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Created with the Freeware Edition of HelpNDoc: Free Web Help generator
Introduccion
SISTEMA ADMINFACIL
I.D. Systems 2002 - 2010
Bienvenido a ADMINFACIL
ACTUALIZACION: (2010)
Esta nueva version de AdminFacil, conserva las caracteristicas de su sencillez, pero
incorpora algunas nuevas adiciones opcionales:
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Instalacion
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INSTALACION
El sistema viene en un CD o puede descargarlo de Internet en un archivo comprimido
desde www.idsystemsmx.com
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Despues, debera dar los datos principales para registrar el programa. El numero de
serie viene en la portada del CD.
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PASO 8
PASO 9
PASO 10
Casi para concluir, necesita indicar el grupo de programas que creara el instalador
dentro de su menu de programas.
PASO 11
PASO 12
PASO 13
PASO 14
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Instalacion en Vista/Seven
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INSTALACION EN VISTA / WINDOWS SEVEN
PASO 1. Es igual que en la instalacion estandar.
PASO 4
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PASO 5
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PASO 6
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Esto se debe a cuestiones tecnicas de Windows Vista/Seven que crean una
virtualizacion del sistema. Por lo tanto, errores de que archivos no existen o faltan
componentes pueden resultar comunes.
PASO 7
Por ejemplo, despues de ver la pantalla de Login, es posible que nos siga indicando
ciertos errores:
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PASO 8
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PASO 9
PASO 10
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Sin embargo, la forma anterior no es practica para los usuarios, ya que hay que
recordar que debe darse boton derecho en lugar de doble click como se acostumbra.
Para ello, debe hacer un pequeño ajuste en el programa.
Esto se logra sobre el programa de aplicacion del sistema (no sobre el acceso
directo creado en el escritorio). Abra el Explorador de Windows, seleccione su unidad
C, ubique la carpeta SISTEMAS y luego CONSULTA, y localize el archivo
CONSULTA.EXE (Aplicacion).
Ahi, haga un click con el boton derecho del ratón para que aparezca el menu. Y
seleccione la ultima opcion llamada PROPIEDADES.
PASO 11
Y de la parte inferior, marcar la casilla que dice: EJECUTAR ESTE PROGRAMA COMO
ADMINISTRADOR
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PASO 12
Ahora si, el sistema puede ejecutarse con un doble click de manera normal y no
mostrara los errores anteriores.
PASO 13
Elimine el acceso directo del escritorio anterior, y desde la aplicacion que tiene en la
ventana, envie un nuevo acceso directo con los cambios que realizo.
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Instalacion en Red
NO APLICA EN ESTA VERSION
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Arranque del Sistema
La version 2.0, ha sido totalmente rediseñada para facilitar aun mas el manejo del
programa. Ya que tiene en una misma pantalla todas las opciones de manera rapida
y sencilla.
Menu
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M ENU
Archivo
Aqui se engloban las opciones mas representativas del sistema y el acceso a los
catalogos de informacion, que permiten la captura de la misma.
Reportes
Tenemos aqui los informes que se generan a partir de la informacion
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Utilerias
Estas utilerias le dan mantenimiento a los archivos de sistema y a la configuracion
del mismo.
Usar cada opcion es tan facil con dar un clic en ella.
Para desplegar cada una de las opciones en su categoria, basta hacer doble click en
la division amarilla (nombre de la categoria) para que se "abra" el contenedor y
veamos estas opciones. Y de ahi simplemente damos un click en la opcion deseada
para abrir el modulo.
En la parte inferior vemos una barra que nos indicara el nombre del usuario, y un
reloj digital del lado derecho.
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Trabajando con el sistema
TRABAJANDO CON EL SISTEMA
En este apartado veremos los distintos procedimientos para operar el sistema.
Para comenzar a utilizar su sistema, comenzaremos por capturar sus ingresos. Para
lo cual pulsamos sobre el icono de ingresos:
Lo primero que veremos sera una pantalla dividida en 2 secciones. La parte superior
con un listado de los movimientos o ingresos que llevamos. En este listado estaran
TODOS los ingresos que llevemos, mostrados generalmente por numero de
movimiento (a la izquierda), veremos siempre en la parte superior cuanto es lo que
llevamos de ingresos.
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Es posible FILTRAR la informacion de esta lista para buscar algunos registros en
particular. Suponga que desea conocer todos los ingresos recibidos por un cliente en
el año. En la parte inferior de la ventana, tecleamos el nombre del cliente, justo
bajo la columna de CLIENTE.
