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CONSULTORIA HOTEL

DECAMERON
CARTAGENA

Plan de
mejoramiento
Servicio de Consultora
Administrativa
Proceso de Compras en Hoteles Decameron
Cartagena de
Departamento
Compras

Servicio de Consultora Administrativa


Proceso de Compras en Hoteles Decameron Cartagena

INTRODUCCION

La consultora de operaciones en las empresas es una herramienta que ayuda a


establecer parmetros para el mejoramiento de los negocios, alineando la direccin que
se busca del negocio, para esto el consultor se debe involucrar adecuadamente, en sus
procesos, para con su experiencia, conocimiento y destrezas que posee, ayude en la
bsqueda de una mejor rentabilidad empresarial.
Hotel Decamern Cartagena ha creado unos programas en aras de incrementar los
niveles de satisfaccin de los clientes de la empresa, entre los cuales el sistema Todo
Incluido pretende ofrecer en un solo paquete de servicios todos los elementos de
satisfaccin que requiere y amerita el cliente; con el nimo nico de llenar a plenitud sus
expectativas con respecto al servicio y de esta forma impactar de manera directa en su
nivel de calidad de vida.
Se considera de gran importancia el cumplimiento que se tenga con el cliente en cuanto a
la responsabilidad que tiene la compaa de responder por la promesa bsica que le ha
ofrecido, cuidando el buen nombre del hotel y guardando la confianza que el husped ha
depositado en l. Por lo mencionado anteriormente con esta consultora nos ayudara a
implementar en buen manejo de las compras y costos, para tener una planeacin de
compras y abastecimientos que permita aprovechar las mejores oportunidades del
mercado.

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RESEA

Los Hoteles y Resorts Decamern estn conformados por 32 hoteles en 10 pases,


Colombia, Mxico, El salvador, Panam, Per, Ecuador, Costa Rica, Jamaica, Marruecos
y Senegal, ofreciendo vacaciones con programa Todo Incluido a precios muy
convenientes.
La cadena de Hoteles Decamern tuvo sus orgenes en Republica Dominicana, donde se
cre el primer hotel TODO INCLUIDO bajo esa marca. Posteriormente la sociedad se
dividi en dos y el actual grupo se dirigi hacia Cartagena, Colombia, donde el presidente
de la compaa, Sr. Lucio Garca Mansilla, vision el futuro turstico de la ciudad y adquiri
a la empresa Apartahotel Don Blas S.A. (propietaria del Hotel Don Blas), la cual se
encontraba en decadencia y al borde de la quiebra por falta de polticas efectivas de
mercadeo.
Decamern tom control del Hotel Don Blas en Mayo de 1987 y despus de someterlo a
remodelaciones y cambios para adecuarlo a los requerimientos de la operacin del Todo
Incluido, que incluy la capacitacin y entrenamiento del personal, fue puesto nuevamente
en servicio con el nombre de Hotel Decamern Cartagena en octubre de 1987; con esta
reapertura tambin se inauguraron en Cartagena los vuelos chrter desde Canad.
Comenz as una operacin que convirti a Decamern en la pionera y hasta hoy la
mantiene a la vanguardia en el producto TODO INCLUIDO en Colombia y el mundo; esta
solidez y posicionamiento se convirtieron en el trampoln que ha permitido la expansin de
las operaciones del Grupo con igual xito a otros pases.

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IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

Seleccionamos la empresa Hoteles Decamern Cartagena, para hacer una consultora en


el departamento de compras y costos, nos basamos en responder a estas preguntas:

Qu problema/necesidad resuelves con tu servicio?


Hasta qu punto ese problema/necesidad que tus has detectado es verdaderamente
un problema/necesidad?
Dnde se encuentra ese problema/necesidad?
Cmo lo resuelves?

