortado en el portapapeles no sustituya a un conjunto de celdas en el destino (como ocurre con el comando pegar). Pegado especial En una celda.. Seguidamente utilizaremos el comando Copiar (recordemos que esta operación la podemos llevar a cabo desde el menú Edición.. texto. el comando Pegado Especial. finalizando de este modo el proceso. desde el menú contextual o bien pulsando el botón correspondiente de la barra de herramientas).. d. como pueden ser: apariencia del número o texto. que se verán en unidades posteriores. fórmulas. e... puede que algunos conceptos comentados no nos sean familiares. pulsamos el botón derecho del ratón. Para llevar a cabo esta operación.. desde el menú Insertar. aparece el cuadro de dialogo Pegado especial Vemos que existen una serie de opciones.... Ya que aún no se han tratado los aspectos de formato de celdas. colocamos el cursor en el lugar en el que queramos que se inserte nuestra selección y seguidamente podemos hacer una de estas dos operaciones:   seleccionamos copiadas. Es importante tener presente que la opción de Pegado especial . fechas. sino que queremos desplazar estos datos hasta que "dejen hueco" a nuestra selección.. Podremos insertar todo un grupo de celdas trasladando las anteriores de lugar.. y en el menú contextual que se despliega seleccionamos Pegado Especial.. Seguidamente comentamos el efecto que producirán cada una de ellas. aparte de contener datos (números. fuente utilizada. Esto no nos debe preocupar por el momento. en el que seleccionamos Insertar celdas copiadas. aparecerá la ventana Insertar datos a pegar: en la que elegiremos la opción que nos interese y pulsaremos en aceptar. no se encuentra disponible si hemos utilizado el comando Cortar.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Podremos copiar todo un grupo de celdas usando el portapapeles.  A continuación situaremos el cursor en la celda de destino y seleccionaremos el comando Pegado Especial. para ello podemos hacer lo siguiente:   seleccionamos desde el menú Edición. y una vez realizada la operación de Cortar o Copiar de igual forma a como hemos visto anteriormente. alineación.. Para llevar a cabo esta operación seguiremos los siguientes pasos:   En primer lugar seleccionamos la celda o rango que deseemos pegar. Una vez realizada esta operación. Cuando utilizamos el comando pegar. el comando Celdas pulsamos el botón derecho del ratón. color de fondo... tras haber realizado un copiar o cortar..) dispondrá de una serie de propiedades y características que conforman el formato de la misma. la información pegada se refiere tanto a los datos como a los diversos formatos aplicados a la celda o celdas copiadas. tras realizar esto.

en la barra de fórmulas queda reflejada la fórmula de la que se obtiene dicho resultado. Valores: En el caso que la celda o rango de origen contenga fórmulas. Trataremos ahora este tema con algo más de detalle. Esta opción nos será de gran utilidad cuando la zona de destino posea un formato propio y no queramos sobrescribirlo con el formato de las celdas pegadas. Comentarios: Pega únicamente los comentarios. de modo que si se modifica un valor en la celda de origen. los precios de los materiales y las horas de dedicación. celda D7. Por ejemplo. deberá aparecer el valor resultante de multiplicar los valores de la celda que indica el precio de la mano de obra. E7. Obtendríamos: Podemos apreciar que obtenemos el resultado correcto. Validación: Pega únicamente las reglas de validación. A través del Pegado especial pueden cambiarse sólo algunas características de las celdas. el resto de cálculos los debería realizar la propia hoja de forma automática. por ejemplo cuando hacemos un copiar y pegar. Trasponer: Cambia la orientación de los datos copiados al ser pegados. Página 34 . en la columna Importe Mano de Obra. Pega tanto datos como fórmulas y formatos.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Todo: es similar a utilizar el comando Pegar. Todo excepto bordes: Pega todo excepto el formato de los bordes. serían datos a introducir cada vez que preparamos una nueva factura. Fórmulas: pega únicamente las fórmulas (o el valor que tenga la celda en el caso de que no exista fórmula). y para la reparación del Capó. Pegar vínculos: Este botón realiza una copia vinculada del rango de origen en la zona de destino. Esto lo podemos comprobar en el siguiente ejemplo: Tenemos la siguiente hoja de cálculo que nos va a permitir personalizar facturas de una forma rápida y cómoda: En una hoja como ésta. f. se modificará en la de destino. es decir las filas se convierten en columnas y las columnas en filas. celda B7. y teniendo activa la celda en cuestión. Formatos: Pega únicamente los formatos de la celda de origen en la de destino. Referencias En el apartado dedicado a la introducción de datos se realizó una primera aproximación al concepto de las referencias en Excel. por el número correspondiente de horas. esta opción sólo pegará los valores devueltos por éstas. Celda E7. Referencias relativas El principal problema al que nos enfrentamos al hacer uso de las referencias es que éstas cambian cuando se colocan en otras localizaciones. Operación: Estas opciones nos permitirán realizar operaciones entre rangos de una forma muy fácil. Básicamente lo que hace es introducir en las celdas de destino la referencia a celda de origen que le corresponde.

 Otro modo de interpretar las referencias relativas es pensar en que si en una celda aparece una referencia a otra. E8 y E9. ésta se encontrará. en la barra de fórmulas comprobaremos que dicha fórmula no es la misma que copiamos de la celda E7. en este caso 7 filas más arriba y 4 columnas a la izquierda. Página 35 . y que hace que al cambiar de localización.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Si para calcular los importes de las manos de obra en los otros dos conceptos restantes. con lo que si copiamos esta celda en otra ubicación. comprobaremos que el resultado obtenido es correcto: Si activamos alguna de las dos celdas en las que hemos realizado el pegado: E8 o E9. copiamos la celda E7 y la pegamos (según se ha visto en apartados anteriores) en las dos celdas correspondientes. por ejemplo. las referencias que contengan serán relativas a esa nueva ubicación. a 7 filas más arriba y 4 columnas a la izquierda. también se modificarán para apuntar a una celda que está 3 filas más abajo y 2 columnas más a la derecha. todas las referencias que aparecen se modifican en relación al desplazamiento. las referencias que formen parte de la celda original. Esto se puede interpretar de dos maneras:  Se podría decir que si por ejemplo desplazamos la celda origen 3 filas más abajo y 2 columnas más a la derecha. Esto se debe a que Excel está utilizando lo que se conoce como Referencias Relativas.

Si recordamos. Este es el valor correcto. que contiene la fórmula =B5-C5 (es decir. las referencia contenidas en la fórmula también se desplazan una y dos filas hacia abajo. ha quedado como =C6*D9 y =C7*D10. al desplazar la celda una y dos filas respectivamente hacía abajo. Pero que ocurre si copio esta celda y la pego en las celdas inferiores para calcular el precio de la mano de obra de los otros conceptos. todas las referencias se desplazan una fila hacia abajo. aunque también es cierto. F12 y F13. las referencias D9 y D10 son correctas. Veamos esto sobre un ejemplo y como esta situación es solventada por las Referencias Absolutas : Supongamos que disponemos de la misma hoja de cálculo para crear facturas. a veces puede suponer un inconveniente. es decir cuando necesitemos referenciar a una celda que no queramos que se desplace cuando hagamos. obteniendo: =B6-C6. nos hemos desplazado una fila hacia abajo.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Veamos un ejemplo: En este caso. que si nos gastamos el debido cuidado. Podemos comprobar que las fórmulas se adaptan:   =D12-E12. En este caso. nos desplazamos 7 filas hacia abajo y dos columnas a las derecha. la fórmula que incluimos en la celda E9 para calcular el importe será =C5*D9. con lo que en la fórmula original =B5-C5. un corta y pega. por ejemplo. pero con la diferencia de que ahora prescindimos de la columna Precio de Mano de Obra y la sustituimos por una casilla en la que reflejaremos dicho precio: En esta situación. pero las que apuntan a C6 y Página 36 . Si observamos atentamente. elementos recibidos del tipo 1 menos los entregados) y la pegamos en las celdas D6. Para la que aparece en D6. para calcular cada uno de los resultantes. Para la celda F12. copiamos la celda D5. con lo que la fórmula original =B5C5 se convierte en Referencias absolutas El concepto de las referencias relativas nos va a facilitar muchas de las actividades que tendremos que realizar en Excel. como hicimos anteriormente: Pues que en este caso no obtendremos el resultado deseado. nuestra fórmula original era =C5*D8. Estas situaciones se producirán sobre todo en los casos en que necesitemos hacer uso de las Referencias Absolutas.

Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz C7 no tendrían que haberse desplazado. en dólares. podemos también apuntar al contenido de otras hojas dentro del mismo libro. Se trata de una hoja que nos informaría como evoluciona una inversión. Cada celda de la tabla contendrá el resultado. C$7. 0. Pero tenemos que permitir el desplazarnos hacia abajo para ir cogiendo los sucesivos valores 0.00. y para ello delante del número de fila no colocamos nada (referencia relativa a la fila). con el símbolo $ delante de la B (referencia absoluta a la columna).  Creamos una referencia mixta al precio del dólar ya que: al movernos hacia la derecha.. o viceversa.90. En nuestro caso. o incluso a libros distintos al activo. 1. la referencia a la celda C5 permanecerá inamovible.  Con el valor de la acción. del valor de nuestra inversión.. Las referencias resultarán muy útiles cuando queramos realizar operaciones repetidas en rangos de celda diferentes. tenemos que dejar fijo ese valor y no desplazarnos de columna. ocurre igual: fijamos la referencia a la fila y hacemos relativa la columna. Esto se consigue en $B8. Veamos un ejemplo en el que sería necesario hacer uso de referencias mixtas. será igualmente aplicable cuando tratemos más adelante el tema de las funciones. y se obtiene mediante la siguiente expresión: =(Nº acciones) * (Valor de la acción en €) * (relación de cambio $/€) La fórmula empleada para ello en la celda C8 será: =$E$4*$B8*C$7  Creamos una referencia Absoluta al número de acciones.XLS]Hoja1’!$F$7 Podemos destacar la existencia de una serie de elementos a tener en cuenta: Página 37 . valor en euros del dólar y precio de cada acción. Para ello delante de la letra de la columna y delante del número de la fila se antepone el símbolo $. mientras que la D8 será relativa a la localización en la que estemos. tendrían que seguir apuntando a la celda que contiene el precio de la mano de obra. Referencias mixtas Las referencias mixtas son aquellas que mantienen fija la columna y relativa la fila. podemos determinar que en la celda B6 se incluya el valor de la celda A2 con tan sólo introducir la expresión =A2). =’C:\VENTAS\[VENTAS4. Existe una forma de decirle a Excel que una referencia quede fija en una celda. En la siguiente ilustración podemos apreciar las partes de una fórmula con referencias externas que utiliza una ruta de acceso y un nombre de archivo de Excel. Vínculos Al margen de hacer referencia al contenido de otra celda en una primera (por ejemplo.. la fórmula que tendríamos que colocar en la celda E8 sería =$C$5*D8 Al copiar y pegar esta fórmula en otras celdas. Tenemos tres variables: el número de acciones. Todo esto que acabamos de ver sobre las referencias.95. la celda C5. g.

Para administrar los datos fuente para el libro de trabajo activo. En primer lugar hemos introducido en la celda F7 (Total de la reparación del capó). utilizaremos el comando Vínculos del menú Edición. Al soltar el ratón aparecerán en cada una de las celdas los valores resultantes.XLS]Hoja1 ´). como aparece en la barra de fórmulas y cuyo resultado es 54. dirigimos el cursor hacia el botón de llenado de la celda F7. Página 38 . =C7+E7. incluimos el signo de igual para indicar que vamos a escribir una fórmula y no un texto literal. Botón de llenado En muchas ocasiones nos encontraremos ante una hoja de cálculo en la que se necesitará realizar una operación semejante en una serie de celdas. en este caso la F7. la fórmula que aparecía en F7. para lo que vamos a utilizar nuestro ejemplo de la factura. en donde son aspectos importantes los siguientes: a. que será para cada una de las filas de cada concepto (filas 7. 4. como por ejemplo introduciendo nuevamente los datos para cada celda o utilizando la opciones copiar y pegar por cada una de las celdas. la fórmula =C7+E7. lo desplazamos) hasta abarcar el rango de celdas que queremos llenar. Llenado automático Trabajaremos el llenado automático. Con ello podremos abrir el libro de trabajo fuente. Esto garantiza que las fórmulas han sido calculadas y que las referencias externas son actuales.8 y 9).Curso Avanzado de EXCEL     José Muñoz Ante todo. la suma del precio del Material más el importe de la mano de obra. deberemos en primer lugar guardar éste antes de realizar los vínculos. Veamos seguidamente como se llevaría a cabo. Si observamos detenidamente en una celda activa. pulsando Actualizar Ahora. que básicamente realizará un copia-pega en varias celdas contiguas de forma automática y en todas las celdas simultáneamente.000. al situarse justo encima. apreciaremos que en la esquina inferior derecha aparece el botón de llenado automático: Para utilizar el llenado automático de las dos celdas inferiores. En el caso de que la referencia forme parte de una fórmula el signo = aparecerá al comienzo de la misma. Esta misma fórmula habría que repetirla. el nombre del libro de trabajo y el nombre de la hoja están encerrados entre un par de apóstrofes ' ' El nombre del libro de trabajo (el archivo) está encerrado entre corchetes ([VENTAS4. ajustándose a los datos de cada uno de los conceptos (Pintura y Secado especial) en las dos filas inferiores. Pero Excel dispone de una utilidad que facilita en gran medida este trabajo denominada Llenado automático. La ruta de acceso (´[C:\VENTAS\[VENTAS4.XLS]). la cruz la hemos representado en color rojo para que resalte. actualizar los datos. o cambiar el libro de trabajo fuente. Comprobamos que Excel ha ajustado automáticamente la fórmula de la celda F7 al resto de las celdas. Esto se podría hacer de varias formas. En el caso de que introduzcamos un vínculo a otro libro (libro fuente). el botón cambia de forma y se convierte en una cruz. Un signo de exclamación sigue a un apóstrofe de cierre y precede a la referencia de la celda (!$F$7). En esta ocasión vamos a calcular la columna Total. aunque en la hoja aparecerá en negro En este momento arrastramos (hacemos clic con el botón izquierdo del ratón sin soltarlo. Aparecerá un borde que marca las celdas que van a ser rellenadas. tal y como aparece en la siguiente imagen. eligiendo la opción Abrir. ejecutando Cambiar Ahora. de este modo. ha pasado a ser =C8+E8 en la celda F8 y =C9+E9 en la F9.

Hecho esto. D6. c. Hay múltiples formas de rellenar datos. Ya que todas las celdas de "en almacén" llevarán la misma fórmula y no estando contiguas. y sin soltar ésta. En los ejemplos vistos hasta ahora hemos visto como llenar hacia abajo. Hacia abajo del menú Edición. podemos aplicar lo comentado anteriormente. seguidamente accedemos a la barra de fórmulas e introducimos la expresión y una vez hecho esto pulsamos la combinación de teclas <Control . la E18. Para ello seguiremos los siguientes pasos: En primer lugar seleccionamos el rango de celdas que se va a llenar . bien arrastrando el botón de llenado o bien mediante las diversas opciones del comando Rellenar. E16. D5. pero se puede realizar el llenado en cualquier dirección. pulsamos <Control> <Enter> y obtendremos el resultado deseado. La ventaja de este método sobre los otros es que las celdas no tienen porqué estar contiguas. si no que nuestro rango de celdas puede estar formado por celdas diseminadas por la hoja (recordemos que la selección de celdas disjuntas se hacía pulsando la tecla <Control> y marcando las celdas correspondientes). F10. E18 (volvemos a recordar: pulsamos <Control> y vamos marcado cada una de estas celdas). Comando rellenar El proceso visto anteriormente de llenado automático haciendo uso del botón que aparece en la celda. Seleccionamos por tanto las celdas D4. F11. F12. para cada producto y subtipo habrá que restar el valor de los enviados al de recibidos.Enter> (en primer lugar pulsamos la tecla Control. Veamos un ejemplo: La siguiente hoja calcula el estado de los stocks de diversos productos en un almacén. A continuación seleccionamos el comando Rellenar. E17. Para hacer esto es imprescindible que la fórmula introducida corresponda con la de la última celda seleccionada. El procedimiento es el siguiente: En primer lugar seleccionamos el rango de celdas en la que deseamos introducir la fórmula o datos. b. y siendo la primera de las celdas aquella que contiene la fórmula. Si las seleccionamos en este orden.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Usaremos esta función para facilitar el trabajo de llenado de celdas. en la barra de fórmulas escribiremos =C18-D18 que es la fórmula que le correspondería a la última celda seleccionada. pulsamos Enter). Llenar un rango con el teclado Excel dispone de otro método muy rápido de rellenar un rango de celdas y es haciendo uso de una combinación de teclas. puede ser llevado acabo utilizando un comando habilitado a tal fin. Página 39 .

. 2004. 2003. Pero a veces puede que la lista de datos con los que deseemos rellenar algún rango de nuestra hoja de cálculo. Lo que hace Excel es estimar los datos con los que debe llenar las celdas a partir de las dos primeras. al marcar ambas celdas y arrastrar el botón de llenado.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Podremos rellenar un grupo de celdas disjuntas usando esta función. Si pusiéramos 1/6/2001 en una celda y 1/7/2001 en la siguiente. 1/10/2001.. Imaginemos un almacén de fruta. él intuye el contenido del resto de datos en la zona de relleno.. Si escribimos en una celda 2000 y en una celda contigua 2001. Listas Hemos visto que proporcionando a Excel el valor de las dos primeras celdas. y que suele utilizar bastante a menudo.. días de la semana. años. como por ejemplo: meses. 1/9/2001. no se intuyan fácilmente.. Podría ser por ejemplo: Manzana Plátano Melocotón Uva Página 40 Kiwi . Excel llenará automáticamente las celdas con 2002.. Este tipo de procesos se pueden llevar a cabo de forma automática utilizando la técnica de autorrellenado . seleccionamos ambas celdas y arrastramos el botón de llenado (que en este caso pertenecerá a las dos celdas). d. Excel completa con 1/8/2001. Llenar series Otro de los procesos comunes que se suelen llevar a cabo en las hojas de cálculo es el llenado de series de datos. que posee una lista con los productos que comercializa....

Una vez hecho esto. en el cuadro Entradas de lista: aparecerá el listado de elementos. Cuando se hayan introducidos todos. Página 41 . A partir de este momento. Podemos conseguir que. pulsando <Enter> tras introducir cada uno de ellos. tendremos que acceder al menú Herramientas y seleccionar el comando Opciones. Excel automáticamente rellenará el resto de las casillas con los siguientes nombres de la lista. Las series son interesantes en caso de un uso permanente de esa información. y arrastrando el botón de llenado de esta celda. colocando la primera de las palabras. En este caso. volvemos a pulsar el botón "editar hoja". Excel automáticamente complete la lista. si arrastramos el botón de llenado de esa celda. . las marcamos y arrastramos el botón de llenado.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Si colocamos en Excel en una celda Manzana y en la contigua Plátano. Excel lo único que hace es copiar estas dos palabras a lo largo de las celdas. tras lo que vuelve a aparecer el cuadro de diálogo de Listas personalizadas. Manzana en este caso. Para esto. sólo tenemos que pulsar el botón Agregar. y permitiéndonos realizar la selección del rango de la hoja que contiene la información. Tras realizar esto. Seguidamente pulsamos el botón importar. tras lo cual. adoptando la apariencia de la imagen que se muestra. tenemos dos opciones:   Podemos teclear en el cuadro Entradas de lista: los diferentes elementos que la componen. al introducir en una celda alguno de los elementos de la lista. La otra opción es para cuando en la hoja de cálculo ya se encuentra la lista de elementos. Una vez hecho esto. En el cuadro de diálogo que aparece elegir la pestaña Listas personalizadas: Una vez aquí. se pulsará en el botón agregar. el cuadro de diálogo se retrae. en el cuadro de diálogo anterior nos vamos a "Importar lista desde las celdas:" y pulsamos el botón "editar la hoja".

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Esa celda puede ser por ejemplo la E9 y su contenido 16%. y cada vez que tengamos que operar con el valor de este impuesto. por ejemplo IVA. Sería mucho más cómodo. y automáticamente se actualizaría toda la hoja. Así mismo. que a todos los efectos serán como referencias absolutas. podré realizar una referencia. De este modo. si pudiéramos asignarle a la celda E9 un nombre.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz TEMA 3. Como comprobaremos a continuación. La utilidad más importante de las funciones es facilitar los cálculos complejos. a esta celda. ¿Qué son los nombres? Los nombres se van a utilizar para identificar celdas o grupos de celdas en la hoja de cálculo. a la que le hemos asignado el nombre. Podrán ser utilizados dentro fórmulas o funciones para hacer referencias a celdas. no será necesario que conozcamos todas las funciones existentes y sus correspondientes argumentos. Así mismo podrán ser utilizados para identificar matrices. Podremos definir nombres para usar el dato contenido en una celda o rango. que tendrá que ser absoluta. 2. si por algún motivo el valor debiera ser cambiado (en nuestro caso. valores constantes o fórmulas. Todo esto nos facilitará en gran medida el uso y diseño de hojas de cálculo. ¿Qué son las funciones? Las funciones son una serie de herramientas de cálculo que de forma predeterminada se encuentran en Excel. Página 43 . ya que Excel dispone de un asistente que nos facilitará el trabajo en gran medida. que utilizaremos en el resto de las hojas. deberemos proporcionar a las fórmulas una serie de datos a los que se conoce como argumentos de la función. NOMBRES y FUNCIONES 1. Normalmente. se pueden usar para tomar decisiones sobre los valores que colocarán en una celda. cada vez que tenga que realizar una operación en la que tenga que aplicarse este IVA. Las funciones pueden realizar gran variedad de cálculos distintos. tan sólo deberíamos realizar este cambio en una celda. al ser una referencia absoluta como se ha comentado. $E$9. Imaginemos que en una celda de nuestra hoja de cálculo introducimos el valor del IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido). por una nueva legislación que aplicará un valor diferente de IVA a ciertos productos). pueden devolver valores directamente o llevar a cabo alguna acción. simplemente poner IVA.

por ejemplo Mano de obra pasará a ser Mano_de_obra. en el segundo desplegable aparecen las posibles opciones: Definir. Acudimos al menú Insertar y seleccionamos el comando Nombre. Puede que alguna de ellas aparezca en gris. Excel las unirá con signos de subrayado. Tras esto tan sólo tendríamos que pulsar en agregar. éste será sugerido como nombre en este cuadro de diálogo. Nombres Profundizaremos en los nombres a través de los siguientes aspectos: a. C8. Para ello activamos en primer lugar esa celda. Crear y Aplicar. Vamos a proceder a definir un nombre para la celda en la que se encuentra el valor del IVA. Página 44 . tras lo cual nos aparecerá un cuadro como el siguiente: Si la celda que se encuentra a la izquierda o encima de la seleccionada tiene algún texto.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz 3. podemos borrar el que aparece y en su lugar colocar el que nos interese. eso quiere decir que en este momento no están disponibles. En el cuadro central irán apareciendo todos los nombres que se vayan definiendo. Si el nombre sugerido por Excel es el que deseamos agregar haremos un clic en el botón Agregar. De entre estas opciones seleccionamos Definir. Definir nombres Vamos a seguir con el ejemplo de la factura que nos ha ocupado hasta ahora. Si deseamos otro nombre. Pegar. Si el texto contiene varias palabras separadas por espacios.

y en la ventana que nos muestra la relación de nombres definidos en la hoja seleccionamos el que nos interese y pulsamos Aceptar Otra forma de hacer esto mismo sería. sólo estarán disponibles en la hoja de cálculo en la que han sido definidos. lo hace globalmente para todo el libro. para facilitarnos más el trabajo. Excel por defecto.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Nombres globales y nombres locales Los nombres globales son aquellos que se refieren a todo el Libro y los nombres locales. a la izquierda de las barra de fórmulas tenemos la casilla de referencia. deberíamos eliminar el identificador del nombre de la hoja quedando: =!$C$8 De este último modo. b. El uso de nombres puede facilitar la utilización de rangos de celda sobre todo en funciones. utilizamos el comando Nombre >> Pegar del menú Insertar. teclear directamente el nombre asociado a la celda a la que queremos referenciar. al definir un nombre. Por ejemplo Así mismo. seleccionándose de este modo la celda en cuestión. que posee un desplegable en el que aparecerán todos los nombres definidos en la hoja. el nombre definido tan sólo sería accesible desde la propia hoja en la que se ha creado. Pegar nombres Una vez tenemos definido un nombre. Página 45 . y que podemos seleccionar en cualquier momento. Eso lo podemos apreciar en el cuadro anterior en la sección "Se refiere a:" en la que podemos apreciar: ='Factura Taller'!$C$8 que especifica la hoja concreta en la que se encuentra la celda C8 (podemos apreciar los signos $ que indican que ésta aparece referenciada absolutamente) Si únicamente quisiéramos disponer de una referencia local. cuando llegue el momento de referenciar a la celda en cuestión. Se pueden usar los nombres en las funciones. para ello. podemos pasar a utilizarlo.

el asegurarse que éste no se utiliza en la hoja de cálculo. Por tanto. De la misma forma que definimos nombres. Crear nombres Si las celdas para las que queremos definir un nombre se encuentran agrupadas y los nombres con los que las queremos identificar se encuentran en la fila superior a ellas o en la columna de la izquierda.. vistos anteriormente (recordemos menú Insertar. podremos también eliminarlos. Eliminar nombres Para eliminar nombres definidos previamente.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz c. del menú Insertar > Nombre. Para ello seleccionamos las celdas que contienen los valores y nombres a asignar y seleccionamos la opción indicada: Al hacer esto. obtendremos una ventana con un cuadro de dialogo como el siguiente: Podremos elegir dónde colocar el nombre definido. Página 46 . Es importante antes de proceder a eliminar un nombre. se puede utilizar la opción Crear.. d. volveremos al cuadro de diálogo Definir nombre. comando Nombre >> Definir) Podemos apreciar que en el margen derecho aparece el botón Eliminar. tan sólo tendremos que seleccionar el nombre deseado y posteriormente pulsar el botón Eliminar.

si en primer lugar definimos los nombres para el IVA y para Mano_de_obra posteriormente decidiéramos hacer la sustitución en la hoja de cálculo. una vez que hayamos definido éstos. y un cuadro nos mostrará los nombres que queremos aplicar y que sustituirán a las referencias que se encuentren hasta ese momento. tan sólo tendremos que seleccionar la zona o las zonas de la hoja en las que hayamos utilizado referencias a la celda que acabamos de nombrar. seleccionaremos toda la hoja. Recordemos que para seleccionar más de un elemento. Seleccionaremos la opción Aplicar. debemos mantener pulsada la tecla <Control> mientras que con el ratón realizamos la selección . Podremos reemplazar nombres de celdas por sus referencias. Una solución sería definir el nombre y luego ir buscando las celdas en las que se encuentra la referencia y cambiarla por el nombre definido. En nuestro ejemplo. Para evitarnos todo esto. Aplicar nombres En ciertas ocasiones puede que deseemos definir nombres para celdas a las cuales ya estamos realizando referencias.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz e. Posteriormente. Para ello tan sólo debemos seleccionar los que nos interesen y pulsar el botón aceptar. Para ello. En caso de desconocerlo. Excel permite reemplazar todas las referencias a celdas por los nombres. obtendríamos Podemos aplicar más de un nombre a la vez. Página 47 .

Funciones Profundizaremos en las funciones.. los paréntesis deben estar presentes. Argumentos Los argumentos serán los valores que facilitaremos a las funciones para que éstas devuelvan un resultado o realicen alguna acción.) Las funciones siempre irán precedidas del signo igual. Un par de sencillos ejemplos de fórmulas podrían ser: =SUMA(B6. los elementos en los que se hace hincapié son: a. son las funciones...54) SUMA(C3:C9) MINUSC("COLORES") PRODUCTO(precio_mano_de_obra. Página 48 .H9)) Las funciones ahorran el trabajo de escribir una fórmula..14159265. A continuación el nombre de la función. Es importante respetar la sintaxis para obtener el resultado requerido al usar una función.argumento2.G3:G10) PI() RAIZ(MAX(A8. Sintaxis En su momento vimos que podíamos realizar operaciones con los datos introducidos en una hoja de cálculo mediante fórmulas en las que nosotros introducíamos los datos y los operadores (signos de suma.C3.. Los argumentos que pueden ser usados en las funciones pueden ser: Tipo de argumento números rangos texto nombres valores lógicos valores de error referencias matrices vacío otras funciones Ejemplo SUMA(12. resta. aun así.B7. seguido de un paréntesis. 3.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz 4. Existen funciones que no necesitarán argumentos.B8) que nos devuelve el valor B6+B7+B8 =PI() que nos devuelve el valor del numero Pi.. multiplicación. Una función de Excel tendrá la siguiente sintaxis: =NOMBRE_FUNCION(argumento1.horas) SI(R2<2.TYPE(#NAME) MIN(F7:F33) SUMAPRODUCTO(C3:C10..543.. que se contendrá los argumentos separados por punto y coma. El número de argumentos de una función depende de ésta.) Excel posee unas herramientas de cálculo mucho más elaboradas y completas.P0) ERROR. b.B7.

nos aparecerá un cuadro de diálogo Pegar función. así como una pequeña descripción de la misma. el resto son opcionales. A la derecha aparecen las funciones que corresponde a la categoría seleccionada. quedando visible tan sólo la casilla de introducción del Una vez seleccionado el argumento de la función. En este caso. podemos hacerlo escribiendo directamente en la celda. Conforme activemos cada uno de los argumentos. pero debemos precisar que el contenido de esta función. A la izquierda se muestran las 10 categorías en las que se agrupan las funciones. El asistente para funciones Para introducir una función en una celda. recordemos que el cuadro se retraerá. y una vez nos encontremos en el lugar en el que queramos incluir la fórmula. Página 49 . en la parte inferior aparece una breve explicación de que es este argumento. Para facilitarnos este trabajo. pulsaremos el botón fx de la barra de herramientas Tras esto. En la parte inferior del cuadro se observa la sintaxis de la fórmula . más dos categorías más: una incluyendo todas las funciones y otra incluyendo las funciones utilizadas más recientemente. o en la barra de fórmulas una vez activada la celda. En este caso concreto es la raíz cuadrada de un número. ya visto con anterioridad. Una vez seleccionada la fórmula a utilizar haremos un clic en el botón Aceptar. Excel nos proporciona un asistente que nos facilita este trabajo en gran medida. que devuelve un valor si se da cierta circunstancia que nosotros definimos y adoptará otro valor en caso contrario). podemos hacer uso del botón de Edición de hoja. Para activar este asistente. volveremos a pulsar el botón de Edición de hoja. con lo que nos aparecerá un nuevo cuadro (en esta ocasión hemos utilizado la función SI. argumento. No obstante. . el nombre de la fórmula precedido del signo igual (=) y con los argumentos necesarios. Este cuadro se utilizará para introducir los argumentos. Los nombres que aparecen en negrita indican que ese argumento es obligatorio. bien podría ser otra función que como resultado devolviera un número. para regresar al cuadro completo. que se muestra a continuación: En el cuadro podemos apreciar dos partes claramente. Los argumentos los podemos rellenar "a mano" o podemos seleccionarlos directamente de la hoja.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz c.

