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Sistema AdminFacil v2.

Created with the Freeware Edition of HelpNDoc: Free Web Help generator
Introduccion

SISTEMA ADMINFACIL
I.D. Systems 2002 - 2010

Bienvenido a ADMINFACIL

Este es un sencillo programa de software donde usted prodra llevar su pequeña


contabilidad con tan solo unos sencillos pasos para conocer sus ingresos, sus
gastos, registrar sus pagos o sus cobros y llevar su cuenta bancaria (ya sea
chequera, cuenta de ahorros o tarjeta de credito).

AdminFacil esta desarrollado bajo plataforma Windows 32-bits que le garantiza su


uso en las plataformas de Windows95, Windows98, WindowsME, WindowsNT,
Windows2000, WindowsXP y una interface grafica muy sencilla.

Si desea ver mas caracteristicas de la version Profesional de AdminFacil, no olvide


visitar nuestro sitio web www.idsystemsmx.com o enviar un correo electronico a
sistemas@idsystemsmx.com.

ACTUALIZACION: (2010)
Esta nueva version de AdminFacil, conserva las caracteristicas de su sencillez, pero
incorpora algunas nuevas adiciones opcionales:

* Portable. Le permite llevarlo en su pendrive sin necesidad de instalacion.


* Internet. Le permite accesar desde cualquier lugar,con solo un navegador para
actualizar su informacion.
* Actualizado para Windows Vista/Seven y Linux Ubuntu 9.10

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Instalacion

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INSTALACION
El sistema viene en un CD o puede descargarlo de Internet en un archivo comprimido
desde www.idsystemsmx.com

El proceso comienza insertando el CD en su computadora y ejecutando el archivo


SETUPxxx.exe (donde xxx puede ser el nombre del sistema).

INSTALACION ESTANDAR (WINDOWS 98/ME/2000/XP)

PASO 1

Una vez ubicado el archivo instalador, damos doble click en el.

PASO 2

El programa comenzara a descomprimir algunos archivos necesarios para el proceso.

PASO 3

Nos presenta la pantalla de Bienvenida

PASO 4

Despues de dar SIGUIENTE comienza el asistente de instalacion

PASO 5

Si su computadora no cumple con los requisitos estandar del sistema, se lo hara


saber en este momento. El sistema esta pensado para una resolucion de 1024x768
(comunes en la mayoria de las computadoras actuales) y en una memoria RAM de
256MB.

PASO 6

A continuación se presentara el Acuerdo de Licencia

PASO 7

Despues, debera dar los datos principales para registrar el programa. El numero de
serie viene en la portada del CD.

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PASO 8

Ahora debe seleccionar la carpeta donde se instalara. A diferencia de los programas


comunes de Windows, este sistema no se instalara en Archivos de Programa (o
Program Files) ya que su caracteristica de portabilidad le permiten copiar despues
todo el sistema para transferirlo (con datos) a un CDROM o PenDrive de ser
necesario. De esta forma, es mas facil realizar la operacion. Le recomendamos,
dejar el valor por defecto.

PASO 9

Ahora seleccione el tipo de instalacion. Generalmente es la tipica.

PASO 10

Casi para concluir, necesita indicar el grupo de programas que creara el instalador
dentro de su menu de programas.

PASO 11

Finalmente el asistente esta listo para la copia de archivos y registro.

PASO 12

Aqui vemos el progreso de la instalacion.

PASO 13

Despues de unos minutos, nos indicara su finalizacion

PASO 14

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Instalacion en Vista/Seven

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INSTALACION EN VISTA / WINDOWS SEVEN
PASO 1. Es igual que en la instalacion estandar.

PASO 2. Debido a la seguridad implementada en estos sistemas operativos, es


posible que aparezca una ventana de advertencia antes de realizar la instalacion.

PASO 3. Se siguen los mismos pasos de la instalación estándar, desde el paso 2


hasta el paso 13.

PASO 4

En Windows Vista/Seven es posible que nos indique que el sistema no es


compatible con estos sistemas operativos, sin embargo, ha sido probado en ambos.
Por lo que debe indicar la opción inferior: ESTE PROGRAMA SE INSTALO
CORRECTAMENTE.

