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RESUMEN DEL ESTUDIO: DISEO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

ACTIVITY BASED COSTING EN EL SECTOR HOTELERO: ESTUDIO DE UN


CASO

JOSE KEVIN SALAZAR ESTUPIAN


RONALD PANTOJA LOPEZ

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI


FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES
CONTADURIA PBLICA
SANTIAGO DE CALI
2015

RESUMEN DEL ESTUDIO: DISEO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA


ACTIVITY BASED COSTING EN EL SECTOR HOTELERO: ESTUDIO DE UN
CASO

JOSE KEVIN SALAZAR ESTUPIAN


RONALD PANTOJA LOPEZ

Trabajo de Investigacin en la Asignatura Contabilidad Hotelera

ALBA MERY MATURANA BECHARA


PROFESORA

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI


FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES
CONTADURIA PBLICA
SANTIAGO DE CALI

2015
DISEO E IMPLANTACIN DEL SISTEMA ACTIVITY BASED COSTING EN
EL SECTOR HOTELERO: ESTUDIO DE UN CASO
M. Victoria Snchez Rebull Profesora Titular (EU) de la Universidad Rovira y Virgili

1. RESUMEN
En la actualidad las empresas del sector turstico han acentuado la especializacin
y la competitividad, por lo tanto el inters por la calidad y por la satisfaccin de las
exigencias del cliente tambin han ido en aumento, esto obliga a que las
empresas necesariamente dispongan de un sistema de gestin til que les facilite
el proceso de toma de decisiones.
En el estudio realizado por SANCHEZ REBULL, encuentra que el sector hotelero
adolece de una investigacin en sistemas de costes aplicables a su gestin, pues
parte de la literatura en gestin hotelera se haya centrado en la importancia del
Sistema Uniforme de Cuentas para la Industria del Alojamiento (USALI) por ser el
ms antiguo, extendido y aceptado en el sector.. Este sistema suministra
informacin analtica por departamentos a los cuales nicamente asigna los costes
que, son controlables por sus responsables, pero no va a un nivel de detalle
centrado en las actividades que se realizan en los mismos.
Por tanto el objetivo principal de la investigacin de SANCHEZ REBULL, fue la de
estudiar la aplicabilidad del ABC en el entorno hotelero, por tratarse de uno de los
negocios de mayor peso especfico del sector turstico.

METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
El primer paso a seguir fue plantearse s las particularidades del sector hotelero
aconsejaban la aplicacin del Sistema ABC.
Los factores que se tuvieron en cuenta para su aplicacin, sugeridos por autores
como Cooper (1988); Estrin et al (1994); Sez (1995) fueron:
- Los costes indirectos de los servicios prestados por el hotel: Las elevadas
infraestructuras, los altos costes de energa, de agua, o de seguros, e incluso
algunas categoras de costes de personal.
- La fabricacin de productos variados y en cantidades distintas:. Aunque los
hoteles se dedican principalmente al alojamiento y a la restauracin, los servicios y
productos ofrecidos son de tipologa muy variada (habitaciones, servicio de
habitaciones, mens, bufets, banquetes, comidas a la carta, salones, recepciones,
congresos, gimnasios, lavandera, plancha, prquing, etc.) y en cantidades
distintas (para un cliente individual, para parejas, familias, grupos, eventos
multitudinarios, etc.).
- El nmero de actividades diferentes realizadas en la empresa debe ser
elevado. Es destacable el nmero de actividades distintas que pueden
identificarse en las empresas de alojamiento y restauracin derivadas de la amplia
variedad de servicios ofrecidos a sus clientes.
- Debe existir una organizacin adecuada para la implantacin del mtodo
ABC en cuanto a la existencia de responsabilidades tras cada actividad. El
organigrama de un establecimiento hotelero y su divisin por departamentos
facilita la identificacin de un responsable tras las actividades ejecutadas.
- Debe existir un equipo informtico adecuado. El sistema ABC aporta una
informacin mucho ms detallada que la suministrada por los sistemas
tradicionales como el sistema de costes completos o full costing, el sistema de
costes variables o direct costing, o el U.S.A.L.I. La complejidad en el tratamiento
del volumen de datos de este sistema requiere de un equipo informtico potente.
-La adaptabilidad o resistencia del factor humano ante los cambios derivados
de la implantacin de un nuevo sistema de costes en la empresa, pues resulta
difcil generalizar su comportamiento para un sector completo.
Una vez analizados estos factores, se consider que la metodologa ABC poda
ser aplicable en la industria hotelera y paso siguiente fue el estudio de casos1 que

permitiera llevar a cabo un desarrollo detallado de la implantacin del sistema ABC


en un hotel seleccionado.
A tenor de lo anterior y teniendo en cuenta que no se desea constatar ningn tipo
de hiptesis, ni predecir el comportamiento de la empresa objeto de anlisis, ni
obtener conclusiones extrapolables al conjunto del sector por la casustica propia
del caso que ser estudiado, consideramos adecuada esta metodologa para dar
respuesta al objetivo principal de nuestra investigacin por lo que nos proponemos
desarrollar el sistema ABC sobre un caso real con el fin de extraer las
conclusiones ms relevantes de la experiencia.

