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UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

FACULDADE DE COMUNICAO

PABLO DANTAS BATISTA

O PAPEL DA INTRANET NA COMUNICAO


ORGANIZACIONAL

Salvador, novembro de 2003

O QI de uma empresa no
determinado pelo grau em que sua infraestrutura da TI conecta, compartilha e
estrutura as informaes. Aplicaes e
dados isolados, por mais impressionantes
que sejam, podem produzir sbios idiotas,
mas no um comportamento empresarial
altamente funcional. GATES ,1999

3
SUMRIO
1
2
3

Justificativa.......................................................................................................5
Objetivo..............................................................................................................6
Entendendo a Comunicao Organizacional................................................7
3.1
3.2

O papel da Informao.....................................................................................9
Arquitetura da Informao.............................................................................10

Conceituando a intranet.................................................................................12
4.1
Os tipos de Intranet.......................................................................................13
4.1.1 Intranet Esttica......................................................................................... 13
4.1.2 Intranet Dinmica.......................................................................................14
4.1.3 Intranet Dinmica.......................................................................................15
4.2
Gerindo contedo na intranet........................................................................15
4.3
Vale o investimento?......................................................................................17
4.4
O que as empresas buscam com a Intranet...................................................21
4.5
As facilidades implementadas pelo correio eletrnico....................................23
4.6
Otimizao da Intranet...................................................................................25
4.7
Mudanas comportamentais necessrias.......................................................26
4.8
A segurana na rede......................................................................................28
4.9
O fim do papel nos escritrios?......................................................................31
4.10 A interface com o usurio..............................................................................33

5
6
7
8
9

O investimento................................................................................................36
Groupware.......................................................................................................38
Concluso........................................................................................................40
Referncias Bibliogrficas.............................................................................42
Glossrio..........................................................................................................44

1 Introduo

Neste incio de novo milnio o mundo tem vivido uma verdadeira revoluo
financeira e industrial: o planeta tornou-se um s. As fronteiras, apesar de ainda
constarem do Atlas, esto fazendo menos sentido no mapa-mndi dessa nova
realidade empresarial. Multinacionais e mercadorias deixaram de ter sede-ptria a globalizao, uma revoluo que alterou radicalmente as tcnicas de produo
e a relao do homem com o trabalho. O objeto de valor dentro das empresas,
que antes eram os equipamentos, est sendo substitudo por profissionais
detentores de conhecimentos e informaes que agora so, mais do que nunca,
responsveis por dar forma sociedade da informao, outrora alardeada por
KUNSCH como algo de extrema importncia nas organizaes atuais tornando-se
sabidamente relevante e centralizadora das atenes e investimentos.
A comunicao no pode assim ser mais encarada como ferramenta, mas
como um elemento estratgico na engrenagem da empresa e transformador da
gesto empresarial, buscando dar sustentao e vitalidade organizacional s suas
metas de perenidade no mercado.
neste contexto que surgem as revolues nos processos de comunicao
organizacional, ladeadas pelas novas tecnologias da informao, que agregam
uma maior viabilidade. Antes da popularizao da internet e sua vertente a
intranet, por exemplo, a comunicao nas empresas era to somente baseada nos
veculos j existentes, como impressos de circulao interna, correspondncia
empresarial e os meios de comunicao tradicionais. No entanto, com o advento
das novas tecnologias, uma nova forma de circulao e gesto de informao esta
sendo implementada e cada vez mais adotada, mesmo que superficialmente pelas
organizaes.

2 Justificativa
Analisando as mudanas de poder do mundo moderno, pode-se apontar
como trs fontes de poder: o capital, a lei e o conhecimento, sendo este terceiro o
de maior repercusso na atual sociedade (Tofler, 1990). Depois de eras, o
conhecimento inicia o seu reinado, hoje quem tem o conhecimento tem o maior
dos trs poderes.
O conhecimento em uma organizao pode existir em muitas formas
diferentes. Pode ser na cabea das pessoas, em documentos, em manuais, num
cartaz na parede, num e-mail, na intranet, numa pasta perdida na gaveta de
algum, num banco de dados, no sistema de informao da rea de atendimento
a clientes, enfim, em praticamente todo lugar e de diversas formas. Se
apreciarmos desta maneira, perceberemos que existem conhecimentos teis,
tcitos ou explcitos, em uma empresa de modos sutis. Nesta perspectiva o que
importa no onde estes conhecimentos esto presentes, mas de que forma
esto sendo geridos pela empresa visando sempre a comunicao, ponto primaz
para agregar valor a um conhecimento, que a luz da comunicao s faz sentido
quando transmitido no espao ou no tempo.
No impune ao processo de avano tecnolgico, que irreversvel e
progressivo, a concretizao da sociedade tecnolgica, a qual a comunicao
organizacional

est

inserida,

deve

adaptar-se

usufruir

as

inmeras

possibilidades ofertadas pelos meios tecnolgicos para concretizar o processo de


comunicao entre a empresa e seus pblicos, tanto interna quanto externamente.
Essa

atividade

de

comunicao

encontra

certamente

nos

instrumentos

tecnolgicos um meio para atingir, com maior facilidade, seus objetivos.

3 Objetivo
Compreendendo a comunicao organizacional em sua perspectiva mais
ampla e observando as mudanas ambientais decorrentes da globalizao e das
novas tecnologias de informao, este trabalho pretende analisar o impacto
causado pela incluso destas novas tecnologias, sobretudo a utilizao da Intranet
e da Extranet, no atual mapa da comunicao organizacional no Brasil.

4 Entendendo a Comunicao Organizacional


A comunicao uma rea estratgica para as empresas. Sua importncia
foi percebida j no perodo da revoluo industrial, quando surgiram as fbricas e
a relao entre capital e trabalho tornou-se mais complexa. At meados do sculo
passado, ainda havia um conflito no relacionamento entre patres e empregados,
o que faz com que a comunicao com o pblico interno, ou seja, os
trabalhadores, se torne premente. Hoje ainda existe conflito entre ambos, o que
torna ainda mais importante a atividade de comunicao interna.
Com o fenmeno de superproduo gerado pela produo em massa,
tornou-se necessrio empreender uma comunicao mercadolgica para tornar os
produtos e as empresas conhecidas por parte dos seus pblicos externos. A partir
destas necessidades de comunicao percebidas pelos grandes grupos industriais
surge e se consolida a comunicao organizacional. Segundo KUNSCH, a
comunicao organizacional considerada como um processo dinmico por meio
do qual as organizaes se relacionam com o meio ambiente e por meio do qual
as subpartes da organizao se conectam entre si. Por conseguinte, a
comunicao organizacional pode ser vista como o fluxo de mensagens dentro de
uma rede de relaes interdependentes.
At o final da dcada de 80, a comunicao nas empresas era realizada
atravs dos meios tradicionais, como as publicaes impressas (boletins e jornais
internos), a correspondncia empresarial (circulares normativas) e outros meios
tradicionais de telecomunicao. Hoje, a comunicao organizacional utiliza
tambm as novas tecnologias de comunicao como meio e instrumento para
atingir seus objetivos.1
Os sistemas globais de comunicao conquistam seu espao apresentando
novas e criativas solues de comunicao. a unio das telecomunicaes com
a informtica a telemtica - que est garantindo o aprimoramento constante de
1

Em KUNSCH. Relaes pblicas e modernidade: novos paradigmas na comunicao


organizacional. So Paulo: Summus, 1997., existe um maior aprofundamento de como a
comunicao organizacional tornou-se fundamental para o processo de crescimento de uma
empresa

8
meios e tcnicas, proporcionando s corporaes a utilizao da tecnologia no
desenvolvimento da responsabilidade social, da integrao com seus pblicos, da
aproximao das pessoas e da comunicao bidirecional atravs da troca
constante de informaes.
Os instrumentos tecnolgicos podem ser classificados em trs grupos com
funes distintas e, ao mesmo tempo, interligadas entre si: instrumentos
geradores de informaes, instrumentos de apresentao da informao e
instrumentos de intercmbio da informao.
O primeiro, os instrumentos geradores da informao, so os meios pelos
quais obtm-se dados referentes a um determinado assunto, seja uma instituio,
departamento, cidade, pas, grupo funcional, clientes, fornecedores, imprensa,
entre outros. Estes instrumentos fornecem dados que sero manipulados (no
sentido de utilizao, de cruzamento de dados) das mais diversas formas, desde a
comunicao interna at como base de informao para o processo de tomada de
deciso. Neste grupo temos como principais instrumentos os modernos softwares
de banco de dados que armazenam todas as informaes em arquivos
eletrnicos.
Os instrumentos de apresentao da informao possibilitam incrementar a
apresentao de dados das mais diversas formas, seja atravs de grficos,
tabelas, imagens, movimento, voz ou efeitos especiais. Para a atividade de
comunicao, a qualidade de apresentao da mensagem significa um meio a
mais para atrair a teno do pblico alvo. Neste grupo temos como principais
instrumentos a multimdia, a editorao eletrnica e a computao grfica.
Os instrumentos de intercmbio de informao permitem a troca de
informaes independentemente da distncia que estejam submetidos os
interlocutores. Estes meios possibilitam que a instituio comunique-se com seus
diversos pblicos: filiais, fornecedores, empregados, clientes, imprensa. Para que
isso se concretize basta que estejam ligados a qualquer sistema de intercmbio de
informaes. Neste grupo temos como principais os sistemas e equipamentos
para a teleconferncia, o correio eletrnico e as redes de informaes de maneira
geral: Internet e Intranet, por exemplo.

