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V - Ene. /10
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GLOSARIO DE ABREVIATURAS ........................................................................................ 4
INTRODUCCIN .......................................................................................................... 5
1.
GENERALIDADES .......................................................................................... 6
1.1. ANTECEDENTES DE LA SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MLTIPLE...................................... 6
1.2. OBJETIVO DE LA SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MLTIPLE ............................................ 6
1.3. MISIN, VISIN Y VALORES DE LA SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MLTIPLE ...................... 6
1.4. BASE LEGAL ....................................................................................................... 6
1.5. ALCANCE ........................................................................................................... 6
1.6. APROBACIN, DIVULGACIN Y ACTUALIZACIN .............................................................. 6
2.
ESTRUCTURA ORGNICA ................................................................................ 7
2.1. RGANO DE GOBIERNO .......................................................................................... 7
2.2. RGANO DE DIRECCIN ......................................................................................... 7
2.3. RGANO DE CONTROL............................................................................................ 8
2.4. RGANOS CONSULTIVOS ....................................................................................... 10
2.5. RGANOS DE ASESORA ........................................................................................ 10
2.6. RGANOS DE LNEA ............................................................................................. 10
3.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ....................................................................... 10
4.
FUNCIONES Y DESCRIPCIN DE LOS RGANOS DE LA SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO
MLTIPLE ................................................................................................. 13
4.1. RGANO DE GOBIERNO ......................................................................................... 13
4.1.1. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS ..................................................................... 13
4.2. RGANO DE DIRECCIN ........................................................................................ 14
4.2.1. CONSEJO DE ADMINISTRACIN.............................................................................. 14
4.2.2. GERENCIA GENERAL .......................................................................................... 17
4.2.2.1. SECRETARA DE GERENCIA ................................................................................ 20
4.3. RGANO DE CONTROL........................................................................................... 21
4.3.1. COMISARIOS ................................................................................................... 21
4.3.2. AUDITORA INTERNA .......................................................................................... 23
4.3.2.1. ASISTENTE DE AUDITORA ................................................................................ 24
4.4. RGANO CONSULTIVO .......................................................................................... 24
4.4.1. UNIDAD DE RIESGOS ......................................................................................... 24
FUNCIONES .............................................................................................................. 25
4.5. RGANO DE ASESORA .......................................................................................... 27
4.5.1. ASESORA LEGAL .............................................................................................. 27
4.5.2. REA DE MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL .......................................................... 28
4.5.2.1. ASISTENTE DE MARKETING................................................................................ 30
4.6. RGANOS DE LNEA ............................................................................................. 31
4.6.1. REA DE ADMINISTRACIN .................................................................................. 31
4.6.1.1. CONTABILIDAD.............................................................................................. 33
4.6.1.1.1. ASISTENTE DE CONTABILIDAD ........................................................................... 34
4.6.1.1.2. AUXILIAR DE CONTABILIDAD ............................................................................. 35
4.6.1.2. PERSONAL Y LOGSTICA ................................................................................... 37
4.6.1.2.1. ASISTENTE DE PERSONAL Y LOGSTICA ................................................................. 40
4.6.1.2.2. AUXILIAR DE ALMACN Y ARCHIVO ...................................................................... 41
RESPONSABILIDADES ................................................................................................. 42
4.6.1.2.3. ASISTENTE DE SEGURIDAD ............................................................................... 43
4.5.3. REA DE SISTEMAS ........................................................................................... 44
4.5.3.1. ASISTENTE DE SISTEMA ................................................................................... 47
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Glosario de Abreviaturas
CNBV:
LGOAAC:
LGSM:
LGTOC:
MOF:
SHCP:
SOFOM E.N.R:
SOFOM E.R.:
SOFOM:
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Introduccin
El presente Manual de Organizacin y Funciones ha sido elaborado por la Autorizacin del
Consejo de Administracin a fin de propiciar que los Consejeros, Funcionarios y Empleados
de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple sujeten sus actividades y decisiones a lo que se
dispone en el mismo.
El presente Manual tiene como objetivo bsico normar la estructura interna de la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple, as como el ordenamiento y sistematizacin de las funciones y
responsabilidades que corresponden a cada uno de los niveles de la estructura organizativa
y est orientado a constituirse en un instrumento til y dinmico para la gestin exitosa.
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1.
Generalidades
1.1.
Base Legal
La Sociedad Financiera de Objeto Mltiple se rige por las siguientes disposiciones legales:
1.5.
Alcance
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2.
Estructura Orgnica
2.2.
rgano de Gobierno
rgano de Direccin
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II. Del cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios establecidos con respecto a
los dividendos que se paguen a los accionistas;
III. De la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro,
archivo o informacin que previene la ley;
IV. Del exacto cumplimiento de los acuerdos de las Asambleas de Accionistas.
No ser responsable el Administrador que, estando exento de culpa, haya manifestado su
inconformidad en el momento de la deliberacin y resolucin del acto de que se trate (Art.
159 LGSM).
Los Administradores sern solidariamente responsables con los que les hayan precedido, por
las irregularidades en que stos hubieren incurrido, si, conocindolas, no las denunciaran
por escrito a los Comisarios (Art. 160 LGSM).
2.3.
rgano de Control
II. Exigir a los administradores una informacin mensual que incluya por lo menos un
estado de situacin financiera y un estado de resultados.
III. Realizar un examen de las operaciones, documentacin, registros y dems
evidencias comprobatorias, en el grado y extensin que sean necesarios para
efectuar la vigilancia de las operaciones que la ley les impone y para poder rendir
fundadamente el dictamen que se menciona en el siguiente inciso.
IV. Rendir anualmente a la Asamblea General Ordinaria de Accionistas un informe
respecto a la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la informacin presentada por
el Consejo de Administracin a la propia Asamblea de Accionistas. Este informe
deber incluir, por lo menos:
A) La opinin del Comisario sobre si las polticas y criterios contables y de
informacin seguidos por la sociedad son adecuados y suficientes tomando en
consideracin las circunstancias particulares de la sociedad.
B) La opinin del Comisario sobre si esas polticas y criterios han sido aplicados
consistentemente en la informacin presentada por los administradores.
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rganos Consultivos
2.5.
rganos de Asesora
2.6.
rganos de Lnea
3.
Organigrama Estructural
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ASAMBLEA GENERAL DE
ACCIONISTAS
CONSEJO DE
VIGILANCIA/COMISARIO/S
CONSEJO DE ADMINISTRACIN
AUDITOR INTERNO
GERENTE GENERAL
ASESORA LEGAL
UNIDAD DE RIESGOS
MARKETING E IMAGEN
INSTITUCIONAL
SECRETARIA DE GERENCIA
GERENCIA DE
ADMINISTRACIN
GERENCIA DE CRDITO
GERENCIA DE FINANZAS E
INVERSIONES
CONTADOR GENERAL
ENCARGADO DE INVERSIONES Y
OPERACIONES
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
COORDINADOR DE CRDITO
ADMINISTRADOR DE
AGENCIA
ANALISTA DE CRDITO
CAJERO GENERAL/TESORERO
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
AUXILIAR DE CRDITO
ASISTENTE DE CAJA GENERAL
ENCARGADO DE PERSONAL Y
LOGSTICA
AUX. DE OPERACIONES/CAJERO
ASISTENTE DE PERSONAL Y
LOGSTICA
ENCARGADO DE
RECUPERACIONES
AUXILIAR DE RECUPERACIONES
ASISTENTE DE SEGURIDAD
JEFE DE SISTEMAS
ASISTENTE DE SISTEMAS
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4.
A continuacin se describen las funciones de cada uno de los rganos que componen la
estructura organizativa de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple:
4.1.
rgano de Gobierno
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10. Resolver sobre las reclamaciones de los socios contra los actos del Consejo de
Administracin y Comisarios.
11. Resolver sobre las apelaciones de los socios que fueren excluidos en virtud de
resoluciones del Consejo de Administracin.
12. Resolver sobre la fusin, escisin, disolucin y liquidacin de la Sociedad Financiera de
Objeto Mltiple, de acuerdo con lo establecido en el estatuto.
13. Imponer las sanciones de suspensin, destitucin o exclusin del cargo directivo, segn
sea el caso a los directivos que con su accin, omisin hubiere contribuido.
14. Determinar las sanciones que correspondan, en caso de que sucedan infracciones no
previstas en el inciso anterior y que sean de responsabilidad de los dirigentes para
imponerles las medidas que correspondan estatutariamente.
15. Analizar, debatir y aprobar el reglamento a seguir durante el desarrollo de las asambleas
ordinarias y extraordinarias.
Atribuciones
Segn lo establecido en la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares de Crdito
(Art. 8, numeral V), cada accionista, o grupo de accionistas que represente por lo menos un
15% del capital pagado de una sociedad, tendr derecho a designar un consejero (SOFOM
E.R.).
Slo podr revocarse el nombramiento de estos consejeros cuando se revoque el de todos
los dems, sin perjuicio de lo dispuesto por los Artculos 74 y 75 de la Ley General de
Organizaciones y Actividades Auxiliares de Crdito (SOFOM E.R.).
4.2.
rgano de Direccin
Consejo de Administracin
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Gerente General
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2. Fijar los objetivos de poltica general y plan anual de gestin de la Sociedad Financiera
de Objeto Mltiple.
3. Controlar al Gerente General y conocer sobre los resultados peridicos de la institucin,
pudiendo, para el efecto, recabar de la misma cualquier informacin que estime
conveniente.
4. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, las normas internas y los acuerdos de la asamblea
general de delegados.
5. Elaborar propuestas de modificacin del estatuto de la Sociedad Financiera de Objeto
Mltiple y elevarlo a la asamblea general de delegados para su aprobacin, previo
anlisis.
6. Aprobar el Manual de Organizacin, Funciones
Mltiple.
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Gerente General
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Consejo de Administracin
Depende de:
Consejo de Administracin
Lnea de Autoridad:
Objetivo
El Gerente General asume la representacin legal de la Sociedad Financiera de Objeto
Mltiple. Es responsable de planear y coordinar las actividades administrativas, operativas,
financieras y crediticias de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple. As como de resolver
los asuntos que requieren su intervencin de acuerdo a las facultades delegadas.
Funciones
1. Dictar las disposiciones que estime convenientes a fin de asegurar que las actividades de
la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple se desarrollen de acuerdo a las polticas y
planes aprobados por el Consejo de Administracin.
2. Velar por el cumplimiento de las Leyes que la rigen, del Estatuto, los Manuales,
Reglamentos y Polticas de la Institucin y dems disposiciones que afecten a la
Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
3. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos del Consejo de Administracin.
