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MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Brasília, DF

Dezembro de 2015

Universidade de Brasília

Reitor
Ivan Marques de Toledo Camargo
Vice-Reitoria
Sônia Nair Báo

Diretora do Arquivo Central
Cynthia Roncaglio

Coordenação de Gestão de Documentos
Eronides Guimarães Bezerra
Equipe de elaboração e redação
Cynthia Roncaglio (Org.)
Camila Domingo dos Santos
Cristiane Rodrigues da Silva
Eronides Guimarães Bezerra
Gláucia Verônica Veloso da Silva Vieira
José Mauro Gouveia de Medeiros
Kezia de Araujo Lima Cordeiro
Natália de Lima Saraiva
Pedro dos Santos Borges
Rodrigo de Freitas Nogueira
Thiara de Almeida Costa
Verônica Costa Bueno Pinto

Cebraspe
Diretor-Geral

Diretor de Planejamento e Controle Operacional

Diretora Executiva

Diretor de Planejamento Estratégico

Paulo Henrique Portela de Carvalho
Maria Osmarina do Espírito Santo Oliveira

Diretor Acadêmico

Marcus Vinícius Araújo Soares

Diretor de Impressão e Conferência
Edivânio Alves Nogueira

Diretor de Logística

Lucimar Oliveira do Nascimento

Diretor de Negócios
Ricardo Bastos Cunha

Diretora de Pesquisa em Avaliação
Haydée Werneck Poubel

Gerência Editorial

Roger Werkhäuser Escalante

Diretor de Tecnologia
Jorge Amorim Vaz

Gerente de Acesso à Educação Superior
Maria Cristina Figueiredo Lima e Lara

Gerente de Interação Educacional
Rogério Basali

Gerente da Central de Atendimento
Carmem Lúcia Couto Sampaio

Editora assistente

Instituto Central de Ciências (ICC)
Fotógrafa: Natália Valarini

Mariana Carvalho

Revisão

Página 5 e 7

Páginas 9, 11, 17, 23 e 29

Inêz Gomes Guedes
Luísa Bourjaile

Projeto Gráfico e Diagramação
Eduardo Guimarães

M294

Imagens do subfundo Decanato de Administração e
Finanças da Universidade de Brasília
Data-limite: 1962-2008
Fotógrafo: Diego Bernardino
Fonte: Arquivo Central da Universidade de Brasília

Manual de gestão de documentos de arquivo da Universidade de Brasília / Cynthia
Roncaglio, [organizadora]. – Brasília : Cebraspe, 2015.
110 p. : il. ; 27 cm.

Universidade de Brasília

Diretor de Segurança

Créditos imagens

José Otávio Nogueira Guimarães

Bruno Freitas de Paiva

2

Luiz Mário Marques Couto

Editor

Capa e Ilustração

Arquivo Central da Universidade de Brasília
Campus Universitário Darcy Ribeiro, Pavilhão Multiuso I, Bloco B, Térreo, 1º andar
CEP 70904-970 – Caixa Postal 04434 – Asa Norte, Brasília/DF
Telefones: (061) 3107-5863/ 3107-5801 – Fax: (061) 3107-5862

Ricardo Carmona

ISBN 978-85-5656-004-9

1. Gestão de documentos. 2. Arquivologia. 3. Universidade de Brasília – Gestão
Arquivística. I. Roncaglio, Cynthia (org.).
CDU 930.25

......................................................159/1991.................33 4.....2 Situações em que a digitalização não é recomendada .45 Anexo E – Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos.....................................................................1 Preenchimento da Listagem de Transferência.............................SUMÁRIO sumário Lista de siglas e abreviações............ 31 4..................24 3........................................................ 19 3................................. 17 2.............................................................1 Produção de documentos de arquivo................................. 18 2............ 14 1.............................3 Documentos relativos às atividades-meio............................................3...............................................................................................................................6................................3 O processo................................ 17 2............6 Conservação.....................................27 introdução.............................. Produção e tramitação de documentos................................................................1 Principais aspectos da classificação.................................3 Documentos eletrônicos e digitais...................................................26 3.....................4 Rotinas de expedição de documentos e objetos... Destinação de documentos............................................. 14 1.....................................9 1.......34 Referências .........................47 Anexo H – Códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos adaptados à Universidade de Brasília......................................................................33 4.........................26 3....................................................................................5 3........................................................................................................................................30 Fundamentos da Gestão de Documentos..............25 3...............................................................................2 Explicação sobre os campos da tabela..... Classificação....6............................. 17 2...................30 4...................................................4....................................................1 Conservação de fotografias.4..4 3...29 1...............................................5 Consultoria arquivística.......................................................................................11 4.......3 Eliminação...... 12 1............................46 Anexo F – Modelo de Formulário de Empréstimo.......4 Transferência.................................................................23 3.......................................................................................................6.........................................................................................................................4 Digitalização de documentos arquivísticos.....2 Plano de Classificação de Documentos de Arquivo.......26 Apresentação ...................................................1 A formação do processo.....3.................................1 Como solicitar a consultoria arquivística.....2 Preenchimento do espelho da caixa-arquivo..........4...........1 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD).............................................................37 Bibliografia de apoio.............................................................2 As unidades autuadoras............................4..........................................4 3........................1 Vantagens e desvantagens da digitalização.48 Manual de Gestão de Documentos 3 ...................................................................38 Glossário .....................................23 3..................................................................................... Utilização e conservação de documentos.......47 Anexo G – Modelo de Formulário de Consulta............33 4..........2 Microfilmagem de documentos arquivísticos........39 Anexo A – Lei nº 8......................................5 Solicitação de empréstimo............. 29 4...............4 Documentos relativos às atividades-fim..............................................................................................................................6 Recolhimento..........................2 Conservação de suportes digitais.................. 15 1..................32 4.................................................43 Anexo C – Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferência de documentos................28 Lista de figuras e tabelas................................................................. 15 2........... 41 Anexo B – Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos.44 Anexo D – Modelo de Listagem de Transferência de Documentos...................................................2 Registro e tramitação de documentos.........................................................................................25 3......................................................24 3................................................ 19 2..................26 4.......... 12 1...................................................................5.....1 Preenchimento da Listagem de Recolhimento....................1 Acesso à informação.............7 4.................................5 Procedimentos para realizar a classificação....................

IR PARA SUMÁRIO LISTA DE SIGLAS E ABREVIAÇÕES LISTA DE FIGURAS E TABELAS ACE Arquivo Central FIGURAS AR Aviso de Recebimento Figura 2 AN Arquivo Nacional CCD Código de Classificação de Documentos CD Compact Disc CEP CESPE COAP COGED CONARQ COP CPAD CPD DAF DOU ECT E-MAIL FUB ICP-Brasil IFES MEC Coordenação de Arquivo Permanente Coordenação de Gestão de Documentos Conselho Nacional de Arquivos SAUnB SLTI TTDD UnBDoc Figura 3 Modelo de carimbo de folha Figura 4 Figura 5 Figura 6 Figura 7 Figura 8 Figura 9 Centro de Informática Figura 10 Decanato de Gestão de Pessoas Figura 12 Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Diário Oficial da União Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos Correio eletrônico Fundação Universidade de Brasília Infraestrutura de Chaves Públicas Instituições Federais de Ensino Superior Plano de Classificação de Documentos SAA Página principal do Sistema UnBDoc Coordenação de Protocolo Ministério da Educação PCD 4 Centro de Seleção e de Promoção de Eventos Decanato de Administração e Finanças DGP UnB Código de Endereçamento Postal Figura 1 Secretaria de Administração Acadêmica Sistema de Arquivos da Universidade de Brasília Figura 11 Figura 13 Figura 14 Figura 15 Figura 16 Figura 17 TABELAS Tabela 1 Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Tabela 2 Universidade de Brasília Tabela 3 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Sistema de Controle e Tramitação de Documentos da Universidade de Brasília Universidade de Brasília Pesquisa básica do Sistema UnBDoc Modelo de carimbo "EM BRANCO" Modelo de correção de numeração de folha Solicitação de expedição de objetos Informações para identificação de correspondência Exemplo de códigos relacionados à classe Finanças do plano de classificação da atividade-meio Exemplo de códigos relacionados à classe Cursos de graduação do plano de classificação da atividade-fim Exemplo de classificação de documento em código indevido Observação acerca das diferentes temporalidades no mesmo código Tabela de temporalidade e destinação da atividade-meio Tabela de temporalidade e destinação da atividade-fim Listagem de transferência de documentos das atividades-meio e fim Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferência/recolhimento de documentos Listagem de recolhimento das atividades-meio e fim Modelo de espelho de caixa-arquivo para recolhimento de documentos Códigos de classificação das atividades-meio da Administração Federal e das atividades-fim das IFES Exemplos de códigos da atividade-meio e dos respectivos documentos classificados Exemplos de códigos da atividade-fim e dos respectivos documentos classificados .

Como fazer isso sem se recorrer aos documentos? A aplicação das orientações deste manual. a pesquisa e a extensão possam continuar a crescer e a se desenvolver. Uma dessas demandas é a necessidade de se dispor de orientações para a elaboração e o arquivamento dos documentos públicos que atendam às normativas existentes. IR PARA SUMÁRIO Sabemos que não haverá efetivo sucesso na execução das atividades-meio e fim de uma instituição se não houver documentos organizados. preservados e acessíveis. comprovar informações. cotidianamente. garantindo a preservação e o acesso às informações. É evidente que não apenas o gestor se beneficia com a implementação da gestão de documentos na universidade. Não é possível de se obter economia na aplicação de recursos. rever o presente e imaginar o futuro. Outra demanda envolve a produção. a utilização. especialmente aos servidores técnico-administrativos e aos docentes que. mas também como testemunhos das ações e aspirações de uma instituição que tem como função finalística a educação superior no país. padronizados. aliada às demais orientações da equipe do ACE. de modo a garantir que a informação registrada esteja disponível e acessível. tenham maior apoio para buscar a excelência acadêmica e administrativa. Para que o ensino. com qualidade e eficiência. utilizando-se. certamente contribuirá para que todos. Ivan Marques de Toledo Camargo Reitor da UnB Manual de Gestão de Documentos 5 . técnico-administrativos e docentes. fluidez das atividades e segurança na tomada de decisões se não temos documentos organizados. o gerenciamento e a preservação de documentos.IR PARA SUMÁRIO Apresentação É com satisfação que disponibilizamos o Manual de Gestão de Documentos de Arquivo da Universidade de Brasília à comunidade universitária. tomar decisões. Toda a comunidade universitária ganha com isso. por meio de consultorias às unidades administrativas e acadêmicas e de cursos e treinamentos sobre gestão de documentos. necessitamos atualizar o passado. necessitam lidar com documentos. de ferramentas tecnológicas. Elaborado pela equipe do Arquivo Central (ACE). da administração universitária e das tecnologias de informação e comunicação. quando e onde se fizer necessária. este Manual atende a demandas geradas pelas transformações da burocracia estatal. quando possível. Os documentos não só servem como apoio e registro das obrigações administrativas e legais.

IR PARA SUMÁRIO resolução da reitoria nº 0137/2015 ESTABELECE OS PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA UNIVERSIDADE DE BRASILIA 6 Universidade de Brasília .

como em outros casos semelhantes. a sua divulgação em toda a instituição e a exigência de cumprimento da lei em todos os níveis.IR PARA SUMÁRIO introdução Implementar a gestão de documentos de arquivo em uma instituição pública federal do porte da Fundação Universidade de Brasília (FUB). O ACE é responsável pela proposição e pela implementação da política arquivística da FUB. Ademais. órgão de natureza complementar da FUB. A UnB. leis e técnicas para solucionar os problemas. é um órgão complementar de apoio à administração. a instituição já está habituada a rotinas e a procedimentos mais ou menos formalizados e. à memória institucional e ao desenvolvimento científico e tecnológico. como Instituição Federal de Ensino Superior (IFES). por um lado. O responsável por implementar a gestão de documentos de arquivo na UnB é o Arquivo Central (ACE). publicada no Diário Oficial da União em 26 de fevereiro de 2014. Isso porque. por meio da implementação da gestão de documentos. É evidente que dispomos de conhecimentos. de 19 de fevereiro de 2014. coordenando o Sistema de Arquivos da UnB (SAUnB). O ACE. é um grande desafio. com vistas a facilitar o acesso e a divulgação das informações. mas somente identificando as várias dimensões que envolvem a sua implementação é que podemos obter êxito na empreitada de tornar a gestão de documentos de arquivo estratégica e fundamental para o bom funcionamento das atividades administrativas e acadêmicas da Universidade de Brasília (UnB). portanto. tem o dever de criar e de manter uma unidade arquivística que conduza o processo de criação e aprovação de uma política arquivística. a gestão de documentos de arquivo envolve complexa articulação de informações. criado pela Resolução do Conselho Universitário (Consuni) nº 0002. pessoas e tecnologias para atingir os seus objetivos. aplicando-se os recursos necessários e designando-se um ente responsável para a sua coordenação. o desenvolvimento da gestão de documentos de arquivo e a preservação destes. por outro. que envolve o estabelecimento das diretrizes para a gestão de documentos de arquivo. o ACE proporciona a todas as unidades administrativas e acadêmicas as Manual de Gestão de Documentos 7 .

espera-se atingir o objetivo último. Não há êxito na execução das atividades-meio e fim de uma instituição se não há documentos e informações organizados. o ACE e todas as demais unidades ganham tempo na execução das tarefas arquivísticas. O SAUnB é o conjunto de inter-relações de funções e serviços no âmbito do qual é implementada a política arquivística institucional. bem como anexos com modelos de formulários. tramitação. preservados e acessíveis. • assegurar o cumprimento de normas e legislação vigentes relacionadas à área arquivística. que é preservar e permitir o acesso ao patrimônio arquivístico da UnB. sejam atendidas de forma ágil e correta. que orientam sobre o que fazer e como fazer em relação aos documentos de arquivo produzidos (criados ou recebidos). • promover a interação das unidades responsáveis pela produção e acumulação de documentos arquivísticos. foi previsto no planejamento estratégico da Unidade. como previsto na Lei nº 12. Com isso. A criação do SAUnB. transferência. • assegurar as condições de preservação e acesso ao patrimônio documental arquivístico. elaborado pela equipe de arquivistas do ACE. Integram o SAUnB: • o Arquivo Central (ACE). conceitos e termos relacionados aos arquivos e à Arquivologia. porque é a partir dele que se realiza efetivamente a implementação da gestão de documentos.527. códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação a serem aplicados nas unidades. . classificação. a fim de promover a modernização e a reestruturação administrativa da Universidade. relacionadas à prestação de informações. Ressalte-se que a criação do ACE resulta de esforços que vêm sendo realizados há vários anos por gestores. neste documento. recolhimento. • a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). conservação e acesso aos documentos.IR PARA SUMÁRIO condições para que as demandas internas da Universidade e as dos demais cidadãos. O Manual de Gestão de Documentos de Arquivo da Universidade de Brasília. Mais do que isso. São objetivos do SAUnB: • favorecer a implementação da política arquivística da FUB. • os arquivos setoriais da FUB. A (re)estruturação do ACE e a visão sistêmica são fundamentais para que se cumpra o objetivo de buscar a excelência acadêmica e administrativa. orientações sobre procedimentos de produção. de 18 de novembro de 2011. estão explicitadas 8 Universidade de Brasília as regras de gestão de documentos a serem aplicadas por todas as unidades acadêmicas e administrativas da UnB. docentes e técnicos-administrativos da UnB. coordenado pelo ACE. na defesa dos interesses da FUB. também é fundamental. mais especificamente no plano de ações voltadas para a padronização da gestão de documentos da Universidade. atingem suas metas e têm oportunidade constante de rever e aperfeiçoar o trabalho. Constam. Neste manual.

A Gestão de Documentos.159. • conhecer a estrutura e funções da instituição. Portanto a gestão de documentos envolve uma série de procedimentos e de atividades coordenadas e abrange três fases: produção. cabe apresentar primeiramente as definições compreendidas no campo da Arquivologia que dizem o que é documento e o que é documento de arquivo. garantindo uniformização de procedimentos. A mesma lei ainda dispõe que a gestão de documentos é dever do Poder Público e que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos (ver Anexo A – Lei nº 8. uso. implementada em todas as unidades administrativas e acadêmicas da UnB vinculadas ao SAUnB. como instrumento ou resultado da tal atividade e retido para ação ou referência. qualquer que seja o suporte ou formato. então. Documento de arquivo é o documento produzido ou recebido. Essas medidas de controle e acompanhamento contribuem para a transparência. Manual de Gestão de Documentos 9 . a necessidade de intervir nos documentos desde o momento em que são produzidos. de acordo com a Lei nº 8. reconhece-se. tramitação. Para realizar a gestão de documentos. • identificar os processos e os documentos gerados. Documento é a unidade de registro de informações. a implementação da gestão de documentos e dos serviços arquivísticos. entre os quais: • elaborar uma política de gestão de documentos arquivísticos. gradativamente. a legalidade dos atos administrativos e a destinação correta dos documentos. As três fases da gestão de documentos possibilitam tratar a documentação arquivística de modo a garantir sua organicidade e sua destinação adequada. • subsidiar. A aplicação da gestão de documentos permite que a UnB controle e acompa- nhe toda a sua documentação arquivística. • identificar problemas e propor soluções quanto à gestão de documentos no âmbito da administração pública. no curso de uma atividade prática. • desenvolver estratégias de implementação ou adequação do sistema de gestão de documentos. seja ela produzida ou recebida. de 8 de janeiro de 1991. passando pela utilização e pela destinação final. as fases da gestão de documentos serão detalhadas. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária.IR PARA SUMÁRIO Fundamentos da Gestão de Documentos Para entender a gestão de documentos. • identificar os tomadores de decisão da administração estratégica. • analisar os fluxos de trabalho. eficiência na recuperação da infor- mação e criação e manutenção de documentos. Sob essa perspectiva. utilização e destinação de documentos. A seguir. a desburocratização da instituição.159/1991). indicando-se pro- cedimentos práticos e operacionais que devem ser aplicados para que essa possa ser. com instrumentos técnico-científicos. além de ampliar e facilitar o acesso aos documentos. faz-se necessário estabelecer uma série de procedimentos. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção.

IR PARA SUMÁRIO 10 Universidade de Brasília .

os documentos de arquivo passam a existir para a instituição e deverão seguir o ciclo vital. Os documentos de arquivo devem seguir padrões de formatação uniformes. todas as suas unidades administrativas e acadêmicas. prever o registro de qualquer informação que não esteja lá e que pode ser útil e normalizar a apresentação de certos tipos de documentos.IR PARA SUMÁRIO 1. em decorrência de processos de trabalho e do exercício natural de suas funções. Manual de Gestão de Documentos 11 . incluindo o registro e a tramitação de documentos da Universidade. Produção e tramitação de documentos A produção de documentos de arquivo refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades de uma instituição. a utilização e a conservação até a sua destinação final. baseado nos valores primário e secundário atribuídos a eles e previstos na tabela de temporalidade e destinação de documentos. a fim de facilitar a sua identificação. a aplicação da gestão. na fase de produção de documentos. O acesso à informação contida nos documentos de arquivo. por intermédio de seus colaboradores. só é possível se essa for processada corretamente desde a sua produção. A UnB. observando-se maior rigor na sua criação. haja vista que o investimento na sua manutenção e no seu controle tem alto custo. A partir da sua produção. desde a produção. Documentos não devem ser criados desnecessariamente. como instituição integrante da Administração Pública federal. o atendimento claro ao seu objetivo e a preservação da sua autenticidade. a tramitação. Os documentos de arquivo nascem do cumprimento dos objetivos para os quais uma instituição foi criada. é responsável pela gestão de seus documentos. com qualidade e agilidade. são responsáveis pela produção de documentos. Entre outras vantagens. o registro. Dessa forma. permite evitar a produção ou a manutenção de informações ou de documentos desnecessários e eliminar toda informação supérflua dos documentos.

preferencialmente. geridas e preservadas como os demais documentos arquivísticos. • datar e assinar o documento. Para isso. Nesse sentido. que devem ser tratadas. faz-se necessária a utilização do e-mail institucional (@unb. não sendo permitida a inclusão de novas folhas até o total aproveitamento do verso. possibilitando a governança e o controle social das informações. a ser incluída ao final. caso seja possível.1 Produção de documentos de arquivo Para produzir documentos de arquivo na UnB devem ser observados os procedimentos que estão previstos no documento Normas para Padronização de Documentos da Universidade de Brasília. 1. • não rasurar os documentos.1 1ª edição. do mais antigo para o mais recente. As mensagens enviadas por e-mail (correio eletrônico) são consideradas documentos arquivísticos quando declaradas pela instituição como meio de registro da comunicação e resultam do desempenho das suas funções e atividades.br) para envio e recebimento de mensagens relacionadas às atividades e às funções da UnB. Para registrar um documento no UnBDoc. Esse documento foi criado com a finalidade de padronizar a produção de alguns tipos documentais.484. 2012. autenticidade e acessibilidade. • assegurar e documentar as atividades de pesquisa. neste caso. que contém modelos de tipologias documentais produzidas pela UnB. confiabilidade. e • manter a memória corporativa e coletiva (CTDE.IR PARA SUMÁRIO 1. são documentos arquivísticos as mensagens de correio eletrônico com a capacidade de: • conduzir as atividades de forma transparente.unbdoc. Conforme orientação da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq): 1 Disponível em: http://www. o qual atribui um número identificador que permite o acompanhamento do trâmite e facilita a recuperação dos documentos no âmbito da instituição. • respeitar a ordem natural de produção dos documentos.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal. preferencialmente. quais sejam: organicidade. a mensagem de correio eletrônico deverá ser dotada das qualidades inerentes a esse documento. utilizando-se tantas folhas quanto for necessário. . nem fazer neles emendas a lápis. ainda. que remetem às atividades administrativas e normativas da UnB. 13). • imprimir. de 16 de dezembro de 2011.unb. aprovado pelo Ato da Reitoria nº 1. • usar a frente e o verso da folha de despacho. • fornecer evidência em caso de litígio. as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho). p. ou seja. numeração e rubrica inicial nos documentos. • possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro. em folha de despacho. pois estes procedimentos são exclusivos na formação de processo. os servidores deverão solicitar o login e a senha de acesso ao UnBDoc. o colaborador deve observar. unicidade.pdf. Ao produzir um documento. • proteger os interesses do órgão ou da entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes. caneta de tinta azul para o preenchimento dos campos necessários. o documento em ambas as faces do papel. 2011. os seguintes aspectos: • utilizar.br e fazer o seu login no sistema com os dados cadastrados previamente no CPD. a caneta ou com qualquer tipo de corretivo. Todos os documentos produzidos ou recebidos pela UnB devem ser registrados no UnBDoc. no Centro de Informática (CPD) da UnB. • não apor carimbo. desenvolvimento e inovação.2 Registro e tramitação de documentos O registro consiste na atividade de inserção de dados e informações dos documentos no Sistema de Tramitação e Controle de Documentos da UnB (UnBDoc). • apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão.unb. • realizar qualquer solicitação ou informação inerente ao documento por meio de despacho no próprio documento ou. o usuário deve entrar na página eletrônica www. 12 Universidade de Brasília Uma vez reconhecida como um documento arquivístico. Dessa forma.

br Ao selecionar a opção “Pesquisar”. cher. Acesse o endereço eletrônico do sistema UnBDoc pelo link www. O mesmo deve ser feito nas caixas cuja opção padrão é “E”. a opção “Pesquisar”. Para preencher o campo que apresenta a opção padrão “igual a”.br/. onde constam informações detalhadas de como registrar um documento. para usuários cadastrados. Os usuários não cadastrados também podem acessar o sistema e realizar pesquisas a partir das informações de protocolo recebidas quando o documento é entregue na UnB. Figura 2: Pesquisa básica do Sistema UnBDoc. podendo ser alteradas para “CA”. o usuário pode especificar o tipo ou parte dele e/ou a origem e/ou o número de origem e/ou. é possível limitar a pesquisa a uma unidade ou a um usuário específico. deverá preen- No campo “Características”. como. o sistema mostrará a página de pesquisa básica (ver Figura 2: Pesquisa básica do Sistema UnBDoc). Figura 1: Página principal do Sistema UnBDoc. A página principal contém três opções de acesso: “Login”. O usuário. localizada no menu da página principal do sistema (ver Figura 1: Página principal do Sistema UnBDoc). será considerada desde a primeira data registrada até a data especificada como data final. “Pesquisa Básica”. o interessado. Disponível em: https://unbdoc. O inverso também ocorrerá: será considerada desde a data especificada como inicial até a última registrada. Manual de Gestão de Documentos 13 . basta acessá-lo.unbdoc. ainda. na página principal do sistema (ver Figura 1: Página principal do Sistema UnBDoc). aos documentos arquivados ou a ambos. para isso. e selecionar.unb. Quando não for especificada a data inicial. Há ainda a possibilidade de se restringir a pesquisa aos documentos não arquivados. é possível estabelecer intervalos específicos para a pesquisa. então. Esse manual foi fornecido pelo CPD e atualizado pelo ACE. somente uma delas. bastando. Para isso. acusar o recebimento dele e tramitá-lo.IR PARA SUMÁRIO O manual do sistema UnBDoc está disponível na própria página do sistema. que direciona o usuário para uma comunicação com os gestores do sistema.unb. recebê-lo. preenchendo as datas-limite (“data inicial” e “data final”) ou. disponível em: https://www. USUÁRIOS EXTERNOS Faça sua pesquisa nos documentos da FUB. Fonte: Sistema UnBDoc. por exemplo.br. ainda.unbdoc. alternativamente. No campo “Datas”. Fonte: Sistema UnBDoc. No campo “Identificação”. disposta no menu “Pesquisa Básica”. que deverá ser preenchido conforme impressão da Folha de Recibo contendo o número e o ano do documento. para usuários não cadastrados. o número do UnBDoc. o ano do documento e/ou o número do protocolo ou uma parte dele. via web. o usuário precisa trocá-la pela opção “contendo”. os critérios que atendam a sua demanda por pesquisa. o usuário selecionar a opção “Documentação”. deverá ser informado o número do UnBDoc. e “Entre em Contato”. As datas possíveis de serem informadas são as de emissão e/ou de recebimento do documento. No campo “Cadastramento”.unb.

atividade que consiste na abertura do processo e que é exclusiva das unidades autuadoras. remessa para publicação. é possível informar a origem ou parte dela. a unidade administrativa responsável por esse despacho ou inclusão deverá apor carimbo próprio de numeração de folha no canto superior direito e preenchê-lo. já no momento do registro no sistema UnBDoc. após análise.3. Fonte: Portaria Normativa SLTI nº 5. Quando um documento avulso (expediente) atender aos requisitos que o configuram como processo. instruções para pagamento de despesas. o usuário deverá solicitar sua autuação a uma unidade protocolizadora. comunicação de posse. A utilização adequada do sistema e das funcionalidades disponíveis nele permite que o documento ou o processo seja rastreado e sua localização física seja identificada. ATENÇÃO! As unidades autuadoras descentralizadas somente poderão autuar documentos que tramitarem na sua unidade. como: convites para festividades. 14 Universidade de Brasília Não devem ser autuados documentos que não são tramitados. 1.IR PARA SUMÁRIO No campo “Assunto”. quando começarem a tramitar entre unidades administrativas: • a capa do processo não deverá conter número de página. Alguns cuidados devem ser tomados na numeração de páginas quando os documentos forem autuados e. A ocorrência de alguma das palavras implicará a seleção do documento. onde passará pelos procedimentos de autuação. Este carimbo não pode se sobrepor a informações constantes do documento. ainda. despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. já como processo.1 A formação do processo A formação do processo efetiva-se por meio dos procedimentos de autuação. Figura 3: Modelo de carimbo de folha. . valem as regras do campo “Assunto”. No campo “Andamentos”. (ver Figura 3: Modelo de carimbo de folha). via sistema UnBDoc. é suficiente pressionar o botão “Cancelar”. assim como por acusar o recebimento e realizar o encaminhamento dos que tramitam em sua unidade.3 O processo É denominado processo todo documento ou conjunto de documentos que contém procedimentos expressos por despachos. deve-se observar se os documentos possuem conteúdo relacionado a ações e a operações contábeis e financeiras ou se requerem análises. Para iniciar um processo. • nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração. na página do UnBDoc. quando houver novo despacho ou inclusão de novas peças a um processo. Outras informações sobre a operacionalização do UnBDoc estão disponíveis no manual do sistema. o documento/ processo é protocolado. nem devem ser registrados no sistema UnBDoc. As unidades da UnB cadastradas no sistema UnBDoc são responsáveis por registrar seus documentos no sistema. o que contribui para que pesquisas sejam realizadas de forma eficiente e com acompanhamento individualizado. pareceres técnicos. e encaminhado para uma unidade autuadora. Assim. Assim. 1. assim como o destino do documento. anexos ou. Embora somente as unidades autuadoras estejam habilitadas a formalizar um processo. Para cancelar a pesquisa e retornar às opções. informações. de 19 de dezembro de 2002. As folhas do processo serão numeradas em ordem crescente e sem rasuras. Para o campo “Encaminhamento”. A pesquisa localizará um ou mais documentos que satisfaçam as condições estabelecidas pelo usuário. Esses também não devem ser a peça principal do processo. não sendo admitido diferenciá-lo pelas letras “A” e “B”. também denominada unidade protocolizadora. pode ser fornecida qualquer palavra do conteúdo do texto. a continuidade dele deverá ser realizada em cada unidade administrativa que contribui para a execução da atividade em questão. pedido de cópia de processo e desarquivamento de processo. nem rasurá-lo.

