You are on page 1of 36

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA

INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES


CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

1 de 36

INFORME FINAL

AUDITORA ESPECIAL FONDO APROVECHAMIENTO


ECONMICO, VIGENCIAS 2012 - 2013

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA

PEREIRA, AGOSTO DE 2014

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

Contralor Municipal de Pereira


JOSE NELSON ESTRADA HENAO

Equipo Directivo
AMANDA LUCIA TELLEZ RUIZ
LUZ MERY SANDOVAL ALDANA
ESPERANZA LONDOO OCAMPO
JAQUELINE ROSERO REYES

Equipo Auditor
MARIA DEL PILAR VILLEGAS AGUDELO
LUZ MARINA RESTREPO ESPINOSA
DORA ANGELA TORRES QUICENO
YESICA JULIETH GIRALDO PEREZ

2 de 36

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

3 de 36

TABLA DE CONTENIDO

Pagina
4

CARTA DE CONCLUSIONES

RESULTADO DE AUDITORIA

RELACION DE HALLAZGOS

18

ANEXOS

36

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

4 de 36

1. CARTA DE CONCLUSIONES
Pereira

Doctor
ENRIQUE VASQUEZ ZULETA.
Alcalde
Municipio de Pereira

Asunto: Carta de Conclusiones

La Contralora Municipal de Pereira, con fundamento en las facultades otorgadas


por el Artculo 267 de la Constitucin Poltica, practic Auditora Especial al Fondo
de Aprovechamiento Econmico FAE, en el Sector Central del Municipio de
Pereira para las vigencias 2012 y 2013, a travs de la evaluacin de los principios
de eficiencia y eficacia con que administr los recursos provenientes de la
aplicacin del Acuerdo 078 de 2008, en lo relacionado con el uso y
aprovechamiento del espacio pblico referente a los antejardines que fueron
utilizados por negocios comerciales en la ciudad de Pereira.
Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin
suministrada por la entidad y analizada por la Contralora Municipal. La
responsabilidad de la Contralora Municipal consiste en producir un Informe de
Auditora Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado.
La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora generalmente
aceptadas, con polticas y procedimientos de auditora establecidos por la
Contralora Municipal, consecuentes con las de general aceptacin; por lo tanto,
requiri acorde con ellas, la planeacin y ejecucin del trabajo de manera que el
examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.
La auditora incluy el examen, sobre la base de pruebas selectivas, las cuales se
enuncian a continuacin, con evidencias y documentos que soportan el
funcionamiento del Fondo de Aprovechamiento Econmico, incluyendo el
cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y anlisis del proceso
4

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

5 de 36

auditado se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los


cuales reposan en los archivos de la Contralora Municipal de Pereira.
CONCEPTO SOBRE EL ANLISIS EFECTUADO
La Contralora Municipal de Pereira, como resultado de la auditora adelantada,
concepta que la gestin en los procesos de recaudo del ingreso, administracin y
ejecucin del Fondo de Aprovechamiento del Espacio pblico no cumpli con los
principios de eficiencia, eficacia y economa, este concepto de basa en las
siguientes conclusiones de los factores evaluados y en los hechos enunciados en
el cuerpo del informe
Legalidad
El Municipio de Pereira, no fue eficiente en cuanto al cumplimiento del articulado
del Acuerdo 078 de 2008, Por medio del cual ce crea el Fondo de
Aprovechamiento Econmico del Espacio Pblico y se adopta el Reglamento de
usos y aprovechamientos econmicos de los elementos Constitutivos del Espacio
Pblico del Municipio de Pereira, debido a que no se realizaron todos los contratos
derivados del uso del espacio pblico como lo estipula el Art. 3 del mencionado
Acuerdo.
Los funcionarios responsables del Ente Administrador del Espacio pblico, no
cumplieron con las funciones de coordinar, planear, verificar, controlar y realizar
seguimiento establecidas en el Decreto 105 de febrero de 2009, en lo relacionado,
con las ocupaciones de particulares del espacio pblico.
Los mecanismos de sostenibilidad y financiacin del espacio pblico estn
descritos en el reglamento adoptado mediante el Acuerdo 78 de 2008, sin
embargo se observa que no existe trabajo conjunto entre las diferentes reas que
tienen la responsabilidad de administrar el FAE, al encontrar debilidades en
diferentes funciones de cada una de las reas que intervienen en el proceso de
contratacin, interventora y registros de pagos como tesorera, presupuesto y
contabilidad. Evidencindose que no existe trazabilidad entre ellas.

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

6 de 36

Gestin Contractual
El Municipio de Pereira, no fue eficiente en la administracin del espacio pblico
debido a que en las vigencias auditadas no se suscribieron contratos a todos los
particulares que utilizaron los antejardines como elemento de aprovechamiento
econmico, lo que incidi negativamente en el recaudo.
No fue eficiente la funcin de supervisin de los contratos del ingreso debido a que
se evidenci extemporaneidad en el pago por concepto de uso del espacio pblico
y desorden administrativo al no evidenciar informes de supervisin de cada
contrato.
El municipio de Pereira, ejecut recursos del Fondo de Aprovechamiento
Econmicos del espacio Pblico por valor de $196.754.815, los cuales fueron
direccionados a contratos de prestacin de servicio para cubrir gastos de personal
que cumplieron funciones administrativas relacionadas con el Espacio pblico,
ms no con la destinacin estipulada en el artculo 4 del Acuerdo nmero 078 de
2008, donde se expresa que los recursos de este fondo deben destinarse a la
Planeacin, Mantenimiento, Construccin, Dotacin y Compra de Predios para
espacios pblicos en el Municipio.
Control Fiscal Interno
El control fiscal interno, presenta debilidades dado que no se identificaron en la
etapa de planeacin los riesgos inherentes a los procesos y procedimientos de
manejo del Fondo de Aprovechamiento Econmico, por ende no se han
estructurado controles ni acciones para mitigarlos.
El Fondo de Aprovechamiento Econmico no cuenta con procesos de control que
garanticen la eficacia, la eficiencia y economa en todas sus operaciones que
promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y objetivos
promulgados en el Acuerdo de creacin (No. 078 de 2008)
Gestin Presupuestal y Financiera
La Administracin Central, no fue eficiente en implementar procesos oportunos
para la administracin del Fondo de Aprovechamiento Econmico, en lo referente
a: Identificar nuevos usuarios, cobro y recaudo del dinero y planeacin de la
destinacin de los recursos ejecutados
6