SELECCIN DEL CASO


Para la eleccin del hotel objeto de estudio se tuvo en cuenta los criterios no
probabilsticos siguientes:
-Su accesibilidad, tanto geogrfica, como en relacin con la facilidad de trato con
la direccin y el personal, y tambin en cuanto a la dimensin adecuada del hotel
(de 145 habitaciones) para conducir el estudio,
-Su representatividad dentro del sector, por lo que se opt por un
establecimiento familiar de tres estrellas, por ser la categora que cuenta con el
mayor nmero de hoteles y de habitaciones en Espaa, que estuviera situado en
una zona de playa altamente turstica.
-El consentimiento de la direccin para llevar a cabo esta investigacin y
proporcionar la informacin necesaria, la realizacin de entrevistas y la revisin de
documentacin.
Tambin se tuvo en cuenta antes de la implantacin del ABC el anlisis de las
siguientes cuestiones:
El estudio de la situacin de la contabilidad de gestin en el hotel para decidir si
convena desarrollar el ABC de forma independiente o integrada a los sistemas
utilizados por la empresa.
PROCESO DE IMPLANTACIN DEL ABC.
Una vez escogido el hotel y convencida la direccin del establecimiento se
plantearon los siguientes objetivos:
- Mejorar la informacin sobre el coste suministrada por el sistema de contabilidad
que se vena utilizando y los resultados de los servicios prestados.
- el conocimiento del consumo fiable de materiales y su control, debido a la falta
de confianza de la direccin en los escasos datos existentes sobre los mismos,

- El conocimiento de las actividades que integran los distintos procesos de la


empresa y de los recursos que se necesitan para su ejecucin y - el tratamiento
mejorado de los costes indirectos de la empresa.

Las etapas seguidas para llevar a cabo el proceso de implantacin fueron las que
se desarrollan a continuacin.

IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES

Esta etapa de identificacin de las actividades se llev a cabo mediante la tcnica


del anlisis de las unidades organizativas y de los procesos de negocio aplicando
el mtodo Delphi.
Se identificaron las tareas y el orden en que se realizan, los recursos consumidos
por actividad, la produccin que se obtiene en cada una, actividades posteriores y
anteriores, etc.

MAPA Y DICCIONARIO DE ACTIVIDADES


Se sistematiz la informacin recogida, se elaboraron esquemas o mapas por
centros de trabajo, en los que se representaron grficamente los enlaces
existentes entre las actividades llevadas a cabo en dichos departamentos y entre
aqullas que se realizaban en otras reas pero que tambin mantenan una cierta
relacin.
Se confeccion un diccionario con el fin de divulgar una informacin bsica de
cada actividad (definicin, objetivos y tareas principales) unificando y clarificando
conceptos para todo el personal de la empresa. Al elaborar este diccionario se
comprob que ciertas actividades deben realizarse en un orden concreto de tareas
mientras que otras no requieren de una sistemtica especfica.
CLASIFICACIN DE ACTIVIDADES
Se clasificaron las actividades en primarias o principales y auxiliares o
secundarias.
Las primarias se relacionan directamente con el objeto de coste de la empresa y,
en determinadas ocasiones, requieren la realizacin de otras de carcter
secundario.
De igual modo se clasificaron las actividades jerrquicamente, porque sta permite
comprender el comportamiento de los costes en los que incurre la empresa

En la prctica pueden distinguirse fcilmente cuatro niveles en funcin de la


actuacin de las actividades con respecto al producto, que son: actividades a nivel
unitario o de producto, de lote, de lnea de producto y de sostenimiento de planta o
de empresa.

ACTIVITY DRIVERS Y MEDIDAS DE ACTIVIDADES


HPA1 Limpiar habitaciones Esta actividad consiste en preparar y limpiar
completamente la habitacin para la entrada de clientes.
Objetivo: arreglar las habitaciones y dejarlas correctamente para que el cliente las
encuentre en perfecto estado.
Las tareas para realizar esta actividad son: 1. Chequear habitacin 2. Recoger
ropa sucia y sacar basura 3. Barrer apartamento 4. Limpiar cocina (utensilios,
nevera, microondas, armario) 5. Limpiar dormitorio 6. Hacer camas 7. Limpiar
terraza 8. Limpiar cristales 9. Sacar polvo 10. Limpiar bao 11. Fregar suelo 12.
Limpiar pasillos 13. Repartir productos limpieza preparando carros a trabajadoras
14. Clasificar partes de trabajo, organizar, controlar horas y das de fiesta 15.
Seleccionar habitaciones y otras tareas 16. Dar informacin en recepcin

