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Esquemas y vistas en Excel

Un esquema es un resumen preciso donde estn los conceptos mas importantes o mas trascendentes del
documento esquematizado.
Para hacer un esquema se requiere:

Los datos para crear un esquema debe tener jerarqua o estar en una estructura por niveles. Por
ejemplo datos sobre las lluvias ocurridas a lo largo del ao en todo un pas con las lluvias mensuales de todos
los estados.

En una hoja solo puede haber un esquema. Si se desea tener mas de un esquema de los mismos
datos se debe copiar los datos en otra hoja.

Para crear esquemas de manera automtica se debe preparar la hoja con el formato adecuado.

CREACIN AUTOMTICA DE ESQUEMAS

Para crear un esquema automticamente hay los siguientes requisitos:


Las filas sumario deben estar encima o debajo de los datos sin estar mezclados
Las columnas sumario deben estar a la derecha o izquierda sin estar mezclados.
Sino se hace de esta forma se tendr que hacer el esquema manualmente.
La siguiente imagen representa un ejemplo de datos bien estructurados:

Se puede ver que se puede hacer un esquema ya que se ha organizado los subtotales de cada provincia en
filas y se ha calculado los subtotales de cada trimestre en columnas.
Para hacer el esquema se debe posicionar en la pestaa Datos, luego se busca el boton Agrupar en la
seccion Esquema y mas tarde se elige la opcin Autoesquema del men.

Automticamente Excel genera los niveles del esquema como se ve a continuacin:

en este caso, por columnas hay 2 niveles: la tabla completa y la tabla con los datos mensuales y por fila hay 3
niveles: la tabla completa, por autonomas y solo por el pas.
Para comprimir o expandir un esquema se debe hacer clic en los smbolos + o - de cada nivel.

BORRAR Y OCULTAR UN ESQUEMA

Borrar un esquema.
Si se va a borrar un esquema se debe entrar a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin Borrar
esquema.
Esta accin (la de borrar un esquema ) no se puede deshacer con el botn de deshacer de Excel.
Ocultar un esquema.
Cuando se oculta un esquema lo que se esta ocultando son las marcas de expansin/ contraccin del
esquema pero el esquema sigue activo.Para ocultar un esquema se hace clic en las teclas Ctrl +8 y para que
vuelvan a aparecer las marcas del esquema se hace nuevamente clic en las teclas Ctrl+8.( la tecla 8 debe ser
de la fila del teclado superior porque la teclado numrico no sirve)

VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS

Para tener un campo de visin menos amplio y no tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de
un lado al otro se puede usar la opcin ver la misma hoja en varias ventanas y usar la opcin ver la misma
hoja en varios paneles.

Para ver la misma hoja en varias ventanas se debe posicionar en la pestaa Vista y presionar el boton Nueva
ventana. Luego de hacer esto si se mira en la barra de titulo se puede ver que ahora el nombre
del documento tiene aadido al final :2 que indica que es la segunda ventana del mismo documento.

Para ver las ventanas el mismo tiempo se hace clic en Organizar todo y se selecciona
Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada dependiendo de como estn los datos situados en la hoja.

Ahora es mas fcil el desplazamiento de una ventana independientemente de la otra.

DIVIDIR UNA HOJA EN PANELES

Podemos utilizar tambin la opcin de dividir la hoja por paneles.


Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opcin de dividir la hoja
en 2 4 paneles.
Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botn Dividir en la pestaa Vista y automticamente
nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales podemos desplazar para ajustar el tamao
de las porciones de ventana a nuestro gusto

Qu es una tabla dinmica?


Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin
es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar.
Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de
informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el
reporte.

Funcionamiento de las tablas


dinmicas
Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras
diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar
el funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las
ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la
empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada
ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por
producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar
las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas
podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla
dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla.
Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que
vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en
la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos
eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la
tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y


resumidos en la tabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con
este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de
una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis
de la informacin.

En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo con
Excel para dejar claro el concepto.

Cmo crear una tabla dinmica


Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.
En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas
de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el


rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en
una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear
la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la
lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de
todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde
arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o
como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo
Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo
Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla


dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la
necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas
dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.

Partes de una tabla dinmica


Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es conveniente
detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el
funcionamiento de cada una de ellas.

Partes de una tabla dinmica en Excel


Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja
la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos
campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la
tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en
pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las
columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como
columnas de la tabla dinmica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinmica.

Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica
y que sern totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra
vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas,
filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre
los datos de la tabla dinmica.

Dar formato a una tabla dinmica


Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente
como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para
aplicar formato a una tabla dinmica.
La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica
para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla


dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten


restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra
justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces
se mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a


la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre
la
tabla.

Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos
los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar
inmediatamente a la tabla dinmica.

Crear un grfico dinmico


Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y
que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este
tipo de grfico podrs ayudar en la comprensin de los datos de una tabla dinmica.
Cmo crear un grfico dinmico en Excel
Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica
que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico
dinmico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de


grfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de
trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la
tabla dinmica:

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que
aparecen dentro delgrfico dinmico:

Mover un grfico dinmico


Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia hoja de Excel
para poder trabajar con l de manera independiente e inclusive aplicar algn estilo y
formato personalizado.
Mover un grfico dinmico a otra hoja
Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el
comando Mover grfico que se encuentre en el grupo Ubicacin dentro de la ficha
Diseo.

Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja
donde ser colocado.

Modificar el estilo de un grfico dinmico


Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicacin
original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseo, Presentacin y
Formato:

Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un


nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs
personalizar an ms el grfico dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas.
Finalmente la ficha Formato permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.

Cambiar origen de datos de una


tabla dinmica
Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de ubicacin
y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A continuacin unos
pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que
se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual te


permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has
especificado.
https://exceltotal.com/tablas-dinamicas-en-excel/
https://exceltotal.com/la-funcion-subtotales-en-excel/
https://exceltotal.com/funciones/
https://exceltotal.com/formato-condicional-en-excel/

http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/como-proteger-hojas-calculo-excel/

https://exceltotal.com/proteger-archivo-excel-con-contrasena/