UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA CALIDAD

COGUI
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRSTAMO
DE MATERIAL BIBLIOGRFICO

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Cdigo:BI-P05
Versin: 06

1. OBJETIVO
Definir los pasos necesarios para el desarrollo de las actividades del servicio de
prstamo de material bibliogrfico a los usuarios. Establece quin puede
hacerlo, cundo puede hacerlo y cmo debe hacerlo.
2. ALCANCE
Este servicio se presta a docentes, estudiantes y funcionarios de la institucin.
Para los usuarios externos a la institucin, se presta el material de reserva con un
documento de identidad para efectos de copia o lectura en sala.
Inicia con la recepcin del carnet del usuario por parte del responsable de la
prestacin del servicio y finaliza con la devolucin del material por parte del
usuario y la evaluacin del Servicio.
3. RESPONSABLE
El responsable del seguimiento y control de la adecuada ejecucin de este
procedimiento es el Professional Especializado encargado del Grupo de
Biblioteca.
Los responsables (Cargo o Rol) de la ejecucin de las actividades estn
identificados el tem 5 Descripcin de este procedimiento.
4. GENERALIDADES
Este servicio se presta a usuarios que no estn sancionados y se har segn lo
especificado en el Reglamento de Biblioteca.
El material restringido, slo se presta para lectura dentro de las instalaciones de la
biblioteca, con el carnet institucional si es docente, estudiante, funcionario o
egresado de la universidad.

Elabor

Revis

Aprob

Martha Lucia Ruiz Arango

Eira Rosario Madera Reyes
Jaime Noguera Serrano
Responsable de Proceso
Grupo de Gestin Integral de la Vicerrector Administrativo
Gestin de Biblioteca
Calidad
Universidad del Magdalena
18/10/2013
30/10/2013
31/10/2013
COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR

4.1 Glosario de Trminos

Prstamo: Para este documento se define como el momento en el cual el

usuario retira material bibliogrfico de la Biblioteca para llevarlo a su
domicilio y considera el material de reserva que es prestado dentro de la
biblioteca para su uso. En ambos casos debe quedar registro en el sistema
de informacin.

Usuarios: En este documento se define quines son los usuarios para el

servicio de prstamo de material bibliogrfico. Los Usuarios de la biblioteca
son aquellos que podrn hacer uso del servicio de prstamo de material
bibliogrfico en sta, que se encuentren activos en el sistema de prstamo,
muestren su carnet cuando deseen realizarlo y que no se encuentren
sancionados o inactivos por algn motivo.

Temticas: Entindase por temtica el contenido especfico del libro o

material bibliogrfico, por ejemplo: Fisiologa Vegetal y Fisiologa de las
Plantas. No corresponden a la misma temtica: Teora y Problemas de
Geometra Analtica y Fundamentos de Geometra Analtica. Es importante
mencionar que la temtica se puede determinar de acuerdo a la signatura
topogrfica que es dada bajo la Clasificacin Internacional Dewey.

Coleccin General: Es la coleccin conformada por el material que se

prestan por un periodo de 8 das, tales son: Revistas y libros.

Categora de Reserva: Categora a la que pertenece el material que se

presta por horas, para nuestra institucin, el prstamo se hace por un
periodo de 48 horas y el material aqu incluido es: Libros de Reserva, CDs
y Videos.

Material Restringido: Se considera restringido, aquel material que no es

posible de recuperar (tesis, Coleccin Germn Bula Meyer, CORPES) o
aquel material cuyo valor excede un salario y medio mnimo mensual legal
vigente.

Lector Biomtrico: Dispositivo electrnico utilizado para el reconocimiento

de la huella dactilar de los estudiantes de la Universidad del Magdalena.

Las comunicaciones oficiales generadas por ste procedimiento, se tramitan y

administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de
comunicaciones oficiales.

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5. DESCRIPCIN
No.

Responsable/
Dependencia

Descripcin de la Actividad

Tcnico Puesto de
Prstamo/ Grupo de
Biblioteca

Verificar Usuario:
Solicitar al estudiante pasar su carnet estudiantil y su
huella por el lector biomtrico, (en los puntos de
Circulacin y Prstamo) y verificar a travs del mdulo
de Usuario del aplicativo SIB:
estado del usuario (debe estar activo)
que tenga capacidad para prstamo.
Verificar existencia del material:
Recibe el material a prestar por el usuario y busca la
referencia del mismo en la Base de Datos inventario,
usando el aplicativo SIB.