4. Formular y proponer al Consejo de Administracin la aprobacin de los Reglamentos,
Manuales y disposiciones internas que regulen
el funcionamiento de la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple y los que sean necesarios para el mejor desarrollo de sus
actividades.
5. Proponer al Consejo de Administracin las modificaciones en la organizacin de la
Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
6. Disear y proponer al Consejo de Administracin, para su aprobacin, la implementacin
de nuevas modalidades de crditos y servicios financieros, as como de introducir
mejoras a los servicios y productos financieros existentes.
7. Elaborar y someter al Consejo de Administracin, para su aprobacin los presupuestos y
metas a corto, mediano y largo plazo.
8. Informar peridicamente y asesorar al Consejo de Administracin sobre la gestin
econmico-financiera y administrativa de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple, Para
ello debe presentar peridicamente anlisis de liquidez, rentabilidad, morosidad e
informes sobre evaluacin de la ejecucin del Programa Anual de Operaciones: Plan de
colocaciones, del presupuesto de ingresos, gastos e inversiones, as como del flujo de
caja. Implementar medidas correctivas con la finalidad de que el desempeo y los
resultados tengan lugar de acuerdo a los planes.
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los
Estados
Financieros
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Secretara de Gerencia
Depende de:
Gerencia General
Coordinaciones para Gerencia: Con todas las reas de la Sociedad Financiera de Objeto
Mltiple
Funciones Especficas
1. Atender y brindar informacin a funcionarios, empleados y pblico que la soliciten, en
concordancia con la poltica de informacin de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple;
para tal efecto deber informarse adecuadamente sobre los servicios que presta la
institucin.
2. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentacin y correspondencia interna y
externa que ingresa a la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
3. Preparar correspondencia, presentarla a la Gerencia General para su aprobacin,
distribucin y/o envo.
4. Prestar apoyo secretarial y documentario a los distintos rganos de la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple que requieran su servicio.
5. Archivar la correspondencia, as como la documentacin originada por las sesiones del
Consejo de Administracin y Gerencia.
6. Archivar las disposiciones legales relacionadas con las actividades bancarias.
7. Llevar el libro de Actas de Gerencia, Reglamentos, polticas, normas internas y las
planillas de las tarifas propuestas por el Gerente General y aprobadas con el Consejo de
Administracin de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
8. Efectuar y atender las llamadas telefnicas locales y a larga distancia.
9. Tomar dictados, preparar correspondencia y documentos que se le encomienden.
10. Llevar control de los fondos fijos de Caja Chica.
11. Controlar el uso de los telfonos de la Institucin, de acuerdo con las disposiciones
emitidas por Gerencia General.
12. Cumplir con las dems funciones que le encomiende Gerencia General.
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Responsabilidades
1. Guardar confidencia de los acuerdos del Consejo de Administracin, decisiones de
Gerencia, documentos e informaciones que requieran este tratamiento.
2. Velar por el adecuado control y organizacin del archivo a su cargo.
3. Velar por la oportuna y envo de informacin oficial y autorizada por el Gerente General.
4. Velar por el mantenimiento, conservacin y buen uso de los bienes, equipos
materiales a su cargo.
Atribuciones
1. Atender a los miembros del Consejo de Administracin y Gerentes en sus sesiones,
ofrecindoles refrigerios.
2. Llevar consigo las llaves del archivo confidencial.
3. Establecer un sistema de archivo adecuado.
4. Organizar eventos internos de confraternidad entre el personal.
5. Realizar los pedidos de tiles y formularios impresos para uso del Gerente General.
4.3.
rgano de Control
4.3.1. Comisarios
rgano:
Comisarios
Designado por:
Lnea de Coordinacin:
Consejo de Administracin y
Gerente General
Lnea de Autoridad:
Auditor Interno
Objetivo
El/los Comisario/s es (son) el (los) encargado(s) de vigilar a la SOFOM en sus polticas y
prcticas contables, legales y financieras en general.
Funciones
1. Revisar el Plan de Trabajo del Departamento de Auditora interna, conocer los resultados
de las auditoras o exmenes que en la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple se
practiquen, enviando al Consejo de Administracin los informes del departamento de
auditora debidamente sustentado y analizado por el comit de auditora1 para que actu
en consecuencia, caso contrario y de haberse comprobado un hecho que afecta el
1
Comit de Auditora: No es un comit permanente solo para casos necesarios (discusin de resultados de
Auditora Interna o Externa, Contratacin de Auditores Externos) el mismo lo puede conformar el Auditor Interno,
el/los comisario/s el Presidente del Consejo de Administracin, Gerente General.
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Auditora Interna
Cargo:
Auditor Interno
Designado:
Comisario
Depende de:
Comisario
Lnea de Autoridad:
Asistente de Auditora
Funciones
1. Elaborar el Plan Anual de Auditora segn las normas emitidas por los entes rectores y de
acuerdo a las necesidades de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
2. Elevar el Plan Anual de Auditora al Comit de Auditora / Comisario para su revisin y
luego al Consejo de Administracin para su aprobacin, presupueste su ejecucin y
posterior a ello, darlo a conocer a los entes de control y supervisin.
3. Realizar acciones o actividades no programadas cuando lo considere conveniente o a
pedido expreso del Comisario, Consejo de Administracin o a solicitud del Gerente
General, previa aprobacin del Consejo de Administracin cuando as lo amerite,
comunicando el hecho a los entes de control y supervisin.
4. Elaborar el Programa de Trabajo para cada accin de control.
5. Supervisar la ejecucin de los programas de trabajo por parte del equipo de auditora.
6. Consolidar los hallazgos de auditora y remitirlos a las personas comprendidas en ellos.
7. Evaluar los descargos recibidos de las personas comunicadas.
8. Elaborar el Informe de Auditora y elevarlo al Comisario y luego simultneamente al
Consejo de Administracin y Organismos de Control externo cuando sea el caso, con
copia para el Gerente General.
9. Evaluar trimestralmente el grado de cumplimiento del Plan anual de Auditora e informar
al Comisario para que lo eleve al Consejo de Administracin y entes de control que lo
requieran en forma simultnea.
10. Evaluar el seguimiento a la implantacin de las recomendaciones formuladas por
Auditora Externa, Federacin y Auditora Interna.
11. Revisar que los papeles de trabajo se encuentren debidamente codificados y
referenciados y archivados y contengan la informacin mnima segn el Manual de
Auditora.
12. Revisar peridicamente el MOF de Auditora Interna y Proponer su actualizacin al comit
de auditora y Consejo de Administracin.
13. Actuar a solicitud del Consejo de Administracin como coordinador en el proceso de
designacin de Sociedades de Auditora Externa y formar parte de la comisin de
cautela. Durante la ejecucin de su trabajo.
14. Participar en las reuniones de los comisarios y de Administracin en calidad de invitado.
15. Coordinar permanentemente el trabajo con la Unidad de Riesgos.
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16. Comunicar de manera inmediata el informe sobre hechos significativos al/los comisario/s
para que luego lo remitan simultneamente al Consejo de Administracin y entes de
supervisin y control2.
17. Verificar la eficacia de los controles internos implementados para una operacin o
producto en la etapa previa a su lanzamiento.
18. Proponer de acuerdo a las necesidades, el Personal, recursos tcnicos, logsticos y de
capacitacin de acuerdo a la magnitud y complejidad de las operaciones, estructura y
riesgos que enfrenta la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple velando por el
fortalecimiento de Auditora Interna.
19. Efectuar arqueos e inventarios de manera sorpresiva tanto en la oficina principal como
en Agencias.
20. Participar como observador en el proceso de licitacin y concursos pblicos.
21. Realizar otras funciones inherentes a su cargo.
Asistente de Auditora
Depende de:
Auditor Interno
Funciones
1. Ejecutar el Programa de Trabajo encargado por el Auditor Interno.
2. Comunicar al Auditor Interno los resultados de la aplicacin de los programas de trabajo,
elaborando el Borrador de Hallazgos de Auditora, sugiriendo las recomendaciones.
3. Apoyar en la realizacin de arqueos e inventarios.
4. Mantener los equipos y documentos en forma limpia y ordenada.
5. Guardar reserva y confidencialidad sobre los asuntos de su conocimiento.
6. Codificar, referenciar y archivar los papeles de trabajo.
7. Elaborar el requerimiento de materiales de la Oficina.
8. Velar para que se encuentre actualizado el archivo permanente.
9. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, por delegacin del Auditor Interno.
4.4.
rgano Consultivo
Riesgos
Cargo:
Entes de Supervisin y Control: son los entes externos tales como la Comisin Nacional Bancaria y de Valores
para SOFOM E.R.
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Depende de:
Gerencia General
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de rea
Administrador de Agencia
Lnea de Autoridad:
Ninguna
Funciones
Propiciar la adopcin de una cultura de Administracin de Riesgos, definiendo claramente los
lineamientos a implementarse para llevar a cabo la identificacin, medicin, monitoreo,
limitacin, control y divulgacin de los distintos tipos de riesgos incluyendo a los riesgos
crediticios.
1. Elaborar informes sobre los sectores econmicos de los mercados en donde funciona la
Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
2. Coordinar con cajero o guardavalor general los requerimientos mnimos de liquidez
elaborando para ello, el reporte de tesorera, posicin diaria y mensual de liquidez.
3. Coordinar con jefes de sistemas el envo y la recepcin del informe crediticio
confidencial.
4. Evaluar e informar sobre posibles fluctuaciones del tipo de cambio.
5. Establecer sistemas de control para la parte operativa con la finalidad de mejorar el
control y reducir el riesgo administrativo.
6. Evaluar las plizas de seguros con la finalidad de determinar si los bienes propios y/o de
terceros (embargos), el dinero, las garantas y otros se encuentren con cobertura
adecuada, informando al Gerente General sobre el particular.
7. Evaluar de manera permanente que el rea de crdito de cumplimiento a los lmites,
polticas y procedimientos establecidos para las operaciones, en materia de
administracin de riesgo.
8. Evaluar y calificar la cartera de crdito en forma mensual de acuerdo con las circulares y
oficios que sobre el particular dicte la CNBV, SOFOM E.R. determinar y proponer la
provisin correspondiente.
9. Evaluar los riesgos de operacin, de forma previa al lanzamiento de nuevos productos y
ante cambios importantes en el ambiente operativo o informtico.
10. Identificar las necesidades de capacitacin y difusin para una adecuada administracin
de los riesgos.
11. Conocer y mantenerse enterado de las normas, reglamentos internos, leyes y decretos
que rigen los procedimientos de otorgamiento, evaluacin y seguimiento de los crditos.
