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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS


DE INVERSIN MUNICIPAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MUNICIPIO DE TULU
DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIN MUNICIPAL

2009

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

EQUIPO DE TRABAJO
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN MUNICIPAL
Jefe
Martha Liliana Vallejo Arias
Profesional Universitario Banco de Programas y Proyecto
Mara Melba Duque Glvez
Auxiliar Administrativo
Alexandra Cardona

GRUPO DE APOYO DE LA GESTIN DE PROGRAMAS


Y PROYECTOS DE INVERSION PBLICA
Ing. Jess Humberto Jaramillo
Ing. Hernando Alfonso Arteaga
Dr. Gustavo Adolfo Rubio Lozano

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN

PRESENTACIN

1. BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL - BPIM


1.1 DEFINICIN
1.2 MARCO LEGAL
1.3 MARCO CONCEPTUAL
1.3.1 Categoras estratgicas del proceso de planeacin
1.4 OBJETIVOS DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS - BPIM
1.4.1 Objetivo General
1.4.2 Objetivos Especficos
1.5 FUNCIONES DEL BPIM
1.6 MANEJO DE LA INFORMACIN DEL BPIM
1.7 UTILIDAD DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO - BPIM
1.8 ORIGEN DE LOS PROYECTOS
1.9 ENTIDAD RESPONSABLE DEL PROGRAMA O PROYECTO
1.10 FUENTES DE FINANCIACIN
1.11 METODOLOGA A EMPLEAR
1.11.1 Metodologa General Ajustada, MGA
1.12 ETAPAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
1.12.1 Etapa de preinversin
1.12.2 Etapa de inversin
1.12.3 Estado de operacin

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2. PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIN Y REGISTRO DE LOS


PROYECTOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL
2.1. INFORMACIN GENERAL
2.2 VIABILIDAD
2.2.1 Consideraciones generales
2.2.2 Competencias para emitir conceptos de viabilidad
2.2.3 Programas y proyectos municipales que solicitan recursos municipales
2.2.4 Conceptos que se deben tener en cuenta para emitir viabilidad
2.2.5 Plazo para emitir concepto de viabilidad
2.2.6 Resultado de la calificacin de viabilidad
2.2.7 Archivo de estudios y documentos
2.2.8 Criterios bsicos para evaluar la viabilidad de un proyecto
2.2.8.1 Criterios Tcnicos
2.2.8.2 Criterios Financieros
2.2.8.3 Criterios Institucionales
2.2.8.4 Criterios Ambientales
2.2.8.5 Criterios de Sostenibilidad
2.2.8.6 Criterios Econmicos
2.2.8.7 Criterios Sociales

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Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

2.3 RADICACIN
2.3.1 Presentacin de programas y proyectos
2.3.2 Documentos y formatos a diligenciar
2.3.3 Parmetros y Criterios para Revisin de los Documentos
2.3.3.1 Parmetros
2.3.4 Criterios para la calificacin de la viabilidad

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2.4 REGISTRO
2.4.1 Competencia y funcin del registro
2.4.2 Cdigo de registro
2.4.3 Estructura del Cdigo BPIM
2.4.4 Oportunidad del registro
2.4.5 Informacin sobre el registro
2.4.6 Certificado de Registro
2.5 ACTUALIZACIN DE PROYECTOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
DE INVERSIN PBLICA MUNICIPAL
2.6 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE LOS PROYECTOS
2.7 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO DE RADICACIN
Y REGISTRO DE PROYECTOS EN EL BPIM
2.8 ELEGIBILIDAD
2.9 PRIORIDAD

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3. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN A LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO


3.1 RESPONSABLES
3.2 QU ES EL SSEPI?
3.3 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN PARA PROYECTOS DE COMPETENCIA MUNICIPAL
3.4 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN PARA PROYECTOS DE COMPETENCIA
DEPARTAMENTAL

3.5 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN PARA PROYECTOS DE
COMPETENCIA MUNICIPAL Y DEPARTAMENTAL, COFINANCIADOS POR OTRAS ENTIDADES

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4. REPORTES DEL BPIM


4.1 REPORTE DEL BPIM PARA ELABORAR EL POAI
4.2 QU ES UN PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES - POAI?

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ANEXO No. 1: GLOSARIO DE TRMINOS


ANEXO No. 2: DEFINICIN DE NOMBRES DE PROYECTOS.

CLASIFICACIONES DE LOS POSIBLES PROCESOS SSEPI - MGA
ANEXO No. 3: INDICE DOCUMENTAL
ANEXO No. 4: LISTA DE CHEQUEO PARA LA INSCRIPCION DE PROGRAMAS

Y PROYECTOS DE INVERSIN
ANEXO No. 5: SOLICITUD DE INSCRIPCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN
ANEXO No. 6: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA PROYECTOS DE INVERSIN
ANEXO No. 7: ACTA DE CONCERTACIN CON LA COMUNIDAD PARA PROYECTOS DE INVERSIN
ANEXO No. 8: VIABILIDAD SECTORIAL MOTIVADA

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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIN

La

Administracin Municipal de Tulu Valle del Cauca, a travs del Banco de Programas y Proyectos de Inversin
Municipal- BPIM, entrega el presente manual de procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de
Inversin Pblica Municipal, como un nuevo instrumento que orienta a la comunidad, las entidades municipales
y dems usuarios, en los procesos de formulacin, evaluacin, viabilidad, registro y seguimiento de los proyectos que
buscan ser financiados o cofinanciados con recursos pblicos.
Se presentan diferentes relaciones de gestin e informacin que deben existir entre las Secretaras, Departamentos y Entes
Descentralizados del nivel Municipal y sobre procedimientos diseados para operacin del BPIM.
El Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal - BPIM a travs de la adopcin de las metodologas de
formulacin de proyectos y la definicin de los procesos y procedimientos de registro, viabilidad, seguimiento entre otros,
permitir implantar en la gestin pblica municipal la cultura de proyectos, fundamental dentro de las competencias de
planeacin, programacin, presupuestacin y evaluacin de la administracin municipal de Tulu.

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

El

PRESENTACIN

presente manual contiene las recomendaciones para la adopcin de los procedimientos de registro, actualizacin,
proceso presupuestal, seguimiento y control de los proyectos en el Banco de Programas y Proyectos - BPIM.
El registro supone los pasos previos de radicacin y calificacin de viabilidad.

Estos procedimientos recogen lo dispuesto en las normas nacionales que regulan el Banco de Programas y Proyectos, como
instrumento del proceso de planeacin, que registra proyectos viables, susceptibles de ser financiados con recursos de
inversin pblica en el respectivo territorio, independiente de su fuente de financiacin. Se parte de la consideracin de que
el BPIM constituye una herramienta para la gestin de proyectos, que puede ser utilizada por las diferentes instancias y los
distintos organismos territoriales encargados de cumplir funciones relacionadas con dicha gestin, como es el caso de las
unidades especializadas de cofinanciacin, que por esta razn, deben trabajar en forma articulada con los bancos y seguir
los correspondientes procedimientos de registro y actualizacin en los mismos.
Los procedimientos de registro en el banco de proyectos se basan en los procedimientos establecidos por el Banco de
Programas y Proyectos de Inversin Nacional BPIN y tiene por objeto facilitar la gestin del banco bajo el principio de la
eficiencia, en condiciones que contribuyan a la unificacin de procesos.
El registro de proyectos implica la consignacin de la informacin requerida para la programacin de la inversin pblica,
para lo cual debe tenerse en cuenta que una mejor calidad de la informacin redunda en mayor eficiencia en la programacin,
asignacin y ejecucin de los recursos.
Los procedimientos presentados en este manual para la actualizacin de programas y proyectos en el BPIM, permite se
efecten las modificaciones en cierta informacin en programas y proyectos registrados, siempre y cuando no cambien sus
objetivos y/o metas, lo cual implicara programas y proyectos distintos.
En el proceso presupuestal se describen someramente sus diferentes etapas y el seguimiento de la inversin se determina a
travs del sistema de seguimiento fsico financiero de los programas y proyectos a realizarse en el Municipio.
Es necesario tener en cuenta que la aplicacin de los procedimientos, supone, en algunos eventos, el cumplimiento de las
funciones por parte de las diferentes secretaras, oficinas y entes descentralizados del municipio.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

1. BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN


MUNICIPAL - BPIM
1.1 DEFINICIN
El Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal es un instrumento para la planeacin que registra los programas
y proyectos viables tcnica, ambiental, socio-econmica y legalmente susceptibles de ser financiados con recursos pblicos
en el territorio del municipio.
En estos trminos, el Banco de Proyectos de Inversin Municipal (BPIM) ms que una base de datos se constituye en una
herramienta central en la asignacin eficiente de recursos y en el fortalecimiento de la programacin integral de la inversin
pblica, es decir permite organizar informacin valiosa para concretar y darle coherencia a los programas de gobierno,
planes de desarrollo y presupuestos, as como realizar las labores de anlisis, programacin y ejecucin de la inversin
pblica municipal, seguimiento y evaluacin de los resultados, a travs de programas y proyectos especficos, enmarcados
dentro del siguiente esquema lgico:

PLANES

PROGRAMAS

SUB
PROGRAMAS

PROYECTOS

Los proyectos de inversin que se identifiquen y evalan deben ser consistentes con los lineamientos de poltica de los
distintos sectores en los que se realiza la inversin pblica.
El buen funcionamiento y operacin del BPIM es responsabilidad de todas las entidades de la administracin incluidas las
Unidades Administrativas, las entidades y organismos descentralizados del orden Municipal.

1.2 MARCO LEGAL


Las siguientes son las normas que reglamentan el
funcionamiento del Banco de Programas y Proyectos de
Inversin Municipal - BPIM:

reglamenta la Ley 38 de 1989, normativa del presupuesto


general de la nacin, en lo referente al Banco de Proyectos
de inversin y otros aspectos generales.

Ley 38 del 21 de abril 1989: Normativa del presupuesto


General de la Nacin en lo que se refiere al Banco de
Proyectos de Inversin Nacional, sus atribuciones y
funcionamiento, considera la inversin pblica como un
elemento directo y motivador del proceso de la Planeacin
en todos los rdenes Gubernamentales, establece la creacin
del Banco de Proyectos de Inversin Pblica. La mencionada
Ley, en su Artculo 31, estipula: En el Plan Operativo Anual
de Inversiones - POAI - no se podrn incluir proyectos que
no hagan parte del Banco de Proyectos de Inversin. La
Nacin slo podr cofinanciar proyectos registrados en el
Banco de Proyectos de Inversin de entidades pblica.

Ley 152 del 15 de Julio de 1994: Por la cual se establece


la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo. Disposicin que
inicia el desarrollo de la Cconstitucin de 1991 en este campo
especifico. Se refiere a tres reas de vital importancia, los
planes de desarrollo territorial, los planes de accin sectorial
y los Bancos Territoriales de programas y proyectos, como
elementos que deben manejarse armnicamente a fin de
impactar adecuadamente los resultados institucionales
de las entidades del estado. Establece los principios,
procedimientos y mecanismos para la elaboracin,
aprobacin, ejecucin, seguimiento, evaluacin y control
del los planes de desarrollo de la Nacin y de las entidades
territoriales.

Decreto 841 del 20 de abril de 1990: Por el cual se

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
Artculo 27: El Banco de Programas y Proyectos de
inversin es un instrumento para la planeacin que registra
los programas y proyectos viables tcnica, ambiental y
socioeconmicamente susceptibles de financiacin con
recursos del presupuesto general de la Nacin.
Artculo 49 numerales 3, 4 y 5: Las entidades territoriales,
a travs de sus organismos de Planeacin, organizarn
y pondrn en funcionamiento bancos de programas y
proyectos y sistemas de informacin para la planeacin.
El Departamento Nacional de Planeacin organizar las
metodologas, criterios y procedimientos que permitan
integrar estos sistemas para la planeacin y una Red Nacional
de Bancos de Programas y Proyectos, de acuerdo con lo que
se disponga en el reglamento.
Ley 179 del 30 de diciembre de 1994: Por la cual se
introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989,
Orgnica de Presupuesto.
Ley 225 del 20 de diciembre de 1995: Por la cual se
modifica la Ley 38 de 1989, Orgnica de Presupuesto.
Decreto 111 del 15 de enero de 1996: Por el cual se compilan
la ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 y la ley 225 de 1995,
que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto.

Acuerdo 168 del 4 de diciembre de 1995: Por el cual se


crea el Banco de Programas y Proyectos de Inversin Pblica
del Municipio de Tulu
Artculo 15: Se faculta al seor Alcalde para reglamentar
la estructura orgnica del Banco de Programas y Proyectos
de Inversin Pblica del Municipio, as como para definir
el manual de operaciones (normas y procedimientos para la
inscripcin, estudio de viabilidad, registro, establecimiento
de criterios de priorizacin y programacin de inversin),
los manuales de metodologas (para la identificacin,
formulacin y evaluacin de proyectos y para el seguimiento a
las inversiones y la evaluacin de resultados) y todos aquellos
procedimientos necesarios para asegurar el funcionamiento
del banco.
Resolucin Nmero 1034 de 16 de noviembre de 2004:
Por medio de la cual se establece la aplicacin del sistema
de Seguimiento y Evaluacin de Programas y Proyectos de
inversin pblica, SSEPI en la Administracin Municipal.
Resolucin Nmero 0806 de Agosto 10 de 2005 del
Departamento Nacional de Planeacin: Por la cual
se organizan metodologas, criterios y procedimientos
que permitan integrar los sistemas de planeacin y la red
nacional de Bancos de Programas y Proyectos

1.3 MARCO CONCEPTUAL



El BPIM es una herramienta del sistema de planificacin que permite, tomar decisiones a lo largo de todo el ciclo de vida de
la inversin, mejorar la eficiencia de la inversin pblica proveniente de los distintos niveles de gobierno para el crecimiento
y desarrollo integral, adems, realizar el monitoreo y el seguimiento a las inversiones. Por ello se encuentra estrechamente
relacionado con el proceso dinmico, permanente y continuo de la planeacin y con la implantacin de las polticas y
programas de los planes de desarrollo.
Dentro de los aspectos que atiende se encuentran:
Cubrir los aspectos de la identificacin, formulacin de proyectos, la programacin y la asignacin de los recursos, el
seguimiento a la ejecucin y la evaluacin de los resultados obtenidos.
Articular el proceso de planeacin con la elaboracin de presupuestos de inversin pblica que orienta la asignacin del
gasto a la satisfaccin de las necesidades de la poblacin y a los requerimientos del desarrollo.
Apoyar a la gestin pblica permitiendo conocer y coordinar el conjunto de inversiones, provenientes de diversas fuentes
que se realizan en una entidad territorial, al cumplimiento de los objetivos y metas definidos por la planeacin.

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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Los programas y proyectos constituyen la fuente esencial del sistema de informacin del Banco de Programas y Proyectos
de Inversin del Municipio. Los proyectos se presentan en la ficha Metodologa General Ajustada (MGA), establecida
por el DNP y son sometidos a un anlisis de viabilidad antes de proceder a su registro en el Sistema de Seguimiento y
Evaluacin de Proyectos de Inversin Pblica - SSEPI.
1.3.1 Categoras estratgicas del proceso de planeacin
Para una mayor efectividad de la programacin y ejecucin
de las estrategias y acciones de solucin a los problemas
del desarrollo, el proceso de planificacin y su posterior
ejecucin deben desarrollarse en diferentes instancias
jerarquizadas por niveles de responsabilidad y alcance.
El plan de ordenamiento y los planes de desarrollo constituyen
la categora superior, a partir de la cual se desprenden las
unidades de gestin. Dentro del proceso de planeacin se
establecen las siguientes categoras estratgicas:
Plan de Ordenamiento: Comprende un conjunto de acciones
poltico-administrativas y de planeacin fsica concertada y
coherente, emprendidas por los municipios, distritos y reas
metropolitanas para disponer de instrumentos eficaces de
orientacin del desarrollo territorial, bajo su jurisdiccin y
regulacin de la utilizacin, ocupacin y transformacin de
su espacio fsico.
El ordenamiento territorial tiene como objetivo dar a la
planeacin econmica y social su dimensin territorial,
racionalizar la intervencin sobre el territorio y proporcionar
su desarrollo y aprovechamiento sostenible.
Plan de Desarrollo: Comprende el anlisis de la
problemtica econmica, social y ambiental en los niveles
nacional, departamental o municipal como un todo, a partir
del cual se define una estrategia de solucin a seguir a
mediano o largo plazo. La estrategia incluye la definicin
de los objetivos y metas del plan, de las polticas generales
y sectoriales de los principales programas de gobierno y los
montos de inversin para el perodo analizado.
Programa: Es la estrategia de accin cuyas directrices
determinan los medios que articulados gerencialmente
permiten dar una solucin integral a problemas. El objetivo
general de un programa, que por definicin debe tener
carcter multisectorial, generalmente corresponde a uno

de los establecidos por el Plan de Desarrollo. A partir del


objetivo general, se definen los objetivos especficos, las
metas, los tipos de proyecto y el monto de las inversiones
del programa. Se determina tambin como una manera de
agrupar proyectos o acciones, que contribuyan de manera
individual al cumplimiento de un objetivo, y que requiere la
aplicacin de todas las acciones de manera integral para el
cumplimiento de dicho objetivo, generalmente sectorial.
Subprograma: Es la desagregacin de un programa en
grupos homogneos de proyectos. Esta homogeneidad no
responde a un criterio nico, ya que puede definirse por
tecnologa, ubicacin, tamao, entre otros, de acuerdo con las
necesidades particulares en la clasificacin de un programa.
El objetivo general de un subprograma, generalmente
corresponde a un objetivo especfico del programa.
Proyecto: conjunto de actividades interrelacionadas y
coordinadas, con el fin de alcanzar un objetivo especifico
concreto dentro de unos lmites de presupuesto y tiempo
determinado.
Se establece como la unidad mnima
operacional que vincula recursos, actividades y componentes
durante un perodo determinado y con una ubicacin definida
para resolver problemas o necesidades de la poblacin.
El objetivo general de un proyecto debe estar relacionado
con alguno de los objetivos especficos de un programa o
subprograma y, en consecuencia, con los objetivos del plan
de desarrollo. Por lo tanto un proyecto sirve para articular la
planeacin con las inversiones.
Unidades de gestin: Entendidas como las diferentes
Unidades Administrativas (Secretara, Departamentos
Administrativos, Oficinas Asesoras del Nivel Central
Municipal) y Entes Descentralizados que darn solucin
a problemas especficos de la poblacin a travs de los
programas, subprogramas y proyectos, u obras, que por su
carcter de medios de accin, subordinan sus objetivos y
estrategias a los establecidos en los planes de desarrollo.

