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CICLO DE MEJORA CONTINUA

El Ciclo PDCA es la sistemtica ms usada para implantar un sistema de mejora


continua. A continuacin vamos a explicar qu es lo que representa, cmo
funciona y su estrecha relacin con algunas normas ISO, concretamente con la
ISO 9001 Requisitos de los Sistemas de gestin de la calidad, donde aparece
mencionado como un principio fundamental para la mejora continua de la calidad.
El nombre del Ciclo PDCA (o Ciclo PHVA) viene de las siglas Planificar, Hacer,
Verificar y Actuar, en ingls Plan, Do, Check, Act. Tambin es conocido como
Ciclo de mejora continua o Crculo de Deming, por ser Edwards Deming su autor.
Esta metodologa describe los cuatro pasos esenciales que se deben llevar a cabo
de forma sistemtica para lograr la mejora continua, entendiendo como tal al
mejoramiento continuado de la calidad (disminucin de fallos, aumento de la
eficacia y eficiencia, solucin de problemas, previsin y eliminacin de riesgos
potenciales). El crculo de Deming lo componen 4 etapas cclicas, de forma que
una vez acabada la etapa final se debe volver a la primera y repetir el ciclo de
nuevo, de forma que las actividades son reevaluadas peridicamente para
incorporar nuevas mejoras. La aplicacin de esta metodologa est enfocada
principalmente para para ser usada en empresas y organizaciones.
Cmo implantar el Ciclo PDCA en una organizacin?
Las cuatro etapas que componen el ciclo son las siguientes:
1. Planificar (Plan): Se buscan las actividades susceptibles de mejora y se
establecen los objetivos a alcanzar. Para buscar posibles mejoras se pueden
realizar grupos de trabajo, escuchar las opiniones de los trabajadores, buscar
nuevas tecnologas mejores a las que se estn usando ahora, etc.
(ver Herramientas de Planificacin).
2. Hacer (Do): Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta.
Generalmente conviene hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento
antes de realizar los cambios a gran escala.
3. Controlar o Verificar (Check): Una vez implantada la mejora, se deja un
periodo de prueba para verificar su correcto funcionamiento. Si la mejora no
cumple las expectativas iniciales habr que modificarla para ajustarla a los
objetivos esperados. (ver Herramientas de Control).
4. Actuar (Act): Por ltimo, una vez finalizado el periodo de prueba se deben
estudiar los resultados y compararlos con el funcionamiento de las actividades
antes de haber sido implantada la mejora. Si los resultados son satisfactorios se
implantar la mejora de forma definitiva, y si no lo son habr que decidir si realizar

cambios para ajustar los resultados o si desecharla. Una vez terminado el paso 4,
se debe volver al primer paso peridicamente para estudiar nuevas mejoras a
implantar.
Hay varias formas de aplicar los principios de Planificar, Hacer, Controlar y
Actuar. Para saber ms puedes leer este artculo sobre cmo
implantar Programas de Acciones (Correctivas, Preventivas y de Mejora), y
tambin puedes consultar nuestro apartado de Herramientas de mejora.

SISTEMATIZACIN PARA LA SOLUCIN DE PROBLEMAS

Sistematizacin:
Registrar, de manera ordenada, una experiencia que deseamos compartir con los
dems, combinando el quehacer con su sustento terico, y con nfasis en la
identificacin de los aprendizajes alcanzados en dicha experiencia. (Instituto
Interamericano de Derechos Humanos).
Principios que guan la sistematizacin
Pluralidad de opiniones y conocimientos
Recuerda que la realidad se puede interpretar de muchas maneras. Cada persona
ve el mundo a travs de sus propios lentes, que son producto de una gran
variedad de factores, tales como su cultura, educacin, gnero y edad. Esta
pluralidad de conocimientos y puntos de vista enriquecen el proceso de la
sistematizacin.

Uso del conocimiento local y cientfico


La sistematizacin permite la recopilacin, organizacin, sntesis y utilizacin de
los conocimientos locales y cientficos existentes en una comunidad. Estos
conocimientos pueden ser histricos, econmicos, tcnicos, sociales o polticos.
La sistematizacin tambin permite la creacin de nuevos conocimientos en
relacin con el proyecto que est siendo ejecutado.

Participacin
La descripcin y el anlisis de un proyecto deben realizarse de una manera
participativa, en la cual se tome en cuenta el punto de vista de todos. No debemos
responsabilizarse a uno solo individuo de la tarea de documentar y sitematizar un
proyecto. Al contrario, en la generacin de conocimientos y lecciones, deben
participar diferentes actores, para incluir las diversas formas de ver e interpretar la
realidad. Esto aumentar la posibilidad de que las decisiones que se tomen sean
aceptadas y respetadas por todos; lo que impulsar procesos democrticos.
Aspectos que deben considerarse antes de sistematizar
Los aspectos que deben considerarse antes de comenzar la sistematizacin son:
Por qu se sistematizara el proyecto?
Qu aspectos del proyecto sern analizados?
Quin coordinara la sistematizacin?
Quin participara en el proceso de sistematizacin?
Qu mtodos y herramientas de trabajo se utilizaran?

Qu tipo de datos se recopilarn?