12. Recomendar medidas correctivas tendentes a mejorar los sistemas de control que
puedan representar mayor seguridad en las colocaciones crediticias en la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple.
13. Formular el Plan Anual de Supervisin de Sucursales considerando exmenes especiales,
visitas inopinadas u otros que le encomiende el Gerente General o coordinada con el
Gerente de Crdito.
14. Preparar para la Gerencia General, estadsticas, informes mensuales de los exmenes
efectuados a su cargo sobre:
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Fallas o errores en la aplicacin de las normas internas y externas que rigen los
crditos (an cuando se hayan corregido) por tipo de falla y responsable, causas
probables y medidas correctivas realizadas.
15. Analizar los factores causales de fallas o errores recurrentes, determinar la frecuencia de
los mismos y sugerir a la Gerencia General y Gerencia de Crdito las medidas correctivas
adecuadas a tomar.
16. Atender, por escrito si as lo solicita, las consultas acerca de las normas internas y
externas que rigen el criterio del crdito, formuladas por el personal responsable de su
promocin, otorgamiento o recuperacin.
17. Sealar las fallas encontradas de inmediato a la Gerencia General, coordinar con los jefes
de reas las medidas correctivas a tomar.
18. Revisar los expedientes de crditos, en cualquier estado de los mismos y emitir su
opinin con respecto al cumplimiento de las normas internas y externas que lo rigen.
19. Con respectos a los crditos en mora:
20. Revisar los planes de seguimiento de crditos en mora, especialmente a los crditos
refinanciados y verificar su cumplimiento.
21. Informar a la Gerencia de Crdito y Gerencia General, de las desviaciones notorias de los
planes de seguimiento, de los crditos en mora.
22. Verificar que los expedientes de crditos refinanciados:
23. Su conformidad formal de acuerdo con las normas internas y externas que lo rigen.
24. Sus condiciones y garantas ya formalizadas cumplan con las normas internas y externas
que los rigen.
25. Efectuar eventualmente visitas y entrevistas con los acreditados, garantes y otras
personas involucradas en los expedientes de crditos sujetos a revisin, cuando el caso
lo amerite.
26. Otras funciones relativas a la revisin de crditos que lo asigne la Gerencia General.
Responsabilidades
1. Entregar al departamento de contabilidad dentro de los plazos establecidos la evaluacin
y clasificacin de la cartera de crdito.
2. Desarrollar el plan anual de la Unidad de Riesgos debidamente aprobado por el Comit
de Riesgos3.
3. Convocar en forma mensual a los integrantes del Comit de Riesgos.
Atribuciones
1. Solicitar toda la informacin necesaria a las reas de negocio y de registro con la
finalidad de ejecutar su labor.
2. Evaluar y Clasificar la cartera de colocaciones.
3
Comit de Riesgos: No es un comit permanente, se forma segn se considere necesario para analizar los
diferentes riesgos que pueda afectar de una u otra manera la operativa de la SOFOM, lo puede conformar el Jefe de
la Unidad de Riesgos, el Gerente General, los Gerentes de reas, el Auditor Interno como invitado.
Elaborado por:
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3. Sugerir (a travs del Comit de Riesgos) al Gerente General tomar las debidas
precauciones para la administracin de los riesgos en general.
4.5.
rgano de Asesora
Asesora Legal
Cargo:
Asesor Legal
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de rea
Administradores de Agencias
Funciones Bsica
1. Brindar asesora legal al Consejo de Administracin, Comisario, Gerente General,
Gerentes de reas y a todos los departamentos de la institucin con la finalidad de evitar
posibles contingencias que pongan en riesgo los activos de la Sociedad Financiera de
Objeto Mltiple.
2. Defender en los procesos jurdicos, que se lleven a cabo los intereses y derechos de la
Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades legales relacionadas con poderes, consultas
judiciales, garantizando la calidad, eficiencia y oportunidad de los servicios a prestar a la
Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
Funciones Especficas
1. Coordinar e informar a Gerencia sobre el estado que se encuentran los procesos
judiciales seguidos por la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
2. Coordinar con todas las reas de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple sobre los
diversos asuntos legales que se puedan presentar dentro de sus funciones.
3. Realizar gestiones para llevar a cabo todas las diligencias que se presentan dentro de
los procesos que no sean de recuperacin de crditos.
4. Asistir a las diversas diligencias que se llevan a cabo en los juzgados.
5. Revisar los contratos de prenda, los laborales, los de servicios externos que la empresa
suscribe con terceros.
6. Revisar los documentos (pagar, contratos, hipotecas, entre otros) que requieran opinin
legal.
7. Interpretar leyes decretos y normas que afecten en cualquier aspecto las operaciones de
rutina de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
Elaborado por:
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Cargo:
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de reas
Administradores de Agencias
Lnea de Autoridad:
Elaborado por:
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Funcin Bsica
Es el rgano central de promocin y mejoramiento de la imagen institucional de la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple, cuya funcin principal es crear e idear novedosas tcnicas de
negocios para difundir los diversos servicios o productos financieros que ofrece la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple, utilizando criterio tcnico para evaluar las oportunidades y
riesgos de los diferentes mercados en donde la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple
brinda sus servicios, a fin de mejorar los productos existentes y crear nuevos productos.
Funciones Especficas
1. Difundir la misin, visin y objetivos estratgicos de la Sociedad Financiera de Objeto
Mltiple a nivel interno y en las diversas localidades en donde la institucin brinda sus
servicios.
2. Elaborar y proponer al Gerente General el plan anual de marketing y de imagen
institucional.
3. Disear estrategias de penetracin a los diferentes mercados donde funciona la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple.
4. Elaborar y aplicar encuestas a los clientes de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple
para conocer su percepcin respecto del servicio financiero brindado y sobre las mejoras
que se puedan realizar.
5. Elaborar estudios de mercado para conocer la oferta y demanda de los servicios
financieros de la competencia, as como, estar al tanto de la satisfaccin de sus usuarios.
6. Coordinar con los administradores de las agencias las campaas a realizar en cada una
de las zonas, con la finalidad de incrementar el volumen de intermediacin, mediante la
captacin de mayor nmero de clientes.
7. Coordinar con el Departamento de Administracin la preparacin del presupuesto y
metas de Departamento, controlar su ejecucin y explicar las variaciones en la
evaluacin del presupuesto y metas.
8. Fomentar reuniones con los diferentes gremios de las diversas zonas donde la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple brinda sus servicios con la finalidad de realizar charlas para
proponer los servicios que presta la institucin.
9. Desarrollar conjuntamente con el Gerente de Crdito la implementacin de nuevos
productos o modalidades de crditos en concordancia con las normas vigentes.
10. Desarrollar conjuntamente con el Gerente de Finanzas e Inversiones la implementacin
de nuevos productos o modalidades de inversiones en concordancia con las normas
vigentes.
11. Elaborar las ideas publicitarias a desarrollar para el lanzamiento de nuevos productos,
mejoramiento de los actuales productos, implementacin de nuevas agencias y difusin
de las diversas campaas.
12. Elaborar el plan de publicidad y de contratacin de medios de comunicacin en los
cuales se difundiran los spot publicitarios de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple,
previo estudio del nivel de sintona.
13. Promocionar la imagen institucional de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple, va
charlas corporativas y mediante la utilizacin de los diversos medios de comunicacin.
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Depende de:
Jefe de Marketing
Funciones
1. Apoyar en la elaboracin y ejecucin del plan anual de marketing e imagen institucional.
2. Desarrollar los diferentes eventos de promocin programados por el departamento de
Marketing e Imagen Institucional y apoyar aquellos que ejecuten los administradores de
agencia, previa coordinacin con el jefe del departamento.
3. Participar activamente en la ejecucin de los estudios de mercado.
4. Crear e innovar proyectos de spot publicitarios.
5. Fomentar la participacin de los trabajadores en los diversos eventos que organice la
Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
6. Apoyar en el diseo de los artculos de promocin.
7. Organizar el archivo del material publicitario y de los videos institucionales.
8. Elaborar un directorio de los diversos medios de comunicacin de la localidad.
9. Realizar las coordinaciones necesarias para la ejecucin de las actividades en las
agencias de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
10. Proponer y ejecutar la difusin de la imagen institucional.
11. Otras que le asigne el Jefe de Marketing e Imagen Institucional.
Responsabilidades
Elaborado por:
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4.6.
rganos de Lnea
Administracin
Cargo:
Gerente de Administracin
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerente de Crdito
Gerente de Finanzas e Inversiones
Lnea de Autoridad:
Departamento de Contabilidad
Departamento de Personal y Logstica
Departamento de Sistemas
Funcin Bsica
Es el rgano central de ejecucin, encargado de planear de dirigir y controlar las actividades
relacionadas con el Personal, recursos materiales, organizacionales, as como con la
contabilidad y sistemas.
Funciones Especficas
1. Establecer normas, procedimientos para la eficiente Administracin del Personal y los
materiales en la oficina principal y agencias con el objeto de buscar eficiencia y
racionalizar su empleo respectivamente.
2. Evaluar constantemente la organizacin, los procedimientos y la mecnica operativa de
la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
Elaborado por:
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Elaborado por:
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4.6.1.1. Contabilidad
Departamento:
Contabilidad
Cargo:
Contador General
Depende de:
Lnea de Coordinacin:
Gerencia de Administracin
Jefes de Departamento
Administradores de Agencias
Lnea de Autoridad:
Funcin Bsica
Elaborar los estados financieros segn los principios de contabilidad generalmente aceptados
y de acuerdo a las normas de informacin financiera (E.N.R.); y a las Disposiciones de
Carcter General, emitidas por la CNBV (E.R.), y las normas internacionales de contabilidad.
Funciones Especficas
1. Elaborar los estados financieros
2. Registrar las operaciones en los correspondientes libros contables.
3. Revisar y dar su conformidad de los comprobantes por los desembolsos (pagos a
proveedores de bienes y servicios) a realizar.
4. Controlar y elaborar los formularios por obligacin tributaria.
5. Elaborar en forma mensual las notas explicativas y anexos a los estados financieros.
6. Realizar anlisis mensual de los estados financieros, emitiendo un informe econmico
financiero de la marcha de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple para el Gerente
General y para el Consejo de Administracin.
7. Informar al Gerente de Administracin sobre posibles desviaciones a los lineamientos
contables y dems normas de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple que se cometan
en las diferentes reas o agencias, con la finalidad de que se apliquen las medidas
correctivas pertinentes.
8. Validar la informacin contable previo al registro correspondiente con la finalidad de no
tener futuras contingencias laborales, tributarias y de otra ndole.
