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Programa Nacional de Formacin en Ciencias de la Informacin

Organizacin de la Serie Documental Correspondencias del


Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Jess
Gordo Pez. Instituto Nacional
De Capacitacin Educativa
(Enero Noviembre 2015)

Autor:
Dugarte, Jess
Web: http://www.jesusdugarte.com/
Barquisimeto, Noviembre, 2015

INTRODUCCIN

En la actualidad el sistema educativo ha experimentado diversos


cambios principalmente en funcin de la sociedad, su desarrollo intelectual y
econmico, realizando campaas de inclusin adems de acercamientos
sociales a las comunidades del pas, sobre todo a las que se encuentran en
los alrededores de la institucin educativa, encaminado especialmente por la
Ley del Plan de la Patria 2013-2019. Cuyos objetivos son en si el bienestar
integral de la sociedad venezolana.
La universidad bajo este esquema o proyecto general de la nacin
presenta un rol de suma importancia para el cumplimiento de los objetivos
contemplados de la ley anteriormente mencionada, creando as los
Programas Nacional de Formacin desarrollando adems los proyectos
socio-integradores donde se crea un acercamiento entre la institucin y la
comunidad, donde se busca enfrentar problemticas presentadas que solo
con apoyo calificado pueden solventarse efectivamente y dar soluciones
reales a la necesidades.
Este proyecto corresponde al Programa Nacional de Formacin de
Ciencias de la Informacin, Trayecto II, Periodo II, el cual tiene por objeto el
estudio y la vinculacin social del documento como objeto social capaz de
satisfacer necesidades particulares de informacin de las personas o
instituciones, sin embargo, la utilidad social del documento depende en gran
medida de la posibilidad que pueda tener ste de ser accedido en el
momento preciso de necesitarlo, todo lo cual transcurre en el da a da de las
personas e instituciones. En consecuencia, desde el punto de vista
conceptual

aborda

elementos

vinculados

con

la

Representacin

Organizacin de la Informacin como subdisciplina de las Ciencias de la


Informacin que estudia los mtodos que posibilitan la Recuperacin de la
i

Informacin en colecciones o fondos documentales. El proyecto se llev a


cabo en el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez del Instituto Nacional de Capacitacin
Educativa Social, INCES, estructuralmente est dividido en cuatro captulos:
El

Captulo I corresponde a la contextualizacin del proyecto, la

identificacin de problemas, el anlisis de la situacin que ser objeto de la


investigacin y el enunciado del objetivo general y los objetivos especficos.
El Captulo II aborda la planificacin del proyecto. El Captulo III corresponde
a las Conclusiones y Recomendaciones. El Captulo IV describe el producto
de informacin resultante de la ejecucin del proyecto. Finalmente se ofrece
la bibliografa de las fuentes de informacin consultadas presentadas en
estilo A.P.A. y anexos.

ii

NDICE GENERAL

PG.
DEDICATORIA

II

RESUMEN ...................................................................................................... 6
CAPTULO I.................................................................................................... 7
DESCRIPCIN DEL PROYECTO .................................................................. 7
1.

DESCRIPCIN DEL CONTEXTO................................................................. 7

1.1

CARACTERIZACIN DE LA COMUNIDAD ........................................ 7

1.2 NATURALEZA DE LA ORGANIZACIN ............................................... 11


1.2
1.2.1

DESCRIPCIN DEL DIAGNSTICO SITUACIONAL .................... 12


METODOLOGA .............................................................................. 13

1.2.1.1 SUJETOS DEL ESTUDIO ............................................................... 14


1.3.1.2 TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS
(DISEO Y VALIDEZ DE LOS INSTRUMENTOS) ...................................... 14
1.3.1.3 ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN.............. 17
1.3.2 PROBLEMAS, NECESIDADES O INTERESES DEL CONTEXTO .... 19
1.3.2.1 ALTERNATIVAS DE SOLUCIN .................................................... 19
1.3.2.2 ALTERNATIVA DE SOLUCIN SELECCIONADA ......................... 19
1.4

OBJETIVOS........................................................................................ 20

1.5 JUSTIFICACIN DEL PROYECTO E IMPACTO SOCIAL .................... 20


CAPTULO II................................................................................................. 28

iii

PLANIFICACIN DEL PROYECTO............................................................. 28


2.1 BENEFICIARIOS DEL PROYECTO ....................................................... 28
2.2 EL PRODUCTO ...................................................................................... 28
2.3 PRESUPUESTO ..................................................................................... 28
CAPTULO III................................................................................................ 33
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES................................................ 33
3.1 CONCLUSIONES ................................................................................... 33
3.2 RECOMENDACIONES ........................................................................... 34
CAPTULO IV ............................................................................................... 35
PRODUCTO O SERVICIO ........................................................................... 35
4. PROPUESTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS ...................................... 35
4.1 FUNDAMENTACIN TERICA............................................................ 35
4.2 POBLACIN BENEFICIARIA ................................................................ 37
4.3 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA ........................................................ 37
4.4 METODOLOGA ..................................................................................... 38
4.5 PLAN DE ACCIN ................................................................................. 39
4.6 DESCRIPCIN DEL PRODUCTO O SERVICIO.................................... 40
MANUAL DE BASE DE DATOS ........................................................................ 45
ANEXOS ....................................................................................................... 53

iv

NDICE DE CUADROS
Nro

CUADRO

PG.

CUADRO DE PRESUPUESTOS...29
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
....ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

RESUMEN

Este proyecto corresponde al Programa Nacional de Formacin de


Ciencias de la Informacin, Trayecto II, Periodo II, el cual tiene por objeto el
estudio y la vinculacin social del documento como objeto social capaz de
satisfacer necesidades particulares de informacin de las personas o
instituciones, sin embargo, la utilidad social del documento depende en gran
medida de la posibilidad que pueda tener ste de ser accedido en el momento
preciso de necesitarlo, todo lo cual transcurre en el da a da de las personas e
instituciones. En consecuencia, desde el punto de vista conceptual aborda
elementos vinculados con la Representacin y Organizacin de la Informacin
como subdisciplina de las Ciencias de la Informacin que estudia los mtodos
que posibilitan la Recuperacin de la Informacin en colecciones o fondos
documentales. El proyecto se llev a cabo en el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez del Instituto
Nacional de Capacitacin Educativa Social, INCES, estructuralmente est
dividido en cuatro captulos: El Captulo I corresponde a la contextualizacin
del proyecto, la identificacin de problemas, el anlisis de la situacin que ser
objeto de la investigacin y el enunciado del objetivo general y los objetivos
especficos. El Captulo II aborda la planificacin del proyecto. El Captulo III
corresponde a las Conclusiones y Recomendaciones. El Captulo IV describe el
producto de informacin resultante de la ejecucin del proyecto. Finalmente se
ofrece la bibliografa de las fuentes de informacin consultadas presentadas en
estilo A.P.A.

Palabras Clave: Archivo, Serie Correspondencia; INCES; Representacin y


Organizacin de la Informacin.

CAPTULO I

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

El presente proyecto se llev a cabo en el Departamento de Comercio y


Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez del Instituto
Nacional de Capacitacin Educativa Socialista (INCES), el objetivo se focaliz
en la identificacin de las necesidades relacionadas con la Gestin Documental
en el mencionado departamento.

1.

Descripcin del Contexto

1.1

Caracterizacin de la Comunidad
La organizacin hace vida en el sector centro de Barquisimeto, cercano a

la plaza Bolvar y al casco histrico de la ciudad, espacio que ha pasado por


varias remodelaciones a lo largo de la historia, como en el caso del terremoto
de 1812, el cual devast la ciudad. Entre muchas remodelaciones y cambios al
centro de Barquisimeto tambin destacan la modernizacin que se hizo en
1929 llevado a cabo por Eustoquio Gmez, mediante la cual se arreglaron las
calles, avenidas, adems, se construyeron edificios que se observan hoy en
da.
Con el nuevo enfoque participativo (Educacin Popular) y de pedagoga
crtica, se orientan los procesos formativos del INCES a los motores
productivos priorizados: Agrcola, Tecnologa, Minera, Textil, Turismo,
Industria, Hidrocarburos, Construccin, Comunicaciones, a los ejes polticos
priorizados: trabajadores y trabajadoras del INCES, Promotores y Maestros
Tcnicos Productivos (Facilitadores), participantes (sujetos de aprendizaje),
Base de Misiones, corredores estratgicos y a los sectores sociales
priorizados: mujeres, jvenes, trabajadores (as) de empresas pblicas y
privadas, privados (as) de libertad y sistema de orquestas.
La comunidad atendida en el Departamento de Comercio y Servicios del
Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, hace vida activa en el
Municipio Iribarren, hacindolo desde tres (3) modalidades:
7

Particulares que solicitan cursos: quienes acuden al Centro para


inscribirse en el curso de su preferencia, en un 73% son jvenes desempleados
o que acaban de terminar el bachillerato, en espera de cupo en la Universidad,
un 15% son personas adultas que requieren de la formacin para su desarrollo
personal y profesional y un 12% por circunstancias sociales, que los motiva a
ellos o a sus familiares para que se formen en un determinado oficio.
Comunidades organizadas que solicitan cursos: los consejos comunales,
Bases

de

misiones,

Comunas

en

construccin,

son

las

principales

organizaciones que requieren formacin para sus miembros, con la finalidad de


desarrollar integralmente sus comunidades. Los procesos formativos se
ejecutan directamente en la comunidad.
Empresas pblicas y privadas que solicitan cursos: las empresas
pblicas que requieren formacin para sus trabajadores y trabajadoras
constituyen el Sistema Presidencial de empresas recuperadas, ocupadas,
nacionalizadas, creadas por el Estado venezolano y las empresas privadas
aliadas con el Estado (Sistema RONCA). En esta modalidad los procesos
formativos se llevan a cabo en las empresas (Escuela en la Fbrica),
atendiendo a su vez, mediante la metodologa del punto y circulo, a las
comunidades aledaas de dichas empresas, incorporando miembros de dicha
comunidad en los cursos ejecutados en las empresas.

