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A

nuestros

padres,

porque

creyeron en nosotros y porque


nos

sacaron

adelante,

dndonos ejemplos dignos de


superacin y entrega.
2

AGRADECIMIENTO

Al Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Privado JHALEBET, por


habernos albergado en sus aulas durante estos tres aos, y brindarnos
las facilidades para poder lograrnos como grades profesionales en
valores, conocimientos y como personas de bien para la comunidad.

A la Directora General del I.E.S.T.PJHALEBET, por ser nuestra gua y


pilar fundamental para poder realizar este proyecto.

A nuestros profesores, que durante toda nuestra carrera han aportado con
un granito de arena a nuestra persona que con sus sabios consejos han
logrado que nos desarrollemos como ntegros profesional en la carrera de
computacin e informtica, carrera que est en constante cambios.

A nuestros compaeros y amigos de estudios, que compartimos


momentos alegres y tristes convirtindonos en una gran familia educativa
y compartiendo conocimientos en beneficios personales.

NDICE
Pg.
Cartula

I.

II.

III.

Dedicatoria

Agradecimiento

ndice

Introduccin

IDENTIFICACIN DEL PROYECTO

11

1.1. Ttulo del proyecto

12

1.2. Responsables del proyecto

12

1.3. Beneficiarios directos e indirectos

13

1.4. Ubicacin

13

1.5. Institucin responsable

13

1.6. Duracin

13

MARCO TERICO

14

2.1. Bases tericas

15

2.2. Definicin de trminos bsicos

40

PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO

47

3.1. Problema

48

3.1.1 Situacin problemtica

48

3.1.2 Formulacin del problema

50

3.1.3 Justificacin del proyecto

50

3.1.4 Importancia del proyecto

52

3.2. Objetivos

52

3.2.1 Objetivo general

52

3.2.2 Objetivos especficos

52

3.3. Plan de accin de actividades


3.3.1 Acciones/actividades

53

3.3.2 Resultados esperados

54

3.3.3 Cronograma de actividades

55

3.3.4 Presupuesto

56

3.3.5 Financiamiento

57

3.4. Evaluacin

IV.

53

57

3.4.1 Indicadores de proceso

57

3.4.2 Indicadores de resultados

58

3.4.3 Continuidad y sostenibilidad del proyecto

59

DEMOSTRACIN PRCTICA

61

4.1. Ttulo del proyecto

62

4.2. Visin de la empresa

62

4.3. Misin de la empresa

62

4.4. Actores

63

4.5. Diagramas

63

4.5.1. Diagrama de caso de uso del negocio

63

4.5.2. Diagrama de actividades

64

4.5.3. Diagrama de caso de uso del sistema

67

4.5.3.1. Descripcin de los casos de uso del sistema


4.5.4. Diagrama de secuencia

73

4.5.5. Diagrama de colaboracin

75

4.5.6. Diagrama de clases

77

4.5.6.1. Diagrama fsico

77

4.5.6.2. Diagrama lgico

78

4.6. Modelo de base de datos relacional


4.6.1. Descripcin de entidades
4.7. Desarrollo del sistema

V.

79
79
80

4.7.1. Breve descripcin del sistema

80

4.7.2. Manual de uso del sistema

80

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

91

5.1. Conclusiones

92

5.2. Recomendaciones

93

Bibliografa / Linkografa

94

Anexos

95

Introduccin

Toda actividad administrativa enfrenta constantemente el problema de


cmo hacer el trabajo lo mejor posible; con un mnimo de tiempo y
esfuerzo, y desde luego, al menor costo.
I.E.GE.COOP Cristo Rey no escapa a esta realidad, en consecuencia
necesita adaptar sus procesos administrativos a las exigencias actuales.
El presente estudio tiene como finalidad presentar un diseo de un
Sistema de Control Interno en el rea de Caja del I.E.GE.COOP Cristo
Rey en este sentido, es vlido destacar, que un sistema es un conjunto
complejo de interacciones entre las partes, componentes y procesos que
lo integran.
A su vez el control interno comprende el plan de organizacin y la
coordinacin de todos los mtodos y medidas adoptadas por una
institucin para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad
de sus datos contables, as como promover la eficiencia operativa y
estimular la adhesin a las polticas administrativas prescritas por la
direccin de la institucin. La direccin depende del sistema de control

interno administrativo y contable para la obtencin de los datos


financieros y operativos en los cuales pueda basar sus planes y
decisiones operativas, tanto a largo plazo como cotidianos. Los
mecanismos de control interno deben estar diseados para garantizar el
funcionamiento de las diferentes reas de una institucin, entre ellas
tenemos el rea de caja del I.E.GE.COOPCristo Rey
Para cumplir con la finalidad antes citada, se requiri la aplicacin de una
metodologa para el anlisis y diseo de sistemas, que permita conocer
amplia y suficientemente lo que est sucediendo en el rea de Caja
perteneciente, a fin de tener una visin ms amplia de la problemtica y
poder formular con exactitud las mejoras requeridas por el sistema.
La metodologa aplicada para el estudio y diseo del sistema de control
est conformada por tres fases:

1.

Investigacin preliminar o comprensin actual del sistema, la


cual incluye la revisin de la situacin general de la institucin a
fin de obtener una visin general.

2.

Anlisis del sistema, en esta fase se lleva a cabo el


reconocimiento y la definicin del problema y consiste en
diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace.

3.

Diseo del nuevo sistema, esta fase incluye el desarrollo de los


objetivos bsicos, el desarrollo de los requerimientos de
informacin de entrada, salida, reportes y control que sern
implantados en el nuevo diseo.

Segn lo investigado con respecto al sistema planteado el equipo


conformado por los tcnicos en computacin e informtica planea
establecer este sistema en la ciudad de Ica.
El presente proyecto productivo est estructurado de la siguiente manera:
En el Punto I; denominado Identificacin del proyecto, se hace una
referencia del ttulo del proyecto, los responsables el cual estarn a
carago de la ejecucin, los que se beneficiarn directa e indirectamente,
la ubicacin donde se ejecutara dicho proyecto, la institucin responsable
y el tiempo que durar el proyecto en su conformacin hasta su ejecucin.

En el Punto II; denominado Marco Terico, se presentan los antecedentes


de la investigacin se consideran todas las obras y documentos similares
al estudio que se realiza, comprobando que no existe ningn documento
con este tema y por lo tanto se puede llevar a cabo. Tambin los
conceptos derivados de la dimensin del proyecto productivo, y los temas
a desarrollar para solucionar dicha problemtica.

En el Punto III; denominado Planteamiento del Proyecto, se establece la


problemtica encontrada y dar la posible solucin el pro que de la
implementacin del proyecto, los objetivos especficos y general, un breve
estudio del mercado para ver la viabilidad del proyecto, el tiempo que
durar o cronograma de actividades, el presupuesto a invertir y el
financiamiento el cual estar a cargo de los ejecutores del proyecto o una
entidad bancaria.
9

En el Punto IV; denominado Demostracin Prctica, se inicia con la visin,


misin y actores de la empresa, diagrama como est conformada la
empresa, la propuesta de creacin y el plan estratgico.

En el Punto V; denominado Conclusiones y recomendaciones, se


presentan las conclusiones y recomendaciones del proyecto de
factibilidad tomando en cuenta la estructura, mostrando por ltimo los
anexos.

10

I. IDENTIFICACIN
DEL PROYECTO

11

I.

IDENTIFICACIN DEL PROYECTO


1.1. Ttulo del proyecto
El ttulo selecionado para el desarrollo y ejecucin del proyecto
productivo, tiene como nombre:
Sistema Automatizado para mejorar la eficiencia del control
interno de las funciones operativas del rea de caja del
I.E.GE.COOPCristo Rey de la provincia de Ica

1.2. Responsables del proyecto


Para la elaboracin y ejecucin del siguiente proyecto
productivo, tiene como responsables a los alumnos de la
carrera de computacin e informtica que a continuacin se
detalla:

ALBITES LIMA, Anyela Yoselin

MARCOS RAMIREZ, Geraldine Erika

PISCONTE MUANTE, Eliana

URIBE OSCCO, Rosario Marleny

1.3. Beneficiarios directos e indirectos


Beneficiarios Directos
Dentro de los beneficiarios directos nos encontramos
nosotros como responsable y ejecutores del proyecto.

12

Beneficiarios Indirectos
La comunidad y las empresas que requieran de
nuestro servicio para mejorar sus procesos.