Tratando de responder estas preguntas, primero vamos hacer un pequeo tour por la
empresa y sus procesos, para as de esta forma tener claro dnde estamos y para donde
recomendaramos ir.
Para poder obtener los resultados econmicos esperados, ofreciendo el programa
(producto) Todo Incluido, donde los huspedes pagan unas tarifas nicas que les incluye:
tiquetes areos ida y regreso, traslados aeropuerto-hotel-aeropuerto, tasas aeroportuarias,
alojamiento en confortables habitaciones. Incluye tambin alimentacin completa que
consta de: variados y abundantes desayunos y almuerzos estilo buffet donde el cliente
podr servirse cuantas veces lo desee. Adicionalmente Decamern le brinda snacks al
medio da, en la tarde y la noche. Durante la cena disfruta de diferentes platos a la carta
en restaurantes especializados, incluyendo el vino que desee tomar. Los planes tambin
contienen bares en la playa y la piscina con refrescos y licores ilimitados. Este sistema
Todo Incluido, es tambin sin lmites de consumo con impuestos incluidos. Programa
diario de actividades para nios y adultos. Deportes, clases de buceo, toallas y sillas para
playa y piscina, y shows nocturnos. Paseo en coche. Otros servicios con cargo adicional:
lavandera, masajes, buceo de profundidad, asistencia mdica y transfer in-out.

Es necesario comenzar desde las compras de los insumos utilizados en los costos y
gastos del hotel, en el caso del Hotel Decameron Cartagena, evaluamos el proceso de
compras y encontramos los siguientes puntos a identificar:

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Los diferentes departamentos realizan las solicitudes o requerimientos de sus


insumos, estos se hacen en la medida que se presentan las necesidades sin
programacin alguna, lo que impide un anlisis del mercado y bsqueda de mejores
ofertas.

Pasando al departamento de compras donde se cotizan los productos para


proceder a su compra.

De ah pasa a Costos donde se revisan los precios, para luego ser autorizada la
compra por Gerencia y Contraloria General.

rbol de Problemas
QUEJAS Y RECLAMOS

BAJA RENTABILIDAD

POCA VARIEDAD
DE SERVICIOS

Precios Altos
insumos

LOS PROVEEDORES
SON
INTERMEDIARIOS

CLIENTES

FALTA PLAN DE
COMPRAS Y
ABASTECIMIENTO

FALTA DE
ORGANIZACIN
INTERNA

MALA GESTION

BAJA CALIDAD DE
PRODUCTOS

PERDIDAS DE
INVENTARIOS

DESCONOCIMIENTO
DE DEMANDA DE
PRODUCTOS

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Encuestas al cliente
Este se realizo por medio de una encuesta al final de la estada del cliente con el fin de
identificar posibles falencias en todo lo prometido por el hotel.
Anexo 1: Formatos de encuestas
Anexo 2: Resultados encuestas

Encuestas a empleados
Este es un mtodo muy utilizado para el anlisis de cargos. El objetivo principal de la
encuesta fue de obtener informacin detallada de cada trabajador del proceso de
compras, de todas las actividades que este realiza en un mes normal de trabajo, con sus
respectivos tiempos y la frecuencia con la que las realiza.
Tambin se pidi el punto de vista del trabajador con respecto a las funciones que realiza y
estos fueron importantes para la realizacin de la investigacin.

Modelo de las cinco fuerzas de Porter.

Objetivos

Anlisis Porter
Amenaza

de

entrada

de

nuevos competidores

Estrategias

Con

el

plan

todo

Captar clientes

Fidelizar clientes

incluido no se genera

Rentabilizar clientes

un

hospedaje

genera

un

se

paquete

para que el cliente


encuentre una gran
variedad de productos
y servicios que nos
diferencia

en

el

que

los

mercado
Amenaza

de

ingreso

productos sustitutos

de

Fidelidad de clientes

Buscamos

usuarios de nuestro
hotel se sientan a

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gusto y no existan
limites con el fin de no
dejar espacio a la
competencia.
Poder de negociacin con

Bajar costos

Se requiere eliminar los


intermediarios

los proveedores

los

distribuidores y buscar
productores

importadores
con

el

directos

fin

de

bajar

costos.

Poder de negociacin con

los compradores

Captar a los clientes


por

medio

publicidad

Brindarle
una

de

al

experiencia

memorable

convenios

su

con cooperativas

cliente

durante

estada

en

el

hotel.

Registrar

toda

la

informacin formal y
no formal, resultante
de la interaccin con
clientes y ocupantes,
durante la estada.