9
Liderando ou sendo carregadas por essa nova onda, as organizaes
passam por profundas transformaes. O antigo trip do conceito de organizaes
- pessoas, estrutura e tecnologia - entra em xeque, uma vez que esses
componentes no mais precisam abrigar-se sob um mesmo espao nem
operarem a um mesmo tempo para configurarem uma organizao.
Entretanto, de todos os componentes de uma organizao, as pessoas so
as que sofrem os maiores impactos com a virtualizao e a desestruturao das
burocracias. A crescente informatizao dos processos administrativos e a
proliferao de novas tecnologias para transmisso de dados esto apontando
para o redesenho dos fluxos de informao, fortalecendo assim a simultaneidade
no desenvolvimento das tarefas, reduzindo o tempo utilizado para concluso.
Outra caracterstica das mudanas operadas na cena organizacional a
mudana no volume e nos contedos de informao. Informao essa cada vez
mais circular, dinmica e acessvel de qualquer ponto, atravs de um simples
comando no computador.
Alis, a circulao de contedo vem sendo apontada como o grande salto
oferecido pelas novas tecnologias e como estamos vivenciando a era do
conhecimento, as organizaes comeam a ter preocupao em gerir o capital
intelectual, com isso, as iniciativas de gesto do conhecimento tomam fora e
junto com elas vm a utilizao em larga escala da Intranet.
Foi atravs da experimentao da tecnologia internet (World Wide Web)
dentro das empresas que conseguiram chegar a Intranet. Atualmente, esta nova
tecnologia j pode ser considerada como realidade nas principais empresas do
mundo, a partir da constatao fundamental de que praticamente todas as infraestruturas (mquinas e softwares) e aplicaes podem ser adaptadas para a
tecnologia web. Entretanto, a implantao de uma Intranet um investimento. E
at que ponto atravs de uma anlise de custoxbenefcio, este investimento pode
ser tomado como favorvel.

4.1

O papel da Informao

10
A competitividade, palavra muito usada no nosso dia-a-dia, requer no
somente a definio e a execuo correta da estratgia empresarial, mas tambm
que ambas sejam processadas de tal forma que assegurem a eficcia da
empresa. Para isso, o processo de gesto tem que estar unido a um sistema de
avaliao de desempenho da operacionalizao da estratgia da empresa, ou
seja, deve haver um monitoramento e reavaliao das operaes dirias para
assim garantir um sincronismo entre a definio da estratgia e sua execuo.
Nos ltimos anos, identifica-se uma complexidade crescente do ambiente
organizacional interno e externo dificultando a elaborao da estratgia
empresarial. Assim sua operacionalizao requer compreenso e habilidade no
manuseio dos vrios fatores que se inter-relacionam, bem como pressupe uma
vasta gama de informaes sobre o mesmo.
A eficincia do processo de gesto apia-se necessariamente na
sistemtica

da

informao.

Pressupe-se

fundamentalmente

dados

transformados, admissveis e teis. A informao funciona como um recurso


essencial na definio da estratgia da empresa. Consiste em um dos vrios
conjuntos de regras de deciso para orientar um comportamento de uma empresa.

4.2

Arquitetura da Informao
Arquitetura da Informao um termo que vem sendo utilizado desde o

incio da dcada de 80 por vrios grupos da comunidade de sistemas de


informaes. Foi utilizado como metfora pelos especialistas em projetos de
sistemas e pelos tericos para indicar um modelo de organizao, gerao e
movimentao de dados. Esse modelo e as metodologias nas quais ele se baseia
tentam, sistematicamente, documentar todas as fontes de dados importantes
numa organizao e as relaes entre eles. O objetivo projetar um mapa
abrangente, hierrquico dos dados organizacionais e em seguida construir um
sistema de informaes a partir deste mapa. (MCGEE, 1994)
O desenvolvimento de uma arquitetura da informao bem definida
estabelece um comum acordo entre as informaes de forma coerente permitindo

11
que qualquer pessoa possa utiliz-las para a tomada de deciso. Logo, a tarefa da
arquitetura da informao organizar informaes produzindo uma interface
acessvel para encontrar desde os mais simples dados organizacionais, at as
mais estratgicas informaes. Este mapa determina o caminho para visualizar
qualquer informao dentro da empresa, obtendo-se deste modo uma viso global
da empresa e dos recursos disponveis. Como fonte de referncia, inclusive o
mapa deve estar publicado na Intranet.

POCA

EVIDNCIA
SISTEMAS PROPSITO
DA
DE
DA
INFORMA INFORMA INFORMTIC
O
O
A

AMBIENTE

ANOS 70

Necessidade
Apressar a
Contabilidade
burocrtica
contabilidade

Mainframe

ANOS 80

Suporte e
Retaguarda

Produo

Possibilitar
gerenciament
o do cho de
fbrica

Mainframe

ANOS 90

Administrao
e controle
administrativo

Gerencial e
executivo

Apoio
tomada de
decises

Mainframe
+Redes de
computadores

Recurso
estratgico

Inteligncia
da
empresa/prov
er
conhecimento

Diferencial
competitivo

Mainframe
+Redes de
computadores
+Internet

HOJE

Tabela 1 Influncia tecnolgica nas Empresas

Cada empresa tem suas caractersticas prprias e necessidades


particulares, mas os servios bsicos normalmente esto presentes nas Intranets
atuais. Os servios que compe o conjunto bsico so o e-mail, servidores Web,
sistemas de busca, grupos de discusso e transferncia de arquivos,
gerenciamentos de tarefas e compromissos, etc. devido ao avano tecnolgico,
este leque est em constante expanso.

12

5 Conceituando a intranet
O termo Intranet comeou a ser usado em meados de 1995 por
fornecedores de produtos de redes para se referirem ao uso privado de
tecnologias projetadas para a comunicao intracomputadores nas empresas. 2 Em
outras, palavras, uma intranet consiste em uma rede de computadores que se
baseia nos padres de comunicao de dados da Internet, porm, com um foco
privado. Conforme FRONCKOWIAK, o tamanho no define a intranet, mas sim o
fato de destinar-se ao uso interno e particular da empresa podendo esta ter uma
rede formada por um ou centenas de servidores Web.
A diferena entre a Internet e uma Intranet no de carter tecnolgico. A
verdadeira diferena est no contedo encontrado. De um lado, a internet tem um
escopo global, mantida por canais pblicos de telecomunicaes e est aberta a
qualquer pessoa, sem qualquer restrio quanto ao contedo. Ela funciona como
uma ferramenta de pesquisa, um meio de publicidade, de paquera, de mercado,
entre outros milhares de aplicaes.

Internet

Intranet

Extranet

Tipo de
acesso

Aberto

Privado

Controlado

Pblico

Mundial

Membros da
organizao

Parceiros
comerciais

Tipo de
informao

Gerais

Proprietrias

Compartilhamen
to seletivo

Tabela 2 Diferenas entre as tecnologias

Do outro lado, temos a Intranet com um contedo limitado s necessidades


de informao de sua comunidade de usurios, geralmente determinado
antecipadamente. Um departamento de vendas, por exemplo, precisa ter acesso a
dados de marketing, inventrios e relatrios sobre produtos, sendo assim, uma
2

Um pouco da histria da Intranet, e como montar passo-a-passo, uma rede internet pode ser
encontrada na revista INFO EXAME, abril de 1996 nas pginas 48 a 54, escrita por Maurcio
Greco.

