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Böse Überraschung
database-publishing® im Einsatz bei den Schweizer Raiffeisen Genossenschaftsbanken

Eine böse Überraschung für die Schweizer Raiffeisenbanken: eine Gesetzesänderung führte dazu, dass die Produktion des jährlich für jede Genossenschaftsbank zu erstellenden Geschäftsberichtes auf einmal erheblich aufwendiger wurde. Daraus ergab sich ein immenser Arbeitsaufwand, der innerhalb der zeitlichen Rahmenbedingungen nur unter erheblichem Personaleinsatz zu bewältigen ist. Die Raiffeisenbanken lösten das Problem durch den Einsatz von database-publishing®.

Herkömmliche Produktion Ohne den Einsatz von database-publishing® hätten sich folgende Faktoren im Bereich Zeit und Personal ergeben: 1. Titel und Rücken mit ca. 1.000 unterschiedlichen Anschriften 2. Vor- und Schlusswort in ca. 1.000 Variationen; Übernahme aus MS Word 3. Aufbau von 12 Seiten mit differenziertem Tabellenlayout. Die Tabellen dürfen nur mit geprüften Zahlenwerten gefüllt werden. Bei einer vorsichtig geschätzten Produktionszeit von rund 60 Minuten pro Geschäftsbericht, ergeben sich bei ca. 1.000 verschiedenen Ausgaben rund 1.000 Stunden Produktionszeit. Dies entspricht 125 Arbeitstagen oder 25 Arbeitswochen. Da die Geschäftsberichte aus den zeitlichen Rahmenbedingungen heraus innerhalb von sechs Wochen fertiggestellt sein müssen, ergibt sich daraus ein Personalbedarf von fünf Mitarbeitern – das vorhandene Team hätte also um drei Kollegen aufgestockt werden müssen. Datenbankgestützte Produktion Der Systembetreuer der Schweizer Raiffeisenbanken wusste Rat: Er schaltete das Kölner Unternehmen Building Systems ein. Die Softwareschmiede ist seit Jahren erfolgreich im Bereich automatisierter Medienproduktion tätig und bietet sowohl Standardsoftware, als auch Systemlösungen an. In enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber wurde von Building Systems folgendes System entwickelt: Basierend auf den Erfahrungswerten der Zahlenermittlung und Prüfung, entwarfen die Partner ein allgemeingültiges Erfassungsinstrument für die Bilanzwerte, das jeder Genossenschaftsbank zur Verfügung gestellt wurde. In diese Datenbank Clients wurden nun alle produktionsrelevanten Daten eingepflegt. Zu einem festgesetzten Termin werden alle Zahlenwerte gesammelt und vom Re-

Zur Vorgeschichte In der Vergangenheit hatte jede Genossenschaftsbank jährlich auf maximal vier Seiten ihre Teilhaber über das abgelaufene Geschäftsjahr informiert. Die Seiten wurden lokal mit MS Word geschrieben, auf Briefpapier gedruckt und verteilt. Nach der Gesetzesänderung verlangte der Staat nunmehr erheblich umfangreicheres Zahlenmaterial und aufwendigere Prüfverfahren. Dadurch ergab sich eine mehrschichtige Produktionsproblematik: 1. Alles dezentral vorliegende Zahlenmaterial muss zentral im Rechnungszentrum geprüft und freigegeben werden. 2. Der erforderliche Seitenumfang steigt von 4 auf 16 Seiten 3. Eine dezentrale Erstellung der Geschäftsberichte ist aus technischen und personellen Gründen nicht mehr möglich 4. Die Gründung eines zentralen Produktionsteams ist somit erforderlich. Das Team muss mit der Zeitvorgabe von sechs Wochen insgesamt ca. 1000 Variationen der Geschäftsberichte à 16 Seiten produzieren. 5. Die Produktion hat, je nach Standort der Schweizer Genossenschaftsbank, in Deutsch, Französisch oder Italienisch zu erfolgen.

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Building Systems GmbH • Gesellschaft zur Systementwicklung und -integration mbH • Gegründet 1995, 25 Mitarbeiter • Softwarelösungen für die automatisierte Medienproduktion • Standard Softwareprodukte InBetween, InTime und BluePrint • Developer für Adobe, Apple, Quark, Oracle, Sybase, Verity, FileMaker, u.v.m. • database-publishing® ist eine eingetragene Marke der Building Systems GmbH • www.database-publishing.com

Standard Software InBetween® • Datenbank unabhängig • Online Verbindung zu FileMaker und Canto Cumulus • Apple Macintosh PowerPC, ab System 7.5, Quark XPress 3.32 • über 500 Einzelplatzlizenzen in Deutschland • InBetween gibt es in fünf Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Flämisch und Kanji (Japanisch) • ca. 1200 Kundenprojekte • first release 1993 • InBetween® ist eine eingetragene Marke der Building Systems GmbH

chenzentrum geprüft. Hinzu kommen individuelle Texte, wie zum Beispiel Vorund Schlusswort in digitaler Form. Zahlenwerte und Texte werden in einer Datenbank zusammengeführt und an die Produktion weitergegeben. Die Datenbank wird anschließend von der Building-Systems-Software InBetween® ausgelesen und nach genau vordefinierten Maßgaben vollautomatisch in Quark XPress gesetzt. Das Ergebnis: aus den Rohdaten erstellt die Software ohne Umwege ein verbindliches SeitenLayout, das direkt zur Belichtung gegeben werden kann und alle zuvor festgelegten Inhalte und Gestaltungselemente (Logos, Hintergründe, Bilder) enthält. Und die Zeitbilanz? Die 16 Seiten pro Geschäftsbericht setzt InBetween® vollautomatisch innerhalb von 3 Minuten. Der Operator sichert die Datei und startet den Druckauftrag (2 Minuten). Bei 1000 Geschäftsberichten ergibt sich ein Gesamtaufwand von ca. 85

Stunden. Dies entspricht ca. 11 Arbeitstagen oder nur etwas mehr als zwei Arbeitswochen! Somit wird durch database-publishing® eine Zeitersparnis von mehr als 90% realisiert; das vorhandene Team von zwei Personen kann die Arbeit also auch in Zukunft problemlos bewältigen.

Fazit
Auch Printproduktionen, die nicht dem üblichen, artikelorientierten Aufbau entsprechen, lassen sich durch database-publishing® automatisieren. Der Zeitaufwand, der durch die notwendige Analyse der Produktionsprozesse und der zu schaffenden Schnittstellen verursacht wird, ist durch die realisierbaren Einsparungspotentiale selbst bei geringeren Automatisierungsgraden vertretbar, vor allem wenn es sich um periodische Publikationen handelt. Die Schweizer Raiffeisenbanken können der nächsten fälligen Berichtserstellung jedenfalls beruhigt entgegensehen.

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