1.4. Ubicacin
El siguiente Proyecto productivo se ejecutar en las
instalaciones de la Calle Caman N460 Ica

1.5. Institucin responsable


La institucin responsable para la implementacin y ejecucin
del proyecto productivo es el Instituto de Educacin Superior
Tecnolgico Privado JHALEBET, ubicado en la calle Lima N
434 Ica.

1.6. Duracin
El Proyecto productivo tuvo como punto de Inicio en abril 2012
y trmino en enero 2013

13

II.MARCO TERICO

14

II.

MARCO TERICO
2.1. Bases tericas

Antecedentes de la investigacin
Estn referidos a estudios previos sobre el tema en cuestin, es decir,
trata de trabajos sobre control interno, con el objeto de analizarlos y
extraer de ellos posibles alternativas que permitan cumplir con el objetivo
general de esta investigacin, sobre sistema del control se presentan las
siguientes conclusiones: establecer propuestas para

lograr un control

eficiente en los procedimientos, operaciones y acciones. Es comn


escuchar, que actualmente se debe utilizar el control interno como el
principal instrumento de trabajo, no slo mejora lo anteriormente descrito,
sino que adems optimiza los recursos y permite el ahorro de tiempo, su
relacin con esta investigacin permite observar que los planes
gerenciales no pueden ser elaborados en base a sucesos no previstos; en
tanto que el control interno permite lograr los objetivos y metas trazadas
por la organizacin, por lo que una buena implantacin del sistema, es la
nica garanta para mejorar los procesos, procedimientos, rentabilidad o
cualesquiera otro aspecto administrativo.
El estudio se bas en una investigacin descriptiva, donde se tom como
muestra a todas las personas que cumplan labores dentro de la
institucin. Entre las conclusiones ms importantes, seala que no
habiendo existido en ningn momento procesos de evaluacin y control
en el referido instituto, se dise dentro de la propuesta medidas de
control que permitan mejorar la operatividad de la empresa, adems se

15

revis y redise la estructura administrativa de la misma, en funcin de


hacerla ms eficiente y eficaz. Consideran que la empresa no planifica o
por lo menos no se les ha informado al respecto, lo que consideran grave,
en tanto que no los hace partcipes de la organizacin. De igual forma
consideran que una planificacin bien diseada tcnicamente, no slo
mejora el instituto referido, sino que adems opinan que mejorarn sus
condiciones socio laborales. En relacin a la planificacin, determinaron
que adems de la aplicacin, el control y la evaluacin son los aspectos
ms resaltantes, en cuanto stos son los que facilitarn informacin para
corregir posibles fallas que se presenten en la ejecucin de la
planificacin. Es por ello, que resulta importante el establecimiento entre
las organizaciones de los procesos, procedimientos y actividades, que
permitan establecer responsabilidades en la empresa, con la finalidad de
cumplir los objetivos para llevar a cabo la planificacin. Dicha
investigacin es muy similar en el desarrollo de la presente, debido a que
se relaciona en la observacin para luego presentar posibles soluciones
en el control interno, en las actividades administrativas. En la Oficina de
Programacin y Presupuesto del Instituto y cuyas

conclusiones se

remiten a lograr en forma eficiente, eficaz, veraz y oportuna los objetivos


trazados y la importancia de vincular el sistema automatizado con los
procesos

de la oficina. El trabajo persigui sistematizar la oficina

analizada. La relacin directa de esta investigacin con la presente es la


importancia que se puede observar en la implementacin de sistemas
automatizados para solucionar algunas fallas en los procesos

16

de las

diferentes dependencias oficinas o reas administrativas en cuestin.


Sistema Control interno en el proceso de ejecucin presupuestal y cuyas
conclusiones se remiten a: se ha determinado la existencia de deficiencias
del sistema de control interno en el proceso de ejecucin presupuestal,
las mismas que afectan la tica, prudencia y transparencia de la gestin y
tienen que superarse con la implementacin de un sistema de control
interno para los institutos, en el marco de las normas de control interno
para el sector pblico. Si bien es cierto que un sistema de control interno
por ms eficiente que sea no es garanta de una buena gestin, sin
embargo un sistema de control interno deficiente no es facilitador para el
desarrollo del proceso de ejecucin presupuestal; por lo tanto se
recomend la implementacin.
La reciprocidad de esta investigacin con la presente se basa en todo lo
expuesto sobre el control interno, lo que sirve como una buena gua del
tema. El sistema de control interno debe estar interrelacionado con todas
las actividades de la organizacin, debido a que debe incluir las medidas
necesarias para que la gerencia pueda realizar un seguimiento eficaz a
todos sus recursos. Es mucho ms que un instrumento dedicado

a la

prevencin de fraudes o al descubrimiento de errores accidentales en el


proceso contable; constituye una ayuda indispensable para una eficiente
administracin.

17

ADMINISTRACIN
A principios del siglo XVIII

las empresas se desarrollaron con gran

lentitud, no obstante siempre existi el trabajo organizado y dirigido en la


historia de la humanidad, la historia de las empresas y sobre todo la
historia de la Administracin, es por ello que definiremos a

la

administracin como una ciencia social compuesta de principios, tcnica y


prctica, y cuya aplicacin a conjuntos humanos permiten establecer
sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se
puede alcanzar propsitos comunes, que individualmente no es fcil
alcanzar.

PLANIFICACIN
Es la base fundamental del proceso administrativo, ya el instituto
predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben
obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable, es
decir: selecciona y hace suposiciones respecto al futuro para formular las
actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales.

ORGANIZACIN
Es el ordenamiento de todas y cada una de las reas del instituto, es una
de las funciones principales que le atae a la administracin en forma
permanente, porque con ello es muy seguro lograr los resultados que se
esperan.

Establece relaciones efectivas de comportamiento en las

personas de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan

18

satisfaccin personal al hacer tareas seleccionadas, bajo condiciones


ambientales dadas para el propsito de realizar alguna meta u objetivo.

EJECUCIN
Va a constituir el elemento esencial, que le va a dar el inicio a una
actividad preestablecida a la puesta en marcha de un objetivo ya definido.
Es hacer que todos los componentes del grupo quieran realizar los
objetivos de la empresa y que sus miembros se esfuercen por
alcanzarlos.

CONTROL
Es quizs uno de los elementos ms importante del proceso
administrativo, ya que nos permite

estar pendientes e informados de

todos los pasos que se dieron, se estn dando y se van a dar, dentro de
la estructura interna y externa de la empresa, es la ltima etapa del
proceso administrativo, est estrechamente relacionada a la planificacin,
el cual sirve de retroalimentacin para futuros planes. Desde hace varias
dcadas la

gerencia moderna ha implementado nuevas formas para

mejorar los controles pblicos y privados. Es importante tener en cuenta,


que el control interno tiene una vinculacin directa con el curso que debe
mantener el instituto hacia el logro de sus objetivos y metas.
El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos,
metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que
deben lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para

19

alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica; as


como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las
operaciones. El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de
la organizacin, cumple y/o alcanza los objetivos que persigue sta. Los
grandes avances tecnolgicos aceleran los procesos productivos que
indiscutiblemente repercuten en una mejora en los campos de la
organizacin y la administracin, pues sta debe reordenarse para
subsistir. Se demostr la importancia del control sobre la gestin de los
negocios y que ste se haba quedado rezagado frente a un acelerado
proceso de la produccin.
El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el inters
de la propia administracin. Ningn administrador desea ver prdidas
ocasionadas por error o fraude o a travs de decisiones errneas basadas
en informaciones financieras no confiables. As, el control interno es una
herramienta til mediante la cual la

administracin logra asegurar, la

conduccin ordenada y eficiente de las actividades del instituto.


El Control Interno y las Operaciones Contables El control interno es la
base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable.
Todas las operaciones contables necesariamente estn sujetas al sistema
de control interno que establece una entidad. El grado de fortaleza del
control interno determinar si existe una seguridad razonable de que las
operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no.
Todo el producto final de la evaluacin de los controles internos es
plasmado a travs de informes, los cuales pueden ser realizados por
20

auditores al explicar lo referido al Control Interno y lo define como: un


proceso ejecutado por personas de la entidad, diseado para cumplir
objetivos especficos. La definicin es amplia, abarca todos los aspectos
del control de un negocio, permitiendo as que un directivo se centre en
objetivos especficos. El control interno consta de cinco componentes
interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la
administracin maneja el instituto.
Los componentes estn ligados, y sirven como criterio para determinar
cuando l:

SISTEMA ES OBJETIVO
Los componentes del Control Interno son:

Ambiente de Control
El ambiente de control establece el tono de una organizacin, para
Influenciar la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de
todos Los dems componentes del control

interno, proporcionando

disciplina y Estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la


integridad, los Valores ticos y la competencia de la gente de la entidad;
la filosofa de los Administradores y el estilo de operacin; la manera
como la administracin Asigna autoridad y responsabilidad, y cmo
organiza y desarrolla a su gente y la atencin y direccin que le presta el
consejo de directores.