13
intranet que pretenda atender a esse departamento dever ser projetada de tal
modo que possa vincular esses recursos.
Quando combinada aos padres desenvolvidos para a Web, a tecnologia
intranet atende a antigas necessidades da computao organizacional, pois
fornece um meio de distribuio de documentos independentes da plataforma e
permite o processamento de formulrios.
Em termos mais simples, a intranet pode ser entendida como um meio de
armazenamento, gesto e distribuio de informaes sobre uma empresa,
oferecendo dados e servios que permitam que todos os funcionrios realizem
suas tarefas com maior agilidade e eficincia.
Dentre alguns objetivos da Intranet podemos enumerar: A automatizao de
rotinas de negcios, a disponibilizaro de informaes onde e quando necessria,
o aumento da produtividade, a facilidade da comunicao e a estimulao da autoajuda.

5.1

5.1.1

Os tipos de Intranet

Intranet Esttica
Neste tipo de ferramenta, as informaes necessrias so disponibilizadas

em servidores Web e os seus usurios tm acesso a elas atravs do uso de


browsers. Em geral, estas informaes j esto disponveis atravs de outros
meios dentro da empresa.
As informaes tpicas disponibilizadas neste modelo so: polticas e
procedimentos internos, manuais da qualidade, dados histricos, catlogos e
informaes tcnicas de produtos, avisos e informativos, entre outros. Estas
informaes so estticas, ou seja, esto codificadas em pginas HTML ou
documentos PDF (Adobe Acrobat) e sua utilizao implica na edio do cdigo
destas pginas. A opo por esta soluo requer a considerao dos seguintes
aspectos: segurana, publicao de informaes, gerenciamento e ferramentas.

14
Para garantir a segurana geralmente suficiente a utilizao de um nico
software ou hardware de proteo de rede interna contra acessos externos
(firewall). Este pode ser configurado para bloquear o acesso de qualquer usurio
externo, mas dependendo dos objetivos do projeto, pode-se liberar o acesso s
informaes internas para grupos especiais de usurios, como clientes,
fornecedores e vendedores externos.
Na publicao de informaes, as duas maneiras mais utilizadas para
disponibilizar as informaes na intranet so: o modelo centralizado e o
distribudo. No modelo centralizado, vrios usurios produzem as informaes e a
autorizao para publicar e difundir as mesmas dada por um gestor central. J
no modelo distribudo, semelhante ao adotado na Internet, todos os usurios
podem gerar e publicar informaes na intranet. Tecnicamente, todos os usurios
ligados rede podem disponibilizar as informaes.
O modelo centralizado mais fcil de ser gerenciado, pois proporciona
maior qualidade s informaes disponibilizadas e permite dimensionar melhor os
recursos computacionais envolvidos. A utilizao do firewall, associada ao uso de
algumas ferramentas dos servidores Web, permite a criao de relatrios
estatsticos de utilizao do contedo da intranet. A utilizao das ferramentas
permite saber o tempo de conexo de um determinado usurio a Intranet, quais
foram as informaes mais acessadas, qual foi o setor que mais acessou a essas
informaes, etc.

5.1.2

Intranet Dinmica
Este modelo esta baseado na integrao das informaes de negcios a

bases de dados e permite que os usurios acessem em tempo real as


informaes geradas dinamicamente. Os usurios passam a ter acesso a
formulrios e modelos que interagem com a base de dados e excuta consultas
elaboradas em HTML ou DHTML. Desta forma, os usurios passam a interagir
diretamente com as informaes armazenadas no banco de dados e no esto
mais limitados a consultar apenas documentos estticos. Os principais aspectos a

15
serem considerados a optar por este modelo so: integrao com bancos de
dados e interatividade. A interatividade entre os usurios e as aplicaes, clienteservidor, da intranet, associada evoluo de performance das conexes entre
aplicaes e bases de dados beneficiada pela flexibilidade do uso dos browsers.

5.1.3

Intranet Colaborativa
uma evoluo do modelo dinmico que implementa mecanismos para

efetuar transaes seguras na intranet. Neste modelo, alm de produzir


informaes dinamicamente, a organizao oferece aos usurios a possibilidade
de realizar transaes, a utilizao de sistemas de gesto via Web e o uso intenso
do workflow. Este modelo deve ser o grande responsvel pela popularizao e
proliferao das intranets dentro das organizaes. Os principais aspectos a
serem considerados so: segurana e workflow.

5.2

Gerindo contedo na intranet


Uma intranet que foque contedo far mais do que facultar acesso

informao publicada. Uma aplicao intranet eficaz ir oferecer aos seus


empregados uma forma de colaborar; partilhar conhecimento de uma forma que
verdadeiramente traga valor iniciativa de gesto de conhecimento de uma
empresa. Isto, pelo menos, um objetivo a que deve aspirar. Na prtica, aspectos
tais como a manuteno, a moderao, a categorizao, e a personalizao, em
conjunto com o crescente risco de informao em excesso, ameaam minar os
benefcios que uma intranet pode oferecer a uma organizao. Por isso a
importncia de adaptar uma estratgia que lhe permita conter estes perigos e
realizar, inteiramente, o potencial da sua intranet como uma ferramenta de gesto
de conhecimento. Sem uma estratgia eficaz de gesto de conhecimento muito
pouco provvel que uma intranet possa preencher algum papel na gesto de
conhecimento da organizao.

16
O contedo tudo. Pode-se sobreviver com problemas de navegabilidade e
design desde que o portal possa entregar a informao certa, pessoa certa, na
altura certa. Para tal necessrio que o gestor da rede implemente alguns
cuidados na gesto das informaes contidas nesta, tais como: aumento da
qualidade da informao publicada atravs do uso apropriado de processos de
aprovao e de remoo de contedo desatualizado; reduo do tempo
necessrio para a publicao de contedo; reduo de barreiras contribuio
facilitando aos peritos a publicao de informao; melhoria na estrutura e
acessibilidade. Esta abordagem mais dinmica culmina em uma organizao
muito mais gil, mais capaz de reagir mudana independentemente da sua
direo.
Contudo, uma intranet desenhada para encorajar prticas de trabalho
colaborativo e promover a partilha de conhecimento requer, desde o incio, uma
estratgia de gesto de contedo alinhado com estes objetivos. Antes de
desenvolver a Intranet, necessrio decidir que informao requerida pela
organizao e em que formato esta informao deve ser entregue. Igualmente
importante o desenvolvimento de sistemas de atualizao de contedo que
permitam atualizar e at mesmo enviar feedbacks. Um site de contedo que
facilita a contribuio, a procura, a partilha e a discusso de informaes ir,
obviamente, facilitar a partilha de conhecimento.
Como o grande desafio encontrado no desenvolvimento das Web internas
a manuteno de contedo e como normalmente o gestor de contedo no tem
afinidade

com

ferramentas

de

publicao

de

Websites,

os

servios

necessariamente precisam ter um backoffice completo para manuteno do


contedo, com interface Web e acesso restrito aos gestores. Desta forma, os
gestores acessam reas de manuteno restritas por senha para atualizar o
contedo da Intranet, sem se preocupar com a tecnologia utilizada para fazer com
o sistema funcione.
Entretanto, os usurios apenas iro a intranet como forma de colaborar se
sentirem que podem confiar na informao l contida. Neste caso, o contedo

17
morto ou desatualizado traz a tona verdadeira relevncia da intranet para o
negcio.

Figura 1 Aprovao via Intranet

5.3

Vale o investimento?
No se pode assegurar que todas as empresas usurias esto tirando o

melhor proveito dessa ferramenta de gesto, mas no o caso. A intranet est


mudando radicalmente a maneira de trabalhar nas organizaes, num processo
que d indicaes de ser irreversvel. No h dvida, portanto, de que ela veio
para ficar.3
O que caracteriza a Intranet o uso privativo da tecnologia WWW, que em
vez de circular publicamente pelo mundo, como na Internet, as informaes
confinadas numa rede Intranet so acessveis apenas organizao a que
pertencem e s pessoas autorizadas por ela a consult-las. Por suas
caractersticas, esse tipo de rede uma poderosa ferramenta de gesto
empresarial e, ao mesmo tempo, um meio de viabilizar o trabalho. Por causa
desse duplo papel, ela pode substituir tantos sistemas de informao para
3

Dicas para um planejamento visando um baixo custo de implementao da Intranet pode ser
encontrado na revista INFO EXAME, outubro de 1996 nas pginas 75 e 76.

