You are on page 1of 16

DESARROLLO DE BIBLIOTECAS ELECTRNICAS Y SUS

BENEFICIOS PARA MANTENIMIENTO Y OPERACIONES


RESUMEN
Los proyectos de implementacin de Ventyx LinkOne son orientados al manejo
confiable de la informacin, de una mayor velocidad de bsqueda, fcilmente
actualizable y multiusuario, frente a las posibilidades de las tradicionales
bibliotecas tcnicas actuales. Adems, est orientado a la mejora de los tiempos
de respuesta en las ocasiones que se presentan fallas y de interaccin entre el
personal de mantenimiento, operaciones, ingeniera y de logstica.
El desarrollo de catlogos electrnicos con Ventyx LinkOne, son un estndar de
Manuales Tcnicos Grficos de Partes, permitiendo reducir los tiempos de
bsqueda de la documentacin y/o informacin asociada a partes y piezas, frente
a la misma bsqueda en complicadas bibliotecas tcnicas tradicionales, las
cuales, a veces, slo poseen una copia de un determinado manual. La
centralizacin de esta documentacin en un medio electrnico, nos permite que
varios usuarios puedan leer el documento al mismo tiempo, adems de mejorar el
tiempo de bsqueda de la documentacin, y facilitar la actualizacin de la
documentacin.
En el mbito de las compaas, hoy la mayor parte de los fabricantes de equipos
mviles ya son capaces de proporcionar sus manuales de partes en Ventyx
LinkOne. En el caso de las reas de proceso, es decir de las plantas, ello
necesariamente no es as (actualmente existan para algunos equipos), dado que
por las caractersticas propias de ellas, estas tienden a ser diseos nicos y por lo
tanto a ser distintas unas de otras. Ello obliga a que las compaas deban
preocuparse de la generacin de sus catlogos de partes. Esto ltimo implica que
sea el mismo usuario el que requiere involucrarse en este proceso.
Las implicancias en la mejora de la gestin de las compaas a consecuencia de
la implementacin de Ventyx LinkOne, slo se pueden vislumbrar, debido a los
usos futuros que slo pueden ser evaluados en trminos de la bsqueda de
oportunidades. A manera de sealar un ejemplo, puede representar una forma
muy til de trabajar e internalizar los procedimientos de seguridad de las
compaas, los procesos de negocios de las compaas, etc.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

En definitiva, los beneficios ligados a la implementacin de Ventyx LinkOne slo


sern conocidos al tenerlo implementado y a consecuencia de su difusin y
correcto uso.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

INTRODUCCION
Actualmente muchas compaas reciben en forma constante numerosos manuales
de mantenimiento y catlogos de partes de los nuevos equipos o componentes
adquiridos, como tambin actualizaciones de diversos componentes de los
equipos existentes. Esta informacin proviene desde diversos proveedores y
manufactureras cada ao, con las diversas complicaciones para poder mantener
esta informacin actualizada y que la informacin impresa que se encuentra en
manos del personal de mantenimiento y operaciones corresponda a los planos y
documentos actualizados, lo que lleva tambin a estructurar canales de
comunicacin y actualizacin de la informacin existente que sean eficientes, lo
que no siempre se logra.
De acuerdo a mediciones de tiempo perdido por el personal de mantenimiento en
algunas tareas de mantenimiento correctivo, s a podido determinar hasta una
perdida de dos horas en bsqueda de la informacin tcnica asociada a la
correccin de estos eventos, ya sea por bsqueda de planos de montaje, catalogo
de repuesto para conocer como solicitar el repuesto requerido o como se
encuentra catalogado este repuesto.
Estos problemas han llevado ha diversas compaas a crear procesos de
migracin de la documentacin y planos en papel a Ventyx LinkOne.
El entorno descrito anteriormente llev a las gerencias de diversas compaas a
cuestionar los enfoques tradicionales en la administracin de sus activos, a buscar
y adoptar nuevas formas en la administracin de los mismos, con la finalidad de
asegurar la continuidad operativa, incrementar la disponibilidad y confiabilidad de
los mismos para las labores de explotacin del negocio, y en especial para evitar
las penalidades derivadas del hecho de afrontar paradas imprevistas, es decir
para reducir los costos totales de operacin a travs de una administracin
moderna del mantenimiento.
Con el objetivo de mejorar sustancialmente la eficiencia del mantenimiento a los
equipos de las diferentes plantas de estas compaas, implementar las mejores
practicas en el mantenimiento y costos incurridos, han decidido implementar
Ventyx LinkOne como sistemas estndar de administracin de manuales
grficos de partes que permitan publicar, distribuir y ver planos y documentos de
los equipos y/o plantas y con una interfase natural con sus Sistemas de
Administracin de Activos (EAM) o Sistemas de Planificacin de Recursos de las
Empresas (ERP), integrados con sus mdulos de Ordenes de Trabajo y
Requisiciones, lo que traer como efecto la reduccin de los tiempos en la
bsqueda de partes y piezas de los equipos.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