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Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

1.4 OBJETIVOS DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS


1.4.1 Objetivo General
Orientar la gestin desempeada por la administracin
municipal dentro del proceso de la planificacin estratgica,
mediante la implementacin de los procedimientos para
la formulacin de proyectos y aplicacin de sistemas de
informacin que faciliten el estudio, anlisis y ejecucin

de los programas y proyectos de inversin pblica del


municipio, buscando la asignacin del gasto a la satisfaccin
de las necesidades de la poblacin y a los requerimientos de
desarrollo del Municipio para la optimizacin de los recursos
en condiciones de eficacia y eficiencia.

1.4.2 Objetivos Especficos


Conocer y priorizar los proyectos encaminados a satisfacer las necesidades de las comunidades.
Apoyar la toma de decisiones en la asignacin de los recursos para las etapas de los proyectos.
Realizar labores de anlisis, seguimiento y evaluacin de los proyectos para la inversin pblica permitiendo direccionar
de una forma ms eficaz los recursos de inversin.
Concertar y coordinar acciones entre los entes sectoriales, descentralizados y organizaciones de la Sociedad Civil.
Mantener informacin actualizada que facilite la toma de decisiones y la coordinacin del trabajo interinstitucional.
Organizar y analizar la informacin para concretar y darle coherencia a los programas de Gobierno, Planes de Desarrollo
y Presupuestos.
Servir de instrumento de gestin para la planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos humanos, fsicos,
financieros del municipio.
Acompaar a las diferentes Unidades Administrativas, Departamentos Administrativos y Entes Descentralizados para el
seguimiento y evaluacin a los proyectos ejecutados.
1.5 FUNCIONES DEL BPIM
A. Administrar el Sistema de Informacin sobre los
programas y proyectos de inversin pblica que busquen
ser financiados o que se ejecuten con recursos de inversin
pblica en el Municipio, para lo cual realizar especialmente
las siguientes acciones:
Radicar los programas y proyectos que se reciben de las
Unidades Administrativas, Departamentos Administrativos
y Entidades descentralizados, as como de otras entidades
territoriales.
Remitir los programas y proyectos que se reciban por parte
de la comunidad, sin el concepto de viabilidad, a la instancia

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o dependencia responsable de efectuar la


correspondiente.

calificacin

Evaluar la viabilidad de los proyectos considerando el


criterio tcnico de las dependencias, para ser registrados en
el BPIM.
Registrar todos los proyectos que hayan sido calificados
como viables, susceptibles de ser financiados con recursos
de inversin pblica.
Informar a las dependencias y entidades que presenten
programas y proyectos, sobre su calificacin y registro de

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

los mismos.

inversin pblica.

Remitir a las Unidades Administrativas, los Departamentos


Administrativos y los Entes Descentralizados de origen,
los programas y proyectos no viables con las respectivas
observaciones que generaron la devolucin

Suministrar a quien lo solicite, la informacin relacionada


con los programas y proyectos radicados o registrados en el
BPIM.

Mantener actualizado el Sistema de Informacin sobre los


programas y proyectos de inversin pblica susceptibles de
ser financiados o que se ejecuten con recursos de inversin
pblica del Municipio.
Generar listados de programas y proyectos registrados,
clasificados por sectores, entidad de origen, fuente de
financiacin entre otros, que sirvan como base para los
procesos de formulacin de programas de gobierno,
planes de desarrollo, planes de accin y preparacin de los
presupuestos de inversin.
Producir informacin agregada sobre los programas y
proyectos registrados, para efectos de realizar los anlisis
que sean necesarios.
Operar el Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos
de Inversin (SSEPI) con el aporte y compromiso de las
Secretaras, los Departamentos y los Entes Descentralizados
responsables de la ejecucin de los programas y proyectos,
para mantener actualizada la informacin necesaria en el
seguimiento y la evaluacin de los programas y proyectos
incluidos en el Plan de Desarrollo y el presupuesto.
Generar informacin estadstica, as como informacin
sobre indicadores, que sirvan para la realizacin de anlisis
y diagnsticos en relacin con programas y proyectos de

B. Participar en el proceso de definicin de los procedimientos


que garanticen la utilizacin del Banco de Programas y
Proyectos como herramienta e instrumento de planificacin,
programacin de las inversiones y evaluacin de la gestin
de gobierno.
C. Difundir oportunamente en el territorio del municipio
informacin sobre las metodologas para formular programas
y proyectos, y sobre los procedimientos relacionados con el
funcionamiento del BPIM.
D. Disear y orientar la estrategia de capacitacin y asistencia
tcnica que contemple los diferentes temas relacionados con
los objetivos y el funcionamiento del Banco de Programas y
Proyectos, con el fin de promover y consolidar la cultura del
proyecto y de la Planificacin.
E. Cumplir las disposiciones de carcter nacional
relacionadas con el funcionamiento del Banco de Programas
y Proyectos, y suministrar a las instancias correspondientes
de la administracin territorial la informacin necesaria para
la expedicin oportuna de las normas territoriales que se
requieran para asegurar dicho funcionamiento.
F. Trabajar en coordinacin con las dems instancias y
dependencias de la administracin municipal, especialmente
con la Secretara de Hacienda y las Secretaras sectoriales.

1.6 MANEJO DE LA INFORMACIN DEL BPIM


En el BPIM se centralizan todos los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversin, debidamente
clasificados. Dicha informacin podr ser consultada por cualquiera de las diferentes dependencias municipales y
organizaciones comunitarias.
El BPIM utilizar, para seguimiento y evaluacin de programas y proyectos de inversin Municipal el aplicativo SISTEMA
DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN (SSEPI) diseado por el
Departamento Nacional de Planeacin DNP y asesorado por Planeacin Departamental.

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Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
1.7 UTILIDAD DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO - BPIM
El BPIM est directamente involucrado en varios de los
procesos que tienden a optimizar el empleo de los recursos,
en condiciones de eficiencia y eficacia. En ese sentido, es
un instrumento de gestin invaluable para el proceso de
planificacin, el cual tiene como objetivo ltimo que las
estrategias y programas de desarrollo se hagan realidad y
que se perciban sus beneficios para la sociedad.
El BPIM facilita la organizacin de los propsitos en los
procesos administrativos y gerenciales que cualifican la
toma de decisiones, que es definitiva para la gestin de la

autonoma territorial, la cual por su parte tiene razn de


ser, como cualquier proceso de mejoramiento de la gestin,
en su capacidad de mejorar el aprovechamiento de recursos
destinados a aumentar la calidad y la cantidad de bienes y
servicios que se proveen en la sociedad y, en ltimas, en el
aumento del bienestar colectivo.
En sntesis, El BPIM como un instrumento de la planeacin,
fortalece el intercambio entre gobierno y sociedad civil, lo
cual redunda en favor de la democracia y de la cualificacin
de la autonoma territorial.

1.8 ORIGEN DE LOS PROYECTOS


En el BPIM se recepcionan los programas y proyectos que pueden tener origen en las siguientes instancias:
a. En la Comunidad
b. En la Administracin Municipal y sus Secretaras
c. En las entidades Adscritas o vinculadas al Municipio
d. En los miembros de corporaciones pblicas de eleccin popular
e. En los institutos descentralizados de la Administracin Municipal
f. En las organizaciones gremiales de la produccin y el trabajo
g. En las organizaciones no gubernamentales ONGs
h. En general, toda entidad comunitaria reconocida legalmente
Esquema de flujo de programas y proyectos de acuerdo a la procedencia y que generan la informacin al BPIM:
ADMINISTRACIN
CENTRAL Y
DESCENTRALIZADA

CONCEJO

NECESIDADES
(DEMANDAS)

INICIATIVAS
(PROYECTOS DE
ACUERDO)

PROYECTOS
(SOLUCIONES)

LINEAMIENTOS DE POLITICA,
ESTRATEGIAS DE DESARROLLO,
LINEAS DE ACCIN

CULTURA
PARTICIPATIVA

ACUERDOS

CULTURA DEL
PROYECTO

PLAN DE DESARROLLO

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL

DISTRIBUCIN EQUITATIVA DE LA INVERSIN

PROCESO DE CONSTRUCCIN DE CULTURA


DE LA PLANEACIN

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PROGRAMA
DE GOBIERNO

COMUNIDAD

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

1.9 ENTIDAD RESPONSABLE DEL PROGRAMA O PROYECTO


La entidad responsable del programa o proyecto, es la Unidad Administrativa a quien le compete llevar a cabo la inversin
y quien a iniciativa de la comunidad, formule y evale los proyectos de conformidad con las metodologas adoptadas. As
mismo, es la responsable de adelantar la solicitud de radicacin y registro en el BPIM; y responder por la ejecucin del
proyecto ante las diferentes instancias gubernamentales de control; por consiguiente, la entidad responsable debe ser nica,
independientemente del nmero de entidades cofinanciadoras (un proyecto puede ser cofinanciado por entidades pblicas,
por la comunidad, incluso por entidades de carcter privado a travs de donaciones) y/o financiadoras.

1.10 FUENTES DE FINANCIACIN


Transferencias de la nacin (Sistema General de
Participacin)
Transferencias del Departamento (situado fiscal)
Transferencias del sector elctrico
Crdito Interno y Externo
Recursos propios
Recursos del balance

Recursos de cofinanciacin Nacional y Departamental


Donaciones
Recursos de Cooperacin Tcnica Internacional
Convenios con el sector privado
Convenios con entidades regionales
Fondo Nacional de Regalas
Entidades de apoyo a programas de Gobierno
Organismos no Gubernamentales

1.11 METODOLOGA A EMPLEAR


Para la presentacin de proyectos en el Banco de Programas y Proyectos del Municipio, se utiliza la Metodologa General
Ajustada MGA implementada por el Departamento Nacional de Planeacin. El Banco de Programas y Proyectos del
Municipio BPIM de Tulu, la exigir a partir del momento que se asigne el cdigo BPIM, otorgado a travs del registro,
lo cual garantiza las calificaciones de viabilidad, elegibilidad y priorizacin especificas que se otorgan a travs del sistema.
En la etapa de Preinversin, la tarea de formulacin y evaluacin ex ante, es responsabilidad de las Unidades Administrativas
que hayan tenido la iniciativa y respondan por el proyecto ante las diferentes instancias gubernamentales de control. La
entidad responsable debe utilizar la Metodologa General Ajustada, MGA para identificar, preparar y evaluar el proyecto, la
cual genera automticamente la ficha EBI, donde se sintetizan los principales datos de la evaluacin del proyecto. Igualmente
la sociedad civil organizada, como por ejemplo las Juntas de Accin Comunal o las Organizaciones No Gubernamentales,
ONG, pueden formular y evaluar proyectos en MGA y debern ser entregados a la entidad pblica que ser la ejecutora del
proyecto.

15

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
1.11.1 Metodologa General Ajustada, MGA
Los proyectos son documentos que simulan las condiciones
de la produccin de bienes y servicios; por lo tanto para
llevarlos a cabo, es preciso realizar la totalidad de las
actividades previstas, dado que ejecutar solo una parte de
ellas implica la no generacin de los beneficios planteados
inicialmente en el proyecto, lo que en consecuencia significa
que se han desperdiciado recursos.
La formulacin de un proyecto, parte de la identificacin de
un problema o necesidad, donde se establece qu tipos de
bienes y servicios son necesarios producir e implementar
para solucionarlo.

del proyecto, es decir que no todos ellos son de obligatorio


diligenciamiento, si el proyecto no lo requiere a consideracin
del evaluador. Para una presentacin ms dinmica de esta
metodologa se elabor un modelo computarizado que facilita
la transmisin de la informacin suficiente. Se requiere como
mnimo que se registren los formatos sombreados con color
verde claro, los cuales proveen la informacin a incluir en
la ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin - EBI, la cual
es el resumen del proyecto. A continuacin se muestra por
mdulo, cada uno de los formatos que se deben diligenciar
obligatoriamente para que el sistema habilite el siguiente
mdulo:

Paso seguido, los proyectos entran en los perodos de


inversin y operacin o vida til del proyecto. El primero se
desarrolla en un lapso de tiempo determinado de antemano y
generalmente concluye con un producto o con los elementos
necesarios para la prestacin de un servicio. La operacin
del proyecto, inicia con la obtencin de los beneficios, objeto
mismo del proyecto; esta fase est asociada con costos
anuales que permiten su funcionamiento. En algunos casos
el perodo de inversin puede coincidir con la operacin
del proyecto, por ejemplo: proyectos de medio ambiente,
investigacin, estudios, capacitacin, entre otros.

Modulo 1, Identificacin: los formatos ID-01, ID-03, ID07, ID-08, ID-11 e ID-12 deben cambiar a C Completo, as
el sistema habilitar el mdulo de Preparacin.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Metodologa General


Ajustada es una herramienta patrn para la adecuada
formulacin, evaluacin y programacin de todo tipo de
proyectos, desde los menos exigentes en informacin a nivel
de perfil hasta los ms elaborados a nivel de factibilidad.

Modulo 3.2, Decisin: los formato EV-26, EV-27 y EV28 deben cambiar a C Completo, as el sistema habilitar
Programacin.

Esta metodologa es flexible pues solo se elaboran los


formatos necesarios para obtener la informacin pertinente

Modulo 2, Preparacin: los formatos PE-04, PE-06, PE-09,


PE-12 y PE-13 deben cambiar a C Completo, as el sistema
habilitar el mdulo de Evaluacin por Alternativas.
Modulo 3.1, Evaluacin por Alternativas: el formato EV02 debe cambiar a C Completo, as el sistema habilitar
Decisin.

Modulo 4, Programacin: los formatos PR-01, PR-02 y PR04 deben cambiar a C Completo, as el sistema habilitar
la ficha EBI.

Convenciones: C = Completo; I = Incompleto; V = Vaco


La Metodologa de identificacin, preparacin y evaluacin
de proyectos es necesaria para evaluar aquellos proyectos que
compitan por fondos del Presupuesto de Inversin Pblica.
Esta metodologa ha sido revisada y ajustada por el
Departamento Nacional de Planeacin, y debe ser
diligenciada para cualquier tipo de proyecto de inversin,

16

de igual manera deben ser consultadas las diferentes


Guas Sectoriales, de acuerdo al proyecto y sector; en
estas se ampliar la informacin requerida sectorialmente
(informacin especfica y/o adicional), informacin que
requieren los formuladores y evaluadores, viabilizadores y
emisores de concepto posterior de viabilidad.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

1.12 ETAPAS DEL CICLO DE LA VIDA DEL PROYECTO


El desarrollo de un proyecto est dividido en etapas distintas,
el conjunto de stas se denomina el ciclo de los proyectos.
Las diferentes fases del ciclo estn relacionadas recproca
y estrechamente dado que siguen una progresin lgica, es
decir que las etapas precedentes proporcionan informacin
til para la renovacin del ciclo.
La primera etapa de un proyecto se denomina Preinversin,
aqu se identifica el problema o necesidad y se prepara

la informacin pertinente para establecer si vale la pena


emprender un proyecto.
La segunda etapa inicia cuando se ha tomado la decisin de
poner en marcha el proyecto, sta se denomina Inversin o
Ejecucin, aqu se materializan las obras y las acciones, para
una vez ejecutado el proyecto pasar a la Etapa de Operacin
en la que se ofrecen los bienes y servicios para los cuales el
proyecto fue diseado.

