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INSTRUCTIVO SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULAS
SIMAT
Guia de referencia
Version 1.1

SECRETARIA DE EDUCACION DEL MAGDALENA
MACROPROCESO DE GESTION DE LA COBERTURA
Carrera 12 # 18 – 56 Edf Los corales. Santa Marta - Magdalena
Telefonos: 4233261 – 4214174 ext 110
www.sedmagdalena.gov.co
Correo electrónico: coberturaeducativa@sedmagdalena.gov.co

.......................................................................3................................................................. 9 4........................................ TRASLADADO ........................... INGRESO AL SISTEMA ......4................... PREMATRICULADO ..........1....................................................................................................................4......................3... SIN CONTINUIDAD ..... Usuario Inactivo..................................................................................................................4...................................2............................................................ TABLA DE TRANSICION DE ESTADOS ............................ Olvide mi contraseña.......................... 4 1.................................... ALUMNOS EN ESTADO NUEVO............. 11 4..................... RETIRADO ............................................................................................4........................................ 5 2..................................................4............................3....... 5 2......................5..............................................................................4.................... 8 4................................4............ 7 4.... INSCRITO ............................................................... 5 2.............. 5 2..................... Matricula de estudiantes que aparecen en SIPI ..... 7 4............................................... Asignación ................................. 13 6...................................... 13 .......................8.......4.2...................................................1................................... 5 2................................ Consulta niños SIPI ........................2............7..............10.............................. 5 2....... Consulta de Alumnos ....................................... Matricula de nuevos Opción 2 ............... PROMOCIONADO ............................... 6 3..... 9 4.................................................. CANCELADO:...................................................................................................2......... Matricula de nuevos Opción 1 .....1............................................................. CANCELADO .................................................... 6 2.......................................................................................................................................................... Inscripción ............ 5 2............................................................................. 4 1...............................6............ 9 4.......... El Usuario no tiene correo electrónico registrado.............................................. ASIGNADO ....................3. MATRICULADO ..... Matricula Directa.................9..5.................. Registro de alumno nuevo ......................... 6 2................ Matricula ......................................................................................... PROCESO PARA MATRICULAR ESTUDIANTES NUEVOS.................................................... ................. 5 ESTADOS DEL SIMAT ..............1..............................1........ 4 1................ ... 7 4..................... 10 4................................................. 11 4........................ ............. NUEVO: .................................................. 5 2................................................................ 2.......... ................................. 6 4................ 12 5.........................................................2 TABLA DE CONTENIDO 1........... PROCESO DE MATRICULA A ESTUDIANTES PROCEDENTES DE COLEGIOS PRIVADOS .................................................

......... MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS OFICIALES .. PROYECCION DE CUPOS ............................................................. 15 7..................... CREACION DE CUPOS ........ 8...1...... PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA ..................................... MATRICULAR ...... PROCESO DE MATRICULA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS ..........2........2................................ 14 7............... 7...................3............1..........................1...........1...................................................1............ 14 7.............. 16 PROCESO PARA MATRICULAR ALUMNOS EN ESTADO SIN CONTINUIDAD ........1.........2....................... 13 MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS PRIVADOS . 15 7............................. REGISTRAR REPROBADOS ................................................. 13 7.................4...1....................................................................2....2........... 15 7....................................................... 16 .. 13 7............3 7..................................................................... PROMOCION DE ALUMNOS .....................