Por ltimo, se seleccionaron para cada actividad los cost drivers o activity drivers
que se consideraron ms apropiados para reflejar la relacin causa-efecto entre la
ejecucin de la actividad y el consumo efectuado de la misma por los
correspondientes objetos de coste Igualmente se identificaron las medidas de
actividad u outputs que en algunas ocasiones coincidieron con los cost drivers o
generadores de coste anteriores sobre todo cuando exista alguna dificultad para
obtener informacin sobre el que debera ser el verdadero generador de costes.
DETERMINACIN DEL COSTE DE LAS ACTIVIDADES
Uno de los fundamentos del ABC radica precisamente en que las actividades
consumen los recursos de la empresa. El conocimiento detallado de los costes
incurridos en su realizacin es una informacin crucial en el ABC para la posterior
gestin de los costes y de las propias actividades.
Mediante la asignacin y distribucin de costes entre actividades se determin su
coste primario, aportada por los trabajadores de cada departamento. Se disearon
unas hojas de actividad en las que cada empleado anotaba diariamente, por
ejemplo, el tiempo dedicado o los materiales consumidos en la hoja
correspondiente a cada actividad. Esta informacin se contrastaba con el total de
tiempo trabajado por el personal y con los informes de consumos elaborados por
los almacenes.

Los costes de las actividades secundarias fueron redistribuidos mediante un nuevo


reparto, para el que se utilizaron los generadores de coste o activity drivers
seleccionados anteriormente.
De esta forma se determin mensualmente el coste total de las actividades
principales del hotel por la suma de sus costes primarios y los derivados del
reparto secundario, para las actividades de habitaciones, restauracin y recepcin.
DETERMINACIN DEL COSTE DE LOS PRODUCTOS: LOS SERVICIOS
En el sistema ABC los productos consumen actividades y no recursos, excepto los
considerados directos. La determinacin del coste de los servicios se ha realizado
mediante las dos operaciones siguientes. Por un lado, todos los costes directos en
relacin con los servicios han sido asignados a stos (el coste de ventas de
buffets, de los alimentos servidos en el bar, la amortizacin de las habitaciones
ocupadas, etc.). Por otro lado, los costes de las actividades se trasladan a los
servicios a travs de los generadores de costes o activity drivers seleccionados.
Precisamente el hecho de estudiar un hotel requiere una especial atencin debido
a que algunos servicios pueden confundirse con actividades realizadas en la
empresa como vender entradas, alquilar cunas, etc.
El coste de los servicios y productos vendidos en el hotel se determin por centros
de actividad, es decir, para las reas de habitaciones, restauracin y recepcin

El clculo de costes de los productos elaborados y vendidos en restauracin suele


determinarse a menudo mediante el sistema de direct costing y es precisamente
ste, como ya sealamos, el sistema de clculo de costes que aplicaban en el
hotel objeto de estudio antes de la introduccin del ABC.
Primero se asigna a cada bebida, snack o buffet preparado y servido su coste
directo, formado tanto por el coste de la materia prima incorporada (alimentos,
botellas, etc.), configurado en los tradicionales escandallos de costes, como por el
coste de mano de obra del cocinero y del ayudante de cocina derivado de la
propia elaboracin del plato si se trata del servicio de buffet o de los alimentos
servidos en el bar (denominados comnmente snacks). En segundo lugar, se
traspasan en las lneas siguientes los costes de las actividades ejecutadas con
motivo de la elaboracin de los platos o del servicio de las bebidas, a travs del
nmero de cost drivers o activity drivers y su coste unitario respectivo.

El coste de los diferentes productos o servicios vendidos en recepcin ha sido


calculado de igual forma.

DETERMINACIN DE MRGENES Y RESULTADOS


La informacin sobre los mrgenes y resultados generados por departamentos y
servicios y detallados por niveles distintos de actividad (unitario, lote, lnea, etc.) es
relevante para la toma de decisiones y debera formar parte, junto con otros
indicadores, del cuadro de mando de la direccin.
2. Cul es el sistema de costeo utilizado en este estudio y cul cree es
su ventaja para el sector hotelero?

El sistema utilizado en este estudio es el ABC o Sistema de Costos Basados en


Actividades.
La ventaja que este sistema ofrece al sector hotelero, es que brinda la facilidad de
asignar los costos indirectos a las actividades que se realizan en la elaboracin de
productos, porque mide de manera ms detallada el uso de los recursos y el
tiempo empleado en las diferentes actividades que se realizan.
3. Segn el estudio como se clasifican las actividades de un hotel?
Las actividades se clasifican en Primarias o Principales y Auxiliares o Secundarias.
Las primarias se relacionan directamente con el objeto de coste de la empresa y,
en determinadas ocasiones, requieren la realizacin de otras de carcter
secundario.
De igual modo se clasificaron las actividades jerrquicamente cuatro niveles en
funcin de la actuacin de las actividades con respecto al producto:
-Actividades a nivel unitario o de producto,
-De lote,
-De lnea de producto y
-De sostenimiento de planta o de empresa.

