MACROS EN EXCEL

Como Hacer una Macro en Excel

Una pequea introduccin
Cuando hablamos de una Macro en Excel nos referimos a un lenguaje de
programacin orientado a aplicaciones. En este caso particular, se utiliza VBA
(Visual Basic for Applications) el cual es un lenguaje de programacin desarrollado
por Microsoft. Excel, al igual que los otros programas de Microsoft Office incluyen
el lenguaje VBA.
Imaginen un Robot que conoce todo sobre Excel. Este robot puede leer
instrucciones y operar sobre Excel de manera rpida y precisa. Simplemente
escribimos un lenguaje que este robot comprenda, para que luego el robot haga el
trabajo sucio mientras nos relajamos y tomamos una limonada. Eso es justamente
VBA. Un lenguaje en cdigo para robots. Pero Ojo, Excel no viene ni con un robot
ni con la limonada. =)
La combinacin entre la generacin de un cdigo VBA y su posterior ejecucin en
Excel es lo que se llama una Macro. A fin de cuentas una Macro es un programa el
cual contiene un trozo de cdigo de manera que podemos automatizar procesos
que el realizarlos a mano nos pueden tomar mucho tiempo.
La palabra Macro proviene del griego makros que significa grande-lo cual podra
describir el tipo de pago que podras recibir por convertirte en un experto en
programacin de Macros.
Otra cosa que se debe tener en cuenta es que VBA no es lo mismo que VB (Visual
Basic), ya que VB es un lenguaje de programacin que permite crear programas
auto ejecutables (conocidos como archivos EXE). A pesar de que VBA y VB tienen
mucho en comn, son dos cosas distintas.
La idea de crear una Macro es la de automatizar tareas que son repetitivas o que
deben ser desarrollas con frecuencia. Por ejemplo, preparar reportes mensuales
de manera que todos los meses podrs presentarle a tu jefe reportes con un
mismo formato. l quedar impresionado por tu consistencia y la gran calidad de
tu trabajo, e incluso te promover a un nuevo cargo al cual no ests capacitado!!
Comencemos!
Lo primero a realizar es hacer visible la lengeta de Programador. Por defecto
esta lengeta viene oculta en Excel 2007.

La primera opcin es Ms Frecuente y dentro de ella debemos marcar la opcin

de Mostrar Ficha Programador en la cinta de Opciones.

Ac podemos observar como la hemos marcado, que en este caso es la tercera

opcin.

Con
ello la lengeta Programador est visible y podemos comenzar a utilizar
Macros en nuestro libro de Excel.
Lo que cubriremos en este instructivo es la grabacin de Macros. Esto es muy
parecido a la grabacin de acciones que alguna vez cubrimos en un tutorial de
Photoshop.

Grabando una Macro

Seleccionamos una celda; cualquier celda servir.

En la lengeta de programador damos click en grabar Macro.

Con ello nos aparece la ventana Grabar Macro.

En Nombre de la macro pondremos un nombre representativo (Ojo no puede

llevar espacios por lo que si desean pueden usar guin bajo _ para poner
espacios entre palabras), en mtodo abreviado pondremos una combinacin de
teclas como acceso directo (por defecto es CTRL +algo , en mi caso utiliz la
tecla Shift o Mayscula ms la tecla N), en Guardar macro en: " dejamos igual
como est, y en Descripcin anotamos justamente una descripcin de lo que
har la macro.
Damos click en Aceptar . Con ello la grabacin de la Macro comienza, por lo
tanto todos los movimientos que realicemos dentro del libro de Excel sern
grabados.

Anotaremos nuestro nombre en una celda

Hacemos click en la celda bajo el nombre y anotaremos la siguiente

frmula: =AHORA()

Esta frmula muestra la fecha y hora actual.

Seleccionamos la celda que contiene la frmula y la copiaremos (Con

CTRL+C o en la lengeta Inicio -> Copiar)

En la lengeta Inicio est el botn Pegar. Si damos Click en la flecha bajo el

cono vern que aparecen ms opciones. Elegimos la opcin Pegar
Valores.

Esto convierte la frmula a su valor correspondiente.

Seleccionamos ambas celdas, osea la celda con la fecha y la celda con el

nombre.

Aplicamos a ambas celdas un formato, por ejemplo Negrita y en el

tamao de la letra ponemos 16.

Vamos a la lengeta Programador y detenemos la grabacin de la Macro

con el botn respectivo.

Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una buena

oportunidad para llamar a tu madre y contarle las buenas noticias.
Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. Para ello iremos a una
nueva hoja de clculo. Seleccionamos la celda A1.

En la lengeta de Programador hacemos click en Macros con lo cual se nos abre

la ventana que administra las Macros.