No obstante. Vemos en la imagen como Excel intuye esta operación. Excel automáticamente colocará en cada una de las celdas el valor de la suma de las que se encuentran en la parte superior de cada columna: Página 50 . También se podría haber hecho esto. con lo que Excel calcula los totales de forma automática y los sitúa en la celda correspondiente de la fila inmediatamente inferior. seleccionando las celdas en las que quisiéramos colocar los resultados y seguidamente pulsar el botón autosuma. Por ello Excel dispone de un botón en la barra de herramientas que directamente permite realizar la suma de un conjunto de celdas.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Cuando hayamos introducido todos los argumentos necesarios. d. si en la celda C22 quisiéramos colocar la suma de la columna. Si en nuestro caso quisiéramos realizar la autosuma en varias columnas. podríamos ir repitiendo el proceso anterior en cada una de ellas. en el cuadro se nos mostrará el resultado que adoptará nuestra fórmula ya sólo pulsar el resta botón aceptar para que la fórmula se incluya en la hoja de cálculo. directamente podríamos activar esa celda y pulsar el botón de autosuma. propondrá el rango de celdas a sumar. d. Excel observará la distribución de los datos. es más inmediato seleccionar rango que abarca a todas las columnas y luego el botón autosuma. d. La autosuma La suma es una de las operaciones más utilizadas en una hoja de cálculo. d. En el caso que exponemos a continuación. El Asistente facilitará mucho el trabajo de encontrar la fórmula necesaria. y en función de ésta.

la barra invertida / es el símbolo de la división) Aceptar con el INTRO Estas fórmulas las podemos hacer introduciendo directamente los números que queremos calcular o mediante referencias a otras celdas Funciones promedio. Para insertar una fórmula de este tipo en Excel. Escribir el signo = 3. vamos a complicar un poco el tema de las fórmulas. mínimo. 2. el mínimo. máximo y contar Para calcular el promedio. =4+5 (suma) b. Por ejemplo: PROMEDIO(B1:B7)  Mínimo: MIN(rango de celdas)  Máximo: MAX(rango de celdas)  Contar: CONTAR(rango de celdas) Página 51 . en Excel. Con el icono Autosuma  Seleccionar el rango de celdas en las que queremos realizar los cálculos anteriores  Pinchar la flecha que aparece al lado del icono y aparece un listado con estas fórmulas  Seleccionar la que más nos convenga y INTRO Escribiendo la fórmula directamente en la barra de fórmulas  Promedio: PROMEDIO(rango de celdas a las que queremos aplicar esta fórmula). el máximo o contar cuántos números tenemos en una misma fila o columna podemos realizarlo de dos maneras posibles: utilizando el icono autosuma o bien escribiendo directamente la fórmula en la barra de fórmulas. el asterisco es el símbolo de la multiplicación) d. en Excel. resta. hemos de seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar la celda en la que queremos introducir la fórmula 2. Ponemos cuatro ejemplos que corresponden a cada operación aritmética que hemos citado: a. creando las nuestras sin la ayuda de ningún asistente. Escribir la fórmula que queremos introducir. 1. 4. =9-8 (resta) c. ¿Cómo?. multiplicación y división. Funciones básicas Ahora que ya hemos visto como realizar la AUTOSUMA. =9/3 (división. =6*5 (multiplicación. Fórmulas sencillas Las fórmulas más sencillas que podemos crear en Excel son las operaciones aritméticas de suma.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz e.

Veamos un ejemplo."")) La función SI La función SI se utiliza siempre y cuando necesitemos un resultado condicionado por unas características que debemos marcar. la fórmula a utilizar será la siguiente. Imaginaos que queremos establecer una función SI en la siguiente hoja de cálculo: La condición que queremos es que si el número que hay en la celda sea superior a 100 aparezca el texto “superior a 100” mientras que si el número es inferior a 100 aparezca “inferior a 100” La función será la siguiente: =SI(A1>100."superior a 100".Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Hemos de tener en cuenta que Excel contabiliza aquellas celdas vacías como si tuvieran valor 0 cosa que va influir en los cálculos anteriores. para que sea más claro. podemos especificar o que no aparezca ningún valor o un mensaje que nosotros establecemos en la misma fórmula."inferior a 100") y sucesivamente en las siguientes filas cambiando las referencias. A2:A7. Para que Excel no los tenga en cuenta. Si el número es superior. por ejemplo: =PROMEDIO(IF(A2:A7<>0. El resultado debe ser el siguiente: Página 52 . si queremos calcular una suma dentro de un rango de celdas siempre y cuando esta suma de menor o igual de 100. Por ejemplo.

Por ejemplo. Pero en otras ocasiones. Excel puede localizarlo y proponernos una posible solución. #¡NULO!: significa que en algún momento de la fórmula hacemos referencia a un conjunto de celdas que no existe. con lo que Excel no nos ofrece ninguna posible solución. columna o fila. #¡DIV/0!: no podemos realizar una división entre el valor 0 o entre una celda de valor vacío. Probablemente si nos aparece el siguiente símbolo significará que:        #¡Valor!: significa que algún valor no es adecuado para realizar esa función. #¡REF!: en la fórmula. Errores y autocorrección Excel posee un sistema de ayuda que nos avisará en el caso de que hubiera algún error en la sintaxis de la función. no es tan fácil intuir el posible error. el número al que hace referencia no da una expresión matemática lógica o bien intenta calcular un número muy grande. Página 53 . por eso. los errores que aparecen son éstos. #¿NOMBRE?: probablemente tengamos algún error de sintaxis de la fórmula. Debemos repasarla por si hay algún espacio. #¡N/A!: hemos mal formulado la función búsqueda.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz f. uno de los valores es de tipo texto. un pequeño listado de errores de los cuáles Excel nos ofrece información para solucionarlos. En la mayoría de ocasiones. En el caso de que el error fuese muy claramente identificable. que probablemente ya no exista. En este caso nos presentará un cuadro como el siguiente: Existe. #¡NUM!: en la fórmula. nos hemos dejado alguna comilla o algo por el estilo. hemos especificado una referencia a una celda. y nos mostrará un cuadro como el siguiente: Excel es capaz de detectar errores al utilizar la fórmula.

vida.nper. PAGOINT(tasa. Tipos de funciones Hemos visto que las funciones están agrupadas por categorías.tipo. SYD(costo.valor2.. TASA(nper.nper.vf.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz g.va. DVS(costo.va.valor_residual.período.períod o_final.pago. Financieras Página 54 . PAGO(tasa.período_inicial.vida. NPER(tasa. y una tasa de interés constante. En los ejercicios y actividades de esta unidad practicaremos con las funciones más utilizadas de Excel.vf.vf.tipo) Calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasa de interés constantes..vida.estimar) Devuelve la tasa de interés por período de un préstamo o una anualidad.vf. y una tasa de interés también constante. basado en pagos constantes y periódicos y una tasa de interés constante.valor_residual. basado en pagos periódicos.valor1.período.va. También podemos recurrir a la ayuda de Excel para recavar más información. TIRM(valores.pago... agrupadas por categorías.tasa_reinversión) Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo periódicos.pago.tipo) Devuelve el pago acerca del capital de una inversión basado en pagos constantes y periódicos. PAGOPRIN(tasa.va. En concreto:          FINANCIERAS FECHA Y HORA MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS ESTADÍSTICAS BÚSQUEDA Y REFERENCIA BASE DE DATOS TEXTO LÓGICAS INFORMACIÓN No vamos a definir cada una de las fórmulas disponibles.tipo) Devuelve el valor futuro de una inversión basado en pagos periódicos y constantes.mes) Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo. VNA(tasa. TIR(valores. A continuación se presenta una tabla en la que se recoge una lista con la mayoría de las funciones que nos proporciona Excel.factor) Devuelve la depreciación de un bien en un período específico mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo u otro método que se especifique.estimar) Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo.período) Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico. VF(tasa.tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión.tipo) Devuelve el valor presente de una inversión: la suma total del valor actual de una serie de pagos futuros.vida) Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado.va.) Devuelve el valor neto presente de una inversión a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros (valores negativos) y entradas (valores positivos).vf.valor_residual. DDB(costo.valor_residual.período. Recordemos que al seleccionar cada una de ellas en el cuadro Pegar función del asistente.nper.período.. SLN(costo. aparece una breve descripción de lo que hace.nper.) Devuelve la depreciación de un bien para cualquier período especificado.vf.valor_residual.va.pago.tipo) Devuelve el interés pagado por una inversión durante un período determinado. Categoría Sintaxis Descripción DB(costo. usando el método de depreciación por doble disminución del saldo u otro método que se especifique. pagos constantes y una tasa de interés constante.tasa_financiamiento. considerando costo de la inversión e interés al volver a invertir el efectivo. VA(tasa.nper.factor. mostrando su sintaxis y ofreciendo una breve descripción de su funcionalidad..vida. incluyendo períodos parciales.

ACOSH(número) Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número. FECHA(año.segundo) Devuelve el número que representa una hora determinada: una fracción decimal desde 0 a 0. en código de fecha y hora de Microsoft Excel.día) Devuelve el número que representa la fecha en código fecha y hora.método) Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce meses de 30 días). NSHORA(hora. MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto. correspondiente a un número de serie. FECHANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una fecha en forma de texto en un número que representaba la fecha en código fecha y hora de Microsoft Excel. COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo. ACOS(número) Devuelve el arcoseno de un número. en un valor en radianes comprendido entre –Pi y Pi.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Fecha y hora AHORA() Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. El arcoseno es el ángulo cuyo coseno es número. es decir. HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora. dentro del intervalo de 0 a Pi. un número entero de 1 (enero) a 12 (diciembre)..tamaño) Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos. dentro del intervalo –Pi/2 a Pi/2. excluyendo –Pi.59 (11:59:59 pm). FACT(número) Devuelve el factorial de un número. ATAN(número) Devuelve el arco tangente de un número en radiantes. AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año.. ASENOH(número) Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número. Matemáticas y trigonométri cas Página 55 . DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes (un número de 1 a 31) correspondiente al número que representa una fecha. correspondiente a un número de serie. correspondiente a un número de serie. ALEATORIO() Devuelve un número distribuido aleatoriamente mayor que 0 y menor que 1 (cambia al volver a calcular). HORANUMERO(texto_de_hora) Devuelve el número que representa la hora en forma de cadena de texto (tiempo_texto). COSH(número) Devuelve el coseno hiperbólico de un número. DIASEM(núm_de_serie.99999999 para 0:00:00 (12:00:00 am) a 23. SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo. GRADOS(ángulo) Convierte radianes en grados. un número sin signo. ASENO(número) Devuelve el arcoseno de un número en radianes.coord_y) Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y especificadas. COMBINAT(número. Al introducir HOY en una celda. EXP(número) Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado. un entero de 0 (12:00 am) a 23 (11:00 pm) correspondiente a un número de serie. LN(número) Devuelve el logaritmo natural de un número. Consultar la ayuda para más información acerca de números de serie. Microsoft Excel da formato de número a la fecha. igual a 1*2*3*. dentro del intervalo – Pi/2 a Pi/2. un entero en el intervalo de 0 a 59.tipo) Devuelve un número de 1 a 7 identificando el día de la semana basado en un número dado que representa una fecha. un entero de 0 a 59. un entero en el rango 1990-9999. correspondiente a un número que representa una fecha. en radianes.mes. ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número. ATAN2(coord_x. ATANH(número) Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número. MES(núm_de_serie) Devuelve el mes. Consultar la Ayuda para información acerca de la ecuación usada. ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. DIAS360(fecha_inicial.*número.minuto.59. HOY() Devuelve el número de serie que representa la fecha de hoy.fecha_final.

SUMA. REDONDEAR. NUMERO. al múltiplo significativo más cercano. hacia cero. si el número es positivo..ref1.núm_divisor) Proporciona el residuo después de dividir un número por un divisor. nombres o referencias a celdas que contengan números. MULTIPLO. Consultar la Ayuda para la ecuación usada. MINVERSA(matriz) Devuelve la matriz inversa de una matriz dentro de una matriz.matriz2. TANH(número) Devuelve la tangente hiperbólica de un número.núm_decimales) Convierte un número decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de fracción.cifra_significativa) Redondea un número hacia arriba.IMPAR(número) Redondea un número hasta el próximo entero impar.número2. 3. SUMAXMENOSY2(matriz_x.MAS(número. SUMAX2MENOSY2(matriz_x.matriz_y) Calcula la diferencia de cuadrados de números en dos rangos o matrices y devuelve la suma de las diferencias.. PI() Devuelve el valor Pi.matriz3.criterio.. LOG10(número) Devuelve el logaritmo en base 10 de un número. si el número es cero.alfa) Devuelve el menor valor cuya distribución binomial acumulativa es mayor o igual que un valor de criterio...núm_decimales) Redondea un número hacia arriba. SUMAPRODUCTO(matriz1..rango_suma) Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición.forma) Convierte un número arábigo en romano.matriz_y) Calcula la diferencia de valores correspondientes en dos rangos de matrices y devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias.) Multiplica los componentes de las matrices o rangos suministrados y devuelve la suma de esos productos. TAN(número) Devuelve la tangente de un ángulo. cero. SUMA(número1. matrices. POTENCIA(número.PAR(número) Redondea un número hasta el próximo entero par. RESIDUO(número. BINOM.CUADRADOS(número1. Consultar la Ayuda para la ecuación usada.. SENOH(número) Devuelve el seno hiperbólico de un número. y –1. hacia cero. MULTIPLO. REDONDEAR.base) Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada..) Suma todos los números en un rango de celdas.. PRODUCTO(número1.número2. al entero o múltiplo significativo más próximo.CRIT(ensayos. RADIANES(ángulo) Convierte grados en radianes. en formato de texto.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz LOG(número. en dirección contraria a cero..MENOS(número.matriz2) Devuelve el producto matricial de dos matrices. Estadísticas Página 56 ..) Devuelve un subtotal dentro de una lista o una base de datos.. con precisión de 15 dígitos. Consultar la Ayuda para la ecuación usada.número2. SUMAR. Los argumentos pueden ser números..SUPERIOR(número.potencia) Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia. RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número.cifra:significativa) Redondea un número hacia abajo.matriz_y) Calcula la suma de cuadrados de números en dos rangos o matrices y devuelve la suma de total de las sumas.) Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos. MMULT(matriz1.INFERIOR(número.núm_decimales) Redondea un número al número de decimales especificado. TRUNCAR(número.SI(rango. REDONDEA.núm_decimales) Redondea un número hacia abajo. MDETERM(matriz) Devuelve el determinante matricial de una matriz. SUMAX2MASY2(matriz_x.prob_éxito. Los números negativos se ajustan alejándolos de cero.. si el número es negativo SUBTOTALES(núm_función.ROMANO(número.) Multiplica todos los números que son argumentos y devuelve el producto.14159265358979. una matriz con el mismo número de filas que matriz2 y columnas que matriz2.. SIGNO (núemro) Devuelve el signo de un número: 1. SENO(número) Devuelve el seno de un ángulo determinado. REDONDEAR(número. REDONDEA.

alfa..) Calcula la desviación estándar de la población total tomada como argumentos.grad os_de_libertad2) Devuelve el inverso de una distribución de probabilidad F: si p=DISTR.INV(p.número2.CORREL(matriz1.alfa. Los argumentos pueden ser números..A.INV(probabilidad.).GAMMA.acum) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución exponencial.B) Devuelve la función de densidad de probabilidad beta acumulativa.media. COEFICIENTE. Consultar la Ayuda para la ecuación usada.F(x.GAMMA(x..BETA(x.número2.. COEFICIENTE.. para una probabilidad dada. DISTR. DISTR. donde In (x) se distribuye de forma normal con los parámetros media y desv_estándar. COVAR(matriz1.F(x. CONTAR. DESVEST(número1.número2.desv_estándar) Devuelve el inverso de la distribución logarítmico-normal de x.)=x. Los valores lógicos y el texto con valor FALSO tienen valor asignado 0.R2(conocido_y:conocido_x) Devuelve el cuadrado del coeficiente del momento de correlación del producto Pearson de los puntos dados..INV=x. DISTR.núm_de_muestra. DISTR.cuartil) Devuelve el cuartil de un conjunto de datos... DISTR.grados_de_libertad. Consulte la Ayuda para las ecuaciones utilizadas..acumulado) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución de Weibull.. CRECIMIENTO(conocido_y.acumul ado) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución binomial. nombres.) Calcula la desviación estándar de una muestra.beta.prob:éxito.número2.HIPERGEOM(muestra_éxito..ref2.. CUARTIL(matriz.) Cuenta el número de celdas que contienen números y los números que hay en la lista de argumentos.INV(probabilidad.GAMMA.beta.. que es el promedio de los productos de las desviaciones.criterio) Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dado...Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz COEF.) Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones de los puntos de datos con respecto al promedio de la muestra. DESVESTA(ref1. DIST. entonces DISTR. Omite los valores lógicos y el texto.grados_de_libertad2) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución de probabilidad F (grado de diversidad) de dos conjuntos de datos.. incluyendo valores lógicos y texto.).) Cuenta el número de celdas no vacías y los valores que hay en la lista de argumentos.BETA.) Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos.número2.beta) Devuelve.) Calcula la desviación estándar de una muestra..) Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución hipergeométrica...F. DESVIA2(número1. CONTARA(valor1.INV(prob.. DISTR..alfa.. el valor de la variable aleatoria siguiendo una distribución gamma acumulativa: si p=DISTR.ASIMETRIA(número1.. DISTR..INV(probabilidad. DESVPROM(número1..ref2.ensayos.lambda. DISTR.ref2.BINOM(núm_éxito.) Calcula la desviación estándar de la población total.alfa.A... Omite los valores lógicos y el texto...) Devuelve la curtosis de un conjunto de datos. DISTR.CHI(x. CONTAR..) Devuelve el sesgo de una distribución: una caracterización del grado de asimetría de una distribución alrededor de su media. incluyendo valores lógicos y el texto.EXP(x.. los que presentan valor VERDADERO tienen valor 1.nueva_matriz _x... matrices o referencias que contienen números. CURTOSIS(número1.. DISTR.BLANCO(rango) Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango especificado.grados_de_libertad1.acumulado) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución gamma... Página 57 . CONTAR(ref1.matriz2) Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos de datos. Consultar la Ayuda para las ecuaciones usadas.) Devuelve la covarianza.GAMMA(x. de los pares de puntos de datos en dos conjuntos de datos. DESVESTP(número1.beta.SI(rango. los que presentan un valor Verdadero tienen valor 1. entonces DISTR..valor2.matriz2.beta. Los valores lógicos y el texto con valor Falso tienen el valor asignado 0.B) Devuelve el inverso de la función de densidad de probabilidad beta acumulativa (BETADIST)...grados_de_libertad) Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución chi cuadrado de una sola cola. Consultar la ayuda para la ecuación usada.. DISTR.LOG.número2..alfa.constante) Calcula el crecimiento exponencial previsto usando datos existente y devuelve los valores de Y para una serie de nuevos valores de X especificados.. población_éxito.DE..F.conocido_x. DESVESTPA(ref1.WEIBULL(x...

ESIMO. DISTR. Consultar la ayuda para la ecuación utilizada.. GAMMA...desv_estándar) Devuelve el inverso de la distribución acumulativa normal para la media y desviación estándar especificadas..grupo) Calcula la frecuencia con la que ocurre un valor dentro de un rango de valores y devuelve una matriz vertical de números con más de un elemento que grupos.matriz2) Devuelve el coeficiente de correlación producto o momento r de Pearson. DISTR. PEARSON(matriz1.NORM. MEDIANA(número1.T.grados_de_libertad.ACOTADA(matriz.LOG.) Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos: el recíproco de la media aritmética de los recíprocos. DISTR.. calculada mediante un análisis de regresión.k) Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos. INTERVALO.GEOM(número1.media.... Omite los valores lógicos y el texto.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz DISTR. calculada usando el método de los mínimos cuadrados.ESTAND. Incluye valores lógicos y texto.grados_de_libertad) Devuelve el inverso de una distribución T de Student. con probabilidades de un suceso. MEDIA.INV(probabilidad. ESTIMACION.XY(conocido_y.desv_estándar) Devuelve la distribución logarítmico-normal acumulativa de x.número2.EJE(conocido__y.TIPICO.) Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores..conocido_x) Devuelve el error típico del valor de Y previsto para cada X de la regresión..número2.k) Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos.. MEDIA.núm_éxitos.número2.media.NORM..NORM(x. MAXA(ref1.T(x. Incluye valores lógicos y texto.. MEDIA.) Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.) Devuelve la mediana o el número central de un conjunto de números..acum) Devuelve la distribución acumulativa normal para la media y desviación estándar especificadas.orden) Devuelve la jerarquía de un número dentro de una lista: su tamaño va con relación a los otros valores en la lista. la probabilidad de encontrar núm_fracasos antes que núm_éxitos.conocido_x) Devuelve la pendiente de una línea de regresión lineal de los puntos dados. Tiene una media de cero y una desviación estándar de uno.) Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. FISHER(x) Devuelve la transformación Fisher o coeficiente Z.MENOR(matriz. NORMALIZACION(x. MINA(ref1. ERROR. Página 58 . DISTR.ESIMO.ref2. NEGBINOMDIST(núm_fracasos.LN(x) Devuelve el logaritmo natural de la función gamma. donde In (x) se distribuye de forma normal con los parámetros media y desv_estándar. Consultar la Ayuda para la ecuación utilizada..NORM(x.LINEAL(conocido_y...conocido_x..estadística) Devuelve una matriz con la línea recta que mejor describe los datos.. DISTR.ref2.INV(probabilidad.desv_estándar. Tiene una media de cero y una desviación estándar de uno.desv_estándar) Devuelve un valor normalizado de una distribución caracterizada por una media y desviación estándar. Consultar la Ayuda para la ecuación usada.INV(probabilidad) Devuelve el inverso de la distribución normal estándar acumulativa.tamaño) Devuelve el intervalo de confianza para la media de una población. constante. FRECUENCIA(datos.número2.MAYOR(matriz.estadística) Devuelve una matriz de valores que describe los datos en forma de curva exponencial. JERARQUIA(número. PENDIENTE(conocido_y.. ESTIMACION.LOGARITMICA(conocido_y.) Devuelve la media geométrica de una matriz o rango de datos numéricos positivos. K.desv_estándar.media. DISTR.. MIN(número1.media.ARMO(núemro1. Omite los valores lógicos y el texto..) Devuelve el valor más frecuente o que más se repite en una matriz o rango de datos.CONFIANZA(alfa.ESTAND(z) Devuelve la distribución normal estándar acumulativa.referencia.) Devuelve el valor máximo de una lista de valores.conocido_x) Calcula el punto en el cual una línea intersectará el eje Y usando una línea de regresión optimizada trazada a través de los valores conocidos de X e Y.porcentaje) Devuelve la media de la porción interior de un conjunto de valores de datos. K..colas) Devuelve la distribución T de Student.NORM.prob_éxito) Devuelve la distribución binomial negativa. MAX(número1.número2.. Consultar la Ayuda para la ecuación utilizada.const.conocido_x. MODA(número1. INTERSECCION.número2.

x. PRUEBA. PERMUTACIONES(número. De forma _columnas.nueva_matriz_x.matriz2) Devuelve el resultado de una prueba F.límite_inf. los cuales pueden ser números. 0 evalúa el texto como Falso.cifra_significativa) Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como porcentaje del conjunto..ref2.) Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos... Los valores lógicos y el texto con valor Falso tienen el valor asignado 0. PRONOSTICO(x. Los valores lógicos y el texto con valor Falso tiene valor asignado 0.número2. PROMEDIO(número1.T(matriz1.ordenado) Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada.) predeterminada. la tabla se ordena de forma ascendente.conocido_x) Calcula o predice un valor futuro en una tendencia lineal usando valores existentes.ancho) Devuelve una referencia a un rango que es un número especificado de filas y columnas de una celda o rango de celdas.. Consultar la Ayuda para la ecuación utilizada. Los argumentos pueden ser números. la probabilidad de una sola cola de que las varianzas en Matriz1 y Matriz2.Z(matriz. DESREF(ref. PRUEBA. y Busca un valor en la columna a la izquierda de una tabla y devuelve un BUSCARV(valor_buscado.. Omite los valores lógicos y el texto. matrices o referencias que contengan números. COLUMNAS(matriz) Devuelve el número de columnas en una matriz o referencia. no sean significativamente diferentes...) Calcula la varianza de la población total.) Calcula la varianza de la población total.tipo) Devuelve la probabilidad asociada con la prueba T de Student. PRUEBA. AREAS(ref) Devuelve el número de áreas de una referencia. 1 como Verdadero.rango_probabilidad..matriz2.) Calcula la varianza de una muestra.CHI.F(matriz1.columnas.. Un área es un rango de celdas contiguas o una celda única. que coincide con un valor dado en un orden especificado.alto.valor1.grados_de_libertad) Devuelve el inverso de una probabilidad dada.media..Curso Avanzado de EXCEL Búsqueda referencia José Muñoz PERCENTIL(matriz. VARPA(ref1..columna.ref2.INV(y) Devuelve la función inversa de la transformación Fisher o coeficiente Z: si y=FISHER(x).a1. Omite los valores lógicos y el texto. Página 59 .filas.ref2. RANGO. de una sola cola.. matrices o referencias. PRUEBA. constante) Devuelve valores que resultan de una tendencia lineal mediante una línea recta creada con el método de los mínimos cuadrados aplicado a los valores conocidos. COINCIDIR(valor_buscado.k) Devuelve el percentil k-ésimo de los valores de un rango. COLUMNA(ref) Devuelve el número de columna de una referencia.. PROBABILIDAD(rango_x.) Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos..hoja) Crea una referencia en celda en forma de texto una vez especificados los números de fila y columna. entonces PRUEBA..acumulado) Devuelve la distribución de Poisson. los de valor lógico Verdadero tienen valor 1.conocido_x.INV(probabilidad. los de valor lógico Verdadero tienen valor 1.abs. BUSCARH(valor_buscado.x. nombres. POISSON(x. PRUEBA. VARA(ref1..tipo_de_ coincidencia) Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz.. incluyendo valores lógicos y texto.indicador _filas. TENDENCIA(conocido_y.sigma) Devuelve el valor P de dos colas de una prueba Z.FISHER.. en una distribución chi cuadrado. DIRECCION(fila.. ELEGIR(núm_índice..matriz_buscar:en.número2.número2. VARP(número1..indicador valor en la misma fila desde una columna especificada.) Devuelve valores de un rango de una columna o una fila o desde una matriz. VAR(número1.FISHER. incluyendo valores lógicos y texto.. nombres..matriz_buscar_en.rango_esperado) Devuelve la prueba de independencia: el valor de distribución chi cuadrado para la estadística y los grados de libertad apropiados.PERCENTIL(matriz.. PROMEDIOA(ref1.) Calcula la varianza de una muestra.CHI(rango_actual. PRUEBA.valor2.colas.matriz_buscada.límite_sup) Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites o sean iguales a un límite inferior.conocido_y. BUSCAR(.INV(y)=x...tamaño) Devuelve el número de permutaciones para un número determinado de objetos que pueden ser seleccionados de los objetos totales.) Elige un valor o una acción de una lista de valores a partir de un número de índice.

TRANSPONER(matriz) Devuelve un rango vertical de celdas como un rango horizontal.nombre_de_campo.criteri Cuenta las celdas que contienen números en el campo (columna) de registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas. leyendo de izquierda a derecha (no ) diferencia entre mayúsculas ni minúsculas).nombre_de_campo.nombre_de_campo. FILAS(matriz) Devuelve el número de filas de una referencia o matriz. BDPRODUCTO(base_de_datos.no_separar_millares) Redondea un número al número especificado de decimales y devuelve el resultado como texto con o sin comas..Curso Avanzado de EXCEL Base datos José Muñoz FILA(ref) Devuelve el número de fila de una referencia.núm_de_caracteres) Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto comenzando en la posición especificada.nombre_de_campo. en un servidor de red o en Internet.núm_de_caracteres) Extrae los últimos caracteres. IMPORTARDATOSDINAMICOS(tabla_dinámica.. o viceversa. ios) BDDESVESTP(base_de_datos. BDMIN(base_de_datos. Compara dos valores de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales o FALSE en cualquier otro caso (diferencia entre mayúsculas y minúsculas).nombre_de_campo. erios) BDPROMEDIO(base_de_datos.crite rios) Extrae de una base de datos un único registro que coincide con las condiciones especificadas..núm_inicial particular o cadena de texto.criterios) Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos.criter Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos. Devuelve el número de caracteres en el cual se encuentra un carácter en HALLAR(texto_buscado.criterios) Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.nombre_de_campo.dentro_del_texto.crit erios) Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.dentro_del_texto.nombre_de_campo. DERECHA(texto.decimales.crit Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.texto2. de una cadena de texto. lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas..nombr e) Devuelve valores de una tabla dinámica.) Devuelve un valor o la referencia a un valor de una tabla o rango. DECIMAL(número. CONCATENAR(texto1.posición_inicial. HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo.a1) Devuelve una referencia especificada por un valor de texto.nombre_de_campo.crite (columna) de los registros de la base de datos que cumplen las rios) condiciones especificadas.nombre_de_campo. IGUAL(texto1. ESPACIOS(texto) Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras. BDMAX(base_de_datos.) Une varios elementos de texto en uno sólo.criterios ) Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.texto2) Página 60 .nombre_de_campo. EXTRAE(texto. ENCONTRAR(texto_buscado.nombre_descriptivo) Crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado en el disco duro. BDEXTRAER(base_de_datos.criterios) Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de la base de datos que coincide con las condiciones especificadas. Texto CARÁCTER(número) Devuelve el carácter especificado por el número de código a partir del conjunto de caracteres establecido en la PC.crit Obtiene el promedio de los valores de una columna. erios) BDSUMA(base_de_datos. INDICE(. BDDESVEST(base_de_datos. BDVARP(base_de_datos.nombre_de_campo. BDVAR(base_de_datos. o los del extremo derecho.núm_i nicial) Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto y devuelve el número de la posición inicial de la cadena hallada (diferencia entre mayúsculas y minúsculas). INDIRECTO(ref. CODIGO(texto) Devuelve el número de código del primer carácter del texto del conjunto de caracteres usados por la PC.criterios ) Suma los números en el campo (columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas.nombre_de_campo. os) Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el campo BDCONTARA(base_de_datos.. de BDCONTAR(base_de_datos.