18
executivos (Enterprise Information System - EIS) largamente utilizados nas
dcadas de 70 e 80, como os de computao colaborativa.
Quando comparada com essas solues clssicas, A intranet ganha no
custo, na facilidade de uso e na flexibilidade. A facilidade de uso da Web encanta
os usurios e alivia o oramento da empresa dos custos com treinamentos e
suporte normalmente associados implantao de produtos. Por possuir uma
plataforma universal, a navegao Web fornece facilidade para localizar,
recuperar, exibir e atualizar uma variedade de informaes, que abrange dados
numricos de bancos relacionais e documentos compostos de texto estruturado,
imagens e objetos multimdia, como udio e vdeo.
Pode-se afirmar que toda a empresa se beneficia com a implantao e o
uso da intranet, pois possvel automatizar tarefas tradicionais, desenvolver
novos e eficazes mecanismos de comunicao, agilizar a distribuio de
informaes e diminuir gastos materiais, entre outros benefcios. Mas existem
reas ou funes nas empresas, onde a visibilidade e a percepo do impacto da
intranet so maiores: dentre elas a rea de recursos humanos e a de marketing.
As Webs, tambm, ajudam a organizar as informaes atravs da
apresentao de diversos tipos de dados em um estilo padro. Em um navegador
web, a variedade de elementos da comunicao empresarial tradicional
relatrios, artigos, memorandos e tabelas assumem uma aparncia e um
comportamento comuns. Alm de apoiar e agilizar a tomada de deciso, os
padres podem reduzir a curva de aprendizagem dos novos aplicativos.
Um indcio de que a Web interna traz bons resultados o fato de que as
organizaes que falam dela com mais entusiasmo so aquelas que implantaram
suas redes h mais tempo. A Hewlett-Packard (HP), por exemplo, opera uma das
maiores Intranets do mundo voltada para a comunicao com seus distribuidores
e revendedores. Nela esto disponveis mais de 13 mil documentos que totalizam
5 mil gigabytes de informao. Entre eles, h manuais tcnicos, catlogos, listas
de preos, anncios de promoes especiais e materiais promocionais
consultados por todos sos seus milhares de usurios. Para cada manual ou
catlogo publicado na Intranet da HP, h uma economia mdia de 10 mil dlares,

19
valor que seria gasto para imprimir o documento e remet-lo a 2000 pessoas em
todo o mundo. Esta economia tambm sentida na gesto de tempo dos
profissionais, que atravs da Intranet e das ferramentas de busca disponibilizadas
pela tecnologia Web, conseguem economizar tempo buscando as informaes
necessrias nestes milhes de bytes de contedo. Que alm de estarem
centralizadas tem a total garantia de sempre estarem com as informaes
atualizadas pelo administrador da rede.
Mesmo com uma rede totalmente privativa, possvel ter conexes
remotas por meio de linhas telefnicas discadas ou dedicadas. No entanto, muitas
companhias preferem ligar suas Intranets Internet e, assim, aproveitar a
estrutura de comunicao da rede mundial. Essa abertura para o mundo externo
possibilita ainda que os parceiros comerciais da empresa acessem seus registros
para obter determinadas informaes. Neste caso esta extenso da tecnologia,
recebe o nome de Extranet.
Neste ponto, a Intranet trs uma enorme facilidade nas viagens de
negcios, j que os executivos das empresas que se utilizam tal tecnologia podem
ter acesso a todos os documentos da empresa sem ter a necessidade de levar
grandes arquivos.
Mas h uma razo adicional para que esse tipo de soluo esteja se
alastrando com tanta rapidez. que as intranets so vistas como projetos
redutores de custos. Trata-se, portanto, do fato de que a maioria das empresas j
possui quase tudo o que necessrio para pr sua Web interna em pleno
funcionamento. O requisito bsico uma rede de micros e se esta j existe,
instalar os softwares e colocar a rede no ar questo de poucos dias.

20

Figura 2 Benefcios da Intranet

No entanto, como qualquer nova tecnologia, a Intranet possui tambm seus


contras. Um dos primeiros desafios de superao na rede interna : qual
tecnologia utilizar? Muitas intranets utilizam tecnologias baseadas nas linguagens
de programao mais usuais da Web como: HTML e ASP. Outras utilizam
tecnologias emergentes como XML, JAVA e .NET, que agregam alm dos
benefcios da tecnologia WEB, uma maior facilidade de gesto da rede e
integrao com diferentes dispositivos de comunicao tais como os handhelds e
celulares de tecnologias GSM, o que facilita ainda mais a troca de informaes e a
visualizao do contedo contido nestas redes internas. Mas nem por isso a
integrao total das tecnologias adotadas nas empresas pode ser alcanada.
Estas incertezas tecnolgicas fazem muitas das empresas se retrarem nos
investimentos na rea de Tecnologia da Informao (TI) espera de um padro a
ser adotado.
Esta velocidade de atualizao das TIs, benficas em certos pontos,
tambm trazem problemas de integrao e atualizao entre as tecnologias
adotadas pelas empresa e a atualizao dos recursos humanos gestores destas
tecnologias na organizao, que necessitam cada vez mais de treinamentos para
poderem adotar estas novas tecnologias de gesto de informao.

21
Para evitar o mximo desses problemas, os gerentes de TI necessitam um
grande planejamento a respeito da tecnologia, linguagem e dimenso a ser
utilizada pela rede a ser adotada.

5.4

O que as empresas buscam com a Intranet


As empresas tambm perceberam a importncia que este canal de

comunicao est assumindo, pois ele o nico na soluo de unir informaes


no estruturadas com dados dos sistemas legados e pode assumir foco
internacional, operacional e gerencial, utilizando tecnologia de baixo custo que
praticamente no exige treinamento dos usurios.
Para que a implantao de uma intranet seja bem sucedida e feita com o
menor custo possvel necessrio que a empresa defina criteriosamente os
componentes que iro fazer parte da rede, e depois contrate servios para a
implantao ou treine seu prprio pessoal para isso. Para compor essa lista, a
empresa precisa conhecer a utilizao que pretende dar rede com aplicaes
como publicao e circulao de documentos eletrnicos, trocas de mensagens,
tarefas de workflow e trabalho em grupo.
A publicao de documentos encabea a lista de solicitaes dos
CIOs(Chief of Information Office) atendendo uma necessidade empresarial antiga.
medida que uma organizao vai criando e coletando informaes, os usurios
passam cada vez mais tempo procurando, organizando e gerenciando essas
informaes. Com este recurso possvel reunir documentos de consulta em um
nico local de fcil acesso, criando nveis de permisso por autorizaes aos
usurios, com um mecanismo de atualizao independente por departamento 4.
Cria-se, ento, uma biblioteca virtual on-line, com contedos que variam de
processos empresariais e documentos gerenciais, com um mecanismo de busca
interativa e links relacionados.
4

Existem alguns programas que servem para facilitar a troca de documentos nas empresas, um
deles, o NXT 3, foi testado e aprovado na revista INFO EXAME, janeiro de 2001 nas pginas 118 e
119.

22
Outro ponto, comumente encontrado nas listas de solicitaes o Catlogo
de Endereos. Essencialmente um grande caderno de endereos da empresa,
com telefone, e-mail e todas as informaes cadastrais de clientes, fornecedores e
de cada funcionrios. Este servio elimina a necessidade da lista telefnica
corporativa impressa, com a grande vantagem de permitir a atualizao e
pesquisa direta pelos prprios funcionrios.
As notcias e polticas internas, tambm merecem nesta lista um grande
destaque. Aqui, a Intranet apia fortemente a comunicao empresarial,
fornecendo novidade sobre a empresa e o mercado, aliadas distribuio de
polticas internas de forma interativa e agradvel. Tais informativos podem ser
desde um simples texto descritivos, a vdeos, animaes e todo o tipo de contedo
HTML. Ele permite a assinatura de boletins de notcias peridicos (Newsletters)
de modo que cada assinante possa receber uma sinopse das atualizaes em seu
e-mail.

Facilitando assim a distribuio de notcias com um menor custo de

impresso e publicao de que os meios tradicionais de envio de boletins.


No setor de Recursos Humanos das empresas, a grande solicitao recai
sobre o mdulo de treinamento, que pode variar muito de empresa para empresa,
passando desde um calendrio de eventos at um treinamento atravs de vdeos
na Intranet. Os funcionrios podem utilizar a Intranet para se escrever para curso,
assistir a apresentaes passadas e at consultar materiais tcnicos. Com este
servio as empresas conseguem treinar rapidamente com custos muito recozidos
um nmero maior de funcionrios.
Um servio outro importante para as empresas o acompanhamento de
projetos on-line. Ele atende a vrios departamentos, cada um atualizando suas
partes dos projetos corporativos, e assim obter uma viso nica em toda a
empresa.
Este recurso em particular, cria uma ramificao muito comum nas
intranets, que a permisso de acompanhamento dos projetos estendida aos
clientes da empresa. Neste caso, cria-se a Extranet, um recurso valioso para
empresas e clientes, no s em termos econmicos e operacionais, mas
principalmente a cerca do relacionamento entre empresa&cliente, tendo em vista a

23
confiana recproca e o estreitamento dos contatos entre os tomadores de
deciso.
Um dos grandes beneficiados com a implementao da Intranet, o
workflow que atravs da interao com a Web, agregou grandes funcionalidades a
aos processos j existente. Esta interao cria uma agilidade indita nos
processos atuais, pois independente de onde estiver, a pessoa responsvel pode
emitir um parecer, ou at mesmo executar suas tarefas, necessitando para isso
apenas de um microcomputador com acesso a Internet.