deve-se apor o carimbo “EM BRANCO”. considera-se torná-las unidades autuadoras descentralizadas. de 19 de dezembro de 2002. apondo um “X” sobre o carimbo. Não havendo falhas. Manual de Gestão de Documentos 15 . A COP é a unidade responsável por padronizar os procedimentos de autuação e orientar tecnicamente as unidades autuadoras descentralizadas acerca dos procedimentos a serem adotados. Fonte: Portaria Normativa SLTI nº 5. o usuário deverá inutilizar a numeração anterior. deve-se prosseguir com a sequência numérica existente. resguardando sempre o cumprimento do contrato e as regras gerais e específicas quanto ao uso de embalagens e materiais da correspondência. conforme a Portaria do Ministério do Planejamento. Dessa forma. no andar A distribuição de documentos internos na UnB é realizada por meio de escaninho disponível na Coordenação de Protocolo. sem que haja prejuízo da informação. por meio da COP. a fim de minimizar custos de deslocamento e de evitar a morosidade nos encaminhamentos de seus documentos. O ACE é o gestor do contrato com os Correios e tem a responsabilidade de controlar as solicitações de remessas de correspondência. de 19 de dezembro de 2002. A criação de unidades autuadoras descentralizadas será regulamentada por ato administrativo do ACE da UnB. Além disso. • os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública Federal só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta. a unidade deverá tramitar o documento para a unidade de destino. for constatada a necessidade de corrigir a numeração de determinada folha. registrando essa movimentação no sistema UnBDoc.2 As unidades autuadoras A unidade autuadora central da UnB é a Coordenação de Protocolo (COP). Quando houver páginas que não contenham informações. Ao final dos procedimentos de continuidade do processo. de tal forma que os cantos superiores do documento colado sejam atingidos pelo referido carimbo. Quando. agiliza a tramitação de documentos e atende à Portaria nº 5. • nos casos em que os documentos estiverem em tamanho reduzido. apresentam necessidades diversas para autuação de seus documentos. quando esses requererem autuação. a Universidade mantém contrato com a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT). 1. Para a expedição de documentos externos.3. os usuários das unidades administrativas e acadêmicas da UnB. as folhas seguintes a ela. com mesmo número.IR PARA SUMÁRIO • o verso da folha não deverá ser numerado. Os procedimentos relacionados ao acondicionamento e à expedição de objetos e documentos serão definidos pelo ACE. 1. assim como renumerar sem rasuras a folha e. deverão ser colados em folha de papel branco (A4). Orçamento e Gestão (MP) nº 5. com o objetivo de enviar documentos de caráter institucional. que orientará. apondo-se dois carimbos da numeração de folhas. Figura 5: Modelo de correção de numeração de folha Fonte: Portaria Normativa SLTI nº 5. que é vinculada ao ACE e localizada no Campus Universitário Darcy Ribeiro. em branco Figura 4: Modelo de carimbo “EM BRANCO”. visando o envio pelos serviços menos onerosos. Os requisitos para as unidades tornarem-se unidades autuadoras também serão estabelecidos por meio de ato administrativo do ACE. térreo do prédio da Reitoria. por falha ou omissão. de 19 de dezembro de 2002. Ceilândia e Gama. A implantação de unidades autuadoras descentralizadas na UnB permite determinada autonomia à unidade administrativa na formação dos processos decorrentes de suas atividades. se for o caso. de 19 de dezembro de 2002. deverá ser realizado um despacho na última página do documento.4 Rotinas de expedição de documentos e objetos Expedição é a remessa de correspondência interna ou externa no âmbito da Administração Pública federal. Os campi de Planaltina. assim como outras unidades da UnB localizadas fora do Campus Universitário Darcy Ribeiro.

a identificação do tipo de remessa pelo atendente. • entregar o formulário no balcão de atendimento da COP. para questões alfandegárias.br/protocolo. bairro. mas o Código de Endereçamento Postal (CEP) de destino é obrigatório para os países codificados.com. as unidades deverão observar os seguintes procedimentos: • preencher o formulário Solicitação de Expedição de Objetos (ver Figura 6: Solicitação de Expedição de Objetos).br/protocolo>. o envio de correspondência segue um padrão de endereçamento dos Correios. 16 Universidade de Brasília . No âmbito nacional. ao optar por uma modalidade de remessa. no endereço http://www2. Para os casos de postagem internacional de objetos. Caso essa informação não esteja disponível na embalagem do objeto. via Correios.unb. datadas. rua. Alguns países não aceitam Aviso de Recebimento (AR). Fonte: Sítio eletrônico do ACE. unidade. a Coordenação de Protocolo atua respeitando as restrições e as condições de aceitação específicas do país de destino. departamento. junto aos objetos acondicionados e embalados. 2. é imprescindível que o nome da unidade administrativa ou acadêmica seja informado.2 Observação: as informações serão verificadas pelo atendente e. cidade. a correspondência será devolvida ao remetente por falta de informações.correios. cada país possui suas regras. Remetente: (nome completo da unidade de origem da FUB) Endereço completo: (quadra. Fonte: Elaborado pelo ACE. fornecidos pelos Correios. Disponível em: http://www. que receberá o objeto e emitirá o recibo (segunda via). poderão ser devolvidas. que deve conter informações mínimas para que a correspondência seja entregue ao destinatário correto.br/sistemas/rastreamento/. É obrigatória a declaração de conteúdo para todas as remessas internacionais. Figura 6: Solicitação de expedição de objetos.XXX-XXX Figura 7: Informações para identificação de correspondência. de forma suficientemente resistente para que possa suportar as condições de deslocamento. ou seja. Para o recebimento de correspondência enviada pelos Correios com destino às unidades e aos servidores da FUB.. devidamente justificadas. caso não correspondam às orientações anteriormente descritas.. além do preenchimento de formulários específicos.) CEP: XX. disponível em <http://arquivocentral. assinadas e carimbadas. outros não recebem objetos nas modalidades expressas. para sua adequação. no ato da entrega.IR PARA SUMÁRIO Para a expedição de documentos externos. número.arquivocentral. a unidade poderá realizar o acompanhamento de entrega pelo sítio eletrônico dos Correios. imprimir em duas vias iguais. • adequar a embalagem ao objeto que será postado. • acompanhar.unb. Caso seja emitido código de rastreamento.

• Procedimento indispensável para a atividade de arquivamento.1 Principais aspectos da classificação • Agrupamento lógico dos documentos. subclasses. os documentos provenientes das mesmas atividades e que possuam semelhança de conteúdo informacional. para que todas as demais atividades (avaliação. também denominado Código de Classificação de Documentos de arquivo (CCD). grupos e subgrupos. Todos os documentos produzidos ou recebidos pela UnB devem ser classificados de acordo com os planos de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio e fim. subclasses e. com a finalidade de representar o contexto de produção desses. eliminação etc. O Plano de Classificação consiste em agrupar. em classes.IR PARA SUMÁRIO 2. Manual de Gestão de Documentos 17 . em uma ordem hierárquica do geral para o particular. • Atividade necessária para compreender/estabelecer o ciclo de vida dos documentos. de acordo com as funções e atividades do órgão. é um instrumento técnico de organização dos documentos. elaborado a partir da análise das funções e das atividades da instituição que os gerou. 2. Este esquema agrupa os documentos.2 Plano de Classificação de Documentos de Arquivo O Plano de Classificação de Documentos de arquivo (PCD). sendo essencial o seu entendimento. sucessivamente. • Garantia de acesso aos documentos de forma rápida e precisa. A classificação é fundamental para a organização dos documentos de arquivo das unidades administrativas e acadêmicas da UnB. 2. ordenação. em classes. os quais serão representados por um código numérico.) que este manual apresenta possam ser concretizadas de forma sequencial e sistêmica. assim. Classificação A classificação é uma das principais funções do processo de gestão de documentos de arquivo.

Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB. formando a base para a consecução dos objetivos da instituição. EXPOSIÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. pelo Decanato de Planejamento e Orçamento (DPO) e pelo Decanato de Administração (DAF). que se subdividem em dez subclasses. o método de classificação decimal baseia-se em uma divisão de dez classes. de 24 de outubro de 2001. de 24 de outubro de 2001. SALÕES. SIMPÓSIOS. pagamento de contas etc. como compra de equipamentos. SEMINÁRIOS. em decorrência do exercício de suas atividades-meio. ENCONTROS. Esse código é representado por um número inteiro. manutenção/conserto de aparelhos. No 18 Universidade de Brasília caso da UnB. CÓDIGO 000 100 200 300 CLASSE ADMINISTRAÇÃO GERAL ENSINO SUPERIOR PESQUISA EXTENSÃO 400 EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL 600 VAGA 500 700 800 900 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL VAGA VAGA ASSUNTOS DIVERSOS DOCUMENTOS ATIVIDADE-MEIO ATIVIDADE-FIM ATIVIDADE-FIM ATIVIDADE-FIM ATIVIDADE-FIM ATIVIDADE-FIM - - ATIVIDADE-MEIO Tabela 1: Códigos de classificação das atividades-meio da Administração Pública federal e das atividades-fim das IFES. é determinado um código numérico que a identifica. as atividades-meio que viabilizam as atividades de ensino. do Conarq. Para cada classe ou subclasse. pelo Decanato de Gestão de Pessoas (DGP). Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). composto de três algarismos. pedido de materiais ao almoxarifado. pesquisa e extensão são desenvolvidas. conforme apresentado no exemplo a seguir. Resolução nº 14. CONCURSOS. O Código de Classificação de Documentos de Arquivo das Atividades-Meio está estruturado da seguinte forma: CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO SUBCLASSE 020 – PESSOAL SUBCLASSE 030 – MATERIAL SUBCLASSE 040 – PATRIMÔNIO SUBCLASSE 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS SUBCLASSE 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO SUBCLASSE 070 – COMUNICAÇÕES SUBCLASSE 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS SUBCLASSE 910 – SOLENIDADES. aprovado pela Resolução nº 14. do Ministério da Justiça/Arquivo Nacional.IR PARA SUMÁRIO A UnB utiliza dois planos de classificação que se complementam: o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio. deverão ser classificados de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio. CONVENÇÕES. COMEMORAÇÕES. Estas partem do geral para o particular e são distribuídas hierarquicamente de acordo com as funções e atividades do órgão. CONFERÊNCIAS. FESTAS SUBCLASSE 940 – VISITAS E VISITANTES SUBCLASSE 950 – (vaga) SUBCLASSE 960 – (vaga) SUBCLASSE 970 – (vaga) SUBCLASSE 980 – (vaga) SUBCLASSE 990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS . 2.3 Documentos relativos às atividades-meio As atividades-meio são as atividades que dão suporte à consecução das atividadesfim de uma instituição. de 23 de setembro de 2011. aprovado pela Portaria nº 092. contratação de pessoal. HOMENAGENS SUBCLASSE 920 – CONGRESSOS. Ambos os códigos utilizam o método de classificação decimal. MESAS REDONDAS SUBCLASSE 930 – FEIRAS. Como o próprio nome indica. MOSTRAS. por exemplo. qualquer que seja o suporte ou a natureza desses. e o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior.

Incluem-se documentos referentes às transferências. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO FINANÇAS 052.1 PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO 052. 700 e 800 (vagas).3 CRIAÇÃO DE CURSOS. emolumentos e outras rendas arrecadadas. CONVERSÃO DE CURSOS AUTORIZAÇÃO. o registro de alunos. por exemplo. o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital. que é um instrumento técnico de classificação. 052. especial e extraordinário. subvenções. 054 Nacional deESTÍMULOS FINANCEIROS E CREDITÍCIOS Fonte: Conselho Arquivos (Brasil). suprimento de fundos e restos a pagar. deverão ser classificados de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior. temporalidade e destinação.1 CONTA ÚNICA (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de atividade de classificar documentos de arquivo de cada unidade administrativa contas) ou acadêmica. a pesquisa e a extensão. tem suas subdivisões em grupos e subgrupos.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA CLASSE 300 – EXTENSÃO CLASSE 400 – EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL CLASSE 700 – (vaga) RECEITA DESPESA . As subatividades decorrentes dessas atividades-fim são. Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB em decorrência do exercício de suas atividades-fim. incentivos 22 As atividades-fim são desenvolvidas em decorrência das finalidades para as quais existe uma instituição. também conhecidas como atividades finalísticas.2 EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA 051. de 23 de setembro de 2011. RENOVAÇÃO DE RECONHECIMENTO DESATIVAÇÃO DE CURSOS. a emissão de diplomas.suplementar.5 Procedimentos para realizar a classificação O objetivo de agrupar os documentos de arquivo de acordo com suas funções/atividades é garantir a sua organicidade. provisão. Fonte: Arquivo Nacional (Brasil). Portaria nº 92. todas as demais classes das IFES serão utilizadas para classificar documentos de arquivo das atividades-fim da UnB. 052. bem como adiantamentos. como 051. 053 CLASSE 200 – PESQUISA CLASSE 600 – (vaga) . 051. 2. EXTINÇÃO DE CURSOS Figura 9: Exemplo de códigos relacionados à classe Cursos de graduação do plano de classificação da atividade-fim. 121. ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO 2. destaques.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL mostra a Figura 8. multas. 051. os fundamentos teórico-metodológicos.21 DESCENTRALIZAÇÃO DE RECURSOS (DISTRIBUIÇÃO ORÇAMENTÁRIA) .4 Documentos relativos às atividades-fim 121. estornos e subvenções.22 CLASSE 100 – ENSINO SUPERIOR CLASSE 500 – ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL . Cada subclasse. recolhimento e acesso aos documentos. A utilização constante e siste055.2 121. Esse Código.23 052 PLANO OPERATIVO. os objetivos. a seleção para mestrado ou doutorado.1 PROJETO PEDAGÓGICO DOS CURSOS – Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem dos cursos contendo a definição das características gerais do projeto. subdivididas em grupos e subgrupos. taxas cobradas por serviços.Incluem-se documentos referentes aos créditos do Tesouro Nacional (cota. transferência. 121. facilitar a recuperação e agilizar as tarefas arquivísticas de avaliação. eliminação. repasse e sub-repasse). assim como dos gru055 OPERAÇÕES BANCÁRIAS pos e subgrupos. Resolução nº 14. está detalhada no próprio Plano. RECONHECIMENTO.21 .Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital. por sua vez. FUNDOS ESPECIAIS 120 CURSOS DE GRADUAÇÃO (inclusive na modalidade a distância) fiscais e investimentos. 121 CONCEPÇÃO.Incluem-se documentos referentes aos subsídios. referente à subclasse 120 – Cursos de graduação (Iinclusive na modalidade a distância).21 IR PARA SUMÁRIO CLASSE 800 – (vaga) Cada classe possui suas subclasses. qualquer que seja o suporte ou a natureza desses. Com exceção da Classe 400 – Educação básica e profissional e das classes 600. atende às especificidades das IFES e possui as seguintes classes. o projeto de curso de extensão. referente à subclasse /DÍVIDA) 050 – Orçamento e Finanças. As atividades-fim da UnB são o ensino. de 24 de outubro de 2001. Manual de Gestão de Documentos 19 . Figura 8: Exemplo de códigos relacionados à classe Finanças do plano de classificação da atividade-meio. A explicação sobre o conteúdo de cada classe e subclasse. como mostra a Figura 9.01 PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA mática do Plano possibilitará o entendimento e a sua aplicação no cotidiano da 055.

a letra “E”. Figura 10: Exemplo de classificação de documento em código indevido. Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). de 24 de outubro de 2001. 5ª etapa – Caso o documento já tenha concluído sua função ou atividade. explicitar se há alguma observação no código. processos/documentos que não geraram pagamentos. também. o código atribuído e. de 24 de outubro de 2001. Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Além da correta descrição. com diferentes temporalidades e destinações. É o caso. como indeferimentos. pois a classificação é o reflexo das funções e atividades realizadas pela instituição. são necessários os seguintes procedimentos. é fundamental conhecer a posição da unidade na estrutura administrativa da UnB. junto ao código atribuído. aposto no canto superior direito. Resolução nº 14. nos casos em que a destinação seja a eliminação. nos anexos. que deva ser indicada. Há códigos que não possuem temporalidade definida. ou a letra “P”. como os códigos 021. se for o caso.IR PARA SUMÁRIO Antes de iniciar as atividades de classificação. materiais não adquiridos. Figura 11: Observação acerca das diferentes temporalidades no mesmo código. Para realizar a classificação dos documentos na unidade. 920 e 930. É importante explicitar a qual deles o descritor se refere. no canto superior direito da primeira folha do documento. Não utilizar capa de processo nova para esta finalidade. deve-se apor. papel almaço) ou em outras formas que forem julgadas adequadas. para casos em que o documento seja de guarda permanente. o código da classe ou subclasse correspondente àquele assunto. devem-se ordenar todos os documentos sequencialmente. conforme o exemplo a seguir. 1ª etapa – Realizar leitura atenta de cada documento. Selecionar o código mais específico: classificar somente em subgrupos. 6ª etapa – Logo após classificar o documento. no Código de Classificação de Documentos de Arquivo das atividades-meio ou fim. diplomas ou certificados não devolvidos. em maços identificados (papel formato A4. 20 Universidade de Brasília ATENÇÃO! Não classificar documentos em subclasses que ainda não possuam temporalidade definida. a fim de verificar o seu conteúdo e o assunto sobre o qual ele trata. ATENÇÃO! Classificar os documentos de arquivo das atividades-meio ou fim da UnB nos códigos mais específicos. aplicado à UnB.2. provas. de acordo com o código de classificação. 4ª etapa – Apor a lápis. pois são estes que possuem os prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação. 2ª etapa – Identificar se o documento pertence à atividade-meio ou atividade-fim. relatórios parciais recapitulados em relatórios finais etc. do Código 019. por exemplo. 3ª etapa – Localizar. Há códigos que possuem mais de um descritor. Resolução nº 14. .

61 MONITORIAS 332 AVALIAÇÃO. RESULTADOS Estudos. Manual de Gestão de Documentos 21 . programas e projetos.334 DISSERTAÇÃO E TESE Dissertações e teses 125.2 PROTOCOLO: RECEPÇÃO. TRABALHO FINAL DE CURSO Monografias. recibos de UnBDoc 033. TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS Cadernos de protocolo. trabalhos de conclusão de curso (TCC) 134. propostas. a fim de facilitar a atividade de classificação: CÓDIGOS EXEMPLOS DE DOCUMENTOS 024.11 SALÁRIOS. PROVENTOS E REMUNERAÇÕES Processo de lançamento na folha de pagamento 041.32 TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO.41 REFORMA.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR IMPORTAÇÃO) 057 TOMADA DE CONTAS. Códigos da atividade-fim e exemplos de documentos que devem ser classificados nos respectivos códigos.Códigos da atividade-meio e exemplos de documentos que devem ser classificados nos respectivos códigos. PRESTAÇÃO DE CONTAS (inclusive parecer de aprovação das contas) IR PARA SUMÁRIO Processo de compra de materiais Processo de prestação de contas anual Tabela 2: Exemplos de códigos da atividade-meio e respectivos documentos classificados. editais e resultados do processo de seleção Relatórios de atividades de projetos de extensão Tabela 3: Exemplos de códigos da atividade-fim e respectivos documentos classificados. RESTAURAÇÃO Projetos de reforma predial 063. Fonte: Elaboração do ACE. VENCIMENTOS. a fim de facilitar a atividade de classificação: CÓDIGOS EXEMPLOS DE DOCUMENTOS 125. RECUPERAÇÃO. Fonte: Elaboração do ACE.

IR PARA SUMÁRIO 22 Universidade de Brasília .

necessário ao cumprimento de sua função administrativa. um formulário para detalhamento das solicitações. à cultura. 3. sendo um deles o tratamento do documento de arquivo. 1º da Lei nº 8. foi disponibilizado. A conservação define-se como um “conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração” (CAMARGO.arquivocentral. na forma do §1º do art. produzido e recebido no âmbito das atividades institucionais. de acordo com o art.IR PARA SUMÁRIO 3. disciplinado neste manual. somente possível por meio do uso de diversos recursos informacionais. p.527/2011. 1996. 18). Além dessa Manual de Gestão de Documentos 23 . profissional. por todas as unidades. no sítio eletrônico www. ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação. cujo objetivo principal é o acesso aos documentos. e à guarda após cessar seu trâmite. como os sigilos fiscal. dada pela gestão de documentos. 7º da Lei nº 12. cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. é dever do Poder Público a gestão de documentos e a proteção especial a documentos de arquivos. 6º do Decreto nº 7. tampouco. em tempo hábil. compreende o direito de acesso à informação como uma ação de cidadania e um dever do Estado. comercial. BELLOTTO. no menu Acesso aos Documentos. Sob essa perspectiva. como instrumento de apoio à administração. não se aplica às hipóteses de sigilo previstas na legislação. Não se aplica.br.724/2012.1 Acesso à informação O acesso à informação arquivística na UnB é garantido pela gestão de documentos. Utilização e conservação de documentos A utilização de documentos refere-se ao fluxo dos documentos. ainda que caiba ao ACE da UnB prover o acesso aos documentos arquivísticos da instituição e a difusão destes.159/1991. Esta garantia de acesso à informação. bancário. Como anteriormente citado. Para garantir o acesso aos documentos que estão sob custódia do ACE da UnB. industrial e o segredo de justiça.unb. às informações referentes a projetos de pesquisa e a desenvolvimento científico ou tecnológico. regulamentado pelo art. o acesso às informações. de operações e serviços no mercado de capitais.

Serve como cópia de segurança. visando manter e preservar documentos confiáveis. os originais não podem ser eliminados. conforme os prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e fim. A consulta aos documentos microfilmados pode ser realizada por meio de preenchimento de formulário próprio.2 Microfilmagem de documentos arquivísticos A microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido (DIBRATE. Portanto. primeiramente. pessoalmente.799. após esse prazo. A microfilmagem de substituição é aplicada a documentos 24 Universidade de Brasília de guarda intermediária. Os documentos microfilmados. de segunda a sexta-feira.DF. 2005). no próprio ACE. A microfilmagem de preservação visa evitar o uso e o manuseio constantes dos documentos originais. Exemplos: dossiês de alunos devem ser guardados por 100 anos no Arquivo Intermediário e. de 8 de maio de 1968. após esse prazo. A essa Coordenação compete definir critérios para realizar a microfilmagem de documentos. de acordo com as normas internas de preservação e segurança do acervo. conforme o Ato da Reitoria nº 587.159/1991. compreensíveis. 3. poderão ser realizadas visitas guiadas. Documento eletrônico é a informação registrada.433. quais sejam: documento eletrônico. É necessário analisar e selecionar os conjuntos documentais que devem ser microfilmados. indexação e microfilmagem de documentos. duplicação e controle de qualidade dos microfilmes. Asa Norte. os documentos originais poderão ser eliminados e somente os microfilmes serão preservados. das 8h às 18h. devem ser eliminados. Nesse caso. documento digital e documento digitalizado. das 8h às 18h. processamento. com a finalidade de apoiar a realização das funções e as atividades da instituição. atualmente vinculado à Coordenação de Gestão de Documentos (COGED) do ACE. conforme as Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e fim. é o processo pelo qual os documentos são captados por meio de uma lente fotográfica. permite economia de espaço de guarda de documentos e tem durabilidade de até 500 anos. A microfilmagem deve ser realizada em conformidade com a gestão de documentos. também eliminadas. de 22 de maio de 2015. A Lei nº 5. O setor realiza as atividades de preparação. Bloco B. são de guarda longa (maior que 30 anos) e passíveis de eliminação. Na UnB. acessíveis. . o usuário poderá fazer a solicitação. regulamentada pelo Decreto nº 1.IR PARA SUMÁRIO ferramenta. Atualmente. a título de esclarecimento. cabe apresentar. Campus Universitário Darcy Ribeiro. convém refletir sobre as seguintes questões: por que realizar a mudança de suporte? Quais documentos devem ser microfilmados? Qual tipo de microfilmagem deve ser usado? A microfilmagem é a forma de mudança de suporte mais bem aceita porque possui validade legal. especializadas ou para o público em geral. autênticos. com o objetivo de conhecer o acervo. Brasília . assegurando que documentos microfilmados possuam valor legal equivalente ao dos originais. Para isso. A reprodução de documentos é permitida. sob autorização da instituição arquivística pública competente na esfera de atuação. desenvolver os procedimentos técnicos para preservar e recuperar as informações e atender e orientar os usuários na consulta. desde que respeitadas integralmente as normas de conservação. 1º andar. o ACE tem realizado a microfilmagem de substituição devido à falta de espaço no Arquivo Intermediário. Conforme demanda e solicitação prévia. de 30 de janeiro de 1999. de segunda a sexta-feira. no endereço: Pavilhão Multiuso (PMUL) 1.3 Documentos eletrônicos e digitais Quanto a documentos eletrônicos e digitais. o setor responsável pela execução das atividades de microfilmagem é o Serviço de Microfilmagem. música em fita-cassete. folhas de frequência de servidores devem ser guardadas por 52 anos e. 3. normatiza a microfilmagem de documentos oficiais e confere autenticidade ao processo de microfilmagem. disponível no sítio eletrônico ou na própria sede do ACE. codificada em forma analógica ou em dígitos binários. produzindo imagens latentes em uma película de filme denominada microfilme. 9º da Lei nº 8. cujo destino final é a eliminação. ou seja. Existem dois tipos de microfilmagem: a de preservação e a de substituição. alguns conceitos elaborados pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do CONARQ. Exemplos: filme em VHS. conforme previsto no art. acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico.

aprovado pela Portaria nº 92. Manual de Gestão de Documentos 25 . tenha-se pensado em eficientes critérios de recuperação da informação.4 Digitalização de documentos arquivísticos Conforme a Lei nº 12. 3. ao passo que um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado somente por meio de sistema computacional. Os documentos digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir de digitalização. ao se adotar esse processo. elaborado ou recebido no decorrer das atividades de uma instituição. acessível e interpretável por meio de sistema computacional. computador). quais sejam: • contribuir para o amplo acesso e a disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC).682/2012. O processo de digitalização deve manter a integridade. mensagens de correio eletrônico. • permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas. ele é considerado um documento arquivístico digital. porque. de 24 de outubro de 2001. adaptados à UnB). digitalização é a conversão da imagem fiel de um documento em código digital.Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio. • promover a difusão e a reprodução dos acervos arquivísticos não digitais. p. podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. há de se respeitar o prazo de guarda estabelecido pelas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio e fim aplicadas à UnB (ver Anexo H . Além da lei referente à digitalização de documentos. conforme a Lei nº 12. Todo documento digitalizado é um documento digital.682. histórico e probatório. 3. plantas de arquitetura e urbanismo criadas em AutoCAD. acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional. ou seja. todo documento digital é eletrônico. em função de seus valores informativo. se necessário. “os registros públicos originais. do Conarq. por meio da digitalização. ainda. o que pode facilitar e agilizar a tomada de decisão. desde que. ou seja. em formatos e apresentações diferenciados do formato original. Assim. do Ministério da Justiça/Arquivo Nacional. mesmo após a digitalização do documento. de 9 de julho de 2012. A referida resolução explicita as razões para se digitalizar os documentos arquivísticos (Resolução do Conarq nº 31/2010. planilhas eletrônicas. • incrementar a preservação e a segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais. temos. a Resolução do Conarq nº 31. negativos e fotografias em papel reproduzidos por meio de escâneres. deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente”. filme em AVI. Exemplos: (1) documento nato digital (born digital) – textos em Microsoft Word. e Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades- -Fim das Instituições Federais de Ensino Superior.1 Vantagens e desvantagens da digitalização A digitalização tem como uma de suas principais vantagens o acesso rápido e simples à informação. planilha de cálculo em Microsoft Excel. mas nem todo documento eletrônico é digital. fotografias produzidas por câmeras digitais. mas nem todo documento digital é um documento digitalizado. item 6. de 28 de abril de 2010. (2) documento digitalizado – cópia digitalizada de Ato da Reitoria. ou seja. por se restringir seu manuseio. A diferença entre o documento eletrônico e o digital é que um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de videocassete. codificada em dígitos binários. de 23 de setembro de 2011. 6). aprovado pela Resolução nº 14. Abaixo. Quando um documento em formato digital é tratado como um documento arquivístico. ainda que digitalizados. Exemplos: texto em PDF. a confidencialidade do documento digital.4. áudio em MP3. Ambos são codificados em dígitos binários. Estes são conjuntos de documentos preservados em caráter definitivo. segue detalhamento das formas de mudança de suporte utilizadas na UnB: a digitalização e a microfilmagem. com o emprego de certificado digital ICP-Brasil. filmadora. a autenticidade e. Documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que. que dispõe acerca da adoção das Recomen- dações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes.IR PARA SUMÁRIO Documento digital é a informação registrada. foi convertido para o formato digital. A simples adoção do processo de digitalização não permite a eliminação do documento em suporte papel.

as situações em que não se recomenda a digitalização: • documentos que não estejam organizados (classificados e avaliados). Pavilhão Multiuso I – ou pelos telefones 3107-5865/5801. por exemplo. abaixo. na UnB. O atendimento às demandas das unidades é realizado conforme o planejamento de atividades e os critérios técnicos e administrativos do ACE. . • redução nos custos de armazenagem da documentação de arquivo. de forma a assegurar a integridade física dos suportes. como já dito anteriormente. • documentos que já tenham cumprido os prazos nas fases corrente ou intermediária e cuja destinação final seja a eliminação. e em promover o treinamento dos usuários das unidades envolvidos diretamente com a produção. Outras informações poderão ser obtidas no próprio local – Arquivo Central. pretende-se alcançar. 3. para que esse ocorra de forma adequada.4. das 8h às 12h e das 14h às 18h. 3. das informações e do acesso à documentação. eficiente e conforme a legislação vigente. a destinação e o arquivamento de documentos. prestada pela Coordenação de Gestão de Documentos (COGED) do ACE. A adoção de medidas preventivas deve ser realizada desde a produção do documento. atualização e manutenção de software e hardware. Manter o ambiente limpo • Deve-se manter os documentos em local arejado e limpo.2 Situações em que a digitalização não é recomendada Seguem.5. causada por agentes externos ou internos. a eliminação dos originais já digitalizados. mas também a garantia de aquisição. • preservação do patrimônio arquivístico. 3.1 Como solicitar a consultoria arquivística As solicitações podem ser feitas por memorando. bem como o acesso. o que não permite. • contribuição para a eficácia e a agilidade no processo de tomada de decisão embasada em documentos de arquivo. • impossibilidade de se garantir o acesso ao documento ao longo do tempo. Assim. Outro problema da digitalização é a falta de presunção de autenticidade. • uso adequado dos instrumentos de gestão de documentos (planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos). 3. encontra-se o alto custo dessa tecnologia. dando-se preferência à cópia digitalizada. de segunda a sexta-feira. Entre as desvantagens do processo de digitalização. • inexistência de ambiente digital para a guarda e a segurança dos documentos. já que diminui o manuseio do original. ou o acesso simultâneo. e longe de alimentos que possam atrair insetos e fungos. que envolve não só a implantação do projeto de digitalização.IR PARA SUMÁRIO A preservação do original é outra vantagem desse processo. consiste em orientar as unidades administrativas e acadêmicas quanto à organização de seus documentos de arquivo – de acordo com a legisla- ção vigente e a metodologia arquivística –. em curto e em médio prazo. • racionalização e modernização dos serviços arquivísticos. o uso. que deve ser enviado ao ACE. O compartilhamento das informações. 26 Universidade de Brasília Por meio da consultoria arquivística. aos representantes digitais. • eliminação de documentos de arquivo de acordo com a legislação vigente. ao longo do tempo. os seguintes resultados: • padronização e interação sistêmica das atividades de arquivo. a fim de se evitar danos ao longo de seu uso.5 Consultoria arquivística A consultoria arquivística. é importante que sejam observadas as seguintes recomendações. calor e umidade. O ACE presta consultoria aos demais setores da Universidade quanto ao planeja- mento e à execução do processo de digitalização de documentos arquivísticos.6 Conservação As recomendações básicas de conservação de documentos têm o objetivo de reduzir o impacto da degradação nos documentos. • agilidade e segurança no acesso e na recuperação dos documentos de arquivo. também é outro ganho obtido com a digitalização. livre de poeira.

os grampos de metal enferrujam-se rapidamente. • Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. • Não dobrar os documentos. para não rasgá-lo ou danificar capas e lombadas. além das perfurações produzidas.IR PARA SUMÁRIO • Deve-se evitar longa exposição dos documentos à luz solar ou à artificial. clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato. de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador. de baixa temperatura e baixa umidade relativa. Manual de Gestão de Documentos 27 . Manuseá-lo sempre sobre uma mesa. preferencialmente. sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições. tomando-se os devidos cuidados para se evitar problemas com a umidade. recomenda-se usar cantoneiras. • Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo. meios magnéticos e ópticos. preferencialmente. porque a área onde é feita a dobra torna-se frágil e pode rasgar-se. caixa ou estante. porque. Acondicionar adequadamente os documentos • Não utilizar barbantes ou elásticos que cortem e danifiquem os documentos ou as embalagens onde esses estão acondicionados. A gordura natural existente nas mãos resulta em “impressões digitais” de cor marrom. Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento. • Armazenar separadamente negativos. • Tomar cuidado ao retirar o documento de uma pasta. fotografias em papel. obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados. filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose. fotografias em cor (T 5 ºC ± 1 ºC e UR 35% ± 5%). • Não utilizar clipes ou grampos de metal. • Para fixar fotografias. • Não colocar os dedos sobre a imagem fotográfica ou fílmica. • Utilizar preferencialmente pastas com prendedores e hastes plásticas.6. para se evitar ferrugem. • Armazenar os acervos de fotografias. • Devem ser confeccionadas em papel neutro as embalagens para fotografias (em papel e negativos). Utilizar. meios magnéticos e ópticos em condições climáticas especiais. Substituí-los por cadarço de algodão. a saber: fotografias em preto e branco (T 12 ºC ± 1 ºC e UR 35% ± 5%). impossíveis de serem removidas após alguns anos. Manusear com cuidado os documentos • Evitar o uso de grampeador. 3. • Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.1 Conservação de fotografias Para conservar fotografias é essencial que sejam observadas as recomendações a seguir. • Não utilizar nenhum tipo de cola ou fita adesiva em contato com a fotografia. resultando em uma mancha escura de difícil remoção. filmes. filme e meios magnéticos e ópticos. com o uso de invólucros individuais. Furar corretamente. • Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. luvas de algodão para o manuseio de fotografias e filmes. dobrando a folha delicadamente ao meio. porque a cola desse tipo de fita logo perde a aderência. • Acondicionar as fotografias em mobiliário de metal com revestimento à base de esmalte e tratado por fosfatação. • Não fazer anotações a caneta na fotografia. Plásticos inertes podem ser utilizados. filme. não apoiar nele as mãos e os cotovelos. • Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar lápis macio e escrever no verso da foto. • Usar. Esses materiais enferrujam-se rapidamente e danificam a imagem fotográfica ou fílmica. filmes e registros magnéticos (T 18 ºC ± 1 ºC e UR 40% ± 5%). • Ao consultar o documento.