Usuario Inactivo.4 El presente Instructivo tiene proporciona una guía de referencia rápida de los procesos más usuales y preguntas frecuentes sobre el Sistema de Matriculas SIMAT. Esto ocurre cuando El sistema detecta inactividad del usuario por mucho tiempo o por mal ingreso de la contraseña en repetidas ocasiones. Olvide mi contraseña. Para acceder debe contar previamente con un Usuario asignado por la Secretaría de Educación. El Sistema enviará automáticamente una nueva contraseña al correo electrónico registrado. 1. En caso de olvidar su contraseña debe hacer uso de la opción “olvide mi contraseña”. NOTA: Si no recibe el correo en la bandeja principal.sistemamatriculas.gov. En caso que el usuario esté inactivo debe comunicarse con la Oficina de Cobertura de la Secretaría de Educación.co. INGRESO AL SISTEMA La URL para ingresar al Sistema es www. debe buscar en la de CORREO NO DESEADO o SPAM.2. 1. 1. .1. el Sistema le pedirá el nombre de usuario (login de acceso) y el número de documento del representante legal del colegio o persona a la cual se le creó el usuario en el SIMAT.

2. Un alumno en estado NUEVO puede ser inscrito por cualquier institución educativa.4.5.3. ESTADOS DEL SIMAT 2. Un alumno en estado ASIGNADO puede matriculado siguiendo los pasos indicados en el numeral 4.2.4. Comuníquese con la oficina de Cobertura de la Secretaria de educación para actualizar sus datos en el Sistema.3.7.1. ASIGNADO: Este estado indica que el alumno tiene un cupo asignado en una institución educativa. el Sistema no . Un alumno en estado PROMOCIONADO puede matriculado siguiendo los pasos indicados en el numeral 4.3. Un alumno en estado INSCRITO puede ser ASIGNADO siguiendo los pasos del numeral 4. Un alumno en estado CANCELADO está disponible para ser INSCRITO por cualquier institución educativa.3. fue registrado en el SIMAT pero aún no está relacionado con alguna Institución educativa. Al momento de hacer la PROMOCION 30 alumnos quedaran en estado PROMOCIONADO y 2 en estado SIN CONTINUIDAD. El Usuario no tiene correo electrónico registrado.3. CANCELADO: Este estado indica que un alumno fue inscrito en alguna institución educativa y posteriormente se le revocó o canceló su inscripción.3. INSCRITO: Este estado indica que el alumno se encuentra inscrito en alguna Institución educativa. siguiendo los pasos indicados en el numeral 4. y habiendo creado los cupos en la etapa de proyección. es decir. siguiendo los pasos indicados en el numeral 4. También suele suceder cuando los alumnos van a cambiar de jornada. Esto se da cuando por ejemplo la institución tiene 32 estudiantes en grado 6° y solo proyecta 30 cupos para el siguiente grado. 2. de sede o de modelo educativo.2. 2. NUEVO: Este estado indica que el alumno ya existe en el SIMAT.3. Posterior a este estado sigue la etapa de PROMOCION. 2.4.3. 2.2. 2. 2.6. PROMOCIONADO: Este estado indica que el alumno fue promovido para el siguiente grado y año lectivo. (NOTA: El estado prematriculado ya fue eliminado del SIMAT en la última actualización). SIN CONTINUIDAD: Este estado indica que el alumno no tiene cupo asignado en la institución. PREMATRICULADO: Este estado indica que el alumno le fue reservado un cupo dentro de la institución educativa para el próximo año lectivo.5 1.