OBJETIVOS
Con el objetivo de lograr optimizar los tiempos y recursos en los diversos procesos
asociados al diseo, montaje, operacin y mantenimiento de las plantas, unidades
productivas, sistemas, equipos y componentes. En donde se encuentran
involucrados personal de las reas de Ingeniera, Mantenimiento, Operaciones y
Logstica o Materiales s a buscado definir los requerimientos, que debe cumplir
un sistema de almacenamiento y registro electrnico de planos y documentos o
Biblioteca Electrnica.
Reducir considerablemente el tiempo que se invierte en obtener la
informacin exacta de un componente, repuesto o parte de un equipo,
buscando reducir los costos por paradas de equipos, plantas y/o
personal as como por el personal involucrado en dicha bsqueda.
Simplificar el acceso a documentos importantes de los equipos:
Manuales de instalacin, operacin, mantenimiento, seguridad y
lubricacin, y catalogo de partes; desde cualquier punto de la o las
plantas. Al tratarse de archivos electrnicos se evita el deterioro fsico o
extravo de dichos documentos, facilitando la impresin la cantidad de
veces que sea necesaria.
En promedio las consultas y la localizacin de la informacin de la forma
tradicional se debe reducir en un gran porcentaje con el uso de
Bibliotecas Electrnicas, incrementando la productividad del equipo y del
personal involucrado.
Mantener toda la documentacin importante para las diversas reas en
archivos electrnicos, en un medio centralizado de fcil localizacin
desde cualquier punto de las reas operacionales, que facilite la toma
de decisiones en el tiempo oportuno sobre la base de una informacin
formal que disponga la compaa.
Mantener la historia de los equipos o grupos de equipos con sus
respectivos planos, manuales, procedimientos, reportes y otros que
permitan hacer seguimiento.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

Poseer una interface natural con sus sistemas de Administracin de


Activos (EAM) o Sistemas de Planificacin de Recursos de las
Empresas (ERP), integrados con sus mdulos de equipos, ordenes de
trabajo, requisiciones, de manera de proporcionar la lista y el acceso a
todos los documentos asociados a ellos de manera sencilla y rpida.
Por el interface que tenga con el mdulo de requisiciones de estos
sistemas, facilitar la generacin de pedidos de stock o cargo directo de
manera visual con la simple seleccin de los tems, evitando errores en
los requerimientos.
Que tenga un entorno amigable que ofrezca variadas opciones de
consulta, facilitando el trabajo del usuario, como por ejemplo diversos
motores de bsqueda, basados en la bsqueda por descripcin del
plano o documento, descripcin de un tem de un catalogo de partes o el
numero de parte, etc.
Que posea la capacidad de administrar catlogos de partes permitiendo
la seleccin de diversos tems desde el plano o desde el listado de
partes indistintamente.
Realizar selecciones mltiples desde diversos planos y equipos
permitiendo agrupar esta seleccin y exportndola a formatos .DOC o
.CSV u otros.
Que permita incorporar planos, documentos, fotografas y videos en
diversos formatos como CAD, MicroStation, Adobe, Word, TIFF, JPG,
BMP, AVI, 3D, etc., que no posea restricciones con los formatos
conocidos.
Que posea un sistema de creacin de notas por parte de los usuarios
asociados a los tems, planos, equipos o globales.
Que sea de fcil y simple administracin y actualizacin de la
informacin en el contenida.
Que sea escalable, que permita un crecimiento ordenado en el tiempo.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