Cuadro No. 1: Etapas del Ciclo del Proyecto


ETAPA

ACTIVIDADES

TAREAS

PREINVERSIN
Idea
Perfil
Prefactibilidad
Factibilidad
Diseos Preliminares

- Identificacin del problema,


objetivos y medios
- Seleccin de alternativas de
solucin
- Preparacin de las alternativas
- Evaluacin Ex ante

- Formulacin y evaluacin

INVERSIN
Diseos Definitivos
Construccin

- Administracin de la Inversin
- Seguimiento

- Planeacin
- Ejecucin o accin
- Control
- Revisin

OPERACIN
Operacin
Mantenimiento

- Administracin de la
Operacin
- Evaluacin Expost

- Planeacin
- Operacin
- Control
- Revisin

1.12.1 Etapa de Preinversin


En la etapa de Preinversin se identifica el problema o necesidad que el proyecto pretende solucionar; de manera que se
prepara su informacin y se cuantifican y valoran sus costos y beneficios. Igualmente se preparan los diseos preliminares
si stos se requieren. El objetivo de esta etapa, es indagar sobre la pertinencia y conveniencia de llevar a cabo el proyecto
antes de iniciar las obras o acciones que lo harn realidad.
Esta primera etapa est dividida en sub-etapas, sin embargo, no es necesario que todos los proyectos pasen por todas
ellas: Idea, Perfil, Prefactibilidad y factibilidad; algunas pueden ser obviadas, en caso que los estudios relacionados con
la disminucin de la incertidumbre sean muy costosos y que sean suficientes para tomar la decisin de emprender un
proyecto.

17

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de Inversin Municipal

Identificacin de la idea
La idea del proyecto es el resultado de la bsqueda de una solucin a una necesidad, de responder a un marco de polticas
generales, o a un plan de desarrollo. En esta fase se describe en trminos generales la idea del proyecto, para poder tomar
la decisin de continuar con sus estudios. En este momento es necesario plantear las posibles soluciones al problema y
descartar aquellas no viables.

Perfil preliminar
Aqu debe recopilarse la informacin de origen secundario
que aporte datos tiles para el Proyecto: documentos acerca
de proyectos similares, mercados y beneficiarios entre otros,
para poder verificar las alternativas del proyecto y calcular

sus costos y beneficios de manera preliminar. Con esta


informacin, se eligen las alternativas que ameritan estudios
ms detallados o se toma la decisin de aplazar o descartar
el proyecto.

Estudio de Prefactibilidad
En esta sub-etapa se evalan las opciones que fueron seleccionadas en la fase precedente, con base en los estudios realizados.
Adicionalmente, se realizan estudios tcnicos especializados para descartar por estos motivos, alguna de las alternativas,
por lo tanto deber contarse con la informacin suficiente para poder adelantar estudios de las variables ms relevantes de
las alternativas de solucin como son: valor presente neto (VPN) de cambios en los gastos de inversin y de operacin del
proyecto, y estimaciones de la demanda y de la oferta. Finalmente, se elegir una alternativa para su ejecucin.

Estudio de Factibilidad
En esta sub-etapa se busca adquirir mayores conocimientos
y por lo tanto reducir la incertidumbre, para ello se analiza
minuciosamente la alternativa recomendada en la sub-etapa
anterior prestndole particular atencin al tamao ptimo
del proyecto, su momento de implementacin o puesta en
marcha, su estructura de financiamiento y su organizacin
administrativa.

18

En sntesis, la etapa de Preinversin es una herramienta til


que sustenta los argumentos de decisin de transferir recursos
hacia objetivos determinados; adems es un instrumento para
estimular la aplicacin de medidas complementarias, que
permitan realizar el proyecto, especialmente en lo relativo a
la identificacin, concertacin y compromiso de los agentes
participantes y de las posibles fuentes de financiamiento de
las diferentes etapas del proyecto.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

1.12.2 Etapa de Inversin


La ejecucin/inversin del proyecto consiste en disponer de
los recursos humanos, tcnicos, financieros y administrativos
para llevar a cabo la obra necesaria para la produccin del
bien o la prestacin de un servicio. En esta etapa se realiza
el seguimiento fsico-financiero de los proyectos, el cual
busca garantizar la correcta utilizacin de los recursos de
inversin asignados en el presupuesto. El seguimiento sobre
la ejecucin de los proyectos permite observar las variaciones
sobre lo previsto, determinar sus causas e introducir los
ajustes pertinentes.
Para una inversin exitosa debe precisarse cul es la

capacidad de ejecucin de la entidad que la efectuar y


de coordinacin si el proyecto ha de realizarse con otras
entidades. En este sentido, deben llenarse dos condiciones
mnimas: deben delimitarse las responsabilidades de cada uno
de los organismos participantes y disear mecanismos que
incentiven un trabajo eficiente en cada una de las unidades.
Durante la ejecucin del proyecto, deben tenerse elementos
de juicio que permitan corregir aquellas fallas que hayan de
presentarse. Es importante prever los elementos necesarios
para que una vez el proyecto entre en operacin se cuente
con los recursos financieros y humanos necesarios para que
no se detenga por carencia de stos.

1.12.3 Estado de operacin


En la etapa de operacin el proyecto debe empezar a proveer los bienes y servicios para el cual fue diseado. Para que sta
se desarrolle de manera adecuada, es importante suministrar los fondos necesarios dado que sin ellos el proyecto no dar los
beneficios esperados, stos deben haberse asegurado previamente a la etapa de ejecucin o inversin del proyecto.
En esta fase los recursos humanos, tcnicos y administrativos son orientados hacia la produccin de un bien o hacia la
prestacin de un servicio, que constituye el objeto social permanente de la empresa. Aqu se presenta el ciclo tpico de
la actividad administrativa: Planeacin, Accin y Control, donde la segunda es la actividad principal y el eje central del
proceso, sta es precedida por la planeacin que determina el mejor curso a seguir, y antecede a la fase de control, donde se
verifica si la ejecucin se realiz de acuerdo al plan.

Evaluacin expost de proyectos


En la ltima etapa del ciclo de los proyectos, el seguimiento
y la evaluacin expost, inicia cuando el proyecto ha
abandonado la etapa de inversin y se encuentra en la etapa
de operacin. La evaluacin expost examina el proyecto
y determina las razones de xito o fracaso con el fin de
replicar las experiencias exitosas en el futuro y de evitar los
problemas ya presentados. En pocas palabras, la evaluacin
expost entrega informacin sobre la eficacia de cada uno de
los proyectos en el cumplimiento de los objetivos trazados
en su diseo.

En resumen, la evaluacin expost cuantifica el impacto


efectivo de un proyecto, lo que es til para verificar la
coincidencia de las labores ejecutadas con lo programado. Su
objeto consiste en explicar, los aspectos del proyecto que
fallaron o no estuvieron a la altura de las expectativas, analiza
las causas que crearon esta situacin. Tambin indaga sobre
los aspectos exitosos, con el fin de poder reproducirlos en
los proyectos futuros. Adems, constituye una herramienta
para identificar proyectos futuros, ya sean de reposicin o de
complemento.

19

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

2. PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE LOS PROYECTOS


EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE
INVERSIN MUNICIPAL
2.1. INFORMACIN BSICA
La presentacin de los proyectos ser responsabilidad de la
Comunidad, las Secretaras y las Entidades Descentralizadas
del Municipio, independientes de la fuente de financiacin.
El objeto del registro de proyectos en el BPIM, es captar
la informacin requerida para la planeacin y gestin de
la inversin pblica; facilitando de esta manera que las
decisiones de inversin obedezcan a criterios de desarrollo
y beneficio socioeconmico. Esta informacin contribuir al
cumplimiento de las labores posteriores de seguimiento y
evaluacin de los planes, programas y proyectos de inversin.
Los proyectos a registrar en el banco se pueden agrupar
de la siguiente manera, teniendo en cuenta las fuentes de
financiacin.
Programas y proyectos municipales que solicitan recursos
municipales
Programas y proyectos municipales que solicitan recursos
departamentales
Programas y proyectos municipales que solicitan recursos de
otras fuentes: Son aquellos que solicitan recursos del sistema
nacional de cofinanciacin (S.N.C), el Fondo Nacional de

Regalas u otras posibles fuentes de financiacin diferente a


los recursos departamentales o municipales. Estos proyectos
debern ser formulados teniendo en cuenta los criterios y
requerimientos de las respectivas fuentes de financiacin a
las que se solicitan los recursos.
Programas y proyectos municipales que se registran con
fines informativos: El registro de los programas y proyectos
de entidades descentralizadas del orden municipal, tendrn
un fin informativo cuando se trate de proyectos que deban
ejecutarse exclusivamente con recursos propios de la
respectiva entidad.
En todos los casos, los proyectos estarn formulados
y evaluados de acuerdo con los criterios bsicos de
formulacin de proyectos de inversin, en la Metodologa
General Ajustada MGA, establecida por el Departamento
Nacional de Planeacin - DNP, anexando los documentos
y requisitos adicionales establecidos de acuerdo al tipo de
proyecto y establecidos en el Sistema Integrado de Gestin
de la calidad- SIGI, recepcionados en la Oficina Asesora de
Planeacin Municipal a travs del Banco de Programas y
Proyectos- BPIM.

2.2 VIABILIDAD
2.2.1

Consideraciones generales

En el proceso de gestin de proyectos, la determinacin de la viabilidad, elegibilidad y prioridad de un proyecto, pretende


finalmente decidir acerca de la asignacin de recursos para su ejecucin. Esta determinacin puede comprender desde una
revisin general del contenido de un proyecto, hasta un estudio complejo y detallado, segn el nivel y tipo de proyecto.
La viabilidad de un proyecto se refiere a la posibilidad que ste tiene de ser ejecutado y operado de tal manera que todos
los elementos, actividades y componentes planteados sean necesarios y suficientes para que con su aplicacin se garantice
el logro del objetivo del proyecto. Es un proceso de anlisis que permite decidir sobre la conveniencia de ejecutar o no un
proyecto

En general, la viabilidad est relacionada con la conveniencia de ejecutar los


proyectos; la elegibilidad, con la asignacin de recursos y la prioridad con el
ordenamiento de los proyectos.

20

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

La viabilidad est relacionada con principios de calidad,


eficiencia y pertinencia del proyecto en trminos de los
elementos conceptuales que lo componen, la informacin
utilizada en su formulacin, la coherencia de los
planteamientos y el mayor acercamiento a la realidad.
Por lo tanto LA VIABILIDAD de un proyecto es el concepto
que respalda la coherencia, pertinencia y suficiencia del
proyecto en sus aspectos tcnicos, socioeconmicos,

financieros, presupuestales, ambientales, institucionales y


legales. Permite determinar si se aprueba o rechaza la ejecucin
de una alternativa solucin a un problema o necesidad, para
garantizar el mayor impacto de la inversin pblica. Los
proyectos son viables cuando proponen soluciones acertadas
a problemas reales, mediante la utilizacin adecuada de los
recursos disponibles. Todo proyecto debe ser evaluado de
acuerdo a las prioridades del sector y de la institucionalidad
local y regional.

La correcta viabilizacin de los proyectos es el punto de partida para asegurar que


la asignacin de recursos de inversin obedezca a criterios de beneficio social.
Los criterios tcnicos, definen la viabilidad del proyecto
relacionada con el cumplimiento de las condiciones para
ejecutarse. Adems deben tenerse en cuenta los aspectos
socioeconmicos, institucionales y ambientales con el fin de
garantizar:
La contribucin del proyecto al desarrollo socioeconmico
del municipio.

La capacidad institucional para ejecutarlo, operarlo y


administrarlo.
La proteccin del medio ambiente.
La pertinencia que tenga el proyecto con las normas
establecidas.
Confrontar la disponibilidad presupuestal para garantizar
la ejecucin del proyecto, teniendo en cuenta las posibles
fuentes de financiacin.

2.2.2 Competencias para emitir conceptos de viabilidad


El concepto de viabilidad de los proyectos de inversin, presentados para acceder a recursos del presupuesto municipal,
departamental o nacional, ser de competencia y responsabilidad de cada una de las Secretaras, Departamentos
Administrativos y Entes Descentralizados del orden municipal. Cuando el proyecto es de iniciativa de una entidad privada
o de la comunidad, la respectiva dependencia sectorial del municipio ser la encargada de emitir concepto de viabilidad.
Los profesionales del Banco de Programas y Proyectos de la Oficina Asesora de Planeacin Municipal, efectuarn un control
posterior sobre la viabilidad que efecten las entidades formuladoras y podr realizar la devolucin de los proyectos para
pedir los ajustes y correccin de aquellos que no cumplan con los requisitos establecidos en la Ley, o con las orientaciones
del Plan de Desarrollo, o que no se ajusten a las prescripciones del Manual de Procedimientos del Banco de Proyectos y a
los criterios de evaluacin metodolgica.

21

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
2.2.3 Programas y proyectos municipales que solicitan recursos municipales
Si el programa o proyecto es iniciativa de una entidad privada o de la comunidad, la Oficina Asesora de Planeacin Municipal
en coordinacin con la oficina del Banco de Proyectos, le delegar el concepto de viabilidad de acuerdo a la competencia,
a las Secretaras, Departamentos Administrativos y Entes Descentralizados del orden municipal que tenga que ver con el
sector, quienes sern los responsable de emitir dicho concepto.

Todos los proyectos del municipio (independientemente de la fuente), deben contar


con concepto de viabilidad favorable del sector a que correspondan antes de
presentarlo al Banco de Programas y Proyectos del Municipio.
2.2.4 Conceptos que se deben tener en cuenta para emitir viabilidad
a. Verificar que la ejecucin del proyecto sea funcin
competente de la entidad que pretende dar solucin al
problema o necesidad.
b. Conceptuar aspectos tcnicos, socioeconmicos,
ambientales, institucionales y legales.
c. Analizar la consistencia y la viabilidad del proyecto
fundamentada en el problema o necesidad que origina la
realizacin del mismo y con base en los indicadores de
evaluacin del proyecto a travs de:
El Plan de Desarrollo
El Programa de Gobierno
Programas y proyectos que tienden a finalizar obras
inconclusas
Macroproyectos de impacto socioeconmico a nivel
regional

Programas y proyectos de conservacin del medio


ambiente
Programas y proyectos de investigaciones que generen
proyectos productivos
d. Constatar la no existencia de otro (s) programa (s) o
proyectos (s) que cubran las mismas necesidades.
e. Verificacin de la utilizacin correcta y completa de la
metodologa utilizada para la identificacin, preparacin y
evaluacin del proyecto.
f. Los proyectos que son cofinanciados deberan verificar la
existencia de las cartas de respaldo necesarias, las cuales
debern expresar la intencin de cofinanciar el programa o
proyecto.

2.2.5 Plazo para emitir concepto de viabilidad


Si el proyecto proviene de una Unidad Administrativa, en el momento de su radicacin debe venir anexa la viabilidad
sectorial. Si el proyecto es radicado en el BPIM por una entidad diferente, el plazo mximo para emitir concepto de viabilidad
sobre los programas y proyectos ser 5 das hbiles, contados a partir de su radicacin en el BPIM; para tal efecto, tendr 3
das hbiles para remitir el proyecto a la instancia competente de emitir dicho concepto de viabilidad.
2.2.6 Resultado de la calificacin de viabilidad
Si el programa o proyecto es viable, la instancia que emite
el concepto de viabilidad respectivo, remitir al BPIM
inmediatamente el proyecto en la Metodologa General
Ajustada, estudios y documentos que les hayan sido
entregados, as como todos los requisitos exigidos para su
radicacin y registro.
Para el caso especifico de proyectos presentados por la
comunidad o entidades que busquen financiacin a proyectos

22

de desarrollo social. Si el programa o proyecto no es viable,


dicha instancia lo devolver con sus respectivos estudios y
documentos de respaldo al BPIM, indicando claramente las
razones por las cuales no es viable, este a su vez lo devolver
al proponente del proyecto que lo present, dentro de un
plazo mximo de diez (10) das hbiles a partir de la fecha
del recibido, dando a conocer las razones que motivaron la
no viabilidad.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
2.2.7 Archivo de estudios y documentos
La dependencia competente para emitir concepto de viabilidad ser responsable en cada caso de archivar y mantener
disponibles los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversin registrados en el BPIM. El BPIM conservar
una copia de los documentos originales de los proyectos que deban seguir trmite de registro.
2.2.8 Criterios bsicos para evaluar la viabilidad de un proyecto
Para revisar un proyecto con el fin de determinar su viabilidad, se requiere que est preparado y evaluado de acuerdo con los
conceptos bsicos de formulacin y evaluacin de proyectos contenidos en la Metodologa General Ajustada MGA.
2.2.8.1 Criterios tcnicos
Permiten determinar la calidad y coherencia de la
informacin relacionada con el objetivo mismo del proyecto,
el dimensionamiento de las variables que intervienen, sus
planteamientos bsicos, soluciones y actividades para lograr
el objetivo propuesto. Los aspectos tcnicos establecen la
conveniencia de ejecutar un proyecto, el tipo de obras o
de infraestructura fsica y de personal que se requiere para
hacerlo. Si el proyecto corresponde a prestacin de servicios
se verificar la consistencia con la poblacin a la que va
dirigido.
Los aspectos tcnicos comprenden los siguientes puntos:
Identificacin de la situacin actual. Es la explicacin
precisa y detallada del problema o la necesidad que se
quiere resolver. La evaluacin est dirigida al anlisis
de la informacin contenida en el proyecto, relacionada
con la problemtica planteada o la situacin que se desea
transformar, teniendo en cuenta que sta afecta a una
comunidad y no a un individuo. Esta informacin permitir
definir los objetivos del proyecto y sus respectivas metas,
las cuales se orientarn a la transformacin y mejoramiento
de la situacin descrita.
Objetivo del proyecto. Es el propsito o finalidad a la

cual se orientan las actividades del proyecto, de tal modo


que permitan resolver la situacin problema.
Alternativas tcnicas. La evaluacin comprende el anlisis
de la alternativa o las alternativas presentadas en el proyecto,
las cuales no slo deben permitir el logro de los objetivos y
metas sino garantizarlo.
Tecnologas apropiadas. Hace referencia a los insumos
requeridos tanto para la ejecucin como la operacin del
proyecto, dotacin o equipamiento. La apropiacin de
tecnologas debe contar con el aval de las comunidades
que las utilizaran. Una tecnologa es apropiada cuando es
posible ejecutarla y operarla en trminos fsicos y tcnicos
dentro del contexto municipal y/o regional.
Cronograma de actividades. Es el plan de ejecucin del
proyecto que consiste en un listado ordenado de actividades
a realizar, proyectadas en orden cronolgico y estableciendo
la cantidad y tiempo requerido para cumplirlas.
Anlisis de costos. Es el examen riguroso de los valores
solicitados para la ejecucin del proyecto. Evala si son
consistentes y competitivos o comparables con los costos
del mercado.