Historia de vida de la Organizacin


El Instituto Nacional de Capacitacin Socialista es un organismo
autnomo con personalidad jurdica y patrimonio propio, adscrito segn gaceta
oficial N 40.378, de fecha 25 de marzo de 2014, al Ministerio del Poder
Popular para el Proceso Social de Trabajo, creado por Ley el 22 de Agosto de
1959 y reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960 bajo la denominacin
de Instituto Nacional de Cooperacin Educativa (INCE). En el ao 2003 de
acuerdo con Decreto publicado en la Gaceta Oficial N 37.809 de fecha 03 de
Noviembre, se reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de
reorganizarlo y adecuarlo a los intereses del pas y al proceso de reconversin
industrial, proceso que enmarca posteriormente su concepcin y visin dentro
8

del mbito de un socialismo abierto y participativo. Es as como en el ao 2008,


cambia su denominacin a Instituto Nacional de Capacitacin y Educacin
Socialista (INCES). A continuacin se hace una breve resea histrica del
Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, adscrito a la Gerencia
Regional INCES Lara, donde, en su Departamento de Comercializacin y
Servicios, se desarrolla el proyecto:
Para el ao 1960 se construye un hotel en la carrera 19 con la calle 23 de
Barquisimeto, Estado Lara, en pleno centro de esta pujante ciudad. Este futuro
hotel era construido por una seora italiana y no culmin la obra por falta de
recursos, sin embargo funcion algunos aos con alquiler de habitaciones, por
lo cual nunca se le dio un nombre al hotel.
En el ao 1964, el Concejo Municipal de Iribarren compra el hotel e instala
las oficinas administrativas, las otras dependencias siguen funcionando en el
Edificio la Francia.
En el ao 1969 se inaugura el Palacio Municipal, donde las oficinas
administrativas que funcionaban en el antiguo hotel se mudan a esta nueva
sede del Concejo Municipal de Iribarren; poco a poco queda desolado el
edificio y es cuando el Instituto de Cooperacin y Educacin (INCE), gestiona
entre el ao 1970 y 1974, la transferencia de esta infraestructura para instalar
un centro de formacin comercial, lo cual se logra mediante un comodato
suscrito entre Concejo Municipal de Iribarren y el INCE. En virtud de que el
INCE generaba suficientes recursos por la produccin de mano de obra
calificada para las empresas privadas, compra el Edificio al Concejo Municipal
de Iribarren.
Durante el ao 1982, los propietarios del Hotel Prncipe solicitaron
comprar el edificio del Centro de Formacin Comercial de Barquisimeto al
INCES y construir un proyecto denominado Centro Polivalente en la zona
industrial, donde hoy est ubicado el Centro de Formacin Socialista Jos Pio
Tamayo, para que tuviera todas las reas formativas en un solo lugar, esto no
se concret.
El INCES remodela las aulas y laboratorios de computacin. En la
esquina del edificio, siendo propiedad del INCES el espacio, durante muchos
aos funcion la Farmacia San Simn, luego este espacio fue la primera oficina
del personal jubilado INCE Lara.
9

En el ao 1983 se construy un anexo para el almacn de los materiales


necesarios para la formacin comercial, conformada por cursos de contabilidad
bsica,

intermedia

superior,

secretariado

comercial,

formacin

mecanogrfica, archivo, krdex, almacn, tcnicas secretariales, otros. Para la


poca exista tal calidad en la formacin que en contabilidad, se deca que un
estudiante de contadura o administracin para poderse graduar en la
Universidad (UCLA), tena que hacer cursos en el INCES.
Los equipos para la formacin comercial fueron pasando desde las
mquinas de escribir manuales, luego elctricas, las de bolitas, las de
Margaritas,

hasta las computadoras. Estos bienes obsoletos, fueron

acumulados y vendidos como chatarra.


Para la formacin, el INCE contaba con programas sectoriales:
INSBANCA (Educacin Bancaria), INCESEGUROS (Educacin sobre seguros),
INCE

TEXTIL,

INCE

AGRICOLA,

INCE

CONSTRUCCIN,

INCE

PENITENCIARIO y en los Centros de Formacin Industrial (oficios herrera,


electricidad, carpintera, otros) y Comercial.
En el ao 1990, el Estado Venezolano crea Asociaciones Civiles, en el
marco de la descentralizacin, para que cada estado tuviera autonoma, as se
crea la Asociacin Civil INCE Lara, adscrito al Ministerio de Educacin, con
recursos propios generados a travs de la recaudacin de los aportes del 2%
de la nmina mensual de las empresas, el 0,5% de las utilidades o aguinaldos
de los trabajadores y un 20% del Estado; ste ltimo, durante 30 aos no se
ejecut por ser suficientes los otros ingresos, es decir no hizo falta el aporte del
estado. Las formaciones se dictaban con el siguiente horario, rigurosamente:
desde las 7:00 a.m. hasta las 10:00 p.m.; los Aprendices duraban un ao en
formacin en aula y hasta dos aos en la empresa. Los egresados salan con
conocimientos equivalentes a un tcnico superior.
Muchas personalidades destacadas del Estado Lara, fueron estudiantes,
instructores del INCE y luego ocuparon cargos importantes como profesores y
autoridades de Universidades.
Desde sus inicios el logo del INCE era el de tres hombrecitos denominado
Hombre en expansin y los colores institucionales y de sus edificaciones eran
blanco y azul.

10

Para este entonces, la formacin comercial tena como requisito que el


estudiante tuviera sexto grado aprobado, luego fue modificndose, hasta el
tercer ao de bachillerato.
En el ao 2008, se modifica la Ley del INCE, con la finalidad de orientarle
al nuevo enfoque socialista, donde su denominacin pasa a ser Instituto de
Capacitacin y Educacin Socialista (INCES), su logo es una estrella
denominado Estrella de los 5 motores de la revolucin y sus colores
institucionales y de sus edificaciones eran blanco y rojo.
Durante este ao se le asigna con el nombre de Jess Gordo Pez al
Centro de Formacin Comercial Barquisimeto, llamndolo Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez, en honor a ese gran hombre revolucionario que
am el arte desde su niez y se destac en la msica, siguiendo los pasos del
gran Al Primera. Este cantor naci en Carora, Estado Lara, el 20 de junio de
1952, hijo de Ins Mara Puerta y Ruperto del Rosario Pez, con el nombre de
Jess Mara Pez Puerta: El Gordo Pez.
1.2 Naturaleza de la Organizacin
El INCES centra su naturaleza en desarrollar programas de formacin
poltica, tcnica y productiva, dirigidos al Pueblo, valorando el dilogo de
saberes en las diferentes reas de conocimiento, contribuyendo al desarrollo
socioeconmico del pas, en el marco de la construccin del modelo socialista.
Direccin: Ubicado en la calle 23 con carrera 19 de Barquisimeto, Parroquia
Catedral, Municipio Iribarren, Estado Lara.
Al darle una mirada a la historia venezolana, desde su economa agrcola
hasta la petrolera, destaca la cultura consumista (comprar y no producir). El
INCE se encargaba de producir mano de obra calificada para la empresa
privada, con la finalidad de ser explotada.
Esta situacin se pretende cambiar, transformando al instituto desde lo
endgeno.
Este cambio se inicia con la insercin de la S de socialista al nombre del
instituto; ahora es INCES y su objeto es formar al individuo, desde lo humano,
para lograr el hombre y la mujer nueva que demanda la Ley del Plan de la
Patria Socialista 2013-2019. Se cuenta, para avanzar en ese cambio, con la

11

Ley del INCES, aprobada en noviembre de 2014, donde est contenido el Rol
protagnico y responsable del INCES en lo productivo.
El objetivo de la transformacin institucional, se basa en el impacto,
participacin e influencia del INCES en los sectores productivos priorizados del
pas, asumiendo su rol de INCES Productivo en el Sector Agrcola, Tecnologa,
Minera,

Textil,

Turismo,

Industria,

Hidrocarburos,

Construccin,

Comunicaciones. Dirigiendo los procesos formativos, con enfoque productivo,


a los Entes Pblicos y Privados y a las Comunidades.

