You are on page 1of 25

Implementación de un sistema de

información para el registro del
abastecimiento de materia prima en la
empresa “BELISIMA”

ANDAGANA LIDIA
LEÓN KATHERINE
MOLINA JHONNY
AULA: 33
ING.: GINA MEJÍA

Contenido
TABLA DE ILUSTRACIONES.......................................................................................... 3
1.- Nombre del proyecto............................................................................................. 3
2.- Responsables del proyecto.................................................................................... 4
3.- Diagnóstico del problema...................................................................................... 4
4.-Estudio de Factibilidades........................................................................................ 5
5.- NOMBRE DE LA EMPRESA...................................................................................... 5
5.1 MISION:............................................................................................................. 6
5.1.1 VISION:........................................................................................................... 6
5.1.2 OBJETIVO:....................................................................................................... 6
5.1.3 VALORES:....................................................................................................... 6
5.3 SITIO WEB DE LA EMPRESA

:..........................................................................7

ENLACE................................................................................................................ 7
5.4.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA...........................................7
5.4.- DISEÑO DE LA BASE DE DATOS EN ACCESS....................................................8
6. CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS..........................................................................9
Etapas del ciclo de desarrollo del sistema de información.........................................9
1. Identificación de los problemas, oportunidades y objetivos...............................................9
Cronograma................................................................................................................ 9
PASOS A SEGUIR DENTRO DE UN CICLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA
NUESTRA EMPRESA:................................................................................................. 10
1.- IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS....................10

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA..................................................................10

OPORTUNIDADES......................................................................................... 10

OBJETIVOS................................................................................................... 10

2.-IDENTIFICACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION.............................11
3.- ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA.................................................12
4.- DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO................................................................14
5.- DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA..............................................15
6.- PRUEBAS Y MANTENIMIENTO........................................................................... 16
7.- IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN.....................................................................16
7. PLANIFICACIÓN:.................................................................................................... 17
2

................................................................................12 6 PLANIFICACIÓN CON ASIGNACIÓN DE TAREAS Y RECURSOS...................................................................................................................8 4 CRONOGRAMA........................................................................................................................................................................................................................................................................................ 20 3 .............17 8...................15 7 cadena de valores de la empresa..................................................................7 3 DISEÑO DE LA BASE DE DATOS........8 5 DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO................ 19 15 INFORME 1.....CADENA DE VALORES.................................................................................................................................. 19 17 INFORME 3...........................................6 2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..............................................................................................................................................................15 8 TABLA DE RECURSOS........................17 9 GRAFICA DE RECURSOS............................................................................................... 18 9................................................... 20 TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración Ilustración 1 SITIO WEB DE LA EMPRESA................ 19 16 INFORME 2.......................................................................................... 18 13 FORMULARIO 2..17 10 ACTIVIDADES PREDECESORAS....................................................................................................................................................................18 12 FORMULARIO 1...................................................17 11 ASIGNACION DE HITOS................................. 18 14 FORMULARIO 3............................................................................ Autores............................................................................ 18 Bibliografía..................PLANIFICACIÓN CON ASIGNACIÓN DE TAREAS Y RECURSOS.INDICE...

.1.Responsables del proyecto  ANDAGANA LIDIA(GERENTE DE VENTAS)  LEÓN KATHERINE(GERENTE OPERATIVO)  MOLINA JHONNY(GERENTE GENERAL) 4 ..Nombre del proyecto Implementación de un sistema de información para el registro del abastecimiento de materia prima en la empresa “BELISIMA” 2.