2.2.8.2 Criterios financieros


Se valoran los requerimientos de financiacin y el presupuesto del proyecto, la disponibilidad de los recursos por parte del
Municipio y/o de la entidad cofinanciadora. Se debe tener en cuenta:
El estudio completo de las condiciones y fuentes de financiamiento optativas y su influencia en la ejecucin oportuna del
proyecto.
La sostenibilidad del proyecto es la garanta de que seguir operando despus de la culminacin de su ejecucin con el
aporte de la comunidad y/o otras instituciones.

23

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
2.2.8.3 Criterios Institucionales
Se refiere a la capacidad que muestra y sustenta la institucin para ejecutar un proyecto; en otras palabras la experiencia,
el equipo humano y los recursos que posee. Se debe verificar la existencia de un ente encargado de la administracin,
operacin y mantenimiento de infraestructura y se debe demostrar la capacidad de la institucin que presenta el proyecto
para garantizar la sostenibilidad del mismo.
2.2.8.4 Criterios ambientales
El proyecto debe describir los efectos sobre el medio
ambiente, cuando aplique, sobre la vida de la poblacin
o la comunidad donde se ejecuta el proyecto. En caso de
verificarse impactos negativos, es necesario presentar un
plan de manejo ambiental donde, adems de cuantificar el
impacto, se detallen las medidas de prevencin, mitigacin
y compensacin con los que se compromete la institucin
responsable del proyecto.
En sntesis, un proyecto debe presentar licencia ambiental
cuando la magnitud o el carcter del proyecto as lo exijan.
En caso de requerir un proyecto un plan de manejo ambiental,
es necesario anexar la programacin de actividades y

especificacin clara de la destinacin de los recursos para la


mitigacin.
Estos criterios se aplican principalmente a proyectos que
involucran obras de infraestructura y por lo tanto pueden llegar
a generar impactos ambientales positivos y/o negativos. Para
los proyectos que requieran de licencia ambiental, sta ser
obtenida teniendo en cuenta los requerimientos establecidos
por el Ministerio del Medio Ambiente, la Corporacin
Autnoma Regional del Valle del Cauca - CVC. En este caso
la viabilidad ambiental del proyecto estar dada mediante la
expedicin de dicha licencia.

2.2.8.5 Criterios de Sostenibilidad


Evala la capacidad de la institucin que presenta el proyecto y su compromiso para garantizar la operacin eficiente
durante la vida til del proyecto. Igualmente considera entre otros aspectos: el apoyo institucional al proyecto y el desarrollo
de sinergias o complementariedades entre instituciones; la capacidad de adaptarse a nuevos escenarios o la capacidad de
promover el cambio organizacional y el relacionamiento con la comunidad y por ende la gobernabilidad democrtica.
2.2.8.6 Criterios econmicos
El objetivo de esta evaluacin es contar con elementos de
decisin acerca de la conveniencia de ejecutar un proyecto de
inversin. Tambin llamada costo beneficio, estudia y mide
el aporte neto de un proyecto al bienestar de las comunidades
y compara los costos frente a los beneficios que se obtienen
en la ejecucin del proyecto. Se debe tener en cuenta los
costos de inversin y de operacin a fin de poder determinar
si los costos estimados del proyecto son completos.
Existen varias metodologas y modelos de evaluacin
econmica de proyectos que permiten ordenar, estimar
y valorar los costos y los beneficios bajo consideraciones
especficas para los diferentes tipos de proyectos. Muchas
de estas metodologas incluyen ajustes a los costos (costos
de mercado a costos econmicos) con el fin de obtener
indicadores econmicos. Para el caso en que los beneficios

24

del proyecto sean valorados, los indicadores ms comunes


para definir su rentabilidad econmica son el Valor Presente
Neto (VPN) y la Tasa Interna de Retorno (TIR).
En el caso en que los beneficios sean de difcil valoracin
se deber tener en cuenta el anlisis cualitativo de stos y
los indicadores que se hayan considerado en la evaluacin
que presenta el proyecto, como son los indicadores de costoeficiencia, costo mnimo, costo anual equivalente, entre otros.
Estos indicadores son aplicables en trminos de comparar,
seleccionar y escoger alternativas de inversin.
La viabilidad econmica del proyecto se determina mediante
la revisin y anlisis de la evaluacin ex-ante presentada
en el proyecto. Se concluir la conveniencia de ejecutar
el proyecto, en trminos de su contribucin al desarrollo

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
econmico y social relacionado con los costos. Es decir,
que la relacin beneficio-costo sea favorable. Esta relacin
puede ser en trminos cuantitativos y cualitativos.
Los beneficios son de dos clases: Econmicos y Sociales
En los beneficios econmicos tenemos por un lado, unos
ingresos que se han generado con la operacin del proyecto
y por otro un aumento en la productividad de los bienes y
servicios.
En los beneficios sociales se tienen los efectos positivos
sobre la calidad de la vida de la poblacin y/o mejoramiento
de las condiciones de bienestar de la gente.

Se deben tener en cuenta los costos ocasionados por el


proyecto como los que a continuacin se describen:
Los costos del proyecto mismo, que son los egresos en que
se incurren para su realizacin.
Los costos de oportunidad: se refiere al costo de usar un
activo o un bien comparado con el beneficio que se obtenga
en su mejor uso alternativo.
Los costos ambientales: que son el valor estimado del
impacto negativo sobre el medio ambiente al ejecutar una
obra, de ah la necesidad de prever acciones de mitigacin.
Los costos sociales: Son los efectos negativos sobre la vida
de la poblacin al realizar un proyecto.

2.2.8.7 Criterios Sociales


La evaluacin social incorpora tanto un anlisis de eficiencia de los impactos de un proyecto de una poltica, como los
aspectos de equidad; es decir, la forma igualitaria como se deben distribuir los beneficios entre la comunidad y los efectos
que genera el proyecto sobre la distribucin de ingresos y mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin. Se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos:
Necesidades bsicas insatisfechas: hacinamiento crtico,
vivienda inadecuada, servicios inadecuados, alta dependencia
econmica, nios en edad escolar que no asisten a la
escuela.
Ingresos familiares
Estratificacin
Localizacin geogrfica
Si el objetivo del Plan de Desarrollo, se relaciona con los

desafos del proyecto.


Nivel educativo
Poblacin urbana y rural
Mejoramiento de calidad de vida
Nmero de beneficiarios
Grupos etrios beneficiados
Perspectiva de gnero del proyecto (hombres y mujeres
beneficiados con el proyecto)

2.3 RADICACIN
La radicacin es un procedimiento operativo y corresponde al
momento en que el BPIM recibe el proyecto con la viabilidad
sectorial, la documentacin y formatos establecidos en el
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad SIGI. Se deja
constancia de la recepcin del proyecto, la revisin de esta
documentacin se realiza en el momento en que el proyecto
es presentado al BPIM.

Los programas o proyectos que busquen recursos de fuentes


de financiacin distintas al presupuesto municipal debern
ser acompaados de la documentacin adicional que cada
una de las entidades financiadoras exige ya sea del orden
Departamental o Nacional, como ocurre en el caso de
proyectos que requieren de recursos del Sistema Nacional
de Cofinanciacin.

La documentacin mnima que se debe presentar para


radicar un proyecto la componen el estudio de formulacin y
evaluacin del proyecto en la Metodologa General Ajustada
MGA. Si el proyecto cuenta con estudios de mayor nivel
de profundidad (pre-factibilidad, factibilidad o diseos),
se debe presentar una copia de los estudios en cuestin,
o un resumen ejecutivo de los mismos y los documentos
de soporte necesarios que sean requeridos por la entidad
sectorial competente para definir la viabilidad del proyecto

Todos los proyectos municipales deben ser presentados al


BPIM por una Unidad Administrativa, un Departamento
Administrativo o por entidades descentralizadas del
orden municipal, quienes sern responsables de ingresar
la informacin del proyecto al Sistema de Seguimiento
y Evaluacin Proyectos de Inversin - SSEPI, para tal fin
adjuntaran la ficha de radicacin que emite el sistema,
garantizando que el proyecto se digit en su parte bsica
(Identificacin hasta la pantalla 15).

25

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

2.3.1 Presentacin de programas y proyectos


Programas y proyectos municipales que solicitan recursos municipales:
Estos programas y proyectos deben ser presentados al BPIM por las Unidades Administrativas, Departamentos Administrativos
o Entidades Descentralizadas del orden municipal.
Programas y proyectos municipales que solicitan recursos departamentales, Nacionales o de otras fuentes:
Estos programas y proyectos sern presentados al BPIM por las Unidades Administrativas, Departamentos o Entidades
Descentralizadas del orden municipal quienes emiten el concepto de viabilidad y lo digitan en el SSEPI. El BPIM har la
radicacin y el registro respectivo previa evaluacin y posteriormente lo remitir al Banco de Proyectos Departamental,
Nacional u otra entidad con la cual se pretenda gestionar recursos de inversin.
Programas y proyectos que se registran con fines informativos:
Estos programas y proyectos sern presentados por las entidades descentralizadas del orden municipal, debern anexar el
concepto de viabilidad y dems requisitos que exige y sern registrados en el BPIM.
2.3.2 Documentos y formatos a diligenciar
El BPIM para optimizar y mejorar la estructuracin de
los proyectos recibir por parte de las diferentes Unidades
Administrativas un perfil de proyecto con informacin bsica
estructurada en un marco lgico resumido.
Los proyectos para ser radicados y registrados en el Banco
de Programas y Proyectos, deben poseer concepto de
viabilidad favorable expedido por la entidad responsable al
sector que corresponda, documentos y formatos plenamente
diligenciados. Para iniciar procedimiento de radicacin, el
proyecto debe cumplir con los siguientes requisitos:
A. Indice documental. Anexo 3: Formato F-260-66
B. Lista de chequeo de requisitos.
Anexo 4: Formato F-260-26
C. Solicitud de inscripcin de proyectos en el BPIM, firmada
por el titular de la Unidad Administrativa, Departamento
o Ente Descentralizado del Municipio que es la entidad
responsable del proyecto. Anexo 5: Formato F-260-02
D. rbol de Problemas y rbol de Objetivos
E. Cronograma de Actividades.
Anexo 6: Formato F-260-23

26

F. Presupuesto detallado.
G. Acta de concertacin con la comuniad.
Anexo 7: Formato F-260-24
H. Plano de localizacin de la zona sealando la zona
beneficiaria del proyecto.
I. Ficha EBI impresa (Ficha Resumen MGA).
J. Formato de Viabilidad Sectorial Motivada.
Anexo 8: Formato F-260-01
K. Copia en medio magntico del Proyecto formulado en
la Metodologa General Ajustada MGA diligenciada. (con
sus anexos respectivos: rbol de problema, rbol de objetivos
etc.)
L. Ficha impresa de radicacin emitida de la pantalla 2
del Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Programas y
Proyectos de Inversin - SSEPI.
M. Licencia ambiental, si se requiere, con el plan de manejo
y mitigacin respectivo.
N. Fotocopia de los diseos, Planos, Presupuesto oficial de

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

Obra, anlisis de precios unitarios y Cotizaciones. (Cuando


se requieran).
O. Ttulo de propiedad de los terrenos, requerido para las
obras a construir.
P. Si se trata de un proyecto de pavimentacin de vas
urbanas, certificado de que se encuentran instaladas las
redes de servicios pblicos o que se prev la culminacin
oportuna de stas.
Q. En caso de que el proyecto sea cofinanciado, anexar
carta de compromiso de todos y cada uno de las entidades
cofinanciadoras, que garanticen la cofinanciacin del proyecto

y el monto que el respectivo cofinanciador aportar.


R. Cumplimiento de los requisitos de la gestin documental
(Indice documental, carpeta Desacificada, rotulo de archivo
de gestin).
S. Otros anexos y soportes segn el tipo de proyecto.
Los formatos se encuentran a disposicin de los funcionarios
por la Web Interna del Municipio. La documentacin debe
estar avalada con la firma del responsable del diligenciamiento
de la ficha, del Profesional Universitario y del Secretario de
Despacho.

2.3.3 Parmetros y Criterios para Revisin de los Documentos


El Banco de Proyectos BPIM, ser el responsable de evaluar el proyecto metodolgicamente, revisando que la documentacin
est completa y remitir el proyecto a la Secretara o Dependencia sectorial para que emita concepto de viabilidad necesario
para el registro en el Banco de Programas y Proyectos del Municipio o en su defecto, emitir concepto de devolucin
motivada por el cual se reserva el derecho de registro del proyecto en el Banco.
La informacin de los proyectos que ingresen al Banco de Programas y Proyectos - BPIM se somete a revisin en lo
relacionado con contenidos, cumplimiento de requisitos, calidad de la informacin, que sean pertinentes, suficientes y
adems verificar la validez de los documentos anexos, de soporte o que sean requeridos con carcter obligatorio.
Cumplidos todos los requisitos se procede a la radicacin del mismo, en los sistemas de informacin aceptados y en
funcionamiento.

2.3.3.1 Parmetros
Nombre correcto del Proyecto el cual incluye el proceso,
el objeto y la localizacin. Aplicacin adecuada de la
metodologa de formulacin correspondiente.
Documentos de respaldo necesarios: Licencia ambiental, si
la requiere, con el plan de manejo y mitigacin respectivo;
diseo, planos, presupuesto oficial de obras, -anlisis de
precios unitarios y cotizaciones si las requiere.
Pertinencia con los programas y proyectos del Plan de

Desarrollo, Plan Indicativo y Plan de Accin Municipal.


En el caso de actualizacin de un proyecto registrado con
anterioridad y que no se ha ejecutado parcial o totalmente,
se podr conservar el cdigo BPIM asignado previamente
por el Banco de Programas y Proyectos, evidenciando en
el sistema de informacin las modificaciones presentadas
con relacin a las caractersticas anteriores que presentaba
el proyecto.

27

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
2.3.4 Criterios para la calificacin de la viabilidad.
El proyecto formulado deber contener informacin
coherente, suficiente y pertinente y su viabilidad podr ser
clasificada como: aceptable, insuficiente o deficiente.
Aspectos que se deben tener en cuenta para la Calificacin
de la viabilidad por parte del BPIM:
Coherencia: Las partes del proyecto deben estar articuladas
en una cadena lgica entre las diferentes etapas del
proyecto.

Suficiencia: La informacin consignada debe ser clara y


completa para realizar la evaluacin. En ella se encuentran
todos los requisitos tcnicos y legales de presentacin de
proyectos.
Pertinencia: El problema planteado debe ser real e
importante. El objetivo propuesto es realizable en tiempo
y modo, y seguir siendo vlido durante la operacin del
proyecto para lograr la situacin deseada.

Calificacin de Viabilidad:

Aceptable

Cuando la informacin rene los criterios de Pertinencia, Coherencia


y Suficiencia.

Insuficiente

Cuando la informacin rene los criterios de Pertinencia, Coherencia


pero se requiere ampliar la informacin porque est incompleta.

Deficiente

Cuando la informacin no rene los criterios de Pertinencia,


Coherencia y Suficiencia.