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PASO 5

Veremos el acceso directo que ha creado el instalador.

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PASO 6

Si en este momento ejecutamos el programa dando un doble click al icono, es


posible que el sistema nos marque algun error.

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Esto se debe a cuestiones tecnicas de Windows Vista/Seven que crean una
virtualizacion del sistema. Por lo tanto, errores de que archivos no existen o faltan
componentes pueden resultar comunes.

PASO 7

Por ejemplo, despues de ver la pantalla de Login, es posible que nos siga indicando
ciertos errores:

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PASO 8

Para solucionar esto, debera ejecutar el programa en MODO DE ADMINISTRADOR.


Esto se logra dando un click con el boton derecho del ratón, y cuando aparezca la
ventana de menu, seleccionar la opcion (marcada con un icono) que dice: EJECUTAR
COMO ADMINISTRADOR

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PASO 9

Ahora el sistema, preguntara si deseamos ejecutar este programa. Generalmente asi


lo hace con algunas aplicaciones en Windows Vista/Seven debido a la seguridad
proporcionada por el sistema UAC del propio Windows.

PASO 10

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Sin embargo, la forma anterior no es practica para los usuarios, ya que hay que
recordar que debe darse boton derecho en lugar de doble click como se acostumbra.
Para ello, debe hacer un pequeño ajuste en el programa.

Esto se logra sobre el programa de aplicacion del sistema (no sobre el acceso
directo creado en el escritorio). Abra el Explorador de Windows, seleccione su unidad
C, ubique la carpeta SISTEMAS y luego CONSULTA, y localize el archivo
CONSULTA.EXE (Aplicacion).

Ahi, haga un click con el boton derecho del ratón para que aparezca el menu. Y
seleccione la ultima opcion llamada PROPIEDADES.

PASO 11

Ahora, cuando se presenta la caja de dialogo, debe ir a la pestaña


COMPATIBILIDAD.

Y de la parte inferior, marcar la casilla que dice: EJECUTAR ESTE PROGRAMA COMO
ADMINISTRADOR

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PASO 12

De ACEPTAR en las cajas de dialogo anteriores.

Ahora si, el sistema puede ejecutarse con un doble click de manera normal y no
mostrara los errores anteriores.

PASO 13

Elimine el acceso directo del escritorio anterior, y desde la aplicacion que tiene en la
ventana, envie un nuevo acceso directo con los cambios que realizo.

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Instalacion en Red
NO APLICA EN ESTA VERSION

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Arranque del Sistema

ARRANQUE DEL SISTEMA


Cuando usted inicia AdminFacil, dando doble click a su icono en el escritorio, vera
una pantalla como se muestra a continuacion:

La version 2.0, ha sido totalmente rediseñada para facilitar aun mas el manejo del
programa. Ya que tiene en una misma pantalla todas las opciones de manera rapida
y sencilla.

Usted cuenta con las siguientes opciones:

INGRESOS, EGRESOS, CONSOLIDADO, CUENTAS, BANCO, asi como algunas opciones


de utilerias para el mantenimiento de sus archivos, y la ayuda.

Menu

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M ENU

El menu se encuentra en la parte izquierda de la pantalla, y contiene las siguientes


categorias y opciones:

Archivo
Aqui se engloban las opciones mas representativas del sistema y el acceso a los
catalogos de informacion, que permiten la captura de la misma.

Reportes
Tenemos aqui los informes que se generan a partir de la informacion

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Utilerias
Estas utilerias le dan mantenimiento a los archivos de sistema y a la configuracion
del mismo.
Usar cada opcion es tan facil con dar un clic en ella.

Para desplegar cada una de las opciones en su categoria, basta hacer doble click en
la division amarilla (nombre de la categoria) para que se "abra" el contenedor y
veamos estas opciones. Y de ahi simplemente damos un click en la opcion deseada
para abrir el modulo.

En la parte inferior vemos una barra que nos indicara el nombre del usuario, y un
reloj digital del lado derecho.