 La actualización de datos que debería darse a diario entre los diferentes departamentos sufre distorsiones al momento de registrarlos  Existen datos duplicados que retrasan el control de los mismos.Diagnóstico del problema Hoy en día nuestra empresa atraviesa por un serio problema administrativo con respecto al abastecimiento de materia prima.3.  Se identifican serias deficiencias en varios de los departamentos los cuales no cuentan con un registro de información que sea efectivo. ya que el método que se usa utiliza actualmente es lento. por motivo de optimización de recursos 5 . esto se debe a que no cuenta con un sistema de información para el registro dela adquisición de insumos para la elaboración de nuestros productos. deficiente y retrasa las actividades que se dan a diario dentro de la empresa. Es por eso que implementaremos las siguientes tablas de registros en el nuevo sistema de información:       PROVEEDORES CLIENTES PRODUCTOS EMPLEADOS SUCURSALES INVENTARIOS 4..-Estudio de Factibilidades FACTIBILIDAD ECONÒMICA La empresa si cuenta con los recursos económicos suficientes para costear el nuevo sistema de información que se desea implementar.

económicos que podrían ser destinados a otras actividades productivas.NOMBRE DE LA EMPRESA 5.1. 6 . basada en el principio de Prosperidad para todos. la empresa ha decidido que el sistema de información será implementado por parte los gerentes:  ANDAGANA LIDIA(GERENTE DE VENTAS)  LEÓN KATHERINE(GERENTE OPERATIVO)  MOLINA JHONNY(GERENTE GENERAL)  FACTIBILIDAD TECNICA La empresa cuenta con 45 ordenadores actualizados con programas que se encuentran a la vanguardia que hacen que nuestras actividades operacionales sean competitivas.. se encuentran distribuidos equitativamente en cada uno de los departamentos que trabaja la empresa donde se puede implementar el sistema de información  FACTIVIDAD OPERATIVA La empresa cuenta con un personal altamente calificado para utilizar.1 VISION: Ser reconocida como la Corporación Latina de venta directa de productos de belleza más prestigiosa y competitiva.1 MISION: Crear productos de alta calidad que se encuentren al alcance de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes y que nos lleven a ser líder nacional en belleza brindando eficiencia en cada producto 5. administrar y procesar información dentro del nuevo sistema de información que será implementado 5.

ya que son estos son el pilar de un funcionamiento coordinado que se desarrolla en un entorno armonioso y respetuoso que tiene como prioridad principal la puntualidad.1.3 SITIO WEB DE LA EMPRESA : Ilustración 1 SITIO WEB DE LA EMPRESA ENLACE https://sites. honesta y duradera. 5.3 VALORES: Los valores que posee la empresa no solo es a nivel de las relaciones externas.5.2 OBJETIVO: Informar a todas las personas las normas de conducta y principios por los cuales se rige la compañía para lograr una relación comercial armoniosa. administrativo y comercial. 5.1. responsable.google. también es muy importante conservarlas en el ambiente operativo.com/site/belisimacosmetics/home 7 Ilustración 2 FORMULARIO DE ENCUESTAS .

- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA La empresa “BELISIMA” está conformada por los siguientes departamentos:      DEPARTAMENTO GERENCIAL DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO DE VENTAS DEPARTAMENTO DE PRODUCCION 8 .4. 5.SITIO VISIO EL Ilustración 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SITIO WEB EMPRESA DISEÑO DEL WEB EN MICROSOFT AL MENOS 3 PÀGINAS EN SITIO WEB.

ESQUEMA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA Ilustración 4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 9 .

CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS Etapas del ciclo de desarrollo del sistema de información   Identificación de los problemas.DISEÑO DE LA BASE DE DATOS EN ACCESS 5 LA BASE DE DATOS Ilustración DISEÑO DE 6..5.4. oportunidades y objetivos Identificación de requerimientos de información  Análisis de las necesidades del sistema  Diseño del sistema recomendado  Desarrollo y documentación del sistema  Pruebas y mantenimiento  Implementación y evaluación Cronograma 10 .