Y(valor_lógico1. ESREF(valor) Devolverá Verdadero si valor es una referencia. #¡NUM!.núm_de_veces) Repite el texto un número determinado de veces.. #¿NOMBRE? o #NULO). ESNOD(valor) Devolverá Verdadero si valor es el valor de error #N/A (valor no disponible).. devuelve Falso si todos los argumentos son falsos.valor_lógico2. ESERR(valor) Devolverá Verdadero si valor es cualquier valor de error excepto #N/A (valor no disponible). Fechas en números de serie.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz IZQUIERDA(texto. O(valor_lógico1.formato) Convierte un valor en texto. Verdadero en 1 y cualquier otro en 0 (cero).núm_d e_ocurrencia) Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena. CELDA(tipo_de_info. #¡VALOR!. #¡DIV/0!.valor_si_verdadero.valor_lógico2. matriz = 64.núm_de_decimales) Convierte un número en texto usando formato de moneda. Usar REPT para rellenar una celda con el número de ocurrencias del texto en la cadena. texto = 2. Consultar la Ayuda para obtener los códigos de devolución de valores.. REEMPLAZAR(texto_original. MONEDA(número. SI(prueba_lógica.) Devuelve Verdadero si todos los argumentos son verdaderos. valor lógico = 4.DE.ref) Devuelve información acerca del formato. NO(valor_lógico) Invierte la lógica del argumento: devuelve Falso para un argumento Verdadero y Verdadero para un argumento Falso. VALOR(texto) Convierte un argumento de texto que representa un número en un número. INFO(tipo) Devuelve información acerca del entorno operativo en uso.núm_de_caractere) Reemplaza parte de una cadena de texto por otra. TIPO(valor) Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor: número = 1. ESERROR(valor) Devolverá Verdadero si valor es cualquier valor de error (#N/A.núm_de_caracteres) Extrae el primer carácter o el del extremo izquierdo en una cadena de texto. FALSO() Devuelve el valor lógico Falso. #¡REF!.valor_si_falso) Devuelve un único valor si una condición especificada se evalúa como Verdadero y otro valor si se evalúa como Falso..ERROR(valor_de_error) Devuelve un número que corresponde a uno de los valores de error en Lógicas Información Página 61 . MAYUSC(texto) Convierte una cadena de texto en mayúsculas.. ubicación o contenido de la celda superior izquierda en una referencia. NOMPROPIO(texto) Pone en mayúsculas la primera letra de cada palabra de una cadena de texto y pone todas las otras letras en minúsculas.núm_inicial. SUSTITUIR(texto. LARGO(texto) Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto. valor de error = 16.texto_nuevo. Números se convierten en números. TIPO. ya sea Verdadero o Falso. fórmula = 8. TEXTO(valor.texto_original. ESBLANCO(valor) Devolverá Verdadero si valor se refiere a una celda vacía. MINUSC(texto) Convierte todas las mayúsculas en una cadena de texto en minúsculas. con un formato de número específico. NOD() Devuelve el valor de error #N/A (valor no disponible).) Devuelve Verdadero si alguno de los argumentos es verdadero. REPETIR(texto. ESNOTEXTO(valor) Devolverá Verdadero si valor no es texto (las celdas en blanco no son texto). devuelve Falso si algún argumento es falso. VERDADERO() Devuelve el valor lógico Verdadero. ESNUMERO(valor) Devolverá Verdadero si valor es un número. LIMPIAR(texto) Quita todos los caracteres no imprimibles del texto. ESLOGICO(valor) Devolverá Verdadero si valor es un valor lógico. ESTEXTO(valor) Devolverá Verdadero si valor es texto.. N(valor) Devuelve el valor convertido en un número. T(valor) Devuelve el texto al cual se refiere valor.

Siguiendo la clasificación de las funciones resultará más fácil encontrar la fórmula que necesitamos. Consultar la Ayuda para obtener una lista de los valores de errores y números.Curso Avanzado de EXCEL José Muñoz Microsoft Excel 97. Página 62 .

Columnas. Hojas y que veremos más en Cada uno de los elementos comentados anteriormente dispondrá de una serie de características que nosotros podremos definir para conseguir el diseño definitivo de nuestra hoja de cálculo. Los formato se aplicarán a una celda o a un rango de celdas .TEMA 4. la alineación. a. los bordes. tendremos varias opciones para acceder a las diferentes opciones de formateo: detalle en las próximas unidades. FORMATOS 1. Formatos En esta unidad se expone los aspectos relativos a los formatos. Normalmente optaremos por esta última solución: esperar a tener los datos introducidos para proceder a aplicar los formatos. el ancho y alto de columnas y filas.   a través del menú Formato   utilizando haciendo uso de los botones de la barra de Herramientas de formato. Con un formato apropiado. las hojas de cálculos son más fáciles de leer y utilizar y resultan mucho más atractivas. una vez éstas sean seleccionadas del mismo modo que lo hemos estado haciendo hasta ahora. el fondo de la hoja. . Esta operación se podrá realizar antes de introducir los datos en la celda o posteriormente a la introducción de la información. Filas. Los formatos nos permiten dar el aspecto apropiado a una hoja. se hace una introducción a los formatos. para ello. el color de la celda. y más tarde se trabaja el autoformato y copiar formato. Introducción a los formatos. Para aplicar formatos a celdas o rangos de celdas. Entre estas características que podremos definir se encuentran: el tipo de letra. los comandos del menú contextual (aquel que se despliega cuando hacemos clic en el botón derecha del ratón) En el menú Formato podemos comprobar los diversos elementos con los que podremos trabajar a la hora de aplicar formatos: Celdas.

Haremos clic sobre ellas para aplicarles el formato. si hacemos un clic en el botón Opciones. Seleccionamos el comando Autoformato del menú Formato. de borde. a cada una de ellas. y Excel nos mostrará un cuadro de diálogo como el mostrado en la siguiente imagen Podemos seleccionar cada uno de los Autoformatos de Excel de la lista de ejemplos que aparecen. Al igual que la mayoría de las características de Excel. Entre las opciones disponibles tenemos Formatos de número. la opción copiar formato quedará desactivada. Copiar formato Una vez que hemos aplicado un formato a una celda y necesitemos volver a aplicar el mismo formato a otra celda o conjunto de celdas. no es necesario que realicemos todo el proceso de aplicar tipo de letra y tamaño.  En primer lugar seleccionaremos la celda que contiene el formato que deseamos copiar en otras. En el caso de que queramos copiar el formato en otras celdas deberemos repetir el proceso. de trama.  Dirigiremos el cursor a las celdas a modificar.  A continuación pulsaremos el botón Copiar Formato. alineación.b. . que se encuentra en la barra de formato El cursor cambiará de aspecto y se convertirá en una brocha. Para utilizar la orden Autoformato .. El Autoformato nos permitirá elegir entre varios diseños predeterminados que nos facilita el cambio de formato. Autoformato La característica Autoformato de Excel permite muchas tareas de asignación de formato estándar en una sola operación. c. y de ancho y alto. Así mismo. Esta característica nos facilitará en gran medida el trabajo de formateo de nuestras hojas de cálculo. Existe una manera muy simple de copiar formatos ya existentes dentro de un documento o entre diferentes documentos.. En este momento.. aparecerá una ampliación del cuadro de diálogo en la que podremos elegir que partes del formato seleccionado deseamos aplicar automáticamente a nuestra selección. colores. primero seleccionaremos el rango de la hoja de cálculo al que deseemos dar formato. puede accederse a Autoformato a través de un comando de uno de los menús (el menú Formato en este caso) o seleccionándola de la barra de herramienta. de fuente. En una misma hojas podremos aplicar tantos Autoformatos como diferentes selecciones de celdas y rangos hagamos. de alineación.

si en lugar de hacer un clic en el botón Copiar formato. Para evitar esto último. hacemos un doble clic. una vez que hayamos aplicado el formato a la primera celda la opción Copiar formato seguirá estando activa para poder ir aplicando el formato a diversas celdas con tan sólo hacer un clic sobre ellas. Para desactivar la opción volveremos a hacer un clic sobre el botón Copiar formato. .Copiar el formato de una celda permite de una forma rápida que las celdas contengan formatos iguales.

a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Excel aplicaría el formato científico. Excel automática interpreta ese dato como una fecha y lo transforma 24/06/09.2. el E+9 equivale a 10Exp(9). Para cada una de las opciones.. Por ejemplo.. Por ejemplo si escribimos en una celda 24-6-09 y pulsamos la tecla <Enter> para fijar ese valor. siendo General el parámetro por defecto. Celdas Trabajaremos con todo los aspectos referentes a las celdas. número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número. verás que tenemos varias opciones para concretar cómo queremos que sean esos números. formato de porcentajes (opción Porcentaje). cuya apariencia es 5. Intentará. en primer lugar.73478E+9. Si observas la imagen. ningún formato específico.. Excel va a intentar. La interpretación de esta expresión es fácil. En total disponemos de 12 formatos diferentes. Podemos especificar el número de decimales que queremos que se . Con esto Excel nos mostrará el cuadro Formato de celdas En este cuadro disponemos de una gran cantidad de posibilidades para establecer la configuración de la apariencia de los datos. y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda. Contabilidad. Ejemplos de Tipo de Número de la celda: General. Para la presentación de números en general. así mismo. ésta parecería rellena de los símbolos de almohadillas: ########### Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto. Moneda. o lo que es igual. el número no cupiese en la celda. interpretarlo como un número. Números Al introducir un dato en una celda. 10 elevado a 9. Si el número fuese muy grande y no cupiese en la dimensión de la celda. éstos son: a. en primer lugar seleccionamos la celda o celdas en cuestión y accederemos al menú Formato y ejecutaremos el comando Celdas. el cuadro Muestra visualiza cómo aparece el valor en la celda activa cuando está formateado con el formato seleccionado en este momento. formato Las celdas con general no tienen Número. Si un de este modo. aplicarle un formato. podemos asignar formatos numéricos tales como signos monetarios (opción Moneda).

anteriormente representaba Pta (peseta) predeterminado en España. En su opción. también podremos especificar si deseamos que figuren separadores de miles y el número de decimales. Es tratada como texto aunque en ella haya un número. Especial. podemos establecer cuántos decimales queremos que nos aparezcan en las celdas. las podremos encontrar disponibles en los botones de la barra de herramientas Formato y que representan: Estilo moneda. será representado como 1E+05. Se alinean los símbolos de las monedas y las comas decimales.). Para números de teléfono o códigos postales. se atribuye el mismo formato que el estilo moneda Euro. Algunas de las opciones disponibles en el comando Celdas del menú Formato. Euro Estilo porcentual Estilo numérico en millares Aumenta el número de decimales Disminuye el número de decimales Es importante definir el formato del número con objeto de que la información recogida sea correcta. Moneda. Con varios dígitos (por ejemplo 12/25). podemos marcarle si queremos que nos aparezca el punto separador de miles.). el tema de cómo queremos que se nos muestren los números negativos.muestren. Fracción. Se hace constar el valor monetario usado (por ejemplo XX Contabilidad. Según sea una u otra nuestra selección. El número 100000. Estilo moneda. Y. Personalizado. se crea un código particular. el contenido del cuadro de diálogo Formato de Celdas . etc. Marcaremos el número de decimales. Si te fijas en la imagen correspondiente a la moneda. al margen de poder determinar alguna variante dentro de la categoría. también podemos marcarle una serie de opciones de cómo queremos que se nos muestre el número moneda en la celda. con el símbolo negativo. En concreto. pero con el cambio al Euro. Se multiplica por 100 el valor de la celda y se muestra el resultado con un símbolo porcentual.Número será diferente. la moneda que queremos utilizar así como si queremos que se muestre el símbolo o no (peseta. Científica. etc. la misma opción que en número. . como comprobamos en la imagen. €). Porcentaje. Se representan fechas y horas con varios formatos. euro. y cómo queremos que nos muestre los números negativos (en color rojo. pero en la mayoría de los casos. Texto. Partiendo de uno existente. por último. Fecha. entre otros. una combinación de ambas. por ejemplo. Hora. dólar. Diversos formatos que representan fechas.

Reducir hasta ajustar: disminuye el tamaño de la letra hasta que todo el texto cabe en la celda. Alineación Podemos modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados. que nos permitirán:    Ajustar Texto: permite que textos que ocupan más ancho que el que tiene la celda sean distribuidos dentro de ésta sin sobresalir. Los datos podrán estar alineados a la derecha. eligiendo el comando Celdas. previa selección de los datos a alinear. También podemos realizar modificaciones del formato de la fuente a través de la botones de la barra de herramientas Formato Permite cambiar el tipo de fuente . estilo.  Otro procedimiento más depurado y que permite modificar más parámetros lo encontramos en el menú Formato. si centramos el texto. o la posición en vertical que ocuparán en celdas: texto agrupado en la parte superior. esta ficha posee una ventana ofrece una muestra del resultado final.b. tamaño. aparecerá centrado dentro del conjunto de celdas. Combinar Celdas: convertimos varias celdas adyacentes (ya sean filas o columnas) en una sola a todos los efectos (por ejemplo. Para esto podemos seguir varios procedimientos. ajustándolo a la anchura de la celda y repartiéndolo en varias filas si es necesario.  La manera más directa es. Hay diversas combinaciones que nos permite ajustar el tamaño de las celdas al contenido o viceversa. Dentro de la ficha Alineación podemos modificar no sólo la alineación de los caracteres en las celdas como vimos antes. sino que incluso podemos modificar el grado de inclinación que tendrán. pulsar alguno de los botones que regulan las alineaciones en la barra de formato. Así mismo. c. a la izquierda o centrados dentro de la celda según qué botón pulsemos. Esta permite seleccionar el tipo de letra. efectos y color del texto o números insertados en las celdas seleccionadas. la siguiente ficha que encontramos es la de Fuente. en la inferior. Fuente Siguiendo con el cuadro Formato de Celdas. o en el centro de la celda. Al final del cuadro encontramos las opciones de Control de texto.

etc. que nos permite elegir el tipo de línea que separa a las celdas. Dentro de la ficha Bordes. ya que se encuentra activa la opción Interior. posición. . El icono que contiene cada botón representa la posición que ocupará la línea (contorno de la tabla. etc. A continuación acudiremos al menú Formato. Para ello. seguiremos estos pasos:   Como siempre. Podremos personalizar el formato del borde usando todos sus atributos. elegiremos el comando Celdas y en el cuadro Formato de Celdas marcamos la ficha Bordes.Permite modificar el tamaño de la fuente Pone en negrita Pone en cursiva Subrayado Los datos contenidos en una celda pueden adoptar el formato que más nos interese. En el caso de tener seleccionadas varias celdas podremos elegir. Para ello. podemos comprobar que hemos seleccionado varias celdas. en primer lugar escogeremos un tipo de línea en el panel de la derecha de la ventana (titulado Línea Estilos:). estilo. Es posible aplicar diversos estilos y colores de línea a cada una de las zonas de trazado. además del contorno del total de la selección. en la parte inferior de las celdas. debajo del anterior. también el estilo de las líneas que separan las celdas. A continuación aplicaremos ese tipo de línea a las zonas de la hoja de cálculo que nos interese. En el ejemplo de la imagen anterior. d. También es posible seleccionar un color de línea en el desplegable Color. simplemente pulsaremos alguno de los botones de la zona Preestablecidos o Borde. en el interior. seleccionaremos la zona de hoja de cálculo a la que le aplicaremos los bordes.). Borde La ficha Bordes permite escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas (una sola o un conjunto de celdas) . El contenido de esta ventana variará en función de que tengamos varias o una sola celda seleccionada. En la vista previa comprobaremos en todo momento el aspecto provisional de la tabla. su grosor.

para ello recordemos que debemos pulsar en : La trama se refiere al fondo de las celdas. y si lo preferimos un diseño de trama. Trama En la ficha Tramas del cuadro Formato de Celdas. existe un botón que permite aplicar directamente un color de fondo a la selección. podemos escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas. En la imagen anterior se muestra desplegado el panel para elegir el diseño de trama deseado. . En la siguiente imagen aparece este botón en la apariencia que adopta cuando se encuentra desplegado.e. En la barra de herramientas de Formato .

fijaremos el valor que tengamos hasta ese momento en la celda y pasaremos a activar la celda inmediatamente inferior. Previamente debemos de tener seleccionada alguna celda de esa fila. es decir saltar de línea para comenzar una nueva. En ese momento.. es dirigir el cursor al margen izquierdo. b. Pero en ciertas ocasiones nos puede interesar aplicar un alto diferente. comprobaremos que la altura de esta se ha adaptado al contenido de la celda. por defecto. De este modo pasaremos a introducir datos en una nueva línea dentro de la misma celda. si hacemos esto. Tras esto nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos pide el valor de la altura de la fila. éste cambiará de aspecto. Si en este momento arrastramos hacia abajo y hacia arriba. donde aparece la numeración de las filas y al colocar el cursor en la zona de unión de dos filas. Otra forma de conseguir el resultado anterior. el cursor cambiará de apariencia. La tamaño de las filas es configurable para dar la altura necesaria en función de los elementos insertados en ella. Excel ajustará la altura de la fila a la mayor de la presentes . adoptando la de una flecha doble. Para conseguir el efecto que tiene normalmente la tecla <Enter>. no podemos hacer uso de la tecla <Enter> para pasar a introducir datos en otra línea nueva.Autoajustar . Excel ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. No debemos de olvidar que Excel adaptará el alto de la fila al mayor de los que exija cualquier celda de esa fila. modificaremos la altura de la fila. No obstante. o bien. . como aparece en la imagen. la fila completa. el comando Fila .. debemos mantener presionada la tecla <Alt> mientras pulsamos <Enter>. convirtiéndose en una flecha doble.  Si sabemos el valor exacto de la altura de la fila. Filas En esta unidad se trabaja con los aspectos referentes a las filas. en la zona en la que aparece numeración de las filas y lo situamos justo en la unión de dos filas. elegiremos el comando Fila y en el siguiente desplegable Alto. en el menú Formato. Esto lo podemos hacer de varias formas diferentes:  Si acercamos el cursor hasta el margen derecho. por ejemplo una calda con un tamaño de letra 10 y otra con un tamaño 18. si hemos modificado manualmente la altura de la fila y deseamos que esta vuelva a ajustarse al contenido de la celda. podemos seleccionar en el menú Formato. éstos son: a. El autoajuste permite adaptar el tamaño de la fila al contenido de la celda.3. Autoajustar Hemos comentado anteriormente que Excel. Cuando fijemos el valor de la celda. Si existen varias celdas que poseen contenidos que requieran diferentes alturas. la Otras consideraciones sobre la altura de las filas Al introducir texto en una celda. Alto Por defecto. hacemos un doble clic con el ratón y la celda se ajustará. ajusta la altura de la fila al contenido de la celda.

Tras esto nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos pide el valor de la anchura de la columna.Fila y seleccionamos Ocultar. adoptando la de una flecha doble. el número de la que hemos ocultado no aparece. en caso contrario los datos quedarán ocultos. existe una diferencia fundamental. Ocultar-mostrar Ocultar Excel ofrece la posibilidad de ocultar filas. el cursor cambiará de apariencia. ya que el ancho de la columna no se ajusta automáticamente por defecto al contenido de la celda . No obstante. Si en este momento arrastramos hacia derecha e izquierda. debemos en primer lugar seleccionar las filas anterior y posterior a la que se encuentra oculta (esto se puede sustituir por seleccionar dos celdas. Esto no ocurría cuando eliminábamos una fila. la columnas pueden ser ajustadas en el ancho. ese dato seguirá existiendo. En algún momento puede ser útil dejar de ver una determinada fila. accedemos al menú Formato. en el menú Formato. Para conseguir esto. de modo que.. . ésta no se muestra en la hoja. Una vez hecho esto. si alguna celda de esa fila contiene algún dato que se usa en otro lugar de la hoja. Mostrar Si lo que deseamos es visualizar nuevamente una fila que se encuentra oculta. Si nos fijamos con detalle en la numeración de las filas. seleccionamos el comando Filas y elegimos Mostrar. Como hemos comentado. en la zona en la que aparece las letras que designan las columnas y lo situamos junto en la unión de dos columnas. modificaremos la anchura de la columna. Nosotros podemos ajustar el ancho de la columna de las siguientes formas:  Si acercamos el cursor hasta la parte superior.  Si sabemos el valor exacto de la anchura de la columna. aunque existiendo a todos los efectos. una perteneciente a la fila anterior a la oculta y otra celda de la fila posterior). Si el contenido no cabe en la celda. Una vez hecho esto. elegiremos el comando Columna y en el siguiente desplegable Ancho. 4. Columnas Trabajaremos con los aspectos referentes a las columnas. éstos son: a. que la numeración se reajustaba. o bien seleccionar la fila completa. como aparece en la imagen. accederemos al menú Formato . éste invadirá la celda contigua. siempre que esté vacía.. Ancho Al igual que hemos visto para las filas con el Alto.c. basta con o bien seleccionar una celda de la fila que deseemos ocultar. la celda continúa existiendo a todos los efecto.

accederemos al menú Formato . todas ellas ya vistas anteriormente. fijaremos el valor que tengamos hasta ese momento en la celda y pasaremos a activar la celda inmediatamente inferior. accedemos al menú Formato. Una vez hecho esto. Si nos fijamos con detalle en la nomenclatura las columnas. debemos seleccionar la celda completa y posteriormente aplicar el comando Autoajustar a la selección. b. Para conseguir esto. pero no deseamos modificar el ancho. Esto hará que el tamaño de la información introducida se reduzca hasta que quepa por completo en el ancho de la celda. Para conseguir el efecto que tiene normalmente la tecla <Enter>. permite que el ancho de la columna se adapte al ancho de la celda seleccionada. ésta no se muestra en la hoja.  La primera es seleccionar Reducir hasta ajustar. Como hemos comentado. para que todo el contenido aparezca visible. Para ello haremos aquí el mismo comentario que para el caso del alto de las filas Al introducir texto en una celda. Mostrar Si lo que deseamos es visualizar nuevamente una columna que se encuentra oculta. o bien seleccionar la columna completa. es decir saltar de línea para comenzar una nueva. que la nomenclatura se reajustaba automáticamente. de modo que si alguna celda de esa fila contiene algún dato que se usa en otro lugar de la hoja.Otras consideraciones sobre la anchura de las columnas Si deseamos que un texto. una perteneciente a la columna anterior a la oculta y otra celda de la columna posterior). debemos mantener presionada la tecla <Alt> mientras pulsamos <Enter>. parte del contenido de esas otras celdas podría quedar oculto. de modo que. seleccionar Ajustar texto. si hacemos esto. no podemos hacer uso de la tecla <Enter> para pasar a introducir datos en otra línea nueva. aunque existiendo a todos los efectos. Excel ofrece la posibilidad de ocultar columnas. Ocultar-mostrar Ocultar Al igual que para las filas. independientemente de que en esa columna haya otras celdas que necesiten más ancho. aumentando al mismo tiempo la altura de la celda. c. debemos seleccionar en primer lugar una celda de la columna que deseemos ocultar. Si lo que deseamos es que el ancho de la columna se adapte al de la celda que necesita más ancho. la celda continúa existiendo a todos los efecto. debemos en primer lugar seleccionar las columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta (esto se puede sustituir por seleccionar dos celdas. en la ficha Alineación del cuadro Formato de celdas. comprobaremos que la altura de ésta se ha adaptado al contenido de la celda. El Autoajuste de columnas permite adaptar el tamaño de éstas al contenido de las celdas.  La siguiente es en la misma ficha de antes. aparezca dentro de una celda. Esto no ocurría cuando eliminábamos una columna. Si esto ocurriera.  Otra opción es hacer esto último. Una vez hecho esto.Columna y seleccionamos Ocultar. que en principio no cabe en el tamaño que por defecto posee la celda. De este modo pasaremos a introducir datos en una nueva línea dentro de la misma celda. . la letra que designa a la que hemos ocultado no aparece. Podemos adaptar la anchura de una columna a las necesidades específicas del contenido de las celdas. Esto hará que los datos se distribuyan en varios reglones. Autoajustar a la selección El comando Autoajustar a la selección que se encuentra en el menú Formato y dentro del comando Columna. podemos hacer varias cosa. seleccionamos el comando Filas y elegimos Mostrar. pero de forma manual. ese dato seguirá existiendo. Cuando fijemos el valor de la celda.

Hojas Trabajaremos con todo los aspectos referentes a la hoja de Excel. por defecto. eligiendo posteriormente Ancho Estándar. nombra a las hojas de un libro con los nombres libro1. Tras esto. hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos Cambiar nombre. En el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja que queramos modificar. Tras esto. y que como se ha dicho debe estar comprendido entre 0 y 255.. se editará el nombre de la hoja en el indicador de hojas (en un primer momento aparece marcado por completo el nombre). de modo que de partida. con lo que obtendremos el siguiente cuadro: En este cuadro se deberá introducir un valor entre 0 y 255.. Este valor puede ser configurado según sean nuestras necesidades. Otro método para realizar en cambio de nombre de una hoja es: en el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja a la que queramos modificar el nombre. para cambiar el nombre a una hoja ya creada podemos hacer uso del menú Formato:   Seleccionamos en el menú Formato >> Hoja >> Cambiar nombre .. éstos son: a. Cambiar nombre Excel. Ancho estándar Cuando comenzamos a trabajar con una hoja nueva. . Como vimos en su momento. El valor que hay que introducir. El nombre de una hoja es variable con objeto de que éste resulte representativo de los datos que contiene. representa el número de caracteres que pueden mostrarse en una celda en la fuente estándar. se editará el nombre de la hoja en el indicador de hojas (en un primer momento aparece marcado por completo el nombre). El ancho de una columna puede establecerse en píxeles con objeto de adaptarlo a un contenido específico. y sólo resta poner el nombre que deseemos. hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionamos Cambiar nombre. También se puede realizar este cambio una vez hayamos introducido datos en la hoja de cálculo. Nosotros podemos cambiar el nombre de las hojas a través del menú Formato. pulsaremos en aceptar. y como en el caso antes descrito. d.Ocultar y mostrar columnas puede ayudarnos a mostrar la información más adecuada en cada momento. Tras esto. en este caso el cambio afectará a todas las columnas que no hubieran sido ajustadas previamente.. todas las columnas tengan el ancho que nosotros hayamos fijado.. Tan sólo tenemos que poner el nombre que deseemos en lugar del que aparece. todas las columnas poseen el mismo ancho predefinido. con lo que se modificaría el ancho de todas las columnas que no hubieran sido previamente ajustadas en la hoja de cálculo activa. Para realizar esta operación accederemos al menú Formato y seleccionamos el comando Columnas.. 5. libro2.

gif que se encuentra en la carpeta Mis Imágenes del disco duro de nuestro ordenador. Mostrar Para mostrar una hoja que se encuentre oculta. esta seguirá estando disponible. Esta opción consiste en incluir una imagen como fondo de nuestra hoja de cálculo. pasamos a activar la hoja de cálculo en la que queremos incluir el fondo. Seguidamente accedemos al menú Formato y seleccionamos el comando Hoja >> Fondo . tras realizar esta operación. Las hojas seleccionadas volverán a aparecer en la barra de hojas. Hemos visto como podemos crear y eliminar hojas.. Pongamos por ejemplo que nuestra imagen es la siguiente y que el archivo se denomina fondohojaexcel. A partir de este momento. A veces puede resultar interesante ocultar una hoja. en el que elegiremos el comando Hoja > Ocultar. Vamos a ver a continuación como podemos hacer que una hoja no se visualice en la barra indicadora de hojas. Fondo Excel dispone de una opción que permite personalizar de una forma fácil y con resultados llamativos nuestras hojas de cálculo. accederemos al menú Formato y seleccionaremos el comando Hoja >> Mostrar . como cambiarles el nombre y como modificar el orden en el que aparecen en la barra indicadora de hojas. y seguidamente pulsar en el botón Aceptar. En el cuadro Mostrar. aparecen los nombres de las hojas que se encuentran ocultas.b. tan sólo es necesario activar la hoja en cuestión (haciendo un clic sobre el cartel correspondiente en la barra indicadora de hoja) y acceder al menú Formato.. Tras esto se nos muestra un cuadro de diálogo como el siguiente: . o en otro libro. en primer lugar tenemos que tener localizado el archivo con esa imagen. esto quiere decir que si en alguna otra de las hojas. Debemos seleccionar la hoja o las hojas (recordemos que para seleccionar más de un elemento. se nos mostrará un cuadro de diálogo como el de la imagen. Ocultar Para ello. c. Ocultar-mostrar Sabemos que un libro de Excel está compuesto de diversas hojas. tenemos vinculada una celda de la hoja oculta. pero la hoja y su contenido estarán disponibles a todos los efectos. debemos mantener pulsada la tecla <Control> mientras vamos haciendo un clic sobre cada una de nuestras selecciones). Para conseguir que una imagen pase a ser fondo de una de nuestras hojas de cálculo. Con esto como punto de partida. así como hacer que esta vuelva a mostrarse. pero que esté presente a todos los efectos. el nombre de la hoja desaparecerá de la barra.

Ya sólo resta pulsar en el botón insertar para que el proceso finalice. . Excel la replica hacia la derecha y hacia abajo hasta que toda la extensión de la hoja quede cubierta. obteniendo el siguiente resultado: Nos pueden surgir preguntas tales como ¿qué tamaño debe tener la imagen? En principio la imagen no debe tener ningún tamaño predefinido.En el desplegable Buscar en: localizaremos y seleccionaremos nuestra imagen. la imagen quedará cortada. Si la imagen fuera más pequeña. Incluir un fondo de imagen nos ayudará a personalizar nuestro trabajo y hacerlo más atractivo. Si ésta es mayor del tamaño que puede mostrarse en la hoja. Una vista previa de la misma se nos muestra en la parte derecha del cuadro.

TEMA 5. GRÁFICOS
1. Introducción
Los gráficos son una de las herramientas más potentes de Excel y permite obtener unos resultados muy vistosos y
profesionales.
Vamos a realizar una introducción a la generación de gráficos, de modo que obtengamos los conocimientos necesarios para
generar diversos tipos de gráficos de una forma fácil y rápida, dejando para cursos más avanzados los entresijos de estas
herramientas.
Excel proporciona una amplia variedad de tipos de gráficos para mostrar los datos de nuestras hojas de cálculo, y
muchas veces sólo conocemos el sentido de algunos de ellos, desperdiciando otros que podrían mostrar de forma mucho más
cómoda y clara la información. A continuación vamos a presentar los diferentes gráficos de los que dispondremos y cual es el
sentido de cada uno.
Hay que tener en cuenta que cada tipo de gráfico comentado presenta habitualmente subtipos o variaciones. Normalmente
haremos referencia a los gráficos principales, comentando el subtipo cuando sea especialmente importante.

GRÁFICO DE ÁREAS 2D
Muestra la importancia relativa de los valores en un periodo
de tiempo. Aunque es similar al gráfico de líneas, este
muestra la cantidad del cambio (magnitud de valores) y no el
flujo del tiempo ni el porcentaje del cambio.

GRAFICO DE BARRAS 2D
Muestra las cifras individuales en un determinado momento o
ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados
y apilados 100% muestran relaciones con un todo. En este
tipo de gráfico, las abscisas se organizan verticalmente y las
ordenadas horizontalmente, poniendo más énfasis en las
comparaciones y menos en el flujo del tiempo.

GRÁFICO DE COLUMNAS 2D
Muestra variaciones en un periodo de tiempo o ilustra
comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados y
apilados 100% muestran relaciones con un todo. Las abscisas
de este gráfico se organizan horizontalmente y las ordenadas
verticalmente.

GRAFICO DE LÍNEAS
Muestra tendencias o cambios en los datos en un periodo de
tiempo y a intervalos regulares. Aunque es semejante a un
gráfico de áreas, este resalta el flujo del tiempo y la casa de
cambio, y no la magnitud del cambio

COTIZACIONES
Los subtipos de máximos, mínimos y de apertura, máximos,
mínimos y cierre ilustran los valores de las cotizaciones
bursátiles. El subtipo de apertura, máximos, mínimos y cierre
a veces se conoce con el nombre de gráfico de candelero.
También podemos usar el gráfico de máximos, mínimos y
cierre para datos científicos, como por ejemplo, para indicar
cambios de temperatura.

CIRCULAR 2D
Muestra las relaciones o proporciones de las partes con un
todo. Este gráfico es de utilidad cuando se pretende destacar
un elemento importante. Un gráfico circular siempre se
compone de una serie de datos. Si seleccionamos más de una,
sólo aparecerá la primera.

CIRCULAR CON SUBGRÁFICO CIRCULAR
Cuando en un gráfico circular se pretenden mostrar gran
cantidad de valores, puede resultar confuso encontrar gran
cantidad de sectores muy pequeños. Este gráfico recoge esos
valores mínimos, y los condensa en otro gráfico circular.

ANILLOS
Es similar al gráfico circular. La diferencia es que puede
mostrar más de una serie de datos, mientras que el circular
no puede. Es un gráfico utilizado frecuentemente en el Lejano
Oriente.

RADIAL
Muestra cambios o frecuencias de las series de datos relativos
a un punto central y a cada una de las series. Cada abscisa
tiene su propio eje de ordenadas que parten del punto central.
Las líneas conectan todos los marcadores de datos en la
misma serie. El gráfico de radar también se usa con frecuencia
en el Lejano Oriente.