La transformacin hacia el INCES Productivo se

logra mediante las

siguientes acciones: modificar la estructura organizativa y funcional del INCES,


construir, desde el enfoque de pedagoga crtica y educacin popular, el
currculo formativo; con contenidos programticos asociados a la realidad del
contexto de la zona o sector donde se desarrolla, aplicando la metodologa de
Investigacin, accin participacipante (Metodologa I.A.P.).
Como resultado de esta transformacin, se tiene que los procesos
formativos para la produccin desembocan en el Encadenamiento Productivo,
como promotor de la revolucin del conocimiento, en la bsqueda de la
transformacin del ser humano alienado, en el nuevo ser social capaz de
transformar la realidad de nuestro pas.

1.2

Descripcin del Diagnstico Situacional


Siempre, para la realizacin de un trabajo o bien sea un proyecto

caracterizado, principalmente, por ser de carcter cientfico, es de suma


importancia identificar y comprender las necesidades o deficiencias que existen
dentro del campo en que se est llevando a cabo el trabajo; en este sentido, el
diagnostico situacional

arroja y describe cules son, especficamente, los

problemas que deben abordar dentro de la organizacin o comunidad. ,


describe el trmino Diagnstico Situacional de esta manera:
Tiene mucho que ver con una corriente terica denominada enfoque
situacional o contingencia, que es una corriente que parte del principio
segn el cual la administracin es relativa y situacional, es decir,

12

depende de las circunstancias ambientales y tecnolgicas de la


organizacin.

1.2.1 Metodologa
Toda investigacin de carcter cientfico bebe tener un basamento
terico-prctico donde se especifiquen los procedimientos a seguir para cumplir
una meta, as como lo explican Taylor, S.J. y Bogdan, R (2006) El trmino
metodologa designa el modo en que enfocamos los problemas y buscamos las
respuestas
Posterior al diagnstico situacional se estudi la aplicacin de diversas
metodologas de investigacin, entre las cuales se consider ms viable para el
desarrollo del proyecto, el anlisis descriptivo. Segn Tamayo y Tamayo M.
(Pg. 35), en su libro Proceso de Investigacin Cientfica, la investigacin
descriptiva comprende la descripcin, registro, anlisis e interpretacin de la
naturaleza actual, y la composicin o proceso de los fenmenos. El enfoque se
hace sobre conclusiones dominantes o sobre grupo de personas, grupo o
cosas, se conduce o funciona en presente.

Para la correcta realizacin metodolgica del diagnstico se emplea la


teora referente a la investigacin de campo, la cual se puede enfocar
perfectamente a este proyecto, as lo explica la Universidad Pedaggica
Experimental Libertador en su trabajo analtico de la Metodologa de la
Investigacin (Upel, 2006):
En el anlisis sistemtico de problemas de la realidad, con el
propsito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su
naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o
predecir su ocurrencia, haciendo uso de mtodos caractersticos de
cualquiera de los paradigmas () de investigacin conocidos (),
(p.14).

En este particular, el presente proyecto se enfoca, de acuerdo al mtodo


cualitativo de investigacin, dentro de la investigacin de campo de tipo
13

descriptiva, a su vez el proyecto se circunscribe al mbito de la Organizacin


de las Colecciones, en este contexto, se da cumplimiento a los objetivos
planteados segn la problemtica analizada en el diagnstico situacional.

1.2.1.1
Para

Sujetos del Estudio


realizar

la

metodologa

correspondiente

este

trabajo

de

investigacin se deben definir primeramente el o los sujetos de estudio para


realizar los instrumentos de recoleccin de datos correctos que puedan definir
las diferentes problemticas.
Segn Carvajal. G (2004) Se denomina sujeto de estudio a una o varias
personas las cuales son el enfoque principal del proceso investigativo dentro
del mbito cualitativo
En el caso de este proyecto, los sujetos de estudio, son todos los
trabajadores que laboran y manejan la serie documental correspondencia en el
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez.

1.3.1.2 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos (Diseo y


Validez de los Instrumentos)
Las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos son recursos que
utiliza el investigador para obtener informacin que lo ayude a acercarse a las
variables que presenta la investigacin, adems de localizar y evaluar el
conjunto de necesidades que pueden presentarse dentro de la organizacin y
abordarlas de una manera eficaz.
Para la realizacin de este proyecto se llev a cabo una revisin previa de
fuentes de informacin que aportaron elementos de conviccin, que permitieron
llevar adelante el desarrollo del mismo. Sobre este particular se recurri, en
primer trmino, a la observacin, la cual segn Pinto y Tancara (2003) consiste:

Justamente, en observar, por lo tanto, es un procedimiento que se utiliza


para estudiar temas de gran importancia. Adems, la observacin se puede
presentar en dos tipos de investigacin. Ellas son: la investigacin
experimental y la investigacin de campo. En la primera, la observacin es
14

controlada y es realizada en un ambiente exprofesamente diseado para


ello. En cambio, en la investigacin de campo la observacin se realiza en
un entorno natural.

Por otra parte Morn, (2008), afirma que la observacin es por naturaleza una
experiencia sensorial que consiste en captar informacin del medio externo,
teniendo un plan y un objetivo previamente estructurado, esto con el propsito
de realizar registros sistemticos que nos permitan entender los fenmenos
estudiados

La observacin permiti al equipo de proyecto identificar visualmente la


situacin del Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez,

desde la perspectiva de la Gestin

Documental; adicionalmente, y a objeto de registrar elementos caractersticos


de la problemtica observada se construye un instrumento de recoleccin de
datos y se opta por la entrevista semiestructurada, tambin, se lleva a cabo un
registro fotogrfico.

a) La Observacin Directa: La observacin directa va ms all de la


observacin simple, ya que en sta se analizan ms detalladamente las
caractersticas de un objeto o sujeto que se llegue a predeterminar como un
objetivo de un estudio previo.
Segn Wilson (2000)
Es una tcnica que consiste en observar atentamente el fenmeno,
hecho o caso, tomar informacin y registrarla para su posterior anlisis.
La observacin es un elemento fundamental de todo proceso
investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener mayor
nmero de datos (p. 156).

b)

La Entrevista Semiestructurada: es un medio til para el investigador

ya que ofrece la posibilidad de conocer informacin referente a la problemtica


o a la situacin que se presenta dentro de la organizacin, as como lo explica
Pelez (2010):

15

Se determina de antemano cual es la informacin relevante que se


quiere conseguir. Se hacen preguntas abiertas dando oportunidad a
recibir ms matices de la respuesta, permite ir entrelazando temas,
pero requiere de una gran atencin por parte del investigador para
poder encauzar y estirar los temas (Actitud de escucha).

La entrevista semiestructurada realizada a la Licenciada Noris Rodriguez,


coordinadora del Departamento de Comercio y Servicios y del Centro cuenta
con ocho preguntas (ver anexo 1),

permiti enfocarse en las principales

problemticas que presenta el Departamento de Comercio y Servicios del


Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, como rea de trabajo y
los documentos del departamento.
En cuanto a la Validez del Instrumento, se tiene que: Para Ander Egg (1995),
La validez consiste en evidenciar la relacin entre el contenido de las variables
y el marco terico, con el instrumento (p.273). En este estudio, el instrumento
utilizado fue la Entrevista Semiestructurada y se valid a travs del juicio de un
experto en Ciencias de la Informacin y con especialistas en metodologa,
dando como resultado un instrumento que cuenta con preguntas tcticas en la
bsqueda del resultado de esta investigacin y que se aplica a una persona: la
Jefa del Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez.

c) El Registro Fotogrfico: Desde la invencin de las cmaras, se toma en


consideracin el potencial de las fotos para poder registrar lo ya visto en
cualquier tipo de observacin y es precisamente, a partir de aqu, que surge el
registro fotogrfico, el cual consiste en almacenar distintas fotos sobre algo
determinado para posteriormente analizarlas (ver anexo 2).
De acuerdo con Martnez. (2014). El registro fotogrfico es una coleccin de
imgenes que se suelen usar como un recurso visual para evidenciar uno o
varios hechos que van surgiendo a lo largo de una investigacin. Permiti
documentar la situacin actual en la que se encuentran los documentos que

16

utilizan a diario el personal que labora en dicho centro, el archivo y su


infraestructura.