Que permita la creacin de una estructura de un mayor nivel jerrquico


como por ejemplo una planta, para luego seguir a una lnea de
produccin, un equipo, un componente para luego llegar a la parte. Que
este rbol jerrquico no tenga lmite en el nmero de niveles.
Que permita su uso en forma inmediata y no luego de largos meses de
desarrollo.
No tener que duplicar informacin de los equipos independientemente
de su ubicacin en diferentes localizaciones.
Que posea una capacidad de comprimir la informacin grafica, con el
objeto de no requerir demasiado ancho de banda en las comunicaciones
de RED.
Que los usuarios no puedan modificar o eliminar esta informacin, solo
lo puedan realizar los usuarios autorizados para realizar estas
funciones.

Ventyx LinkOne cumple con el 100% de los objetivos


anteriormente planteados.
Para lograr que se cumpla con todos los objetivos anteriormente descritos las
compaas deben definir que software cumplen con los requerimientos antes
descritos como tambin definir sus procesos de implementacin en donde deben
definir:
1.- Cuales son los enfoques que se quieren dar, como por ejemplo:
Entrenamiento para el personal de operaciones y mantenimiento.
Mantener la informacin de ingeniera como criterios de diseo,
especificaciones tcnicas, memorias de clculos, planos, etc.
Catlogos de partes para la solicitud de requisiciones y procesos de
compras.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

Mantener la informacin que requiera el personal de operaciones y


mantenimiento para el desarrollo de sus procesos, como manuales de
operacin, manuales de mantenimiento, manuales de lubricacin, data
sheets, procedimientos de trabajo, instrucciones de seguridad, etc.
Tener informacin de contratos, rdenes de compra u otros que tengan
un carcter reservado y tengan acceso restringido, para el personal de
administracin de contratos, compras y supervisores.

Ventyx LinkOne cumple con el 100% de los enfoques


anteriormente planteados.
2.- Se debe definir la funcin que va a cumplir la informacin basndose en el
enfoque, los usuarios, plantas y equipos
3.- Una vez definido el enfoque y funcin de la informacin, se debe analizar como
tal la informacin a ser incorporada en el sistema, para lo cual se debe desarrollar
un plan de implementacin de esta Biblioteca Electrnica.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

PROGRAMA DE IMPLEMENTACION
A continuacin planteamos un proceso de implementacin tpico de Ventyx
LinkOne, basndose en un proceso de escalabilidad en el tiempo y partiendo por
una implementacin de la informacin tcnica asociada a los equipos crticos.
1.- Desarrollo de toda la estructura de organizacin de los equipos y unidades
productivas de las plantas y dependencias. Esto ltimo con el fin de facilitar a
futuro la incorporacin de los Manuales Tcnicos de los equipos que podrn ser
desarrollados en una siguiente fase.
Por lo anterior, el alcance de las tareas que se deben contemplar en una primera
fase seran los siguientes:
a) Para el desarrollo de cada Manual Tcnico (por Manual Tcnico vamos a
entender la informacin asociada a una planta o unidad productiva o sistema o
equipo y que puede contener planos, documentos, videos, catlogos de partes,
etc.), se reunir la informacin relativa a un conjunto de equipos crticos. Esta
informacin podr ser ampliada segn nuevos requerimientos que se presenten
durante el desarrollo del proyecto global.
b) Se deben considerar al menos las siguientes actividades: planificacin y
preparacin de un plan de trabajo, definicin de los Manuales Tcnicos
(parmetros descriptivos y tcnicos), generacin de informacin y Manuales
Tcnicos, revisin de la informacin contenida en los Manuales Tcnicos y
distribucin de informacin.
c) En la ltima etapa se debe contemplar el desarrollo de documentacin tcnica,
de operacin y administracin de los Manuales Tcnicos construidos.
Es de suma importancia que en la creacin de los Manuales Tcnicos se defina la
poltica de desarrollarlos con el fin de facilitar la actualizacin futura de la
informacin contenida en los Manuales Tcnicos de manera fcil y expedita. Como
es del conocimiento de los involucrados, la informacin almacenada es dinmica
en cuanto a su contenido y por tanto debe tenerse la posibilidad de actualizar la
informacin en forma constante, que en caso contrario, podra generar una
perdida de confianza en la informacin existente en el sistema. Por lo tanto, debe
ser parte del proyecto de implementacin disear un procedimiento fcil de
incorporacin y modificacin de informacin existente.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