21

Valoracin de Riesgos
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e
internas, los cuales deben valorarse. Una condicin previa para la
valoracin de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en
niveles y consistentes internamente. La valoracin de riesgos es la
identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de
los objetivos, formando una base para la determinacin de cmo deben
administrarse los riesgos. Dado que las condiciones econmicas,
industriales, reguladoras y de operacin continuarn

cambiando, se

necesitan mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales


asociados con el camino.

Actividades de Control
Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que
ayudan a asegurar que se estn llevando a cabo las directrices
administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se estn
tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la
consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se
dan en todas las organizaciones, en todos los niveles y en todas las
funciones. Incluyen un rango de actividades tan diversas como
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisin del
desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de
responsabilidades.

22

Informacin y Comunicacin
Debe identificarse, capturarse y comunicarse informacin pertinente en
una forma

y oportunidad

que facilite a

la

gente

cumplir sus

responsabilidades. El sistema de informacin produce documentos que


contienen informacin operacional, financiera y relacionada con el
cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio. Ella se
relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino
tambin con la informacin sobre sucesos,

actividades y condiciones

externas necesarias para la toma de decisiones y la informacin externa


de negocios. Igualmente debe darse una comunicacin efectiva en un
sentido amplio, que fluya abajo, a lo largo y hacia arriba

de la

organizacin. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de


la alta administracin respecto a que las responsabilidades de control
deben asumirse seriamente.
Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo
mismo que cmo sus actividades individuales

se relacionan con

el

trabajo de los dems, tener un medio de comunicacin de la informacin


significativa en sentido contrario. Asimismo

necesitan comunicacin

efectiva con las partes externas, tales como clientes, proveedores,


reguladores y accionistas.

23

Monitoreo
Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un
proceso que valora la calidad del desempeo del sistema en el tiempo.
Ellos son realizados mediante acciones de monitoreo. Las deficiencias
del control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos
delicados a la gerencia y a la junta directiva.

rea de Caja
El cual estn descritas las unidades acadmicas-administrativas, sus
funciones, normas y procedimientos; el rea de caja, tiene como finalidad
recaudar mediante la venta de ticket el ingreso propio de la institucin,
para ofrecer y mantener un servicio de excelencia a toda la comunidad
contribuyendo al crecimiento de la Institucin.
Funciones
1. Vender ticket a usuarios de los

servicios de Admisin Registro y

Control de Estudios de igual manera para la inscripcin de alumnos


regulares y nuevos ingresos.
2. Recibir de la Direccin del instituto los cheques para cancelar a los
Proveedores,

Personal

Administrativo,

Obrero,

Docentes

Estudiantes.
3. Custodiar el Fondo Rotatorio de Caja Chica para controlar el manejo
efectivo del mismo.
4. Liquidar nminas y entregar

comprobantes de pago al Personal

Administrativo, Obrero y Docente.

24

5. Recibir del departamento de recursos humanos la tarjeta Bono Ley de


Programa de Alimentacin al Personal Docente Administrativo y
Obrero.
6.

Elaborar

y realizar depsitos bancarios correspondientes a

descuentos y aportes de ley, descuentos sindicales, entre otros.


7. Supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones laborales del
personal adscrito a la seccin de Caja.

Normas y Procedimientos
1. Atender la solicitud del usuario cuando llega a la taquilla, obtener el
monto de la solicitud, emitir y entregar el ticket correspondiente.
2. Recibir de la direccin del instituto los cheques, verificar en la hoja de
relacin los montos, beneficiarios y cantidad de emitidos, firmar dicha
relacin; se presenta relacin de los mismos, existentes en el rea de
caja a la oficina de compras y a la subdireccin administrativa para que
les haga el llamado a los beneficiarios de los mismos, para que los
retiren.
3. El custodio del fondo de caja chica cuadrar el efectivo y los
comprobantes debiendo solicitar la reposicin de los recibos pagados
para as mantener un adecuado flujo de efectivo.
4. Recibir del departamento de

talento humano las nminas y

comprobantes de pago, se desglosan, ordenan por mes y por


clasificacin laboral (docentes, administrativos y obreros); se verifica
manualmente el ltimo comprobante recibido por el beneficiario y se

25

procede a hacerle firmar la nmina correspondiente y entrega del


comprobante.
5. Recibir del departamento de talento humano la tarjeta cesta ticket,
resguardarla, para luego ser entregada a los beneficiarios.
6. Recibir de la direccin del instituto los cheques de las retenciones y
aportes de ley, desglosarlos, emitir depsitos bancarios y se envan
con

el

mensajero

para

ser

depositados

en

los

bancos

correspondientes.
7. Supervisar el cumplimiento de las funciones del rea de caja como
son: el horario, las actividades y los objetivos establecidos por el jefe
del rea.

La Caja Chica
Esta es una cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se
asigna a un empleado, en caja o en depsitos, disponible para
desembolsos menores, que generalmente se llevan bajo el sistema de
fondo fijo, el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan
pequeos no es conveniente pagarlos con cheques.

26

A continuacin se describen los elementos de la caja chica los cuales


son:

Apertura
Estar constituida por el monto previamente considerado y autorizado por
la administracin, el cual no podr exceder de doscientas (200) unidades
tributarias.

Cierre
Los custodios del manejo de fondos de caja chica reintegrarn los
remanentes y rendirn cuenta al administrador el monto total de las
facturas y dems comprobantes de gastos correspondientes a la ltima
reposicin; al trmino de cada ejercicio fiscal.

Pagos
El monto mximo a cancelar por cada gasto con cargo a los fondos de
caja chica no podr ser superior a un veinte por ciento de las unidades
tributarias establecidas en la apertura.

Autorizacin de pagos
Los que se realicen a travs de los

fondos de caja chica requerirn

imprescindiblemente de la autorizacin del administrador, as como la


firma del custodio.

27

Comprobantes de egresos
Todo pago debe ser soportado por un recibo o factura, al que inutilizar
mediante la aplicacin de un sello hmedo con la leyenda Pagado por
Caja Chica.

Reposicin
Deber ser solicitada por el custodio al administrador en anticipo cuando
se haya utilizado el setenta y cinco (75%) por ciento de su monto.

Registro contable
Se lleva en un libro diario de tres (3) columnas, en el cual se asentarn los
comprobantes de Ingresos y Egresos.

As mismo, en esta rea se

entregan los siguientes documentos:

Nmina
El beneficiario firma la nmina

y se le entrega el formulario de

comprobante de ingreso y deducciones. Podemos decir que la nmina es


un proceso de contabilidad manual que consiste en una relacin nominal
de cada uno de los individuos que laboran en una organizacin.

Viticos
Despus que el funcionario solicita un vitico para viajar a reuniones fuera
del instituto prcticas de campo, entre otras, se dirige al rea de caja, se

28

le entrega el cheque correspondiente y se le informa que debe traer


soporte justificativo del mismo.
A continuacin describiremos como vitico; los recursos asignados a los
servidores pblicos para realizar el desempeo de sus funciones deben
de trasladarse por un perodo mayor de 24 horas a lugares distintos al de
su adscripcin. Dichos recursos cubrirn los gastos por concepto de
alimentacin, hospedaje y gastos menores inherentes al viaje.

Proveedor
Persona o empresa que abastece de algunos artculos necesarios a la
institucin, estos pasan por caja a retirar el cheque respectivo a la venta
hecha al instituto.

Ayuda estudiantil
Pago que se le hace al estudiante para cubrir gastos extra acadmicos,
siempre y cuando sea solicitado ante el administrador.

Comprobante de pago
Formulario debidamente firmado y autorizado por las autoridades
competentes y que generan un pago. Debido a la implementacin de
tecnologas informticas en las diferentes disciplinas, se hace necesario
que

los

profesionales

del

rea

contable

de

las

administrativas, adquieran conocimientos bsicos de sistemas.