Identificar y registrar
las preferencias del
ocupante

La

rivalidad

competidores

entre

Ser los nicos en el


mercado

Con nuestro sistema


todo

incluido

tenemos

no

competidor

directo, que ofrezca la


variedad de servicios
y productos.
RECOPILACION DE DATOS

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Auditoras o recorridos al hotel


Se programa con el Sr Roberto Valiente Gerente del Hotel una visita la cual tuvo
lugar el da 15 de septiembre de 2014 a las 10 am, donde manifest tener
dificultades en los procesos del Hotel, especficamente en el rea de Compras.
De esta reunin se llega a acuerdo de realizar una Consultora y se inicio el da 17
del mismo mes recorriendo cada una de las reas funcionales de la empresa para
identificar las fallas. Este proceso se llevo a cabo hasta el 30 de Septiembre, donde
se recopilo toda la informacin posible por medio de:

Entrevista personal

Encuestas

Muestreo del trabajo.

Anexo 1: Formatos de encuestas


Anexo 2: Resultados encuestas

Entrevista con el personal


Se realiz una entrevista individual con cada cargo a analizar del proceso de
compras con el objetivo de socializarle al trabajador las caractersticas del estudio
de Organizacin y Mtodos y para conocer claramente las funciones del cargo.

Anlisis del trabajador y el cargo que desempea


Intervalos de tolerancia
Para la nivelacin de la carga laboral de la empresa se determinaron los siguientes
rangos de tolerancia en trminos de productividad:

INTERVALOS

ESTADOS

0% - 7%

Estado improductivo bajo

8% - 12%

Estado Normal

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13% - 20%

Estado improductivo medio

20% en adelante

Estado improductivo alto

Desde el punto de vista de la salud ocupacional, para que una persona trabaje en
condiciones normales esta debe utilizar aproximadamente entre un 8% y un 10% de
su tiempo laboral en actividades de reposo; En este tiempo de reposo estn
incluidas todas las actividades improductivas que se enunciaron en el muestreo del
trabajo. Este tiempo improductivo (de reposo) es necesario para que el rendimiento
de la realizacin de las actividades laborales sea el adecuado y no se generen
consecuencias nocivas por el exceso de trabajo. Esto quiere decir a que por cada
hora laboral el trabajador tiene derecho a 5 o 6 minutos de descanso.

Segn este criterio de la salud ocupacional se determinaron los intervalos


especificados los cuales son base para el anlisis de la carga laboral que se
presenta a continuacin.

Adems de esto se utilizaron para este anlisis los cuadros de actividades de los
trabajadores del proceso de compras, ya que estos deben tener una relacin
cercana con los resultados arrojados por el muestreo del trabajo. Realizando una
comparacin entre cada uno de estos factores analizados se han establecido las
siguientes apreciaciones.

Jefe De Compras: Pedro Nel Suarez: Este cargo presenta una carga laboral
normal. Lo que ms llama la atencin de la distribucin del tiempo de sus
actividades es el tiempo que pasa trabajando fuera

Contralor De Costos: Zoraida Espinosa: En este caso se presenta una carga


laboral alta. Se encuentra un porcentaje de improductividad de tan solo el 4%, el
cual est por debajo del tiempo mnimo de descanso que requiere un trabajador.
Presenta un porcentaje elevado atendiendo el telfono (13%), pero se justifica ya

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que su telfono es una lnea directa la cual recibe muchas llamadas telefnicas. Al
ser un cargo sobrecargado se debe considerar la posibilidad de asignar algunas de
sus funciones a dems empleados de tal forma que la trabajadora pueda contar con
su tiempo mnimo de descanso.
Observaciones: Es una persona sumamente comprometida con la empresa. Muy
trabajadora (inactividad casi nula), prcticamente no para de trabajar, adems es
una persona sumamente amable y colaboradora.

Asistente De Compras: Jonattan Barrios: Este cargo hace notar una baja carga
laboral, ya que tiene un tiempo de improductividad del 41%, siendo la persona con
mayor tiempo improductivo en el departamento. Su elevado tiempo improductivo se
ve explicado en su mayora en tiempo inactivo en el puesto del trabajo, el cual el
trabajador emplea principalmente usando el msn Messenger para chatear y viendo
noticias, entre otras. Adems de la poca productividad hallada se observa un cuadro
de actividades con muy pocas responsabilidades por ende un bajo tiempo laborado
mensual. Se recomienda analizar esta situacin ya que su tiempo improductivo
puede indicar que no est cumpliendo eficientemente con sus responsabilidades y/o
ms funciones pueden ser aadidas a su cargo.
Observaciones: Es un empleado poco colaborador, entreg la encuesta despus de
mucho tiempo de haberla recibido diciendo q no tena tiempo para realizarla. Da la
impresin de que realiza sus funciones con displicencia.