1.3.1.3

Anlisis e Interpretacin de la Informacin

La realizacin del diagnstico situacional consisti en dirigirse al


departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez, para evidenciar la situacin actual de las oficinas del
departamento y a travs de la observacin directa, se evidenci la inexistencia
de un archivo central del Departamento, no cuentan con equipos tecnolgicos
que estn en ptimas condiciones y tampoco con material instructivo en la
mencionada rea,

al cual los trabajadores puedan recurrir en el caso de

necesitar una determinada informacin especializada; luego se realiz una


entrevista semiestructurada con preguntas abiertas a la Licenciada en
Administracin Noris Rodrguez para profundizar ms en la investigacin.
Ampliando el anlisis de la informacin, se describe que mediante la
observacin, el grupo de proyecto logr apreciar las siguientes caractersticas
del rea de trabajo:
En la oficina del Departamento de Comercio y Servicios del Centro de
Formacin Socialista Jess Gordo Pez,

se observaron los siguientes

asuntos o situaciones que influyen en los procesos que se llevan a cabo dentro
del departamento:
Se observ que el espacio est mal distribuido, principalmente, en el caso
de archivos verticales, los cuales estn ubicados dentro de la oficina de una
manera poco prctica, los documentos desorganizados, propensos al extravo y
al deterioro, ausencia de un mueble o lugar adecuado para el archivo de la
correspondencia, adems de falta de control de la misma, falta de equipos
tecnolgicos actuales para un mejor desempeo, temperatura descontrolada
debido al mal funcionamiento de un equipo de aire acondicionado, adems de
otros equipos tecnolgicos defectuosos, falta de personal que labore en el sitio.
De acuerdo a lo observado, como aspecto positivo destaca que, se puede
inferir una mejor distribucin del espacio donde funciona el departamento,
cuenta con un rea extensa y se pueden atacar las necesidades de espacio,
17

mientras que como aspecto negativo, se puede mencionar que los mobiliarios
destinados al archivo no son los ms idneos para archivar los documentos,
que constituyen la misin del Departamento de Comercio y Servicios del Centro
de Formacin Socialista Jess Gordo Pez.
Esta observacin tambin permiti determinar el

desorden de

documentos en los escritorios y gavetas, la dificultad para ubicar documentos y


el estatus del mismo, no dando respuesta oportuna al ser requerido por
usuarios internos o externos.
Adems, de acuerdo a lo observado, como aspectos positivos destacan
que es posible mejorar la situacin, mediante la organizacin, clasificacin y
archivo de los documentos, adems de la disposicin del personal adscrito al
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez

para implementar las mejoras, que mediante este

proyecto, se generarn. Como aspecto negativo, se puede mencionar que los


insumos y materiales necesarios para adecuar los archivos estn limitados, ya
que el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez no cuenta con la disponibilidad presupuestaria
para la adquisicin de los mismos.

Mediante la entrevista a la Jefa del Centro de Formacin y del


departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez,

Noris Rodriguez, se logr determinar que, ella como

coordinadora de la Unidad, slo tena acceso a las correspondencias a travs


de la secretaria, lo cual significa que depende de esa persona para el manejo
adecuado de la informacin y dar repuestas oportunas a los usuarios (internos
y externos), adems el recuperar la informacin urgente o el consultar un
documento en especfico, se convierte en una verdadera odisea, ya que el
tiempo utilizado en realizar este procedimiento es significativamente extenso
debido a la mala organizacin e identificacin de los archivos y expedientes.
Como aspecto negativo de esta situacin se menciona que la Jefa del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez no tiene control sobre la correspondencia que entra, se
encuentra, se procesa y sale de su oficina. Como aspecto positivo, la jefa del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
18

Jess Gordo Pez, tiene

la disposicin para la organizacin de la

Correspondencia, propuesto por el grupo de proyecto, para mejorar su gestin.

1.3.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto


Se ha determinado que los principales problemas que aquejan a la
organizacin son los siguientes:

Desorden de documentos en los escritorios y gavetas.


Dificultad para ubicar documentos y el estatus del mismo, no dando
respuesta oportuna al ser requerido por usuarios internos o externos.
Falta de identificacin de los expedientes dentro de los archivos.
Necesidad de uso de las TICS para el manejo adecuado de la
informacin.
Necesidad de lineamientos adecuados para la organizacin del espacio
destinado al archivo.

1.3.2.1 Alternativas de Solucin


Recopilada toda la informacin y aplicadas las tcnicas e instrumentos en
el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez, los integrantes del proyecto y la tutora externa Noris
Rodrguez llegaron a la conclusin de que el Centro requiere organizacin de
Correspondencia en la oficina donde funciona el Departamento de Comercio y
servicios, debido a que no existe una gestin apropiada para la organizacin de
la misma; se pudo determinar que las alternativas de solucin ms viables, con
respecto al PNF en Ciencias de la Informacin, son:
1.

Organizar la serie documental correspondencias.

2.

Crear una Base de datos de la correspondencia.

1.3.2.2 Alternativa de Solucin Seleccionada


Una vez analizadas las diversas alternativas de solucin propuestas, el
grupo ha decidido que se realizar la organizacin de la serie documental
correspondencias, ya que la entidad no cuenta con este tipo de procedimientos,
que le facilite la ubicacin de la serie documental, el procesamiento de la
informacin recibida,

emanadas de personas externas a la misma,


19

principalmente, las comunidades que requieran formacin en las diversas


temticas manejadas por el Departamento de Comercio y Servicios del Centro
de Formacin Socialista Jess Gordo Pez.

1.4

Objetivos

Objetivo General
Organizar la serie de correspondencia del Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, adscrito a la
Gerencia Regional INCES Lara, de Barquisimeto, Estado Lara.
Objetivos Especficos
1.

Diagnosticar la situacin actual de la serie correspondencias en el

Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista


Jess Gordo Pez.
2.

Aplicar las tcnicas archivsticas a la serie correspondencias.

3.

Disear una base de datos para el control de la correspondencia del

Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista


Jess Gordo Pez
4.

Sensibilizar al personal mediante una charla sobre la organizacin de la

serie documental correspondencias para un mejor desempeo, esto como


servicio comunitario.

1.5 Justificacin del Proyecto e Impacto Social


Producto de la investigacin realizada en el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, se detect la
necesidad de organizar la correspondencia en el rea administrativa de la
organizacin.
El proceso de investigacin, llev a los estudiantes de la UPTAEB, a
abarcar varios aspectos, los cuales se ven representados en los siguientes
puntos:
a)

Desde el Punto de Vista Terico y sus Aportes al Conocimiento

20

Desde el punto de vista terico y basado en el mbito en donde se


desarrolla este trabajo de investigacin, se deben tener en cuenta diversos
aspectos tericos referentes al rea de ciencias de la informacin, por cuanto el
procesamiento de la serie documental correspondencias dar a los usuarios un
mejor manejo de la informacin que se encuentra en los documentos.
Martinez, D. (2001) lo describe de la siguiente manera. Documento es todo
objeto que ofrece informacin. Es una nocin compleja, difcil de delimitar. El
origen etimolgico de la palabra est en el trmino latino "docere", que significa
"ensear".
Para realizar una gestin ptima se deben abordar, indudablemente, los
temas de control de los documentos y la importancia de estos procedimientos
archivsticos dentro de las funciones cotidianas en una entidad, as se explica
en la universidad de Sevilla, Espaa. La organizacin y control de los
documentos desde el momento de su produccin en las oficinas es condicin
indispensable para poder recuperarlos tanto en su calidad de testimonio
jurdico

administrativo,

como

de

elemento

integrante

del

patrimonio

documental.
Segn Garca, M. (2004). El Documento a todo objeto susceptible de
representar una manifestacin del pensamiento, con prescindencia de la forma
en que esa representacin se exterioriza.
Para efectos de esta investigacin, basados en los autores anteriormente
citados se puede sealar que un documento es la prueba o testimonio material
de un hecho o acto; es la evidencia de lo ocurrido y el registro formal de un
acontecimiento, la importancia en cuanto a su organizacin y control es
verdaderamente significativa por cuanto representa un testimonio jurdico y
administrativo del ente.
El presente proyecto est enfocado, principalmente, a la atencin de
solicitudes y comunicaciones externas e internas que se procesan con
regularidad

dentro

del

centro

de

21

formacin,

especficamente

en

el

departamento de comercio y servicios, estas solicitudes o comunicaciones se


encuentran dentro de la serie documental correspondencia.
Segn

Prez,

M.

(2000).

Por

correspondencia

administrativa

oficial

entendemos aquellos documentos epistolares que con carcter pblico o


privado, pero siempre con validez jurdica, se empleaban durante la tramitacin
de los procedimientos administrativos o judiciales.
De acuerdo a Lpez, A. (2006). La correspondencia es un elemento importante
en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir
documentos y no slo se pueden enviar documentos si no tambin paquetes
ahorrando tiempo.
Segn Faur y Duran (1990). La correspondencia expresa que es la actividad
relativa al intercambio de carta, papeles, esquelas, muestra, peridicos, bultos,
placas, cintas empresas. De que se vale un hombre para comunicarse por
escrito con sus semejantes.
Para proceder a una gestin confiable en cuanto a la correspondencia se
tienen que abrir procedimientos de organizacin, as como lo explica Heredia,
A.:
Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con
otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la
fecha, las letras del alfabeto, los nmeros La ordenacin se aplica
sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los
expedientes, las series, etc.
Se

puede

decir

que

la

organizacin

de

la

serie

documental

correspondencias es la creacin de relaciones segn criterios anteriormente


establecidos que tiene como finalidad mejorar u optimizar los proceso de
entradas y salidas de documentos mejorando as el desempeo de la entidad,
adems, la serie se puede gestionar de manera digital con una base de datos.
De acuerdo con Rodrguez, L. (2001) Bases de datos referenciales: sus
registros no contienen el texto original sino tan slo la informacin fundamental
22

para describir y permitir la localizacin de documentos impresos, sonoros,


iconogrficos, audiovisuales o electrnicos. En estos sistemas de informacin
slo se pueden obtener referencias sobre documentos que habr que localizar
posteriormente en otro servicio (archivo, biblioteca, fototeca, fonoteca,...)
b)