Para volver a ver todos los registros del periodo seleccionado usara el boton de
TODOS . Puede entonces filtrar la informacion por las columnas que tienen filtro:
CLIENTE, CONCEPTO, PERSONAL, MES
Asi como un boton de busqueda para encontrar uno en particular. Tambien podremos
cambiar una entrada hecha o borrarla. Para dar de alta un nuevo ingreso, pulsamos
en el boton NUEVO.
CLIENTE sera el nombre del cliente que nos esta pagando. Si no conocemos su
nombre podremos usar algo generico como CLIENTE, USUARIO, etc.
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"traduccion", "creacion de algo", "venta de calzado", etc.
PERSONAL es un campo para decir quien es quien recibe el pago. Podemos poner
YO, ADMIN, SARA, JUAN, etc.
Una vez capturados todos los campos, pulsar sobre el boton de GRABAR.
Registrando Gastos
REGISTRANDO GASTOS
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El manejo de la captura de los egresos sigue el mismo procedimiento que para los
gastos, tanto para la consulta de movimientos y filtracion de la informacion, como la
captura nueva y edicion en la parte inferior.
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Vera en la izquierda todos los meses del año, y las columnas de ingresos y egresos,
asi como el total. En la parte superior, usted debe seleccionar el año que quiere
procesar y pulsar el boton de APLICAR. Automaticamente vera el total de cada mes
para ingresos y egresos, asi como cuanto le ha quedado y cuanto es lo que debe de
tener actualmente. Si desea consultar otro año, solo introduzcalo en la parte
superior y repita la operación.
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En esta pantalla vera en la parte de la izquierda un numero progresivo. Este sera el
numero de movimiento. Vera una lista con los campos de CLIENTE, CONCEPTO,
PERSONAL, MES, FECHA y MONTO (igual que en ingresos y egresos). En la parte
inferior vera el total de las cuentas por cobrar. Para agregar una nueva cuenta, pulse
el boton AGREGAR MOVIMIENTO y vera que una nueva fila se agrega al final de la
lista. Aquí usted puede comenzar a introducir la informacion en los campos
correspondientes. Dichos campos son iguales que los de INGRESOS y EGRESOS. En
la columna de fecha, vera que puede desplegar incluso un calendario para
seleccionar la fecha. Cuando termine, pulse ENTER y listo. Puede seguir agregando
movimientos.
Para EDITAR un movimiento si se equivoco o desea cambiar algun dato, basta que
con el cursor se posicione en el y haga el cambio sobreescribiendolo. Es todo.
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Puede pasar ahora a registrar tambien las CUENTAS POR PAGAR.
Y para registrar las cuentas por pagar, se sigue el mismo procedimiento que el
descrito anteriormente para las cuentas por pagar. Ya que estan en la misma
ventana. Cuando ya haya registrado sus movimientos puede cerrar la ventana.
AdminFacil Estandar (o Light), cuenta con una opcion para manejar SOLO UNA
cuenta BANCARIA. Si desea manejar varias cuentas como cheques, inversiones,
credito, y varios bancos, debera adquirir ADMINFACIL PRO.
Esta opcion, es relativamente sencilla para registrar sus depositos y retiros y saber
su saldo. No calcula de ningun modo comisiones, manejo por cuenta, intereses de
cuenta que hacen los bancos, por lo que su SALDO puede diferir del ESTADO DE
CUENTA BANCARIO REAL, pero si le permite anotar sus movimientos para que tenga
a la mano de manera rapida su saldo.
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Esta ventana vemos la fecha en la parte izquierda, un campo EMPRESA que puede
quedar en blanco, o que puede ser llenada como CLIENTE, (si es que damos un
cheque o queremos registrar quien hizo la operación), CONCEPTO que nos indicara
por que se hizo el movimiento, y dos campos DEPOSITO y RETIRO que se llenaran
de acuerdo al movimiento. Cuando esto este capturado, se pulsa el boton + o se da
un ENTER (al final) y veremos el movimiento registrado. Y asi sucesivamente. Ya
sea lo que deseamos, y veremos en la columna de la derecha el saldo de nuestra
cuenta.
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Informes
INFORMES
AdminFacil Light, no contiene informes para los modulos de captura, ya que estos
mismos muestran en pantalla la informacion necesaria. De este modo, no se emiten
reportes a impresora o archivo.
Reporte Movimientos
REPORTE DE MOVIMIENTOS
Este reporte es muy simple y le mostrara todos los movimientos (ingresos y gastos)
efectuados durante el periodo indicado. En primer lugar le mostrara una pantalla
pidiendole que ingrese las fechas del periodo a consultar:
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A continuacion, dara un click en el boton PROCESAR.