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

7 de 36

Durante las vigencias auditadas el Fondo de Aprovechamiento Econmico, reporta


un bajo nivel ejecucin del 37,0%, producto de percibir ingresos por valor de
$531.739.158,0 y ejecutar gastos en cuanta de $196.754.815,0 lo anterior indica
una gestin deficiente en la administracin del fondo al no ejecutar los recursos
con los que se cuenta para el cumplimiento del objetivo para el que fue creado; es
de anotar que para las siguientes vigencias se cuenta con recursos del balance
por valor de $370.816.282, los cuales deben destinarse exclusivamente a la
planeacin, mantenimiento, construccin, dotacin y compra de predios para
espacios pblicos en el Municipio.
Los ingresos del Municipio por concepto de Uso y aprovechamiento del espacio
Pblico (Antejardines) se incrementaran notablemente si se contara con un
inventario consolidado o registro de los antejardines que sean susceptibles de
utilizacin o se encuentren usufructuando el espacio.
La Entidad no registra en los estados financieros e informes de gestin de las
vigencias auditadas los contratos suscritos por concepto de ingresos por el uso y
aprovechamiento econmico del espacio pblico.
Alcance de la auditoria
La presente auditora se realiz a las vigencias 2012 y 2013.
Se realizaron dos (02) selectivos independientes para el ingreso y el gasto con un
nivel de confianza del 90% y un margen de error del 10%, a saber:
Ingresos:
Se reportaron para las dos vigencias con un universo de 64 contratos por valor de
$368.671.740,0 de los cuales se selecciona una muestra de 18 contratos, para el
ejercicio de control, por valor indeterminado, debido a que solo fueron aportados el
50%, es decir 9 contratos por concepto de uso y aprovechamiento del espacio
pblico, en cuanta de $50.515.721,0; para completar la muestra, se tomaron 6
contratos de la vigencia 2011, que tuvieron pagos en las vigencias auditadas y tres
terceros que utilizaron el espacio y realizaron pagos, lo que corresponde a un
28.1% del universo auditado.

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

8 de 36

Nota: de los 64 contratos reportados no todos eran de uso y aprovechamiento de


antejardines, se observan una misma numeracin para vallas, pantallas,
mogadores y elementos de amoblamiento urbano.
Adicionalmente se verifico los ingresos efectivos de las vigencias auditadas por
valor de $531.739.158,0 y seguimiento al contrato No. 047 de 2011, por concepto
de arrendamiento parqueadero Ciudad Victoria.
Gasto:
Para los contratos del gasto se tom como base un universo de diecisiete (17)
contratos de prestacin de servicios cuyo valor en presupuesto es $196.754.815,0
obteniendo una muestra de diez (10) contratos con sus respectivas adiciones por
valor de $174.234.798,0.
PLAN DE MEJORAMIENTO
La Administracin Municipal deber estructurar el plan de mejoramiento resultado
de esta auditora, con sus respectivas acciones, metas e indicadores que permitan
solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se
describen en el informe, para ser aprobado por la Contraloria Municipal en los
trminos establecidos.

Atentamente,

________________________
JOSE NELSON ESTRADA HENAO
Contralor Municipal de Pereira

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

9 de 36

2. RESULTADO DE LA AUDITORIA
Para dar cumplimiento al Plan General de Auditoras aprobado por medio de la
Resolucin No 025 del 27 de enero de 2014 para la presente vigencia por parte
de la Contralora Municipal de Pereira y mediante memorando de asignacin
nmero 13 de 2014, fue asignado este ejercicio de control con los siguientes
resultados.
Alcance de la Auditora
La presente auditoria se realiz a los recursos manejados por el Fondo de
Aprovechamiento Econmico (FAE) y reportados en el presupuesto de ingresos y
gastos de las vigencias 2012 y 2013 as:
Cifras en pesos

Concepto
Ingresos
Gastos

2012
146.769.738,0
95.349.798,0

2013
384.969.42,0
101.405.017,0

La estrategia general que aplic el equipo auditor para lograr los propsitos
contenidos en el Plan de Trabajo, est definido en los componentes de Control de
Gestin y Financiero y sus respectivos factores evaluando las actuaciones de los
responsables de administrar el Fondo de Aprovechamiento Econmico, realizadas
durante las vigencias 2012 y 2013.
Factores
Legalidad
Gestin
Contractual
Gestin
Presupuestal
Gestin
Financiera
Control Fiscal
Interno

Variables a Evaluadas
Cumplimiento de normas externas e internas aplicables al
manejo del FAE en los componentes evaluados.
Evaluar el proceso contractual del ingreso y el gasto
Programacin,
elaboracin,
presentacin,
aprobacin,
modificacin y ejecucin de los recursos concernientes al FAE
Causacin, registro y cartera
Calidad y efectividad de los controles en los componentes
evaluados

Mediante el Acuerdo 078 de 2008 el Concejo Municipal creo el Fondo de


Aprovechamiento Econmico del Espacio Pblico, como una cuenta especial del
9

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

10 de 36

presupuesto sin personera jurdica cuyo fin es el de administrar los recursos que
se generan por el uso y aprovechamiento del espacio pblico, los cuales debern
destinarse a la planeacin, mantenimiento, construccin, dotacin y compra de
predios para espacios pblicos en el Municipio de Pereira y asi mismo se adopt
el reglamento de Usos y Aprovechamientos econmicos de los elementos
constitutivos del espacio pblico.
El Fondo es reglamentado por el Decreto nmero 24 del 5 de agosto de 2009 y el
Decreto nmero 890 del 11 de noviembre de 2009.
Los ingresos del Fondo estarn constituidos por el producto de los contratos que
el Municipio suscriba para autorizar el uso temporal, administracin, manejo y
aprovechamiento econmico del espacio pblico; as como los dems recursos
originados por el cobro de multas y sanciones derivadas del incumplimiento de
tales contratos.
Rubro
Presupuestal
Vigencia

Fondo de Aprovechamientos Econmicos del Espacio Publico


Presupuesto
Inicial

Adiciones Reducciones

Recaudos

Nivel de
Ejec

2012

200.000.000

146.769.738

73.4%

2013

100.000.000

384.969.420

385.0%

531.739.158

177.2%

TOTAL

300.000.000

Fuente: Secretaria de Hacienda

Durante los dos periodos evaluados la Administracin Municipal percibi recursos


con destino al Fondo de Aprovechamiento Econmico del Espacio Pblico, en
cuanta de $531.739.158,0; en los movimientos presupuestales suministrados no
se evidenci la inclusin al fondo de los rendimientos financieros generados con
estos recursos.
Cifras en pesos corriente y valores porcentuales
Vige
Aprop.
ncia
Rubro
Inicial
Crdito
Espacio Pblico
para
la
2012 Convivencia
200.000.000
2012 Gestin Pblica
168.633,000
para
el
2012 Desarrollo
32.270,688
2013 Territorial
100.000.000
2013
83.760,017

10

Contra
crditos

168.633.000

Ppto. Final

31.367.000

Comp.

Niv.
Ejec.

31.367.000 100.0%

168.633.000

37.542.098

22.3%

32.270.688

26.440.700

81.9%

100.000.000
83.760.017

17,645,000 17.6%
83.760.017 100.0%

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

TOTALES
300.000.000 284.663.705
168.633.000
Fuente: Secretaria de Hacienda y finanzas pblicas Municipio de Pereira.