9. Remitir informacin contable a los organismos superiores que as lo requieran.
Responsabilidades
1. Preparar los estados financieros: Balance General, Estado de Ganancias y Prdidas,
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de Efectivo y las
correspondientes Notas a los Estados Financieros, en los plazos sealados.
4
Comit de Adjudicaciones: No es un comit permanente sera solo para casos que lo amerite, lo puede integrar el
comisario, el presidente del Consejo de Administracin, el Gerente General, los Gerentes de reas, personal
tcnico en la materia de que se trate.
Elaborado por:
Vigencia: Indefinida
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4.6.1.1.1.
Asistente de Contabilidad
Cargo:
Asistente de Contabilidad
Depende de:
Contador General
Lnea de Autoridad:
Auxiliar de Contabilidad
Funciones
1. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de caja diarias tanto de oficina
principal como agencias.
2. Revisar la conformidad de los comprobantes por los desembolsos a realizar, en ausencia
del Contador.
3. Elaborar la informacin complementaria a los estados financieros.
4. Llevar el control contable del activo fijo de acuerdo al Reglamento de Logstica.
5. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institucin.
Elaborado por:
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Responsabilidades
1. Revisar los saldos de las cuentas de Caja tanto de la oficina Principal como de las
Agencias.
2. Verificar los saldos de las cuentas: Provisiones de bienes y servicios, colocaciones,
activos fijos, adjudicados.
3. Realizar en coordinacin con el rea de Personal y Logstica, los inventarios de Activo
Fijo, en forma semestral, conciliando los resultados con los Administradores de Agencia,
Gerentes de reas, Encargados de departamentos y/o seccin, que tiene a cargo dichos
bienes.
4. Preparar los anexos a los estados financieros: Activo Fijo, Balance sectorizado por
agentes econmicos
5. Preparar semestralmente las Planillas de Inventario de Activo Fijo, Bienes no
Depreciables, bienes totalmente depreciados y dados de baja por reas y agencias para
el inventario de equipos de cmputo con el control que lleva el encargado de SistemasHardware.
6. Revisar los saldos de las cuentas de intereses devengados no cobrados de crditos
refinanciados y crditos en cartera litigiosa
7. Revisar los saldos de las cuentas de orden de castigados de la oficina principal y de las
agencias.
8. Realizar el control contable en coordinacin con el rea de Logstica o Sistemas de los
Activos Fijos, Depreciables y no Depreciables, verificando la depreciacin, cambio de
lugar del bien, baja, etc.
9. Realizar inventario a la Unidad de Almacn en coordinacin con el Encargado de Personal
y Logstica.
10. Revisar, corregir y registrar los Fondos Fijos.
Atribuciones
1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.
2. Revisar los cdigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del
contador) verificando tambin que los documentos que sustenten los desembolsos estn
conformes.
3. Revisar permanentemente los documentos respaldatorios de Caja Chica de Oficina
Principal y de Agencias (en ausencia del contador): cdigo contable, importes y
conformidad de los documentos respaldatorios (con sello de pagado y firmado).
Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.
4.6.1.1.2.
Auxiliar de Contabilidad
Cargo:
Auxiliar de Contabilidad
Depende de:
Contador General
Funciones
1. Elaborar la Estadstica Adelantada para lo cual debe coordinar con el Cajero o
Guardavalor General/Tesorero y los Administradores de las respectivas Agencias.
Elaborado por:
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2. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de inversiones de los clientes diarias
tanto de oficina principal como agencias.
3. Elaborar la informacin complementaria a los estados financieros.
4. Registrar y revisar los asientos por las operaciones diarias, tanto de oficina principal
como agencias de las cuentas, colocaciones pendientes y de orden.
5. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institucin.
Responsabilidades
1. Preparar y enviar el encaje legal en moneda nacional y extranjera con sus respectivos
anexos a los Organismos correspondientes de acuerdo a las normas legales vigentes.
2. Conciliar las cuentas de Bancos con los extractos de ahorros y de cuentas corrientes en
moneda nacional y extranjera.
3. Revisar los saldos de las cuentas y efectuar el cruce as como los correspondientes
ajustes en moneda nacional y extranjera.
4. Verificar los saldos de las cuentas: Operaciones en trmite y rdenes de Pago,
Pendientes de Caja, Gastos de transportacin y viticos en el rea de personal y
logstica, de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple y cheques de gerencia con el rea
de Caja General.
5. Generar los balances de comprobacin en moneda nacional y extranjera, as como con el
digito integrador; imprimirlos y sellarlos.
6. Imprimir el libro diario y mayor en moneda nacional y extranjera. Dichos documentos
son legalizados por Notario.
7. Coordinar con el rea de Sistemas para hacer el vaciado y reversin de los saldos del
Balance.
8. Preparar los anexos a los estados financieros: depsitos y colocaciones por Oficinas,
Oficinas en Funcionamiento y nmero de personal, Compensacin por tiempo de
Servicios, Fondo de Seguro de Depsito y Lneas de Crdito otorgadas proveniente del
exterior.
9. Revisar los saldos de las cuentas colocaciones y efectuar el cruce as como los
correspondientes asientos de provisiones en moneda nacional y extranjera.
10. Archivar los comprobantes de pago de Caja, mantenindolos bajo su custodia y de
conformidad con los procedimientos de la administracin tributaria.
11. Ingresar la informacin correspondiente al Registro de Compras, Ventas, Renta.
12. Ingresar la informacin mensual al programa de Confrontacin de Operaciones
Autodeclaradas y enviar dicha informacin en los plazos establecidos.
13. Preparar la informacin necesaria para poden realizar los reparos tributarios.
14. Mantener organizados los archivadores con los documentos respaldatorios de la oficina
principal y de las agencias.
Atribuciones
1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.
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2. Revisar los cdigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del
contador y Asistente) verificando tambin que los documentos que sustenten los
desembolsos estn conformes.
3. Revisar permanentemente los documentos que sustentan los pagos por Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias (en ausencia del contador y asistente): cdigo contable,
importes y conformidad de los documentos fuentes (con sello y pagado y firmado).
Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.
Personal y Logstica
Cargo:
Depende de:
Gerente de Administracin.
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de reas
Administradores de Agencias
Lnea de Autoridad:
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Elaborado por:
Vigencia: Indefinida
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4.6.1.2.1.
Cargo:
Depende de:
Lnea de Autoridad:
Funciones
1. Elaborar la documentacin respectiva de transferencias de puestos,
vacaciones y otros que le solicite el encargado de personal y logstica.
sanciones,
de
personal,
previa
coordinacin
con
el
Encargado
de
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al
encargado del
Atribuciones
1. Realizar arqueos sorpresivos de almacn, previa coordinacin con el encargado del
departamento.
2. Otorgar permisos al personal, previa coordinacin con el Gerente General, Gerentes de
reas y los administradores de agencias.
3. Decidir en ausencia del titular sobre las compras urgentes a realizar, previa coordinacin
con el Gerente de administracin.
4. Comunicar al Encargado del departamento sobre irregularidades que pudieran ocurrir en
las diferentes acciones del personal y de compras.
4.6.1.2.2.
Cargo:
Depende de:
Lnea de Autoridad:
Ninguno
Funciones
1. Recibir los bienes adquiridos por la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple. verificando el
estado y calidad de los artculos, dando ingreso a almacn.
2. Atender las solicitudes de materiales mediante boleta de requerimiento, debidamente
autorizada por el Encargado de Personal y Logstica y/o quien haga sus veces.
3. Dar salida de almacn a los materiales requeridos, con la firma de recibido conforme del
solicitante.
4. Mantener el stock mnimo en almacn, debiendo informar al Asistente de Logstica la
relacin de tiles que deben adquirirse, con la finalidad de que el almacn se encuentre
en condiciones de atender los requerimientos necesarios.
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posibles
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4.6.1.2.3.
Asistente de Seguridad
Cargo:
Asistente de Seguridad
Depende de:
Funciones
1. Velar por la seguridad fsica de las instalaciones, material y personal de la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple.
2. Disear estrategias de seguridad para las zonas de mayor riesgo de la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple.
3. Coordinar con la Empresa de Vigilancia privada sobre la instruccin y entrenamiento de
los agentes de Vigilancia as como de la instruccin del personal de la SOFOM en lo
referente a seguridad.
4. Verificar la apertura y cierre de la Oficina Principal y coordinar el cierre de los locales de
las agencias.
5. Verificar el empleo del sistema de seguridad de la oficina.
6. Realizar visitas inopinadas al local de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple los das
domingos y feriados, levantando el acta respectiva.
7. Asesorar al personal sobre seguridad integral.
8. Establecer mecanismos para custodiar el transporte de valores, segn la magnitud y
lugar.
9. Verificar que el armamento del personal de vigilancia que presta servicios en la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple se encuentre en perfecto estado de conservacin.
10. Planear y conducir programas de instruccin al personal, coordinando con el Gerente
General y Encargado de Personal y Logstica.
11. Aplicar medidas preventivas para evitar acotes delincuenciales como asaltos y robos.
12. Realizar acciones de inteligencia sobre la accin delictiva en las zonas en donde posee
oficinas la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple, as como el avance o exterminio de la
subversin.
Responsabilidades
1. Controlar por intermedio del personal de vigilancia la salida de materiales de propiedad
de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
2. Constatar la apertura y cierre de bveda cerciorndose que no haya elementos extraos
en las inmediaciones. Asimismo coordinar con los Administradores de las Agencias dicha
labor.
3. Presenciar la ejecucin de los ejercicios de tiro y evaluacin de los agentes de seguridad.
4. Constatar los domicilios de los agentes de seguridad y del personal de limpieza que
presten servicio en las instalaciones de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
5. Verificar el cumplimiento de las disposiciones de los agentes de seguridad dados por su
empresa.
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4.5.3.
rea de Sistemas
Departamento:
Sistemas
Cargo:
Encargado de Sistemas
Depende de:
Gerente Administrativo
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de rea
Administradores de Agencias/Sucursales
Lnea de Autoridad:
Asistente de Sistema
Auxiliar de Sistema
Funciones Generales
1. Identificar las necesidades de informtica de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
Elaborado por:
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SIC DESARROLLO
Aprobado por:
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V - Ene. /10
Asistente de Sistema
Depende de:
Encargado de Sistema
Funciones
1. Realizar modificaciones, referentes al Sistema, solicitadas por las diferentes, reas,
departamentos o gerentes; tales como:
a) Cambio de parmetros.
b) Actualizacin de variables del sistema.