5.5

As facilidades implementadas pelo correio eletrnico


Para BENETT, o envio de mensagens atravs de cabos to antigo quanto

o telgrafo. Surgido a mais de trinta anos, no auge do predomnio dos mainframes


em ambientes corporativos, o correio eletrnico teve uma evoluo marcada por
quatro fases distintas. Na dcada de 70, sua funo limitava-se a substituio dos
memorandos internos em papel. Nos idos dos anos 80, adquiriu a maior parte da
interface atual, mas continuou sendo mero instrumento de correspondncia textual
entre dois usurios. Na dcada de 90, os recursos multimdia enriqueceram as
mensagens com a agregao de imagens, sons e outros objetos ao texto. Agora, o
correio eletrnico est em sua quarta e mais importante fase, com a Internet. As
mensagens j podem ser trocadas em amplitude planetria, bastando para isso
que as empresas montem redes internas ligadas Internet.
No ambiente corporativo, essa evoluo das comunicaes operou mais
mudanas. Os programas voltados para a rea propiciaram uma nova filosofia de
trabalho, mais colaborativa, que inclui o uso de agenda de grupo, de programao
e controle de fluxo de trabalho (workflow) e at mesmo de conferncia eletrnica
baseada na arquitetura cliente/servidor. Em muitas empresas, essa filosofia de
trabalho j constitui uma espcie de espinha dorsal.
O fato de a importncia do correio eletrnico ainda no ser uma
unanimidade nas empresas, contudo, gera divergncias quanto ao futuro desse
instrumento de trabalho, a principal delas derivada do advento da Intranet.

24
Enquanto alguns estrategistas acreditam que as Intranets possam substituir os
softwares de correio eletrnico, outros defendem a posio oposta. Segundo
estes, a disseminao das Intranets ter justamente o efeito de estender o uso do
correio, barateando-o a ponta de tornar possvel a comunicao global,
independente da tecnologia usada nas pontas.
O nico fator que o correio eletrnico, ou e-mail, realmente acrescenta a
esse paradigma a eficincia. O correio eletrnico a mais simples das tcnicas
de envio/recebimento de mensagens utilizadas nas empresas modernas e, por
isso mesmo, tambm uma das ferramentas mais eficientes e duradouras. A
maioria das empresas depende de colaborao, e o correio eletrnico facilita o
dilogo que possibilita a colaborao. Para HILL, a falta de colaborao no
provm da falta de uma ferramenta de colaborao, mas sim da falta de interesse
ou de saber como colaborara.
Um sistema de correio eletrnico permite que pessoas de uma rede enviem
e recebam mensagens umas as outras. Parte das vantagens do sistema provm
da capacidade de entrar em contato com qualquer pessoa da rede. Se uma estiver
na Internet e seu endereo de rede for sabido, pode-se entrar em contato com ela
mesmo nem tendo a menor idia da regio geogrfica em que ela se encontra.
Outra caracterstica que o correio eletrnico atribui comunicao a sua
capacidade de deixar mensagens em uma caixa de correio. Os destinatrios no
precisam estar operando seus computadores quando a mensagem for enviada.
Eles podem obt-la posteriormente, mesmo quando o emissor j estiver
desconectado. Essa capacidade de armazenar mensagens at que os
destinatrios estejam prontos para receb-las o fundamento da comunicao
entre pessoas e computadores. Tecnicamente, essa capacidade denominada
envio/recebimento de mensagens store-and-forward. Sem ela, a colaborao entre
fusos horrios seria muito mais difcil. Na verdade, a colaborao, de uma maneira
geral ficaria limitada pela necessidade de todas as pessoas envolvidas em um
projeto estarem presentes e atentas ao mesmo tempo. O correio eletrnico
desacopla os colaboradores, permitindo que eles prossigam em seu ritmo
enquanto o servio de toda a equipe concludo.

25
A avanada tecnologia desses produtos no tem sido suficiente para
compensar falhas encontradas em fatores externos. A mais gritante dessas falhas,
hoje a deficincia da infra-estrutura de telecomunicaes para a utilizao da
Internet. Mesmo assim, os programas de correio eletrnico se tornaram to
comuns nos computadores quanto os editores de texto.

5.6

Otimizao da Intranet
O uso de informaes para tomar decises um aspecto essencial para o

desempenho empresarial. Mas, uma vez tomada as decises, o desempenho


depende da ao. A tecnologia da Intranet oferece benefcios tambm nesta
etapa.
A rotina diria de qualquer empresa abrange um conjunto de atividades
padres, como por exemplo, marketing, gerao de relatrios, faturamento, etc.
Um processo empresarial esta relacionado s rotinas atravs das quais a empresa
executa suas atividades. Muitos processos envolvem registros.
Quer em papel ou em meio eletrnico, esses registros podem se acumular
a ponto de se tornarem uma parte significativa de um dos dados de uma empresa.
Infelizmente, o custo do gerenciamento dos processos e do armazenamento de
registros pode aumentar rapidamente, e a inrcia do e excesso de processos pode
tornar uma empresa lenta, prejudicando o seu desempenho.
As redes de computadores fornecem a base para a automao ao conectar
pessoas que geram formulrios, diagramas e outras informaes aos processos
que agregam valor. De modo geral, esses processos so executados inteiramente
por computadores, mas mesmo assim podem representar atividades exaustivas. A
reduo do excesso de processos resulta da capacidade que a rede tem de reunir,
transportar e transmitir informaes com um mnimo de interveno humana e, me
seguida, receber e distribuir a sada processada.

26

Figura 3 - Fluxo das Informaes na Intranet

Isso d uma noo de como pode ser avaliada a utilidade de tecnologia de


rede para fins de automao: pense em como a tecnologia ajuda os seus
funcionrios a transmitir informaes de/para processos empresariais.
A tecnologia da Intranet exatamente eficiente tanto como meio de reunir
informaes reunidas pelos usurios Web como de transmitir informaes a esses
usurios. No computador, os navegadores obtm os dados de entrada dos
formulrios e apresenta os dados de sada sobre a forma de tabelas, texto
estruturado ou listas. Esses elementos so inerentes a arquitetura Web, e
independe do hardware ou do sistema operacional do computador-cliente.

5.7

Mudanas comportamentais necessrias


A boa tecnologia necessria, mas no o suficiente para que haja o

compartilhamento de informaes numa rede. A simplicidade com que pginas da


Web repletas de dados podem ser publicadas por toda a empresa, proporciona
aos usurios recursos sem precedentes. A mesma simplicidade distribui o controle
e a autoria a partir de administradores globais. Por sua prpria natureza, as Webs

27
no tem um ponto central. Elas serpenteiam, formando labirintos em vez de
descrever espirais ascendentes.
A dinmica dessa alterao gera novos problemas para uma empresa. A
distribuio de autoria, por exemplo, no uma tarefa isenta de custos. Ter vrias
pessoas executando a mesma tarefa representar normalmente um custo bem
maior do que ter uma nica pessoa realizando bem essa tarefa. Somente quando
as vrias pessoas executam tarefas afins, o trabalho distribudo eficiente. Esta
prtica exige disciplina por parte dos usurios, alm de gerentes capazes de
distribuir o trabalho entre equipes e uma tecnologia que permita a coordenao
sem implicar controle.
Se uma intranet se desenvolve na periferia de uma empresa como pode ser
gerenciada globalmente para o bem do todo? A resposta bvia de que um
controlador como, por exemplo, o CIO pode fiscalizar os vrios provedores de
contedo que apresentam problemas. O que d poderes ao CIO para
desempenhar o papel de fiscal? Mesmo autorizado, o que este departamento tem
a ver com uma funo limitada de um departamento especifico? O que incentiva a
eliminao do grande risco que os controladores correm de frustrar seus clientes,
que so as demais divises da empresa? E por que essas divises devero
cooperar?
A tecnologia Web traz essas questes tona, mas elas fazem parte de toda
computao em rede. apenas pelo fato de as Intranets apresentam um custo to
baixo de implantao e uma tamanha facilidade de aprendizado e expanso que
as leva a forar uma empresa a avaliar de imediato questes relacionadas ao
equilbrio de foras. Redes patenteadas, groupware tradicional, aplicativos
cliente/servidor, todas essas tecnologias so compensadores apenas quando uma
infra-estrutura humana se sobrepe tcnica para possibilitar a comunicao.
Mas como elas assumem a forma de projetos de capital com gerenciamento
centralizado, as tenses entre faces de rede levaro mais tempo para surgir.
Ainda assim, as pessoas no nascem sabendo trabalhar com outras em
grandes empresas. preciso que as pessoas de uma empresa compartilhem