Assim.documentoseletronicos. Em todas essas formas.htm?sid=10. 2015. alguns cuidados de conservação devem ser adotados já na fase de produção. a visualização dos documentos e das informações contidas neles depende diretamente do uso de software e de computadores que nem sempre estão presentes em todos os lugares ou nem sempre apresentam tecnologia compatível (SANTOS. lógico (software e formato digital) e conceitual (estrutura/conteúdo exibido) (CTDE. 26-27). p.IR PARA SUMÁRIO 3.exe/sys/start.2 Conservação de suportes digitais Os documentos digitais podem ser gerados por meio de três formas: (1) sistemas informatizados de dados contidos em sistemas de gerenciadores de bancos de dados (SGDB). cabe ressaltar a importância e a necessidade de uma política de preservação de documentos arquivísticos que contemple os documentos convencionais e digitais. hardware e software. como a utilização de softwares livres (open source) e a elaboração de planilhas e documentos que utilizem PDF/A. independentemente do conjunto de metodologias e estratégias utilizadas para a preservação.arquivonacional.br/cgi/cgilua. 28 Universidade de Brasília . Acesso em: 12 ago.3 1 3 Disponível em: http://www.gov. bem como emulação ou atualização do ambiente tecnológico. 2015). pois a preservação digital perpassa um conjunto de medidas que podem incluir desde migrações ou transferências periódicas dos suportes de armazenamentos até a conversão para outros formatos digitais. Para que os documentos arquivísticos digitais utilizados no âmbito das funções e atividades se mantenham com a forma e o conteúdo estáveis. Essas estratégias e metodologias relacionam-se às características do documento arquivístico digital e abrangem três aspectos: físico (suporte/registro físico). ISO 19005-1:2005 para imagens e formato ODT (open source) para textos. (2) digitalização e (3) uso de software ou sistema específico.6. 2007.

1 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD) A tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo é a representação gráfica do plano de classificação de documentos das atividades-meio ou fim. A tabela de temporalidade de documentos. O objetivo das tabelas de temporalidade e destinação é o de ter o controle sistemático de quais documentos serão transferidos (passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário). implica decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente.IR PARA SUMÁRIO 4. seleção e definição de prazos de guarda dos documentos. A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES complementa o Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES. Manual de Gestão de Documentos 29 . recolhidos (passagem dos documentos dos arquivos corrente ou intermediário para o arquivo permanente) ou eliminados. complementa o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio. intermediário e permanente e a respectiva destinação dos documentos – eliminação ou guarda permanente. 4. bem como sua destinação final. porque os prazos administrativos ou legais já prescreveram e os documentos não possuem valor secundário. Destinação de documentos Envolve as atividades de análise. intitulada Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública: Tabela Básica. em que constam os prazos estabelecidos para a guarda de documentos nos arquivos corrente. ou seja.

. ou enquanto vigora.1 REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES 010. apresenta-se uma figura da TTDD. até a quitação da dívida. • Prazos de guarda: são definidos os prazos de guarda dos documentos tanto no arquivo corrente quanto no arquivo intermediário. móveis e pessoal especializado decorrentes do armazenamento desses documentos. como: até aprovação das contas. • Assunto: são apresentados os assuntos dos documentos em relação às funções e às atividades da UnB. AJUSTES. alteração de suporte e/ou embasamento legal.11 AUDIÊNCIAS. até a homologação da aposentadoria. 011 COMISSÕES. REGULAMENTAÇÕES. antes de serem eliminados. processo realizado exclusivamente pelo ACE. PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA Enquanto vigora 5 anos DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS. CONVÊNIOS Enquanto vigora 10 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO NORMAS. Esses documentos. PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos Guarda permanente 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos Guarda permanente 004 ACORDOS. administrativas e acadêmicas. DIRETRIZES. Resolução nº 14. com autorização da CPAD). ESTATUTOS. Figura 12: Tabela de temporalidade e destinação da atividade-meio. probatório e/ou histórico. DESPACHOS. REGULAMENTOS. RELATÓRIOS 010. são submetidos a avaliação. CONTRATOS.2 Explicação sobre os campos da tabela • Código: é a representação numérica correspondente ao assunto. COMITÊS Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). o detalhamento do campo “ASSUNTO” está previsto no Código de Classificação de Documentos de Arquivo das Atividades-Meio e Fim. Para melhor compreensão. PROCEDIMENTOS. determinados pelas tabelas de temporalidade das atividades-meio e das atividades-fim. 30 Universidade de Brasília A eliminação de documentos consiste na destruição mecânica e autorizada de documentos que já cumpriram seus prazos de guarda. Fonte: Arquivo Nacional (Brasil).3 012 012. Portaria nº 92. ESTRUTURAS Enquanto vigora Enquanto vigora São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros.3 Eliminação Figura 13: Tabela de temporalidade e destinação da atividade-fim. GRUPOS 4 anos 5 anos Eliminação DE TRABALHO. • Observações: são apresentadas informações e justificativas complementares a respeito de eliminação ou guarda. 4.2 REGIMENTOS. materiais. 4 anos 5 anos Guarda permanente ATOS DE CRIAÇÃO. ORGANOGRAMAS. Os prazos podem estar expressos em anos ou por meio de uma ação. Eliminação 5 anos Guarda permanente Os originais dos atos publicados integrarão os arquivos dos gabinetes do presidente da República. Nesses casos. com a explicação de cada campo que a compõe. referente tanto às atividades-meio quanto às atividades-fim. CONSELHOS. governadores e prefeitos. e o prazo de guarda no arquivo intermediário e no arquivo permanente deve ser cumprido no ACE. • Destinação final: apresenta a destinação estabelecida para os documentos. que pode ser eliminação (quando os documentos apresentam somente o valor primário e já cumpriram a sua função. cuja temporalidade será definida quando da elaboração de tabela específica para suas atividades-fim. o prazo de guarda no arquivo corrente deve ser cumprido nas unidades de produção documental.IR PARA SUMÁRIO A seguir. de 23 de setembro de 2011. JUNTAS. REUNIÕES 2 anos Eliminação 1 ano Eliminação Enquanto vigora Eliminação COMUNICAÇÃO SOCIAL RELAÇÕES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS 53 4. por meio da qual se verifica seu valor informativo. ESTUDOS E NORMAS Guarda permanente 002 PLANOS. de 24 de outubro de 2001. ATAS. ou guarda permanente (quando os documentos são considerados de valor secundário). a eliminação tem como objetivo inibir o acúmulo de documentos desnecessários e reduzir os gastos com espaço. No caso da UnB.1 012. ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL 010.

quando solicitados pelas unidades da UnB que realizaram a transferência. as unidades deverão entrar em contato com esse órgão. essa é publicada no Diário Oficial da União (DOU) por intermédio do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos. 2ª etapa – A Listagem é encaminhada à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da UnB. sobre os documentos a serem eliminados. A transferência de documentos deve ser realizada quando o conjunto de documentos tiver concluído as suas funções e atividades na fase corrente. Para transferir documentos ao ACE.4 Transferência A transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. para que esta realize as necessárias adequações. por procedimento mecânico de desfragmentação. a atividade de transferência de documentos é feita das diversas unidades administrativas e acadêmicas para o ACE. para aprovação e assinatura. Não serão aceitos documentos transferidos fora dos padrões estabelecidos pelo ACE. Os interessados. identificadas com espelho-padrão.É emitido o Termo de Eliminação de Documentos. que é fornecido pelo ACE (ver Anexo C – Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferência de documentos). com a supervisão de um servidor do ACE. os documentos são eliminados. 3ª etapa – Quando há aprovação da Listagem. sendo uma para o ACE e outra para a unidade que enviou a documentação. Observação: ver tópico Solicitação de Empréstimo. de 9 de dezembro de 2014. 6ª etapa . dirigido à CPAD. podem requerer. o qual. até 45 dias após a publicação. e que se encontram arquivados no ACE. Ressalte-se que todos esses procedimentos estão previstos na Resolução do Conarq nº 40. designará um de seus servidores para orientar a unidade interessada na execução dessa atividade. às suas expensas. o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo. para aprovação e assinatura. no prazo citado. 7ª etapa . conforme o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo aplicada à UnB. Manual de Gestão de Documentos 31 . No âmbito da UnB. que poderá negar o recebimento da documentação à unidade. item 1. que revogou a Resolução do Conarq nº 7. 4ª etapa – Posteriormente. Essa listagem deve ser elaborada de acordo com o modelo disponibilizado pelo ACE (ver Anexo D – Modelo de Listagem de Transferência de Documentos). garantindo sua integridade e segurança. 5ª etapa – Após aprovação da Listagem por parte do Arquivo Nacional. Qualquer interessado pode se manifestar. A Listagem de Transferência é o documento que deve ser encaminhado ao ACE junto com a documentação a ser transferida e que. que agendará o recebimento da documentação e. tem o dever de armazenar e preservar os documentos transferidos. em duas vias. na UnB. onde aguardam a sua destinação final. entre outras atribuições.4. mediante petição. para aprovação e assinatura. a Listagem é enviada ao Arquivo Nacional. 4. Os documentos a serem transferidos para o ACE devem estar adequadamente organizados (classificados e ordenados) e acondicionados em caixas-arquivo de papelão. que dispunha acerca desse tema. são incluídos na Listagem de Eliminação de Documentos (ver Anexo B – Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos). acontecem anualmente e de acordo com as seguintes etapas. desde que tenham respectiva qualificação e demonstrem legitimidade para o pedido.IR PARA SUMÁRIO Os procedimentos para a eliminação de documentos.3. essa é encaminhada ao Reitor da UnB. comprovará o recebimento da documentação por esse órgão. Os papéis resultantes desse processo são reciclados. e de fornecer acesso a esses documentos.Quando não há manifestação no prazo determinado. depois de conferido e assinado. 1ª etapa – Os documentos que já cumpriram os prazos determinados pelas tabelas de temporalidade de documentos. se necessário. de 20 de maio de 1997.

ainda sem a assinatura do servidor. • Após o preenchimento da Listagem de Transferência. 2A etc. • Sigla: inserir a sigla da unidade. 2. na caixa nº 1. 1A. Utilizar traço (-) para indicar a abrangência ou a continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descontinuidade dos anos. em algarismos arábicos. Exemplos: 1. por extenso. tipologias documentais e outras informações que possam facilitar a recuperação da informação. enviará ao ACE por meio de listagem de transferência e/ou recolhimento. Exemplo: se. • A ordem da caixa-arquivo deve ser contínua (1. Fonte: Elaboração do ACE. • Código/Assunto: inserir o código de classificação. existem UnBDoc do número 0052/2008 ao 1523/2010. Ex: 063. 3. 32 Universidade de Brasília cada unidade produz e que. • A ordem de disposição dos documentos deve ser por código. 2. da unidade da UnB.4. Caso haja documentos de um único ano. conforme o Código de Classificação de Documentos aplicado à UnB. 994 etc. 2001/2003 (contempla documentos dos anos 2001 e 2003). 3. esta versão da Listagem deverá ser enviada para o ACE. . 125. • Unidade: inserir o nome. pelo e-mail arquivocentral@unb. 4 etc). de acordo com cada campo. a seguir. • Caixa: inserir o número da caixa-arquivo. • Descrição dos documentos: indicar espécies. em ordem crescente. São apresentadas. posteriormente. • Os modelos de espelho para as caixas-arquivo são de uso obrigatório.br. Observações • Evitar misturar documentos com classificações diferentes dentro de uma mesma caixa.IR PARA SUMÁRIO 4. em meio digital (Mi- crosoft Word ou BrOffice Writer). pois isso dificulta o procedimento de eliminação de documentos. • A informação que estiver no espelho deve ser idêntica à da listagem de trans- ferência. Não criar 1.32. pois esses padronizam as informações dos documentos contidos nas caixas que Figura 14: Listagem de transferência de documentos das atividades-meio e fim.2. 993. esta informação deve ser idêntica no espelho. as instruções para o preenchimento da listagem de transferência. Exemplos: 1998-2003 (contempla documentos de todos os anos do intervalo).1 Preenchimento da Listagem de Transferência • Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos documen- tos contidos na caixa. 4 etc. referenciar o documento uma única vez. 2. com seu respectivo descritor. Este procedimento facilitará a busca e a recuperação da documentação recolhida ao ACE.

4. informando seu respectivo descritor. somente será autorizado mediante solicitação da unidade administrativa ou acadêmica que efetuou a transferência dos documentos para guarda no ACE. • Quando o documento estiver pronto para retirada na Secretaria do ACE. em algarismos arábicos. Figura 15: Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferência/recolhimento de documentos.5 Solicitação de empréstimo O empréstimo de documentos que estejam armazenados no Arquivo Central. Caso haja documentos de um único ano. a unidade solicitante receberá um e-mail informativo. São explicitadas. • Destinação: indicar se a documentação será eliminada ou se será de guarda permanente.2 Preenchimento do espelho da caixa-arquivo • Descrição do conteúdo: inserir o código de classificação. assunto etc. Utilizar traço (-) para indicar a abrangência ou a continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descontinuidade dos anos. Fonte: Elaborado pelo ACE. número de processo. Manual de Gestão de Documentos 33 . de acordo com cada campo. de forma a facilitar a busca e a recuperação dos documentos pela equipe do ACE e o acesso para o usuário. instruções para o preenchimento do espelho da caixa-arquivo. Os documentos solicitados somente serão entregues para um servidor do quadro da FUB. a seguir. Descrever. 4. que deve ser identificado mediante apresentação de crachá ou outro meio. na fase intermediária. ano. conforme estabelecido pela tabela de temporalidade e destinação.IR PARA SUMÁRIO 4. o procedimento é o seguinte: • A unidade produtora do documento deve preencher o formulário de empréstimo (ver Anexo F – Modelo de Formulário de Empréstimo) e encaminhar o pedido pelo e-mail arquivocentral@unb.br. Exemplos: número de UnBDoc. ordenadamente. quais documentos constam na caixa. Exemplos: número de UnBDoc ou número de processo (em ordem crescente). referenciar o documento apenas uma vez.: informar detalhes sobre o documento. • Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos documentos contidos na caixa. • Unidade: unidade que transfere e/ou recolhe a documentação – nome por extenso acompanhado da respectiva sigla. Para ter acesso aos documentos sob guarda do ACE. • Caixa: inserir o número da caixa-arquivo. interessado. Obs. Dispor de outras informações.

• Código/Assunto: inserir o código de classificação.1 Preenchimento da Listagem de Recolhimento São explicitadas. O documento formal para o envio da documentação de caráter permanente ao ACE da UnB é a Listagem de Recolhimento (ver Figura 16: Listagem de Recolhimento de Documentos das Atividades-Meio e Fim).159. probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados”. histórico e informativo. com seu respectivo descritor. respeitando-se a formalidade e os requisitos necessários. 10: “os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis”. conforme os códigos de classificação de documentos aplicados à UnB. define arquivos permanentes como “ conjuntos de documentos de valor histórico. que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. como classificação.6. O ACE tem como finalidade custodiar.IR PARA SUMÁRIO 4. Essa é a operação pela qual a custódia de um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. 34 Universidade de Brasília Figura 16: Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos das Atividades-Meio e Fim. 3. Fonte: Elaborado pelo ACE. inclusive. avaliação e elaboração de Listagem de Recolhimento. 2. instruções para o preenchimento de cada campo da Listagem de Recolhimento. 4. que estão recebendo tratamento arquivístico ou aguardando prazos de guarda para serem recolhidos. A Lei Federal nº 8. divulgar e dar acesso aos documentos de arquivo de caráter permanente oriundos das atividades-meio e das atividades-fim da UnB. • Sigla: inserir a sigla da unidade. por extenso. na sequência. e complementa. Esse instrumento deve ser utilizado.6 Recolhimento Entende-se por recolhimento o conjunto de procedimentos relacionados à entrada dos documentos de arquivo de caráter permanente no ACE. Essas atividades possibilitam difundir o acervo arquivístico da UnB à própria comunidade universitária e aos demais cidadãos interessados na documentação por seu valor probatório. em seu art. Exemplos: 1. da unidade da UnB. • Descrição dos documentos: indicar espécies. tipologias documentais e outras informações que possam facilitar a recuperação da informação. preservar. para o recolhimento dos documentos armazenados no arquivo intermediário do ACE. • Unidade: inserir o nome. • Caixa: inserir o número da caixa-arquivo em algarismos arábicos. . 4. de 8 de janeiro de 1991.

Não há necessidade de se elaborar Listagem separada para diferenciar documentos das atividades-meio e das atividades-fim. ainda sem a assinatura do servidor. Para posterior envio ao ACE. referenciá-lo uma única vez. a documentação classificada e avaliada como de guarda permanente deve estar acondicionada em caixas-arquivo de papelão (fornecidas pelo Almoxarifado da FUB) e identificadas. esta versão da Listagem deverá ser enviada para o ACE. Este procedimento facilitará ao ACE a busca e a recuperação da documentação recolhida. deve-se utilizar a seguinte fórmula: nº de caixas x 0. Caso haja documentos de um único ano. em meio digital (Microsoft Word ou BrOffice Writer). Assinaturas de prestadores de serviço ou estagiários não serão aceitas. IR PARA SUMÁRIO Caso haja necessidade de registro de outras informações. estas deverão ser relacionadas no tópico da descrição sumária dos documentos.• Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos documentos contidos na caixa-arquivo. Caso seja utilizada a dimensão. com o seu respectivo espelho (ver Figura 15: Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferência/ recolhimento de documentos). Exemplos: 1998-2003 (contempla documentos de todos os anos do intervalo). as Listagens de Recolhimento deverão ser assinadas e conter a respectiva matrícula funcional do servidor responsável. cada uma. Para o envio da documentação à Coordenação do Arquivo Permanente (COAP) do ACE. em metros. Utilizar traço (-) para indicar a abrangência ou a continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descontinuidade dos anos.14cm = X metros. item 3. Após o preenchimento da Listagem de Recolhimento (ver Anexo E – Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos).br. pelo e-mail arquivocentral@unb. dos documentos listados. 2001/2003 (contempla documentos dos anos 2001 e 2003). Manual de Gestão de Documentos 35 . A Listagem deve estar de acordo com o conteúdo da caixa-arquivo.

IR PARA SUMÁRIO 36 Universidade de Brasília .

Rio de Janeiro: Arquivo Nacional.112. H. no inciso II do § 3º do art. Rio de Janeiro: O Conselho. Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio. Ministérios. no âmbito da Administração Pública federal. CONARQ (Brasil). BRASIL.). 2012. Portaria SLTI/MPOG nº 12. Portaria SLTI/ MPOG nº 3.159. Decreto nº 2. Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanente. CONARQ (Brasil). para os órgãos e as entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG.527. 37 e no § 2º do art.IR PARA SUMÁRIO Referências ARQUIVO NACIONAL (Brasil). e dá outras providências. de 18 de novembro de 2011. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. BRASIL. M. Decreto nº 7. que dispõe sobre o acesso à informação previsto no inciso XXXIII do caput do art. Lei nº 12. Acesso em: 8 ago. Princípios de acesso. A. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO. de 8 de janeiro de 1991. Portaria nº 92.pdf. ORÇAMENTO E GESTÃO. de 19 de dezembro de 2002.682. ORÇAMENTO E GESTÃO. Altera a Lei nº 8.conarq. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. BRASIL. Resolução nº14. BRASIL. São Paulo: AAB. Dicionário de terminologia arquivística. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO. Manual de Gestão de Documentos 37 . para utilização do número único de processos e documentos. Lei nº 8. BRASIL.111. Autarquias e Fundações. CAMARGO. de 8 de janeiro de 1991.. de 24 de outubro de 2001. 216 da Constituição Federal. CONARQ (Brasil). Orienta os órgãos da Presidência da República. Resolução nº 31. no inciso II do § 3º do art.159. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art.848. 2005. Aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). de 23 de novembro de 2009. ORÇAMENTO E GESTÃO. BRASIL. Resolução nº 40.527. 2014.arquivonacional. 216 da Constituição. 1996. BRASIL.gov. Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo.724. para os órgãos e as entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG. de 18 de novembro de 2011.br/media/publicacoes/ princpios_de_acesso. Lei nº 12. BRASIL. 2012. de 23 de setembro de 2011. de 9 de dezembro de 2014. 5º. Regulamenta a Lei nº 12. BRASIL. de 16 de maio de 2003. de 19 de dezembro de 2002. de 5 de maio de 2005. (coord. de 28 de abril de 2010. quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas. Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo. Rio de Janeiro: O Conselho. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. revoga a Lei nº 11. de 7 de dezembro de 1940. de 11 de dezembro de 1990. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO. 2005. Código Penal. BELLOTTO. CONARQ (Brasil). a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG. e sobre os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. que dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização de protocolo. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. e dispositivos da Lei nº 8. CONARQ (Brasil). Dispõe sobre os procedimentos para a utilização dos serviços de Protocolo no âmbito da Administração Pública Federal. A. Dispõe sobre a análise do papel reciclado fabricado no Brasil para produção de documentos arquivísticos. Portaria Normativa nº 5. de 9 de julho de 2012. L. 5º. Altera a Portaria Normativa nº 5. de 16 de maio de 2012. Disponível em: http://www. 37 e no § 2º do art. CONARQ (Brasil).

3. Vanderlei Batista dos. 477-494. SILVA. Cria o Sistema de Arquivos da Universidade de Brasília (SAUnB). Resolução do Consuni nº 0002. Humberto Celeste. Acervo. Los archivos. n. de 29 de dezembro de 2014.IR PARA SUMÁRIO CONARQ (Brasil). SOUSA. In: MARIZ. ¿Qué es un archivo?. Barcelona: Editorial UOC. 2003.. O conceito e a prática de gestão de documentos.. Nádina Aparecida (Orgs. Linete. Brasília: SENAC. Rio de Janeiro. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE. MORENO. HERRERA. José Ramón Cruz. José M. AAERJ. Anna C. Londrina: EDUEL. Antonia Heredia. Brasília: SENAC.htm.). p. Rio de Janeiro. 6ª versão. entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento. 71-88. p. In: SANTOS. FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA. In: SANTOS. Humberto Celeste. Ramón Alberch. Identificação arquivística: subsídios para a construção teórica da metodologia na perspectiva da tradição brasileira. Ato da Reitoria nº 1. Extingue o Centro de Documentação (CEDOC) e a Subsecretaria de Comunicação Administrativa (SCA) e cria o Arquivo Central (ACE). A prática arquivística em tempos de gestão de conhecimentos. Madrid: Alianza Editorial. 1ª edição./dez.). Ana Célia. JARDIM. de 16 de dezembro de 2011. Asturias: Ediciones Trea. 2012. José Maria. JARDIM. In: BARTALO. SANTOS. Preservação digital e seus dez mandamentos.exe/sys/ start. 35-42. Gestão documental ou gestão de documentos: trajetória histórica. 2014. 175-223. 38 Universidade de Brasília Bibliografia de apoio FUGUERAS. COUTURE. INNARELLI. preservação digital e gestão do conhecimento. cap.). 21-75. 2011.gov. Québec. 2008. INNARELLI. RODRIGUES. FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA. INNARELLI. .arquivonacional. jul. 2015. Humberto Celeste. Nádina Aparecida. 2012. A. Acesso em: jan. 2. v.-jun. Disponível em: http://www. (Orgs. Les fonctions de l’archivistique contemporaine.documentoseletronicos. MORENO. de 19 de fevereiro de 2014. Arquivística: temas contemporâneos – classificação. Aprova o documento Normas para Padronização de Documentos da Universidade de Brasília. Glossário de documentos arquivísticos digitais. 2007. SOUSA. 2007. 2. Vanderlei Batista dos. Rio de Janeiro: Móbile. Renato Tarciso Barbosa de.484. preservação digital e gestão do conhecimento. Gestão em Arquivologia: abordagens múltiplas. 2007. Novas dimensões da pesquisa e do ensino da Arquivologia no Brasil. Sérgio C. Archivística: gestión de los documentos y administración de archivos. Resolução do Consuni nº 39. Carol et al.br/cgi/cgilua. FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA. p. (Orgs. Canadá: Université du Québec. 2003. p. 1987.). Renato Tarciso Barbosa de. Arquivística: temas contemporâneos – classificação. Vanderlei Batista dos. MUNDET. p. (Orgs.

mas.IR PARA SUMÁRIO Glossário Arquivo corrente Conjunto de documentos em tramitação. acessíveis e interpretáveis por meio de sistema computacional. imparcialidade. histórico. probatório e informativo. autenticidade. codificadas em forma analógica ou em dígitos binários.: papel) ou de equipamento eletrônico (ex. de acordo com os valores que lhes são atribuídos. ou seja. pelo seu valor primário. como instrumento ou resultado da tal atividade. Exemplos: acidez do papel. compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo. agentes biológicos. poluentes e poeira. a quem compete a sua administração. gerenciar. acessíveis e interpretáveis por meio de leitura direta (ex. devido ao valor administrativo. Agentes internos (conservação) São aqueles inerentes aos próprios documentos. Arquivo permanente Conjunto de documentos de valor secundário. aguardam a sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). organicidade. é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu. Autuação Procedimento pelo qual um documento avulso transforma-se em processo. que devem ser preservados definitivamente. Natureza dos documentos Características consideradas inerentes aos documentos arquivísticos: naturalidade. ou não. tais como luz. que estabelece os prazos de guarda e a destinação. qualidade das tintas empregadas. qualquer que seja o suporte ou o formato. Agentes externos (conservação) São aqueles que independem da substância de que são feitos os documentos. no curso de uma atividade prática. codificadas em dígitos binários. Documentos convencionais Informações registradas. Arquivo intermediário Conjunto de documentos que não são consultados com frequência. Documento arquivístico Documento produzido (elaborado ou recebido). corrosão do metal. Avaliação Processo de análise de documentos de arquivo. e retido para ação ou referência. Documentos digitais Informações registradas. legal e/ou fiscal das unidades que os produziram. que.: fita-cassete). desastres naturais ou provocados pelo homem. Documento É a unidade de registro de informações. temperatura e umidade. proximidade de campo magnético. Encontram-se nas substâncias de que são feitos e nos meios utilizados para se proceder aos respectivos registros. Metadados Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar. Manual de Gestão de Documentos 39 .

levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos. Suporte: base física sobre a qual a informação é registrada. Valor primário Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora. Tabela de temporalidade e destinação de documentos Instrumento de destinação. 40 Universidade de Brasília . o recolhimento ou a eliminação de documentos. tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos. Representantes digitais Representação em formato de arquivo digital de um documento originalmente não digital. Valor secundário Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e para outros usuários. legais e fiscais. Processo Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial. aprovado por autoridade competente. Presunção de autenticidade É uma inferência estabelecida a partir de fatos conhecidos sobre a forma como um documento foi produzido e mantido. que determina prazos e condições de guarda. tendo em vista a transferência.IR PARA SUMÁRIO Organicidade Relação que os documentos arquivísticos guardam entre si e que expressa as funções e atividades da pessoa ou da organização. e que constitui uma unidade.

Anexo A – Lei n. por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Art. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. 3º . CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art.159/1991 IR PARA SUMÁRIO LEI No 8. tramitação. legislativas e judiciárias. para os fins desta Lei. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. civil e administrativa. 5º .159. instituições de caráter público e entidades privadas.Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo. do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas. § 1º . por órgãos públicos de âmbito federal. DE 8 DE JANEIRO DE 1991. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA. sem prejuízo das ações penal. bem como à inviolabilidade da intimidade. bem como por pessoa física. Art. uso.São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público.A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos. 1º . à cultura. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. 4º .Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. no exercício de suas atividades. 6º . Art.A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. em decorrência do exercício de atividades específicas.Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos.º 8. sob pena de responsabilidade. 7º . qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. contidas em documentos de arquivos. Manual de Gestão de Documentos 41 . ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.Consideram-se arquivos. ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. anexos Art. que serão prestadas no prazo da lei. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. estadual. como instrumento de apoio à administração. da vida privada. 2º . da honra e da imagem das pessoas. Art. § 2º .

Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável. 10º . 18 . Art. 9º . civil e administrativa.Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico.1. Art. Art. 170º da Independência e 103º da República. do Ministério das Relações Exteriores. por razões de interesse administrativo. o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. do Distrito Federal e municipais. CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Parágrafo único . § 2º . constituam objeto de consultas frequentes. na sua específica esfera de competência.São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental.Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. § 1º .São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo. § 3º . 12 . ou doados a instituições arquivísticas públicas. 14 . Art.São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo. que definirá a política nacional de arquivos. 8º . tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias. aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 16 . desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário.Revogam-se as disposições em contrário. de 2011) Art. e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. 11 .1. públicas e privadas.Consideram-se documentos intermediários aqueles que. observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei. § 4º . em decorrência de suas atividades. § 2º . do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais. Universidade de Brasília DISPOSIÇÕES FINAIS Art.Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública. Art.Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. mesmo sem movimentação. Art. bem como a gestão e o acesso aos documentos.A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. intermediários e permanentes. também. § 1º . § 2º . nem transferidos para o exterior. § 3º . Art.1991 . aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.IR PARA SUMÁRIO Art. 20 . órgão vinculado ao Arquivo Nacional.Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. 26 .A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo.Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. 8 de janeiro de 1991.Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções. CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS (Revogado pela Lei nº 12. Brasília. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho Este texto não substitui o publicado no DOU de 9. 15 . § 5º . Art. Parágrafo único . Art.Os documentos públicos são identificados como correntes. Art. não sendo de uso corrente nos órgãos produtores. 21 . 42 Art. 27 .1991 e retificado em 28. como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). 25 .Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha. o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 13 .Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que. § 1º .Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções.O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas. Art.Para o pleno exercício de suas funções. na forma da legislação em vigor.527. estaduais. probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 19 . CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Art. 17 . 28 . Art.Legislação estadual. o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal.Ficará sujeito à responsabilidade penal. São considerados.

________________________________________________________________________________________ Manual de Gestão de Documentos .Anexo B – Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos IR PARA SUMÁRIO .FUB - 43 .

IR PARA SUMÁRIO Anexo C – Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferência de documentos 44 Universidade de Brasília .

Anexo D – Modelo de Listagem de Transferência de Documentos IR PARA SUMÁRIO 45 Manual de Gestão de Documentos .

IR PARA SUMÁRIO

46

Universidade de Brasília

Anexo E – Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos

Anexo F – Modelo de Formulário de Empréstimo

Anexo G – Modelo de Formulário de Consulta

IR PARA SUMÁRIO

47

Manual de Gestão de Documentos

IR PARA SUMÁRIO

anexo H
48

CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO E TABELAS DE
TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
DAS ATIVIDADES-MEIO E FIM ADAPTADOS
À UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA
RESOLUÇÃO DO CONARQ Nº 14/2001
PORTARIA DO AN/MJ Nº 92/2011

Universidade de Brasília

Neste manual optou-se por realizar uma compilação dos códigos de classificação
e tabelas de temporalidade de documentos das atividades-meio e fim, a fim de
facilitar a leitura e compreensão por parte de seus usuários. Dessa forma, foram
excluídos os textos introdutórios e as classes que não serão usadas para classificar
documentos da UnB. O Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e
Destinação das atividades-meio compreende as classes 000 e 900. O Código de
Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação da atividade-fim adaptado
compreende as classes 100, 200, 300, e 500.
As versões, na íntegra, dos documentos supracitados, encontram-se em anexo na
Resolução do Conarq nº 14, de 24 de outubro de 2001 e na Portaria AN/MJ nº 092,
de 23 de setembro de 2011.

CONVÊNIOS E PROJETOS DE CONCESSÃO DE 110 – NORMATIZAÇÃO.IR PARA SUMÁRIO 270 – (VAGA) CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO 280 – (VAGA) ADAPTADOS À UnB 290 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESQUISA Principais classes e subclasses CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL CLASSE 300 – EXTENSÃO 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 310 – NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO 020 – PESSOAL 320 – PROGRAMAS DE EXTENSÃO 030 – MATERIAL 330 – PROJETOS DE EXTENSÃO 040 – PATRIMÔNIO 340 – CURSOS DE EXTENSÃO 350 – EVENTOS DE EXTENSÃO 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 360 – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 370 – DIFUSÃO E DIVULGAÇÃO DA PRODUÇÃO ACADÊMICA 070 – COMUNICAÇÕES 380 – PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE EXTENSÃO 080 – (vaga) 390 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À EXTENSÃO 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL CLASSE 500 – ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL 510 – NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO 220 – PROGRAMAS DE PESQUISA 230 – PROJETOS DE PESQUISA 240 – INICIAÇÃO CIENTÍFICA 250 – TRANSFERÊNCIA E INOVAÇÃO TECNOLÓGICA 260 – ÉTICA EM PESQUISA 4 5 Manual de Gestão de Documentos . REGULAMENTAÇÃO CLASSE 100 – ENSINO SUPERIOR 520 – PROGRAMAS. REGULAMENTAÇÃO 120 – CURSOS DE GRADUAÇÃO (Inclusive na modalidade a distância) BENEFÍCIOS E AUXÍLIOS AOS ALUNOS 130 – CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU (Inclusive na 530 – (VAGA) modalidade a distância) 540 – (VAGA) 140 – CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU (Inclusive na 550 – (VAGA) modalidade a distância) 560 – (VAGA) 150 – (VAGA) 570 – (VAGA) 160 – (VAGA) 580 – (VAGA) 170 – (VAGA) 590 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL 49 180 – (VAGA) 190 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO ENSINO SUPERIOR CLASSE 200 – PESQUISA 210 – NORMATIZAÇÃO.

e termos de cooperação. ACORDOS. GRUPOS DE TRABALHO. procedimentos.31 RELAÇÕES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS Quanto aos documentos cujas informações gerem contenciosos administrativos ou judiciais. tais como projetos.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS ENTREVISTAS. programas e projetos de trabalho gerais. que abranjam a execução de várias atividades ao mesmo tempo. ajuste. tais como: atas e relatórios técnicos. LEI DOS 2/3. acompanhamento. RAIS 020. sempre que tal procedimento se justificar. REUNIÕES Ordenar por unidade organizacional. contratos e/ou convênios. contrato e/ou convênio. NOTICIÁRIOS. implementados ou não. sempre que tal procedimento se justificar. 020. Quanto à contribuição sindical do empregador.153. CONSELHOS.3 OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS. classificar no assunto específico. CONVÊNIOS Incluem-se documentos referentes a um acordo. grupos de trabalho. EDITORIAIS 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 012. Sugere-se abrir uma pasta para cada comissão. PUBLICIDADE Incluem-se cartazes.ORGANOGRAMAS. sempre que tal procedimento se justificar.1 LEGISLAÇÃO Incluem-se normas.1. folders e outros documentos de caráter promocional.01 020 INFORMAÇÕES SOBRE O ÓRGÃO Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informações sobre as funções e atividades do órgão e os serviços que presta.4 SINDICATOS. termos de parceria. estudos e normas relativos à organização e métodos. REPORTAGENS. CADASTRO Incluem-se documentos referentes à vida funcional do servidor. no próprio órgão ou em órgãos colegiados e de deliberação coletiva.IR PARA SUMÁRIO Descrição do conteúdo das classes. ajuste. DISSÍDIOS Quanto à contribuição sindical do servidor. PESSOAL 020. junta e/ou comitê. COMITÊS Incluem-se documentos referentes à criação de comissões. REGULAMENTOS. bem como aqueles relativos ao exercício de suas funções. 010. cartão. grupos e subgrupos 012. RELAÇÕES COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. regulamentações. 7 . estatutos. grupo de trabalho. ajustes.2 EXAMES DE SELEÇÃO Incluem-se documentos referentes aos concursos públicos: provas e títulos. diretrizes. procedimentos. Quanto aos demais acordos. ESTRUTURAS 010. Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de caráter geral. conselhos. prestação de contas ou tomada de contas e informações acerca de tomada de contas especial de convênios.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS: INSCRIÇÃO E CURRICULUM VITAE 021. 019 002 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 004 ACORDOS. anúncios.2 IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL (inclusive carteira. ESTATUTOS. quando necessário. Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo nome do servidor. estudos e/ou decisões de caráter geral e boletins administrativo. juntas e/ou comitês. relatórios técnicos. COMUNICAÇÃO SOCIAL Universidade de Brasília 6 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À RGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 019. PLANOS. programas e/ou projetos de trabalho. diretrizes. AJUSTES. conselho. contratos de repasse. folhetos.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 012. 020. crachá.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. JUNTAS. ver 051. constituição de bancas examinadoras.141. classificar no assunto específico. 50 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Incluem-se normas. prestações de contas e aditamentos. classificar no assunto específico. testes psicotécnicos. contrato e/ou convênio. Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo. regulamentos. PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos. execução. bem como aqueles referentes à formalização. regulamentações. reforma administrativa e outros procedimentos que visem à modernização das atividades dos órgãos da administração pública federal. 021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO 021. classificar em 024. subclasses. 012. estudos e/ou decisões de caráter geral. de pessoal e de serviço. fiscalização. credencial e passaporte diplomático) 020.3 AUDIÊNCIAS. 011 012 COMISSÕES. 020. classificar em 024. DESPACHOS.2 DIVULGAÇÃO INTERNA 012.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS.2 REGIMENTOS. Quanto aos demais planos.1 REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES 010. CONTRATOS.12 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA Incluem-se documentos referentes aos projetos. bem como os registros e/ou anotações a ele referidos. Quanto à programação orçamentária.

REVERSÃO 8 GRATIFICAÇÕES (inclusive incorporações) 51 ADICIONAIS 024. classificar em 020. estudos. PERMUTA 023. RESCISÃO CONTRATUAL. avaliação e controle de expedição de certificados) 023.12 022. promoções) 023. CLASSIFICAÇÃO. gabaritos.21 PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO (inclusive estudos. TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL 023.121 NO BRASIL 024. PROVENTOS E REMUNERAÇÕES 022.136 SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO (horas extras) 024.2. SUBSTITUIÇÃO REQUISIÇÃO.122 JETONS 024.11 022.IR PARA SUMÁRIO exames médicos. editais.15 022. biênios e quinquênios) 024.13 MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL Quando se tratar de atos específicos e individuais de servidores. relatórios finais.139 OUTROS ADICIONAIS 9 Manual de Gestão de Documentos . RECONDUÇÃO. APROVEITAMENTO. CESSÃO Incluem-se documentos referentes às requisições e cessões internas e/ou externas de servidores para a realização de serviços temporários.123 CARGOS EM COMISSÃO 024. PROVENTOS E REMUNERAÇÕES 024.137 FÉRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIÁRIO Quanto ao afastamento para gozo de férias.02 CRIAÇÃO.119 OUTROS SALÁRIOS. FICHAS FINANCEIRAS SALÁRIOS. Ordenar pelo tipo de exame e título do concurso. FALECIMENTO 023. TRANSPOSIÇÃO E REMUNERAÇÃO DE CARGOS E FUNÇÕES 023.222 NO EXTERIOR 024.12 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES 024 022. exemplares únicos de exercícios. NOMEAÇÃO.1 023. TRANSFORMAÇÃO. ADMISSÃO. ABONO DE PERMANÊNCIA EM SERVIÇO 024.131 TEMPO DE SERVIÇO (anuênios. 022. READMISSÃO. avaliação de desempenho. CONTRATAÇÃO.5. relação de participantes. REMOÇÃO.132 NOTURNO 024.9 023 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO Incluem-se documentos referentes às palestras e reuniões de caráter informativo geral promovidas pelo órgão.129 OUTRAS GRATIFICAÇÕES 022. TRANSFERÊNCIA. QUADROS.11 024.12 DEMISSÃO. relatórios finais. propostas. OBRIGAÇÕES E VANTAGENS FOLHAS DE PAGAMENTO. 022 022. editais. READAPTAÇÃO. equiparação.11 PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO (inclusive propostas.221 NO BRASIL 024.1 APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO CURSOS (inclusive bolsas de estudo) 023. resultados e recursos. EXONERAÇÃO. relação de participantes. em ordem alfabética.2 ESTÁGIOS (inclusive bolsas de estágio) 022. 024. ver 024. REDISTRIBUIÇÃO.03 REESTRUTURAÇÕES E ALTERAÇÕES SALARIAIS (inclusive ascensão e progressão funcional.133 PERICULOSIDADE 024. avaliação e declaração de comprovação de estágio) 022.22 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES DIREITOS.134 INSALUBRIDADE 024. VENCIMENTOS. programas.121 DE FUNÇÃO 024.111 SALÁRIO-FAMÍLIA 024.13 LOTAÇÃO. REINTEGRAÇÃO. enquadramento.135 ATIVIDADES PENOSAS 024. exemplares únicos de provas.112 ABONO OU PROVENTO PROVISÓRIO.124 NATALINA (décimo terceiro salário) 024. programas.14 DESIGNAÇÃO. DISPENSA.122 NO EXTERIOR 024. VENCIMENTOS. reajuste e reposição salarial.01 ESTUDOS E PREVISÃO DE PESSOAL 023.1 022. DISPONIBILIDADE.

paternidade.154 CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL (inclusive contribuições anteriores) 024.12. PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL (PIS) 024. defesa.2 024. para servir como jurado.21 e 029. prêmio por assiduidade. horário especial para servidor estudante. Quando se tratar de acumulação lícita de cargos.143 IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF) 024.5. 024. doença em pessoa da família gestante. inquérito administrativo (instrução.91 CONCESSÕES Ordenar por: alistamento eleitoral casamento (gala). normas e procedimentos sobre todas as licenças concedidas aos servidores.149 OUTROS DESCONTOS 024. respectivamente. e horário especial para servidor portador de deficiência. demissão.59 OUTROS REEMBOLSOS 024. 024. Ver também 024. destituição 11 .145 CONSIGNAÇÕES 024. afastamento preventivo. Ordenar por: para depor.91 e 029. instauração do inquérito (ato de constituição da comissão de sindicância). classificar em 020. moradia.14 024. Ver também 026. doação de sangue. serviço militar. Ver também 024. empregos e funções públicas. e suspensão de contrato de trabalho (CLT).4. SINDICÂNCIAS. empregos e funções públicas. cassação de aposentadoria. para exercer mandato eletivo. 024.15 52 DESCONTOS ENCARGOS PATRONAIS.144 PENSÕES ALIMENTÍCIAS 024.156 IMPOSTO DE RENDA 024. suspensão. tratamento de interesses particulares.12 PENALIDADES DISCIPLINARES Incluem-se documentos referentes à advertência.1 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO DISCIPLINAR DENÚNCIAS.11.151 PROGRAMA DE FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO DO SERVIDOR PÚBLICO (PASEP). Ver também 024. disponibilidade. assistência pré-escolar/creche.11. INQUÉRITOS 025. 025 025.11.3.IR PARA SUMÁRIO 024.11 PROCESSOS DISCIPLINARES Incluem-se documentos referentes à acumulação ilícita de cargos.52 LOCOMOÇÃO Incluem-se documentos referentes às despesas efetuadas com a utilização de meio próprio de locomoção para a execução de serviços externos. RECOLHIMENTOS 024. atividade política. para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE). OBRIGAÇÕES E VANTAGENS 024.152 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO (FGTS) 024.9 FÉRIAS Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de férias e abono pecuniário.3. fardamento/uniforme.51 MUDANÇA DE DOMICÍLIO DE SERVIDORES 024. e vale-transporte.92 AUXÍLIOS Ordenar por: alimentação/refeição.142 CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL 024.155 SALÁRIO MATERNIDADE 024. desempenho de mandato classista.3 AFASTAMENTOS Quanto ao afastamento para missões fora da sede e viagens a serviço no país ou no exterior. falecimento de familiares (nojo).22. e tratamento de saúde (inclusive perícia médica).91 e 029.5 REEMBOLSO DE DESPESAS 024.4 10 OUTROS DIREITOS. 024. Ordenar por: acidente em serviço. classificar em 029. afastamento do cônjuge/companheiro. 025. ver 024. Universidade de Brasília 024.4 e 029. capacitação profissional. 024. 024.137.153 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO EMPREGADOR 024. adotante. relatório e julgamento) e revisão do processo disciplinar.141 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO SERVIDOR 024. LICENÇAS Incluem-se documentos referentes aos estudos.

passagens. cumprimento de horas extras) NO PAÍS Incluem-se documentos referentes às ajudas de custo. 024.131 CONTAGEM E AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO 026.31 12 INCENTIVOS FUNCIONAIS PRÊMIOS (concessão de medalhas. CATÁLOGO. lista de participantes (no caso de comitivas e delegações). respectivamente. diárias (inclusive compra de moeda estrangeira). natalidade. diretrizes.22 REFEITÓRIOS. 029. estudos e/ou decisões de caráter geral.134 e 024.132 PENSÕES: PROVISÓRIA. APOSENTADORIA Quanto ao abono ou provento provisório. ver 024. Quanto aos relatórios técnicos das missões e/ou viagens. classificar em 024. CODIFICAÇÃO. cartões.IR PARA SUMÁRIO de cargo em comissão e destituição de função comissionada.5. TEMPORÁRIA E VITALÍCIA OUTROS BENEFÍCIOS 026.1 BENEFÍCIOS 026.51.195 TRANSPORTES PARA SERVIDORES 026. sempre que tal procedimento se justificar.11 026.21 HORÁRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de plantão) Ver também 024. CANTINAS E COPAS (fornecimento de refeições) 026.4 DELEGAÇÕES DE COMPETÊNCIA. CLASSIFICAÇÃO (inclusive amostras) 032 REQUISIÇÃO E CONTROLE DE SERVIÇOS REPROGRÁFICOS (inclusive assinaturas autorizadas e reprodução de formulários) 13 Manual de Gestão de Documentos 53 .7 MOVIMENTOS REIVINDICATÓRIOS: GREVES E PARALISAÇÕES 030 030. Ver também 024.11 PREVIDÊNCIA. abono de faltas. 026. PADRONIZAÇÃO. VIAGENS A SERVIÇO Sugere-se abrir uma pasta para cada missão e/ou viagem.1 MATERIAL Incluem-se normas.22 NO EXTERIOR (afastamento do país) 029.135. procedimentos. prestações de contas e relatórios de viagem.23 INSPEÇÕES PERIÓDICAS DE SAÚDE 029 029.3. 026. funeral. 024. IDENTIFICAÇÃO. 026 026. PREVISÃO. ver 024.194 OCUPAÇÃO DE PRÓPRIOS DA UNIÃO 026.01 026. passagens (inclusive devolução). diplomas de honra ao mérito e elogios) 029. COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES (CIPA) 026.2 CONTROLE DE FREQUÊNCIA (livros. folhas de ponto. passaportes.2 PREVENÇÃO DE ACIDENTES DE TRABALHO.91. doença. CADASTRO DE FORNECEDORES 031 ESPECIFICAÇÃO. prestações de contas.12 AUXÍLIOS Ordenar por: acidente. classificar no assunto específico. PREVIDÊNCIA PRIVADA Incluem-se documentos referentes aos planos privados de concessão de pecúlios ou de rendas. relatórios de viagem e reservas de hotel.4 e 024. O registro das penalidades disciplinares deverá ser feito na pasta de assentamento individual do servidor 020.112.19 029.222 COM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO Incluem-se documentos referentes à autorização de afastamento.3.6 AÇÕES TRABALHISTAS. SEGUROS 026. 029. Quanto à ajuda de custo para mudança de domicílio de servidores. ver 024.1 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL MISSÕES FORA DA SEDE. ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE SOCIAL Quanto às licenças. 029. PROCURAÇÃO 029. e reclusão.191 ADIANTAMENTOS E EMPRÉSTIMOS A SERVIDORES 026.193 AQUISIÇÃO DE IMÓVEIS 026.92.192 ASSISTÊNCIA À SAÚDE (inclusive prontuário médico do servidor e planos de saúde) 026.13 029.5 SERVIÇOS PROFISSIONAIS TRANSITÓRIOS: AUTÔNOMOS E COLABORADORES (inclusive licitações) 029. insalubridade e atividades penosas.21 029.133.3 HIGIENE E SEGURANÇA DO TRABALHO Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade. regulamentações. diárias. 026. de benefícios complementares ou assemelhados aos da previdência social.221 SEM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO 029. RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS 029.

1 037 MATERIAL PERMANENTE Incluem-se documentos referentes a equipamentos.14 PERMUTA 041. distribuição e Relatório de Movimentação de Almoxarifado-RMA) 041. BAIXA (material permanente e de consumo) 035.23 CONFECÇÃO DE IMPRESSOS Incluem-se documentos referentes à impressão de formulários.1 e 074. COMODATO. instrumentos técnicos e obras de arte. DOAÇÃO.2 SERVIÇOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO ÓRGÃO Universidade de Brasília E CONTRATAÇÃO 041. 041. conservação. cartões e outros.2 INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO Incluem-se documentos referentes aos serviços de instalação. PERMUTA 033. COMODATO 041.12 CESSÃO 041. mobiliário.01 FORNECIMENTO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS BÁSICOS Quanto à instalação. 041. 033. Quanto à documentação bibliográfica. 041 BENS IMÓVEIS Incluem-se escrituras.013 LUZ E FORÇA 034. diretrizes. 034 034.2 CESSÃO. DOAÇÃO. classificar em 062.011 ÁGUA E ESGOTO 041.1 034. estudos e/ou decisões de caráter geral. sempre que tal procedimento se justificar. terrenos.11 COMPRA 041.15 LOCAÇÃO. cartazes. DOAÇÃO. residências e salas.13 DOAÇÃO 041. PERMUTA 033.1. 037. máquinas.21 COMPRA 033.2 MATERIAL DE CONSUMO 033. TOMBAMENTO 15 . plantas e projetos relativos aos edifícios. telex. CESSÃO. ferramentas. classificar em 062. conservação e reparo de rádio.22 CESSÃO 041.1 VENDA (inclusive leilão) 035. Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imóvel. procedimentos.12 ALUGUEL. ROUBO.13 EMPRÉSTIMO.24 PERMUTA 041.5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPÓSITO 035 ALIENAÇÃO.1.02 COMISSÃO INTERNA DE CONSERVAÇÃO DE ENERGIA (CICE) 034.03 CONDOMÍNIO 041. aparelhos.3 TRANSPORTE DE MATERIAL 034. DESAPARECIMENTO Quando se tratar de apuração de responsabilidade de servidor. regulamentações.IR PARA SUMÁRIO 033 033.01 54 AQUISIÇÃO (inclusive licitações) MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL (permanente e de consumo) TERMOS DE RESPONSABILIDADE (inclusive Relatório de Movimentação de Bens Móveis-RMB ou RMBM) INVENTÁRIO Quanto aos inventários de documentação bibliográfica.5.4 AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA DE MATERIAL 034. ver 072.2 MATERIAL DE CONSUMO 039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL 040 PATRIMÔNIO Incluem-se normas.21 VENDA 041.22 CESSÃO. convites.3 14 AQUISIÇÃO DESAPROPRIAÇÃO. REIVINDICAÇÃO DE DOMÍNIO. respectivamente. classificar em 025.1 REQUISIÇÃO licitações) 036. LEASING 033.012 GÁS 041. recuperação e consertos de equipamentos e mobiliário. REINTEGRAÇÃO DE POSSE. DE SERVIÇOS (inclusive ALIENAÇÃO 041. PERMUTA 036 036. 073. telefone e fac-símile.2 EXTRAVIO.11 COMPRA (inclusive compra por importação) 033.23 DOAÇÃO 041.1 CONTROLE DE ESTOQUE (inclusive requisição.1 MATERIAL PERMANENTE 037. 041. ARRENDAMENTO.

41 REFORMA. DESINFESTAÇÃO (inclusive para jardins) 041.31 VENDA (inclusive leilão) 042. DOAÇÃO.12 ALUGUEL 049.11 COMPRA (inclusive compra por importação) 049.2 042.4 OBRAS 049.21 PARA OUTROS IMÓVEIS 042.IR PARA SUMÁRIO 041.1 042.12 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA 042. 043 BENS SEMOVENTES Esta classificação poderá ser ampliada de acordo com a necessidade. TOMBAMENTO 042.3 ALIENAÇÃO (inclusive licitações) 042.22 DENTRO DO MESMO IMÓVEL 042. AQUISIÇÃO (inclusive licitações) 042.1 042.51 MANUTENÇÃO DE ELEVADORES 041. TRANSFERÊNCIA 049. TRANSFERÊNCIA 049. regulamentações. PERMUTA. especial e extraordinário.59 OUTROS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO 042 042. AUDITORIA ORÇAMENTO PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA 051. 049. REPARO 050. RECUPERAÇÃO.32 CESSÃO. LIMPEZA. controle de entrega e devolução de chaves.53 MANUTENÇÃO DE SUBESTAÇÕES E GERADORES 041.12 SEGUROS (inclusive de veículos) 049.912 AUTORIZAÇÃO PARA USO FORA DO HORÁRIO DE EXPEDIENTE 051. inspeções periódicas.54 LIMPEZA. MULTAS 051 042.13 PREVENÇÃO DE INCÊNDIO Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal.911 REQUISIÇÃO 051. extravio. instalação e manutenção de extintores. 044 INVENTÁRIO (inclusive Relatório de Movimentação de Bens Imóveis – BI) 049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO 051.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VEÍCULOS 051.13 042. 049.11 SERVIÇOS DE VIGILÂNCIA 041.5 SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO (inclusive licitações) 041. projetos e relatórios.13 CESSÃO. Quanto ao controle de uso de veículos.14 SINISTRO Incluem-se arrombamento. LICENCIAMENTO. pelo órgão ou por terceiros.3 050 042. planos. constituição de brigadas de incêndio.14 CRÉDITOS ADICIONAIS Incluem-se documentos referentes aos créditos suplementar.15 CONTROLE DE PORTARIA Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e saída de pessoas. DOAÇÃO. MANUTENÇÃO. diretrizes. materiais e veículos.913 ESTACIONAMENTO. e registro de ocorrências. incêndio e roubo.91 CONTROLE DE USO DE VEÍCULOS MUDANÇAS USO DE DEPENDÊNCIAS Incluem-se documentos referentes à utilização de auditório e demais dependências do imóvel. desaparecimento. PERMUTA. estudos e/ou decisões de caráter geral.5 ACIDENTES. ORÇAMENTO E FINANÇAS Incluem-se normas. IMUNIZAÇÃO.1 VEÍCULOS Sugere-se abrir uma pasta para cada veículo. 041.4 ABASTECIMENTO.42 CONSTRUÇÃO 049. RESTAURAÇÃO 049. EMPLACAMENTO. 051.2 CADASTRO. INFRAÇÕES. GARAGEM QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD) Incluem-se documentos referentes às metas e destinação de recursos e receitas por fontes.2 16 EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA 17 Manual de Gestão de Documentos 55 .52 MANUTENÇÃO DE AR CONDICIONADO 041.91. permissão para entrada e permanência fora do horário de expediente. ver 042.1 GUARDA E SEGURANÇA 041. procedimentos.11 PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA 042.

IR PARA SUMÁRIO DESCENTRALIZAÇÃO DE RECURSOS (DISTRIBUIÇÃO ORÇAMENTÁRIA) Incluem-se documentos referentes às transferências. FLUXO 19 . permuta e venda.23 PLANO OPERATIVO. INDEXAÇÃO 062. folhetos e audiovisuais) NORMAS E MANUAIS Incluem-se estudos e textos referentes à elaboração de metodologias e procedimentos técnicos adotados para o tratamento da documentação bibliográfica. subvenções. DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos referentes à doação. 062. Incluem-se documentos referentes a avaliação da gestão dos responsáveis por unidades jurisdicionadas da administração pública federal direta e indireta. C e D (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas) 056 BALANÇOS.13 PERMUTA Quanto à permuta da produção editorial do órgão. ver 062.5 INVENTÁRIO 063 063. DESPESA Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO 061 051.21 052 052. bem como adiantamentos.01 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA (livros. periódicos. multas. bibliografias. empréstimos e intercâmbio entre bibliotecas. 052.2 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO. PROMOÇÃO. 062.1 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Universidade de Brasília 18 AQUISIÇÃO (no Brasil e no exterior) DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA: GESTÃO DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS NORMAS E MANUAIS Incluem-se estudos e orientações referentes à elaboração de documentos.13. 053 FUNDOS ESPECIAIS 062. metodologias e procedimentos técnicos. PRESTAÇÃO DE CONTAS (inclusive parecer de aprovação das contas).01 PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA 055.22 56 FINANÇAS RECEITA Incluem-se documentos referentes aos créditos do Tesouro Nacional (cota. incentivos fiscais e investimentos. 059 059. provisão. ver 061.1 054 ESTÍMULOS FINANCEIROS E CREDITÍCIOS Incluem-se documentos referentes aos subsídios. estornos e subvenções.4 REFERÊNCIA E CIRCULAÇÃO Incluem-se documentos referentes às consultas. 062. 061. copidesque e revisão de textos. PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS.12 DOAÇÃO OPERAÇÕES BANCÁRIAS 062. CLASSIFICAÇÃO. taxas cobradas por serviços. 062 062. repasse e sub-repasse). emolumentos e outras rendas arrecadadas. PROGRAMAÇÃO VISUAL Incluem-se documentos referentes à composição.01 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS) 063. classificar no assunto específico. DIAGNÓSTICO. BALANCETES 057 TOMADA DE CONTAS. LEVANTAMENTO.21 052.11 COMPRA (inclusive assinaturas de periódicos) 062.3 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS EM OUTROS PERIÓDICOS 051. PRODUÇÃO EDITORIAL (inclusive edição ou coedição de publicações em geral produzidas pelo órgão em qualquer suporte) 061. TOMADA DE CONTAS ESPECIAL.1 PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO 052. destaques. Quanto à prestação de contas de despesas relativas a gastos com diárias e passagens. 055 055. DE PESSOAL E DE SERVIÇO 051.2 REGISTRO Incluem-se documentos referentes à incorporação de livros e periódicos ao acervo.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL/DÍVIDA) 060.2 DISTRIBUIÇÃO. suprimento de fundos e restos a pagar.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital.3 CATALOGAÇÃO.2. fornecimento e manutenção de serviços. pesquisas bibliográficas.1 EDITORAÇÃO. Quanto à permuta de documentação bibliográfica. 060.1 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NO DIÁRIO OFICIAL 060.2 OUTRAS CONTAS: TIPO B.1 060 062.1 CONTA ÚNICA (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas) 055.

ver 032. REPARO SERVIÇO DE TELEX 064 DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA Esta classificação poderá ser subdividida quando houver necessidade.21 MANUAIS TÉCNICOS 067. listagens e editais de ciência de eliminação) 063. MANUTENÇÃO. estudos e/ou decisões de caráter geral.3 MALA OFICIAL 071. RECOLHIMENTO (inclusive guias e termos de transferência. REDES (inclusive licença e registro de uso e compra) 100 ENSINO SUPERIOR 110 NORMATIZAÇÃO.2 PROGRAMAS. 074.2 ARMAZENAMENTO.63 TRANSFERÊNCIA.3 RESTAURAÇÃO (inclusive encadernação) 079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 067 INFORMÁTICA 57 067. ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO 067. bibliográfico e museológico.2 LISTAS TELEFÔNICAS INTERNAS CONTAS TELEFÔNICAS 066 073. TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS 063. REPARO SERVIÇO TELEFÔNICO (inclusive autorização para ligações interurbanas). TRANSPORTE E ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA AGRUPADA – MALOTE 071.1 PLANOS E PROJETOS 091 AÇÕES JUDICIAIS 067. guias. Quanto à requisição de cópias eletrostáticas.1 074 INSTALAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO Incluem-se documentos referentes à concepção.62 ELIMINAÇÃO (inclusive termos. procedimentos.61 ANÁLISE. DEPÓSITOS 075 SERVIÇO DE TRANSMISSÃO DE DADOS. 065 REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS Incluem-se documentos referentes à reprodução. em qualquer suporte. MANUTENÇÃO. TRANSFERÊNCIA. VOZ E IMAGEM 066.9 OUTROS SERVIÇOS POSTAIS 072 072. organização funcionamento do ensino superior.1 063.4 CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO (inclusive códigos de classificação de documentos) 071. AVALIAÇÃO. de material arquivístico. 120 CURSOS DE GRADUAÇÃO (inclusive na modalidade a distância) 121 CONCEPÇÃO.12 INTERNACIONAL 063. HIGIENIZAÇÃO 074. FAC-SÍMILE (fax) 066. SELEÇÃO (inclusive tabelas de temporalidade) 063.REPARO CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 074. SISTEMAS.1 20 PROJETO PEDAGÓGICO DOS CURSOS Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e 21 Manual de Gestão de Documentos .1 DESINFESTAÇÃO.1 073 SERVIÇO DE RÁDIO INSTALAÇÃO.11 NACIONAL 071. e listagens descritivas do acervo) 070 COMUNICAÇÕES Incluem-se normas. regulamentações.22 MANUAIS DO USUÁRIO 067.51 063.3 066. diretrizes.6 CONSULTAS.5 POLÍTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS 071.3 069 ASSISTÊNCIA TÉCNICA OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 121. relações e termos de recolhimento. MANUTENÇÃO.2 SERVIÇOS DE COLETA.IR PARA SUMÁRIO 063. EMPRÉSTIMOS DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS 063.3 ASSISTÊNCIA TÉCNICA 063.1 INSTALAÇÃO. 071 SERVIÇO POSTAL SERVIÇOS DE ENTREGA EXPRESSA 071.2 PROTOCOLO: RECEPÇÃO.