Las Secretaras y Dependencias Sectoriales disponen de


diez (10) das hbiles para la revisin del proyecto desde el
momento de su recepcin y dar respuesta sobre la viabilidad
o rechazo motivado. Si el proyecto es clasificado como
aceptable, se emite el Certificado de viabilidad y se inician
los trmites para la radicacin y registro del proyecto.
La Alcalda Municipal de Tulu por contar con una planta
global, tendr un personal designado y capacitado para la
Evaluacin de Proyectos integrado por: El Jefe de la Oficina
Asesora de Planeacin y/o el Profesional Universitario
del Banco de Programas y Proyectos; Los Secretarios(as)
Sectoriales y/o su delegado.
Este personal designado constatar si el proyecto cumple
con los aspectos tcnicos, legales, sociales, comunitarios,
econmicos, ambientales, de costos y financieros e
institucionales. El personal designado podr citar, si lo estima
necesario o conveniente, al responsable del proyecto para
que realice la exposicin del mismo y aclare los aspectos que

28

sean de inters.
Se dejar constancia escrita acerca de la exposicin de
motivos que llevaron a la calificacin aceptable, insuficiente
o deficiente asignada a los proyectos que fueron evaluados
por el personal designado.
Revisada la documentacin presentada se genera y diligencia
la ficha de radicacin.
En caso que el proyecto sea presentado por la comunidad u
otro tipo de entidad, que requiera del concepto de viabilidad
del sector, ser remitida dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes por el BPIM a la instancia responsable de emitir
concepto de viabilidad y en caso positivo se elaboren y
adjunten los formatos establecidos e ingreso de la informacin
al Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de
Inversin - SSEPI. Dicha instancia ser la responsable de
la radicacin y registro en caso de que el proyecto obtenga
un concepto favorable. En caso contrario ser devuelto al
BPIM especificando los motivos de la no viabilidad, para
realizar la respectiva devolucin.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
2.4 REGISTRO
El registro de proyectos en el BPIM, indica siempre que los
proyectos son viables por lo tanto que son susceptibles de
ser financiados o cofinanciados con recursos del Presupuesto
General del Municipio o recursos propios de entidades
descentralizadas del orden municipal, del departamento, de
la nacin u otras posibles fuentes de financiacin diferentes
a las anteriores.

a travs del sistema el Numero de Registro CDIGO


BPIM. El sistema tambin permite emitir automticamente
la FICHA EBI. Si por el contrario la informacin digitada
en el sistema est incompleta o presenta deficiencias en su
contenido, se devolver el proyecto, para que la informacin
sea ajustada, por parte del responsable del proyecto y de
quien emiti el concepto de viabilidad.

El registro en el Banco de Programas y Proyectos- BPIM,


se basar en la viabilidad sectorial emitida, la cual deber
ir firmada por el profesional responsable y con el Visto
Bueno del respectivo Secretario de Despacho, Director de
Departamento o Gerente del ente Descentralizado.

La Ficha de Estadstica Bsica de Inversin EBI: Es una


ficha esquemtica en la cual se sintetizan los principales
datos contenidos en la evaluacin del proyecto. Esta ficha
incluye la informacin bsica necesaria para identificar
los principales aspectos inherentes al proyecto, adems,
se constituye en el formato de resultado del Sistema de
Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin
SSEPI, en el momento de quedar registrado el proyecto por
parte del Banco e identificado con el cdigo BPIM.

El registro se producir en el momento que el responsable


del Banco de Proyectos verifique la informacin digitada
en el sistema. Si est completa se asigna automticamente

2.4.1 Competencia y funcin del registro


El registro de proyectos es competencia nica y exclusivamente del Banco de Programas y Proyectos del Municipio - BPIM,
el cual seala que los proyectos son viables y por lo tanto pueden ser ejecutados con recursos de carcter pblico de acuerdo
con su priorizacin y puede establecer los siguientes fines:
Solicitud de recursos municipales, departamentales o nacionales.
Informacin para que el municipio pueda realizar el seguimiento que debe presentar a la fuente de financiacin o
cofinanciacin de los programas y proyectos de inversin pblica.
Permite enlazar y hacer seguimiento a las metas establecidas en el Plan de Desarrollo.

2.4.2 Cdigo de registro


Al ser registrado el programa o proyecto recibir un nmero
de registro: Cdigo BPIM. El cual es asignado de manera
automtica por el administrador del Banco de Proyectos a
travs del Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos
SSEPI.

Un programa o proyecto puede ser registrado en varios


bancos (caso de programas y proyectos cofinanciados por
varios niveles territoriales), pero el cdigo de registro es
nico y es el que se le asigna al programa o proyecto en el
primer banco en el cual se registra.

29

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
2.4.3 Estructura del Cdigo BPIM
El cdigo BPIM, es una secuencia de caracteres que permite identificar de manera nica un proyecto de inversin registrado
en el Banco de Programas y Proyectos del Municipio.
Toda instancia donde se registre posteriormente el programa o proyecto est obligada a mantener el cdigo original asignado,
aun cuando el proyecto se extienda por varias vigencias. La estructura del cdigo es la siguiente:

ESTRUCTURA DEL CDIGO BPIM Y TAMAO DE SUS CAMPOS


AO

DEPARTAMENTO

MUNICIPIO

Nmero de radicacin

4 dgitos

2 dgitos

3 dgitos

4 dgitos

AO

Corresponde al ao calendario en que se REGISTRA el Proyecto en


el BPIM.

Identifica el Departamento donde se localiza el Banco de Proyectos.


DEPARTAMENTO El cdigo asignado por el DANE para el Departamento del Valle del
Cauca es el 76.
Identifica el Municipio donde se localiza el Banco de Proyectos
MUNICIPIO
- BPIM. El cdigo asignado por el DANE para el Municipio de
Tulu-Valle del Cauca es el nmero 834.
NMERO DE
RADICACIN

Es el nmero consecutivo con el que representa el orden de ingreso


al sistema de informacin que utiliza el Banco de Programas y
Proyectos del Municipio

2.4.4 Oportunidad del registro


Durante todo el ao se podr registrar programas y proyectos de inversin pblica municipal en el BPIM. Sin embargo,
slo se tendr en cuenta para integrar el PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI), aquellos programas y
proyectos que hayan sido registrados antes del 30 de julio del ao inmediatamente anterior.
2.4.5 Informacin sobre el registro
El Banco de Programas y Proyectos de Inversin Pblica Municipal, deber informar sobre la situacin del programa
o proyecto a la Unidad Administrativa, Departamento Administrativo o ente Descentralizado del municipio que lo
present, dentro de un plazo de (10) das contados a partir de la fecha de entrega del concepto de viabilidad por la instancia
correspondiente.
2.4.6 Certificado de Registro
El certificado de registro es requisito para obtener el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal), emitido por la
dependencia de Presupuesto de la Secretara de Hacienda.

30

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
EXCEPCIN
Los proyectos dirigidos a atender en forma inmediata situaciones de emergencia, desastres y orden pblico no necesitan
cumplir el trmite regular, pero no quedan exentos del registro ante el BPIM, una vez atendida la situacin.
2.5 ACTUALIZACIN DE PROYECTOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS
Y PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA MUNICIPAL
Realizar la actualizacin de un proyecto, es hacer que un
proyecto, conservando su estructura, objetivo general y su
naturaleza pueda ser tenido en cuenta para su ejecucin,
en los casos en que no se haya comenzado a desarrollar, o
para continuar su ejecucin, mediante la adicin de nuevos
recursos que le permitan ser ejecutado en vigencias diferentes
a la planteada en la formulacin inicial.
Los programas y proyectos registrados en el Banco de
Programas y Proyectos de Inversin pblica municipal,
deben actualizarse en los siguientes casos:
Cuando han transcurrido 2 aos desde su registro en
el BPIM, sin que hayan sido actualizados, ni se le hayan
asignados recursos y se quiera mantener el proyecto para
optar a recursos en la vigencia siguiente.
Cuando se va a ejecutar en vigencia diferente a la
inicialmente planteada.
Cuando los requerimientos de los recursos solicitados
para cada vigencia presupuestal y/o fuentes de financiacin
originalmente identificadas han cambiado, sin que el costo
total del proyecto vare.
Cuando los costos del proyecto han variado con respecto a
lo calculado inicialmente, independientemente de los costos
de inflacin.
Cuando se producen modificaciones en cierta informacin
de un programa o proyecto que se encuentra registrado en el
BPIM, es necesario actualizarla por la entidad u organismo
responsable del mismo.
Cuando cambien las cantidades, calidades o especificaciones
de los productos programados en el proyecto.
Cuando se presenten variaciones en la programacin de
ejecucin de las actividades del proyecto.
Cualquier otro caso no considerado que a juicio de la

oficina de proyectos municipal amerite la actualizacin del


proyecto acompaado de comunicacin motivada ante la
secretara o entidad responsable del mismo.
La actualizacin debe efectuarse teniendo en cuenta las
siguientes recomendaciones:
El proyecto se debe identificar con el cdigo del BPIM
asignado inicialmente.
En documento adjunto se debe explicar brevemente las
razones por las cuales se actualiza el proyecto.
El proceso de actualizacin podr adelantarse en cada una
de las vigencias posteriores a la del registro, para la cuales
el proyecto requiera recursos del Presupuesto General del
Municipio.
Todo proyecto registrado en el BPIM, al que no se le haya
asignado recursos ni haya sido actualizado durante 2 aos
consecutivos, ser excluido del BPIM.
El proceso de actualizacin depende de los cambios tanto
fsicos como financieros que se requieran en relacin con el
proyecto ya registrado.
Los proyectos que son presentados para solicitar recursos
del Sistema Nacional de Cofinanciacin, a los cuales no se
les ha asignado recursos para la vigencia en la cual fueron
presentados, debern ser actualizados, con el fin de hacer
las modificaciones tcnicas que exige el Sistema Nacional
de Cofinanciacin (SNC) y reiterar el inters en seguir
buscando recursos de algunos de los fondos para la vigencia
presupuestal siguiente, o si por el contrario se obtienen
recursos de otras fuentes o el Municipio decide ejecutarlos
en su totalidad con recursos propios.
La actualizacin deber efectuarse en la Metodologa General
Ajustada o en la ficha EBI, as mismo se debe realizar la
reprogramacin en el Sistema de Seguimiento y Evaluacin
de Proyectos de Inversin SSEPI.

31

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

2.6 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE LOS PROYECTOS

FRMULA Y EVALUA EL
PROYECTO

CONCEPTO DE
VIABILIDAD

NEGATIVO

POSITIVO

RADICACIN

NEGATIVO

CONTROL
POSTERIOR DE
VIABILIDAD

REGISTRO
DEL
PROYECTO
EN BPIM

32

POSITIVO

Comunidad,
Unidades
Administrativas,
ONGs

rbol de problemas,
rbol de objetivos,
Matriz de marco
lgico, presupuesto
detallado

Anteproyecto al
BPIM

NO

Proyecto
viable?

SI

NO

anteproyecto
viable?

- Numero de radicacin
- Nombre del proyecto
- Valor
- Eje, programa, subprograma,
proyecto

Base de datos:

Radicacin del Proyecto en


el Banco

Devolucin a sector responsable


(formato de devolucin F-260-27)

Armonizar y/o articular


necesidad a instrumentos
de gestin
Plan Desarrollo
Plan Accin
POAI

Identificacin de
la necesidad

Formulacin
de Proyecto
por parte de la
secretaria o ente
descentralizado

Numero de certificado
Nombre proyecto
Valor del proyecto
Estructura estratgica del plan
de desarrollo
Actividades y meta de
resultado

Expedicin de certificado de
registro en el BPIM

SI

Secretaria
Ente Desc.

Identificacin
proyecto
Preparacin
Evaluacin
alternativa
Decisin
Programacin
Ficha EBI
Viabilidad sectorial

Diligenciamiento
formato-MGA

Cargue de GPD

Solicitud registro
presupuestal

Proceso contractual

Reprogramacin
Informe a BPIM

NO

Proyecto en
ejecucin?

Documentos:
Ficha EBI , Ficha MGA
Formato ndice documental 240-66
Solicitud inscripcin proyectos inversin F 260-02
Viabilidad
Sectorial
Motivada
F-260-01
Lista de chequeo F260-26
Cronograma de actividades
F260-23
Acta
concertacin
comunidad
F-260-24
rbol de problemas, rbol de objetivos, Matriz de marco lgico

Presentacin del Proyecto a


Banco de Proyectos

Solicitud de disponibilidad

Transferencia
informacin
al SSEPI

FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO DE RADICACIN


Y REGISTRO DE PROYECTOS EN EL BPIM

SI
Seguimiento y
evaluacin

Estructura estratgica acorde al


Plan de Desarrollo
Concordancia con el perfil del
POAI
Anlisis rbol de problemas y objetivos, matriz de marco lgico
Criterios de Evaluacin ficha MGA:
Tcnica, Social, Econmica, Financiera
Institucional, Ambiental.

PARAMETROS DE
EVALUACIN

Evaluacin del Proyecto en


el Banco

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

33

34

NO

SI

NO

Entidad SOLICITANTE
Secretaria SECTORIAL
Secretaria PLANEACIN

NO

SI

Informe a BPIM
no ejecucin
del proyecto

NO

Reprogramacin?

Informacin
conforme?

SI

CONVENCIONES

Transferencia de
informacin a SSEPI

NO

Reprogramacin?

SI

Proyecto en
ejecucin

SI

NO
Informe al BPIM

Viabilidad
sectorial
Conforme?

SI

Definicin de Valor del


proyecto

Informe a Unidad
Administrativa

Control posterior
de viabilidad
conforme?

NO

SI
Registro SSEPI

Reprogramacin:
Actividades, Cronograma,
presupuesto detallado

Interfase con
Hacienda Presupuesto

Programacin de la
inversin

Actualizacin SSEPI

Aprobacin,
reprogramacin,
convenios y
contratos

Ejecucin

Recursos
financieros,
fsico financiero,
productos,
indicadores

Seguimiento

Actualizacin de
certificado BPIM

Verificacin de ejecucin y
seguimiento (Informes)

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

2.8 ELEGIBILIDAD
La elegibilidad se refiere a la potencialidad o capacidad que
tiene un proyecto para ser candidatizado a recibir recursos.
Por lo tanto se requiere contar con unos criterios que
determinen esta capacidad del proyecto para ser financiado.
Por lo general estos criterios responden a los objetivos que
persigue la fuente de financiacin, y se concretan en unas
condiciones y requisitos que deben ser cumplidos.
La elegibilidad como parte de la gestin de proyectos es til
para canalizar recursos hacia un rea de poltica especfica, a
travs del establecimiento de unos criterios que permiten la
seleccin de un conjunto de proyectos deseables y pertinentes
para el cumplimiento de los objetivos de la poltica sectorial.
Sin embargo, el mecanismo de elegir proyectos tambin
se puede aplicar al conjunto de proyectos registrados en el
Banco de Programas y Proyectos, para decidir su pertinencia
con planes y programas de desarrollo y por ende su posible
financiacin.
El proceso para determinar la elegibilidad consiste en la
verificacin y anlisis del cumplimiento y observancia de
dichas condiciones y requisitos. Estos requisitos tienen que
ver con:
La viabilidad del proyecto.
Su pertinencia con planes y polticas tanto de los planes de
desarrollo como sectoriales.
La estructura de financiacin presentada.
Para la elegibilidad de los proyectos, se establecen los
siguientes criterios:

Planes de desarrollo, polticas y programas


Una manera de garantizar la articulacin de los proyectos con
los programas que resultan de los planes de desarrollo, es a
travs del mecanismo de la elegibilidad. Para esto se requiere
contar con unos criterios bien definidos, los cuales debern
ser tenidos en cuenta en la formulacin de los proyectos que
pretendan ejecutarse en el marco de esos programas. De
esta manera, la elegibilidad hace posible una gestin integral
de la inversin, al exigir que los proyectos cumplan esos
criterios definidos en los programas.
Financiacin y sostenibilidad
Existen criterios sobre el financiamiento de proyectos que
fomentan y promueven la cofinanciacin como requisito
para acceder a recursos de una fuente determinada. La
sostenibilidad hace referencia a la identificacin de las
dificultades o limitaciones financieras que se pueden presentar
en la ejecucin y operacin del proyecto. La elegibilidad, en
estos trminos, est dada por la incorporacin de los montos
de cofinanciacin requeridos y por la garanta de los recursos
para la operacin y mantenimiento del proyecto.
Otros criterios
En algunos casos se incorporan dentro de los criterios de
elegibilidad, aspectos relacionados con la focalizacin
tales como: grupos poblacionales que se beneficiarn con
el proyecto (mujeres, indgenas, negritudes, entre otros);
reas geogrficas determinadas y aspectos formales y de
procedimientos, como cartas de compromiso y de respaldo o
inters, y documentos adicionales sobre el proyecto.

35

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

2.9 PRIORIDAD
La priorizacin consiste en ordenar, de acuerdo con unos
criterios previos, un conjunto de proyectos viables y
elegibles. Los criterios para priorizar proyectos incorporan
aspectos relacionados con la equidad en el gasto, tales como
la cobertura del proyecto, el gnero y atencin a poblacin
vulnerable. En general, para establecer estos criterios de
priorizacin, se definen unos juicios de valor, se ponderan y
se distribuyen en una escala que permite medir la importancia
de los proyectos a travs de una calificacin resultante. Por
lo general, estos criterios se utilizan mucho en el anlisis de
proyectos sociales.

Este criterio se relaciona con los anlisis de los diagnsticos


del municipio y el nmero de beneficiarios en comparacin
con el nmero de habitantes de la localidad del proyecto.
Es decir, define la importancia relativa en trminos de
beneficiarios.

Los criterios de priorizacin se aplican muchas veces antes


de la formulacin y evaluacin de los proyectos. Es decir,
corresponde a la priorizacin de los deseos manifiestos
de la comunidad, de los problemas por solucionar, de las
necesidades por suplir, y de la identificacin de las principales
fuentes de desarrollo, con el fin de orientar la formulacin de
los proyectos a esas prioridades identificadas. Estos criterios
de prioridad podrn ser aplicados tambin en el proceso de
asignacin de recursos a proyectos viables y elegibles, ya
que las diferentes instancias financiadoras pueden establecer
este tipo de criterios de priorizacin.

D) Caractersticas de los beneficiarios del proyecto.

