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ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN

ANUAL DE ADQUISICIONES

PROCESO

GESTION
CONTRACTUAL

Versión
3

DEL

PLAN

GCT-PR-08

Fecha:
30- SEPTIEMBRE- Página 1 de 6
2015

TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

OBJETIVO ........................................................................................................................... 2
ALCANCE ............................................................................................................................ 2
DEFINICIONES .................................................................................................................... 2
RESPONSABLE .................................................................................................................. 4
RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 5
GENERALIDADES .............................................................................................................. 5
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .............................................................................. 5
CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................... 6
ANEXOS .............................................................................................................................. 6

Elaborado por:
Grupo de Mejoramiento GCT

Revisado por:
José
Luis
Hernández Aprobado por
Bermúdez
Cargo:
Profesional Secretario General
Especializado 2028 – 18

libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se afectara el presupuesto. ejecutar y controlar el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad. 2. 3. obras y servicios. bienes y servicios que la Corporación pretende ejecutar anualmente para cumplir con su misión y demás actividades necesarias para su funcionamiento. registrar. CALIFICADOR: Es el conjunto de propiedades que expresan las características físicas. servicio u obra pública. DEFINICIONES PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar. entre otros. y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. programar y divulgar sus necesidades de bienes. Secretaría General y todas las demás direcciones. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP: El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento mediante el cual. consorcio o unión temporal con quien se celebra el respectivo contrato. El contratista puede ser constructor y/o consultor y/o proveedor y/o prestador del servicio. Estos calificadores permiten distinguirlo como único frente a los demás. OBJETIVO Este procedimiento define la manera de elaborar. y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2 de 6 1. CONTRATISTA: Persona natural o jurídica. BIENES DE CARACTERISTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN: Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas. el responsable de su expedición garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible. ADQUISICIÓN: Proceso de compra de un bien. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la CAR. Su elaboración es una obligación legal en cabeza de la Oficina Asesora de Planeación. para la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones Se inicia con la identificación previa de los requerimientos de cada dependencia. Es el documento que contiene las obras. con independencia de su diseño o de sus características descriptivas. continua con el seguimiento y termina con la ejecución del mismo. CONTRATO: Son todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que por el acuerdo de voluntades entre LA CORPORACIÓN y el oferente favorecido con la adjudicación de una GCT-PR-08 VERSION 3 30/09/2015 . pero su planeación será con la participación de la Dirección General. químicas y utilitarias del producto. y las especificaciones que identifican la presentación y forma de los elementos.

señalan al momento de presentar en firme a una entidad su correspondiente propuesta. ELEMENTO GENÉRICO: la descripción general de un bien o servicio en cuanto a su destinación. es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. licitación pública o contratación directa. PRECIO DE COMPRA: Es el precio de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra. GCT-PR-08 VERSION 3 30/09/2015 . FAMILIA: Un grupo de categorías de productos interrelacionadas.14.080: The United Nations Standard Products and Services Code® . Contraloría General de la República. PROPIEDADES Y ESPECIFICACIONES: Es la caracterización de cada bien o servicio. incluido IVA y excluido de otros gravámenes. PRECIO DE OFERTA: Es el valor monetario que los proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra. CODIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE ACUERDO CON EL CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE LAS NACIONES UNIDAS. traducida al español.14. indicando condiciones. COTIZACIÓN: Precio de un bien o servicio que se registra. ENTIDADES DE CONTROL: Organismos a los cuales confía la Constitución las funciones atinentes al control disciplinario. PROPONENTE: Es toda persona natural o jurídica. SEGMENTO: Agregación lógica de familias para propósitos analíticos. que presenta de manera formal una propuesta a una Entidad del Estado. cantidades y pautas que rigen la adquisición de bienes o servicios. invitación. de manera única. PRODUCTO: Un grupo de productos o servicios. Este sistema de clasificación permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno.UNSPSC . entre los cuales están la Procuraduría General de la Nación. al control defensor y al control fiscal. Defensoría del Pueblo. El precio de oferta incluirá IVA y excluirá otros gravámenes. en el cual se fijan los valores. concurso de méritos. por valores o rangos de una serie de calificadores que dependerán del grupo.Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas. V. V. PRODUCTO: Bien o servicio con calidades y características especiales que lo identifican como tal. pactado en el contrato.ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 3 de 6 convocatoria. La versión implementada en Colombia es la UNSPSC. Contralorías y Personerías departamentales y municipales.080. se determina los derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su ejecución o liquidación. CLASE: Un grupo de productos que comparten características comunes.