Tcnico Puesto de
Prstamo/ Grupo de
Biblioteca

Si existen problemas en alguna informacin, diligencia el

formato
BI-F09
Formato
de
Inconsistencias
Bibliogrficas lo remite junto con el material y sigue el
BI-P02 Procedimiento para la organizacin de la
informacin. Si existen inconsistencias fsicas en el libro
se sigue el BI-I02 Instructivo para Reparacin y
Encuadernacin del Material Bibliogrfico.
Nota: Para la bsqueda del material el usuario debe
hacer uso del catlogo en lnea, para lo cual en cada
puesto de bsqueda en la sala de catlogo, existen
unas indicaciones iniciales para usar el sistema.
Cargar el material al usuario:
Pasa el cdigo de barras del libro por el lector de cdigo
de barras. Se modifica la Base de Datos, Prstamo o
Reserva segn el caso y la informacin del usuario.

Tcnico Puesto de
Prstamo/ Grupo de
Biblioteca

Si el material es de coleccin general o reserva:

Coloca fecha de vencimiento
Firma la hoja de vencimiento.
Desactiva la cinta magntica del material.
Entrega al usuario el material y el carnet
Si el material es restringido:
Entrega el material al usuario y retiene el carnet.

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No.

Responsable/
Dependencia

Descripcin de la Actividad
Recibir Material devuelto:
Revisa el estado del material devuelto por el usuario. Si
el material est deteriorado o a sobrepasado el tiempo
de prstamo o el material se perdi debe sanciona al
estudiante usando el Aplicativo SIB.
Si el material viene de prstamo domiciliario:
Descarga el material
Coloca el sello de cancelado
Magnetiza el material.
Si el material es restringido:
Regresa el carnet institucional o de usuario, segn el
caso
Adems si el material est deteriorado se sigue el BI-I02
Instructivo para Reparacin y Encuadernacin
del
Material Bibliogrfico.

Tcnico Puesto de
Prstamo/ Grupo de
Biblioteca

Si el carnet a devolver a los usuarios que realizaron el

prstamo restringido, est deteriorado o se extravi, se
debe:
Enviar comunicacin, firmada por el grupo de Biblioteca,
al grupo de Admisiones, Registro y Control Acadmico,
para que expida un nuevo carnet institucional.
El responsable de estas acciones es el funcionario
encargado del servicio de prstamo, en el momento que
el usuario llegue a entregar el material.
Nota:
Si el estudiante sancionado tiene necesidad de acceder a
los servicios de Biblioteca, y desea evitar la sancin,
puede optar por solicitar que le sea asignada alguna
labor a desarrollar dentro de la Biblioteca, diligenciando
el BI-F15 Formato de Servicio Social.
Se quita la sancin cuando se cumpla con la tarea
asignada.

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Responsable/
Dependencia

No.

Descripcin de la Actividad

Tcnico Puesto de
Prstamo/ Grupo de
Biblioteca

Evaluar el Servicio prestado:

Solicita al estudiante diligenciar la encuesta colgada en la
pgina de la biblioteca o ingresando a este link:
http://biblioteca.unimagdalena.edu.co/satisfaccion/index.html.
Esta evaluacin es un Insumo necesario para la creacin
del Informe Encuesta de Evaluacin del Servicio.
Evaluar servicio no conforme:

Tcnico Puesto de
Prstamo/ Grupo de
Biblioteca

Aplica el procedimiento MC-P05 Procedimiento para el

Control del Servicio no Conforme, si se presentan no
conformidades en la prestacin del servicio.

6. MARCO LEGAL
Tipo de
Norma

Entidad que
Emite

N
Identificacin

Acuerdo
Superior
Acuerdo
Superior

Universidad del
Magdalena
Universidad del
Magdalena

Resolucin
Rectoral

Universidad del
Magdalena

Fecha de
Expedicin
(DD/MM/AAAA)

Descripcin de artculos,
captulos o partes de la Norma
que aplican al documento

012

17/09/2001

Reglamento de Biblioteca

008

19/03/2003

Reglamento estudiantil

01/03/2012

Por medio de la cual se crean los

Grupos de trabajo en la
estructura
interna
de
la
Universidad del Magdalena.

