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Proceso

Recibir File de
nueva orden de
importacion desde
1 el area comercial

Entradas

File con
documentos
originales de
File de Orden
nueva Orden
con numero de
de importacion orden

Documentos de
nueva orden de
Recibir nueva
importacion
orden de
enviados por
importacion desde correo
2 el cliente
electronico

Aperturar File de

3 orden

Completar

4 documentos

Salidas

Documentos
originales de
nueva orden de
importacion

Documentos
originales de File de Orden
nueva orden de con numero de
importacion
orden

File de orden
con
File de Orden
Documentos
con numero de completos y
orden
correctos

File de orden
con
Documentos
Aperturar orden de completos y
5 despacho
correctos

Orden
aperturada en
el sistema

Ingreso de
informacion al
6 sistema

Orden
ingresada y
revisada en el
sistema

Orden
aperturada en
el sistema

Seguimiento de
7 volante

Orden
aperturada en
el sistema

Volante
Recogido

8 previo

Orden
ingresada en el
sistema
confirmada con
Orden
datos de
ingresada en el reconocimiento
sistema
previo

Numeracin de la
dam ( declaracin
aduanera de
9 mercancias)

Orden
numerada
(enviada en
Orden
sistemas de
ingresada en el SUNAT
sistema
ADUANA)

Reconocimiento

Pago derecho

10 arancelarios

Seguimiento de

11 canal de aduana

orden
numerada

Orden
numerada con
derechos
pagados

orden
numerada con
canal rojo o
Orden
naranja
numerada con visualizado o
derechos
canal verde y
pagados
levante

orden
numerada co
Presentar sobre de canal naranja
12 canal naranja
visualizado

orden
numerada con
levante

Presentar sobre
13 canal rojo

orden
numerada co
canal rojo
visualizado

orden
numerada con
levante

Elaboracion de
14 liquidacion

orden
numerada con liquidacion
levante
elaborada

Retiro de

15 mercaderia

Mercaderia
orden
retirada del
numerada con almacen de
levante
aduana

Entrega de
mercaderia al
cliente (en
16 almacen)

Mercaderia
retirada del
almacen de
aduana

Mercaderia
recibida por
transporte y
guia de
transporte
emitida

17 Transporte

Mercaderia
recibida por
transporte

Mercaderia
entregada al
cliente en su
local

Emision de
liquidacion
18 contable

liquidacion
contable
elaborada
incluyendo guia
de transporte

Liquidacion
contable
entregada al
cliente

19 Programacion

Tareas x
realizar

Tareas
programadas

20 Seguimiento

Tareas
programadas

Tareas
realizadas

21 Archivo de Duas

orden
numerada con
levante y
liquidacion
contable
entregada al
cliente

file de orden
numerada y
entregada al
cliente
archivada

Actividades
Dar numero de referencia
interno y luego entregar al
sectorista, registrar fecha y
hora de recepcion y de
entrega

Controles

Verificar que la orden


corresponda a uno de
los servicios ofrecidos
por la empresa

Operacin

El personal comercial deja el file en la


bandeja del area, el Jefe la revisa, verifica, y
da el numero de referencia interno, y luego
entrega el file al sectorista. Tiempo : 15 min

El cliente informa al sectorista que desea


enviar nueva orden, se le solicita que envie
copias de los documentos por correo, se
verifica que esten completos (segun el tipo
de importacion) , se gestiona con los
Confirmar con el cliente la
mensajeros el recojo de los documentos que
orden y Gestionar el recojo de verificacion con Check deben ser originales. Registrar el tiempo
documentos originales de
list de documentos ( bl , desde el aviso del cliente hasta que se
origen. Registrar la fecha y
pliza de seguro,
completo los documentos originales.
hora de recepcion y entrega. factura, etc)
Tiempo : 24 hrs
Armar File fisico con
documentos originales,
gestionar con el Jefe de
Operaciones el dar numero de
referencia interno.