9. Para matricular estos estudiantes se debe proceder según los pasos indicados en el numeral 8.2.3.6 los asocia a los cupos creados.10. DE A SECTOR OPCION EN EL SIMAT NUEVO INSCRITO OFICIAL INSCRIPCIONES->NUEVA INSCRIPCION NUEVO MATRICULADO NO OFICIAL MATRICULA->NOVEDADES INSCRITO ASIGNADO TODOS INSCRITO CANCELADO TODOS INSCRIPCIONES->ASIGNACION RECTOR INSCRIPCIONES->MODIFICACION DE INSCRIPCION (REVOCAR) ASIGNADO INSCRITO TODOS INSCRIPCIONES->ANULAR ASIGNACIONES ASIGNADO MATRICULADO TODOS MATRICULA->MATRICULAR MATRICULADO TRASLADADO TODOS MATRICULA->NOVEDADES MATRICULADO RETIRADO TODOS MATRICULA->NOVEDADES PREMATRICULADO PROMOCIONADO OFICIAL MATRICULA->PROMOCION PREMATRICULADO RETIRADO OFICIAL MATRICULA->NOVEDADES (MISMO AÑO LECTIVO) PROMOCIONADO RETIRADO TODOS MATRICULA->NOVEDADES (MISMO AÑO LECTIVO) PROMOCIONADO MATRICULADO OFICIAL MATRICULA->MATRICULAR . TRASLADADO: Este estado indica que el alumno fue TRASLADADO de una Institución a otra. al 4. ASIGNACION y MATRICULA. por lo tanto puede ser matriculado por cualquier otra.4. 3. Este estado es el único que se tiene en cuenta para medir la cobertura de la institución. 2. así como para los giros que hace el Estado a través del Sistema General de Participaciones SGP. deber ser matriculados siguiente los pasos de INSCRIPCION.3. 2. Para los alumnos que se encuentran retirados de colegios Privados y van a ingresar a uno del sector oficial. RETIRADO: Este estado indica que el alumno se encuentra retirado de alguna institución educativa. explicados en el numeral 4.8. 2. sin embargo la institución hacia donde fue trasladado debe matricular al estudiante y dejarlo en estado MATRICULADO. TABLA DE TRANSICION DE ESTADOS La siguiente tabla muestra las posibles transiciones de estado que puede sufrir un alumno en el SIMAT así como las opciones del menú por donde se pueden realizar. por lo tanto en este estado deben estar los alumnos que se encuentren presentes y siendo atendidos en las Instituciones Educativas. MATRICULADO: Indica que el alumno se encuentra MATRICULADO. Este proceso se puede hacer por la opción MATRICULA->NOVEDADES.

1. 4. Esta búsqueda se puede realizar en el menú ESTUDIANTES > CONSULTA DE ALUMNOS digitando los apellidos y nombres en los campos correspondientes o simplemente con el número de documento. 4.1. Consulta de Alumnos: En primer lugar siempre es recomendable realizar una búsqueda del estudiante para corroborar su estado en el SIMAT o que no haya sido registrado aún en el Sistema. ESTUDIANTES -> CONSULTA NIÑOS SIPI digitando los apellidos y nombres en los campos correspondientes o simplemente con el número de documento. . PROCESO PARA MATRICULAR ESTUDIANTES NUEVOS. Consulta niños SIPI: Por esta opción puede consultar si el alumno que intenta matricular se encuentra registrado en el SIPI. Si omite el valor del campo AÑO el Sistema trae la información del estudiante en la última vigencia y estado que aparece registrado. Entiéndase por nuevo los estudiantes que nunca han sido registrados en el SIMAT ni en el Sistema de Primera infancia SIPI. A diferencia del estado NUEVO en el SIMAT que se define en el numeral 2.2.7 4.

el proceso es inscribirlo por la opción inscripciones->inscripción niño sipi Debe buscarlo en esta pantalla sin colocar el tipo de documento. grado y metodología. . Seleccionar la casilla de verificación.co ) con la copia escaneada del documento de identidad y solicitando la correcion de la fecha de nacimiento.3. solo nombres o número de documento de identidad. el estudiante debe ser ASIGNADO y MATRICULADO. ingresar la fecha de nacimiento.gov. Si el alumno no aparece por ninguna de estas dos opciones puede ser registrado como un estudiante nuevo en el SIMAT. ingresar el número de formulario (este puede ser un numero de formulario de inscripción usado por la institución o el número de documento del estudiante). Matricula de estudiantes que aparecen en SIPI Si al consultar el estudiante por la opción inscripciones->consulta niños sipi.8 Para realiza la búsqueda debe dar click en el icono . este aparece en el SIMAT. El alumno quedará en estado INSCRITO. Recuerde que después de INSCRITO. 4. NOTA: Si la fecha de nacimiento no coincide con la registrada en el SIMAT. se debe enviar un correo electrónico a ( ampena@mineducacion. Una vez se realicen estas correcciones en el Sistema por parte del Funcionario encargado en el Ministerio de educación podrán realizar la inscripción en el SIMAT.