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Trabajando con el sistema
TRABAJANDO CON EL SISTEMA
En este apartado veremos los distintos procedimientos para operar el sistema.

Registrando sus Ingresos


REGISTRANDO SUS INGRESOS

Para comenzar a utilizar su sistema, comenzaremos por capturar sus ingresos. Para
lo cual pulsamos sobre el icono de ingresos:

Lo primero que veremos sera una pantalla dividida en 2 secciones. La parte superior
con un listado de los movimientos o ingresos que llevamos. En este listado estaran
TODOS los ingresos que llevemos, mostrados generalmente por numero de
movimiento (a la izquierda), veremos siempre en la parte superior cuanto es lo que
llevamos de ingresos.

Ingresando el periodo que deseamos monitorear, damos click en el boton APLICAR.


La lista entonces se llenara con la informacion que comprende dichas fechas.

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Es posible FILTRAR la informacion de esta lista para buscar algunos registros en
particular. Suponga que desea conocer todos los ingresos recibidos por un cliente en
el año. En la parte inferior de la ventana, tecleamos el nombre del cliente, justo
bajo la columna de CLIENTE.

A continuacion pusalmos el boton de filtro.

Para volver a ver todos los registros del periodo seleccionado usara el boton de
TODOS . Puede entonces filtrar la informacion por las columnas que tienen filtro:
CLIENTE, CONCEPTO, PERSONAL, MES

En la parte inferior, veremos la seccion de registro y edicion de la informacion.


Vemos unos botones a la izquierda que nos permiten desplazarnos por todos
nuestros registros.

Asi como un boton de busqueda para encontrar uno en particular. Tambien podremos
cambiar una entrada hecha o borrarla. Para dar de alta un nuevo ingreso, pulsamos
en el boton NUEVO.

Se iluminaran los campos en la parte superior, y procedemos a llenarlos. El Folio se


incrementara de manera automatica, asi que este campo no lo capturaremos.
Cualquiera de los campos puede quedar vacio si no disponemos de informacion para
el o no se aplica en algun caso, esto es si tenemos registros de ingresos personales
en diferencia de aquellos donde el sistema se utilice para negocios.

CLIENTE sera el nombre del cliente que nos esta pagando. Si no conocemos su
nombre podremos usar algo generico como CLIENTE, USUARIO, etc.

CONCEPTO es la descripcion de lo que se nos esta pagando, "servicios", "copias",

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"traduccion", "creacion de algo", "venta de calzado", etc.

PERSONAL es un campo para decir quien es quien recibe el pago. Podemos poner
YO, ADMIN, SARA, JUAN, etc.

FECHA, cuando se realiza el pago, va en la forma de dia, mes y año

MONTO la cantidad que se nos paga

MES es un campo independiente de la fecha para consultar mas adelante.

Una vez capturados todos los campos, pulsar sobre el boton de GRABAR.

El boton cerrar hace que regresemos al escritorio principal del sistema.

Registrando Gastos
REGISTRANDO GASTOS

Para capturar sus EGRESOS, basta pulsar el boton correspondiente. La pantalla de


gastos mostrara un panel muy semejante al de ingresos. Y Funciona de la misma
manera.

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El manejo de la captura de los egresos sigue el mismo procedimiento que para los
gastos, tanto para la consulta de movimientos y filtracion de la informacion, como la
captura nueva y edicion en la parte inferior.

Consultando cuanto tiene de dinero


CONSULTANDO CUANTO TIENE DE DINERO

Ya que cada panel de ingresos y egresos le muestran cuantos movimientos y dinero


ha procesado, esto de todas maneras no le dice cuanto dinero tiene, por lo que el
boton y la opcion de consolidado, le permite ver de manera condensada todo el año
y comparar los ingresos con los gastos para saber cuanto tiene en realidad.

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Vera en la izquierda todos los meses del año, y las columnas de ingresos y egresos,
asi como el total. En la parte superior, usted debe seleccionar el año que quiere
procesar y pulsar el boton de APLICAR. Automaticamente vera el total de cada mes
para ingresos y egresos, asi como cuanto le ha quedado y cuanto es lo que debe de
tener actualmente. Si desea consultar otro año, solo introduzcalo en la parte
superior y repita la operación.

Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar


CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR

AdminFacil tambien le permite registrar aquellos ingresos que aun no recibe


llamados cuentas por cobrar, de tal manera que sepa con cuanto dinero contara
dentro de poco. Al mismo tiempo, y bajo la misma pantalla, vera que puede
registrar las cuentas que debe de pagar como luz, telefono, agua, etc. Para que
tenga una idea de sus gastos futuros y cuente con el dinero suficiente para ello.
Pulse el boton de CUENTAS

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En esta pantalla vera en la parte de la izquierda un numero progresivo. Este sera el
numero de movimiento. Vera una lista con los campos de CLIENTE, CONCEPTO,
PERSONAL, MES, FECHA y MONTO (igual que en ingresos y egresos). En la parte
inferior vera el total de las cuentas por cobrar. Para agregar una nueva cuenta, pulse
el boton AGREGAR MOVIMIENTO y vera que una nueva fila se agrega al final de la
lista. Aquí usted puede comenzar a introducir la informacion en los campos
correspondientes. Dichos campos son iguales que los de INGRESOS y EGRESOS. En
la columna de fecha, vera que puede desplegar incluso un calendario para
seleccionar la fecha. Cuando termine, pulse ENTER y listo. Puede seguir agregando
movimientos.

No se preocupe de dejar uno en blanco, ya que este ultimo no se graba. No necesita


estar pulsando el boton de AGREGAR MOVIMENTO, solo lo necesita hacer una vez.

Para EDITAR un movimiento si se equivoco o desea cambiar algun dato, basta que
con el cursor se posicione en el y haga el cambio sobreescribiendolo. Es todo.

Para BORRAR un movimiento, simplemente seleccione la fila que desee y despues


pulse el boton de la parte inferior que dice BORRAR MOVIMIENTO. Vera que el total
tambien se actualiza.

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Puede pasar ahora a registrar tambien las CUENTAS POR PAGAR.

Y para registrar las cuentas por pagar, se sigue el mismo procedimiento que el
descrito anteriormente para las cuentas por pagar. Ya que estan en la misma
ventana. Cuando ya haya registrado sus movimientos puede cerrar la ventana.

Manejando su cuenta de Banco


MANEJANDO SU CUENTA DE BANCO

AdminFacil Estandar (o Light), cuenta con una opcion para manejar SOLO UNA
cuenta BANCARIA. Si desea manejar varias cuentas como cheques, inversiones,
credito, y varios bancos, debera adquirir ADMINFACIL PRO.

Esta opcion, es relativamente sencilla para registrar sus depositos y retiros y saber
su saldo. No calcula de ningun modo comisiones, manejo por cuenta, intereses de
cuenta que hacen los bancos, por lo que su SALDO puede diferir del ESTADO DE
CUENTA BANCARIO REAL, pero si le permite anotar sus movimientos para que tenga
a la mano de manera rapida su saldo.

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Esta ventana vemos la fecha en la parte izquierda, un campo EMPRESA que puede
quedar en blanco, o que puede ser llenada como CLIENTE, (si es que damos un
cheque o queremos registrar quien hizo la operación), CONCEPTO que nos indicara
por que se hizo el movimiento, y dos campos DEPOSITO y RETIRO que se llenaran
de acuerdo al movimiento. Cuando esto este capturado, se pulsa el boton + o se da
un ENTER (al final) y veremos el movimiento registrado. Y asi sucesivamente. Ya
sea lo que deseamos, y veremos en la columna de la derecha el saldo de nuestra
cuenta.

Si deseamos eliminar un movimiento, lo seleccionamos de la lista y pulsamos el


boton - (menos)

Tambien tenemos filtros en la parte inferior de FECHA, CLIENTE y CONCEPTO. Para


usarlos, teclee en la parte superior de estos 3 campos lo que desea filtrar, por
ejemplo, si desea un cliente en particular, teclee el nombre de este y a continuacion
el icono de la izquierda (EMBUDO) bajo este campo y vera que la lista le mostrara
solo los registros pertenecientes de dicho cliente. Para volver a ver todos los datos,
pulse sobre el boton inmediantamente a la derecha del embudo.