El sectorista debe colocar los documentos


originales en un folder con el color segun el
tipo de importacion (regimen) y colocar un
sticker con el numero de referencia. Tiempo :
1 hora

Revision de documentos de
origen y Solicitud de
documentos faltantes al
cliente (si los hubiera)

El Verificador documentario recibe el file,


verifica los documentos, determina si se
requiere permisos, autorizaciones adicionales
y gestiona que se complete el file con el
sectorista, que se los solicita al cliente.
Tiempo : 12 horas

Generacin de la orden del


cliente en el sistema para
iniciar despacho

Ingresar datos en el
sistema de la agencia
para filtrar cualquier
ilegalidad del cliente

Digitador recibe el file, verifica los datos del


cliente en la SUNAT y los registros de la
empresa. Luego registra la orden en el
sistema de aduana (SINTAD). Tiempo : 5
horas

Ingreso de data al sistema


SINTAD

Revisar la informacion
al detalle proporcionada
por el cliente para
determinar si se
requiere o no
Reconocimiento Previo

Digitador-Liquidador ingresa los datos de


cabecera y detalle de la orden, la pasa al
revisor, si hay errores se corrige. Tiempo : 1
hora x orden

El Coordinador de Aduana, revisa en el


sistema permenentemente para ver si ya
tiene volante, cuando ve que ya tiene
volgante gestiona el recojo con el
despachador de aduana. Tiempo : 12 horas

Consulta permanente en web


de aduana, gestion del recojo

El liquidador debe
Revisar la mercaderia
indicar los datos que se Un despachador va al almacen para
fisicamente y elaborar informe deben verificar en
gestionar que se movilice la mercaderia y se
de previo
detalle
pueda revisar fisicamente

Lanzar los formularios


digitales a la aduana

Lanzar los formularios digitales a la aduana.


Respuesta de la aduana Tiempo : 2 horas

Pago de los derechos


liquidados sobre el valor de la Estructura del arancel
mercancia
( subpartidas)

Tempo promedio 6 horas

Comprobar la
Control de declaracion ( verde, cancelacion de los
naranja o rojo)
derechos

Tiempo promedio de 6 horas

elaboracion de sobre

el coordinador elabora el sobre y envia un


despachador para presentarlo a la aduana,
luego hace seguimiento, se constesta las
observaciones que pueda hacer el vista y/o
verificar sobre antes de se paga las multas que hubiera, se obtiene el
ir a la aduana
levante

elaboracion de sobre

el coordinador elabora el sobre y envia un


despachador para presentarlo a la aduana,
luego se programa el aforo fisico con el vista,
se constesta las observaciones que pueda
verificar sobre antes de hacer el vista y/o se paga las multas que
ir a la aduana
hubiera, se obtiene el levante

Despacho culminado

Revision de documentos Revision de los documentos y gastos


y gastos generados por generados por el despacho. Tiempo : 6
el despacho
horas

Gestionar el retiro de la
mercaderia del almacen de
aduana

Verificar previamente
que no tenga sobre
estadia

Preparar la documentos para el retiro, ir al


almacen, gestionar el retiro de la carga

Entregar los documentos de la


carga retirada al transportista

Entregar los documentos de la carga retirada


al transportista

Realizar el transporte de la
mercaderia al cliente

Siempre debe ir el
personal de l;a agencia
si el transporte no es de
la agencia, verificar que
el transportista tenga
todos sus documentos
vigentes
Transportar la mercaderia al local del cliente

Recopilacion de todos los


documentos de pagos de la
orden, preparar liquidacion

Recopilar los documentos, sumar los gastos,


deducir los pagos a cuenta si los hubiera,
determinar si hay saldo deudor o acreedor
con el cliente, elaborar documento de
liquidacion, si hay devolucion para el cliente,
Verificar que no se
preparar cheque y adjuntar a la liquidacion.
queden documentos sin Jefe revisa la liquidacion antes de enviarla al
contabilizar
cliente.