2. Resolver los problemas operativos que se presenten concernientes al rea de Sistema.
a) Cada de lnea de comunicaciones.
b) Problemas en el ingreso de terminales.
c) Problemas en las operaciones de los usuarios.
3. Emitir reportes solicitados por los Encargado de rea, para un mejor control de sus
funciones.
4. Emitir y procesar las tarjetas de identificacin de los clientes diariamente.
5. Actualizacin y control de los datos de informacin al cliente.
6. Supervisin de la calidad de los resultados producidos por el Sistema.
7. Elaboracin de reportes mensuales solicitados por las reas y departamentos.
8. Confeccin y mantenimiento constante de la pagina WEB, en coordinacin con las reas,
administradores de agencias o gerentes.
9. Cambio de acceso de usuarios a los recursos del Sistema y Red en forma bimensual, en
coordinacin con el Encargado del rea.
10. Comunicacin constante con las agencias y oficinas especiales para conocer sus
necesidades.
11. Desarrollo y modificacin de programas, de acuerdo a las necesidades de cada rea, con
debida sustentacin y conocimiento del Encargado del rea.
12. Desarrollo y ejecucin de las tareas especficas designadas por el Encargado del rea.
Responsabilidades
1. Que el sistema y aplicativos se encuentre operativo y en optimas condiciones para ser
usado por las diferentes departamentos y/o agencias de la SOFOM.
2. Supervisar la correcta aplicacin de los programas.
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Depende de:
Encargado de Sistema
Funciones
1. Encendido y preparacin de los sistemas informticos para el desarrollo de las
actividades diarias:
a) Encendido de los equipos de seguridad elctrica.
b) Encendido de Servidores.
c) Control y Cargado del control de asistencia.
2. Respaldo de soporte tcnico.
a) Identificar las causas de los problemas que se presenten en los equipos, dndole
solucin o alternativas de solucin,
b) Prestar ayuda y asesoramiento en la identificacin de las mejores caractersticas
tcnicas para la adquisicin de equipos de cmputo.
c) Preparacin de documentos que sustenten pedidos de equipos y materiales para la
mejor eficiencia en el mantenimiento.
3. Planificar y controlar los recursos informticos disponibles, para su empleo ptimo.
4. Prestar ayuda, asesorar y capacitar al usuario en el manejo de equipos.
5. Cumplir con el Cronograma de mantenimiento preventivo de equipos en la SOFOM.
6. Controlar el buen estado de los circuitos elctricos y de comunicacin.
7. Mantener un control adecuado y estricto de los inventarios de equipos y accesorios de
mantenimiento preventivo y correctivo.
8. Preparar y acondicionar los equipos y accesorios para uso del personal.
9. Mantener en orden los instrumentos y equipos de mantenimiento.
10. Desarrollo y ejecucin de las tareas especficas designadas por el Encargado de Sistema.
Elaborado por:
Vigencia: Indefinida
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Responsabilidades
1. Que los equipos en general se encuentren en ptimas condiciones para la labor normal
del personal de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
2. Mantener e informar los stocks mnimos de materiales de mantenimiento preventivo y
correctivo.
3. Velar por la seguridad y el orden de los instrumentos de mantenimiento de equipos.
4. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del rea de Sistemas.
5. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.
Atribuciones
1. Brindar opiniones tcnicas que involucren al departamento de Sistemas.
2. Coordinar con las reas respectivas para lograr la mejor solucin a los problemas
presentados.
Depende de:
Encargado de Sistema
Funciones
1. Apagado de los sistemas informticos en la culminacin de las actividades diarias:
a) Apagado del los Servidores.
b) Apagado de los equipos de seguridad elctrica.
c) Control y apagado del control de asistencia.
2. Procesamiento de Cierres Diarios y Mensuales de los sistemas de informacin.
3. Control e impresin de reportes diarios y mensuales.
4. Ordenar y clasificar los reportes que se generan en el cierre diario, para entregarlos
posteriormente a las reas correspondientes.
5. Asesoramiento en el uso de los sistemas y aplicativos al personal.
6. Control del funcionamiento de sistemas y aplicativos de la SOFOM.
7. Realizar las copias de seguridad diaria, mensual de acuerdo a las normas de seguridad
interna.
8. Desarrollo y modificacin de programas, de acuerdo a las necesidades de cada rea, con
debida sustentacin y conocimiento al Jefe del departamento.
9. Planificar y controlar los recursos informticos disponibles, para su empleo ptimo.
10. Apoyo, solucin y asesoramiento en problemas espordicos presentados por los usuarios.
11. Coordinar labores con el auxiliar de Hardware.
12. Desarrollo y ejecucin de las tareas especficas designadas por el Encargado de Sistema.
Elaborado por:
Vigencia: Indefinida
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Responsabilidad
1. Que las copias de seguridad tengan 0% de margen de error en su procesamiento y
control de fechas.
2. Mantener e informar peridicamente el stock de materiales para el uso de copias de
seguridad y tiles de escritorio.
3. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del rea de Sistema.
4. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.
Atribuciones
1. Brindar opiniones tcnicas que involucren al rea de Sistemas.
2. Coordinar con las reas y administradores de agencias respectivas para lograr la mejor
solucin a los problemas presentados.
Finanzas e Inversiones
Cargo:
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerente de Administracin
Gerente de Crdito
Lnea de Autoridad:
Funcin Bsica
Es el rgano central de ejecucin encargado de planificar, organizar y ejecutar las
actividades financieras de la institucin y de organizar las actividades de mercadotecnia.
Funciones Especficas
1. Conducir las actividades relacionadas con la captacin de recursos con los proveedores.
2. Mantener informacin actualizada de los productos y modalidades de inversin que
ofrece la competencia.
3. Establecer relaciones comerciales con proveedores de fondos y efectuar visitas para la
captacin de recursos.
4. Preparar los presupuestos y proyecciones financieras de la Sociedad Financiera de Objeto
Mltiple a corto, mediano y largo plazo, y efectuar las evaluaciones correspondientes.
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Lnea de Coordinacin:
Administradores de Agencias/Sucursales
Contador General
Encargado de Personal y Logstica
Jefe de Sistemas
Gerente de Crdito
Cajero o Guardavalor General/Tesorero
Auxiliar de Operaciones
Lnea de Autoridad:
Funcin General
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Responsabilidades
1. Hacer cumplir todas las disposiciones que emanen de Gerencia.
2. Trabajar con responsabilidad dentro de los principios de calidad total, a fin de mejorar el
servicio y la atencin al cliente. Es importante lograr y mantener un ambiente de
armona que se refleje en el incremento de la productividad.
3. Proporcionar informacin al Gerente de Crdito y administradores de agencia sobre
garanta de Plazo Fijo, cuando lo sea requerido.
Atribuciones
1. Mediante la clave de autorizacin de extorno, se podrn anular operaciones mal
efectuadas, as como tambin la ejecucin de alguna transaccin que necesite de dicha
clave, en coordinacin con los administradores de las agencias.
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2. Recibir cuadres de efectivo de los administradores de agencias para el cierre final del da,
e ingresarlo al sistema, en coordinacin con el Cajero o Guardavalor general.
3. Solicitar a Contabilidad cuando crea conveniente, listados de las cuentas contables para
la confrontacin de los saldos de las mismas.
4. Autorizar la reactivacin o cancelacin de las cuentas inactivas en coordinacin con los
administradores de las agencias.
5. Remitir carta de bienvenida a nuevos clientes y obsequios de cumpleaos.
Depende de:
Lnea de Coordinacin:
Administradores de Agencia
Lnea de Autoridad:
Funcin Bsica
Conducir y supervisar las actividades operativas y financieras de la oficina principal y de las
agencias, relacionadas con los productos de crditos y otros servicios que brinda la SOFOM.
Funciones Especficas
1. Habilitar a las Agencias, mediante cheques y/o depsitos, del efectivo necesario para el
desarrollo normal de sus operaciones diarias.
2. Atender a los clientes absolviendo sus consultas y/o requerimiento de pago.
3. Elaborar y reportar a la Unidad de Riesgos la situacin diaria de Caja, as como los saldos
de Cuentas Bancarias y Cuentas en otras Sociedad Financiera de Objeto Mltiple tanto en
Moneda Nacional como Moneda Extranjera.
4. Establecer en forma peridica y regular el Costo Ponderado de los principales Adeudados
e informar al Encargado del rea del mismo.
5. Mantener en custodia los valores (Letras, Bonos, Certificados Bancarios, Cheques de
Reembolso, etc.) que se originan producto de las operaciones de la SOFOM.
6. Custodiar las chequeras de las diferentes cuentas corrientes bancarias de la SOFOM, as
como el uso correlativo de los cheques. En caso de anular un cheque destruir las firmas y
remitirlo a contabilidad.
7. Coordinar en forma permanente con el Gerente de Finanzas, sobre los saldos disponibles
en Caja y Bancos, as como la posicin de Cambio en Moneda Extranjera.
8. Establecer, con conocimiento y en coordinacin con el Gerente de Finanzas, el Tipo de
Cambio para las operaciones diarias de Compra /Venta de Moneda Extranjera,
efectuando las variaciones necesarias de acuerdo a la informacin del mercado cambiario
recogida en bancos o en el mercado informal.
9. Certificar rdenes de Pago, previa verificacin y cargo en cuenta, y efectuar la
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Atribuciones
1. Incautar billetes falsos y Revisar las Actas de Retencin de las Ventanillas, remitiendo el
informe respectivo al gerente general.
Depende de:
Lnea de Coordinacin:
Administradores de Agencias/Sucursales
Lnea de Autoridad:
Cajero o Guardavalor
Funciones
1. Habilitar, en la Oficina Principal, de efectivo a las Ventanillas de Atencin (Recibidor /
Pagador), para el funcionamiento de sus operaciones diarias, asimismo coordinar con los
administradores de las agencias la devolucin de excedentes o habilitacin de dinero
cuando tengan necesidad de efectivo.
2. Efectuar retiros de los Bancos, para las operaciones diarias de la Sociedad Financiera de
Objeto Mltiple, previa autorizacin al nivel correspondiente.
3. Llevar los Libros de Caja General, tanto en Moneda Nacional como en Moneda Extranjera,
registrando en forma diaria las operaciones en efectivo.
4. Registrar y efectuar en forma diaria las entregas bancarias de los cheques que han
ingresado por operaciones tanto de inversiones como de crditos.
5. Llevar Libros Auxiliares de Bancos y mantenerlos actualizados para efectos de
conciliacin de las cuentas bancarias, as como tambin Libro de rdenes de pago para
un mejor control.
6. Organizar el Archivo de documentos del rea, manteniendo bajo custodia y reserva la
informacin pertinente.