4. Haga un anlisis comparativo entre el costeo tradicional y el costeo


basado en actividades y si este ltimo es viable su implementacin al
sistema hotelero colombiano.

DIFERENCIAS ENTRE LOS SISTEMAS DE COSTE


Sistema U.S.A.L.I

Permite a los responsables comparar la posicin financiera y la actuacin


operacional por departamentos de un hotel a otro.
Elabora y presenta informacin estandarizada con especial nfasis en los
resultados de diversas unidades de produccin que componen los
departamentos del hotel.
En su estructura contable la caracterstica ms importante es la
determinacin de mrgenes y resultados de explotacin por departamentos.
este sistema propone que los gastos incurridos se imputen a los
departamentos que los origine.

Sistema ABC

con el sistema ABC se puede obtener la rentabilidad por producto individual


y de esa forma identificar los productos con los cuales la empresa gana, y
aquellos en los que el precio de venta no llega a cubrir los costos de
elaboracin y comercializacin.

permite una adecuada asignacin de los costos indirectos a los productos y


clientes, identificando productos con operativas ms complejas.

Podemos conocer perfectamente cmo se compone el costo de los


productos (por actividades), convirtiendo este anlisis en otro elemento

importante para focalizar los esfuerzos de reduccin de costos.


La utilizacin de un sistema ABC permite identificar las actividades que
consumen ms recursos dentro de la organizacin.
Clasifica las actividades mediante la utilizacin de atributos como pueden
ser: actividades percibidas por el cliente y no percibidas por el cliente,
subcontratables, si es realizada para prevenir, detectar o corregir problemas
de calidad, etc.

5. Determine los elementos claves que dirigen los costos hacia cada
actividad para agregar valor.
Los procesos se definen como Toda la organizacin racional de instalaciones,
maquinaria, mano de obra, materia prima, energa y procedimientos para
conseguir el resultado finaL. En los estudios que se hacen sobre el ABC se
separan o se describen las actividades y los procesos, a continuacin se
relacionan las ms comunes: Actividades Homologar productos Negociar precios
Clasificar proveedores, Recepcionar materiales, Planificar la produccin, Expedir
pedidos, Facturar, Cobrar, Disear nuevos productos, etc. Procesos Compras
Ventas Finanzas Personal Planeacin Investigacin y desarrollo, etc. Las
actividades y los procesos para ser operativos desde el punto de vista de
eficiencia, necesitan ser homogneos para medirlos en funciones operativas de
los productos. Identificacin de actividades En el proceso de identificacin dentro
del modelo ABC se debe en primer lugar ubicar las actividades de forma adecuada
en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se
inicien operaciones, la organizacin tenga la capacidad de responder con
eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Despus que se
hayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos
adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de
costos y la relacin de transformacin de los factores para medir con ello la
productividad de los inputs y para transmitir racionalmente el costo de los inputs
sobre el costo de los outputs. Un estudio de la secuencia de actividades y
procesos, unido a sus costos asociados, podr ofrecer a las directivas de la
organizacin una visin de los puntos crticos de la cadena de valor, as como la
informacin relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el
proceso creador de valor. Al conocer los factores causales que accionan las
actividades, es fcil aplicar los inductores de eficiencia (Perfomance drivers) que
son aquellos factores que influyen decisivamente en el perfeccionamiento de algn
atributo de eficiencia de la actividad cuyo afinamiento contribuir a completar la
armona de la combinacin productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia la
mejora de la calidad o caractersticas de los procesos y productos, a conseguir
reducir los plazos, a mejorar el camino crtico de las actividades centrales y a
reducir costos. Por ltimo es necesario establecer un sistema de indicadores de
control que muestren continuamente cmo va el funcionamiento de las actividades
y procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este control consiste en la
comparacin del estado real de la accin frente al objetivo propuesto,
estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la cadena de valor
propuesta.

6. Determine las conclusiones que les deja al analizar el material


suministrado.
CONCLUSION:
Los costos basados en actividades es una herramienta muy til que nos sirve para
identificar y asignar costos a cada una de las tareas que se realizan en un
proyecto, este acercamiento a los costos nos permitir tener un mayor control
sobre los gastos que se realizan, de tal manera que podamos identificar ms
fcilmente aquellas actividades que llevan una carga importante del costo total y
verificar la validez de esta informacin