You are on page 1of 19

BEM VINDO

GESTO DE STOCKS DO
XD UNLIMITED

www.xdsoftware.pt

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

Gesto de Stocks XD UNLIMITED


1.

O que necessita para Controlar Stock ....................................................................................................................4

2. Criao de Armazns.......................................................................................................................................................5
3. Configurao do Artigo ..................................................................................................................................................6
4. Configurao de Tipos de Documento ....................................................................................................................8
5. Stock Inicial dos Artigos .............................................................................................................................................. 11
6. Entradas e Sadas de Stock ....................................................................................................................................... 11
7.

Transferncias entre Armazns ............................................................................................................................. 13

8. Contagem e Inventrio ................................................................................................................................................. 14


9. Relatrios dedicados Gesto de Stock ............................................................................................................. 17
10.

Mtodos Alternativos de Contagem ................................................................................................................. 19

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

A aplicao XD Unlimited desde o seu inicio um produto inovador, tanto pela tecnologia
que utiliza como pela forma em como desenvovido. O mdulo de Gesto de Stocks foi
analisado e desenvolvido para se adaptar s necessidades reais das empresas sem o custo de
processos complexos para uma correta gesto do stock. Alm de todas as possibilidades usuais
num sistema de gesto de stocks, destacamos as seguintes opes :
- Contagem Aberta :
Este processo permite definir a Data/Hora por cada contagem no sendo
necessrio bloquear o armazem para conferncias. Desta forma podem existir alteraes
(vendas/compras) que interfiram com o stock do prprio Armazm sem o risco de acertos de
stock errados.
- Criao Ilimitada de Armazns :
Possibilidade de criao ilimitada de Armazns permitindo gerir o Preo de Custo
Mdio (PCM) por Armazm alm do Global.
- Definio do Armazem de Destino :
Possibilidade de indicar o armazem a qual se destina o stock. Esta opo muito
util, por exemplo, na elaborao de Guias de Transporte indicar como armazem de destino
determinada viatura mantendo assim o controlo da localizao do stock. Permite tambm
efetuar transferncias entre armazns sem a necessidade da emisso de documentos de
transferncias de stock.
- Configurao dos Movimentos de Stock por Tipo de Documento :
Possibilidade de indicar por tipo de documento qual a ao a efetuar sobre o stock
abrindo assim a possibilidade de definir o fluxo de trabalho implementado pela organizao.
- Opes de Stock definidas por Artigo / Armazm :
Opes como Permitir Stock Negativo ou Avisos de Stock Mnimo podem ser
definidas na prpria ficha de artigo (Por Artigo) ou na ficha de Armazm (Por Armazm)
permitindo maior flexibilidade de configurao.

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

1. O que necessita para Controlar Stock


O Controlo de Stock est sempre ativo nos processos da aplicao sendo apenas
necessrio indicar o qu e como deve ser controlado. Existem apenas duas opes que
tm de ser configuradas para que tal acontea :
- Ficha de Artigo : Definir se o Artigo est sujeito a stock.

- Tipo de Documento : Definir qual a Ao (Entrada / Sada / Nenhuma ) de stock a


aplicar quando efetua um Fecho de determinado Documento.

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

2. Criao de Armazns
Por padro a aplicao tem sempre configurado um armazm denominado por Armazm
Principal. Pode no entanto criar quantos Armazns necessitar permitindo assim o controlo do
stock por Armazm. Para criar ou editar um Armazm siga os seguintes passos :
1- Aceda ao Separador Tabelas e selecione a opo Armazns.

2- Clique no boto Novo ou selecione um Armazm existente para editar as atuais


configuraes.

3- Dever especificar um cdigo de Armazm (Id) numrico e uma descrio para


identificar o armazm.

As seguintes opes so de preenchimento opcional e definem o comportamento


padro para os artigos quando movimentados no armazm em questo.

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

3. Configurao do Artigo
A partir da ficha do artigo, alm de definir se o mesmo est sujeito a controlo de
stock como indicado no primeiro ponto deste manual, pode ainda :
1- Definir se a aplicao deve ou no informar o utilizador que determinado artigo
atingiu um limite mnimo em stock.

