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Gestin de Adquisiciones.

Gestin de las
Adquisiciones

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

La Gestin de las Comunicaciones del


Proyecto incluye los procesos requeridos
para asegurar que la planificacin,
recopilacin,
creacin,
distribucin,
almacenamiento, recuperacin, gestin,
control, monitoreo y disposicin final de la
informacin del proyecto sean oportunos
y adecuados.

Procesos de Gestin de Adquisiciones


Descripcin General de la Gestin de Adquisiciones de proyecto
12.1 Planificar la Gestin de Adquisiciones
1. Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Documentacin de Requisitos
3. Registro de Riesgos
4. Recursos Requeridos para la Actividad.
5. Cronograma del Proyecto
6. Estimacin de Costos de la Actividad
7. Registro de Interesados
8. Factores Ambientales de la Empresa
9. Activos de los Procesos de la Organizacin
2. Herramientas y Tcnicas
1. Anlisis de Hacer o Comprar
2. Juicio de Expertos
3. Investigacin de Mercado
4. Reuniones
3. Salidas
1. Plan de Gestin de las Adquisiciones
2.
Enunciados
del
Trabajo
Relativo
a
Adquisiciones
3. Documentos de la Adquisicin
4. Criterios de Seleccin de Proveedores
5. Decisiones de Hacer o Comprar
6. Solicitudes de Cambio
7. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
12.4 Cerrar las adquisiciones
1. Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Documentos de la Adquisicin
2. Herramientas y Tcnicas
1. Auditoras de la Adquisicin
2. Negociacin de Adquisiciones
3. Sistema de Gestin de Registros
3. Salidas
1. Adquisiciones Cerradas
2. Actualizaciones a los Activos de los Proc.de Org.

12.2 Efectuar las adquisiciones


1. Entradas
1. Plan de Gestin de las Adquisiciones
2. Documentos de la Adquisicin
3. Criterios de Seleccin de Proveedores
4. Propuestas de los Vendedores
5. Documentos del Proyecto
6. Decisiones de Hacer o Comprar
7. Enunciados del Trabajo Relativo a
Adquisiciones
8. Activos de los Procesos de la
Organizacin
2. Herramientas y Tcnicas
1. Conferencias de Oferentes
2. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas
3. Estimaciones Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Tcnicas Analticas
7. Negociacin de Adquisiciones
3. Salidas
1. Vendedores Seleccionados
2. Acuerdos
3. Calendarios de Recursos
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto

12.3 Controlar las adquisiciones


1. Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Documentos de la Adquisicin
3. Acuerdos
4. Solicitudes de Cambio Aprobadas
5. Informes de Desempeo del Trabajo
6. Datos de Desempeo del Trabajo
2. Herramientas y Tcnicas
1. Sistema de Control de Cambios del
Contrato
2. Revisiones del Desempeo de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y Auditoras
4. Informes de Desempeo
5. Sistemas de Pago
6. Administracin de Reclamaciones
7. Sistema de Gestin de Registros
3. Salidas
1. Informacin de Desempeo del
Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
4. Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organizacin

12.1 Planificar la Gestin


de Adquisiciones

Planificar la Gestin de Adquisiciones

Planificar la Gestin de Adquisiciones


del Proyecto es el proceso de
documentar las decisiones de
adquisiciones del proyecto, especificar
el enfoque e identificar a los
proveedores potenciales.

Entradas: Activos de los Procesos de la


Organizacin
Entre los activos de los procesos de la organizacin
que influyen en el proceso Planificar la Gestin de
Adquisiciones Proyecto se cuentan, entre otros:
Las polticas, procedimientos y pautas formales de
adquisicin.
Los sistemas de gestin que se tienen en cuenta
para desarrollar el plan de gestin de las
adquisiciones y seleccionar las relaciones
contractuales a utilizar.
Un sistema establecido de proveedores de niveles
mltiples, con datos sobre vendedores precalificados
en funcin de la experiencia previa.

Entradas: Activos de los Procesos de la


Organizacin

De manera general, todas las relaciones


legales contractuales se encuadran en una de
las siguientes dos grandes categoras: los
contratos de precio fijo o los contratos de
costos reembolsables.
Asimismo, existe un tercer tipo hbrido
utilizado frecuentemente y que se denomina
contrato por tiempo y materiales.

Entradas: Activos de los Procesos de la


Organizacin
Contratos

de Precio Fijo. Esta categora de


contrato implica establecer un precio total fijo
para un producto, servicio o resultado definido
que se va a suministrar. Pueden ser:
Contratos de Precio Fijo Cerrado (FFP).
Contratos de Precio Fijo ms Honorarios
con Incentivos (FPIF).
Contratos de Precio Fijo con Ajuste
Econmico de Precio (FP-EPA).

Entradas: Activos de los Procesos de la


Organizacin
Contratos

de Costos Reembolsables. Esta


categora de contrato implica efectuar pagos
(reembolsos de costos) al vendedor por todos los
costos legtimos y reales en que pudiera incurrir
para completar el trabajo, ms los honorarios que
representan la ganancia del vendedor. Pueden ser:
Contrato de Costo Ms Honorarios Fijos
(CPFF).
Contrato de Costo Ms Honorarios con
Incentivos (CPIF).
Contrato de Costo Ms Honorarios por
Cumplimiento de Objetivos (CPAF)

Entradas: Activos de los Procesos de la


Organizacin
Contrato

por Tiempo y Materiales (T&M).


Los contratos por tiempo y materiales son un
tipo hbrido de acuerdo contractual que
recoge aspectos tanto de los contratos de
costos reembolsables como de los contratos
de precio fijo. A menudo, se utilizan para el
aumento de personal, la adquisicin de
expertos y cualquier tipo de apoyo externo
cuando no es posible establecer con rapidez
un enunciado preciso del trabajo.