28
metas, objetivos e tenham claros os benefcios que uma Intranet bem utilizada
pode trazer para a empresa.
Manter os clientes, vencer os concorrentes, produzir com qualidade so
os objetivos que devem fazer com que as pessoas trabalhem separadamente ou
em equipe, em prol de um desfecho comum. Tornar a empresa coesa uma
questo que praticamente no est relacionada tecnologia, mas trata-se de algo
muito importante, que uma questo de comunicao.
Se os funcionrios estiverem imbudos de um conjunto comum de metas
empresariais, as Intranets podero desempenhar um importante papel na previso
de comportamentos emergentes, que conduziro a essas metas.
Esses funcionrios estaro preparados para o uso de Intranets a partir do
momento em que confiarem uns nos outros o suficiente para compartilhar
informaes entre departamentos e a medida em que puderem perceber que sua
real ferramenta de trabalho a prpria Intranet. Os sistemas especficos so,
claro, sua ferramenta de execuo de tarefas. Mas a Intranet deve ser encarada
como

base

de

relacionamento,

planejamento

compartilhamento

de

conhecimento organizacional.

5.8

A segurana na rede
Para maximizar a utilidade da segurana de uma Intranet, ela deve ser

alocada onde e quando for necessrio para proteger dados valiosos. A restrio
excessiva do acesso a contedo que no sejam fundamentais para a empresa
frustrar os usurios e invalidar a principal finalidade de uma Intranet. Por outro
lado, permitir o acesso de qualquer pessoa rede pode ter um custo elevado.
Para elaborar um plano criterioso de segurana, preciso considerar os
contedos que se pretende colocar disposio dos usurios atravs da Intranet.
Isso abrange os dados, documentos, imagens e recursos de rede, os quais as
pessoas tero acesso. Tambm preciso avaliar a vulnerabilidade de cada um
desses contedos em relao a algum risco que pode correr pela publicao
desses sem um devido controle. Alguns desses riscos so: a exposio de

29
material confidencial a pessoas no autorizadas, a remoo ou alterao de dados
e o uso ilegtimo e inadequado destes contedos 5.
Ao decidir quais os documentos e dados da Intranet que precisam ser
protegidos, preciso lembrar que usurios bem intencionados com privilgios de
acesso inadequado podem causar tantos problemas quanto indivduos maldosos.
Cada um dos riscos mencionados anteriormente pode ocorrer por um simples
acidente, bem como por uma invaso premeditada. De modo geral, a restrio do
acesso a informaes confidenciais obtida atravs do armazenamento desses
dados em uma rea protegida, como por exemplo, em um diretrio de acesso
restrito. Para TITTEL, como os dados de uma empresa so essenciais para a
sobrevivncia desta, a organizao dever gastar tempo, dinheiro e esforos para
proteg-las.
As empresas brasileiras tm perdas anuais em torno de 2 bilhes de reais
devido ao roubo de informaes estratgicas, atravs de espionagem industrial e
da ao de hackers. A estimativa da SSI Consultoria, grupo que detm quase
70% do mercado mundial de solues tecnolgicas para proteo de informaes
corporativas.
Os sistemas de comunicao digitais trouxeram um novo paradigma para o
gerenciamento de informaes e para o relacionamento entre pessoas e
organizaes. As intranets so uma das mais utilizadas ferramentas para gesto
de processos e so um exemplo claro de como a tecnologia pode simplificar a
comunicao interna e externa das empresas. Porm como sua base de
funcionamento a Internet e os sistemas de comunicao em rede, as Intranets
tambm podem torna-se uma porta aberta para a espionagem.
Com a transferncia de voz/dados em meio digital torna-se mais fcil para
uma companhia telefnica, concorrentes ou inimigos da organizao obter
integralmente o contedo de comunicaes efetuadas. E de posse dessas
informaes imaginvel o alcance dos prejuzos que podem ser causados.

Um maior aprofundamento na tecnologia de segurana de redes pode ser encontrado no artigo:


Segurana Mxima: O guia de um hacker para proteger seu site na internet e sua rede. Rio de
Janeiro: campus, 2000.

30
O acesso Internet deve ser um ponto de grande preocupao para a
segurana de todo o projeto de um sistema de informao. A Internet permite aos
usurios enviar mensagens eletrnicas contendo programas, imagens e
documentos, transferir arquivos, obter acesso a computadores remotos e a
qualquer pgina Web, que prov uma interface grfica que facilita o acesso a
informaes, preenchimento de formulrios on-line e diversos outros itens de
interesse disponveis na rede. No existem garantias de que esses arquivos
transferidos pela Internet vo estar livres de vrus ou qualquer outro programa que
possa facilitar invases do sistema.
Nenhum esquema de proteo dos sistemas de informao poder
funcionar se os seus usurios no estiverem conscientes dos riscos. Eles
precisam estar informados sobre a poltica de segurana adotada pela companhia.
Esta Poltica deve estar formalizada em um termo de confidencialidade ou at
mesmo no prprio contrato de trabalho onde os funcionrios sero informados de
que so responsveis pelas suas contas de acesso e prestaro contas do seu
uso, so responsveis pela escolha de senhas de difcil adivinhao, pelos riscos
presentes no acesso Internet e pela transferncia de arquivos por esse meio;
que correm o risco da falta de privacidade e que a empresa possui o direito de
fazer o monitoramento do correio eletrnico; e que as pessoas com quem se
comunicam pela Internet podem no ser aquelas que alegam ser. Alm de tudo
isso, preciso estar claro que toda e qualquer informao que trafega pelos
sistemas ou pelas dependncias da empresa em primeira instncia, totalmente
confidencial.
Por isso devem ser tomadas algumas medidas que visem possibilitar um
acesso apenas com um grau de segurana mais elevado. A melhor poltica de
proteo da Intranet no permitir nenhuma conexo fsica entre o sistema
principal de informao, o servidor e a rede, o que pode ser conseguido por meio
de um provedor de acesso para intermediar essa conexo, ou ainda por um
servidor de Internet intermedirio dentro da prpria empresa, alternativa esta,
normalmente mais dispendiosa e nem sempre tal segura quanto o esperado. Se
mesmo assim a organizao decidir conectar diretamente um de seus

31
computadores Internet, a poltica mais segura fazer um total isolamento do
servidor central de informaes da mquina de acesso, designando um
profissional muito experiente e confivel para ser o administrador do servidor de
acesso a Internet, controlando e supervisionando o acesso e as tentativas de
invaso a este servidor.
comum tambm, visando a maior segurana do acesso a Internet, a
implantao de firewall que consiste de uma combinao de dispositivos
inteligentes, em hardware e software, que permitem a criao de uma barreira,
podendo ser configurado para permitir somente determinados tipos de servios
entre o servidor de Internet e o resto da rede interna. Softwares adicionais
permitem outros servios como autenticao e criptografia de dados, por exemplo.

5.9

O fim do papel nos escritrios?


Um dos sonhos mais acalentados no mundo da tecnologia era o do

momento mgico em que se teria um escritrio totalmente livre do papel. Hoje,


com os recursos de automao j num estgio mais amadurecido, observa se que
a realidade passa bem distante daquela fantasia e no h nisso nenhum
dispositivo de frustrao. Simplesmente se sabe que, em algumas atividades a
eventual eliminao dos documentos em papel no resultaria em nenhum ganho,
quer na produtividade, quer na qualidade do trabalho. Alis, em lugar de eliminar a
circulao de informaes em papel, a informtica at ajudou a aumentar o seu
volume, graas crescente facilidade de gerar documentos. H mais papel na
empresa agora do que antes e nmeros no faltam para comprovar esse
fenmeno. De acordo com a AIIM 6 (Associao Internacional para Gerenciamento
de Informaes e Imagens), 95% das informaes que trafegam no mundo esto
em papel, 4% em microfilme e somente 1% em formato digital. J a Dataquest
informa que os documentos impressos sero gradualmente substitudos por
arquivos eletrnicos, mas o domnio da celulose deve durar, numa projeo de
pelo menos 8 anos.
6