7. Ordenar los documentos que sustentan las operaciones diarias de Caja, para su remisin
a Contabilidad, junto con el Reporte Contable.
8. Registrar los cheques recibidos para su posterior depsito en Cuentas de la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple.
9. Solicitar el requerimiento de materiales, papelera y formularios en forma mensual,
verificando que no exista desabastecimiento en el rea.
10. Realizar pagos, sea en efectivo o con cheques, a proveedores, de servicios, de tributos,
de planillas, dieta a directores y por otros conceptos debidamente documentados y
autorizados por el rea de Logstica o Personal, visado por el Gerente General o quien
estipule el reglamento.
11. Retener, elaborando el acta respectiva, todo billete y/o moneda falsa que haya sido
presentado para su depsito o pago ante cualquier ventanilla de la SOFOM.
12. Elaborar y/o revisar el asiento contable de las operaciones diarias de Caja y Bancos, y
remitirlo a Contabilidad conjuntamente con los documentos que dieron origen a la
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operacin.
13. Controlar el nivel de efectivo en ventanillas de acuerdo con los lmites asegurados.
14. Efectuar Arqueos sorpresivos a ventanillas y a las Agencias de la SOFOM.
15. Informar al Cajero o Guardavalor General/Tesorero sobre las necesidades de cobertura
de Seguros.
16. Otras funciones que le encomiende la Cajero general.
Atribuciones
1. Sellar y firmar las habilitaciones de caja realizadas.
2. Pago de proveedores, personal y otros de acuerdo a la documentacin presentada por las
reas, debidamente visados por gerencia o por el que autorice el reglamento.
3. Incautar billetes falsos y remitirlos al
conjuntamente con el Acta de Retencin.
Cajero
Guardavalor
General/Tesorero
4. Elaborar el Calendario de Pagos de los Adeudados para un mejor control de los mismos.
5. Otras que le designe el Cajero general.
Cajero o Guardavalor
Depende de:
Funciones
1. Atender amablemente al pblico brindando informacin de los productos y servicios que
ofrece la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
2. Ser responsable del dinero habilitado, as como preparar el material de trabajo al inicio
de la atencin al pblico.
3. Ser responsable por la autenticidad o falsedad de los billetes y la buena conservacin de
los mismos que estn bajo su custodia.
4. Atender todas las operaciones que provienen de los productos o servicios que brinda la
Sociedad Financiera de Objeto Mltiple; tales como:
a. Amortizar y cancelar los prstamos a clientes que lo soliciten.
b. Operaciones de Compra/venta de moneda extranjera.
c. Cancelaciones y amortizaciones de crditos.
d. Desembolsos de los crditos.
e. Operaciones con otras agencias o con entidades con convenio.
f.
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por
el
Cajero
Guardavalor
Atribuciones
1. Informar a los clientes sobre las tasas de inters y los productos ofrecidos por la
institucin.
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4.6.4.
Administrador de Agencia
Cargo:
Administrador de Agencia
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de reas
Lnea de Autoridad:
Funcin Bsica
Conducir y supervisar las actividades administrativas y operativas de la Agencia a su cargo
relacionadas con el otorgamiento y recuperacin de crditos en sus diversas modalidades,
as como de la parte administrativa de la agencia.
Funciones Especficas
1. Dirigir y controlar las operaciones y actividades de la agencia, as como velar por el
efectivo desempeo del personal a su cargo.
2. Establecer relaciones y efectuar visitas para la captacin de nuevos clientes.
3. Atender a los clientes resolviendo sus consultas y/o requerimiento de pago.
4. Revisar y dar visto bueno a la documentacin que sustentan las operaciones del da y
remitir la informacin al departamento de Contabilidad para su registro.
5. Atender y dar conformidad a los cheques recibidos por las operaciones de la SOFOM.
6. Remitir las estadsticas para los Gerentes y para contabilidad.
7. Controlar y explicar las variaciones en cuanto a captaciones y colocaciones de crditos.
8. Verificar cierres diarios, saldos de caja dejando constancia en los documentos
respectivos.
9. Mantener bajo control las claves de la bveda y cajas de seguridad.
10. Vigilar que los saldos de caja y el valor de las prendas dejadas en garanta se encuentren
en plena cobertura por la pliza de seguro.
11. Confeccionar las estadsticas e informes respectivos para los Gerentes de las reas
respectivas en forma mensual y/o cuando sea requerido.
12. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memorndum,
directivas y/o reglamentos remitidos por el Gerente General y por los Gerentes de reas.
13. Revisar y atender la correspondencia en general.
14. Informar de cualquier suceso o acontecimiento al Gerente General mediante informes
escritos.
15. Proponer al Gerente general programas de promocin y publicidad.
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16. Coordinar con los diversos departamentos a fin de obtener en forma oportuna la
informacin necesaria, para la evaluacin del crecimiento de la agencia y toma de
medidas correctivas.
17. Conciliar los resultados de las operaciones con el departamento de Contabilidad.
18. Mantener la Caja en nivel ptimo de efectivo, as como velar por la custodia del mismo,
observando que dichos recursos se encuentren en plena cobertura con la pliza de
seguros.
19. Recibir y mantener en custodia todo tipo de valores (ttulo, contratos u otros
documentos) de la institucin.
20. Habilitar efectivo a las diferentes secciones que lo soliciten para el funcionamiento de sus
operaciones diarias. (En agencias que no cuenten con auxiliar administrativo).
21. Efectuar arqueos y verificar los saldos de caja diarios con la finalidad de tener la
suficiente liquidez para el normal desarrollo de las operaciones diarias.
22. Coordinar con el Cajero o Guardavalor General sobre el manejo del disponible.
23. Llevar los libros de Caja y Bancos debidamente autorizados y mantenerlos actualizados.
24. Remitir el reporte preliminar de necesidades en moneda nacional y extranjera.
25. Remitir a la Oficina Principal la situacin diaria de caja.
26. Mantener informacin actualizada de los tipos de crditos y productos que ofrece la
competencia.
27. Realizar copias de seguridad con el objeto de salvaguardar la informacin.
28. Vigilar el resguardo de las instalaciones, mquinas y equipos de cmputo y asegurar el
funcionamiento de los mismos.
29. Mantener actualizado el inventario fsico de los bienes despreciables y no despreciables
de la Agencia.
30. Implementar controles para un mejor desarrollo de las actividades.
31. Fomentar la participacin del personal en el desarrollo institucional.
32. Llevar el control y custodia de los pagars y protestarlos en su debida oportunidad.
33. Enviar a Jefe de recuperaciones expedientes de crditos para cobranza judicial para el
inicio de las acciones legales pertinentes.
34. Hacer las liquidaciones de crditos para cobranza judicial.
35. Coordinar la entrega y recoger los cheques de las instituciones con las que se han
firmado convenios para los descuentos por planilla.
36. Verificar que los listados para los descuentos o retenciones de crditos de descuento por
planilla sean los correctos.
37. Autorizar los gastos de caja chica de acuerdo con el reglamento.
38. Llevar en perfecto orden los libros de control y arqueos.
39. Administrar y lograr las metas de colocaciones o de incremento de saldo neto que le
asignen a su equipo de Analistas.
40. Recopilar informacin sobre los diferentes productos y servicios financieros ofertados en
las reas de influencia de la agencia y desarrollar estrategias innovadoras que aseguren
el liderazgo y posicionamiento de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
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41. Dirigir a los Analistas de Crdito en el cumplimiento de los lineamientos y las metas
sealadas por el Gerente de Crdito.
42. Distribuir, organizar y controlar diariamente el trabajo de los Analistas de Crdito que
pertenecen a su equipo, los horarios de atencin al pblico, horarios de reuniones de
Comit de Crdito, rapidez en la resolucin de solicitudes, realizacin de trabajo de
campo (visitas de promocin y visitas de anlisis), y dems funciones y actividades, para
el logro de las metas de colocacin y recuperacin.
43. Proveer a los Analistas a su cargo, de listados y reportes de apoyo a su trabajo:
Morosidad, pendiente de desembolso, tamao de cartera, evolucin de ratios, nmero de
clientes nuevos, reprstamos, etc. Segn los requerimientos.
44. Apoyar a los Analistas de Crdito en las visitas a clientes especiales y que requieran su
presencia, tanto para la promocin, anlisis, requerimiento de pago por falta de pago,
etc.
45. Promocionar, brindar charlas y exposiciones sobre los productos y servicios que ofrece la
Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
46. Participar en el Comit de Crdito, especialmente en aquellos donde se requiere su firma
para las aprobaciones, segn niveles de autonoma. Deber revisar el anlisis econmico
y financiero de las operaciones de crdito que se presentan a su Comit, a efectos de
determinar los niveles de riesgo que conllevan y evaluar el desempeo de los Analistas a
su cargo.
47. Verificar que el monto y las condiciones de repago de los crditos, guarden una
razonable relacin con la situacin econmica financiera del cliente, el comportamiento
crediticio anterior, la naturaleza y el valor de las garantas ofrecidas, los niveles de
riesgo, etc., de acuerdo con el Manual de Crdito.
48. Vigilar los lmites de concentracin de los crditos otorgados por su equipo de Analistas.
49. Elevar y fundamentar ante el Comit de Crdito de niveles superiores, las propuestas de
crdito elaboradas de acuerdo a las disposiciones legales y normas de la SOFOM.
50. Supervisar y/o velar por la correcta y veraz informacin que el Analista presenta para el
sustento de la propuesta de crdito.
51. Controlar la elaboracin de las Actas del Comit de Crdito y Comit de Mora de la
Agencia a su cargo.
52. Visitar personalmente a algunos clientes (de acuerdo al monto de los crditos, segn la
normativa de Crdito) en su domicilio particular y comercial para confirmar, analizar y
evaluar el trabajo del Analistas y tambin, para atender consultas de crditos.
53. Llevar un control de los crditos rechazados de cada uno de los Analistas a su cargo, por
lo tanto, solicitar a los Analistas la entrega de toda la documentacin de los crditos
que sean rechazados en el Comit de Crdito o por el mismo, a fin de llevar el control de
estos.
54. Analizar los incumplimientos de los planes de colocaciones, de su equipo y aplicar las
medidas correctivas necesarias.
55. Elaborar un informe mensual consolidado para la Gerencia de Crdito para evaluar y
analizar la evolucin de la cartera de cada uno de los Analistas de Crdito a su cargo:
Colocaciones,
morosidad,
crditos
aprobados,
crditos
rechazados,
crditos
refinanciados, zonas promocionadas, posibles operaciones a concretar, entre otros
aspectos que considere relevantes.