Herramientas y Tcnicas: Anlisis de Hacer o


Comprar

El anlisis de hacer o comprar es una


tcnica general de gestin utilizada
para determinar si un trabajo particular
puede ser realizado de manera
satisfactoria por el equipo del proyecto
o debe ser adquirido de fuentes
externas.

Salidas: Plan de Gestin de las Adquisiciones


Describe cmo se gestionarn los procesos de adquisicin,
desde la elaboracin de los documentos de la adquisicin
hasta el cierre del contrato. El plan de gestin de las
adquisiciones puede incluir directivas para:
Los tipos de contratos a utilizados,
Los asuntos relacionados con la gestin de riesgos,
Determinar si se utilizarn estimaciones independientes y si
son necesarias como criterios de evaluacin,
Las acciones que el equipo de direccin del proyecto puede
implementar de forma unilateral si la organizacin ejecutante
dispone de un departamento de compras, contrataciones o
adquisiciones;
Los documentos de la adquisicin estandarizados, si fueran
necesarios,
La gestin de mltiples proveedores, entre otros.

Salidas: Decisiones de Hacer o Comprar

El anlisis de hacer o comprar conduce a una


decisin sobre si un determinado trabajo puede ser
realizado de manera satisfactoria por el equipo del
proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.
Si se decide hacer el elemento en cuestin, el plan
de adquisiciones puede definir procesos y
acuerdos internos a la organizacin. Una decisin
de compra conduce a un proceso similar de
alcanzar un acuerdo con un proveedor del
producto o servicios.

12.2 Efectuar las


Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones es el


proceso de obtener respuestas de los
vendedores,
seleccionarlos
y
adjudicarles un contrato. El beneficio
clave de este proceso es que permite
alinear las expectativas de los
interesados internos y externos a
travs de acuerdos establecidos.

Entradas: Enunciados del Trabajo Relativo a


Adquisiciones.

Los enunciados del trabajo relativo a


adquisiciones
proporcionan
a
los
proveedores un conjunto de objetivos,
requisitos
y
resultados
claramente
definidos, a partir de los que pueden
proporcionar una respuesta cuantificable. El
enunciado del trabajo es un componente
crtico del proceso de adquisicin y se
puede modificar a lo largo del proceso
segn las necesidades hasta que se
formalice un acuerdo final.

Herramientas y Tcnicas: Conferencia de


Oferentes

Las conferencias de oferentes son


reuniones entre el comprador y todos los
posibles vendedores que se celebran antes
de la presentacin de ofertas o propuestas.
Se utilizan para asegurar que todos los
posibles vendedores comprendan de manera
clara y uniforme los requisitos de la
adquisicin, y que ningn licitador reciba trato
preferente.

Herramientas y Tcnicas: Negociacin de


Adquisiciones

La negociacin de adquisiciones aclara la


estructura, los requisitos y otros trminos
relativos a las compras para que se logre
alcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el
contrato. El lenguaje contractual final refleja
todos los acuerdos alcanzados.

12.3 CONTROLAR LAS


ADQUISICIONES

Controlar las Adquisiciones

Controlar las Adquisiciones es el


proceso de gestionar las relaciones de
adquisiciones, monitorear la ejecucin
de los contratos y efectuar cambios y
correcciones
al
contrato
segn
corresponda.

Herramientas y Tcnicas: Sistema de Gestin


de Registros

Para gestionar la documentacin y los


registros del contrato y de las adquisiciones
el director del proyecto utiliza un sistema de
gestin de registros. Consiste en un conjunto
especfico de procesos, funciones de control
relacionadas
y
herramientas
de
automatizacin que se consolidan y
combinan en un todo, como parte del
sistema de informacin para la direccin
de proyectos.

Salidas: Solicitudes de cambio

El proceso Controlar las Adquisiciones puede


generar solicitudes de cambio al plan para la
direccin del proyecto, sus planes subsidiarios
y otros componentes, tales como la lnea base
de costos, la lnea base del cronograma y el
plan de gestin de las adquisiciones.
Las solicitudes de cambio se procesan para
su revisin y aprobacin a travs del proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios.

12.4 CERRAR LAS


ADQUISICIONES

Cerrar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones es el proceso


de finalizar cada adquisicin. El
beneficio clave de este proceso es que
documenta
los
acuerdos
y
la
documentacin relacionada para futura
referencia.

Herramientas y Tcnicas: Auditorias de la


Adquisicin
Una auditora de la adquisicin es una
revisin estructurada del proceso de
adquisicin, desde el proceso Planificar la
Gestin de Adquisiciones del Proyecto hasta
el proceso Controlar las Adquisiciones.
El objetivo de una auditora de la adquisicin
es identificar los xitos y los fracasos que
merecen ser reconocidos en la preparacin o
administracin de otros contratos de
adquisicin en el proyecto, o en otros
proyectos dentro de la organizacin
ejecutante.

Herramientas y Tcnicas: Sistema de


Gestin de Registros

Para gestionar la documentacin y


los registros del contrato y de las
adquisiciones
el
director
del
proyecto utiliza un sistema de
gestin de registros. Mediante el
sistema de gestin de registros se
archivan los documentos y la
correspondencia del contrato, como
parte del proceso Cerrar las
Adquisiciones.

Salidas: Adquisiciones cerradas


El

comprador, por lo general mediante su


administrador de adquisiciones autorizado,
proporciona al vendedor una notificacin
formal por escrito de que se ha completado el
contrato.
Por lo general, los requisitos para el cierre
formal de la adquisicin se definen en los
trminos y condiciones del contrato, y se
incluyen en el plan de gestin de las
adquisiciones.