2- Definir se a aplicao permite que determinado artigo seja movimentado sem


existncias contabilizando o stock de forma negativa.

NOTA: No caso de utilizar a opo Usar Definies de Armazm em ambas as opes a


aplicao baseia a deciso nas configuraes do Armazm.

3- Definir qual a Quantidade mnima (valor at Aviso de Stock).


4- Definir qual a Quantidade de Reposio (valor informativo para processo de
Compras ou processo de Reposio de Stocks).
5- Definir opcionalmente qual a Localizao no Armazm. Este valor apenas
informativo sobre uma localizao especifica no armazm (por exemplo:
Prateleira 10, Gaveta 5) e bastante util para processos de despacho.

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

A definio destas opes sempre efetuada por Armazm sendo apenas


necessrio selecionar o Armazm pretendido (Ponto 1) e definir os valores nas
respetivas caixas de introduo (Ponto 2). Quando seleciona o Armazm
automticamente exibido qual o Armazm que est atualmente a configurar (Ponto 3).

O Formulrio de Artigos, da mesma forma que permite definir as opes de Stock


por Armazm, permite tambm consultar de uma forma rpida as seguintes
informaes sobre o Artigo em edio :
123456789-

Quantidade Encomendada por Cliente


Quantidade Consignada a Clientes
Quantidade Encomendada a Fornecedores
Quantidade Consignada por Fornecedores
Existncia atual em Armazm
Ultimo Preo de Compra (PCU)
Preo de Custo Mdio Ponderado (PCM)
Data da Ultima Entrada em Armazm
Data da Ultima Sada em Armazm

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

Para consultar estas informaes de uma forma Geral (Todos os Armazns)


h um Armazm virtual ( 0 Todos ) disponvel na grelha de Armazns e ao
selecionar a informao ser apresentada da seguinte forma :
1- Quantidade Encomendada por Cliente ,
Quantidade Consignada a Clientes,
Quantidade Encomendada a Fornecedores,
Quantidade Consignada por Fornecedores,
Existncia atual em Armazm :
Apresentam o Somatrio dos valores em todos os Armazns.
2- Ultimo Preo de Compra (PCU) e
Preo de Custo Mdio Ponderado (PCM) :
Apresentam a Mdia por todos os Armazns.
3- Data da Ultima Entrada em Armazm e
Data da Ultima Sada em Armazm :
Apresentam as Datas mais Recentes de todos os Armazns.

4. Configurao de Tipos de Documento


As aes sobre o Stock so definidas a partir do Tipo de Documento e
aplicadas no ato de emisso. Existem diversos tipos de documento que podem ser
utilizados para Clientes, Fornecedores ou Operaes de Stock. Estes documentos
podem ser configurados para se adequarem ao fluxo de trabalho. Para configurar o
tipo de documento siga os seguintes passos :
1- Aceda ao separador Diversos e selecione a opo Documentos :

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

2- A partir do menu de configurao de Tipos de Documento pode criar ou editar o


respetivo Tipo com as configuraes pretendidas:

3- As aces sobre o stock podem ser configuradas a partir do separador


Operaes :

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

4- As operaes a Realizar sobre o stock em documento de Compra/Venda podem


ser :
a. Sem Ao No efetua qualquer operao sobre o stock.
b. Entrada O stock d entrada em Armazm.
c. Sada O stock retirado do Armazm.
5- Quando a operao movimentar stock, ou seja, efetuar Entrada ou Sada de
stock tambm possvel definir a disponibilidade que o stock ir adquirir :
a. Disponvel Indica que o stock vai ficar imediatamente disponvel.
b. Encomendado Indica que o stock est reservado por encomenda.
c. Consignado Indica que o stock consignado.