125. controle de parentes de aplicadores de provas. CONVERSÃO DE CURSOS 125. documentos PLANEJAMENTO. que complementam os cursos de graduação e que sejam autorizadas pela instituição de ensino. OBTENÇÃO DE NOVO TÍTULO Incluem-se editais.2 REFORMULAÇÃO CURRICULAR Incluem-se documentos referentes às alterações. 125.1 58 125.3 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS: Incluem-se conteúdos programáticos. Incluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação. isoladas. inscrições. identificação digital. cancelamento de disciplinas e horários de aula. cronograma de atividades. editais. critérios de correção das provas e guia do vestibulando. 125.1 INGRESSO 125. os objetivos. aos relatórios de estatística e às respostas aos recursos.1 COLAÇÃO DE GRAU.3 122 aprendizagem dos cursos contendo a definição das características gerais do projeto. termo de abertura de envelope.2 AGENDA ACADÊMICA. gabaritos (cartões-resposta e cartões do avaliador). inclusive estágios curriculares. 125. inscrições extraviadas. Para as instituições em que a reformulação curricular estiver incluída no projeto pedagógico dos cursos. questionário socioeconômico. ementas das disciplinas e carga horária. 125. RENOVAÇÃO DE RECONHECIMENTO DESATIVAÇÃO DE CURSOS. 123 CALENDÁRIO ACADÊMICO Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário acadêmico. os fundamentos teórico-metodológicos. classificar no código 121. ata de coordenação. lista de formandos e exemplar do convite.113 CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS Incluem-se laudo dactiloscópico.11 AUTORIZAÇÃO.112 INSCRIÇÕES Incluem-se fichas de inscrição. dados cadastrais dos candidatos para o Departamento de Polícia Federal (DPF) e relatório de fraudadores. TERMO OU ATA DE COLAÇÃO DE GRAU Universidade de Brasília 22 PROCESSO DE SELEÇÃO (VESTIBULAR) Nas subdivisões desse descritor classificam-se referentes a cada etapa do processo de seleção. 123. listas de classificados e reclassificados. boletim informativo e estatística da relação candidato/vaga.1 VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO 125. ata de sala. mudanças.115 RECURSOS Incluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação. documentos referentes ao processo de seleção (provas e análise de currículos) e resultados. bem como o requerimento para colação de grau. PORTADOR DE DIPLOMA. o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.116 RESULTADOS Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do processo de seleção como listagens de apuração.1. GUIA DO ESTUDANTE. relação de candidatos ausentes. 122. RECONHECIMENTO. folhas de resposta e avaliação de habilidades específicas.2 121.12 REINGRESSO. ORIENTAÇÕES Incluem-se estudos. atribuição de disciplinas a docentes. 122. 125 CRIAÇÃO DE CURSO S.21 121. PLANEJAMENTO DE ATIVIDADE ACADÊMICA 123. ajustes e adaptações efetuadas nos currículos. 23 . solicitação de isenção de pagamento de taxa de inscrição. exemplares únicos das provas (cadernos de provas). bem como dos períodos letivos complementares. FORMATURA Incluem-se documentos referentes à organização da formatura e da solenidade de imposição ou colação de grau. resultado do Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM). propostas. declaração para o sistema de cotas. termo de compromisso. intermediários e dos cursos de férias e de verão. 122. optativas e eletivas. MANUAL DO ESTUDANTE 124 124. frequência do candidato.114 CORREÇÃO DE PROVAS Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos. aos relatórios de estatística e às respostas aos recursos.111 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR 122.31 OFERTA DE DISCIPLINAS Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas (obrigatórias. ADMISSÃO DE GRADUADO. GUIA DO CALOURO.32 ATIVIDADES COMPLEMENTARES Incluem-se documentos referentes ao planejamento das atividades internas e a definição das atividades externas. EXTINÇÃO DE CURSOS ESTRUTURA DO CURRÍCULO (grade matriz curricular) 122. confirmação ou correção de dados cadastrais. obrigatórios e supervisionados) e documentos referentes à alocação ou distribuição de encargos didáticos. programas.IR PARA SUMÁRIO 121.

3 PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA CONCLUSÃO DE CURSO AVALIAÇÃO ACADÊMICA 125. MATRÍCULA PARCIAL Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento de matrícula em uma ou mais disciplinas. ACEITE E SUBSTITUIÇÃODE ORIENTADOR E COORIENTADOR 125.242 TRANSFERÊNCIA VOLUNTÁRIA OU FACULTATIVA Incluem-se documentos referentes ao processo de seleção para ingresso extravestibular como definição de vagas. artigos científicos e relatórios. recondução e cancelamento de matrícula em disciplinas.252 JUBILAÇÃO 125.22 INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS.253 RECUSA DE MATRÍCULA 125. 125. mudança de curso e transferência interna como definição de vagas.IR PARA SUMÁRIO 125. transferência de polo. TOTAL DE CURSO. relação de conceitos e notas.31 PROVAS. OUTRAS FORMAS DE INGRESSO Ordenar por: aluno convênio rede pública.2 TRANFERÊNCIA 125. aluno especial. 125. bem como os documentos referentes à revisão. continuidade de estudos. solicitação e concessão de prêmios e de láurea ao aluno destaque. retificação das notas e segunda chamada.322 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO Incluem-se portarias de indicação das bancas examinadoras e as atas resultantes de sua atuação. RENDIMENTO E FREQUÊNCIA Incluem-se diários de classe. 125. EXAMES. INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR 125. 125.34 DISTINÇÃO ACADÊMICA E MÉRITO Incluem-se documentos referentes à indicação. mandado judicial. TRANSFERÊNCIA INTERNA Incluem-se documentos referentes aos processos de reopção de curso. publicação de editais.25 24 DESLIGAMENTO 125. controle e aplicação de provas.323 PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA ENTREGA E APRESENTAÇÃO 125.4 DISCIPLINA.32 TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO.251 ABANDONO DE CURSO 125. DIPENSA DE DICIPLINAS. DOCUMENTAÇÃO ACADÊMICA 125. correção.24 TRANCAMENTO 125. e revinculação. matrícula de cortesia readmissão. MATRÍCULA SEMESTRAL EM DISCIPLINA Incluem-se documentos referentes ao ordenamento. bem como a sua renovação. correção. 125. encomenda e correção de matrícula. refugiados políticos reintegração. MUDANÇA DE CURSO.241 125.131 125. resumo semestral. TRANSFERÊNCIA EX OFÍCCIO Incluem-se documentos referentes à transferência compulsória ou obrigatória em razão de legislação específica.33 REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO. solicitações especiais de matrícula e rematrícula.26 125. listas de frequência ou presença. 125. realizados pelos alunos durante o período letivo.19 125. reabertura. REOPÇÃO DE CURSO.41 HISTÓRICO ESCOLAR.321 INDICAÇÃO. REGISTROS Incluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento inicial do aluno para estabelecer sua vinculação à instituição e ao seu respectivo curso. publicação de editais.14 125. mapa de apuração de frequência e notas. REGISTROS ACADÊMICOS 125. controle e aplicação de provas. TRABALHOS Incluem-se provas.23 ISENÇÃO DE DISCIPLINAS. troca ou mudança de turma e turno.42 EMISSÃO DE DIPLOMA 25 Manual de Gestão de Documentos 59 . TRABALHO FINAL DE CURSO Incluem-se monografias.132 125. recursos e resultados. entre outros trabalhos elaborados na finalização dos cursos.21 MATRÍCULA. recursos e resultados. APROVEITAMENTO DE ESTUDOS 125. bem como a sua renovação. matrícula sem disciplina. 125. aluno visitante.13 125. exames e trabalhos (inclusive verificações suplementares). MATRÍCULA TOTAL Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento total de matrícula do curso.

classificar nas subdivisões dos códigos 220. conselhos profissionais e outros órgãos públicos. de óbito e de saúde física e mental.6 125. programas e projetos. 230 ou 240. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE MONITOR E ORIENTADOR 125. do CPF. certificado de conclusão do ensino médio. 125.612 INDICAÇÃO. bem como editais e resultados do processo de seleção. procurações. do comprovante de residência. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS.632 INDICAÇÃO.51 ALUNA GESTANTE 125. cópia do diploma de graduação. se for estrangeiro. 125.613 AVALIAÇÃO Incluem-se relatórios parciais e finais. INFECÇÕES E TRAUMATISMOS Universidade de Brasília 125.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS) Incluem-se documentos pessoais (cópias da identidade.IR PARA SUMÁRIO 60 125.64 125.423 APOSTILA Incluem-se documentos referentes ao apostilamento ao diploma de outra(s) habilitação(ões) que poderá ser feito em livros. acompanhamento e avaliação dos alunos nos estágios não obrigatórios como ficha de avaliação de desempenho. REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR 125. bem como editais e resultados do processo de seleção.425 VERIFICAÇÃO DE AUTENTICIDADE Incluem-se documentos referentes à solicitação de verificação de autenticidade de diploma pelo Departamento de Polícia Federal (DPF). da certidão de nascimento ou casamento. Para as solicitações de bolsas institucionais referentes à Pesquisa. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE BOLSISTA E ORIENTADOR 125. 125. folhas avulsas ou por meio de impressão eletrônica. nada consta da biblioteca. listas de inclusão e exclusão. folhas avulsas ou por meio de impressão eletrônica. classificar nas subdivisões dos códigos 320. confirmação de colação de grau.631 PROCESSO DE SELEÇÃO Incluem-se documentos referentes à divulgação. classificar nas subdivisões da Classe 500. inscrição. 125.424 RECONHECIMENTO E REVALIDAÇÃO Incluem-se documentos referentes à solicitação de reconhecimento e revalidação de diplomas expedidos por instituições de ensino superior no exterior. 125. PROGRAMAS DE INICIAÇÃO À DOCÊNCIA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às solicitações de bolsas individuais de monitorias.43 125.61 MONITORIAS Incluem-se estudos. As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados documentos pessoais e acadêmicos que poderão integrar ou não os assentamentos individuais. solicitações de atestados. entrevistas e resultados do processo de seleção.7 26 MONITORIAS. 330 ou 380. bem como controle de expedição de certificados. provas. além de fotografia do aluno) e documentação acadêmica (boletim semestral. histórico escolar. dos atestados de idoneidade moral. convênio cultural. do comprovante de quitação eleitoral. 125. do título de eleitor. 125. bem como o controle de expedição de declarações.62 ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento. guia de transferência. para os auxílios referentes à assistência estudantil. inscrição. integralização curricular ou lauda e registro das notas). provas. e do passaporte. FREQUÊNCIA DE MONITORES. nas instituições de apoio e fomento ao ensino e pesquisa.422 REGISTRO Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de registro do diploma que poderá ser feito em livros. entrevistas. 125. 125. MOBILIDADE ESTUDANTIL. termos de compromisso e de desligamento ou rescisão. 125.633 AVALIAÇÃO Incluem-se relatórios parciais e finais. 125. incentivo ou estímulo à docência. declaração de vaga e desistência de vaga ou curso. dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos. ESTAGIÁRIOS E BOLSISTAS MOBILIDADE ACADÊMICA. INTERCÂMBIO 27 .421 EXPEDIÇÃO Incluem-se documentos referentes à solicitação de expedição do diploma. relatórios. do certificado de quitação com o serviço militar.63 PROGRAMAS DE INICIAÇÃO À DOCÊNCIA Incluem-se estudos e propostas referentes aos programas de iniciação.611 PROCESSO DE SELEÇÃO Incluem-se documentos referentes à divulgação. propostas. 125.52 ALUNO PORTADOR DE AFECÇÕES. para as referentes à Extensão. quando da admissão de graduado. aos estágios não obrigatórios e aos Programas de iniciação à docência. requerimentos.

atribuição de disciplinas a docentes. cancelamento de disciplinas e horários de aula. mestrado profissionalizante. 134.1. documentos 134.1 OFERTA DE DISCIPLINAS Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas – obrigatórias.116 RESULTADOS Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do processo de seleção como listagens de apuração.21 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO. as áreas de concentração e as linhas de pesquisa. Para as instituições em que a reformulação curricular estiver incluída no projeto pedagógico dos cursos. 134 VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU 134. editais. optativas e eletivas.8 130 131 131. termo de compromisso e ata de sala.4 CREDENCIAMENTO PARA ORIENTAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao credenciamento de orientadores e coorientadores. frequência do candidato. 134. termo de abertura de envelope.112 INSCRIÇÕES Incluem-se fichas de inscrição e os documentos exigidos no edital para sua homologação. ORIENTAÇÕES Incluem-se estudos.3 PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADÊMICA Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário acadêmico.72 INTERNACIONAL Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos programas de mobilidade acadêmica ou estudantil e de convênios de intercâmbio entre instituições de ensino superior em âmbito internacional. o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação. RENOVAÇÃO DE RECONHECIMENTO DESATIVAÇÃO DE CURSOS. listas de classificados e reclassificados. classificar no código 131.2 REFORMULAÇÃO CURRICULAR (INCLUSIVE CRIAÇÃO DE NOVAS ÁREAS DE CONCENTRAÇÃO) Incluem-se documentos referentes às alterações. 134.115 RECURSOS Incluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação e às respostas aos recursos.3 132 132. 125.114 CORREÇÃO DE PROVAS Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos e folhas de resposta. 134. 134. AUTORIZAÇÃO. 132. 28 INGRESSO PROCESSO DE SELEÇÃO Nas subdivisões desse descritor classificam-se referentes a cada etapa do processo de seleção. os objetivos. ajustes e adaptações efetuadas nos currículos. exemplares únicos das provas.31 29 Manual de Gestão de Documentos 61 . inscrições extraviadas. propostas. ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU PROJETO PEDAGÓGICO DOS CURSOS Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem dos cursos contendo a definição das características gerais do projeto. doutorado e pósdoutorado. programas. internos e externos. 125. relação de candidatos ausentes. composição de bancas e critérios de correção das provas.111 PLANEJAMENTO. ementas das disciplinas e carga horária. CRIAÇÃO DE PROGRAMAS 131. RECONHECIMENTO. mudanças.1 134. inclusive Estágio Docência para alunos bolsistas da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) e Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) – e documentos referentes à alocação ou distribuição de encargos didáticos. ESTRUTURA DO CURRÍCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR) 132. PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR 132.IR PARA SUMÁRIO 125.1 131. EXTINÇÃO DE CURSOS 131. os fundamentos teórico-metodológicos.2 131.71 NACIONAL Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos programas de mobilidade acadêmica ou estudantil e de convênios de intercâmbio entre instituições de ensino superior em âmbito nacional. SUSPENSÃO E EXPULSÃO) CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTÂNCIA) Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos cursos de mestrado acadêmico. 133 CRIAÇÃO DE CURSOS.11 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS Incluem-se conteúdos programáticos.113 CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de realização das provas como controle de aplicação. CONCEPÇÃO.

2 62 REGISTROS ACADÊMICOS 134. exames e trabalhos.322 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO Incluem-se portarias de indicação das bancas examinadoras e as atas resultantes de sua atuação. REGISTRO Incluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento inicial do aluno para estabelecer sua vinculação à instituição e ao seu respectivo curso. bem como os documentos referentes à revisão. MATRÍCULA TOTAL Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento total de matrícula do curso. MATRÍCULA SEMESTRAL EM DISCIPLINAS Incluem-se documentos referentes à correção de matrícula. TRABALHOS Incluem-se provas.41 HISTÓRICO ESCOLAR. 134. folhas avulsas ou por meio de impressão eletrônica.12 TRANSFERÊNCIA Incluem-se documentos referentes às transferências voluntárias ou facultativas e ex officio.423 RECONHECIMENTO E REVALIDAÇÃO Incluem-se documentos referentes à solicitação de reconhecimento e revalidação de diplomas expedidos por instituições de ensino superior no exterior. resumo semestral. bem como a sua renovação. RENDIMENTO E FREQUÊNCIA Incluem-se diários de classe.IR PARA SUMÁRIO 134. solicitações especiais de matrícula. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR 134. recondução e cancelamento de matrícula em disciplinas e transferência de polo.32 AVALIAÇÃO ACADÊMICA PROVAS. 134. INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR 134.331 INDICAÇÃO. 134.421 EXPEDIÇÃO Incluem-se documentos referentes à solicitação de expedição do diploma. 31 .3 134. 134. reabertura.241 DISCIPLINA.253 RECUSA DE MATRÍCULA 134. DOCUMENTAÇÃO ACADÊMICA 134. 134.333 PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA A DEFESA 134. retificação das notas e segunda chamada. listas de frequência ou presença.42 EMISSÃO DE DIPLOMA 134.25 DESLIGAMENTO 134.323 PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA O EXAME DE QUALIFICAÇÃO 134.31 134. bem como a sua renovação. EXAME DE QUALIFICAÇÃO Universidade de Brasília 30 134. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR 134.13 MUDANÇA DE NÍVEL 134. 134.34 134.23 ISENÇÃO DE DISCIPLINAS.324 PROJETO DE QUALIFICAÇÃO Incluem-se projetos e outros trabalhos exigidos ou apresentados para o exame de qualificação no curso de pósgraduação stricto sensu.252 JUBILAÇÃO 134. MATRÍCULA PARCIAL Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento de matrícula em uma ou mais disciplinas. realizados pelos alunos durante o período letivo. 134.242 TOTAL DE CURSO. APROVEITAMENTO DE ESTUDOS 134.21 MATRÍCULA. relação de conceitos e notas. EXAMES.321 INDICAÇÃO. DISPENSA DE DISCIPLINAS. 134.33 DEFESA DE DISSERTAÇÃO E TESE 134.251 ABANDONO DE CURSO 134.4 REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO.24 TRANCAMENTO 134. 134. mapa de apuração de frequência e notas.332 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO Incluem-se portarias de indicação das bancas examinadoras e as atas resultantes de sua atuação.19 Outras formas de ingresso Ordenar por: aluno especial reintegração 134. 134.334 DISSERTAÇÃO E TESE 134.422 REGISTRO Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de registro do diploma que poderá ser feito em livros.22 INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS.

folha de rosto da dissertação ou tese. de curso e de disciplina. registro profissional.1 PROJETO PEDAGÓGICO DOS CURSOS Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem dos cursos. 134. propostas. solicitações de atestados. de óbito e de saúde física e mental. 134. trancamento de matrícula. infecções e traumatismos. provas. ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS) Incluem-se documentos pessoais (cópias da identidade. classificar nas subdivisões da Classe 500. bem como editais e resultados do processo de seleção.613 AVALIAÇÃO Incluem-se relatórios parciais e finais. 141 CONCEPÇÃO.2 CRIAÇÃO DE CURSOS 141. 134. classificar nas subdivisões dos códigos 320.6 MONITORIAS.62 ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento. 134. os fundamentos teórico-metodológicos. 32 134.63 FREQUÊNCIA DE MONITORES E ESTAGIÁRIOS 134. se for estrangeiro. histórico da graduação.71 NACIONAL Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos programas de mobilidade acadêmica ou estudantil e de convênios de intercâmbio entre instituições de ensino superior em âmbito nacional. As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e acadêmicos que poderão integrar ou não os assentamentos individuais. licença para afastamento temporário. INTERCÂMBIO 134. 134. do certificado de quitação com o serviço militar. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às solicitações de bolsas individuais de monitorias. classificar nas subdivisões dos códigos 220. nas instituições de apoio e fomento ao ensino e pesquisa. o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação. entrevistas. internos e externos. 330 ou 380. listas de inclusão e exclusão. de referência e de aceite do orientador. 134.43 VERIFICAÇÃO DE AUTENTICIDADE Incluem-se documentos referentes à solicitação de verificação de autenticidade de diploma pelo Departamento de Polícia Federal (DPF) ou por outros órgãos públicos. da certidão de nascimento ou casamento.5 REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR Incluem-se documentos referentes à aluna gestante e ao aluno portador de afecções. relatórios semestrais.IR PARA SUMÁRIO 134. para as referentes à Extensão. dos atestados de idoneidade moral. declaração do vínculo empregatício.612 INDICAÇÃO. solicitação de defesa de dissertação ou tese. dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos. acompanhamento e avaliação dos alunos nos estágios não obrigatórios como ficha de avaliação de desempenho. além de fotografia do aluno e curriculum vitae) e documentação acadêmica (atas do exame de qualificação e do exame de defesa de dissertação ou tese. relatórios. 142 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR 33 Manual de Gestão de Documentos 63 . do comprovante de quitação eleitoral. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE MONITOR E ORIENTADOR 134. nada consta da biblioteca. 134. do comprovante de residência. bem como controle de expedição de certificados.7 MOBILIDADE ACADÊMICA.8 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO. MOBILIDADE ESTUDANTIL. procurações. programas e projetos. e do passaporte.72 INTERNACIONAL Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos programas de mobilidade acadêmica ou estudantil e de convênios de intercâmbio entre instituições de ensino superior em âmbito internacional. SUSPENSÃO E EXPULSÃO) 140 CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTÂNCIA) Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos cursos de especialização.611 MONITORIAS Incluem-se estudos.61 134. requerimentos e registro das notas). e aos estágios não obrigatórios. plano de estudo ou matrícula semestral nas disciplinas a cursar com o aval do orientador. para os auxílios referentes à assistência estudantil. contendo a definição das características gerais do projeto. formulário de inscrição no curso. projeto de pesquisa. termos de compromisso e de desligamento ou rescisão.3 CREDENCIAMENTO PARA ORIENTAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao credenciamento de orientadores e coorientadores. 141.424 134. do título de eleitor. inscrição. cópia do diploma de graduação. ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU 141. PROCESSO DE SELEÇÃO Incluem-se documentos referentes à divulgação. pedido do exame de qualificação. 230 ou 240. do CPF. os objetivos. de residência médica e dos designados como Master of Business Administration (MBA). Para as solicitações de bolsas institucionais referentes à Pesquisa. cartas de confirmação de matrícula.

35 . frequência do candidato.252 JUBILAÇÃO 144. 144. 143 PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADÊMICA Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário acadêmico.19 144. exemplares únicos das provas. EXAMES.24 TRANCAMENTO 144.253 RECUSA DE MATRÍCULA 144. relação de candidatos ausentes.112 INSCRIÇÕES Incluem-se fichas de inscrição e os documentos exigidos no edital para sua homologação. inscrições extraviadas.115 RECURSOS Incluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação e às respostas aos recursos. 144. Para as instituições em que a reformulação curricular estiver incluída no projeto pedagógico dos cursos. 144.31 AVALIAÇÃO ACADÊMICA PROVAS. termo de abertura de envelope.3 142. DISPENSA DE DISCIPLINAS. documentos 144. 144. solicitações especiais de matrícula. reabertura.23 ISENÇÃO DE DISCIPLINAS.22 INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS. realizados pelos alunos durante o período letivo.251 ABANDONO DE CURSO 144. MATRÍCULA TOTAL Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento total de matrícula do curso. REGISTRO Incluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento inicial do aluno para estabelecer sua vinculação à instituição e ao seu respectivo curso. TRABALHOS Incluem-se provas.25 DESLIGAMENTO 144.IR PARA SUMÁRIO 142. bem como a sua renovação.113 CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de realização das provas como controle de aplicação. composição de bancas e critérios de correção das provas. propostas. APROVEITAMENTO DE ESTUDOS 144. termo de compromisso e ata de sala.2 REFORMULAÇÃO CURRICULAR Incluem-se documentos referentes às alterações. 144.31 OFERTA DE DISCIPLINAS Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas e documentos referentes à alocação ou distribuição de encargos didáticos. programas. exames e trabalhos.3 144.114 CORREÇÃO DE PROVAS Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos e folhas de resposta. 144.2 OUTRAS FORMAS DE INGRESSO Ordenar por: aluno especial reintegração REGISTROS ACADÊMICOS 144. 144 VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU 144. bem como a sua renovação. retificação das notas e segunda chamada. classificar no código 141. atribuição de disciplinas a docentes. bem como os documentos referentes à revisão.11 INGRESSO PROCESSO DE SELEÇÃO Nas subdivisões desse descritor classificam-se referentes a cada etapa do processo de seleção. mudanças. MATRÍCULA PARCIAL Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento de matrícula em uma ou mais disciplinas. 144.21 MATRÍCULA. ajustes e adaptações efetuadas nos currículos. recondução e cancelamento de matrícula em disciplinas e transferência de polo. listas de classificados e reclassificados.1 ESTRUTURA DO CURRÍCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR) 142. 142. MATRÍCULA EM DISCIPLINAS Incluem-se documentos referentes à correção de matrícula.242 TOTAL DE CURSO.116 RESULTADOS Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do processo de seleção como listagens de apuração. editais. 144.111 PLANEJAMENTO. cancelamento de disciplinas e horários de aula. 144. 144.241 DISCIPLINA. Universidade de Brasília 34 144. ementas das disciplinas e carga horária.1 64 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS Incluem-se conteúdos programáticos.1. ORIENTAÇÕES Incluem-se estudos.

144. e do 36 MONITORIAS Incluem-se estudos. relatórios. para os auxílios referentes à assistência estudantil. listas de inclusão e exclusão. Para as solicitações de bolsas institucionais referentes à Pesquisa. do comprovante de quitação eleitoral. SUSPENSÃO E EXPULSÃO) OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO ENSINO SUPERIOR A classificação de documentos nesta subclasse só deverá ocorrer após apreciação e aprovação pelo Arquivo Nacional. de saúde física e mental.33 144. 144.6 MONITORIAS.613 AVALIAÇÃO Incluem-se relatórios parciais e finais.422 REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR Incluem-se documentos referentes à aluna gestante e ao aluno portador de afecções. artigos científicos e relatórios.424 VERIFICAÇÃO DE AUTENTICIDADE Incluem-se documentos referentes à solicitação de verificação de autenticidade do certificado pelo Departamento de Polícia Federal (DPF) ou por outros órgãos públicos. se for estrangeiro. 37 Manual de Gestão de Documentos 65 . classificar nas subdivisões dos códigos 220. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE MONITOR E ORIENTADOR 144. TRABALHO FINAL DE CURSO Incluem-se monografias. provas. 330 ou 380. 144. do comprovante de residência.421 passaporte.4 REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO. histórico escolar e registro profissional. nada consta da biblioteca. de óbito.43 144. do título de eleitor. da certidão de nascimento ou casamento.323 PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA ENTREGA E APRESENTAÇÃO 144. 144. do CPF. inscrição.61 EXPEDIÇÃO Incluem-se documentos referentes à solicitação de expedição do certificado. classificar nas subdivisões dos códigos 320. bem como controle de expedição de certificados. 144. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às solicitações de bolsas individuais de monitorias. entre outros trabalhos elaborados na finalização dos cursos. solicitações de atestados. infecções e traumatismos. propostas.423 RECONHECIMENTO E REVALIDAÇÃO Incluem-se documentos referentes à solicitação de reconhecimento e revalidação de certificados expedidos por instituições de ensino superior no exterior.5 DOCUMENTAÇÃO ACADÊMICA 144. requerimentos e registro das notas). do certificado de quitação com o serviço militar. folhas avulsas ou por meio de impressão eletrônica. dos atestados de idoneidade moral. RENDIMENTO E FREQUÊNCIA Incluem-se diários de classe.32 TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO. nas instituições de apoio e fomento ao ensino e pesquisa.42 EMISSÃO DE CERTIFICADO 144. termos de compromisso e de desligamento ou rescisão. procurações.IR PARA SUMÁRIO 144. 144. ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS) Incluem-se documentos pessoais (cópias da identidade. entrevistas.612 INDICAÇÃO. 144.611 PROCESSO DE SELEÇÃO Incluem-se documentos referentes à divulgação. para as referentes à Extensão.322 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO Incluem-se portarias de indicação das bancas examinadoras e as atas resultantes de sua atuação. 144. 144. INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR 144. listas de frequência ou presença. bem como editais e resultados do processo de seleção. classificar nas subdivisões da Classe 500. 230 ou 240. dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos. e aos estágios não obrigatórios. 144. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR 144. mapa de apuração de frequência e notas. programas e projetos. acompanhamento e avaliação dos alunos nos estágios não obrigatórios como ficha de avaliação de desempenho. HISTÓRICO ESCOLAR. As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e acadêmicos que poderão integrar ou não os assentamentos individuais.321 INDICAÇÃO.7 190 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO.63 FREQUÊNCIA DE MONITORES E ESTAGIÁRIOS 144.62 ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento. além de fotografia do aluno e do curriculum vitae) e documentação acadêmica (diploma da graduação.41 144. REGISTRO Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de registro do certificado que poderá ser feito em livros. relação de conceitos e notas. 144.