Teniendo en cuenta que algunas veces se presenta limitacin


en la disponibilidad de recursos para financiar proyectos
viables y elegibles, se hace necesario ordenar los proyectos
de mayor a menor prioridad con el fin de optimizar la
inversin pblica. Algunas de las variables para determinar
los criterios de prioridad pueden ser:
A) Grado de bienestar comn que proporciona el proyecto.
Aunque este criterio es de difcil cuantificacin, se puede
estimar con base en el deseo manifiesto de la comunidad por
la ejecucin del proyecto.
B) Orden de necesidades o problemas de la comunidad a los
que responde el proyecto.

36

C) Grado de contribucin del proyecto al desarrollo de la


economa local.
Esta variable se estima mediante los resultados de la
evaluacin econmica y social del proyecto.

Esta variable puede tenerse en cuenta cuando se pretende dar


prioridad a grupos especiales.
E) Beneficios indirectos del proyecto.
Esta variable puede considerarse como criterios de prioridad,
teniendo en cuenta, no slo el objetivo del proyecto sino los
posibles impactos indirectos.
F) Impactos ambientales.
Considerando que los proyectos contienen el respectivo
anlisis de los impactos ambientales, se puede dar prioridad a
aquellos cuyo impacto sea positivo o mnimo en comparacin
con otros proyectos similares.
G) Otros criterios.
Para determinar el orden de prioridad de los proyectos, se
definen las variables principales cualitativas y cuantitativas,
comunes a todos los proyectos: nmero de beneficiarios,
calidad del bien o servicio, costo por beneficiario, etc. y
se relacionan entre s, de tal manera que se obtenga una
calificacin de los proyectos de acuerdo con su importancia
relativa. Todas las variables debern ser relacionadas con los
costos del proyecto.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

3. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN A


LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO
3.1 RESPONSABLES
La Entidad o dependencia responsable de la ejecucin
del Proyecto realizar el seguimiento fsico - financiero
y cronolgico a las actividades, productos e indicadores
identificados en la formulacin del proyecto, verificando los
siguientes aspectos:
Determinar el cumplimiento eficaz de las metas fsicas
programadas, permitiendo detectar y corregir fallas durante
la ejecucin.
Determinar la eficiencia y eficacia en la administracin de
los recursos financieros as como el seguimiento y control a
los costos de las actividades identificadas en el presupuesto
de inversin del proyecto formulado.

Controlar el cumplimiento al tiempo de ejecucin de las


actividades programadas con el fin de evitar desfases en los
costos y productos.
Para el seguimiento y evaluacin de proyectos el Municipio
de Tulu, a travs de la Oficina Asesora de Planeacin
Municipal, se adopt mediante Resolucin No. 1034 de
noviembre 16/2004 el software del Sistema de Seguimiento
y Evaluacin de Proyectos de Inversin - SSEPI, como
herramienta informtica, para el manejo de los proyectos de
inversin radicados y registrados en el Banco de Programas
y Proyectos del Municipio.

3.2 QU ES EL SSEPI?
El Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin (SSEPI), es una herramienta de trabajo, prctica y
verstil, que coadyuva a las entidades o instituciones pblicas y/o privadas en sus actividades de formulacin, evaluacin,
ejecucin y seguimiento de programas y proyectos de inversin. Se constituye en un instrumento de soporte a la gestin
de las entidades en los diferentes niveles gubernamentales en la medida que les permite hacer seguimiento a proyectos
especficos, a travs de la utilizacin de subsistemas de informacin bsica y registro, de seguimiento fsico-financiero y
metas especficas.
El objetivo de este programa es apoyar las funciones de radicacin y calificacin de viabilidad y permite realizar la labor de
seguimiento fsico - financiero a los proyectos de inversin.

3.3 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN PARA PROYECTOS DE


COMPETENCIA MUNICIPAL
El Banco de Programas y Proyectos del Municipio de Tulu
BPIM, podr exigir a la dependencia responsable de la
ejecucin de un proyecto, informes de seguimiento a la
ejecucin en los aspectos fsico, financiero, cronolgico,
legal y contractual.
La informacin de seguimiento a los proyectos presentada
por las entidades podr utilizarse para realizar el seguimiento
al Plan de Accin Municipal, Plan Indicativo y Evaluacin

del Plan de Desarrollo Municipal.


Una vez aprobado el presupuesto de inversin municipal
por parte del Concejo Municipal para la vigencia respectiva,
las Secretaras Sectoriales y Entidades Descentralizadas del
orden municipal, debern remitir al BPIM la programacin
anual de los proyectos, a ms tardar el 30 de enero del ao
en que se realiza la inversin. La Evaluacin Posterior o del
Impacto ser realizada por la Dependencia que formul el
proyecto.

37

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
3.4 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN PARA PROYECTOS DE
COMPETENCIA DEPARTAMENTAL
Cuando el proyecto es cofinanciado totalmente con recursos
del departamento, ser esta entidad territorial la encargada
de realizar el seguimiento y evaluacin al proyecto.
Para los proyectos cofinanciados entre el departamento y el
municipio, el seguimiento tcnico-financiero ser realizado
por el ente territorial responsable de la interventora
del proyecto segn lo establecido en el convenio nter

administrativo que lo respalda.


Sin embargo esto no excluye la responsabilidad municipal
de realizar seguimiento y control a los recursos de inversin
pblica de su competencia.
Ser competencia del Departamento efectuar la evaluacin
posterior o de Impacto de aquellos proyectos que financie
total o parcialmente en el territorio municipal.

3.5 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN PARA PROYECTOS DE COMPETENCIA


MUNICIPAL Y DEPARTAMENTAL, COFINANCIADOS POR OTRAS ENTIDADES
El banco de proyectos municipal ser el responsable de suministrar la informacin pertinente que sirva para realizar el
seguimiento y control de los proyectos que se adelanten dentro del territorio del Municipio de Tulu, a los entes territoriales
que participan en la cofinanciacin de los mismos.

4. REPORTES DEL BPIM


El Banco de Programas y Proyectos del municipio BPIM,
ser el responsable de emitir los informes correspondientes
a la Oficina Asesora de Planeacin sobre el estado de los
proyectos de inversin pblica que se encuentren en trmite,
registrados, en ejecucin o terminados y adicionalmente
informar sobre aquellos proyectos que por diversas razones

fueron retirados del sistema de informacin vigente.


Estos reportes adems suministran informacin que
sirve para el control y seguimiento de la ejecucin fiscal
y presupuestal de los proyectos de inversin pblica de
competencia municipal, as como a los planes de accin, el
plan de desarrollo y el plan de ordenamiento territorial.

4.1 REPORTE DEL BPIM PARA ELABORAR EL POAI


El Banco de Programas y Proyectos Municipal de Tulu, ser responsable de emitir anualmente un listado de los programas
y proyectos que se encuentren registrados y actualizados en el sistema de informacin vigente, a fin de que sea un insumo
para el estudio que permitir elaborar el POAI. Este listado contendr: El nombre del proyecto, la entidad que lo registr,
la estructura financiera y la ejecucin, si es el caso.
4.2 QU ES UN PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES - POAI?
Es el instrumento de gestin en el que se programan los
gastos anuales necesarios para el cumplimiento de objetivos
y metas trazadas en el Plan de Desarrollo. En l se realiza
el compendio de los Programas y Proyectos de Inversin,
clasificados por sectores, organismos y programas. Debe
guardar concordancia con el Plan de Desarrollo. Tal
programacin debe corresponder con la metas del Plan de
Desarrollo, as el POAI es el principal vnculo entre el Plan
de Desarrollo y el sistema presupuestal municipal.
La Secretara de Hacienda Municipal o quien haga sus
veces, incluir en el Proyecto de Acuerdo para la aprobacin
del presupuesto, los proyectos de inversin relacionadas en
el Plan Operativo Anual, siguiendo las prioridades y criterios

38

establecidos por la Oficina de Planeacin o quien haga sus


veces, en coordinacin con las dependencias municipales que
conforman parte del presupuesto del municipio. (Decreto
111/96, Art. 37).
El POAI ser elaborado de manera conjunta por la Oficina
Asesora de Planeacin con la participacin del Banco de
Programas y Proyectos del Municipio - BPIM y la Secretara
de Hacienda, con base en la meta de inversiones del sector
pblico establecidas en el plan Financiero. Cuando se hayan
priorizado los planes, programas y proyectos segn el Plan
de Gobierno, Plan de Desarrollo y la Matriz Plurianual de
Inversiones, donde se establecen los Techos Indicativos
Presupuestales.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

ANEXO No. 1
GLOSARIO DE TRMINOS
Actividad: Acciones necesarias en un proyecto para
transformar determinados recursos en productos a partir
de un conjunto de insumos, en un periodo determinado.
Acciones que consumen recursos y tiempo, se les puede
identificar un responsable y un producto resultante.
Alternativas excluyentes: se refiere a dos o ms formas
(alternativas de proyectos) de adelantar un proyecto que
implican que si una se adelanta, la(s) otra(s) no puede(n) o
no debe(n) adelantarse.
rea de Influencia: aquellas localidades, municipios,
departamentos o regiones que sern afectadas directa o
indirectamente por el proyecto.
Banco de Programas y Proyectos: es un sistema que permite,
mediante el uso de criterios tcnicos, definir los requisitos
para la realizacin de proyectos de inversin y adelantar un
seguimiento sistemtico de cada una de las etapas de los
proyectos en desarrollo. Constituye una herramienta central
en la asignacin eficiente de recursos y en el fortalecimiento
de la programacin integral de la inversin pblica.

tales como Gestin, Impacto, Producto, Financieros.


Ciclo del Proyecto: Conjunto de etapas que comprende un
proyecto: Preinversin, inversin, ejecucin y operacin.
Es decir se inicia con la identificacin de las necesidades
terminando con la total operacin del proyecto,
Cdigo de un proyecto: Secuencia de dgitos que identifica
unvocamente a un proyecto, es similar al nmero de la
cdula de ciudadana del mismo. Este cdigo ser asignado
directamente por el Sistema de Seguimiento y Evaluacin
de Proyectos de Inversin - SSEPI del BPIM.
Cdigo presupuestal: Secuencia de dgitos que identifica
unvocamente a un proyecto dentro de la Ley de Presupuesto.
Dicha codificacin se encuentra ligada al Programa,
Subprograma y nmero de secuencia del proyecto.
Cofinanciacin: Se refiere al proceso de financiar proyectos
con recursos de diferentes fuentes, ya sea a travs de dos o
ms entidades con recursos del Presupuesto General de la
Nacin y otros tipos de recursos.

Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional.


Bpin: es la oficina o instancia que maneja los proyectos que
reciben financiamiento o cofinanciamiento del Presupuesto
General de la Nacin. El Bpin es administrado por el
Departamento Nacional de Planeacin.

Cofinanciacin Territorial: Es el instrumento financiero


para apoyar con recursos no reembolsables del Presupuesto
General de la Nacin, la financiacin parcial de proyectos
en reas de competencia territorial, en los cuales la Nacin
tiene un inters especial.

Bancos de Proyectos Territoriales: son los Bancos de


Proyectos ubicados en entidades del orden territorial como
Municipios o Departamentos, en los cuales se registran los
proyectos que aspiran a ser financiados con recursos propios
de las entidades territoriales o de cofinanciacin.

Componente: Agrupacin de varias actividades comunes.

Beneficiarios: grupo o grupos objetivos especficos de la


poblacin hacia los cuales se dirige un proyecto, programa
o plan.

Compromisos: Acuerdos establecidos entre entidades o entre


una entidad y un ejecutor mediante la firma de un convenio o
contrato para el desarrollo de un proyecto, los cuales debern
ser pagados contra los recursos asignados a su presupuesto,
en Ley de Presupuesto al proyecto en cuestin.

Beneficio: corresponde al impacto positivo generado por el


proyecto a la poblacin objetivo del mismo.

Costo: Corresponde a los egresos necesarios para la


realizacin del proyecto. Dentro de los costos tambin se
incluyen los impactos negativos que un proyecto pueda
generar sobre la poblacin objetivo del mismo.

Categora de indicador: clasificacin utilizada para


determinar los indicadores. Se puede contar con categoras

Costo Anual Equivalente (CAE): Cifra monetaria que


indica la equivalencia en trminos anuales de una suma de

39

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
dinero que est en valor presente teniendo en cuenta el valor
del dinero en el tiempo.
Costo Beneficio: Tcnica que permite calcular indicadores
basados en la cuantificacin y valoracin de los costos y los
beneficios imputados al proyecto.
Costo de Oportunidad: Se refiere al costo de usar un activo
o bien y est dado por el beneficio que se hubiera obtenido
en su mejor uso alternativo.
Costo Eficiencia: Tcnica que valora los costos del proyecto
y cuantifica los beneficios, esta cuantificacin se realiza
por medio de las principales variables relacionadas con los
beneficios.
Costo Mnimo: Tcnica que calcula los costos del proyecto,
suponiendo que las alternativas entre las cuales se va a tomar
la decisin de realizar o no el proyecto, solucionan de forma
similar el problema, por lo que se pueden comparar las
alternativas.
Efectividad: Concepto que involucra la eficiencia y la
eficacia, consistente en realizar las actividades y procesos
que realmente deben llevarse a cabo realizando un uso
ptimo de los recursos involucrados.
Efecto: Es la solucin total o parcial a los problemas o
necesidades de la poblacin como resultado de los productos
logrados con el proyecto. El efecto es el segundo nivel de
resultados dentro del ciclo del proyecto, cuando comienza a
generar los beneficios previstos en su operacin.
Eficacia: Grado con el que una accin alcanza los resultados
esperados. La eficacia consiste en concentrar los esfuerzos
de un proyecto en las actividades y procesos que realmente
deban llevarse a cabo para el cumplimiento de los objetivos
formulados.
Eficiencia: Uso ptimo de recursos que permite obtener el
mismo producto con una menor cantidad de recursos por
unidad producida o en obtener ms productos con la misma
cantidad de recursos.
Ejecucin: Es la etapa dentro del ciclo del proyecto durante
la cual se realizan todas las inversiones necesarias para poder

40

comenzar a percibir beneficios y resultados.


Ejecucin directa: Se refiere a las acciones ejecutadas por
funcionarios de la entidad.
Ejecucin Presupuestal: Est compuesto por el programa
anual de caja, los compromisos, los acuerdos de gastos, los
pagos de la nacin y los pagos de las entidades.
Entidades Coordinadoras de Proyectos: Son entidades
encargadas de la coordinacin de un proyecto en el caso en
que ms de una entidad est involucrada en la ejecucin del
mismo.
Entidades Ejecutoras de Proyectos: Son entidades
encargadas de adelantar la ejecucin fsica de un proyecto.
Entidades Financiadoras de Proyectos: Son las entidades
que aportan recursos para financiar un proyecto.
Estado: Son los pasos que debe seguir un proyecto o estudio
bsico dependiendo del estado en que este se encuentre. En
conjunto, conforman las etapas del proyecto.
Estatuto Orgnico del Presupuesto: Es la norma legal
general que establece las pautas para todos los aspectos
relacionados con el PGN expedido en las Leyes 38 de 1989,
179 de 1994 y 225 de 1995 (Decreto 111 de 1996).
Estudio Bsico: Se refiere a estudios que permitan la
acumulacin de conocimiento acerca de un sector o acerca
de proyectos de inversin. Los estudios bsicos no generan
beneficios directamente y su materializacin son documentos
que pueden contener anlisis, catastros, inventarios etc.
Etapa de Diseo: Etapa en la cual se realizan los diseos
definitivos de un proyecto.
Etapa de Inversin o ejecucin: Es la etapa en la cual se
materializan las acciones que dan como resultado bienes o
servicio, y culmina cuando el proyecto comienza a generar
beneficios.
Etapa de Operacin: Es la ltima etapa de un proyecto en
esta se generan los beneficios para los cuales el proyecto fue
diseado. Es importante en esta etapa proveer los fondos

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

necesarios para la adecuada operacin del proyecto ya que


sin ellos el proyecto no dar los beneficios esperados.

territoriales por los cuales debe fluir la informacin referente


a los proyectos de inversin.

Etapa de Preinversin: La preinversin es la primera etapa


del ciclo de los proyectos. En ella se realizan todos los
estudios necesarios para tomar la decisin de realizar o no
el proyecto.

Formulacin: Identificar el problema y preparar alternativas


que buscan solucionar un Problema o necesidad.

Evaluacin: Proceso de comparacin de alternativas.