29

disciplinas

El trmino Sistema tiene distintos y amplios usos en las empresas y


negocios. Una empresa puede ser considerada como un sistema que
recibe y genera informacin, la cual ser utilizada por alguna persona o
entidad. Formalmente se puede considerar un sistema como un conjunto
de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos
atributos identificables que tienen relacin entre s, y que funcionan para
lograr un objetivo comn.

Tipos de sistemas
Tenemos:
Sistema Contable
El sistema contable recibir en forma resumida los movimientos que
tengan los dems. Aqu podemos encontrar la primera forma de entre
esos sistemas. De esta forma, surge el concepto de integracin entre
sistemas. Desde el punto de vista conceptual existe un solo sistema
contable para cada organizacin, es decir, aquel en el cual se registrarn
todas las transacciones que de alguna manera tienen impacto en los
estados financieros.

Sistema de informacin
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos necesarios para
la realizacin y explotacin de aplicaciones informticas. El tratamiento de
la informacin consiste en realizar las operaciones que corresponden a
las entradas, seguidamente las que correspondan al proceso o algoritmo

30

y por ltimo las de salida de los resultados, si bien en ocasiones pueden


aparecer entre mezcladas.

Tipos de sistemas de informacin


Sistema de procesamiento de transacciones son sistemas de informacin
computarizados creados para procesar grandes cantidades de datos
relacionados con transacciones rutinarias de negocios, como nminas e
inventarios. Este sistema elimina la molestia que representa la realizacin
de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez
fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los
usuarios an tienen que capturar datos en los sistemas computarizados.

Sistema de informacin gerencial


Este sistema no remplaza a los

sistemas de procesamiento de

transacciones, ms bien, incluye el procesamiento de transacciones.


Son sistemas de informacin computarizados cuyo propsito es contribuir
a la correcta interaccin entre usuarios y las computadoras. Debido a que
requieren que los usuarios, el software

y el hardware funcionen de

manera coordinada, estos sistemas dan apoyo a un espectro de tareas


organizacionales mucho ms amplio que los sistemas de procesamientos
de transacciones, como el anlisis y la toma de decisiones.

31

Sistema de soporte a decisiones


Estos sistemas constituyen una clase de alto nivel de sistemas de
informacin computarizada. Ellos coinciden con los de informacin
gerencial en que ambos dependen de una base para abastecerse de
datos. Sin embargo, difieren en que el de soporte de decisiones pone
nfasis en el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la
decisin definitiva es responsabilidad exclusiva del encargado de tomarla.

Sistema de informacin ejecutiva


Cuando los ejecutivos recuren a la computadora, por lo general lo hacen
en busca de mtodos que los auxilien en la toma de decisiones de nivel
estratgico estos sistemas

ayudan a estos ltimos a organizar sus

actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas


grficas y de comunicaciones, que por lo general se encuentran en salas
de juntas o en oficinas corporativas personales.

Sistema de automatizacin de oficinas


Los sistemas de automatizacin de oficinas apoyan a los trabajadores de
datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino ms
bien analizan la informacin con el propsito de transformar los datos o
manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso,
distribuirlos formalmente con el resto de la organizacin y en ocasiones
ms all de estas.

32

Sistema experto
Un sistema experto es una aplicacin informtica capaz de solucionar un
conjunto de problemas que exigen

un gran conocimiento sobre un

determinado tema. Generalmente, realizan una bsqueda de la solucin


por medio de un proceso de simulacin de razonamiento humano
aplicado reglas especficas del conocimiento y de inferencia. Podemos
definirlo formalmente de la siguiente manera: Un sistema experto es un
conjunto de programas que, sobre una base de conocimientos, posee de
uno o ms expertos en un rea especfica, que nos permite usarla para
resolver problemas relacionados con dicha rea.
Sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo y sistemas de trabajo
colaborativo apoyados por computadoras Este tipo de sistemas, que se
utilizan en salones especiales equipados con diversas configuraciones,
faculta a los miembros del grupo a interactuar con apoyo electrnico
casi siempre software especializado y la asistencia de un facilitador
especial. Dichos sistemas tienen el propsito de unir a un grupo en la
bsqueda de la solucin a un problema con la ayuda de diversas
herramientas como los sondeos, los cuestionarios, la lluvia de ideas y la
creacin de escenarios.

33

Sistema Informtico
La palabra Informtica es de origen Francs, y proviene de dos
trminos: informacin y automtica. Es una pieza fundamental en el
engranaje de la humanidad actual. Tan importante es su papel en la
sociedad de hoy en da que es prcticamente imposible pensar en
separar al ser humano de una computadora o sistema de informacin. Tal
es la simbiosis entre ambos, que sin estos elementos en sus manos, la
Humanidad a esta altura de su historia no podra seguir desarrollndose.
Un sistema Informtico resulta de la interaccin entre los componentes
fsicos que se denominan Hardware y los lgicos que se denominan
Software. A estos hay que agregarles el recurso humano, parte
fundamental de un sistema informtico.
En un sistema informtico, la informacin es introducida a travs de los
perifricos de entrada, luego es procesada y mostrada por los perifricos
de salida.
Una simple computadora es un "sistema informtico", ya que al menos
dos componentes deben trabajar conjuntamente.
Diferencias entre un sistema informtico y un sistema de informacin

Un sistema informtico utiliza computadoras para almacenar, procesar y


acceder a la informacin.

En un sistema de informacin se pueden utilizar computadoras (de hecho


en casi siempre se utilizan), pero no es necesario. Puede accederse a la
informacin utilizando un mtodo mecnico o fsico. Por ejemplo, buscar
un expediente en un archivador.

34

Ambos sistemas tienen como objetivo hacer ms simple la gestin y


procesamiento de la informacin.

Desarrollo de sistemas informticos

Los sistemas informticos pasan por diferentes fases en su ciclo de vida,


desde la captura de requisitos hasta el mantenimiento. En la actualidad se
emplean numerosos sistemas informticos en la administracin pblica.

Estructura
Los sistemas informticos suelen estructurarse en Subsistemas.

Subsistema fsico: asociado al hardware. Incluye entre otros


elementos la CPU, memoria principal, la placa base, perifricos de
entrada y salida, etc.

Subsistema lgico: asociado al software y la arquitectura. Incluye al


sistema operativo, el firmware, las aplicaciones y las bases de
datos.

35

Clasificacin
Pueden clasificarse en base a numerosos
Criterios. Por supuesto las clasificaciones no son estancas y es comn
encontrar sistemas hbridos que no encajen en una nica categora.
Por su uso pueden ser:

De uso general.

De uso especfico.

Por el paralelismo de los procesadores, puede ser:

SISD: Single Instruction Single Data.

SIMD: Single Instruction Multiple Data.

MIMD: Multiple Instruction Multiple Data.

Por el tipo de ordenador utilizado en el sistema

Estaciones de trabajo (Workstation).

Termnales ligeros (Thin clientes).

Microordenadores (por ejemplo ordenadores personales).

Miniordenadores (servidores pequeos).

Microordenadores (servidores de gran capacidad).

Superordenadores.

36

Por la arquitectura

Sistema aislado.

Arquitectura cliente-servidor.

Arquitectura de 3 capas.

Arquitectura de n capas.

Servidor de aplicaciones.

Monitor de teleproceso o servidor de transacciones.

arquitectura de 4 capas.

COMPONENTES

Como en todo sistema, en informtica los

componentes estn

relacionados entre s, y cada uno constituye un sistema en s mismo.

Un sistema informtico no opera en el vaci, sino que est inmerso


en determinado contexto, y su uso vara segn el objetivo final al
que se aspire.

Los sistemas informticos son diseados para satisfacer las


necesidades de la gente; los ms exitosos son aquellos que
centran el control en los recursos humanos.

Las personas pueden llevar a cabo diferentes funciones: recopilar


los datos que le suministran a la computadora, disear los
programas, operar el equipo, utilizar el equipo como herramienta

37

Para disear un sistema debemos tener en cuenta los siguientes


conocimientos.

Base de datos
Es un conjunto integrado de datos interrelacionados, junto con una serie
de aplicaciones para su manejo, accesibles simultneamente por
diferentes usuarios y programas; en s puede considerarse como una
especie de archivero electrnico; dicho de otra manera, es el lugar donde
se almacenan un conjunto de archivos de datos computarizados.