regulara y corregirá de manera pertinente. por medio de este nuevo sistema de información que agilitara. producción y venta de los diferentes cosméticos que elabora la empresa. practica..Ilustración 6 CRONOGRAMA PASOS A SEGUIR DENTRO DE UN CICLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA NUESTRA EMPRESA: 1.  Agilización de los procesos gracias a la versatilidad de la información requerida y obtenida en cada una de los departamentos.  OBJETIVOS 1. optimizara.IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA. OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS  IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Implementación de un sistema de información para el registro del abastecimiento de materia prima en la empresa “BELISIMA”  OPORTUNIDADES  El sistema de información que se desea implementar brindara oportunidades de competitividad en el mercado debido a sistematización de la información que allá actualmente dispersa dentro de la empresa. fácil y rápida. 11 .1 OBJETIVO GENERAL Agilizar los procesos de compra.

1. La empresa “BELISIMA” está conformada por los siguientes departamentos de los cuales presentan una deficiencia en:  DEPARTAMENTO GERENCIAL Este no cuenta con la información que obtiene cada uno de los departamentos debido a este inconveniente está presentando problemas en la toma de decisiones operacionales. Para ello hemos identificado los departamentos que son afectados por consecuencia a que no existe la información pertinente. 12 .2 OBJETIVOS ESPECIFICOS  Mejorar el registro de inventarios del departamento de ventas  Especificar de manera rápida la información proporcionada por proveedores.  DEPARTAMENTO FINANCIERO Este departamento necesita un registro total de las actividades de la empresa para poder elaborar el presupuesto pertinente y eficaz para mantener la productividad de la empresa  DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Por otra parte este departamento requiere urgentemente de una base de datos funcional que lleve el registro de los datos de cada uno de los empleados que laboran en la empresa. 2. empleados y clientes en cada uno de los departamentos.-IDENTIFICACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION La empresa “BELISIMA” requiere a un sistema de información en cada uno de sus departamentos operacionales debido a que existe una deficiencia en relación a como se lleva los registros de importación de materia prima y el resto de procesos que son primordiales para la elaboración de nuevos productos.

2. ya que de esta depende el porcentaje que se decida reducir a nuestros productos. TABLA CLIENTES Esta mejorará y agilitará el manejo de datos de los clientes que son esenciales a la hora de realizar descuentos y ofertas. ya que la mano de obra proporcionada por nuestros empleados es primordial a la hora de observar el rendimiento que ellos proporcionan en cada una de las sucursales de la empresa “BELISIMA” 3. TABLA EMPLEADOS Optimizará el manejo de uno de los más importantes recursos que posee la empresa. TABLA PROVEEDORES Mejorará el registro de datos de las personas a quienes compramos materia prima para elaborar los productos finales.  DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN Dentro del departamento de producción es necesario poder desarrollar un registro fácil. 13 . TABLA SUCURSALES Ofrecerá un fácil acceso a la información que se proporcione de una sucursal a otra. 4. Para ellos se busca implementar diferentes campos en cada una de las tablas siguientes: 1. didáctico y claro de los datos de información que son proporcionados por los proveedores. DEPARTAMENTO DE VENTAS A pesar de ser el departamento más importante dentro de la empresa este no cuenta con un registro eficiente de la provisión de inventarios de la empresa. 3. mejorando los niveles de desempeño en cada una y mejorando deficiencias.ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA El sistema requiere de una base de datos que contenga la información de cada una de las personas que intervienen en la actividad operacional de la empresa..