El proyecto debe contemplar las siguientes etapas:


Identificacin de Equipos
- Disponer de Manuales Tcnicos en Ventyx LinkOne para todos los
equipos crticos y toda la documentacin importante registrada en
Administracin de Documentos.
Anlisis de Informacin Crtica de los Equipos
- Toda informacin que se encuentra en archivo fsico deber ser
digitalizada dependiendo de su rotacin de consulta.
-

La informacin que se requiere en caso que no exista se deben definir


procedimientos para su adquisicin, como por ejemplo reemplazar
planos por fotografas o dibujarlos nuevamente o solicitarlos a los
proveedores, como tambin aplica para los manuales del proveedor

Creacin de Manuales de Procedimiento


- Desarrollar los procedimientos para la incorporacin, actualizacin,
validacin y uso de la informacin almacenada en Ventyx LinkOne.
Capacitacin de Usuarios Finales
- Entrenar y brindar las facilidades a todo el personal involucrado para el
uso ptimo de los Manuales Tcnicos en Ventyx LinkOne, de forma tal
que puedan ser utilizadas por todos los interesados.
Puesta en Marcha
- Definir el plan de puesta en marcha que resulte ms eficiente de
acuerdo a los objetivos planteados
Soporte
- Definir el soporte tcnico y funcional que se requiera para las diferentes
fases del proyecto tanto desde el punto de vista informtico como
funcional.
Actualizacin
- Disponer de un programa de mantenimiento permanente de los
Manuales Tcnicos en Ventyx LinkOne para mantener informacin
actualizada.
-

Considerar dentro de los procedimientos de compra de equipos o partes


la entrega del proveedor de informacin en archivo electrnico o en
Ventyx LinkOne.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

Para el diseo, construccin y revisin de cada Manual Tcnico se han definido


las siguientes actividades:
-

Realizar la estructura maestra a ser desarrollada en la Biblioteca


Electrnica, para la administracin, visualizacin e impresin de la
informacin.

Planificacin de la estructura general de documentacin.

Creacin de jerarqua o estructura de Manuales Tcnicos (sistema, subsistema, componente, etc.).

Codificacin de Manuales Tcnicos y pginas de acuerdo a estndar


definido.

Coordinacin para la ejecucin.

Definicin de parmetros descriptivos.

Definicin de parmetros tcnicos (Bases de Datos, Directorios, Archivos,


Espacio en Disco, etc.).

Creacin de archivo de imagen a partir de archivos compatibles o


documentos.

Creacin de listas de contenido a partir de archivos compatibles o


documentos.

Creacin de archivos electrnicos.

Creacin de asociacin entre imagen y lista de partes para los catlogos de


partes electrnicos.

Revisin de asociacin entre imagen y lista de partes para los catlogos de


partes electrnicos.

Revisin de contenidos escritos.

Digitacin de modificaciones.

Creacin de layouts de pantallas e impresin.

Revisin de Links.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

Revisin de estructura, interfaces y contenidos de Manuales Tcnicos e


informacin contenida.