Desde el Punto de Vista Terico-mbito de Accin


El proyecto que se est llevando a cabo en el Departamento de Comercio

y Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, desde el


punto de vista tcnico, permitir al personal administrativo de esta entidad
conocer y mantener una ptima organizacin de las correspondencias
recibidas, conocer su ubicacin fsica, su estatus o estado de procesamiento,
sus dificultades en su procesamiento, adems permitir agilizar la consulta de
documentos y datos al momento de ser requeridos, generando respuestas
oportunas

los

usuarios

internos

externos,

lo

que

redundar,

indudablemente, en una mejor eficiencia en cuanto al tiempo de respuesta de


solicitudes logrando un mejor funcionamiento del Centro de Formacin.

c)

Desde la Razn Legal


Desde el punto de vista legal este proyecto busca afirmar las necesidades

de la organizacin de la serie documental correspondencias aplicadas,


siguiendo los lineamientos presentes en la Constitucin de la Repblica
Bolivariana de Venezuela (1999) y otras leyes vigentes. Adems se destaca la
importancia de orientar e instruir a las personas del centro de formacin
socialista Jesus Gordo Pez, acerca del tema ya descrito.

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. (1999), en su


Artculo 110. El Estado reconocer el inters pblico de la ciencia, la
tecnologa, el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones y los servicios de
informacin necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo
econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad y soberana
nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinar
recursos suficientes y crear el sistema nacional de ciencia y tecnologa de
acuerdo con la ley. El sector privado deber aportar recursos para las mismas.
El Estado garantizar el cumplimiento de los principios ticos y legales que
23

deben regir las actividades de investigacin cientfica, humanstica y


tecnolgica. La ley determinar los modos y medios para dar cumplimiento a
esta garanta.

La tecnologa, el conocimiento y servicios de informacin son parte


fundamental del desarrollo de la nacin. En el presente trabajo de investigacin
se realizan labores en materia de tecnologa, adems de utilizar los
conocimientos adquiridos para el cumplimiento de los objetivos en beneficio de
las comunidades y de la organizacin misma.

De acuerdo al Artculo 108. Los medios de comunicacin social, pblicos


y privados, deben contribuir a la formacin ciudadana. El Estado garantizar
servicios pblicos de radio, televisin y redes de bibliotecas y de informtica,
con el fin de permitir el acceso universal a la informacin. Los centros
educativos deben incorporar el conocimiento y aplicacin de las nuevas
tecnologas, de sus innovaciones, segn los requisitos que establezca la ley.
El INCES como centro de formacin y educacin incorpora conocimientos
y tecnologas actualizadas, as como mtodos o procesos administrativos que
puedan beneficiar positivamente el desempeo y la calidad de los servicios que
ofrece a las comunidades y a toda la nacin en general, en este caso, haciendo
nfasis en el Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez

Ley Plan de la Patria 2013-2019, en su artculo 1.5. Desarrollar nuestras


capacidades cientfico-tecnolgicas vinculadas a las necesidades del pueblo.
Objetivos Estratgicos y Generales y en su artculo 1.5.1. Consolidar un estilo
cientfico, tecnolgico e innovador de carcter transformador, diverso, creativo
y dinmico, garante de la independencia y la soberana econmica,
contribuyendo as a la construccin del Modelo Productivo Socialista, el
fortalecimiento de la tica Socialista y la satisfaccin efectiva de las
necesidades del pueblo venezolano.

Artculo 1.5.1.3. Fortalecer y orientar la actividad cientfica, tecnolgica y


de innovacin hacia el aprovechamiento efectivo de las potencialidades y
capacidades nacionales para el desarrollo sustentable y la satisfaccin de las
24

necesidades sociales, orientando la investigacin hacia reas estratgicas


definidas como prioritarias para la solucin de los problemas sociales.

Una de las caractersticas fundamentales del fortalecimiento de un pas es


el conocimiento y la tecnologa que van de la mano con la innovacin, que
sirven para subsanar problemticas en diferentes reas, el presente trabajo
busca proponer innovacin en cuanto a los procesos archivsticos de la serie
documental correspondencias.

En la ley de archivos nacionales (1945). En el artculo 3, la nacin


propender a la mejor organizacin de todos los archivos del pas, por medio
de los organismos y funcionarios competentes que al efecto se crearen en esta
Ley y en los Reglamentos que dictare el Ejecutivo Federal.

Los especialistas en informacin estn en la capacidad de ordenar y


organizar archivos, adems de crear nuevos procesos innovadores en la
administracin, con el fin de mejorar el desempeo dentro de organismos
pblicos, as como lo es el INCES Lara.

d)

Desde el Contexto Participante-Comunidad


Este proyecto ayuda a los participantes a consolidar conocimientos en

diferentes reas de la informacin, como por ejemplo: documentos,


organizacin, automatizacin de procesos, entre otros trminos. Tambin
conocen y palpan las situaciones de las instituciones pblicas en materia de
documentacin y archivos. Los participantes se constituyen en multiplicadores
en sus comunidades o sectores donde se desenvuelvan, de los conocimientos
adquiridos, de las vivencias y de las prcticas realizadas en las instituciones.
Por otro lado, es importante resaltar, que en este proyecto los
participantes pudieron brindar sus valiosos aportes, en pro de subsanar la
problemtica documental y proponer mejoras a los procedimientos existentes
en el centro de formacin; esto teniendo como principal referente la lnea de
investigacin organizacin del conocimiento perteneciente al segundo trayecto
25

del PNFCI, con ello se logra comprender la importancia de la ejecucin de este


tipo de proyectos de cara a todos los aportes positivos que reciben los
trabajadores, no solo del departamento de comercio y servicios, sino tambin
los de otras reas de la organizacin de forma indirecta.

e)

Impacto social
La

organizacin

de

la

serie

documental

correspondencias

del

Departamento de Comercio y Servicios genera un importante impacto social,


beneficiando a los usuarios internos y externos de sus servicios, ya que se
podr

brindar

informacin

verdadera,

eficientemente,

oportunamente,

mejorando los niveles de atencin y de respuesta. Esto implica un mejor


funcionamiento del Departamento de Comercio y Servicios del Centro de
Formacin Socialista Jess Gordo Pez, lo que se ver reflejado en las
comunidades de su mbito de influencia, mejorando la imagen institucional del
INCES.
Esto causar exponencialmente un impacto positivo en toda la
organizacin, debido a la optimizacin de los tiempos de respuestas a las
solicitudes recibidas en el departamento de Comercio y Servicios mejorando,
de forma general, todo el trabajo administrativo ligado especficamente a esta
rea.
f)

Vinculacin del Proyecto con Lneas de Investigacin del

PNFCI
El proyecto que se lleva a cabo en el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, rigindose
bajo la Lnea de Investigacin de Organizacin del Conocimiento del PNF en
Ciencias de la Informacin, insertado en el programa Clasificacin Documental,
es un trabajo en el cual se desarrollaron diversos procesos archivsticos para la
organizacin de la serie documental correspondencias, adems de una base
de datos para el control de documentos.

26

Aunado a esto, en base al anlisis de la lnea de investigacin y el


programa anteriormente mencionados, se logra entender que la organizacin
de la informacin aplicada mediante el proyecto contribuir a la optimizacin de
los diversos procesos que involucran a todas las unidades documentales del
Departamento de Comercio y Servicios, para as obtener un paquete de
informacin nico, que se representa, en ltima instancia, en el producto.
Tambin se puede acotar, con respecto a la vinculacin especfica del
programa Clasificacin Documental con el proyecto, que ste continuar
ejecutndose

en

la

organizacin

mediante

todos

los

procesos

de

administracin de unidades documentales que se ejecuten desde el producto


final, ya que, precisamente,
clasificacin documental

la vinculacin entre stos radica en que la

es uno de los principales puntos que se busca

trabajar haciendo uso de la base de datos, junto a los dems estndares que
se han establecido en el archivo general del departamento.

27

CAPTULO II
PLANIFICACIN DEL PROYECTO

En esta seccin del informe se definen y determinan los aspectos


formales para la ejecucin del proyecto, adems, se hace el planteamiento
sobre el producto de informacin que se desarrollar de cara al cumplimiento
del objetivo general y objetivos especficos enunciados anteriormente.

2.1 Beneficiarios del Proyecto


La beneficiaria principal es la organizacin INCES, especficamente, el
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez, adems, el grupo de proyecto resulta beneficiario directo,
toda vez que tuvo la oportunidad de ampliar y consolidar conocimientos
relacionados con el rea archivstica.

2.2 El Producto
La organizacin de las correspondencias con tcnicas archivsticas y el
diseo de una base de datos

para el control de las mismas, en el

Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista


Jess Gordo Pez, que permita optimizar el manejo de documentos en la
organizacin.