Lenguaje de programacin
Son una serie de instrucciones entendibles por el hombre y a travs de las
cuales se le indica al computador la forma en que se requiere sea
procesada la informacin. Y el cual est diseado para describir el
conjunto de acciones consecutivas que un equipo debe ejecutar. Por lo
tanto, un lenguaje de programacin es un modo prctico para que los
seres humanos puedan dar instrucciones a un equipo.

Visual Basic
Todos sabemos Visual Basic es programacin orientada a eventos, en
donde los objetos son los que efectan los eventos para as llevar a cabo
el funcionamiento del programa; por esa razn tanto los objetos como los
eventos tienen mucho que ver en Visual Basic.

38

Ambiente Grfico
Un ambiente grfico es la contraparte del ambiente carcter Una de las
caractersticas principales es que cuenta con una gama de colores y
resoluciones mucho

mayor que el ambiente carcter Puedes pintar

sectores muy pequeos en la pantalla (llamados pixel) lo que permite


crear objetos muy bien definidos en la pantalla (como la ventanas de
Windows por ejemplo). Al poder utilizar ms recursos visuales, stos se
han hecho muy populares entre los usuarios porque son atractivos y
mucho ms fciles de utilizar que las feas pantallas carcter

Ventana
(Windows). Parte delimitada de la pantalla en un sistema operativo
Grfico que suele ser rectangular y que contiene elementos afines entre s
en ella

39

2.2 Definicin De Trminos Bsicos

Sistema
Un sistema informtico como todo sistema, es el conjunto de
partes interrelacionadas, hardware, software y de Recurso
Humano.

Un

sistema

informtico

tpico

emplea

una

computadora que usa dispositivos programables para capturar,


almacenar y procesar datos. La computadora personal o PC,
junto con la persona que lo maneja y los perifricos que los
envuelven, resultan de por s un ejemplo de un sistema
informtico.

Programa
Un programa, o tambin llamado programa informtico,
programa de computacin o programa de ordenador, es
simplemente

un

conjunto

de

instrucciones

para

una

computadora. Las computadoras necesitan de los programas


para funcionar, y un programa no hace nada a menos que sus
instrucciones sean ejecutadas por el procesador.

Archivo
Un archivo informtico o fichero es un conjunto de bits
almacenado en un dispositivo perifrico, lo cual es identificado
por un nombre y la descripcin de la carpeta o directorio que lo
contiene. Los archivos informticos se llaman as porque son

40

los equivalentes digitales de los archivos en tarjetas, papel o


microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos
informticos facilitan una manera de organizar los recursos
usados para almacenar permanentemente datos en un sistema
informtico.

Pseudocdigo
Un pseudocdigo (falso lenguaje), es una serie de palabras
lxicas

gramaticales

referidos

los

lenguajes

de

programacin, pero sin llegar a la rigidez de la sintaxis de


estos ni a la fluidez del lenguaje coloquial. Esto permite
codificar un programa con mayor agilidad que en cualquier
lenguaje de programacin, con la misma validez semntica,
normalmente se utiliza en las fases de anlisis o diseo de
Software, o en el estudio de un algoritmo.

Informacin
La informacin es el conjunto de datos organizados.

Dato
Es el conjunto de seales o signos con un significado
particular, Mediante ellos podemos realizar el almacenamiento
y manipulacin de la informacin que interviene en el
programa.

41

Variable
Son "espacios" de memoria en la que se almacena un valor.

Tabla
Como es normal en el contexto de bases de datos
relacionales, el trmino tabla denota un conjunto ordenado de
requisitos de idntica estructura.

Campo
En el contexto de una tabla de base de datos relacional, una
columna es un conjunto de valores de datos de un simple tipo
particular, uno por cada fila de la tabla.

Entidad
Es la forma como se relaciona dos tablas mediante un campo
.en la cual uno necesariamente tiene que ser clave primaria y
la otra clave fornea.

Modelo Relacional
En ste modelo todos los datos son almacenados en
relaciones, y como cada relacin es un conjunto de datos, el
orden en el que estos se almacenen no tiene relevancia (a
diferencia de otros modelos como el jerrquico y el de red).
Esto tiene la considerable ventaja de que es ms fcil de
entender y de utilizar por un usuario no experto. La informacin
puede ser recuperada o almacenada por medio de consultas

42

que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la


informacin.

Caso de Uso
Un caso de uso es una secuencia de interacciones que se
desarrollarn entre un sistema y sus actores en respuesta a un
evento que inicia un actor principal sobre el propio sistema.
Los diagramas de casos de uso sirven para especificar la
comunicacin y el comportamiento de un sistema mediante su
interaccin con los usuarios y/o otros sistemas.

Diagrama de Secuencia
El diagrama de secuencia es uno de los diagramas ms
efectivos para modelar interaccin entre objetos en un sistema.
Un diagrama de secuencia muestra la interaccin de un
conjunto de objetos en una aplicacin a travs del tiempo y se
modela para cada mtodo de la clase.

Diagrama de Colaboracin
Un diagrama de colaboracin es una forma alternativa al de
secuencia de mostrar un escenario. Este tipo de diagrama
muestra las interacciones entre objetos organizadas en torno a
los objetos y los enlaces entre ellos.

43

Diagrama de Clase
Un diagrama de clases es un tipo de diagrama esttico que
describe la estructura de un sistema mostrando sus clases,
atributos y las relaciones entre ellos. Los diagramas de clases
son utilizados durante el proceso de anlisis y diseo de los
sistemas, donde se crea el diseo conceptual de la
informacin que se manejar en el sistema, y los componentes
que se encargaran del funcionamiento y la relacin entre uno y
otro.

Normalizacin
El proceso de normalizacin de bases de datos consiste en
aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el
paso del modelo entidad-relacin al modelo relacional.

Base de Datos
Aplicacin informtica para manejar informacin en forma de
"fichas": clientes, artculos, pelculas, etc. La mayora de las
bases de datos actuales permiten hacer listados, consultas,
crear pantallas de visualizacin de datos, controlar el acceso
de los usuarios, etc.

Rational Rose
Primero Liberado en 1985, el Ambiente Racional era un
ambiente de desarrollo integrado para el lenguaje de
programacin de Ada, que proporcion el apoyo bueno a la

44

abstraccin por la mecanografa fuerte. Su objetivo era de


proporcionar las ventajas de productividad asociadas con
ambientes de programa acadmicos de un solo usuario a los
equipos de reveladores que desarrollan los usos crticos de
misin que podran ejecutar sobre una gama de plataformas
calculadoras.

UML
(LUM o UML, por sus siglas en ingls, Unified Modeling
Language) es el lenguaje de modelado de sistemas de
software ms conocido y utilizado en la actualidad; est
respaldado por el OMG (Object Management Group). Es un
lenguaje grfico para visualizar, especificar, construir y
documentar un sistema. UML ofrece un estndar para describir
un

"plano"

del

sistema

(modelo),

incluyendo

aspectos

conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del


sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes
de programacin, esquemas de bases de datos y componentes
reutilizables.

SQL Server
Es un sistema de gestin de bases de datos relacionales
(SGBD)

basado

en

el

lenguaje

Transact-SQL,

especficamente en Sybase IQ, capaz de poner a disposicin


de muchos usuarios grandes cantidades de datos de manera

45

simultnea, as como de tener unas ventajas que se describen


a continuacin:

PowerBuilder
Es un sistema de desarrollo de aplicaciones creado por
Powersoft, que luego fue comprado por Sybase. PowerBuilder
incluye herramientas para la creacin

de la interfaz de

usuarios y reportes, y acceso a base de datos. Es orientada a


objetos y permite el desarrollo de diferentes tipos de
aplicaciones y componentes para arquitecturas cliente y
servidor.

46

III.PLANTEAMIENTO
DEL PROYECTO

47

III.

PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO


3.1. Problema
3.1.1 Situacin problemtica
Al realizar nuestras prcticas pre-profesionales hemos
observado que el I.E.GE.COOP Cristo Rey mantiene
una

estructura

organizacional

seccionada

en

dos

grandes grupos: el grupo acadmico y el administrativo.