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Informes
INFORMES
AdminFacil Light, no contiene informes para los modulos de captura, ya que estos
mismos muestran en pantalla la informacion necesaria. De este modo, no se emiten
reportes a impresora o archivo.

AdminFacil Pro, si cuenta con un modulo de informes (para facturas, estados de


cuenta, y otros).

Sin embargo, cuenta con un reporte de movimientos generales y un generador de


graficas estadisticas.

Reporte Movimientos
REPORTE DE MOVIMIENTOS
Este reporte es muy simple y le mostrara todos los movimientos (ingresos y gastos)
efectuados durante el periodo indicado. En primer lugar le mostrara una pantalla
pidiendole que ingrese las fechas del periodo a consultar:

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A continuacion, dara un click en el boton PROCESAR.

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Se nos mostrara un reporte agrupado por mes, el cual ira sumando y restando
nuestros ingresos y gastos para mostrarnos al final un balance. Todas las
cantidades en monto que son gastos, estaran con signo negativo y los ingresos
como positivo.

Podemos enviar a la impresora dicho reporte, desde la barra flotante que aparece en
la parte superior...

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Al seleccionar el icono de impresora (lado derecho) nos preguntara hacia que
dispositov imprimiremos

Pulsamos en imprimir y tendremos nuestra copia impresa.

Estadisticas o Grafica de Movimientos


ESTADISTICAS O GRAFICAS

Podemos ver nuestros movimientos de una manera grafica y calculando los


porcentajes. Para ello, damos un click en el boton de la barra de herramienta que
dice GRAFICA o seleccionando del menu REPORTE la opcion Estadistica.

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Aqui nos mostrara una ventana que nos preguntara el periodo a consultar.
Seleccionamos la fecha inicial y final y damos un click en el boton de procesar.

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Por default, el sistema nos mostrara una grafica de pastel indicando los meses y las
cantidades. Observemos que tenemos 2 pestañas, una para ingresos y otra para
egresos.

Si queremos cambiar de tipo de grafica o ver los porcentajes, seleccionamos de las


opciones en la parte inferior y nuevamente pulsamos el boton de PROCESAR.

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Esta grafica solo es de consulta y no se puede imprimir.

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Widgets
Widgets

Estas son pequeñas mini-aplicaciones de escritorio que complementan el sistema. Y


basicamente son de referencia.

Post-It
Tenemos el equivalente a las notas amarillas que se pegan en todas partes, puede
poner o tener abiertas cuantas desee, para hacer sus propios recordatorios. Sin
embargo, estas notas NO SE GUARDAN, por lo que si cierra la ventana el texto
escrito se perdera. Puede minimizarlas sin embargo para que tenga las que
necesite.

Calculadora
Una pequeña calculadora cuando no se tiene a la mano una en el escritorio o en
lugar de andarla buscando entre las herramientas de Windows.

Calendario
Muestra el mes y dia actual (marcado en circulo rojo) para que verifique las fechas.
Aunque puede navegar por los meses hacia adelante y hacia atras (con las pequeñas
flechas en la parte superior), puede usar el siguiente calendario si desea ver todo el

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año.

Calendario Anual
Muestra los 12 meses del año en curso en un solo vistazo.

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Mantenimiento
MANTENIMIENTO
Todo sistema esta expuesto a algunas fallas tanto de hardware (la parte física de la
computadora) como de software (los programas) y en determinado momento los
archivos de datos pueden tener fallas que hagan que el sistema se comporte de
manera extraña o marquen errores al abrirse algunos módulos.

Para ello, se han diseñado una serie de utilerías que acompañan cada uno de los
sistemas de la serie Facil, para que se pueda dar matenimiento básico a los archivos
del sistema sin necesidad de soporte técnico especializado.

Respaldo

RESPALDO DE DATOS
AdminFacil, no cuenta con un modulo de respaldo como su hermano mayor
AdminFacil Pro.