GRAFICO X-Y (DISPERSIÓN)
Muestra la relación o grado de relación entre los valores
numéricos en varias series de datos para gráficos, o traza dos
grupos de números como una serie de coordenadas XY. Sirve
comúnmente para datos científicos.

GRAFICO DE AREAS 3D
Muestra una vista tridimensional de un gráfico de áreas que
destaca la suma de los valores trazados y separa las series de
datos de un gráfico en diferentes filas, a fin de mostrar las
diferencias entre las series de datos.

El gráfico de columnas con perspectiva (como el de la ilustración) compara puntos de datos en dos ejes (el X. En ambos estilos los valores de los datos se trazan en el eje Z. pirámides o conos se usan para mostrar de forma atractiva los datos. . así como los de cilindros.GRAFICO DE BARRAS 3D Muestra una vista tridimensional de un gráfico de barras. de ordenadas). Este tipo de gráfico. LÍNEAS 3D Muestra las líneas de un gráfico de líneas como cintas tridimensionales. de abscisas y el Y. CIRCULAR 3D Muestra una vista tridimensional de los datos que destaca los datos presentados en los sectores frontales. que destaca valores de elementos en un determinado momento o establece comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados (como el de la ilustración) o apilados 100% muestran relaciones con un todo GRAFICO DE COLUMNAS 3D El gráfico simple muestra marcadores de columnas tridimensionales en el eje X.

Puede mostrar relaciones entre grandes cantidades de datos que. de otro modo. El color no marca las series de datos. los colores o los diseños indican las áreas que tienen el mismo valor. CILINDROS Y PIRÁMIDES Estos tres tipos de gráficos son similares al de columnas. Como en los mapas topográficos. GRAFICO DE SUPERFICIE 3D Se usa para encontrar las mejores combinaciones entre dos conjuntos de datos. . CONOS. Su funcionamiento es similar al gráfico XY (de dispersión).GRAFICO DE BURBUJAS Agrupa los valores de tres en tres. pero contribuyen a hacer más atractiva la presentación del gráfico. serían difíciles de ver.

de barras. etc. No obstante. los datos que formarán nuestro gráfico. Para escoger un tipo de gráfico en concreto basta con hacer clic sobre su ilustración. Paso previo a la confección del gráfico es seleccionar (recordemos que se hacía arrastrando el cursor sobre la tabla manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón) los datos que sirvan de base a nuestro gráfico. lineales. La ventana se divide. ya que es una tarea simple e inmediata y simplificará bastante el trabajo. de la barra de herramientas.  La primera etapa nos permite elegir el tipo de gráficos que mostrará los datos de la tabla de forma sintética. Hecho esto se abrirá el primer cuadro de diálogo del asistente para gráficos. Veamos cual es este proceso en detalle. Un asistente de este tipo está compuesto por varias ventanas que se despliegan de forma sucesiva a medida que vamos cumplimentando las diversas cuestiones formuladas. La aplicación permite comprobar cómo serán mostrados los datos reales de nuestra hoja de cálculo sobre ese gráfico en concreto. . pero que incorporan determinadas mejoras gráficas de forma predeterminada (texturas. Por tanto. Gracias a éste. Asistente para gráficos Para crear cualquier tipo de gráficos partiremos de la información contenida en una hoja de cálculo . en nuestro caso seleccionaremos los datos de la primera y segunda columna. Realizada la selección del tipo de gráfico pulsaremos el botón Siguiente. la confección de un gráfico y la definición de todos los parámetros que intervienen en su elaboración se convierte en una tarea muy sencilla: basta con contestar una serie de preguntas y elegir entre diversas opciones. en base a donde situemos el cursor. En ciertos casos no es necesario hacer esto. ya que Excel puede intuir. En este punto es importante saber elegir un tipo de gráfico acorde con los datos de que disponemos y con lo que queremos expresar a través del mismo. como podemos ver en la imagen. en dos mitades: en la mitad izquierda figura la lista de tipos de gráficos existentes (circulares. En ella encontraremos una serie de gráficos basados en éstos. Para verlo basta con mantener pulsado el botón "Presionar para ver muestra" de la parte inferior de esta ventana.). Para avanzar en la serie basta con pulsar el botón Siguiente que habrá siempre en la parte inferior del cuadro de diálogo. Una vez seleccionados los datos que alimentarán al gráfico. Para ejecutar el asistente para gráficos pulsaremos el botón Asistente para gráficos. donde se muestran diferentes variantes del tipo seleccionado.2. fondos y estilos). . Tomemos el siguiente ejemplo en el que aparecen los datos referentes a la cantidad de precipitaciones y temperaturas registradas a lo largo de los 12 meses del año. Para esto nos será de utilidad lo comentado en la introducción a los gráficos. podemos pasar a utilizar el Asistente. es preferible que nosotros seleccionemos los datos. Además de la lista de tipos estándar de gráficos esta primera parte del proceso incorpora una segunda ficha titulada Tipos personalizados. Haciendo clic sobre cualquier categoría cambiará el contenido de la parte derecha de la ventana.

Si yo quisiera añadir a mi gráfica. en esta ficha se pueden seleccionar de forma independiente el rótulo de la serie. etc. Así mismo. En . podemos elegir si deseamos que los datos sean mostrados en filas o columnas. Esta es una opción de gran utilidad cuando trabajamos con gráficos especialmente complejos (con muchas series. ya tratado en varias ocasiones En la casilla Nombre. La forma de seleccionar esta nueva serie sería a través del botón Agregar serie del anterior cuadro y posteriormente incluir esos datos en la casilla Valores. se incluirían los nombres que aparecerán en dicho eje X. En esta ficha podremos designar de forma detallada las diferentes series de datos que componen el gráfico. En este cuadro de diálogo parece una segunda ficha. se hará evidente al modificar esta opción y apreciar su efecto en el ejemplo de la parte superior de esta ventana.). Esto lo podríamos hacer bien introduciendo el rango a mano. éstas. Veamos todo esto sobre nuestro ejemplo. serían otra serie. Estas. que además están discontinuas. Como al principio del proceso tuvimos la precaución de seleccionar el área deseada en esta ventana las casillas ya aparecen cumplimentadas En todo caso. los rótulos de los datos y los valores correspondientes a cada serie. Hasta ahora estábamos creando una gráfica que mostraba a lo largo de los 12 meses del año como evolucionaban las precipitaciones. o lo tomamos de la hoja haciendo uso del botón Editar hoja En la casilla Rótulos del eje de categorías (X). o bien haciendo uso del botón Editar hoja . En la segunda ventana escogeremos los datos que van a afectar al gráfico. denominada Serie. podremos asignarle un nombre a cada una de las series. lo datos de las temperaturas a lo largo de los 12 meses. La diferencia entre una u otra opción. Para ello previamente seleccionaremos la serie en cuestión en el cuadro Serie de la izquierda. y continuación introducimos el nombre en la casilla serie. las precipitaciones son nuestra serie de datos. Para modificar el área de datos a mostrar basta con pulsar el botón Volver a la hoja de cálculo que podemos apreciar en la parte derecha de las casillas de texto.

Ya estamos en disposición de pasar a la siguiente parte. Podemos establecer que muestren las unidades de división y los datos a los que hacen referencia los gráficos. así como los títulos de los ejes de abscisas y ordenadas (X e Y).  La tercera parte del proceso implica la definición de otros rasgos informativos y estilísticos del gráfico. se compone de varias fichas. mediante seleccionar en ella los nombres. para lo que pulsamos el botón Siguiente. con una parte derecha donde aparece una imagen previa de como quedará el gráfico. En la ficha Títulos. Ahora tenemos dos series de datos (temperatura y precipitaciones) a lo largo de los 12 meses del año. titulada Eje. En concreto. determina anteriormente. columnas. podemos definir el encabezado general del gráfico.nuestro caso. el contenido de los ejes. en los gráficos que lo permitan (por ejemplo. . que es la mostrada  Ejes. En los gráficos de barras.  Títulos. La opción más inmediata sería editar la hoja. . y Observemos en esta imagen la apariencia que va tomando nuestra gráfica. podemos hacerlo ahora fácilmente. lineales o similares resulta útil que una serie de líneas permitan apreciar cual es el valor correspondiente a cada punto o barra del gráfico sin tener que realizar grandes esfuerzos visuales. En esta ficha determinaremos el tipo de líneas que se añadirán al gráfico (horizontales. o bien conseguir que queden en blanco. lógicamente). fueron uno de los datos seleccionado al principio. un gráfico circular no tendrá este tipo de ejes.  Líneas de División. La segunda ficha. Y una parte izquierda en la que se mostrarán las diversas opciones para esa ficha. En el caso de no haberlos seleccionado previamente. cada una con una misión diferente: Todas ellas presentarán una apariencia semejante a la anterior.

) e incluso podremos modificar un gráfico en tres dimensiones (como el de la ilustración) y convertirlo en plano.. principales. .verticales.. secundarias.

dejamos izquierdo pulsado y desplazamos el ratón). este cambiará de forma. podemos especificar en que ubicación aparecerá esta leyenda. pero dentro de este mismo archivo. Rótulos de datos. o bien si preferimos que se cree en una hoja nueva. convirtiéndose en una flecha de doble punta. columna. En el caso de que seleccionemos la opción Como objeto en. independiente de la hoja de los datos. o que no se muestre ninguna información adicional (opción que aparece seleccionada de forma predeterminada).  En la última etapa del asistente para gráficos podremos decidir si deseamos que este gráfico se incruste como imagen en la página del documento en que se encontraba la tabla que hemos utilizado como referencia. Junto a cada barra. Terminadas de definir las características del gráfico en esta ficha pulsaremos el botón Siguiente. Para esto debemos seleccionar la casilla de verificación que aparece con el nombre Mostrar leyenda. Para ello si colocamos el puntero del ratón encima de ellos. Para ello marcaremos el gráfico con un clic de ratón adoptando apareciendo un marco alrededor del grafico como el mostrado a continuación Si pinchamos con el ratón sobre alguna zona cercana interior del marco y arrastramos (es decir.Leyenda. veremos desplaza la gráfica. En este momento podemos arrastrar para . Para ayudarnos en la compresión de los datos  representados. podremos posteriormente reubicarlo en la hoja de cálculo. o sector  circular podemos establecer que se muestre información adicional referente a la cantidad de unidades representadas.  Tabla de datos Finalmente podemos mostrar bajo el gráfico una pequeña tabla que muestre los datos que está representando el gráfico. el nombre del campo. modificar el tamaño al borde el botón como se quedaría Así mismo. dejándonos una marca de donde localizada. Finalmente pulsaremos el botón Finalizar. podemos hacer que junto a las series nos aparezca el valor que representan. Del mismo modo. los cuadraditos negros nos permitirán cambiar el tamaño del gráfico.

Excel proporciona gran cantidad de posibilidades para definir los gráficos. Al ir desplazando el ratón sobre el gráfico. podemos acceder a sus propiedades pulsando el botón Gráficos. denominado Objetos del gráfico. accederemos elegiremos el comando Barra de Herramientas y en el desplegable.. En esta barra. con lo que nos aparecerá la barra de herramientas de Gráfico .. apareciera al al menú Ver. Para modificar las opciones de cada uno de estos elementos. en el que se encuentran los diferentes elementos que componen el mismo Una vez que hayamos seleccionado un elemento u objeto del gráfico. área de gráfico. Para esto. comprobaremos que nos son muy familiares. disponemos de un desplegable. ya que se corresponden con algunos de los pasos vistos en el asistente de Gráfico. Herramientas para gráficos Una vez que seleccionamos un gráfico.El Asistente facilita la tarea de crear gráficos y personalizarlos. nos irá apareciendo un pequeño recuadro con el nombre del elemento sobre el que estamos. Si seleccionamos alguno de los 4 primeros comandos. líneas de división. en la barra de menús nos aparece un menú nuevo. Cada gráfico se compone de una serie de elementos que pueden ser formateados independientemente. Entre los diversos elementos de los que se compone un gráfico. denominado Gráfico. área de trazado. En concreto:     Comando Tipo de gráfico: Paso 1 del asistente Comando Datos de origen: Paso 2 del asistente Comando Opciones de gráfico: Paso 3 del asistente Comando Ubicación: Paso 4 del asistente Con esto. Así mismo. 3. seleccionamos Gráfico. podemos citar: ejes. de la barra de . haremos uso de la barra de Grafico. series de datos. en primer lugar debemos marcar el gráfico en cuestión. En el caso de que esta barra no seleccionar el gráfico. leyenda. podremos en cualquier momento reconfigurar un gráfico ya creado..

. con lo que se nos abre el cuadro de dialogo de Formato de ejes. con lo que nos muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos. Tras esto. .Esto último. o bien quedará delimitada por unos cuadraditos negros. resaltando con una marca roja los cuadraditos negro comentados. Seguidamente mostramos dos ejemplos. Seguidamente accedemos la menú Formato y elegimos el comando Eje seleccionado. Podemos comprobar como al seleccionar cada una de los elementos en el desplegable. el primero mostrando la selección del área de gráfico. los que indican los meses del año). también lo podemos realizar. marcamos dicha barra de datos seguidamente accedemos al menú Formato y elegimos el comando Serie de datos seleccionada. Accedemos a la ficha Tramas y elegimos el color deseado. y cuyo nombre variará en función del elemento seleccionado.. Podemos comprobar que disponemos de una gran cantidad de opciones de configuración que nos permite diseñar nuestros gráficos con gran precisión. El siguiente muestra el eje de categorías. accedemos a la ficha Fuente. que es el que se muestra a continuación (cada elemento del gráfico tendrá su propio cuadro de formato con diferentes opciones). este quedará marcado. seleccionaremos el eje. accediendo al menú Formato y eligiendo el primero de los comando que aparecen. bien con una recuadro en el caso de que se trate de un área. Podremos cambiar cualquier atributo de un gráfico usando la Barra de menú. y seleccionamos las opciones deseadas. Si queremos modificar el color de la barra de datos de alguna de las series. Para cambiar el tamaño y color de los rótulos que aparecen en el eje X (es decir. como se muestra en la última imagen. Veamos un ejemplo. una vez seleccionado alguno de los elementos.

Vamos a dar por sentado que disponemos de impresora y que se encuentra correctamente instalada. tenemos un gráfico y queremos imprimirlo como único objeto de la hoja. Para proceder a imprimir un documento. Impresión de documentos Los conceptos relacionados con la impresión de documentos que son los siguientes: a. en la opción Nombre de la sección Impresora.. En el caso de que estemos acostumbrados a trabajar en entorno Windows comprobaremos que muchas de las opciones que se comentarán son comunes a otras aplicaciones. De forma activa aparecerá la opción Gráfico seleccionado y de forma no seleccionable aparecerán las opciones Selección y Todo el libro.. IMPRESIÓN 1. Para ello disponemos de las siguientes Selección: imprime el rango de celdas seleccionadas de las diferentes hojas. es decir. Hojas seleccionadas: imprime el área de impresión definida en cada una de las hojas seleccionadas. se definirá que parte del libro de trabajo deseamos imprimir.TEMA 6. Todo el libro: imprime todo el libro. De esta manera. A continuación trataremos el concepto de área de impresión.. obteniendo unos resultados profesionales. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes (ver apartado selección de selección de celdas). cada zona se imprimirá en una hoja. Aparecerá este cuadro de diálogo Si dispusiéramos de más de una impresora instalada en nuestro ordenador. podemos imprimir únicamente un gráfico. que aparece junto al nombre de la impresora nos permitirá comprobar o modificar la configuración de la misma. Si. El botón Propiedades. en las secciones Intervalo de páginas y Copias.. en la hoja de cálculo. estas opciones que hemos explicado antes cambiarán. . Introducción a la impresión Excel nos va a permitir realizar la impresión de documentos a partir de nuestras hojas. accederemos al menú Archivo y seleccionaremos el comando Imprimir. por el contrario. encontramos un desplegable en el que podemos seleccionar cual de las impresoras instaladas vamos a utilizar para nuestro trabajo. Disponemos así mismo. que páginas de la hoja de cálculo y cuantas copias queremos imprimir. Entonces. todas las hojas del libro de trabajo basándose en el área de impresión definido para cada una de ellas. Podemos definir. del botón Vista preliminar. opciones: En la sección Imprimir de este cuadro de diálogo. que nos permite ver la apariencia que tendrá el documento cuando sea impreso. debemos seleccionarlo.

del total que componen la hoja. El área de impresión El área de impresión de una hoja de cálculo será el conjunto de celdas. en el caso de que necesitemos que estos aparezcan en la impresión.  Debemos tener presente que si añadimos datos fuera del rango marcado como Área de impresión. Para borrar el área de impresión. que nos indica cual es dicho área. Una vez seleccionada un área de impresión. cada zona se imprimirá en una hoja distinta. Esto será siempre así. cada vez que imprimamos la hoja o que imprimamos el libro entero. estos no aparecerán en la impresión. Debemos tener presente una serie de aspectos relacionados con el área de impresión:  Si definimos un área de impresión compuesto por rangos y/o celdas no adyacentes. Podremos elegir qué celdas queremos enviar a la impresora a través del área de impresión. Tras esto aparece una marca. tengamos seleccionado en la sección Imprimir. tan sólo debemos acceder al menú Formato y seleccionar Área de impresión >> Borrar área de impresión . deberíamos redefinir el Área. se imprimirá esta zona de la hoja. Para definir un área de impresión procederemos como se describe a continuación:   En primer lugar seleccionaremos en la hoja las celdas que deseemos que sean impresas A continuación.b. cada una se imprimirá en hojas distintas por separado.   Si imprimimos varias hojas simultáneamente. que serán impresas. Por lo tanto. en el menú Archivo. visto anteriormente. salvo que en el cuadro de diálogo Imprimir. seleccionamos el comando Área de impresión >> Establecer área de impresión. en forma de línea discontinua que circunda el área de impresión. la opción Selección. .

en la que encontramos las opciones Horizontalmente y Verticalmente. Primer número de página: Por defecto aparecerá Automático e indica por que número comenzará Excel a paginar el documento.. El botón Opciones. siempre que nuestra impresora los admita. Excel ajustara automáticamente la escala para que nuestra hoja ocupe las páginas indicadas. hacía el botón Propiedades que había junto la nombre de la impresora). algunas de las opciones de las otras fichas sufrirán algún cambio. encontramos la opción Configurar página. Además. que nos va a permitir el definir más en detalle la apariencia de nuestro documentos. nos llevará al cuadro de diálogo de propiedades de la impresora (lo que en el cuadro Imprimir. . nos llevará al cuadro de diálogo que hemos visto anteriormente. visto anteriormente... Hoja. En la parte inferior de la ventana encontramos la sección Centrar en la página. Por defecto estos valores aparecerán como 0.. al igual que antes... En el caso de tener seleccionado un gráfico. la última ficha. Página En la imagen anterior se muestran las opciones de la ficha Página Orientación: Podemos elegir entre vertical y horizontal Escala: . cambia por Gráfico. Tamaño del Papel: Podemos indicar distintos tipos de papel. . cumplen el mismo cometido que el comentada anteriormente.. que en la opción por defecto será 1.Ajustar a: permite definir cuantas páginas de alto y cuantas de ancho queremos que ocupe nuestro documento.. Márgenes En esta ficha podremos fijar los márgenes superior.c. Configuración de la página En el menú Archivo. izquierdo y derecho. así como los márgenes para el encabezado y pie de página. con lo que los datos quedarán excesivamente ajustados al borde la página cuando sean impresos. por lo que se recomienda modificarlos... El Botón Vista preliminar que comentaremos más adelante. Vista preliminar y Opciones.Ajustar al: permite definir el tamaño del documento impreso como un porcentaje del tamaño real. de la impresora que tengamos instalada. El cuadro de diálogo que se nos muestra cuando seleccionamos esta opción tiene la siguiente apariencia: El cuadro dispone de cuatro fichas:     Página Márgenes Encabezado y pie de página Hoja Aparecen tres botones que serán comunes a las cuatro Fichas: El botón Imprimir.. Los botones Imprimir. inferior. Calidad de impresión: Podemos seleccionar la calidad con que nuestro documento será impreso y dependerá.

. nota: recordemos que para seleccionar varias hojas.Encabezado y pie de página La ficha Encabezado y pie de página nos va a permitir personalizar aun más nuestros documentos impresos ofreciéndonos la posibilidad de incluir como encabezado o pie de página de cada hoja impresa información referente al número de página. Podemos introducir en cada uno de ellos lo que consideremos oportuno. que pasamos a comentar: Comprobaremos que al introducir alguna información de las antes comentadas.. deberemos seleccionar el conjunto de hojas y luego acceder a la configuración de página. central e izquierda.. el número de página &[Página] Inserta.. Los encabezados y pie de página que definamos en este cuadro van a pertenecer a la hoja activa en el momento de realizar los cambios. Marcamos el texto pulsamos corchetes con el símbolo & delante. este botón y en el cuadro de diálogo. veremos el resultado definitivo. mantenemos pulsada la tecla <Control> mientras en la barra de hojas vamos marcando cada una de las hojas. En la parte superior aparecen una serie de iconos.. tan sólo debemos colocar el cursor en el cuadro correspondiente y teclear. nos aparecerá un cuadro como el siguiente: En ella apreciamos tres grandes cuadros que se corresponde con la división que hace Excel de los encabezados y pies de página: parte derecha. .. que nos será familiar pues ya ha sido comentado. aparece un código entre Formato del texto introducido. Si queremos que estos cambios afecten a más de una hoja o al libro completo. y Personalizar pie de página. el número total de páginas Número de página &[Páginas] Número total de páginas &[Fecha] Fecha de impresión &[Hora] Hora de impresión Inserta la hora en la que el documento fue impreso &[Archivo] Nombre del libro Inserta el nombre del libro &[Etiqueta] Nombre de la hoja Inserta la fecha en la que el documento fue impreso Inserta el nombre de la hoja Cuando pulsemos en Aceptar y regresemos al cuadro Configurar página. Si hacemos clic en alguno de ellos. definimos su formato Inserta. nombre del libro o de la hoja.. En la imagen anterior apreciamos que aparecen dos botones: Personalizar encabezado. en el lugar en el que tengamos colocado el cursor. en el lugar en el que tengamos colocado el cursor.

Si un documento tiene faltas de ortografía. La configuración nos permite personalizar la impresión en Configuración de página. bien directamente o bien utilizando el botón selector de rangos si el cuadro de dialogo no nos permite ver con claridad la hoja. En esta sección podemos definir filas o columnas como títulos. disponemos de botones de Vista preliminar. Esta operación la podemos llevar a cabo pulsando en el botón Selector de rangos . y seleccionamos la fila o columna. Por eso. antes de dar por finalizado un documento e imprimirlo o distribuirlo. que hace referencia a este rango y que se define como local a la hoja de cálculo. Tras definir como títulos las filas y/o columnas podemos comprobar que ha definido un nombre en la hoja de cálculo. Si directamente nos dirigimos a la hoja de cálculo y seleccionamos un rango. comprobemos a través de la Vista preliminar todos aquellos detalles que se nos pueden haber escapado durante la elaboración del contenido. Imprimir título : Si la hoja que vamos a imprimir es de grandes dimensiones. activaremos el cuadro de texto correspondiente (situamos en cursor dentro del mismo).Hoja La ficha Hoja tiene las siguientes opciones: Área de impresión: Si en su momento definimos el Área de impresión del modo en que se comentó anteriormente. así como si no seleccionamos ningún Área de impresión. Para ello. En el cuadro de diálogo Imprimir. comprobaremos que el cuadro también se reduce. de modo que siempre aparezcan en todas las páginas. permitiéndonos una mayor visibilidad de la hoja de cálculo para seleccionaremos las celdas que deseemos imprimir. obtendremos una ventana del siguiente estilo . así mismo. en el cuadro de edición del Área de impresión introduciremos el rango de celdas correspondiente. disponemos del botón de Vista preliminar Una vez hayamos accedido a la vista preliminar de cualquiera de las formas antes comentadas. aquí aparecerá el rango de celdas que lo componen. y deseemos definir un área de impresión. antes de imprimir o distribuir un documento Excel revisaremos todos aquellos aspectos que darán a nuestro trabajo seriedad y respeto. Esta división puede tener el inconveniente de que los títulos con los que se identifica a filas y columnas aparecerán en la primera página. En el menú Archivo. encontramos también la opción Vista preliminar y. mala distribución del contenido o errores en los encabezados y pies de página denota falta de profesionalidad y competencia en el elaborado del trabajo por mucho que el contenido sea perfectamente válido. tras lo que el cuadro de diálogo queda reducido al cuadro de edición sobre el que trabajamos. Vista preliminar La vista preliminar será una representación en pantalla de como quedaría nuestro documento si lo enviásemos a imprimir. Excel la dividirá en partes más pequeñas y las distribuirá en varias hojas. En el caso de no haberlo hecho. pero dejarán de parecer en el resto de hojas en las que Excel ha dividido la original. así como en las fichas del cuadro de diálogo Configurar página. Excel imprimirá hasta la última fila y/o columna que tenga datos o sobre la que hayamos aplicado algún formato. d. Es muy importante que siempre. Títulos_a_imprimir. En el caso de seleccionar filas y/o columnas completas.

Colocando el puntero del ratón sobre algunas de las líneas este cambia de apariencia. Este botón aparecerá en el caso acceder a esta pantalla desde la vista previa de saltos de página. obtendremos una ampliación de la zona de la hoja sobre la que se encontraba el puntero del ratón. este se convierte en una lupa. Todo esto lo trataremos con más detalle a continuación en el apartado dedicado a los saltos de página. cuya utilidad comentamos a continuación: Siguiente: permite ver la siguiente página en la pantalla. tratado en detalle anteriormente Márgenes: Al pulsar este botón. podemos modificar.Podemos comprobar que al acercar el cursor del ratón hasta la hoja. La zona de trazo azul continua delimita el área de impresión y las líneas azul discontinuo delimitan cada una de las páginas. Podemos comprobar también como aparece una marca en el fondo de la página indicando la página en la que nos encontramos. comentado en detalle en un apartado anterior Configurar. en la parte superior aparecen otras líneas que corresponde con las columnas de la hoja que se van a imprimir. Si hacemos un clic en este momento. nos aparece el nombre del margen que estamos modificando así como del valor que toma. y que del mismo modo que el visto antes. Salto de página: Este botón nos mostrará una ventana con una apariencia como la siguiente En la que aparece como divide Excel la hoja de cálculo entre las diferentes páginas que se imprimirán. convirtiéndose en una flecha doble con una línea transversal que lo atraviesa. Vista normal: nos permite ver la hoja tal y como aparece al trabajar sobre ella.. derecha izquierda y los del encabezado y pie de página. inferior. este botón aparecerá desactivado Zoom. Así mismo.. podremos modificar esos márgenes sobre la misma presentación preliminar.: nos permite ver el cuadro de diálogo Configurar página. volverá al tamaño original. Si volvemos a hacer clic.. Si arrastramos (hacer clic y sin soltar.. desplazar el ratón). Si el documento posee una sola página o estamos visualizando la ultima página de un documento varias. En la parte superior aparecen una serie de botones.: Amplía la vista preliminar Imprimir.: nos permite ver el cuadro de diálogo Imprimir. Si prestamos atención a la barra de estado de la ventana. este botón aparecerá desactivado Anterior: permite ver la página anterior. que trataremos a continuación. como podemos apreciar en la siguiente imagen Podemos modificas todos los márgenes descritos en el cuadro de diálogo Configurar página: superior. Si el documento posee una sola página o estamos visualizando la primera página de un documento varias. . aparecerán en la hoja unas líneas que nos delimitarán los distintos márgenes definidos en la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página.. La Vista Preliminar nos permite obtener una visión del documento impreso..

Excel divida la hoja por alguna fila o columna que no sea la más apropiada para los datos que queremos imprimir. marcaríamos esa fila. Para acceder a esta opción. por ejemplo. que la nueva página comenzara a partir de la fila 57 (la que contiene el elemento 50 de la primera columna). arrastrar estas líneas. Así mismo si colocamos el puntero del ratón encima de de algunas de las líneas que delimitan el área de impresión o marcan un salto de página. pasarlo a otra. En nuestro caso nos podría interesar. Excel posee una opción que nos permite ver con más claridad en que lugares se insertarán los saltos de página. Excel. Los saltos de página Una vez que hemos definido un área de impresión.e. Las líneas continuas que aparecen delimitan el área de impresión. divide estos en varias páginas si en una de sola no es posible imprimirlos todos. Puede que al hacer lo antes comentado. Para conseguir esto. Esto lo podemos solucionar insertando saltos en alguna posición concreta. apareciendo ahora la opción Quitar salto de página. como la que aparece más abajo. seleccionaremos la fila o columna delante de la que se encuentra el salto de página y accedemos al menú Insertar. En el caso de que deseemos eliminar un salto de página introducido previamente. y lo que no quepa. El criterio utilizado para el reparto es completar toda la página que será impresa. Las discontinuas muestran los saltos de página sugeridos por Excel. que en nuestro caso es la fila 57. seleccionaremos el comando Salto de página del menú Insertar. Después de esto. veremos como este cambia de forma. lo que nos permite modificar fácil y visualmente el área de impresión y los saltos de página. seleccionaríamos la fila o la columna delante de la cual queremos que se produzca el salto. Podremos comprobar como el comando a cambiado. teniendo en cuenta los márgenes que hayamos definido y el espacio que ocupan los datos que queremos imprimir. y en el menú Insertar seleccionaríamos el comando Salto de página: En las imágenes anteriores podemos comprobar como al introducir manualmente un salto de página. . convirtiéndose en una flecha doble. La imagen mostrada. En este momento podemos hacer un clic de ratón. se repetirá la operación y así sucesivamente hasta que se coloca toda la información. Si en la siguiente no cabe todo lo que queda. la línea discontinua que indicaba este salto se convierte en una línea continua. En el caso de que quisiéramos insertar un salto de página en una localización diferente la sugerida por Excel. y sin soltar. nos muestra la hoja en una escala menor y con algunos trazos en azul. informándonos de que no se trata de un salto sugerido por Excel. en el menú Ver seleccionamos el comando Vista previa de salto de página.

Ajustar a: permite definir cuantas páginas de alto y cuantas de ancho queremos que ocupe nuestro documento. b. en la que encontramos las opciones Horizontalmente y Verticalmente. 2. Por defecto estos valores aparecerán como 0. Primer número de página: Por defecto aparecerá Automático e indica por que número comenzará Excel a paginar el documento. que son los siguientes: a. Márgenes En esta ficha podremos fijar los márgenes superior. Podemos hace algo parecido si seleccionamos una sola celda. que en la opción por defecto será 1. un salto se producirá en la fila superior y otro en la columna anterior a las que se encuentre la celda seleccionada.Hasta ahora hemos visto como insertar un alto de página seleccionando una fila o una columna.Ajustar al: permite definir el tamaño del documento impreso como un porcentaje del tamaño real . Tamaño del Papel: Podemos indicar distintos tipos de papel. con lo que los datos quedarán excesivamente ajustados al borde la página cuando sean impresos. al igual que antes.... En este caso. cumplen exactamente el mismo cometido que el indicado en la ficha Página comentada anteriormente. Con los Saltos de página podremos decidir dónde separar las páginas. inferior. Excel ajustara automáticamente la escala para que nuestra hoja ocupe las páginas indicadas. por lo que se recomienda modificarlos. Página La siguiente imagen muestra la ficha Página del cuadro Configurar página En la imagen anterior se muestran las opciones de la ficha Página Orientación: Podemos elegir entre vertical y horizontal Escala: . En la parte inferior de la ventana encontramos la sección Centrar en la página. izquierdo y derecho. siempre que nuestra impresora los admita Calidad de impresión: Podemos seleccionar la dependerá. de la impresora que tengamos instalada calidad con que nuestro documento será impreso y Elegiremos varios atributos como el tamaño de la impresión en la opción Página. Configuración de página Los conceptos necesarios para la configuración de la página. Los botones Imprimir. así como los márgenes para el encabezado y pie de página. Para eliminar este tipo de salto.. que permite realizar el centrado de los datos en cada una de las orientaciones indicadas. Vista preliminar y Opciones. .. se generarán dos saltos. simplemente seleccionamos la celda y seleccionamos la opción Quitar salto de página del menú Insertar.