Evaluacin de Proyectos: Se refiere a la comparacin,
numrica o no, de los costos y los beneficios asociados con
un proyecto.
Evaluacin Econmica: Se refiere a la comparacin de los
costos y de los beneficios asociados con el proyecto (situacin
sin proyecto vs. situacin con proyecto), comparacin que
debe realizarse desde el punto de vista de la entidad que
realiza el proyecto.
Evaluacin expost: Se refiere a la evaluacin de un proyecto
una vez concluida su etapa de inversin o ejecucin. Se
efecta este seguimiento en la etapa de operacin del
proyecto.
Evaluacin Social: Es la evaluacin de un proyecto desde
la perspectiva de la sociedad en su conjunto, incorpora
todos aquellos costos y beneficios asociados al proyecto que
afectan a la sociedad.
Evaluacin Tcnica: Es el anlisis que se requiere para
saber si la alternativa escogida es tcnicamente viable.
Fases o Estados: Son los estados por los que debe pasar
un proyecto a lo largo de su ciclo de vida: preinversin,
inversin y operacin.
Ficha EBI: Es la ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin
que resume las caractersticas centrales de un proyecto.
En ella se debe plasmar la informacin de la alternativa
seleccionada en la evaluacin del proyecto. Esta ficha deber
ser diligenciada por las entidades para cada uno de los
proyectos que requiera financiamiento del PGN. Esta Ficha
es generada por el Sistema de Seguimiento y Evaluacin de
Proyectos SSEPI, al momento de asignar el registro.
Flujos de Informacin: Se refiere a los canales sectoriales o

Fuentes de Financiacin: Se refiere a los posibles orgenes


de los recursos que sern utilizados en el proyecto.
Funcionamiento u operacin: Es la etapa del ciclo del
proyecto durante la cual se generan bienes y servicios
para los cuales fue diseado el proyecto. Es importante en
esta etapa proveer los fondos necesarios para la adecuada
operacin del proyecto ya que sin ellos el proyecto no dar
los beneficios esperados.
Horizonte de evaluacin: Periodo que contempla el anlisis
de las etapas de preinversin, ejecucin y operacin.
Identificacin del problema: Anlisis de causas y efectos
para determinar el problema o necesidad.
Indicador: Un indicador es una seal que se puede observar y
medir fcilmente. Es la conjugacin de mnimo dos variables
especficas, verificables objetivamente, para determinar los
cambios o resultados de una actividad, objetivo o meta.
Indicadores econmicos: Mide los efectos que tiene el
proyecto sobre la economa en su conjunto. Ejemplo:
Tasa Interna de Retorno Econmica, Valor Presente Neto
Equivalente (Vpne), Costo-Beneficio Econmico, Costo
Anual Equivalente Econmico (Caee).
Indicador de Gestin: Mide el grado de cumplimiento
de las funciones propias de la entidad al ejecutar un
proyecto, lo que implica acciones en bsqueda de recursos
nuevos o complementarios para proyectos de inversin, en
cumplimiento de los planes de accin.
Indicador de Impacto: Mide el cambio logrado en la
situacin de la poblacin como resultado de los productos
y efectos obtenidos con el proyecto. Se trata del nivel ms
elevado de resultados o de la finalidad ltima del ciclo del
proyecto, cuando se genera la totalidad de los beneficios
previstos cuando entra a la etapa de operacin.
Indicador de producto: Mide el grado de obtencin del bien

41

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

o servicio ofrecido por el proyecto. Por ejemplo, el nmero


de kilmetros construidos respecto a lo programado o el
nmero de personas capacitadas frente a lo programado.
Indicadores de Rentabilidad Privados: Son los indicadores
(Valor Presente Neto, VPN, Tasa Interna de Retorno, TIR,
Beneficio Costo, B/C etc.) de un proyecto que reflejan la
conveniencia privada del mismo. Por lo general captan o
reflejan los intereses privados del proyecto.
Indicadores de Rentabilidad Sociales: Son los indicadores
(Valor Presente Neto, VPN, Tasa Interna de Retorno, TIR,
Beneficio Costo, B/C etc.) de un proyecto que reflejan
la conveniencia social del mismo. Deben incorporar todos
los efectos que tiene el proyecto sobre la economa en su
conjunto.
Ingreso: Son los provenientes de la venta del producto
o servicio, los desechos o desperdicios y los valores de
salvamento atribuibles al proyecto.
Inversin: Es la etapa en la cual se ejecuta el proyecto. Esta
etapa inicia con la decisin de realizar el proyecto, culminando
cuando el proyecto comienza a generar beneficios.
Localizacin: Se refiere a la ubicacin especfica
y/o geogrfica, en donde se deben tener en cuenta las
dimensiones de tiempo y espacio; la variable tiempo puede
significar oportunidad, calidad, vida o muerte entre otros y
la dimensin espacio es importante desde el concepto de red
de prestacin o mercado de bienes o servicios y su rea de
influencia.
Localizacin de Proyectos: Se refiere a la ubicacin
especfica y geogrfica o solo geogrfica de un proyecto.
Localizacin Geogrfica: Se refiere a la ubicacin geogrfica
(regin, departamento o municipio) del proyecto.
Mantenimiento: Gastos destinados a mantener en operacin
los bienes y servicios requeridos en el normal desarrollo de
las actividades bsicas a travs de las cuales se desarrolla el
objetivo estatal.
Meta: Expresin cuantitativa y cualitativa de los logros que
se pretenden obtener con la ejecucin de una accin en el
proyecto.

42

Metas Fsicas: Cumplimiento programado a alcanzar


en realizacin de obras o en el logro de la prestacin del
servicio. El grado de cumplimiento se mide a travs de las
unidades de medida.
Metodologas: Son guas que indican cmo identificar,
formular y evaluar un proyecto de inversin.
Nivel de Factibilidad: Este nivel se encuentra dentro de
la etapa de preinversin. En ella se evalan las posibles
opciones o alternativas del proyecto y se selecciona la ms
conveniente. Esta evaluacin debe ser un perfeccionamiento
de la alternativa ms atractiva en el nivel anterior de
prefactibilidad. En este nivel deben estudiarse detalladamente
los aspectos de localizacin, tamao y momento ptimo de
materializar el proyecto.
Nivel de Idea: En este nivel, la primera del ciclo del proyecto,
se produce la identificacin del proyecto como producto de
la necesidad de solucionar un problema. Debe reconocerse,
basndose en la informacin existente o inmediatamente
disponible, si hay o no alguna razn bien fundada para
rechazar de plano la idea del proyecto.
Nivel de Perfil: En este nivel, inmediatamente posterior
al nivel de idea, se debe recopilar toda la informacin
secundaria referente al proyecto con el propsito de descartar
aquellas alternativas que claramente no son viables. En este
nivel se incorpora informacin tcnica y de mercado para
cuantificar su tamao y el tamao del proyecto. Con base
en este conjunto de informacin debe realizarse una primera
evaluacin preliminar de cada alternativa de proyecto.
Nivel de Prefactibilidad: En esta etapa, inmediatamente
posterior a la etapa de perfil, se precisa con mayor detalle la
informacin proveniente de la etapa de perfil para permitir
descartar ciertas alternativas.
Nombre del proyecto: El nombre asignado debe responder
a: qu se va a hacer? (se refiere al proceso que se realiza
mediante el proyecto), sobre qu se va a hacer? (se refiere al
objeto sobre el cual recae el proceso), dnde? (localizacin
o ubicacin geogrfica del proyecto).
Objetivo: Finalidad hacia la que se orientan las actividades
o acciones de un plan, programa o proyecto.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

Objetivo Sectorial: Finalidad que orienta el diseo de los


programas y que debe formularse en trminos de cambios
en la situacin de la poblacin obtenidos mediante la
intervencin en reas especficas de accin del Estado.
Operacin: Es la etapa dentro el ciclo del proyecto durante
la cual se perciben los beneficios y resultados derivados de
todas las inversiones realizadas en su ejecucin.
Perfil: Es la compilacin y anlisis de toda la informacin
de origen secundario, relacionada con la elaboracin de un
proyecto.
Plan: Instrumento que permite determinar objetivos, metas
prioridades y estrategias de manera general definidas para un
periodo de tiempo.
Plan de Desarrollo: Se refiere al documento que brinda los
lineamientos del Gobierno en posesin en materia sectorial
e intersectorial, especificando las prioridades en cada una
de ellas. Es la carta de navegacin que orienta el gasto
pblico.
Plan de Gobierno: Se refiere al conjunto de acciones o
proyectos a ser adelantados por diversos organismos y
entidades del sector pblico en conjunto o por separado
con un mismo fin o propsito y que pretenden dar solucin
prioritaria y en forma conjunta a problemas especficos.
Planeacin: En trminos pblicos es la orientacin adecuada
de los recursos procurando el cumplimiento de objetivos de
desarrollo econmico y social.
Plan Financiero: Es el instrumento de planificacin y
gestin financiera de mediano plazo, que tiene como base las
operaciones efectivas de las entidades cuyo efecto cambiario,
monetario y fiscal sea de tal magnitud que amerite incluirlas
en el Plan. El Plan Financiero deber tomar en consideracin
las provisiones de ingresos, gastos, financiacin y dficit
compatibles con el Programa Anual de Caja y las polticas
monetarias y cambiara.
Plan Operativo Anual de Inversin: Este plan indica
la inversin directa e indirecta y los proyectos a ejecutar,
clasificados por sectores, organismos, entidades, programas

y regiones con indicacin de los proyectos prioritarios y


vigencias comprometidas especificando su valor.
Precios de Mercado: Se refiere a los valores establecidos
para bienes y servicios por la interaccin de oferta y
demanda.
Precios Sociales: Representan el valor que tiene un bien
o servicio para la sociedad en su conjunto. Por lo general
este valor est asociado al costo de oportunidad, o beneficio
sacrificado al utilizar ese bien o servicio en el proyecto.
Tambin se conocen como precios de cuenta.
Preinversin: Es la primera etapa del ciclo del proyecto, en
ella se realizan los estudios necesarios para tomar la decisin
de realizar o no el proyecto.
Preparacin: Relacionar informacin de alternativas
identificadas mediante un proceso orientado a obtener y
analizar informacin, para la solucin de un problema o
necesidad.
Presupuesto de Gastos de Inversin: Se refiere al conjunto
de apropiaciones destinadas a la inversin pblica.
Producto: Resultado concreto que las actividades deben
generar para alcanzar su objetivo ms inmediato. El
producto constituye el primer nivel de resultados dentro el
ciclo de maduracin de un proyecto, cuando se termina su
ejecucin.
Programa: Estrategia de accin cuyas directrices determinan
los medios que articulados gerencialmente apoya el logro de
un objetivo sectorial.
Programacin de la Ejecucin: Se refiere al ejercicio de
programar presupuestal, financiera y fsicamente un proyecto
de inversin para la vigencia fiscal relevante.
Programacin fsico-financiera: Programar actividades en
relacin con la financiacin de cada una de ellas. Pretende
dar a conocer cunto cuesta desarrollar cada actividad por
etapas.
Proyecto: Unidad operacional del desarrollo que vincula
recursos, actividades y productos durante un perodo

43

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
determinado y con una ubicacin definida para resolver
problemas o necesidades de la poblacin. Debe formar parte
integral de un programa.
Proyecto de inversin: Unidad operacional de la planeacin
del desarrollo que vincula recursos para resolver problemas
o necesidades sentidas de la comunidad.
Proyecto Madre: Conjunto de proyectos que ejecutados
en forma complementaria y coordinada cumplen con un
objetivo de tipo sectorial.
Registro de Proyectos: Se refiere a la inclusin de los
proyectos de inversin, debidamente formulados, evaluados
y considerados como viables, en el Banco de Proyectos. Este
es un requisito indispensable para que un proyecto pueda ser
incluido en el Plan Operativo Anual de Inversin.
Relacin Beneficio-Costo: Es un nmero escalar que
expresa la relacin entre el Valor Presente de los Beneficios
de un proyecto y el Valor Presente de los Costos del mismo
proyecto.
Resultado: Expresa el cambio real logrado a travs de los
productos, efectos o impactos generados, a partir de los
objetivos definidos.
Sector: Indica el rea especfica de accin del Estado, sobre
la cual se realiza una inversin o un gasto determinado.
Seguimiento Fsico - Financiero: Es el seguimiento que se
le realiza al proyecto desde la perspectiva de su ejecucin
fsica y financiera. El objetivo de este seguimiento es el de
poder detectar y corregir los problemas de ejecucin fsico
-financiera que se presentan durante su ejecucin.
Seguimiento Presupuestal: Es el seguimiento que se hace
a las apropiaciones presupuestales para identificar posibles
motivos procedimentales de retraso.
Sistema Nacional de Cofinanciacin: Es un conjunto de
procesos y acciones coordinadas y coherentes que operan en

44

un esquema descentralizado para promover la capacidad de


los Municipios, Distritos y Departamentos en sus funciones
de planeacin, programacin, coordinacin y apoyo para la
identificacin, formulacin, evaluacin y financiamiento de
proyectos de inversin. (Documento Conpes Social-012 y
Decreto 2132 de 1992).
Sistemas de Informacin: Son sistemas cuyo propsito
es proporcionar informacin para un grupo especifico
de acciones relacionadas entre s, as como informacin
resumida para el control administrativo de ese grupo de
acciones.
Subprograma: Desagregacin del programa en grupos
homogneos de proyectos. Esta homogeneidad no responde
a un criterio nico, puede definirse por tecnologa, ubicacin,
tamao, etc., de acuerdo con las necesidades particulares de
clasificacin de un programa.
Tasa Interna de Retorno (TIR): Tasa de inters que produce
un valor presente neto igual a cero.
Valor Presente Neto: Es la diferencia entre costos y
beneficios medido en valores actuales, es el equivalente en
pesos actuales de todos los ingresos y egresos, presentes y
futuros que constituyen el proyecto. El criterio del VPN se
fundamenta en el principio que una inversin es recomendable
si los ingresos superan o igualan a los costos. Estos ingresos
y costos deben incorporar el valor del dinero en el tiempo.
Viabilidad: Un proyecto es viable si es tcnicamente factible
(incluye criterios ambientales, legales, de localizacin,
tamao, institucional, entre otros) econmica y socialmente
rentable.
Viabilidad Econmica: Un proyecto es econmicamente
viable si sus ingresos en valor presente son superiores a sus
costos en valor presente.
Vida til de los Proyectos: Corresponde al perodo de
tiempo en el cual el proyecto entra en operacin o genera
todos los beneficios para los cuales fue concebido.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

ANEXO No. 2
DEFINICIN DE NOMBRES DE PROYECTOS
CLASIFICACIONES DE LOS POSIBLES PROCESOS SSEPI - MGA

PROCESOS
ACTUALIZACIN

DESCRIPCIN
Accin de revisar un estudio anterior.
Accin de realizar mejoras a un recurso existente con el fin de permitir
ADECUACIN
su operacin segn parmetros preestablecidos
Accin de lograr el correcto y eficiente manejo de un determinado
ADMINISTRACIN
bien o servicio.
ADQUISICIN
Accin de apropiar un bien.
ALFABETIZACIN
Accin de ensear a leer y escribir a personas adultas.
Accin de aumentar la capacidad de la infraestructura existente.
AMPLIACIN
Accin de examinar una situacin con el fin de conocer sus principios
ANLISIS
o elementos.
Accin mediante la cual un determinado conocimiento o tecnologa se
APLICACIN
adapta o lleva a la prctica.
APORTES
Accin de definir recursos para inversin.
APOYO
Accin de destinar recursos para cumplir el objetivo.
APROVECHAMIENTO Accin de utilizar un recurso en forma eficiente.
Accin de prestar un servicio de consultora, para apoyar el logro de un
ASESORA
propsito determinado.
Accin de prestar colaboracin a un grupo de personas con el objeto
de apoyarlos en una actividad definida. En el caso de proyectos en el
ASISTENCIA
que se preste algn servicio con el propsito de aumentar la eficiencia
productiva el proceso se denominar: ASISTENCIA TCNICA.
CAPACITACIN
CAPITALIZACIN
CATASTRO
CENSO
COMPROMISO
CONSERVACIN
CONSTRUCCIN
CONTROL
CRDITO
DEMARCACIN

Accin de preparar personas con el fin de habilitarlas para realizar una


actividad determinada.
Destinacin directa de recursos del Estado hacia una entidad
especifica.
Accin de registrar ordenadamente servicios.
Accin de efectuar un recuento ordenado de organismos.
Accin de destinar directamente recursos del Estado, hacia una entidad
especfica.
Accin de reparar peridica y metdicamente un bien o infraestructura
fsica para evitar su deterioro.
Accin de materializar una infraestructura que no existe a la fecha.
Accin destinada a vigilar, dirigir o limitar cierta funcin o fenmeno.
Accin de otorgar recursos reembolsables para hacer efectiva la
ejecucin de un proyecto o servicio.
Accin de delinear, delimitar o deslindar cualquier tipo de terreno
incluyendo reas marinas y submarinas de inters.