Programar la tareas solicitadas


por el personal de operaciones
, indicando fechas, horas de
ejecucion y responsables
Identificar los retrabajos

Recibir la solicitudes de tareas, evaluar los


recursos disponibles y programar segun
criterios de importancia del cliente para la
agencia, maximizacion de la productividad
de los recursos

Verificar durante el dia el


cumplimiento de la
programacion de tareas

Reconfirmar la
disponibilidad de los
recursos al 100% cada
dia

Llamar permanente a los mensajeros,


despchadores, transportistas, motorizados
para evaluar su avance de la programacion.

Revisar el file fisico de cada


DAM, identificar documentos
faltantes en copia u original,
datos incorrectos, falta de
sellos o firmas

Verificar que
documentos esten
completos segun la
norma de aduanas

El asistente revisa el file fisico y lo deja ok,


luego este es revisado por el Representante
Legal de la Agencia, si hay faltantes o errores
se corrije hasta dejarlo ok, luego se envia el
file fisico al archivo.

Recursos

Jefe de
Operaciones

Sectorista de
importacin,
mensajeros

Jefe de
Operaciones,
Sectorista de
importacion

Indicador de performance
Nombre del
indicador
Medicin
Meta

promedio de
demora

sumatoria de
las
demoras/numer
o de ordenes
recibidas
< = 15 minutos

promedio de
demora

sumatoria de
las
demoras/numer
o de ordenes
recibidas
< = 24 horas

promedio de
demora

sumatoria de
las
demoras/numer
o de ordenes
recibidas
< = 1 hora

Verificador
documentario,
sectorista,
promedio de
mensajeros
demora

sumatoria de
las
demoras/numer
o de ordenes
recibidas
< = 12 horas

DigitadorLiquidador

promedio de
demora

sumatoria de
las
demoras/numer
o de ordenes
recibidas
< = 5 horas

DigitadorLiquidador,
Revisor

sumatoria de
las
demoras/numer
promedio
o de ordenes
mensual de
recibidas al
demora x orden mes
< = 1 hora

sumatoria de
las
Coordinador de promedio de
demoras/numer
Aduana,
demora en el
o de ordenes
Despachador
recojo del
recibidas al
de aduana
volante x orden mes
<= 12 horas

Despachador,
servicios de
cuadrilla,
movilizacion,
camara
fotografica

observaciones
al informe de
previo

el liquidador o
revisor hacen
observaciones
a la calidad de
la informacion
del informe de 0
previo
observaciones

Sectorista de
importacin

Errores de la
dam

promedio de
errores x orden
lanzada
<= 0

Cliente final o
la agencia de
aduana

Promedio de
pago segun
subpartida

N de pagos
por el agente /
n de pagos
por el cliente
<= 10 horas

Aduana
maritima

Promedio de
canales
asignados

N de canales
verdes ,
naranja y rojos <= 24 horas

Coordinador de
Aduana,
Despachador
de aduana
multas

numero de
multas

0 multas

Coordinador de
Aduana,
Despachador
de aduana
multas

numero de
multas

0 multas

Liquidador de
aduana

N de
liquidaciones
cerrada / n de
liquidaciones
pendientes
< = 3 horas

Promedio de
liquidaciones

Coordinador de
Aduana,
Despachador
de aduana
demora

demora /
numero de
ordenes
retiradas

< = 3 horas

Transportista
con su unidad

errores en
entrega de
mercaderia

numero de
errores/total
ordenes
entregadas

<= 0 errores

Transportista
con su unidad, problemas en
despachador
la entrega

numero de
entregas con
problemas/total
entregas
<= 0 errores

asistente de
finanzas, jefe
de finanzas

promedio de
tiempo de
demora desde
la entrega de la
mercaderia
24 horas

demora en
entrega de
liquidacion

Coordinador de
Aduana
cumplimiento

numero de
tareas
programadasno
cumplidas/num
ero de tareas
programadas
totales
< = 90%

Coordinador de
Aduana
cumplimiento

numero de
tareas
programadasno
cumplidas/num
ero de tareas
programadas
totales
< = 90%

Asistente de
Archivo,
Representante
numero de files
Legal
errores en files errados
< = 0 files