Marcamos el texto Comprobaremos que al introducir alguna información de las pulsamos este botón y en el cuadro de diálogo. el número total de páginas &[Hora] Hora de impresión Inserta la fecha en la que el documento fue impreso &[Archivo] Nombre del libro Inserta la hora en la que el documento fue impreso &[Etiqueta] Nombre de la hoja Inserta el nombre del libro Inserta el nombre de la hoja Cuando pulsemos en Aceptar y regresemos Configurar página. Los encabezados y pie de página que definamos en este cuadro van a pertenecer a la hoja activa en el momento de realizar los cambios. tan sólo debemos colocar el cursor en el cuadro correspondiente y teclear.. En la parte superior aparecen una serie de iconos. Podemos introducir en cada uno de ellos lo que consideremos oportuno.. nos aparecerá un cuadro como el siguiente: En ella apreciamos tres grandes cuadros que se corresponde con la división que hace Excel de los encabezados y pies de página: parte derecha. central e izquierda. veremos el resultado definitivo. el número de página &[Páginas] Número total de páginas Inserta. d. Encabezado y pie de página La ficha Encabezado y pie de página nos va a permitir personalizar aun más nuestros documentos impresos ofreciéndonos la posibilidad de incluir como encabezado o pie de página de cada hoja impresa información referente al número de página.. Si hacemos clic en alguno de ellos. en el lugar en el que tengamos colocadoFecha el de impresión &[Fecha] cursor. que pasamos a comentar: Formato del texto introducido. definimos su formato Número de página Inserta. mantenemos pulsada la tecla <Control> mientras en la barra de hojas vamos marcando cada una de las hojas. en el lugar en el que tengamos colocado el &[Página] cursor. aparece un código entre corchetes con el nos será familiar pues ya ha sido comentado. aquí aparecerá el rango de celdas que lo componen. Hoja La ficha Hoja tiene las siguientes opciones: Área de impresión Si en su momento definimos el Área de impresión del modo en que se comentó anteriormente. que antes comentadas. Si queremos que estos cambios afecten a más de una hoja o al libro completo.. al cuadro . Podremos personalizar la impresión de nuestros documentos incluyéndoles Encabezado y pié de página. nombre del libro o de la hoja. En la imagen anterior apreciamos que aparecen dos botones: Personalizar encabezado. símbolo & delante. nota: recordemos que para seleccionar varias hojas. deberemos seleccionar el conjunto de hojas y luego acceder a la configuración de página.. y Personalizar pie de página...c.

pero dejarán de parecer en el resto de hojas en las que Excel ha dividido la original. . en el cuadro de edición del Área de impresión introduciremos el rango de celdas correspondiente. puede que nos interese desactivar esta opción para conseguir el efecto deseado. esta opción permite controlar el orden en el que se numerarán e imprimirán. Calidad de borrador: Permite imprimir la hoja de una forma más rápida pero con menor calidad. Títulos_a_imprimir. y seleccionamos la fila o columna. Excel la dividirá en partes más pequeñas y las distribuirá en varias hojas. bien directamente o bien utilizando el botón selector de rangos si el cuadro de dialogo no nos permite ver con claridad la hoja. así como si no seleccionamos ningún Área de impresión. Esta operación la podemos llevar a cabo pulsando en el botón Selector de rangos . Tras definir como títulos las filas y/o columnas podemos comprobar que ha definido un nombre en la hoja de cálculo. que hace referencia a este rango y que se define como local a la hoja de cálculo. Esta división puede tener el inconveniente de que los títulos con los que se identifica a filas y columnas aparecerán en la primera página. En esta sección podemos definir filas o columnas como títulos . de modo que siempre aparezcan en todas las páginas. En el caso de seleccionar filas y/o columnas completas. Si directamente nos dirigimos a la hoja de cálculo y seleccionamos un rango.En el caso de no haberlo hecho. Blanco y negro: Permite convertir los formatos de colores que aparecen en la hoja de cálculo a blanco y negro. Imprimir En esta sección podremos definir otros elementos relacionados con la impresión: Líneas de división: Por defecto está siempre activa. comprobaremos que el cuadro también se reduce. permitiéndonos una mayor visibilidad de la hoja de cálculo para seleccionaremos las celdas que deseemos imprimir. Si en nuestra hoja hemos dado formato a bordes o hemos incluidos sombreados. Comentarios: Permite imprimir los comentarios incluidos en la hoja. la impresora utilizada sea de blanco y negro. tras lo que el cuadro de diálogo queda reducido al cuadro de edición sobre el que trabajamos. Títulos de filas y columnas: Esta opción hace que se impriman los números y letras identificadores de filas y columnas. En el desplegable se puede elegir entre: Al final de la hoja o Como en la hoja. Imprimir título Si la hoja que vamos a imprimir es de grandes dimensiones. activaremos el cuadro de texto correspondiente (situamos en cursor dentro del mismo). Orden de las páginas Cuando los datos de la hoja de cálculo no se ajusten a una página. Para ello. y deseemos definir un área de impresión. Excel imprimirá hasta la última fila y/o columna que tenga datos o sobre la que hayamos aplicado algún formato. lo que hará que todas las líneas entre celdas se impriman. Será recomendado en el caso de que disponiendo de colores en la hoja. Las series son interesantes en caso de un uso permanente de esa información.

TEMA 7. Para poder realizar estas tareas accedemos al Menú Herramientas >> Opciones . . Configuración Configurar las preferencias de la aplicación en Excel nos va a permitir entre otras cosas cambiar el nombre del usuario en los documentos y modificar los directorios o carpetas por defecto al abrir y guardar los libros de hojas de cálculo. CONFIGURACION Y PERSONALIZACIÓN 1. Modificar los directorios/carpetas por defecto Para modificar los directorios/carpetas por defecto al abrir y guardar documentos seleccionaremos la ficha General Podemos modificar tanto la ubicación predeterminada del archivo como la carpeta en la cual se abrirán al inicio todos los archivos. Modificar el nombre de usuario Para modificar el nombre de usuario que aparecerá por defecto al crear un documento nuevo. seleccionamos la ficha General Podemos modificar en esta ficha el nombre de usuario en la caja de texto y finalmente pulsaremos el botón Aceptar para grabar los cambios. Al hacer click sobre esta opción se nos abre la ventana Opciones. en la cual podemos seleccionar las distintas fichas o pestañas para modificar las preferencias.

y cada una de estas hojas la podemos utilizar para lo que mejor nos convenga. Desde el botón Adjuntar podremos relacionar una barra de herramientas personalizada con un libro. contratos.. Podemos modificar en esta ficha varias opciones más como pueden ser el tipo de fuente estándar. Por ejemplo. podríamos decir que el libro es como una carpeta en la que nosotros guardamos documentos de varios tipos: facturas.. a. cambiarle el nombre a una barra de herramienta ya creada y hasta eliminar una barra de herramienta determinada. Personalizar las Barras de herramientas Para añadir las barras de herramientas. que en nuestro caso serán cada una de las hojas. podemos crear nuestras propias barras de herramientas. 2. seleccionamos la ficha Barras de herramientas Entre otras opciones. Personalizar Personalizar las preferencias de la aplicación en Excel nos va a permitir configurar las barras de herramientas y comandos que proporciona la herramienta que estamos estudiando. recibos. el tamaño predeterminado de la misma y otras opciones de configuración. que un libro puede contener varias hojas. Para poder realizar estas tareas accedemos al Menú Herramientas >> Personalizar . .Modificar el número de hojas del libro Para modificar el número de seleccionaremos la ficha General hojas del libro Vemos por tanto..

. Por último. Luego en la opción Comandos seleccionamos la categoría Macros. Nos centraremos principalmente en los botones de comando y como asignarle nuevas macros. en la ficha Opciones podremos configurar aspectos relativos a la apariencia de las barras de herramienta y de los comandos: iconos más grandes. asignándole nuevas acciones definidas por nosotros mismos. Esta opción nos permite crear nuevos botones de comandos y elementos de menú. seleccionamos la ficha Comandos Podemos decidir qué botones se agregarán o eliminarán de las barras de herramientas. Estas acciones son lo que denominamos macros. e incluso personalizar las barras de menús seleccionando aquellos comandos que formarán parte de nuestro menú personalizado. Personalizar los botones de Comando Para añadir botones de Comando a las barras de herramientas. Basta con arrastrar el elemento Personalizar botón a cualquiera de las barras de herramientas que dispone Excel para crear un nuevo botón de comando. Para poder realizar estas tareas accedemos al Menú Herramientas >> Personalizar.b. mostrar menús completos pasados unos segundos e incluso establecer animaciones de menús. Si obtenemos el menú contextual del botón que acabamos de añadir podremos obtener muchas opciones de personalización de su aspecto visual así como de la acción que realiza una vez se pulse. 3. Los botones de comando y las macros Una de las opciones que nos permiten realizar una personalización más afinada de nuestro entorno de trabajo es el crear nuestros propios botones de comando.

. En nuestro caso nos centraremos en la asignación de macro. o una mostrar mezcla de texto con imágenes.Veamos algunas de las opciones de configuración que se pueden realizar sobre este botón de comando: Nos permite indicar el nombre del botón que acabamos de crear. Asignación acciones de Asignaremos dos tipos de acción. Se realiza desde la opción "Nombre". Una macro puede realizar cualquier acción que nosotros mismos podamos realizar sobre Excel.". Modificar nombre Encontraremos un grupo de opciones Cambiar la imagen a que nos permite cambiar. en otros libros abiertos o incluso en la plantilla de todo documento Excel. Esta opción de menú nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Desde esta ventana podremos seleccionar una de las macros que se hayan definido previamente en nuestro documento. la de apertura de un hipervínculo o la asignación de macro. mediante la opción del menú contextual Asignar macro. Para asignar la macro a nuestro botón solo tendremos que seleccionarlo de la lista que se nos muestra en el cuadro de diálogo Asignar macro y finalmente pulsar el botón aceptar. . Podemos indicar que el botón solo Cambiar el texto a incluirá información de texto. copiar o mostrar incluso modificar el icono que se muestra. Respecto a la creación de nuevas macros veremos un apartado dedicado exclusivamente a ello. De esta forma tendremos nuestro botón predefinido. Veamos un ejemplo el cual crea un botón de comando con una macro definida en nuestro documento que se encarga de seleccionar todas las celdas de un solo paso.

A partir de un libro ya existente: Si ya tenemos un libro que hemos diseñado con anterioridad y lo tenemos guardado en nuestro PC. tanto si lo hemos creado vacío. Existen distintas opciones para crear un libro nuevo. Para abrirlo. Por ejemplo. Plantillas y asistentes Cuando se inicia Excel 2003. Plantillas de Excel: Son libros predefinidos e instalados en Excel que pueden se utilizados para dar formato a nuestros nuevos libros. . pasaremos a utilizarlo como herramienta de trabajo. aparece una pantalla con una serie de opciones a elegir en función de las necesidades del libro que vayamos a crear. Podremos elegir entre varias opciones: Libro en blanco: Se creará un libro vacío. listo para empezar a ser modificado por nosotros. a partir de un libro ya diseñado por nosotros o una plantilla de Excel. como se muestra en las siguientes imágenes: Una vez creado el libro. entonces podremos utilizarlo para crear nuestro nuevo documento.TEMA 8. Para poder realizar estas tareas accedemos al Ver >> Barras de Herramientas >> Panel de Tareas . imaginemos que tenemos un libro ya diseñado por nosotros guardado en nuestro ordenador. Creación de documentos nuevos. lo buscaríamos en nuestras carpetas y seleccionaríamos el documento en cuestión. TRABAJO CON ARCHIVOS 1.

veremos cómo borrar una plantilla. Para poder realizar estas tareas accedemos al menú Ver >> Barras de Herramientas >> Panel de Tareas . Por ejemplo. la buscamos en nuestras carpetas y seleccionamos el documento en cuestión. Modificaremos sus características y la guardaremos como una plantilla nueva. Las plantillas predefinidas de Excel están protegidas. Por último. algunas se encuentran instaladas en la herramienta y muchas otras son asequibles a través de la red de Internet.. tal y como se muestra en las siguientes imágenes: . por ejemplo Amortización de préstamo: El siguiente paso consistiría en modificar la plantilla para que se ajuste a nuestras necesidades. modificación y eliminación de plantillas En este apartado aprenderemos a crear nuestra propia plantilla a partir de una de las plantillas predefinidas en Excel 2003. para desprotegerlas hemos de utilizar la opción Herramientas >>Proteger >> Desproteger Hojas. se nos mostrará una lista con todas las posibles plantillas que podemos utilizar. Para abrirlo. Al seleccionar la opción En mi PC. imaginemos que tenemos una plantilla ya diseñada por nosotros guardado en nuestro ordenador.2.. Vamos a elegir una de ellas. Creación. Creación de una Plantilla Existen muchas plantillas predefinidas para Excel.

Por último. Esta carpeta está localizada en la carpeta de nuestro ordenador.Tanto si hemos abierto una plantilla predefinida en Excel o una de nuestra propia cosecha.. .. Seleccionamos la plantilla que queremos borrar y pulsamos el botón derecho del ratón. La carpeta de guardado que se propone de forma predeterminada es la carpeta Templates. Eliminación de una Plantilla Para eliminar una plantilla. a veces nos surge la necesidad de realizar diversos cambios para adaptarla a nuestras nuevas necesidades. Vamos a personalizar nuestra plantilla: añadiremos el logotipo y el nombre de nuestra empresa. . pero primero tendremos que desprotegerla. En el siguiente punto veremos con más detenimiento cómo realizar estas modificaciones. Para ello. y seleccionamos la opción Plantilla de Excel (*. guardaremos la nueva plantilla. Para poder salvar la plantilla accederemos a Archivo >>Guardar como. Si modificamos la carpeta de almacenamiento indicada no se podrá usar como plantilla. accedemos al menú Herramientas >> Proteger y marcamos la opción Desproteger hoja..xlt). Elegimos la opción Eliminar del submenú que nos aparece en pantalla y aceptamos la opción. Una vez que hayamos configurado la plantilla a nuestro gusto podemos guardarla para poder reutilizarla en un futuro. Modificación de una Plantilla Las plantillas predefinidas en Excel pueden modificarse.. sólo podremos abrirla. de esta forma podremos volver a utilizarla cuando lo creamos oportuno. accedemos al menú Ver >> Barras de Herramientas >> Panel de Tareas.

podemos decidir cuales de las ventanas actuales son visibles o no desde el menú ventana. Se pueden reconocer las ventanas del mismo documento dado que siempre se antepone el nombre del libro. seguido de ":" y el número de ventana. al final. estos modos de visualización nos permitirán estructurar la información de diversas formas: Clonando el contenido en nuevas ventanas del mismo libro Estructurando una hoja de cálculo en diferentes paneles. horizontal. Al realizar este paso repetidas veces vamos acumulando el número de ventanas que muestra la información del mismo libro. Modos de visualización de un libro. a nivel de ventana.3. Ventanas y paneles Vamos a estudiar a continuación los distintos modos de visualización que nos ofrece Excel a la hora de trabajar con los libros. Es decir. a. Uso de ventanas La apertura de nuevas ventanas sobre un mismo libro Excel nos permitirá visualizar simultáneamente distintas zonas del mismo libro. la cual nos muestra dos ventanas del mismo libro en una disposición horizontal tal como aparece en la siguiente imagen. vertical y cascada. la otra ventana cambia al unísono. De esta forma podemos cambiar entre las organizaciones más conocidas en todas las aplicaciones Windows: mosaico. mediante esta opción se vuelve a quedar con sus valores por defecto. permitiendo en cada una de ellas una navegación independiente. En concreto. . Podemos seleccionar cada una de las distintas ventanas en el menú Ventana. Cerrar la vista en paralelo: Cierra este tipo de vista. Reestablecer las posiciones de las ventanas: Si hemos cambiado la disposición de las ventanas. La opción que comúnmente se utiliza al disponer de mas de una ventana del mismo libro es "comparar en paralelo con". Mediante la opción Ventana>Organizar podremos acceder al menú contextual de organización de ventanas que modifica la disposición de estas en pantalla. Para crear una ventana del libro que tenemos actualmente seleccionado hemos de utilizar la opción Nueva ventana dentro del menú Ventana. Finalmente nos quedan las opciones de ocultar y mostrar. También tendremos una barra de herramientas asociada a este tipo de vista que nos permite: Desplazamiento sincrónico: De esta forma al movernos en el scroll de una de las ventanas.

Uso de paneles De la misma forma que hemos podido crear distintas vistas de un mismo libro por medio de las ventanas Excel. a las cuales las denominamos paneles. paneles. Esta opción se puede desactivar mediante la opción de menú Ventana>Inmovilizar paneles. Este tipo de división depende de qué selección se realice sobre el documento. Esto nos permitirá visualizar distintas zonas de una hoja de cálculo extensa simultáneamente. En este caso la opción a utilizar es la de paneles. podemos crear divisiones que afectan solo a la hoja de cálculo que estamos visualizando. de forma que cada una muestre la misma información pero con una navegación independiente.b. Esto divide nuestra hoja de cálculo en 4 zonas diferenciadas. Los paneles se activan desde la opción Ventana>dividir. Estas quedarían de la siguiente forma: . la cual crea un corte horizontal y otro vertical coincidiendo su corte con la celda que habíamos seleccionado en ese preciso instante. Podemos hacer una única división horizontal u vertical si solo tenemos seleccionada la fila o columna por la cual queremos crear la división de los El tamaño de cada uno de estos paneles se puede modificar pulsando con el ratón y arrastrando las guías de división.

Esto se debe a que Excel está utilizando lo que se conoce como Referencias Relativas. a 7 filas más arriba y 4 columnas a la izquierda. las referencias que formen parte de la celda original. E7. en la columna Importe Mano de Obra. a. los precios de los materiales y las horas de dedicación. celda B7. las referencias que contengan serán relativas a esa nueva ubicación. y para la reparación del Capó. celda D7. el resto de cálculos los debería realizar la propia hoja de forma automática. también se modificarán para apuntar a una celda que está 3 filas más abajo y 2 columnas más a la derecha. Referencias absolutas. en este caso 7 filas más arriba y 4 columnas a la izquierda.  Otro modo de interpretar las referencias relativas es pensar en que si en una celda aparece una referencia a otra. Por ejemplo.TEMA 9. Esto lo podemos comprobar en el siguiente ejemplo: Tenemos la siguiente hoja de cálculo que nos va a permitir personalizar facturas de una forma rápida y cómoda: En una hoja como ésta. Celda E7. por el número correspondiente de horas. deberá aparecer el valor resultante de multiplicar los valores de la celda que indica el precio de la mano de obra. . y teniendo activa la celda en cuestión. con lo que si copiamos esta celda en otra ubicación. en la barra de fórmulas queda reflejada la fórmula de la que se obtiene dicho resultado. en la barra de fórmulas comprobaremos que dicha fórmula no es la misma que copiamos de la celda E7. E8 y E9. y que hace que al cambiar de localización. relativas y mixtas En el apartado dedicado a la introducción de datos se realizó una primera aproximación al concepto de las referencias en Excel. Referencias relativas El principal problema al que nos enfrentamos al hacer uso de las referencias es que éstas cambian cuando se colocan en otras localizaciones. por ejemplo. comprobaremos que el resultado obtenido es correcto: Si activamos alguna de las dos celdas en las que hemos realizado el pegado: E8 o E9. Esto se puede interpretar de dos maneras:  Se podría decir que si por ejemplo desplazamos la celda origen 3 filas más abajo y 2 columnas más a la derecha. Obtendríamos: Podemos apreciar que obtenemos el resultado correcto. por ejemplo cuando hacemos un copiar y pegar. USO AVANZADO DE FORMULAS 1. serían datos a introducir cada vez que preparamos una nueva factura. Trataremos ahora este tema con algo más de detalle. todas las referencias que aparecen se modifican en relación al desplazamiento. ésta se encontrará. copiamos la celda E7 y la pegamos (según se ha visto en apartados anteriores) en las dos celdas correspondientes. Si para calcular los importes de la mano de obra en los otros dos conceptos restantes.

aunque también es cierto. Estas situaciones se producirán sobre todo en los casos en que necesitemos hacer uso de las Referencias Absolutas. elementos recibidos del tipo 1 menos los entregados) y la pegamos en las celdas D6. a veces puede suponer un inconveniente. nos hemos desplazado una fila hacia abajo. Si observamos atentamente. con lo que la fórmula original =B5-C5 se convierte en =D12E12. obteniendo: =B6C6. las referencias D9 y D10 son correctas. copiamos la celda D5. En este caso. Podemos comprobar que las fórmulas se adaptan:   Para la que aparece en D6. Si recordamos. es decir cuando necesitemos referenciar a una celda que no queramos que se desplace cuando hagamos. todas las referencias se desplazan una fila hacia abajo. con lo que en la fórmula original =B5-C5. . que contiene la fórmula =B5-C5 (es decir. tendrían que seguir apuntando a la celda que contiene el precio de la mano de obra. al desplazar la celda una y dos filas respectivamente hacía abajo. la fórmula que incluimos en la celda E9 para calcular el importe será =C5*D9. b. Para la celda F12. ha quedado como =C6*D9 y =C7*D10. Existe una forma de decirle a Excel que una referencia quede fija en una celda. pero las que apuntan a C6 y C7 no tendrían que haberse desplazado. que si no nos gastamos el debido cuidado. las referencia contenidas en la fórmula también se desplazan una y dos filas hacia abajo. la celda C5. Veamos esto sobre un ejemplo y como esta situación es solventada por las Referencias Absolutas: Supongamos que disponemos de la misma hoja de cálculo para crear facturas. como hicimos anteriormente: Pues que en este caso no obtendremos el resultado deseado.Veamos un ejemplo: En este caso. F12 y F13. pero con la diferencia de que ahora prescindimos de la columna Precio de Mano de Obra y la sustituimos por una casilla en la que reflejaremos dicho precio: En esta situación. Referencias absolutas El concepto de las referencias relativas nos va a facilitar muchas de las actividades que tendremos que realizar en Excel. Este es el calor correcto. para calcular cada uno de los resultantes. nos desplazamos 7 filas hacia abajo y dos columnas a las derecha. Pero que ocurre si copio esta celda y la pego en las celdas inferiores para calcular el precio de la mano de obra de los otros conceptos. un corta y pega. Para ello delante de la letra de la columna y delante del número de la fila se antepone el símbolo $. nuestra fórmula original era =C5*D8. por ejemplo.

c. ¿Cómo?. multiplicación y división. 2. Referencias mixtas Las referencias mixtas son aquellas que mantienen fija la columna y relativa la fila.00.. será igualmente aplicable cuando tratemos más adelante el tema de las funciones. Escribir la fórmula que queremos introducir. Escribir el signo = 3. el asterisco es el símbolo de la multiplicación) . en dólares. 1.90. mientras que la D8 será relativa a la localización en la que estemos.En nuestro caso. Funciones de Excel Fórmulas sencillas Las fórmulas más sencillas que podemos crear en Excel son las operaciones aritméticas de suma. resta.  Con el valor de la acción. Se trata de una hoja que nos informaría como evoluciona una inversión. la referencia a la celda C5 permanecerá inamovible. =9-8 (resta) c. del valor de nuestra inversión. =6*5 (multiplicación. Ponemos cuatro ejemplos que corresponden a cada operación aritmética que hemos citado: a. Cada celda de la tabla contendrá el resultado..95. ocurre igual: fijamos la referencia a la fila y hacemos relativa la columna. y se obtiene mediante la siguiente expresión: =(Nº acciones) * (Valor de la acción en €) * (relación de cambio $/€) La fórmula empleada para ello en la celda C8 será: =$E$4*$B8*C$7  Creamos una referencia Absoluta al número de acciones. valor en euros del dólar y precio de cada acción. Todo esto que acabamos de ver sobre las referencias.. Para insertar una fórmula de este tipo en Excel. C$7. Seleccionar la celda en la que queremos introducir la fórmula 2. =4+5 (suma) b. hemos de seguir los siguientes pasos: 1. Tenemos tres variables: el número de acciones. 0. o viceversa. y para ello delante del número de fila no colocamos nada (referencia relativa a la fila). Esto se consigue en $B8. en Excel. con el símbolo $ delante de la B (referencia absoluta a la columna). Veamos un ejemplo en el que sería necesario hacer uso de referencia mixtas. la fórmula que tendríamos que colocar en la celda E8 sería =$C$5*D8 Al copiar y pegar esta fórmula en otras celdas. tenemos que dejar fijo ese valor y no desplazarnos de columna.  Creamos una referencia mixta al precio del dólar ya que: al movernos hacia la derecha. Pero tenemos que permitir el desplazarnos hacia abajo para ir cogiendo los sucesivos valores 0. Las referencias resultarán muy útiles cuando queramos realizar operaciones repetidas en rangos de celda diferentes.

. parametro3. si en la celda C22 quisiéramos colocar la suma de la columna. creando las nuestras sin la ayuda de ningún asistente. Existen muchos tipos de funciones predefinidos en Excel. Aceptar con el INTRO Estas fórmulas las podemos hacer introduciendo directamente los números que queremos calcular o mediante referencias a otras celdas a. propondrá el rango de celdas a sumar. Vemos en la imagen como Excel intuye esta operación. En el caso que exponemos a continuación. vamos a complicar un poco el tema de las fórmulas. podríamos ir repitiendo el proceso anterior en cada una de ellas. de forma que sigue la siguiente estructura: nombreFuncion(parametro1. Se puede acceder a ellos desde el cuadro de diálogo Buscar función al cual accedemos pulsando el botón Fx de la barra de fórmulas: Función Suma La suma es una de las operaciones más utilizadas en una hoja de cálculo. directamente podríamos activar esa celda y pulsar el botón de autosuma. en Excel. resta. es más inmediato seleccionar rango que abarca a todas las columnas y luego el botón autosuma.. Una función de Excel es un proceso de cálculo predefinido en el sistema que permite hacer operaciones mas avanzadas que las de suma. seleccionando las celdas en las que quisiéramos colocar los resultados y seguidamente pulsar el botón autosuma. la barra invertida / es el símbolo de la división) 4.. No obstante. La función devuelve siempre un resultado frente a unos parámetros de entrada. Excel automáticamente colocará en cada una de las celdas el valor de la suma de las que se encuentran en la parte superior de cada columna: Ahora que ya hemos visto como realizar la AUTOSUMA. parametro2. Si en nuestro caso quisiéramos realizar la autosuma en varias columnas.. =9/3 (división. multiplicación división o conjunto de estas. Excel observará la distribución de los datos. con lo que Excel calcula los totales de forma automática y los sitúa en la celda correspondiente de la fila inmediatamente inferior. Por ello Excel dispone de un botón en la barra de herramientas que directamente permite realizar la suma de un conjunto de celdas. También se podría haber hecho esto. Funciones De la misma forma que con las formulas sencillas podemos hacer uso de las funciones de Excel. y en función de ésta.) Los parámetros y el nombre de la función dependerán de la naturaleza de esta.d.

la fórmula a utilizar será la siguiente. Con el icono Autosuma    Seleccionar el rango de celdas en las que queremos realizar los cálculos anteriores Pinchar la flecha que aparece al lado del icono y aparece un listado con estas fórmulas Seleccionar la que más nos convenga e INTRO 2. mínimo. por ejemplo: =PROMEDIO(IF(A2:A7<>0. el mínimo."")) La operación Suma es la más frecuente y fácil de utilizar. Por ejemplo: PROMEDIO(B1:B7) Mínimo: MIN(rango de celdas)    Máximo: MAX(rango de celdas) Contar: CONTAR(rango de celdas) Hemos de tener en cuenta que Excel contabiliza aquellas celdas vacías como si tuvieran valor 0 cosa que va influir en los cálculos anteriores. el máximo o contar cuántos números tenemos en una misma fila o columna podemos realizarlo de dos maneras posibles: utilizando el icono autosuma o bien escribiendo directamente la fórmula en la barra de fórmulas. 1. Escribiendo la fórmula directamente en la barra de fórmulas  Promedio: PROMEDIO(rango de celdas a las que queremos aplicar esta fórmula). máximo y contar Para calcular el promedio.b. Para que Excel no los tenga en cuenta. . Funciones promedio. A2:A7. Excel proporciona muchas más funciones.

por ejemplo Mano de obra pasará a ser Mano_de_obra. Puede que alguna de ellas aparezca en gris. Si deseamos otro nombre. C8. el nombre definido tan sólo sería accesible desde la propia hoja en la que se ha creado. Acudimos al menú Insertar y seleccionamos el comando Nombre. tras lo cual nos aparecerá un cuadro como el siguiente: Si la celda que se encuentra a la izquierda o encima de la seleccionada tiene algún texto. Tras esto tan sólo tendríamos que pulsar en agregar. valores constantes o fórmulas. . Estudiaremos estos conceptos con la ayuda de un ejemplo. sólo estarán disponibles en la hoja de cálculo en la que han sido definidos. que a todos los efectos serán como referencias absolutas. En el cuadro central irán apareciendo todos los nombres que se vayan definiendo.3. Vamos a proceder a definir un nombre para la celda en la que se encuentra el valor del IVA. Para ello activamos en primer lugar esa celda. Así mismo podrán ser utilizados para identificar matrices. Eso lo podemos apreciar en el cuadro anterior en la sección "Se refiere a:" en la que podemos apreciar: =Hoja1!$C$8 que especifica la hoja concreta en la que se encuentra la celda C8 (podemos apreciar los signos $ que indican que ésta aparece referenciada absolutamente) Si únicamente quisiéramos disponer de una referencia local. al definir un nombre. Nombres globales y nombres locales Los nombres globales son aquellos que se refieren a todo el Libro y los nombres locales. podemos borrar el que aparece y en su lugar colocar el que nos interese. Si el texto contiene varias palabras separadas por espacios. Si el nombre sugerido por Excel es el que deseamos agregar haremos un clic en el botón Agregar. De entre estas opciones seleccionamos Definir. Podrán ser utilizados dentro fórmulas o funciones para hacer referencias a celdas. eso quiere decir que en este momento no están disponibles. Crear y Aplicar. lo hace globalmente para todo el libro. Rangos con nombre Definir nombres Los nombres se van a utilizar para identificar celdas o grupos de celdas en la hoja de cálculo. Excel por defecto. éste será sugerido como nombre en este cuadro de diálogo. en el segundo desplegable aparecen las posibles opciones: Definir. Todo esto nos facilitará en gran medida el uso y diseño de hojas de cálculo. Pegar. deberíamos eliminar el identificador del nombre de la hoja quedando: =!$C$8 De este último modo. Excel las unirá con signos de subrayado.