2.3 Presupuesto
La organizacin de la serie documental correspondencias se llevar a
cabo en el Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez, ser de ndole netamente administrativo,
utilizando solamente el material que se encuentra en el rea de trabajo, por
ende, los gastos que supongan el presupuesto del proyecto, se limitaran a solo
gastos logsticos por parte de los investigadores durante el periodo de creacin
y desarrollo del mismo.

28

Actividad

Costo Aproximado

Transporte

Bs. 6.000,00

Papelera

Bs.4.000,00

Otros

Bs. 5.600,00

TOTAL

Bs. 15.000,00

29

Diagnosticar

Qu

Cmo

Cundo

Visitar el
Departamento de
Comercio y Servicios del
Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo
Pez.

Primera
semana de
Marzo

Aplicar los
instrumentos para la
recoleccin de datos.

Segunda y
tercera
semana de
Marzo.

Aplicacin de la
entrevista
semiestructurada
mediante un
procedimiento
previamente elaborado

Primera
semana de
Abril.

Dnde

Para Qu

En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.

Sacar las primeras


conclusiones para poder
conocer la realidad y
problemticas que se
presentan en el
Departamento.

La tutora
externa y
el grupo
de
proyecto.

Lpiz, papel y un
guin.

Brindar ms
efectividad en los datos
obtenidos en la
investigacin.

El grupo
de
proyecto.

Lpiz y papel.
Cmara.

Conocer de
primera mano, la
situacin presentada con
las correspondencias y
las acciones a llevar a
cabo en el aspecto
organizacional del rea
de trabajo.

La tutora
externa y
el grupo
de
proyecto.

La entrevista
semiestructurada,
computadora,
impresora, papel,
lpiz.

30

Quines

Con qu

Aplicar
Disear
Sensibilizar

Organizacin de la
serie Documental
Correspondencias,
ejecutando procesos
archivsticos definidos

Primera
semana de
Mayo a
ltima
semana de
Julio

Una base de datos


para el control de
correspondencia.
Utilizando la informacin
suministrada por la
persona encargada del
archivo

Segunda
semana
Agosto
segunda
semana de
septiembre

Mediante una
charla sobre el
funcionamiento de la
organizacin de la serie
documental
correspondencias

ltima
semana de
octubre

En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.
En el
Departamento de
Comercio y
Servicios del
Centro de
Formacin
Socialista Jess
Gordo Pez.

31

Plasmar las
El grupo
soluciones a implementar de
en la serie Documental
proyecto.
correspondencias.

Hojas, lpiz y
autores referentes
al rea documental.

Llevar un control
digital de todas las
solicitudes atendidas por
el departamento de
comercio y servicios.

El grupo
de
proyecto.

Equipos de
computacin,
Sistema Open
Office.

Informar al
personal administrativo
sobre organizacin de la
serie documental
correspondencias,
adems de la
importancia de los
procesos archivsticos.

El grupo
de
proyecto

Pizarra acrlica,
marcadores, entre
otros

Cronograma de actividades

ACTIVIDADES
-Visitar el

FEB

MAR

ABR

Departamento de Comercio y

Servicios del Centro de Formacin Socialista


Jess Gordo Pez.
Aplicar los instrumentos para la recoleccin
de datos y entrevista semiestructurada
Diagnosticar los problemas observados en el
Departamento
Organizacin

de

la

Correspondencias,

serie

Documental

ejecutando

procesos

archivsticos definidos
Disear una base de datos para el control de
correspondencia.
Charla

sobre

el

funcionamiento

de

la

organizacin de la correspondencias
Presentacin del Proyecto

32

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

CAPTULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Una vez concluida la fase de ejecucin del proyecto en el


Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez adscripto al INCES, se ofrecen conclusiones y
recomendaciones.
3.1 Conclusiones
1. Con respecto al primer objetivo especfico, referido a diagnosticar la
situacin actual de las correspondencias en el Departamento de Comercio y
Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, se
concluye que es evidente la problemtica en cuanto a los procesos
archivsticos, adems del descontrol en el manejo de los documentos en la
serie documental correspondencias, siendo necesario dar respuesta a este
problema metodolgicamente.
2. Con respecto al segundo objetivo especfico, de aplicar las tcnicas
archivsticas a la serie correspondencias, se llev a cabo su cumplimiento,
mediante la realizacin de los procesos archivsticos, donde se organiz,
clasific e identific toda la documentacin en cuanto a la serie documental
correspondencias del ao 2015.
3. Para el tercer objetivo especfico, de disear una base de datos para el
control de la correspondencia del Departamento de Comercio y Servicios
del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, se ha concluido
que el control en cuanto a la correspondencia se asegura mediante la
utilizacin de la base de datos, la cual se ha diseado y es de muy fcil
manejo y abierta a futuras propuestas de modificacin y/o actualizaciones.
4. En cuanto al cuarto objetivo especfico correspondiente al servicio
comunitario para sensibilizar al personal mediante una charla sobre la
organizacin de la serie documental correspondencias para un mejor
desempeo, es importante destacar que se dio cumplimiento a este objetivo
con una

charla dirigida al personal del Departamento de Comercio y


33

Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez,


capacitndolo en el tema de la organizacin de la serie documental
correspondencias, adems del control de la misma a travs de la base de
datos, y fue informado sobre su importancia (ver anexo 3).
3.2 Recomendaciones
1.Mantener la implementacin organizativa de la Serie Documental
Correspondencias del Departamento de Comercio y Servicios del Centro
de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, ello, con el objeto de
optimizar los procesos relacionados con respuestas oportunas a los
requerimientos y solicitudes que se realizan por la va de la
correspondencia.
2.Contratar un especialista en el rea de Ciencias de la Informacin con el
fin de llevar un control estricto en las reas archivsticas de la
organizacin.
3.Mantener actualizada la base de datos, adems de proponer mejoras y
nuevas versiones con el fin de obtener un mejoramiento continuo en este
proceso.
4.Conservar

una

iluminacin

en

ptimas condiciones en

toda

la

infraestructura que resguarda los documentos correspondientes al


Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin.
5. Realizar un mantenimiento peridico a todos equipos que influyen en la
temperatura del rea de trabajo con la finalidad de conservar el buen
estado de los documentos.
6. Distribuir de una forma ms eficiente los archivos contenedores de las
unidades documentales a lo largo del espacio disponible para ello en el
departamento.

34

CAPTULO IV
PRODUCTO O SERVICIO

El manejo de la correspondencia es vital para esta organizacin, es


decir, el dar respuesta de una manera rpida y concreta a los
requerimientos solicitados por entidades y comunidades es de suma
importancia, el desarrollar una organizacin para esta serie documental
correspondencias mejora exponencialmente la calidad de los procesos que
se llevan a cabo en este centro de formacin.

4. Propuesta de Productos y Servicios


El objetivo principal de la propuesta es mejorar significativamente el
proceso

de

recepcin,

control

respuesta

de

solicitudes

de

correspondencia documental a travs de la planificacin y puesta en


funcionamiento de un sistema de ordenacin documental y una base de
datos para la Serie Documental Correspondencias del Departamento de
Comercio y Servicios.

4.1 Fundamentacin Terica


El organizar la serie documental correspondencias es un principio tcnico
para la completa gestin (recepcin, asunto, respuesta, ubicacin en el archivo)
de la informacin y solicitudes que se encuentran en la correspondencia
documental dentro de una organizacin o un departamento
Salinas, J. (2005) La organizacin de la Correspondencia, tiene por
objetivo registrar toda la informacin concerniente a la documentacin
entrante, saliente e interna al servicio. As tambin registrar las
derivaciones entre las unidades, las asignaciones a los funcionarios,
las relaciones entre estos documentos, controlar las respuestas y
recepciones de las derivaciones.

Dentro de los procesos archivsticos necesarios para el cumplimiento de


los objetivos se tiene en cuenta el ordenamiento de la serie documental dentro

35

de su ubicacin y/o espacio fsico pre-establecido tomando en cuenta la teora


de Monsalve. Y
De acuerdo con Monsalve, (2010), la ordenacin es una operacin
archivstica realizada dentro del proceso de organizacin, esta
operacin

consiste en

establecer

secuencias

naturales

cronolgicas, alfabticas y/o numricas, de acuerdo con categoras de


ordenamiento previamente establecidas.

En el caso que nos ocupa, la ordenacin documental tiene en los


aspectos cronolgicos su principal parmetro organizacional, para Monsalve,
2010, este procedimiento se basa en una ciega ordenacin por fechas. El
ordenamiento consiste en ubicar un documento detrs del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha.

Realizar la organizacin fsica de la serie documental correspondencia es


de suma importancia, realizando los diversos procesos archivsticos, sin
embargo, se debe tener en cuenta el uso de la tecnologa para tener el
completo control de la misma, se sugiere el uso de una base de datos.

Sobre este particular, la actividad informacional se ha visto favorecida


enormemente con el desarrollo de las tecnologas de informacin, segn afirma
Rodrguez, 2001:
Una base de datos es un conjunto de informacin estructurada en
registros y almacenada en un soporte electrnico legible desde un
ordenador. Cada registro constituye una unidad autnoma de
informacin que puede estar a su vez estructurada en diferentes
campos o tipos de datos que se recogen en dicha base de datos

Asimismo Rodrguez, 2001, enfatiza que en las Bases de Datos


Referenciales los registros no contienen el texto original sino tan slo la
informacin fundamental, esta informacin posibilita la recuperacin de la
fuente original a la que en definitiva el registro representa.