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56. Verificar al final del da, la emisin de informacin (en caso que amerite) para ejercer
control de los pagars emitidos, crditos desembolsados, pagars cancelados, pagars
enviados a cobro judicial, porcentajes de morosidad, listados en general acorde a la
actividad diaria de la agencia.
57. Participar en los Comits de Morosidad, a fin de evaluar si los problemas de morosidad
son generados por fallas en el anlisis de la capacidad y voluntad de pago de los clientes
y poder tomar medidas correctivas.
58. Conocer y reportar el sistema de incentivos variable con el cual sern remunerados los
Analistas de Crdito y que al mismo tiempo servir para la evaluacin de gestin y
desempeo.
59. Coordinar con la Gerencia de Crditos, la liquidacin del incentivo monetario variable de
los Analistas a su cargo.
60. Realizar la evolucin peridica del equipo de analista y auxiliar de recuperaciones, e
informar al encargado de personal el resultado de los mismos.
61. Conocer y mantenerse enterado de las normas internas y externas que rigen los
crditos: Polticas, Procedimientos y Reglamentos y transmitir su conocimiento a los
Analistas de Crdito a su cargo.
62. Participar como instructor en programas de capacitacin y entrenamiento para Analistas
de Crdito, de acuerdo con la poltica de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
63. Instruir a los Analistas para que puedan explicar a los clientes las polticas de crdito de
la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple de ser aceptado su crdito, especialmente de
los beneficios de pagar puntualmente y explicar tcnicamente a los clientes las razones
por las cuales un crdito no es aprobado.
64. Instruir a los Analistas en cuanto a los requerimientos de documentos e informacin de
los expedientes de crditos y resolver sus consultas al respecto.
65. Solicitar al Gerente de Crdito, la reasignacin o reclasificacin de cartera que estime
conveniente, argumentando adecuadamente la misma.
66. Solicitar el traslado oportuno de los crditos vencidos para iniciar acciones pre-judiciales
o judiciales; al Jefe de Crdito, en coordinacin con la Gerencia General.
67. Realizar cualquier otra funcin que el Gerente General o los Gerentes de reas le
designen.
Atribuciones
1. Dirigir las operaciones de la agencia de acuerdo con las disposiciones y normas dictadas
por el Gerente General.
2. Firmar los contratos de inversiones y otros documentos del rea.
3. Asistir a las reuniones que convoque el Gerente General.
4. Proponer al Gerente de Administracin la rotacin de personal de acuerdo con las
aptitudes y desempeo con que efecten sus funciones.
5. Velar por el cumplimiento de las normas y reglamento establecidos.
6. Organizar el funcionamiento interno de la agencia, estableciendo los medios de acelerar
las operaciones con el pblico y ofrecer un servicio gil y eficiente.
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7. Velar por la recuperacin de los crditos, verificar que los registros e informacin
financiera se mantengan al da.
8. Verificar la seguridad diurna y nocturna del local.
9. Efectuar arqueos a ventanillas.
10. Llevar un control adecuado de los Pagars.
11. Efectuar retiros del Banco de acuerdo a los lmites establecidos por el Gerente de
Finanzas e Inversiones, controlando el efectivo que se debe mantener en caja.
12. Evaluar al personal a su cargo y remitir el informe respectivo al encargado de Personal,
por lo menos 1 vez al ao.
13. Hacer cumplir las normas, procedimientos y polticas.
Responsabilidades
1. Mantener en armona al personal haciendo cumplir las polticas y normas establecidas.
2. Mantener reserva de las actividades de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple, de
todo lo relacionado con el secreto bancario.
3. Emitir informes verbales o escritos que solicite el Gerente General u otra dependencia de
la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
4. Salvaguardar la informacin de los clientes de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
5. Hacer cumplir las normas, polticas y procedimientos de las operaciones efectuadas por
los trabajadores y los clientes.
6. Guardar en la bveda, debidamente ordenados e inventariados, los documentos que
sustenten las operaciones y los ttulos valores dejados como garanta a la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple.
7. Promover el desarrollo efectivo de la agencia, optimizando los recursos materiales y
humanos con que cuenta.
8. Ejecutar un eficiente control de morosidad y recuperacin de crditos.
9. Realizar las evaluaciones del personal a su cargo manteniendo la imparcialidad y equidad
que el caso amerita.
Depende de:
Administrador de Agencia
Lnea de Coordinacin:
Funciones
1. Atender y brindar informacin a funcionarios, empleados y pblico que la soliciten, en
concordancia con la poltica de informacin de la SOFOM; para tal efecto deber
informarse adecuadamente sobre los servicios que presta la institucin.
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Gerente de Crdito
Ubicacin:
Oficina Central
Gerente General
Personal a su cargo:
Coordinador de Crdito
Jefe de Recuperaciones
Administradores de Sucursales
Analista de Crdito
Auxiliar de Crdito
Asistente de Recuperaciones
Lnea de Coordinacin:
Unidad de Riesgos
Operaciones
Marketing e Imagen Institucional
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Funciones Especficas
1. Dirigir, controlar y actualizar de ser necesario, los procedimientos relacionadas con
evaluacin, otorgamiento y recuperacin de los crditos concedidos por la SOFOM.
2. Vigilar que las operaciones de crditos presentadas, mediante solicitudes de prstamo y
transacciones especiales que se ajusten a los dispositivos legales vigentes y a las normas
internas de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
3. Proveer los lineamientos necesarios que posibiliten el liderazgo en cualquier modalidad
de crdito que la institucin ofrezca.
4. Controlar a travs de reportes, los resultados obtenidos en cada una de sus reas y
cuando sea necesario, decidir las medidas correspondientes.
5. Elaborar el Presupuesto y Plan Operativo de la Gerencia de Crdito, proponerlo al
Gerente General y presentarlo al Consejo de Administracin en caso de ser necesario,
una vez aprobado, controlar su correcta ejecucin y cumplimiento de metas.
6. Elaborar peridicamente los estados financieros comparativos entre el presupuesto
proyectado y ejecutado, evaluando permanentemente el desarrollo de la ejecucin del
presupuesto de su rea.
7. Mantener informado a Gerencia General sobre la situacin operativa de la Sociedad
Financiera de Objeto Mltiple en cuando a colocaciones y recuperaciones.
8. Participar en el Comit de Crdito de acuerdo a los lmites establecidos.
9. Evaluar las solicitudes de crdito de montos mayores, presentados por los Analistas de
Crdito, autorizndolas o denegndolas dentro del nivel de autorizacin que le ha sido
conferido.
10. Evaluar las actividades de seguimiento de los crditos otorgados y verificar el
cumplimiento de las condiciones estipuladas en las propuestas de crdito.
11. Controlar los informes estadsticos presentados por el coordinador de crdito.
12. Verificar el clculo de incentivo de cada sucursal y evaluacin de desempeo
proporcionado por coordinador de crdito.
13. Coordinar con el Encargado de personal el rol de vacaciones, el plan de capacitacin, los
permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneracin, etc., para
canalizar las acciones a realizar.
14. Realizar la evaluacin del personal a su cargo y de los administradores de sucursales en
lo concerniente al rea de su competencia.
15. Colaborar en los eventos de capacitacin aportando su experiencia a fin de lograr la
comprensin y el conocimiento pleno de la filosofa y tecnologa aplicada al sector meta,
de las Polticas, Procedimientos y Reglamentos para los productos y servicios de la
Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
16. Elaborar y proponer el sistema de incentivos con el cual sern remunerados los
funcionarios de Crdito y que al mismo tiempo servir para la evaluacin de gestin y
desempeo. Deber capacitar al coordinador de crdito y administradores de sucursales
el sistema de incentivos, para despejar dudas al respecto.
17. Realizar un control aleatorio de la formalizacin de los crditos aprobados, de acuerdo a
las normas y regulaciones de la SOFOM, y las disposiciones de los rganos de control.
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35. Controlar los informes de Asesora Legal sobre situacin de crditos en cobranza judicial,
monto de la deuda, estado del juicio y situacin de garantas.
36. Constatar que los crditos concedidos a los clientes que se encuentren en situacin de
observacin, se aprueben de acuerdo a las disposiciones vigentes para tal efecto.
37. Representar a la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple en las Oficinas de los Secretarios
de Juzgado para autentificar las firmas autorizadas en los recursos judiciales.
38. Evaluar la cartera de crditos en concordancia con las normas vigentes estipuladas.
39. Proponer normas o reglamentos para el otorgamiento, control, supervisin de crditos,
recuperacin de crditos, con los niveles y poderes necesarios para la Gerencia,
Administradores de Sucursales, Recuperadores, Asesor Legal y Analistas de Crdito,
delegando representacin.
40. Normar sobre el correcto contenido de los documentos del expediente del cliente.
41. Otras funciones que le encargue la Gerencia General dentro del campo de su
competencia.
Oficina Principal
Gerente de Crdito
Personal a su cargo:
Analistas de Crdito
Coordinacin funcional:
Administradores de Sucursales
Encargado de Recuperaciones
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21. Verificar y dar conformidad a los documentos de su competencia antes de remitirlos a las
reas competentes.
22. Programar y dirigir el proceso de emisin de cartas de invitacin a los clientes de la
Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
23. Supervisar la oportuna entrega de los reportes diarios y/o mensuales a las reas que
corresponde y especialmente a los Administradores de Sucursales para que cuenten con
las herramientas necesarias para realizar su trabajo.
24. Elaborar los reportes y/o estadsticas de control y anlisis y aquellos solicitados por la
Gerencia de Crdito.
25. Dar conformidad a los reportes mensuales establecidos en el Manual de Prevencin de
Lavado de Dinero.
26. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Manual de Prevencin de Lavado
de Dinero.
27. Realizar visitas aleatorias a los Clientes para verificar los datos e informacin declarada
por los mismos, cumpliendo con las normas establecidas en el Manual de Crditos.
28. Velar para que el otorgamiento de crdito, que se sujeten a las condiciones crediticias
establecidas.
29. Opinar sobre el otorgamiento de crditos, cancelaciones anticipadas, refinanciaciones y
otros asuntos crediticios que estn dentro y fuera de su autonoma de aprobacin.
30. Revisar y firmar los contratos y/o minutas dentro de su competencia hasta los lmites
establecidos en el Manual de Crditos.
31. Registrar y controlar el vencimiento de las plizas de seguros de aquellas garantas que
ameriten.
32. Revisar en el sistema informtico las refinanciaciones, reprogramaciones y
reestructuraciones de crditos, verificando que estas cumplan con los requisitos exigidos.