1.0

416.030.705

11 de 36

196.754.815

47.3%

Durante las dos vigencias auditadas se evidencian ingresos por valor de


$531.739.158,0 pesos y gastos por la suma de $196.754.815,0 pesos, mostrando
un bajo nivel de ejecucin de recursos, al alcanzar solo un 37,0%. Para la
vigencia 2014 el fondo reporta un saldo por concepto de Recursos del Balance
en cuanta de $370.816.282,0.
CARTERA
El Municipio de Pereira registr en sus informes financieros de las vigencias 2012
y 2013 recaudo de dineros por concepto de terceros que cancelan el
aprovechamiento econmico del espacio pblico; al realizar verificacin de los
pagos con respecto a los Contratos de uso y manejo especial de antejardines en
ejes comerciales, documento nico, ejecutable y jurdicamente exigible para el
reconocimiento de una deuda, se observa que el registro en el rea contable solo
se realiza con la consignacin de pago, observando un sistema de registro de caja
y no de causacin, lo anterior impide realizar un anlisis tcnico sobre el manejo y
administracin de la cartera.
USO Y APROVECHAMIENTO DE ANTEJARDINES EN EJES COMERCIALES
El anlisis del ingreso en la presente auditoria se realiz bajo los fundamentos
tcnicos del Acuerdo 78 de 2008, donde se estipula los usos y caractersticas de
los elementos constitutivos del espacio pblico municipal y reglamenta los
requisitos para el uso y manejo especial de los antejardines, siendo stos,
elementos constitutivos artificiales del espacio pblico susceptibles de
aprovechamiento.
El reglamento de Usos y Aprovechamientos Econmicos de los Elementos
Constitutivos del Espacio Pblico del Municipio, reporta entre los mecanismos de
sostenibilidad y financiacin del Espacio pblico, el contrato mediante el cual la
persona natural o jurdica que pretenda el aprovechamiento del Espacio Pblico,
adems de obtener rentabilidad, ya sea social o econmica, adquiere
responsabilidades y compromisos de sostenibilidad del mismo espacio.
Por tratarse de contratos estatales relacionados con la gestin sobre el Espacio
Pblico, se rigen por la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, la Ley 9 de
11

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

12 de 36

1989, la Ley 388 de 1997, el Decreto Nacional 1504 de 1998 y dems normas
vigentes que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
De acuerdo al numeral 3.2.5 del Acuerdo 078/2008 se fijan las condiciones de uso
para espacios pblicos que pretendan ser entregados como se expresa a
continuacin: Este aprovechamiento se podr desarrollar sobre ejes
estructurantes, zona de actividad mltiple y zona comercial y de servicios,
centralidades y el sub centro de cuba, siempre y cuando cuenten con antejardines
que tengan una seccin mnima de dos (2) metros y un andn con seccin mnima
de tres (3) metros o que el perfil donde se encuentre el antejardn est
acompaado de zona verde y/o zona de amoblamiento. Slo se permite el
aprovechamiento econmico del antejardn del respectivo inmueble legalizado,
con la actividad comercial debidamente legalizada y el uso permitido.
De la actividad permitida en el local, slo se pueden colocar en el antejardn
mesas, sillas y elementos de ornamentacin, las cuales debern ser totalmente
mviles y estar localizados exclusivamente al frente del local. Todas los dems
enceres o labores que hacen parte de la actividad quedan prohibidas (tales como
elementos de sonido y amplificacin, elementos de coccin o preparacin de
alimentos, pantallas de video, parqueo, pistas de baile, escenarios, bateras
sanitarias, campanas extractoras, entre otras).
Durante el transcurso de las vigencias 2012 y 2013 los siguientes terceros
cancelaron recursos por concepto de uso y manejo especial de antejardines en
ejes comerciales, estos recursos corresponden a pagos atrasados de vigencias
anteriores debido a que en la vigencia 2012, no se renovaron ni se suscribieron
nuevos contratos.
Cifras dadas en pesos corrientes

Identificacin.
1
2
3
4
5
6

24279083
24790950
71663685
42089730
900212505
10099251

7
8
9

1088244481
24790950
70323690

Nombre
VILLEGAS GONZALEZ LIGIA
IDANIA LOPEZ
JAIME ARCILA
YOLANDA LOPEZ
JOEG S.A.S.
BENHUR AGUILAR
BUITRAGO VASQUEZ
JACKELINE
IDANIA LOPEZ
JORGE IGNACIO GALLEGO

Fuente: Relacin de ingresos tesorera

12

Valor

Local

1,052,256
2,929,800
494,016
4,795,088
1,178,723
3,564,972

Monos

Yii Bar
Buuelos Das
Caf al Paso
Bling Bling
Parqueadero Galera
Parrilla caf - Clnica
595,590 Rosales
5,038,300 Bar AK
288,000 Bar Escalona

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

13 de 36

Con base en lo anterior se puede evidenciar que posiblemente el Municipio de


Pereira dej de percibir recursos por este concepto, durante las vigencias en
mencin. Adicional a lo anterior se evidenciaron en los archivos del rea de
Planeacin registros de terceros que tenan contrato en las vigencias 2010 y 2011
y que aproximadamente a 30 de julio de 2013, todava tenan local comercial con
utilizacin y uso de antejardines, sin que la Administracin Municipal haya
formalizado su situacin en las vigencia 2012 y 2013, en los trminos requeridos
en el Acuerdo 078 de 2008.
Tercero
JUAN PABLO DUQUE MONTOYA
CATALINA CRANE
ALFONSO DIAZ SALAZAR
YOLANDA LOPEZ
IGNACIO GALLEGO
CATALINA ANGEL GUTIERREZ
JHON EDISON CASTRO
CARLOS A. SOTO
JHON JAIRO PACHECO ROZO
CESAR P. ESCALANTE

Establecimiento
Comercial
L.A. POLICE BAR
JUAN VALDEZ
BARCEBAR S.A.S.
CAF AL PASO
ESCALONA
SACRAMENTO BAR
SUSHI TO GO
CALLE 12
ASADERO EL CARDAL
PLANET SHOTS

No.
Resol.
1243
1241
1569
2481
1469
1502
1657
2185
3663
3722

Fecha
05-Mar-10
05-Mar-10
29MAE10
31-May-10
15-Mar-11
17-Mar-11
31-Mar-11
27-Apr-11
11-Aug-11
16-Aug-11

No.
Contrato
009
010
013
020
004
006
009
012
025
027

VALOR
237,648
3,761,268
7,192,632
1,159,920
2,047,645
897,650
6,378,271
1.082.592
1,654,330

Fuente: Archivo Planeacin

Lo anterior indica que la Administracin Municipal no percibi recursos de los


periodos en los que no suscribieron contratos, por uso y aprovechamiento del
espacio pblico.
Del universo reportado se realiz selectivo el cual arrojo una muestra de 18
contratos a revisar, encontrando lo siguiente:

No se presentan seguimientos e informes de supervisin, situacin que no


est acorde a lo estipulado en el captulo V Mecanismos de sostenibilidad y
financiacin del espacio pblico, 5.1 Administracin del Espacio Pblico 5.1.1
Entidad Administradora del espacio Pblico - Responsabilidades del Acuerdo
078/2008, el Manual de Procesos y Procedimientos y la clusula dcimo sexta
de los contratos donde se estipula Corresponde la supervisin en la
ejecucin de los contratos al Director Operativo de Control Fsico. Lo que
se evidencia en los contratos nmeros (1, 4,5, 6, 9, 10, 24,35).