45

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal
Accin de disminuir el grado de concentracin de las sustancias,
DESCONTAMINACIN elementos o residuos, que se consideran contaminantes en el aire, agua
y suelos.
Accin de determinar mediante exmen un bien.
DIAGNSTICO
Accin de divulgar o propagar cierta idea, norma, informacin,
DIFUSIN
costumbre, etc.
Accin de modelar una estructura
DISEO
Accin de repartir organizada y sistemticamente un recurso entre
DISTRIBUCIN
personas o entidades segn sea el caso.
Accin de revelar, dar a conocer o anunciar algn bien o servicio.
DIVULGACIN
Accin de adquirir y/o instalar nuevos elementos en un servicio o
DOTACIN
infraestructura existente
Accin de elaborar y desarrollar textos y materiales audiovisuales
de diversa ndole para ser impresos posteriormente por la entidad
EDICIN
encargada.
Accin de extirpar o eliminar totalmente un determinado mal o
ERRADICACIN
situacin.
Accin de definir un problema.
ESTUDIO
Acciones encaminadas a definir un problema.
ESTUDIOS
Accin tendiente a reconocer con diligencia la existencia de algo en
EXPLORACIN
algn lugar
Accin de aprovechar un recurso para generar beneficios en su
EXPLOTACIN
utilizacin.
Accin de poblar de rboles un terreno determinado
FORESTACIN
Accin de definir procesos, polticas y metas
FORMULACIN
Accin que tiende a hacer un bien apto para aquello que antes no lo
HABILITACIN
era.
Accin de hacer que comiencen a regir o ser cumplidas ciertas
IMPLANTACIN
costumbres, leyes o normas.
IMPLEMENTACIN Accin de implementar procesos encaminados a lograr un objetivo.
Accin de colocar en su debido lugar aparatos o enseres con el fin de
INSTALACIN
que ellos presten un determinado servicio.
Lista en que se inscriben y describen, artculo por artculo, todos los
bienes, derechos y obligaciones de una persona o empresa, y que
INVENTARIO
expresa la estructura de su patrimonio en un momento dado.
Son aquellas inversiones financieras que por ley deben hacer algunas
INVERSIONES-FIN entidades del orden nacional.
Accin mediante la cual se pretende conocer comportamientos para
averiguar o aclarar un hecho.
LEVANTAMIENTO Accin de reunir informacin y procesarla.
Accin de conservar la capacidad de operacin de una infraestructura
MANTENIMIENTO determinada de acuerdo a parmetros establecidos.
Accin de aumentar la calidad de un servicio existente.
MEJORAMIENTO
Accin en la cual se destinan recursos para el pago de impuestos de
NACIONALIZACIN nacionalizacin de equipos.
INVESTIGACIN

46

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Accin de modificar un servicio existente con la finalidad de adecuarlo
a ciertas normas predeterminadas.
Accin de tomar medidas para evitar un dao o peligro.
PREVENCIN
Accin de vender un bien del Estado al sector privado.
PRIVATIZACIN
Accin de amparar o defender un determinado bien o servicio.
PROTECCIN
Accin de agrupar, juntar cosas distintas dndoles unidad.
RECOPILACIN
Accin de, mediante unas metodologas preestablecidas, buscan el
RECREACIN
mejoramiento del estado anmico y emocional del grupo humano al
que se oriente el programa.
Accin cuya finalidad es volver a tener un bien o servicio en ndices
RECUPERACIN
predeterminados.
Accin de modificar la estructura de una organizacin, obra o
REESTRUCTURACIN
empresa.
REFORESTACIN Renovacin y recuperacin de la cobertura vegetal de las reas.
Define el proceso de recuperacin de infraestructuras existentes y/o
REHABILITACIN reintegro a la sociedad de aquellas personas que por cualquier motivo
se encuentren marginadas de sta.
Accin de reformar una infraestructura para adecuarla a fines
REMODELACIN
determinados.
Accin de reacondicionar parcial o totalmente un servicio o equipamiento
RENOVACIN
existente, con cambio de la capacidad y/o calidad del mismo.
NORMALIZACIN

RESTAURACIN

Accin de recuperar un dao ocasional sufrido por una infraestructura


existente.
Accin de renovar parcial o totalmente una infraestructura existente,
con o sin cambio de la capacidad y/o calidad del servicio.
Accin de recuperar objetos o bienes para volverlos a su estado
original.

SERVICIO

Accin de dar condiciones consideradas aptas, previamente definidas.

REPOSICIN
REPOSICIN

SERVICIO
SISTEMATIZACIN
SUBSIDIO
SUMINISTRO
SUSTITUCIN
TITULACIN
TRASLADO

Este proceso se utilizar nicamente para nombrar los proyectos


presupuestales de servicio de la deuda.
Accin de entregar una ayuda extraordinaria en forma gratuita y con
una finalidad especfica a personas.
Accin de entregar una ayuda extraordinaria en forma gratuita y con
una finalidad especfica a personas.
Accin de proveer elementos, materiales o bienes requeridos para
brindar un determinado servicio.
Accin de reemplazar algn bien, persona o cosa en lugar de otra para
que cumpla con una finalidad determinada.
Accin de normalizar y legalizar derechos de propiedad sobre algn
bien fsico.
Accin de mover algn bien o infraestructura existente a otro lugar
para que cumpla funciones similares a las que inicialmente cumpla.

47

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

ESTUDIOS BASICOS: Se presentan a continuacin los procesos a ser empleados para la denominacin de estudios
bsicos y su correspondiente conceptualizacin

PROCESOS
ACTUALIZACIN
ANLISIS
CATASTRO
CENSO
DIAGNSTICO
EXPLORACIN
INVENTARIO
INVESTIGACIN
LEVANTAMIENTO
RECOPILACIN

48

DESCRIPCIN
Accin de revisar un estudio anterior con el objeto de modificar
aquellos elementos que hayan experimentado cambios.
Accin de examinar una situacin con el fin de conocer sus
componentes o determinar las variables que influyen en su
comportamiento.
Accin de registrar ordenadamente servicios clasificndolos segn
algunas caractersticas de los mismos.
Accin de efectuar un recuento ordenado y clasificado de organismos
vivos del reino vegetal o animal referido a algunas caractersticas
de los mismos.
Accin de determinar, mediante un examen de ciertas caractersticas
de un bien, servicio o situacin su estado y proposicin de accin.
Accin tendiente a reconocer o averiguar con diligencia en el
terreno la existencia de recursos.
Registro ordenado y clasificado de bienes segn algunas
caractersticas de los mismos.
Accin mediante la cual se pretende conocer o descubrir un
determinado comportamiento, aplicacin, etc
Accin de reunir informacin en terreno y procesarla, completando
sta con anlisis tcnicos
Accin de agrupar o juntar cosas distintas dndoles una unidad.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

ANEXO No.3
Cdigo: F-240-66

INDICE DOCUMENTAL
MUNICIPIO DE TULU

No. RADICADO

Versin: 01
FECHA

Fecha de aprobacin: 02 de Enero de 2009


ASUNTO

REMITENTE

DESTINATARIO

Pgina: 1 de 1
No. FOLIO

Firma del Funcionario que Elabor

49

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

ANEXO No.4
LISTA DE CHEQUEO PARA LA INSCRIPCION DE
Cdigo:
F-240-26
PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN
Fecha de aprobacin:
Versin: 02
Pgina: 1 de 1
02 de Enero de 2009

MUNICIPIO DE TULU

NOMBRE DEL PROYECTO:


VALOR DEL PROYECTO:
ENTE RESPONSABLE:
ANEXOS Y SOPORTES
1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.

8.
9.
10.

11.
12.
13.
14.
15.

FECHA :
DOCUMENTOS ANEXOS

Mes

Ao

SI

NO

N/A

SOLICITUD DE INSCRIPCIN DEL PROYECTO FIRMADA POR SECRETARIO Y/O REPRESENTANTE LEGAL
(F-260-02)
PROYECTO DILIGENCIADO EN LA METODOLOGIA GENERAL APLICADA (MGA)
PRESENTACIN DEL PROYECTO (MGA Y FICHA EBI) EN CARPETA DESASIFICADA PERFORADO TAMAO
OFICIO, FOLIADA , ROTULADA, FORMATO F-240-66 INDICE DOCUMENTAL DILIGENCIADO Y EN MEDIO
MAGNETICO.
Formato de Viabilidad sectorial tcnica, financiera, econmica, social, institucional, ambiental y de sostenibilidad, motivada
debidamente diligenciada con la firma del profesional que la emite y Vo.Bo. del Secretario y/o Representante Legal. La
viabilidad sectorial deber ser realizada por personal diferente a la que formula el proyecto. (F-260-01)
Ficha de radicacin en el SSEPI (Se imprime de la pantalla 2)
Presupuesto detallado indicando la descripcin del bien o servicio (cantidad, unidad, precio unitario y costo total) firmado
por el profesional que lo elabora.
En Caso de a) Compras y suministros, dotacin de muebles, equipos y maquinaria, b) Compra de vehculos c) Contratacin
de capacitadores, se debe presentar alguna de las siguientes alternativas: 1)Certificacin del Secretario, gerente o director
de que los precios y costos establecidos en el presupuesto, corresponde a los precios indicativos del SICE, 2) Certificacin
del Secretario, director o gerente validando los precios unitarios del presupuesto detallado donde conste que los precios
establecidos en el proyecto para la realizacin de las actividades y acciones, servicios y compras descritas corresponden a
los precios de mercado, estn establecidos en Bancos de Materiales y proveedores o en decretos y resoluciones nacionales,
de la Gobernacin o de la Secretaria respectiva. Para la contratacin de obras directas de infraestructura se tiene el
Decreto expedido anualmente, que contiene el listado de precios Unitarios Oficiales de referencia, el cual es elaborado por
la secretaria de infraestructura del Departamento.
Plano de localizacin geogrfica y especfica del proyecto
Cronograma de actividades (F-260-23)
Carta de Concertacin con la comunidad (F-260-24)
PARA PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN, VIAS, ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO, DILIGENCIAR LOS
DEMAS FORMATOS DISEADOS SEGN EL TIPO DE PROYECTO

Constancia de respaldo al proyecto firmado por la comunidad, representantes legales de organizaciones sociales o de los
Comits Sectoriales de participacin establecidos en leyes y decretos reglamentarios en los diferentes sectores de inversin
social. (Ejemplo: Consejos Territoriales de Planeacin - CTR-, Consejos Municipales de Desarrollo Rural CMDR-,
Comits de Participacin en Salud CPS-, Organizaciones de Participacin de la Comunidad, entre otras instancias de
participacin social. Aquellas entidades beneficiadas del proyecto que sean sin nimo de lucro debern indicar el nmero
de la Personera Jurdica y certificado de la Cmara de Comercio cuya vigencia no sea mayor de 3 meses.
Cartas de compromiso de financiacin de entidades diferentes al Municipio en caso de Cofinanciacin.
Certificado de mantenimiento y sostenibilidad del proyecto de la entidad que vaya a recibir y operar el bien u obra.
Certificado del Secretario, de que los listados, registros, relacin de beneficiarios reposan en la respectiva secretaria y/o
entidad confinanciadora particularmente en los casos de vivienda, desarrollo social, infraestructura y agricultura.
PARA PROYECTOS DEL SECTOR INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA, SALUD, EDUCACIN, ACUEDUCTOS Y
AFINES
A. Cuando sean proyectos de obra civil y/o dotacin en dependencias presentar certificado de la entidad competente que
indique su carcter oficial.
B. Estudios y diseos debidamente firmados.
C. Certificado de disponibilidad y estado estructural de los servicios de acueducto y alcantarillado emitido por la entidad
competente (vas urbanas)
D. Certificado de Planeacin Municipal indicando que la zona donde se adelantar el proyecto no es de alto riesgo y cuenta
con los servicios pblicos de acueducto, alcantarillado y energa.
E. Copia de recibo de la solicitud de trmite de la licencia o aval ambiental (CVC o DAGMA) en caso que se requieran
segn el decreto 1180/2003.
F. Para proyectos de vivienda nueva presentar la licencia de construccin expedida por la entidad competente.
Para vivienda nueva o mejoramiento ver el numeral 11.
G. Certificado de tradicin con vigencia no mayor de tres meses para compra de lotes, construccin o mejoramiento de
viviendas, parques infantiles, canchas deportivas, centros culturales, entre otros.
H. Para proyectos de electrificacin: certificacin de la EPSA (aprobacin de diseos y aval tcnico).

RESPONSABLES
Diligenciado por:

Profesional Responsable del rea:


Vo. Bo. Secretario, Director, o Gerente:

50

Da

NOMBRES Y APELLIOS

FIRMA

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

ANEXO No.5
SOLICITUD DE INSCRIPCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN

Fecha de aprobacin:
10 de octubre de 2008

Versin: 03

MUNICIPIO DE TULU

FECHA

Da

Mes

Ao

Da

Mes

Ao

CDIGO: F-260-02
Pgina: 1 de 1

TRAMITE
CDIGO SSEPI
No. REGISTRO
FECHA

NOMBRE DEL
PROYECTO

AO
2008
2009
2010
2011
TOTAL

PROYECCIN FINANCIERA

VALOR

ESTRUCTURA ESTRATEGICA
EJE
PROGRAMA

SUBPROGRAMA

PROYECTO

51

52

Componentes y/o Actividades

VALOR DEL PROYECTO

Versin: 02

NOMBRE DEL PROYECTO

MUNICIPIO DE TULU

Unidad

Cantidad Costo Total

Pgina: 1 de 1

Cdigo:
F-260-23

Meses
8

10

11

DURACIN DEL PROYECTO


Meses
Aos
Da
Mes Ao
3
Fecha de Iniciacin
Fecha de Terminacin

Fecha de aprobacin:
02 de Enero de 2009

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA


PROYECTOS DE INVERSION

ANEXO No. 6

12

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

ANEXO No. 7
ACTA DE CONCERTACIN CON LA COMUNIDAD
PARA PROYECTOS DE INVERSIN
MUNICIPIO DE TULU

FECHA

Versin: 02
Da

Mes

Fecha de aprobacin:
Julio 18 de 2007
Ao
HORA

Cdigo:
F-260-24

Pgina: 1 de 1
A.M.

P.M.

REPRESENTANTES DE LA COMUNIDAD:
NOMBRE DEL PROYECTO:
OBJETO: La comunidad representada en esta acta, avala y esta acuerdo con la administracin
municipal en la priorizacin para la ejecucin del proyecto en mencin.
FIRMAS:
1. Nombre
Cdula
Direccin
Firma
2. Nombre
Cdula
Direccin
Firma
3. Nombre
Cdula
Direccin
Firma
4. Nombre
Cdula
Direccin
Firma

53

Banco de Programas y Proyectos


de Inversin Municipal

ANEXO No. 8
VIABILIDAD SECTORIAL MOTIVADA

CDIGO: F-260-01

Versin: 01
Fecha de aprobacin: 23 deNoviembre de 2007
Pgina: 1 de 1
MUNICIPIO DE TULU
A. NOMBRE DEL PROYECTO
CONSTRUCCIN REDES ELECTRICAS CORREGIMIENTOS: PUERTO FRAZADAS (SECTOR
SAN GERARDO) Y BARRAGAN (VEREDA LA ALBANIA) DEL MUNICIPIO DE TULU

SI

B. ASPECTO TCNICO
El proyecto est claramente identificado y el proyecto propuesto lo soluciona adecuadamente
Las especificaciones tcnicas de diseo y construccin son correctas
El proyecto se enmarca dentro de los objetivos del Plan de Desarrollo
Los componentes y actividades contribuyen al logro de los objetivos propuestos
Presenta cronograma de actividades
EL PROYECTO ES VIABLE TECNICAMENTE SI ( ) NO ( )

NO N/A

C. ASPECTO ECONMICO:
EL PROYECTO ES VIABLE ECONOMICAMENTE

SI ( ) NO ( )

D. ASPECTO FINANCIERO
El proyesto se financia de la siguiente manera
RECURSOS DE LA NACIN
RECURSOS DEL DEPARTAMENTO
RECURSOS DEL MUNICIPIO
RECURSOS DE CONTRAPARTIDA
COSTO TOTAL
La
CERTIFICA disponibilidad presupuestal por $
EL PROYECTO ES VIABLE FINANCIERAMENTE

SI ( ) NO ( )

E. ASPECTO INSTITUCIONAL
La administracin del proyecto estar bajo la responsasbilidad de una entidad Pblica o Privada
la ejecucin del proyecto estar bajo la responsabilidad de una Pblica o Privada
La comunidad esta de acuerdo con el proyecto y particiapar de la veedura
El Mantenimiento y operacin del proyecto
EL PROYECTO ES VIABLE INSTITUCIONALMENTE
SI ( ) NO ( )

SI

NO N/A

E. ASPECTO AMBIENTAL
El proyecto presentado requiere licencia o plan de manejo ambiental
EL PROYECTO TIENE VIABILIDAD AMBIENTAL
SI ( ) NO ( )

SI

NO N/A

B. ASPECTOS DE SOSTENIBILIDAD
Cuenta el proyecto durante la vida til con una entidad pblica o privada que lo mantenga en operacin?
EL PROYECTO:
Mejora el acceso de ni@s, mujeres, juventud y grupos vulnerables a los servicios del gobierno
Atiende adecuadamente las necesidades humanas y su nivel de libertad
Genera mayor calidad de vida y bienestar en las personas
Promueve la equidad de genero
Desarrollo de Sinergias
A. Promueve la solidaridad

SI

NO N/A

C. Colaboracin Inter organizacional


Complementariedad
Subsidiariedad
Concurrencia
Modifica comportamientos sociales
Promueve el cambio organizacional y relacionamiento social
Promueve la conservacin del entorno ambiental
Mejora la produccin orgnica (caso de agricultura y fomento empresarial)
Tiene apoyo institucional
Excelencia y eficiencia en la toma de decisiones
Impulsa la gobernabilidad democrtica y participacin ciudadana y/o comunitaria
Hay una entidad pblica o privada que mantiene la productividad y autoorganizacin del proyecto
EL PROYECTO ES VIABLE EN SU SOSTENIBILIDAD
SI ( ) NO ( )
REVISADO POR:
RESPONSABLES
NOMBRES Y APELLIDOS
DILIGENCIADO POR:
PROFESIONAL RESPONSABLE
DEL REA
Vo. Bo., SECRETARIO,
DIRECTOR O GERENTE:

54

Monto

FIRMA