4. Esta tabla es importante debido a que posee información confiable acerca de nuestros clientes fijos. 10. TABLA PRECIOS POR UNIDAD Mejorará la eficiencia del departamento de ventas. producción y ventas que se realizan dentro de la misma. 7. TABLA PRODUCTOS Ayudará a obtener información de cada producto.DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO 14 . en qué cantidades y sus preferencias. de una manera ágil esta tabla proporcionará los resultados de la misma. gracias a esta se puede realizar un seguimiento con la información obtenida y así decidir se implementan nuevos servicios de entregas a domicilio. debido a que esta contiene las compras. la búsqueda y obtención específica de un producto determinado. TABLA INVENTARIOS Es muy importante al momento de obtener resultados. esta tabla optimizará de una manera muy rápida las decisiones que se tomen en la empresa. en donde se detalla la frecuencia con la que nuestros clientes realizan compras. esta mejorará la eficiencia del departamento de ventas.5.. tomando en cuenta que no sean inferiores a los costos de producción. porque proporcionará información actualizada acerca de los precios a los que se ofertan cada uno de los productos. 8. TABLA TIPOS DE PRODUCTOS Mejorará de manera muy comprensible. 6. 9. pues proporcionará información constantemente actualizada acerca de los precios a los que se ofertan los productos con respecto a un porcentaje del diez por ciento de descuento. TABLA PRECIOS AL POR MAYOR De manera conjunta con la tabla precios por unidad. TABLA CLIENTES FRECUENTES Proporcionará información a nuestros empleados.

DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA  5.Ilustración 7 DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO 5.1 DESARROLLO El sistema de información creado para la empresa BELISIMA es un conjunto de datos que proporciona información continuamente actualizada para el manejo de registros de datos 15 .

Actualizar la información constantemente durante todos los procesos de producción 3.gestion.N que se venía usando para acceder a las Bases de Datos Bibliográficas ya no funcionará más. Las cuentas de usuario que ya estaban creadas en este servicio fueron migradas al nuevo sistema y podrán ser usadas en la nueva plataforma de consulta. La dirección es http://bibliotecas.2.es/gestion/atencion/microinformatica/docs/cursos/AccessXPB asico.com 16 . para conocerlo de manera detallada usted puede encontrar el manual en la siguiente dirección: (htt1) http://www. Reportar y publicar la información renovada a todo el personal competente (htt) 5.2 DOCUMENTACION 5.udea. Identificar las bases de datos necesarias para realizar el trabajo en cada uno de los departamentos 2. A partir de ahora la única forma de acceder a las Bases de Datos Bibliográficas suscritas por el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia será a través de su Portal Web.edu.con mayor rapidez mejorando el desempeño y la eficiencia del proceso operativo que es la parte fundamental de la empresa  5. Identificar y corregir los errores o anomalías que se generen en los datos 4.2. se deben seguir los siguientes pasos: 1.uco.2 MANUAL TECNICO El servicio de Acceso Remoto V.1 MANUAL DE USUARIO El usuario debe conocer previamente el manual del programa Access.P.pdf Al tener la capacidad para manejar este programa.

corregir y verificar el correcto funcionamiento del mismo.IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN  IMPLEMENTACION A cada una de las bases de datos contenidas en el sistema de información se las relacionara entre si de una forma coherente respectivamente Se crearan nuevas tablas para el registro de clientes frecuentes dentro de la base de datos. Para ello lo colocaremos en cada uno de los departamentos a la vista y a disposición de todos los empleados. esto optimizara el seguimiento de los clientes fijos que posee la empresa.PRUEBAS Y MANTENIMIENTO  PRUEBAS Las pruebas de mantenimiento se realizarán durante un mes como prueba de que el sistema de información funciona correctamente.  EVALUACION 17 . además de las tablas de precios al por mayor y por unidad que nos permitirán reconocer la venta sobre el costo de producción agilizando las actividades que le corresponde al departamento financiero..>> Colecciones Electrónicas >> Bases de Datos Bibliográficas 6..  MANTENIMIENTO El sistema de información tendrá un mantenimiento que se ejecutara cada3 meses para prevenir daños. 7.

La evaluación estará dada por cada uno de los empleados que utilizaran el sistema de información en las diferentes departamentos que constituyen la empresa para ello pediremos su opinión acerca de su experiencia con respecto al uso y funcionamiento del mismo.Ilustración 8 PLANIFICACIÓN CON ASIGNACIÓN DE TAREAS Y RECURSOS CADENA DE VALORES ACTIVIDADES PRIMARIAS APROVISIONAMIENTO PRODUCCION DISTRIBUCION 18 . PLANIFICACIÓN CON ASIGNACIÓN DE TAREAS Y RECURSOS 8. Con los resultados obtenidos se decidirá si será implementado este nuevo sistema de información en la empresa “BELISIMA”.