6- No caso de o Tipo de Documento for especifico de Stock, alm da definio de


Entrada ou Sada, podem ser especificados os seguintes parametros :
a. Transferncia de Armazem Utilizado para retirar quantidade do
Armazm de origem e adicionar no Armazm de destino.
b. Contagem No tem qualquer ao sobre o stock. O tipo de documento
com esta operao ser posteriormente importado para Inventrio.
c. Inventrio Utiliza uma contagem pre-realizada ou contagem manual
para realizar um documento de stock com as diferenas entre a
contagem e o stock existente de forma a acertar a quantidade real de
stock.

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

5. Stock Inicial dos Artigos


O stock inicial de determinado artigo pode ser definido a partir do processo normal
de Compra, a partir de documentos de Entradas/Sadas de Stock ou a partir da
realizao de um Inventrio. Ambas as opes vo valorar e alterar a quantidade
existente nos respetivos Armazns.
As opes de Stock esto disponveis a partir do respetivo separador onde
possvel selecionar as seguintes operaes :

12345-

Entradas em Stock.
Sadas de Stock.
Transferncia entre Armazns.
Contagem.
Inventrio.

6. Entradas e Sadas de Stock


As opes de Entrada e Sada de Stock efetuam um processo semelhante ao
das Vendas e Compras. Movimentam determinado Documento que ir afetar o stock
pelas configuraes especificadas no Tipo de Documento correspondente (Ponto 4
deste Manual). Ao aceder, por exemplo, opo de Entradas exibido o seguinte
formulrio :

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

1- Documento possvel alterar o Tipo de Documento a movimentar. No caso


da opo Entradas estaro disponveis todos os Tipos de Documentos
configurados como Stock e a operao de stock seja Entrada . No caso da
opo Sadas exatamente o mesmo processo mas de forma inversa, ou
seja, o Tipo de Documento ter de estar configurado com as operaes de stock
como Sada.

2- Data de Stock Define a data real em que o artigo entrou/saiu de Armazm.


Este ponto define a Data de Stock de todos os movimentos no documento em
edio embora possa ser especificada por movimento (ponto 4).
3- Armazm Define o Armazm onde o artigo ser movimentado.
4- Data Entrega Tal como o ponto 2 deste tema, indica a data a que
determinado movimento foi efetuado, mas de forma individual. Por padro a
data indicada a data de Stock (ponto 2). Esta flexibilidade permite que o stock
esteja a ser conferido mesmo existindo outros movimentos de stock (por
exemplo Compras e Vendas) j que todo o processo de documentos segue as
mesmas regras, ou seja, afeta o stock a datas especficas.

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

5- Preo Este preo define o valor do Stock, neste exemplo, a Entrada vai
valorizar o artigo a partir do preo especificado. Por padro, a aplicao sugere
o Preo de Custo Mdio Ponderado (PCM).

7. Transferncias entre Armazns


Todo o processo de Transferncias de Armazm muito semelhante ao processo
de Entradas e Sadas. gerado um Documento, cujo o seu Tipo ter configurado
Transferncia de Armazm nas Operaes de Stock, e sempre necessrio
especificar o Armazm de Origem e o Armazm de Destino.

Esta operao, tal como todas as outras operaes com documentos,


respeitam as Datas de Movimentao de Stock e as respetivas valorizaes do
artigo a partir do campo Preo.
Por padro, a aplicao j tem configurados os Tipos de Documento para
realizao destas operaes. Estas configuraes podem ser alteradas de forma a
ficarem adequadas ao fluxo de trabalho (Ponto 4 deste manual).

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

8. Contagem e Inventrio
O processo de Contagem um processo temporrio. A grande distino entre
este processo e o Inventrio a possibilidade de alteraes sempre que necessrio.
A Contagem no altera qualquer movimentao ou valorizao do Stock atual e a sua
finalidade ser importada para um Inventrio.
Pode ,por exemplo, ser utilizado para diviso de tarefas de contagem, ou seja, nos
casos de grandes armazens dividir a contagem por seces ou por empregados e mais
tarde integrar todas elas em um s inventrio.
Tal como todos os outros processos de Stock (Pontos 6 e 7 deste manual) , ambos
os processos, movimentam um Documento para realizar as operaes (ver ponto 4
deste manual) com a diferena de em apenas um documento movimentarem as
entradas e as saidas de stock.
O processo de Inventrio o responsvel pelos acertos de Quantidades e
Valorizao do Stock e o processo com mais influncia nesta gesto. Dever ter
sempre em ateno que :
1- No possvel a alterao/edio do Inventrio aps a sua concluso, embora
possa ser cancelado (anulado).