METAS
Tener una Biblioteca Electrnica que contenga toda la informacin electrnica en
forma actualizada y considerada necesaria para optimizar los procesos de las
compaas, en funcin de los requerimientos y objetivos planteados, entre los que
se pueden considerar:
Reducir los tiempos de bsqueda de la informacin.
Contar con un catalogo electrnico desde el que se pueda extraer la
informacin necesaria para realizar un requerimiento a almacn o
compra con un margen de error = 0.
Contar en formato electrnico con toda la informacin tcnica asociada
a las plantas y equipos crticos.
Contar con la informacin centralizada bajo un solo responsable de su
actualizacin e incorporacin.
Que el 100% de los usuarios definidos puedan acceder a la informacin.

Que la bsqueda de la informacin sea simple.


Que no produzca conflictos en las comunicaciones de datos.
Que se pueda imprimir la informacin requerida, independiente de que
sea un plano, un catalogo o una fraccin del plano requerido.
Que los usuarios puedan crear y comunicar al resto de los usuarios
notas tcnicas o administrativas asociados a los planos y documentos.

Acceder a la informacin tcnica desde una gran base de datos.


Identificar visualmente nmeros de partes de equipamientos mediante
diferentes mtodos de navegacin para su posterior seleccin.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

Centralizar y organizar la informacin tcnica de equipos.


La actualizacin de manuales es ms efectiva y se logra una alta
satisfaccin de los clientes internos.

Eliminar la necesidad de manuales en papel.


Publicar muchos formatos de contenido, incluyendo dibujos CAD,
grficos, texto, tablas y listas de partes.
Automatizar la distribucin de contenido va Internet, Intranet o CD.
Desplegarse en un PC independiente, una red privada o va Internet.
Integrarse fcilmente con sistemas existentes incluyendo ERP en
adquisiciones, portales web.
Mejorar la seguridad en el trabajo, mediante advertencias actualizadas
e informacin de seguridad.
Reducir costos de soporte, permitindole disponer de informacin.
Eliminar las rdenes incorrectas y las devoluciones, ahorrando tiempo y
dinero.

Ventyx LinkOne cumple con el 100% de las metas anteriormente


planteadas.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

BENEFICIOS
De acuerdo a los objetivos y metas fijadas se pueden visualizar, entre otros los
siguientes beneficios cuantitativos, para una implementacin de Ventyx LinkOne:
Reducir los tiempos de bsqueda de partes y/o piezas de los equipos en
un porcentaje superior al 70%.
Proveer en forma oportuna la informacin necesaria durante una parada
de planta o una falla de un equipo.
Proveer en forma oportuna y exacta la informacin para una mejor
administracin del mantenimiento y optimizacin de los costos.
Incrementar la disponibilidad de los equipos.
Eliminar la posibilidad de error al generar un requerimiento de
repuestos.
Incrementar la produccin de mantenimiento mediante la eliminacin de
la duplicacin de labor de bsqueda de la informacin.
Centralizar y mantener organizada la informacin tcnica de los equipos
en una sola fuente.
A continuacin presentamos dos casos de negocios en los cuales se pueden
visualizar con mayor precisin los beneficios que se pueden obtener con la
implementacin de Ventyx LinkOne

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

CASOS DE NEGOCIOS
CASO I: Falla de un Blower de descarga de Cal (mantenimiento correctivo) Falta
de capacidad del sistema de descarga de cal de Plataforma B debido a falla
mecnica de los componentes internos del Blower.
La falla se produjo probablemente por sobrecarga del sistema debido a excesiva
presin de descarga y/o excesivo vaci en la succin en el Blower originando
rozamiento entre los componentes mecnicos producindose una grieta en uno de
los head plates. El mencionado problema conllev a tomar las siguientes acciones
para recopilar la informacin del equipo afectado para tomar la decisin adecuada:
Informacin provedo por Control de Documentos de la compaa
5 minutos
Solicitud de informacin a proveedor (Canad)
4 llamadas a Canad 1 hora
Disponibilidad de informacin
10 das
La espera de los 10 das para disponer la informacin para tomar decisin
conllevo una perdida de US$ 19,200 (costo incurrido por renta de equipos para
mantener el abastecimiento de cal), el cual se hubiera evitado si la documentacin
se tuviera en Ventyx LinkOne.
CASO II: Intercambiador de calor Planta Carbn (mantenimiento correctivo) La
descoordinacin por parte del personal de Logstica en cuanto a la adquisicin de
repuestos, principalmente debido a una incorrecta identificacin de partes por
parte de planeamiento logstica, solo el almacn dispona en stock parte del
sistema de placas del intercambiador y no consideraron que este equipo utiliza la
totalidad de placas al hacer el cambio, asimismo no consideraron su criticidad en
la lnea de produccin por lo que los tiempos de reposicin de stock.
La produccin de planta de carbn era entonces 2200 oz/da, el problema del
intercambiador ocasiono la parada de uno de los procesos stripping, conllevando
la prdida de 1100 oz de produccin que equivale un costo aproximado de
US$352,000.
La disponibilidad de informacin en Ventyx LinkOne, habra previsto no
solamente la identificacin de partes, sino tambin el envi de estos repuestos por
paquetes completos, evitando la perdida de las 12 horas en bsqueda de
informacin y consecuentemente el ahorro de US$352,000.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