Se pueden usar los nombres en las funciones. Recordemos que para seleccionar más de un elemento.Pegar nombres Una vez tenemos definido un nombre. En ciertas ocasiones puede que deseemos definir nombres para celdas a las cuales ya estamos realizando referencias. y en la ventana que nos muestra la relación de nombres definidos en la hoja seleccionamos el que nos interese y pulsamos Aceptar Otra forma de hacer esto mismo sería. En nuestro ejemplo. cuando llegue el momento de referenciar a la celda en cuestión. Una solución sería definir el nombre y luego ir buscando las celdas en las que se encuentra la referencia y cambiarla por el nombre definido. para ello. podemos pasar a utilizarlo. a la izquierda de las barra de fórmulas tenemos la casilla de referencia. seleccionaremos toda la hoja. y un cuadro nos mostrará los nombres que queremos aplicar y que sustituirán a las referencias que se encuentren hasta ese momento. Posteriormente. seleccionándose de este modo la celda en cuestión. debemos mantener pulsada la tecla <Control> mientras que con el ratón realizamos la selección. teclear directamente el nombre asociado a la celda a la que queremos referenciar. y que podemos seleccionar en cualquier momento. si en primer lugar definimos los nombres para el IVA y para Mano_de_obra posteriormente decidiéramos hacer la sustitución en la hoja de cálculo. que posee un desplegable en el que aparecerán todos los nombres definidos en la hoja. Para ello tan sólo debemos seleccionar los que nos interesen y pulsar el botón aceptar. Por ejemplo Así mismo. tan sólo tendremos que seleccionar la zona o las zonas de la hoja en las que hayamos utilizado referencias a la celda que acabamos de nombrar. Aplicar nombres a celdas referenciadas. obtendríamos Podemos aplicar más de un nombre a la vez. En caso de desconocerlo. una vez que hayamos definido éstos. para facilitarnos más el trabajo. Excel permite reemplazar todas las referencias a celdas por los nombres. Seleccionaremos la opción Aplicar. Podremos reemplazar nombres de celdas por sus referencias. utilizamos el comando Nombre >> Pegar del menú Insertar. . Para ello. Para evitarnos todo esto.

Funciones de búsqueda y condicionales Funciones condicionales La función condicional por excelencia es la función SI.. Veamos un ejemplo.acción a realizar si al menos una condición se cumple.cond2.acción si VERDADERO. para que sea más claro. acción a realizar si al menos una de las condiciones no se cumple) Si al menos una de las condiciones es verdad: =SI(O(cond1.. El resultado debe ser el siguiente: .."inferior a 100") y sucesivamente en las siguientes filas cambiando las referencias. SI(cond3. podemos especificar o que no aparezca ningún valor o un mensaje que nosotros establecemos en la misma fórmula.condn)..acción si VERDADERO."superior a 100". Existen 3 tipos de sentencias condicionales:    Si deben cumplirse varias condiciones en el tiempo: =SI(Y(cond1..4. Si el número es superior. si queremos calcular una suma dentro de un rango de celdas siempre y cuando esta suma de menor o igual de 100. La función SI La función SI se utiliza siempre y cuando necesitemos un resultado condicionado por unas características que debemos marcar.cond2..acción a realizar si se cumplen las n condiciones. SI(cond2.. acción a realizar si no se cumple ninguna condición) Si hay varias condiciones anidadas: =SI(cond1. Imaginaos que queremos establecer una función SI en la siguiente hoja de cálculo: La condición que queremos es que si el número que hay en la celda es superior a 100 aparezca el texto “superior a 100” mientras que si el número es inferior a 100 aparezca “inferior a 100” La función será la siguiente: =SI(A1>100. acción si FALSO))) Por ejemplo. acción si VERDADERO.condn). En este punto vamos a estudiar el formato de esta función y cómo trabajar con ella..

a. Funciones de búsqueda
A continuación se presenta una tabla en la que se recoge una lista con la mayoría de las funciones de búsqueda que nos
proporciona Excel, mostrando su sintaxis y ofreciendo una breve descripción de su funcionalidad.
Categoría

Sintaxis

Descripción

AREAS(ref)

Devuelve el número de áreas de una
referencia. Un área es un rango de celdas
contiguas o una celda única.

BUSCAR(...)

Devuelve valores de un rango de una columna
o una fila o desde una matriz.

Búsqueda y
referencia

Busca en la primera fila de una tabla o matriz
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar:en;indicador_filas;ordenado
de valores y devuelve el valor en la misma
)
columna desde una fila especificada.

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;...)

Busca un valor en la columna a la izquierda de
una tabla y devuelve un valor en la misma fila
desde una columna especificada. De forma
predeterminada, la tabla se ordena de forma
ascendente.

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posición relativa de un elemento
en una matriz, que coincide con un valor dado
en un orden especificado.

COLUMNA(ref)

Devuelve el número de columna de una
referencia.

COLUMNAS(matriz)

Devuelve el número de columnas en una matriz
o referencia.

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)

Devuelve una referencia a un rango que es un
número especificado de filas y columnas de
una celda o rango de celdas.

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)

Crea una referencia en celda en forma de texto
una vez especificados los números de fila y
columna.

ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...)

Elige un valor o una acción de una lista de
valores a partir de un número de índice.

FILA(ref)

Devuelve el número de fila de una referencia.

FILAS(matriz)

Devuelve el número de filas de una referencia
o matriz.

HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)

Crea un acceso directo o salto que abre un
documento guardado en el disco duro, en un
servidor de red o en Internet.

INDICE(...)

Devuelve un valor o la referencia a un valor de
una tabla o rango.

INDIRECTO(ref;a1)

Devuelve una referencia especificada por un
valor de texto.

TRANSPONER(matriz)

Devuelve un rango vertical de celdas como un
rango horizontal, o viceversa.

La función SI es la función condicional más usada.

b. Formatos condicionales
El formato condicional permite dar formato a las celdas de forma dinámica, es decir, que el formato no se aplicará hasta
que se cumplan unas condiciones. La ventaja de este proceso es que la verificación del cumplimiento de las condiciones se
lleva a cabo en el tiempo de ejecución.
Para poder realizar estas tareas accedemos al Menú Herramientas >> Opciones .

En la ventana de diálogo del formato condicional encontraremos los siguientes elementos:

Valor de referencia: En esta casilla se indica de donde se quiere tomar el valor que se ha de cumplir en la
condición.

Condición: Es el valor que debe cumplir el punto anterior. Si en la casilla Valor seleccionamos la opción Fórmula,
Excel entiende que la condición en igual a; si por el contrario, el dato se obtiene de la propia celda, entonces
tendremos todas las combinaciones que seamos capaces de generar.


Valor objetivo: Es el valor que dispara la acción. Puede ser un rango de valores.
Formato: Aspecto que presentará la celda que cumpla la condición.

Si seleccionamos un rango de celdas antes de establecer el formato condicional, estaremos aplicando dicho formato a todas
las celdas que forman parte de ese rango.
El botón Agregar nos permite aplicar más de un formato
condicional a la misma celda o al rango de celdas que hemos
seleccionado.

El formato condicional permite aplicarle un formato
dinámico a una o a un rango de celdas.

5. Auditar una hoja de cálculo. Búsqueda y corrección de errores
Excel posee un sistema de ayuda que nos avisará en el caso de que hubiera algún error en la sintaxis de la función.
En el caso de que el error fuese muy claramente identificable, Excel puede localizarlo y proponernos una posible solución.
En este caso nos presentará un
cuadro como el siguiente:
Existe, por eso, un pequeño
listado de errores de los cuáles
Excel nos ofrece información
para solucionarlos.

Probablemente si nos aparece el siguiente símbolo significará que:







#¡Valor!: significa que algún valor no es adecuado para realizar esa función. Por ejemplo, uno de los valores es de
tipo texto.
#¡DIV/0!: no podemos realizar una división entre el valor 0 o entre una celda de valor vacío.
#¿NOMBRE?: probablemente tengamos algún error de sintaxis de la fórmula. Debemos repasarla por si hay algún
espacio, nos hemos dejado alguna comilla o algo por el estilo.
#¡N/A!: hemos mal formulado la función búsqueda.
#¡REF!: en la fórmula, hemos especificado una referencia a una celda, columna o fila, que probablemente ya no
exista.
#¡NUM!: en la fórmula, el número al que hace referencia no da una expresión matemática lógica o bien intenta
calcular un número muy grande.
#¡NULO!: significa que en algún momento de la fórmula hacemos referencia a un conjunto de celdas que no existe.
En la mayoría de ocasiones, los errores que
aparecen son éstos.
Pero en otras ocasiones, no es tan fácil intuir el
posible error, con lo que Excel no nos ofrece
ninguna posible solución, y nos mostrará un cuadro
como el siguiente:

Excel es capaz de detectar errores al utilizar la fórmula.

Partiendo de una lista origen como la que se muestra en la imagen inferior. También veremos distintos métodos de añadir información. se abrirá un cuadro de diálogo como el siguiente: Podemos observar como este cuadro está compuesto de tres listas desplegables nombradas con los textos: "Ordenar por". Ordenación de listas La ordenación es una de las primeras operaciones que debemos conocer cuando se trabaja con un listado de valores.TEMA 10. Para cada una de las listas podemos seleccionar el nombre de un campo de nuestro listado y marcar si deseamos ordenar los valores de modo ascendente o descendente. "Luego por" y "Luego por". La zona inferior nos permite indicar si nuestra lista contiene una fila con en el encabezamiento de cada una de las columnas.Datos . podremos seleccionar esta herramienta eligiendo el elemento: Barra de Herramientas . que se encontraba en el cuadro de diálogo anterior. 1. Al seleccionar esta operación.. bien desde la incorporación de formularios de datos así como a la importación de la información desde otros sistemas y bases de datos. hemos decidido ordenar los datos de modo que aparezcan más arriba las filas que tengan en la columna Curso valores más pequeños.. Siguiendo con nuestro ejemplo. Posteriormente los datos se volverán a ordenar dependiendo del contenido que tengan en la columna alumnos. el criterio de mayor y menor lo marca el abecedario. Tras realizar estas modificaciones el resultado será el siguiente: Podemos realizar una ordenación más detallada haciendo uso de las opciones avanzadas que aparecen al pulsar sobre el botón Opciones . Para el caso de campos con contenido texto. ordenándola. agrupándola. ..Ordenar.LISTAS Y BASES DE DATOS EN EXCEL Estudiaremos las herramientas que incorpora Excel destinadas a la manipulación de la información. filtrándola e incluso calculando totales sobre subconjuntos de estos.

Autoesquema.  Si queremos que la hoja nos muestre el mínimo nivel de detalle. De esta manera no podremos realizar ordenaciones avanzadas pero suele ser muy práctico en muchas ocasiones. Para ello simplemente debemos seleccionar una columna y pulsar sobre uno de estos botones.Configuración. y al final de la misma explicaremos brevemente el modo de creación manual.Agrupar y esquemas - Como vimos más arriba. Durante esta unidad crearemos un esquema automáticamente. abriendo y cerrando detalles respectivamente. podemos seguir los siguientes pasos: Mostrar u Ocultar detalle. son resumen de las filas que tiene a la izquierda. Con esto las filas que contengan el valor ene quedarán sobre las que tengan abr. Grupos y esquemas Con los esquemas podemos cambiar el aspecto de nuestra hoja de cálculo. Nosotros usaremos el siguiente ejemplo: Las celdas que tienen un color de relleno naranja son resumen. la hoja con el menor detalle posible sería:  Ahora bien. podemos ir usando el resto de números que nos aparecen.Agrupar y esquema . Si lo que queremos es más nivel de detalle. . Esto mismo también lo podemos hacer seleccionando una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u ocultar. Existen dos modos para crear un esquema: de manera automática o manual. Para nuestro ejemplo. Pulsando este elemento se abre la ventana siguiente: . pulsaremos sobre el número 1 que encontramos en la parte superior izquierda de nuestro ejemplo. Nuestra hoja quedará con el siguiente aspecto: Todo esquema contiene una serie de niveles. siempre que el listado original contenga elementos de dicha lista personalizada. Para manejarse por estos niveles. podremos utilizar esta opción cuando queremos ordenar el listado en función a una columna Mes que contiene los valores de alguna lista predefinida. Por ejemplo. Por el contrario. Para crear un esquema automáticamente a partir de este ejemplo solo tenemos que seleccionar una celda perteneciente a nuestra tabla y pulsar en Datos Agrupar y esquemas . que coinciden con la cantidad de detalles de nuestra tabla. en concreto son el promedio. las celdas con relleno amarillo.Configuración. mostrando la información más o menos detallada. si lo que queremos es manejarnos en un mismo nivel. (como máximo 8). Esta configuración de celdas resumen y celdas detalle se puede modificar desde: Datos . esto no sería posible con el criterio normal. Esto tendrá sentido y efecto. Esto nos sirve tanto para filas como para columnas. y ejecutar Datos .Agrupar y esquema . nos encontramos con un parámetro que nos permite ordenar los datos de nuestra lista atendiendo a los valores de la lista personalizada que seleccionemos. podemos configurar el modo en que Excel reconoce las celdas detalle pertenecientes a una celda resumen desde Datos . Para crear un esquema de modo automático tenemos que tener en cuenta que nuestra tabla debe contener celdas con fórmulas que sean resumen de filas situadas a la izquierda o bien de columnas situadas por debajo . de las tres que tienen justo debajo. podremos hacer uso de los recuadros y .En este nuevo cuadro. De modo rápido también podemos ordenar la lista haciendo uso de los botones 2. que nos sirven para contraer o expandir nuestra hoja.

Pulsar sobre elemento Datos . Estos formularios son una alternativa a la introducción... Veamos un ejemplo de lo visto hasta el momento.Agrupar.  La casilla activaremos estilos de esquema que se aplicarán automáticamente al crear el esquema. simplemente debemos escribir en su área de texto el nuevo valor y automáticamente se modifica en nuestra lista.Agrupar y esquemas . Desactivaremos la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle. vamos a ver como se crea un esquema de modo manual.. basta con seleccionar el comando Datos . . 3. si las filas de resumen están por encima de las filas de detalle. como ya veremos en la siguiente unidad.Datos . Cada uno de los títulos de estos campos de texto corresponden con las etiquetas de cada una de las columnas de nuestro listado.  Si las columnas de resumen están a la izquierda de las columnas de detalle. seleccionaremos las filas o columnas con la información detallada y elegimos el elemento Datos .. Restaurar. desactivaremos la casilla de columnas resumen a la derecha del detalle. para ello pulsa el siguiente enlace: Cuando tenemos detalles ocultos en un esquema. Estilos automáticos la si se desea establecer Para borrar un esquema previamente creado. Para agrupar un conjunto de filas o columnas en un nuevo nivel de esquema debemos seguir los siguientes pasos:   Seleccionaremos las filas o columnas que queremos agrupar debajo o a la izquierda de la fila o columna resumen.Desagrupar. en los campos de texto nos aparecen los datos de la primera fila de nuestro listado. Alumnos. que se suele usar cuando Excel no comprende la organización de los datos. Podemos observar como el cuadro está compuesto por una serie de botones (Nuevo. Para realizar estas operaciones debemos abrir el cuadro de diálogo siguiente pulsando el sobre el elemento: Barra de herramientas . Provincia). Mes. Año.. pero en distintos niveles. Esto es bastante interesante cuando se combina con gráficos. Si queremos modificar la información de alguno de los campos.Borrar esquema. Formularios de datos Estudiaremos el funcionamiento de los formularios para listas que ofrece Excel. Por último.Agrupar y esquemas . Eliminar. Tutor. Para eliminar un nivel de esquema.) y una serie de campos de texto (Curso. Buscar anterior. Cuando se abre esta herramienta.Formularios. eliminación y modificación manual de la información de la lista.Agrupar y esquemas . la hoja contiene la misma información.

Restaurar: Al abrir el formulario este botón aparece desactivado. Cuando utilizamos subtotales. Posteriormente elegimos la operación que queremos aplicar a los datos. Buscar anterior: Retrocederá por la lista mostrando el registro anterior cada vez que pulsemos el botón. abriéndose el siguiente cuadro de diálogo:   Lo primero que debemos hacer es indicar en el campo "Para cada cambio en:" cual es la columna por la cual se hará la agrupación principal. 4. será muy útil hacer uso de la herramienta Subtotales. 2. 5. Debemos tener en cuenta que estos cálculos no modifican la información original. * equivale con cualquier carácter un número no determinado de veces. además de realizar la operación indicada. en nuestro ejemplo seleccionaremos Suma. Si al insertar un nuevo registro usando el formulario. pulsaremos este botón para restaurar a los valores iniciales. El uso de formularios suele ser muy útil cuando se trabaja con listados de gran tamaño. <> (distinto). nuestra lista no se verá afectada. se mostrará el registro siguiente cuando se pulse el botón. Para seleccionar esta herramienta elegimos el elemento: Barra de Herramientas .Datos . Subtotales Cuando disponemos de listas cuyos valores contienen datos de tipo numérico. < (menor). 3.Subtotales. permitiendo búsquedas de registros más rápidas y una inserción y modificación de los datos más cómoda. Cerrar: Pulsaremos sobre este botón cuando terminemos con los cambios. Nuevo: Este botón nos permite insertar nuevos registros a nuestra lista. . Su estado cambia cuando realizamos modificaciones en un campo. Para ello deberemos rellenar los campos de la parte izquierda y pulsar la tecla Intro. que provocarán el filtrado de nuestra lista. Si no estamos conformes con las modificaciones realizadas sobre nuestro listado. dejamos todos los campos en blanco. 6.A continuación veremos una descripción de cada uno de los botones que contiene un formulario: 1. Para nuestro caso seleccionaremos Tutor. = (igual). Buscar siguiente: En este caso. los datos se presentan de forma esquematizada. Al pulsar este botón. >= (mayor o igual). <= (menor o igual). Esta función permite calcular cantidades en función de los datos de nuestra lista. Eliminar: Realiza la eliminación de la fila correspondiente al registro seleccionado en el formulario. ? equivale con un sólo carácter en esa posición. Para colocar estas condiciones deberemos hacer uso de los operadores adecuados: Operadores de comparación Caracteres comodín 7. ya que deseamos mostrar la Suma de alumnos para cada tutor. 4. Criterios: Usaremos este botón para realizar búsquedas en nuestro listado. > (mayor). el cuadro de diálogo muestra el siguiente aspecto: Ahora en los cuadros de texto deberemos insertar las condiciones de búsqueda.

. marcamos el campo que contiene los datos a sumar. Por último. la columna alumnos. En nuestro caso.

Las tres casillas de verificación están relacionadas con la presentación de los datos:


Reemplazar subtotales actuales: sustituye los datos que se hayan generado con operaciones anteriores.

Resumen debajo de los datos: Para que los subtotales se muestren en la parte inferior de los datos en los que se
basa.

Salto de página entre grupos: Si marcamos esta casilla e imprimimos el archivo, se usará una hoja para representar
las filas y el subtotal asociado con ellas. Recomendado para grupos de gran tamaño.

Para nuestro ejemplo, el cuadro de diálogo anterior quedará configurado de la
siguiente manera:

Y
el

resultado de dicha función es:

El resultado obtenido es completamente
correcto, pero la información se presenta de un modo un tanto confuso. Esto se puede evitar si realizamos una ordenación
previa de la información. Aplicaremos a nuestro ejemplo una combinación entre ordenación y subtotales, siguiendo los
siguientes pasos:


Si lo que pretendemos es agrupar los datos
atendiendo al campo Tutor, ordenaremos la lista
en función a esta columna.
Posteriormente aplicaremos el cálculo de
subtotales tal y como se comentó anteriormente,
obteniendo el siguiente resultado:

Vemos como se ha creado un esquema, que contiene un
grupo por cada tutor. Para cada uno de los grupos aparece
en la parte inferior el total correspondiente a la suma de
alumnos.

Como se comentó anteriormente, en los ejemplos
realizados en esta unidad, podemos comprobar como
haciendo uso de Subtotales, además de realizarse
cálculos sobre los datos, éstos aparecen de forma
esquematizada.

5. Filtros. Autofiltros y filtros avanzados
El uso de filtros nos permite obtener, a partir de un listado de datos, un subconjunto de los mismos . Las filas
mostradas deben cumplir unos determinados criterios, y el resto quedarán ocultas.
Para realizar cualquier tipo de filtro, cada columna debe tener un rótulo. Podemos aplicar dos tipos de filtros: Autofiltro o
Filtro Avanzado.
Para comprender el uso de esta herramienta, usaremos el
siguiente listado como base de nuestro ejemplo:
Autofiltro: Es la manera más rápida y sencilla de filtrar
nuestra tabla, usando criterios simples. Para aplicarle este
tipo de filtro, seleccionamos cualquier celda perteneciente al
listado, y pulsamos sobre el elemento: Datos - Filtro Autofiltro. Una vez hecho esto, nuestro ejemplo queda así:

Vemos como para cada rótulo de columna aparece una flecha
de autofiltro
. Al pulsar sobre este objeto se abre un
menú desplegable con los posibles criterios de ordenación.
Entre estos criterios encontramos:
1.- Orden ascendente y descendente: Estas dos opciones
reorganizan los rangos. Por ello, esto no corresponde con un filtrado. La diferencia es que éste último se encarga de ocultar
las filas que no se quieren mostrar y el primero las muestra todas siguiendo un orden.
2.- Los valores que contiene dicha columna: En nuestro caso, para la columna Cursos, aparecen: MS Access 2003, MS
Excel 2003, MS PowerPoint 2003 y MS Word 2003 Avanzado. Esto ocurre con las demás columnas. Al pulsar sobre uno de
ellos, por ejemplo MS Excel 2003, nuestra tabla ocultará todos los datos que no cumplan con ese criterio, quedando la tabla
así:

Vemos que la flecha
perteneciente a Curso
aparece en azul, lo
que indica, que el
criterio de filtrado se
ha usado en esa
columna.

3.- Todas: Al pulsar sobre este elemento desaparecerá el filtro que estuviera asociado a esa columna. Pasándolo a nuestro
ejemplo, que mostraba las filas relacionadas con los cursos de Excel, si ahora pulsamos sobre (Todas), volverá a mostrar los
datos relacionados con todos los cursos.
4.- Diez mejores...: Este criterio podrá aplicarse sólo a columnas con valores numéricos, debido a que esta opción nos
mostrará el número de filas cuyos valores correspondientes a la columna por la que estamos realizando el filtro se encuentre
entre el rango que indicaremos en la ventana que se abre al pulsar sobre este elemento.

Para comprender esta definición echaremos mano de nuestro ejemplo. Pulsaremos sobre la flecha de autofiltro
correspondiente al rótulo Alumnos y elegiremos la opción (Diez mejores...). Hecho esto nos aparecerá la siguiente ventana:

Vamos a mostrar las 6 filas con mayor número de alumnos. Para ello configuraremos la ventana que nos aparecía con los
siguientes valores:

En el primer campo hay que indicar si queremos ver los valores superiores e inferiores. En nuestro caso
marcaremos superiores.

El siguiente campo sirve para indicar el número de elementos que se desea visualizar. Como queríamos los 6 más
elevados, seleccionaremos un 6.

Por último, el tercer campo sirve para señalar si el número indica elementos o tanto por ciento. Nosotros elegimos
elementos.

Cuando terminemos de seleccionar estos valores pulsamos sobre Aceptar, y nuestro listado quedará con el siguiente aspecto:

En el ejemplo se observa que los
dos
valores
más
elevados
corresponden con una cantidad
de alumnos igual a 26. El
siguiente valor más alto es 25, y
por eso nos aparecen 5 cursos
con dicha cantidad de alumnos.
Nosotros buscábamos los 6 cursos con más alumnos, pero al coincidir 5 cursos con el valor 25, Excel no puede ocultar
ninguno de éstos.
Si por el contrario hubiéramos
decidido que nos mostrara los 4
cursos con menor número de
alumnos, la tabla mostraría sólo
4 filas, ya que, no existen más
valores repetidos para la columna
Alumnos:
4.- Personalizar...: Este elemento nos da la posibilidad de usar un criterio algo más personalizado. Al pulsar sobre el, se
abre el siguiente cuadro de diálogo:
Con esta ventana podemos combinar varios criterios, para
ello completaremos los diversos campos que ésta nos
presenta:




El menú desplegable de la parte superior izquierda
nos permite seleccionar un operador: es igual a, no
es igual a, es mayor que,....
El elemento que se encuentra justo a su derecha,
sirve para seleccionar entradas de esa columna.
Se puede seleccionar filas que cumplan ambos
criterios Y, o que cumplan uno de ellos O.

Podemos usar los caracteres "?" y "*" según se indica en la ventana.

. Ahora pulsamos sobre Filtro avanzado.  Rango de criterios: Especificaremos el rango de celda donde está situado el rótulo y la condición de búsqueda. seleccionaremos toda la lista.. desapareciendo de esta manera cualquier tipo de filtro que tuviera asociado el listado. Para ello pulsamos sobre el botón contraer diálogo . Así pues.: El listado será filtrado mediante criterios más complejos.Filtro avanzado. cuyo nombre debe coincidir con los de nuestro listado. Excel seleccionará las filas que cumplan todas las condiciones.Filtro . Filtro avanzado. Continuaremos nuestro ejemplo marcando la opción Copiar a otro lugar. la imagen superior muestra los campos rellenados de manera que se filtren los tutores cuyo nombre comience por " J " y terminen en " n ". También podemos marcar el listado antes de abrir esta ventana. Para nuestro ejemplo. y seleccionaremos dichas celdas. Estos criterios se pueden combinar para dar lugar a condiciones que utilizan más de una entrada en una o más filas. Esta opción no mostrará listas desplegables como lo hacía el autofiltro. Si las condiciones de Rango se escriben en dos o más filas. que se encuentra en Datos . para obtener nuestro subconjunto de datos deseado.Mostrar todo.Filtro . Excel visualiza las filas que cumplan algunas de las condiciones especificadas en el rango de criterios.  Rango de la lista: Aquí elegimos las celdas que van a pasar por nuestro filtro.  Copiar a: Indicaremos donde queremos que nos sitúe el listado filtrado. Un rango de criterios será un grupo de celdas formado por una fila de rótulos de criterios y al menos una fila para especificar las condiciones de filtrado. Para nuestro ejemplo usaremos el Rango de criterios siguiente: La primera fila muestra los rótulos del rango. o por el contrario copiarlo en otra posición pero siempre dentro de la misma hoja. Terminaremos nuestro ejemplo pulsando Aceptar y aparecerá en nuestra hoja una nueva tabla que corresponde a los cursos impartidos en el año 2006 y en la provincia de Jaén: Hay que tener en cuenta que si usamos un Rango de criterios con dos o más entradas en la misma fila. por nuestro filtro sólo pasará el tutor Juan Antonio Roldán. Nos aparece un cuadro de diálogo como el siguiente:  En la parte superior (Acción) podremos elegir si queremos filtrar nuestro listado dejándolo donde se encuentra. apareciendo ya escrito el campo de texto. sino que hace uso del concepto Rango.. Por último. como se muestra en la siguiente ilustración: Siempre podremos combinar criterios de filtrado en diferentes columnas. podremos volver a mostrar todas las filas pulsando en Datos .A modo de ejemplo. Nosotros marcaremos las celdas donde se encuentra nuestro Rango de criterios. En la segunda se muestra la condición de criterio.

Los botones Examinar y Opciones nos ayudan a configurar algunos aspectos del origen de datos. dejaremos activada la casilla de verificación para hacer uso del asistente. Para seleccionar la fuente de datos. que se muestra justo debajo: Una vez encontrada y seleccionada la base de datos.. podremos realizar las siguientes acciones: Avanzadas: Al pulsar este botón se abrirá un cuadro de diálogo que permite configurar opciones de autorización y acceso a la base de datos... Opciones>>: Nos permite modificar parámetros como tiempo de espera de página. Cuando realizamos doble clic sobre <Nuevo origen de datos>. 6.. Desde este cuadro . aparece el siguiente cuadro: En el primer campo que aparece introduciremos el nombre que le queremos dar a nuestra fuente de datos. Vamos a dividir este procedimiento en dos partes: primero veremos como elegir una fuente de datos. A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Desde esta ventana crearemos un nuevo origen de datos. mostrándose en pantalla el siguiente cuadro: Haciendo uso de los botones que contiene este cuadro de diálogo.En esta unidad hemos visto lo sencillo y rápido que resulta obtener un subconjunto de valores. Para ello pulsaremos sobre el elemento <Nuevo origen de datos>. Para ello haremos uso de la ventana que aparece al pulsar sobre este botón. posteriormente marcaremos el tipo de base de datos con el que vamos a trabajar. pulsamos Aceptar. Compactar: Si vemos que la velocidad de acceso a nuestra base de datos es muy lenta. vamos a seguir un ejemplo en el cual se pretende acceder a la información contenida en un base de datos de Access desde nuestra hoja de cálculo. Por último. Crear: Con este botón crearemos una nueva base de datos vacía..Nueva consulta de bases de datos . acceso exclusivo y acceso con solo lectura. seleccionaremos el comando Barra Herramientas . y posteriormente el modo de realizar consultas sobre la misma. tamaño de buffer.Obtener datos externos . Para conseguir una mejor comprensión de estos nuevos conceptos. puede ser que una continua modificación de registros lo haya provocado. Reparar: Nos permite reparar daños en una base de datos. Consultas a otras bases de datos Desde Microsoft Excel tenemos la posibilidad de manejar información contenida en bases de datos externas haciendo uso de una serie de herramientes que explicaremos a continuación. el fichero queda fragmentado. y por último pulsamos el botón Conectar . El resto de pestañas que aparecen cobran sentido si ya se había completado este proceso anteriormente. que se corresponderá con un archivo mdb guardado en nuestro PC. aplicando un filtro a una tabla inicial. para posteriormente trabajar con ellos.. Esta operación consigue situar los datos en buen estado. Seleccionar: Con esta opción seleccionaremos la base de datos a la cual queremos acceder. volviendo al cuadro de diálogo anterior.Datos . Debido a estos cambios en los registros.

Esta herramienta queda fuera de los objetivos de este curso debido a que se necesitan conocimientos previos para comprender los conceptos que se manejan. Los datos de cada campo pueden ser ordenados de forma ascendente o descendente. que se aplicarán a los datos del campo que aparecen en la segunda fila de listas desplegables. Finalizada esta operación. el asistente nos retorna al cuadro de diálogo que se muestra más abajo. tomando como referencia un máximo de tres campos. . pero ahora aparece la base de datos que hemos creado con anterioridad. es decir. Por último confirmaremos los cambios pulsando el botón Aceptar. Reparar y Compactar. Para ello. indicando que dicho elemento contiene campos. Si tenemos dudas sobre el contenido de algún campo. todos los objetos que componen la base de datos origen. Microsoft Query es una aplicación que permite realizar consultas complejas sobre bases de datos externas. La primera columna de listas contiene operadores lógicos.podemos observar como aparece la dirección de la base de datos selecciona justo arriba de los botones Seleccionar. Para ello. etiquetada con "Vista previa de los datos en la columna seleccionada". deberemos seleccionar un campo. Seleccionaremos los campos sobre los cuales deseemos realizar la consulta y pulsamos el botón siguiente. comprobando que se encuentre marcada la casilla "Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas" La primera ventana que mostrará el asistente es la siguiente: En la parte izquierda de la ventana podemos observar los datos pertenecientes a nuestra fuente de datos. Los botones de la parte izquierda nos permite mandar los datos a Excel o por el contrario configurar la consulta haciendo uso de Microsoft Query. y seleccionar la ubicación de los datos. A continuación veremos como crear consultas sobre la propia fuente. Crear. y haciendo uso de las listas desplegables de la parte derecha aplicarle unas condiciones de filtrado. El asistente nos conduce a la siguiente ventana: Desde aquí realizaremos un filtrado de los datos. Todo lo realizado hasta ahora forma parte del proceso de elección de la fuente de datos. Al finalizar la ordenación pulsamos el botón Siguiente> para llegar al último cuadro de diálogo del asistente: Esta ventana nos brinda dos posibilidades: guardar la consulta para usarla en otra ocasión. Marcaremos nuestra fuente y pulsaremos sobre Aceptar. pasamos a la siguiente ventana del asistente: Esta ventana nos permite ordenar la información de nuestra consulta. En la parte izquierda de cada objeto aparece un signo +. tales como todo lo relacionado con bases de datos relacionales y lenguaje SQL. podemos ayudarnos con el área de texto de la parte inferior. En este recuadro se muestra la información del campo seleccionado.