Elegimos nuestra Macro, que en este caso es nica y le damos click al botn
ejecutar. Tambin si prefieren pueden seleccionar la celda A1 y simplemente
utilizar la combinacin de teclas que configuramos, en este caso Ctrl+Shift+N.

Como observarn se ha pegado la informacin y se le ha dado el formato de letra

en negrita y tamao 16. Con un simple click o combinacin de teclas sin necesidad
de anotar el nombre, aplicar una frmula, copiarla, pegarla, seleccionar ambas
celdas y darles formato.
Ahora analicemos el cdigo o lenguaje que se ha grabado.
Para ello podemos dar click en el botn Visual Basic de la lengeta Programador
o utilizar la combinacin de teclas ALT+F11.

Con ello se nos abre el editor de VBA.

Damos click en el smbolo + de Mdulos de manera de ampliar el rbol de

mdulos y con ello nos aparecer mdulo 1 tal como se observa en la fotografa.

Que son las macros Excel

Las macros Excel es un conjunto de instrucciones programadas en la hoja de
clculo electrnica Excel, las cuales automatizan las operaciones que realiza la
aplicacin ofimtica Excel con el objetivo de eliminar tareas repetitivas o realizar
clculos complejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de
error.
Vba es el lenguaje de programacin que se utiliza para la creacin de las macros
Excel, vba son las siglas de Visual Basic for Applications y es un lenguaje

desarrollado por Microsoft e implementado dentro de los programas informticos

de la suite Office, donde se encuentra Excel.
Para entender mejor el concepto de las macros Excel imaginemos que en nuestro
trabajo tenemos que escribir diariamente el valor de cambio de 1 euro por 1 dlar,
para posteriormente realizar una serie de clculos referentes a temas financieros o
contables, entonces diariamente tendremos que entrar en Internet, buscar el valor
de cambio, copiar y pegar el valor en nuestra hoja Excel y realizar los clculos
oportunos. Mediante las macros Excel al apretar un botn automticamente la
aplicacin Excel realizar cada una de las operaciones descritas anteriormente por
nosotros, dando el resultado fiable en apenas 1 segundo.
En el anterior ejemplo si realizsemos este trabajo de manera manual podemos
decir que invertiramos 10 minutos, que al cabo del ao supondra 3300 minutos,
equivalente a casi 7 das laborables dedicados a realizar esta operacin, Qu
pasara si se tuviese que realizar este tipo de trabajo diariamente pero con una
gama de 50 monedas diferentes?, estara dispuesto a dedicarse ntegramente el
da completo a realizar esta tarea repetitiva sabiendo que con una macro Excel se
puede realizar en apenas 1 segundo y con una nula probabilidad de error?.
Pero para que Excel haga estos trabajos por usted es necesario que le digamos
como, en este momento es cuando interviene VBA, podemos decir que VBA es el
interlocutor por el cual nos comunicamos con Excel, Vba es el lenguaje de
programacin de las Macros Excel.
Existen 2 maneras de realizar Macros en Excel:

Mediante el uso de la grabadora de Macros.

Mediante el uso del lenguaje VBA para programar a Excel

La primera de las opciones es la ms fcil, dado a que solo requiere apretar al

botn grabador de macros y realizar el conjunto de operaciones que queramos
que se repitan, una vez finalizado guardamos la macro grabada con el nombre que
queramos. Cada vez que queramos ejecutar esta macro tendremos que apretar el
botn ejecutar macro y seleccionarla.
Esta primera opcin es la ms fcil de usar pero es la que presenta ms
limitaciones, dado a que solo ejecutar una vez la tarea grabada as como no
utilizar toda la potencia del lenguaje VBA.

La segunda opcin requiere del conocimiento y prctica del lenguaje de

programacin VBA, pero es sin duda la opcin ms potente en cuestin de
desarrollo de aplicaciones, cualquier cosa que se nos ocurra puede realizarse
mediante el uso de VBA, desde una aplicacin compleja hasta la automatizacin
de tareas repetitivas de nuestra hoja de clculo Excel.

Para qu sirve una macro en Excel

Para qu sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar
aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de
instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser
ejecutadas cuando lo necesitemos.
Automatizacin de tareas
Seguramente ests familiarizado con procesos de automatizacin en el mbito
industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automviles
donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por
humanos. La automatizacin trajo beneficios como mayor eficiencia y
productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del personal
al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.
De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de
nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el anlisis
de los datos y en la toma de decisiones.
Cmo se ve una macro en Excel?
Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por
sus siglas en ingls (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje
de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarn a
indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.

Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fcilmente. Lo

que toma un poco ms de tiempo es pulir nuestras habilidades de programacin.
Lo que quiero decir con esto es que para ser un buen programador de macros
debes dedicar tiempo en resolver mltiples problemas en donde puedas llevar al
lmite el lenguaje VBA.
Creacin de una macro
Existe otro mtodo que es utilizar la Grabadora de macros la cual ir grabando
todas las acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabacin.
Una vez grabada la macro podremos reproducir de nuevo las acciones con tan
solo un clic. Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos
permitir introducir el cdigo con las instrucciones que sern ejecutadas por la
macro.

Ahora que ya sabes para qu sire una macro en Excel puedes dar los primeros
pasos en este camino utilizando el tutorial Introduccin a las macros.

Objetos, propiedades y mtodos

Los objetos en Excel (VBA) son cosas. Una celda es un objeto, una hoja es un
objeto, un libro es un objeto y de esta manera existen muchos ms objetos en
Excel. A esto lo conocemos como el modelo de objetos de Excel.

Cada uno de los objetos de Excel tiene propiedades y mtodos. Las propiedades
son las caractersticas del objeto y los mtodos son las acciones que el objeto
puede hacer.
Propiedades de un objeto
Si una persona fuera un objeto de Excel sus propiedades seran el color de sus
ojos, el color de su cabello, su estatura, su peso. De la misma manera, un objeto
de Excel tiene propiedades por ejemplos, una celda (Range) tiene las propiedades
valor (Value) y direccin (Address) entre muchas otras. Estas propiedades
describen mejor al objeto.
Mtodos de un objeto
Siguiendo con el ejemplo de una persona, si fuera un objeto de Excel sus mtodos
seran correr, caminar, hablar, dormir. Los mtodos son las actividades o acciones
que el objeto puede realizar. Los objetos de Excel se comportan de la misma
manera que el ejemplo de una persona. Una celda (Range) tiene los mtodos
activar (Activate), calcular (Calculate), borrar (Clear) entre muchos ms.

Utilizando las propiedades y los mtodos

Para acceder a las propiedades y mtodos de un objeto lo hacemos a travs de
una nomenclatura especial. Justo despus del nombre del objeto colocamos un
punto seguido del nombre de la propiedad o del mtodo. Observa este ejemplo
donde hacemos uso de la propiedad Value para la celda A1:
De esta manera asignamos una cadena de texto al valor de la celda A1. Ahora
bien, si queremos borrar ese valor que acabamos de colocar en la celda podemos
utilizar el mtodo Clear de la siguiente manera:
Ver todas las propiedades y mtodos
Los objetos tienen muchas propiedades y mtodos y a veces es difcil pensar que
los llegaremos a memorizar todos por completo. Sin embargo, el Editor de Visual
Basic es de gran ayuda porque justamente al momento de escribir nuestro cdigo
nos proporciona la lista completa de propiedades y mtodos para un objeto.

Esto sucede al momento de introducir el punto despus del nombre del objeto.
Puedes distinguir entre las propiedades y mtodos porque tienen iconos
diferentes. En la imagen de arriba los mtodos son los que tienen el icono de color
verde.
Recuerda, los objetos son cosas en Excel y sus caractersticas las llamamos
propiedades las cuales nos ayudan a definir al objeto. Los mtodos son las
acciones que cada objeto puede realizar.
Artculos relacionados
El Editor de Visual Basic

Establecer seguridad de macros

La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algn
archivo que contenga una macro maliciosa puedes causar algn tipo de dao al
equipo. De manera predeterminada Excel no permite ejecutar macros
automticamente.
Sin embargo, si ests creando tus propias macros y deseas remover esta
proteccin porque sabes que no existe cdigo malicioso, entonces puedes
modificar la configuracin para habilitar todas las macros. Para hacerlo debes
seguir los siguientes pasos: Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en
Opciones. Dentro del cuadro de dilogo mostrado selecciona la opcin Centro de
confianza y posteriormente pulsa el botn Configuracin del centro de
confianza. Se mostrar el cuadro de dilogo Centro de confianza.

Dentro de la seccin Configuracin de macros selecciona alguna de las

opciones disponibles.

Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Deshabilita las macros y

permite ejecutar solamente aquellas que estn almacenadas en un lugar
confiable. Los lugares confiables se configuran en la seccin Ubicaciones
de confianza del mismo cuadro de dilogo.

Deshabilitar todas las macros con notificacin. Muestra una alerta de

seguridad advirtiendo sobre la intencin de ejecutar una macro de manera
que se pueda decidir si se desea ejecutar. Esta es la opcin
predeterminada de Excel.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente.

Solamente se podrn ejecutar las macros que estn firmadas digitalmente.

Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar
alguna notificacin al usuario. Esta opcin es til si se ejecutan mltiples
macros totalmente confiables. Esta opcin es la que corre los mayores
riesgos al ejecutar una macro de una fuente desconocida.