33. Colaborar en la organizacin y direccin de la recuperacin de crditos vencidos, en
cobranza judicial y crditos castigados conjuntamente con los Administradores de
Sucursales y analistas de crditos.
34. Llegar a acuerdos administrativos y extrajudiciales con los Clientes cuando sea
requerido.
35. Supervisar aleatoriamente el correcto registro de los pagars en el momento del
desembolso de crditos.
36. Supervisar que se realicen oportunamente la entrega de los ttulos valores al rea de
operaciones de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
37. Verificar el cumplimiento de la elaboracin de los Libros de Actas del Comit de Crditos
y del Comit de Mora.
38. Controlar el Mantenimiento de un flujo de caja proyectado para el desembolso de
crditos semanales, mensuales.
39. Realizar las coordinaciones con el rea de operaciones para el desembolso de crditos y
de sta manera disponibilidad de efectivo para la normal atencin de los clientes de
crdito en todas las sucursales.
40. Informar y motivar el personal del rea de crdito en el cumplimiento de las metas
trazadas.
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41. Evaluar el desempeo del personal del rea de crdito dentro de su competencia.
42. Participar en eventos sociales que se considere de importancia para realizar la imagen de
la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
43. Levantar las observaciones efectuadas por los rganos de control interno y externo, en el
mbito de su competencia.
44. Autorizar o rechazar, en coordinacin con la Gerencia de Crdito, la reasignacin o
reclasificacin de cartera que solicite un Administrador de Sucursal, e informar a quien
corresponda para que realice los cambios en el sistema informtico.
45. Llevar el adecuado control de las reasignaciones y/o reclasificaciones de cartera, as
como de las refinanciaciones que se hayan realizado y elaborar un informe mensual
detallado para la Gerencia de Crdito.
46. Controlar los informes estadsticos de cada sucursal para el clculo de incentivos y
evaluacin de desempeo.
47. Coordinar con el Gerente de Crditos el rol de vacaciones, el plan de capacitacin, los
permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneracin, etc., para
canalizar las acciones a realizar con Recursos Humanos.
48. Colaborar en los eventos de capacitacin aportando su experiencia a fin de lograr la
comprensin y el conocimiento pleno de la filosofa y tecnologa aplicada, de las Polticas,
Procedimientos y Reglamentos para los productos y servicios de la SOFOM.
49. Conocer el sistema de incentivos con el cual sern remunerados los funcionarios de
Crditos y que al mismo tiempo servir para la evaluacin de gestin y desempeo.
Deber estar en capacidad de explicar el sistema de incentivos, para despejar dudas al
respecto.
50. Velar por el adecuado abastecimiento de material logstico para el correcto desempeo
del personal del rea de crdito.
51. Cumplir las dems funciones que asigne la Gerencia de Crdito mediante documentos
normativos internos.
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Analista de Crdito
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Personal a su cargo:
Ninguno
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11. Preparar expedientes de crdito con todas las informaciones requeridas y con suficiente y
adecuada documentacin para ser presentada al Comit de Crdito, debidamente
ordenado y caligrafa legible.
12. Ejecutar la poltica crediticia de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple, en armona
con las disposiciones de las entidades rectoras del sistema financiero nacional, as como
mantenerse actualizado respecto al desarrollo de operaciones en el mbito financiero
local y nacional, evaluando alternativas y proponindolas ante los niveles
correspondientes.
13. Realizar visitas posteriores al otorgamiento del crdito segn sea el destino del crdito,
con la finalidad de disminuir el riesgo crediticio, determinando nuevas necesidades y
evaluando las posibilidades de nuevos crditos.
14. Brindar atencin oportuna y apoyo tcnico al cliente, informando con veracidad y
transparencia acerca de los productos financieros que la Sociedad Financiera de Objeto
Mltiple ofrece, buscando su fidelizacin.
15. Comunicar a los clientes el resultado de la resolucin del Comit de Crdito, orientando
los pasos a seguir del proceso de desembolso del crdito.
16. Elaborar y sustentar la respuesta a las consultas o requerimiento de pago de los clientes
en coordinacin con su Jefe Inmediato.
17. Evaluar exhaustivamente la unidad econmica, negocio y/o empresa a financiar del
solicitante, con la finalidad de determinar la capacidad de pago del cliente, detectar
oportunamente los riesgos crediticios, estimando la voluntad de pago, aplicando as la
tecnologa crediticia de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.
18. Efectuar el anlisis e interpretacin de los estados financieros presentados por los
clientes y potenciales clientes de la SOFOM, as como las proyecciones de dichos estados.
19. Presentar al respectivo Comit la propuesta del otorgamiento de crditos, debidamente
documentada (basada en informacin cuantitativa y cualitativa del solicitante), aplicando
la tecnologa crediticia,
20. Presentar al Administrador de Sucursal, las solicitudes de crditos en sus distintas
modalidades, incluyendo las ampliaciones, reprogramaciones, reestructuraciones y
refinanciaciones, para su aprobacin o denegacin segn el nivele al que corresponden.
21. Verificar que el ingreso en el sistema informtico se realice bajo las condiciones
establecidas en la resolucin del Comit de Crdito.
22. Comunicar oportunamente y explicar tcnicamente a los clientes las razones por las
cuales el crdito no fue aprobado o las decisiones del Comit, que indiquen cambio de
plazos, disminucin de montos de crdito, nuevos avales, etc.
23. Participar de los Comits de Mora, tanto para comentar su experiencia de gestiones
crediticias con los colegas, como para analizar las causas que originaron la mora de sus
clientes, las medidas de recuperacin aplicadas y ofrecer alguna alternativa de solucin a
fin de que se regularice el pago o proceder al inicio de las acciones prejudiciales o
judiciales.
24. Participar en el comit de mora para los casos que resolvern pasar a incobrables.
25. Tomar nota de los acuerdos de la recuperacin administrativa o extrajudicial y vigilar su
cumplimiento.
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Auxiliar de Crdito
Ubicacin:
Administrador de Agencia-Sucursal
Personal a su cargo:
Ninguno
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Encargado de Recuperaciones
Ubicacin:
Oficina Principal.
Gerente de Crdito.
Coordinacin Funcional:
Coordinador de Crdito
Administrador de Sucursal
Personal a su cargo:
Auxiliar de Recuperacin
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Funciones Especficas
1. Realizar labores de cobranza de pago a clientes que se encuentran con crditos con mora
crtica y en cobranza prejudicial o judicial. A los efectos realizar visitas de requerimiento
de pago al domicilio comercial y/o particular del cliente y del fiador solidario,
acompaado del Analista de Crdito responsable, cuando lo considere necesario.
2. Planificar las visitas de cobranza, en coordinacin con el Gerente de Crdito /
Administrador de Sucursal y con los Analistas de Crdito.
3. Revisar junto con el personal del rea los listados diarios de morosidad y de vencimiento
de pago de cuotas y organizar el trabajo para gestionar la regularizacin de los crditos
vencidos.
4. Coordinar la emisin y remisin de cartas de notificacin a clientes con mora, para lo
cual deber coordinar con el Gerente de Crdito/Administradores de Agencia, Analistas
de Crdito y visitar a aquellos clientes que ameriten una gestin directa.
5. Preparar expedientes en situacin de mora para su traslado a asesora legal quien
deber realizar el protesto de pagars.
6. Registrar los gastos en el sistema informtico, remitiendo al Departamento de
Contabilidad las boletas de ventas emitidas por la Notara.
7. Revisar los planes de seguimiento de crditos en mora, especialmente a los crditos
refinanciados y los que tienen compromiso de regularizacin y verificar su cumplimiento.
8. Sugerir y solicitar a la Gerencia de Crdito, la oportuna transferencia a cobranza
prejudicial o judicial de las obligaciones vencidas cuidando que no pierdan su mrito
ejecutivo y que se efecten las provisiones correspondientes.
9. Recibir los expedientes de crdito que pasan a cobranza prejudicial o judicial y realizar la
entrega de dichos expedientes al Asesor Legal adjuntando los ttulos valores.
10. Velar por la documentacin de seguimiento de mora en cada expediente de crdito con
mora, en cobranza prejudicial o judicial y velar por su archivo y custodia.
11. Colaborar con el Asesor Legal en el seguimiento de crditos que se encuentran en
proceso judicial, observando el avance procesal de las causas iniciadas a los deudores y
en el trmite a las resoluciones judiciales que ordenan trabar embargo en forma de
retencin sobre fondos, bienes o cualquier modalidad, que el deudor pueda tener en la
causa.
12. Llevar un control sobre los crditos vencidos e iniciar las acciones pertinentes para la
recuperacin oportuna de los crditos, informando a la Gerencia de Crdito y a la
Gerencia General sobre las propuestas de pago de los deudores para su
pronunciamiento, y definicin de soluciones a los problemas de morosidad.
13. Preparar para la Gerencia de Crditos informes sobre el control peridico de la morosidad
por Sucursal, por Analista responsable, por montos, etc.; con mencin separada para los
crditos refinanciados.
14. Preparar estadsticas, informes mensuales de los controles efectuados a su cargo, sobre
la morosidad general de la cartera, fallas en la concesin de los crditos y en la
recuperacin de la cartera con mora, por rango de montos, por rango de mora, crditos
normales, crditos refinanciados, por Analista de Crdito, entre otras.
15. Elaborar informes y cuadros estadsticos peridicos de la cobranza prejudicial y judicial,
por rango de montos, por rango de mora, crditos normales, crditos refinanciados, por
Analista de Crdito, entre otras.
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16. Llevar control de los pagos a cuenta, realizados por clientes con mora de difcil
recuperacin.
17. Dejar constancia de los compromisos de pagos y de los resultados de las acciones
adoptadas respecto a los clientes morosos y sus fiadores solidarios.
18. Proponer alternativas de solucin (cambio de das de pago, posposicin de pago de
cuotas, refinanciamiento, reestructuracin), para solucionar los problemas de morosidad
que presentan los clientes, previo anlisis de cada caso, junto con el Analista de Crdito
responsable.
19. Informar sobre el progreso en la recuperacin de crditos de los acuerdos prejudiciales o
extrajudiciales que se haya pactado y solicitar informacin al Asesor Legal, sobre las
acciones realizadas con aquellos clientes que hayan pasado a su rea.
20. Realizar otra funcin que le asigne la Gerencia de Crdito, dentro del campo de su
competencia.
Auxiliar de Recuperaciones
Ubicacin:
Administrador de Sucursal
Coordinacin Funcional:
Encargado de Recuperaciones
Personal a su cargo:
Ninguno
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ANEXOS
Actualizacin N:
Elaborado Por:
Aprobado Por:
Sesin del:
Acta N:
Vigencia:
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