36

4.2 Poblacin beneficiaria


Como beneficiarios directos se sealan todas las personas que laboran
en el

Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin

Socialista Jess Gordo Pez que constituyen un equipo de cinco (5)


personas, debido a que en sus funciones cotidianas se encuentra el manejo de
la serie documental correspondencias.

De manera indirecta, se puede decir que los beneficiarios

son las

personas que laboran en el INCES a nivel regional ya que tienen relacin con
un gran nmero de las solicitudes que se atienen en los distintos apartados del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez.

Adems los beneficiarios indirectos se conforman, a su vez, de todas las


comunidades, organizaciones y personas en particular que soliciten algn
servicio al Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, y que necesitan
una respuesta rpida y concreta de sus solicitudes o necesidades de
formacin.

Aunado a esto, la poblacin beneficiaria de forma directa, es el personal


encargado de la correspondencia documental en cuanto a la administracin del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez.

4.3 Objetivos de la propuesta


Organizar la Serie Documental Correspondencias con la utilizacin de
tcnicas archivsticas, esto posibilitar una gestin ms eficiente de la
documentacin y en consecuencia impactar en la toma de decisiones
inherentes al Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez. Entre los beneficios que genera esta propuesta
se pueden mencionar:
-

La optimizacin de los tiempos de respuesta a las correspondencias.

Un control en el seguimiento a las solicitudes interpuestas a travs de


correspondencias.
37

Mejoras en la recuperacin o consulta del documento dentro del archivo.

4.4 Metodologa
En la realizacin del producto planteado se consult autores y trabajos
principalmente de la universidad de Sevilla Espaa, donde se puede referenciar
la metodologa para el producto.

Segn Dupla, (1997), la organizacin del archivo conlleva una serie de tareas
concatenadas que podemos definir en dos apartados:
Clasificar los fondos: Consiste en establecer diversas clases o
agregados documentales en funcin de su procedencia, es decir, del
autor que los ha creado.
Ordenar los documentos dentro de cada agrupacin o serie
documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la
unidad de orden establecida para cada caso.
En lo referido a la clasificacin Dupla, (1997), afirma que consistir en
agrupar jerrquicamente los documentos de un fondo mediante agregados, los
agregados son las clases que se organizan teniendo en cuenta ir de lo general
a lo ms especficos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden
original.

Siguiendo con Dupla, (1997), la ordenacin documental puede verse


como una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros
de acuerdo con un criterio establecido de antemano, estas relaciones pueden
ser establecidas de acuerdo a elementos propios del documento como la fecha
bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los nmeros La ordenacin se
aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los
expedientes, las series, etc.

Para la base de datos se tom en consideracin la metodologa que


propone Garca, Chamorro y Molina (2000) donde muestran cuatro etapas
para el diseo de una base de datos

38

Preanlisis: esta fase incluye una planificacin preliminar y un estudio de


viabilidad. La planificacin preliminar de un sistema de base de datos
especifico tiene lugar durante el proyecto de planificacin estratgica de base
de datos adems sobre esta etapa sealan Tambin ayuda a identificar los
futuros requisitos del sistema y a apreciar los beneficios

Se aprecia adems la segunda etapa sealada por Garca, Chamorro y


Molina (2000) Definicin de Requisitos: Involucra la definicin del
alcance de la base de datos, la identificacin de los requisitos de
informacin de las reas funcionales y administrativas y a la
administracin de los requisitos del software y el hardware

Como tercera etapa de acuerdo a Garca, Chamorro y Molina (2000) se


presenta Diseo Conceptual: Crea el esquema conceptual de la base de
datos. Se desarrollas especificaciones hasta el punto en que puede comenzar
la implementacin. Durante esta etapa se crean modelos detallados de las vista
de los usuarios..

De acuerdo con Garca, Chamorro y Molina (2000) la ltima etapa se


considera de esta manera Implementacin: Se introducen los datos en la
base de datos, se desarrollan los programas de aplicacin y se integran los
usuarios

Es importante sealar que para la metodologa con respecto a la creacin


o diseo de una base de datos se deben tener en consideracin un anlisis
previo del alcance y la importancia de la implementacin de la misma adems
de la informacin que va a contener dentro de las tablas y sus relaciones.
Cabe destacar que en este producto de base de datos contara solo con una
tabla para un fcil manejo.

4.5 Plan de accin


Partiendo del objetivo general y objetivos especficos del proyecto, los alumnos
del Universidad Politcnica Territorial Andrs Eloy Blanco expusieron en un
39

plan de accin las distintas actividades que se llevaron a cabo durante la


ejecucin del proceso investigativo y posterior elaboracin del producto (ver
captulo II).

4.6 Descripcin del producto o Servicio

Producto I: Ordenacin de las correspondencias


Ordenamiento de la correspondencia, lo cual significa una gestin
importante

dentro

de

la

organizacin

de

solicitudes,

informacin

requerimientos que lleguen al Departamento de Comercio y Servicios del


Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez, donde se organizaron
seiscientos (600) documentos de correspondencia, realizando las tcnicas
archivsticas, adems, contando con un control digital (base de datos) con
mdulos de registro y consulta de informacin, el sistema cuenta con carpetas
de categoras segn el estado dentro de la gestin de la correspondencia.

En cuanto a la Organizacin de la Serie Correspondencia


Los documentos se ordenan dentro de expedientes segn su entidad u
origen de manera cronolgica. La documentacin, de haber sido enviada, se
colocar con ganchos del lado izquierdo de la carpeta, sin embargo de haber
sido recibida, ser colocada con ganchos en la parte derecha de la carpeta.
-

Identificacin: se procede a identificar dentro del archivo los expedientes


segn los detalles anteriormente especificados, mediantes etiquetas
diseadas especialmente para la organizacin.

Clasificacin de los expedientes: Se realiza de manera orgnica, es


decir, segn las entidades o departamentos que se encuentren dentro de
la organizacin (ver anexo 4).

Clasificacin de correspondencia: El coordinador del departamento


clasifica la documentacin entrante, ubicndola en las siguientes carpetas,
segn sus caractersticas:
Carpeta Entrada: todos los documentos recibidos.

40

Carpeta en proceso: todos los documentos tramitados internamente,


sobre los cuales se elabora un producto, una respuesta o se obtiene un
resultado, lo cual no se ha culminado para darle salida del rea.
Carpeta en espera: todos los documentos

cuyo procesamiento

depende de factores o requerimientos internos o externos que imposibilitan su


atencin inmediata.
Carpeta

de

procesamiento

de

Salida:
las

todos

los

entradas:

documentos

correspondencias

resultantes
de

del

solicitudes,

requerimientos, otros. Estos documentos de salida corresponden a respuestas


a solicitudes, informes, reportes.
Adems se jerarquiza segn prioridades de la correspondencia para
atender las necesidades ms urgentes, esto dentro de la recepcin de la
correspondencia (carpeta Entrada). La persona asignada al control de la
correspondencia junto al jefe del rea clasificar la correspondencia en
carpetas segn prioridades en cuanto a tiempos de respuesta y/o ejecucin.
-

Carpeta Entrada prioridad A: Correspondencia con la necesidad de


respuesta o culminacin ms urgente.

Carpeta Entrada Prioridad B: Correspondencia con una necesidad de


respuesta inferior o intermedia.

Producto II: Diseo de la Base de Datos


En la base de datos se registrar la informacin de la correspondencia en
los diferentes campos dentro de la misma, creada en el paquete de Open
Office, especficamente en el programa Base. Se detalla el manual del mismo.

Base de datos para la Serie Documental Correspondencia INCES

Tabla Informacin: esta es la que registra toda la informacin de la


correspondencia, cabe destacar que es solo una tabla para que su
funcionamiento sea muy sencillo y cualquier persona pueda utilizarla, no solo la
persona encargada de la misma.

En la tabla se cargan los datos en los siguientes campos:

41

Fecha recepcin: Se coloca la fecha de recepcin de la correspondencia.

Asunto: Describe el propsito de la correspondencia.

Entidad o departamento: Menciona de donde se hizo llegar la


correspondencia.

Prioridad: Describe la prioridad del documento (A o B).

Fecha de inicio: Se asigna la fecha definitiva, aproximada o tentativa en


donde se iniciar la ejecucin de la solicitud.

Fecha de Culminacin: Se asigna la fecha definitiva, aproximada o


tentativa cuando se culminar la ejecucin de la solicitud.

Persona responsable: Asigna a la persona encargada de la respuesta o


ejecucin de solicitud.

Observaciones: En este campo se registra el status o situacin


presentada con el procesamiento del documento.

Con este instrumento puede validad la ubicacin dentro del archivo de la


correspondencia, adems de obtener de manera rpida referencias claves del
documento utilizando las consultas de la base de datos.