AIIM (Association for Information and Image Management) site http://www.aiim.org

32
Mas a velocidade de expanso das tecnologias de documentao
eletrnica tem sido bastante superior do crescimento do uso do papel. A
evoluo dos recursos e a prtica da automao levaram as empresa a distinguir
onde possvel ou no eliminar o papel. difcil chegar a uma preciso, mas um
dos fatores fundamentais para compreender esse fenmeno a prpria cultura do
uso do papel e a falta de confiana nos meios eletrnicos. O e-mail, por exemplo,
o instrumento formal de comunicao interna e externa. Mesmo assim, h
departamentos da empresa que ainda vo insistir em possuir contratos com
parceiros impressos e arquivados em papel. Um grande retrocesso em termos de
tecnologia.7
Outro ponto que deve ser levado em conta para a sobrevivncia do papel,
a base legal das negociaes e trmites feitos atravs dos meios eletrnicos. A
criao da assinatura eletrnica fruto da necessidade da rede de conhecer e de
se assegurar sobre a identidade das pessoas e a autoria de documentos. Na
internet, somo todos annimos. A soluo tcnica de computao foi a criptografia;
a soluo tcnica de segurana jurdica e social a de sempre, a notarial.
inevitvel que uma revoluo tcnica e cultural to profunda, provoque
tambm drsticas mudana nos sistemas legal de todos os pases do mundo. As
oportunidades comerciais que decorrem do mundo virtual vo pressionar os
governos e legisladores para que faam as alteraes para que suas economias
nacionais possam competir em vantagem ou igualdade de condies com as
demais.
Tendo este problema em vista, o governo brasileiro, atravs da MP 2200 -2,
de 24/8/2001, instituiu a Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileira, ou ICP Brasil com poderes para formar a chamada cadeia de certificao digital,
destinada a "garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de
documentos em forma eletrnica, das aplicaes de suporte e das aplicaes
habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realizao de transaes
eletrnicas seguras"

Na revista na revista INFO EXAME, outubro de 2000 nas pginas 84 e 88. A problemtica a
respeito do fim dos papeis nas empresas j eram abordadas.

33
A ICP Brasil composta por uma Autoridade Gestora de Polticas, ou
Comit Gestor, formada por 12 integrantes, 7 do governo e 5 da sociedade civil.
Este comit responsvel por ditar as normas tcnicas e operacionais da ICP
Brasil. formado tambm pela Autoridade Certificadora Raiz, ou ACRaiz, papel
designado pelo ITI - Instituto Nacional de Tecnologia da Informao, transformado
em Autarquia. Por fim, a ICP Brasil tambm composta por uma cadeia de
Autoridades Certificadoras (AC) e Autoridades de Registro (AR). As AC que j
esto credenciadas atualmente so: Serpro, Presidncia da Repblica, CEF,
Banco do Brasil, Certisign8, etc.
Apesar de todas estas medidas tomadas pelo governo e por empresas
privadas de segurana digital muitas empresas continuaram a ter receio na total
substituio dos seus papeis por meios digitais. Este receio deve-se em parte pela
falta de uma garantia inquestionvel e absoluta da assinatura digital, pois assim
como uma assinatura convencional esta pode ser falsificada.

5.10 A interface com o usurio


A HTML foi planejada para capturar a estrutura das informaes, no o seu
formato. fcil compreender se determinada frase dever ser um cabealho de
primeiro nvel, um endereo ou um link. O que no to fcil e nem possvel na
HTML padro, a especificao da aparncia que esses elementos devero ter
em determinado navegador. A apresentao no est sob o controle de autor.
Essa limitao tem gerado debates acalorados entre os criadores da HTML,
que argumentam que apensas a estrutura lgica dos documentos (no seu estilo
visual) deve ser considerada na Web. Empresrios criativos insistem que a
apresentao, assim como o contedo, deve ficar a critrio dos autores.
Observando que a apenas o uso do padro GUI (Graphic User Interface) deve ser
usado para a elaborao das aplicaes e publicaes.
Os princpios do design de interface devem ser levados em conta para
conceber um projeto de intranet funcional, agradvel e ergonmico, pois dessa
8

CERTSIGN (certificao digital) http://www.certisign.com.br

34
forma, as barreiras tradicionais sua plena utilizao so sensivelmente
reduzidas. Da mesma forma, a utilizao diria da ferramenta se torna algo natural
e at prazeroso, quando a interface respeita tais princpios.

Figura 4 Metforas visuais empregadas nas interfaces Web

O uso de metforas, por exemplo, para carregar conceitos e caractersticas


de uma aplicao pode ser proveitoso para captar o conhecimento de pessoas do
mundo real. Tal uso envolve idias concretas e familiares de forma que os
usurios assimilem mais facilmente a interface, fazendo uma relao com
ambientes reais dentro da aplicao. Um exemplo de metfora em interface o
envelope, que representa as mensagens via e-mail.
Outro ponto importante na construo desta interface a criao de um
produto que seja adequado s pessoas que iro us-lo, estudando o universo que
constitui o pblico-alvo. Envolver os usurios ao conhecimento do design de
processos e observ-los trabalhando em seus ambientes, estudar suas propostas

35
e expectativas para sanar suas necessidades em relao ao produto final ter
sempre em mente as pessoas e suas capacidades.
Existem, no entanto, usurios que no iro encaixar-se no perfil de pblico
alvo idealizado, sendo preciso identificar como os usurios diferenciam-se e quais
suas necessidades especiais, alm de tornar a interao fcil, levando em
considerao as necessidades lingsticas e especiais de um determinado grupo.

36

6 O investimento
Algumas das vantagens da Intranet abrangem, como j citado, desde o
baixo custo para a publicao de documentos eletrnicos e a distribuio de
informaes, passando pela padronizao da interface e acesso Internet dos
funcionrios, at a reduo de tempo na troca de mensagens, o que faz com que
elas se alastrem rapidamente nas corporaes. Outro fator que tem contribudo
para a expanso das Intranets o fato de que a implantao considerada
simples e rpida.
Embora sejam sempre focalizados os benefcios, como a montagem barata,
a verdade que um dos principais problemas enfrentados hoje pelos projetistas
saber exatamente o quanto custa a implementao de uma rede Web interna. O
motivo que esse tipo de ambiente de rede envolve tantas variveis que fica difcil
definir o investimento necessrio para a sua implementao. Uns dizem que os
custos de uma Intranet so baixos, enquanto outros afirmam ser ela apenas o
incio de uma srie de investimentos, considerando a complexidade que o
ambiente pode apresentar. Mas os integradores so unnimes em afirmar que o
primeiro grande erro pensar que os gastos sero somente com equipamentos e
software, afinal, a chave para que o investimento em tecnologia da informao
seja compensador o planejamento, conforme afirma BENETT.
Outro equivoco comum subestimar a segurana, j que parte dos custos
mais elevados advm da manuteno, que inclui a poltica de segurana, a infraestrutura e as aplicaes. O aspecto segurana muito importante, j que a
empresa vai precisar controlar o acesso s informaes tanto externas, quanto
internas.
Quando so relacionados os baixos custos associados a Intranet porque
ela aproveita boa parte da infra-estrutura j existente na empresa. Ou seja, a
mesma rede que suporta sistemas cliente/servidor, sistema operacional padro e
protocolos (TCP/IP), forma a base para a sua construo. Contudo, deve-se
mencionar que os aspectos como gerenciamento, expanso e atualizao devem
receber ateno especial. Nas empresas, onde so exigidos sistemas com

37
caractersticas de redundncia, isso pode representar um aumento de 50% sobre
a infra-estrutura de rede existente.
Deve ser avaliado o retorno de investimento na infra-estrutura tecnolgica,
para comparar os gastos contra os resultados da utilizao. Mesmo que muitas
vezes seja difcil mensurar os retornos agregados, possvel fazer comparaes
subjetivas9.
claro que o investimento simplesmente em equipamentos e sistemas no
basta para causar uma revoluo tecnolgica. Com a mesma orientao, deve-se
direcionar esforos para o desenvolvimento social e intelectual dos funcionrios da
empresa. Conhecimento interpretao e no necessariamente informao e,
sendo assim, um completo sistema de gerenciamento de Informao intil, sem
que haja confiana, treinamento e pessoal com alta capacidade de assimilar e
reagir pro-ativamente diante do volume de informaes e da alta velocidade na
comunicao na sua organizao e da humanidade como um todo.

Publicaes para ajuda no planejamento de uma Intranet com um bom custo benefcio pode ser
encontrada com facilidade, entre elas, o manual: Preo para montar uma Intranet. da Lan Times,
So Paulo, vol. 4 uma boa referncia para o levantamento real dos custos de uma Intranet.