Auxiliar De Costos Cindy Lpez: En este cargo se evidencia un porcentaje de


improductividad del 11%, el cual est dentro de los parmetros de improductividad
normales para el estudio. Llama ligeramente la atencin el 22% de su tiempo que
emplea trabajando por fuera de su puesto de trabajo ya que sus funciones no
concuerdan con este porcentaje, pero estas salidas fueron todas informadas por el
jefe del departamento por lo cual son aprobadas. Se considera una carga laboral
normal razn por la cual no se propone una modificacin en sus funciones.
Observaciones: es una persona muy amable y siempre est pendiente de cumplir
con sus responsabilidades a tiempo, cualidad importantsima para el cargo que
desempea.

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Auxiliar De Costos Belarmina Prez: Se evidencia un grado de improductividad


alto, del 22%. Se le ha observado que pasa tiempo mirando Hotmail y en otras
pginas de ocio, aunque este tiempo no es muy elevado. Podra ser mejor
considerada con improductividad media ya que suma incapacidades por un 7%, y
estas han sido por enfermedad, cuestin en la que el trabajador no tiene
culpabilidad. Ya que tiene una carga laboral media, se debera considerar el
aadirle funciones fijas a su cargo, ya que esta persona generalmente no tiene
funciones fijas.
Observaciones: Es una persona muy amable. Tal vez una de las causas por las
cuales estos tiempos de improductividad son ms elevados de lo normal ya que
esta persona estudia en jornada nocturna.

Muestreo del trabajo.


Esta tcnica, consiste en realizar un gran nmero determinado de observaciones
a cada empleado a analizar del proceso de compras de Hotel Decamern
Cartagena.
Cada observacin registra lo que est ocurriendo en el instante, y el porcentaje
de observaciones registrado para una actividad particular o demora es una
medida del porcentaje de tiempo durante el cual esta actividad o demora ocurre.
El objetivo fue el de lograr establecer el tiempo improductivo que tiene cada
trabajador del proceso de compras, con el propsito de analizar de una manera
ms profunda todas las actividades que este realiza. Se realizaron un total de
100 observaciones las cuales se tomaron de manera aleatoria.
Esta tcnica tom un total de 2 semanas, en las cuales se tomaron
observaciones aleatorias, alrededor de 7 por da. Se comenz el 15 de
Septiembre de 2014 y se termin con el muestreo el 30 de Septiembre de 2014.

Parmetros del estudio:

El nivel de confianza utilizado fue del 97.5%.

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El la precisin fue con un error del 5%.

Se realizaron 100 observaciones completamente aleatorias.

Se realiz el estudio en dos semanas laborales con 5 horas cada da.

Con el propsito de medir el porcentaje de tiempo productivo de los trabajadores


del proceso de compras se utiliz una herramienta de la Ingeniera Industrial
denominada muestreo del trabajo. Para la puesta en marcha de esta tcnica se
clasific el tiempo de los trabajadores en tiempo productivo e improductivo, el
cual se desglos en las siguientes categoras:

Atendiendo a alguien- productivo.

Usando el telfono- productivo.

Ausente en capacitacin- productivo.

Ausente trabajando- productivo.

Ausente ocioso- improductivo.

Ausente y no se sabe que est haciendo- productivo 80%; improductivo


20%.

Inactivo en el puesto del trabajo- improductivo.

Trabajando en el puesto del trabajo- productivo.

Hablando con un compaero- productivo 85%; improductivo 15%.

En zona de refrigerio- improductivo.

En el bao- improductivo.

Ausente por permiso- improductivo.

Ausente por incapacidad- improductivo.