2 CELEBRAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS Incluem-se documentos referentes à efetivação do contrato de transferência de tecnologia. aos pareceres das instâncias competentes. preenchimento de formulários próprios e apresentação de documentação comprobatória e descritiva do produto. proteção e divulgação da propriedade intelectual produzida na instituição. bem como parcerias com outros órgãos de fomento.6 e 144. franquia com a instituição. 251 REGISTRO DA PROPRIEDADE INTELECTUAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à solicitação. às atividades de transferência e de inovação tecnológica e às atividades de empreendedorismo. 252. organização FREQUÊNCIA DE BOLSISTAS Incluem-se atestados de frequência.1 DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÃO TECNOLÓGICA INFORMAÇÃO TECNOLÓGICA INSTITUCIONAL Incluem-se documentos referentes aos depósitos. 241 PROCESSO DE SELEÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição do projeto pelo orientador. Para as solicitações de bolsa de ensino de graduação. pós-graduação stricto sensu e lato sensu. averbação junto ao Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI). Para as solicitações de bolsa de ensino de graduação. bem como os documentos referentes ao cancelamento. para elaboração de patentes de invenção. 232 AVALIAÇÃO. 252 TRANSFERÊNCIA DE TECNOLOGIA 252. respectivamente. REGULAMENTAÇÃO Incluem-se documentos referentes à desenvolvimento das ações de pesquisa. 244 AVALIAÇÃO DE BOLSISTAS Incluem-se documentos referentes à produção científica do bolsista.6.2 APRESENTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO Incluem-se documentos referentes à pesquisa prévia. respectivamente.63 e nas subdivisões dos códigos 134. aquisição de conhecimento. os planos de orientação.6 e 144. classificar no código 125.6. controle da expedição de certificados ou declarações de participação dos bolsistas nos programas de iniciação científica. 253 253. consultorias e orientações em geral. para a realização de atividades conjuntas de pesquisa científica e tecnológica. registro. 240 INICIAÇÃO CIENTÍFICA Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes aos programas de bolsas de iniciação científica.6 e 144. 230 PROJETOS DE PESQUISA Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes aos projetos de pesquisa institucionais. 231 PROPOSIÇÃO Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta. pósgraduação stricto sensu e lato sensu. Universidade de Brasília 243 38 251. suspensão. 220 PROGRAMAS DE PESQUISA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos programas de pesquisa institucionais. Para as solicitações de bolsa de ensino de graduação. com o apoio do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) e de instituições de pesquisa estaduais. ao registro e à aprovação do programa de pesquisa.1 APOIO À REDAÇÃO DE PATENTES Incluem-se documentos referentes à realização de cursos. classificar no código 125. e PROPOSIÇÃO Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta. ao registro e à aprovação do projeto de pesquisa. 252. 222 AVALIAÇÃO.63 e nas subdivisões dos códigos 134. licenciamento.3 PARCERIAS PARA EXPLORAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE INOVAÇÃO TECNOLÓGICA Incluem-se documentos referentes à formação de alianças e parcerias institucionais com instituições públicas ou privadas. respectivamente. softwares. 250 TRANSFERÊNCIA E INOVAÇÃO TECNOLÓGICA Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes à gestão do conhecimento científico produzido na instituição como apoio à solicitação de pedidos de patentes. registros de patentes 39 . indicações geográficas e cultivares. metodologia de acompanhamento e de avaliação.IR PARA SUMÁRIO 200 PESQUISA 210 NORMATIZAÇÃO.6.63 e nas subdivisões dos códigos 134. desenhos industriais. depósito. bem como os propostos por pesquisadores colaboradores e apoiados pela instituição. bem como o julgamento e comunicação do resultado.1 INFORMAÇÕES TÉCNICAS Incluem-se documentos referentes às solicitações de informações. 221 66 concepção. 251. à disseminação da cultura de propriedade intelectual. RESULTADOS Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução do projeto. na criação ou desenvolvimento de processo ou produto inovador como apoio à elaboração de projetos e a celebração de convênios. RESULTADOS Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução do programa. marcas. classificar no código 125. sobre produtos e serviços disponíveis. pós-graduação stricto sensu e lato sensu. relativas ao processo de transferência de tecnologia. 242 CADASTRAMENTO DE BOLSISTAS Incluem-se os termos de compromisso do orientador e do bolsista. substituição e reativação de bolsistas. acompanhamento do depósito de pedido de registro até a emissão da carta-patente ou registro do produto.

convocações. 260 ÉTICA EM PESQUISA 261 PESQUISA EM SERES HUMANOS 261. pautas. plano de negócios. tecnologias disponíveis para indústria. projetos detalhados e planos de negócios.2 AVALIAÇÃO DA TRANSFERÊNCIA E INOVAÇÃO TECNOLÓGICA Incluem-se diagnósticos. REGULAMENTAÇÃO Incluem-se documentos referentes à desenvolvimento das ações de extensão. certificados. pareceres e relatórios. certificados. notas técnicas.2 IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA REGISTRO DA PESQUISA Incluem-se documentos referentes à solicitação de registro da pesquisa como projeto e protocolo. REGISTRO DA PESQUISA Incluem-se documentos referentes à solicitação de registro da pesquisa como projeto e protocolo. equipe e orçamento do projeto.1 COMISSÃO DE ÉTICA Incluem-se documentos referentes à criação e atuação da comissão como normas. 253. pré-projetos. aos pareceres das instâncias competentes. regulamentos.2 COMITÊ DE ÉTICA Incluem-se documentos referentes à criação e atuação do comitê como normas. requeridas pelo programa de incubadora.1 PROSPECÇÃO DE PROJETOS Incluem-se documentos referentes à identificação. identificação de oportunidades de financiamento. documentação do empreendedor. nas subdivisões dos códigos 134. CAPACITAÇÃO DE EMPREENDEDORES Incluem-se documentos referentes ao apoio técnico no desenvolvimento do programa de incubadora como cursos. curriculum vitae do(s) pesquisador(es).23 254. estudos e relatórios de avaliação desenvolvimento das atividades. tecnologias licenciadas.2 254. assim como os documentos referentes à utilização de animais em aulas práticas.22 254.24 PROGRAMAS DE INCUBADORA DE EMPRESAS PROCESSO DE SELEÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição do projeto como editais. pós-graduação stricto sensu e lato sensu. orientação. 321 PROPOSIÇÃO Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta. desenvolvimento e lançamento de novos produtos ou processos da instituição. 254. pesquisa e ensino. laboratoriais e de manutenção e destino final do animal. regulamentos. 263. deliberações. workshops. clareza de diretrizes e orientação para um objetivo comum e execução a médio e longo prazo. atas.IR PARA SUMÁRIO nacionais e internacionais. convocações. ao registro e à aprovação do programa de extensão. convocações. pautas. assessoria capacitada e apoio na busca de recursos financeiros de projetos tecnológicos inovadores com potencial de mercado. AVALIAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de informações. organização e 41 Manual de Gestão de Documentos 67 .6. atas. parecer de liberação e relatório de conclusão dos experimentos realizados. 320 PROGRAMAS DE EXTENSÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao conjunto articulado de ações de extensão. roteiro para verificação dos documentos e informações necessárias à análise do projeto. assessorias e confecção de protótipos. informações sobre pesquisas. pedidos de marcas.2 REGISTRO DA PESQUISA Incluem-se documentos referentes à solicitação de registro da pesquisa como projeto. Para as solicitações de bolsas de ensino de graduação.1 COMISSÃO INTERNA DE BIOSSEGURANÇA Incluem-se documentos referentes à criação e atuação da comissão como normas. entrevistas. parecer de liberação e relatório de conclusão dos experimentos realizados. pareceres e relatórios. respectivamente. detalhamento dos procedimentos experimentais. para viabilizar o acompanhamento da evolução da empresa e orientar os serviços a serem oferecidos aos participantes do programa. notas técnicas. integração à comunidade universitária.63. curriculum vitae do(s) pesquisador(es). seminários em gestão. 262 PESQUISA EM ANIMAIS e 262. Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE). tendo caráter orgânico-institucional. realizada. consultorias. classificar no código 125. 254 254.21 254. pareceres e relatórios.1 261. 290 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESQUISA A classificação de documentos nesta subclasse só deverá ocorrer após apreciação e aprovação pelo Arquivo Nacional.6 e 144. ADMISSÃO Incluem-se documentos referentes à admissão da empresa ao programa de incubadora como manual de operação. atas. da empresa e o contrato. 300 EXTENSÃO 310 NORMATIZAÇÃO. pautas. regulamentos. orçamento detalhado do projeto. certificados. deliberações. concepção. regimento. 262. concordância da instituição onde a pesquisa será 40 263 BIOSSEGURANÇA 263. deliberações. cronogramas. notas técnicas. parecer de liberação e relatório de conclusão dos experimentos realizados.

372 AVALIAÇÃO. metodologia. RESULTADOS Incluem-se relatórios parciais e finais resultantes da execução dos cursos. 352 DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos de caráter promocional como folders. cartazes. 331 PROPOSIÇÃO Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta. pareceres de aprovação e autorização dos órgãos competentes. 340 CURSOS DE EXTENSÃO 341 PROPOSIÇÃO Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta. folhetos e anúncios. objetivos. equipe de trabalho. cultural científico ou tecnológico.6. por meio de assessorias e consultorias. registro do evento de extensão. classificar no código 125. 350 EVENTOS DE EXTENSÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às atividades de curta duração como seminários. objetivos. cronograma. 361 PROPOSIÇÃO Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta. olimpíadas. apostilas dos cursos de extensão. objetivos. pareceres de aprovação e autorização dos órgãos competentes e registro do projeto de extensão. equipe de trabalho. Para as solicitações de bolsa de ensino de graduação. justificativa. justificativa. regulamentos dos eventos. justificativa. RESULTADOS Incluem-se relatórios parciais e finais resultantes da produção acadêmica. equipe de trabalho. 346 AVALIAÇÃO. objetivos. espetáculos. Para as solicitações de bolsa de 43 .IR PARA SUMÁRIO 322 AVALIAÇÃO. equipe de trabalho. com objetivo específico e prazo determinado. 362 AVALIAÇÃO. 330 PROJETOS DE EXTENSÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes os projetos de extensão. metodologia.6 e 144. social. 356 AVALIAÇÃO. quando for o caso. objetivos. 355 EMISSÃO DE CERTIFICADO Incluem-se documentos referentes à expedição. exposições. folhetos e anúncios. respectivamente. registro. número de vagas. 343 INSCRIÇÃO 344 FREQUÊNCIA 345 EMISSÃO DE CERTIFICADO Incluem-se documentos referentes à expedição. metodologia. jogos e competições esportivas. festivais ou equivalentes que contribuem para a disseminação do conhecimento gerado pelas ações de extensão. carga horária. semanas. pareceres de aprovação e autorização dos órgãos competentes. carga horária e número de vagas. critérios de seleção e avaliação dos alunos. bem como o termo de responsabilidade dos alunos menores de idade e ficha de treinamento dos atletas. orçamentos. registro e controle da entrega do certificado. 353 INSCRIÇÃO 354 FREQUÊNCIA Incluem-se documentos referentes à frequência de participante. congressos. 380 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE EXTENSÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a cada etapa do desenvolvimento do programa. regulamento do curso. orçamentos. justificativa. RESULTADOS Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução do programa. 351 PROPOSIÇÃO Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta. RESULTADOS Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução do evento. pósgraduação stricto sensu e lato sensu. RESULTADOS Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução do projeto. cronograma. orçamentos.63 e nas subdivisões dos códigos 134. científica ou tecnológica. jornais. jornais. Universidade de Brasília 42 cronograma. 332 AVALIAÇÃO. cronograma. cartazes. planejamento e programação. registro e controle da entrega do certificado. 68 342 DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos de caráter promocional como folders. metodologia. RESULTADOS Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução da prestação do serviço. cronograma. justificativa. equipe de trabalho. pareceres de aprovação. com ação processual e contínua de caráter educativo. 371 PROPOSIÇÃO Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta. metodologia. estrutura curricular. fóruns. 370 DIFUSÃO E DIVULGAÇÃO DA PRODUÇÃO ACADÊMICA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às publicações e aos produtos acadêmicos decorrentes das ações de extensão para difusão e divulgação cultural. orçamentos. registro da produção acadêmica. pesquisas encomendadas e atividades contratadas e financiadas por comunidade ou empresa. orçamentos. pareceres de aprovação e autorização dos órgãos competentes. 360 PRESTAÇÃO DE SERVIÇO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às atividades de transferência à comunidade do conhecimento gerado. autorização dos órgãos competentes e registro da prestação de serviço.

390 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À EXTENSÃO A classificação de documentos nesta subclasse só deverá ocorrer após apreciação e aprovação pelo Arquivo Nacional. MORADIA UNIVERSITÁRIA PUBLICAÇÃO. em consonância com as especificidades de cada uma das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). ADMISSÃO. RESULTADOS Incluem-se relatórios parciais e finais resultantes da execução dos programas de bolsa de extensão. relacionadas à assistência estudantil e ao desenvolvimento de atividades de ensino.2 523 organização e 523.3 500 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL AVALIAÇÃO Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos.1 PUBLICAÇÃO.3 AVALIAÇÃO Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos. RENOVAÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição. ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato. MORADIA ESTUDANTIL. 522. 381 PROCESSO DE SELEÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição do projeto pelo coordenador. RENOVAÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição. ADMISSÃO. fotografia do aluno. à divulgação das vagas e dos critérios de seleção. declaração com visto da coordenação do curso. DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de transporte (editais). INSCRIÇÃO. bem como o julgamento e comunicação do resultado. INSCRIÇÃO. desenvolvimento das ações de assistência estudantil. termo de compromisso ou de ocupação e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício. termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício. os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais. 523. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição. DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de assistência à saúde física e mental (editais). SELEÇÃO. SELEÇÃO. 520 PROGRAMAS. SELEÇÃO. o estabelecimento de indicadores. termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício. à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.3 522 AVALIAÇÃO Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos. declaração com visto da coordenação do curso. comprovante de vínculo (matrícula). ao estabelecimento de 45 Manual de Gestão de Documentos 69 . 521. declaração com visto da coordenação do curso.2 INSCRIÇÃO. controle da expedição de certificados ou declarações de participação dos bolsistas nos programas de bolsas de extensão. os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais. bem como os documentos referentes à substituição de bolsistas. 523. pós-graduação stricto sensu e lato sensu. 383 FREQUÊNCIA DE BOLSISTAS Incluem-se atestados de frequência. DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de alimentação (editais).1 PUBLICAÇÃO. respectivamente. ALIMENTAÇÃO 382 INSCRIÇÃO E SELEÇÃO DE BOLSISTAS Incluem-se os termos de compromisso do coordenador e dos bolsistas.2 INSCRIÇÃO. comprovante de vínculo (matrícula). 510 NORMATIZAÇÃO.1 PUBLICAÇÃO. fotografia do aluno. SELEÇÃO. ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato.6. 521 521. 524.63 e nas subdivisões dos códigos 134. classificar no código 125. à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.IR PARA SUMÁRIO ensino de graduação. pesquisa e extensão. ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato. DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de moradia estudantil (editais). 522. RENOVAÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição.1 521. CONVÊNIOS E PROJETOS DE CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS E AUXÍLIOS AOS ALUNOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às atividades desenvolvidas em decorrência dos programas. à divulgação das vagas e dos critérios de seleção. o estabelecimento de indicadores.6 e 144. 44 TRANSPORTE 524 ASSISTÊNCIA À SAÚDE FÍSICA E MENTAL (INCLUSIVE REDE CONVENIADA) 524. fotografia do aluno. os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais. comprovante de vínculo (matrícula). 522. metodologia de acompanhamento e de avaliação.2 384 AVALIAÇÃO. o estabelecimento de indicadores. convênios e projetos de concessão de benefícios e auxílios de acordo com o Programa Nacional de Assistência Estudantil (PNAES). REGULAMENTAÇÃO Incluem-se documentos referentes à concepção. os planos de trabalho. bem como aqueles referentes às ações de concepção mais ampla. ADMISSÃO.

Transtorno de Asperger (transtorno invasivo de desenvolvimento). DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa cultural e esportivo (editais). os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais. ADMISSÃO.IR PARA SUMÁRIO níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato.3 526 526. à divulgação das vagas e dos critérios de seleção. 527. ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato. DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de apoio pedagógico (editais). SELEÇÃO. declaração com visto da coordenação do curso. 524. ADMISSÃO.2 INSCRIÇÃO.3 AVALIAÇÃO Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos. ESPORTE 526. declaração com visto da coordenação do curso. RENOVAÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição. declaração com visto da coordenação do curso. fotografia do aluno. os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais. deficiência visual (cegos ou com baixa visão). o estabelecimento de indicadores. o estabelecimento de indicadores. RENOVAÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição. INCLUSÃO SÓCIO-EDUCACIONAL E DIGITAL PUBLICAÇÃO. comprovante de vínculo (matrícula). termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício e encaminhamento para atendimento médico. altas habilidades e superdotado. 529. CONVÊNIOS E PROJETOS DE CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS E AUXÍLIOS AOS ALUNOS. 528 PUBLICAÇÃO. 527. SELEÇÃO. os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais. 529. à divulgação das vagas e dos critérios de seleção. SELEÇÃO. à divulgação das vagas e dos critérios de seleção. DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de creche (editais).1 AVALIAÇÃO Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes da assistência médica prestada pela própria instituição e pela rede conveniada como os laudos técnicos.1 ATENDIMENTO AOS PORTADORES DE NECESSIDADES ESPECIAIS Incluem-se documentos referentes aos programas. comprovante de vínculo (matrícula). ADMISSÃO.2 INSCRIÇÃO. AVALIAÇÃO Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos. INSCRIÇÃO. ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato. deficiência auditiva. os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais. CULTURA. fotografia do aluno. RENOVAÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição. dislexia (transtorno de aprendizagem). termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício. fotografia do aluno. 526. o estabelecimento de indicadores. ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato.1 529 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PROGRAMAS. convênios e projetos elaborados e desenvolvidos para o fornecimento de condições básicas para o atendimento aos portadores de necessidades especiais como deficiência motora. comprovante de vínculo (matrícula).1 525. à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.3 AVALIAÇÃO Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos. ADMISSÃO. 528. o estabelecimento de indicadores. fotografia do aluno. o estabelecimento de indicadores. RENOVAÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição.1 PUBLICAÇÃO.3 525 525. declaração com visto da coordenação do curso. DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de inclusão socioeducacional e digital (editais).2 70 525. transtorno do déficit de atenção e hiperatividade. CRECHE Universidade de Brasília 46 47 .3 AVALIAÇÃO Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes dos programas como os laudos técnicos. os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais. APOIO PEDAGÓGICO 528. termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício. INSCRIÇÃO. comprovante de vínculo (matrícula). declaração com visto da coordenação do curso. 528. termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício. PUBLICAÇÃO. comprovante de vínculo (matrícula).2 527 527. SELEÇÃO. ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato.2 AUXÍLIO PARA PARTICIPAÇÃO E REALIZAÇÃO DE EVENTOS Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de ajuda de custo para a participação e realização de eventos. termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício. fotografia do aluno.

SUGESTÕES BOLSA-AUXÍLIO Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes à concessão de auxílio pecuniário.51 PUBLICAÇÃO. CONFERÊNCIAS. 48 71 49 Manual de Gestão de Documentos . em ordem alfabética ou cronológica. MESAS REDONDAS Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo órgão. EXPOSIÇÕES. REIVINDICAÇÕES. os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais.3 ISENÇÃO DE TAXAS ACADÊMICAS Incluem-se documentos referentes à isenção do pagamento da taxa de matrícula e de outras taxas acadêmicas. declaração com visto da coordenação do curso. 995 PEDIDOS. 529. 590 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL A classificação de documentos nesta subclasse só deverá ocorrer após apreciação e aprovação pelo Arquivo Nacional. apostilas e cópias de textos. Ordenar por evento. orientação e assessoramento a visitantes. assistência. fotografia do aluno. 529.5 529. CICLOS DE PALESTRAS. 992 COMUNICADOS E INFORMES Incluem-se documentos referentes às comunicações de posse. ADMISSÃO. RECOMENDAÇÃO Incluem-se documentos referentes a cartas de apresentação e recomendação.53 AVALIAÇÃO Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos. em ordem alfabética ou cronológica. à divulgação das vagas e dos critérios de seleção. DIVULGAÇÃO Incluem-se documentos referentes ao lançamento da Bolsa-auxí lio (editais).IR PARA SUMÁRIO 529. OFERECIMENTOS E INFORMAÇÕES DIVERSAS 996 ASSOCIAÇÕES: CULTURAIS. ENCONTROS. CONVITES. 930 FEIRAS. CONCURSOS. quanto à participação e apresentação de trabalhos por técnicos do órgão. PÊSAMES 994 PROTESTOS. SELEÇÃO. termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício. o estabelecimento de indicadores. 900 ASSUNTOS DIVERSOS 910 SOLENIDADES. RENOVAÇÃO Incluem-se documentos referentes à inscrição e à avaliação socioeconômica do candidato. 529. MOSTRAS. 990 ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 991 APRESENTAÇÃO. comprovante de vínculo (matrícula). COMEMORAÇÕES. 993 AGRADECIMENTOS. 920 CONGRESSOS. FESTAS 940 VISITAS E VISITANTES Incluem-se documentos referentes às solicitações de audiência. CONVENÇÕES. SEMINÁRIOS. DE AMIGOS E DE SERVIDORES 529.4 CONCESSÃO DE MATERIAL DIDÁTICO Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de material didático como livros. HOMENAGENS (inclusive discursos e palestras) Ordenar por evento. afastamento de cargos e alterações de endereços e telefones. SIMPÓSIOS. SALÕES. FELICITAÇÕES.52 INSCRIÇÃO.

GRUPOS DE TRABALHO. bem como a temporalidade e destinação. ESTRUTURAS 010. RELATÓRIOS 4 anos 5 anos Guarda permanente 012. DESPACHOS.IR PARA SUMÁRIO cÓDIGOS Tabela de temporalidade e destinação de documentos ASSUNTO 000 001 002 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS. PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 004 ACORDOS.3 019 COMISSÕES. governadores e prefeitos. JUNTAS. ESTATUTOS. DIRETRIZES. REUNIÕES 2 anos 4 anos 5 anos Eliminação 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL ATOS DE CRIAÇÃO. NOTICIÁRIOS. REPORTAGENS. Os originais dos atos publicados integrarão os arquivos dos gabinetes do presidente da República. CONVÊNIOS 010 72 ADMINISTRAÇÃO GERAL 010. AJUSTES. PUBLICIDADE Enquanto vigora Eliminação 010. . cuja temporalidade será definida quando da elaboração de tabela específica para suas atividades-fim.12 012.2 DIVULGAÇÃO INTERNA 011 012.3 AUDIÊNCIAS. PROCEDIMENTOS. COMITÊS RELAÇÕES COM A IMPRENSA ENTREVISTAS. CONSELHOS. Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade. REGULAMENTAÇÕES. ORGANOGRAMAS.1 012.1 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO NORMAS. EDITORIAIS CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. CONTRATOS.2 1 ano Eliminação 2 anos Eliminação Enquanto vigora 2 anos 4 anos OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Universidade de Brasília Eliminação Eliminação 10 anos Eliminação Guarda permanente OBSERVAÇÕES São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros. ESTUDOS E NORMAS PLANOS. Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente. ATAS. ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 5 anos 9 anos Guarda permanente 5 anos 9 anos Guarda permanente Enquanto vigora 20 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora REGIMENTOS.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS 012. REGULAMENTOS.

ESTATUTOS. EXEMPLARES ÚNICOS DE PROVAS. RELAÇÕES COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. REGULAMENTOS. DISSÍDIOS 5 anos ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos.5 021. CRACHÁ. APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO Manual de Gestão de Documentos 73 . segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação.4 PESSOAL BOLETINS ADMINISTRATIVO. ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 10 anos 10 anos Guarda permanente IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL (INCLUSIVE CARTEIRA. É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos. DE PESSOAL E DE SERVIÇO OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS.2 EXAMES DE SELEÇÃO (CONCURSOS PÚBLICOS) PROVAS E TÍTULOS. EDITAIS. CADASTRO 021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO 021. para que o órgão permaneça com cópias para consulta. REGULAMENTAÇÕES. GABARITOS.1 LEGISLAÇÃO NORMAS.2 020. CARTÃO. cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela. independente do suporte. RAIS 2 anos SINDICATOS. LEI DOS 2/3. PROCEDIMENTOS.01 INFORMAÇÕES SOBRE O ÓRGÃO 020. DIRETRIZES.1 2 anos DESTINAÇÃO FINAL Enquanto o servidor permanecer OBSERVAÇÕES Eliminação É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento. CREDENCIAL E PASSAPORTE DIPLOMÁTICO) Enquanto o servidor permanecer 020 020. Serão transferidos ao arquivo intermediário após a saída do servidor do órgão.3 020.31 020.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 019. RESULTADOS E RECURSOS 6 anos 5 anos Guarda permanente Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo. Eliminação 5 anos Eliminação Eliminação 5 anos Guarda permanente Eliminação CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS: INSCRIÇÃO E CURRICULUM VITAE 2 anos Eliminação 6 anos Eliminação CONSTITUIÇÃO DE BANCAS EXAMINADORAS. ACORDOS. TESTES PSICOTÉCNICOS E EXAMES MÉDICOS 022 5 anos RELAÇÕES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS 020.

. RELAÇÃO DE PARTICIPANTES.1 022. TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL 023.01 FASE INTERMEDIÁRIA Guarda permanente Guarda permanente Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais 020. EXEMPLARES ÚNICOS DE EXERCÍCIOS. PROGRAMAS. bem como a temporalidade e destinação.02 CRIAÇÃO. AVALIAÇÃO E DECLARAÇÃO DE COMPROVAÇÃO DE ESTÁGIO 5 anos 5 anos NO BRASIL 5 anos OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO 023 QUADROS.5. ESTUDOS. RELATÓRIOS FINAIS. EDITAIS.11 022. Guarda permanente PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES NO EXTERIOR OBSERVAÇÕES Guarda permanente PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES 022. RELATÓRIOS FINAIS.2 022.122 022.22 022. PROPOSTAS.221 022.121 022.9 023. RELAÇÃO DE PARTICIPANTES. PROGRAMAS.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 022. AVALIAÇÃO E CONTROLE DE EXPEDIÇÃO DE CERTIFICADOS PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE 5 anos 5 anos 5 anos DESTINAÇÃO FINAL NO BRASIL 5 anos Eliminação Eliminação NO EXTERIOR 5 anos Eliminação PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO 5 anos Eliminação ESTÁGIOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTÁGIO) ESTUDOS. CLASSIFICAÇÃO.222 CURSOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTUDO) PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO PROPOSTAS.21 74 022. Este subgrupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade.12 022. TRANSPOSIÇÃO E REMUNERAÇÃO DE CARGOS E FUNÇÕES ESTUDOS E PREVISÃO DE PESSOAL Universidade de Brasília Eliminação 5 anos 5 anos 5 anos Eliminação 5 anos 5 anos Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais 020. TRANSFORMAÇÃO.5.

111 SALÁRIO-FAMÍLIA 5 anos 024. REVERSÃO DEMISSÃO. CESSÃO 5 anos 47 anos Eliminação FOLHAS DE PAGAMENTO. APROVEITAMENTO.03 023. Eliminação 7 anos 5 anos 75 Eliminação Até a homologação da aposentadoria 7 anos OBSERVAÇÕES Eliminação 47 anos Eliminação Eliminação Manual de Gestão de Documentos . RESCISÃO CONTRATUAL. REDISTRIBUIÇÃO. REMOÇÃO.112 ABONO OU PROVENTO PROVISÓRIO 7 anos 024. READAPTAÇÃO. NOMEAÇÃO.13 023.11 SALÁRIOS. READMISSÃO.122 JETONS 024. FALECIMENTO DESIGNAÇÃO. PROVENTOS E REMUNERAÇÕES 5 anos 7 anos 024. ASCENSÃO E PROGRESSÃO FUNCIONAL AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ENQUADRAMENTO EQUIPARAÇÃO. VENCIMENTOS. o prazo total de guarda para os documentos referentes à concessão de salário família será de 100 anos. DISPENSA.121 DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE 024 024. PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação REQUISIÇÃO. DISPONIBILIDADE. VENCIMENTOS.12 GRATIFICAÇÕES (INCLUSIVE INCORPORAÇÕES) 024. REAJUSTE E REPOSIÇÃO SALARIAL PROMOÇÕES MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL ADMISSÃO.15 FASE INTERMEDIÁRIA 47 anos Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação LOTAÇÃO. PROVENTOS E REMUNERAÇÕES 024. TRANSFERÊNCIA.1 023.12 023. SUBSTITUIÇÃO DIREITOS. REINTEGRAÇÃO. FICHAS FINANCEIRAS 5 anos 95 anos Eliminação REESTRUTURAÇÕES E ALTERAÇÕES SALARIAIS.1 PRAZOS DE GUARDA DE FUNÇÃO 19 anos Eliminação Eliminação Para os casos especiais previstos no Regime Jurídico Único.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 023.14 023. OBRIGAÇÕES E VANTAGENS 024.11 023. CONTRATAÇÃO. EXONERAÇÃO. RECONDUÇÃO.119 ABONO DE PERMANÊNCIA EM SERVIÇO OUTROS SALÁRIOS.

123 024.139 ATIVIDADES PENOSAS SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS (HORAS EXTRAS) FÉRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIÁRIO OUTROS ADICIONAIS 024.152 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO (FGTS) 024.134 024.15 024.129 OUTRAS GRATIFICAÇÕES 5 anos 47 anos Eliminação TEMPO DE SERVIÇO (ANUÊNIOS.151 5 anos 47 anos CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO EMPREGADOR Universidade de Brasília 7 anos Eliminação Eliminação OBSERVAÇÕES .132 NOTURNO 5 anos 47 anos Eliminação INSALUBRIDADE 5 anos 47 anos Eliminação 024.149 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO SERVIDOR IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF) PENSÕES ALIMENTÍCIAS CONSIGNAÇÕES 47 anos 47 anos 7 anos 5 anos 7 anos 5 anos 7 anos Eliminação Eliminação 47 anos Eliminação 47 anos Eliminação 7 anos 5 anos Eliminação Eliminação Eliminação 95 anos Eliminação Eliminação 7 anos PROGRAMA DE FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO DO SERVIDOR PÚBLICO (PASEP).137 024.124 Eliminação Eliminação 024. BIÊNIOS E QUINQUÊNIOS) 5 anos 47 anos Eliminação PERICULOSIDADE 5 anos 7 anos 47 anos DESTINAÇÃO FINAL CARGOS EM COMISSÃO NATALINAS (DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO) 5 anos FASE INTERMEDIÁRIA 024.14 DESCONTOS 024.13 ADICIONAIS 024. PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL (PIS) 5 anos 5 anos Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação ENCARGOS PATRONAIS.136 76 PRAZOS DE GUARDA 024.131 024.145 024.144 024.133 024.153 5 anos Eliminação OUTROS DESCONTOS 024.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO FASE CORRENTE 024.135 024.142 CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL 024.143 024.141 024. RECOLHIMENTOS 024.