Para ello pulsaremos sobre el botón Propiedades de rango de datos desactivamos la casilla Guardar definición de consulta. podremos llevar a cabo una serie de operaciones ayudándonos de la siguiente barra de herramientas:  Actualizar los datos: Debido a que la información almacenada en la base de datos puede ser modificada. se abrirá la ventana del asistente que nos permitía seleccionar los campos de nuestra consulta. eliminaremos la consulta que utilizamos para crearla. haciendo uso del siguiente cuadro de diálogo: El resultado final de nuestra consulta se muestra en el listado inferior: Terminada la creación de la consulta. . Al realizar esto.  . A partir de aquí podremos realizar las modificaciones que consideremos oportunas. y Modificar consulta: Para realizar modificaciones en nuestra consulta deberemos seleccionar una celda del rango y pulsar el botón .Nosotros seleccionaremos la primera opción "Devolver datos a Microsoft Office Excel" y pulsaremos Finalizar. no queremos que los datos de nuestra hoja vuelvan a cambiar. Finalizado el asistente. mediante los botones y .  Propiedades del rango de datos: Para abrir la ventana de propiedades que se muestra más abajo. Si por el contrario. debemos seleccionar el lugar de nuestro proyecto Excel en el cual se colocarán los datos de nuestra consulta. la hoja de cálculo debe reflejar dichos cambios. Para ello haremos uso de la operación actualizar. . debemos pulsar el botón .

2. modificar el aspecto con el que los datos se muestran en la hoja de cálculo. Esta opción nos muestra el cuadro de diálogo desde la cual podemos guardar nuestro libro: En este cuadro de diálogo hemos de centrar nuestra vista en la opción Guardar como tipo.Nombre: Podremos modificar el nombre del rango de datos creado a partir de nuestra consulta.Actualizar el control: Permite configurar una serie de opciones relacionadas con la actualización de los valores:   Habilitar actualización en segundo plano: Al activar esta casilla. Es en este campo donde podemos indicar el formato destino al cual deseamos convertir la información de nuestro libro.Definición de consulta: Desde aquí podremos activar/desactivar el vínculo de actualización entre nuestro rango de datos y la consulta que lo creó.. . Si desplegamos las distintas opciones podremos ver los formatos permitidos. al igual que podemos almacenar la información en otros formatos compatibles con otros sistemas. Esta opción se encuentra en la opción de menú Archivo>Guardar como. acción a la cual identificamos como exportar datos. es decir. Actualizar al abrir archivo: Los datos de los rangos externos se actualizarán cada vez que abramos el libro en el que están colocados.Esta ventana nos permite configurar las siguientes características: 1. 4. que nos permite evitar introducir la clave de acceso que pueda contener la base de datos origen de nuestra consulta. La forma que en podemos exportar información en Excel es seleccionando el formado con el cual deseamos guardar una copia de nuestro libro. Importar y exportar datos En Excel es posible obtener información de otros formatos o sistemas. pueden ser bastante grandes. si se tienen conocimientos sobre el manejo de bases de datos.. acción a la cual nos referimos como importación. Hemos utilizado un ejemplo sencillo para una mejor comprensión de estos conceptos. También podemos marcar la casilla Guardar contraseña. 3. 7.. En esta unidad hemos visto de modo general como podemos realizar consultas a otras bases de datos.. Las posibilidades de esta herramienta.Diseño y formato de los datos: Desde aquí podremos configurar todo lo relacionado con los datos en sí. podemos continuar con nuestro trabajo mientras se realiza la actualización.

. Xml. Cabe la posibilidad de incluir interactividad con los datos.. Por otro lado también disponemos de la capacidad de importar datos desde otros formatos o sistemas. En última instancia siempre podemos realizar conexiones a bases de datos mediante orígenes de datos ODBC. Access. Desde esta opción. la cual nos muestra el siguiente cuadro de diálogo. Dependiendo de cual elijamos nos aparecerán opciones particulares para configurar ese tipo concreto de importación de datos. paradox. etc.Los formatos que podemos utilizar para exportar la información son muy variados. Texto plano: Aquí incluimos diversos formatos de texto plano txt o CSV con distintas variantes (unicode. entre los cuales podemos destacar:     Hoja de calculo XML : Versión XML del libro Excel.). .) Bases de datos: Existen algunos formatos tales como Dbase a la cual se puede exportar. Los tipos de importación mas destacados serian: Excel. Página web: Versiones compatibles con un navegador web en formato HTML.. y un conjunto de las bases de datos mas utilizadas (dbase. páginas web. Para realizar este tipo de acciones accedemos a la opción de menú Datos>Obtener Datos Externos> Importar datos. macintosh. seleccionaremos en el campo Tipo de archivo el tipo de origen de datos del cual deseamos obtener la información.

las columnas así como el resumen de información de valores asociados en relación a la intersección de cada fila y columna.Seleccionar una fuente de datos. agrupación y ordenación de estos.. Por último trabajaremos con las posibilidades que disponemos a la hora de configurar un campo. desde acciones generales como la actualización de datos o la ocultación de campos.Mostrar la información mediante una tabla de referencias cruzadas. Las posibilidades en este aspecto son infinitas dado que gracias al conjunto de funciones aplicables. etc. Tablas Dinámicas a. mostrar resúmenes de extensos listados de información de forma estructurada. permitiéndonos modificar la consulta con poco esfuerzo y sin tener que dedicar nuestro tiempo a complejos cálculos sobre rangos de celdas. podremos configurar dinámicamente la información adaptándola y adecuándola a nuestras necesidades tanto en el aspecto gráfico como el aspecto computacional. a partir de un conjunto de información ingente de datos. En la ilustración superior vemos como se puede producir una tabla. haciendo referencia a los datos estáticos nos muestran nuevos valores. donde controlaremos que valores compondrán las filas. 1. organizada en Columnas y Filas. mediante una serie de filtros.. En resumen esta herramienta permite: . TABLAS DINÁMICAS Nos centraremos en el uso de las tablas dinámicas. . Las tablas dinámicas nos facilitan este último paso. las cuales. bien sea un rango de valores de Excel u otras fuentes como bases de datos.Finalmente. . Si es cierto que se ha de llegar a un equilibrio entre el tiempo y esfuerzo para obtener las consultas que necesitamos. disponiendo del tiempo y dedicación suficiente se puede obtener prácticamente cualquier consulta particular. Los valores cruzados de las columnas y filas nos ofrecen una información tratada de los datos que se encuentran en el listado inicial. mostraremos el siguiente ejemplo real que nos acompañará durante posteriores unidades. hasta la selección. ¿Qué son las tablas dinámicas? En nuestras tareas cotidianas trabajando con la información mediante la herramienta Excel es común que nos encontremos con extensos listados donde previamente hemos volcado grandes cantidades de información para trabajar con ella.TEMA 11. Gracias a las herramientas que nos aporta Excel podemos obtener más información sobre esos datos aplicando formulas. Para una mejor comprensión. . ágil y práctica.

Nuestro listado de datos con información no resumida será la siguiente tabla: Tras seguir una serie de pautas. cuyo manejo pasamos a estudiar a continuación . que veremos posteriormente. Esta tabla puede ser tal que así: Estos párrafos nos dan una idea general de la potencia de esta herramienta. conseguimos una tabla dinámica que nos permite consultar. organizar y configurar la información.

. Antes de continuar con el paso 2. pinchamos sobre Siguiente > para pasar al paso 2. centrándonos ahora en el tipo de informe mediante tabla dinámica. trabajaremos con la tabla de la figura siguiente a modo de ejemplo. El informe de gráfico dinámico lo pospondremos para una unidad posterior. Fuente de datos externa Opción elegida cuando el origen de los datos sea un archivo o base de datos externa. Nosotros elegiremos la opción Lista o base de datos de Microsoft Excel. Otro informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico Como indica su nombre. El asistente nos ayuda a crear nuestra tabla en tres pasos: Paso 1: En la primera ventana que nos aparece deberemos seleccionar el origen de los datos de nuestra tabla dinámica y el tipo de informe que deseemos crear. nos crea la tabla o gráfico dinámico a partir de otra tabla dinámica del mismo Libro. Marcados la opción de origen de datos y tipo de informe..b.Informes de tablas y gráficos dinámicos. Para hacer más comprensible estos nuevos conceptos. En tipo de informe. la información en la cual se basará nuestra tabla dinámica es la hoja correspondiente al ejemplo anterior. ya que. explicaremos brevemente donde se pueden encontrar los datos que formarán la base de nuestra tabla dinámica: Lista o base de datos de Microsoft Office Excel Marcaremos esta opción cuando los datos se encuentren en una hoja de cálculo del propio Excel. y que lo podemos encontrar en el menú Datos . Asistente para tablas dinámicas Crearemos nuestra tabla dinámica haciendo uso del asistente que acompaña Excel para este fin. . observamos que aparecen dos opciones. Rangos de consolidación múltiples Nuestros datos se encuentran en varios rangos de hoja de cálculo Excel. .

Página Los campos que ubiquemos en esta zona serán los primeros filtros por los que pasarán nuestros datos. en la cual colocaremos los botones que nos aparecen a la derecha. el que se encuentre en la parte más exterior será nuestra fila. Además aparecen los botones Diseño y Opciones. justo a la derecha de el campo Rango. dentro de los campos Página. La otra posibilidad es usando el botón Examinar. Datos Colocaremos la información que se desea consultar. se filtrará por Años.Paso 2: En este paso seleccionaremos los datos que formarán la tabla dinámica. teniendo en cuenta que con la tabla dinámica pretendemos consultar la información que nos interese en un instante determinado. es decir. Para poder usar este modo de inserción de datos evitando que Excel nos notifique algún error.xls]Hoja1'!$A$2:$H$17. Estos botones se corresponden con los encabezados de las columnas de nuestra tabla de datos. el cual nos da opción de elegir los datos pertenecientes a otro libro. pinchamos en un campo y lo arrastramos hasta una zona de la tabla. debemos introducir en el campo Rango los datos de forma correcta. Nosotros organizaremos la información que se desprende del campo Alumnos. en el cual debemos introducir los datos pudiendo hacer esto de varios modos. Fila y Datos. Columna La colocación de los campos es idéntica a la de la zona Fila. Al pulsar el botón Diseño se nos abre una ventana. Columna. La primera opción es pulsando sobre el botón Contraer diálogo . Éste último nos permite elegir las opciones de formato y datos de nuestra tabla dinámica. elegimos el libro y a continuación las celdas correspondientes siguiendo siempre el siguiente formato: '[Libro. es muy conveniente incluir en la selección de los datos los títulos de las columnas y de las filas. y los demás (parte más próxima a la zona Datos) serán elementos del campo Fila. es decir. Esta selección la haremos mediante la siguiente ventana. Si hacemos esto nos aparecerá la tabla en blanco y una lista de campos para colocarlos del mismo modo explicado anteriormente. Paso 3: La última ventana del asistente nos da la posibilidad de colocar la nueva tabla dinámica en una hoja existente o en una nueva. Para saber donde colocar cada botón debemos conocer la función de cada zona: Fila Aquí colocaremos los campos que deseemos que formen las filas de nuestra tabla dinámica. cuyo funcionamiento lo veremos tras crear la tabla y comprobando los resultados en nuestro ejemplo. la cual se compone de un campo Rango. En nuestro caso. En nuestro ejemplo el campo Curso será la Fila y Mes será un elemento de dicha Fila. . obviando pulsar el botón Diseño. Cuando colocamos más de un campo. que ocultará temporalmente dicho cuadro para seleccionar las celdas deseadas. También podemos colocar los botones una vez creada la tabla dinámica.

También tenemos la posibilidad de cambiar el nombre de nuestra tabla dinámica.Con todo lo expuesto anteriormente. y en el campo columna se muestra los datos de los tutores seccionados por provincias. Esta barra aparece una vez creada nuestra tabla dinámica. Como vemos.  Vemos que en el campo Fila aparecen los datos de cada curso repartidos por meses. se muestra para todos los años.  La información que se extrae de nuestra tabla dinámica puede ser filtrada en un primer momento mediante el campo Año. esta característica viene por Veremos ahora las opciones a las que hacíamos referencia en el paso 3. Opciones de formato: Citamos las mas importantes .  En la zona Datos se muestra la suma de la columna Alumnos. para ello escribimos el nuevo nombre en el campo Nombre. una correspondiente al formato y otra a los datos. con lo que podríamos obtener una tabla diferente para los años 2005.Barra de Herramientas . 2006 y 2007. estas opciones se encuentran divididas en dos secciones. en nuestro ejemplo.Tabla dinámica. nuestra tabla dinámica quedaría de la siguiente manera: defecto y posteriormente indicaremos el modo de cambiarla. Para acceder a ellas pulsamos sobre el elemento opciones. que se encuentra en el menú desplegable de la barra de herramientas. Si no aparece pulsamos en Ver .

pero en relación con celdas vacías. aparecerán todos los botones en la misma columna). Autoformato de tabla Esto puede ocasionar algún fallo de formato. si hemos guardado nuestro tabla con esta opción sin marcar. Guardar datos con diseño de la tabla el Por ejemplo. Excel calcularía los subtotales incluyendo los datos no seleccionados por el campo que se encuentre en la zona de Página. Si no marcamos esta casilla. Totales generales de filas Funcionamiento idéntico al anterior. Cuando le asignamos un autoformato a nuestra tabla. Si la casilla de Autoformato de tabla no se encuentra marcada. no podremos configurar de nuevo nuestra tabla dinámica. nos mostraría los subtotales correspondientes a todos los años. si queremos ver la información de los alumnos de un año concreto. aunque se actualicen los datos. veamos algunos de los parámetros más comunes. Diseño de página Podemos seleccionar el orden en el que se mostrarán los botones dentro de la zona Página. nos da un formato de tabla por defecto elegido en el menú Formato. mostrar El funcionamiento es idéntico al anterior. si se encuentra marcada. nuestra tabla dinámica no mantendrá ninguna estructura. (Si número es igual a 0. por ello es aconsejable marcar esta casilla. Mantener formato Si esta opción se encuentra seleccionada. nos permite mantener los formatos establecidos en la tabla o en parte de ella. y tenemos marcada esta opción.Totales generales de columnas Si marcamos esta casilla. . al volver a abrir nuestro Excel no podremos cambiar el autocálculo sin antes actualizar los datos. Al marcar esta casilla. aparecerá en nuestra tabla los resultados totales sobre columnas. Combinar rótulos Esta opción nos centrará los nombres de todos los campos. siempre se podrá cambiar aplicándole un autoformato. aparecerá en la celda correspondiente el contenido introducido en el campo de la derecha. ésta casilla se activará automáticamente. Subtotales de elementos ocultos de página En nuestro ejemplo. Opciones de datos. pero referido a las filas. Campos por columnas Nos sirve para indicar el número de botones que se mostrarán en una misma columna. mostrar Si se produce un error en algún valor y siempre que esté seleccionada esta casilla. Para valores erróneos. aunque la tabla origen de los datos tuviera un formato establecido. Esta opción. Para celdas vacías. Si este formato no nos agrada.

el menú quedaría tal que así: A continuación pasamos a enumerar los diferentes elementos del menú desplegable: Podemos agregar o quitar botones de la tabla de herramientas accediendo a las opciones pulsando sobre : Dar formato al informe. que se encuentra en Gráfico dinámico: También podemos seleccionar esta herramienta pulsando sobre el botón de la barra Tabla dinámica. a. desde acciones generales como la actualización de datos o la ocultación de campos. Acciones básicas sobre tablas Ahora veremos como manejar la tabla dinámica que hemos creado anteriormente. Asistente para tablas dinámicas: Esta opción nos remite al paso 3 del asistente explicado en la unidad anterior. Esta barra nos aparece en el momento que se crea la tabla. Teniendo seleccionada toda la tabla.Habilitar detallada información Actualizar al abrir Al tener seleccionada esta opción. Podemos acceder de forma más rápida pinchando sobre el botón la barra de herramientas de tabla dinámicas. Pulsamos sobre él para ver su contenido. Hemos visto como siguiendo una serie de pasos. Cuando hemos creado una tabla dinámica a partir de otro libro.. los datos de la tabla dinámica se actualizarán cuando se vuelva abrir dicho libro. siendo imposible su acceso. sino es así podemos acceder a ella en el menú Ver-Barra de herramientas-Tabla dinámica. : Al pulsar esta opción se nos abre una nueva ventana donde aparecen una serie de autoformatos que podremos aplicarle a nuestra tabla dinámica. si hacemos doble clic sobre una celda del área de datos. Tenemos que tener en cuenta que dependiendo del contenido seleccionado en la tabla dinámica. Uso de las tablas dinámicas Nos centraremos en el uso de las tablas dinámicas. agrupación y ordenación de estos. . se nos abrirá una nueva hoja que nos muestra como se creó esa celda. para obtener un gráfico dinámico basado en nuestra tabla. algunas opciones vendrán sombreados. conseguimos crear nuestra tabla dinámica de un modo rápido y sencillo 2. Lo primero que encontramos a la izquierda es el menú desplegable . Por último trabajaremos con las posibilidades que disponemos a la hora de configurar un campo. hasta la selección. suministrados por el asistente de Excel. Para ello disponemos de una serie de herramientas accesibles mediante la barra de herramientas de tablas dinámicas..

Ocultar: Este elemento sustituye a Eliminar cuando la selección de las celdas no corresponde con la indicada en el apartado anterior. debemos pulsar este botón si queremos mostrar una información acorde con dichos valores.Actualizar datos: Cuando se producen cambios en los datos que dieron lugar a nuestra tabla dinámica. los propios botones y sus correspondientes valores desaparecerán de la tabla dinámica. Fila. apareciendo un desplegable con todos los cursos. Mes y Alumnos. : Esta opción está relacionada con la creación de tablas dinámicas basadas en bases de datos OLAP. como puede ser en nuestro ejemplo la celda "MS Excel 2003" asociada al campo Curso. Su función será borrar la tabla. pulsamos sobre . en nuestro ejemplo si tenemos marcado Total MS Access 2003 y pulsamos Ocultar. Para que vuelvan aparecer debemos seleccionar alguna celda dentro de la zona de cursos y pulsamos en subtotales. Curso. y pulsamos sobre ocultar. Para volver a colocar en la tabla el curso debemos pulsar sobre la flecha que se encuentra a la derecha del botón Curso. Provincia. sería seleccionar una celda asociada a un campo. Esta herramienta también aparece en la barra de tabla dinámica mediante el botón . si pulsamos ocultar teniendo seleccionado un subtotal. Para volver a colocar esos campos en nuestra tabla.. Eliminar: Esta opción solo está disponible cuando se encuentra seleccionada toda y únicamente la tabla dinámica. que se encuentra en el menú desplegable de la barra de tabla dinámica. indicar que no podemos ocultar una celda perteneciente a la zona de Datos. Tutor.. Datos. aparecerá en pantalla el siguiente mensaje: . desaparecerán los subtotales de cada curso. Otra posibilidad que nos permite la opción Ocultar. Con esto tenemos la posibilidad de agregar o quitar cursos a nuestra tabla dinámica. Si una vez seleccionada. Por otro lado. Al intentarlo. apareciendo una ventana como la de abajo y arrastramos el campo deseado hacia una de las cuatro zonas. desaparecerá de nuestra tabla la información relacionada con ese curso. OLAP sin conexión. Si seleccionamos un botón de los colocados en las diferentes zonas de la tabla dinámica. Página. pulsamos ocultar. Columna. Por último. en nuestro caso los botones eran Año.

.

Datos: Seleccionará únicamente la zona de Datos.b. Datos y rótulo: Similar a seleccionar toda la tabla. En esta ocasión nos centraremos en la selección. podemos seleccionar por separados las diversas zonas de nuestra tabla dinámica. Selecciona el conjunto de las zonas anteriores. Columna y Fila. Agrupar y mostrar detalle: Para poder desplegar o contraer los datos de una celda asociada a una fila o columna. Al pulsar en Selección se nos abre un submenú con cinco elementos:      Rótulo: Seleccionará por completo las zonas de Página. Esta opción solo aparece habilitada cuando tenemos seleccionado o los Rótulos o los Datos. Seleccionar: Gracias a esta opción. hacemos doble clic sobre dicha celda. agrupación y ordenación En este apartado vamos a ampliar nuestra capacidad para controlar las tablas dinámicas. al seleccionar un botón de campo de un rótulo (celda de los rótulos) se seleccionan automáticamente los datos asociados a dicho campo. . Para conseguir esto se ha de pulsar el botón de campo por la parte superior (campos horizontales) o por la parte izquierda (campos verticales). De esta forma. Para que esta opción no aparezca sombreada tenemos que tener seleccionada toda la tabla pulsando el cuarto punto de este submenú. lo que nos aparecerá es una ventanita como la de abajo que nos permite mostrar detalles para esos campos. toda la tabla menos la parte de Datos. es decir. Habilitar selección: Esta opción activa o desactiva el modo avanzado de selección de secciones de una tabla dinámica. Selección. Si el doble clic lo recibe una celda asociada con un elemento del campo fila o columna. tanto las asociadas a Rótulo como las asociadas a Datos. agrupación y ordenación de la información. Toda la tabla: Estando situado sobre cualquier parte de la tabla dinámica seleccionará todo su conjunto. También debemos haber seleccionado con anterioridad toda la tabla con la opción Toda la tabla de este submenú. es decir.

tanto la celda de una fila o columna. Las opciones de agrupar y desagrupar nos sirven para crear grupos sobre una selección de campos de las zonas filas o columnas. si seleccionamos una celda del campo datos y pulsamos sobre el botón mostrar detalle. puede ser pulsando sobre los botones que se encuentran en la barra de herramientas de tabla dinámica. más a la izquierda. o lo que es lo mismo. Hay que tener en cuenta que si cambiamos de posición un campo Fila o Columna. Si con nuestro ejemplo pulsamos para ver detalles sobre la casilla D7 se nos abrirá una nueva hoja con el siguiente contenido: La herramienta Mostrar Detalle estará disponible siempre que se encuentre activada la opción Habilitar información detallada. Recordad que los campos Fila serán los situados en la parte más exterior. En nuestro ejemplo si seleccionamos Curso y pulsamos Ordenar . .Estas dos acciones equivalen a seleccionar el respectivo elemento comentado anteriormente. que nos muestra como se calculo esa casilla en concreto. se nos abrirá una nueva hoja de cálculo con una tabla creada por Excel. el orden de resolución de estos últimos y crear listas de fórmulas.Mover a la Derecha. que quede más a la izquierda será el nuevo campo Fila o Columna. Y los más cercanos al campo Datos serán los elementos del campo Fila. hacemos doble clic en dicha casilla. Igual ocurría para la zona Columna. salvo las celdas pertenecientes a la zona de Datos. que se encuentra en opciones de tabla y que ha sido comentada en la unidad anterior. como la de un elemento del campo fila o columna. elementos calculados. Ahora bien. el . el nuevo campo Fila será Mes y Curso pasará a ser un elemento del campo Fila. Un acceso más rápido para lo descrito anteriormente. Fórmulas: Desde aquí podemos crear campos calculados. Ordenar: Pulsando en este elemento se abre un submenú para organizar los campos de nuestra tabla dinámica. y seleccionar Ocultar o Mostrar Detalle que se encuentran dentro del menú Agrupar y mostrar detalle.

visto esto en el paso 1 del asistente para tablas dinámicas. Campos Fila. Columna y Página: Al marcar uno de estos tres campos y seleccionar el elemento Configuración de campo del menú desplegable de la barra de tabla dinámica. para elegir el campo que contiene los valores que deseamos ordenar. Fila y Columna. Así pues. Las posibles configuraciones de campos serán algo distintas dependiendo de la zona donde éste se encuentre. Justo debajo nos aparece la sección Subtotales. se abre una ventana como esta: Lo primero que podemos modificar es el texto que aparece en el botón de la tabla asociado a ese campo. en nuestra tabla dinámica aparecería los posibles cursos que no contengan alumnos. Descendente. marcamos la casilla Mostrar elementos sin datos. Configuración de campo: Esta herramienta nos ayuda a modificar las opciones de los diferentes campos. Opciones de Autoordenar: Ordena los datos del campo que se está configurando.  Personalizado: Seleccionándolo. : Pulsando este botón se nos abre otra ventana con una serie de características: La zona superior no esta disponible porque está relacionada con fuentes de datos externas. organizando los elementos arrastrándolos con el ratón por la tabla. podemos elegir entre una serie de operaciones ya definidas.  Si es Ninguno: Marcando esta opción no visualizaremos los subtotales asociados a ese botón. se cambiará en la tabla los campos Total MS Access 2003. que nos permite elegir las operaciones que se van a realizar para mostrar en los subtotales de cada campo.c. vamos a dividir el punto en dos apartados: configuraciones para los campos Página. En la parte inferior aparecen dos secciones diferenciadas: Opciones de Autoordenar y Las diez mejores de Automostrar. nos realiza una suma para los datos numéricos y una cuenta para los datos de tipo texto. Existen tres configuraciones:  Automático: Si tenemos marcada esta opción. Configuración de campos y otras acciones Veamos a continuación las posibilidades de configuración de campos que nos ofrece las tablas dinámicas. Si escogemos para nuestro ejemplo la operación Máx. En la parte derecha de la ventana encontramos una serie de botones. Para ello escribimos en el área editable que se encuentra a la derecha de Nombre. Ascendente. Al marcar una de estas dos últimas se habilita el desplegable Usar el campo. La ordenación puede ser Manualmente. y otro para la configuración del campo Datos. Total MS Excel 2003. apareciendo tantos subtotales como operaciones seleccionadas. . viene por defecto. cuya función la siguiente: : Equivale con la herramienta ocultar explicada más arriba. 1. Total MS PowerPoint 2003 y Total MS Word 2003 Avanzado por los campos que aparecen en la siguiente pantalla: Se pueden seleccionar más de una operación. o directamente pulsando el botón que aparece en dicha tabla.

y pulsando sobre el botón . Por último explicaremos la función del botón . donde podemos configurar el aspecto de nuestra tabla dinámica. aparece en la parte inferior de la ventana un conjunto de opciones configurables. El botón Número nos permite dar formato a los números de ese campo. si elegimos superiores y 2. La lista Resumir por:. que nos permite insertar un salto de página después de cada elemento. y dependiendo de la categoría marcada. Columna y Página. Para nuestro ejemplo. la ventana se desplegará mostrará el siguiente aspecto: . apareciendo a la derecha. Si el campo de la zona es de carácter numérico. En el primero elegimos los elementos superiores o inferiores y el número de éstos que se van a mostrar. que muestra el nombre de la columna original de la cual obtenemos los datos. aparecerá en nuestra tabla los cursos cuya Suma de Alumnos sean las dos más altas. es decir. como quedaría la celda que tenemos seleccionada con dicho formato. continúa las mismas operaciones que aparecía en la ventana de configuración del campo Fila. MS Access 2003 y MS Word 2003 Avanzado. El campo editable Nombre y los botones Ocultar y Número funcionan exactamente igual que lo explicado anteriormente. En Usar el campo nos aparece los campos disponibles de la zona Datos.Las diez mejores de Automostrar: Calculará los datos de la tabla dinámica tomando un número de elementos superiores o inferiores de la lista origen. : Cuando pulsamos el botón nos aparece una ventana dividida en Opciones de presentación. Cuando pulsamos sobre el botón nos aparece una pequeña ventana donde podemos seleccionar la categoría del formato de los datos. en la zona Muestra. Además. nos aparece un nuevo botón en la ventana de configuración del campo. Esta opción puede estar Desactivada o por el contrario Activada. Columna y Página: La primera diferencia es que nos aparece Campo de origen. habilitándose los campos Mostrar y Usar el campo. Campo Datos: Al seleccionar una celda perteneciente a este campo o el rótulo de éste. y en Opción de impresión. 2. Al pulsar el botón. pero en este caso las usamos para resumir la información que nos aportan los Datos. nos aparece una ventana muy similar a la que se mostraba para los campos Fila.

En la nueva ventana modificada. Elemento base: Será el campo usado para realizar la operación. nos aparecen tres nuevas zonas:    Campo base: Aquí aparecen todos los campos de nuestra tabla origen.Esto nos permite hacer uso de operaciones que nos ofrece Excel y también de las que nosotros mismos creemos. a la hora de resumir nuestros datos. Mostrar datos como: Esta lista contiene todas las posibles operaciones que le podemos aplicar a las celdas de la zona de datos seleccionadas. Esta lista dependerá del campo base elegido. Las operaciones son las siguientes: . El campo seleccionado será referencia para la operación que le apliquemos a los datos de nuestra tabla.

filtrado de manera que aparezca solo el tutor Juan Antonio Roldán. el resultado es el siguiente: Diferencia de En la columna correspondiente a Jaén aparece en blanco. Índice Para cada celda aplica la siguiente operación: ((Valor de la celda)*(Suma total de sumas totales))/((Suma de filas)*(Suma de columnas)) . basándose en los elementos seleccionados en Campo base y Elemento base. primero se hace la diferencia. Este filtrado no es necesario. solo lo usamos para procurar una mejor comprensión del funcionamiento de esta operación. Si partimos de nuestro ejemplo. % de la columna Realiza la misma operación que la anterior pero con columnas. Y en Córdoba se muestra la diferencia entre los valores de las columnas Jaén y Córdoba de la tabla de más arriba. % de la diferencia de En este caso. y en base a ésta calculamos el tanto por ciento. % del total Los datos muestran la información calculando para cada casilla el tanto por ciento respecto al total. % de la fila: Nos muestra el tanto por ciento de todas la filas. Total en El resultado es un total del campo que seleccionamos y todos sus elementos. en Campo base: Provincia y en Elemento base: Jaén. % De Resumen los datos calculando el tanto por ciento.Se mostrará la diferencia entre los datos de la tabla original cuyo rótulo sea el seleccionado en Campo base. Ahora si seleccionamos en Mostrar datos como: Diferencia de. tenemos un tabla dinámica como la que se muestra debajo. con los valores que contenga el Elemento base. debido que es ella la que se eligió como Elemento base.

.Con esto damos por terminada la explicación sobre el elemento Configuración de campo.