2- No possvel emitir documentos que movimentem stock em datas anteriores


s do Inventrio.

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

3- Os movimentos gerados pelo processo de Inventrio so sempre o acerto entre


a quantidade atual e a contagem efetuada, por exemplo :
- O Artigo1 tem um Stock atual de 100 unidades no Armazm Principal.
- No processo de Contagem foram apenas contadas 75 unidades.
Ao realizar o Documento de Inventrio, o mesmo vai movimentar :
- Sada de Stock de 25 Unidades ao valor indicado (por padro o PCM atual).
Para importar uma Contagem para o documento de Inventrio siga os seguintes
passos :
1- Aps efetuar a contagem inicie um novo documento de Inventrio.
2- Selecione a opo Importar Contagem :

3- Selecione da lista de documentos de contagens a pretendida e clique em


Confirmar :

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

4- O documento de Inventrio ser preenchido com os valores presentes no


documento de contagem (neste exemplo contamos apenas 1 artigo) :

Em ambos os processos, Contagem e Inventrio, possvel preencher os movimentos


com todos os artigos configurados para movimentarem stock. Esta opo muito util para que
no seja necessrio preencher manualmente os artigos a conferir ou inventariar. Para executar
esta opo apenas necessrio clicar na opo Inserir Artigos :

Neste exemplo foram inseridos no processo de Contagem todos os artigos com a opo
de controlo de stock de forma automtica.

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

9. Relatrios dedicados Gesto de Stock


O XD UNLIMITED tem disponveis por padro seis (6) relatrios dedicados Gesto de
Stock os quais podem ser acedidos a partir do separador Relatrios na opo
Stocks :

1- Relatrio Mapa de Stock :


Permite verificar o Cdigo do Artigo, Descrio, Famlia, Stock Atual , Stock a
Repor, Custo de Preo Mdio (PCM) e o Inventrio atual :

2- Relatrio Documentos Emitidos :


utilizado para verificar todos os documentos que movimentem stock dando a
possibilidade de edio do documento.

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

3- Relatrio Detalhes de Documentos Emitidos:


Permite verificar toda a movimentao dos respetivos documentos que
movimentem stock sendo possvel uma anlise detalhada por cada movimento.

4- Relatrio Inventrio Existncia Global :


Permite a informao de Stock de todos os artigos (Existencias, Valor Existente,
PCM).

5- Relatrio Existncias por Armazm :


Permite a mesma anlise do relatrio de Existncias Globais mas dedicado aos
valores presentes por Armazns.
6- Relatrio Extrato de Movimentos :
Permite verificar a Data de Stock, Fluxo de Stock, Quantidade, Saldo, Valor,
Armazm, PCM , PCU e as respetivas margens (fraca ou forte) calculadas a partir
de determinado documento.

GESTO DE STOCKS - XD UNLIMITED

10.

Mtodos Alternativos de Contagem

O XD UNLIMITED est preparado para importao de Contagens de stock a partir de


outras opes. Especialmente em empresas com elevada dimenso a nivel de Armazns, so j
conhecidos e largamente utilizados mtodos de contagem com auxilio a sistemas PDT (Portable
Data Terminal).

Para mais informaes sobre a configurao deste sistema por favor consulte o manual
correspondente a partir do site da XD.
A XD oferece a todos os utilizadores com Active Protection ativo uma aplicao
desenvolvida para o sistema operativo Android que permite efetuar as contagens e integrar de
forma natural no XD UNLIMITED.

Para mais informaes verifique por favor o manual dedicado a partir do site da XD.