59 OUTROS REEMBOLSOS 024.3 024.51 CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL (INCLUSIVE CONTRIBUIÇÕES ANTERIORES) SALÁRIO MATERNIDADE IMPOSTO DE RENDA FÉRIAS FASE CORRENTE 5 anos FASE INTERMEDIÁRIA 95 anos 7 anos Eliminação Eliminação Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação AFASTAMENTOS 5 anos 47 anos Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação ACIDENTE EM SERVIÇO ADOTANTE AFASTAMENTO DO CÔNJUGE/COMPANHEIRO ATIVIDADE POLÍTICA CAPACITAÇÃO PROFISSIONAL DESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTA DOENÇA EM PESSOA DA FAMÍLIA GESTANTE PATERNIDADE PRÊMIO POR ASSIDUIDADE SERVIÇO MILITAR TRATAMENTO DE INTERESSES PARTICULARES TRATAMENTO DE SAÚDE (INCLUSIVE PERÍCIA MÉDICA) PARA DEPOR PARA EXERCER MANDATO ELETIVO PARA SERVIR AO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL (TRE) PARA SERVIR COMO JURADO SUSPENSÃO DE CONTRATO DE TRABALHO (CLT) REEMBOLSO DE DESPESAS MUDANÇA DE DOMICÍLIO DE SERVIDORES LOCOMOÇÃO 024.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 024. OBRIGAÇÕES E VANTAGENS CONCESSÕES ALISTAMENTO ELEITORAL CASAMENTO (GALA) DOAÇÃO DE SANGUE FALECIMENTO DE FAMILIARES (NOJO) HORÁRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR ESTUDANTE HORÁRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR PORTADOR DE DEFICIÊNCIA Até aprovação das contas OBSERVAÇÕES Eliminação 7 anos 7 anos DESTINAÇÃO FINAL LICENÇAS 024.156 024.154 024.9 OUTROS DIREITOS.91 PRAZOS DE GUARDA 5 anos a contar da data de aprovação das contas 77 Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação Manual de Gestão de Documentos .4 024.5 024.155 024.52 024.2 024.

12 026.192 ASSISTÊNCIA À SAÚDE (INCLUSIVE PLANOS DE SAÚDE) 026.01 78 AUXÍLIOS ALIMENTAÇÃO/REFEIÇÃO ASSISTÊNCIA PRÉ-ESCOLAR/CRECHE FARDAMENTO/UNIFORME MORADIA VALE-TRANSPORTE FASE CORRENTE ADIANTAMENTOS E EMPRÉSTIMOS A SERVIDORES PRONTUÁRIO MÉDICO DO SERVIDOR AQUISIÇÃO DE IMÓVEIS Universidade de Brasília Até aprovação das contas 5 anos Até a homologação da aposentadoria Enquanto vigora 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação 95 anos Eliminação 5 anos Eliminação Eliminação 5 anos 95 anos Eliminação Até quitação da dívida 5 anos Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até quitação da dívida 5 anos 5 anos 95 anos Eliminação Eliminação OBSERVAÇÕES .131 DESTINAÇÃO FINAL 5 anos PREVIDÊNCIA.19 OUTROS BENEFÍCIOS 026.IR PARA SUMÁRIO PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 024.1 025.132 5 anos a contar da data de aprovação das contas 95 anos 026.191 Eliminação Guarda permanente BENEFÍCIOS 026.193 95 anos PREVIDÊNCIA PRIVADA 026. SINDICÂNCIAS.92 Até aprovação das contas 025 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO DISCIPLINAR 025.11 FASE INTERMEDIÁRIA PENALIDADES DISCIPLINARES 026 026.11 PROCESSOS DISCIPLINARES 025.13 APOSENTADORIA SEGUROS ACIDENTE DOENÇA FUNERAL NATALIDADE RECLUSÃO CONTAGEM E AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO PENSÕES: PROVISÓRIA E TEMPORÁRIA PENSÃO VITALÍCIA 026. INQUÉRITOS 5 anos Guarda permanente 5 anos 47 anos Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 5 anos 47 anos AUXÍLIOS 026.1 026. ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE SOCIAL 026.12 DENÚNCIAS.

2 026.22 026. CARTÕES. CANTINAS E COPAS (FORNECIMENTO DE REFEIÇÕES) CRIAÇÃO. FOLHAS DE PONTO. RELATÓRIOS E ATAS 029. ABONO DE FALTAS.11 029. cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela.195 TRANSPORTES PARA SERVIDORES 026.222 COM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO Até aprovação das contas AUTORIZAÇÃO DE AFASTAMENTO DIÁRIAS (INCLUSIVE COMPRA DE MOEDA ESTRANGEIRA) LISTA DE PARTICIPANTES (NO CASO DE COMITIVAS E DELEGAÇÕES) PASSAGENS PASSAPORTES PRESTAÇÕES DE CONTAS RELATÓRIOS DE VIAGEM RESERVAS DE HOTEL OBSERVAÇÕES Eliminação 2 anos CONTROLE DE FREQUÊNCIA 029.221 5 anos DESTINAÇÃO FINAL REFEITÓRIOS. DESIGNAÇÃO. VIAGENS A SERVIÇO NO PAÍS AJUDAS DE CUSTO DIÁRIAS PASSAGENS (INCLUSIVE DEVOLUÇÃO) PRESTAÇÕES DE CONTAS RELATÓRIOS DE VIAGEM Eliminação 79 5 anos 47 anos Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 026. cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela. PROPOSTAS. CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS MISSÕES FORA DA SEDE.22 NO EXTERIOR (AFASTAMENTO DO PAÍS) SEM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO 7 anos 029.2 FASE CORRENTE COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES (CIPA) 029 029. 029. Manual de Gestão de Documentos .1 PRAZOS DE GUARDA 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo. cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela. Eliminação Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo.194 OCUPAÇÃO DE PRÓPRIOS DA UNIÃO 026.21 Enquanto permanece a ocupação FASE INTERMEDIÁRIA 2 anos OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 029.21 PREVENÇÃO DE ACIDENTES DE TRABALHO 026.23 HIGIENE E SEGURANÇA DO TRABALHO 2 anos 2 anos Eliminação Eliminação 5 anos 47 anos Eliminação 3 anos 5 anos Guarda permanente Eliminação INSPEÇÕES PERIÓDICAS DE SAÚDE 5 anos Eliminação HORÁRIO DE EXPEDIENTE (INCLUSIVE ESCALA DE PLANTÃO) 2 anos Eliminação LIVROS.

COMODATO. O prazo total de guarda dos documentos é de 52 anos. DIPLOMAS DE HONRA AO MÉRITO E ELOGIOS 029. CATÁLOGO.1 031 032 AÇÕES TRABALHISTAS. CODIFICAÇÃO. .6 029.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 029. PREVISÃO.1 033.4 DELEGAÇÕES DE COMPETÊNCIA. PROCURAÇÃO 029. LEASING Universidade de Brasília Até aprovação das contas Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de despesas.7 80 INCENTIVOS FUNCIONAIS 030 030. REGULAMENTAÇÕES. utilizar o prazo dos documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). DIRETRIZES.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR IMPORTAÇÃO) 033.5 SERVIÇOS PROFISSIONAIS TRANSITÓRIOS: AUTÔNOMOS E COLABORADORES (INCLUSIVE LICITAÇÕES) 029.12 PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Eliminação Enquanto vigora a prestação do serviço Eliminação Até o trânsito em julgado 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 5 anos Eliminação 1 ano Eliminação 2 anos ALUGUEL. PADRONIZAÇÃO. IDENTIFICAÇÃO. ESTUDOS E/ OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL CADASTRO DE FORNECEDORES ESPECIFICAÇÃO.3 029. RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS MOVIMENTOS REIVINDICATÓRIOS: GREVES E PARALISAÇÕES MATERIAL NORMAS. PROCEDIMENTOS. Eliminação MATERIAL PERMANENTE Até aprovação das contas OBSERVAÇÕES 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano. CLASSIFICAÇÃO (INCLUSIVE AMOSTRAS) REQUISIÇÃO E CONTROLE DE SERVIÇOS REPROGRÁFICOS (INCLUSIVE ASSINATURAS AUTORIZADAS E REPRODUÇÕES DE FORMULÁRIOS) 033 AQUISIÇÃO (INCLUSIVE LICITAÇÕES) 033.31 PRÊMIOS CONCESSÃO DE MEDALHAS.

Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes. Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes.23 CONFECÇÃO DE IMPRESSOS PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos Eliminação 4 anos 5 anos Eliminação Enquanto vigora Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes. Manual de Gestão de Documentos 81 .13 EMPRÉSTIMO. observar os prazos da legislação específica vigente.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 033.1 CONTROLE DE ESTOQUE (INCLUSIVE REQUISIÇÃO. ROUBO.2 EXTRAVIO. Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes. Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes. CESSÃO DOAÇÃO. Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes.01 TERMOS DE RESPONSABILIDADE (INCLUSIVE RMB OU RMBM) 033.3 TRANSPORTE DE MATERIAL 2 anos Eliminação 034. PERMUTA 034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL (PERMANENTE E DE CONSUMO) 034. observar os prazos da legislação específica vigente. Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das conta e eliminação). Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano.21 COMPRA 033.5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPÓSITO 2 anos Eliminação Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes. observar os prazos da legislação específica vigente. DOAÇÃO. DESAPARECIMENTO 034. observar os prazos da legislação específica vigente. PERMUTA 033.22 CESSÃO. Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até a conclusão do caso 5 anos Eliminação 2 anos OBSERVAÇÕES 034.4 AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA DE MATERIAL 1 ano Eliminação 034. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). DISTRIBUIÇÃO E RMA) Eliminação 034. observar os prazos da legislação específica vigente.2 MATERIAL DE CONSUMO 033. observar os prazos da legislação específica vigente.

. BAIXA (MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO) 035. Guarda permanente 5 anos a contar da data de aprovação das contas BENS IMÓVEIS PROJETOS. DIRETRIZES. PERMUTA 036 INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO 036.011 ÁGUA E ESGOTO 041. bem como a temporalidade e destinação.1 VENDA (INCLUSIVE LEILÃO) REQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (INCLUSIVE LICITAÇÕES) 037 INVENTÁRIO 037. ESTUDOS E/ OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL 037.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 5 anos Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas ALIENAÇÃO. PROCEDIMENTOS.1 MATERIAL PERMANENTE 4 anos 1 ano Eliminação Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 3 anos 5 anos Guarda permanente 041.2 MATERIAL DE CONSUMO 039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL 040 PATRIMÔNIO NORMAS. Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.2 CESSÃO.013 LUZ E FORÇA 041. PLANTAS E ESCRITURAS OBSERVAÇÕES Eliminação Até aprovação das contas 041 Universidade de Brasília DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE 035 035.02 COMISSÃO INTERNA DE CONSERVAÇÃO DE ENERGIA (CICE) Até aprovação das contas Até aprovação das contas Até aprovação das contas 2 anos 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes. REGULAMENTAÇÕES.1 82 PRAZOS DE GUARDA Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade.01 FORNECIMENTO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS BÁSICOS 041. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento. DOAÇÃO.2 SERVIÇOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO ÓRGÃO 036. para que o órgão permaneça com cópias para consulta.012 GÁS 041.

11 COMPRA 041.1 AQUISIÇÃO 041.12 CESSÃO 041.2 ALIENAÇÃO 041. DESIGNAÇÃO. CPAD: Os dossiês produzidos para acompanhamento dos contratos de locação dos imóveis de propriedade da FUB devem ser classificados nesse código de acordo com a deliberação da CPAD constante na ata da reunião do dia 06 de maio de 2011.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO CRIAÇÃO. PROPOSTAS DE REDUÇÃO DE GASTOS COM ENERGIA.21 VENDA PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 4 anos 5 anos Guarda permanente 3 anos 4 anos 4 anos 5 anos Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente 4 anos 5 anos Guarda permanente OBSERVAÇÕES Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente). utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente).03 CONDOMÍNIO 041. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data da aprovação das contas e guarda permanente). Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes.13 DOAÇÃO 041. ARRENDAMENTO.15 LOCAÇÃO.22 CESSÃO 041. RELATÓRIOS E ATAS 041.14 PERMUTA 041. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente). Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes. Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes. COMODATO 041. Manual de Gestão de Documentos 83 .

41 84 PRAZOS DE GUARDA 041.24 PERMUTA 041.42 CONSTRUÇÃO 041. REINTEGRAÇÃO DE POSSE.59 OUTROS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO 042 VEÍCULOS 042.5 SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO (INCLUSIVE LICITAÇÕES) 041.53 MANUTENÇÃO DE SUBESTAÇÕES E GERADORES 041. TOMBAMENTO Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente 4 anos REFORMA.3 DESAPROPRIAÇÃO. Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.4 OBRAS 041. REIVINDICAÇÃO DE DOMÍNIO.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos Guarda permanente 4 anos 5 anos Guarda permanente 041. DESINFESTAÇÃO (INCLUSIVE PARA JARDINS) 041.54 LIMPEZA.1 AQUISIÇÃO (INCLUSIVE LICITAÇÕES) Universidade de Brasília Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas Até aprovação das contas Até aprovação das contas Para veículos não adquiridos eliminar após 1 ano. RECUPERAÇÃO. IMUNIZAÇÃO. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente). 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas OBSERVAÇÕES Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes.51 MANUTENÇÃO DE ELEVADORES 041. Eliminação Eliminação Eliminação Este subgrupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade. .23 DOAÇÃO 041. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e guarda permanente). bem como a temporalidade e destinação. Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes. RESTAURAÇÃO Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente 041.52 MANUTENÇÃO DE AR-CONDICIONADO 041.

9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VEÍCULOS 042. TOMBAMENTO 042.912 042. MULTAS 042. LICENCIAMENTO. Eliminação Manual de Gestão de Documentos 85 . Para acidentes com vítimas. DOAÇÃO. Eliminação Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente A temporalidade e destinação serão estabelecidas pelo órgão de acordo com a necessidade.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR IMPORTAÇÃO) 042.13 CESSÃO.12 ALUGUEL 042.5 ACIDENTES. INFRAÇÕES.2 CADASTRO. o prazo total de guarda é de 20 anos.91 042.913 PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE Até aprovação das contas Eliminação 5 anos Eliminação Até a alienação 5 anos Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 4 anos 4 anos Até aprovação das contas Até aprovação das contas 5 anos 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação Eliminação CONTROLE DE USO DE VEÍCULOS 2 anos Eliminação AUTORIZAÇÃO PARA USO FORA DO HORÁRIO DE EXPEDIENTE 2 anos Eliminação 2 anos 044 INVENTÁRIO (INCLUSIVE RMBI) 049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO Até aprovação das contas BENS SEMOVENTES GUARDA E SEGURANÇA 2 anos OBSERVAÇÕES Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas 2 anos 049. REPARO 042.31 042.32 042. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). MANUTENÇÃO. PERMUTA. DOAÇÃO.4 ALIENAÇÃO (INCLUSIVE LICITAÇÕES) VENDA (INCLUSIVE LEILÃO) CESSÃO.1 5 anos a contar da data de aprovação das contas DESTINAÇÃO FINAL Até aprovação das contas ESTACIONAMENTO.911 REQUISIÇÃO 042.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 042. Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA 042. TRANSFERÊNCIA ABASTECIMENTO. GARAGEM 043 FASE INTERMEDIÁRIA Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). LIMPEZA.3 042. EMPLACAMENTO.

22 DENTRO DO MESMO IMÓVEL 049.12 SEGUROS (INCLUSIVE DE VEÍCULOS) 049.12 051. Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.1 051. PLANOS.11 SERVIÇOS DE VIGILÂNCIA 049.3 USO DE DEPENDÊNCIAS 050.2 REGISTRO DE OCORRÊNCIAS 5 anos a contar da data de aprovação das contas DESTINAÇÃO FINAL 5 anos a contar da data de aprovação das contas SINISTRO CONTROLE DE PORTARIA FASE INTERMEDIÁRIA Até aprovação das contas 049. . DIRETRIZES. INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO DE EXTINTORES. REGULAMENTAÇÕES. PROJETOS E RELATÓRIOS FASE CORRENTE Até aprovação das contas 4 anos 5 anos Guarda permanente Até a conclusão do caso 5 anos Eliminação 5 anos 5 anos Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 2 anos MUDANÇAS 049. Eliminação Até aprovação das contas 2 anos OBSERVAÇÕES Eliminação Eliminação Eliminação Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano. PROCEDIMENTOS.13 PREVENÇÃO DE INCÊNDIO CONSTITUIÇÃO DE BRIGADAS DE INCÊNDIO.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 049.14 049. INSPEÇÕES PERIÓDICAS PRAZOS DE GUARDA 2 anos Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 5 anos Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano.15 86 TREINAMENTO DE PESSOAL.11 PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA 2 anos QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD) 2 anos 049.13 PARA OUTROS IMÓVEIS ORÇAMENTOE FINANÇAS NORMAS.1 AUDITORIA 051 ORÇAMENTO 051.21 050 051. ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA Universidade de Brasília Eliminação Eliminação 049.

2 051. 5 anos Até aprovação das contas Até aprovação das contas Até aprovação das contas 5 anos a contar da aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da aprovação das contas Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da aprovação das contas 87 Eliminação Até aprovação das contas Até aprovação das contas OBSERVAÇÕES Eliminação Manual de Gestão de Documentos .22 DESPESA 053 FUNDOS ESPECIAIS 054 ESTÍMULOS FINANCEIROS E CREDITÍCIOS 052.21 055 OPERAÇÕES BANCÁRIAS 055. BALANCETES. CRÉDITO EXTRAORDINÁRIO EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA DESCENTRALIZAÇÃO DE RECURSOS (DISTRIBUIÇÃO ORÇAMENTÁRIA) ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL/DÍVIDA) FINANÇAS 052. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação RECEITA Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação CRÉDITOS ADICIONAIS CRÉDITO SUPLEMENTAR.01 PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA 055.23 FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação PLANO OPERATIVO. CRÉDITO ESPECIAL.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA 052.22 051.14 051.1 CONTA ÚNICA (INCLUSIVE ASSINATURAS AUTORIZADAS E EXTRATOS DE CONTAS) 055.1 PRAZOS DE GUARDA OUTRAS CONTAS: TIPO B.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 051.2 056 DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE 052 052.21 051. C e D (INCLUSIVE ASSINATURAS AUTORIZADAS E EXTRATOS DE CONTAS) BALANÇOES.

IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 057 FASE CORRENTE TOMADA DE CONTAS. PRESTAÇÃO DE CONTAS (INCLUSIVE PARECER DE APROVAÇÃO DAS CONTAS) Até aprovação das contas 059. Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes. DIVULGAÇÃO Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 062 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA (LIVROS.2 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO. .1 062.2 REGISTRO 2 anos Universidade de Brasília 4 anos Eliminação Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente.1 060. PERIÓDICOS.2 DISTRIBUIÇÃO. Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação).1 AQUISIÇÃO (NO BRASIL E NO EXTERIOR) 062. Os documentos referentes a material bibliográfico não adquirido serão eliminados após 1 ano. PROGRAMAÇÃO VISUAL Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 061.12 DOAÇÃO 062. utilizar prazos para documentos financeiros (Até aprovação das contas + 5 anos a contar da data de aprovação das contas e eliminação). DE PESSOAL E DE SERVIÇO 059 060.01 NORMAS E MANUAIS Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 5 anos Eliminação 5 anos Eliminação 062. FOLHETOS E AUDIOVISUAIS) 062. PROMOÇÃO.3 88 PRAZOS DE GUARDA FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos a contar da data de aprovação das contas OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS DESTINAÇÃO FINAL Guarda permanente Eliminação PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NO DIÁRIO OFICIAL Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS EM OUTROS PERIÓDICOS Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 1 ano OBSERVAÇÕES Eliminação Eliminação 061 PRODUÇÃO EDITORIAL (INCLUSIVE EDIÇÃO OU COEDIÇÃO DE PUBLICAÇÕES EM GERAL PRODUZIDAS PELO ÓRGÃO EM QUALQUER SUPORTE) EDITORAÇÃO. Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes.11 COMPRA (INCLUSIVE ASSINATURAS DE PERIÓDICOS) 061.13 PERMUTA 4 anos 062.1 TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS) 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Até aprovação das contas 060.

3 063. Um outro exemplar deverá compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo 063.61 063.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 062.01.4 063. CLASSIFICAÇÃO. AVALIAÇÃO.3 062. Manual de Gestão de Documentos 89 .1 PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS.01. seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo.4 062. Um outro exemplar deverá compor o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do subgrupo 063. seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo.5 CATALOGAÇÃO.6 063.5 063. devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual período.51 063. FLUXO 063. devendo o órgão permanecer com um exemplar por igual período. EMPRÉSTIMOS DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ANÁLISE. LEVANTAMENTO.01 DESTINAÇÃO FINAL O prazo total de guarda do documento é de 100 anos. SELEÇÃO TABELA DE TEMPORALIDADE ELIMINAÇÃO TERMOS.62 NORMAS E MANUAIS DIAGNÓSTICO 4 anos PROTOCOLO: RECEPÇÃO. TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS 2 anos CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO 2 anos ASSISTÊNCIA TÉCNICA CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS POLÍTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS CONSULTAS. Eliminação Eliminação Guarda permanente O prazo total de guarda do documento é de 100 anos. LISTAGENS E EDITAIS DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA: GESTÃO DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS Eliminação Eliminação 5 anos Eliminação Enquanto vigora Eliminação Eliminação 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Guarda permanente 1 ano após a devolução Enquanto vigora 5 anos OBSERVAÇÕES Eliminação Até aprovação das contas 063 063. INDEXAÇÃO REFERÊNCIA E CIRCULAÇÃO INVENTÁRIO PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE 2 anos 2 anos FASE INTERMEDIÁRIA Guarda permanente Enquanto vigora 7 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Guarda permanente 063.2 063.

DIRETRIZES.1 FASE INTERMEDIÁRIA DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA 066 066.2 ARMAZENAMENTO. PROJETOS E NORMAS CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 066.12 DESTINAÇÃO FINAL Enquanto vigora 067. GUIAS. LISTAGENS DESCRITIVAS DO ACERVO PRAZOS DE GUARDA Eliminação Eliminação Para documentos que não envolvam pagamentos. RELAÇÕES E TERMOS DE RECOLHIMENTO. ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL 5 anos OBSERVAÇÕES Guarda permanente 5 anos ASSISTÊNCIA TÉCNICA 071. eliminar após 2 anos. Guarda permanente 5 anos OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO SERVIÇOS DE ENTREGA EXPRESSA Eliminação Enquanto vigora 069 NORMAS. DEPÓSITOS 067 INFORMÁTICA 066.1 067. HIGIENIZAÇÃO RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS (INCLUSIVE ENCADERNAÇÃO) PLANOS E PROJETOS PROGRAMAS.1 90 TRANSFERÊNCIA.21 067. Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade. PROCEDIMENTOS.22 FASE CORRENTE 5 anos DESINFESTAÇÃO. . Para documentos que não envolvam pagamentos.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 063. Para documentos que não envolvam pagamentos. eliminar após 2 anos. REDES (INCLUSIVE LICENÇA E REGISTRO DE USO E COMPRA) MANUAIS TÉCNICOS (EXEMPLARES ÚNICOS) MANUAIS DO USUÁRIO (EXEMPLARES ÚNICOS) Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da aprovação das contas Eliminação 2 anos Enquanto vigora Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora 070 COMUNICAÇÕES 071 SERVIÇO POSTAL 071.3 067.3 071. SISTEMAS.63 064 065 REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS ESTUDOS. bem como a temporalidade e destinação. REGULAMENTAÇÕES. eliminar após 2 anos.2 067.11 NACIONAL INTERNACIONAL Universidade de Brasília 5 anos Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas A temporalidade e destinação serão estabelecidas de acordo com as necessidades do órgão. RECOLHIMENTO GUIAS E TERMOS DE TRANSFERÊNCIA.

REPARO Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação CONTAS TELEFÔNICAS Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação SERVIÇOS DE TRANSMISSÃO DE DADOS. REGULAMENTAÇÃO 5 anos Enquanto vigora OBSERVAÇÕES Eliminação Eliminação 075 110 DESTINAÇÃO FINAL 5 anos a contar da data de aprovação das contas LISTAS TELEFÔNICAS INTERNAS 091 FASE INTERMEDIÁRIA Até aprovação das contas 074. MANUTENÇÃO.1 INSTALAÇÃO. REPARO 074 SERVIÇO TELEFÔNICO (INCLUSIVE AUTORIZAÇÃO PARA LIGAÇÕES INTERURBANAS). TRANSFERÊNCIA. MANUTENÇÃO. MANUTENÇÃO. TRANSPORTE E ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA AGRUPADA – MALOTE 071.1 FASE CORRENTE Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação Até aprovação das contas Até aprovação das contas Até aprovação das contas Até aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação INSTALAÇÃO.2 SERVIÇOS DE COLETA. Guarda permanente Manual de Gestão de Documentos .IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 071.3 PRAZOS DE GUARDA Eliminação 91 Eliminação 5 anos a contar da data de aprovação das contas Eliminação 95 anos Guarda permanente Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade. VOZ E IMAGEM 2 anos Enquanto vigora Até aprovação das contas 079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À COMUNICAÇÕES 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 100 ENSINO SUPERIOR 120 CURSOS DE GRADUAÇÃO (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTÂNCIA) AÇÕES JUDICIAIS NORMATIZAÇÃO.1 INSTALAÇÃO.2 074. REPARO 073 SERVIÇO DE TELEX 073. FAC-SÍMILE (FAX) 074.9 OUTROS SERVIÇOS POSTAIS 072 SERVIÇO DE RÁDIO 072.3 MALA OFICIAL 071. bem como a temporalidade e destinação.

2 CRIAÇÃO DE CURSOS. Guardar apenas um exemplar de cada publicação. GUIA DO ESTUDANTE.1 INGRESSO 125 125. FORMATURA 124. RENOVAÇÃO DE RECONHECIMENTO 122.21 121. RECONHECIMENTO. no caso de ação judicial.112 INSCRIÇÕES 125.2 AGENDA ACADÊMICA.113 CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS Universidade de Brasília Até a homologação do evento Até a homologação do evento* Até a homologação do evento* Guardar apenas um exemplar de cada publicação. 1 ano Eliminação *Aguardar o término da ação.3 PROJETO PEDAGÓGICO DOS CURSOS Enquanto vigora Guarda permanente Até a homologação do ato 5 anos Guarda permanente DESATIVAÇÃO DE CURSOS.1 Enquanto vigora Enquanto vigora Guarda permanente 5 anos PROCESSO DE SELEÇÃO (VESTIBULAR) PLANEJAMENTO. MANUAL DO ESTUDANTE 124 COLAÇÃO DE GRAU.1 92 FASE CORRENTE 1 ano Guarda permanente 1 ano Eliminação *Aguardar o término da ação.1 TERMO OU ATA DE COLAÇÃO DE GRAU 125.1 121. . ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO 121.111 OBSERVAÇÕES Guarda permanente 5 anos PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR 122.31 122. no caso de ação judicial. CONVERSÃO DE CURSOS 121. ORIENTAÇÕES 125. Eliminação 5 anos Guarda permanente VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO 125.32 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS OFERTA DE DISCIPLINAS Enquanto vigora Guarda permanente CALENDÁRIO ACADÊMICO Enquanto vigora Guarda permanente PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADÊMICA 123.2 REFORMULAÇÃO CURRICULAR 122. EXTINÇÃO DE CURSOS Até a homologação do ato 5 anos Guarda permanente ESTRUTURA DO CURRÍCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR) Enquanto vigora Guarda permanente Enquanto vigora Guarda permanente 2 anos Eliminação AUTORIZAÇÃO.11 Guarda permanente ATIVIDADES COMPLEMENTARES 123 123.3 DESTINAÇÃO FINAL Até a homologação do ato 122 122.IR PARA SUMÁRIO PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE INTERMEDIÁRIA 121 CONCEPÇÃO. GUIA DO CALOURO.

OBTENÇÃO DE NOVO TÍTULO 125.116 RESULTADOS 125. MATRÍCULA SEMESTRAL EM DISCIPLINA 125.131 125. no caso de ação judicial. 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.13 125. ADMISSÃO DE GRADUADO. TRANSFERÊNCIA VOLUNTÁRIA OU FACULTATIVA 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.241 PRAZOS DE GUARDA DISCIPLINA. TRANSFERÊNCIA TRANSFERÊNCIA EX OFFICIO TRANSFERÊNCIA INTERNA ALUNO CONVÊNIO REDE PÚBLICA ALUNO ESPECIAL ALUNO VISITANTE CONTINUIDADE DE ESTUDOS MANDADO JUDICIAL MATRÍCULA DE CORTESIA READMISSÃO REFUGIADOS POLÍTICOS REINTEGRAÇÃO REVINCULAÇÃO REGISTROS ACADÊMICOS MATRÍCULA. REGISTRO 125. PORTADOR DE DIPLOMA. no caso de ação judicial. Até a homologação do evento* Até a homologação do evento* *Aguardar o término da ação. Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.24 TRANCAMENTO 125. no caso de ação judicial.132 125.21 DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 1 ano Eliminação *Aguardar o término da ação. Até a homologação do evento* 1 ano Guarda permanente 1 ano Guarda permanente *Aguardar o término da ação.115 RECURSOS 125.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 125.14 125. Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. Manual de Gestão de Documentos 93 .12 REINGRESSO. REOPÇÃO DE CURSO.19 125. MATRÍCULA PARCIAL 5 anos Guarda permanente Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. OUTRAS FORMAS DE INGRESSO 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. MUDANÇA DE CURSO.22 INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS. Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.2 125.114 CORREÇÃO DE PROVAS 125.

253 125. cujas informações encontram-se recapituladas na versão integral do histórico escolar.252 125.251 125. Eliminar as versões parciais.33 PROVAS.3 AVALIAÇÃO ACADÊMICA 125.42 125.4 125.31 94 ABANDONO DE CURSO 125. EXAMES. INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR 125. RENDIMENTO E FREQUÊNCIA 125.242 TOTAL DE CURSO. Eliminar os documentos não devolvidos após 1 ano do registro das notas.323 125.421 DOCUMENTAÇÃO ACADÊMICA EMISSÃO DE DIPLOMA EXPEDIÇÃO Universidade de Brasília PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 10 anos Eliminação 5 anos 25 anos Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos 5 anos 5 anos 25 anos 25 anos 25 anos Devolução ao aluno após o registro das notas Devolução ao aluno após o registro das notas Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação Até o registro das notas 1 ano Eliminação Até o registro das notas 1 ano Eliminação Até o registro das notas 1 ano Eliminação 10 anos 10 anos Eliminação 5 anos OBSERVAÇÕES Eliminar os documentos não devolvidos após 1 ano do registro das notas. TRABALHOS (INCLUSIVE VERIFICAÇÕES SUPLEMENTARES) INDICAÇÃO.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 125.25 DESLIGAMENTO 125. Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Eliminação No caso das instituições de ensino que utilizam os assentamentos individuais para formação do processo d e registro de diplomas. utilizar os prazos de guarda e a destinação final dos assentamentos individuais. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA ENTREGA E APRESENTAÇÃO REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO.34 DISTINÇÃO ACADÊMICA E MÉRITO 125.41 HISTÓRICO ESCOLAR.32 TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO. MATRÍCULA TOTAL 125. TRABALHO FINAL DE CURSO 125.321 125. Guarda permanente Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.322 125. .26 JUBILAÇÃO RECUSA DE MATRÍCULA PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA CONCLUSÃO DO CURSO 125.