Cmo se documentar y organizar la informacin recopilada?
Qu procedimientos se utilizarn, y cundo se harn las actividades de
sistematizacin?
Por qu se sistematizara el proyecto?
Aunque parezca una pregunta simple, es importante que los participantes
establezcan y comprendan las razones por las cuales van a sistematizar el
proyecto, para que el propsito est claro para todos. Las diferencias de opinin
deben ser discutidas y aclaradas antes de comenzar.
Posibles razones para sistematizar

Mejorar la ejecucin del proyecto y prevenir problemas


Aprender acerca de la dinmica del proyecto
Democratizar el proceso de toma de decisiones
Evaluar procesos e impacto

Qu aspectos del proyecto sern analizados?


Se puede sistematizar todo un proyecto o un componente especifico del mismo, tal
como diferentes actividades, la capacitacin, la participacin comunitaria, o una
determinada fase de un proyecto. Cualquiera que sea el caso, hay que asegurarse
de que todos entiendan bien lo que se sistematizara, y estn de acuerdo en que
esta accin es relevante y necesaria.
Tambin ser necesario decidir cun general o detallada ser la informacin
recopilada y analizada. Por consiguiente, deben escogerse cuidadosamente los
aspectos del proyecto que se sistematizar, y sean ms relevantes a sus
necesidades. Aunque se desee dar nfasis a ciertos aspectos y no a otros, se
recomienda dedique algo de tiempo y energa a cada rea. Mientras ms tiempo
se emplee en cada aspecto, ms til ser el proceso de sistematizacin.
Ejemplo de aspectos o posibles temas que sistematizar

Todo un proyecto
Anlisis de costos/beneficios de un programa de crdito
Proceso de adopcin de tecnologas de un proyecto de agricultura
sostenible
Procesos e impacto de un programa de capacitacin
Un proyecto de salud comunitaria

Quin coordinara la sistematizacin?


Se necesitara elegir o nombrar a la persona que coordinar el proceso de
sistematizacin. De preferencia, la persona debe ser parte de la organizacin o del
grupo. Las responsabilidades de esta persona incluirn la coordinacin y
motivacin de los participantes, la documentacin y distribucin de informacin, la
facilitacin del anlisis y otras tareas afines.
Posibles coordinadores

Un lder o miembro de la comunidad


Un miembro del personal de la ONG
Un comit del personal de la ONG
Un facilitador externo

Quin participara en el proceso de sistematizacin?


Es posible que participen todas aquellas personas que han sido parte de un
proyecto. Sin embargo, en la mayora de los casos, las organizaciones y
comunidades prefieren seleccionar estratgicamente a individuos o grupo de
personas que representen diversas opiniones y experiencias, y que puedan y
deseen participar en la sistematizacin. Aunque sea necesario decidir de
antemano quienes participaran en la sistematizacin, siempre se pueden incluir
nuevos participantes durante el transcurso del proceso. Recuerde que mientras
ms variado sean los tipos de personas que participan, ms rico y valioso ser el
proceso.
Posibles participantes

Lderes comunitarios y miembros de la comunidad


Personal de la ONG u OP
Trabajadores del gobierno
Facilitadores
Tcnicos
Investigadores

Qu mtodos y herramientas de trabajo se utilizaran?


Ser necesario identificar los mtodos y herramientas que sern utilizadas para
extraer y analizar informacin, y tomar decisiones. Se deben de seleccionar
herramientas que su equipo conozca y haya usado en otras oportunidades, y sean
tiles para sistematizar su proyecto.

Concluir un plan general de los temas que se discutirn y las actividades que se
llevaran a cabo. Esto incluye aquellos que se discutirn continuamente.
El calendario de actividades se debe hacer para todo el proceso de sitematizacion.
Al comienzo, quiz sea necesario asignar un mayor tiempo para las secciones, de
manera que los participantes puedan ser capacitados y familiarizados con los
principios de la sistematizacin, y sean capaces de llevarla a cabo.

Soluciones a posibles obstculos en la sistematizacin


En base a las experiencias de muchos equipos de trabajo con la sistematizacin,
es posible que su organizacin pueda enfrentar algunos obstculos al planificar y
ejecutar el proceso de sistematizacin:

Falta de tiempo del personal


Falta de habilidades del personal
Falta de recursos financieros

Falta de tiempo del personal


Muchas organizaciones sienten que les falta tiempo para sistematizar. Las
organizaciones de desarrollo rara vez destinan tiempo para llevar a cabo dicha
actividad, ya que existe la percepcin de que las actividades de desarrollo deben
producir resultados tangibles (por ejemplo; dar un curso o contruir un canal de
riego). Se considera que ejercicios como el dialogo y la flexin quitan tiempo de
las actividades prcticas. El personal generalmente es tan limitado y tiene tantas
responsabilidades, que percibe la sistematizacin como una carga de trabajo

adicional. Adems los beneficiarios estn amenudo ocupados con sus actividades
cotidianas, y no siempre tienen tiempo para participar en las reuniones de la
sistematizacin.

Fuentes:

https://mx.answers.yahoo.com/question/index?qid=20120201125535AAxGXDG
https://books.google.com.mx/books?
id=LJops3vaX7wC&pg=PA32&lpg=PA32&dq=sistematizacion+para+la+solucion+d
e+problemas&source=bl&ots=KdaN4eLGuI&sig=zEaIybewf0QfaOqrCg2AMl6GI4&hl=es&sa=X&ved=0CEEQ6AEwBWoVChMIyqO71fyUyQIVBsI
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%20problemas&f=false