Consultas: son apartados del programa donde se puede visualizar de manera


prctica y sencilla, los datos contenidos en el programa.
Tipos de consultas
-

Fecha recepcin: busca y ordena cronolgicamente las fechas de


recepcin de la correspondencia.

Asunto: Busca por cada asunto de la correspondencia.

Entidad o departamento: busca y ordena de donde se hizo llegar la


correspondencia.

Prioridad: busca y ordena segn prioridad del documento.

Fecha de inicio: busca y ordena cronolgicamente la fecha de inicio (si la


dispone) de la correspondencia.

Fecha de Culminacin: busca y ordena cronolgicamente la fecha


definitiva, aproximada o tentativa en donde se culminar la ejecucin de la
solicitud.

Persona responsable: Busca y ordena alfabticamente la persona


encargada de la respuesta o ejecucin de solicitud.
42

Observaciones: busca los registros de los status o situacin presentada


con el procesamiento del documento.

Diseo visual de la Base de Datos


Pantalla 1 de tablas: Se muestra la nica tabla donde se carga toda la
informacin.

Pantalla 2 Consultas: En esta pantalla se muestran las diferentes consultas.

43

Pantalla 3: Control de Documentos (tabla de informacin).

Pantalla 4. Consulta Ejecutado: muestra lo que se ha ejecutado y lo que no.

Pantalla 5. Consulta Persona responsable: Muestra la persona responsable de


la actividad o solicitud.

44

Manual de Base de Datos


Definiciones
Base de datos: Es un programa que puede albergar gran cantidad de
informacin de manera ordenada y sistemtica, creada principalmente por
tablas referenciadas con consultas.

Bases de datos referenciales: sus registros no contienen el texto original sino


tan slo la informacin fundamental para describir y permitir la localizacin de
documentos impresos, sonoros, iconogrficos, audiovisuales o electrnicos. En
estos sistemas de informacin slo se puede obtener referencias sobre
documentos que habr que localizar posteriormente en otro servicio (archivo,
biblioteca, fototeca, fonoteca,...).

Tabla: se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos


recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general
de un programa de hoja de clculo.
Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro
contiene datos de los mismos tipos que los dems registros. Ejemplo: en una
tabla de nombres y direcciones, cada fila contendr un nombre y una direccin.
Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de
tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo
contendr un tipo de datos nico, como una direccin, o un nmero de telfono,
un nombre, etc.

45

FUNCIONAMIENTO

La base de datos, para hacerla sencilla y prctica, cuenta slo con una
tabla de informacin donde se cargan los documentos, al abrir el programa
office se muestra la siguiente pantalla:

En la pantalla anterior se muestra la tabla (Control de Documentos), esto


ocurre al presionar click en la opcin tablas. Al hacer click en la opcin consulta
se muestran las diferentes consultas que se pueden hacer en el programa.

46

Tabla Control de Documentos: esta es la que registra toda la informacin de


la correspondencia, cabe destacar que es solo una tabla para que su
funcionamiento sea muy sencillo y cualquier persona pueda utilizarla, no solo la
persona encargada de la misma.

En la tabla se cargan los datos en los siguientes campos:

Fecha recepcin: Se coloca la fecha de recepcin de la correspondencia.

Asunto: Describe el propsito de la correspondencia.

Entidad o departamento: Menciona de donde se hizo llegar la


correspondencia.

Prioridad: Describe la prioridad del documento (A o B).

Fecha de inicio: Se asigna la fecha definitiva, aproximada o tentativa en


donde se iniciar la ejecucin de la solicitud.

Fecha de Culminacin: Se asigna la fecha definitiva, aproximada o


tentativa en donde se culminar la ejecucin de la solicitud.

Persona responsable: Asigna a la persona encargada de la respuesta o


ejecucin de solicitud.

Observaciones: En este campo se registra el status o situacin


presentada con el procesamiento del documento.

Con este instrumento puede validad la ubicacin dentro del archivo de la


correspondencia, adems de obtener de manera rpida, referencias claves del
documento utilizando las consultas de la base de datos.

47

Consultas: son apartados del programa donde se puede visualizar, de


manera prctica y sencilla, los datos contenidos en el programa, para realizar
las consultas que se requiera debe realizar los siguientes pasos.

Ir a la opcin de consultas y hacer click en la consulta a abrir para poder revisar


la informacin.

Despus de esto aparecer una ventana donde se pueda ver el contenido


de la consulta.

En esta pantalla aparece toda la informacin ordenada segn la consulta que


se realiz.

48

Tipos de consultas
-

Fecha recepcin: busca y ordena cronolgicamente las fechas de


recepcin de la correspondencia.

Asunto: Busca por cada asunto de la correspondencia.

Entidad o departamento: busca y ordena de donde se hizo llegar la


correspondencia.

Prioridad: busca y ordena segn prioridad del documento.

Fecha de inicio: busca y ordena cronolgicamente la fecha de inicio (si la


dispone) de la correspondencia.

Fecha de Culminacin: busca y ordena cronolgicamente la fecha


definitiva, aproximada o tentativa en donde se culminar la ejecucin de la
solicitud.

Persona responsable: Busca y ordena alfabticamente la persona


encargada de la respuesta o ejecucin de solicitud.

Observaciones: busca los registros de los status o situacin presentada


con el procesamiento del documento.

49

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52

ANEXOS

53

ANEXO 1
Entrevista Estructurada
tem 1. Es usted la responsable del Departamento Comercializacin y Servicios
del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo Pez del INCES?
R: Si, soy la Jefe de Centro, designada mediante Orden Administrativa N 0142015-02-49, de fecha 10/02/2015, de la Presidencia del INCES.
tem 2. Como responsable de este departamento, mantiene el archivo de
documentos actualizado?
R: No, no existen orientaciones para llevar un archivo de documentos
adecuado y mucho menos actualizado.
tem 3. Este departamento recibe poca, moderada o mucha correspondencia?
R: Mucha correspondencia, como solicitudes de procesos formativos por parte
de comunidades, particulares, solicitudes de espacios para reuniones y otros
eventos, comunicaciones de otras oficinas del INCES.
tem 4. Este departamento genera poca, moderada o mucha correspondencia?
R: Mucha correspondencia, dando respuesta a las solicitudes de procesos
formativos por parte de comunidades, particulares, a las solicitudes de
espacios para reuniones y otros eventos, respondiendo o solicitando
informacin a otras oficinas del INCES.
tem 5. Dnde archiva las correspondencias recibidas y enviadas?
R: Se tienen algunos archivos que contienen informacin de aos anteriores,
de muy vieja data. Los del ao 2014 se encuentran en un mueble que tiene dos
puertas y estn unas carpetas encima de otras. Las del 2015, en su mayora
est en las gavetas y encima de los escritorios, existe muy poca archivada en
carpetas y slo una gaveta de un mueble se utiliza para esas carpetas. Estas
carpetas no tienen un orden especfico de archivo, se archivan en forma
general, como recibidas, enviadas y se tiene una carpeta de requerimientos de
materiales y otros insumos para la oficina.
54

tem 6. Le permite cumplir cabalmente con sus funciones, como maneja y


archiva actualmente la correspondencia?
R: No, porque una de las principales funciones que tengo, es la de atender
oportunamente toda solicitud recibida y muchas veces, ni siquiera la encuentro
para procesarla y darle respuesta, perdiendo tiempo en la bsqueda, teniendo
que buscar copia en la oficina solicitante, si es interna, si es externa, se nos
complica ms la situacin, no llevo un orden de distribucin de la
correspondencia para cada asesor docente, se entrega y ya, a veces no se da
respuesta y pasan los meses, cuando llega el reclamo, comenzamos a buscar
quien la tiene. Esto hace que las funciones del Departamento se tornen
ineficientes.
tem 7. Usted estara dispuesta a ordenar la correspondencia y mantener un
registro de la que recibe, se procesa y emite?
R: Si, es muy necesario y estoy dispuesta, conjuntamente con el equipo de
trabajo, a recibir el apoyo, las orientaciones necesarias para el ordenamiento
del archivo y a mantener el registro de la correspondencia que entra, se
procesa y sale de la oficina.
tem 8. Qu beneficios cree usted le traer el ordenamiento de la
correspondencia y el registro de la que recibe, se procesa y emite?
R: Conocer su ubicacin fsica, su estatus o estado de procesamiento, sus
dificultades en su procesamiento, adems permitir agilizar la consulta de
documentos y datos al momento de ser requeridos, generando respuestas
oportunas a los usuarios internos y externos,

preparar informes, reportes,

demostrar los avances en la gestin de la unidad administrativa fcilmente y en


el momento que sea requerido. Mejorar sustancialmente el funcionamiento del
Departamento.

55

ANEXO 2
Registro fotogrfico

Unidades
Documentales

Diversos

documentos

que

presentan

desorganizacin

en

cuanto a su clasificacin.

Foto 1

No

cuenta

con

un

espacio muy accesible


Archivo

para

las

involucra

reas

que

no

tiene

implementado

ningn

sistema estandarizado.
Foto 2

Infraestructura
del Departamento
de
Correspondencia

Foto 3

56

ANEXO 3
Registro de asistencia

57

Minuta

58

ANEXO 4
Cuadro de clasificacion

59