13

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

14 de 36

En las minutas de los contratos del ingreso no se evidencia que se pacte por
medio de una clausula la posibilidad de prorrogar los contratos mencionados
en los trminos del literal 5.2.4 del Acuerdo 078 de 2008 referente a los usos y
aprovechamiento de antejardines que hace mencin a la posibilidad de
prorrogar el contrato que se suscribe a trmino fijo de un ao, en el caso de
existir el inters de continuar el aprovechamiento del antejardn.

Se evidencia falta de documentos en los expedientes de los contratos del


ingreso por concepto de uso y aprovechamiento del espacio pblico, tales
como: formato de revisin jurdica de las plizas (Contrato No.35), actas de
entrega de espacio pblico (Contratos No. 05, 09,10 y 35), certificado de
ocupacin temporal (Contrato No.09), copia del contrato de arrendamiento del
local o copia de autorizacin para utilizar el antejardn (Contratos No.05 y 09),
pago de impuesto predial (Contratos No.09 y 10), pasado judicial del
representante legal (Contratos No.10 y 35), formato de revisin de plizas sin
firmar (Contrato No. 04).

La pliza de Responsabilidad Civil extracontractual que reposa en el


expediente del contrato No. 04 suscrito por el seor Jaime Alberto Arcila
Establecimiento Buuelos Das, se encuentra vencida. A la fecha de la
auditoria la pliza civil extracontractual, tena una vigencia del 30 de julio de
2013 al 30 de enero de 2014 y el plazo estipulado en el contrato es hasta el 8
de agosto de 2014, observndose que los meses de febrero a agosto de 2014
se encontraban sin garanta, adems en el expediente no se pudo verificar el
documento soporte donde se observe la ampliacin de la pliza.

Los expedientes de los contratos, no se encuentran archivados de acuerdo a la


Ley general de archivo, evidencindose entre otras las siguientes debilidades:
el ndice no contiene la numeracin correspondiente, los documentos no estn
archivados en forma cronolgica y ordenada, las portadas de las carpetas no
estn codificadas de acuerdo a las tablas de retencin documental.

En lo referente al contrato de concesin No. 047 Parqueaderos Plaza Cvica,

Una vez analizados los registros de tesorera y presupuesto aportados por la


entidad, se observ que falta el reporte de algunos pagos vigencia 2012,
correspondientes al contrato de Concesin No. 047, suscrito con la seora
MARIA ALEYDA ACEVEDO OSORIO, sin embargo no es posible identificar
14

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

15 de 36

claramente cuales periodos son los que faltan, dado que no se especifica que
mes y que vigencia es la que se est cancelando, nicamente registra 6 pagos
con fecha de 2012. Especficamente en los comprobantes Nos. 40422, 40970,
44442, 45249 y 46916.
No se evidencia aplicacin de multas cuando se presenta atraso en los pagos
de tres y cuatro meses, ni de intereses moratorios, como tampoco la caducidad
del contrato.
Existen cinco (5) pagos realizados por el seor JHON JAIRO PACHECO en las
vigencias 2012 y 2013, situacin que no es clara para el equipo auditor, toda
vez que no se evidenci la existencia de un contrato a su nombre.
Existe un pago realizado por la seora MARIA ALEYDA ACEVEDO OSORIO, el
da 21 de febrero de 2012, referente al contrato No. 2 de enero de 2011,
contrato del cual no se tiene conocimiento de su existencia; adems no se
especifica qu mes y que vigencia est pagando.
No se evidencia incremento del canon de arrendamiento, entre una vigencia y
otra, siempre pagan el mismo valor.
En cuanto al Plan de Mejoramiento suscrito con el ente de control, derivado de
la auditora realizada a este contrato por la Contralora Municipal de Pereira en
la vigencia 2012, no se reporta informe de seguimiento, donde se evidencie el
nivel de cumplimiento de las acciones correctivas, en tanto las condiciones del
contrato siguen siendo las mismas, adems no se encontr soporte de las
acciones en aras de hacer efectivos los pagos dejados de percibir, como
tampoco se observa informe de seguimiento realizado por la oficina de control
interno, detectndose que las debilidades persisten.
Se observa debilidad en el sistema de control interno, al no presentar controles
y seguimientos en la ejecucin del proceso.
UTILIZACIN DE LOS RECURAOS DEL FONDO DE APROVECHAMIENTO
Al realizar seguimiento a los 10 contratos con sus respectivas adiciones del gasto
por valor de $ 174.234.798 se observ que:

Los recursos del FAE fueron utilizados en la contratacin de prestacin de


15

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

16 de 36

servicios de apoyo en la planificacin de los diferentes instrumentos de


aprovechamiento econmico del espacio pblico del Municipio de Pereira
registrados en los Fondos nmeros 615 y 920, denominados Fondo de
aprovechamiento del espacio pblico y Gestin pblica para el desarrollo
territorial respectivamente, resaltando que estos recursos solo fueron utilizados
para cubrir gastos de personal que cumplieron labores administrativas
relacionadas con el Espacio pblico, ms no con la destinacin estipulada en
el artculo 4 del Acuerdo nmero 078 de 2008, donde se expresa que los
recursos de este fondo deben destinarse a la Planeacin, Mantenimiento,
Construccin, Dotacin y Compra de Predios para espacios pblicos en el
Municipio.

En los expedientes de los contratos de prestacin de servicios, se evidenci


falta de documentos requeridos tales como: paz y salvo del archivo documental
(Contrato No. 1860, 2425); no se evidencian los informes de interventora
completos (Contrato No. 1650 informes 1, 2,3 y 6), (Contrato No. 1860 informe
1 y 2), (Contrato No. 2535 informe 1); lista de chequeo diligenciada y
debidamente firmada por el supervisor del contrato (Contratos No.1970, 1971,
2365, 2423) y certificado o constancia de publicacin en l SECOP (Contratos
No. 1650, 1860, 2535).

CONTROL INTERNO DEL FONDO DE APROVECHAMIENTO


La evaluacin del control fiscal interno tiene como objetivo medir la eficiencia de
los controles establecidos y aplicados, en este caso sobre el manejo del fondo de
Aprovechamiento Econmico; una vez realizada esta actividad se observ que:
De acuerdo con el resultado obtenido en la evaluacin realizada, se establece que
el proceso analizado presenta debilidad en el ejercicio del control fiscal interno,
debido a: No cuenta con mapa de riesgos institucional debidamente oficializado
para las vigencias 2012 y 2013, adicionalmente el mapa de riesgos aportado a la
auditoria, no contiene riesgos identificados en los procedimientos de manejo del
Fondo de Aprovechamiento Econmico, por ende no se han estructurado
controles ni acciones para mitigarlos. Se evidenci en los procedimientos
nicamente un riesgo (demora en la autorizacin de la solicitud), sin identificar los
riesgos ms relevantes y de incidencia fiscal como por ejemplo liquidacin errnea
del valor a pagar por uso, vencimiento de periodo contractual, no tener estudio de
viabilidad tcnica, vencimiento de plizas, entre otros; no se pudo determinar un
responsable real del manejo general del fondo, el cual haga seguimiento y
16