Para poder estimar unos parmetros de tiempo productivo e improductivo, se


realiz una prueba piloto, y de esta manera tener los valores de P y Q

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requeridos para hacer el clculo del nmero de observaciones requeridas para


hacer un muestreo confiable.
Se hicieron 30 observaciones las cuales arrojaron los siguientes resultados para
P y Q:
1. P= 87%
2. Q= 13%

Se determin un nivel de confianza del 97.5% y un margen de error del 5%


basndonos en el tiempo disponible para realizar las observaciones. La
ecuacin algebraica utilizada para calcular el nmero de observaciones
requeridas para cumplir con los parmetros fue:

Los parmetros que se definieron son:


Z Factor de nivel de confianza del 97.5% para una funcin normal = 2.24.
P Valor de el porcentaje estimado de tiempo productivo = 0.87.
A Nivel de confianza del 5% = 0.05.

Variables De La Investigacin Operacionalizadas

VARIABLE
TIEMPO
PRODUCTIVIDAD

DEFINICION
Tiempo medio que tarda en
realizarse cada actividad
Distribucin del tiempo de
trabajo con respecto a la
productividad

INDICADOR
Distribucin en horas
Mensuales
Porcentaje del tiempo
atendiendo a alguien.
Porcentaje del tiempo usando
el telfono.
Porcentaje del tiempo en
Capacitacin.

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Porcentaje del tiempo


ausente trabajando.
Porcentaje del tiempo
ausente ocioso.
Porcentaje del tiempo
ausente y no se sabe que se
encuentra haciendo.
Porcentaje del tiempo
inactivo en el puesto de
trabajo.
Porcentaje del tiempo
trabajando en el puesto de
trabajo.
Porcentaje del tiempo
hablando con un compaero.
Porcentaje del tiempo en
zona de refrigerio
Porcentaje del tiempo
ausente por permiso
Porcentaje del tiempo en el
Bao

ACTIVIDADES

CARGA LABORAL

Tareas que se realizan para


alcanzar los objetivos
individuales y del rea con
sus respectivas
caractersticas
Nivel de carga laboral del
proceso de compras de
acuerdo a la informacin
arrojada

Porcentaje del tiempo


ausente por incapacidad
Nmero de actividades por
Cargo

Nivel de carga laboral por


cargo

NOTA: El indicador llamado Porcentaje del tiempo ausente y no se sabe que se


encuentra haciendo, se incluy en el muestreo del trabajo ya que en ocasiones el
trabajador se ausentaba poco tiempo y no siempre era posible determinar que se
encontraba haciendo. Dicho indicador se incluy con la condicin de que no
ocupara ms del 5% del tiempo total de cualquiera de los trabajadores incluidos en
el muestreo. Para que este tiempo a pesar de ser pequeo no afectara en el
resultado final, se le asign un 80% de productividad y un 20% de improductividad.
Otro indicador que fue necesario incluir fue cuando un compaero se encontraba
hablando con otro y no fue posible identificar si era tiempo productivo o
improductivo. A este indicador se le asign un 85% de productividad y un 15% de
improductividad.

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Organigrama actual

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Organigrama propuesto

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Grficas de la Organizacin.

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ANALISIS DE DATOS Y DESARROLLO DE LA SOLUCION


Anlisis del Problema
Nivel de satisfaccin bajo de
los clientes

falta de
procedimientos
de trabajo

Perdida de mercado clientes

inadecuada distribucin
carga laboral

Ausencia de
diagramas de
procesos

baja competitividad
y productividad

Escases de
producto

falencia en la produccin
y control de procesos

carencia de manual
de funciones

Inadecuado flujo de la informacin


Inadecuada gestin
del rea de compras

Aumento en los
costos de la No
Calidad.

Incorrecta planeacin
A corto mediano y
Largo plazo
reduccin de la
utilidad de la empresa

Reproceso en el rea

Metodologa inapropiado

Actividades y procesos
fuera de control

Inexistencia de indicadores de gestin


Carencia de normalizacin de procesos

Riesgo de la sostenibilidad a largo plazo

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Inadecuada gestin del rea de compras


Nivel de satisfaccin bajo de los clientes internos: Los trabajadores del rea de compras
expresan que se sienten poco capacitados en el manejo del software administrativo de la
compaa y que adems requieren les brinden herramientas que les faciliten la planeacin
de las compras y la produccin de los productos; igualmente se identific que exista una
carencia de procedimientos de trabajo, manuales de funciones y diagramas de proceso
que permitan identificar, reconocer y ejecutar mejor las funciones en el rea. Por ltimo se
evidencio que al no existir manuales de funciones existe una inadecuada distribucin de la
carga laboral entre los trabajadores.