Los campos marcados con el símbolo asterisco (*) son obligatorios. 4. el Sistema permite la opción de registrar con el Tipo de Documento NES y el Sistema le asignará un número provisional el cual debe actualizarse una vez el estudiante o el padre de familia aporte los documentos correspondientes.4.9 4. Por esta opción el estado en el que quedará el estudiante será NUEVO. INSCRIPCIONES->NUEVA INSCRIPCION. es de obligatoriedad realizar estos pasos según se establece en la resolución anual que emite la Secretaría de Educación basada en resolución 7797 del Ministerio de Educación la cual regula el proceso de matrícula y establece las fechas de cada una de las etapas del proceso.1. Registro de alumno nuevo Para registrar un estudiante nuevo debe seleccionar la opción del menú INSCRIPCIONES -> NUEVA INSCRIPCION y dar click en el icono . Se abrirá un formulario donde debe ingresar los datos del estudiante. Si no cuenta con registro civil o algún documento de Identidad.4. 4. esto es. Matricula de nuevos Opción 1 Esta opción es para las Instituciones oficiales.4.2. pero esta vez vamos a buscar al estudiante con los datos que se encuentra . Inscripción Una vez el estudiante ha sido registrado como NUEVO el siguiente paso es inscribirlo por la misma opción del menú del paso anterior. Si el estudiante tiene registro civil debe registrarlo con el numero NUIP no con el SERIAL.

3. seleccionarla y luego escoger el modelo educativo.1. .4. INSCRIPCIONES->NUEVA INSCRIPCION nos aparece el alumno y debemos dar click en el icono de la mitad “Inscribir Alumno” . El alumno quedara en estado 4. De ser necesario. Se recomienda utilizar el mismo número de documento del Estudiante para facilitar la búsqueda.10 registrados en el SIMAT y hacer click en el icono . Hacemos una búsqueda de la institución y luego seleccionamos el grado y modelo educativo en el cual fue inscrito el . Una vez hagamos la búsqueda del estudiante por el menú de. para verificar la información del estudiante podemos realizar una consulta del alumno como se indica en el numeral 2. Asignación Una vez el alumno se encuentre en el estado INSCRITO procedemos a asignarle cupo por la opción INSCRIPCIONES->ASIGNACION RECTOR. Nos aparece el siguiente formulario. Debe buscar la Institución donde va a ser inscrito. Por ultimo dar click en el icono de guardar INSCRITO. los campos con asterisco (*) son obligatorios: Número de Formato: Este es el número de formato de inscripción.

Hacemos una búsqueda de la institución.4.4. debemos seleccionar la jornada. Por último click en el icono guardar MATRICULADO. grupo.11 estudiante y damos click en el icono .5. Matricula Una vez el estudiante se encuentre en estado ASIGNADO procedemos a matricularlo por la opción MATRICULA->MATRICULAR. y grupo donde quedo asignado el estudiante y damos click en el icono buscar . grado. jornada y grupo donde se le asignara el cupo. El sistema nos mostrará abajo el nombre del estudiante. El estudiante quedará en el Estado 4. El 4. También se habilita esta opción para las Instituciones OFICIALES una vez se hayan culminado las etapas de INSCRIPCIÓN y ASIGNACIÓN DE CUPOS establecidas en la Resolución anual de matrícula. Por ultimo seleccionamos la jornada. igualmente por acá podrán matricular estudiantes que no se encuentren en el SIMAT o EL SIPI. . . escogemos la fuente de recursos SGP y es para matricula oficial o NO APLICA si es para matricula NO OFICIAL y procedemos a dar click en el icono estudiante quedará en estado ASIGNADO. . la fuente de recursos según el colegio (SGP para oficial y NO APLICA para Privados) y el Internado. luego escogemos la sede donde fue asignado el estudiante. Una vez aparezca el estudiante señalamos la casilla ASIGNAR con el chulito. el carácter y la especialidad si son alumnos de educación media (10° y 11°).Matricula de nuevos Opción 2 Esta opción está habilitada para los colegios NO OFICIALES. seleccionamos la sede.