424 RECONHECIMENTO E REVALIDAÇÃO 125. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE MONITOR E ORIENTADOR 125. *O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos.423 REGISTRO APOSTILA PRAZOS DE GUARDA FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 2 anos Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 2 anos Eliminação 3 anos 2 anos Guarda permanente 3 anos 2 anos Eliminação 3 anos 2 anos Guarda permanente Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 2 anos Eliminação 2 anos Guarda permanente 5 anos 125.425 VERIFICAÇÃO DE AUTENTICIDADE 125.52 ALUNO PORTADOR DE AFECÇÕES.63 PROGRAMAS DE INICIAÇÃO À DOCÊNCIA 125. Eliminar os diplomas não entregues 2 anos após a emissão.631 PROCESSO DE SELEÇÃO DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE 5 anos Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 3 anos 3 anos 3 anos 5 anos * 2 anos 2 anos Guarda permanente Eliminação OBSERVAÇÕES A documentação de solicitação de registro de diplomas das instituições particulares de ensino superior deverá ser devolvida para as mesmas após o registro.43 125.611 125.422 125.613 AVALIAÇÃO 125. INFECÇÕES E TRAUMATISMOS 125. CPAD: Em reunião realizada no dia 08 de fevereiro de 2012 a comissão aprovou a guarda permanente dos documentos indeferidos. 95 Eliminação Eliminar os relatórios parciais.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 125.51 125. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS.6 MONITORIAS. Para os casos de indeferimento. cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais.5 REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR 125.61 125. PROGRAMAS DE INICIAÇÃO À DOCÊNCIA 125. a documentação será devolvida ao requerente.62 ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS 125.612 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS) ALUNA GESTANTE MONITORIAS PROCESSO DE SELEÇÃO INDICAÇÃO. Eliminação Manual de Gestão de Documentos .

21 131. Para os casos de indeferimento. SUSPENSÃO E EXPULSÃO) 130 CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTÂNCIA) 131. a documentação será devolvida ao requerente.71 MOBILIDADE ACADÊMICA. transmissão.1 ESTRUTURA DO CURRÍCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR) 132.633 AVALIAÇÃO 3 anos 2 anos Guarda permanente 125.1 PROJETO PEDAGÓGICO DOS CURSOS 96 131 131. INTERCÂMBIO NACIONAL Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 125. CRIAÇÃO DE PROGRAMAS AUTORIZAÇÃO.64 FREQUÊNCIA DE MONITORES. RECONHECIMENTO. . EXTINÇÃO DE CURSOS CREDENCIAMENTO PARA ORIENTAÇÃO 132.4 132 Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino Guarda permanente PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR REFORMULAÇÃO CURRICULAR (INCLUSIVE CRIAÇÃO DE NOVAS ÁREAS DE CONCENTRAÇÃO) Universidade de Brasília Enquanto vigora Até a homologação do ato Até a homologação do ato Até a homologação do ato 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 10 anos Eliminação Enquanto vigora Guarda permanente Enquanto vigora Guarda permanente OBSERVAÇÕES Eliminar os relatórios parciais.IR PARA SUMÁRIO PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 125. MOBILIDADE ESTUDANTIL. à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança. consulta. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE BOLSISTA E ORIENTADOR DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 2 anos Eliminação 3 anos 125.3 CRIAÇÃO DE CURSOS. A produção. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento. ESTÁGIOS E BOLSISTAS 5 anos 47 anos Eliminação 125. cujas informações encontram – se recapituladas nos relatórios finais. conforme legislação em vigor. documentos e informações relativos à vida privada.2 Até a conclusão do caso Guarda permanente 10 anos Guarda permanente CONCEPÇÃO. RENOVAÇÃO DE RECONHECIMENTO DESATIVAÇÃO DE CURSOS. Para os casos de indeferimento. manutenção e guarda de dados.72 INTERNACIONAL 125.8 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO. manuseio.2 131. a documentação será devolvida ao requerente. ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU 131. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento.7 125.632 INDICAÇÃO.

13 DESTINAÇÃO FINAL MUDANÇA DE NÍVEL REGISTROS ACADÊMICOS MATRÍCULA. DISPENSA DE DISCIPLINAS. no caso de ação judicial.3 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS Enquanto vigora 133 PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADÊMICA Enquanto vigora 132. 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.19 OUTRAS FORMAS DE INGRESSO ALUNO ESPECIAL REINTEGRAÇÃO 134. 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. REGISTRO 134.11 OFERTA DE DISCIPLINAS VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU PROCESSO DE SELEÇÃO PLANEJAMENTO.112 INSCRIÇÕES 134. Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino Manual de Gestão de Documentos 97 . no caso de ação judicial. no caso de ação judicial. Até a homologação do evento* 1 ano Guarda permanente *Aguardar o término da ação.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos 5 anos 132.116 RESULTADOS 134. Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.31 134 134. Até a homologação do evento* 1 ano Eliminação *Aguardar o término da ação. Até a homologação do evento* Guarda permanente Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino Guarda permanente *Aguardar o término da ação.23 ISENÇÃO DE DISCIPLINAS.21 OBSERVAÇÕES Guarda permanente Eliminação Guarda permanente INGRESSO 134. no caso de ação judicial. MATRÍCULA SEMESTRAL EM DISCIPLINA 134. Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. APROVEITAMENTO DE ESTUDOS Até a homologação do evento 1 ano Guarda permanente Até a homologação do evento* 1 ano Eliminação *Aguardar o término da ação. Até a homologação do evento* 1 ano Eliminação *Aguardar o término da ação.12 TRANSFERÊNCIA 134.114 CORREÇÃO DE PROVAS 134.2 134. no caso de ação judicial.1 134. Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. 5 anos Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.113 CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS 134. ORIENTAÇÕES 134.22 INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS.111 134.115 RECURSOS 134.

324 134. 10 anos Eliminação FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos 5 anos 5 anos 25 anos 25 anos 25 anos Eliminação Eliminação Eliminação Devolução ao aluno após o registro das notas Eliminar os documentos não devolvidos 1 ano após o registro das notas.331 134.334 134.33 134.333 134.3 AVALIAÇÃO ACADÊMICA 134. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR Até a conclusão do curso 1 ano Eliminação Até a conclusão do curso 1 ano Eliminação PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA O EXAME DE QUALIFICAÇÃO Até a conclusão do curso 1 ano Eliminação PROJETO DE QUALIFICAÇÃO Até a conclusão do curso 1 ano Guarda permanente INDICAÇÃO. EXAMES.25 DESLIGAMENTO 134.251 134. MATRÍCULA PARCIAL 134.332 134.31 98 DISCIPLINA.4 PROVAS. MATRÍCULA TOTAL 134.253 ABANDONO DE CURSO RECUSA DE MATRÍCULA 134.322 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO 134.321 134.34 134. INDICAÇÃO. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR Até a conclusão do curso 1 ano Eliminação Até a conclusão do curso 1 ano Guarda permanente PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA A DEFESA Até a conclusão do curso 1 ano REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO.32 EXAME DE QUALIFICAÇÃO 134. TRABALHOS PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 5 anos Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.241 134.323 134.24 TRANCAMENTO 134.242 TOTAL DE CURSO. RENDIMENTO E FREQUÊNCIA 10 anos 10 anos DEFESA DE DISSERTAÇÃO E TESE BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO DISSERTAÇÃO E TESE DOCUMENTAÇÃO ACADÊMICA Universidade de Brasília Até a conclusão do curso 1 ano Eliminação Guarda permanente Eliminação .252 JUBILAÇÃO 134.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 134.

IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos Guarda permanente 134.61 134.5 REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR 134. cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. Para os casos de indeferimento.62 ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos 5 anos Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 2 anos Eliminação 2 anos Guarda permanente 3 anos 2 anos Eliminação 3 anos 2 anos Guarda permanente Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 2 anos Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 3 anos 3 anos * 2 anos Eliminação OBSERVAÇÕES Eliminar as versões parciais.423 RECONHECIMENTO E REVALIDAÇÃO 5 anos 5 anos Guarda permanente 134. CPAD: em reunião realizada no dia 08 de fevereiro de 2012 a comissão aprovou a guarda permanente dos documentos indeferidos. Eliminação Eliminar os relatórios parciais.422 REGISTRO 5 anos 5 anos Guarda permanente 134. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS 134. cujas informações encontram-se recapituladas na versão integral do histórico escolar. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE MONITOR E ORIENTADOR 134. Manual de Gestão de Documentos 99 . A documentação de solicitação de registro de diplomas das instituições de ensino superior particulares deverá ser devolvida para as mesmas após o registro. a documentação será devolvida ao requerente. *O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos.6 MONITORIAS. INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR 134.43 134.613 AVALIAÇÃO 134. No caso das instituições de ensino que utilizam os assentamentos individuais para formação do processo de registro de diploma. Eliminar os diplomas não entregues 2 anos após a emissão. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento.42 EMISSÃO DE DIPLOMA EXPEDIÇÃO 5 anos 5 anos Eliminação 134.424 VERIFICAÇÃO DE AUTENTICIDADE 134.41 HISTÓRICO ESCOLAR. utilizar os prazos de guarda e destinação dos assentamentos individuais.421 134.611 PROCESSO DE SELEÇÃO 134.612 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊ DOS ALUNOS) MONITORIAS INDICAÇÃO.

a documentação será devolvida ao requerente. ORIENTAÇÕES 144.3 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS 143 PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADÊMICA 142.2 ESTRUTURA DO CURRÍCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR) REFORMULAÇÃO CURRICULAR 142. SUSPENSÃO E EXPULSÃO) 140 CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTÂNCIA) 141. no caso de ação judicial. à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança.1 Até a conclusão do caso OFERTA DE DISCIPLINAS Enquanto vigora Até a homologação do ato 5 anos Guarda permanente Para os casos de indeferimento.7 100 PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE 5 anos FASE INTERMEDIÁRIA MOBILIDADE ACADÊMICA. manuseio. Guarda permanente Guarda permanente Enquanto vigora Guarda permanente Enquanto vigora Guarda permanente 2 anos Eliminação Enquanto vigora OBSERVAÇÕES Eliminação Guarda permanente 134. conforme legislação em vigor. transmissão.11 Guarda permanente 10 anos CONCEPÇÃO. a documentação será devolvida ao requerente.112 INSCRIÇÕES Universidade de Brasília Até a homologação do evento Até a homologação do evento* 1 ano Guarda permanente 1 ano Eliminação *Aguardar o término da ação.1 144.2 142.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 134.111 PLANEJAMENTO. INTERCÂMBIO 47 anos Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino INTERNACIONAL 134.1 PROJETO PEDAGÓGICO DOS CURSOS CRIAÇÃO DE CURSOS 142 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR 142. ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU 141.71 NACIONAL 134.63 FREQUÊNCIA DE MONITORES E ESTAGIÁRIOS 134. A produção. .31 144 144. Para os casos de indeferimento.72 141 Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino DESTINAÇÃO FINAL Guarda permanente Enquanto vigora Guarda permanente VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU Guardar apenas um exemplar do calendário. documentos e informações relativos à vida privada.8 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento. consulta. manutenção e guarda de dados. MOBILIDADE ESTUDANTIL. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento. INGRESSO PROCESSO DE SELEÇÃO 144.

241 TRANCAMENTO DISCIPLINA. no caso de ação judicial.251 144.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 144. no caso de ação judicial.19 OUTRAS FORMAS DE INGRESSO.3 144.253 144. APROV EITAMENTO DE ESTUDOS 144.31 ABANDONO DE CURSO RECUSA DE MATRÍCULA AVALIAÇÃO ACADÊMICA PROVAS. 10 anos Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos 5 anos 5 anos Devolução ao aluno após o registro das notas 25 anos 25 anos 25 anos Eliminação Eliminação Eliminação Eliminar os documentos não devolvidos 1 ano após o registro das notas. Até a homologação do evento* Até a homologação do evento* Até a homologação do evento* Guarda permanente 5 anos Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos *Aguardar o término da ação. Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.22 INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS.114 CORREÇÃO DE PROVAS 144. Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. TRABALHOS PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 1 ano Eliminação *Aguardar o término da ação. 1 ano Guarda permanente *Aguardar o término da ação. REGISTRO 144.23 ISENÇÃO DE DISCIPLINAS.242 TOTAL DO CURSO. Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. MATRÍCULA TOTAL 144. MATRÍCULA PARCIAL 144.2 144. Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.115 RECURSOS 144. Guarda permanente Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. EXAMES.113 CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS 144. ALUNO ESPECIAL REINTEGRAÇÃO 144.25 DESLIGAMENTO 144.21 REGISTROS ACADÊMICOS MATRÍCULA. Eliminação Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. no caso de ação judicial. DISPENSA DE DISCIPLINAS.116 RESULTADOS 144.24 144. MATRÍCULA EM DISCIPLINA 144. Manual de Gestão de Documentos 101 . no caso de ação judicial.252 JUBILAÇÃO 144. Até a homologação do evento* 1 ano Eliminação *Aguardar o término da ação.

IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 144. ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA ENTREGA E APRESENTAÇÃO REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento. Para os casos de indeferimento. No caso das instituições de ensino que utilizam os assentamentos individuais para formação do processo de registro de certificado.43 OBSERVAÇÕES TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO. CPAD: Em reunião realizada no dia 08 de fevereiro de 2012 a comissão aprovou a guarda permanente dos documentos indeferidos.323 144. cujas informações encontram – se recapituladas na versão integral do histórico escolar. . a documentação será devolvida ao requerente.6 MONITORIAS.424 VERIFICAÇÃO DE AUTENTICIDADE 5 anos 5 anos Eliminação 144. TRABALHO FINAL DE CURSO 144.41 102 PRAZOS DE GUARDA HISTÓRICO ESCOLAR.322 144.4 144.33 FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL Devolução ao aluno após o registro das notas Até o registro das notas 1 ano Eliminação BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO Até o registro das notas 1 ano Eliminação Até o registro das notas 1 ano Eliminação 10 anos 10 anos Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos Guarda permanente Eliminar as versões parciais. Eliminar os certificados não entregues 2 anos após a emissão.423 RECONHECIMENTO E REVALIDAÇÃO 5 anos 5 anos Guarda permanente 144. INDICAÇÃO.42 EMISSÃO DE CERTIFICADO EXPEDIÇÃO 5 anos 5 anos Eliminação 144. * O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos. RENDIMENTO E FREQUÊNCIA Eliminação DOCUMENTAÇÃO ACADÊMICA 144.32 144. INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS) Universidade de Brasília Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino * Eliminação Eliminar os documentos não devolvidos 1 ano após o registro das notas. utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 144.5 REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR 2 anos Eliminação 144.422 REGISTRO 5 anos 5 anos Guarda permanente 144.421 144.321 144.

IR PARA SUMÁRIO

ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO
FINAL

OBSERVAÇÕES

FASE
CORRENTE

FASE
INTERMEDIÁRIA

PROCESSO DE SELEÇÃO

3 anos

2 anos

2 anos

Eliminação

144.613

AVALIAÇÃO

3 anos

2 anos

Guarda permanente

144.62

ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS

2 anos

Eliminação

144.63

FREQUÊNCIA DE MONITORES E ESTAGIÁRIOS

Enquanto o aluno
mantiver o vínculo com a
instituição de ensino

47 anos

Eliminação

190

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO ENSINO SUPERIOR

210

NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO

Enquanto vigora

PROPOSIÇÃO

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos.

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos.

2 anos

2 anos

Eliminação

5 anos

47 anos

144.61

MONITORIAS

144.612

INDICAÇÃO, ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE
MONITOR E ORIENTADOR

144.611

144.7

200
220
221

222

REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS:
PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU
REPREENSÃO, SUSPENSÃO E EXPULSÃO)

PESQUISA

PROGRAMAS DE PESQUISA
AVALIAÇÃO. RESULTADOS

230

PROJETOS DE PESQUISA

232

AVALIAÇÃO. RESULTADOS

231

PROPOSIÇÃO

240

INICIAÇÃO CIENTÍFICA

242

CADASTRAMENTO DE BOLSISTAS

241

243

244

PROCESSO DE SELEÇÃO

FREQUÊNCIA DE BOLSISTAS

AVALIAÇÃO DE BOLSISTAS

3 anos

5 anos

Até a conclusão do caso

5 anos

5 anos

5 anos

2 anos

10 anos

Guarda permanente

Eliminação
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações
encontram-se recapituladas nos relatórios finais.

A produção, manuseio, consulta, transmissão,
manutenção e guarda de dados, documentos e
informações relativos à vida privada, à honra e
a imagem dos alunos deverão observar medidas
especiais de segurança, conforme legislação em vigor.

Guarda permanente

5 anos

5 anos

2 anos

Guarda permanente

Guarda permanente

Eliminar os relatórios parciais, cujas informações
encontram-se recapituladas nos relatórios finais.

Eliminar os relatórios parciais, cujas informações
encontram-se recapituladas nos relatórios finais.

Eliminação

Eliminação

Guarda permanente

Eliminar os relatórios parciais, cujas informações
encontram-se recapituladas nos relatórios finais.

Manual de Gestão de Documentos

103

IR PARA SUMÁRIO

ASSUNTO
250

TRANSFERÊNCIA E INOVAÇÃO TECNOLÓGICA

251.1

APOIO À REDAÇÃO DE PATENTES

251

251.2

APRESENTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

252

TRANSFERÊNCIA DE TECNOLOGIA

252.2

CELEBRAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE
CONTRATOS

252.1

252.3

104

REGISTRO DA PROPRIEDADE INTELECTUAL

INFORMAÇÕES TÉCNICAS

PARCERIAS PARA EXPLORAÇÃO E
DESENVOLVIMENTO DE INOVAÇÃO
TECNOLÓGICA

253

DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÃO TECNOLÓGICA

253.2

AVALIAÇÃO DA TRANSFERÊNCIA E INOVAÇÃO
TECNOLÓGICA

253.1

PRAZOS DE GUARDA

FASE
CORRENTE

FASE
INTERMEDIÁRIA

Enquanto vigora

5 anos

5 anos

Guarda permanente

Até a celebração do
contrato

5 anos

Eliminação

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

5 anos

5 anos

Guarda permanente

INFORMAÇÃO TECNOLÓGICA INSTITUCIONAL

5 anos

5 anos

Guarda permanente

PROSPECÇÃO DE PROJETOS

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

PROCESSO DE SELEÇÃO

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

PROGRAMAS DE INCUBADORAS DE EMPRESAS

254.2

IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA

254.21

254.22

254.23

254.24

ADMISSÃO

CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO

AVALIAÇÃO

260

ÉTICA EM PESQUISA

261.1

COMITÊ DE ÉTICA

261

PESQUISA EM SERES HUMANOS

Universidade de Brasília

Enquanto vigora

Enquanto vigora

5 anos

5 anos

OBSERVAÇÕES

Guarda permanente

5 anos

254

254.1

DESTINAÇÃO
FINAL

Guarda permanente

Eliminar o processo de averbação junto ao INPI após a
confirmação e recebimento do certificado de averbação.

Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.

Guarda permanente

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

A produção, manuseio, consulta, transmissão,
manutenção e guarda de dados, documentos e
informações relativos à vida privada, à honra e a
imagem dos seres humanos que participam das
pesquisas, deverão observar medidas especiais de
segurança, conforme legislação em vigor.

IR PARA SUMÁRIO

ASSUNTO
261.2

REGISTRO DA PESQUISA

262

PESQUISA EM ANIMAIS

262.1

262.2

COMISSÃO DE ÉTICA

PRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO
FINAL

FASE
CORRENTE

FASE
INTERMEDIÁRIA
5 anos

Guarda permanente

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

Enquanto vigora

OBSERVAÇÕES
A produção, manuseio, consulta, transmissão,
manutenção e guarda de dados, documentos e
informações relativos aos organismos geneticamente
modificados e seus derivados, deverão observar
medidas especiais de segurança, conforme legislação
em vigor.

REGISTRO DA PESQUISA

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

COMISSÃO INTERNA DE BIOSSEGURANÇA

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

263.2

REGISTRO DA PESQUISA

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

290

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESQUISA

310

NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO

Enquanto vigora

PROPOSIÇÃO

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos.

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos.

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos.

263

BIOSSEGURANÇA

263.1

300
320
321

EXTENSÃO

PROGRAMAS DE EXTENSÃO

322

AVALIAÇÃO. RESULTADOS

330

PROJETOS DE EXTENSÃO

332

AVALIAÇÃO. RESULTADOS

340

CURSO DE EXTENSÃO

331

341

PROPOSIÇÃO

PROPOSIÇÃO

5 anos

5 anos

Produção, manuseio, consulta, transmissão,
manutenção e guarda de dados, documentos e
informações relativos aos organismos geneticamente
modificados e seus derivados, deverão observar
medidas especiais de segurança, conforme legislação
em vigor.
Produção, manuseio, consulta, transmissão,
manutenção e guarda de dados, documentos e
informações relativos aos organismos geneticamente
modificados e seus derivados, deverão observar
medidas especiais de segurança, conforme legislação
em vigor.

Guarda permanente

5 anos

5 anos

Guarda permanente

Guarda permanente

Eliminar os relatórios parciais, cujas informações
encontram-se recapituladas nos relatórios finais.

Eliminar os relatórios parciais, cujas informações,
encontram – se recapituladas nos relatórios finais.

Manual de Gestão de Documentos

105

Eliminar os relatórios parciais. RESULTADOS 360 PRESTAÇÃO DE SERVIÇO 362 AVALIAÇÃO.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 342 DIVULGAÇÃO 343 INSCRIÇÃO 345 EMISSÃO DE CERTIFICADO 344 346 AVALIAÇÃO. Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. Eliminar os relatórios parciais. RESULTADOS 350 EVENTOS DE EXTENSÃO 352 DIVULGAÇÃO 353 INSCRIÇÃO 354 FREQUÊNCIA 355 EMISSÃO DE CERTIFICADO 356 AVALIAÇÃO. . Eliminar os certificados não entregues após 2 anos da emissão. Eliminar os relatórios parciais. Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. RESULTADOS 380 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE EXTENSÃO 382 INSCRIÇÃO E SELEÇÃO DE BOLSISTAS 381 383 PROCESSO DE SELEÇÃO FREQUÊNCIA DE BOLSISTAS Universidade de Brasília Eliminação 5 anos DIFUSÃO E DIVULGAÇÃO DA PRODUÇÃO ACADÊMICA PROPOSIÇÃO 1 ano Enquanto vigora 370 371 DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE Enquanto vigora 5 anos 3 anos 3 anos 5 anos 5 anos 5 anos Guarda permanente Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 2 anos Guarda permanente 47 anos Eliminação 2 anos Eliminação OBSERVAÇÕES Guardar apenas um exemplar do material de divulgação de cada curso. cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. Guardar apenas um exemplar do material de cada evento. cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. RESULTADOS 351 106 FREQUÊNCIA 361 PROPOSIÇÃO PROPOSIÇÃO PRAZOS DE GUARDA FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos Guarda permanente Até a conclusão do curso 1 ano Eliminação 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora Até a conclusão do curso Guarda permanente Até a conclusão do evento 1 ano Eliminação 1 ano Eliminação 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Guarda permanente Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Até a conclusão do evento 5 anos 372 AVALIAÇÃO. Eliminar os relatórios parciais. Eliminar os certificados não entregues após 2 anos da emissão.

SELEÇÃO.2 INSCRIÇÃO. Guarda permanente 5 anos 10 anos OBSERVAÇÕES Eliminar os relatórios parciais cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. 107 Eliminação Eliminar os relatórios parciais cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais.1 2 anos Enquanto vigora 521.1 FASE INTERMEDIÁRIA PUBLICAÇÃO. DIVULGAÇÃO PUBLICAÇÃO. cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais.2 INSCRIÇÃO.IR PARA SUMÁRIO PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO FASE CORRENTE 384 AVALIAÇÃO. RENOVAÇÃO 521. SELEÇÃO.1 3 anos ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL PROGRAMAS. SELEÇÃO. RESULTADOS 390 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À EXTENSÃO 510 NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO 500 520 521 521. Eliminação Manual de Gestão de Documentos . SELEÇÃO. ADMISSÃO. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO 523. CONVÊNIOS E PROJETOS DE CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS E AUXÍLIOS AOS ALUNOS MORADIA ESTUDANTIL. RENOVAÇÃO 523.2 INSCRIÇÃO. MORADIA UNIVERSITÁRIA PUBLICAÇÃO.3 AVALIAÇÃO 524 ASSISTÊNCIA À SAÚDE FÍSICA E MENTAL (INCLUSIVE REDE CONVENIADA) 524. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO 522. DIVULGAÇÃO 5 anos INSCRIÇÃO.2 522. DIVULGAÇÃO PUBLICAÇÃO.3 AVALIAÇÃO 523 TRANSPORTE 523. DIVULGAÇÃO Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos 5 anos DESTINAÇÃO FINAL Guarda permanente Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 10 anos 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos 5 anos Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 10 anos 10 anos Eliminar os relatórios parciais.1 524. Eliminação Eliminar os relatórios parciais cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. ADMISSÃO.3 AVALIAÇÃO 522 ALIMENTAÇÃO 522.

1 PUBLICAÇÃO.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO FASE CORRENTE DESTINAÇÃO FINAL 525 INCLUSÃO SÓCIO-EDUCACIONAL E DIGITAL 525. .3 AVALIAÇÃO 529 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PROGRAMAS.3 AVALIAÇÃO 528 APOIO PEDAGÓGICO 528. SELEÇÃO. Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino Eliminar os relatórios parciais cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. Eliminação Guarda permanente Eliminar os relatórios parciais cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. ADMISSÃO. Eliminação Eliminar os relatórios parciais cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. RENOVAÇÃO 526.2 INSCRIÇÃO. ADMISSÃO. CONVÊNIOS E PROJETOS DE CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS E AUXÍLIOS AOS ALUNOS 526. RENOVAÇÃO 525. DIVULGAÇÃO ATENDIMENTO AOS PORTADORES DE NECESSIDADES ESPECIAIS Universidade de Brasília 5 anos Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente OBSERVAÇÕES AVALIAÇÃO PUBLICAÇÃO.3 525.1 108 PRAZOS DE GUARDA 10 anos Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 10 anos 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Guarda permanente 10 anos 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 5 anos Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 10 anos 5 anos Eliminar os relatórios parciais cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. RENOVAÇÃO 527.1 528. SELEÇÃO. Eliminar os relatórios parciais cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. DIVULGAÇÃO PUBLICAÇÃO. ADMISSÃO.1 529. RENOVAÇÃO 528. DIVULGAÇÃO PUBLICAÇÃO.2 INSCRIÇÃO.2 INSCRIÇÃO. SELEÇÃO. ESPORTE 526.3 AVALIAÇÃO 527 CRECHE 527. SELEÇÃO.3 AVALIAÇÃO 526 CULTURA. ADMISSÃO. DIVULGAÇÃO 5 anos FASE INTERMEDIÁRIA 524.1 527.2 INSCRIÇÃO.

2 AUXÍLIO PARA PARTICIPAÇÃO E REALIZAÇÃO DE EVENTOS 529. ADMISSÃO. COMEMORAÇÕES. SIMPÓSIOS. CONVENÇÕES. PROGRAMAÇÃO. SELEÇÃO. RENOVAÇÃO 529. HOMENAGENS 529. ENCONTROS.4 CONCESSÃO DE MATERIAL DIDÁTICO 529. PALESTRAS E TRABALHOS APRESENTADOS POR TÉCNICOS DO ÓRGÃO 5 anos FEIRAS. EXPOSIÇÕES. PALESTRAS E TRABALHOS APRESENTADOS POR TÉCNICOS DO ÓRGÃO CONGRESSOS. SALÕES.5 BOLSA-AUXÍLIO 529. PROGRAMAÇÃO. MESAS REDONDAS DESTINAÇÃO FINAL FASE CORRENTE Eliminação Eliminar os relatórios parciais cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. PALESTRAS E TRABALHOS APRESENTADOS POR TÉCNICOS DO ÓRGÃO 5 anos PLANEJAMENTO. PROGRAMAÇÃO. DISCURSOS.51 900 920 930 PUBLICAÇÃO. DISCURSOS.52 INSCRIÇÃO.53 AVALIAÇÃO 590 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL 910 SOLENIDADES. CONFERÊNCIAS.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA FASE INTERMEDIÁRIA 10 anos Eliminação Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 10 anos Eliminação 10 anos Eliminação 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 529.3 ISENÇÃO DE TAXAS ACADÊMICAS 529. MOSTRAS. DIVULGAÇÃO ASSUNTOS DIVERSOS Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino 5 anos 5 anos PLANEJAMENTO. CICLOS DE PALESTRAS. SEMINÁRIOS. Eliminação 5 anos 1 ano Guarda permanente Eliminação 5 anos 1 ano 1 ano OBSERVAÇÕES Guarda permanente Eliminação 5 anos Guarda permanente Eliminação Manual de Gestão de Documentos 109 . DISCURSOS. FESTAS CONCURSOS 10 anos 1 ano PLANEJAMENTO.

NORMAS. HABILITAÇÃO DOS CANDIDATOS. JULGAMENTO DA BANCA. RECOMENDAÇÃO AGRADECIMENTOS. EDITAIS. REIVINDICAÇÕES. SUGESTÕES PEDIDOS. TRABALHOS CONCORRENTES. CONVITES. . DE AMIGOS E DE SERVIDORES Universidade de Brasília PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE 5 anos 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano 1 ano FASE INTERMEDIÁRIA 5 anos DESTINAÇÃO FINAL Guarda permanente Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação Eliminação 1 ano Eliminação 1ano Eliminação OBSERVAÇÕES As normas deverão permanecer em fase corrente enquanto vigoram.IR PARA SUMÁRIO ASSUNTO 940 VISITAS E VISITANTES 990 ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 992 COMUNICADOS E INFORMES 991 993 994 995 110 PLANEJAMENTO. OFERECIMENTOS E INFORMAÇÕES DIVERSAS ASSOCIAÇÕES: CULTURAIS. PREMIAÇÃO E RECURSOS 996 APRESENTAÇÃO. FELICITAÇÕES. PÊSAMES PROTESTOS.