Prdida de mercado Clientes:


Los clientes en ocasiones le han expresado a la compaa que sus ordenes no llegan a
tiempo, La falta de normalizacin de los procesos en el rea de compras genera atrasos
en las rdenes de produccin que afectan el LEAD TIME de los productos y esta
problemtica se traduce en una prdida paulatina de clientes para la compaa.

Metodologa inapropiada en la gestin de los procesos:


Actualmente el departamento de compras no realiza un seguimiento adecuado de las
rdenes de compra de los insumos solicitados a los proveedores, existen muchas
falencias de planeacin y control de procesos, lo cual evidencia que no existe un
adecuado flujo en los procesos ni una metodologa eficiente.

Riesgo de sostenibilidad a largo plazo:


El personal del departamento de compras requiere que le brinden las herramientas y
elementos suficientes que le permitan cumplir con sus funciones de la manera adecuada;
se debe normalizar los procesos e implementar indicadores de gestin que permitan
medir, controlar, evaluar y mejorar los procesos, de esta forma se asegura una mejor
gestin en el rea y se disminuir el riesgo de sostenibilidad a largo plazo de la compaa.

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IMPLEMENTACIN
PLAN DE MEJORAMIENTO
La recoleccin y anlisis de la informacin de la situacin actual de la compaa permiti
identificar los problemas que afectan el departamento de compras. A partir de la
informacin recolectada y la aprobacin del gerente general de la compaa, se
implementara un plan de mejoramiento que involucre al Jefe de Compras y el Auxiliar de
compras y permita dar las soluciones adecuadas.
Para poder garantizar un mejor logro con el plan de mejoramiento se requiere una
campaa de culturizacin que permita a todos los involucrados con el rea de compras de
la compaa (proveedores, contralor de costos, asistente de compras, Jefe de Compras y
Auxiliar de costos) asimilar y apropiarse de la nueva propuesta.

Es importante proceder ordenadamente con los siguientes pasos:

Reuniones quincenales con el Jefe y Auxiliar de compras, no superiores a una hora


y media. En estas reuniones se deben definir de manera concreta los avances del
plan de mejoramiento, los problemas presentados y sus posibles soluciones.

Realizar la caracterizacin de los procesos ejecutados en el rea de compras,


identificando cada una de sus entradas y salidas.

Establecer el mtodo mejorado del diagrama de procesos a partir de la


caracterizacin del mismo.

Definir en un documento escrito los nuevos procedimientos y manuales de


funciones por perfiles en el rea de compras.

Realizar el estudio de tiempos para las actividades del rea de compras.

Disear y establecer mediante la herramienta Excel los indicadores de gestin que


permitan evaluar el desempeo del rea de compras y el progreso obtenido
peridicamente con en plan de mejoramiento.

Desarrollar el cronograma de capacitacin para los trabajadores del rea de


compras en planeacin de procesos, posteriormente ejecutarlo y evaluarlo.

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Gestin de relaciones con los proveedores


CONSTRUCCION
DE LAS
ESTRATEGIAS
DE COMPRA

SELECCIN DEL
PROVEEDOR

COLABORACION
(PARTICIPACION DE
PROVEEDORES)

EVALUACION Y
DESARROLLO
DEL
PROVEEDOR

MEJORA CONTINUA

RESUMEN

Problemas detectados, como es de comprender para poder minimizar costos y maximizar


utilidades, los precios encontrados en el mercado o industria, juegan un papel bien
importante, pero si no existe una planificacin y una estructura para las negociaciones,
siempre se tendr que acudir a comprar lo primero que se encuentra en la plaza.

Problema 1: solicitudes sin planificacin.


Es tambin sabido que en la medida que no exista la planeacin, es imposible tener
organizacin, es por ello que se reducen las posibilidades de un anlisis de precios de los
competidores vs calidad de los productos, pero es indispensable dicho anlisis para
obtener las mejores ofertas del mercado.

Problema 2: no se realizan comparativos de precios de los productos solicitados.