JORNADA. GRADO y GRUPO donde se va a matricular el estudiante y primero dar click en el icono para buscar.4. . Se abrirá un formulario donde debe ingresar los datos del estudiante. Si hay estudiantes matriculados en el grado y grupo seleccionado se desplegara la lista de los mismos.1. Matricula Directa Esta opción se realiza por el menú ESTUDIANTES -> REGISTRO DE ESTUDIANTES. En segundo lugar de click en el icono para registrar un estudiante.12 4. Los campos marcados con el símbolo asterisco (*) son obligatorios. el Sistema le pedirá haga una búsqueda de su institución y luego seleccione la SEDE.

Si no cuenta con registro civil o algún documento de Identidad. Nótese que por esta opción el estado en el que quedará el estudiante será MATRICULADO. procedentes de colegios privados y que van a ser matriculados en instituciones oficiales. CANCELADO El proceso para matricular a estudiantes que se encuentren en estado NUEVO O CANCELADO.13 Si el estudiante tiene registro civil debe registrarlo con el numero NUIP no con el SERIAL. es el de INSCRIPCION.3. .3. ASIGNACION y MATRICULA como se explica en los numerales 4. ALUMNOS EN ESTADO NUEVO. 7. 6. sea de vigencia actual o anteriores. el Sistema permite la opción de registrar con el Tipo de Documento NES y el Sistema le asignará un número provisional el cual debe actualizarse una vez el estudiante o el padre de familia aporte los documentos correspondientes. Si el estudiante va a ser matriculado en colegio privado por la opción MATRICULA->NOVEDADES.2 al 4. PROCESO DE MATRICULA A ESTUDIANTES PROCEDENTES DE COLEGIOS PRIVADOS El proceso para matricular a estudiantes que se encuentren en estado retirado.4.1. MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS OFICIALES Para matricula los estudiantes antiguos se deben seguir las etapas: 7.3. PROCESO DE MATRICULA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS 7. PROYECCION DE CUPOS Esta etapa la realizan únicamente los colegios del sector Oficial y consiste en el proceso de planeación de la oferta educativa y creación de cupos para la próxima vigencia. Y explicará en detalle en una próxima versión de este tutorial.1. es el de INSCRIPCION. ASIGNACION y MATRICULA como se explica en los numerales 4.1.2 al 4.4. 5.3. sea de vigencia actual o anteriores. Este proceso se realiza por la opción PROYECCION->PROYECTAR CUPOS.

Una vez realice una búsqueda de su institución educativa.2. Para hacer la promoción se debe ingresar por la opción MATRICULA>PROMOCION. Si lo desea también puede realizar la promoción a nivel de sedes o jornada bajando el nivel dando click en el icono varias veces.14 7. seleccionar y por ultimo hacer click en el icono .7.1.3. Los estudiantes quedaran en estado PROMOCIONADO. recuerde que debe primero retirar y reprobar a los alumnos que tengan que estar en ese estado al finalizar el año. Es posible que queden en estado SIN CONTINUIDAD según se explica en el numeral 2. 7. esto se realiza por la opción MATRICULA->REGISTRAR REPROBADOS. seleccione los estudiantes a reprobar y luego click en el botón guardar . . El sistema le mostrará el listado de estudiantes del grado seleccionado.1. PROMOCION DE ALUMNOS La promoción es el proceso mediante el cual se promueven los estudiantes de un grado al siguiente. Con esto se hará una promoción a nivel de la institución. Nota: Antes de correr este proceso. Es por esto que antes de hacer la promoción se deben registrar los reprobados para evitar que los estudiantes que no aprobaron el año sean promovidos por el Sistema al grado siguiente. puede realizar una búsqueda individualizada del estudiante a reprobar digitando los datos del estudiante o simplemente seleccionando el grado para una búsqueda general. REGISTRAR REPROBADOS Se deben registrar los estudiantes que reprobaron el año escolar en curso. Realizar una búsqueda de la institución con el icono .

MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS PRIVADOS 7. 7.1. . En esta opción deben hacer una búsqueda de la Institución y sede donde se crearán los grupos. a diferencia de los colegios oficiales los cuales deben hacerla en el proceso de proyección de cupos. posteriormente seleccionar la jornada y el grado y dar click en el icono buscar . si desea ampliar los cupos disponibles para ese grupo el Sistema nos muestra la capacidad y los cupos ya asignados para dicho grupo. Para los colegios privados el proceso de creación de grupos se hace de forma manual por la opción INSTITUCIONES->GRUPOS. MATRICULAR Una vez los alumnos se encuentren en estado PROMOCIONADO pueden ser matriculados con se explica en el numeral 4. Puede editar las propiedades de un grupo existente como el nombre del grupo y la capacidad y hacer click en el icono guardar .4. CREACION DE CUPOS A través de este proceso se crean los cupos donde serán matriculados los estudiantes.15 7.2. esto es por ejemplo. El Sistema desplegara la lista de los grupos creados para el grado seleccionado si existen.1.4.3.2. Por la opción MATRICULA->MATRICULAR.

nombre. Repetir este procedimiento por cada jornada y grado para crear los grupos necesarios para la matrícula de sus estudiantes. esto es por la opción MATRICULA->PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA realizando una búsqueda de la institución con el icono buscar y dar click en el icono seleccionar la institución . . 7. jornada y grado donde vamos a matricular a los estudiantes que quedaron en estado SIN CONTINUIDAD. posteriormente seleccionamos la sede. NOTA: Antes de correr este proceso. 8. PROCESO PARA MATRICULAR ALUMNOS EN ESTADO SIN CONTINUIDAD Como se explicó en el numeral 2. Para esto nos vamos a la opción INSTITUCIONES->GRUPOS y realizamos una búsqueda de nuestra instituciones. capacidad y modelo educativo.7.2.2. Para matricular estos estudiantes lo que primero debemos hacer es verificar la disponibilidad de cupos donde van a ser matriculados. PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA Una vez creados los grupos por cada grado se puede proceder a lanzar el proceso de promoción. recuerde que debe primero retirar y reprobar a los alumnos que tengan que estar en ese estado al finalizar el año. Para guardar el grupo creado dar click en el icono de guardar .16 Para crear un grupo nuevo debe hacer click en el icono agregar y llenar la información solicitada para el grupo tales como el orden. hay ocasiones y por diferentes circunstancias al lanzar el proceso de promoción algunos estudiantes quedan en estado SIN CONTINUIDAD.

3. Por ultimo nos vamos a la opción MATRICULAR->MATRICULAR para realizar una matrícula en bloque como se explica en el numeral 4. jornada y grado donde actualmente se encuentran sin continuidad) hacia un “DESTINO” (sede. . haremos una transferencia de estos estudiantes desde un “ORIGEN” (sede. por donde como su nombre lo indica. jornada. Una vez tengamos los cupos disponibles nos vamos a la opción MATRICULA>TRANFERENCIAS.4.17 De ser necesario. procedemos a ampliar los cupos disponibles a los grupos existentes o podemos crear nuevos grupos en los diferentes grados donde vayamos a matricular estos estudiantes. Estos estudiantes quedaran en estado ASIGNADO. grados y grupos donde van a ser matriculados).