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

17 de 36

verificacin a las actividades realizadas, situacin que hace que la responsabilidad


se diluya.
Los mecanismos de sostenibilidad y financiacin del espacio pblico estn
descritos en el reglamento adoptado mediante el Acuerdo 78 de 2008, sin
embargo se observa que no existe trabajo conjunto entre las diferentes reas que
tienen la responsabilidad de administrar el FAE, al encontrar debilidades en
diferentes funciones de cada una de las reas que intervienen en el proceso de
contratacin, interventora y registros de pagos como tesorera, presupuesto y
contabilidad. Evidencindose que no existe trazabilidad entre ellas.
Corrobora lo anterior las debilidades existentes en los factores evaluados como:
a) No se cuenta con un inventario consolidado o registro de los antejardines que
sean susceptibles de utilizacin o se encuentren usufructuando el espacio,
generando incertidumbre en el cobro y recaudo por concepto del uso y
aprovechamiento de los antejardines en ejes comerciales; situacin que
impidi al Ente de Control verificar la liquidacin de las reas de
aprovechamiento econmico que a la fecha estn siendo utilizadas y que
carecen de contrato.
b) En los contratos del ingreso se evidencia que no se dio aplicacin a algunos
de los conceptos enunciados en el Acuerdo 78 de 2008, como son la
prorrogas a los contratos y por el clausulado de los contratos, el cobro de mora
y multas.
c) El manejo financiero, est desligado del proceso tcnico, jurdico y
administrativo, situacin que genera debilidad en la calidad de la informacin
financiera reportada.
d) Adicionalmente no fue aportada la totalidad de la informacin solicitada por el
Ente de Control, en el periodo de ejecucin de la Auditora.
Los hechos enunciados impidieron que se pudiera contar con un universo real que
permitieran cuantificar los cobros y sus respectivos ingresos por este concepto y
as realizar un anlisis sobre la gestin de la administracin Central sobre el
manejo del FAE.

17

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

18 de 36

4. RELACION DE HALLAZGOS
Se revis el derecho de contradiccin expuesto por el sujeto de control cuyo
anlisis se encuentra en formato anexo adicionalmente, se realizaron los
siguientes ajustes:

Se acept la argumentacin aportada por la entidad para la observacin


nmero once, la cual haca referencia a que en las minutas de los contratos
del ingreso no se evidenciaba que se pactara por medio de una clausula la
posibilidad de prorrogar los contratos, aduciendo la Administracin Municipal
que el Acuerdo permite su aplicacin en el momento que se requiere y que el
interesado se manifieste por escrito. Por lo tanto se desestim dicha
observacin.

La observacin nmero doce referente a que existen formatos de revisin de


plizas sin firmar, situacin que se puede evidenciar en el contrato No. 04
suscrito con el seor Jaime Alberto Arcila Establecimiento Buuelos Das, fue
unificado con el nmero siete, la cual se trata de falta de documentos en los
expedientes de los contratos.

La observacin nmero nueve referente a que la Administracin Municipal no


suscribi contratos con algunos establecimientos ubicados en la zona de la
Circunvalar por concepto del uso y aprovechamiento del espacio pblico en
las vigencias 2012 y 2013, la cual fue unificada con la observacin nmero
seis.

HALLAZGOS CON CONNOTACIN ADMINISTRATIVA:


Al culminar la etapa de ejecucin de la presente auditoria se dan a conocer al
sujeto de control, diecisis (16) hallazgos con connotacin administrativa, que
quedan en firme, para que sean incluidos en el plan de mejoramiento y una
funcin de Advertencia, los cuales sern objeto de seguimiento, evaluacin y
control por parte de la Contralora Municipal.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 1:

Condicin:
El municipio durante las vigencias 2012 y 2013 realiz contratos que generan
recursos financieros de Uso y manejo especial de antejardines en ejes
18

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

19 de 36

comerciales, sin embargo el rea de contabilidad y presupuesto no los registra en


su informacin financiera, este proceso solo realizan en el momento en que se
realizan pagos o abono en cuenta, lo anterior indica que la Administracin
Municipal maneja los ingresos por ste concepto en un sistema de registro de
caja, siendo este proceso contrario a los trminos establecidos por la Contadura
General de la Republica
Criterio:
Resolucin 354 de 2007, por medio de la cual se adopta el Rgimen de
Contabilidad Pblica; Marco Conceptual; Seccin VII; Principios; prrafo 117
Devengo o Causacin Los hechos financieros, econmicos, sociales y
ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con
independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del
equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuar cuando surjan
los derechos y obligaciones, o cuando la transaccin u operacin originada por el
hecho incida en los resultados del perodo
Causa:
Falta de comunicacin del rea responsable del proceso administrativo y jurdico
con las reas financieras.
Efecto:
Distorsin de las cifras reveladas en los estados contables en las vigencias 2012 y
2013.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 2:
Condicin

La Administracin Municipal no cuenta con un reporte consolidado que refleje la


situacin real de la cartera de los contratos suscritos en las vigencias 2011, 2012 y
2013 por concepto de Contratos de uso y manejo especial de antejardines en ejes
comerciales.

19

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

20 de 36

Criterio:
Resolucin 354 de 2007, por medio de la cual se adopta el Rgimen de
Contabilidad Pblica; Marco Conceptual; Seccin VIII; Normas Tcnicas; prrafo
152 al 157.
Causa:
Ausencia de procedimientos preestablecidos para el proceso auditado y debilidad
de Control por parte de los responsables del proceso.
Efecto:
Disminucin del recaudo por concepto de uso y manejo especial de antejardines
en ejes comerciales.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 3:

Condicin:
En la vigencia 2012 y los primeros nueve meses del 2013, no se realizaron las
acciones tendientes a legalizar los Contratos de uso y manejo especial de
antejardines en ejes comerciales de los siguientes locales comerciales los cuales
ya estaban identificados con anterioridad.
Identificacin.
1
2
3
4
5
6
7
8
9

24279083
24790950
71663685
42089730
900212505
10099251
1088244481
24790950
70323690

Nombre

Local

VILLEGAS GONZALEZ LIGIA


IDANIA LOPEZ
JAIME ARCILA
YOLANDA LOPEZ
JOEG S.A.S.
BENHUR AGUILAR
BUITRAGO VASQUEZ JACKELINE
IDANIA LOPEZ
JORGE IGNACIO GALLEGO

Monos
Yii Bar
Buuelos Das
Caf al Paso
Bling Bling
Parqueadero Galera
Parrilla caf
Bar AK
Bar Escalona

Criterio:
Acuerdo 078 de 2008 Artculo 3. Autorizar al Seor Alcalde Municipal para
celebrar los contratos relacionados con el uso, administracin y aprovechamiento
20