38

7 Groupware
O uso do Groupware deve resultar em uma organizao mais bem
preparada para enfrentar os desafios do mercado atual, pois possibilita a livre
circulao da informao, o que estimula a inovao e facilita a liderana coletiva.
Assim como a Intranet, o mercado de groupware est em franco
crescimento. Isto se deve s exigncias dos processos de reengenharia que esto
acontecendo, e por outro lado, se deve a seu crescimento na Intranet. As
corporaes reconhecem o valor do groupware como uma estrutura para
comunicao de rede, onde a evoluo dessas caractersticas crescer medida
que os usurios passarem a aproveitar melhor as oportunidades oferecidas pela
rede.
As ferramentas de groupware permitem s pessoas trabalhar em conjunto
ao mesmo tempo, no mesmo lugar ou em lugares diferentes. O propsito dessas
ferramentas aperfeioar as reunies, tom-las efetiva e aperfeioar o produto
resultante do trabalho no importando se a reunio possui duas ou mais pessoas,
ou se formal ou informal.
Este sistema utiliza computadores para conectar participantes em uma
reunio, permitindo que eles compartilhem idias simultaneamente. O foco da
reunio uma tela de computador na frente da sala onde todos os participantes
podem contribuir com idias simultaneamente. Estes sistemas so especialmente
adequados para sesses de braisntorm. Uma de suas caractersticas mais
importantes permitir que as pessoas contribuam ou votem anonimamente.
As ferramentas de groupware permitem que pessoas colaborem e
compartilhem informaes, mas geralmente isto no acontece ao mesmo tempo.
As pessoas podem trabalhar no projeto ou contribuir com idias quando o
desejarem e de onde quer que estejam. Mesmo as pessoas em fuso horrio
diferenciado podem colaborar com a mesma facilidade das pessoas que se
encontram na sala ao lado. Estas ferramentas deixam disposio conhecimento,
informaes e at mesmo transaes a qualquer momento constituindo a base
dos sistemas de conhecimento. O correio eletrnico, por exemplo, uma das

39
solues muito requisitadas pelas organizaes a fim de implementar e
aperfeioar a utilizao do groupware.
Colaborar trabalhar em conjunto para produzir um produto muito maior
que a soma de suas partes. Durante o processo, os colaboradores desenvolvem
uma compreenso compartilhada muito mais profunda do que se tivessem
trabalhando sozinhos ou contribuindo com uma pequena parte do produto final.
Isto explica por que algumas das maiores descobertas da cincia, medicina e
outros campos resultam do esforo de dois ou mais colaboradores. O processo
extrai a sabedoria e o conhecimento coletivo aproveitando at mesmo as idias
subconscientes dos colaboradores. Este fenmeno poderoso est se tornando
uma exigncia para competir com eficincia no mercado. Atualmente uma Intranet
bem dimensionada, certamente ser um grande aliado para a obteno de
melhorias nos resultados em termo de interatividade, gesto participativa e
produo de conhecimento organizacional.

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8 Concluso
Claramente, so enormes os potenciais benficos de uma estratgia de
gesto de contedo bem dirigida. Qualquer discusso sobre a implementao de
uma tecnologia especfica para suportar gesto de conhecimento ir levantar a
questo de se se estar a enfatizar demasiado aquela ferramenta e a negligenciar
aspectos relacionados com a cultura.
A intranet no o incio da Gesto de Conhecimento, pois ela no ir
solucionar todos os aspectos da Gesto de Conhecimento - uma ferramenta e
faz algumas tarefas bem e outras mal. As pessoas ainda precisam interagir com
pessoas e a partilha de conhecimento assume uma nova dinmica quando se
renem pessoas numa sala. Da mesma forma, as questes que envolvem a
gesto eficaz de uma intranet centrada no conhecimento so numerosas e
complexas; em conjunto com os pontos j discutidos, a empresa dever
considerar aspectos de interoperabilidade, integrao, conectividade mvel, por
exemplo. Como uma ferramenta destinada a facilitar prticas de trabalho
colaborativo, entretanto, a intranet deve provar-se inestimvel, e uma estratgia
compreensiva de gesto de contedo crucial se pretende realizar totalmente o
seu potencial.
Como toda e qualquer implementao de novas tecnologias, a Intranet trs
tona a necessidade de uma grande mudana de cultura e a transposio para
novos paradigmas individuais e institucionais. A cultura organizacional e social
uma varivel crtica, pois gera as pressuposies, expectativas, valores e normas
sob as quais as pessoas operam nas organizaes e obter sucesso neste
ambiente pode ser a chave para o xito do projeto.
Os grandes benefcios que novas tecnologias como a Intranet trazem s
organizaes ainda no so motivos para a reduo da resistncia gerada pela
sua adoo. Diversos setores dentro de uma empresa no querem compartilhar
informaes, com receio de ter seu poder de detentores de conhecimento
reduzido. At mesmo estas pessoas devem entender que ao compartilhar
informaes na Intranet, eles esto possibilitando que todos contribuam para o

41
crescimento do fluxo informativo na empresa. A Intranet atuaria na empresa como
meio facilitador nos processos de comunicao e gesto de conhecimento, pois
com sua utilizao diria e ao longo tempo, o conhecimento da organizao estar
sendo refletido, assimilado e multiplicado por cada colaborador da empresa.
Dessa forma, podemos concluir que o uso da comunicao via
computadores dentro e fora das empresas esta se tornando realidade. O assunto
envolve mudanas culturais, filosofia e relaes de trabalho, desenvolvimento de
novas tecnologias, ergonomia, gesto participativa, capital intelectual x capital
patrimonial, comunicao digital e relaes humanas. Todos estes tpicos devem
ser levados em conta quando pensada a viabilidade tcnica das tecnologias da
informao nas empresas independentes de seu porte e segmento. Apesar de
toda resistncia que vai ocorrer durante o processo de implantao de uma
intranet, os benefcios vo justificar todo o investimento, e os provveis
transtornos causados por sua implantao vo ser superados medida que os
colaborados visualizem a real importncia da nova ferramenta de difuso do
conhecimento dentro da organizao.

42

9 Referncias Bibliogrficas

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processo de gesto empresarial. So Paulo: Atlas, 1998.
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CAHEN, Roger. Tudo que seus gurus no lhe contaram sobre comunicao
empresarial. So Paulo: Best Seller, 1990.
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Integrada. 4.ed. revisada, atualizada e ampliada. So Paulo:Summus, 2003.
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perspectivas no Brasil. N: Comunicao para o mercado, instituies, mercado,
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________. (Org.) Obtendo resultados com relaes pblicas. So Paulo: Pioneira,
1997 (Biblioteca Pioneira de administrao e negcios).
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comunicao

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out. 2000.

44

10 Glossrio

ASP

Active Server Pages um ambiente de programao que


fornece a habilidade de combinar HTML, scripting e
componentes para criar aplicaes Internet que rodam em
seu servidor.

DHTML

A tecnologia DHTML (Dynamic HTML) foi apresentada


inicialmente como um conjunto de inovaes ao Internet
Explorer 4.0. DHTML disponibiliza para o criador de uma
pgina web a habilidade de criar documentos que interagem
com o usurio, sem a necessidade de um processamento do
lado do servidor DHTML no uma linguagem, mas sim um
conjunto de tecnologias que juntas disponibilizam as
ferramentas necessrias para tornar dinmica a nossa
conhecida linguagem HTML.

GSM

(Global System for Mobile Communications), o GSM um


sistema aberto e livre, que est sempre evoluindo. Uma de
suas maiores foras a capacidade de roaming internacional.
Isto oferece aos usurios o mesmo nmero de contatos
ilimitados e padronizados em mais de 159 pases. O roaming
via satlite tem um amplo acesso de servio em reas onde a
cobertura terrestre no est disponvel.

HTML

A linguagem HTML (Hypertext Markup) usada para criar as


pginas divulgadas na World Wide Web, o servio mais
popular da Internet. com ela que so feitos os hyperlinks
que permitem navegar pela Web.

JAVA

uma linguagem de programao orientada a objetos que foi


projetada para ser portvel entre diferentes plataformas e
sistemas operacionais.

Mainframe

Computador central de grande capacidade de processamento


e armazenamento de dados

.NET

.NET no est apenas relacionado com a Internet. Trata-se de


uma plataforma, um infra-estrutura completssima de
desenvolvimento tanto para ambiente Windows como Web.

TCP/IP

Transmission Control protocol/ Internet protocol Pilha de


protocolos de rede da Internet.

45
XML

Extensible Markup Language (XML) linguagem de marcao


de dados que prov um formato para descrever dados
estruturados. Isso facilita declaraes mais precisas do
contedo e resultados mais significativos de busca atravs de
mltiplas plataformas. O XML tambm vai permitir o
surgimento de uma nova gerao de aplicaes de
manipulao e visualizao de dados via internet.