TIPO: Es la identificación de los productos que compran las Entidades del Estado. garantizando que no será desviada a ningún otro fin. debidamente clasificados de acuerdo con los códigos CUBS. SUBSISTEMA DE LA DEMANDA: Está compuesto por el conjunto de bienes y servicios que requiere el Estado. Profesional Universitario 2044-08. PERSONA NATURAL: Individuo nacional o extranjero con capacidad de contratar. La información se obtiene del ZIF. A través de este subsistema se proveerá información relacionada con las personas naturales o jurídicas que estén a disposición de venderle al Estado. distinta de los socios individualmente considerados. los elementos ofrecidos al mismo. UMBRAL DE PRECIOS: Es el intervalo de variación razonable del precio de contratación de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra. con el fin de verificar el nivel de distorsión entre el precio indicativo y el precio final de contratación. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF: Es una herramienta modular automatizada. las fechas de las adquisiciones y los procesos a través de los cuales se compran los bienes y servicios. que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública. realizado en la Central de Precios RUPR. un servicio o una obra pública. SUBSISTEMA CONTROL INTELIGENTE: A través de este mecanismo se comparan interpretan los diferentes registros de cada subsistema. REGISTRO PRESUPUESTAL: Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley. de los planes de compra y de los presupuestos públicos. y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada en forma definitiva. en desarrollo de su objeto social. en especial los que tienen que ver con los precios de referencia. los precios de referencia de cada uno de ellos y los sitios en los cuales se ofertan los bienes y servicios.ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 4 de 6 PROVEEDOR: Son personas naturales o jurídicas que ofrecen bienes o servicios. GCT-PR-08 VERSION 3 30/09/2015 . PERSONA JURÍDICA: Sociedad constituida legalmente. propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable. ya sea como un bien. SUBSISTEMA DE LA OFERTA: Es el registro de los precios de referencia de los bienes y servicios ofrecidos a las entidades públicas. Este subsistema provee la información relacionada con las entidades que compran los elementos requeridos. RESPONSABLE La Secretaria General y la Dirección Administrativa y Financiera son las responsables por la implementación. 4. actualización y mejoramiento de este procedimiento.

Circular Externa No 2 de 16 de agosto de 2013 (Colombia Compra Eficiente). Servicios Públicos y Cajas Menores 5 Cargar en el archivo “formatopaa. Manual de Contratación y Supervisión o Interventora CAR 2015 (GCT-MP-01 V-2-2015) Resolución 2584 del 29 de Agosto de 2006. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ÍTE DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS M 1 Consolidar presupuesto anual aprobado por el Consejo Directivo mediante acto administrativo.Director (Adquisiciones)Administrativo Y Secretaria General. Decreto 1082 de 2015. P. RESPONSABILIDADES Asegurar la correcta administración del plan anual de adquisiciones.xls del Presupuesto Anual de la Corporación.ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 5 de 6 5. GENERALIDADES        Ley 80 de 1993.xls” Suministrado por la Agencia Nacional de Contratación (Colombia Compra Eficiente) de acuerdo a la “Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones” 6 Remitir para aprobación el Plan Anual de Compras al Director Administrativo y Financiero y al Secretario General. Resolución Orgánica No. GCT-PR-08 VERSION 3 30/09/2015 ÁREA RESPONSABLE CARGO RESPONSABLE Dirección Administrativa Técnico Administrativo y Financiera 3124-16 (Adquisiciones) Dirección Administrativa Técnico Administrativo y Financiera 3124-16 (Adquisiciones) Dirección Administrativa Profesional Universitario y Financiera 2044-08 (Adquisiciones) Dirección Administrativa Profesional Universitario y Financiera 2044-08 (Adquisiciones) Dirección Administrativa Profesional Universitario y Financiera 2044-08 (Adquisiciones) Dirección Administrativa Secretario General 0037y Financiera 23 . Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones (Colombia Compra Eficiente). emitida por la Contraloría General de la República.080 (Colombia Compra Eficiente). 6. Financiero 0100-22 . 4 Depurar el Presupuesto Anual de la Corporación. 2 Efectuar el cargue de presupuesto anual al Sistema Financiero de la Corporación simultáneamente con el Sistema de Gestión Contractual 3 Descargar del Sistema de Gestión Contractual el archivo en formato . Si no.C. Si el Plan requiere ajustes (pasar al ítem 4). pasar al ítem 7. Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) 7. Ley 1150 de 2007.14. suprimiendo los gastos por concepto de Personal. V. 5544 de 2003. Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas.

Jefes de Oficina y Asesores Realizar modificaciones y/o Seguimiento Dirección Administrativa Profesional Universitario al Plan Anual de Adquisiciones por lo y Financiera 2044-08 menos en el mes de julio del año en (Adquisiciones) curso.gov. (Circular Externa No.xls GCT-PR-08 VERSION 3 30/09/2015 .co/sites/default/files/normativas/formatopaa.xls” a más tardar el 31 de Comunicaciones Especializado 2028-19 enero de cada año. ANEXOS En el link adjunto se encuentra el formato el cual se necesita codificar para el proceso de plan anual de adquisiciones.colombiacompra. (Pasar Ítem 6) Efectuar el trámite del Numeral 8 y 9 Secretaria General. http://www.ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 6 de 6 7 Suscribir Acta de aprobación (GDO-PR01-FR-02 VERSIÓN 1 01-06-2015) ). Secretario General 003723 8.co/es/col 23 ombia-compra-eficiente el archivo Oficina Asesora De Profesional “formatopaa. 8 9 10 11 Dirección Administrativa Secretario General 0037y Financiera 23 . Financiero 0100-22 Cargar en la Plataforma Secretaria General .Director (Adquisiciones)Administrativo Y Secretaria General.gov.2 del 16 de Agosto de 2013 Colombia Compra Eficiente) y la Pagina WEB de la Corporación. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 1 2 DESCRIPCION DEL CAMBIO AUTOR MEMORANDO/ACTA Actualización de los nombres de las Dependencias según el Acuerdo 22 de 2014 y cambios Claudia Liliana Durán en los códigos de los formatos relacionados.Secretario General 0037http://www. Ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones Dependencias CAR Directores.colombiacompra. Actualización del Plan Anual de Claudia Liliana Durán Adquisiciones FECHA 23/07/215 22/09/2015 9.