Al no realizarse los comparativos de precios, encontramos que no se analizan los
competidores ni las diferentes industrias como tal, llevando esto a un desconocimiento del
mercado y por ende a compra a distribuidores, lo que tiene como resultado costos ms

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altos, porque es sabido que en la cadena de ventas, los distribuidores tienen precios
superiores a los productores.

Problema 3: no se realizan compras a productores, sino a distribuidores.


Estos problemas detectados inciden directamente en los altos costos de los insumos, por
ello considero esencial la resolucin de los mismos, para lo cual sugiero las siguientes
recomendaciones a seguir:

1 Es indispensable, establecer polticas para solicitar la mercanca por lo menos con 8


das de antelacin a su consumo, ya que durante este tiempo se estarn realizando como
mnimo tres cotizaciones diferentes, de estos insumos, y de esta manera poder comparar
y comprar al mejor postor.

2 - Se deben realizar sondeos, estudios de mercado, de la industria y de los productores


directos de los insumos, con el fin de acortar la cadena y obtener el mejor precio de todos,
convencidos que en la medida que tenemos buenos precios los costos se minimizan y se
maximizan las utilidades, para ello es necesario establecer negociaciones de compras por
volumen, prontos pagos, etc., que con el apoyo del rea financiera se pueden obtener.

3 Apoyo por parte de la contralora de costos y general, en la exigencia de estos anlisis,


para as tener la seguridad en la supervisin de que estos procedimientos se cumplan y en
la medida que se sistematicen el impacto en los costos ser favorable y por ende la
rentabilidad ser mayor.

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CONCLUSION
Una vez realizada la consultora de operaciones en el Departamento de compras y costos
del Hotel Decamern Cartagena, se concluyo que se debe mantener la especializacin y
mejoramiento constante del departamento de costos y de su personal, al tiempo que se
concentre el costeo de todas las reas que generen ingresos para el hotel, con la
intencin de establecer los costos necesarios, haciendo uso para ello de las sofisticadas
herramientas contables computarizadas existentes en el mercado.
Fue posible comprobar que el departamento de Compras del Hotel en general tiene un
buen funcionamiento en trminos de productividad, sin dejar de reconocer casos
puntuales en los que se requiere la aplicacin de correctivos que permitan un
mejoramiento en los procedimientos, el aumento de la productividad y la agilizacin,
reflejando todo esto en el bienestar de los empleados reduciendo los niveles de estrs.
As mismo establecer procedimientos que permitan controlar las compras.
Se deben realizar sondeos, estudios de mercado, de la industria y de los productores
directos de los insumos, con el fin de acortar la cadena y obtener el mejor precio de todos,
convencidos que en la medida que tenemos buenos precios los costos se minimizan y se
maximizan las utilidades, para ello es necesario establecer negociaciones de compras por
volumen, prontos pagos, etc., que con el apoyo del rea financiera se pueden obtener

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RECOMEDACIONES

Se propone establecer un nuevo Organigrama, teniendo en cuenta que el actual no


incluye el Departamento de compras.
Es recomendable que a travs de los procesos de evolucin continua las empresas
mantengan una comunicacin constante y retroactiva con los proveedores para
solucionar todo tipo de inconformidades y de problemas que se puedan dar durante
el proceso de compras, para que stos sean solucionados a la mayor brevedad
posible y de esta forma fortalecer las relaciones con los mismos.
Es necesario hacer un anlisis interno para medir la importancia que tienen las
compras en la administracin moderna, ya que deben y tienen que tener una
estructura organizativa al igual que los departamentos de ventas, es por eso que
recomendamos restructurar el departamento de compras aunque sea al mnimo
segn las posibilidades de la empresa para poder estar actualizados a los cambios
en los mercados modernos y poder reaccionar a los mismos en el menor tiempo
posible ya que tienden a especializarse ms.
Se recomienda someterse a un proceso de certificacin ISO 9001:2008, para
aplicar a cualquiera de sus departamentos, no solo por la certificacin misma si no
porque los llevara a corto plazo a una optimizacin de la gestin de compras
basada en los criterios claves del giro de la misma.

BIBLIOGRAFIA

Servicio de Consultora Administrativa


Proceso de Compras en Hoteles Decameron Cartagena

www.rincondelvago.com.co
www.buenastareas.com
Ingeniera Industrial- Mtodos, estndares y diseo de trabajo; NiebelFreivalds
www.monografias.com