Este segundo grupo conformado por sus respectivas
divisiones estructurales jerrquicas, con todas sus
dependencias, entre las dependencias administrativas
se encuentra la oficina, la cual posee en su estructura el
rea de caja, siendo esta responsable de realizar los
procesos

administrativos

apertura, manejo y cierre

como:

venta

de

de caja chica,

carnet,
pago al

personal en general, comprobantes de pago, retiro de


viticos.
El colegio como sistema educativo prepara a estudiantes
en distintas reas acadmicas, teniendo una matrcula
estudiantil amplia y por ende una planta extensa de
docentes, personal administrativo y de servicio lo que
genera un gran volumen de trabajo en el rea de caja.
Al revisar su operatividad se determin mediante la
observacin directa la existencia de debilidad en el
control interno del rea de caja, dnde se origina un
48

problema por la prdida de tiempo, que se traduce en la


demora en los procesos administrativos-financieros que
en dicha rea se ejecutan, esto como consecuencia que
en ella an se realizan muchos de los pasos de forma
manual, o en algunos de los casos sin formatos
estandarizados para su registro, imposibilitando que las
operaciones realizadas en dicha rea

no sean

reportadas en el momento oportuno, lo que origina


dificultad en el control interno, ya que no se establecen
prioridades ni responsabilidades en el manejo de sus
procedimientos.
Ante esta situacin se amerita un sistema de control
interno automatizado, para mejorar y generar una
optimizacin en las operaciones que se realizan en dicha
rea, aprovechando al mximo el tiempo, mejorando la
efectividad con relacin a la hora con

hombre, en el

rendimiento y desarrollo productivo de la institucin y as


permitir medir el desempeo real del rea de caja, la
cual es una unidad recaudadora de ingresos a fin de
tomar las acciones correctivas del caso.

49

3.1.2 Formulacin del problema


De qu manera la implementacin de un sistema
Automatizado mejorar la eficiencia del control interno de
las

funciones

operativas

del

rea

de

caja

del

I.E.GE.COOP Cristo Rey?

3.1.3 Justificacin del proyecto


El presente proyecto lo realizamos para obtener el ttulo
de Profesional Tcnico en Computacin e Informtica. En
los ltimos diez aos se ha observado que vivimos en un
mundo de cambios tecnolgicos que han alterado
profundamente el tejido de nuestra sociedad y han
cambiado en gran medida nuestros modos de proceder;
las

organizaciones

educativas

nivel

acadmica

desempean un rol fundamental y no escapan a estos


cambios informticos y automatizados.
A lo largo de la historia, el hombre ha desarrollado
mtodos que le permitan realizar actividades adecuadas
para

obtener

mejores

resultados.

No

existen

dos

organizaciones idnticas, pues todas presentan enormes


diversidades, lo que las hace profundamente diferentes
entre s. Por otra parte, las empresas no son autnomas
ni autosuficientes, pues requieren ser gobernadas por

50

personas calificadas que sean capaces de administrarlas


de manera apropiada, para lo cual existen elementos que
facilitan el proceso administrativo siendo las

ms

importantes: planear, organizar, dirigir y coordinar, sobre


todo en el mbito contable; estos aspectos se deben dar
en relacin a la estructura organizacional, como en la
funcional.
Como organizacin educativa, que prepara y egresa
recurso humano en diferentes carreras tcnicas y
programas nacionales de formacin por lo que la
matrcula estudiantiles amplia, lo cual conduce a que la
cantidad de la planta profesoral sea de un nmero
considerable, al igual que el personal administrativo y de
servicio, generando un alto volumen de trabajo en los
procesos administrativos del rea de caja, como: la venta
de carnet a estudiantes, el manejo de la caja chica, el
pago al personal, la firma de nminas, entre otros.
Por lo que es necesario realizar una investigacin, en la
que se disee un sistema del control interno, debido a que
la institucin, viene presentando deficiencias en la
automatizacin de procesos internos, los cuales generan
demoras en los mismos, por lo que se quiere lograr la
implementacin de un sistema automatizado, que sea de
fcil manejo y caractersticas novedosas, para que el

51

cambio y adaptabilidad no sea tedioso en su aplicacin y


no genere demora y resistencia; mediante el cumplimiento
de las actividades que se encuentran inmersas en el
sistema, se pueda alcanzar mejoras en los procesos, y
as alcanzar mayor efectividad de los mismos, lo que
favorecer a la institucin en general.

3.1.4 Importancia del proyecto


Es importante la investigacin, ya que son su aplicacin
del siguiente proyecto las instituciones o empresas
mejorarn su imagen, las instituciones sern ms
competitivas y eficientes.

3.2. Objetivos
3.2.1 Objetivo general
Implementar un Sistema Automatizado para mejorar la
eficiencia del control interno de las funciones operativas
del rea de caja del I.E.GE.COOP Cristo Rey.

3.2.2 Objetivos especficos

Mejorar la eficiencia en la bsqueda de datos e


informacin de los alumnos.

Lograr un mayor control en los proceso de caja.

52

Brindar una herramienta que realice el control de


egresos e ingresos (dinero) a dicha institucin.

3.3. Plan de accin de actividades


3.3.1 Acciones/actividades
OBJETIVOS

ACCIN

ACTIVIDADES
Presentar el proyecto a la
empresa encargada.
Realizar

Creacin del
sistema
O.G. 01

automatizado
para el control
interno del
rea de caja.

la

recoleccin

de

sobre

los

informacin
requerimientos.
Analizar

la

informacin

conceptualizar

la

estructura

general del sistema.


Disear el modelo de datos
para utilizar y el interfaz de los
mdulos del sistema.
Presentar el proyecto a la
empresa encargada.
Listar pagos pendientes de

O.E. 02

Buscar datos
del alumno

alumno

por

diferentes

conceptos.
Verificar

estado

de

cuenta

corriente de alumno.
Analizar el flujo de informacin
Ordenar el
flujo de datos
O.E. 03

en Caja

del proceso de ingresos y


egresos.
Definir el flujo de datos en
caja.

53

Controlar los pagos realizados


por cada alumno.
O.E. 04

Optimizar el almacenamiento

Control de
Pagos.

de los Procesos.
Optimizar

tiempo

de

los

manipulacin

de

procesos.

3.3.2 Resultados esperados

OBJETIVOS

RESULTADO

O.G.
Mejora
Implementar

la

Sistema informacin y que la misma sea

un

Automatizado para mejorar la

precisa, oportuna, coherente y de


alta calidad.

eficiencia del control interno de

Garantiza la atencin rpida y

las funciones operativas del eficiente.


rea de caja del I.E.GE.COOP
Cristo Rey.
O.E. N 01

La institucin Educativa optimiza


significativamente la eficiencia en

Mejorar

la

bsqueda

eficiencia

de

en

la la bsqueda de datos de los


e

datos

estudiantes.

informacin de los alumnos.


O.E. N 02

Mejora

continua

en

las

actividades propias de la caja


Lograr un mayor control en los Garantiza la atencin rpida y
eficiente.

54

proceso de caja.

O.E. N 03

Optimizar el control

de pagos

por estudiante.
Brindar una herramienta que
realice el control de egresos e
ingresos

(dinero) a dicha

institucin.

3.3.3 Cronograma de actividades


2012

ACTIVIDAD

Eleccin del tema del


proyecto
Recoleccin de informacin
para el sistema

2013
S

Procesamiento de la
informacin

Anlisis de la informacin

Presentacin del primer


borrador al profesor

Redaccin del pre-proyecto

Presentacin del preproyecto a la Direccin

Aprobacin del pre-proyecto

55

Elaboracin del sistema


informtico
Ejecucin del sistema
informtico

X
X

Redaccin del informe final

Presentacin del informe


final
Sustentacin

3.3.4 Presupuesto

CDIGO
1

RUBRO
Viatico.

MONTO EN S/.
50.00

Alquiler de equipos de
cmputo.

150.00

Costo Documentos y Costos


3

de informes parciales y
finales.

100.0

Costo de comunicaciones fax


y correo aplicadas al proyecto.

100.0

Honorarios de personal
5

profesional en cargado del


desarrollo de la Aplicacin.
Total

1500.00
S/. 1900.00

56

3.3.5 Financiamiento
El financiamiento total de los gastos que se requiere
especificado en el cuadro correr por los integrantes del
Proyecto.

3.5. Evaluacin
3.5.1 Indicadores de proceso

ACCIONES

INDICADORES DE
PROCESO

FUENTE
VERIFICACIN

Aceptacin del sistema

sistema de
informacin

Bsqueda rpida de datos

sistema de
informacin

Datos en caja

Reportes de
caja

Creacin del sistema


automatizado para el
control interno del rea
de caja.

Buscar datos del alumno.

Ordenar el flujo de datos


en Caja.

Control de Pagos.