Gráficas basadas en tablas dinámicas En esta unidad veremos el resultado de aunar la potencia y posibilidades que ofrecen las tablas dinámicas. e indicábamos que la usábamos para mostrar u ocultar los subtotales referidos a los campos de filas y columnas. Al seleccionar Año y pulsar Aceptar. Todo lo visto hasta esta unidad nos da un manejo muy completo de esta herramienta. nos aparece una ventana muy similar a la ya descrita cuando veíamos el botón del elemento Configuración de campo. Subtotales: Ya hemos hablado anteriormente sobre esta opción. Se corresponde con las opciones de configuración de nuestra tabla vista al final de la unidad "Asistente para tablas dinámicas". Opciones de tabla: Este elemento nos abre una ventana vista anteriormente. Esto nos permite un acceso más rápido a las herramientas de tabla dinámicas. con la representación de información que nos proporcionan los gráficos estadísticos. Excel nos crea tres nuevas hojas. o directamente. haciendo uso del Asistente para tablas y gráficos dinámicos. 1. Con esto se crea tanto el gráfico. Para crear directamente nuestro gráfico. Ordenar y las diez mejores: Al pulsar sobre este elemento del menú desplegable. Mostrar páginas: Esta opción nos crea en nuestro libro una hoja nueva por cada elemento de nuestro campo Página seleccionado en esta ventana: En esta ventana nos aparecerá los campos pertenecientes a la zona Página. Pulsando con el botón derecho del ratón sobre cualquier zona de la tabla dinámica nos aparece un menú cuyos elementos corresponden con los explicados anteriormente. Los demás pasos de creación con el asistente corresponden a los ya explicados en unidades anteriores. Tenemos dos posibilidades a la hora de crear nuestro gráfico dinámico: crearlo a partir de una tabla dinámica ya generada. Columnas y Página. cada una con una tabla dinámica que contiene la información relacionada con los años 2005. la configuración y funcionamiento de esta opción es idéntica a la explicada con anterioridad. 2006 y 2007. . d. que será terminado con la utilización de gráficos basado en tablas dinámicas. tenemos que elegir en el paso 1 del Asistente de creación de tablas dinámicas la opción: Informe de gráfico dinámico (con informe de tabla dinámica).Seguimos con las demás herramientas que nos ofrecen las tablas dinámicas. relacionado con Filas. como la tabla dinámica asociada. Así pues.

Veremos como crear a partir de nuestra tabla dinámica. Hecho esto se nos crea una nueva hoja en nuestro proyecto. Para obtener este gráfico simplemente debemos pulsar sobre el botón . que se encuentra en la barra de herramientas de tabla dinámica. característica que comentaremos en esta unidad.2. En base a una tabla dinámica ya generada. la cual contiene un gráfico basado en nuestra tabla dinámica. con la salvedad de que el tipo de gráfico ha sido modificado desde la barra de herramientas para gráficos. . También podemos pulsar sobre Gráfico. Para nuestro ejemplo quedaría un informe gráfico como el que muestra la imagen de abajo. dentro del menú Insertar. una representación gráfica de la información que ésta revela.

que es el campo Datos de nuestra tabla dinámica. cada una asociada con un tutor y una provincia de impartición del curso. Gráfica: Nos representa los valores del campo Datos de la tabla dinámica de manera más visual y comprensible. La gráfica representa la Suma de los valores del campo Alumnos. . dividido por meses. en la provincia de Jaén no es responsable de ningún curso de Excel. para el caso de David Rodríguez y la provincia de Jaén (color granate). Equivalen a los campos Fila. Para nuestro ejemplo elegimos como campo Fila Curso y como elemento de éste Mes. A continuación veremos un par de tipo de gráficos que representan la cantidad de alumnos que hay para cada profesor. Sin embargo. el campo columna era Tutor y el elemento del campo Columna era Provincia. Así por ejemplo. que en nuestro ejemplo era la columna Año de la lista origen. Las áreas de distintos colores corresponden con las diferentes series. vemos como ha tenido una mayor actividad realizando cursos de Word Avanzado. también ha tutorizado un par de cursos de PowerPoint y otro de Access. dividido en cursos y meses. Áreas 3-D. Burbujas y Cotizaciones con un gráfico creado a partir de una tabla dinámica. Con este gráfico. teniendo en cuenta que no podemos utilizar los tipos X-Y Dispersión. Son los campos de la zona Columna. Podemos aplicar el tipo de gráfico que mejor represente la información. barra de herramientas y representaciones que pasamos a comentar: Botones: Aparecen un conjunto de botones que se corresponden con los campos de nuestra tabla dinámica: Corresponde con el campo de la zona Página de nuestra tabla dinámica. representamos la cantidad de alumnos matriculados en cada curso.En esta hoja nos aparecen una serie de botones. En nuestro caso.

Los alumnos son representados por columnas apiladas. Leyenda: Muestra la relación entre cada profesor y una provincia. Como en el ejemplo anterior. Si queremos ver un año en concreto debemos cambiarlo desde el botón Año. con un color. Para el caso del curso MS PowerPoint 2003 y el mes de Junio tenemos dos columnas apiladas. . Hay que tener en cuenta que estas dos gráficas representan los valores para todos los años. divididos en meses. para poder identificarlo en la gráfica. una corresponde con David Rodríguez-Jaén y la otra con Julia García-Córdoba. Los diferentes colores de columnas corresponden con un profesor y una provincia.Columna apilada 3D. en el eje de categorías (eje X). se encuentran los diferentes cursos.

debemos pulsar sobre el icono Actualizar. Quitar campo: Este último elemento se habilita al seleccionar un campo de nuestro gráfico. . pero ahora nos aparecen deshabilitadas algunas de éstas. Es decir. si se actualiza la tabla dinámica. obteniendo la cantidad de alumnos a los que dicho profesor ha tutorizado sin distinción de provincias. nuestra hoja mostraría tan solo el gráfico y su correspondiente leyenda. al pulsar sobre ocultar botones. que en la gráfica se muestre a cada tutor con cada una de sus provincias. con lo cual nos ofrece la posibilidad de cambiar nuestro tipo de gráfico personalizando todas sus opciones. es decir. este botón nos permite configurar los diferentes campos de nuestra/o tabla/gráfico dinámico. También ocurre al contrario. el orden de resolución de estos últimos y crear listas de fórmulas. por ejemplo. la tabla dinámica que se encontraba en otra hoja de nuestro Libro se actualiza automáticamente. : Como ya vimos en la unidad anterior. salvo a David Rodríguez. : Se corresponde con las opciones de configuración de nuestra tabla vista al final del apartado "Asistente para tablas dinámicas". elementos calculados. Además de estas opciones. Para que cada profesor indique también la provincia a la que fue dirigido su curso. : Nos abre el asistente para gráficos. Su funcionamiento corresponde con el explicado anteriormente. Con esto. se modificará nuestro gráfico. Ocultar y Mostrar detalle: Tiene el mismo fin que para las tablas dinámicas. Fórmulas: Desde aquí podemos crear campos calculados. del cual queremos mostrar su cómputo total de alumnos. Su función es eliminar dicho campo tanto de nuestro gráfico como de nuestra tabla dinámica. : Si los valores en el listado de origen se han modificado. seleccionaremos en la gráfica una serie correspondiente a David Rodríguez y pulsaremos sobre Ocultar detalles.Barra herramientas Tabla dinámica: Muy similar a la vista en la unidad anterior. el menú desplegable Gráfico dinámico nos ofrece alguna otra: Opciones. Ocultar botones de campos de gráfico dinámico: Pulsando sobre este elemento desaparecen de la pantalla todos los botones asociados a los diferentes campos. y queremos que nuestro gráfico tenga en cuenta dicha modificación. Si en nuestro ejemplo seleccionamos el botón Tutor y pulsamos sobre Ocultar detalle. obviando el paso 2. sin hacer referencia a la provincia donde impartieron el curso. .. salvo que aquí aparece con menos opciones y el menú desplegable se denomina Gráfico dinámico. también desaparece la ventana que contiene la lista de campos si el botón se encontraba activado. la gráfica se simplifica debido a que sólo aparecerán los tutores una vez.. Si nos interesa. tan solo debemos pulsar sobre Mostrar detalles. : Al pulsar sobre este elemento se nos abre una ventana que contiene la lista de todos los campos de nuestra tabla dinámica. permitiéndonos agregarlos a nuestro gráfico.

: Nos cambia el ángulo con el que aparecen los rótulos de los ejes de nuestro gráfico. Llegado a este punto damos por concluido el tema de tablas y gráficos dinámicos. Todo lo visto nos ofrece los conocimientos suficientes para dominar estas herramientas. Muchas de estas operaciones son accesibles pulsando con el botón derecho del ratón en cualquier parte del área del gráfico. pudiendo ser descendente o ascendente respectivamente. Se podrán hacer unas operaciones u otras según el área del gráfico seleccionada. : Al pulsar este botón nos inserta en la hoja del gráfico la tabla de datos asociada. afectarán también a la tabla asociada Barra de herramientas de gráfico: Todo lo relacionado con esta herramienta se verá en otros apartados. . : Este botón nos permite dar formato a las diferentes partes de nuestro gráfico. aunque a continuación veremos su funcionamiento básico. : Nos permite ocultar o mostrar la leyenda del gráfico. Para cambiar nuestra representación simplemente deberemos pulsar sobre uno. : Al pulsar sobre este elemento se abre un menú desplegable que contiene un conjunto de tipos de gráficos.Todos los cambios que afecten a campos de nuestro gráfico dinámico.

con el objeto de volver a utilizarlas. para aquellas tareas que repitamos continuamente. Estas herramientas son las macros. asignando un nombre. Con las macros podremos grabar los pasos que hacemos a la hora de realizar ciertas tareas que tendemos a repetir en un futuro. muy parecido al funcionamiento de una grabadora. borrar y configurar cualquiera de las macros que hayamos creado hasta el momento. Este apartado abre un submenú del que comentaremos las opciones más importantes: Es el cuadro de diálogo que nos da acceso a todas las macros definidas en el entorno. abreviación de teclas para su ejecución y memorizando cada uno de los pasos que realicemos en nuestra hoja de cálculo. dado que activamos un estado de "grabación". Para familiarizarnos vamos a acceder al menú "Herramientas" en el apartado "Macro". Grabar nueva macro Esta opción. modificar. modificar y ejecutar las macros en nuestras hojas de cálculo. Macros Desde este cuadro podremos ejecutar. . Crear una macro Las macros. asignándolas a un libro de Excel o al libro Excel personal. El proceso de creación de una macro es sencillo. no son más que un mecanismo capaz de recordar y gestionar diversas tareas que repetimos continuamente en nuestro día a día. Veremos esto en el siguiente apartado. en el cual todos.MACROS AVANZADO En esta Unidad Didáctica vamos a estudiar una herramienta que utilizada con ingenio nos ayudará en nuestro trabajo diario con nuestras hojas de cálculo. Estudiaremos como crear. de forma que pueda ser reutilizada en cualquier momento. Podemos crear tantas macros como deseemos. 1. los pasos realizados en Excel son memorizados por la macro que estamos creando.TEMA 12. con el objeto de poder reutilizarlas y ahorrarnos el repetir el mismo trabajo una y otra vez. herramienta que estudiaremos a fondo en este apartado. que estudiaremos a continuación será la que nos permita crear una macro desde 0. pero ahorrándonos el trabajo de repetir todo el proceso.

solo afectará al ámbito de este libro. cuidado!! todo lo que hagamos hasta que indiquemos lo contrario formará parte de las acciones asociadas a nuestra macro "crear_meses_año". No obstante. indica hasta que momento se van almacenando las operaciones que realizamos en nuestra hoja de calculo. Veamos cada uno de sus parámetros:     Nombre de la macro: Escribimos el nombre por el cual vamos a referenciar a la macro. ya sea en el libro actual. Ahora que hemos definido las opciones del submenú vamos a comenzar examinando la opción grabar una nueva macro. Hemos de ser especialmente cuidadosos ya que en una macro se almacenan tanto las acciones correctas como nuestros errores. entorno de programación avanzado el cual requiere un estudio aparte. Guardar macro en: Esta opción nos cita los posibles lugares donde podemos almacenar esta macro.. aunque podemos escribir lo que deseemos. La imagen nos muestra los datos de creación de macro: Una vez pulsado el botón aceptar accederemos libremente a nuestra hoja de calculo. Esta macro se ejecutará al pulsar la combinación de teclas Ctrl+m . es decir. Al pulsar la opción nos encontraremos con un cuadro de diálogo como el siguiente. Descripción: Este texto descriptivo es rellenado automáticamente por Excel con el usuario y fecha de creación. en otro nuevo como en el "libro de macros personal" cuya modificación afecta a todo nuevo libro que se cree desde 0. Este nombre no debe contener espacios en blanco.. dado que la ejecución de macro implica un agujero de seguridad. En el caso de que estemos creando una macro útil para cualquier hoja de cálculo con la que trabajemos debemos incorporarla en "Libro de macros personal". si no que dependa de la celda que tengamos pulsada en el momento de ejecución de una macro .Se define el nivel de seguridad que queremos mantener. es preferible almacenarla en el libro local. si es una macro muy particular de la hoja de cálculo con la que estamos trabajando. en concreto una función de código en lenguaje visual basic. Encontraremos flotando la barra de herramientas siguiente con solo 2 opciones:   Detener grabación: Es la primera de las opciones y se encarga de indicar el momento de cierre de la macro. Editor de Visual Basic A la hora de editar una macro comprobaremos que accederemos al editor de Visual Basic. En la siguiente imagen podemos ver las distintas opciones comentadas. Una macro esta compuesta por un conjunto de instrucciones. Vamos a crear una macro denominada "Crear_meses_año" que rellena una columna con los 12 meses que compone un año. La pulsaremos cuando no queramos que las tareas se repitan siempre en las mismas celdas. Referencia relativa : Esta opción se puede marcar y desmarcar. Método abreviado: Indicamos la tecla cuya pulsación en conjunto con la tecla Ctrl hará que se inicie la ejecución de la macro. Veamos un ejemplo de creación de una macro. Seguridad Por medio de las macros pueden crear virus que afecten a nuestro sistema.

de forma que aparecerá en un instante los meses del año en las mismas celdas que las creamos anteriormente. antes de pulsar el botón detener grabación y sin seleccionar la opción de referencia relativa escribiremos los 12 nombres de meses del año. Podemos ver esta opción en la siguiente imagen: Pulsándola accederemos al cuadro de diálogo que gestiona las macros definidas en nuestro entorno. Ejecutar Si desea detener la ejecución de una macro presione ESC y haga clic en Finalizar en el cuadro de diálogo Microsoft Visual Basic. Paso a paso Ejecutamos una macro paso a paso. en el submenú "Macro" y finalmente la opción "Macros. Modificar Visualizamos el cuerpo de una macro.Continuando con nuestra macro. el cual está compuesto por un conjunto de instrucciones escritas en Visual Basic. primero borraremos los meses escritos y a continuación sólo tenemos que pulsar la combinación Ctrl + m. Ejecución de macros La siguiente opción que debemos estudiar es la denominada "Macros. Veamos otro ejemplo. Cancelar Cerramos este cuadro de diálogo. Tiene el mismo efecto que si pulsáramos la combinación de teclas asociada a la macro. Desde aquí dispondremos de diversas opciones: Activa la ejecución de la macro seleccionada en el listado. . pero con la activaremos la opción referencia ejecución de la macro a la +n De esta forma.". momento a partir del cual se ha concluido la grabación de nuestra macro "crear_meses_año". Para ejecutar y comprobar nuestros resultados. Esto ocurre debido a que no seleccionamos la opción referencia relativa. sólo tendremos que seleccionar desde que celda queremos que se escriban los días de la semana seguido de la pulsación de la combinación de teclas Ctrl + n. accesible también por medio de la pulsación de la combinación de teclas Alt+ F8 o bien accediendo al menú "Herramientas". visualizando estos mediante el editor de código Visual Basic. No será posible conseguir que estos meses aparezcan en otra columna que no sea aquella en la cual se crearon por primera vez.. Gracias a las macros podemos optimizar nuestro trabajo y gestionar mejor nuestro tiempo a la hora de trabajar con hojas de calculo. En la imagen vemos un resultado de la ejecución de esta macro en repetidas ocasiones. evitando invertir tiempo en tareas que se repiten.. una vez creada la macro. en este caso repetiremos los de la semana. llamada salvedad de que sí relativa.". Una vez finalizados estos pasos pulsaremos el botón detener grabación. 2. Asignaremos la pulsación de las teclas Ctrl mismos pasos para crear los días "diasSemana".

a parte de su barra de herramientas principal de 3 paneles:   Panel de proyecto: Es donde se definen los distintos módulos y archivos contenedores de código. Podemos crear tantos módulos como deseemos para organizar el código escrito.Podremos ver estas instrucciones por medio del editor de código Visual Basic. Podemos ver un ejemplo editando nuestra macro "crear_meses_año". esta ventana se encarga de mostrar todas las propiedades del objeto seleccionado. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de este cuadro de diálogo con un listado en el cual aparecen las 2 macros definidas en el apartado anterior. Conocer el uso de este editor así como el lenguaje Visual Basic se escapa del ámbito de este curso. Opciones Accede a una ventana de opciones sobre la macro seleccionada. El editor de Visual Basic esta compuesto. dado que nos da acceso a su definición por medio del editor de código Visual Basic. . Por ejemplo. Crear Nos permite crear nuevas macros. En la parte inferior de la ventana tendremos acceso a una lista desplegable que nos permite indicar el ámbito de las macros que estamos visualizando. Panel de propiedades: Aunque en este caso no muestra nada más que el nombre del módulo seleccionado. Eliminar Elimina la macro seleccionada. si utilizáramos algún elemento de formulario. aunque sí veremos con mayor detalle este ejemplo. Quizás la opción que más pueda llamar la atención de las comentadas hasta ahora es la de edición de una macro. y en caso de conocer este lenguaje tendremos la posibilidad de modificar y afinar el funcionamiento de la macro seleccionada. el listado de propiedades sería mucho mayor. ya que pueden ser macros definidas en este libro o en otros libros que tengamos abiertos.

Select ActiveCell.Select ActiveCell.Select ActiveCell.Select ActiveCell. ' ' crear_meses_año Macro ' Macro grabada el 09/08/2007 ' ' Acceso directo: CTRL+m ' Ya por último encontramos 12 repeticiones de las siguientes parejas de líneas.FormulaR1C1 = "Noviembre" Range("B17"). y a la asignación del valor del mes correspondiente. Sub crear_meses_año() End Sub Dentro del subprocedimiento nos encontramos con unas líneas que comienzan con una comilla simple. . suele ocupar la mayor parte de la pantalla.Select ActiveCell.Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Mayo" Range("B11").FormulaR1C1 = "Julio" Range("B13"). que si son instrucciones. Estas líneas son ignoradas por Excel a la hora de ejecutar las instrucciones.Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Enero" Range("B7").FormulaR1C1 = "Diciembre" Range("B18"). Muestra la información de descripción así como el acceso directo que utiliza la macro. algo muy parejo a nuestra definición de macro.FormulaR1C1 = "Agosto" Range("B14").FormulaR1C1 = "Febrero" Range("B8"). Panel de código: Este es el panel que más nos interesa.Select ActiveCell.Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Septiembre" Range("B15").Select ActiveCell. En el podremos escribir y modificar el código que compone una macro.FormulaR1C1 = "Octubre" Range("B16").Select End Sub En Visual Basic.FormulaR1C1 = "Abril" Range("B10").Select ActiveCell. un subprocedimiento no es más que una agrupación de instrucciones bajo el ámbito de un nombre. Cada una de estas parejas se encarga de seleccionar la celda en la cual vamos a escribir.FormulaR1C1 = "Junio" Range("B12").Select ActiveCell. Estudiemos a continuación el código que define la macro "crear_meses_año".FormulaR1C1 = "Marzo" Range("B9"). Esta macro esta definida por medio de un subprocedimiento: Sub crear_meses_año() ' ' crear_meses_año Macro ' Macro grabada el 09/08/2007 ' ' Acceso directo: CTRL+m ' Range("B6").

tal como adelantamos al principio de este apartado nos permitía acceder a las opciones de la macro que tenemos seleccionada en un momento dado. Solo nos queda por estudiar el botón Opciones. Este apartado abre un submenú donde elegiremos la opción Macros: Marcamos la macro que queremos borrar y pulsamos el botón Eliminar. nos permite modificar tanto la descripción como la abreviatura de teclas asociadas.Range("B6"). 3. Otra de las opciones. accedemos al menú "Herramientas". el cual. Excel permite eliminar las macros creadas con anterioridad. Eliminación de macros En los puntos anteriores. hemos estudiado cómo grabar una macro y cómo utilizarla. muy relacionada con la edición de una macro.Select ActiveCell. Las macros están compuestas por instrucciones de Visual Basic. es la ejecución paso a paso. En esta sección de la unidad. También hemos aprendido a modificar macros ya creadas con anterioridad. afinar y depurar las macros creadas mediante Excel.FormulaR1C1 = "Enero" Esta sencilla macro es un buen ejemplo para que llegues a comprender como se compone una macro. . Esta ejecución se visualiza por medio del editor de código VisualBasic y nos permite controlar los pasos de ejecución línea a línea en el editor. Interrumpir: Pausamos la ejecución de la macro en un momento dado. Para realizar esta acción. lo cual nos permite completar. veremos cómo eliminar una macro. potenciando su funcionalidad. Reestablecer: Paramos la ejecución de la macro. Esto podemos llevarlo a cabo mediante las opciones del menú:    Continuar: Pulsando esta opción pasamos a ejecutar la siguiente línea de código. apartado "Macro". Como ejemplo podemos ver las opciones de la macro "crear_meses_año" en la siguiente imagen: Vemos como aparte de indicarnos el nombre.

Cuando se establece un nivel de seguridad bajo. opciones muy comunes en este tipo de software. el usuario no recibe ningún aviso ni se le pide que valide la firma. vigilando siempre que estén firmados y vengan de una fuente de confianza. quedando de nuestra mano el decidir cual de las opciones establecer: Muy alto Es el nivel más restrictivo de seguridad. Gracias a los niveles de seguridad podemos configurar nuestro sistema para prevenir riesgos. Es decir. y es que al estar compuesta por código Visual Basic. . Bajo Con el nivel de seguridad bajo. Seguridad ¿Para que controlar la seguridad? ¿como puede dañarnos una macro?. todas las macros se tratan de la misma forma independientemente del origen o del estado del certificado. se crea un agujero de seguridad en nuestro sistema. Sólo debe utilizar esta configuración si está seguro de que todas las macros de los archivos son de fuentes de confianza. Alto Aun sigue siendo un nivel bastante restrictivo el cual solo permitirá ejecutar aquellas macros que estén firmadas y procedan de fuentes de confianza. sin ninguna acción por nuestro lado. Nos encontramos con 4 niveles. ¿Como podemos defendernos ante tales ataques? Por supuesto que mediante la instalación de un antivirus que sea capaz de detectar virus de macros. Para aquellas macros firmadas dependerá de sus características para que se ejecute o no automáticamente. las cuales no sean más que código malicioso y dañino para nuestro sistema.4. Medio En el nivel medio no es tan restrictivo y se le da al usuario la oportunidad de decidir si ejecutar o no una macro que venga sin firmar. puede darse por ejemplo el caso de que nos envíen a nuestro correo electrónico un fichero Excel con macros definidas para ejecutarse al abrir el documento de forma automática. Esto es debido a la posibilidad de poderse crear un virus mediante este tipo de instrucciones. Podemos encontrar estas opciones en el menú "Herramientas" -> "Macro" -> "Seguridad": Desde esta opción accederemos a un cuadro de diálogo en el cual indicaremos el nivel de seguridad que se ha de contemplar a la hora de ejecutar macros. desde Excel disponemos también de una serie de opciones para permitir la ejecución de las macros dependiendo de cada situación. No obstante. Hemos de tener especial cuidado con las macros de dudosa procedencia. solo se ejecutará en el caso de estar instalada en una ubicación de confianza. Esta pregunta tiene una sencilla respuesta. y las macros se habilitan automáticamente.

........................................................................................................... a.......................................................................45 Funciones............................................ e........ 3.................................................................................................................................... 2...........................................................................................................................................................................................................31 Pegado especial..................................................................... b............................................23 Selección de una celda.................................................... 1............................................38 NOMBRES y FUNCIONES...............................................................................................35 Llenado automático.......................................................... d.......................................................... c.............. 1............ 3....................................... 1...........................................................18 El ayudante de Office....................................37 Llenar un rango con el teclado............................................................................. g....................................................................................................................................................................................................... a....................................................................................................................................................................................................................................................................1 Versiones de Excel..... e................ d....................................................................................................................................................................... TEMA 2..................................................................................................................... f...................................................................25 Selección de columnas y filas....................61 Introducción a los formatos....................................................... c......................... a.....................................................1 Visión general.........................................................................................................46 Sintaxis..............27 Editar y eliminar...........................................................14 Abrir.........................................61 Formatos........................................................................37 Llenar series.49 Errores y autocorrección............9 Ventana de documento.... VISION GENERAL DE EXCEL......... a................................................... b...... b.......................................................................................................62 Copiar formato........................................................................................................ 4................................................................................................................................................................................................................................... 3....................................................................................................................... c..21 DATOS DE EXCEL......................................................................................................................................................................................... e........................................................ d............................44 Aplicar nombres....................................................................................................................................................................................... a..........................................12 Trabajo con documentos................................... b...26 Selecciones extendidas................................................................................................................................... e..................... g..................... a... TEMA 3...................................................................................................................................29 Cortar-pegar y copiar-pegar.36 Comando rellenar........... d....................33 Vínculos........................................................................................... c....... a............................. b............................................................................................................................................................................................................. 1..........................................44 Crear nombres.............................................................................................41 ¿Qué son las funciones?.......................................25 Selección de toda una hoja..... d....................................................................... f.........................52 FORMATOS................................................................................................................................... c..................................................................................................................................................23 Selección de celdas..................................................TEMA 1..........41 ¿Qué son los nombres?.................................................... c.................. 2.................................................................................................................................................................................................................................................1 ¿Qué es Excel?............................................................................................................................................................ a....................................................................26 El comando ir a..............................................................................................62 ..........................................................................................................................8 Barra de Fórmulas...................... b............48 Funciones básicas. c..................................................................................... a.............................................................................................................................. b..........15 Cerrar......27 Introducción de datos............................................................................................................................................................................................ e.........................................................................................46 Argumentos................................................................................................ a.................................... b.................................................................23 Rangos............................................................................................ 4...................................... d................................................................................................................................................................................................23 Llenado automático........................................... b...........24 Selección de celdas y rangos disjuntos...................................................................................................................................41 Nombres..........26 Manejo de datos.............................................................................................................................................................................................................1 Descripción de la pantalla...23 Manejo de datos.................... a.....17 Salir............................................................................ 4...................................................................................................................................................5 Elementos de pantalla................. d...................................................... 2............................13 Celdas...........................12 Hojas....................................................................51 Tipos de funciones..................................................................................................2 La ayuda de Excel..............................................................46 El asistente para funciones.........................................24 Selección de rangos...............................................................................................23 Selección de celdas............................... g.......................................43 Eliminar nombres............................................................................................................................................18 La Ventana de ayuda...... b........................................................................................32 Referencias..............................................................................................................................................................................42 Definir nombres.............................................................................. b.............................................................6 Barra de Menús.................................................................. f........................................................................................... c...............................6 Barra de Herramientas................ f. d............................................................................................................................................................................................................................................... g.......... c................................................................................................ e......................................................30 Insertar datos...... h........................................................................................ TEMA 4..............................................................................................................23 Los datos en Excel.........................36 Botón de llenado..................... e.....10 Barra de Estado............................................ c.......61 Autoformato.................47 La autosuma...........16 Guardar como............12 Libros...........................................................................................4 Modificar las preferencias de la aplicación............................ h..........................................................................................................................................................................................................42 Pegar nombres......................................................................................................17 La ayuda de Excel.....................................................................................................................16 Guardar....................................

.................. Personalizar los botones de Comando.......................................................................................................................................................................... Uso de las tablas dinámicas....................................................................................................70 d........................................92 b............................. Búsqueda y corrección de errores.......93 TEMA 7..................................................................................................................................................... Filtros.............. Tablas Dinámicas...................... Configuración.......................................99 2..........................................................................................................................................................................104 1........136 c.............. relativas y mixtas.........................................................................115 2..............................91 2.....................................................................................................63 b................96 b............................................................................................ Configuración de la página................................................................108 3.............................................................................................. Autofiltros y filtros avanzados.................................................. Autoajustar................ Configuración de página.....................................................102 a...............................................................................................................................................................................123 7.......................................................113 5.......................................70 c................................................................ Acciones básicas sobre tablas.................................... Trama................................... GRÁFICOS................................................................... agrupación y ordenación......................................................66 e.. Introducción a la impresión.......................................134 a...........................................................148 ........................................................................................................................74 1.................................................... Encabezado y pie de página.............................. TRABAJO CON ARCHIVOS.... IMPRESIÓN........ Cambiar nombre.......................79 3...............................................................................85 a.......................86 c...................................................................................................................................................................128 a.............. CONFIGURACION Y PERSONALIZACIÓN.. Filas..................................... Uso de paneles...................................................................105 c........................92 c........................................106 a.................................................................................................................................................................................................................. ¿Qué son las tablas dinámicas?...............................................................................103 TEMA 9............................ Funciones.........97 3................113 TEMA 10..........................................................................................................................................................................................................97 TEMA 8.............................................................68 a................................... Márgenes......................................................68 b................. Importar y exportar datos.............67 3.........................................................120 6................................................ Creación de documentos nuevos..............93 d..........69 b....................... Borde................................................................ Asistente para tablas dinámicas.....................................................72 TEMA 5.........................................................................83 TEMA 6...................... Personalizar.....................................95 1.................................. Funciones de Excel......................................................................................................... Consultas a otras bases de datos.................................................. mínimo.........................................................................................................................................................65 d...........72 c.................................................................... Números.......................................... Ordenación de listas.............................................................................71 b...............104 b............................................................................................................ Funciones de búsqueda y condicionales.............................................................................................................................................................................................. El área de impresión............................................................. Gráficas basadas en tablas dinámicas..............................128 b.............. Fondo............87 d..................2............... Autoajustar a la selección.................... Selección............................................................................................................................................89 e...................................................................................................... Grupos y esquemas............70 5...........................................96 a..................................... Uso de ventanas...........................................................................................69 4.................................. Modos de visualización de un libro.....................138 d........................ Impresión de documentos....................................................................................................................................................................................107 b............. Ocultar-mostrar...............................................................................................................130 2...................................................................... Referencias mixtas...................................................................... Herramientas para gráficos. Configuración de campos y otras acciones................. Celdas..........................................................................................................................................102 b......................................................... Referencias relativas........................................................................................................................... Asistente para gráficos...........68 c....................................... Personalizar las Barras de herramientas......................................................................................................................................................................................................................... Ocultar-mostrar............. Referencias absolutas.................................... Alto.....................................................................................................................................................................................................................................92 a..................................................104 a.................................. Ancho............................................. Página..................................................................95 2.................... Ancho estándar.............................................MACROS AVANZADO......................................................................................................134 b........................... Funciones promedio...................................................... Introducción......118 5...........99 1................................................................................................................................................115 1............126 TEMA 11....... Los botones de comando y las macros...................................... USO AVANZADO DE FORMULAS................................................................................................................................................................85 1............................... Formatos condicionales.......................................................................................................... modificación y eliminación de plantillas.............................100 3....................................... Plantillas y asistentes..............................................................................................74 2.....................................................................85 b........69 a.............................................................................................. Rangos con nombre.................................... Subtotales...................................... Vista preliminar.......................................................................................................................................................... Auditar una hoja de cálculo................................................109 4......... Los saltos de página......................LISTAS Y BASES DE DATOS EN EXCEL.................................................................................................................................................................106 2........................... máximo y contar................... TABLAS DINÁMICAS.........................................................................116 3..............................................65 c.......................................110 a.............112 b........................................................................ Fuente........................................128 1................................................................................................... Referencias absolutas.................................................................................................. Columnas................................................... Hojas................................................................................ Creación..................142 TEMA 12.......................................................................................................................................................................................... Ventanas y paneles......63 a........................................................................................................................................................................... Ocultar-mostrar.............................................................................................................................................................................117 4...................71 a......................................................................................................................................................... Alineación.............. Hoja....... Formularios de datos.......... Funciones de búsqueda..............................................................................................................................................

...................................................................................................................................150 Eliminación de macros...................................... 3................................................................................1.............................................................148 Ejecución de macros....................... 2........................... Crear una macro.....................................................153 Seguridad................................................................................................. 4...........153 ................