145

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual para el manejo del Sistema de Informacin SIB, Mdulo SIB
8. REGISTROS
Identificacin

Almacenamiento
(Archivo de gestin)
Tiempo de
Lugar y Medio
Retencin

Cdigo
Formato

Nombre

No Aplica

Base de Datos
Prstamo

Servidor /
Digital

N.A.

Informe
Encuesta de
Evaluacin del
Servicio

Oficina Jefe de
Servicios al
Pblico / Fsico

Proteccin
Responsable de
Archivarlo

Recuperacin
(clasificacin
para consulta)

Disposicin
(Accin
cumplido el
tiempo de
retencin)

Permanente

Director de la
Biblioteca

Cdigo del
estudiante
Cdigo del
Material

Copia de
Seguridad
en la
Biblioteca

1 ao

Secretaria

Por Fecha

Archivo
Central

El diligenciamiento de este tem, se ejecuta de acuerdo al Procedimiento MC-P02

Procedimiento para el Control de Registros
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9. REGISTRO DE MODIFICACIONES
Versin

Fecha

tem modificado
4.1. Generalidades

01

15/08/2006

4.2. Descripcin

7. Registros

02

09/03/2007

03

9.1 Flujograma
Cdigo
Formato de
Documento
Descripcin.
Registros.
Flujograma.
Pe de pagina
pie de pgina
3. Responsable
4. Generalidades

04

20/08/2009
5. Descripcin

6. Marco Legal
4. Generalidades
05

15/11/2012
5. Descripcin

Descripcin
Se eliminan algunos apartes que aparecen referenciados
en el reglamento de biblioteca.
Se incluye en este aparte la implementacin de la
carnetizacin a usuarios externos.
Paso 1, se incluye el carnet de biblioteca para
usuarios externos.
Paso 3, se diferencian las actividades a realizar
cuando el material es restringido o cuando es para
prstamo domiciliario.
Paso 4, se especifican las acciones a tomar en caso
de deterioro o prdida del carn del usuario.
Paso 5, se crea el informe con las encuestas de
evaluacin del servicio
Se modifica la permanencia de las evaluaciones en el
Archivo de Gestin y se adiciona como registro el Informe
de stas, que es presentado a la Coordinacin del SGC.
Se adiciona el Informe de Evaluacin del Servicio
De acuerdo a la nueva codificacin
Segn la Gua para la Elaboracin de Documentos ver.
2.0
A todos los formatos se les cambia la codificacin
ajustndola a los nuevos cdigos para el SGI
Se modificaron los responsables en la construccin del
documento.
Se modifica el responsable de la construccin del
documento.
Se modifica el responsable de la adecuada ejecucin del
procedimiento de acuerdo a lo establecido en la nueva
estructura orgnica. (Acuerdo superior 017 de 2011).
Se modifican las categoras de prstamo de la coleccin
general y el tiempo de prstamo de los libros de reserva.
Actividad 04, se elimin la anotacin referente al BI-F06.
Se actualiza el nombre de la dependencia responsable de
biblioteca por Grupo de Biblioteca de acuerdo a lo
establecido en la Resolucin Rectoral 145 del 2012, por
medio la cual se crean los grupos internos de trabajo.
Se agreg 145 del 2012, por medio la cual se crean los
grupos internos de trabajo.
Se incluye dentro del glosario la definicin de lector
biomtrico.
Se modifica la actividad 01 de prstamo, y se retira el
BI-F17 Formato para la Evaluacin del Servicio de
Prstamo Domiciliario.

10. ANEXOS
10.1. Flujograma procedimiento para el servicio de prstamo.

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INICIO

Tcnico Puesto de Prstamo/ Grupo de Biblioteca

Verificar Usuario

Tcnico Puesto de Prstamo/ Grupo de Biblioteca

BI-F09 Formato de
Inconsistencias
Bibliogrficas

Verificar existencia del material

Tcnico Puesto de Prstamo/ Grupo de Biblioteca

Cargar el material al usuario

Tcnico Puesto de Prstamo/ Grupo de Biblioteca

Recibir Material devuelto

BI-F15 Formato de
Servicio Social

Tcnico Puesto de Prstamo/ Grupo de Biblioteca

Evaluar el Servicio prestado

existe servicio no
conforme

NO
SI

Tcnico Puesto de Prstamo/ Grupo de Biblioteca

Evaluar servicio no conforme

FIN

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