Control de pagos

Reportes de
caja

57

3.5.2 Indicadores de resultados


RESULTADOS

INDICADORES DE

FUENTE DE

ESPERADOS

RESULTADOS

VERIFICACIN

Mejora la manipulacin de
informacin y que la misma
sea

precisa,

coherente

oportuna,

de

alta

la

Sistema
informtico

adecuada.

calidad.
Garantiza

Informacin

atencin

rpida y eficiente.
La

institucin

Educativa

optimiza significativamente
la

eficiencia

en

Resultados

la

informtico

satisfactorios

bsqueda de datos de los

Sistema

estudiantes.
Mejora continua en las
actividades propias de la

caja, garantiza la atencin

Mejora continua de

Sistema
informtico

los procesos

rpida y eficiente.
Optimizar el control
pagos por estudiante.

de

Control de pagos

58

Sistema
informtico

3.5.3 Continuidad y sostenibilidad del proyecto


Para garantizar la sostenibilidad del Sistema

hay que

asegurarse de que los encargados del uso del Sistema


(Colaboradores de la Clnica) dispongan de:
a) La capacidad tcnica y de gestin necesaria para
mantener las actividades del Sistema.
b) Los recursos suficientes para financiar los costes. Que
generar dicho mantenimiento a medio y largo plazo.
Asegurar la sostenibilidad de las actividades y beneficios del
Sistema ms all de la vida de ste requiere incrementar las
capacidades del grupo seleccionado y de los responsables
del mantenimiento. Igualmente, hay que asegurarse de que
para stos los beneficios compensarn los costos de
mantenimiento de las actividades e infraestructuras durante la
vida del Sistema.
Acciones que se toman para la Sostenibilidad del Sistema
1. Actualizacin del hardware cada 2 aos.
2. Manteniendo Semestral ordinario, en caso de otra
oportunidad seria un caso particular.
3. Capacitacin a los nuevos colaboradores.

59

4. Brindando actualizaciones de software para el Sistema.


5. Renovar las licencias de los programas Utilizados en el
Sistema.
6. Creando manuales para la facilitacin del manejo del
Sistema.
7. Solucionando los pequeos errores dentro del Sistema que
puedan existir.
8. Eliminar datos obsoletos dentro del Sistema.
9. Detallar los datos recientes de la institucin educativa.
10. Mejorar en algunos aspectos el Sistema presentado antes,
a pedido de la empresa.

60

IV.DEMOSTRACIN
PRCTICA

61

IV.

DEMOSTRACIN PRCTICA
4.1. Ttulo del proyecto
Sistema Automatizado para mejorar la eficiencia del control
interno de las funciones operativas del rea de caja del
I.E.GE.COOP Cristo Rey de la provincia de Ica

4.2. Visin de la empresa


Pretendemos ser una de las primeras empresas educativas,
desarrollando permanentes acciones de mejoramiento del
servicio educativo, para contribuir en la formacin de hombres y
mujeres

competentes

en

lo acadmico e ntegros en

lo

personal y social.

4.3. Misin de la empresa


El colegio Cooperativo "Cristo Rey" es una institucin de
carcter autogestionario resultante de la aplicacin de los
principios y valores solidarios en la prestacin de un servicio
educativo de calidad, sustentado en un proyecto que pretende
formar hombres libres, capaces y solidarios

62

4.4. Actores
Lista de actores del sistema

Secretaria

- Es la persona que realiza la accin de registrar las


matrculas y pagos de los alumnos, buscarlos.
- Tambin puede generar los reportes que le sean
solicitados .(Toda informacin dada debe ser con una
solicitud)

socio

Puede realizar modificaciones en los datos del sistema


y tiene acceso a todos ellos.

Padre o

Es aquel que va a solicitar la matrcula y va a realizar

Apoderado

los pagos correspondientes.

4.5. Diagramas
4.5.1. Diagrama de caso de uso del negocio

63

4.5.2. Diagrama de actividades

Matrcula

64

Pagos

65

Reportes:

66

4.5.3. Diagrama de caso de uso del sistema

67

4.5.4. Diagrama de caso de uso


Matrcula:

Pago:

68

Reporte:

4.5.4.1. Descripcin de los casos de uso del sistema


Caso de Uso

Autenticacin

Objetivos asociados

Realizar la autenticacin del usuario en el sistema.


Permite al usuario ingresar al sistema para poder obtener
los privilegios necesarios para manejar el sistema.
Secretaria
La Secretaria tiene que tener una cuenta de usuario
Paso Accin
1
El sistema solicita cuenta de usuario.
2
El usuario ingresa su cuenta de usuario
3
El sistema solicita contrasea de usuario
4
El usuario ingresa su contrasea de usuario
El usuario selecciona la opcin Aceptar y el caso
5
de uso finaliza.
El Sistema queda conectado mediante una sesin y se
tiene acceso a las opciones
Paso Accin
Del punto 2 en el caso de que ingrese de manera
1
incorrecta su cuenta de usuario el sistema muestra
un mensaje de error.
El usuario selecciona la opcin aceptar y el
2
regresa al punto 1.

Descripcin
Actor
Pre-condicin

Secuencia
Normal

Post-condicin

Excepciones

69

Frecuencia esperada
Importancia
Urgencia
Estabilidad

Del punto 4 en el caso de que ingrese de manera


3
incorrecta su contrasea el sistema muestra un
mensaje de error.
El usuario selecciona la opcin aceptar y el
4
regresa al punto 3.
En el caso de que el usuario ingrese su
5
contrasea por tercera vez en forma incorrecta, el
sistema restringir el ingreso de esa cuenta
Desconocida
Vital
Inmediatamente
Alta

Caso de Uso

Matrcula

Objetivos asociados

Realizar la Matrcula del alumno.


El sistema deber comportarse tal como se describe en
el siguiente caso de uso cuando el actor Secretaria
desea realizar una matrcula.
Secretaria, apoderado
El actor secretaria debe estar conectado al sistema y con
permisos de realizar matrculas.
El pago de matrcula segn el calendario acadmico
debe estar registrado.
Paso Accin
La Secretaria ingresa a la opcin de matricular
1
estudiantes.
El actor secretaria ingresa la identificacin del
2
estudiante.
El sistema valida que la fecha actual sea
3
permitida para realizar matrculas.
El sistema valido el nivel y grado de matrcula al
4
que pertenece el estudiante.
5
El sistema registra la matrcula.
6
El Sistema emite recibo de pago por matrcula
Una nueva matrcula registrada en el sistema.
Paso Accin
Si la fecha no es permitida, el sistema despliega
1
un mensaje indicando el hecho, a continuacin
este caso de uso queda sin efecto.
Si no se ha registrado pago de matrcula el
2
sistema no permite el registro de matrcula, a
continuacin este caso de uso queda sin efecto.

Descripcin
Actor

Pre-condicin

Secuencia
Normal

Post-condicin

Excepciones

70

Si el nmero de crditos correspondientes a las


materias escogidas sobrepasa el mximo de
crditos por semestre, el sistema emite un
mensaje indicando el hecho y retorna al paso 5,
acontinuacin este caso de uso contina.

Frecuencia esperada

Desconocida

Importancia
Urgencia
Estabilidad

Vital
Inmediatamente
Alta

Caso de Uso

Pagos

Objetivos asociados

Realizar pago de pensiones


El sistema deber comportarse tal como se describe en
el siguiente caso de uso cuando el actor Secretaria
desea registrar un pago de pensin.
Secretaria
El estudiante debe estar registrado en el sistema.
El actor secretaria debe estar conectado al sistema y
con permisos de registrar pagos
Paso Accin
El actor secretaria ingresa a la opcin de
1
registrar pagos.
El actor secretaria ingresa la identificacin del
2
estudiante.
El sistema valido que la fecha actual sea
permitida para registrar pagos de matrculas de
3
acuerdo al calendario acadmico del programa
acadmico activo
al que pertenece el
estudiante.
El actor secretaria ingresa los datos del pago
4
como fecha de pago, valor pagado, entre otros.
El sistema valida que los datos ingresados estn
5
correctos y completos.
El sistema registra el pago para el alumno.
Un nuevo pago registrado en el sistema correspondiente
al mismo alumno u otro.
Paso Accin
Si la fecha no es permitida, el sistema despliega
un mensaje indicando la incompatibilidad de
1
fechas, a continuacin este caso de uso queda
sin efecto.
Si los datos ingresados no estn correctos y/o
completos el sistema solicita verificacin o
2
correccin de dato por dato y retorna al paso 4,
a continuacin este caso de uso contina.