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

21 de 36

econmico del espacio pblico descritos en el documento tcnico que se adopta


mediante este Acuerdo.
Causa:
Debilidad en los procedimientos de control y seguimiento.
Efecto:
Perdida de potenciales recursos financieros, al no contar con una herramienta
administrativa que permita realizar procesos cclicos en los operativos realizados a
las zonas de uso y aprovechamiento del espacio pblico.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 4:
Condicin
La Administracin Municipal no cuenta con un inventario o registro de antejardines
de los ejes comerciales que estn usufructuando el espacio pblico, a pesar de
que estos no tengan contrato suscrito con el Municipio.
No se acepta lo argumentado por la Administracin en el Derecho de
Contradiccin, toda vez que los controles aplicados (operativos) por la Secretara
de gobierno, deben arrojar resultados en este caso permitir conocer e identificar
los antejardines que estn siendo utilizados.
La administracin debe tener claridad sobre quienes estn utilizando espacio
pblico sin autorizacin, para implementar medidas legales para lograr el pago de
los recursos establecidos en el Acuerdo 078 de 2008.
Criterio
Los antejardines segn el Acuerdo 078 de 2008 que expresa en su Numeral 2 Las
Generalidades:
NUMERAL b. Los elementos arquitectnicos, espaciales
y naturales de los inmuebles de propiedad privada que por su naturaleza, uso o
afectacin satisfacen necesidades de uso pblico.
Siendo los antejardines segn el Acuerdo 078 de 2008 Elementos Constitutivos
Artificiales del Espacio Pblico y segn el numeral 3.4.10:
21

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

22 de 36

Definicin: rea libre de propiedad privada e inters pblico, localizada entre la


lnea de demarcacin del predio y el paramento de la construccin, con frente
sobre la va.
Por lo tanto se puede concluir que los antejardines hacen parte del espacio
pblico; con base en lo anterior, el Municipio de Pereira debera contar con un
inventario de los espacios que son susceptibles de aprovechamiento acorde con
el Decreto 105 de febrero de 2009, en lo referente a funciones relacionadas con el
inventario de bienes inmuebles pblicos.
Causa
Dilusin de la responsabilidad por los responsables del proceso, en la
administracin del Ente Administrador del Espacio Pblico
Efecto
Informacin inexacta tanto financiera como administrativa sobre el manejo del
Fondo de Aprovechamiento Econmico
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 5:

La Administracin no tiene implementado un mecanismo de control que permita


identificar los establecimientos pblicos que no estn cumpliendo con la obligacin
de pagar por el uso del espacio pblico segn los trminos del Acuerdo 078 de
2008, es de anotar que los controles no son solamente del rea operativa, sino
tambin del rea administrativa y de control interno.
Criterio:
Artculo 2 de la Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio
del control interno en las entidades y organismos del estado - Objetivos del
sistema de Control Interno, en especial los relacionados con:

Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones


promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades
definidas para el logro de la misin institucional;

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros;

Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios


mecanismos de verificacin y evaluacin;
22

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

23 de 36

Causa:
Debilidad en la aplicacin de puntos de control y auto control en el proceso.
Efecto:
Posible menoscabo de los ingresos potenciales al dejar de percibir unos recursos
por concepto de uso y aprovechamiento del espacio pblico.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 6:
Condicin:

Se evidenciaron locales comerciales que utilizan los antejardines para expandir su


negocio en las vigencias 2011, 2012 y 2013 sin embargo solo se les realiz
contrato de uso a finales de la vigencia 2013, como se relaciona a continuacin:
N
contrato

Fecha de
contrato

08/26/2013

20-Sep-13

19

19-Sep-13

24
31

10-Oct-13
23-Oct-13

32

23-Oct-13

45

12/17/2013

46
47
48

12/23/2013
12/23/2013
12/27/2013

49

12/26/2013

Titular

Empresa

JORGE IVAN GONZALEZ


RAMIREZ
JAIRO ENRIQUE
ARISTIZABAL HOYOS
ORLANDO SALAZAR
ARROYAVE
ALFONSO DIAZ
WILIAM HOYOS ROMERO
JULIAN DARIO RENDON
ARROYAVE
JENNY CAROLINA HURTADO
RODRIGUEZ
EJE CONSTRUCCIONES SAS
CRISTIAN RICARDO REYES P.
JUAN GABRIEL HOYOS
ROMERO

LICORERA DEL
PIERO
BEST ICARO BAR

Valor

2,755,181
2,755,181

VICTORIA CENTRO
8,120,952
COMERCIAL
BARCELONA BAR 13,643,199
LA RUANA
3,603,924
LA PATRONA

7,232,599

LA ROMA

5,759,933

C.C. ARBOLEDA
CREPES DE PARIS
AREPUNTO
CALLE 12 BAR

3,416,742
8,318,033
233,159
139,216

Criterio:
Acuerdo 078 de 2008 Artculo 3. Autorizar al Seor Alcalde Municipal para
celebrar los contratos relacionados con el uso, administracin y aprovechamiento
23

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

24 de 36

econmico del espacio pblico descritos en el documento tcnico que se adopta


mediante este Acuerdo.
Causa:
Falta de comunicacin entre los responsables del Ente Administrador del Espacio
Pblico.
Efecto:
El Municipio no perciba ingresos por el usufructo de terceros por el uso de
antejardines en actividades comerciales,
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 7:

Condicin:
Se evidencia falta de documentos en los expedientes de los contratos del ingreso
por concepto de uso y aprovechamiento del espacio pblico, tales como: formato
de revisin jurdica de las plizas (Contrato No.35), actas de entrega de espacio
pblico (Contratos No. 05, 09,10 y 35), certificado de ocupacin temporal
(Contrato No.09), copia del contrato de arrendamiento del local o copia de
autorizacin para utilizar el antejardn (Contratos No.05 y 09), pago de impuesto
predial (Contratos No.09 y 10), pasado judicial del representante legal (Contratos
No.10 y 35), formato de revisin de pliza sin firmar por los funcionarios
responsables (Contrato No. 04), formato de revisin de plizas sin firmar, contrato
(No. 04).
Criterio:
Acuerdo 78 de 2008, numeral 3.1 requisitos generales para la suscripcin de
contratos y 3.2.5 Condiciones de uso para espacios pblicos que pretendan ser
entregados para uso y manejo especial de antejardines.
Artculo 26.- Del Principio de Responsabilidad de la Ley 80 de 1993 Estatuto
de contratacin. En virtud de este principio: 1. Los servidores pblicos estn
obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratacin, a vigilar la
correcta ejecucin del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad,
del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecucin del
contrato.

24

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

25 de 36

Formato de Lista de chequeo usos y aprovechamiento del espacio pblico,


utilizado por la Direccin Operativa de la Secretaria de Planeacin.
Causa:
Situacin ocasionada por la inobservancia de las normas tcnicas y prcticas
implementadas para administrar la informacin del contrato, adems por falta de
control y verificacin de documentos en el proceso precontractual por parte de la
dependencia responsable de dicho trmite.
Efecto:
Circunstancia que podra ocasionar inefectividad en el trabajo e incumplimiento de
disposiciones generales sobre los requisitos mnimos para la suscripcin de los
contratos.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 8:

Condicin:
Los expedientes de los contratos, no se encuentran archivados de acuerdo a la
Ley general de archivo, evidencindose entre otras las siguientes debilidades: el
ndice no contiene la numeracin correspondiente, los documentos no estn
archivados en forma cronolgica y ordenada, las portadas de las carpetas no
estn codificadas de acuerdo a las tablas de retencin documental.
Criterio:
Al no tener las carpetas ordenadas la entidad no dio cumplimiento a lo estipulado
en los artculos 4, 24 de la Ley 594 de 2000 Ley General de archivo y
correspondencia.

Artculo 4. Principios generales. a) Fines de los archivos. El objetivo esencial


de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma
que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin
en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. d) Responsabilidad.
Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin,
uso y manejo de los documentos.

Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para


las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin
25

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

26 de 36

documental.
Causa:
Circunstancia que se genera por la falta de aplicacin de las normas tcnicas y
prcticas implementadas para administrar la informacin del contrato, adems de
la debilidad ocasionada por falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo de
los procesos del Municipio que permitan evidenciar dichas falencias.
Efecto:
Se podra generar prdida y deterioro de la informacin importante para la
Entidad, adems de incumplimiento a las disposiciones generales sobre la Ley
general de archivo.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 9:

Condicin:
No se presentan seguimientos e informes de supervisin, situacin que evidencia
incumplimiento a lo estipulado en el captulo V del Acuerdo 078/2008, el Manual
de Procesos y Procedimientos y en el articulado de los contratos.
Criterio:

Acuerdo 078 de 2008 en su tem 5 Mecanismos de sostenibilidad y


financiacin del espacio pblico, numeral 5.1.1 Responsabilidades. La
Secretara de Gobierno a travs de Control Fsico llevar a cabo las labores de
vigilancia y control del cumplimiento de las disposiciones del presente
reglamento.
Clusula dcimo sexta de los contratos donde se estipula Corresponde la
supervisin en la ejecucin de los contratos al Director Operativo de
Control Fsico.
Incumplimiento al Artculo 26 del principio de responsabilidad de la Ley 80 de
1993. Estatuto de contratacin. En virtud de este principio: 1. Los servidores
pblicos estn obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la
contratacin, a vigilar la correcta ejecucin del objeto contratado y a proteger
los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse
afectados por la ejecucin del contrato.
26

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

27 de 36

Articulo 16 Deberes Generales del Interventor y Articulo 17 Funciones


Generales del Interventor del Decreto No.1461 de 2010, por medio del cual se
adopta el manual de interventora para el Municipio de Pereira Administracin
Central.

Causa:
Esta situacin se presenta debido a la ausencia de mecanismos de seguimiento
y monitoreo, falta de delegacin por parte de los funcionarios responsables e
incumplimiento de la normatividad legal vigente.
Efecto:
Situacin que podra generar uso ineficiente de los recursos, prdida de ingresos
potenciales e inefectividad en el trabajo.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 10:

Condicin:
La pliza de Responsabilidad Civil extracontractual que reposa en el expediente
del contrato No. 04 suscrito por el seor Jaime Alberto Arcila del establecimiento
Buuelos Das, se encuentra vencida.
Criterio:
Incumplimiento de las disposiciones del Artculo 26. Del Principio de
Responsabilidad de la Ley 80 de 1993. Estatuto de Contratacin.
Causa:
Situacin ocasionada por debilidad en el establecimiento y aplicacin de
mecanismos de seguimiento y control por parte de los funcionarios responsables.
Efecto:
Circunstancia que podra generar prdida de recursos, debido al alto riesgo al que
se ve abocado el Municipio, toda vez que no se encuentra protegido sobre
cualquier clase de riesgos que puedan derivarse de la celebracin de los contratos
suscritos.

27

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

28 de 36

HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 11:

Condicin:
En los contratos se estipulan multas por el no cumplimiento a las obligaciones alli
pactadas, sin embargo no se pudo evidenciar el cobro de estas por parte del
Municipio a los respectivos contratistas, a pesar de las demoras en los pagos por
el uso y aprovechamiento econmico del espacio pblico.
Criterio:
Incumplimiento a la clusula denominada Multas la cual se estipula en cada uno
de los contratos suscritos para el uso y aprovechamiento econmico del espacio
pblico. (Antejardines).
Causa:
Circunstancia que se genera por falta mecanismos de control, seguimiento y
monitoreo por parte de los supervisores de los contratos suscritos con el fin de
verificar las condiciones reales en las que se estn desarrollando las
estipulaciones contractuales.
Efecto:
Esta situacin podra generar prdida de ingresos potenciales a la entidad, al
dejar de percibir ingresos por concepto de multas que no estn siendo cobradas
por la administracin Central del Municipio, adicionalmente incumplimientos de lo
pactado en las clausulas contractuales
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 12:

Condicin:
Se evidencio que los recursos del Fondo fueron utilizados para cubrir gastos de
personal que cumplieron funciones administrativas relacionadas con el Espacio
pblico, ms no con la destinacin estipulada en el artculo 4 del Acuerdo nmero
078 de 2008, donde se expresa que los recursos de este fondo deben destinarse a
la Planeacin, Mantenimiento, Construccin, Dotacin y Compra de Predios para
espacios pblicos en el Municipio.

28

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

29 de 36

Criterio:
No se da aplicabilidad a lo estipulado en el Articulo 4 del Acuerdo 078 de 2008.
Crease el Fondo de Aprovechamientos econmicos del espacio Pblico como
una cuenta especial del presupuesto sin personera jurdica, con el fin de
administrar los recursos que se generen por el uso y aprovechamiento del Espacio
Pblico, los cuales debern destinarse a la planeacin, mantenimiento,
construccin, dotacin y compra de predios para espacios pblicos en el
Municipio.
Causa:
Deficiente planeacin en la aplicacin del Acuerdo 078 de 2008, puesto que el
mismo seala de manera sistemtica las acciones que debe de seguirse para la
ejecucin de los recursos recaudados, como tambin por falta de seguimiento y
control tanto por parte de los funcionarios responsables del proceso como de la
Asesora de Control Interno del Municipio.

Efecto:
Dicha circunstancia podra generar uso ineficiente de los recursos recaudados en
la cuenta con destinacin especial al FAE y la inefectividad en el trabajo debido a
que se estn destinando recursos en la contratacin nica y exclusivamente de
prestacin de servicios, dejando a un lado los otros componentes enunciados en
el artculo 4 del Acuerdo 078 de 2008. (Mantenimiento, construccin, dotacin y
compra de predios para espacios pblicos en el Municipio).
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 13:

Condicin:
En los expedientes de los contratos de prestacin de servicios, se evidenci falta
de documentos requeridos tales como: paz y salvo del archivo documental
(Contrato No. 1860, 2425); no se evidencian los informes de interventora
completos (Contrato No. 1650 informes 1, 2,3 y 6), (Contrato No. 1860 informe 1 y
2), (Contrato No. 2535 informe 1); lista de chequeo diligenciada y debidamente
firmada por el supervisor del contrato (Contratos No.1970, 1971, 2365, 2423) y
certificado o constancia de publicacin en l SECOP (Contratos No. 1650, 1860,
2535).
29

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

30 de 36

Criterio:

Artculo 24.-. Del principio de Transparencia de la Ley 80 de 1993 Estatuto


de Contratacin y el Artculo 209. Principios de la funcin administrativa de la
Constitucion Poltica de Colombia

Causa:
La situacin se genera debido a la falta de mecanismos de control y autocontrol
que permitan monitorear oportunamente el proceso de la contratacin, de igual
manera esta situacin es ocasionada por las debilidades en el cumplimiento de
las responsabilidades por parte del supervisor.
Efecto:
Circunstancia que podra ocasionar inefectividad en el trabajo y uso ineficiente de
los recursos al no poderse detectar a tiempo las debilidades presentadas en el
periodo de ejecucin de cada contrato suscrito.
HALLAZGO No ADMINSITRATIVO No. 14:

En lo referente al contrato de concesin No. 047 Parqueaderos Plaza Cvica, se


presentaron las siguientes observaciones:
Condicin a):
a. Se observ falta de claridad en el concepto de los pagos efectuados en la
vigencia 2012, correspondientes al contrato de Concesin No. 047, suscrito
con la seora MARIA ALEYDA ACEVEDO OSORIO, dado que no se
especifica que mes y que vigencia es la que se est cancelando, situacin
que impide hacer un seguimiento efectivo e identificar claramente cuales
periodos faltan por cancelar.
Criterio:
Artculo 2 Objetivos del sistema de Control Interno de la Ley 87 de 1993:
Literales a) Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada
administracin ante posibles riesgos que lo afecten. y e) Asegurar la oportunidad
y confiabilidad de la informacin y de sus registros.
30

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

31 de 36

Causa:
Debilidad que se presenta por falta de establecimiento y aplicacin de puntos de
control en el proceso.
Efecto:
Situacin que podra generar un alto grado de incertidumbre y poca confiabilidad
en la informacin generada por parte de la Administracin del Sector Central del
Municipio de Pereira.
Condicin b):
b) No se evidencia aplicacin de las clusulas pactadas en el contrato, referente
a las multas, intereses moratorios, caducidad del contrato, como tampoco en el
incremento del canon de arrendamiento.
Criterio:

Clausula sexta, pargrafo primero y segundo y clausula sptima del Contrato


nmero 047 de Diciembre de 2011.

Causa:
Circunstancia generada por falta de seguimiento y verificacin por parte del
funcionario responsable y de la Asesora de Control Interno.
Efecto:
Posible prdida de recursos potenciales a la Administracin Central por concepto
de pago de multas, sanciones e incrementos en los cnones de arrendamiento de
los contratos.
Condicin c):
c) Existen cinco (5) pagos realizados por el seor JHON JAIRO PACHECO en las
vigencias 2012 y 2013, situacin que no es clara para el ente de control, toda vez
que no se evidenci la existencia de un contrato a su nombre.
31

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

32 de 36

Criterio:
Artculo 2 Objetivos del sistema de Control Interno de la Ley 87 de 1993:
Literales a) Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada
administracin ante posibles riesgos que lo afecten. y e) Asegurar la oportunidad
y confiabilidad de la informacin y de sus registros.
Causa:
Situacin presentada por debilidad en los mecanismos de seguimiento y
verificacin por parte del supervisor responsable de las actividades propias de
cada contrato.
Efecto:
Podra ocasionar incertidumbre en la informacin generada adems de informes o
registros poco tiles e inexactos, de igual manera obstaculizacin del ejercicio de
Control Fiscal al generar informacin poco confiable y verificable.
Condicin d):
d) En cuanto al Plan de Mejoramiento suscrito con el ente de control, derivado de
la auditora realizada a este contrato por la Contralora Municipal de Pereira en
la vigencia 2012, no se reporta informe de seguimiento, donde se evidencie el
nivel de cumplimiento de las acciones correctivas, en tanto las condiciones del
contrato siguen siendo las mismas y no se hall soporte de acciones en aras
de hacer efectivos los pagos dejados de percibir, como tampoco se observa
informe de seguimiento realizado por la oficina de control interno, detectndose
que las debilidades persisten
Criterio:
Plan de Mejoramiento producto de la auditoria Especial realizada a la vigencia
2011 suscrito el 26 de junio de 2013.

Articulo 2 Objetivos del sistema de Control Interno de la Ley 87 de 1993 en


especial los de:

32

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

33 de 36

Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones


promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades
definidas para el logro de la misin institucional;
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el
logro de sus objetivos;
Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios
mecanismos de verificacin y evaluacin;
Causa:
Circunstancia que se ocasiona debido a que no realizaron los debidos
seguimientos a las acciones de mejora pactadas con el Ente de Control en el Plan
de Mejoramiento suscrito en la Auditora anterior, por parte de la Asesora de
Control Interno y los funcionarios responsables de cada proceso.
Efecto:
Circunstancias que podran ocasionar multas y sanciones por incumplimiento del
plan de mejoramiento.
Se configura como un hallazgo de tipo administrativo por tratarse de ser este, el
primer ejercicio de control sobre el tema del uso y aprovechamiento econmico del
espacio pblico y se advierte que de continuar la deficiencia se aplicarn las
sanciones estipuladas en la Resoluciones nmeros 182 del 30 de Septiembre de
2008, modificada por la Resolucin nmero 070 de 2013 de la Contraloria
Municipal de Pereira, por medio de las cuales se adopta el proceso Administrativo
sancionatorio.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 15:

Condicin:
Se evidencio debilidad en el control interno de este proceso debido que no
cuentan con riesgos debidamente identificados y valorados, por ende carecen de
controles para mitigarlos, situacin que los hace vulnerables ante situaciones
adversas.
Criterio:

Articulo 2 Objetivos del sistema de Control Interno de la Ley 87 de 1993:


33

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

34 de 36

Cartilla DAFP 2009, numeral 2.1. Rol de las oficinas de control interno
Artculo 4o del Decreto 1537 de 2001 Establece que todas las entidades de la
Administracin Pblica deben contar con una poltica de administracin del
riesgo tendiente a darle un manejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr
de la manera ms eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados
para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar. El MECI
contempla como un componente del Subsistema de Control Estratgico, la
administracin del riesgo, contribuyendo a que la entidad garantice no solo la
gestin institucional sino que fortalezca el ejercicio del autocontrol y del control
interno en las entidades de la Administracin Pblica

Causa:
Hecho ocasionado dado que la entidad no cuenta con una poltica de manejo de
los riesgos y por ende carece de controles para mitigarlos.
Efecto:
Circunstancia que podra ocasionar perdida potencial de recursos tanto por que la
entidad no reciba la totalidad de los ingresos por concepto de uso y
aprovechamiento del espacio pblico como tambin por el pago de multas y
sanciones a las cuales podra verse avocada la administracin al no haber previsto
con anticipacin algunos riesgos.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO No 16:

Condicin:
No existe procedimiento especfico para el manejo del FAE, que permita identificar
la trazabilidad entre las reas que intervienen en el proceso y que determinen
claramente la responsabilidad de cada una de las reas.
Criterio:

Se observa inaplicabilidad del Acuerdo 078 de 2008 en su numeral


5.1.1.Responsabilidades.

34

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

35 de 36

Causa:
Deficiencias en la comunicacin entre las dependencias responsables, dilusin de
la responsabilidad por falta de delimitacin de funciones y establecimientos de
puntos de control.
Efecto:
Esta situacin genera un proceso ineficiente, debido a que impide que cada una
de las dependencias asuma su rol de manera independiente y la responsabilidad
se diluya; adems que no se logra la trazabilidad con las dems reas que
intervienen en el proceso.

35

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA


INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
CDIGO
FECHA
VERSIN
PGINAS
FO 1.3.2 -13

11-02-2014

1.0

4. ANEXOS
4.1 Formato de anlisis derecho de contradiccin informes preliminar.
4.2 Plan de mejoramiento.

36

36 de 36