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Se nos mostrara un reporte agrupado por mes, el cual ira sumando y restando
nuestros ingresos y gastos para mostrarnos al final un balance. Todas las
cantidades en monto que son gastos, estaran con signo negativo y los ingresos
como positivo.
Podemos enviar a la impresora dicho reporte, desde la barra flotante que aparece en
la parte superior...
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Al seleccionar el icono de impresora (lado derecho) nos preguntara hacia que
dispositov imprimiremos
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Aqui nos mostrara una ventana que nos preguntara el periodo a consultar.
Seleccionamos la fecha inicial y final y damos un click en el boton de procesar.
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Por default, el sistema nos mostrara una grafica de pastel indicando los meses y las
cantidades. Observemos que tenemos 2 pestañas, una para ingresos y otra para
egresos.
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Esta grafica solo es de consulta y no se puede imprimir.
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Widgets
Widgets
Post-It
Tenemos el equivalente a las notas amarillas que se pegan en todas partes, puede
poner o tener abiertas cuantas desee, para hacer sus propios recordatorios. Sin
embargo, estas notas NO SE GUARDAN, por lo que si cierra la ventana el texto
escrito se perdera. Puede minimizarlas sin embargo para que tenga las que
necesite.
Calculadora
Una pequeña calculadora cuando no se tiene a la mano una en el escritorio o en
lugar de andarla buscando entre las herramientas de Windows.
Calendario
Muestra el mes y dia actual (marcado en circulo rojo) para que verifique las fechas.
Aunque puede navegar por los meses hacia adelante y hacia atras (con las pequeñas
flechas en la parte superior), puede usar el siguiente calendario si desea ver todo el
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año.
Calendario Anual
Muestra los 12 meses del año en curso en un solo vistazo.
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Mantenimiento
MANTENIMIENTO
Todo sistema esta expuesto a algunas fallas tanto de hardware (la parte física de la
computadora) como de software (los programas) y en determinado momento los
archivos de datos pueden tener fallas que hagan que el sistema se comporte de
manera extraña o marquen errores al abrirse algunos módulos.
Para ello, se han diseñado una serie de utilerías que acompañan cada uno de los
sistemas de la serie Facil, para que se pueda dar matenimiento básico a los archivos
del sistema sin necesidad de soporte técnico especializado.
Respaldo
RESPALDO DE DATOS
AdminFacil, no cuenta con un modulo de respaldo como su hermano mayor
AdminFacil Pro.
Reindexado
REINDEXADO (REORDENAMIENTO)
Esta opcion de utilerias sera la mas comun cuando haya problemas con sus archivos,
ya que generalmente son los indices los que primero se dañan. ¿Que son los
indices? Son pequeños archivos que utiliza el sistema para ordenar su informacion, y
muchas veces algunos datos parece que faltan o no se muestran por fallas en dichos
archivos.
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Simplemente pulse sobre el boton de REINDEXAR y espere unos minutos (dependera
de la cantidad de informacion y la capacidad de su computadora) para que se
procesen todos los archivos.
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Registro
REGISTRO
Para registrar el sistema y recibir todo el soporte técnico debe ponerse en contacto
con su distribuidor y darle el número de serie del sistema. Este a su vez, le dara el
código de autentificación para que quede registrado a su nombre.
Cuando usted instala el sistema por primera vez, este crea un numero de serie o
numero de codigo UNICO en la computadora donde lo este instalando. Dispone de
20 dias para registrar su software.
Una vez que este listo, debera dar un click en el boton registrar software, para que
introduzca el codigo de activacion final que le dara su Distribuidor.
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A continuacion, pulsara el boton ACTIVAR, si la clave fuera incorrecta, el sistema no
permitira el registro y continuara la evaluacion hasta que se agonten los intentos,
una vez hecho esto, ya no podra usar el sistema a menos que obtenga la clave de
activacion con su distribuidor.
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Tabla Comparativa
TABLA COMPARATIVA
Para saber que version de AdminFacil nos conviene, he aqui una tabla comparativa
con las opciones y caracteristicas de cada uno:
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Acerca de
NOTAS TECNICAS
Este sistema fue creado usando VisualFoxPro 9.0 Service Pack 2. Puede ser usado en
una sola PC o en una RED LAN de Windows. Funciona con Windows
95/98/ME/2000/XP/Vista/Seven. Lleva una serie de controles ActiveX que le dan mas
facilidad de uso al sistema.
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