Descripcin
Actor
Pre-condicin

Secuencia
Normal

Post-condicin

Excepciones

71

Frecuencia esperada
Importancia
Urgencia
Estabilidad

3
Si el pago ya existe el sistema informa
Desconocida
Vital
Inmediatamente
Alta

Caso de Uso

Reportes

Objetivos asociados

Realizar Consulta de reportes


Permite consultar sobre las pensiones, estados de
cuenta, y matriculas realizadas.
Secretaria, socio
Se debe realizar la autenticacin de usuario.
Paso Accin
El actor secretaria ingresa a la opcin de
1
Reportes, selecciona el reporte deseado.
El actor secretaria ingresa la identificacin del
2
estudiante. Y el ao lectivo
El sistema valido que el alumno este
3
matriculado en el ao lectivo.
El sistema emite el reporte deseado.
4

Descripcin
Actor
Pre-condicin

Secuencia
Normal

Post-condicin

Se podr realizar la impresin del documento.


Paso

Excepciones

Frecuencia esperada
Importancia
Urgencia
Estabilidad

Accin
Si el alumno est matriculado en el ao lectivo
1
datos, de lo contrario mostrar un mensaje.
Si el alumno no est matriculado el sistema
3
informa
Desconocida
Vital
Inmediatamente
Alta

72

4.5.5. Diagrama de secuencia


a. Autenticacin:

b. Matrcula:

73

c. Pago:

a. Reporte:

74

4.5.6. Diagrama de colaboracin

a. Matricula:

75

b. Pago:

c. Reporte:

76

4.5.5. Diagrama de clases


4.5.5.1. Diagrama fsico

77

4.5.5.2. Diagrama lgico

78

4.6. Modelo de base de datos relacional


4.6.1. Descripcin de entidades
ENTIDAD

DESCRIPCIN

Alumno

Entidad principal del cual se realizan acciones.

Apoderado

Persona responsable de uno o varios alumnos

Usuario

Personal encargado de realizar tareas de


administracin dentro de la empresa.
Identificacin del Personal dela empresa

Matricula

Registro de alumnos por ao lectivo.

Descuento

Descuentos por polticas de la empresa por la


cantidad de alumnos

Ao lectivo

Descripcin del ao en curso

Horario

Tiempo de inicio y fin de cada categora

Detalle matricula

Detalle de la matrcula y cursos que recibir el


alumno.

Mensualidad

Pagos que se realizan dependiendo a la categora

Categora

Nivel de estudio de los alumnos

Grado

Ao que cursa el alumno

Curso

Cursos que se imparten en cada categora

Categora _ grado
curso

Cursos que pertenecen a cada grado y categora

Mes

Meses de pago.

Pago

Pagos realizados por cada una de las mensualidades


del alumno

79

4.7. Desarrollo del sistema


4.7.1. Breve descripcin del sistema
Implementacin de un sistema automatizado para
mejorar la eficiencia del control interno de las funciones
operativas del rea de caja del i.e.ge.coop cristo rey
de la provincia de Ica.

4.7.2. Manual de uso del sistema

Mdulo de Inicio de Sesin


Su uso es para autenticar y autorizar el inicio de sesin del usuario
con el cual se harn las operaciones y que quedaran registradas
en el sistema, adicionalmente, existe una restriccin, que
solamente se puede intentar 3 veces el inicio de sesin para poder
tener su ingreso, dado caso contrario el sistema automticamente
se cerrar, si se olvid su contrasea puede consultar al
administrador para que este haga el cambio respectivo en el
mdulo de Mantenimiento de usuario.

80

Mdulo de panel general


Este mdulo es la parte fundamental del sistema.

Mdulo de Registro
Para poder registrar un alumno vamos al mdulo registro.

81

Llenamos los datos del alumno, y si no su apoderado no estuviera


registrado pulsamos el botn nuevo apoderado.

Seleccionamos el apoderado y pulsamos ingresar.


Para registrar el ao lectivo de la misma forma vamos al mdulo
registrar.

82

Si queremos agregar un ao lectivo pulsamos nuevo, llenamos los


datos y luego guardar.
Si deseamos modificar los datos pulsamos buscar.

Seleccionamos el dato a buscar, le damos doble clic y mostrara en


la ventana los datos del ao a modificar.

Pulsamos editar modificamos y luego guardamos.


Para Registrar los horarios de las categoras de la misma forma.

83

El registro de matrcula se encuentra en el mdulo registro.

En la lista del lado derecho solo se mostrara los alumnos que se


encuentran matriculados en el ao lectivo en curso.
Si el apoderado ya tuviese otros alumnos a su cargo y
matriculados, se realizara un descuento a partir del segundo
alumno.
Al registrar un alumno si este ya se encuentra matriculado mostrar
un mensaje informando que la matricula ya se encuentra.

84

Si la matricula se realiza entonces muestra el recibo de matrcula.

85

Mdulo de Pagos
Para poder realizar un pago por pensiones del alumno vamos al
mdulo Pagos.
Los pagos se realizan por apoderado, al seleccionar un apoderado
mostrara en la lista los alumnos que se encuentran a su cargo.
En esta lista solo aparecern los apoderados de los alumnos que
se encuentran matriculados en el ao lectivo en curso, de la misma
forma los alumnos solo que se encuentran matriculados.

Seleccionamos el alumno, el mes a pagar.

86

Si el alumno ya pago el mes seleccionado mostrar un mensaje del


pago realizado.

De lo contrario se realizara el pago respectivo Luego mostrar el


recibo de pago por el monto respectivo.

87

Para visualizar el estado de cuenta de cada alumno, podemos


hacerle un doble clic al alumno y mostrara su estado de cuenta.

Este estado de cuenta solo es del ao en curso si deseamos


visualizar el estado de cuenta de otros aos en el mismo modulo
paga seleccionamos el estado de cuenta del alumno.

88

Podemos realizar bsquedas por el apoderado o por el alumno.


Al darle un doble clic y seleccionar el ao mostrar el estado de
cuenta del alumno seleccionado y del ao correspondiente.

Mdulo de Reportes.
Para mostrar reportes de las matriculas vamos al mdulo reportes,
donde mostrara las matriculas correspondientes.

Reporte diario

Reporte general

89

Reporte por fechas

4.1.1. Mdulo Ayuda.

En este mdulo tenemos la opcin se sacar un backup de la base


de datos al finalizar el da y asegurar la informacin del sistema.
Al finalizar la copia de seguridad nos informara.

90

V. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

91

V.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones

La implementacin y desarrollo del sistema para elI.E.GE.COOP


Cristo Reyde la ciudad de Ica, responde a la problemtica de
trabajar con el Sistema Tradicional, siendo este software una
alternativa de solucin.

La construccin de una base de datos es fundamental en el


desarrollo de un sistema ya que teniendo la informacin ordenada y
precisa nos ayuda a evitar redundancias que se generan en la
base de datos.

El desarrollo de un sistema de gestin control y Gestin comprende


varios pasos que se llevan a cabo durante el anlisis, a travs del
cual podremos ayudar y facilitar las necesidades del cliente y
mejorar

su

flujo

de

informacin

teniendo

una

aplicacin

desarrollada de acuerdo a su necesidad.

Las pruebas de software son fundamentales para eliminar los


posibles errores que presente el software para su ptima
funcionalidad.

El

presente

sistema

se

ha

construido

fundamentalmente

considerando la variable de tiempo, minimizando las operaciones o


transacciones que realizan las empresas haciendo uso de los
avances tecnolgicos.

Finalmente se concluye que el Sistema desarrollado permite


mejorar los niveles de eficiencia en el manejo y gestin de la
92

informacin de la Empresa adems de poder brindar un mejor


Servicio de Atencin al cliente optimizando y mejorando de esta
manera su nivel de atencin.

5.2. Recomendaciones

Realizar el anlisis del sistema trimestralmente.

Realizar un manteamiento peridico de la base de datos.

Analizar todo el sistema de cmputo cada dos meses.

93

Bibliografa / Linkografa

Millard F. Brown.Power Builder 11.5

JerriLedford...Rational Rose

Mshop.....SQL Server

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_secuencia

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_clases

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_colaboraci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SQL_Server

http://es.wikipedia.org/wiki/Rational_Software

Mastering UML Rational Rose

94

Anexos

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