Y para mantenerlas. PRODUCCIÓN La empresa BELISIMA se dedica a elaborar cosméticos y perfumes seleccionados a base de productos naturales DISTRIBUCIÓN Los productos son distribuidos por diferentes empleados que trabajan en la empresa a cada una de las sucursales tomando en cuenta que en cada una de las sucursales varia la venta de los mismos superan un 50% mensual mientras que en otros sitios no. 19 . la empresa BELISIMA se abastece de materias primas de calidad. DISEÑO Ilustración 9 cadena de valores de la empresa. Autores RECURSOS HUMANOS DIRECCION ACTIVIDADES PRIMARIAS APROVISIONAMIENTO En esta fase de la cadena de valor. VENTAS La empresa BELISIMA intenta aprovechar al máximo las posibilidades de venta de sus productos y de crecimiento de mercado ofreciendo productos de alta calidad. ha sido uno de los precursores de la publicidad a gran escala y hoy en día invierte grandes sumas de dinero en todo el mundo para grabar su marca y la imagen de producto de calidad en revistas y comerciales de televisión.VENTAS MARKETING ACTIVIDADES DE APOYO INFRAESTRUCTURA I+D . MARKETING Uno de los grandes recursos de la empresa BELISIMA son sus marcas. lo que repercute en la calidad final del producto.

ACTIVIDADES DE APOYO ESTRUCTURA La empresa BELISIMA posee una matriz central y varias sucursales en diferentes provincias del país DISEÑO La marca que caracteriza a la EMPRESA BELISIMA es el logotipo que viene impreso en cada uno de los productos que elaboramos RECURSOS HUMANOS Brinda un ambiente de comodidad y descanso a sus trabajadores. TABLA DE RECURSOS Ilustración 10 TABLA DE RECURSOS GRÁFICA DE RECURSOS 20 Ilustración 11 GRAFICA DE RECURSOS . DIRECCIÓN Siempre busca ser líder y tiene una visión amplia del mercado.

ACTIVIDADES PREDECESORAS Ilustración 12 ACTIVIDADES PREDECESORAS ASIGNACIÓN DE HITOS 21 .

Ilustración 13 ASIGNACION DE HITOS DISEÑO DE FORMULARIOS Ilustración 14 FORMULARIO 1 22 Ilustración 15 FORMULARIO 2 .

Ilustración 16 FORMULARIO 3 Ilustración 17 INFORME 1 23 .

4. 7. 6. 9 24 . 15. 14 E EMPLEADOS. 12. 11 B BELISIMA. 4. 10. 3. 4 DEPARTAMENTO. 12 EMPRESA.. 6. 7. 4. 17 C cantidades. 12. 15 CLIENTES. 2.Ilustración 18 INFORME 2 Ilustración 19 INFORME 3 9. 13 D DESARROLLO. 9. 2. 13 capacidad. 7.INDICE A atraviesa.

2.gestion.pdf 25 .uco.udea. 2.f.co/comunicaciones/Instrutivo_Creacion_de_Cta_de_Acces o_a_BDB. 4. 12 SISTEMA. 5.es/gestion/atencion/microinformatica/docs/cursos/AccessXP Basico. 12 PRUEBAS. 12 Bibliografía (s.).f. 16 S I Implementación.pdf (s. 16 información. 4. 16 INVENTARIOS. 5. 9 IMPLEMENTACIÓN. Obtenido de http://www. 16 F FACTIBILIDAD. Obtenido de http://biblioteca. 13 PRODUCTOS. 14 SUCURSALES.P EVALUACION. 8. 5 PRECIOS.). 12.edu.