RESULTADOS Y DISCUSION
En cuanto a lo anteriormente descrito, referente a los objetivos, enfoques,
funciones, procesos de implementacin, metas y beneficios que entrega Ventyx
LinkOne en especial un componente bastante esencial para los procesos de
mantenimiento como son los catlogos de partes electrnicos, para poder
identificar en forma grafica las partes y/o componentes requeridos para un
mantenimiento correctivo o para la planificacin de un mantenimiento mayor.
A continuacin queremos realizar las siguientes consultas:
Ud. ha solicitado un repuesto y al retirarlo de bodega o almacn se ha
encontrado con otro repuesto, no el requerido?
No conocer la descripcin o el numero de parte de un repuesto y no saber como
hacer el requerimiento a bodega o almacn?
Cuando se requiere un repuesto con urgencia, tener que ir a descubrirlo?
Requerir un plano encontrndose a kilmetros del archivo tcnico?
Tener que descerrajar una puerta para buscar un plano?
Descubrir que el plano o documento no se encuentra actualizado?
Tener un equipo de trabajo esperando el repuesto requerido?
En cuantas ocasiones en el ao 2004 se vio enfrentado a alguna de las
situaciones antes descrita?
En esas ocasiones cuanto fue el tiempo perdido?
A cuanto equivale la perdida de produccin en tiempo y US$?
De acuerdo a sus respuestas anteriores, si alguna de estas situaciones se ha
presentado con mas regularidad de la deseada y se ha podido cuantificar el costo
de esa bsqueda de repuesto en base a recursos detenidos como por ejemplo
arriendo de equipos, contratistas, uso de recursos propios y/o se genero una
perdida de produccin cuantificable.

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company

Tal vez de acuerdo a los costos asociados a los eventos anteriormente descrito,
es necesario ejecutar las acciones que le permitan eliminar esas prdidas
incurridas?
De acuerdo a lo anterior lo invitamos a conocer nuestra solucin Ventyx LinkOne
la cual le permite no solo desarrollar, implementar y trabajar con una Biblioteca
Electrnica estructurada en una forma de navegacin secuencial partiendo de un
nivel que puede ser la planta industrial y el menor nivel de un equipo que puede
ser una arandela, tambin le permite contar con un catlogo de partes
electrnico, para la bsqueda de los repuestos en una forma rpida y simple
El desarrollo e implementacin de Ventyx LinkOne integradas con el desarrollo
de catlogos de partes electrnicos entrega innumerables beneficios cualitativos
y cuantitativos a las compaas sobre la base de los objetivos, enfoques y
funciones definidas por estas.
Ventyx LinkOne, tiene la capacidad de lograr interrelacin de las plantas, lneas

de produccin, sistemas, equipos y componentes, como tambin


comunicacin con los catlogos de partes electrnicos asociados a ellos.

una

Contacto
Claudia Urrutia, Inside Sales Representative for Ventyx Latin America
Email
claudia.urrutia@ventyx.abb.com
Telfono Oficina
56.2.2370.2700 / Santiago de Chile
Nmero Celular
56.9.9235.3565

Documento Propiedad de Ventyx, an ABB company