Reindexado

REINDEXADO (REORDENAMIENTO)
Esta opcion de utilerias sera la mas comun cuando haya problemas con sus archivos,
ya que generalmente son los indices los que primero se dañan. ¿Que son los
indices? Son pequeños archivos que utiliza el sistema para ordenar su informacion, y
muchas veces algunos datos parece que faltan o no se muestran por fallas en dichos
archivos.

Le recomendamos que periodicamente ejecute esta opcion. Ademas, los registros


que usted borra ocupan espacio, y esta opcion de mantenimiento le permitira
recuperar espacio de su disco duro.

Si borra constantemente registros, le recomendamos usar esta opcion al menos una


vez por semana.

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Simplemente pulse sobre el boton de REINDEXAR y espere unos minutos (dependera
de la cantidad de informacion y la capacidad de su computadora) para que se
procesen todos los archivos.

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Registro
REGISTRO

Para registrar el sistema y recibir todo el soporte técnico debe ponerse en contacto
con su distribuidor y darle el número de serie del sistema. Este a su vez, le dara el
código de autentificación para que quede registrado a su nombre.

La licencia de este software le permite usar su sistema en cualquier computadora de


su casa o negocio, en red, o en un pendrive. La licencia le restringe la
descompilación por cualquier método y la venta no autorizada del mismo.

Cuando usted instala el sistema por primera vez, este crea un numero de serie o
numero de codigo UNICO en la computadora donde lo este instalando. Dispone de
20 dias para registrar su software.

Una vez que este listo, debera dar un click en el boton registrar software, para que
introduzca el codigo de activacion final que le dara su Distribuidor.

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A continuacion, pulsara el boton ACTIVAR, si la clave fuera incorrecta, el sistema no
permitira el registro y continuara la evaluacion hasta que se agonten los intentos,
una vez hecho esto, ya no podra usar el sistema a menos que obtenga la clave de
activacion con su distribuidor.

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Tabla Comparativa
TABLA COMPARATIVA

Para saber que version de AdminFacil nos conviene, he aqui una tabla comparativa
con las opciones y caracteristicas de cada uno:

ADMINFACIL ADMINFACIL PRO


Ingresos Si Si
Egresos Si Si
Cuentas por Cobrar Si Si
Cuentas por Pagar Si Si
Bancos Si Si
* Solo una cuenta
Consolidado Si Si
Multiempresa Si
* Permite registrar varias
empresas o cuentas
Facturas Si
Clientes Si
Productos y Servicios Si
Catalogo de Actividades Si
Reportes Impresos Si
Impuestos Cobrados Si
Impuestos Pagados Si
Registro de Impuestos Si
Calculo de Impuestos Si
Pagos Provisionales Si
Tablas Fiscales Si
Catalogo de Empresas Si
Mantenimiento Si Si
Reindexar Tablas Si Si
Verificacion Si Si
Respaldo Si
Importar y Exportar Si
Configuracion Si
Widgets *v2010 Si
Internet Si Si
Portable Si Si
Red/Multiusuario Si

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Acerca de

NOTAS TECNICAS

Este apartado es simplemente para conocer un poco sobre el sistema AdminFacil y


los recursos técnicos empleados.

Este sistema fue creado usando VisualFoxPro 9.0 Service Pack 2. Puede ser usado en
una sola PC o en una RED LAN de Windows. Funciona con Windows
95/98/ME/2000/XP/Vista/Seven. Lleva una serie de controles ActiveX que le dan mas
facilidad de uso al sistema.

Los requerimientos tecnicos son:

Memoria RAM de 256MB


Disco Duro con 1GB libre
Procesador Pentium en adelante
Windows (desde 98 en adelante)
Unidad CDROM
WebCam (opcional)
Conexión a Internet (no indispensable pero aconsejada)
Impresora

IDSystems lleva programando durante 18 años en esta plataforma para diversidad


de clientes, algunos sistemas con mas de 10 años de vigencia y satisfacción.
Esperamos que este sistema sea de gran ayuda para su labor profesional.

Visitenos en: www.idsystemsmx.com


Email : sistemas@idsystemsmx.com

H. Matamoros, Tam. 6ª. 502 Pedro J. Arguelles y 20 de Noviembre. Mexico.

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